Intergemeentelijke Archiefdienst Midwest (IGA) - Middagdebat Archieven in Zuid-West-Vlaanderen

36
Intergemeentelijke Archiefdienst Midwest (IGA) Leen Breyne – 23/11/2016

Transcript of Intergemeentelijke Archiefdienst Midwest (IGA) - Middagdebat Archieven in Zuid-West-Vlaanderen

Intergemeentelijke Archiefdienst

Midwest (IGA)

Leen Breyne – 23/11/2016

1. IGA - Situering

2. IGA – Waar?

3. IGA – Wie?

4. IGA – Wat?

5. IGA – Budget

6. IGA - Overleg

1. IGA - Situering

Gemeenschappelijke uitdagingen:

steeds groter wordend statisch (papieren) archief en de

nood aan een duidelijk documentbeheer

Het archiefdecreet: CBS verantwoordelijk voor archiefzorg

en gemeentesecretaris voor het archiefbeheer

Noodzakelijk om specifieke expertise binnen te halen.

Bovendien kampen heel wat besturen met een historische

achterstand en dringt een inhaalbeweging zich op.

Rondvraag bij de gemeentebesturen in de regio (2013):

verschillende gemeenten hierop samen wensen in te

zetten zodat waar mogelijk gezamenlijke oplossingen

worden uitgewerkt.

Aangezien meerdere besturen vragende partij zijn voor

de aanwerving van een intergemeentelijke archivaris,

opteert de regio om haar werking opnieuw te bundelen

onder de schelpstructuur van de ILV Associatie Midwest.

Gelet op de beperkte bugettaire ruimte bij lokale

besturen, biedt een subsidie van de provincie de kans

om over te gaan tot de aanwerving van een archivaris.

Stad Izegem stond in voor aanwerving IGA onder de koepel

van Midwestoverleg

Inhoudelijke ondersteuning en gehuisvest bij

Projectvereniging BIE

2. IGA – Waar?

Werkingsgebied: 6 gemeenten en OCMW’s

Izegem, Ledegem, Hooglede, Moorslede, Wielsbeke en

Wingene

3. IGA – Wie?

IGA-team:

A-medewerker:

voltijds, 6 besturen

Coördinatie, plan van aanpak, procedures, opleiding en coaching van de medewerkers in de besturen

B-medewerker:

voltijds, 5 besturen

Implementatie van de uitgeschreven procedures, digitaal archief

C-medewerker:

Aanvankelijk halftijds, sinds juni 2016 voltijds voor 4 van de 5 besturen

Uitvoerend werk: opmaken plaatsingslijsten, herverpakken, selectie…

4. IGA – Wat?

a. Opruimdagen

b. Administratieve reeksen

c. Opmaak plaatsingslijsten

d. Groepsaankopen

e. Depot

f. Archiefoverdrachten

g. Digitaal archief

h. Vrijwilligers

a. Opruimdagen

‘niet-archief’ wordt opgeruimd of geweerd uit de

archiefdepotruimte.

Allerlei prullaria, kerstmateriaal, promotiemateriaal,

enzovoort horen immers nooit thuis in een

archiefruimte.

Oplijsten van het te verwijderen materiaal

Terugkoppeling via secretaris naar verschillende

diensten

Opruimen door technische dienst

VOOR NA

VOOR NA

VOOR NA

b. Administratieve reeksen

Collectiebeleid administratieve reeksen: centralisatie

van reeksen in documentatiecentrum Stadsarchief

Roeselare

Advies: alle reeksen op termijn af te stoten

na weghalen admin. reeksen

weghalen admin. reeksen

c. Opmaak plaatsingslijsten

Nummeren rekken

Plaatsingslijsten

Selectielijsten (vernietiging)

d. Groepsaankoop

Archiefmateriaal

(archiefdozen, omslagen, clickbindingen, etiketten)

KlasseerTool

e. Depot

Moorslede

Wielsbeke

Wingene

Opvolgen calamiteiten

f. Overdracht

Aanvankelijk geen overdrachten mogelijk

Opportuniteiten (verbouwingen stadhuis en verhuis van

enkele diensten, pensioen)

Overdrachtslijst

Schonen van het archief

Controle

Effectieve archief overdracht

Infomoment omtrent algemene afspraken

archiefoverdracht / Archiefwerkgroep Wingene

Plan van aanpak

Opruimen archiefruimtes

Opmaken plaatsingslijst

Opmaken selectielijst

Vernietigen

Overdrachten diensten

Opmaken selectielijsten per dienst (bewaartermijnen)

Herorganiseren archiefruimtes

Herverpakken

g. Digitaal archief

mappenstructuur

e-mail

digitaliseren

mappenstructuur

Nood aan selectierichtlijnen

Vuilbakscenario: belangrijk archief staat tussen

dynamisch en tijdelijk digitaal archief

Opmaak nieuwe mappenstructuur o.b.v. organogram en

vervolgens functies/taken

Verhelderen mapnamen en bestandsnamen

Organiseren digital trash days

(verwijderen tijdelijk digitaal archief, rommel,

werkbestanden…)

Opportuniteiten:

Aankoop nieuwe server

Buitendiensten van lokaal station naar server

Afstemming tussen OCMW’s en gemeente:

gemeenschappelijke structuur

parallelle structuur

gedeeltelijke gemeenschappelijke structuur

e-mail

nood aan richtlijnen / e-mailetiquette

overvolle mailbox

wat verwijderen en wat bijhouden

wat met bijlagen

hoe beter vindbaar

KlasseerTool (VHIC)

digitaliseren

Plan van aanpak

Digital Trash Days

Voorstel mappenstructuur en implementatie

Benaming mappen en documenten

E-mailrichtlijnen

Selectie-info ter beschikking stellen voor digitaal

archief

Prijszetting digitalisering

h. Vrijwilligers

Via gemeentelijke infobladen, gemeentelijke website,

communicatie via BIE

Herverpakken

Schonen bouwdossiers

5. Budget

Overheadkosten:

Projectvereniging BIE

Gedeeld door 6

Loonkost:

Verdeelsleutel weddekost

Subsidie provincie West-Vlaanderen:

ca. 1/3 van loonkost

Izegem €20.012,39

18 %

Hooglede€20.012,39

18%

Ledegem€16.941,57

16%

Moorslede€20.012,39

18%

Wielsbeke€20.012,39

18%

Wingene€12.110,33

11%

raming budget IGA 2017

6. IGA - Overleg

Intern teamoverleg IGA

GIO BIE en IO IGA

Stuurgroep IGA: driemaandelijks, telkens voorafgaand

aan secretarisoverleg

Intervisiegroep archief – Midwest: 3 maal per jaar

Bedankt voor uw

aandacht.