leidraad noodplan archieven -...

Leidraad voor het maken van een intern calamitei tenplan voor archieven

Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs, 2002

Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven 1

2 Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven

Inhoudsopgave

Inleiding 5

Literatuur 8

Stap 1 Het aanstellen van een “crisismanager” die ten tijde van een calamiteit de leiding heeft 13

Stap 2 Het uitvoeren van een risico-analyse om na te gaan tegen welke calamiteiten men zich wenst te beschermen 13

Stap 3 Het maken van een overzicht van de inhoud van de archieven en op basis hiervan het maken van een prioriteitenlijst 16

Stap 4 Het in kaart brengen en evalueren van bestaande preventieve voorzieningen en maatregelen 16

Stap 5 Het maken van een lijst van personeelsleden en van externe organisaties, die in geval van een calamiteit gewaarschuwd moeten worden 16

Stap 6 Het bepalen van de te gebruiken beschermingsmethoden 17Stap 7 Het maken van plannen voor herstel van archieven 18Stap 8 Het anticiperen op contacten met de media 18Stap 9 Het schrijven van een calamiteitenplan voor archieven 18Stap 10 Het opleiden van personeel 19Stap 11 Het oefenen van het calamiteitenplan 19Stap 12 Het evalueren van het calamiteitenplan voor archieven 20

Bijlage 1 Voorbeeld van het schrijven van een calamiteitenplan 23Inleiding en doelstelling. Hoofdstuk 1 Verantwoordelijkheden 23Hoofdstuk 2 Reikwijdte van het plan 25Hoofdstuk 3 Handelwijze bij calamiteiten 25

Bijlage 2 Het bestrijden van een schimmelbesmetting 33


Inleiding

In februari 1995 werden veel instellingen in het rivierengebied in Limburg, Gelderland en Zuid-Holland geconfronteerd met de acute dreiging van een archiefcalamiteit. Toen bleken niet alleenkennis en ervaring tekort te schieten, maar bleek ook een organisatie met adequate hulpmiddelente ontbreken. Daarom werd door het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs(LOPAI) besloten tot de instelling van een werkgroep risicobeheersing archieven. Deze werkgroepkwam met een aantal aanbevelingen waaronder het opstellen van calamiteitenplannen voorgemeenten en waterschappen die beschikken over een speciaal daartoe ingestelde archiefdienst,alsmede voor de regiopolitie en instellingen op basis van de Wet Gemeenschappelijke Regelingenen voor de provinciale organen.De voor u liggende leidraad is bestemd voor gemeenten, waterschappen, e.d. die niet beschikkenover een dergelijke dienst. Zij is tot stand gekomen in samenwerking tussen vertegenwoordigersvan de gemeenten Gaasterlán-Sleat en Wûnseradiel, de Regionale Brandweer Zuidwest-Friesland,de Regiopolitie Friesland en de provinciale archiefinspectie Friesland en in latere instantie de pro-vinciale archiefinspecties van Zeeland, Limburg en Zuid-Holland. De vertegenwoordigers vandeze instanties hebben er naar gestreefd om zo duidelijk en volledig mogelijk te zijn bij hetopstellen van de leidraad. Opmerkingen en aanvullingen zijn uiteraard welkom en indien noodza-kelijk zal de leidraad hierop worden aangepast.

Als uitgangspunt voor deze leidraad hebben met name drie publicaties gediend, namelijk: - Voor het kalf verdronken is; Handleiding voor het maken van een museaal calamiteitenplan

van het Centraal Laboratorium voor Onderzoek van Voorwerpen van Kunst en Wetenschap; - Risicobeheersing voor archiefdiensten; Voorlopige aanbevelingen voor organisatie, preventie

en salvage van de hiervoor vermelde werkgroep risicobeheersing archieven; - Concept-calamiteitenplan voor de collecties van het Algemeen Rijksarchief en de Koninklijke

Bibliotheek door I. van Leeuwen en B. Wassink.

Deze leidraad is bedoeld als richtlijn bij het opstellen van een calamiteitenplan voor alle archief-bescheiden binnen uw organisatie, d.w.z. alle bescheiden, ongeacht hun vorm(digitaal, papier,perkament of anderszins) die door gemeente of waterschap, etc. zijn ontvangen of opgemaakt. Ditcalamiteitenplan kan worden gebruikt bij minimaal brand-, water- en schimmelschade en diefstal.De bescheiden kunnen als volgt worden onderverdeeld:a. bescheiden die in beginsel dagelijks nodig zijn voor de bedrijfsvoering (het zgn. dynamisch

archief). In het algemeen zijn deze bescheiden niet ouder dan circa 5 jaar;b. bescheiden die voor de bedrijfsvoering niet meer dagelijks moeten worden gebruikt, maar nog

wel van belang zijn om er op terug te kunnen vallen (het zgn. semi-statisch archief).


In het algemeen zijn deze bescheiden tussen circa 5 en 20 jaar oud;c. bescheiden die primair niet meer van belang zijn voor de bedrijfsvoering, maar historische

waarde hebben gekregen (het zgn. statisch archief). In het algemeen zijn deze bescheiden ouderdan 20 jaar en komen voor permanente bewaring in aanmerking.

De leidraad is geenorganisatieoverzicht noch een waarschuwings- en afsprakensysteem voor hetadequaat kunnen optreden bij calamiteiten. Deze bevat dus ook geen concrete voorschriften enprocedures die voor iedere instelling direct toepasbaar zijn. Dit betekent dat elke lagere overheidzelf haar eigen maatwerk zal moeten verzorgen in de vorm van een calamiteitenplan voor archie-ven. Het verdient de voorkeur voor de uitwerking van dit plan aansluiting te zoeken bij de syste-matiek van het gemeentelijk rampenplan, als bedoeld in de Wet Rampen en Zware Ongevallen.Concreet zou dit kunnen inhouden de voorbereiding van een actiecentrum archieven. Geadviseerdwordt daarover contact op te nemen met de ambtenaar rampenbestrijding van de gemeente. Debemensing van het actiecentrum geschiedt uit de eigen organisatie.Het actiecentrum wordt formeelaangestuurd door de gemeentesecretaris, die zitting heeft in degemeentelijke rampenstaf.

Dat het treffen van voorzieningen noodzakelijk is, illustreren de volgende voorbeelden van (bijna-)archiefcalamiteiten. ● Eind jaren tachtig werd het Ryksargyf in Friesland geconfronteerd met een acute schimmel-

explosie. Deze was veroorzaakt doordat een besmet archief in een van de depots wasgeplaatst.

● In 1990 kwam als gevolg van een volgelopen bouwput met water uit het Eindhovens Kanaalhet souterrain van het Nutsbedrijf Eindhoven onder water te staan. Hierin bevond zich het vol-ledige archief (600 meter).

● In 1992 werd brand gesticht in een hoop rommel bij de aanzuigopening van het klimaat-systeem van het gemeentearchief te Amsterdam. De brandweer kon niet komen, omdat dezebezig was met het blussen van de brand in en om de neergestorte Boeing van El AL op eenflat in de Bijlmermeer. Hieruit blijkt dat de brandweer en in het algemeen iedere rampenorga-nisatie uiteraard absolute prioriteit geeft aan humanitaire hulpverlening.

● In 1995 werd bij de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) in Winschoten een aantal daar opbewerking wachtende (Friese) archieven beschadigd door waterschade als gevolg van een lekkend dak.

● Ook in 1995 werden veel instellingen in het rivierengebied door extreem hoge waterstandengeconfronteerd met een dreigende archiefcalamiteit op grote schaal. Als gevolg hiervanmoesten alle archieven van het streekarchivariaat Bommelerwaard in Zaltbommel wordengeëvacueerd naar ‘s-Hertogenbosch.


● In datzelfde jaar werd bij enkele archiefdiensten in de Randstad geconstateerd dat een bezoe-ker een aantal archiefbescheiden had ontvreemd.

● In 1996 kwam als gevolg van een gesprongen waterleiding een groot deel van het TweedeKamergebouw in Den Haag onder water te staan, waaronder de archiefkelder. Gevolg: velekamerstukken raakten beschadigd.

● Ook in dat jaar werd uit het kantoor van het Landelijk Recherche Team (LRT) een aantal dis-kettes met vertrouwelijke informatie ontvreemd. Het bleek dat de beveiliging onvoldoendewas.

● In 1999 ontstond in het Limburgse Susteren als gevolg van hevige regenval in de gemeente-lijke archiefbewaarplaats, tevens archiefruimte, een omvangrijke schade. Onder begeleidingvan de provinciale archiefinspectie werd een reddingsoperatie gestart. De totaalkosten vandeze calamiteit werden geschat op f 510.000,- afgezien nog van de kosten van de verbeteringvan de archiefbewaarplaats à raison van f 450.000,-. De gemeente was niet verzekerd.

● Eveneens niet zo lang geleden hebben in Pekela en Zutphen onopgemerkte defecten aan deklimaatbeheersing er toe geleid dat archieven met schimmel besmet werden.

● Ook de recente vuurwerkramp in Enschede en de cafébrand in Volendam bevestigen nut ennoodzaak van een goede documentatie en archivering van relevante bescheiden.

Om tot een verantwoord plan te komen is een aantal stappen noodzakelijk die voornamelijkgericht zijn op het voorkomen van schade. Deze stappen zijn achtereenvolgens:

Stap 1. Het aanstellen van een “crisismanager” (hoofd actiecentrum archieven) die ten tijde van een calamiteit de leiding heeft;

Stap 2. Het uitvoeren van een risico-analyse om na te gaan tegen welke calamiteiten men zich wenst te beschermen;

Stap 3. Het maken van een overzicht van de inhoud van de archieven en op basis hiervan het maken van een prioriteitenlijst;

Stap 4. Het in kaart brengen en evalueren van bestaande preventieve voorzieningen en maat-regelen;

Stap 5. Het maken van een lijst van personeelsleden en van externe organisaties die in geval van een calamiteit gewaarschuwd moeten worden;

Stap 6. Het bepalen van de te gebruiken beschermingsmethoden;


Stap 7. Het maken van plannen voor herstel van archieven;

Stap 8. Het anticiperen op contacten met de media;

Stap 9. Het schrijven van een calamiteitenplan voor archieven;

Stap 10. Het opleiden van het personeel;

Stap 11. Het oefenen van het calamiteitenplan voor archieven;

Stap 12. Het evalueren van het calamiteitenplan voor archieven.

Hierna wordt per stap aangeven welke voorzieningen getroffen moeten worden. Aangezien schim-melbesmetting de meest voorkomende calamiteit in archieven is, is er voor gekozen de in datgeval te volgen procedure uitgebreid te behandelen (zie bijlage 2).Aanbevolen wordt bij deze werkzaamheden ook de hieronder vermelde literatuur te raadplegen.

Literatuur

Adam, H.B.N.B. ea., Risicobeheersing voor archiefdiensten; voorlopige aanbevelingen voor orga-nisatie, preventie en salvage,zonder plaats, 1995

Bedrijfshulpverlening totaal, theorie & praktijk, Alphen aan den Rijn, 1996

Brandbeveiligingsconcept, gebouwen met een publieksfunctie.Ministerie van BinnenlandseZaken, Directie Brandweer en Rampenbestrijding, Afdeling Preventiebeleid, Den Haag, 1995

Brokerhof, A.W., Zanen, B. van en Teuling, A.J. den, Pluis in huis. Geïntegreerde bestrijding vanschimmels in archieven, Amsterdam 1999.

Bruin, G. de (e.a.), Depothygiëne en schimmelbestrijding, in: Archiefbeheer in de Praktijk, hoofd-stuk 5055, Houten, 1987, laatstelijk gewijzigd 1996

Buylinckx, J.J.A., Van evacuatie zonder rampenplan naar risicobeheersing, in: Nieuws vanArchieven, nulnummer, augustus 1996


Calamiteitenkalender en Waterschade wat nu? Eerste conserverende Maatregelen.Instituut Collectie Nederland, 1999

Kemp, J., Vriesdrogen van fotografische materialen, een rapport, mei 1995 (getypt)

Kölker, A.J., Vriesdrogen technisch archiefbestand, in: Overheidsdocumentatie 11 (1985)

Leeuwen, I. van (e.a.), Concept-calamiteitenplan Koninklijke Bibliotheek en AlgemeenRijksarchief, Den Haag, 1995

Margry, P.J. (red.) Voorschriften Archiefruimten, Landelijk Overleg van ProvincialeArchiefinspecteurs (LOPAI), ‘s-Hertogenbosch, 1991, laatstelijk gewijzigd 1995

Meijer, A.C. (e.a.), Het vacuümvriesdrogen van grote hoeveelheden natte boeken in Zeeland, in:Open 17(1985)3

Mosk-Stoets, L.H., Voor het kalf verdronken is, handleiding voor het maken van een museaalcalamiteitenplan. Centraal Laboratorium, informatie nr. 10, Amsterdam, 1992

Most, P. van der (e.a.),Schade-atlas archiefmateriaal voor 1800, Den Haag, 1991

Ommeren, H.R. van., Over het vriesdrogen -niet vacuümvriesdrogen- van natte archiefstukken, in:Archiefperspectief, Bulletin van de gezamenlijke provinciale archiefinspecteurs in Nederland,nummer 2, 1987

Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen 2001

Richtlijnen waterschade. Uitgebracht door restauratie-atelier de Tiendschuur, Tilburg, januari 1998

Roelofs, W.G.Th. (red), Museale calamiteiten en calamiteitenplanning. Centraal Laboratorium-informatie nr. 20, Amsterdam, 1992

Teuling, A.J.M. den, Calamiteiten. Wegwijzer bij (water-)schade in archieven en bibliotheken enhet opstellen van een rampenplan, in: Archiefbeheer in de Praktijk, hoofdstuk 5050, Houten,1987, laatstelijk gewijzigd 1996.



Stapsgewijs

Watersnood in het archief van SusterenFoto: Gemeente Susteren

HET STAPPENPLAN

Stap 1 Het aanstellen van een “crisismanager” (hoofd gemeentelijk actiecentrum) die ten tijde van een calamiteit de leiding heeft

Als zich een calamiteit voordoet zal er iemand als “crisismanager” (of diens vervanger) met deleiding moeten worden belast, die over bepaalde kennis en vaardigheden beschikt. In de eersteplaats dient deze persoon op de hoogte te zijn van specifieke aspecten als veiligheid en beveili-ging en daarnaast ook te beschikken over kennis van en inzicht in de administratieve en cultuur-historische waarde van archieven. Bij een archiefdienst zal dit in de meeste gevallen de archivariszijn. Bij instellingen die niet beschikken over een eigen archiefdienst kunt u hierbij denken aanhet hoofd van het organisatie-onderdeel dat is belast met het archiefbeheer. Uiteraard geldt ditlaatste ook voor instellingen die nog niet overgebrachte archieven beheren. Voorbeelden hiervanzijn departementen en provincies. De crisismanager moet schriftelijk worden aangesteld door hetmanagement van elke organisatie. In die schriftelijke verklaring moeten de verantwoordelijkhedenen beslissingsbevoegdheden worden vastgelegd.

Stap 2 Het uitvoeren van een risico-analyse om na te gaan tegen welke calamiteiten men zich wenst te beschermen

Hoe kunt u nu bepalen tegen welke risico’s u de archieven moet beschermen? In de eerste plaatsis het van belang goede, volledige en betrouwbare informatie te verzamelen. Stel, er dreigt eenoverstroming. Dan is het zaak dat u weet hoe hoog uw gebouw ligt, wat de prognoses van de teverwachten waterstand zijn als een dijk mocht doorbreken. Het verdient aanbeveling om in voor-komende gevallen een en ander met het waterschap en zijn calamiteitenplan af te stemmen. Omeen goede risico-analyse uit te voeren kunt u onderstaande risicokaart gebruiken. Hierin wordtonderscheid gemaakt in mogelijke risico’s van buitenaf en van binnen het gebouw.



Kolom 1 Kolom 2 Kolom 3 Kolom 4 Kolom 5 Potentieel risico Historie Kans Kritiek Risico-

analyse

Risico’s van buitenaf* Aardbeving* Bommelding* Brand* Diefstal* Milieuramp* Storing energievoorziening* Storm* Vandalisme* Waterschade (veroorzaakt door

dijkdoorbraak, hoogwaterstand, lekkage, leidingbreuk, riool-verstopping, brandblussing etc.)

Risico’s binnen het gebouw* Achterstallig onderhoud, risico

van condensvorming (met schimmel als gevolg)

* Bommelding* Brand* Diefstal* Ongelukken van personeel of

bezoekers* Overval* Storing energievoorziening* Vandalisme* Waterschade (veroorzaakt door

dijkdoorbraak, hoogwaterstand, lekkage, leidingbreuk, rioolver-stopping, brandblussing etc.)

* Werkzaamheden

Bij historie vult u in de ervaring die u heeft gehad met één van de potentiële risico’s. Dit kan alsvolgt. Deze calamiteit heeft zich nog nooit voorgedaan. U vult een 0 (nul) in. Deze calamiteit iseen of twee keer voorgekomen, maar de schade was gering en de problemen waren zonder hulpop te lossen. U vult een 1 in. Als de calamiteit zich minder dan vier maal heeft voorgedaan, deschade gering was en u de problemen ook hier zelf kon oplossen vult u een 2 in. Een 3 moet uinvullen als een calamiteit meer dan drie keer is voorgekomen en de schade groot is, maar beperkttot enkele archiefbescheiden. Als een calamiteit meer dan drie keer is voorgekomen, de schadegroot is, de problemen niet meer alleen zijn op te lossen en de kosten zeer hoog zijn, vult u een 4in. Als u een 5 moet invullen betekent dit dat de calamiteit meer dan drie keer is voorgekomen.De schade is zeer groot of uitgebreid en de problemen zijn ingewikkeld. Bovendien zijn de kostenniet of nauwelijks op te brengen en is meer hulp nodig dan kon worden gegeven.

In de derde kolom (kans) wordt de waarschijnlijkheid aangetekend dat een bepaalde calamiteitzich werkelijk voordoet. Dit kan als volgt worden bepaald:0 = onwaarschijnlijk kleine kans dat dit soort calamiteiten zich onder deze omstandigheden

voordoet;1 = zeer kleine kans, moeilijk te bepalen met de huidige gegevens;2 = kleine kans;3 = redelijke kans (meer dan 50%);4 = grote kans;5 = bijna zeker dat dit soort calamiteit onder deze omstandigheden in de nabije toekomst gebeurt.

Hoe hachelijk het is voor het functioneren van de instelling, als een bepaalde calamiteit zougebeuren, noteert u in kolom 4. Als dit niet van toepassing is, noteert u een 0 (nul) (= score 0 inkolom 3). Verder, 1 = geen effect, 2 = betrekkelijk onbelangrijk, 3 = ernstig, 4 = zeer ernstig 5 = fataal. In de vijfde kolom tenslotte noteert u het rangnummer, dat is toegekend aan de verschillende soor-ten risico’s. Dit doet u voornamelijk op basis van de derde en vierde kolom.


Stap 3 Het maken van een overzicht van de inhoud van de archieven en op basis hiervan het maken van een prioriteitenlijst

Nu u de potentiële risico’s in kaart heeft gebracht moet u op basis van het archievenoverzicht gaanbepalen welke archiefbescheiden u wilt beschermen. U kunt dus gebruik maken van het overzichtdat u heeft gemaakt bij het depotmanagement Uiteraard kunt u niet alle archiefbescheidendezelfde prioriteit geven. Daarom kunnen zij worden onderverdeeld in drie categorieën. In de eer-ste categorie worden archiefbescheiden opgenomen die zowel vanuit administratief als uit cultuur-historisch oogpunt koste wat het kost beschermd moeten worden. In de tweede categorie neemt uarchiefbescheiden op, die dezelfde waarde hebben als die in de eerste. Het verlies ervan is betreu-renswaardig, maar niet catastrofaal en zij zijn eventueel vervangbaar. De laatste categorie bevatarchiefbescheiden die weinig waarde hebben en eventueel gemakkelijk te vervangen zijn.Overleg bij deze stap altijd met deskundigen. Hierbij kunt u denken aan beleidsambtenaren, deprovinciale archiefinspecteur, geschiedkundigen en medewerkers van archiefdiensten.

Stap 4 Het in kaart brengen en evalueren van bestaande preventieve voorzieningen en maatregelen

Het is duidelijk dat het treffen van goede voorzieningen aan archiefruimten en archiefbewaarplaat-sen een eerste vereiste is om calamiteiten te voorkomen. Ga daarom na in hoeverre deze ruimtenbinnen uw organisatie aan de daaraan te stellen eisen voldoen. Uitgangspunt is de Regeling exartikel 13 van het Archiefbesluit, waarop de Regeling bouw en inrichting archiefruimten enarchiefbewaarplaatsen is gebaseerd (zie ook de literatuuropgave). Met behulp van deze ministeriële regeling brengt u relatief eenvoudig in kaart waar potentiële gevaren schuilen.

Stap 5 Het maken van een lijst van personeelsleden en van externe organisaties die in geval van een calamiteit gewaarschuwd moeten worden

Bij een grote calamiteit is het absoluut noodzakelijk dat u de juiste personen en organisaties snelkunt bereiken. Daarom is het essentieel dat u een lijst opstelt met vermelding van adres, telefoon-en faxnummer. Wie moeten er in elk geval op die lijst staan? In de eerste plaats de namen van uwdirecte collega’s. Ten tweede de brandweer en de politie. Zie daarom ook het gemeentelijk ram-penplan. Ook instanties in de buurt, waar u uw archieven heen kunt brengen, moeten wordengenoemd. Verder de Verzekeraarshulpdienst BV (Stichting Salvage) in Apeldoorn en het bureaucoördinatie expertise (http://bce.schadeexpertise.nl) en erkende schoonmaakbedrijven die zijngespecialiseerd in het schoonmaken van archiefruimten- en bewaarplaatsen.


Ook restauratieateliers neemt u in de lijst op, evenals verhuisbedrijven en vriesveembedrijven.Zijn daar zgn. waakvlam-overeenkomsten mee afgesloten? Verhuisbedrijven (met koelwagens bijde noodzaak tot vriesdrogen) uiteraard om de archiefbescheiden naar instanties in de buurt tebrengen, maar als de archiefbescheiden nat zijn naar vriesveembedrijven. Daar worden zij inge-vroren en vervolgens gesublimeerd (ontdooid zonder dat de archiefbescheiden nat worden). Totslot mag ook de provinciale archiefinspectie niet op de lijst ontbreken.Goede afspraken ten aanzien van de registratie van de te vervoeren bestanden zijn onontbeerlijk:wat gaat waarheen.

Stap 6 Het bepalen van de te gebruiken beschermingsmethoden

De keuze van de te gebruiken beschermingsmethoden is afhankelijk van een aantal factoren. In deeerste plaats de grootte van het gevaar waaraan de archieven blootstaan. Een tweede factor is dewaarde van de archieven, die u heeft vastgelegd in de prioriteitenlijst. In de derde plaats is het vanbelang dat u beoordeelt in welke mate de archieven op dit moment zijn beschermd. Is het gebouwwaarin zij zijn opgeslagen voldoende of bieden archiefdozen voldoende bescherming. Een belang-rijke factor is ook de huidige fysieke aard van de archieven. Verder de situatie waarin de archief-bescheiden op een bepaald moment verkeren. Het kan zijn dat zij worden tentoongesteld, zijn uit-geleend of anderszins. De laatste factor om te bepalen welke beschermingsmethoden u moetgebruiken, heeft betrekking op de middelen die u tot uw beschikking heeft om de archiefbeschei-den te beschermen. Deze factor speelt een rol bij de methoden die er bestaan om archieven tebeschermen tegen calamiteiten. Deze methoden zijn:a. bescherming en versterking van het gebouw;b. bescherming op de plaats van de objecten;c. verplaatsing;d. evacuatie;e. vervanging.

In de praktijk blijkt dat evacuatie vaak de beste methode is die u kunt toepassen. Bovendien is hetvaak ook de enige mogelijkheid. Belangrijk hierbij is dat u van te voren bepaalde zaken heeftgeregeld. Zo zal er verpakkingsmateriaal aanwezig moeten zijn voor de te evacueren archieven.Ook moet het transport geregeld zijn. Als dit tijdens de calamiteit nog moet gebeuren kan het vaakte laat zijn. Archiefmateriaal dat bijvoorbeeld nat is geworden, moet binnen een paar uur nadat decalamiteit zich heeft voorgedaan ingevroren worden. Stel dus een gedetailleerd ontruimingsplanop waarin de volgende zaken in elk geval zijn geregeld: waakvlam-overeenkomsten met verhui-zers (die over koelwagens beschikken) en vriesveembedrijven, een actuele prioriteitenlijst, een


goede pakmethode, afspraken over het transport en een regeling voor de beveiliging en conserve-ring van de archieven.Het gevolg van de calamiteit kan zijn dat ook niet nat geworden archieven naar elders gebrachtdienen te worden. In een dergelijk geval is het raadzaam om met naburige gemeenten e.d. goedeafspraken te maken over het eventueel tijdelijk opslaan van deze archiefbestanden in hun archief-ruimte/bewaarplaats. Het afsluiten van een reconstructieverzekering als preventieve maatregelbehoort hier ook toe. Deze verzekering is bedoeld om de kosten te dekken van het opnieuw verza-melen en vastleggen van verloren gegane of onvolledige gegevens op de wijze als voor de cala-miteit gebruikelijk was.

Stap 7 Het maken van plannen voor herstel van archieven

Om na de calamiteit snel aan de slag te kunnen moet er vooraf ook een herstelplan wordengemaakt. Dit betekent in de eerste plaats dat het noodzakelijk is afspraken te maken over de plaatswaar de noodmaterialen liggen. Het is uiteraard niet logisch deze bij de archiefbescheiden zelf opte slaan! U kunt bijvoorbeeld contact opnemen met organisaties bij u in de buurt waar ook archie-ven worden bewaard. Bij noodzakelijke noodmaterialen valt te denken aan een calamiteitensetmet stiften, etiketten, papier etc, opvouwbare plastic kratten, verhuisdozen, steekkarren, zaklan-taarns, emmers, dweilen, waterzuigers en pompen.

Stap 8 Het anticiperen op contacten met de media

Het verdient de voorkeur de lijn te volgen, zoals die op dit punt is omschreven in het gemeentelijkrampenplan.

Stap 9 Het schrijven van een calamiteitenplan (zie bijlage 1)

De hiervoor genoemde aspecten komen uiteindelijk samen in het calamiteitenplan. Dit bestaat uiteen inleiding, drie hoofdstukken en een aantal bijlagen. In de inleiding beschrijft u het doel vanhet plan. In de meeste gevallen luidt dit doel: het voorkomen en beperken van schade tijdens eennoodsituatie, waarbij archieven beschadigd of verloren dreigen te gaan. Ook is het aan te bevelenom een calamiteit uit de praktijk te noemen. In hoofdstuk 1 worden de verantwoordelijkhedengeregeld. Wie is verantwoordelijk en welke preventieve werkzaamheden moet worden uitgevoerd?In hoofdstuk 2 wordt de reikwijdte van het plan beschreven. Geldt het plan voor alle archieven, ofalleen voor die welke in een archiefbewaarplaats berusten? Worden in dit traject ook digitale


gegevensbestanden meegenomen? Hoofdstuk 3 beschrijft concreet de handelwijze per calamiteit(bij brand, na de brand, bij waterschade, bij verdenking van diefstal. Tot slot neemt u de volgendebijlagen op:- een organisatieschema, waarin duidelijk is vastgelegd wie welke taak,verantwoordelijkheid en bevoegdheid heeft;

- de prioriteitenlijst van de te evacueren archiefbescheiden;- een lijst van personen en organisaties die gewaarschuwd moeten worden;- een lijst van benodigde noodmaterialen;- een logboek, waarin bijgehouden wordt wanneer welke werkzaamheden zijnverricht. Deze informatie kan ook worden gebruikt als er voorlichtingmoet worden gegeven aan de media. Het logboek is ook een belangrijkhulpmiddel voor de evaluatie van de calamiteit (zie stap 12).

Stap 10 Het opleiden van personeel

Het trainen van personeel heeft tot doel dat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwachtwanneer zich een calamiteit voordoet. Uitgangspunt daarbij is dat helder omschreven is wat iedersverantwoordelijkheden zijn. Wie is bijvoorbeeld belast met het inpakken van de beschadigdearchiefbescheiden of wie houdt het logboek bij? Tot slot, iedereen moet beschikken over de juistevaardigheden om de te verrichten taken goed uit te voeren. Een richtlijn hierbij is: hoe minder deverantwoordelijkheid, hoe korter de instructie. Aangezien er meerdere partijen bij de calamiteitbetrokken zijn, is het noodzakelijk de training gezamenlijk uit te voeren.

Stap 11 Het oefenen van het calamiteitenplan

Door de brandweer worden regelmatig oefeningen gehouden om plannen en procedures te testen.Wellicht heeft u het binnen uw eigen organisatie wel eens meegemaakt dat het hele gebouw werdontruimd. Bij zo’n ontruiming kan ook het opgestelde calamiteitenplan voor archieven mee wor-den genomen of zelfs centraal staan. Het testen van het plan heeft een aantal functies. In de eersteplaats maakt het duidelijk waarmee in het plan rekening moet worden gehouden. In de tweedeplaats krijgen het personeel en de overige organisaties een helder beeld van wat er bij een echtecalamiteit zou kunnen gebeuren. Tenslotte, het oefenen van een archiefcalamiteit leidt ongetwij-feld tot het verbeteren van het plan.


Stap 12 Het evalueren van het calamiteitenplan

Na afloop van de calamiteit wordt uiteraard geëvalueerd. Welke zaken verliepen naar wens, welkeminder? Deze evaluatie leidt er ongetwijfeld toe dat het calamiteitenplan moet worden aangepast.Ook hier wordt aangesloten bij de systematiek van het gemeentelijk rampenplan.



Bijlage 1 Voorbeeld van het schrijven van een calamiteitenplan

Archiefkasten na de brand bij recreatieschap De Brielse Maas (1998)Foto: Groenservice Zuid-Holland

Bijlage 1.

Voorbeeld van het schrijven van een calamiteitenplan (zie stap 9). Hoewel er geen standaardmodel bestaat voor een calamiteitenplan kan in de praktijk volstaanworden met een inleiding, drie hoofdstukken en een aantal bijlagen. Hierna is een model opgeno-men dat voor dit doel gebruikt kan worden.

Inleiding en doelstelling In februari 1995 werden vele instellingen in het rivierengebied in Limburg, Gelderland en Zuid-Holland geconfronteerd met de acute dreiging van een archiefcalamiteit. Toen bleken niet alleenkennis en ervaring tekort te schieten, maar ook een organisatie met adequate hulpmiddelen bleekte ontbreken. Daarom werd door het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs(LOPAI) besloten tot instelling van een werkgroep risicobeheersing archieven. Deze werkgroepkwam met een aantal aanbevelingen waaronder het opstellen van calamiteitenplannen voorgemeenten die beschikken over een speciaal daartoe ingestelde archiefdienst. Dit calamiteitenplan heeft tot doel het voorkomen en beperken van schade tijdens een noodsituatiewaarbij archieven beschadigd of verloren dreigen te gaan.Het is uitdrukkelijk niet bedoeld om debureaucratie te vergroten!

De opbouw van dit calamiteitenplan is als volgt: In hoofdstuk 1 staat aangegeven wie politiek en wie ambtelijk verantwoordelijk is (met plaatsver-vanger) voor het maken, invoeren en actualiseren van het plan. Ook staat met name genoemd wieonder welke omstandigheden beslist of het plan zal worden uitgevoerd en wie de noodoperatiescoördineert. Tenslotte staat hierin beschreven welke preventieve maatregelen getroffen dienen teworden; In hoofdstuk 2 is vermeld op welk soort archieven dit plan betrekking heeft; In hoofdstuk 3 wordt per calamiteit aangegeven welke procedures gevolgd moeten worden. Het geheel wordt besloten met een aantal bijlagen.

Hoofdstuk 1 Verantwoordelijkheden

1. Het college van Burgemeester en Wethouders is op grond van de Archiefwet 1995 belast metde zorg voor zijn archieven. Voor het feitelijk archiefbeheer is de gemeentesecretaris verant-woordelijk. Organisatorisch vallen de archieven onder (het organisatieonderdeel dat als zoda-nig met het archiefbeheer is belast). Dit is ook voor overige lagere overheden geregeld.


2. (Het hoofd van het organisatieonderdeel dat als zodanig met archiefbeheer is belast) is verant-woordelijk voor het maken, invoeren en tenminste één maal per (twee) jaar actualiseren vandit calamiteitenplan. Als zijn/haar plaatsvervang(st)er treedt op ..........

3. In geval van een calamiteit beslist (het hoofd van het organisatieonderdeel dat als zodanig metarchiefbeheer is belast, of indien niet aanwezig zijn/haar plaatsvervang(st)er) of het plan wordtuitgevoerd). Hij/zij coördineert de noodoperaties;

4. Indien naar het oordeel van (het hoofd van het organisatieonderdeel dat als zodanig metarchiefbeheer is belast) noodzakelijk stelt hij/zij een actiecentrum archieven in waarin perso-nen zitting hebben die specifieke kennis hebben op veiligheids-, beveiligings- en archiefge-bied.

(Het hoofd van het organisatieonderdeel dat als zodanig met archiefbeheer is belast) verricht terpreventie de volgende werkzaamheden: a. het maken van een organisatieschema waarbij wordt vastgelegd wie welke

taak, verantwoordelijkheid en bevoegdheid heeft bij een calamiteitb. het uitvoeren van een risico-analyse om na te gaan tegen welke

calamiteiten men zich wenst te beschermen, zoals vermeld in stap 2c. het maken van een overzicht van de inhoud van de archieven en op basis

hiervan het maken van een prioriteitenlijst, zoals vermeld in stap 3d. het in kaart brengen en evalueren van bestaande preventieve voorzieningen

en maatregelen, zoals vermeld in stap 3. Daartoe hoort uitdrukkelijk het bekend maken van het calamiteitenplan, het zorgen voor een adequaat sleutelbeheer, het kunnen claimen van andere ruimten in het gebouw voor tijdelijke opslag van te verplaatsenarchiefbestanden, de afspraken met naburige gemeenten, etc.

e. het leggen van contacten met externe organisaties, zoals vermeld in stap 5f. het bepalen van de te gebruiken beschermingsmethoden, zoals vermeld in stap 6g. het maken van plannen voor herstel van archieven, zoals vermeld in stap 7h. het anticiperen op contacten met de media, zoals vermeld in stap 8i. het schrijven van een calamiteitenplan voor archieven, zoals vermeld in stap 9j. het opleiden van het personeel, zoals vermeld in stap 10k. het oefenen van het calamiteitenplan voor archieven, zoals vermeld in stap 111. het evalueren van het calamiteitenplan voo archieven, zoals vermeld in stap 12


Hoofdstuk 2 Reikwijdte van het plan

Het plan heeft betrekking op alle archiefbescheiden binnen de organisatie d.w.z. alle bescheiden,ongeacht hun vorm (digitaal, papier, perkament of anderszins) die door de gemeente zijn ontvan-gen of opgemaakt. Het betreft: a. bescheiden die in beginsel dagelijks nodig zijn voor de bedrijfsvoering (het zgn. dynamisch

archief). In het algemeen betreft dit bescheiden niet ouder dan ca. vijf jaar; b. bescheiden die voor de bedrijfsvoering niet meer dagelijks moeten worden gebruikt, maar nog

wel van belang zijn om er op terug te kunnen vallen (het zgn. semi-statisch archief). In het algemeen betreft dit bescheiden tussen de ca. vijf en twintig jaar oud;

c. bescheiden die primair niet meer van belang voor de bedrijfsvoering maar cultuurhistorische waarde hebben gekregen (het zg. statisch archief). In het algemeen betreft dit bescheiden die ouder zijn dan twintig jaar en voor permanente bewaring in aanmerking komen.

Hoofdstuk 3 Handelwijze bij calamiteiten

HANDELWIJZE BIJ BRAND (in afstemming met de lokale c.q. regionale brandweer)

1. Sla glas brandmelder in

2. Bel alarmnummer. Geef locatie en aard van de brand

3. Breng in gevaar verkerende personen in veiligheid

4. Sluit ramen, deuren (ook van de archiefbewaarplaats!) en archiefkasten; schakel het ventilatiesysteem uit

5. Probeer te blussen; gebruik geen poeder of schuim bij papier

6. In werking zijnde electrische apparaten niet met water blussen


7. Gebruik nooit de lift; regel vervoer van gehandicapten in het gebouw

8. Telefoneer zo weinig mogelijk

9. Volg orders van de brandweer en de bedrijfshulpverleners op

10. Blijf op uw afdeling zolang het verantwoord is

11. Maak waar mogelijk foto’s of video-opnames .

HANDELWIJZE NA BRAND

1. Neem, nadat de brandweer de plek heeft vrijgegeven, de situatie ter plekke op. Let hierbij ophet omvallen/instorten van kasten en obstakels

2. Indien het een kleine brand betreft waarbij vandalisme de oorzaak kan zijn, niet opruimenvoordat de politie de zaak heeft kunnen onderzoeken

3. Waarschuw de personen en instanties zoals vermeld in stap 5

4. Verminder rook en stank door te ventileren via ramen en deuren, niet via het kokersysteem

5. Zorg ervoor dat roet zich niet verspreidt naar andere nog schone delen van het gebouw

6. Raak beroete materialen niet aan; na aanraking is roet vaak niet te verwijderen

7. Zorg ervoor dat er veilig kan worden gewerkt in de ruimte. Draag zonodig stof- of gasmaskersen beschermende kleding

8. Verwijder met stofzuigers zoveel mogelijk roet uit de ruimte en van de archiefbescheiden


9. Haal het verbrand (of gedeeltelijk verbrand) materiaal weg uit de betreffende ruimte en brenghet naar een schone inpakruimte. Neem hierbij de volgende zaken in acht:● Volg aanwijzingen van de brandweer en/of andere autoriteiten op ● Plak de voorbedrukte etiketten op de kratten waarin de archiefbescheiden worden

opgeborgen ● Registreer de te evacueren archiefbescheiden aan de hand van de prioriteiten-registratielijst

volgens bijlage 2 ● Houd een logboek bij zoals vermeld in stap 9● Pak de kratten niet te vol en volgens de goede pakmethode (zware boeken plat en met de

rug naar beneden) ● Houd beroet en niet-beroet materiaal van elkaar gescheiden ● Reinig en herverpak droog beroet materiaal zelf ● Maak beroet en door waterschade nat geworden materiaal gereed om te laten invriezen en

vriesdrogen (zie verder de handelwijze bij waterschade) ● Op het oog niet aangeslagen archiefbescheiden kunnen wel beroet zijn, m.a.w. niet zicht-

bare schade wil niet zeggen dat er geen schade is.

HANDELWIJZE BIJ WATERSCHADE

1. Meld de waterschade aan (het hoofd van het organisatieonderdeel waaronder dearchieven vallen)

2. Het hoofd van het organisatieonderdeel waaronder de archieven vallen neemtde situatie ter plekke op

3. Waarschuw (overige) personen en instanties zoals vermeld in stap 5

4. Plaats bij lekkages zo mogelijk emmers en bakken om leidingwater op te vangen. Dek stellingen en/of kasten af met plastic. Zet indien aanwezig de verwarming uit

5. Zorg ervoor dat geen extra schade ontstaat door het opspatten van water bij het lopen door de ruimte en het schoonmaken

6. Probeer bij een (dreigende) overstroming het water buiten de archiefruimte(n)te houden door middel van het dichten van deuren met behulp van tochtstrips,siliconenkit, zandzakken etc.


7. Ter beoordeling van de crisismanager wordt de brandweer gewaarschuwd indien er meer dan 10 cm water in de archiefruimte staat. Indien er minder dan 10 cm water in de archief-ruimte staat wordt dit verwijderd met behulp van de schoonmaakdienst en waterstofzuigers

8. Neem hierbij het volgende in acht. De ruimte moet onmiddellijk worden leeggepompt als de calamiteit korter dan zes uur geleden plaatsvond, omdat dicht op elkaar gepakt papier dan nog niet geheel is doorweekt. Wacht anders tot er transportmogelijkheden aanwezig zijn. Onderwater ontstaat geen schimmelgroei

9. Koel, ventileer en ontvochtig de ruimte om schimmelvorming tegen te gaan

10. Haal het nat (of gedeeltelijk nat) materiaal weg uit de betreffende ruimte en breng het naar een schone inpakruimte. Neem hierbij het volgende in acht: ● Volg aanwijzingen brandweer en/of andere autoriteiten op ● Geef voorrang aan half nat materiaal, omdat de kans op een schimmelexplosie hierbij het

grootst is ● Plak de voorbedrukte etiketten op de kratten waarin de archiefbescheiden worden

opgeborgen ● Registreer de te evacueren archiefbescheiden aan de hand van de prioriteiten-/ registratie-

lijst, zoals vermeld in stap 3 ● Houd een logboek bij, zoals vermeld in stap 9 ● Pak de kratten niet te vol en volgens de goede pakmethode (zware boeken plat en met de

rug naar beneden) ● Houd nat en vochtig of droog materiaal van elkaar gescheiden ● Herverpak droog materiaal zelf ● Open natte archiefmaterialen (dozen, omslagen e.d.) niet. Nat papier scheurt namelijk

zeer snel ● Leg tussen nat materiaal plastic om te voorkomen dat het aan elkaar vastvriest ● Houd leren en perkamenten banden apart.


HANDELWIJZE BIJ SCHIMMELSCHADE

1. Waarschuw de betrokken instanties en personen

2. Trek handschoenen, eventueel beschermdende kleding en een fijn stofmasker aan

3. Zorg er voor dat schimmel zich niet naar schone delen van het gebouw kan verplaatsen

4. Scheid beschimmeld en niet-beschimmeld materiaal van elkaar

5. Zorg ervoor dat nat of vochtig materiaal zo snel mogelijk wordt gedroogd of als dit niet mogelijk is ingevroren

6. Vries beschimmeld materiaal ook in. Vervolgens vriesdrogen en ontsmetten volgens de volgende methode:● Bij minder kwetsbare archiefstukken: gebruik een stofzuiger van het merk Numatic waar-

van de borstel is bedekt met kaasdoek of linnen● Bij in slechte conditie verkerende archiefstukken: gebruik een wondzuigvacuumpomp met

filter● Laat deze werkzaamheden bij voorkeur over aan een restauratieatelier● Pas gammastraling alleen in het uiterste geval toe, omdat de vezelsterkte van papier als

gevolg van eenmaal behandelen met 50% afneemt!● Vervang beschimmelde archiefdozen en omslagen door nieuw zuurvrij materiaal dat voldoet

aan de standaardeisen van het Instituut Collectie Nederland te Amsterdam.

HANDELWIJZE BIJ VERDENKING VAN DIEFSTAL ALS BETROKKENE NOG INGEBOUW AANWEZIG IS

1. Licht een collega in die assistentie kan verlenen of inroepen

2. Blijf kalm en beleefd tegenover de bezoeker

3. Gebruik de naam van de bezoeker als hem of haar wordt uitgelegd wat de reden is om hem (haar) te controleren

4. Handel de zaak zo discreet mogelijk af


5. Het contact moet in de eerste plaats zijn gericht op het veiligstellen van de archiefbescheiden

6. Waarschuw de politie en de provinciale archiefinspectie

7. Gebruik geen fysiek geweld.

HANDELWIJZE NA CONSTATERING VAN DIEFSTAL DOOR DERDEN VAN BUITENHET GEBOUW BUITEN DE OPENINGSTIJDEN

1. Waarschuw de politie en de provinciale archiefinspectie

2. Raak totdat de politie is gearriveerd geen voorwerpen meer aan.

3. Ga aan de hand van de bezoekersregistratieformulieren na wie archiefonderzoek hebben verricht.

4. Volg de aanwijzingen van de politie op.

Bijlagen bij het calamiteitenplan

1. Organisatieschema.Neem hierin een schema op van uw organisatie, waarin duidelijk is vastgelegd wie welketaak, verantwoordelijkheid en bevoegdheid heeft bij een calamiteit.

2. Prioriteiten-/ registratielijst van te evacueren archieven. Neem hier de lijst op die is opgesteld bij stap 3.

3. Verzendlijst annex lijst van personeelsleden en externe personen en instanties. Neem hier de lijst op die is opgesteld bij stap 5.

4. Lijst van benodigde noodmaterialen. Neem hier de lijst op die is opgesteld bij stap 7.

5. Logboek. Neem hier een aantal lege vellen schrijfpapier op. Hierop wordt tijdens de calamiteit beschre-ven op welk tijdstip, welke werkzaamheden zijn verricht en eventueel welke problemen zichdaarbij in de praktijk hebben voorgedaan. Deze aantekeningen dienen te worden gebruikt bijhet geven van voorlichting aan de media en bij de evaluatie van de calamiteit (zie ook de stap-pen 8 en 12).



Bijlage 2 Het bestrijden van een schimmelbesmetting

Schimmel in een archief van de gemeente Zevenaar (2001).Foto: Provinciale Archiefinspectie Gelderland

BIJLAGE 2

Het bestrijden van een schimmelbestemming In feite is een schimmelbesmetting ook een calamiteit. De praktijk wijst uit dat deze calamiteitzich het meest voordoet. Daarom behandelen wij deze apart. Het Algemeen Rijksarchief, het Instituut Collectie Nederland en het Landelijk Overleg vanProvinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) hebben de handen ineen geslagen om te komen tot eenstappenplan voor een geïntegreerde schimmelbestrijding. Dit is een strategie waarbij ernaargestreefd wordt het gebruik van schadelijke bestrijdingsmiddelen en -methoden tot een minimumte beperken door het treffen van de juiste preventieve maatregelen en door het verantwoordomgaan met de archiefbescheiden en andere collecties.Het stappenplan is beschreven in het boekje “Pluis in huis” (mei 1999). Zie ook literatuuropgave.

Het is gericht op: a. preventie (voorkomen van een voor schimmels aantrekkelijke omgeving) b. controle (detecteren van de besmetting) c. bestrijding (voorkomen van verspreiding en besmetting, en bestrijding van de besmetting). Deze stappen worden hierna kort toegelicht. Na bestudering van deze paragraaf bent u in staat ommaatregelen te treffen ter voorkoming en bestrijding van een schimmelbesmetting.

PREVENTIE De eerste stap die u moet nemen, is het voorkomen dat de omgeving aantrekkelijk wordt voorschimmels. Dit kunt u in de eerste plaats doen door de Relatieve Vochtigheid (RV) beneden de60% te houden en de temperatuur tussen de 16 en 18 graden Celsius. U kunt dit doorlopend metenmet een thermohygrograaf. Haarhygrometers mogen hiervoor niet worden gebruikt. Ook moet uervoor zorgen dat er voldoende ventilatie aanwezig is. Ideaal is als de lucht dag en nacht in bewe-ging is en tweemaal per etmaal gerecirculeerd wordt door het hele depot. Ook moet u ervoor zor-gen dat er in het depot plaatselijk geen afwijkende klimaatomstandigheden voorkomen. Dergelijkemicroklimaten kunt u tegenkomen bij de buitenmuren, op plaatsen waar de luchtcirculatie onvol-doende is en in dozen waarin de archiefbescheiden zijn verpakt. Om de luchtcirculatie optimaal telaten functioneren moeten archiefstellingen en -kasten lost staan van de wanden, 20 cm van devloer en 30 cm van het plafond. Verder moet het depot regelmatig (minimaal eenmaal per kwar-taal) schoon en stofvrij worden gemaakt. Dit geldt uiteraard ook voor de vrije planken en legbor-den in de stellingen. Als u deze preventieve maatregelen heeft getroffen, moet u ervoor zorgen datde situatie ook zo blijft. Dit kunt u als volgt doen:a. Ga na waar de schimmels het gebouw kunnen binnenkomen. Als u dit heeft ontdekt, neemt u

uiteraard maatregelen om dat tegen te gaan;


b. Controleer en vervang de filters van de luchtbehandelingsinstallatie regelmatig;c. Reinig kanalen, warmtewisselaars en druipbakken van luchtbehandelingsinstallaties

regelmatig; d. Als u archiefbescheiden aangeleverd krijgt, controleer deze dan eerst op schimmelgroei.

Dit geldt uiteraard niet als het gaat om dossiers die van de dynamische archieven wordenafgevoerd naar het depot;

e. Als u in de afgevoerde archiefbescheiden inderdaad schimmelgroei aantreft, plaatst u deze in quarantaine. Als u niet over een geschikte ruimte beschikt, kunt u gebruikmaken van goed sluitende dozen of plastic zakken;

f. Controleer of “verdacht” materiaal schimmelgroei vertoont. Als dit niet zo is, kunt u het schoonmaken en opnemen in het archief. Zo ja, isoleer en behandel dan het materiaal.

CONTROLEAls u preventieve maatregelen heeft getroffen, is het belangrijk om regelmatig na te gaan of dezenog voldoen. Dit kunt u doen door steekproefsgewijs archiefstukken te controleren. Hierbij moetu letten op schade en pluis op zowel dozen en omslagen, als op de archiefstukken zelf. Ook stuk-ken die u heeft uitgeleend, moeten na terugkeer worden gecontroleerd. Verder dient u regelmatighet depot door te lopen om te kijken of zich ergens schimmelgroei voordoet. Vooral in de zomeren het najaar, als de kans op schimmelgroei het grootst is, moet u extra controleren. Als u schade,pluis of schimmel op archiefstukken aantreft, kunt u deze pas terugzetten in het archief nadat zezijn schoongemaakt. In ernstige gevallen moet u deze stukken isoleren. Evenals bij het calamitei-tenplan is het aan te bevelen een logboek bij te houden van uw waarnemingen.

BESTRIJDINGUiteraard moet u bij constatering van een besmetting zo snel mogelijk maatregelen nemen om tevoorkomen dat er meer archiefstukken worden aangetast. Hiervoor moet u het volgende doen: a. Zet zo nodig de luchtbehandelingsinstallatie stil; b. Probeer alle besmette archiefstukken te lokaliseren; c. Neem een monster van het schimmel en laat dit door een deskundige onderzoeken

(determineren);d. Isoleer de besmette stukken. Dit kan door ze in een aparte quarantaineruimte te plaatsen als u

daarover beschikt. Maar ook goed sluitende dozen zijn voldoende. Doe dit echter niet bijvochtige archiefstukken, omdat hierdoor de schimmelgroei alleen maar wordt gestimuleerd.Dergelijke stukken moet zo snel mogelijk worden ingevroren;

e. Voer de besmette stukken af naar de behandelruimte of geef ze mee aan een bedrijf dat isgespecialiseerd in conservering en restauratie;


f. Voorkom herhaling door de oorzaak van de besmetting weg te nemen. Het kan zijn dat deRelatieve Vochtigheid te hoog is. Ook kunnen er lekkages of microklimaten zijn opgetreden.Kunt u de oorzaak niet vinden, dan kan determinatie van de schimmel in de archiefstukkenmisschien de oorzaak aangeven.

Vaak bent u niet in staat om de besmetting zelf te bestrijden. Er is een aantal restauratieateliers dathierin is gespecialiseerd. Hiermee moet u vooraf afspraken maken. Tot slot, zorg bij het werken met beschimmeld materiaal altijd voor goede persoonlijke bescher-ming!



Colofon

Uitgave: Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI)Redactie: O.W. Hoogerhuis, L.P.E. Kretzschmar, F.W.J. ScholtenGrafische verzorging: Provincie Gelderland, afdeling EPPOplage: 2.500 exemplarenFoto omslag: Archiefkasten na de brand bij het recreatieschap De Brielse Maas, 1998 (Foto: Groenservice Zuid-Holland)Arnhem, maart 2002

leidraad noodplan archieven -...

Documents

Transcript of leidraad noodplan archieven -...