KMO-IT

© KMO-IT 2007

Documentbeheerdag

WTCB – Virtueel Bouwen2007-06-14

InleidingEric Stroobants

KMO-IT Centrum vzw

© KMO-IT 2007

> Onafhankelijke begeleiding en klankbord voor ICT projecten binnen KMO’s

> Opgestart met steun van Vlaamse overheid door IMEC, WTCM & AGORIA

> Uitbouw van VZW in 2006 met extra leden: UNIZO, Industrie Vlaanderen & Innotek

> Eigen adviseurs (FO) en externe adviseurs (BO)

Wie is de VZW KMO-IT centrum?

© KMO-IT 2007

Positionering van KMO-IT in de ICT-markt

KMO-IT = “neutraal” !!

ICT-Leverancier

KMO-IT

KMO

De samenwerking met diverse ict-partners

KMO-IT

VIN (Vlaams Innovatie Netwerk)

ESF-partners

Onafhankelijke consultants

Andere ict-specialisten

Geen exclusiviteit bij deze partnerships!

Sensibilisering in de praktijk (anno 2007)

> KMO-IT website: www.kmo-it.be Alles over KMO-IT

> Werking, contacten, …

Informatieve technologische dossiers en de veel gestelde vragen

> « zoek op deze site» de Online KMO-IT adviseur: « stel uw vraag!! »

> Deze vraag wordt beantwoord door de meest aangewezen expert of wordt doorgestuurd naar een panel van experts.

> De vragen zullen de basis vormen van nieuwe FAQ’s (Frequently Asked Questions of ‘veel gestelde vragen’) die ook op de website gepubliceerd worden.

INFORMATIEBEHEER

© KMO-IT 2007

7

Informatie beheren: de traditionele bibliotheek

Hoe starten?

Waar plaats je een roman over de geschiedenis van

de wiskunde?

Waar vind je een roman over de geschiedenis van

de wiskunde?

Informatie beheren: “help, waar staat mijn informatie??”

WAN

LAN

“local network”

“internet”

Faxen, e-mails, offertes, facturen, bestellingen, …..

Informatiein boeken

Kennis in de hoofden

Informatie in kasten

Informatie over computers

Data in externe

databases

Informatie inexterne en

professionelenetwerken

Informatie uit conferenties Informatie

in dossiers

competentiesvan personen

Ervaring uit projecten

Informatieover klanten enconcurrenten

organisatie

Informatie beheren: data, informatie en kennissynergie

© KMO-IT 2007

Informatie beheren

> DATA INFORMATIE DATA: datastromen en processen kunnen gelinkt worden door

een geïntegreerde oplossing INFORMATIE: mails in mailboxen, faxen in postbakjes,

catalogen in een lade, foto’s en illustraties voor de website, … > “In al die documenten zit een pak informatie, maar niemand die ze vlot kan

terugvinden.”

> Gestructureerde & ongestructureerde informatie Forrester Research: “70% van de informatie is ongestructureerd”

en dit stuk groeit met 200% per jaar.

> Een zekerheid: er gaat geen eind meer komen aan de huidige informatie-explosie!!

Informatie beheren: de uitdaging

> Orde brengen in de informatiechaos!! De juiste content op het juiste moment aan de juiste persoon

beschikbaar stellen, met de juiste graad van beveiliging, in het juiste formaat en via het juiste kanaal.

> Hoe? Ontwikkel een methode om nieuwe informatie op een logische

manier te ordenen en te koppelen aan informatie die er al is.

> Informatiebeheersystemen moeten uitgroeien tot een fundamenteel onderdeel van de infrastructuur van een organisatie Net zoals systemen voor boekhouding, productieaansturing of

klantenbeheer

© KMO-IT 2007

Informatiebeheersystemen: andere drivers

> Nieuwe wettelijke richtlijnen die de onderneming verplichten de interactie met klanten, leveranciers en andere partners grondig te documenteren. Voor veel bedrijven kan dat onmogelijk nog verder manueel

gebeuren.

> De efficiëntie van de onderneming vergroten Elektronische documenten zijn sneller beschikbaar, waardoor ze de

doorlooptijd van bepaalde administratieve processen aanzienlijk verkorten.

> Zorgen voor meer consistentie Niet langer verschillende papieren versies van een document

> Archivering eenvoudiger terugvinden van documenten en goedkoper

Informatie beheren

> Wat doe ik in de praktijk?

> De ideale situatie: We zoeken oplossingen voor de integratie van papieren en elektronische informatie in één uniek dossier zodat iedereen in het bedrijf steeds over dezelfde correcte up-to-date informatie beschikt.

© KMO-IT 2007

INVESTEER in het beheer van informatie. ICT-oplossingen kunnen u daarbij helpen!!

Evolutie - technologisch

PCapplicaties

DocumentManagement

IntranetsPortaalsites

Search engines

ContentManagement

IntegratedDocument

Management&

enterpriseContent

Management

SmartEnterprise

Suite

SES = document management + content management + samenwerken + portaalsites + organiseren en opzoeken van informatie + gemeenschap + expertise + …

Met voldoende functionaliteitenagressieve prijspuntencoherent aanbod voor individuen, teams en ondernemingenintegratie in huidige systemendiensten & ondersteuning

Een goede oplossing

> Oplossing voor actuele problemen> Gemakkelijk in gebruik > Snel> Integreert met de andere toepassingen en de

omgeving van de eindgebruiker> Schept mogelijkheden om de samenwerking tussen

interne medewerkers, leveranciers en klanten te vergroten

> GEEN statische boomstructuren (folders, mappen, …)

> Gemakkelijk te configureren en te onderhouden> Gebaseerd op open standaarden en formaten

15

Investeer in ICT

> Heb geen schrik om te investeren in ICT oplossingen.> Maar: bekijk eerst uw processen alvorens te investeren

in deze ICT oplossingen!! Een overzichtelijk beheer van de diverse bestaande documenten en

die documenten die extern binnen komen. Een coherent outputbeleid vanuit de diverse bedrijfstoepassingen

die in gebruik zijn. Ontwikkel een methode om nieuwe informatie op een logische

manier te ordenen en te koppelen aan informatie die er al is.

> Gebruik extern advies!! Laat u begeleiden door professionals Zoek een ‘partner’ die met u mee denkt

© KMO-IT 2007

Investeren in ICTeen nieuwe strategie

Defensieve investeringsstrategiebijvoorbeeld EDI als geen

terugverdientijdnoodzakelijk kwaad

(kost)

Kostenbesparende investeringsstrategie

lagere “cost of ownership” wel terugverdientijd

(klein)

Offensieve investeringsstrategieefficiëntere processen, betere dienstverlening langere

doorlooptijdmeetbaar resultaat (hoger)

© KMO-IT 2007

Huidige situatie

ICT

Busi

ness

a

c

b

ICT Consultants

ICT Leveranciers

Gewenste situatie

BPR

-advi

seurs

Investeren in ICTeen nieuwe strategie

© KMO-IT 2007

Denk aan …

> Opleiding voor alle functies Gedrag aanpassen Gebruik gezond verstand

> Project Management> Outsourcing & Co-sourcing> …

KMO-IT

Technology

Transcript of KMO-IT