Office 365Klantreferentie

Schadeverzekeraar Univé opent samenwerkomgeving in de cloud

OverzichtLand: NederlandBranche: Transport

KlantprofielAls totaaldienstverlener biedt Univé naast brand-, schade- en zorgverzekeringen ook levensverzekeringen en hypotheken aan, voor zowel particulieren als zakelijke klanten.

SituatieOm de recente afsplitsing van UVIT goed te begeleiden had Univé op zeer korte termijn behoefte aan een intranet portal-omgeving.

OplossingMede vanwege de hoge graad van beveiliging van gegevens koos Univé voor Microsoft Office 365. Microsoft zorgt ervoor dat de Office 365 omgeving voldoet aan de eisen van de DNB voor financiële instellingen.

Voordelen zorgeloze dienst snel te realiseren continu goede performance flexibel op- en afschalen aanpasbaar aan eigen processen geschikt voor back-out plan veel mogelijkheden voor de toekomst

"In de business case zag Office 365 er al uitstekend uit voor Univé, de praktijk heeft het inmiddels ruimschoot bewezen."

Edwin Broens, Manager Informatie Voorziening Regie Univé

Toen het cloud-tijdperk begon waren veel organisaties nog zeer terughoudend. Kwesties als beveiliging en privacy waren belemmerende factoren om bedrijfsgegevens in de internetwolk op te slaan. Inmiddels is de techniek een paar jaar verder en maken nu ook financiële organisaties als Univé de stap naar de cloud. Standaardisatie, flexibiliteit, eenvoud en lage kosten zijn voor hen belangrijke argumenten.

Dat zij daarbij niet over één nacht ijs gaan, de allerhoogste eisen stellen ten aanzien van beveiliging en privacy en rekening houden met de compliance-eisen van De Nederlandsche Bank, wordt duidelijk in deze klantreferentie. Edwin Broers vertelt over het migratietraject naar Office 365 en over de voordelen daarvan voor Univé.

SituatieVorig jaar is schadeverzekeraar Univé afgesplitst van UVIT (Univé, VGZ, IZA en Trias). Om het afsplitsingsproces optimaal te begeleiden en werknemers goed te faciliteren, was er op zeer korte termijn grote behoefte aan een informatieplat-form. Edwin Broens, Manager Informatie Voorziening Regie Univé: "Binnen UVIT beschikte Univé over een SharePoint intranetplatform, maar dat was door het toegevoegde maatwerk uitgegroeid tot een complex en moeilijk onderhoudbaar platform. Dat wilden we voorkomen.

Het past binnen het beleid van Univé om te kiezen voor standaard software en inrichting gekoppeld aan eenvoudig beheer. Een intranetportal is in onze ogen een commodity, een behoefte, die niet al te ingewikkeld en niet te kostbaar moet zijn. Bovendien moet die makkelijk op- en afschalen met toe- en afnemende werkdruk binnen onze organisatie.

Als verzekeraar behoort het niet tot je kerncompetenties om zo'n omgeving zelf op te bouwen en daar servers, hardware, beheer en kennis voor in huis te halen. De markt kent minimaal twee geschikte partijen die daar oplossingen voor leveren, Google en Microsoft, zodat een wel-overwogen keuze gemaakt kan worden"

OplossingHet maken van een keuze tussen de beide aanbieders was voor Univé niet moeilijk. Edwin Broens: "Zoals alle financiële instellingen heeft Univé te maken met De Nederlandsche Bank (DNB) als toezicht-houder. In die rol is en kan DNB niet flexibel zijn. Dus als wij met een cloud-dienst aan de slag willen, dan zal de leve-rancier van die clouddienst zich flexibel moeten opstellen en zich moeten voegen naar de eisen van DNB. Microsoft toonde zich een professionele gesprekspartner; voor hen was heel snel duidelijk dat het in ieders belang is, dat Office 365 de eisen van DNB kan afdekken. Zou Microsoft daar niet in slagen dan was het voor ons een gelopen race: immers, als het van DNB niet mag, dan zullen we onze informatie niet in de cloud zetten.

Cor Kroon, Business Analist van Microsoft Certified Partner Ciber: "Het alternatief was om het intranet 'on premise' op te bouwen, maar dat zou veel tijd kosten. De aanschaf en inrichting van servers kost nu eenmaal tijd. Bovendien is zo'n eigen omgeving niet gemakkelijk schaalbaar: het toevoegen van 100 of meer uitzendkrach-ten is een ingrijpende beheertaak, die ook hardwarematig eisen stelt. In een cloud-omgeving is dat allemaal veel makkelijker. Kortom, een cloudoplossing zou het beste passen bij de werkwijze van Univé. Er was

26

"Wij kunnen de Office 365 omgeving moeiteloos

operationeel houden en verder doorontwikkelen."

Edwin Broens, Manager Informatie Voorziening

Regie Univé

dan ook veel aan gelegen, dat Microsoft, Univé en de DNB elkaar zouden vinden in een akkoord."

Edwin Broens: "Alles bij elkaar is het een moeilijk en intensief traject geweest, ook al omdat de formulering van enkele eisen van DNB niet afgestemd was op het fenomeen 'cloud'. Zo was DNB gewend om een machine, waarop bepaalde soft-ware draait, fysiek te controleren, maar in het geval van Office 365 kan dat niet. Als zo'n machine er al is, dan draait die in een dichtgelaste container en zullen, zodra je die container opent, alle taken van die machine automatisch worden overgeno-men door een zelfde machine in een an-dere container. De cloud is niet vergelijk-baar met een serverruimte en vergt een andere manier van denken. Uiteindelijk hebben Microsoft en DNB gedegen af-spraken kunnen maken, die heel duidelijk maken wat DNB vraagt en welke antwoorden Microsoft daarop heeft."

BeveiligingDe nieuwe portal van Univé is alleen bedoeld voor documenten met de classificatie 1 en 2. Edwin Broens: "Dat zijn 'interne' en 'publiek interne' stukken. Strikt vertrouwelijke informatie komt er niet op en daar is ons beleid ook op afgestemd. Zo worden de mensen die verantwoor-

delijk zijn voor de publicatie van de documenten goed opgeleid, evenals de mensen die met de stukken werken. Qua beveiliging moeten de medewerkers behalve een user ID en wachtwoord ook een token hebben. Bovendien kun je sowieso niet inloggen, als het apparaat dat je gebruikt niet 'vertrouwd' is."

Het Office 365 platform zelf zorgt voor een stukje aanvullende beveiliging. "Stel bijvoorbeeld dat iemand een document met het woordje 'vertrouwelijk' erin probeert te mailen naar een gmail-adres, dan grijpt Office 365 automatisch in en blokkeert de verzending. Standaard biedt Office 365 nog veel meer van dit soort functies. Tijdens de implementatie werden onze mensen daar positief door verrast. Aanvankelijk gingen ze er namelijk vanuit, dat ze hun processen zouden moeten aanpassen aan Office 365, maar het tegenovergestelde bleek het geval. Je kunt de werkomgeving zodanig inrichten, dat deze nauw aansluit bij je processen, terwijl je toch nog steeds met een standaard-oplossing werkt."

UitrolTijdens de implementatie heeft Univé veel steun gehad aan Microsoft Certified Partner Ciber. Edwin Broens: "We hebben Ciber ingezet vanwege hun knowhow van

36

"Office 365 is met recht een

zorgeloze dienst!"

Edwin Broens, Manager Informatie Voorziening

Regie Univé

intranetten en hun structuurkennis. Vooral aan de business kant was de bijdrage van Ciber heel waardevol met antwoorden op vragen als: hoe richt je het intranet in, waar begin je en hoe zorg je dat je bedrijfsprocessen optimaal ondersteund worden? Qua architectuur heeft Ciber de beveiliging en koppeling met onze bestaande omgeving verzorgd. Kortom, samen met Ciber hebben we Office 365 precies afgestemd op onze business. Inmiddels zijn we zover dat wij nu hele-maal 'self supporting' zijn; we kunnen de omgeving moeiteloos operationeel houden en verder doorontwikkelen." Raymond van Turnhout van Microsoft Certified Partner Ciber: "De oorspron-kelijke SharePoint-omgeving konden we niet dupliceren. Daarvoor zat er te veel maatwerk in. We hebben wel de functio-naliteit overgenomen, maar de technische invulling daarvan in Office 365 is compleet anders. We zijn begin vorig jaar gestart en in de zomer waren we live."

Een belangrijk onderdeel van de imple-mentatie was het 'back-out' plan. Edwin Broens: "Voor een verzekeraar is het van belang dat er een back-out plan klaarligt ingeval van een calamiteit of catastrofe. Stel dat er iets ernstigs gebeurt met Microsoft, dan voorziet ons back-out plan erin, dat we de volledige inrichting uit de cloud naar een lokale SharePoint server kunnen overhevelen, zodat we weer snel

operationeel zijn. Dat is een bijkomend voordeel van het Microsoft cloud-platform: het is bekende technologie, die ook 'on premise' beschikbaar is in de vorm van SharePoint Server, Exchange Server en Lync."

VoordelenVan de gehele Office 365 omgeving heeft Univé tot nu toe SharePoint Online bedrijfsbreed uitgerold. Iedereen binnen de organisatie heeft toegang tot de portal: 2800 FTE's, maar ook de parttimers die de seizoensinvloeden en actieperiodes moeten opvangen. Edwin Broens: "Dat is ook zo mooi van Office 365, de flexibiliteit om op en af te schalen. Van november tot medio januari bijvoorbeeld hebben we elk jaar enkele tientallen extra medewerkers nodig, die de hele dag alleen maar e-mails beantwoorden. Het is vrij gemakkelijk om die mensen bij te 'pluggen', zonder je druk te hoeven maken over de performance of over een extra server die je moet bijscha-kelen. De performance is altijd in orde, dat regelt Microsoft. Office 365 is dan ook met recht een zorgeloze dienst!"

Ook qua kosten beoordeelt Edwin Broens Office 365 als zorgeloos: "We betalen voor een vaste basisbezetting van gebruikers. Hebben we meer of minder mensen nodig, dan kunnen we in Office 365 online

46

licenties bijkopen en/of teruggeven." Broens merkt op dat het licentiebeleid voor de cloud heel anders is dan wanneer je zelf je IT-omgeving beheert: "Met een gewone SLA zijn je licenties voor bijvoor-beeld Office 2010 gekoppeld aan een machine. Het maakt dan niet uit of er een, twee of drie mensen van die machine gebruik maken, er is er toch altijd maar één tegelijk bezig en de licentie dekt dat af. In de cloudvariant heb je voor alle drie gebruikers een volledige licentie nodig."

Met het kostenplaatje is Edwin Broens dik tevreden. "We hoeven niet te investeren in servers, we hoeven geen gespecialiseerde kennis in huis te hebben en we kunnen met een klein aantal beheerders toe. De voornaamste kosten zijn de licentie- en inrichtingskosten. In de business case zag Office 365 er al uitstekend uit voor Univé, de praktijk heeft het inmiddels ruimschoots bewezen."

Ook de gebruikers van Univé zijn tevreden. Leon Wolters, project manager bij Ciber: "De werknemers van Univé waren al vóór de afsplitsing vertrouwd met SharePoint. Ze kennen het product en weten hoe het werkt. Het verschil tussen SharePoint Server en SharePoint Online van Office 365 is minimaal, wat de acceptatie heel soepel maakte."

Edwin Broens: "We hebben een zeer enthousiaste gebruikersgroep. Zij waarderen de rijke functionaliteit, de snelheid en de flexibiliteit van de portal. In de portal vinden zij hun documenten, kunnen ze samenwerken aan projecten en informatie delen. Daarmee past Office 365 goed bij de manier waarop wij werken."

Office 365Office 365 is ideaal voor bedrijven die overal toegang willen hebben tot e-mail, bekende Office-programma's, webvergaderingen en bestandsdeling. Voor een klein bedrag per gebruiker per maand hebt u vrijwel overal toegang tot uw e-mail en documenten, maar u kunt

56

ook online Office-documenten maken, opslaan en bewerken met online-versies van de bekende Office-software.Bestanden delen, webvergaderingen, een intranet en een website, het is allemaal inbegrepen.

66

Meer informatie

Microsoftwww.microsoft.nl

Cyberwww.cyber.nl

Univéwww.unive.nl

Software & Services Office 365

Deze referentie is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden. Microsoft verleent geen garanties, noch expliciet noch impliciet, met betrekking tot deze tekst.

Eerste publicatie: maart 2013