Office 365Klantreferentie

Topsport, wetenschap én bedrijfsleven delen elkaars kennis in de cloud

OverzichtLand: NederlandBranche: Sport

KlantprofielDe Topsport Community is een kennis-platform dat topsport, top-bedrijfsleven en top-wetenschap met elkaar verbindt. De Topsport Community heeft als doel kennisvermeerdering voor alle partijen.

SituatieOm de zeer diverse doelgroepen te informeren en elkaars kennis te laten delen wil Topsport Community een laagdrempelige portal, die gemakkelijk toegankelijk is op alle denkbare apparaten.

OplossingMet onderdelen als SharePoint Online en Exchange Online blijkt Office 365 een zeer geschikt platform om mensen virtueel bij elkaar te brengen.

Voordelen kennisplatform samenwerking overal en altijd toegankelijk universeel beschikbaar op elk apparaat laagdrempelig herkenbare gebruikersinterface

"Na een bijeenkomst blijven onze leden elkaar via het online platform informeren over de onderwerpen die op die bijeenkomst aan de orde zijn gekomen."

Priscilla Salazar Hewitt-Janssens van Topsport Community

Hoe lever je als individu of als team een topprestatie? Topsport Community kent het geheim. Het geheim is samenwerken en het delen van kennis. Zeer specifieke kennis, die dankzij de samenwerking met wetenschap en het bedrijfsleven wordt opgebouwd. Deze combinatie is goud waard, niet alleen voor de topsport, maar ook voor de wetenschap en het bedrijfsleven zelf.

Sport, wetenschap en bedrijfsleven zijn echter drie totaal verschillende werelden. Dat maakt samenwerking en kennisdeling niet eenvoudig. Juist daar ligt voor Topsport Community de uitdaging en is een belangrijke rol weggelegd voor IT-partner e-office, de cloud en Microsoft Office 365. Na een jaar proefdraaien is inmiddels duidelijk wat de ingeslagen weg kan bieden en waar de verbeterpunten liggen. Zo blijkt een virtueel kennisplatform alléén niet voldoende…

.

SituatieTopsport Community is een initiatief van meervoudig Olympisch zwemkampioen Pieter van den Hoogenband. Hij zag in dat er een limiet kleeft aan steeds sneller zwemmen en steeds harder trainen; wil je nóg hogere prestaties leveren, dan zou je volgens hem vooral slimmer moeten sporten en trainen. Vanuit die gedachte verzamelde hij gedurende zijn zwem-carrière een team van deskundigen om zich heen: een zwemcoach, specialisten op het gebied van voeding, slaapdes-kundigen, mensen die weten hoe je jetlag bestrijdt, kortom talloze wetenschappers en specialisten uit het bedrijfsleven, met wiens adviezen en technologie hij nog betere prestaties wist te leveren. Priscilla Salazar Hewitt-Janssens, Operational Manager bij Topsport Community: "Soms zijn het hele kleine dingen: neem bijvoorbeeld de Philips wake-up light. Aanvankelijk zat die technologie verstopt in de laboratoria van Philips, tot de sport er toevallig tegenaan liep. Voor internationale topsporters kan zo’n lamp goud waard zijn ."

De unieke samenwerking tussen sport, wetenschap en bedrijfsleven legde Pieter van den Hoogenband geen windeieren: goud en brons op de EK in Boedapest, goud en zilver in Madrid, goud en zilver in Athene en tweemaal goud in Dublin.

Priscilla: "Pieter vond het dan ook heel jammer, dat het einde van zijn zwemcarrière óók het einde betekende van de samenwerking, die voor hem zo waardevol was. En die - andersom - voor de wetenschap en het bedrijfsleven zo veel kan betekenen. Wat doe je bijvoorbeeld als een van je beste mensen uit het sales team een topdeal moet sluiten, terwijl hij niet 100% fit is? In de topsport wordt zo iemand opgepept of vervangen door een ander teamlid: de juiste man op het juiste moment op de juiste plek. In het bedrijfsleven echter wordt zo iemand, ook al is die absoluut niet in staat om een topprestatie te leveren, gewoon voor de leeuwen gegooid. Het bedrijfsleven, de weten-schap en de sport zelf kunnen dan ook veel leren van de topsport. Hoe je mensen moet motiveren, oppeppen, opleiden, alsook hoe je talent moet werven en talent moet vasthouden."

Om het topsport klimaat in Nederland te versterken moeten de grenzen die bestaan tussen sport, bedrijfsleven en wetenschap doorbroken worden. Priscilla: "Vanuit die gedachte is Topsport Community ontstaan. Een community waar topmensen met kennis samenkomen en van elkaars kennis gebruik kunnen maken. De uitdaging is om dit samenkomen en delen van kennis goed te faciliteren. Het betreft hier

38

“Het Office 365 platform is een

faciliterende 'ruimte', waar

mensen vooral verder willen

communiceren over onderwer-pen, die tijdens

bijeenkomsten zijn aangesneden."

Priscilla Salazar Hewitt-Janssens,

Operational Manager bij Topsport Community

namelijk mensen uit totaal verschillende vakgebieden, uit verschillende regio's en met volle agenda's, die kun je niet elke week bij elkaar laten komen. ICT moet hier uitkomst bieden…"

OplossingPieter van den Hoogenband is al jaren goed bevriend met een directeur van Eiffel, zakelijk dienstverlener op het gebied van juridische, financiële en procesmatige kwesties. Eiffel is op zijn beurt klant van e-office , ICT-bedrijf en Microsoft Gold Certified Partner. Deze relatie maakte dat Topsport Community haar probleem voorlegde aan e-office.

Petra Stojanovic-van Kan, Commercial Director bij e-office: "Onze oprichter heeft zelf jarenlang in de top van de roeisport gezeten, dus er was meteen een klik. Samen met o.a. Eiffel, Jumbo Supermarkten, ABN AMRO en Pon sponsoren wij Topsport Community met onze knowhow en systemen.Kennis op het juiste moment op de juiste plek bij de juiste mensen brengen is wat wij doen, en dat is ook precies wat Topsport Community wil bereiken. In tegenstelling tot een 'normaal bedrijf' hebben we bij Topsport Community te maken met een sterk verdeelde gebruikersgroep: het gaat om sporters,

coaches, managers, specialisten, wetenschappers enzovoort. Ze zitten verspreid over het hele land, ieder beheerst een ander gebied van kennis en interesses en ze hebben allemaal verschillende smartphones, pc's en tablets.

In een bedrijf kun je je medewerkers nog wel voorschrijven om allemaal met dezelfde apparatuur aan de slag te gaan, dus dezelfde pc, smartphone, laptop etc., maar binnen Topsport Community is dat een onmogelijke opgave. Onder de leden zijn werkelijk álle denkbare apparaten in gebruik. De uitdaging is dan ook om een virtueel kennisplatform te bouwen, dat overal beschikbaar is en op alle apparatuur te raadplegen."

De dienstverlening van e-office richt zich voornamelijk op oplossingen van IBM en Microsoft. Petra: "De grootste gemene deler bij alle betrokkenen van TopSport Community wordt gevormd door de Office producten van Microsoft. Zo kwamen we uit bij de cloudomgeving van Microsoft Office 365 en dan vooral bij de onderdelen SharePoint Online en Exchange Online. Dat zijn prachtige middelen om mensen virtueel bij elkaar te brengen.

Een tweede reden om voor deze Microsoft oplossing te kiezen, is dat

48

“Kennis op het juiste moment op de juiste plek bij de juiste mensen brengen, dat is

wat wij doen, en dat is precies wat

Topsport Community wil

bereiken."

Petra Stojanovic-van Kan, Commercial Director bij

e-office

e-office als Gold Certified Partner een kijkje heeft in de keuken van Microsoft, zodat we weten wat eraan zit te komen. Zo hebben we rond Windows 8 en de cloud al heel veel innovaties gezien, met name voor de mobiele markt, die binnenkort gelanceerd zullen worden en die voor Topsport Community zeer interessant zijn."

Fase 1Het ontwikkelen van een virtueel kennisplatform voor een zo diverse gebruikersgroep vergt tijd. Een eerste begin is inmiddels gemaakt. Petra: "We hebben nu een soort bèta-portal live staan, waarmee we het afgelopen jaar samen met Topsport Community ervaring hebben opgedaan."

De portal is zeer laagdrempelig opgezet, zodat deze gemakkelijk via het web toegankelijk is op elke laptop of tablet. Topsporters, coaches en alle andere leden van Topsport Community kunnen hier virtueel kennis uitwisselen. Petra: "Voor deze eerste versie van de portal hebben we zo veel mogelijk standaard functionaliteiten ingezet en geen maatwerk ontwikkeld. Je komt hier binnen op een homepage met het laatste nieuws. Enerzijds is dit een verzameling van news feeds, tweets en blogs,

anderzijds geredigeerd nieuws uit de topsport of uit de wetenschap.

Iedere gebruiker heeft de mogelijkheid om de portal aan zijn of haar eigen voorkeuren aan te passen. Zo kun je aangeven in welke informatie je het meest geïnteresseerd bent. Je kunt je bijvoorbeeld abonneren op 'dagelijkse' of 'wekelijkse' informatie over 'slaap' afkomstig van 'twitter', maar 'niet' van 'facebook'. Verder staat op de homepage een agenda met de live evenementen die Topsport Community organiseert, zoals lezingen en bijeenkomsten in het land. Je kunt ook mensen volgen en aangeven, dat je direct op de hoogte wilt worden gehouden, als een specifiek persoon iets schrijft, blogt of tweet. Ook kun je bepaalde leden níet volgen, een beetje zoals Twitter.

In je eigen profiel kun je verder vermelden wie je bent, wat je doet en wat je voor een ander kunt betekenen. Daarvoor maken we gebruik van de 'Skill Search'-functionaliteit binnen SharePoint, maar dat soort letterlijke terminologie vermijden we zoveel mogelijk. De portal moet namelijk zo laagdrempelig mogelijk zijn, zodat ook mensen met minimale IT-affiniteit de weg kunnen vinden. Dat is een strikte eis, want we kunnen de leden van Topsport Community niet - zoals in een bedrijf - in een 'klas' bij elkaar zetten

58

om ze een cursus te geven. Dat brengt met zich mee dat het wel wat langer duurt voor we voldoende reacties en gebruikerservaringen hebben om de portal verder te verbeteren."

Eerste ervaringenErvaringen van het eerste jaar maken duidelijk wat er goed aan de portal is, en vooral ook waar de verbeterpunten liggen. Petra: "Gebruikers waarderen de informatie die ze dagelijks voorbij zien komen, zeker wanneer dit voor hén relevant nieuws is en wanneer die - in tegenstelling tot gewone forums - afkomstig is van mensen die er écht verstand van hebben. De laagdrempelige en herkenbare webinterface is duidelijk een voordeel, evenals het feit dat de informatie via de cloud overal en altijd beschikbaar is. Vooral voor mensen die wegens een sportevenement of -training regelmatig in het buitenland vertoeven is het belangrijk dat ze - ongeacht waar ze zijn - altijd bij de informatie kunnen.

Aan de andere kant vinden gebruikers het lastig dat ze moeten inloggen: ze willen de informatie meteen op hun scherm zien. Ook blijkt dat het lastig is de weg naar de juiste informatie te vinden. Het platform moet daarom nóg gebruiksvriendelijker worden, iets wat we

o.a. willen bereiken door ons vooral op het mobiele gebruik te focussen. Het aanvankelijke idee dat gebruikers documenten op de portal zouden posten en daarmee samen aan de slag gaan, blijkt geen dagelijkse praktijk, dus kunnen we dit soort opties zonder bezwaar uitschakelen en relevant nieuws voorrang geven."Dat er geen documenten worden gepost heeft volgens Petra te maken met ver-trouwen. "Met kennis die veel waard is, wordt heel voorzichtig omgesprongen. Als je die zomaar met anderen zou delen, zou je concurrerende vermogen kunnen afnemen, zo is de gedachte. Ik denk dat het een kwestie van tijd is. Het vergt tijd om 'digitaal vertrouwen' op te bouwen."

De grootste uitdaging zit op dit moment in het actiever maken van het platform. Priscilla: "Het platform is een faciliterende ruimte, waar mensen vooral verder willen communiceren over onderwerpen, die tijdens bijeenkomsten zijn aangesneden. Op het platform zelf worden geen dis-cussies opgestart, daar blijkt persoonlijk contact voor nodig te zijn. Zodra er weer een bijeenkomst plaatsvindt, zie je de vraag naar digitaal contact toenemen: het zijn eerst en vooral e-mail adressen die worden uitgewisseld. Vervolgens blijven de leden elkaar informeren en volgen over de onderwerpen die op de bijeenkomst aan de orde zijn gekomen.

68

“Vooral voor mensen die wegens een

sportevenement of -training

regelmatig in het buitenland

vertoeven is het belangrijk dat zij - ongeacht waar zij zijn - altijd bij

de informatie kunnen."

Petra Stojanovic-van Kan, Commercial Director bij

e-office

Dat is voor ons zeer leerzaam. Het stelt ons voor de vraag: wat kun je toevoegen om de community voor deze zo diverse doelgroep - ook buiten de bijeenkom-sten om - levendig te houden?"

Dat Topsport Community haar vruchten begint af te werpen bleek wel na een van de laatste bijeenkomsten. Deze workshop over 'talent' had als thema: hoe vind je, ontwikkel je en behoud je talent? Petra: "Specialisten uit bedrijfsleven, wetenschap en sport gaven hier hun visie, wat vervolgens veel feedback genereerde. Kort daarna meldde een van de deelnemers dat hij binnen zijn organisatie een nieuw opleidingstraject had opgestart volgens de op de workshop opgedane inzichten."

Volgende faseOp basis van de reacties en ervaringen van de afgelopen maanden kan de eerste verbeterslag worden uitgevoerd en is nu de tweede fase voor het kennisplatform ingeluid. Petra: "Alle ervaringen van het eerste platform nemen we daarin mee. Zo zullen we meer aandacht geven aan mobiele ontsluiting. Het huidige platform is al goed benaderbaar via de browser op pc en laptop, met versie 2 kun je via een ‘app’ op je smartphone informatie tot je nemen. Voor leden in het netwerk is een

dagelijkse betrokkenheid gemakkelijker te realiseren als zij de informatie op een eenvoudige manier op hun telefoon kunnen bekijken.

De keuze voor de cloud van Office 365 is de juiste keuze geweest. Topsport Community hoefde niet te investeren in een serverpark en het onderhoud van deze cloudomgeving is minimaal. De omgeving is ook heel gemakkelijk mobiel te ontsluiten, zodat de informatie zowel op laptop, pc als smartphone en voor alle betrokkenen beschikbaar is.

Vijf jaar geleden hadden we dit nooit zo kunnen maken. Qua functionaliteit kunnen we met Office 365 alle kanten uit. Het platform is snel te veranderen en flexibel aan te passen aan nieuwe wensen en inzichten. Je hoeft daarvoor niet wekenlang code te programmeren; een paar dagen zijn meestal al genoeg. Je hoeft ook niets uit te rollen of te installeren, want alles wat we ontwikkelen draait gewoon in de cloud en in de browser. Daardoor kunnen we snel meebewegen met veranderingen binnen de community."

78

Office 365Office 365 is ideaal voor bedrijven die overal toegang willen hebben tot e-mail, bekende Office-programma's, webvergaderingen en bestandsdeling. Voor een klein bedrag per gebruiker per maand hebt u vrijwel overal toegang tot uw e-mail en documenten, maar u kunt ook online Office-documenten maken, opslaan en bewerken met online-versies van de bekende Office-software.Bestanden delen, webvergaderingen, een intranet en een website, het is allemaal inbegrepen.

88

Meer informatie

Microsoftwww.microsoft.nl

Topsport CommunityPriscilla Salazar Hewitt tel.: 06-54216610e-mail: priscilla@topsportcommunity.nlwww.topsportcommunity.nl

e-officePetra Stojanovic-van Kan tel.: 06-45666078e-mail: Petra.stojanovic-van.kan@e-office.comwww.e-office.nl

Software & Services Partner(s) Office 365 e-office

Deze referentie is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden. Microsoft verleent geen garanties, noch expliciet noch impliciet, met betrekking tot deze tekst.

Eerste publicatie: februari 2013