Microsoft DynamicsCustomer Solution Case Study

Hogeschool Utrecht optimaliseert backofficeprocessen metMicrosoft Dynamics AX

OverviewCountry or Region: NederlandIndustry: Onderwijs

Customer ProfileOp de Hogeschool Utrecht (HU) volgen ruim dertigduizend studenten onderwijs. Op 16 locaties in Utrecht en 2 in Amersfoort wordt onderricht gegeven voor 77 bacheloropleidingen en 22 Masteropleidingen.

Business SituationHogescholen hebben behoefte om hun backofficeprocessen te optimaliseren. Zo ook de Hogeschool Utrecht (HU), die een optimalisatie wilde bereiken in haar financiële administratie.

SolutionIn samenspraak met IT-partner HSO kwam HU uit bij Microsoft Dynamics AX. Dynamics AX is gebruiksvriendelijk en laat zich eenvoudig integreren met onder andere externe databronnen en SharePoint.

Benefits Efficiencyverbetering Kleinschalige uitrol Uitgebreide rapportages Integratie met gegevensbronnen

“Dynamics AX is een flexibel pakket dat geschikt is voor grote en middelgrote organisaties, maar je kunt het ook kleinschalig uitrollen, zodat je over precies de juiste functionaliteiten beschikt.”

Hilco Hoksbergen, Adviseur Informatie Management Hogeschool Utrecht

Het kostte Hogeschool Utrecht dermate veel tijd om kengetallen uit haar onderwijsapplicaties te halen, dat de cijfers altijd te laat kwamen om op de toekomst te sturen. Ze waren hooguit geschikt om het verleden te verantwoorden. Door metde nieuwste versies van SQL Server en SharePoint Server een business intelligence ‘laag’ over haar bronsystemen te leggen, beschikt Hogeschool Utrecht voortaan over actuele rapportages en integrale cijfers, waarop het management kan (bij)sturen. Elke dag weer.

SituationHogescholen hebben behoefte om hun backofficeprocessen te optimaliseren. Zo ook de Hogeschool Utrecht (HU), die een optimalisatie wilde bereiken in haar financiële administratie. “De applicatie die we voor onze financiële administratie gebruikten was sterk verouderd. Vooral op het gebied van rapportage en integratie met andere gegevensbronnen schoten we tekort. De administratie was daardoor niet meer up to date en de applicatie liep tegen zijn grenzen aan. Die moest hoognodig worden vervangen,” aldus Hilco Hoksbergen, Adviseur Informatie Management Hogeschool Utrecht (HU).

De hogeschool is een kennisorganisatie die haar resources bij voorkeur besteedt aan het verzorgen van onderwijs. Uiteraard is hierbij een efficiënte inrichting van de bedrijsfvoeringsprocessen niet onbelangrijk. Dit heeft de vraag naar een ordelijke IT-ondersteuning op het bedrijfsvoeringterrein doen toenemen. Hilco Hoksbergen: “De HU streeft bij de informatiebeleidsplanning naar standaardisatie en integratie van de IT. Dat is een vereiste om onze processen zo doelmatig mogelijk in te richten en een efficiënte bedrijfsvoering te realiseren.

In de loop der tijd zijn daardoor bij de HU nieuwe behoeften ontstaan voor de ondersteuning bij en de uitvoering van de financiële processen. Met onze oude applicatie konden we daar onmogelijk aan voldoen, onder meer omdat de rapportagemogelijkheden te beperkt waren en de applicatie zich niet liet integreren met externe gegevensbronnen. We gingen daarom op zoek naar een andere,

gemakkelijk te gebruiken ERP-oplossing voor onze financiële administratie.”

SolutionHilco Hoksbergen: “We wilden vooral een applicatie die gebruiksvriendelijk is, met voldoende integratie- en rapportagemogelijkheden.” Nu had de HU in een eerder stadium al voor het Microsoft platform gekozen als ondersteunende basis voor haar processen. “In samenspraak met onze IT-partner HSO kwamen we uit bij Microsoft Dynamics AX. Dynamics AX is gebruiksvriendelijk en laat zich eenvoudig integreren met onder andere externe databronnen en een SharePoint-omgeving,” aldus Hilco Hoksbergen.

De HU heeft overigens nog wel naar verschillende andere leveranciers gekeken. “Microsoft Dynamics AX biedt een aantal specifieke mogelijkheden waar we behoefte aan hadden. Dat betrof niet zozeer het inrichten van een basisadministratie - dat lukt met elk ERP-pakket wel - maar vooral projecten aan de inkoopkant. Met het nieuwe systeem willen we een automatisch en foutloos accorderingstraject kunnen opzetten voor de vele tienduizenden inkoopfacturen die we hier binnenkrijgen. Omdat Microsoft Dynamics AX deel uitmaakt van het totale geïntegreerde Microsoft platform blijkt dat gemakkelijk te realiseren. Een soortgelijke mogelijkheid die de concurrentie bood, was op dit punt minder krachtig,” stelt Hoksbergen. “Flexibiliteit, schaalbaarheid en aansluiting op onze toekomstvisie zijn voor ons eveneens motieven geweest om voor Dynamics AX te kiezen.”

Microsoft Certified partner HSO heeft Dynamics AX op de hogeschool

24

geïmplementeerd. Het hoofdkantoor van HSO is gevestigd in Veenendaal en er werken meer dan 150 medewerkers verspreid over locaties in Noord-Amerika, Europa en Azië. “Mede door de omvang van de organisatie en de vele specialismen die HSO in huis heeft, is HSO voor ons een stabiele implementatiepartner,” merkt Hilco Hoksbergen op.

Dynamics AX is een zeer uitgebreid ERP-pakket met alle denkbare functionaliteiten aan boord. De onderwijsinstelling koos voor een kleinschalige implementatie van het ERP-pakket. “Onze administratie is niet zo gecompliceerd, en dan is het fijn als je kunt kiezen voor een omgeving die makkelijk in te richten is en alleen de functionaliteiten biedt die je daadwerkelijk gaat gebruiken. Die mogelijkheid biedt Dynamics AX: het is geschikt voor grote en zeer grote administraties, maar ook voor minder complexe zoals de onze.”

Ook Astrid Banen, salesmanager bij HSO, vindt de aanpasbaarheid van Dynamics AX een aantrekkelijke eigenschap: “Voor 90% dekt het de standaardfunctionaliteit af. Het resterende percentage kun je voor zover nodig op klantniveau aanpassen. Bovendien kun je in Dynamics AX gemakkelijk interfaces maken voor koppelingen naar externe informatiesystemen, zoals het studie-informatiesysteem OSIRIS.”

BenefitsDe soepele koppeling met OSIRIS is een van de voordelen die Dynamics AX de Hogeschool Utrecht biedt. Astrid Banen: “Studenten van de HU vinden via OSIRIS allerlei informatie over hun studie, maar ze registreren en schrijven zich er ook mee in.

Via een eenvoudige koppeling met Dynamics AX worden hun betaalgegevens automatisch en gecontroleerd in de schooladministratie opgenomen.”

Hilco Hoksbergen prijst de gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit van Dynamics AX: “Dynamics AX biedt in combinatie met andere producten van Microsoft een platform voor al onze IT-vraagstukken. Zo draait het volledig geïntegreerd mee in ons HR-systeem en onze afdeling Inkoop. Zo zijn we nu bezig onze facturenstroom te structureren, wat met Microsoft SharePoint Server eenvoudig kan.” Astrid Banen legt uit: “Alle facturen die de hogeschool per post binnenkrijgt worden voortaan gescand. Het betreft zo’n 65.000 facturen per jaar. Via OCR software worden de gescande facturen omgezet naar tekst en naar de diverse budgethouders gestuurd. De HU telt circa 250 budgethouders. Zij kunnen de facturen voor hun eigen budget accorderen en doorsturen voor betaling. Dit proces is al geïntegreerd in het Dynamics AX systeem van de HU en zorgt voor een aanzienlijke winst qua tijd en efficiency.”

Astrid Banen: “Microsoft biedt met Dynamics AX een applicatie die de backofficeprocessen van hogescholen optimaal afdekt. En in combinatie met de andere producten van Microsoft, bijvoorbeeld SharePoint Server, Business Intelligence via SQL Server 2008 en Dynamics CRM, biedt Microsoft de hogescholen één platform voor alle IT-vraagstukken.

Dynamics AX is inmiddels ook in het lesprogramma van de Hogeschool Utrecht opgenomen. Studenten die ERP Minor

34

volgen worden onderwezen in Dynamics AX. Ook andere producten van Microsoft zijn in de lesprogramma’s terug te vinden, waaronder Dynamics CRM (marketing opleiding) en Dynamics NAV.

Hilco Hoksbergen: “Met Dynamics AX beschikken we over een integraal en toekomstvast IT-systeem. De administratie is weer van deze tijd. We kunnen nu de volgende stap maken in het optimaliseren van onze backofficeprocessen. Zo zijn we nu bezig met de implementatie van inkoop- en projectmodulen. Dat moet leiden tot een betere financiële beheersing en controle, zodat we meer inzicht krijgen in onze verplichtingen.” Microsoft DynamicsMicrosoft Dynamics is a line of integrated, adaptable business management solutions that enables you and your people to make business decisions with greater confidence. Microsoft Dynamics works like familiar Microsoft software such as Microsoft Office, which means less of a learning curve for your people, so they can get up and running quickly and focus on what’s most important. And because it is from Microsoft, it easily works with the systems that your company already has implemented. By automating and streamlining financial, customer relationship, and supply chain processes, Microsoft Dynamics brings together people, processes, and technologies, increasing the productivity and effectiveness of your business, and helping you drive business success.  For more information about Microsoft Dynamics, go to:

www.microsoft.com/dynamics

44

For More InformationFor more information about Microsoft products and services, call the Microsoft Sales Information Center at (800) 426-9400. In Canada, call the Microsoft Canada Information Centre at (877) 568-2495. Customers in the United States and Canada who are deaf or hard-of-hearing can reach Microsoft text telephone (TTY/TDD) services at (800) 892-5234. Outside the 50 United States and Canada, please contact your local Microsoft subsidiary. To access information using the World Wide Web, go to:www.microsoft.com

For more information about HSO products and services, call or visit the website at: www.hsombs.com

For more information about Hogeschool Utrecht products and services, call or visit the website at: www.hu.nl

This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.

Document published maart 2012

Software and Services Microsoft Dynamics

− Microsoft Dynamics AX