LauwersCollege Buitenpost LauwersCollege Buitenpost Informatica Hoofdstuk 13 Informatie in...

LauwersCollege Buitenpost Informatica

LauwersCollege Buitenpost

Hoofdstuk 13 Informatie in organisatiesHoofdstuk 13 Informatie in organisaties

Twee soorten:

– onderneming: primair gericht op het realiseren van bedrijfseconomische doelen (winst)

– instelling: accent ligt op het realiseren van niet-economische doelen (non-profit organisaties)

organisatie: een samenwerkingsverband tussen mensen die een aantal activiteiten uitvoeren om vooraf vastgestelde doelen te bereiken.



Rechtsvormen

De rechtsvorm is van belang voor de aansprakelijkheid en de belastingverplichtingen.

Alle ondernemingen en rechtspersonen in Nederland zijn wettelijk verplicht zich in te schrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Kenmerkend voor rechtsvormen zonder rechts-persoonlijkheid is dat je met je hele privé-vermogen aansprakelijk bent als de onderneming failliet gaat.

En als je in gemeenschap van goederen bent getrouwd is je echtgeno(o)t(e) ook volledig aansprakelijk.



Rechtsvormen



Verticale en horizontale informatiestromen

Directeur

Hoofdfabricage

Hoofd inkoop

Hoofdverkoop

Hoofdadministratie

AdministratievemedewerkersVerkopers

Productiemedewerkers

Verticale communicatie

Horizontale communicatie

De communicatiestructuur van een reclamebureau

weergegeven in een graaf

contact

passerelle

Diagonale communicatie



Verticale lijnen overheersen als

• het opleidingsniveau van de werknemers sterk uiteenloopt• het werk is opgedeeld in onafhankelijke deeltaken

Verticale en horizontale informatiestromen

Horizontale lijnen overheersen als

• het opleidingsniveau van de werknemers gelijkwaardig is• Voorbeeld: een school



• organigram: weergave van de (hiërarchische) structuur van de organisatie, geen communicatiepijlen maar lijnen.

• communicatiegraaf: grafische weergave van de communicatielijnen (één- of tweerichtingsverkeer) m.b.v. pijlen.

• communicatiematrix: geeft dezelfde informatie als de communicatiegraafweergave van de communicatielijnen op de volgende manier: • 1 = wel communicatie• 0 = geen communicatie

Organigram, graaf en matrix

Voor het in kaart brengen van de structuur van een organisatie en de communicatie binnen zo’n organisatie maken we gebruik van:



Organisatiestructuren

De organisatiestructuur van een bedrijf staat in principe los van de juridische structuur, die bepaald wordt door de rechtsvorm van het bedrijf.

Als iemand een bedrijf helemaal alleen begint dan wordt hij of zij een ZZP'er genoemd, dat is de afkorting van Zelfstandige Zonder Personeel.

Als een aantal gelijkgestemden samen een bedrijf opzetten, en als het dan zo is dat geen van de vijf de baas is, maar dat ze alle vijf evenveel te vertellen hebben, dan heeft die organisatie een ententestructuur

Bij een groot bedrijf is meestal sprake van een lijnorganisatie



• Lijnorganisatie• Lijn en staforganisatie• Lijn en staforganisatie met functionele relaties• Project en matrixorganisatie• Ententestructuur

Organisatiestructuren

span-of-control: het aantal mensen dat een manager rechtstreeks aanstuurt

depth-of-control:het aantal lagen met leidinggevenden tussen de directeur en de mensen die het eigenlijke werk doen.

zes-man-regel: een manager stuurt niet meer dan zes man aan, maar bij routinewerk kun je tot circa tien mensen gaan



Directeur

Filiaalhoofden

Chefverkoop

Chefinkoop

Chefadministratie

Hoofdverkoop

Medewerkersfilialen

Vertegen-woordigers

Medewerkersadministratie

Chefpersoneels

zakenChef

productie

Ploegbaas 2Ploegbaas1

Medewerkersproductie


De klassieke lijnorganisatie

Kenmerken:• Hiërarchie / top-down• Piramide-achtige opbouw

Voordelen:• Eenvoudige structuur• Duidelijke afbakening van taken en bevoegdheden

Nadelen:• Communicatielijnen erg lang• Topmanagement snel overbelast

Voorbeeld: het leger

• Weinig flexibiliteit



De moderne lijnorganisatie

Bij een klassieke lijnorganisatie is alleen sprake van top-downlijnen.

Bij een moderne lijnorganisatie krijgen de werknemers ook gelegenheid hun ervaringen en ideeën aan hun leidinggevenden door te geven, we spreken dan van goals down/plans up.

En er wordt vrijwel altijd ook horizontale communicatie ingebouwd. Dit noemen we een contact passerelle.



Directeur

Chefproductie

Chefverkoop

Stafafdelingwinkelinrichting

Stafafdelingreclame

Stafafdelingcalculatie

Stafafdelingwerkvoorber.

Filiaal-hoofden

HoofdverkoopPloegbaas 2Ploegbaas 1

Medewerkersfilialen

Vertegen-woordigers



De staf- en lijnorganisatie

Staf ondersteunt leiding



Voordelen:• Door ondersteuning met stafleden kunnen de afdelingen groter zijn. • Eenvoudige structuur• Duidelijke afbakening van taken en bevoegdheden

Nadelen:• Stafleden hebben weinig kennis van zaken van het echte werk• Bijna uitsluitend verticale communicatie• Lange communicatiekanalen• Weinig flexibiliteit

De staf- en lijnorganisatie

Stafleden ondersteunen de leidinggevenden



Voordelen:• Verlichting van de werktaak van de leidinggevenden• Meer uniformiteit in de organisatie binnen het bedrijf door

de coördinatie door de stafafdelingen

Nadelen:• Verantwoordelijkheden worden onduidelijker• Bevordert het ontstaan van conflicten

De staf- en lijnorganisatie met functionele relaties

Toevoegen van een functionele stafafdeling. Voert vooral coördinerende taken uit.



Directeur

Chefproductie

Chefadministratie

Chefinkoop

Chef verkoop

Medewerkerproductie

Medewerkerproductie

Medewerkeradministratie

Medewerkerinkoop

Medewerker verkoop

Medewerkeradministratie

Medewerkerinkoop

Projectleidernieuw product

Medewerker verkoop

De projectorganisatie

projectgroep



Kenmerken:• Hiërarchie wordt doorbroken• Projectgroep is tijdelijk• Leden van de groep zijn gelijkwaardig• Leden worden gekozen op basis van kennis

De projectorganisatie

Bij activiteiten die het hele bedrijf raken. Bijvoorbeeld de introductie van een nieuw product.



Directie

Chefafdeling AC

Chefafdeling B

Chefafdeling A

Werknemer 3Werknemer 2Werknemer 1Projectleider

project 1

Projectleiderproject 2

Werknemer 4 Werknemer 5 Werknemer 6

De matrixorganisatie



Voordelen:• Geschikt voor de oplossing van complexe problemen• Kleine kans op fouten (dubbele controle)

Nadelen:• Waar ligt de verantwoordelijkheid• Mensen moeten erg goed kunnen samenwerken• Loyaliteitsproblemen

De matrixorganisatie

•Voor organisaties met continue problemen• Permanente projectgroepen• Werknemer heeft meerdere chefs



Voorzitter

Lid 2

Lid 1

Lid 6

Lid 5Lid 3

Lid 4

De Ententeorganisatie



Voordelen:• Maakt optimaal gebruik van aanwezige deskundigheid• Betrokkenheid van medewerkers is groot

Nadelen:• Groepen niet groter dan 15 personen• Leden met hetzelfde kennisniveau

De Ententeorganisatie

Kenmerken:• Ieder lid heeft dezelfde rechten en plichten• Voorzitter leidt technisch de vergadering



Extern Extern

Directie

Werknemers Werknemers Werknemers

Top-down

Bottom-up

Bottom-upGoals-down

Informatielijnen binnen de organisatie



Informatie m.b.t. de basisonderdelen van een bedrijf

De strategische top heeft behoefte aan informatie over alle belangrijke zaken die zich in het bedrijf afspelen. De informatie is globaal, en heeft vaak betrekking op de toekomst.Naast interne informatie speelt ook externe informatie een belangrijke rol.

De uitvoerende kern heeft vooral interne informatie nodig. Die

informatie is gedetailleerd en actueel



• Er wordt met een netwerk gewerkt• Er is een mailserver, dat is een speciale computer waar de emailberichten van en voor alle werknemers worden opgeslagen bijvoorbeeld m.b.v. Microsoft Exchange Server •Vaak zijn er nog andere dedicated servers, bijv. een webserver• Er is vooraf goed nagedacht over de inrichting van het netwerk m.b.v. gebruikersgroepen:• - Iedere werknemer krijgt de juist informatie• - Iedere werknemer heeft de juiste rechten om berichten te kunnen lezen, wijzigen of verwijderen (=autorisatie)

Informatiestromen

Om de informatiestromen zo goed mogelijk te benutten,zal aan bepaalde voorwaarden moeten worden voldaan:



Voordelen:• Ondersteuning bij communicatie• Verbetering kwaliteit werk• Procesversnelling, dus kostprijsverlaging• Minder werknemers nodig, efficiëntie neemt toe• Verkorting van de lijnen

Voordelen ICT

Voor informatiestromen binnen organisatie gebruikt mensteeds meer de mogelijkheden van ICT.



Toepassingsgebieden ICT in bedrijven

Workflow Management Systemen (WMF): zorgen voor het op een gestructureerde manier verdelen van werk en het stroomlijnen van werkprocessen.

Enterprise Resource Planning (ERP):software dat gebruikt wordt ter ondersteuning van alle processen binnen een bedrijf. In principe kunnen alle bedrijfsfuncties ermee worden bestuurd.Voorbeelden: SAP en Exact

Computer Aided Design / Computer Aided Manufacturing (CAD/CAM):

Een CAD/CAM-systeem is een programma waarmee je kunt ontwerpen, maar ook fabriceren. Er kan een CNC draai- of freesmachine aangestuurd worden waarmee het ontwerp wordt gefabriceerd.



EINDE

Electronic Data Interchange (EDI): • electronische uitwisseling van gegevens tussen verschillende organisaties• bijvoorbeeld: bestellingen plaatsen, rekeningen versturen• Als de gegevens worden verstuurd wordt de administratie van de ontvanger automatisch bijgewerkt, en wordt er een verwerkingsproces in werking gezet• De programma’s van zender en ontvanger moeten dan wel naadloos op elkaar aansluiten; meestal wordt daarbij gebruik gemaakt van de EDIFACT-standaard.

Toepassingsgebieden ICT in bedrijven

LauwersCollege Buitenpost LauwersCollege Buitenpost Informatica Hoofdstuk 13 Informatie in...

Documents

Transcript of LauwersCollege Buitenpost LauwersCollege Buitenpost Informatica Hoofdstuk 13 Informatie in...