Microsoft Server Product PortfolioCustomer Solution Case Study

Basisscholen Veghel op SharePoint Server

OverviewCountry or Region: NederlandIndustry: Onderwijs

Customer ProfileDe stichting SKIPOV bestaat uit 14 basisscholen in de gemeente Veghel. De scholen worden onder-steund door het stafbureau. De gehele organisatie telt ca. 350 medewerkers en 3.500 leerlingen.

Business SituationSchoolbestuur moet inzicht hebben in cijfers en ook kunt sturen op die cijfers. Daar wringt echter de schoen, want de meeste scholen hebben hun administratie uitbesteed.

SolutionOmdat administratieve IT-pakketten voor veel schooldirecteuren toch iets lastigs zijn, wilde SKIPOV een omgeving waaruit schooldirecteuren realtime rapporten kunnen opvragen en inzicht kunnen krijgen.

Benefits Centraal informatieplatform Verminderde papierstroom Helder inzicht in resultaten Uniforme inlogprocedure Onderlinge kennisdeling

“Niemand is in staat zoveel te investeren in de ontwikkeling van een goede intranetportal-oplossing als Microsoft, dus het is zinloos om zelf iets te ontwikkelen.”

Berry Tomas, Voorzitter Raad van Bestuur SKIPOV

Om de communicatie- en informatiestromen tussen staf, leerkrachten, leerlingen en ouders te verbeteren zijn de basisscholen in Veghel van papier overgestapt op het SharePoint Server informatieplatform. De staf en de schooldirecteuren gebruiken de SharePoint-portal tevens om op bestuursniveau gegevens uit te wisselen, inzicht in administratieve cijfers te verkrijgen en op deze cijfers te sturen.

SituationDe situatie, die bij SKIPOV om verandering vroeg, was tweeledig. Berry Tomas, voorzitter Raad van Bestuur SKIPOV legt uit: "Sinds een paar jaar krijgt elk schoolbestuur een som geld, de zogeheten lumpsum, die het bestuur vrij aan het onderwijs mag besteden. Lumpsum vereist dat scholen zelf meer grip op hun bedrijfsvoering krijgen, over hun in- en uitgaven, over ziektever-zuim, statistische gegevens over de samenstelling van de scholen en groepen etc. Dat betekent dat je als schoolbestuur in control moet zijn, rapportages kunt overleggen, inzicht hebt in cijfers en ook kunt sturen op die cijfers. Daar wringt echter de schoen, want de meeste scholen hebben hun administratie uitbesteed aan gespecialiseerde administratiekantoren, die zich daarmee een bepaalde macht hebben verworven. Want telkens als een school een initiatief ontplooit, een investering moet doen of iets wil ondernemen, dan moet dat via het administratiekantoor."

Voor Berry Tomas, zelf afkomstig uit de industriële automatisering en inmiddels 5 jaar voorzitter Raad van Bestuur SKIPOV, was dit een bijzondere ontdekking. "Voor school-besturen ligt het accent op de primaire processen, het onderwijs dus, de bedrijfsvoe-ring is ondergeschikt, terwijl dit een belangrijke voorwaarde is voor goed onderwijs ."

Op het gebied van de onderwijsprocessen was er behoefte aan een breed toegan-kelijke infomatie- en communicatieportal voor alle medewerkers, leerlingen en ouders. Berry Tomas: "Op een school gaan enorme hoeveelheden papier om. Brieven die de kinderen meenemen naar hun

ouders. Formulieren, die ingevuld en ondertekend op school terugkomen en vervolgens verwerkt en opgeborgen moeten worden. Schoolgidsen, agenda's, nieuwsbrieven, weekbrieven, noem maar op. Die stroom is eindeloos en kost heel veel inspanning en geld.”

SolutionAls eerste stap maakte Berry Tomas ruim drie jaar terug een eind aan de uitbesteding van de administratie. Sindsdien wordt de administratie in-huis gedaan met SAP voor de personele administratie en Exact voor de financiële administratie. "We hebben gekozen voor standaardpakketten én marktleiders, daar moet je niet moeilijk over doen."

Omdat administratieve IT-pakketten voor veel schooldirecteuren en leerkrachten toch iets lastigs zijn, wilde SKIPOV een omgeving creëren, waar de schooldirecteuren niet realtime in hoeven te werken, maar waaruit ze wél realtime rapporten kunnen opvragen en inzicht kunnen krijgen in de cijfers. Ramona Marlisa, beleidsmedewerker van SKIPOV: "Dat betekent dat je over die pakketten een soort schil legt, zeg maar een gemakkelijke gebruikersinterface, die hen toegang geeft tot de functies die voor hen van belang zijn en andere – niet relevante functies – achter de schermen houdt."

Tomas: "Die schil moest bovendien webbased zijn, zodat alle betrokkenen met een gewone pc en internetaansluiting de schil kunnen bereiken en er geen ingewikkelde en lastig te onderhouden programma's op pc's geïnstalleerd en onderhouden hoeven te worden. Ook hiervoor zochten we een

26

standaardoplossing en kwamen zo uit bij Microsoft SharePoint Server."

SharePoint Server is een platform voor het delen en communiceren van informatie, bijvoorbeeld via de Microsoft Learning Gateway. Microsoft Learning Gateway is een veilige structuur voor het combineren van e-Learning-oplossingen in een beveiligde on-line omgeving op basis van SharePoint. De Learning Gateway verbetert de communicatie tussen leerkrachten, medewerkers, leerlingen en ouders, en zorgt daarnaast voor minder administratie. Voor SKIPOV biedt het platform een beschermde omgeving die – via een inlogprocedure- alleen toegankelijk is voor geautoriseerde personen, onder wie de staf van SKIPOV. Tegelijkertijd kan SharePoint ook dienen als een breed toegankelijke portal, in dit geval voor leerkrachten, leerlingen en ouders. Berry Tomas: "Met SharePoint slaan we twee vliegen in één klap: een webbased omgeving voor de bedrijfsvoering voor staf en leerkrachten én een learning gateway met informatie voor leerlingen, ouders en school."

Berry Tomas heeft naar eventuele oplossingen van andere partijen gekeken maar kwam al snel bij SharePoint uit: "Als het gaat om het delen en communiceren van informatie is SharePoint marktleider en dan moet je daarvoor kiezen. In onderwijsland zie ik heel veel maatwerkoplossingen gebouwd worden, of onderzoek gedaan worden naar allerlei pakketten, maar ik geloof daar niet zo in. Ik kies liever voor de marktleider, en dat is in dit geval Microsoft.

Een andere belangrijke afweging om voor SharePoint Server te kiezen is de lage

drempel. Berry Tomas: "SharePoint is een omgeving, die heel gemakkelijk op te pak-ken is. Steeds meer ouders kennen het van hun werk en hun kinderen zullen er in de toekomst sowieso mee te maken krijgen. Begrijp me goed: ik zie kinderen liever in het echt indiaantje en cowboytje spelen dan op een scherm. Ongeacht of dat nu een pc, WII, gameboy of mobieltje is, maar als je dan voor een portal kiest, kies er dan een die voor iedereen, dus ook voor hen het gemakkelijkst toegankelijk is.

SKIPOV heeft haar SharePoint-omgeving zelf opgezet, aanvankelijk met hulp van een IT-partner. Ramona Marlisa, beleidsmedewerker SKIPOV verklaart waarom: "In de tijd dat SKIPOV met dit project begon - zo'n 3,5 jaar geleden - was er in Nederland nog niet zoveel kennis van de destijds Engelstalige betaversie van SharePoint Server 2007. We hebben met een aantal stafmedewerkers een cursus gevolgd, als een soort trial and error sessie, waarin we gezamenlijk hebben uitgevlooid hoe de portal werkte en eruit moest komen te zien. Ook daarna hebben we nog veel geleerd."

Berry: "Zo hadden we op de portal een formulier aangemaakt, waarmee directeuren een ziekmelding konden doorgeven. Daarmee kun je in principe een ingewikkeld proces automatiseren, maar dan moet je er een wel workflow aan koppelen. Na het nodige experimenteren kwamen we erachter dat zo'n workflow alleen mogelijk is, als je het formulier met InfoPath hebt gemaakt en op de achtergrond FormServer hebt draaien. Ook moet je daarvoor de Enterprise versie van SharePoint hebben draaien. Voordat je dat

36

allemaal weet en gerealiseerd hebt, dat kost tijd en leergeld."

Ramona Marlisa: "Inmiddels is er in Nederland veel meer kennis van SharePoint Server 2007 en natuurlijk ook bij ons. Als ik de kennis die ik nu heb toen ook zou hebben gehad, zouden we een aantal zaken anders ingericht hebben. Zo hebben we de portal volgens een mappen- en submappenstructuur opgebouwd, nu zou ik de mappen aan de hand van metadata hebben ingedeeld."

De vraag rijst waarom de uitrol grotendeels in eigen hand is gehouden en waarom geen Microsoft Certified Partner is geraadpleegd. Berry: "We hadden de uitrol kunnen bespoedigen als we ons hadden kunnen laten leiden door een IT-partner met kennis van zaken. Maar dat is altijd het probleem van een early adapter. Aan de andere kant, onze aanpak duurt misschien wat langer, maar heeft als voordeel dat je alle ins en uits leert kennen. Ook dat is waardevol gebleken.”

BenefitsMet de invoering van SharePoint Server hebben de SKIPOV-scholen het tijdperk van de 'briefjes' achter zich liggen. Ramona Marlisa: "Leerkrachten vertellen de kinderen dat ze tegen hun ouders moeten zeggen om op de site te kijken, omdat daar een bericht of formulier klaar staat. Dat is natuurlijk gemakkelijker gezegd dan gedaan en dat was in het begin ook zeker een hobbel die genomen moest worden. We hebben dat opgelost door de site regelmatig van nieuwe informatie te voorzien, op sommige groepssites worden zelfs dagelijks aankondigingen gedaan. Daar zorgen de leerkachten voor, maar ook

de kinderen werken eraan mee: die plaatsen zelfgemaakte foto's, filmpjes en werkstukken op de site. Ouders gaan dan vanzelf vaker kijken. Het is nu zelfs al zo, dat een kind thuis komt met de mededeling: 'Mam, kom gauw kijken op de site, want…' en dat zij het dan al gezien heeft!" Berry Tomas: "Er zijn zelfs ouders die vijf-, zesmaal per dag naar de site terugkeren!"

Alle communicatie vindt nu plaats vanuit één punt. Absentiemeldingen, activiteiten, vacatures etc., alles wordt op de SharePoint portal geplaatst, zodat medewerkers voor (recente) informatie niet verder hoeven te zoeken. Heeft een leerkracht zijn absentie doorgegeven, dan kunnen zijn collega's direct zien wanneer deze weer terug is en/of wanneer een vervanger is gevonden.

Over de bedrijfsvoering vertelt Ramona Marlisa: "Sinds januari 2007 is de SharePoint omgeving beschikbaar voor alle 350 medewerkers. De laag die we voor hen tussen de administratieve pakketten en SharePoint hebben gelegd is gebaseerd op Business Objects. Het resultaat is dat de actuele gegevens, die in Exact en SAP liggen opgeslagen, real time via XML in de SharePoint-omgeving bereikbaar zijn."

Berry Tomas: "Om de presentatie van die gegevens en de bediening zo mooi cq. gemakkelijk mogelijk te maken hebben we van een externe partij (Dundas) een kant-en-klare webpart aangeschaft.” Ramona: “Daarmee krijgen de schooldirecteuren op de portal een schitterend 'dashboard' gepresenteerd, waarmee ze in één oogopslag vier belangrijke kernonderdelen kunnen inzien: organisatie, personeel, onderwijs, financiën. Ze kunnen hun kpi's

46

desgewenst ook vergelijken met die van andere scholen. Willen ze meer informatie, bijvoorbeeld 'waarom zijn de schoonmaakkosten van mijn school hoger dan die van de andere school' – dan kunnen ze details van het exploitatieoverzicht opvragen en direct grootboekkaarten inzien.

Via het dashboard kunnen ze ook CITO eindscores vergelijken, prognoses maken van de aantallen leerlingen over 10 of 20 jaar, in- en uitstroom vergelijken, verzuimstatistieken analyseren, de resultaten van tevredenheidsonderzoeken onder leerlingen, ouders en medewerkers bestuderen en pijnpunten ontdekken." Berry zet met één druk op de knop de resultaten van een recent tevredenheidonderzoek onder alle 14 scholen naast elkaar. Met een lange rode staaf springt één school eruit. Berry klikt op de staaf en het blijkt dat medewerkers ontevreden zijn over het schoolgebouw. Berry: "Het gaat om een heel oud gebouw. Deze school staat op de nominatie voor nieuwbouw! Wat we met dit soort informatie vooral hebben bereikt, is dat het onderlinge contact tussen de scholen is verbeterd en er ook veel meer kennis gedeeld kan worden. Scholen kunnen hierop sturen en uiteindelijk komt dat ten goede aan het onderwijs."

De veertien scholen van SKIPOV hebben allemaal een snelle glasvezel internetverbinding. Zo ook basisschool Edith Stein in Zijtaart, waar Sjoerd Pennings groep 7 onderwijst. Sjoerd is heel tevreden met de portal en met wat er allemaal op gebeurt: "Vroeger hadden we een website die we met FrontPage onderhielden, dat

was aardig, maar de SharePoint portal 'leeft' echt."

Ouders en leerlingen hebben – zonder inloggen - toegang tot het publieke deel van de site met algemene informatie, informatie van de Medezeggenschapsraad en Ouderraad, foto's, agenda en zelfs een site 'Zorg' met informatie over bijvoorbeeld dyslexie. Leerkrachten en directie loggen wel in en krijgen daarmee toegang tot extra kopjes zoals het Docentenplein met o.a. het leerlingenvolgsysteem. Sjoerd heeft tot taak zijn mededocenten in te wijden in de mogelijkheden van de portal: "Ik doe dat gefaseerd, steeds een stapje verder, dat werkt. Bijvoorbeeld hoe zij de portal zelf kunnen aanpassen. De tab 'Zorg' bijvoorbeeld was een idee van onze interne begeleider." Andere SKIPOV-scholen hebben dit overgenomen. Sjoerd heeft voor dit soort procedures korte handleidingen geschreven, waarmee zijn collega's stap-voor-stap tot het gewenste resultaat kunnen komen. Deze werkwijze heeft goed gewerkt.

Sjoerd: "Iedereen werkt mee, het enthousiasme onder mijn collega's is groot, zeker als ze de resultaten zien. Het is inmiddels al normaal dat iedereen zijn informatie op de portal plaatst. Laatst zei de directeur tegen me: 'Ik weet niet wat ik in de maandelijkse nieuwsbrief moet zetten', omdat alle nieuwtjes en meldingen direct op de site worden gezet en niet meer zoals vroeger worden 'opgespaard' voor de nieuwsbrief. Dat is ook goed, want juist omdat er zoveel op de site gebeurt willen ouders kijken. Dat is wat anders dan wanneer ze moeten kijken."

56

In zijn klas hangt geen traditioneel schoolbord, maar een Digibord. De projector hangt hoog, op 50 cm afstand van het bord, waardoor geen schaduw optreedt als Sjoerd of een van de leerlingen voor het bord staat. Sjoerd: "Bijna alle klassen hebben een Digibord. De leerlingen vinden het fantastisch. We kunnen er foto's op weergeven, opdrachten uitleggen, je kunt er op schrijven, films op vertonen, de complete portal doorwandelen etc. We gebruiken het ook tijdens teamvergaderingen: in plaats van stapels papier te kopiëren en uit te delen, gebruiken we nu het Digibord en de portal. Alles wat we te melden of te bespreken hebben plaatsen we op de portal."

Nu de SharePoint-omgeving operationeel is wil SKIPOV gebruik gaan maken van Office Live Communicator, voor een snellere communicatie met leerlingen en leerkrachten. Office Live Communicator sluit naadloos aan bij de SharePointomgeving, en dat is ook precies wat SKIPOV wil. Van elke applicatie die de scholen vanaf nu in gebruik nemen, eist SKIPOV dat die zich laten integreren in de portalomgeving. Ramona Marlisa: "Een applicatie mag zich niet als losse applicatie gedragen, maar moet als het ware deel uitmaken van de totale omgeving. Zo moet je je er niet apart voor hoeven aan te melden: alle applicaties lopen nu via de Single-Sign-On inlogprocedure van SharePoint en dat verlangen we ook van nieuwe applicaties. Zoals bijvoorbeeld van de elektronische leeromgeving, waar we op dit moment druk mee bezig zijn. Voor de Nederlandstalige markt is er echter nog

niet zo veel beschikbaar voor het primair onderwijs. Veel lesmateriaal is wel in digitale vorm te krijgen maar daarmee heb je nog geen elektronische leeromgeving. De ultieme wens is dat kinderen door het systeem herkend worden en vervolgens leerstof op hun eigen persoonlijke niveau krijgen aangeboden.

SharePoint is leidend, dus als zo’n ELO-applicatie gebruik maakt van een database, dan moet dat een SQL database zijn of anders via XML uitwisselbaar met de SharePoint-omgeving. In onze visie moet de ELO in SharePoint opgenomen worden."

Berry Tomas laat zijn tevredenheid duidelijk blijken: "We zijn heel blij met het informatie- en communicatieplatform van SharePoint, temeer ook omdat we daarmee over een platform beschikken, waarop technisch alles kan. Waar het nu om gaat is hoever we daarmee willen gaan. We hebben hier voor intern gebruik een leerlingenvolgsysteem draaien, maar in Engeland is het bijvoorbeeld verplicht, dat de resultaten van een leerling ook voor de ouders realtime en online te volgen zijn. Je kunt je afvragen of wij ook zo ver willen gaan, want het gevolg kan zijn, dat een leerkracht dagelijks tientallen mailtjes van verontruste ouders moet beantwoorden. Daar gaan nu de discussies over: over de onderwijskundige aspecten, niet over de techniek, dat zit wel snor."Microsoft Server Product PortfolioFor more information about the Microsoft server product portfolio, go to:www.microsoft.com/servers

66

For More InformationFor more information about Microsoft products and services, call the Microsoft Sales Information Center at (800) 426-9400. In Canada, call the Microsoft Canada Information Centre at (877) 568-2495. Customers in the United States and Canada who are deaf or hard-of-hearing can reach Microsoft text telephone (TTY/TDD) services at (800) 892-5234. Outside the 50 United States and Canada, please contact your local Microsoft subsidiary. To access information using the World Wide Web, go to:www.microsoft.com

For more information about Microsoft Services products and services, call or visit the website at: www.microsoft.com

For more information about Skipov products and services, call or visit the website at: www.skipov.nl

This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.

Document published maart 2012

Software and Services Microsoft Office

− Microsoft Office SharePoint Server 2007