Draaipunt en Dynamiek. Pivot als ordeningsprincipe van dynamische archieven

Dynamiek en draaipunt.

PIVOT als ordeningsprincipe van dynamische archieven.

Mei 2001 Ingmar Koch Montfortanenplein 62 6231 DZ Meerssen 043-3642999 [email protected] Studentnummer 9768793

Ingmar Koch Draaipunt en dynamiek

1

Inhoudsopgave

1 Inleiding .........................................................................................................................2 2 PIVOT en de Methode van Institutioneel Onderzoek.........................................6 2.1 Selectiemethoden ...........................................................................................6 2.2 Methode van Institutioneel Onderzoek.....................................................7 2.3 Archiefordening in de dynamische fase...................................................10 2.4 Kritiek op PIVOT: tekortkomingen van MIO ......................................15

3 Amerikaanse perspectieven: ‘Provenance’ en RKS .............................................17 3.1 Principle of provenance..............................................................................17 3.2 Record-keeping systems .............................................................................18 3.3 Bearman en PIVOT ....................................................................................20

4 Australische perspectieven: Series en DIRKS ......................................................23 4.1 Het Australisch (“Series”) Systeem...........................................................23 4.2 Designing and implementing record keeping systems (DIRKS)........27

5 PIVOT toegepast. ......................................................................................................36 5.1 Schets voor invoering..................................................................................36 5.2 Gesignaleerde tekortkomingen..................................................................42

6 Conclusie......................................................................................................................47 7 Noten............................................................................................................................50 8 Geraadpleegde literatuur...........................................................................................55 8.1 Ongepubliceerd materiaal...........................................................................55 8.2 Literatuur .......................................................................................................55

9 Bijlage 1: omschrijving van begrippen....................................................................58

Figuren

Figuur 1: Model van het overheidshandelen..........................................................................................8 Figuur 2: Aangepast context-model uit Handelend optreden. ..................................................................9 Figuur 3: Bearmans Model van Recordkeeping Systems...................................................................19 Figuur 4: Afbakening Handelingenbank...............................................................................................21 Figuur 5: CRS-model; origineel van Hurley, vertaling van mij. ........................................................24 Figuur 6: Uitgebreid CRS-model; origineel van Hurley, door mij aangepast en vertaald............25 Figuur 7: De acht stappen uit AS 4390 .................................................................................................28 Figuur 8: Model van de analyse van de bedrijfsactiviteiten ...............................................................31 Figuur 9: Voorbeeld van een business classification scheme............................................................32 Figuur 10: Gefingeerd 'business classification scheme' van de Raad voor het Cultuurbeheer ...32 Figuur 11: Model van beleidsprocessen uit Handelend optreden ..........................................................33 Figuur 12: Procesmodel uit DIRKS ......................................................................................................34 Figuur 13: Gefingeerd procesmodel voor een activiteit van de Raad voor het Cultuurbeheer..34 Figuur 14: Niveau van de handelingen..................................................................................................36 Figuur 15: Niveau van het bedrijfsproces.............................................................................................37 Figuur 16: Niveau van het archief ..........................................................................................................39 Figuur 17: Model voor een ordening gebaseerd op MIO..................................................................40


2

1 Inleiding

Ordenen en klasseren

Mensen zijn een groot deel van hun leven bezig met ordenen, categoriseren en klasseren. Ze scheiden de vieze vaat van de schone, de witte was van de bonte en belangrijke e-mails van ‘e-junk’. Overal in huis, op school of op het werk komt men ordeningen en classificaties te-gen: medicijnen waar de kinderen niet bij mogen kunnen, cd’s die bij de cd-speler in de buurt opgeborgen zijn en huissleutels die door middel van gekleurde labels van elkaar onderschei-den worden.1 Meestentijds zijn de ordeningen en classificaties die we toepassen impliciet en on-zichtbaar. Ze worden pas zichtbaar wanneer iemand zich er (al dan niet bewust) niet aan houdt. Een voorbeeld hiervan is het ongemak dat ontstaat wanneer een man het damestoilet bezoekt. Of, maar dan veel ingrijpender, de classificatie die gegeven wordt aan vuurwerk. Zo-lang de codering op de collo overeenkomt met de inhoud ervan, is er niets aan de hand. Na de vuurwerkramp in Enschede op 13 mei 2000, bleek echter dat een groot deel van de etiket-ten een lichtere categorie aangaf dan er in de verpakkingen zat.2 Classificaties en ordeningen komen ook aan de oppervlakte wanneer blijkt dat ze niet meer voldoen aan de gebruikerseisen. Een voorbeeld hiervan is het zoeken naar een boek waarvan alleen de titel bekend is, in een bibliotheek die strikt op auteur geordend is. Dan blijkt dat de classificatie niet (meer) van nut is bij het leveren van antwoorden op de vragen die gesteld worden. Dit laatste voorbeeld is zondermeer ook van toepassing op archieven. Als ik een ga-rantiebewijs van mijn telefoon zoek,3 dan ligt het voor de hand om te zoeken in de ‘serie ga-rantiebewijzen’, waar ook de waarborgbewijzen van de cd-speler en de videorecorder zijn op-geborgen. Maar, wanneer ik mijn archief volledig chronologisch heb geordend, dan kan het garantiebewijs zich bevinden tussen een ontvangen valentijnskaart en een aanmaning van de krant om mijn abonnementsgeld te betalen. Als ik dan niet meer weet dat ik de telefoon op 15 februari gekocht heb, kost het me heel wat tijd en moeite om het garantiebewijs terug te vinden. Mijn archiefordening voldoet niet aan de vragen die ik aan het archief wil stellen. Archiefordening (1)

Ordenen en klasseren is al zo oud als de wereld en is waarschijnlijk geen menselijke ‘speciali-teit’. Zo verdelen dieren de wereld om hen heen in ‘eetbaar’ en ‘niet-eetbaar’ of ‘vijand’ en ‘vriend’. Het ordenen van archieven en alle problemen die daarmee samenhangen zijn van veel recentere datum. De eerste archiefstukken dateren van ongeveer 4000 voor Christus, toen men in Babylonië als geheugensteuntje kleitabletten gingen gebruiken:

‘A written sign served as a mnemonic device: a picture of an ox stood for an ox, to remind the reader that the transaction was in oxen, how many oxen, and perhaps the names of a buyer and seller. Memory, in this form, is also a document, the re-cord [archiefstuk, IK] of such a transaction.’4

Vanaf dat moment heeft men dus moeten nadenken over een stelsel van ordening, een sys-teem om archiefstukken te rangschikken.5 Natuurlijk had men in die beginjaren nog maar een beperkt aantal stukken die geordend moesten worden, maar dat veranderde drastisch in de loop der tijd. De ordening van die ‘geheugensteuntjes’ werd steeds belangrijker doordat men ‘naast het vanouds inheems mondelinge getuigenbewijs met de daaraan verbonden zichtbare forma-liteiten gebruik ging maken van schrifturen om rechtsbewijs te leveren.’6 En ‘[n]aarmate een organisatie formeler en complexer wordt, worden een ongecontroleerde informatiestroom en een spontane structurering van het archief in toenemende mate handicaps.’7 Een vroeg voorbeeld hiervan is Alexandrië, dat in 331 voor Christus gesticht was door Alexander de Grote. De stad was indertijd al berucht om de grote bureaucratie die er heerste:


3

‘By the mid-third century BC the flow of documents was becoming unwieldy. Re-ceipts, estimates, declarations and permits were issued in writing. There are exam-ples of documents for every kind of task, no matter how small: keeping pigs, selling beer, trading in roasted lentils, keeping a bath-house, undertaking a paint job.’8

Dit komt de contemporaine burger bekend voor, aangezien voor bijna alles wat hierboven genoemd wordt, tegenwoordig ook een bewijs of vergunning nodig is. En hoewel er over de archiefordening van Alexandrië lang niet zo veel bekend is als over de indeling van de be-roemde bibliotheek, moet er toch een geavanceerde ordeningsmethode gebruikt zijn om al die informatie toegankelijk te maken en houden. Wat is ‘archief’

De laatste jaren is er een discussie ontstaan over wat een archief is en hoe dat dan het beste beschreven en geordend kan worden. In de traditionele definitie wordt ‘een archief’ om-schreven als

‘het geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een instelling, per-soon of groep personen. … Archiefbescheiden zijn al die bescheiden die ongeacht hun vorm, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of vervulling van zijn/haar taken.’9

Dit is de omschrijving, die gehanteerd wordt binnen wat Looper en De Vries de ‘beschrij-vende archivistiek’ noemen. Ze is ontstaan in de tijd dat een archivaris zich nog vooral bezig hield met ‘oud’ archief dat was overgedragen naar een archiefbewaarplaats. Looper en De Vries stellen deze vorm van archivistiek tegenover de ‘functionele archivistiek,’ waarbinnen archief gedefinieerd wordt als ‘neerslag van het handelen van een overheidsorgaan en niet meer als geheel van archiefbescheiden.’ 10 De definitie die tegenwoordig op de Archiefschool wordt gehanteerd, komt meer in de buurt van de ‘functionele’ omschrijving:

‘Archief beschouwen we hier als procesgebonden informatie, dat wil zeggen: infor-matie die door onderling samenhangende werkprocessen is gegenereerd en die zo-danig door die werkprocessen is gestructureerd en vastgelegd dat ze vanuit de con-text van de werkprocessen kan worden bevraagd.’11

Looper en De Vries proberen in hun artikel in het S@P-Jaarboek 2000 antwoord te geven op de volgende, enigszins complex geformuleerde vraag:

‘In de functionele archiefwetenschap is de contextuele benadering van informatie een belangrijk instrument voor de interpretatie en bronnenkritiek, maar is nu de contextbeschrijving, in casu het geheel van handelingen, ook de nieuwe toeganke-lijkheid?’12

Zij stellen dat in de traditionele, beschrijvende archivistiek, de toegankelijkheid werd geboden door de ordening van het archief samen met de inventaris. In de functionele archivistiek heeft het zogenaamde institutioneel onderzoek juist tot doel om toegankelijkheid te verschaf-fen.

‘In de institutionele toegang, beter zou zijn contextuele toegang, wordt de bewaarde administratieve neerslag van het handelen van de overheid op een beleidsterrein in zijn context weergegeven. … De toegang maakt dus geen gegevens toegankelijk van één archief(blok) maar presenteert alle gegevens van alle archieven casu quo ar-chiefblokken van één beleidsterrein.’13

Archiefordening (2)

Er zal altijd zo veel mogelijk geprobeerd worden de structuur van het archief te laten aanslui-ten op de werkprocessen die in de organisatie uitgevoerd worden. Dit is aan de ene kant om-


4

dat archiefstukken nodig zijn tijdens het uitvoeren van werkprocessen. Aan de andere kant kan op die manier eenvoudig de relatie tussen werkproces en archiefstuk gereconstrueerd worden. Deze relatie is van belang om het archiefstuk correct te kunnen interpreteren. De ordening is dus sterk afhankelijk van de organisatie en praktijk waarin het archief gebruikt wordt. In de loop der eeuwen zijn er verschillende manieren geweest waarop over-heden en organisaties werkten en waarop dus archieven geordend werden. Thomassen om-schrijft dit als volgt:

‘Traditionele autocraten (middeleeuwse vorsten bijvoorbeeld) verrichten zelfstandig bestuurs- en rechtshandelingen en geven ten bewijze daarvan oorkonden uit die in speciale registers worden opgetekend. Collegiale besturen van vertegenwoordigende organen komen pas na onderhandelingen tot bestuurs- en rechtshandelingen. Om-dat zij zich voor die handelingen tegenover hun lastgevers moeten verantwoorden, maken zij niet alleen akten … op, maar leggen zij in resolutieboeken ook het be-stuurlijke proces vast dat aan die handelingen is voorafgegaan. Zodra ambtenaren discretionaire bevoegdheden gedelegeerd krijgen … moet ook het ambtelijk besluit-vormingsproces worden gedocumenteerd en worden er verbaalarchieven gevormd. De moderne bureaucratieën … documenteren alle zaken: zij vormen grootschalige dossierarchieven.’14

Archief is het resultaat van werkprocessen en moet bevraagd (kunnen) worden vanuit de werkprocessen. Op de een of andere manier zal er dus een permanent verband gelegd moe-ten worden tussen het werkproces en de neerslag daarvan in documenten. PIVOT

De traditionele, ‘beschrijvende’ archivaris deed zijn werk pas wanneer het archief ‘af’ was en werd overgedragen naar de archiefbewaarplaats. Daar stalde de archivaris alles uit, deed on-derzoek naar de archiefvormende instantie en probeerde de oude orde te ‘herstellen.’ Dat het hier niet zo zeer ging om het herstel van het gebruikte registratuurplan blijkt uit de volgende zinsnede uit de Leidraad bij de lessen in het ordenen en beschrijven van archieven: ‘In het algemeen kan worden gesteld, dat de inventarisator meer heeft bij zijn werkzaamheden aan de inrichting van de administratie … dan aan de pogingen tot ordening van het zg. statische archief.’15 De moderne ‘functionele’ archivaris heeft een andere rol. Vooral ten gevolge van de komst van digitale archiefbescheiden zit zij niet meer in haar archiefkelder te wachten tot de archiefstukken overgedragen worden. Dan zou ze namelijk lang kunnen wachten. Doordat digitale archiefbescheiden zeer vluchtig zijn, moeten deze direct bij de creatie onder het ar-chiefregime worden gebracht. Dit heeft tot gevolg dat ook het beschrijven en ordenen van archiefstukken naar voren in het proces is geschoven: ‘de oorspronkelijke vorm, structuur, inhoud en context [van archiefstukken] zijn immers niet langer gefixeerd en moeten worden beschreven.’16 En daar komt PIVOT om de hoek kijken. In Nederland wordt de functionele archivistiek voor het eerst op grote schaal geïn-troduceerd door het Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn (PIVOT). Hierin werd gezocht naar een manier om grote hoeveelheden archiefmateriaal op basis van functies te selecteren. Daartoe werd de Methode van Institutioneel Onderzoek (MIO) ontwikkeld, die het mogelijk zou moeten maken om de handelingen van overheidsorganen te kunnen waar-deren. Een van de uitgangspunten van PIVOT is echter dat de resultaten van de Methode van Institutioneel Onderzoek ook zeer goed toegepast kunnen worden bij het ordenen en toegankelijk maken van archieven in de dynamische fase. Archiefordening (3)

In de archivistiek kent men twee soorten ordening: een logische en een fysieke ordening en deze twee hoeven niet noodzakelijk hetzelfde te zijn. De fysieke structuur is niet meer of minder dan de fysieke plaatsing van de afzonderlijke archiefbescheiden. Volgens Horsman ‘is de fysieke plaatsing van documenten niet van wezenlijk belang, maar slechts logistiek nood-zakelijk om de documenten daadwerkelijk (fysiek) te kunnen vinden.’17 De logische structuur van een archief is (een weergave van) de relatie tussen de werkprocessen en de archiefstuk-


5

ken. Een archiefclassificatie is in het ideale geval een correcte en complete weergave van de logische archiefstructuur. Een classificatie geeft volgens Horsman vooral de logische samenhang tussen de ar-chiefdocumenten aan. Een andere manier om de logische structuur van een archief vorm te geven, is door de beschrijvingen van de werkprocessen en bedrijfsfuncties direct te koppelen aan de documenten. Op deze manier wordt vooral de samenhang tussen werkproces en neer-slag aangegeven.18 In het eerste geval vormt de neerslag het uitgangspunt, in het tweede de werkprocessen die de neerslag vormen. In deze scriptie probeer ik een antwoord te geven op de onderstaande vragen, die voortvloeien uit het hierboven gesignaleerde:

Wanneer je uitgaat van de opvatting dat een archiefordening gebaseerd op handelingen zoals PI-VOT die definieert, de beste manier is om de logische structuur van archieven zichtbaar te maken, hoe kun je deze ordening al in de dynamische fase implementeren, rekening houdend met de in de li-teratuur gesignaleerde tekortkomingen?

Hierbij heb ik mezelf op voorhand de volgende beperkingen gesteld:

• Ik beperk me, in navolging van PIVOT, tot het dynamisch archief van rijksover-heidsorganen.

• Ik ga uit van een implementatie in het dynamische archief van een organisatie die vanaf ‘nul’ begint. Dit wil zeggen dat ik geen rekening hou met al gehanteerde orde-ningen en toegangen.

• Ik zal proberen aan te geven op welke manier de toegankelijkheid in het archief gere-geld zou kunnen worden.

Dit verslag van de zoektocht naar antwoorden op deze vragen is als volgt opgebouwd: in het hierop volgende hoofdstuk, beschrijf ik de PIVOT-opvattingen, de Methode van Institutio-neel Onderzoek en het verschil met oude methoden en technieken. In dit hoofdstuk stip ik ook de problemen aan, die in de loop der tijd opgemerkt zijn ten aanzien van de PIVOT-ideeën. In hoofdstuk 3 en 4 richt ik mijn blik naar het buitenland, om te kijken of het denken over en het toepassen van functionele principes in Amerika en Australië concepten oplevert die ook in de Nederlandse situatie bruikbaar zijn. Ik beperk me hierbij in Amerika tot de op-vattingen van David Bearman. Voor wat betreft Australië richt ik me vooral op de toepassing van het Series-systeem en de uitwerking van de Australian Records Management Standard AS 4390. In het vijfde hoofdstuk geef ik aan de hand van de voorgaande drie hoofdstukken een model dat gebruikt zou kunnen worden bij de invoering van de PIVOT-methode in een dynamisch archief. Ik bekijk daarnaast of met behulp van dit model tegemoet gekomen wordt aan de gesignaleerde problemen. Ik heb tenslotte als bijlage een woordenlijst toegevoegd, waarin ik een groot deel van de termen en begrippen die ik in deze scriptie gebruik, heb opgenomen.


6

2 PIVOT en de Methode van Institutioneel Onderzoek.

In 1991 werd de projectorganisatie PIVOT (Project Invoering Verkorting Overbrengings-termijn) door de Algemene Rijksarchivaris om twee redenen in het leven geroepen.19 De eer-ste reden was de (voorgenomen) verkorting van de overbrengingstermijn in de nieuwe Ar-chiefwet: van vijftig jaar in de oude archiefwet naar twintig jaar in de Archiefwet 1995.20 Dit betekende voor de Nederlandse archiefdiensten dat zij, als zij geen maatregelen zouden ne-men, overspoeld zouden worden met archiefmateriaal, aangezien de neerslag van dertig jaar overheidshandelen in een keer zou worden overgedragen. De tweede aanleiding voor de oprichting van PIVOT was het rapport Archiefbeheer en -behoud bij het rijk dat de Algemene Rekenkamer in 1988 uitbracht. Uit dit rapport bleek dat het archiefbeheer bij de rijksoverheid op verschillende gebieden zeer tekort schoot. De belang-rijkste conclusies van de Rekenkamer waren:

• dat er grote achterstanden bestonden in de selectie van stukken met blijvende juridi-sche en historische betekenis;

• dat de gebruikte selectie-instrumenten ontoereikend waren; • dat er, gelet op de taken, onvoldoende opgeleid personeel bij de archiefdiensten werkzaam was;

• dat de verantwoordelijke archiefbeheerders bij de ministeries te weinig bevoegdheden hadden.21

Met dit in het achterhoofd kreeg PIVOT bij de oprichting de volgende twee doelen mee: 1. het uitvoeren van de inhaaloperatie die nodig was ten gevolge van de verkorting van de overbrengingstermijn;

2. het structureel verbeteren van het archiefbeheer door toepassing van een nieuw selectie-instrument.22

PIVOT is dus in eerste instantie in het leven geroepen om een efficiëntere manier van ar-chiefselectie in de semi-statische fase te ontwikkelen. Daartoe hebben leden van de project-organisatie de Methode van Institutioneel Onderzoek (MIO) ontwikkeld, waarbij de selectie van archiefstukken niet meer gebeurt op basis van de inhoud van een document, maar op ba-sis van de handelingen van een overheidsorgaan. PIVOT is van mening dat de Methode van Institutioneel Onderzoek ook bruikbaar is als ordeningsinstrument voor archieven in de dy-namische fase. Ze is er zelfs van overtuigd dat de methode pas optimaal functioneert, als ze al wordt toegepast bij de archiefordening in de dynamische fase.23 Ik zal hier eerst de traditionele selectiemethoden en de uitgangspunten van de Me-thode van Institutioneel Onderzoek bespreken, om daarna te bekijken wat deze uitgangspun-ten zouden betekenen voor het dynamisch archiefbeheer. 2.1 Selectiemethoden

In de loop van de twintigste eeuw is de manier waarop vernietigingslijsten werden samenge-steld veranderd. Voor 1940 werd er vooral selectie op stuksniveau toegepast. Dat is niet zo verwonderlijk, aangezien in die tijd de productie van archiefmateriaal nog redelijk beperkt was en het archiefbeheer ook vooral gericht was op het beheer van individuele stukken. Het gevolg van deze methode was dat men probeerde een uitputtende lijst van soorten documen-ten per archiefvormer op te stellen. Het grote nadeel van deze lijsten was volgens PIVOT dat de relatie tussen de documenten en het handelen van de archiefvormer zeer lastig te leggen was voor niet-specialisten. Het gevolg hiervan was, weer volgens PIVOT, dat er binnen de organisatie niet voldoende draagvlak voor de vernietigingslijst ontstond.24 Een andere, veel gebruikte manier was het selecteren van archiefbescheiden op basis van het onderwerp. Hierbij werd de onderwerpsgewijze indeling van de Basis Archiefcode, die sinds de jaren dertig wijdverspreid gebruikt werd, overgenomen als indelingscriterium op de vernietigingslijsten. Men probeerde de onderwerpen dan te koppelen aan de taken van de organisatie. Bij deze methode was het grootste probleem dat het lastig was om de relatie te leggen tussen de taken van een organisatie en de neerslag die dat opleverde, omdat de ar-


7

chiefbescheiden werden opgeborgen op onderwerp. Het gevolg daarvan was weer het uitblij-ven van vernietiging en/of een eigen interpretatie van de categorieën. 25 Een van de gevolgen van de hierboven beschreven werkwijzen was dat er bij de ar-chiefdiensten aan het eind van de jaren tachtig van de twintigste eeuw een grote achterstand bestond bij de selectie en vernietiging van overheidsarchieven. Het belangrijkste criterium dat gebruikt werd was ‘de inhoudelijke of informatieve waarde van documenten en de plaats die zij innemen in het geheel van een dossier, een archief of verzameling archieven.’26 Men was mede daardoor niet opgewassen tegen de explosieve groei van archiefmateriaal. Een ander gevolg van de gebruikte methoden was dat men bij de opstelling van de lijsten vooral uitging van het al gevormde papieren archief. Men hield er geen rekening mee, dat de taken van het overheidslichaam ondertussen konden zijn veranderd, waardoor er an-dere selectiecriteria konden zijn gaan gelden. Ook de mogelijkheid van archiefmateriaal op een andere drager dan papier werd (vaak) over het hoofd gezien. 2.2 Methode van Institutioneel Onderzoek

PIVOT ontwikkelde een nieuwe selectiemethode, waarmee de tekortkomingen van de voor-gaande methoden zouden worden opgelost. Bij deze methode vindt de archiefselectie niet plaats op basis van het al gevormd en overgeleverd archief, maar op basis van de taken en handelingen van de archiefvormende organisatie. De selectie wordt ‘uitgevoerd vanuit het ge-zichtspunt van het overheidsorgaan [dat] deze documenten in het kader van [zijn] taak en het daaruit voortvloeiende handelen [heeft] ontvangen of geproduceerd.’27 Anders gezegd: ‘PI-VOT verschoof ... het accent van de waardering van documenten naar de waardering van de functies die die documenten hadden gegenereerd.’28 Dit wil zeggen dat niet de informatie-waarde of onderzoekswaarde van losse documenten bepaalt of ze bewaard blijven of niet, maar dat de waarde die aan de handelingen van een organisatie wordt toegekend, het uit-gangspunt van selectie vormt. De neerslag van een handeling wordt bewaard of vernietigd, op basis van het criterium dat aan die handeling wordt toegekend. PIVOT definieert handeling onder andere als:

‘Een complex van activiteiten, gericht op de omgeving, voor de verrichting waarvan een orgaan op grond van attributie of delegatie verantwoordelijkheid draagt en die door dat orgaan worden verricht of die onder verantwoordelijkheid van het orgaan door mandatering door een of meerdere organisaties of organisa-tieleden worden verricht.’29

Hofman en Horsman wijzen er alle twee op dat het begrip handeling met deze beschrijving dicht in de buurt van het begrip ‘bedrijfsproces’ komt. Hofman noemt de PIVOT-term ‘een bepaalde abstractie tussen taak en bedrijfsproces, met als kenmerken dat het een product op-levert en uit meerdere activiteiten en processen kan bestaan.’30 Horsman noemt ‘wat PIVOT handelingen noemt, werkprocessen op het hoogste niveau.’31 Om te kunnen beoordelen of een handeling ‘bewaard’ moet blijven ontwikkelde PI-VOT een model waarmee ‘men de context van de gegevens in kaart kan brengen[,] ... een ra-tioneel model van het overheidshandelen.’32 In feite gaat het hier om twee verschillende mo-dellen. In het Model van het overheidshandelen wordt de handeling centraal geplaatst en wordt daar de context van weergegeven, terwijl in het Context-model het archief centraal geplaatst wordt. Model van het overheidshandelen

In het Model van het overheidshandelen wordt een handeling beschreven vanuit drie invalshoeken:

• Vanuit de juridische invalshoek kan bekeken worden welk orgaan de formele verantwoordelijkheid heeft om handelingen te verrichten.

• Vanuit beleidstheoretische invalshoek wordt de uitoefening van bevoegdheden en ver-antwoordelijkheden onderscheiden in verschillende beleidsterreinen.

• Vanuit de archivistische invalshoek wordt de neerslag van de handelingen bekeken. Deze vier entiteiten (de drie invalshoeken en de handeling zelf) worden als volgt gemodel-leerd:33


8

Wet

Orgaan

Organisatie

Attributie

Delegatie

Mandaat

Archivistische invalshoek

Beleidstheoretische invalshoek

Juridische invalshoek

Gegevens-beheer

Neer-

slag

Informatiebehoefte

Informatie-

voorziening

Handeling

Beleidsterrein

Beleidsproces 1 t/m n

Deelproces

verantwoordelijk

voor verrichten

gemandatteerd tot

Figuur 1: Model van het overheidshandelen

Het Context-model

In het Context-model wordt niet de handeling, maar het archief centraal afgebeeld. De drie enti-teiten organisatie, functie en informatie vormen daar de context van. 1. de handeling of functie De overheid oefent functies uit die haar door de samenleving zijn opgedragen. Hierbij zijn verschillende niveaus te onderscheiden: van ‘abstracte’ zorggebieden of beleidsterreinen tot de concretere taken die door de overheid worden uitgevoerd. Op alle niveaus vinden werk-processen plaats, waarin gestreefd wordt naar de realisering van vooraf vastgestelde doelstel-lingen. Hoewel overheidstaken regelmatig worden ‘heroverwogen,’ is het geheel van functies dat door de overheid uitgevoerd wordt, volgens PIVOT altijd redelijk constant. 2. de organisatie De verschillende functies worden uitgevoerd door organisaties die daar de bevoegdheid voor hebben gekregen. Binnen organisaties wordt bepaald op welke manier de functies worden uitgevoerd. In vergelijking met de functies van de overheid, is de organisatiestructuur zeer in-stabiel. 3. de informatie Hiermee bedoelt PIVOT alle informatie die bij het opmaken van archiefdocumenten wordt gebruikt. Deze informatie kan in feite overal van afkomstig zijn, waarbij PIVOT blijkbaar de beperking oplegt dat het om ‘documentaire informatie’ gaat. Mondeling overgebrachte in-formatie wordt hier niet bij gerekend.


9

4. het archiefa Het archief is de resultante van het voorgaande. Het archief vormt het bewijs van handelen en het uitvoeren van de opgedragen functies. De ontvangen en opgemaakte documenten worden bewaard en dienen als ondersteuning voor de bedrijfsvoering, verantwoording en na-slag.34 Hoewel het er niet met zoveel woorden staat, is dit laatste in feite de definitie van een ar-chiefstuk die PIVOT hanteert. In Handelend optreden wordt het bovenstaande gemodelleerd in een driehoek zoals die hieronder staat afgedrukt. Ik heb enige esthetische verbeteringen in aangebracht.35

informatie organisatie

functies

archief

Figuur 2: Aangepast context-model uit Handelend optreden.

Hoewel het in de PIVOT-praktijk er op lijkt dat deze modellen een ondergeschikte rol spe-len, heb ik ze hier toch weergegeven en uitgebreid besproken. De modellen zijn een weergave van de eerste uitgangspunten bij het ontwikkelen van de MIO en zijn daarnaast een, zij het beknopte, weergave van de voorgestane methode. De derde reden waarom ik ze hier afdruk, is om in de volgende hoofdstukken een vergelijking te kunnen maken met twee andere func-tionele modellen: het Record Keeping System-model van Bearman en het model van de Commonwealth Records Series-system van Hurley. In de PIVOT-methode wordt (in theorie), met bovenstaande modellen in het achterhoofd, allereerst een institutioneel onderzoek ingesteld, waarin gestreefd wordt naar een ‘contextbe-schrijving van een beleidsterrein waarop overheidsorganen handelend optreden.’36 Men gaat hierbij uit van beleidsterreinen, omdat de overheid handelingen verricht op beleidsterreinen ter realisering van een bepaald doel. In Handelend optreden wordt het begrip beleidsterrein gedefinieerd als: ‘geheel van rela-ties tussen actoren die handelingen of activiteiten verrichten in het kader van een bepaald overheidsbeleid, dat voortvloeit uit een overheidstaak.’37 Actor wordt gedefinieerd als ‘de theoretische aanduiding voor een aantal elementen die werkzaamheden kunnen verrichten.’38

a Thomassen wijst er terecht op dat PIVOT de discussie onnodig gecompliceerd maakt door in plaats van de term archief de

term gegevensbestand te hanteren. Om deze reden gebruik ik hier het woord archief en niet de PIVOT-term. Thomassen,

2000, p.21


10

Het kan hier gaan om een orgaan of een (onderdeel van een) organisatie. Het verschil tussen orgaan en organisatie is voornamelijk een juridisch onderscheid. Een orgaan is een ‘juridisch construct dat op grond van attributie of delegatie bevoegd is om te handelen en dat verant-woordelijkheid draagt voor de verrichting van die handeling.’ Een organisatie is ‘een praktisch instrument dat op grond van mandatering door een orgaan handelingen kan verrichten waar-voor het mandaterende orgaan verantwoordelijkheid draagt.’ 39 Ik zal de term ‘actor’ hier ge-bruiken in de betekenis zoals die gegeven wordt door PIVOT, met de aanvulling van Hors-man dat het begrip personen en groepen van personen kan omvatten.40 Door bij het onderzoek beleidsterreinen als uitgangspunt te nemen probeert PIVOT te voorkomen dat de onderzoeksresultaten na reorganisaties niet meer gelden. Het enige dat na een reorganisatie verandert zijn de actoren de handelingen blijven gelijk. De afbakening van beleidsterreinen wordt overigens, enigszins paradoxaal, mede bepaald door de actoren. Of zoals Peter Horsman het samenvat: ‘[PIVOT] kiest in zijn contextbenadering het hande-len van de overheid als middel voor grensbepaling, maar in de praktijk startte het onderzoek bij de voordeur van een ministerie.’41 Volgens Schreuder is het begrip ‘beleidsterrein’ een van de ingrijpendste vernieuwin-gen van de PIVOT-methode, omdat dit

‘het begrip [is] waarmee alle actoren en handelingen in een logische samenhang ver-bonden worden. … Een beleidsterrein is de logische structuur die niet rechtstreeks is gerelateerd aan de fysieke archiefbestanddelen, maar de contextuele basis vormt om handelingen en actoren te relateren aan archiefbestanden, in welke hoedanigheid deze ook voorkomen en waar ze zich ook bevinden.’42

Uiteindelijk resulteert het onderzoek in een Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO), dat bestaat uit: I. ‘een historische schets van (de ontwikkeling van) het beleidsterrein waarop het onderzoek betrekking heeft, inclusief: A. de overheidsorganen (in de RIO’s ook wel ‘actoren’ genaamd); B. de onderlinge relaties tussen overheidsorganen; C. de doelstellingen van de overheid; D. de ontwikkeling van beleidsinstrumenten; E. een beschrijving van het taakgebied waartoe het beleidsterrein behoort.

II. een overzicht van de handelingen waarvoor de overheidsorganen verantwoor-delijkheid dragen, inclusief: A. de looptijd van elke handeling (begin- en einddatum); B. de grondslag (bron) van elke handeling; C. het produkt van de handeling (indien bekend) D. (zo mogelijk) een thematische of procedurele ordening van de handelingen, waardoor men de handelingen in hun context kan zien.’43

Wanneer alle handelingen van een bepaald beleidsterrein beschreven zijn, kan bepaald wor-den van welke handeling de neerslag bewaard moet blijven. Hiertoe wordt een Basis Selectie Document opgesteld, wat in feite een samenvatting van het RIO is, inclusief een opsomming van alle handelingen. Per handeling wordt aangegeven of de neerslag van die handeling be-waard moet blijven of (op termijn) vernietigd kan worden. 2.3 Archiefordening in de dynamische fase

PIVOT geeft verschillende malen aan dat de resultaten van het institutioneel onderzoek ook gebruikt kunnen worden bij het opstellen van een archiefordeningsplan. Dit komt onder an-dere voort uit nota Omslag in opslag die in 1991 het antwoord van de minister van Binnenland-se Zaken was op het rapport van de Algemene Rekenkamer. Een van de conclusies van de Rekenkamer was dat het ‘gegevensbeheer onvoldoende was afgestemd op “de informatiebe-hoeften van gebruikers.”’44 Omdat PIVOT zich in eerste instantie richt op archieven van de rijksoverheid na 1945, zal ik in deze paragraaf eerst beschrijven hoe het dynamisch archief bij de meeste over-


11

heidsorganisaties is opgebouwd. Daarna beschrijf ik wat een toepassing van de MIO voor een archiefordeningsplan zou betekenen. Het dossierstelsel

Bij Koninklijk Besluit van 2 oktober 1950, Stb. K 425, werd formeel voor de rijksoverheid het ‘verbaalstelsel 1823’ afgeschaft en een zaaksgewijze archiefordening voorgeschreven.45 Dit wil zeggen dat er bij de overheidsorganen overgestapt moest worden van een archiefor-dening gebaseerd op formele en vormkenmerken van de archiefstukken naar een ordening gebaseerd op de werkprocessen van de organisatie. Anders gezegd: van een zogenaamd serie-stelsel ging men over op een dossierstelsel. In de praktijk bleek deze overstap overigens niet zo ingrijpend te zijn, omdat het ver-baalstelsel zoals dat in 1823 bij Koninklijk Besluit was verordonneerd, nog maar zeer beperkt door rijksorganen werd toegepast. Bij de lagere overheden was men sowieso al vanaf de eer-ste helft van de 20e eeuw overgestapt op een dossier- of rubriekenstelsel.46 Bij een dergelijk stelsel gelden geen formele kenmerken van de documenten als pri-mair ordeningsprincipe, maar worden de stukken opgeborgen op basis van de inhoud. Van Schie geeft de volgende twee definities:

‘In een archief dat gevormd is volgens het rubriekenstelsel treft men de ingeko-men stukken, de minuten van besluiten en uitgaande brieven aan geordend naar het onderwerp waarop ze betrekking hebben.

In een archief dat gevormd is volgens het dossierstelsel treft men de ingekomen stukken en de minuten van besluiten en uitgaande brieven aan geordend naar de zaak waarop ze betrekking hebben. De verzameling stukken die op één zaak be-trekking hebben, noemt men een dossier.’47

Het verschil tussen de begrippen onderwerp en zaak lijkt enigszins diffuus, maar is essentieel. Een onderwerp is ‘een begripsaanduiding of benaming, waarmee men een archiefbestanddeel naar zijn inhoud kenschetst’, terwijl een zaak ‘het geheel van de binnen een zekere tijd ten aanzien van een bijzonder geval gestelde handelingen’ is.48 De dossiers die bij een zaaksgewij-ze ordening ontstaan, zijn duidelijke representaties van procesgebondenheid: de stukken in één dossier hebben allemaal betrekking op één zaak. Chris Hurley omschreef dit als:

‘The file ... becomes the process by which individual transactions are registered. ... Papers on file derive evidential value by virtue of that fact which they would not have if left loose, because the file represents evidence of a business process which gives meaning to the documents it contains.’49

Bij een rubrieksgewijze ordening, wordt de procesgebondenheid van de stukken juist opge-heven, doordat de stukken van verschillende zaken en/of werkprocessen bij elkaar en door elkaar geplaatst worden. Waarschijnlijk zou Hurley deze stukken als ‘loose’ beschouwen, waardoor ze geen ‘evidence of a business proces’ vormen. Het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1950 dat een zaaksgewijze ordening verplicht stelt, legt in feite overheidsorganen de verplichting op om een archiefordening te hanteren die overeenkomt met de logische structuur van de werkprocessen. Het valt te beargumente-ren dat een organisatie die een rubrieksgewijze ordening hanteert, niet voldoet aan dit KB, omdat de zaken (of de werkprocessen) uit de archiefordening ‘weggefilterd’ zijn. Alle stukken van een bepaalde zaak zouden nog altijd over het hele archief verspreid bewaard kunnen blij-ven. Zoals gezegd zijn bij een dossier- of rubriekenstelsel formele kenmerken van docu-menten niet het primaire ordeningsprincipe. Dit betekent dat het niet voldoende is om de da-tum van binnenkomst of afdoening van een stuk te weten om het te kunnen vinden. Een stuk kan alleen teruggevonden worden als het onderwerp of de zaak waar het deel van uit maakt, bekend is. Het stuk kan in het archief terug gevonden worden, doordat de dossiers of rubrieken volgens een bepaalde systematiek geordend zijn.


12

De ordening van dossiers

Bij een dossierstelsel is de primaire orde gebaseerd op de inhoud van de stukken, waardoor verzamelingen van stukken ontstaan die over hetzelfde onderwerp of dezelfde zaak handelen. Deze verzamelingen moeten ook weer op een bepaalde manier geordend worden, om toe-gankelijk te zijn. Volgens Van Schie zijn er vier verschillende soorten ordeningen mogelijk:

‘ - in praktijkorde; ...

- in chronologisch-numerieke volgorde;

- dossierstelsel in orde van aanhangig worden;

- dossierstelsel in orde van afdoening;

- in alfabetische of alfabetisch-numerieke orde;

- in een volgens de regels van de classificatieleer vastgestelde systematiek.’50

Ik zal hier een zeer beknopte omschrijving van de eerste drie methoden geven en daarna uitgebreider stil staan bij de vierde ordeningsmethode. Wanneer de dossiers en/of rubrieken in een archief geordend zijn naar ‘de praktijk’, betekent dit in wezen dat er geen sprake is van een van te voren bedachte orde. De dossiers worden benoemd en opgeborgen zoals het de archiefbeheerders op dat moment het beste uit komt. Bij een chronologische-numerieke dossier- of rubrieksordening wordt iedere nieuwe rubriek of ieder nieuw dossier bij vorming voorzien van het eerstvolgende vrij dossier- of ru-brieksnummer. Hierbij zijn twee varianten mogelijk: dossiers worden geordend in volgorde van aanhangig worden of in volgorde van afdoening. Bij de eerste variant wordt er zodra een nieuwe rubriek of zaak geopend wordt een nummer toegekend en alle volgende stukken worden in datzelfde dossier opgeborgen. Hierbij is het eerste stuk bepalend voor de plek die een dossier in het archief inneemt. Bij een ordening gebaseerd op afdoening, bepaalt het laat-ste stuk de ordening van de dossiers of rubrieken. Alle voorgaande stukken worden steeds achter het jongste stuk geplaatst.51 Hierdoor ‘verplaatst’ een dossier of rubriek zich constant door het archief. Een andere afzonderlijke variant is een alfabetische ordening van dossiers of rubrie-ken. Dat wil zeggen dat aan ieder dossier of iedere rubriek een naam of trefwoord wordt toe-gekend en dat deze in alfabetische volgorde geplaatst worden. Hierbij geldt dat het eenvoudi-ger is om rubrieken alfabetisch te ordenen dan losse dossiers/zaken. Dit komt voornamelijk doordat het wel mogelijk is om een beperkt aantal rubrieken te definiëren, maar niet te bepa-len is hoeveel verschillende ‘zaken’ een organisatie zal moeten afhandelen.52 Logisch-semantische ordening; classificatieschema

De vierde en laatste dossierordening die ik hier uitgebreider wil bespreken is een plaatsing van dossiers of rubrieken in een logisch-semantische orde. Onderwerpen worden dusdanig geordend dat ze in een logisch verband tot elkaar staan. Het gaat hier om een ordeningssys-tematiek die in overeenstemming is met de regels van de classificatieleer.53 Deze systematiek wordt momenteel het meest toegepast bij overheidsorganen, waar men het dan meestal heeft over een classificatieschema. In een classificatieschema worden gelijksoortige begrippen gegroepeerd en per groep of klasse van een notatie (code) voorzien. De volgorde (ordening) van de afzonderlijke be-grippen/onderwerpen wordt bepaald door de hiërarchie van de onderwerpen. Anders ge-zegd: ‘Een classificatie is een gecontroleerd vocabulaire dat onderwerpen ordent naar de wij-ze waarop zij logisch met elkaar samenhangen’54 De classificatieleer is de wetenschap die zich bezig houdt met het opstellen van dergelijke schema’s. In Nederlandse overheidsinstellingen wordt het meest gebruik gemaakt van de Basis Archiefcode (BAC) van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Deze classificatie is een afgeleide van Deweys Decimal Classification (DDC, voor het eerst gepubliceerd in 1876), die als de Universele Decimale Classificatie (UDC) in het Nederlands vertaald is. De UDC is een


13

classificatie die ‘alle’ menselijke kennis verdeelt in tien hoofdgroepen. De deelgebieden wor-den van elkaar onderscheiden door decimalen en in theorie kan men de classificatie eindeloos specificeren. Voor overheidsorganen is de uitwerking van hoofdgroep 3 (sociale wetenschap-pen) onderverdeling 35 (openbaar bestuur) van belang. Hierin worden alle onderwerpen waar een overheid mee te maken kan krijgen opgesomd. Het uitgangspunt van de UDC is een wetenschappelijke verdeling van alle menselijke kennis in verschillende onderwerpen. Hoewel men bij archiefordening van een heel ander ge-zichtspunt uitgaat, is men voor de Basis Archiefcode toch van deze onderverdeling in on-derwerpen uit gegaan. In een archief draait het niet zozeer om het onderwerp van een stuk of dossier, maar om de ‘bemoeienis die de organisatie ermee heeft.’55 Aangezien de BAC enkel uitgaat van een onderverdeling gebaseerd op Openbaar Be-stuur (code 35) vervangt men dit deel van de code door een liggende streep. Het onderwerp ‘openbare orde’ correspondeert in de UDC met 351.75. In de Basis Archiefcode wordt dit weergegeven als -1.75. Naast de onderverdeling van 35 maakt men bij de BAC ook gebruik van de zogenaamde hulpgetallen .07 en .08. De rubrieken -1.x worden gebruikt voor zaken die betrekking hebben op de uitoefening van de taken van de organisatie, terwijl .07 en .08 betrekking hebben op de interne organisatie. Ik heb eerder het verschil aangegeven tussen een rubriekenstelsel en een dossierstel-sel. Een classificatieschema kan bij beide stelsels gebruikt worden. In een rubriekenstelsel worden alle losse stukken chronologisch opgeborgen in de juiste rubriek (bij de juiste ‘code’), terwijl bij een dossierstelsel eerst dossiers gevormd worden, die daarna onder de juiste rubriek worden opgeborgen. Zoals uit het voorgaande blijkt, is bij een archief gebaseerd op een dossier- of rubrie-kenstelsel de datum of de afzender van een individueel stuk niet voldoende om het stuk terug te kunnen vinden. Men zal moeten achterhalen wat het onderwerp van de brief was, om in de juiste rubriek of het juiste dossier op zoek te gaan naar het stuk. Aan de hand van een zoge-naamde indicateur, waarin de formele kenmerken van losse archiefstukken geregistreerd worden met daar bij de verwijzing naar de rubriek of het dossier waar het stuk is opgeborgen, kan men de stukken terugvinden. De rol van indicateur is de laatste decennia steeds meer overgenomen door een geautomatiseerd registratiesysteem, waarin de formele kenmerken van de inkomende en uitgaande documenten worden bijgehouden. Een andere mogelijke toegang is een namenklapper, die verwijst naar de indicateur of direct naar de juiste plek in het archief. Ook deze functionaliteit is door de computer overge-nomen. Een derde mogelijke toegang is de archiefcode zelf. Aangezien deze ‘logisch-semantisch’ is opgebouwd, is het mogelijk om aan de hand van de omschrijvingen te bepalen waar het gezochte stuk zich zou moeten bevinden. Archiefordening volgens PIVOT

‘We hebben gezien, dat er een groot bezwaar bestaat tegen de chronologische ordening van de stukken. …Het dient duidelijk te zijn, dat de administratie zaken behandelt en afdoet en geen stukken. … De toepassing van een zaaksgewijze or-dening … is daarom noodzakelijk … [om] een juist beeld geven van de wijze waarop de taak is verricht. … We zagen dat we te doen hebben met dossiers, welker samenstelling en ordening een weerspiegeling moeten zijn en blijven van de handelingen. De omschrijvingen der dossiers … zullen … leiden … tot een klassering … welke … een getrouwe afspiegeling is van de handelingen van het orgaan.’56

Bovenstaand citaat is niet afkomstig uit een PIVOT-publikatie uit het eind van de twintigste eeuw, maar komt uit een brochure die halverwege die eeuw verscheen. Deze brochure van het registratuurbureau van de VNG verscheen in 1953 en diende om het gebruik van de UDC in de archiefordening aan te moedigen. In de vorige paragraaf heb ik aangegeven dat bij de meeste overheidsinstanties inder-daad een registratuurplan gebruikt wordt, dat is gebaseerd op de Basis Archiefcode. Hoewel uit het citaat van hierboven het tegendeel zou blijken, is de belangrijkste kritiek op het ge-


14

bruiken van de BAC (en de UDC) in archieven, dat de code opgezet is als een systeem om ‘het geheel van de wetenschappelijke, literaire en artistieke productie van alle tijden en uit alle landen’ te ontsluiten.57 De classificatie is dus in eerste instantie niet bedoeld om de neerslag van de activitei-ten van een organisatie te ordenen. Dit heeft tot gevolg dat er bij het gebruik van de Basis Archiefcode iedere keer een vertaalslag gemaakt moet worden. Aangezien de code een op-somming van onderwerpen is, moet de klasseerder zich iedere keer afvragen wat de invals-hoek of taak van de organisatie is met betrekking tot het onderwerp. Het kan in de BAC gebeuren dat stukken die ‘bij elkaar horen’ op verschillende plek-ken opgeborgen zouden moeten worden. Den Teuling geeft hier als voorbeeld de realisering van een bouwplan. Bij een strikte toepassing van de code zouden alle aspecten van het dos-sier van uiteenlopende classificatiecodes moeten worden voorzien.58 Een van de uitgangspunten van PIVOT is dat deze verspreiding voorkomen kan worden, door te stellen dat het realiseren van bijvoorbeeld een bouwplan, een ‘officiële han-deling’ van de organisatie is. De neerslag van die handeling wordt dan bij elkaar gebracht en gerelateerd aan de handeling waaruit de stukken voortkomen. Op deze manier zou een zaaksgewijze ordening ontstaan, gebaseerd op (overheids)handelingen. Toepassing van de PIVOT-opvattingen zal er waarschijnlijk op neerkomen dat het archiefplan niet meer op basis van de BAC wordt opgesteld, maar op basis van de handelin-gen en processen die een organisatie uitvoert. Voor de klasseerder zal het verschil zijn dat de-ze door het ordeningsplan al geleid wordt naar de vraag: van welke taak van deze organisatie is dit document de neerslag? In de PIVOT-brochure Handelend optreden staat beknopt beschreven waar een archief-ordeningsplan gebaseerd op de PIVOT-theorie uit zou moeten bestaan. Naast de gegevens uit het Basis Selectie Document zijn dit:

• ‘een overzicht van alle activiteiten, die de bouwstenen zijn van de handeling (com-plex van activiteiten);

• per activiteit de eventuele vernietigingstermijn; • per activiteit eventuele openbaarheidsbeperkingen; • de regeling van overbrenging en vernietiging; • de relatie met de geautomatiseerde gegevensregistratie; • de afspraken over de materiële verzorging en toegankelijkheid van de op termijn over te brengen archieven.’59

In Van de selectie van papier... geven de auteurs aan dat ze vooral denken aan de ontsluiting en ordening van de administratieve neerslag van routinematige handelingen. Hier zouden stan-daardinrichtingen en standaardomschrijvingen voor gemaakt kunnen worden. De standaar-domschrijving bestaat dan ten minste uit het handelingnummer, de vernietigingstermijn, afde-ling, dossieromschrijving (uiterlijk kenmerk van ordening + handeling + nadere kenmerken) en de datum van aanleg, afsluiting en jaar van vernietiging. Daarnaast is het volgens PIVOT verstandig om de uiterlijke kenmerken van ordening te beperken tot series, (zaak)dossiers en objectmappen.60 Hoewel er in verschillende PIVOT-publicaties wordt benadrukt dat het instrument ook al bij de archiefvorming gebruikt moet worden, is het bovenstaande het enige dat in offi-ciële PIVOT-literatuur hierover geschreven is. Willem Küller, die plaatsvervangend projectleider PIVOT was, heeft in 1997 een arti-kel geschreven in Het boek van bewaring waarin hij de Methode van Institutioneel Onderzoek beschrijft en uitlegt hoe deze in een organisatie gebruikt zou kunnen worden.61 In dat artikel zet Küller het Structuurplan voor de Informatievoorziening (SPIN) cen-traal, waarin gegevens uit het RIO en het BSD opgenomen kunnen (of moeten) worden. Hij omschrijft een SPIN als

‘een op de behoefte van een directie of instelling afgestemd raamplan … dat mi-nimaal het gegevensbeheer inzichtelijk maakt en uitgebreid kan worden tot het


15

aspect bestuurlijke informatievoorziening.’62

Bij het opstellen van een SPIN moeten binnen de organisatie in ieder geval de vol-gende werkzaamheden verricht worden:

- de werkprocessen en de producten die de organisatie oplevert, moeten geïnventari-seerd en beschreven worden;

- de geïnventariseerde werkprocessen moeten gerelateerd worden aan de in het RIO beschreven handelingen. Hierbij zou ernaar gestreefd moeten worden om een proces maar aan één handeling te koppelen.63

Wanneer het SPIN ook gebruikt wordt voor de coördinatie, opzet en toegankelijkheid van geautomatiseerde informatiesystemen en gedigitaliseerde bestanden, dan moeten de volgende extra werkzaamheden in de organisatie uitgevoerd worden:

- het afstemmen van handelingen/werkprocessen op bestaande en/of nog te vervaar-digen geautomatiseerde informatiesystemen;

- het op basis van de handelingen opstellen van criteria/eisen voor het toekennen van meta-gegevens aan documenten en het toekennen van deze gegevens aan de documenten;

- het vervaardigen van procedures voor de behandeling van formele elektronische postberichten.64

Wanneer ook een archiefordeningsplan deel uitmaakt van het SPIN, dan moet ook nog over het volgende nagedacht worden:

- het archiefbeheer moet gestructureerd worden op basis van handelin-gen/werkprocessen;

- het vervaardigen van een postregistratiesysteem (inclusief routing) op basis van han-delingen en werkprocessen;

- het opstellen van procedures waarmee verzekerd wordt dat archiefstukken uiteinde-lijk op de juiste plaats bewaard blijven;

- het geven van kenmerken aan gestandaardiseerde dossieromschrijvingen, zoals de relatie met de handeling, bewaartermijn etc.65

In feite is dit alles wat in officiële en niet-officiële PIVOT-publikaties geschreven wordt over de toepassing van de MIO tijdens de dynamische archieffase. In de komende paragraaf komt de kritiek aan de orde die op de PIVOT-opvattingen is geuit. 2.4 Kritiek op PIVOT: tekortkomingen van MIO

In de voorgaande hoofdstukken heb ik vooral aandacht besteed aan de PIVOT-opvattingen voor wat betreft het belang van handelingen. In het evaluatierapport van het PIVOT-project: De handelingen gewaardeerd66 worden op basis van gesprekken met verschillende deskundigen en gebruikers, diverse tekortkomingen van de methode aan de orde gesteld. Er worden ook en-kele bezwaren aangedragen over de toepassing van de Methode van Institutioneel Onderzoek in de dynamische archieffase. Ik zal ze hier zonder verder commentaar weergeven, samen met enkele andere kanttekeningen bij PIVOT en MIO die her en der zijn geplaatst. Eerste tekortkoming

Te hoog abstractieniveau67 Doordat de indeling in handelingen enigszins abstract is, is dit voor archiefmedewerkers moeilijk te operationaliseren. In de praktijk zou een vertaalslag nodig zijn waarmee individue-le dossiers aan handelingen gekoppeld zouden kunnen worden. Aangezien die vertaalslag bui-ten de formele procedures valt, bestaat de kans dat er verschillende interpretaties ontstaan, met als gevolg dat dossiers die bewaard moeten blijven, toch vernietigd worden, doordat ze bij een verkeerde handeling zijn geplaatst. Tweede tekortkoming

Onduidelijke relatie tussen handelingen en werk- en beleidsprocessen68 Volgens de opstellers van het rapport bestaat er vaak geen duidelijke één-op-één relatie tus-sen de indeling op handelingen en de werkprocessen in een organisatie. Zij geven hier als


16

voorbeelden dat sommige werkprocessen onder meerdere handelingen kunnen vallen, terwijl voor andere werkprocessen geen handeling bestaat. De reden die zij hiervoor aangeven is dat handelingen gebaseerd zijn op formele weten regelgeving en dat er in een organisatie veel informele werkprocessen bestaan, die gericht zijn op éénmalige of tijdelijke taken. Ze voegen daar nog aan toe dat het bij uitvoeringsprocessen beter mogelijk is om een relatie te leggen naar de handeling waar het proces onder valt, dan bij beleidsprocessen of staftaken. Dit wordt met name veroorzaakt doordat stafafdelingen vaak vallen onder meerde-re beleidsterreinen en daardoor te maken hebben met meerdere selectielijsten. Derde tekortkoming

Niet alle handelingen zijn gebaseerd op weten regelgeving69 De MIO stelt dat de beschrijving van een handeling ook de wettelijke grondslag moet be-noemen op basis waarvan de handeling wordt uitgevoerd. Bij het eerste nadeel dat hier gesig-naleerd is, bleek dat er werkprocessen kunnen zijn die niet aan handelingen gekoppeld kun-nen worden. Het is echter ook mogelijk dat er op een beleidsterrein handelingen worden ver-richt die niet gestoeld zijn op een wettelijke basis. Vierde tekortkoming

Tegengestelde eisen aan de inrichting van archieven70 Het dynamisch archief is het best in te richten vanuit zijn primaire functie: informatiever-strekking en -beheer. Volgens de geïnterviewden zou voor de archiefgebruikers het gebruiks-gemak van het dynamisch archief afnemen, aangezien zij vooral gebaat zijn bij een inrichting die zo nauw mogelijk aansluit bij de eigen werkzaamheden. De wens van de gebruiker om de informatie te raadplegen in een voor hem logische orde, kan conflicteren met een ordening op handelingen. Vijfde tekortkoming

Geen consensus over de definitie van het begrip ‘beleidsterrein’71 Schreuder geeft aan dat er problemen kunnen ontstaan bij het bepalen van de beleidsterrei-nen, doordat er verschillende definities van het begrip ‘beleidsterrein’ gebruikt worden. Het gevolg hiervan kan zijn dat bij verschillende departementen beleidsterreinen op verschillende manieren worden vastgesteld. En daar kan het gevolg weer van zijn dat sommige handelingen dubbel worden beschreven, terwijl andere helemaal niet aan de orde komen. Zesde tekortkoming

De archiefbescheiden blijven bij PIVOT buiten beeld72 In de Rapporten Institutioneel Onderzoek en zelfs in de Basis Selectie Documenten wordt geen enkel archiefstuk genoemd. Deze klacht komt overeen met wat Chris Hurley signaleert met betrekking tot het Commonwealth Records Series-system: “[W]ithin Australia, the most frequently voiced criticism of the system is that too much effort is put into documenting context. … archivists complain that it is wasteful to spend so much time on administrative his-tory and context at the expense of working on the records themselves.”73 In de volgende twee hoofdstukken wend ik mijn blik naar het buitenland om in het hoofd-stuk daarna te kijken of de aldaar opgedane kennis oplossingen zou kunnen bieden voor de gesignaleerde nadelen en problemen.


17

3 Amerikaanse perspectieven: ‘Provenance’ en RKS

De opvattingen van PIVOT komen niet uit de lucht vallen, maar zijn een gevolg van de pro-blemen die ontstonden ten gevolge van de massaliteit van moderne archieven en de voort-schrijdende digitalisering van archiefbestanden. Een veel geciteerd artikel waarin het belang van functies voor de toegang op archieven beschreven wordt, is van de Amerikanen Bearman en Lytle. Zij beschreven in 1985 hoe ‘functions’ (handelingen, functies) zouden kunnen wor-den gebruikt als toegang op archieven.74 Ik zal in dit hoofdstuk proberen de opvattingen van Bearman te volgen en weer te geven. Hierbij zal ik speciaal aandacht besteden aan de rol die Bearman cs aan de begrippen ‘provenance’ en ‘functions’ toekennen bij het toegankelijk ma-ken van archieven. 3.1 Principle of provenance

Bearman en Lytle probeerden met hun artikel aan te tonen dat ‘provenance’ een goed en bruikbaar uitgangspunt zou kunnen zijn om archieven toegankelijk te maken. Zij onderschei-den vier stappen die gezet moeten worden om tot een goede toegankelijkheid op basis van ‘provenance’ te komen.

‘View provenance information as retrieval access points’75

Allereerst moet onderkend worden dat ‘provenance’ een goede ‘ingang’ voor archieven is. Zij betogen dat daartoe wel de Amerikaanse opvatting over ‘provenance’ moet worden aange-past. In de Amerikaanse archivistiek wordt volgens hen ‘provenance’ ten onrechte gelijk ge-steld aan de ‘record group’. Om de finesses van dit onderscheid iets duidelijker te maken, volgen hieronder eerst de Engelse definities voor provenance, principle of provenance en record group, met daarna de Nederlandse vertalingen:

‘PROVENANCE: the organization or individual that created, accumulated and/or maintained and used records in the conduct of business prior to their transfer to a records center or archives.

PRINCIPLE OF PROVENANCE: the basic principle that records/archives of the same provenance must not be intermingled with those of any other prove-nance.

RECORD GROUP: a body of organizationally related records established on the basis of provenance by an archives for control purposes. A record group constitutes the archives (or the part thereof in the custody of an archival institu-tion) of an autonomous record keeping corporate body.’76

In het Nederlands zouden deze begrippen waarschijnlijk het best vertaald kunnen worden met achtereenvolgens archiefvormer, bestemmingsbeginsel en archiefblok, al geeft Horsman aan dat voor ‘record group’ eigenlijk geen goed Nederlands equivalent bestaat.77 Voor Bearman en Lytle voldoet de Engelstalige definitie en daarmee de Nederlandse vertaling voor provenance niet. Zij betogen dat niet degene die het archief gevormd heeft, als provenance beschouwd moet worden, maar dat het gaat om de handelingen of taken (‘functi-ons’) waar de archiefstukken het gevolg en het bewijs van zijn. Het ontstaan van archieven is niet afhankelijk van de organisatie die ze ‘gemaakt’ heeft, maar van het werk dat die organisa-tie doet, waarbij Bearman en Lytle ervan uit gaan dat handelingen onafhankelijk van organisa-tiestructuren zijn. Archiefstukken zijn het resultaat van bedrijfsactiviteiten die worden gedefi-nieerd door de organisatorische handelingen/taken.78 Of een archiefstuk gemaakt wordt, wordt grotendeels bepaald door de eisen van verantwoording, die door de handeling gedefi-nieerd worden. Dit is dus aanmerkelijk abstracter dan de concrete term ‘archiefvormer’. Een archief-vormer komt in de Nederlandse situatie, net als in de Amerikaanse, te zeer overeen met de organisatie of persoon die het archief gemaakt heeft. Ik zal in het vervolg van dit hoofdstuk de term ontstaanscontext gebruiken als vertaling voor het provenance-begrip van Bearman en Lyt-le. De term ‘archiefvormer’ zal ik in dit geval helemaal niet gebruiken. Voor wat Bearmen in


18

‘Record-keeping Systems’ de ‘creator’ of ‘office of origin’ noemt, zal ik de term ‘actor’ ge-bruiken.79

‘Emphasize form and function’80

Bearman en Lytle betogen echter ook dat handelingen alleen niet genoeg zijn om archieven goed toegankelijk te maken. Zij zien een sterk verband tussen handelingen en wat zij de ‘ui-terlijke vorm’ (‘form of material’) van archiefstukken noemen.81 Het gaat hierbij om namen of omschrijvingen die door de contemporaine ‘archiefmakers’ gegeven worden aan de soorten archiefstukken die zij maken en gebruiken. Deze soorten worden niet van elkaar onderschei-den op basis van een uitgebreide studie van de inhoud van de stukken, maar op basis van hun structuur. Voorbeelden hiervan zijn kwitantie, aanvraagformulier en correspondentie. Meestal worden stukken die eenzelfde uiterlijke vorm hebben, samengebundeld tot series of dossiers. Dit soort omschrijvingen vormen ‘in cultural shorthand a description of the kind of informa-tional content of the record.’82 Archivarissen maken al sinds jaar en dag onderscheid tussen de verschillende uiterlijke vormen en kunnen op grond daarvan inschatten wat voor soort in-formatie in dergelijke stukken zal zijn opgenomen. ‘Establish provenance authorityrecords and rigorously separate authorities from description of records’83

Bearman en Lytle beschouwen ‘functions’ als ‘eindig en taalkundig eenvoudig.’ Bearman is ervan overtuigd is dat alle handelingen (van overheid, bedrijfsleven en kerken) zijn te om-schrijven door middel van ongeveer vijfhonderd overgankelijke werkwoorden en een relatief klein aantal zelfstandige naamwoorden.84 Voor de toegang op archieven zou in een ‘prove-nance authority file’ voor iedere handeling een ‘authority record’ gemaakt moeten worden.85

‘Authority file: een bestand van trefwoorden met hun betekenis, of van namen met eventuele omschrijving.

Authority record: een beschrijving in een authority file van een indexterm. Een autho-rity record omvat de formele vorm van het trefwoord, bepaalt kruisverwijzingen en verbanden met andere beschrijvings- of indextermen.’86

Daarnaast moeten de beschrijvingen van de ontstaanscontext en het archiefstuk van el-kaar gescheiden worden. Voor iedere archiefeenheid moet een beschrijving gemaakt worden (‘archival control record’) en deze beschrijvingen moeten gekoppeld worden aan de (aparte) beschrijvingen van de ontstaanscontext.87

‘Integrate archival processes’88

De laatste stap die gezet zou moeten worden om tot een archieftoegang op basis van ont-staanscontext te komen is een integratie van de archiefprocessen. Ze doelen hiermee vooral op het opheffen van de scheidslijn die nu bij archiefbewaarplaatsen bestaat tussen de infor-matie over contemporaine actoren en ontstaanscontexten, informatie ontstaan ten tijde van de dynamische archieffase en de informatie die verzameld wordt ten tijde van de selectie, overdracht en beschrijving van archieven. 3.2 Record-keeping systems

In zijn artikel ‘Record-keeping systems’ doet Bearman het nog eens dunnetjes over. Hij be-schrijft het voorgaande nogmaals, maar noemt ‘uiterlijke vorm’ nu documentary form, voegt bu-siness transactions toe en geeft het geheel weer in een grafisch model. Archiefstukken zijn het resultaat en het bewijs van wat Bearman business transactions noemt. Hij bedoelt hiermee ‘actions taken in the course of conducting ... business’.89 Wendy Duff heeft in het kader van het ‘Record keeping Functional Requirements Project’ van de University of Pittsburgh geprobeerd aan de hand van de definities die in verschillende vakge-bieden gehanteerd worden, te komen tot een omschrijving van het begrip transaction. Zij con-cludeert uiteindelijk dat:

‘A transaction is see[n] as an action or act involving more than one person in al-most every case. ... A transaction must involve at least two parties but both par-ties do not need to be physically present during the action. Moreover, a transac-


19

tions involves the rights of people, it alters their legal relationship, and can give rise to a cause of action.’90

De laatste twee zinnen zijn hierin het belangrijkste: een transactie omvat minstens twee par-tijen, die niet fysiek aanwezig hoeven zijn. En een transactie grijpt in in de rechten van men-sen of instellingen en kan de aanleiding voor een (re)actie zijn. De inrichting van de transacties (het ‘business process’), wordt volgens Bearman be-paald door de ‘organizational functions’ of ‘competencies’. Wij zouden hier begrippen als handelingen/functies en mandaat voor gebruiken.91 De taken en bevoegdheden van een or-ganisatie bepalen welk werk door die organisatie gedaan wordt. Aangezien het archiefsysteem de uitvoering van de taken ondersteund, door middel van het maken en beheren van archief-stukken, wordt de inrichting van het systeem voor een groot deel bepaald door de taken en handelingen die uitgevoerd (moeten) worden. Hierin speelt wat Bearman ‘the office of origin’ of ‘the creator’ noemt een minder belangrijke rol. Hieronder heb ik het schema, waarin Bearman alles samenvat, in vertaling en met en-kele esthetische aanpassingen, overgenomen.92

Archiefstukken

Transactie

Taak / Handeling

Actor

Uiterlijke vorm

Dossiers / series

Archiefsysteem

zijn bewijs van

creëert

zijn georganiseerd dmv

structureert

is uitvoering van

autoriseert ordent bepaalt

beheert vormt

is toegewezen aan

is verantwoordelijk voor

gebruikt

bepaalt gebruik en toegankelijkheid van

informatie

bepaalt toegangspunten op

ordening ondersteunt

definieert info. inhoud

toont de info. relaties

Figuur 3: Bearmans Model van Recordkeeping Systems.

De beste toegang tot een archief zou, in het ideale geval, volgens Bearman en Lytle dus liggen op de verbinding tussen de activiteiten die archief genereren en de archiefstukken. Op dat punt kan vastgesteld worden bij de uitvoering van welke taak de archiefstukken gemaakt zijn


20

en wat hun rol in dat geheel was, aangezien die rol grotendeels gepresenteerd wordt door de uiterlijk vorm. Hiermee is overigens nog niet beschreven hoe die toegang geregeld zou moe-ten worden. 3.3 Bearman en PIVOT

De waarde van de hier gepresenteerde inzichten hebben vooral betrekking op het toeganke-lijk maken van een archief met behulp van handelingen. Aangezien de PIVOT-methode een archiefordening gebaseerd op handelingen voorstaat, kunnen deze inzichten van belang zijn voor een toepassing van de MIO in dynamische archieven. Gedeeltelijk komen de vier voor-waarden die Bearman en Lytle stellen ook terug in de opvattingen van PIVOT en de MIO. Een van de belangrijkste uitgangspunten van PIVOT is de selectie van archiefstukken op basis van de ‘ontstaanscontext’: afhankelijk van de waarde die aan een handeling (‘functi-on’) wordt toegekend, worden de archiefstukken die ten gevolge van die handeling ontstaan, bewaard of vernietigd. Hierbij speelt de actor een ondergeschikte rol. Zoals al vaker opge-merkt gaat PIVOT er ook van uit dat het mogelijk is om een archief (dynamisch of statisch) op basis van handelingen toegankelijk te maken. Dit blijkt voor het dynamisch archief uit de opmerkingen in Handelend optreden, waar naar een ordeningsplan op basis van handelingen verwezen wordt. Voor het statisch archief blijkt dit uit de institutionele toegangen die door de Centrale Archiefselectiedienst zijn gemaakt op basis van de MIO. Aan de tweede voorwaarde van Bearman en Lytle (‘benadruk uiterlijke vorm en func-tie’) wordt in de PIVOT-theorie en -praktijk maar voor een klein deel voldaan. In de theorie van PIVOT en MIO wordt op een indirecte manier aandacht besteed aan de uiterlijke vorm van documenten. Het gaat hierbij echter alleen om de producten die het resultaat van hande-lingen zijn. Deze worden in de RIO’s, als ze al genoemd worden, omschreven als besluit, re-geling, verdrag, wet, leidraad enzovoorts. Schreuder geeft als voorbeeld: ‘Actor Minister van Landbouw Handeling Het stellen van regels voor de reiniging en ontsmetting van verpak-

kings- en vervoermiddelen en verblijfplaatsen van/voor dieren, pro-ducten en voorwerpen

Periode 1992 - Grondslag Gezondheids- en welzijnswet voor dieren, art. 12 Product Embryobesluit (27 januari 1994, Stb 162) Regeling handel levende dieren en levende produkten, (30 novem-

ber 1994, Stcrt. 250)’93 Deze handeling heeft als resultaat twee producten, maar de neerslag van deze handeling be-staat daarnaast ook uit ‘notities van ambtenaren, verslagen van vergaderingen met belangen-groeperingen, adviesaanvragen en adviezen van adviescommissies, correspondentie etc.’94 Die laatste opsomming is waar het Bearman en Lytle om gaat. Op basis van deze opsomming en de omschrijving van de handeling is het mogelijk op zeer grote lijnen in te schatten welke in-formatie in de betreffende neerslag te vinden zou kunnen zijn. In de RIO’s en BSD’s zijn bewust geen archiefstukken opgenomen, omdat men uit-ging van ‘functional appraisal’, wat wil zeggen dat de vorm en inhoud van de archiefstukken niet doorslaggevend is bij de selectie. Bij een toepassing van de MIO in een dynamische ar-chiefomgeving, moet de uiterlijke vorm van de archiefstukken wel een rol spelen, niet zo zeer om de logische ordening te bepalen (die wordt bepaald door de functie) maar juist om de toegang tot het archief te vergemakkelijken. Uit de uiterlijke vorm van een archiefstuk blijkt de informatiewaarde van een stuk. Als ik op zoek ben naar vastgesteld beleid, heb ik een be-leidsnota nodig; als ik wil weten hoe het beleid tot stand gekomen is, heb ik veel meer aan vergaderverslagen en concept-nota’s. In Handelend optreden noch in het artikel van Küller wordt aandacht besteed aan de uiterlijke vorm van documenten.95 De derde voorwaarde voor een goed gebruik van ontstaanscontext als toegang op ar-chieven is een onderscheid maken tussen de beschrijving van de ontstaanscontext en de be-schrijving van een archiefstuk. Hierbij moeten de beschrijvingen van de ontstaanscontext in


21

een ‘authority file’ opgenomen worden. Aan het eerste deel van deze voorwaarde wordt in de PIVOT-methode voldaan, zo zeer zelfs dat een van de genoemde nadelen van de methode juist de strikte scheiding tussen de beschrijvingen van de ontstaanscontext (RIO’s) en de ar-chiefstukken is (zie nadeel 1, 2, en 6 in hoofdstuk 2). Aan het tweede deel van deze voorwaarde wordt gedeeltelijk tegemoet gekomen met de ontwikkeling van de zogenaamde ‘Handelingenbank’ door het ministerie van Binnenland-se Zaken en Koninkrijksrelaties. Het doel van deze database is:

‘Het bieden van een referentiemodel voor de formele beschrijving van het handelen van de Rijksoverheid waarmee dat handelen zowel actueel als historisch kan worden vastgelegd en geraadpleegd.’96

In de Handelingenbank worden, onder andere om ‘de herkomst en samenhang van archief-stukken te kunnen bepalen,’ gegevens opgenomen over handelingen en beleidsterreinen en verwijzingen naar de organen, producten en grondslagen en bronnen.97 In de beschrijving van handelingen en beleidsterreinen wordt de informatie uit de RIO’s verwerkt. Trefwoorden worden bij de handelingen opgenomen in een vrije tekst veld, om problemen met thesaurusbouw en -onderhoud te voorkomen. Schematisch ziet dit er als volgt uit:98

Figuur 4: Afbakening Handelingenbank

Samengevat wil de ontwikkeling van de Handelingenbank zeggen dat er een centrale data-bank ontworpen wordt, die gebruikt kan worden om uniforme beschrijvingen van handelin-gen en beleidsterreinen te maken en gebruiken. Helaas wordt er (voorlopig) echter geen the-saurus gebouwd voor de ontsluiting van handelingen en beleidsterreinen. Voor de toepassing in dynamische archieven wil dit zeggen dat organisaties binnen de rijksoverheid (actoren) door middel van de database kunnen achterhalen welke handelingen ze eigenlijk moeten uitvoeren, op basis van welke bron of grondslag dit gebeurt en wat de te leveren producten zijn. Dit kan als uitgangspunt gebruikt worden voor nadere beschrijving van de werkprocessen en de (te verwachten) neerslag. Om voor de hand liggende redenen (te specifieke informatie voor een algemeen systeem; te veel werk) wordt hierover geen informa-tie opgenomen in de centrale handelingenbank. Iedere actor zal hier zelf een beschrijving voor moeten maken, die in het ideale geval naadloos aansluit bij de gegevens uit de handelin-genbank. De vierde voorwaarde die Bearman en Lytle noemen is het integreren van archief-processen en met name de informatie die in de verschillende archiefstadia voor handen is. Aan deze voorwaarde wordt in de PIVOT-methode uitvoering gegeven door allereerst een RIO op te stellen, dat in feite het uitgangspunt is voor alle verdere archiefprocessen: het Basis Selectie Document wordt aan de hand van het RIO opgesteld, het ordeningsplan voor dy-namische archieven moet gebaseerd zijn op de gegevens uit de RIO’s en de toegang tot het


22

overgedragen archief (de institutionele toegang) is ook voor een belangrijk deel een afgeleide van het Rapport Institutioneel Onderzoek. Wat van belang is uit Bearmans Model van Recordkeeping systems (p. 19) is het on-derscheid tussen functies en transacties. Archiefstukken ontstaan ten gevolge van transacties, die ten gevolge van de functies van de organisatie uitgevoerd worden. Het is van belang in het achterhoofd te houden dat archiefstukken dus geen rechtstreeks gevolg zijn van de be-drijfsfuncties. Bij PIVOT betekent dit dat het archief ook geen rechtstreeks gevolg is van de handelingen die een organisatie moet uitvoeren. Ze zijn een resultaat van de werkprocessen waarmee de handelingen uitgevoerd worden. Samenvattend kan gezegd worden dat de PIVOT-theorie voor een groot deel over-een komt met de opvattingen van Bearman voor wat betreft de toegankelijkheid van archie-ven met behulp van ontstaanscontext. Het enige dat in de PIVOT-methode bijna niet aan de orde komt is de relatie tussen de uiterlijke vorm en de functie van een document.


23

4 Australische perspectieven: Series en DIRKS

In dit hoofdstuk geef ik een uitgebreide beschrijving van het Australische Commonwealth Records Series-systeem, dat door Peter Horsman omschreven wordt als ‘[k]lassering en or-dening van archiefstukken naar administratieve functies. De series is het hoogste niveau van ordening.’99 Dit systeem toont enkele overeenkomsten met de MIO zoals die door PIVOT wordt beschreven. Daarnaast besteed ik in dit hoofdstuk uitgebreid aandacht aan DIRKS, een methode die door de National Archives of Australia is ontwikkeld om organisaties een handreiking te geven bij de ontwikkeling en invoering van een archiveringssysteem dat vol-doet aan ‘business needs, accountability requirements and community expectations.’100 Vooral de beschrijvingen voor het ontwerpen van een ‘business classification scheme’ kunnen voor een toepassing van PIVOT van groot belang zijn. 4.1 Het Australisch (“Series”) Systeem101

In de jaren vijftig en zestig zocht men bij de Commonwealth Archives Office ‘een systeem dat op ieder moment in staat is om de wettelijke, functionele en organisatorische contexten van archiveringssystemen te reconstrueren.’ Het systeem dat het resultaat van die zoektocht was, werd het ‘Commonwealth Records Series (CRS)’ systeem102 gedoopt. In de rest van de wereld is dit systeem vooral bekend geworden als het ‘series-system’. Aan de basis van het CRS-systeem staat het uitgangspunt dat

‘[d]e betekenis van archiefinformatie afhankelijk [is] van kennis van …

(1) de herkomst van de informatie en wanneer en hoe deze is beheerd en on-derhouden (kennis van het archiveringssysteem);

(2) wie de informatie heeft gecreëerd, beheerd en gebruikt en de activiteiten die met de informatie samenhangen (kennis van de context).’103

Het Australisch systeem verschilt van andere systemen door de nadruk die gelegd wordt op een strikte scheiding die gemaakt moet worden tussen de beschrijvingselementen van het archiefbeheer en beschrijvingselementen van de context. Pas wanneer beide beschrij-vingen ‘af’ zijn, worden de onderlinge verbanden aangelegd. Anders gezegd, worden in het Australisch systeem los van elkaar beschreven: 1. de archiefvormer (‘provenance’) en eigenaar van archiefbescheiden, samen met de grotere organisatorische, familiale en sociale omgeving (‘ambience’) waarin archiefvormers, ar-chiefbeheerders en archiefgebruikers functioneren (‘context control’).

2. de processen voor het maken, opslaan en benaderen van archiefbescheiden en het onder-houden van het archiveringssysteem (‘records control’).

3. de relaties die tussen deze twee entiteiten bestaan. Dit wordt in onderstaande figuur schematisch en in de eenvoudigste vorm weergegeven.104


24

CONTEXT-DOMEIN

Representaties van georganiseerde menselijke activiteit: herkomst en eigendom van archiefbescheiden.

Bijvoorbeeld: organisaties, families, archiefblokken*; ‘fonds’*; instanties/ afdelingen, personen.

* Context gegevens

RELATIES

bezit/ behoort bij

ARCHIEFBEHEER-DOMEIN

Representaties van georganiseerde menselijke kennis: ordening en beschrijving van archiefbescheiden.

Bijvoorbeeld: ‘fonds’0, archiefblokken0, archiveringssysteem, reeksen, overdrachten, ‘sets’, ‘consign-

ments’, aanwinsten, archiefbestanddelen, documenten, pagina’s, alinea’s, woorden, karakters, bytes.

0 archief-gegevens

RELATIES

bezit/ behoort bij

Figuur 5: CRS-model; origineel van Hurley, vertaling van mij.

Dat in dit model de begrippen ‘fonds’ en ‘archiefblokken’ in beide domeinen voor komt, is een gevolg van het verzet van Peter Scot, een van de bedenkers van het systeem, tegen de Amerikaanse begrippen ‘records groups’ (archiefblokken) en ‘fonds’. Hij vond dat met deze begrippen een te vereenvoudigende, fysieke benadering van de complexiteit van archieven werd gevolgd. 105 Het gaat te ver om hier de finesses van deze kritiek, die Scot in een artikel in The American Archivist ventileerde, weer te geven.b Het maakt in dit systeem in feite niet uit welke entiteiten er beschreven worden in het contexten archiefbeheerdomein, zo lang deze entiteiten maar duidelijk omschreven en be-schreven zijn. In Australië heeft men er in eerste instantie voor gekozen om in het context-domein de agency en in de archiefbeheeromgeving de records series als uitgangspunt te nemen. Agency wordt dan gedefinieerd als: ‘a distinct and recognisable body which has responsibility for carrying out administrative functions.’106 Records series wordt omschreven als ‘a group of records created within a recognisable framework i.e. they resulted from the same accumula-tion or filing process with the same numerical, alphabetical, chronological or other identifi-able sequence; or are of similar format or informational content.’107 Maar iedere ‘eenheid’ kan gekozen worden, dus bijvoorbeeld ook personen, dossiers of losse documenten, zolang ze maar duidelijk gedefinieerd worden. In het Australisch systeem kan het archiefbeheerdomein worden opgesplitst in ver-schillende entiteiten. Hurley noemt hier archief-entiteiten en contents-entiteiten. Onder archief-entiteiten vallen bijvoorbeeld de logische ordening van archiefbestanddelen en de manier waarop de archiefstukken toegankelijk zijn. Contents-entiteiten worden vooral gebruikt voor de fysieke overdracht van archiefbestanddelen en het depotbeheer. Het gaat hier bijvoorbeeld om ‘tienjarenblokken’, dozen of folianten. Onder de contents-entiteiten kunnen ook kenmer-ken als selectiecategorie of vertrouwelijkheidscode opgenomen worden. Peter Scot verdeelde het context-domein in vier basis-elementen: organisatie, actor (agency), familie en persoon. Organisaties en families zijn hierbij beschrijvingen van admini-stratieve of familiale structuren of groepen waartoe actoren behoren. Het zijn zelf geen ar-chiefvormende eenheden, maar vallen in het systeem onder de ‘omgeving’ (‘ambience’). In

b Zie P.J. Scot, ‘The record group concept: a case for abandonment.’ In: The American Archivist, vol. 29, October 1966, p.493-

504. Herdrukt in: P. Biskup, K. Dan, C. McEwen (e.a), Debates and Discourses. Selected Australian Writings on Archival Theory.

Canbera, 1995, p.79-89.


25

het CRS Manual worden organisaties omschreven als: ‘a whole government, learned society, church or company that is independent (or broadly autonomous).’108 In de volgende figuur zijn als voorbeeld opgenomen de actor (personen of instellin-gen die archieven maken - Hurley noemt dit ‘Records Makers’ - onderhouden, gebruiken, be-heren of overdragen), de omgeving (organisaties en families, die de actoren verbinden in structuren en functionele of formele verantwoordelijkheden) en functies.109 Die laatste entiteit heb ik zelf toegevoegd aan het origineel van Hurley. Daarnaast heb ik weer geprobeerd de gebruikte termen te vertalen in het Nederlands.110

OMGEVINGS-ENTITEITEN

(organisaties, families, groepen)

ACTOR-ENTITEITEN (‘archief-makers’, afdelingen,

personen)

IDENTITEIT: Code Naam Data

Beheersgegevens


Beheersgegevens

ATTRIBUTEN: b.v. Geschiedenis

etc.

ATTRIBUTEN: b.v. Geschiedenis taken

etc.

RELATIES

Tussen gelijksoortige entiteiten: Bestuurt, bestuurd door, gesteld boven, ondergeschikt aan, anders aan elkaar

gerelateerd Tussen andersoortige entiteiten:

Bezit, eigendom van (b.v. actor die archieven overdraagt; actor die archieven creëert.)

ARCHIVERINGS-ENTITEITEN (archiveringssyteem, reeksen,

dossiers)

‘CONTENTS’-ENTITEITEN

(archiefbestanddelen, documenten)


Beheersgegevens


Beheersgegevens

ATTRIBUTEN: b.v. Ordening Toegankelijkheid

etc.

ATTRIBUTEN: b.v. Hoeveelheid Locatie

etc.

FUNCTIONELE-ENTITEITEN

(functies, handelingen, taken)


Beheersgegevens

ATTRIBUTEN: b.v. Geschiedenis Activiteit

etc.

Figuur 6: Uitgebreid CRS-model; origineel van Hurley, door mij

aangepast en vertaald

Ondertussen heeft men in Australië vastgesteld dat er nog veel meer context-entiteiten mogelijk zijn en dat er heel veel verschillende relaties tussen de entiteiten mogelijk zijn. Een belangwekkende omgevings-entiteit zijn ‘functions’, die volgens Hurley apart be-schreven zouden moeten worden. Dit zijn de functionele entiteiten in de voorgaande figuur. Functions worden in het CRS Manual omschreven als: ‘[reflections of] the responsibilities of an organisation or an agency that can be delegated through official channels. In the Com-monwealth, a function is the business of a particular agency, which it has a legislative re-quirement to implement.’111 De Engelse term ‘function’ komt waarschijnlijk het meest over-een met het Nederlandse begrip ‘taak’ of ‘functie’. PIVOT omschrijft een taak als: ‘opdracht


26

die is gericht op het realiseren van een doel voor of het oplossen of verkleinen van een pro-bleem van de omgeving …’112 Hoewel Hurley aangeeft dat hij niet weet wat een functie is, geeft hij wel duidelijk aan wat een functie niet is: ‘A function is not a subject.’ Op het eerste oog lijken ze op elkaar, maar nadere inspectie leert anders. Hij geeft het voorbeeld van de ‘legislature:’ de taak van de wetgever is ‘wetgeven’, maar dit kan gebeuren voor oneindig veel onderwerpen.113 Volgens Hurley zijn ‘funtions’ het ideale middel om de relatie tussen context-omschrijvingen, archief en actoren te leggen. Daartoe moeten volgens hem taken niet be-schouwd worden als attributen van andere entiteiten (actoren of archiefstukken), maar moet informatie over archiefstukken en actoren juist beschouwd worden als attribuut van een taak.114 Op basis van functions zou het archief ook toegankelijk gemaakt kunnen worden, mits de namen in een thesaurus worden opgenomen. Op die manier kunnen archieven toe-gankelijk gemaakt worden ‘at any level and thus afford the nearest that archivists may ever get to something like a subject approach - one which is based on provenance.’115 Hurley wijst in zijn artikel van 1993 ook op de problemen die kunnen ontstaan bij de beschrijving van ‘functions’. Een van de problemen is, dat ‘functions’ niet ‘vanzelf’ van elkaar onderscheiden worden. Ze worden gedefinieerd door mensen, waardoor een ‘objectieve’ taxonomie zo goed als onmogelijk is. Daarnaast veranderen taken in de loop der tijd en het is lastig te bepalen wanneer een functie zodanig veranderd is, dat het een andere functie wordt.

‘To be of any practical use in information retrieval, a functional entity must to some degree misrepresent variant forms as correct and unchanging categories. Functions undergo an evolutionary process of change like organisms, yet we must bind the different forms together as discrete entities, otherwise we confuse and baffle understanding.’116

Een derde probleem dat Hurley signaleert is de verandering die de namen van taken in de loop der tijd ondergaan. De omschrijving die ‘onthouden’ wordt, hoeft niet per se de officiële term voor de functie te zijn. Dit zou overigens ondervangen kunnen worden door een the-saurus met ‘alternatieve namen’.117 In het CRS-systeem, tenslotte, bestaan het contextdomein en het archiefbeheerdo-mein uit entiteiten die los van elkaar beschreven worden. Alle entiteiten kunnen beschreven worden zoals zij op één moment in de tijd bestaan (hebben) en zich tot elkaar verhouden (hebben). In feite is Figuur 6 een ruimtelijke weergave van verschillende entiteiten en hun on-derlinge relaties. Deze relaties en entiteiten zijn echter niet enkel ruimtelijk, maar ook tijdelijk, doordat ze in de loop der tijd veranderen. Deze veranderingen in de tijd worden in het sys-teem getoond, door middel van synchrone beschrijvingen, waarbij iedere fase apart gedocu-menteerd wordt. De term ‘synchrone beschrijvingen’ lijkt ingewikkelder dan het is. In de taalkunde worden ze gebruikt om de ontwikkeling van talen in de tijd te beschrijven:

‘Onder synchronisch linguïstiek verstaat men ... taalkunde die de eigenschappen van een taal bestudeert zoals ze zich op een bepaald moment van haar geschie-denis voordoet ... Diachronische taalkunde ... onderzoekt de veranderingen in de tijd van taalsystemen.’118

In het CRS-systeem komt het er op neer dat iedere verandering in een van de entiteiten of de relaties vastgelegd moet worden, zodat later op ieder moment is vast te stellen hoe de precie-ze context van een archiefstuk er op enig moment uit zag. Dit is wat Horsman het ‘historisch besef’ van archiveringssystemen noemt.119 In de papieren omgeving waarin het CRS werd ontwikkeld, was het een hels karwei om die synchrone beschrijvingen te maken. Dit moest vooral gebeuren op systeemkaartjes met allerlei kruisverwijzingen. De ontwikkeling van de computer en de relationele database heeft het een stuk eenvoudiger gemaakt om de beschrij-vingen te maken.


27

PIVOT en CRS

De belangrijkste overeenkomsten tussen het Commonwealth Records Series system en de MIO is de scheiding die aangebracht wordt tussen de archiefstukken en de context. Dit is overigens ook een van de kritiekpunten op beide systemen. Uit het voorgaande blijkt dat dit een van de belangrijkste theoretische uitgangspunten van het series-systeem is. Bij PIVOT wordt deze scheiding, zij het niet zo expliciet geformuleerd, ook als uitgangspunt genomen. Dit blijkt bijvoorbeeld uit het Context-model dat in Handelend optreden wordt beschreven (zie p.9). Hierin worden archief, archiefvormer, functie en informatie ook van elkaar gescheiden en in het ideale geval los van elkaar beschreven. Dit leidt in de praktijd tot de RIO’s, een be-schrijving van de organisaties en de handelingen die deze op een bepaald beleidsterrein uit-voeren. In de RIO’s komt geen enkele verwijzing naar het eventueel gevormd archief voor. Dat gebeurt zelfs niet bij de vaststelling van het Basis Selectie Document. Het is heel goed mogelijk om in het CRS-model het begrip ‘beleidsterrein’ als entiteit op te nemen. ‘Beleidsterrein’ maakt dan deel uit van het contextdomein en wordt geplaatst naast entiteiten als functies of actors. Het is eenvoudiger dit voor PIVOT cruciale begrip in het CRS-model te integreren dan in het ‘gesloten’ model voor Recordkeeping systems dat David Bearman ontwikkeld heeft (zie p.19). Het grote verschil tussen het contextmodel van PIVOT en de modellen van het CRS zoals Hurley ze presenteert, is de nadruk die gelegd wordt op de relaties tussen de verschil-lende entiteiten. In het CRS-model van Hurley vormen de relaties het centrum van het mo-del, terwijl deze in het Context-model van PIVOT een meer ondergeschikte rol spelen. 4.2 Designing and implementing record keeping systems (DIRKS)

The National Archives van Australië heeft op haar internetpagina’s een handleiding gepubli-ceerd waarin stap voor stap wordt uitgelegd hoe een organisatie een archiveringssysteem kan ontwikkelen en implementeren: Designing and implementing Recordkeeping Systems (DIRKS).120 DIRKS is een uitwerking van het derde deel van de Australian Records Management Standard AS 4390, waarin een beschrijving van de ‘best practices’ ten aanzijn van archivering wordt gegeven. De uitgangspunten van de standaard komen op diverse punten overeen met de uitgangspunten van PIVOT. Zo wordt in de standaard een ‘record’ omschreven als:

‘recorded information, in any form, including data in computer systems, created or received and maintained by an organisation or person in the transaction of business or the conduct of affairs and kept as evidence of such activity.’121

Dit komt globaal overeen met de omschrijving die PIVOT van een archief geeft in het Con-textmodel. Daarnaast wordt in de Australische standaard ‘appraisal’ omschreven als

‘[T]he process of evaluating business activities [cursivering van mij, IK] to deter-mine which records need to be captured and how long they need to be kept, to meet business needs, the requirements of organisational accountability and com-munity expectations.’ 122

Het gaat hier nadrukkelijk om de selectie van activiteiten en niet van archiefstukken. Ook dit komt sterk overeen met de opvattingen achter PIVOT. Een derde opvatting die in de standaard naar voren komt, is de opvatting dat een classificatieschema gebaseerd op de bedrijfsactiviteiten (‘business classification scheme’) ge-bruikt kan worden voor verschillende doeleinden: het vaststellen van bewaartermijnen, het bepalen toegangsbeperkingen en als hulpmiddel bij de toegang tot archieven. Dit laatste is ook een van de uitgangspunten van PIVOT. Omdat ik ervan uitga dat de DIRKS-methodiek heel goed inpasbaar is in de PIVOT-opvattingen, zal ik in het hier volgende een uitgebreide beschrijving van de methode geven. DIRKS-methodologie

De Australische archiefstandaard is opgebouwd rond acht stappen die gezet zouden moeten worden om een archiefsysteem systematisch te ontwerpen.123 Schematisch ziet dit er als volgt uit:124


28

Figuur 7: De acht stappen uit AS 4390

De methode is gebaseerd op het ‘waterval-model’, de traditionele methodologie die gebruikt wordt om bedrijfssystemen te ontwerpen en onderhouden. De acht stappen waar de methodologie uit bestaat en die in DIRKS uitgebreid aan de orde komen zijn:

Stap A: Voorbereidend onderzoek

Het doel van deze stap is om een totaal beeld te krijgen van de organisatie waar het archief-systeem voor wordt ontworpen. Het gaat hierbij om het beschrijven van: 1. de organisatie, haar functies, taken en organisatiestructuur; 2. het wettelijke en juridische raamwerk waar de organisatie in functioneert; 3. de ‘bedrijfscontext’ van de organisatie (industriesector, producten of diensten die geleverd worden enz. In de PIVOT-methode zouden hier ook de beleidsterreinen onder kunnen vallen.)

4. de bedrijfscultuur en ‘interne’ context (strategie, huidig archiefbeheer, gebruikte technolo-gie enz.)125

Stap B: Analyse van de bedrijfsactiviteiten

Het doel van deze stap is het ontwerpen van een model van wat de organisatie doet en op welke manier zij dit doet. Dit gebeurt op basis van een beschrijving van de werkprocessen en bedrijfsactiviteiten. De belangrijkste onderdelen van deze stap zijn: 1. benoemen en beschrijven van de functies, activiteiten en transacties die in de organisatie uitgevoerd worden;

2. ontwerpen van een ‘bedrijfsclassificatie schema’ gebaseerd op de hiërarchische relaties tus-sen functies, activiteiten en transacties;

3. analyseren en in kaart brengen van de werkprocessen en de transacties die daar deel van uitmaken.126

Stap C: Vaststelling van archiveringseisen

In deze stap moet worden bepaald welke eisen de organisatie stelt aan het creëren en behou-den van bewijs (‘evidence’) van haar activiteiten. Hier moet rekening gehouden worden met interne verantwoording, wettelijke vereisten en wensen van belanghebbenden en de samenle-ving. De aard van de organisatie en het werk dat door de organisatie gedaan wordt, bepaalt of


29

en in welke vorm bewijs van haar handelen gecreëerd en bewaard moet worden. Belangrijkste onderdelen van deze stap zijn: 1. bepalen welke juridische, bedrijfskundige en maatschappelijke eisen de organisatie aan ar-chivering stelt. Dit moet gebeuren voor iedere activiteit die in Stap B beschreven is;

2. vaststellen van de risico’s wanneer de organisatie niet aan deze eisen voldoet; 3. bepalen aan welke eisen de organisatie wel en niet zal voldoen.127

Stap D: Beoordeling van de bestaande systemen

In deze stap is het de bedoeling de bestaande archief- en andere informatiesystemen te evalu-eren om te bekijken in hoeverre deze voldoen aan de eisen die in stap C zijn geformuleerd met betrekking tot het leveren van bewijs van het handelen van de organisatie. De activiteiten die ten behoeve van deze stap ondernomen moeten worden zijn: 1. beschrijven van de bestaande archief- en informatiesystemen; 2. analyseren in hoeverre deze systemen voldoen aan de gestelde eisen; 3. vastleggen wat de zwakke en sterke punten van de huidige systemen zijn en hoe deze aangepast zouden kunnen worden.128

Stap E: Vaststellen van een archiveringsstrategie

Het doel van deze stap is om voor de organisatie vast te stellen wat de beste beleidsregels, toepassingen, hulpmiddelen en andere strategieën zijn om tot een voor de organisatie adequa-te archivering te komen. Onderdelen van deze stap zijn: 1. bekijken welke strategieën mogelijk zijn om aan de archiveringsvoorwaarden te vol-doen en bepalen welke het best toegepast kan worden;

2. bepalen welke factoren een implementatie van de gekozen strategie in positieve of negatieve zin zouden kunnen beïnvloeden;

3. de functionele eisen relateren aan de onderdelen van de gekozen strategie, om zeker te zijn dat aan alle eisen wordt voldaan.129

Stap F: Ontwerp van het archiveringsysteem

In deze stap worden de strategie en tactiek van Stap E omgezet in een blauwdruk voor een archiveringssysteem dat voldoet aan de archiveringseisen van Stap C en een oplossing aan-draagt voor de gesignaleerde tekortkomingen uit Stap D. Onderdelen van deze stap zijn: 1. opstellen van ontwerpdocumentatie 2. vaststellen en onderhouden van een organisatiebreed archiveringsbeleid; 3. toewijzen van archiveringstaken en -verantwoordelijkheden; 4. (her)ontwerpen van werkprocessen; 5. ontwerpen van elektronische of hybride archiefapplicaties; 6. ontwikkelen van richtlijnen en procedures; 7. ontwikkelen van gebruikersopleidingen 8. implementatieplan voorbereiden.130

Stap G: Implementatie van een archiveringssysteem

Het doel van deze voorlaatste stap is om te komen tot een systematische en succesvolle im-plementatie van het archiveringssysteem. Uitgangspunt hierbij is het implementatieplan uit Stap F. Onderdelen van deze stap zijn: 1. vaststellen welke strategieën het beste toegepast kunnen worden bij de implementatie; 2. plannen van het implementatieproces; 3. besturen van de implementatie; 4. ontwerpen van een onderhoudsplan voor het archiveringssysteem.131

Stap H: Post-implementatie terugblik

Het doel van deze laatste stap is om vast te stellen hoe effectief het archiveringssysteem func-tioneert, hoe effectief het ontwikkelproces is verlopen, welke bijsturing er nog nodig is en op welke manier het systeem tijdens zijn bestaan geëvalueerd moet worden. Onderdelen zijn: 1. plannen van de evaluatie, inclusief vaststellen van de beoordelingscriteria; 2. verzamelen van gegevens;


30

3. opstellen van een evaluatierapport; 4. aanpassingen doorvoeren; 5. plannen van de constante evaluatie van het systeem.132 Hiermee is zeer beknopt de volledige DIRKS-methode omschreven, zoals deze op de inter-net-pagina’s van de National Archives of Australia te vinden is. In de volgende paragraaf zal ik beschrijven wat dit zou kunnen betekenen voor een toepassing van de Methode van Insti-tutioneel Onderzoek in Nederland. Ik zal hierbij vooral aandacht besteden aan de beschrij-vingen die in Stap B en C gegeven worden met betrekking tot het ontwerpen van een Busi-ness Classification Scheme. PIVOT en DIRKS

In zijn artikel in Het boek van bewaring heeft Küller al aangegeven dat de resultaten van een Rapport Institutioneel Onderzoek en de gegevens uit een Basis Selectie Document geïnte-greerd moeten worden in een Structuurplan Informatievoorziening. De werkzaamheden die daartoe uitgevoerd moeten worden zijn het inventariseren van de werkprocessen en produc-ten van een organisatie en deze afstemmen op de te verrichten handelingen.133 Deze werkzaamheden zouden heel goed aan de hand van Stap B uit de DIRKS-methode uitgevoerd kunnen worden. Zoals ik al beschreven heb, bestaat Stap B uit de vol-gende onderdelen: 1. benoemen en beschrijven van de functies, activiteiten en transacties die in de orga-nisatie uitgevoerd worden;

2. ontwerpen van een ‘bedrijfsclassificatie schema’ gebaseerd op de hiërarchie van functies, activiteiten en transacties;

3. analyseren en in kaart brengen van de werkprocessen en de transacties die daar deel van uitmaken.134

Tijdens de analyse worden de bedrijfsprocessen allereerst op het hoogste niveau beschreven, waarna ze worden opgedeeld in kleinere entiteiten. De activiteiten van een organisatie kunnen op vijf niveaus, van abstract naar steeds concreter worden beschreven:

• het niveau van de doelstellingen en missies van de organisatie, inclusief het beleid ge-richt op het bereiken van de gestelde doelen (‘goals and strategies’).

• het niveau van de taken en handelingen die de organisatie uitvoert om haar doel-stellingen te bereiken (‘functions’).

• het niveau van de activiteiten waarmee de handelingen uitgevoerd worden, waarbij ver-schillende activiteiten onderdeel van één handeling kunnen zijn (‘activities’).

• het niveau van de herhaalde transacties of processen, de kleinste onderdelen van een activiteit (‘transactions’).

• het niveau van het ‘echte’ werk, de verschillende acties waar een transactie uit bestaat. 135

In model-vorm ziet dit er als volgt uit:136


31

Figuur 8: Model van de analyse van de bedrijfsactiviteiten

In DIRKS wordt het volgende voorbeeld gegeven om de relaties tussen de verschillende enti-teiten aan te geven:

‘Function: Publication – the function of having works, irrespective of format, issued for sale or general distribution internally or to the public.

Activity: Drafting – the activities associated with preparing prelimi-nary drafts or outlines of addresses, reports, plans, sketches, etc prior to publication.

Transaction(s): Create draft copies of publications, website and/or intranet text with associated metadata; distribute drafts for comment; file comments made on these drafts.’137

Een voorbeeld gebaseerd op een Rapport Institutioneel Onderzoek zou het volgende kunnen zijn:

Handeling: ‘Het jaarlijks uitbrengen van verslag van de werkzaamheden en bevindingen aan Onze minister.’138

Activiteit: Het opstellen van een conceptverslag.

Transactie: Het schrijven van een conceptverslag; het verspreiden van het concept voor commentaar; het verwerken van com-mentaar etc.

Hier wordt duidelijk dat het Angelsaksische begrip function veel abstracter en ruimer is dan de Nederlandse term handeling. Dit verklaart ook waarom Bearman aangeeft dat alle ‘business functions’ beschreven zouden kunnen worden met een beperkt aantal werkwoorden en zelf-standige naamwoorden.139 PIVOT schat dat het hele overheidshandelen vanaf 1945 kan wor-den beschreven in ongeveer 174 beleidsterreinen met niet minder dan 50.000 verschillende handelingen. In februari 2001 waren ongeveer 10.000 handelingen officieel vastgesteld.140 Wanneer alle handelingen, activiteiten en transacties afdoende beschreven en van el-kaar onderscheiden zijn, moeten deze geplaatst worden in een zogenaamd ‘business classifi-


32

cation scheme,’ waarin de (hiërarchische) relaties van de entiteiten naar voren komen. Hier-onder staan twee voorbeelden. Het eerste is het ‘abstracte’ voorbeeld uit DIRKS,141 het twee-de diagram is een nadere uitwerking van het hierboven aangehaalde voorbeeld uit een RIO.

Figuur 9: Voorbeeld van een business classification scheme

Handelingen op het beleidsterrein Monumentenzorg

Actor Raad voor het Cultuurbeheer

Handeling No. MON101: Het jaarlijks uitbrengen van verslag van de werkzaamheden en bevindingen aan Onze minister

Activiteit No. MON101-a:

Het opstellen van een conceptverslag

Handeling No. MON100: Het jaarlijks opstellen van een

ontwerpbegroting voor Onze minister

Transactie No. MON101-a-1:

Het schrijven van een conceptverslag

Transactie No. MON101-a-2: Het verwerken van op het concept

geleverd commentaar

Activiteit No. MON101-b:

Het opstellen van het definitief verslag

Handelingen op het beleidsterrein Archieven en musea

Figuur 10: Gefingeerd 'business classification scheme' van de Raad

voor het Cultuurbeheer

In dit schema zijn de verschillende handelingen van elkaar onderscheiden met behulp van een uniek nummer, dat gebaseerd is op een afkorting voor het beleidsterrein (MON), ge-combineerd met het handelingnummer uit het Rapport Institutioneel Onderzoek. Dit is


33

vooral van belang wanneer één organisatie actief is op verschillende beleidsterreinen (zoals de Raad voor het Cultuurbeheer in dit geval). Het derde deel van Stap B is het beschrijven van de bedrijfsprocessen waarmee de organisatie haar werkzaamheden uitvoert. Hierbij moet ook bepaald worden welk archiefma-teriaal bij welke processtap gecreëerd zou moeten worden. In Handelend optreden wordt voor-afgaand aan het Model voor het overheidshandelen (zie p. 8) het overheidshandelen op drie niveaus bekeken en gemodelleerd.142 Hierbij wordt ervan uit gegaan dat beleidsprocessen uit verschil-lende deelprocessen bestaan en een cyclisch karakter hebben: voorbereiding � bepaling � uitvoering � evaluatie � terugkoppeling � voorbereiding

Ieder deelproces kan verder opgedeeld worden in één of meer deelprocessen op een lager ni-veau. Daarbij kan aangegeven worden welke organen verantwoordelijk zijn voor welk deel-proces en welke (deel)producten gecreëerd worden. Figuur 11 is een poging om de twee mo-dellen van pagina 13 en 15 uit Handelend optreden samen te voegen in één figuur.

beleid

voorbereiding bepaling uitvoering

evaluatie terugkoppeling

Voorbereiden

AMVB

Adviseren over

art. 3/4

Vaststellen art.

3/4

Beslissen over inwilligen info.

verzoek

Voorstel

art. 3/4

advies

art. 3/4

beschikking

art. 3/4

verantwoordingsinformatie

Niveau 1:

invoer product

Niveau 2:

invoer product product product

invoer invoer

informatie

uitvoeringsinformatie

Niveau 3:

Legenda rechthoek: deelproces

pijl: stroom

Figuur 11: Model van beleidsprocessen uit Handelend optreden

In Handelend optreden wordt ook nog aan de hand van de onderste helft van deze figuur aange-toond dat het mogelijk is om te bepalen welke neerslag bij welk (deel)proces gevormd wordt,143 maar dit is zeker niet altijd gedetailleerd genoeg om van pas te kunnen komen in een


34

dynamisch archief. Daartoe zal dan in het model nog enkele niveaus lager afgedaald moeten worden. In DIRKS gebeurt dat op de volgende manier:144

Figuur 12: Procesmodel uit DIRKS

Toegepast op de Raad voor het Cultuurbeheer en de gefingeerde bedrijfsclassificatie van Figuur 11 op pagina 33 zou dit het onderstaande procesmodel op kunnen leveren. Hierin wordt activiteit MON101-a: Het opstellen van een conceptverslag weergegeven. Uit dit model blijkt ook op welke momenten in het proces welke archiefstukken geproduceerd (moeten) worden. Het gaat in dit voorbeeld overigens meer om het principe dan om de daadwerkelijke invulling van de acties en transacties. acties transacties activiteit

Activiteit No. MON101-a: Het opstellen van een conceptverslag

Transactie No. MON101-a-1: Het schrijven van een conceptverslag

Verzamelen van gegevens

Opstellen van eerste versie

Corrigeren van eerste versie

Transactie No. MON101-a-2: Het verwerken van op het concept geleverd commentaar

Verspreiden van het concept-verslag

Verzamelen van het commentaar

Neerslag Neerslag

Neerslag Neerslag Figuur 13: Gefingeerd procesmodel voor een activiteit van de

Raad voor het Cultuurbeheer

Wat uit de procesmodellen van DIRKS lang niet zo duidelijk naar voren komt als uit het model voor beleidsprocessen van PIVOT (Figuur 11 van pagina 33), is de relatie tussen


35

het resultaat (product) van transactie 1 en de invoer van transactie 2. In het bovenstaande voorbeeld is de neerslag van transactie MON101-a-1 (het conceptverslag) de invoer voor de acties die deel uitmaken van transactie MON101-a-2. Dit is ook wat Horsman bedoeld wan-neer hij het heeft over onderscheid tussen de creatie en het gebruik van archiefstukken.145 Ik denk dat deze relatie een belangrijke aanvulling zou zijn op de modellen van DIRKS, met name omdat met behulp hiervan bepaald kan worden welke dossiers/informatie/neerslag nodig is om een transactie uit te kunnen voeren. Misschien valt dit overigens in DIRKS on-der Stap C, waarin bepaald wordt welke neerslag bij welke transactie gevormd moet worden, om als bewijs van het handelen van de organisatie te kunnen dienen. Dit wordt echter niet nadrukkelijk aangegeven. Tot zover een beschrijving van de manier waarop in de DIRKS-methode handelin-gen gekoppeld worden aan bedrijfsprocessen. Ik kom in het volgende hoofdstuk, wanneer ik mijn model weergeef, nog terug op het opstellen van een bedrijfsclassificatie schema ten be-hoeve van het dynamisch archief.


36

5 PIVOT toegepast.

In de vorige hoofdstukken heb ik allereerst de uitgangspunten van de PIVOT-methode be-sproken in hoofdstuk 2. Daarbij heb ik ook aandacht besteed aan de nadelen die in de litera-tuur geopperd worden met betrekking tot een invoering van de methode in dynamische ar-chieven. In hoofdstuk 3 en 4 heb ik gekeken naar de relatie die de PIVOT-methode heeft met opvattingen omtrent functionele archivistiek in Amerika en Australië. Wat betreft Ame-rika heb ik me beperkt tot twee artikelen van David Bearman en voor Australië heb ik de na-druk gelegd op het Series-systeem en de Australian Recordkeeping Standard. In dit hoofdstuk zal ik eerst schematisch weergeven op welke manier de Methode van Institutioneel Onder-zoek in een dynamisch archief ingepast zou kunnen worden. Hierbij zal ik voortborduren op de beschreven buitenlandse theorieën. Tenslotte zal ik met dit model in het achterhoofd pro-beren de gesignaleerde problemen te neutraliseren. 5.1 Schets voor invoering

Het onderstaand model is voor een belangrijk deel gebaseerd op de modellen van Hofman en Horsman in het S@P-jaarboek 2000.146 Het model is in eerste instantie nadrukkelijk be-doeld voor de archieven die ook het object van PIVOT zijn: moderne archieven van de rijks-overheid. Ik ben wel van mening dat de uitgangspunten ook toegepast kunnen worden op de provinciale en gemeentelijke overheid en in het bedrijfsleven. Dan zal alleen meer onderzoek gedaan moeten worden naar het beschrijven en definiëren van functies. Ik ben nu enkel uit-gegaan van de beschrijvingen van handelingen die in het kader van PIVOT zijn beschreven. Daarnaast is het model een beschrijving van het dynamisch archief, zoals dat in één organisatie geïmplementeerd zou moeten worden. Het gaat nadrukkelijk niet om het be-schrijven van de totale context van een archief, of om een beschrijving van een statisch ar-chief in een archiefbewaarplaats. Het model bestaat grofweg uit drie niveaus: handelingen, processen en archiefstuk-ken. Hierin valt de driedeling van de archiefcontext zoals Thomassen die beschrijft, te her-kennen: functionele context, organisatorische context en documentaire context.147 Ik be-spreek eerst ieder niveau afzonderlijk om ze daarna samen te voegen in het uiteindelijke mo-del.

Niveau van de Handelingen

Handeling Actor

Beleidsterrein

Wettelijke basis

Figuur 14: Niveau van de handelingen

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is bezig met de ontwikkeling van een zogenaamde Handelingenbank. Zoals al eerder beschreven is dit een database die on-der andere wordt opgezet om te komen tot een uniforme vastlegging van de handelingen van de overheid. In de database wordt geprobeerd de gegevens van de Rapporten Institutioneel


37

Onderzoek en de Basis Selectiedocumenten op te nemen, inclusief hun relaties. De Hande-lingenbank bevat in ieder geval informatie over de volgende entiteiten en hun relaties:

� beleidsterreinen � actoren � handelingen � wettelijke grondslag voor handelingen, beleidsterrein en actor.148

Hierbij worden de beleidsterreinen en handelingen uitgebreid beschreven, terwijl bij de acto-ren en grondslagen volstaan wordt met een verwijzing naar een ander systeem waarin meer informatie is opgenomen, bijvoorbeeld de Staatsalmanak en de Wettenbank.149 Helaas is de Handelingenbank nog (lang) niet operationeel, wat wil zeggen dat er voorlopig ook nog geen sprake is van een uniforme vastlegging van de handelingen van overheidsorganen. Tot de tijd dat de database voor alle overheidsinstellingen toegankelijk is, zullen deze voor eigen gebruik een overzicht van ‘hun’ handelingen moeten maken. Hierbij dienen de RIO’s en BSD’s als uitgangspunt, maar deze kunnen niet zonder aanpassingen overgenomen worden, omdat ze een beschrijving zijn van een beleidsterrein, waarop meerde-re actoren werkzaam zijn. De gegevens die op dit niveau in ieder geval geregistreerd moeten worden zijn:150 Actor Handeling Aggregatieniveau Aggregatieniveau Naam Omschrijving (naam, doel, product) (Vestigings)plaats Relatie met andere handelingen Bestaansperiode Periode waarin uitgevoerd Relatie naar handeling Relatie naar actor Relatie naar wettelijke basis Relatie naar wettelijke basis Wettelijke basis Beleidsterrein Omschrijving Omschrijving Periode van geldigheid Periode van geldigheid Relatie naar actor Relatie naar actor Relatie naar handeling Relatie naar handeling Relatie naar weten regelgeving Relatie naar wettelijke basis

Niveau van de processen

Bedrijfsproces

Sub-bedrijfsproces

Activiteit

Transactie

Actor

Actor

output

input

Figuur 15: Niveau van het bedrijfsproces

Bij het ontwerpen van de Handelingenbank is er bewust voor gekozen om er geen informatie over bedrijfsprocessen in op te nemen, omdat deze veel te veranderlijk zijn. Voor een organi-satie die haar archief wil ordenen op basis van handelingen betekent dit, dat zij zelf een be-schrijving van haar bedrijfsprocessen en organisatorische inrichting moet maken.


38

Bedrijfsprocessen (of werkprocessen) kunnen getypeerd worden op basis van hun structuur en voorspelbaarheid.151 Aan de ene kant van de schaal staan heel gestructureerde processen, waarvan de uitkomst van te voren al bekend is, zoals bij het verlenen van een ver-gunning. Aan het andere uiterste staan heel ongestructureerde processen, waarvan bij voor-baat niet bekend is wat het resultaat zal zijn, zoals ‘het voorbereiden en bepalen van het be-leid op het gebied van de monumentenzorg.’152 PIVOT geeft in Handelend optreden een cyclisch model dat weergeeft op welke manier beleidsprocessen beschreven zouden kunnen worden (zie Figuur 11 op p.33). Ik heb in het vorig hoofdstuk met behulp van de DIRKS-methodologie laten zien op welke manier het derde niveau van dit model verder opgedeeld zou kunnen worden in activiteiten en transac-ties. Afhankelijk van de structuur en voorspelbaarheid van de bedrijfsprocessen kunnen deze verder onderverdeeld worden in activiteiten en transacties. Wanneer het om een heel uitge-breid bedrijfsproces gaat, zouden ook subprocessen beschreven kunnen worden, die daarna weer onderverdeeld kunnen worden in activiteiten en transacties. Wat van groot belang is, is dat niet alleen de bouwstenen van een bedrijfsproces wor-den vastgelegd, maar dat ook wordt aangegeven welke actor verantwoordelijk is voor de uit-voering van dat proces of procesonderdeel. Daarnaast is op dit niveau wat Horsman het ‘his-torisch bewustzijn’ van een archiveringssysteem noemt, heel belangrijk.153 De beschrijving van de administratieve organisatie moet dusdanig zijn dat het mogelijk is om de veranderin-gen in bedrijfsprocessen en verantwoordelijken bij te houden. Het moet op ieder moment mogelijk zijn om de relaties te tonen zoals die op enig moment in het verleden hebben be-staan tussen bedrijfsprocessen, actoren, activiteiten, enz. Dit lijkt op het eerste gezicht beter te realiseren in een relationele database dan in een classificatieschema. Bij de beschrijving van de bedrijfsprocessen moeten in ieder geval de volgende gege-vens opgenomen worden: Actor Bedrijfsproces Aggregatieniveau Aggregatieniveau Naam Omschrijving (naam, doel, product) (Vestigings)plaats Wanneer uitgevoerd Bestaansperiode Plaats Relatie naar handeling en wettelijke basis Geldende procedure(s) Gebruikte systemen, al dan niet geautomatiseerd Relatie naar handeling Relatie naar actor

Deze gegevens komen grotendeels overeen de elementen die Hofman in zijn artikel in het tweede S@P-jaarboek opsomt, met enkele kanttekeningen.154 Bij de actoren moeten niet al-leen gegevens opgenomen worden over de ‘officiële’ organisatieonderdelen, maar ook over ad hoc en tijdelijke onderdelen als werkgroepen, projectorganisaties en allerlei tijdelijke com-missies. Verder heb ik aggregatieniveau toegevoegd aan de beschrijvingselementen van een be-drijfsproces. Ik onderscheid in mijn model vier niveaus in de beschrijving van een bedrijfs-proces: bedrijfsproces, sub-bedrijfsproces, activiteit en transactie. Door middel van het aan-geven van het aggregatieniveau kunnen deze van elkaar onderscheiden worden. Daarnaast is het mogelijk om nog meer verschillende niveaus aan te brengen, wanneer dit nodig mocht blijken. Al deze gegevens zouden opgenomen moeten worden in een thesaurus (Bearman en Lytle noemen dit ‘provenance authority records’), om de toegankelijkheid te bevorderen. De-ze thesaurus moet constant aangevuld worden, met onder andere nieuwe actoren en nieuwe bedrijfsprocessen.


39

Niveau van het archief

Archiefstuk

output input

Documentaire context

Administratief beheer

Figuur 16: Niveau van het archief

Het derde niveau is het archief, waar de archiefstukken in moeten worden opgeslagen. In het model wordt ervan uitgegaan dat een archiefstuk altijd de output is van één bedrijfsproces (ongeacht aggregatieniveau) en de input kan zijn van een of meer bedrijfsprocessen (ongeacht aggregatieniveau). De onderstaande opsomming van de beheergegevens is weer gebaseerd op Hofman, maar ik heb me beperkt tot het strikt noodzakelijke voor het gebruik in een dynamisch ar-chief: Documentaire context Administratief beheer Ordening / classificatie Locatie Archiveringseisen Omvang Bewaartermijn Autorisatie van toegang Uiterlijke vorm Formaat

Ik heb hier archiveringseisen toegevoegd aan het lijstje van Hofman. Dit is een vertaling van de Engelse term ‘recordkeeping requirements’ uit stap C van DIRKS. Bij ieder proces moet vastgesteld worden welke eisen dit stelt aan de neerslag die geproduceerd wordt. De vragen die hierbij beantwoord moeten worden zijn niet alleen: ‘Hoe lang moeten archiefstukken be-waard blijven?’, maar ook ‘Welk archiefstuk is de output van dit proces?’ en ‘Welke archief-stukken zijn essentieel als input voor een bepaald proces?’ Mede op basis van deze informatie kan daarna de bewaartermijn van een stuk bepaald worden. Daarnaast heb ik, in navolging van Bearman, uiterlijke vorm aan de documentaire con-text toegevoegd, omdat aan de hand van deze omschrijvingen bepaald kan worden om wat voor soort document het gaat en wat de informatiewaarde ervan is.

Model voor een ordening gebaseerd op MIO

Het hele model ziet er dan als volgt uit:


40

Archiefstuk

Handeling Actor

Beleidsterrein

Wettelijke basis

Handelingen

Processen

Archiefstukken

output

input

Bedrijfsproces

Sub-bedrijfsproces

Activiteit

Transactie

Actor

Actor

Documentaire

context

Administratief

beheer

Figuur 17: Model voor een ordening gebaseerd op MIO

Uitgangspunt van het model is dat aan de ene kant een handeling uitgevoerd moet worden door minstens één actor en dat deze uitvoering gebeurt in een ‘bedrijfsproces’. Het model gaat er ook vanuit dat alle activiteiten die in een organisatie ondernomen worden op de een of andere manier aan een handeling gekoppeld moeten kunnen worden. De processen waarin deze activiteiten bij elkaar gebracht worden, vormen het centrum van het model. Zij vormen de verbinding tussen de handelingen aan de ene kant en de archiefstukken aan de andere kant. Wanneer een organisatie besluit het dynamisch archief met behulp van het hierboven geschetste model in te richten, dan heeft ze in ieder geval het volgende nodig:


41

1. Inzicht in de handelingen die een organisatie zou moeten ondernemen; 2. Inzicht in de bedrijfsprocessen die de organisatie uitvoert, inclusief de onderdelen waar deze processen uit zijn opgebouwd, inclusief de actoren;

3. Inzicht in de archiveringseisen die ieder proces stelt en die door de organisatie gesteld worden;

4. Inzicht in de archiefstukken die ontstaan ten gevolge van de processen; 5. Inzicht in welke archiefstukken nodig zijn om de processen te kunnen uitvoeren.

Het lijkt het waarschijnlijkst dat al deze informatie het beste opgeslagen kan worden in een relationele database, waarbij overwogen moet worden of de informatie die onder 1 tot en met 3 valt, opgenomen moet worden in een thesaurus, om de toegankelijkheid in de loop der tijd te waarborgen. Aangezien de namen en omschrijvingen van handelingen en vooral de bete-kenis ervan aan veranderingen onderhevig zijn, moeten in de thesaurus continu alternatieve en afgewezen benamingen en omschrijvingen toegevoegd worden. Bij het opnemen van het archiefstuk in het archiefsysteem moeten zogenaamde ‘metadata’ aan het stuk toegekend worden. Metadata zijn letterlijk ‘gegevens over gegevens.’ Door het Archiving Metadata Forum worden metadata omschreven als:

‘Structured or semi-structured information which enables the creation, manage-ment, and use of records through time and within and across domains in which they are created. Recordkeeping metadata can be used to identify, authenticate, and contextualize records; and the people, processes and systems that create, manage, and maintain and use them.’155

Ieder archiefstuk zal in ieder geval voorzien moeten zijn van de volgende metadata, die ge-deeltelijk afkomstig zouden kunnen zijn uit de eerder genoemde database.

Door bij ieder archiefstuk afzonderlijk aan te geven van welke handeling het de neerslag is, is het mogelijk om losse archief-stukken ‘gelijktijdig’ te selecteren. Vooral in een digitale omge-ving is dit van belang.156 Door middel van de uiterlijke vorm kan vastgesteld worden om wat voor een soort informatie het in het document gaat. De object/subject omschrijving vormt de beschrijving van het specifieke geval ten behoeve waarvan de handeling uitge-voerd wordt. Bij ieder archiefstuk moet worden aangegeven van welk bedrijfsproces het de output is. Wanneer ook bekend is van welk proces het stuk de input vormt, kan dit ook al vastgelegd worden. Aangezien het regelmatig niet van te voren is te bepa-len voor welke processen het stuk de input vormt, zal dit iedere keer wanneer een archiefstuk gebruikt wordt, vastgelegd moe-ten worden. Waarschijnlijk kan hierbij volstaan worden met een verwijzing naar de volledige beschrijving van de bedrijfsproces-

sen en de handelingen in de al eerder genoemde database. De bewaartermijn van een archiefstuk moet ook vastgelegd worden, waarbij moet aangetekend worden dat deze sterk afhankelijk is van de archiveringseisen die het bedrijfs-proces stelt. De bewaartermijn is geen vaststaand gegeven, maar kan veranderen zodra een stuk als input voor een proces gebruikt wordt. Afhankelijk van de eisen die een bedrijfsproces stelt aan de input van archiefstukken (heeft het proces genoeg aan de output van één transactie, of is de output van verschillende transacties vereist) kunnen de archiefstukken ‘gebundeld’ worden op het niveau van het be-drijfsproces of de activiteit (dossiers) of de transactie (series). Deze eisen maken ook weer deel uit van de archiveringseisen die bij de beschrijving van een archiefstuk gegeven moeten worden. In het bovenstaand model maakt dit deel uit van de ordening in de documentaire context. Door middel van het vastleggen van de (fysieke) omvang van een archiefstuk, kan

Handeling Actor Uiterlijke vorm Object/subject Datum van document Input van proces(sen) Datum input Output van proces Datum output Formaat Archiveringseisen Bewaartermijn Ordening Toegang Locatie Omvang


42

bepaald worden of het bij gebruik compleet is. Toegang en locatie zijn in eerste instantie al-leen van belang voor de logistiek: waar is het stuk en wie mag het gebruiken of inzien? Bij een toepassing in een elektronische omgeving zal invoering van een dergelijke functionele methodiek inhouden dat de digitale documenten toegankelijk gemaakt worden met behulp van een database die in ieder geval de hierboven beschreven gegevens bevat. In een analoge situatie ligt het iets gecompliceerder. De fysieke volgorde kan waar-schijnlijk grotendeels bepaald worden aan de hand van de logische orde. Een belangrijk on-derdeel van het beschrijven van de logische structuur is het vaststellen van de archiveringsei-sen, om te bepalen uit welke documenten een dossier moet bestaan om bruikbaar te zijn voor de bedrijfsvoering. Dit bepaalt dus ook de fysieke ordening van ‘losse’ archiefstukken. Momenteel is het fysieke dynamische archief meestal geordend aan de hand van de Basis Archiefcode. De dossiers worden aan de hand van de toegekende classificatiecode op de juiste plek in het archief geplaatst. Op basis van de archiveringseisen uit mijn model kan besloten worden het fysiek archief te ordenen op basis van de bedrijfsprocessen. Daartoe moeten de processen uiteraard eenduidig beschreven worden, waarna deze zouden kunnen worden geordend op basis van de handelingen uit het RIO en BSD. Hierbij kan de volgorde van het RIO en BSD aangehouden worden, maar dat is niet strikt noodzakelijk. 5.2 Gesignaleerde tekortkomingen

In de vorige paragraaf heb ik beschreven op welke manier een dynamisch archief ingericht zou kunnen worden met gebruikmaking van de Methode van Institutioneel Onderzoek. In het tweede hoofdstuk heb ik beschreven welke bezwaren er geopperd zijn tegen een toepas-sing van PIVOT in een dynamisch archief. In deze paragraaf ga ik bekijken of het met de hierboven geschetste methode mogelijk is om deze bezwaren te neutraliseren. 1. Te hoog abstractieniveau

Een van de gesignaleerde problemen bij de toepassing van handelingen in de archieforde-ning, is het hoge abstractieniveau van de handelingen. Hierdoor is een vertaalslag nodig, waarmee afzonderlijke dossiers gekoppeld zouden kunnen worden aan de juiste handeling. Deze ‘stap’ zou lastig te operationaliseren zijn, door de (laagopgeleide) archiefmedewerkers.157 Om twee redenen vind ik dit nadeel vreemd aan doen. Het lijkt mij ten eerste dat de geïnterviewden die dit nadeel aandroegen, te zeer vanuit het bekende en behoudende rede-neerden. De meeste archiefmedewerkers kennen ‘blind’ de weg in ‘hun’ dynamische archief, dat nu meestal geordend is met behulp van de Basis Archiefcode. Zij weten precies onder welke code welk dossier valt en zijn ook redelijk goed in staat te bepalen in welk dossier be-paalde documenten thuishoren. Aangezien de BAC geen toonbeeld van concreetheid is en zeker geen ‘intuïtief zoeken’ mogelijk maakt, hebben de meeste archiefmedewerkers op zijn minst enkele cursussen gevolgd bij bijvoorbeeld de SOD of de GO. Daar hebben ze geleerd hoe de code werkt, op welke manier ze die moeten gebruiken en hoe dossiers gevormd moe-ten worden. Het zou kunnen dat de geïnterviewden bedoelden dat de archiefmedewerkers er heel erg aan zouden moeten wennen, wanneer de vertrouwde Basis Archiefcode overboord ge-gooid wordt en wordt vervangen door een andere classificatiemethode. Dit lijkt mij dan een bezwaar dat terecht geopperd wordt, maar dat geldt voor alle vernieuwingen die in een orga-nisatie plaatsvinden. Waarschijnlijk vinden de archiefmedewerkers het ook makkelijker om papieren documenten te archiveren in plaats van elektronische, maar dat is geen argument te-gen het gebruik van digitale documenten. De andere reden waarom ik het vreemd vind dat dit nadeel wordt geopperd, is omdat het lijkt alsof de geïnterviewden denken dat het RIO of BSD zondermeer is toe te passen op het dynamisch archief. Het lijkt alsof zij denken dat het voldoende zou zijn om de archief-medewerkers een RIO te geven en te zeggen: ‘Vanaf nu plaatsten we de handelingennum-mers uit dit boekje op de dossiers in plaats van de classificatiecodes.’ Ik zeg met nadruk ‘lijkt’, want ik neem aan dat de geïnterviewden wel beter wisten.


43

In Handelend optreden wordt aangegeven dat er aanvullende informatie nodig is om een RIO te integreren in een ordeningsplan en Küller heeft aangegeven dat de resultaten van een Rapport Institutioneel Onderzoek en de gegevens uit een Basis Selectie Document geïnte-greerd moeten worden in een Structuurplan Informatievoorziening. De werkzaamheden die volgens hem daartoe uitgevoerd moeten worden zijn het inventariseren van de werkproces-sen en producten van een organisatie en deze afstemmen op de te verrichten handelingen. Dit wil dus zeggen dat er in de organisatie die een archiefordening gebaseerd op de handelin-gen uit het RIO wil gaan toepassen, nog heel wat werk te doen heeft. In de laatste paragraaf van hoofdstuk 4 heb ik aangegeven op welke manier het in-ventariseren van de werkprocessen en producten binnen een organisatie aangepakt zou kun-nen worden. Ik denk dat het gesignaleerde nadeel grotendeels wordt geneutraliseerd wanneer de abstracte handelingen uit de RIO’s concreter gemaakt worden, door ze te relateren aan de werkprocessen van de organisatie en deze op de ‘Australische manier’ op te delen in kleinere eenheden. 2. Onduidelijke relatie tussen handelingen en werk- en beleidsprocessen

Een ander gesignaleerd probleem bij de invoering van een op handelingen gebaseerde ar-chiefordening is, dat er vaak geen één-op-één relatie bestaat tussen handelingen en de werk-processen in een organisatie. Dit wil zeggen dat er werkprocessen kunnen zijn die ten behoe-ve van meerdere handelingen worden uitgevoerd. Daarnaast zijn er werkprocessen die niet gerelateerd kunnen worden aan één van de handelingen uit de RIO’s.

Werkprocessen die niet aan een handeling gekoppeld kunnen worden

De RIO’s handelen over een bepaalde periode van een beleidsterrein, maar verschijnen meestal enkele jaren na het eind van de beschreven periode. De RIO voor het beleidsterrein monumentenzorg, bijvoorbeeld, verscheen in 1996 en beslaat de periode 1945-1990. Dit be-tekent allereerst dat het rapport bij verschijning al gedateerd was. Hierdoor kan een organisa-tie, die op basis van dit rapport haar archief wil gaan inrichten, tegen werkprocessen aanlopen die niet gekoppeld kunnen worden aan een van de beschreven handelingen, simpelweg om-dat die handeling bij de opstelling van het rapport nog niet bestond. Ook wanneer een organisatie werkzaamheden op verschillende beleidsterreinen uit-voert, kan het voorkomen dat werkprocessen niet aan handelingen gekoppeld kunnen wor-den. Dit kan veroorzaakt worden doordat de handelingen van het ene beleidsterrein wel en die van het andere nog niet beschreven zijn. De derde mogelijkheid waarom werkprocessen niet aan handelingen kunnen worden gekoppeld, kan komen doordat de betreffende handeling niet in het RIO is beschreven. Dit kan het gevolg zijn van ontwikkelingen binnen PIVOT. PIVOT heeft in de loop der tijd ten gevolge van voortschrijdend inzicht de definitie van het begrip handeling aangepast. In Van de selectie van papier naar de selectie van handelingen, een van de eerste PIVOT-publicaties uit 1992, werd een handeling omschreven als:

‘Een complex van activiteiten (concrete werkzaamheden), dat ter vervulling van een taak verricht wordt en dat een produkt oplevert.’158

In de woordenlijst die in 1994 als bijlage aan Handelend optreden werd toegevoegd, werd een handeling gedefinieerd als:

‘Een complex van activiteiten, gericht op de omgeving, voor de verrichting waarvan een orgaan op grond van attributie of delegatie verantwoordelijkheid draagt en die door dat orgaan worden verricht of die onder verantwoordelijkheid van het orgaan door mandatering door een of meerdere organisaties of organisatieleden worden verricht.’159

Met name op basis van deze twee definities zou men kunnen concluderen dat een handeling altijd op weten regelgeving gebaseerd moet zijn. In de tekst van Handelend optreden staat ech-ter nog onder het kopje Onderzoeksbronnen:


44

‘Aangezien we niet alleen willen beschrijven wat de overheid moet doen, maar ook willen beschrijven wat zij daadwerkelijk doet, gebruiken we voor het be-schrijven van het handelen niet alleen wetten en de daaruit voortvloeiende alge-mene maatregelen van bestuur, Koninklijke Besluiten, ministeriële regelingen en beschikkingen - zoals instellings-, opheffings- en organisatiebesluiten, maar ook jaarverslagen en jaaroverzichten, staatsalmanakken, memories van toelichting op de rijksbegroting en op bovengenoemde wetten, beleidsnota’s, archieven, tijd-schriften of andere literatuur. … Behalve literatuur vormen ook interviews met beleidsmedewerkers en andere deskundigen … op het beleidsterrein een bron van informatie.’160

Dit is dus nadrukkelijk genuanceerder dan de eerder weergegeven definities. Wanneer in een organisaties werkprocessen zonder ‘handeling’ worden aangetroffen, kan dit betekenen dat er bij het opstellen van het RIO niet genoeg gekeken is naar de reële situatie in de organisatie. Het kan zijn dat de ‘handeling’ ten behoeve waarvan het proces wordt uitgevoerd over het hoofd is gezien, mogelijk door de verschillende definities die PIVOT in de loop der tijd heeft geformuleerd. Daarnaast zijn er in 1998 ook ‘algemene handelingen’ beschreven. ‘Dit zijn handelin-gen die op vrijwel elk beleidsterrein voorkomen en geen grondslag hebben in weten regel-geving.’161 Deze handelingen komen dus niet voor in de beleidsterrein-specifieke RIO’s, maar worden hoogstwaarschijnlijk wel door de organisatie uitgevoerd. Het is te hopen dat deze ook opgenomen worden in de Handelingenbank. De laatste mogelijkheid is dat een organisatie er niet in slaagt om de werkprocessen die zij uitvoert te relateren aan de beschreven handelingen. De handeling is wel beschreven, maar de organisatie kan hem ‘niet vinden.’ Dit zou een gevolg kunnen zijn van de onduidelij-ke formulering van een handeling, of van een verschillende omschrijvingen van de producten die een organisatie levert. Het herformuleren van handelingen zou hier uitkomst kunnen bie-den.

Eén werkproces met meerdere handelingen

Het is heel goed mogelijk dat één werkproces wordt uitgevoerd ten behoeve van verschillen-de handelingen. Een voor de hand liggend voorbeeld is ‘vergaderen’. Tijdens een vergadering kunnen zaken aan de orde komen die verschillende handelingen betreffen. Een ander (histo-risch) voorbeeld is de Staten-Generaal die met betrekking tot de nalatenschap van Willem III de belangen behartigen van de latere Willem IV tegenover de Pruisische koning. Met dit werkproces worden twee handelingen tegelijk uitgevoerd: het beschermen van de integriteit van de staat en het behartigen van de belangen van zijn onderdanen.162 Dit is natuurlijk geen nieuw probleem, ook bij de oude archiefordeningen ontstonden er problemen wanneer archiefstukken in meer dan één dossier of bij meer dan één zaak hoorden. Bij heel veel organisaties worden daarom op verschillende plekken in het archief kopieën van vergaderverslagen opgeborgen. Het ‘originele’ verslag bevindt zich in de serie ‘vergaderverslagen’ en in de betreffende ‘objectdossiers’ wordt een, al dan niet gewaarmerkte, kopie van het verslag gestopt. Hoewel dit niet de meest elegante oplossing is, is dit wel de meest gebruikte in een analoge omgeving Küller maakt zich er bij zijn beschrijving van een SPIN gemakkelijk van af, door te stellen dat de geïnventariseerde werkprocessen moeten worden afgestemd op de te verrichten handelingen, ‘waarbij gestreefd [moet worden] naar een één-op-één relatie tussen handeling en proces.’163 Maar wat als dat, om wat voor reden dan ook, niet mogelijk is? Is er dan eigen-lijk een probleem? Archiefstukken zijn gedefinieerd als ‘procesgebonden informatie’ en niet als ‘hande-linggebonden informatie’. Wat ik hiermee wil zeggen is dat een archiefstuk nooit het directe resultaat van een handeling is, maar altijd het resultaat is van een werkproces waarmee die handeling wordt uitgevoerd. Het gevolg hiervan is niet dat één archiefstuk op twee plekken moet worden opgeborgen, maar dat bij de selectie rekening gehouden moet worden met de relaties tussen handelingen onderling en de werkprocessen waar ze mee worden uitgevoerd.


45

Archiefstukken worden in mijn model gearchiveerd op basis van werkprocessen en bij de be-schrijving van de werkprocessen kan worden aangegeven welke handeling ermee uitgevoerd wordt. Dit probleem is mijns inziens dus eerder een selectieprobleem dan een ordeningspro-bleem in de dynamische fase. Waar nog bij aangetekend moet worden dat het alleen een pro-bleem is wanneer in het Basis Selectie Document bepaald wordt dat de neerslag van de ene handeling voor vernietiging in aanmerking komt en die van de andere niet. Dan moet er re-kening mee gehouden worden dat er archiefstukken zijn die ook in een andere handeling hebben gefunctioneerd. 3. Niet alle handelingen zijn gebaseerd op weten regelgeving

Dit bezwaar is een direct gevolg van de verschillende definities die PIVOT in de loop der tijd heeft gehanteerd. Ik heb dat in de vorige paragraaf al beschreven. Door een ‘bredere’ definitie van handeling wordt deze tekortkoming geneutraliseerd. 4. Tegengestelde eisen aan de inrichting van archieven

De premisse voor dit probleem is dat een dynamisch archief ingericht moet worden vanuit de primaire functie: informatieverstrekking en -beheer. ‘Deze functie stelt andere eisen aan de inrichting van het archief dan het selectievraagstuk.’164 Hoewel dit citaat waar is, denk ik toch dat het bezwaar niet terecht is, aangezien het nu gebracht wordt alsof het een het ander vol-ledig uitsluit. Bij een functionele archiefordening, wat een ordening op handelingen in wezen is, gaat het in eerste instantie om een ordening die de functie van archiefstukken respecteert en toont. Selectie kan daarna gebeuren op basis van een waardering van de functies. PIVOT heeft aangegeven dat de selectie op basis van handelingen eenvoudiger is, wanneer het dyna-misch archief ook al geordend wordt op basis van handelingen. Het uitgangspunt van het geformuleerde nadeel lijkt te zijn dat een werkproces wel de archiefordening kan beïnvloeden, maar niet andersom. Ik ben het niet helemaal met dit uit-gangspunt eens, omdat het een te afwachtende houding impliceert. Er wordt hierbij nog altijd ervan uit gegaan dat een archiefstuk ‘van zelf’ ontstaat en dan naar het archief gestuurd kan worden. Het maken van een archiefstuk is echter een bewuste daad, die ‘met voorbedachten rade’ wordt gedaan. Ketelaar noemt dit archivalisering: ‘de bewuste of onbewuste keuze om iets in aanmerking te laten komen voor archivering.’165 Een van de uitgangspunten van de DIRKS-methode is het expliciet maken van de ar-chivalisering, door vast te stellen wat de ‘archiveringseis’ is, die aan iedere transactie wordt ge-steld. Ik heb daar aan toegevoegd dat ook geprobeerd moet worden om vast te stellen welke archiefstukken ieder proces nodig heeft als input. Door het vaststellen van deze twee eisen is het mogelijk om grotendeels van te voren te bepalen wat de informatiebehoefte van de on-derdelen van een organisatie zal zijn en daar de toegang op het archief op af te stemmen. Op deze manier wordt het archief geordend op ‘handelingen,’ zonder dat het tekort doet aan de primaire taken van een archief. 5. Geen consensus over de definitie van het begrip ‘beleidsterrein’

Dit is voor overheidsorganisaties, die zelf verantwoordelijk zijn voor de beschrijving van de handelingen, in tweede instantie een probleem. Handelingen worden beschreven binnen het beleidsterrein waar ze deel van uitmaken. Schreuder heeft duidelijk gemaakt dat het bepalen van de grenzen van een beleidsterrein geen sinecure is.166 Het lijkt erop dat dit aan de ene kant veroorzaakt wordt door de vage definitie van be-leidsterrein: ‘het geheel van relaties tussen actoren die handelingen of activiteiten verrichten in het kader van een bepaald overheidsbeleid, dat voortvloeit uit een overheidstaak.’167 Hierin is vooral ‘het geheel van relaties’ een erg ruime omschrijving. Schreuder geeft een voorzet voor een verbeterde definitie, die misschien een deel van de problemen oplost, doordat hij iets concreter is:

‘Een of meer met elkaar in verband staande aspecten van de samenleving waarbij de overheid zorg draagt voor voorzieningen en regels om bepaalde doelen te be-


46

reiken. … Voorzieningen kunnen zijn: subsidies en uitkeringen, organisaties en instellingen … voorlichting, onderzoek, gremia voor overleg en advies, gebou-wen en infrastructuur etc.. Regels kunnen betrekking hebben op geen verbo-den, erkenning, procedures, rechtspraak etc..’168

Aan de andere kant wordt de onduidelijkheid over de grenzen van een beleidsterrein ook veroorzaakt door de werkwijze van de PIVOT-onderzoekers. Beleidsterreinen worden vastgesteld door de organisatie (het departement) die verantwoordelijk is voor de opstelling van het RIO. Dat wil zeggen dat er in eerste instantie uitgegaan wordt van de taken en be-voegdheden die één organisatie op een bepaald terrein uitvoert. Hierbij is het heel makkelijk om onderdelen van datzelfde beleidsterrein, die uitgevoerd worden door een andere organisa-tie over het hoofd te zien. Een toekomstige oplossing hiervoor zou kunnen zijn om alle Rapporten Institutio-neel Onderzoek nog eens heel nauwkeurig te bekijken en met elkaar te vergelijken. Dan zou een van de conclusies kunnen zijn dat bijvoorbeeld enkele beleidsterreinen samengevoegd moeten worden, of dat sommige handelingen van het ene naar het andere beleidsterrein moe-ten worden overgeheveld. Dit zal overigens eenvoudiger te realiseren zijn, wanneer de Han-delingenbank beschikbaar is. Feit blijft waarschijnlijk dat het een subjectieve taxonomie blijft, net als het onderscheiden van handelingen overigens. Zolang het probleem niet opgelost is, betekent dit voor een organisatie dat zij de handelingen uit een RIO of BSD niet één op één overgenomen kunnen worden, aangezien het mogelijk is dat er handelingen ontbreken. Zie hiervoor ook de tweede hierboven beschreven tekortkoming. 6. Archiefstukken blijven bij PIVOT buiten beeld

Het laatste gesignaleerde nadeel is een direct gevolg van de gekozen methode. De Methode van Institutioneel Onderzoek kan gekarakteriseerd worden als een exponent van de functio-nele archivistiek. Een van de kenmerken daarvan is dat er in de eerste instantie niet uitgegaan wordt van de archiefstukken, maar dat uitgegaan wordt van de processen die de bron van herkomst zijn van de archiefstukken. De archiefstukken komen bij PIVOT pas in tweede instantie aan bod, wanneer een organisatie de RIO’s gaat toepassen in de eigen organisatie. In het voorgaande heb ik aange-toond hoe de handelingen uit de RIO’s gekoppeld moeten worden aan de bedrijfsprocessen in een organisatie en dat daarbij ook aandacht besteed moet worden aan de archiefstukken die de in- en output van deze processen vormen. Tenslotte kan hier nog het volgende bij worden opgemerkt. Het grote verschil tussen PIVOT en de oudere manieren van archiefselectie is inderdaad het ontbreken van archief-stukken in de Basis Selectie Documenten. Voor wat betreft een archiefordening gebaseerd op de Methode van Institutioneel Onderzoek geldt dit verschil in mindere mate. Ook in de Basis Archiefcode, de traditionele manier om een archief te ordenen, komen geen archiefstukken voor. Daarbij zal een organisatie zelf moeten uitzoeken welke archiefstukken onder welke code gevormd zouden kunnen worden.


47

6 Conclusie

Probleemstelling

In het voorgaande heb ik geprobeerd een antwoord te geven op de volgende probleemstel-ling:

Wanneer je uitgaat van de opvatting dat een archiefordening gebaseerd op handelingen zoals PIVOT die definieert, de beste manier is om de logische structuur van archieven zichtbaar te maken, hoe kun je deze ordening al in de dynamische fase implementeren, rekening houdend met de in de literatuur gesignaleerde tekortkomingen?

Om tot een antwoord te komen heb ik eerst bekeken hoe PIVOT werkt, wat haar doelstel-lingen zijn en wat de theoretische achtergronden van de Methode van Institutioneel Onder-zoek zijn. Hierbij heb ik speciaal aandacht besteed aan de PIVOT-opvattingen met betrek-king tot een dynamische archiefordening gebaseerd op de Methode van Institutioneel On-derzoek. De belangrijkste in de literatuur gesignaleerde tekortkomingen van de methode wa-ren de abstractie van de beschreven handelingen en de grote discrepantie die kan bestaan tus-sen handelingen en werk- en beleidsprocessen. Aangezien PIVOT aansluit bij buitenlandse opvattingen over functionele archivistiek, heb ik gekeken of er in de buitenlandse literatuur mogelijke oplossingen te vinden zijn voor de gesignaleerde problemen. Bij de Amerikaan David Bearman vond ik dat deze het An-gelsaksische begrip ‘provenance’ gelijk stelt aan de functies die een organisatie uitoefent. Daarnaast gaf hij aan dat het mogelijk is om deze ‘bron van herkomst’ te gebruiken als toe-gang tot de archieven, door ze te beschrijven met behulp van ‘authority records’ en deze te relateren aan de archiefstukken. Bearman maakt ook duidelijk dat archiefstukken niet rechtstreeks het gevolg zijn van de bedrijfsfuncties. Ze zijn er wel de neerslag van, maar enkel doordat ze ontstaan of gebruikt worden in de bedrijfsprocessen waarmee de functies uitgevoerd worden. Archiefstukken worden gecreëerd door wat hij ‘business transactions’ noemt. In zijn model staan deze tussen de handelingen aan de ene en de archiefstukken aan de andere kant. Naast de opvattingen van Bearman heb ik twee Australische concepten nader bestu-deerd. Allereerst het Commonwealth Records Series-systeem, waarin een onderscheid wordt gemaakt tussen het context-domein en het archiefbeheer-domein van archieven. ‘Functions’ worden beschouwd als een belangrijk onderdeel van het eerste domein. Hurley beschrijft hoe functies gebruikt zouden kunnen worden om archieven toegankelijk te maken. Hij benadrukt het belang van een goede thesaurus, waarin alle beschrijvingen van ‘functions’ opgenomen kunnen worden, met als doel archieven toegankelijk te maken op basis van functionele be-schrijvingen. Het andere Australische concept dat ik bekeken heb, is de uitwerking van de Australi-sche archiefstandaard AS 4390: Designing and Implementing Record Keeping Systems (DIRKS). De kern van de archiefstandaard is het ‘Business Classification Scheme’, waarin de taken, hande-lingen en werkprocessen van een organisatie beschreven worden. Met behulp van het DIRKS-manual heb ik beschreven op welke manier de door Bearman aangegeven relatie tus-sen functies en transacties gelegd kan worden. Als voorbeeld het ik een uitwerking gemaakt voor enkele handelingen uit het RIO voor het beleidsterrein Monumentenzorg. In het laatste hoofdstuk heb ik op basis van de voorgaande informatie een model ge-presenteerd waaruit de logische ordening van archiefstukken blijkt, inclusief handelingen en werkprocessen. Het uitgangspunt van het model is dat iedere handeling wordt uitgevoerd in één of meer werkprocessen en dat ieder archiefstuk de output is van één werkproces en de input kan zijn van één of meer werkprocessen. Hierbij geldt dat werkprocessen en archief-stukken op verschillende aggregatieniveaus beschreven en aan elkaar gerelateerd kunnen worden. In het model heb ik werkprocessen onderverdeeld in activiteiten en transacties, maar hier zijn nog verdere onderverdelingen mogelijk. De aggregatieniveaus van de archiefstukken heb ik niet verder gemodelleerd, maar hier vallen de series en dossiers onder. Op welke ma-


48

nier archiefstukken ‘gebundeld’ worden, in bijvoorbeeld dossiers of series, hangt af van de ar-chiveringseisen die de werkprocessen aan het archief stellen. Vooral door de toepassing van de DIRKS-methode om handelingen te koppelen aan werkprocessen en archiveringseisen vast te stellen, wordt tegemoet gekomen aan de gesigna-leerde tekortkomingen van de PIVOT-methode. De abstracte handelingen worden concreter door ze te relateren aan werkprocessen. Deze kunnen zonodig beschreven worden in activi-teiten en transacties, die herkenbaar zijn voor de medewerkers van de organisatie. Door bij ieder bedrijfsproces de archiveringseisen vast te stellen, kan beter rekening gehouden worden met en voldaan aan de informatiebehoeften van de organisatie. Het model is een generiek model, in die zin dat het niet specifiek voor een digitale of analoge omgeving ontwikkeld is en in beide omgevingen toepasbaar is. Praktisch gezien zal het in een digitale omgeving echter eenvoudiger zijn om te voldoen aan de archiveringseisen die ieder werkproces stelt. Een digitaal document kan eenvoudiger in meerdere dossiers en/of series tegelijk opgenomen worden dan een analoog, fysiek document. Voor wat betreft de toepassing in verschillende soorten archieven is het geen gene-riek model. Het is specifiek ontwikkeld voor een toepassing van de Methode van Institutio-neel Onderzoek in de dynamische archieffase. Dat wil zeggen dat het in eerste instantie ook alleen geldig is voor de archieven die op het werkterrein van PIVOT liggen, dat wil zeggen moderne archieven van de rijksoverheid. Of het model ook toepasbaar is bij lagere overhe-den en niet-overheidsorganisaties zou nog verder bekeken moeten worden. Op het eerste ge-zicht lijkt dit overigens wel mogelijk. Aanbevelingen

Zoals gezegd richt de kritiek die in de loop der tijd op PIVOT en de Methode van Institutio-neel Onderzoek is geuit, zich vooral op de abstractie van de beschreven handelingen en de discrepantie die tussen handelingen en bedrijfsprocessen kan bestaan. PIVOT heeft in diver-se publicaties wel aangegeven dat de bedrijfsprocessen in een organisatie beschreven en gerelateerd moeten worden aan de beschreven handelingen, maar heeft nergens uitgewerkt hoe dat zou moeten. Ik heb geprobeerd aan de kritiek tegemoet te komen door aan de hand van de DIRKS-methode te beschrijven op welke manier de bedrijfsprocessen in een organisatie beschreven en gerelateerd kunnen worden aan de handelingen uit de RIO’s en BSD’s. Het blijkt dat het niet eenvoudig is om de MIO in een dynamisch archief te implementeren en dat daar vooraf heel wat onderzoek voor nodig is. Het zou heel goed zijn wanneer PIVOT (of zijn eventuele opvolger) zou besluiten om een equivalent van de DIRKS-methode op te stellen en te publiceren. Dit zou kunnen fungeren als een praktische handleiding voor organisaties die de Methode van Institutioneel Onderzoek in hun dynamisch archief willen implementeren. Een ander punt van kritiek dat geopperd is, is dat lang niet alle handelingen die een organisatie moet verrichten gebaseerd zijn op weten regelgeving. Deze kritiek is een direct gevolg van voortschrijdend inzicht bij de leden van PIVOT. In verschillende publicaties worden van elkaar afwijkende definities gebruikt voor centrale begrippen als handeling of be-leidsterrein. Dit zorgt bij gebruikers die zich baseren op verschillende publicaties voor verwar-ring, omdat nergens aan gegeven wordt waarom een definitie is gewijzigd. PIVOT zou er dan ook goed aan doen een ‘definitieve’ woordenlijst te publiceren met de uiteindelijke definities. Hier zou ook nog een soort ‘ontstaansgeschiedenis’ aan toegevoegd kunnen worden, waarin de evolutie van verschillende definities besproken wordt. Afsluiting

Ter gelegenheid van het verstrijken van de looptijd van het PIVOT-project verscheen in het NRC Handelsblad van 5 mei 2001 een weinig lovende ‘evaluatie’ van de selectiemethode zoals die sinds 1991 door PIVOT gepropageerd wordt.169 In het artikel wordt sterk de nadruk ge-legd op de kritiek die vooral door historici geuit wordt op de totstandkoming van de selectie-lijsten en de selectiecriteria die hierbij gehanteerd worden. In deze scriptie heb ik mij beperkt tot het gebruik van de Methode van Institutioneel Onderzoek in een dynamisch archief. Ik


49

heb niet gekeken naar de toepassing van de methode in al bestaande semi-statische archieven en ik heb ook geen aandacht besteed aan het selectiebeleid dat door PIVOT gehanteerd wordt. Misschien is de methode ook niet optimaal voor een toepassing op al gevormde ar-chieven en misschien hanteert PIVOT nu en dan vreemde selectiecriteria. Ik heb in het voorgaande aangegeven dat ik ervan overtuigd ben dat de Methode van Institutioneel Onderzoek grote voordelen kan brengen wanneer deze al in de dynamische ar-chieven wordt toegepast. De logische structuur van het archief kan adequaat worden weerge-geven en de informatievoorziening kan beter afgestemd worden op de eisen die ‘het werk’ stelt. Daarnaast kan op deze manier ook de selectie al bij de creatie van het archief plaatsvin-den, waardoor het erop lijkt de gigantische achterstanden zoals die zich in de afgelopen jaren gevormd hebben, niet meer ontstaan. Het zal alleen een nieuwe manier van denken en wer-ken vereisen om het juist uit te voeren.


50

7 Noten

1 G. Bowker, S.L. Star, 1999, p.2

2 http://www.co-vuurwerkramp.nl/documentatie/documenten/eindrapport_deel_i.pdf

3 Al garandeert dit volgens Van der Gouw bijzonder weinig; J.L. van der Gouw, 1980, p.503

4 A. Manguel, 1997, p.178

5 Lexicon van Nederlandse archieftermen, 1991, p.20

6 J.L. van der Gouw, 1955, p.49

7 T. Thomassen, 1999a, p.16

8 A. Manguel, 1997, p.188

9 Lexicon van Nederlandse archieftermen, 1991, p.13 (De omschrijvingen zijn in de concepttekst van het nieuwe Archieflexicon

nog hetzelfde.)

10 B. Looper, B. de Vries, 2000, p.250-251

11 T. Thomassen, 1999a, p.11-12

12 B. Looper, B. de Vries, 2000, p.247

13 Ibidem, p.252

14 T. Thomassen, 1999a, p.17

15 Leidraad bij de lessen …, 1993, p.18

16 H. Hofman, 1999, p.219

17 P. Horsman, 1999b, p.32

18 Ibidem

19 R. Braber, H. Poppelaars, W. de Haart, 2000, p.6-7

20 Archiefwet 1995, art. 12, lid 1

21 R. Braber, H. Poppelaars, W. de Haart, 2000, p.7

22 Ibidem

23 Ibidem, p.68

24 Van de selectie van papier ..., 1992, p. 3-4

25 Ibidem, p. 4-8

26 Van monumentale waarde, 1996, p. ii

27 Ibidem, 1996, p. ii

28 T. Thomassen, 2000, p.20

29 Handelend optreden, 1994, p.36

30 H. Hofman, 2000, p.48

31 P. Horsman, 2000, p.76

32 Handelend optreden, 1994, p.6, 21

33 Ibidem, p.17

34 Ibidem, p.17-19

35 Ibidem, p.18

36 Van monumentale waarde, 1996, p.iii


38 Ibidem

39 Ibidem, p.37


51

40 P. Horsman, 2000, p.78

41 Ibidem, p.71

42 N. Schreuder, 2000, p.206-207


44 Ibidem, p.4

45 H.A.J. van Schie, 1992, p.38

46 Ibidem, p.44

47 Ibidem, p.35-36

48 Lexicon van archieftermen, 1991, p.19, 23

49 C. Hurley, 1997, http://www.towersoft.co.uk/forum/tuf97/papers/hurley.htm

50 H.A.J. van Schie, 1992, p.37

51 Ibidem, p.38-39

52 Ibidem, p.39-41

53 Ibidem, p.41

54 G. Riesthuis, 1999, p.3065-5

55 J.H. de Wijn, 1990, p.3060-12

56 P. Noordenbos, 1966, p.68-69

57 F.C.J. Ketelaar, 2000, http://www.vhic.nl/zaalbergket.htm

58 A. den Teuling, 1996.


60 Van de selectie van papier …, 1992, p. 29-30

61 W. Küller, 1997

62 Ibidem, p.130

63 Ibidem

64 Ibidem, p.131

65 Ibidem, p.132

66 R. Braber, H. Poppelaars, W. de Haart, 2000

67 Ibidem, p.68

68 Ibidem

69 N. Schreuder, 2000, p.205

70 Ibidem, p.69

71 N. Schreuder, 2000, p.197

72 J. Stroet, 2001, p.3

73 C. Hurley, 1994, http://www.sims.monash.edu.au/rcrg/publications/chtrc.html

74 D. Bearman, R. Lytle, 2000

75 Ibidem, p.37

76 A. Menne-Haritz, 1999, http://staff-www.uni-marburg.de/~mennehar/datiii/engterm.html

77 P. Horsman, 1999a, p.231-242

78 D. Bearman, R. Lytle, 2000, p.38

79 D. Bearman, 1993, p.21


81 Ibidem, p.38


52

82 Ibidem

83 Ibidem

84 Ibidem, noot 13

85 Ibidem, p.39

86 P. Horsman, 1999, p.234


88 Ibidem, p.40

89 D. Bearman, 1993, p.17

90 W. Duff, 1994, http://www.lis.pitt.edu/~nhprc/prog5.html

91 D. Bearman, 1993, p.19

92 Ibidem, p.21

93 N. Schreuder, 2000, p.203

94 Ibidem

95 Handelend optreden, 1994; W. Küller, 1997

96 R. Balt, G. van der Harst, 2001, p.4

97 Ibidem

98 Ibidem, p.6

99 P. Horsman, 1999a, p.242

100 DIRKS, 1999, http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/summary.html

101 Deze paragraaf is grotendeels gebaseerd op C. Hurley, 1994, http://www.sims.monash.edu.au/rcrg/publica-

tions/chtrc.html

102 S. McKemmish, 1994, http://www.sims.monash.edu.au/rcrg/publications/smcktrc.html


104 C. Hurley, 1994, http://www.sims.monash.edu.au/rcrg/publications/chfig1.gif

105 S. McKemmish, 1994, http://www.sims.monash.edu.au/rcrg/publications/smcktrc.html

106 CRS Manual, 1999, http://naa12.naa.gov.au/manual/provenance/agencydefinition.htm#DEFINITION

107 Glossary of Australian usage of archival terminology, 1993, http://scisweb.scis.ecu.edu.au/~docsoc/html/Glossary.htm

108 CRS Manual, 1999, http://naa12.naa.gov.au/manual/provenance/organisation.htm#DEFINITION


110 C. Hurley, 1994, http://www.sims.monash.edu.au/rcrg/publications/chfig2.gif

111 CRS Manual, 1999, http://naa12.naa.gov.au/manual/provenance/agencyfunction.htm


113 C. Hurley, 1993, p.212

114 Ibidem, p.217-218


116 C. Hurley, 1993, p.215

117 Ibidem, p.217

118 H. van Gorp e.a., [z.j.], p.98

119 P. Horsman, 1999b, p.32

120 Zie de internetpagina’s van de National Archives of Australia,

www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/summary.html

121 D. Roberts, 1997, http://www.records.nsw.gov.au/publicsector/rk/sacramento/sacramento.htm

122 Ibidem


53

123 Ibidem

124 D. Roberts, 1997, http://www.records.nsw.gov.au/publicsector/rk/sacramento/IMG00001.gif

125 DIRKS, 2000, http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_A.html

126 DIRKS, 2000, http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_B.html

127 DIRKS, 2000, http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_C.html

128 DIRKS, 2000, http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_D.html

129 DIRKS, 2000, http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_E.html

130 DIRKS, 2000, http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_F.html

131 DIRKS, 2000, http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_G.html

132 DIRKS, 2000, http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/Step_H.html

133 Zie p.14


135 Ibidem

136 DIRKS, 2000, http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/images/f3_business.gif


138 Van Monumentale waarde, 1994, handeling 101, p.65

139 Zie p.18

140 R. Braber, H. Poppelaars, W. de Haart, 2000, p. 29; R. Balt, G. van der Harst, 2001, p.ii

141 DIRKS, 2000, http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/images/f4_hierarch.gif

142 Handelend optreden, 1994, p.12-15

143 Ibidem, p.16

144 DIRKS, 2000, http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/DIRKSman/images/f6_disposal.gif

145 P. Horsman, 2000, p.81

146 H. Hofman, 2000, p.58; P. Horsman, 2000, p.81

147 T. Thomassen, 2000, p.24

148 R. Balt, G. van der Harst, 2001, p.14

149 Ibidem, p.6

150 H. Hofman, 2000, p.62

151 P.M.H. Waters, 1997, http://www.archief.nl/digiduur/bibliotheek/postreg.pdf

152 Van monumentale waarde, 1996, p.43

153 P. Horsman, 1999b, p.32

154 H. Hofman, 2000, p.62

155 D. Wallace, 2000, p.4

156 D. Bearman, 1996, http:// www.lis.pitt.edu/~nhprc/item-lvl.html


158 Van de selectie van papier …, 1992, p.17


160 Ibidem, p.23

161 N. Schreuder, 2000, p.205, noot 9

162 Voorbeeld van Theo Thomassen in een e-mail van 10 oktober 2000.

163 W. Küller, 1997, p.130



54

165 F.C.J. Ketelaar, 1998, p.10

166 N. Schreuder, 2000, p.197-200


168 N. Schreuder, 2000, p.210

169 C. van der Heijden, 5 mei 2001.


55

8 Geraadpleegde literatuur

8.1 Ongepubliceerd materiaal

Balt, R., G. van der Harst. 2001. Systeemconcept Handelingenbank. Concept eindrapport, 6 februari.

Stroet, J. 2001. Gebruik van contextelementen in toegangen. Deelstudie PIVOT-toegangen. Werkstuk Doctoraal Werkcollege, Universiteit van Amsterdam.

8.2 Literatuur

Bearman, D. [1993] ‘Record-keeping systems.’ In: Archivaria 36. Association of Canadian Archivists, Ottawa. P.16-36.

Bearman, D. 1996. ‘Item Level Control and Electronic Recordkeeping. Draft.’ August 29. Van: http:// www.lis.pitt.edu/~nhprc/item-lvl.html

Bearman, D., R. Lytle. 2000. ‘The power of the principle of provenance.’ In: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen (red.), Context. Interpretatiekaders in de archivistiek. SAP Jaarboek 2000. [‘s Gravenhage]. P.29-43

Bowker, G. C. and S. Leigh Star. 1999. Sorting things out. Classification and its consequences. 2e dr. Cambridge, London.

Brogan, M., A. Pederson, A. Huma. 1993. Documenting Society. Glossary. School of Computing, Information and Mathematical Sciences Edith Cowan University. Van: http://scisweb.scis.ecu.edu.au/~docsoc/html/Glossary.htm

Duff, W. 1994. ‘Defining Transactions: To Identify Records and Assess Risk.’ December 6. Van: http://www.lis.pitt.edu/~nhprc/prog5.html.

Gorp, H. van e.a. [z.j.] Lexicon van literaire termen. Stromingen en genres, theoretische begrippen, retorische procédés en stijlfiguren. 4e vol. herz. dr.,Wolters-Noordhoff.

Gouw, J.L. van der. 1955. Inleiding in de archivistiek. Zwolle. Archivistica. Publicaties van de Archiefschool.

Gouw, J.L. van der. 1980. ‘Munimenta en monumenta.’ In: Nederlands Archievenblad 4, Groningen. P.497-514.

Handelend optreden. Overheidshandelen: modellen, onderzoeksmethoden en toepassingen. 1994. ‘s Gravenhage.

Heijden, C. van der. 2001. ‘Leegte, kou en eeuwige stilte. Tien jaar “nieuwe archiefvernietiging” levert niet veel op.’ In: NRC Handelsblad, Wetenschap en Onderwijs, 5 mei 2001, p.53.

Hofman, H. 1999. ‘De digitale archivaris: een nieuwe wereld. De invloed van informatietechnologie op het ar-chiefvak.’ In: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen (red.), Naar een nieuw paradigma in de archivistiek. SAP Jaarboek 1999. [‘s Gravenhage]. P.211-224.

Hofman, H. 2000. ‘Een uitdijend heelal? Context van archiefbescheiden.’ In: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen (red.), Context. Interpretatiekaders in de archivistiek. SAP Jaarboek 2000. [‘s Gravenhage]. P.45-65

Horsman, P. 1999a. ‘Engelstalige archieftermen in het Nederlands verklaard.’ In: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen (red.), Naar een nieuw paradigma in de archivistiek. SAP Jaarboek 1999. [‘s Gravenhage]. P.231-242

Horsman, P. 1999b. Archiveren. Een inleiding. Amsterdam.


56

Horsman, P. 2000. ‘De erfenis van Copernicus. Naar een model van de context.’ In: P.J. Horsman, F.C.J. Kete-laar, T.H.P.M. Thomassen (red.), Context. Interpretatiekaders in de archivistiek. SAP Jaarboek 2000. [‘s Gravenhage]. P.67-82

Horsman, P.J., F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen (red.) 1999. Naar een nieuw paradigma in de archivistiek. SAP Jaarboek 1999. [‘s Gravenhage].

Horsman, P.J., F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen (red.) 2000. Context. Interpretatiekaders in de archivistiek. SAP Jaarboek 2000. [‘s Gravenhage].

Hurley, C. 1993. ‘What, if anything is a function?’ In: Archives and Manuscripts. 21, (2). P.208-220.

Hurley, C. 1994. ‘The Australian (“Series”) System: an exposition.’ Van: http://www.sims.monash.edu.au/rcrg/publications/chtrc.html In: S. McKemmish, M. Piggot (ed.), The Records Continuum: Ian Maclean and Australian Archives first fifty years. Clayton, 1994. P.150-172.

Hurley, C. 1997. Cabbages and kings. Keynote address to TRIM Users’ Forum (TUF 10), at the Atrium Hotel, Mandurah, Thursday, 11 September 1997. Van: http://www.towersoft.co.uk/forum/tuf97/papers/hurley.htm

Ketelaar, F.C.J. 1998. Archivalisering en archivering. Alphen aan den Rijn.

Ketelaar, F.C.J. 2000. ‘Zaalberg en Otlet. Een hoofdstuk uit de geschiedenis van Belgisch-Nederlandse innovatie op archiefgebied.’ In: G. Janssens, G. Maréchal, F. Scheelings (red.), Door de archivistiek gestrikt. Liber amoricum prof. dr. Juul Verhelst Brussel. P.157-164. Van: http://www.vhic.nl/zaalbergket.htm

Küller, W. 1997. ‘Onderzoek: een schakel in de keten.’ In: P. Wisse (red.), Het boek van bewaring. Selectieve duurzaam-heid in de informatiemaatschappij. Alphen aan den Rijn. P.111-133

Leidraad bij de lessen in het ordenen en beschrijven van archieven. 1993. Volledig herz. Ed. Den Haag.

Lexicon van Nederlandse archieftermen.[1991] [verbeterde herdruk] ‘s Gravenhage

Looper, B., B. de Vries. 2000. ‘Contextuele toegankelijkheid: panoptische utopie of realiteit?’ In: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen (red.), Context. Interpretatiekaders in de archivistiek. SAP Jaarboek 2000. [‘s Gra-venhage]. P.245-256.

Manguel, A. 1997. A history of reading. Penguin Books.

McKemmish, S. 1994. ‘Are records ever actual.’ Van: http://www.sims.monash.edu.au/rcrg/publications/smcktrc.html In: S. McKemmish, M. Piggot (ed.), The Records Continuum: Ian Maclean and Australian Archives first fifty years. Clayton. P.187-203.

Menne-Haritz, A. 1999. DAT III. Internationale Fachsprache / International archival terminology with clickable lists of English and German terms and cross references between both. Van: http://staff-www.uni-marburg.de/~mennehar/datiii/intro.htm

National Archives of Australia, Designing and Implementing Recordkeeping Systems (DIRKS). February 2000. Van: http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/dirksman/dirks.html

Noordenbos, P. 1966. Het ontstaan, de ontwikkeling en de toepassing van de Code der Vereniging van Nederlandse Gemeenten. 6e dr. [z.p.]


57

Recordkeeping & Descriptive Standards. 1999. CRS Manual. Registration & description procedures for the CRS System. December. Van: http://naa12.naa.gov.au/manual/index.htm.

Riesthuis, G.J.A. 1999. ‘Informatietalen.’ In: A. van Giessel, F.C.J. Ketelaar, A.J.M. den Teuling (red.), Archiefbeheer in de praktijk. Alphen aan den Rijn, 1986 - …

Roberts, D. 1997. ‘The New Australian Records Management Standard.’ Paper presented on 19 July 1997 at the Annual Meeting of the National Association of Government Archives and Records Administrators (NAGARA), Sustainable Change: Getting to the Heart of Our Challenge, held in Sacramento, CA, 16-19 July 1997. Van: http:// www.records.nsw.gov.au/publicsector/rk/sacramento/sacramento.htm

Schie, H.A.J. van. 1992. Registratuur van de Nederlandse overheidsadministratie in de negentiende eeuw. ‘s Gravenhage.

Schreuder, N. 2000. ‘De Methode Institutioneel Onderzoek in de praktijk.’ In: Horsman, P.J., F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen (red.), Context. Interpretatiekaders in de archivistiek. SAP Jaarboek 2000. [‘s Gravenhage]. P.195-210

Teuling, A.J.M. den, 1996. ‘Ordening van dossiers.’ In: A. van Giessel, F.C.J. Ketelaar, A.J.M. den Teuling (red.), Archiefbeheer in de praktijk. Alphen aan den Rijn, 1986 - …

Thomassen, T. 1999a. ‘Een korte introductie in de archivistiek.’ In: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Tho-massen (red.), Naar een nieuw paradigma in de archivistiek. SAP Jaarboek 1999. [‘s Gravenhage]. P.11-20

Thomassen, T. 1999b. ‘Paradigmatische veranderingen in de archiefwetenschap.’ In: P.J. Horsman, F.C.J. Kete-laar, T.H.P.M. Thomassen (red.), Naar een nieuw paradigma in de archivistiek. SAP Jaarboek 1999. [‘s Gravenhage]. P.69-79.

Thomassen, T. 2000. ‘Het begrip context in de archiefwetenschap.’ In: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar, T.H.P.M. Thomassen (red.), Context. Interpretatiekaders in de archivistiek. SAP Jaarboek 2000. [‘s Gravenhage]. P.15-28

Van de selectie van papier naar de selectie van handelingen. Een methode voor de vervaardiging van een archiefselectie-instrument uit-gaande van het handelen van de overheid. 1992. ‘s Gravenhage.

Van monumentale waarde. Een institutioneel onderzoek naar de rijksoverheidsbemoeienis met monumentenzorg, 1945 - 1990. 1996. ‘s Gravenhage. PIVOT-rapport nr. 33.

Wallace, D.A. 2000. Proceedings of the Archiving Metadata Forum. June 5-8 2000, the Netherlands. Van: http://www.archiefschool.nl/docs/workproc.pdf

Waters, P.M.H. 1997. ‘Naar Digitale Postregistratie.’ In: P. Wisse (red.), Het boek van bewaring. Selectieve duurzaamheid in de informatiemaatschappij. Alphen aan den Rijn. Van: http://www.archief.nl/digiduur/bibliotheek/postreg.pdf

Wijn, J.H. de. 1990. ‘Systematische ontsluiting; classificatie.’ In: A. van Giessel, F.C.J. Ketelaar, A.J.M. den Teuling (red.), Archiefbeheer in de praktijk. Alphen aan den Rijn, 1986 - …


58

9 Bijlage 1: omschrijving van begrippen

Hieronder volgt een lijst met omschrijvingen van verschillende begrippen die in het kader van deze scriptie van belang zijn. Achter de term staat met een letter aangegeven van waar de term en de om-schrijving afkomstig is: A = Concept Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen, 2001. D = Glossary van DIRKS H. = Engelstalige archieftermen in het Nederlands verklaard, van P. Horsman I = ICA/DAT III: English List (Draft) P = Handelend optreden, PIVOT Activiteit P

Werkzaamheid die een organisatie verricht in het kader van een handeling. Activity D

Activities are the major tasks performed by the organisation to accomplish each of its functions. Several activities may be associated with each function. An activity is identified by the name it is given and its scope (or definition). The scope of the activ-ity encompasses all the transactions that take place in relation to it. Depending on the nature of the transactions involved, an activity may be performed in relation to one function, or it may be per-formed in relation to many functions. Actor P

De theoretische aanduiding voor een aantal elementen die werkzaamheden kunnen verrichten. Door explicitering van de verantwoordelijkheid van de actor wordt duidelijk of het een orgaan of een organisatie (in een van haar geledingen) betreft. Ambient functions D High-level functions that define and provide context and meaning to the activities of records crea-tors in any domain other than the native organisation or recordkeeping system of the records crea-tor. Archief P Naar een archiefbewaarplaats overgebrachte verzameling van opgeslagen gegevens die, ongeacht de vorm, de neerslag zijn van of gebruikt bij activiteiten of handelingen op een bepaald beleidsterrein. Archief A Geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep personen of or-ganisatie. Archiefbescheiden P

Gegevens die berusten in een archiefbewaarplaats, en die ongeacht de vorm, de neerslag zijn van of gebruikt bij activiteiten of handelingen op een bepaald beleidsterrein. Archiefstuk A Document, ongeacht zijn vorm, naar zijn aard bestemd om te berusten onder de persoon, groep personen of organisatie die het heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activitei-ten, zijn of haar taken of ter handhaving van zijn of haar rechten. Archiefvormer A Persoon, groep personen of organisatie, die zelfstandige archiefvorming als een van zijn of haar ac-tiviteiten heeft. Archiefvorming A Geheel van procedures en handelingen waarbij archiefbescheiden in een archief worden opgeno-men. Attributie P

Het toekennen van een nieuwe bevoegdheid aan een orgaan dat de bevoegdheid uitoefent onder ei-gen verantwoordelijkheid en onder eigen naam.


59

Authority control H Gecontroleerd gebruik van beschrijvingstermen en trefwoorden, zowel voor namen als voor on-derwerpen. Autority file H Een bestand van trefwoorden met hun betekenis , van namen met eventuele omschrijving als basis voor authority control. Authority record H Een beschrijving in een authority file van een indexterm. Een authority record bevat de formele vorm van het trefwoord, bepaalt kruisverwijzingen en verbanden met andere beschrijvings- of indexter-men. Beleid P

Het streven naar het bereiken van bepaalde doeleinden met bepaalde middelen en bepaalde tijds-keuzen. Beleidsproces P Het dynamische verloop van handelingen en interacties met betrekking tot het beleid. Beleidsterrein P

Geheel van relaties tussen actoren die handelingen of activiteiten verrichten in het kader van een bepaald overheidsbeleid dat voortvloeit uit een overheidstaak. Bestemmingsbeginsel A Beginsel dat ieder archiefstuk deel uitmaakt van het archief waarin het bij ontvangst of opmaken is opgenomen. Business activity D An umbrella term covering all the functions, processes, activities and transactions of an organisa-tion and its employees. Includes public administration as well as commercial business. Note: This term is distinguished from ‘Activity’ which is used to denote a specific activity carried out within the scope of each of the functions carried out by one organisation. Business classification scheme D An articulation of the functions and activities of the organisation derived from the analysis of busi-ness activity. The business classification scheme contains terms and scope notes that represent and describe functions, activities, transactions or other elements, and shows their relationships. The number of levels within the scheme can vary depending on the level of refinement required and how the scheme will be used. The structure of the scheme is hierarchical, moving from the general to the specific. Each function has activities that are identified in relation to it, and each activity (linked to the function) has categories of transactions that are encountered. Classification D The process of devising and applying schemes based on the business activities which generate re-cords, whereby they are categorised in systematic and consistent ways to facilitate their capture, re-trieval, maintenance and disposal. Classification includes determining document or file naming conventions, user permissions and security restrictions on records. Classification I 1 Any method of recognizing relationships between documents; 2 The systematic identification and arrangement of documents in categories according to logically structured conventions, methods, and procedural rules represented in a classification plan/scheme. Classification scheme H Archiefschema. Context A 1. van een archiefstuk, archiefbestanddeel of archiefafdeling: het geheel van administratief-organisatorische, bestuurlijk-juridische en technische gegevens, waarbinnen de functie van het ar-chiefstuk, archiefbestanddeel of archiefafdeling in relatie tot de activiteiten en taken van de archief-vormer moet worden geïnterpreteerd;


60

2. van een archief: het geheel van administratief-organisatorische, bestuurlijk-juridische, maatschap-pelijke en technische omstandigheden waarbinnen de activiteiten en de wijze van taakuitvoering van een archiefvormer moeten worden geïnterpreteerd. Context H De omgevingselementen die bepalen hoe het archief wordt gegenereerd, gestructureerd en be-vraagd. Delegatie P

Het overdragen van een bestaande bevoegdheid aan een ander orgaan dat de bevoegdheid vervol-gens uitoefent onder eigen verantwoordelijkheid en onder eigen naam. Evidence D Information that tends to prove a fact. Not limited to the legal sense of the term. Evidence H Betrouwbare getuigenis, “blijk”. De functie van archiefdocumenten als betrouwbare afbeelding van werkprocessen. Een sterke vorm van evidence is “bewijs”. Sommige archiefbescheiden zijn speciaal opgemaakt als evidence (processen-verbaal, akten, notulen); andere kunnen als zodanig gebruikt worden, maar hebben primair een ander doel gediend. Evidential value H Het belang van stukken voor de reconstructie van het ontstaan, en de uitvoering van functies en ac-tiviteiten van de archiefvormer. Evidential value wordt onderscheiden van informational value. Feitelijke handeling P

Handeling die niet gericht is op een rechtsgevolg, maar overigens wel een rechtsgevolg kan hebben. Fonds H Het geheel van de documenten, ongeacht vorm of medium, opgemakt of ontvangen en gebruikt door een persoon, een familie of organisatie, bij de uitoefening van activiteiten en functies. Function D The largest unit of business activity in an organisation or jurisdiction. Functions represent the major responsibilities that are managed by the organisation to fulfil its goals. Functions are high-level ag-gregates of the organisation's activities. A discrete area of operational or housekeeping responsibility administered by an organisation over a period. A function may be, or derive from, a substantive function of the organisation (eg allocated through the Administrative Arrangements Orders), or it may be a construct of the organisation's management to achieve the organisation's goals. Functional provenance H De herkomst van archiefstukken gerelateerd aan de functie waaruit ze zijn ontstaan. Functional records D Records created by an agency to help carry out its unique business role. The functions and their as-sociated records are specific to the agency, as opposed to housekeeping records that document functions common to all agencies. Also referred to as operational or unique records. Gegeven P

Kleinste eenheid van informatie. Gegeven A Vastgelegde weergave van een feit, begrip of aanwijzing, geschikt voor overdracht, interpretatie of verwerking door een persoon of apparaat. Gegevensbestand P

Geheel van opgeslagen gegevens bij een organ of een particuliere organisatie of persoon, die, onge-acht de vorm, de neerslag zijn van of gebruikt zijn bij één handeling of activiteit van dat organ of van die particuliere organisatie of persoon. Gegevensdrager A Materiaal waarop of waarin gegevens worden vastgelegd. Gegevensdrager P

Document of een ander opslagmedium met een samenhang aan gegevens.


61

Handelen P

Het verrichten van een handeling door een orgaan dat verantwoordelijkheid draagt voor die hande-ling of het verrichten van een handeling door een organisatie waarbij een mandaterend orgaanver-antwoordelijkheid draagt voor het verrichten van de handeling door de organisatie. Handeling P

Een complex van activiteiten, gericht op de omgeving, voor de verrichting waarvan een orgaan op grond van attributie of delegatie verantwoordelijkheid draagt en die door dat orgaan worden ver-richt of die onder verantwoordelijkheid van het orgaan door mandatering door een of meerdere or-ganisaties of organisatieleden worden verricht. Hierarchical analysis D Hierarchical analysis involves breaking down what an organisation does into a hierarchy of logical parts and sub-parts. The analysis process involves top-down decomposition starting with a ‘big picture’ view of the business (the top) and breaking it down into more detailed parts (decomposition). It involves the decomposition of goals and strategies into functions, functions into activities, and activities into transactions. See also Functional analysis and Enterprise analysis. Mandaat P

De machtiging tot het uitoefenen van een bestaande bevoegdheid, hoewel de verantwoordelijkheid voor de uitoefening van die bevoegdheid blijft bij het overheidsorgaan dat die bevoegdheid krach-tens de wet heeft gekregen. Neerslag P

Alle gegevens die voortvloeien uit handeling of activiteit. Omgeving P

Geheel van organisaties of personen, hun onderlinge relaties, en verschijnselen buiten een actor, waarop deze actor zijn handelingen of activiteiten richt. Ordening A Rangschikken van archiefbescheiden, archiefbestanddelen en archiefafdelingen binnen een archief overeenkomstig een systeem. Ordeningsplan P

Schema voor de indeling van een te vormen gegevensbestand en de rangschikking van zijn be-standdelen. Orgaan P Een juridisch construct dat op basis van attributie of delegatie bevoegd is om te handelen en dat verantwoordelijkheid draagt voor de verrichting van die handeling. Een orgaan kan behalve een construct ook praktisch de actor zijn die zelfstandig de handeling verricht. In de praktijk kan het orgaan door mandatering een organisatie de bevoegdheid verlenen om de handeling te verrichten. In het laatste geval blijft het orgaan verantwoordelijk voor de verrichting van de handeling door de organisatie. Organisatie P Een praktisch construct dat op grond van mandatering door een orgaan handelingen kan verrichten waarvoor het mandaterend orgaan verantwoordelijkheid draagt. principle of provenance I The basic principle that records/archives of the same provenance must not be intermingled with those of any other provenance. Process analysis D Process analysis involves the identification of how an organisation conducts its business. It involves looking at the ways organisational tasks cut across functional and structural boundaries. To facilitate this analysis it may be necessary to use the top-down decomposition, conducted for the hierarchical analysis, and then start to investigate in detail how activities and transactions are carried out. Its primary purpose is to help identify where and when records are generated as by-products of trans-actions.


62

Produkt P Resultaat van een handeling van een orgaan voor de omgeving van dit orgaan. Provenance I The organization or individual that created, accumulated and/or maintained and used records in the conduct of business prior to their transfer to a records centre or archives. Provenance H De persoon of organisatie die in de uitvoering van taken het archief heeft gevormd en gebruikt Rechtshandeling P Handeling gericht op een rechtsgevolg, dat wil zeggen ter verandering in het geheel van de rechten, bevoegdheden en verplichtingen van één of meer personen. Record group Een geheel van archiefstukken die functioneel bij elkaar horen en afkomstig zijn van een zelfde or-ganisatie; de record group is vastgesteld op basis van herkomst, met speciale aandacht voor de admini-stratieve geschiedenis, de complexiteit en de hoeveelheid stukken van de betrokken organisatie. Recordkeeping D Making and maintaining complete, accurate and reliable evidence of business transactions in the form of recorded information. Recordkeeping includes the following:

� the creation of records in the course of business activity and the means to ensure the crea-tion of adequate records;

� the design, establishment and operation of recordkeeping systems; and � the management of records used in business (traditionally regarded as the domain of re-cords management) and as archives (traditionally regarded as the domain of archives ad-ministration).

Recordkeeping funtion H De (ondersteunende) bedrijfsfunctie die het beheer van het archief van een organisatie uitvoert. … De recordkeeping function omvat dynamisch en semistatisch archiefbeheer en - wanneer geen archief wordt overgedragen - ook statisch archiefbeheer. De recordkeeping function bestaat uit opname en regi-stratie van archiefdocumenten, berging, beschrijving, beschikbaarstellen, bewaring, selectie en even-tueel vernietiging of overbrenging. Recordkeeping requirements D Identified needs for evidence arising from various internal and/or external sources that may be sat-isfied through appropriate recordkeeping action (such as creation, capture, maintenance, preserva-tion and access). The sources include legislative and other regulatory sources, industry codes of best practice, broader government interests, external clients or stakeholders and the general public. Recordkeeping system H

Het geheel van mensen, methoden, procedures, middelen en documenten, waarmee een organisatie haar recordkeeping function vorm geeft. Systeem moet niet worden opgevat als een computersysteem, al zal in geval van het beheer van digitale bescheiden het recordkeeping system wel grotendeels geauto-matiseerd zijn. Records D Recorded information, in any form, including data in computer systems, created or received and maintained by an organisation or person in the transaction of business or the conduct of affairs and kept as evidence of such activity. Record means any document or other source of information complied, recorded or stored in writ-ten form or on film, or by electronic process, or in any other manner or by any other means. Series H 1. bestanddelen die volgens een filing plan/system zijn geordend; 2. bij elkaar gehouden omdat ze in direct verband staan tot een bepaalde bedrijfsfunctie; 3. op een bepaald onderwerp betrekking hebben; 4. het resultaat van een bepaalde activiteit; 5. een bepaalde vorm hebben; of


63

6. vanwege enig ander verband met de omstandigheden waarin ze gecreëerd en/of gebruikt zijn. Series system H Klassering en ordening van archiefstukken naar administratieve functies. De series is het hoogste ni-veau van ordening. Structuurbeginsel A Beginsel dat ieder archief een geheel is met een structuur, bepaald door de archiefvorming. Taak P

Opdracht die is gericht op het realiseren van een doel voor of het oplossen van een probleem van de omgeving (‘primaire taak’) of op het mogelijk maken van het verrichten van deze eerstgenoemde taak (‘secundaire taak’). Thesaurus D A thesaurus is a complex alphabetical listing of all terms derived from a classification scheme. Such tools act as a guide in the allocation of classification terms to individual records. In a thesaurus the meaning of the term is specified and hierarchical relationships to other terms shown. A thesaurus should provide sufficient entry points to allow users to navigate from terms which are not to be used to the preferred terminology adopted by the organisation. Transaction D The smallest unit of business activity. A transaction should be activity-based rather than subject- or topic-based. A transaction provides the basis for identifying, in detail, the records that meet the business needs of the organisation. De-pending on the complexity of an organisation's business activities, it may be necessary to group transactions on the basis of their similarities or to further dissect this level to obtain an appropriate degree of specificity for the organisation’s recordkeeping purposes. A particular instance in the performance of an activity. In some cases, the term transaction is used to cover a class of transactions that occur in the performance of an activity. Transcation H

1. Een eindigend complex van activiteiten gericht op het teweegbrengen van bepaalde (rechts)gevolgen. 2. Handeling tussen twee personen.


64

Te midden van de schermutselingen van de pen met het papier hoort men mij zingen,

gelijk een oude veteraan, bij de herinnering aan zijn vaan.

Dan steek ik mijn wapen in de schede: Zon, lucht en groen, ’t is weer genoeg voor heden.

Pierre Kemp

Dank aan het Computercentrum in Bunde voor de beschikbaarstelling van de faciliteiten. Dank aan Hanneke voor het geduld; de volgende ‘hobby’ doen we samen.

Draaipunt en Dynamiek. Pivot als ordeningsprincipe van dynamische archieven

Documents

Transcript of Draaipunt en Dynamiek. Pivot als ordeningsprincipe van dynamische archieven