Klantgerichtheid & Klantvriendelijkheid Sociale en Communicatieve vaardigheden.
-
Upload
agnes-smits -
Category
Documents
-
view
224 -
download
3
Transcript of Klantgerichtheid & Klantvriendelijkheid Sociale en Communicatieve vaardigheden.
Klantgerichtheid & Klantvriendelijkheid
Sociale en Communicatieve vaardigheden
Kennismaking
Introduceer u zelf: naam, dienst, functie en antwoord op 1 van de volgende vragen:
– ‘Ik ben in deze groep de enige die………’ / den e grupo aki ami ta e uniko hende ku….
– Wat niemand hier van me weet………./ e lokual ku niun hende aki no sa di mi ta ku…
Achtergrond en aanleiding
• Program Management Office (PMO) van het Eilandgebied Curaçao is belast met de initiëring, coördinatie, implementatie, monitoring en evaluatie van het programma Bestuurlijke Ontwikkeling en de daaraan gerelateerde projecten
Achtergrond en aanleiding
• Doel is het verhogen van de kwaliteit van het ambtelijk apparaat en onderdeel hiervan is het streven om te komen tot:
“een overheid van het Eilandgebied Curaçao waar klantgerichtheid continu geoptimaliseerd wordt”
Achtergrond en aanleiding
• onderzoek Klantgerichtheid Overheid, onderdeel snelle successen traject Fase 1, sub-onderdeel Quick Scan
• Volgende stap: training klantgerichtheid
Doel Training
• Bewustwording• Overdragen vaardigheden en kennis
Een begin…oefening baart kunst!
Opzet training
• Konose bo kliente• Skohe bo atitut• Skohe bo aktitut• Hasi I hari
Bewustzijn/ kennis → Keuze → Vaardigheden
Agenda dagdeel 1
‘Konose bo kliente’• Wie zijn onze klanten• Wat vindt de klant?• +/- 10 uur pauze• Klantgerichtheid
Agenda dagdeel 2
Skohe bo atitut!• Kies je attitude/ houding• Waardoor wordt ik beïnvloed?• +/- 14.30 Pauze• ‘LSD’• Lastige cases• Huiswerkopdracht• ‘post-it’: evaluatie dag 1
Activiteit: Wie zijn onze klanten?
• Vorm groepjes (in totaal 4 a 5 groepen bij voorkeur per dienst)
• Wijs per groepje een voorzitter aan• Beantwoord de volgende vragen (15
minuten):– Wie is onze klant (profiel, taal, differentiatie)?– Waar komt hij/zij of zij voor?– Wat hoopt hij/zij aan service/bejegening te
ontvangen?
• Noteer de antwoorden in kernwoorden op de gekleurde vellen
Activiteit: Wat vindt de klant?
• Wat valt op/ wat verbaast u aan de gehoorde klantuitspraken?
• Komt het beeld van u en het beeld van klanten overeen?
Resultaten IMD klantonderzoek
• Het rapport kunt u inzien in de pauze• U kunt het rapport ook inzien via de
web-site: www.curconsult.com/kgo
Kgo: klantgerichte overheid
Klantgerichtheid
• Het, met het oog op het dienen van het algemeen belang, onderkennen en tegemoetkomen aan de behoeften en verwachtingen van verschillende soorten klanten
• Klantvriendelijkheid is hier een onderdeel van: namelijk hoe de klant te woord te staan
Klantgerichtheid
U(w dienst) levert:
U bepaalt hoe!Al dan niet klantgericht/ klantvriendelijk
Uw klant heeft:
producten/ diensten
behoeften/ wensen
al dan niet klantgericht/-vriendelijk
Klant en zijn ‘bagage’
Verloop van de nacht/ dag
Uw klantvriendelijkheid
Zorgen
Doel/ noodzaak van vraag
Culturele achtergrond
(gedrag) Klant
Heeft misschien hiervoor een vrije dag genomen
Etc.
Eerdere ervaringen
Waarom klantgericht werken?
• Imago van de overheid en de ambtenaar (dat bent u!)
• Succes van de organisatie en dus indirect ook arbeidsvoorwaarden
• Samenwerking & arbeidssfeer• Wij zijn allemaal klant• Maar belangrijkste: waardigheid en
arbeidssatisfactie!!
Test uw eigen klantgerichtheid
• Vul de test in• De test is puur voor uzelf, u hoeft het
niet in te leveren en het wordt niet besproken
‘Sticker de Stelling’
• U krijgt stickers met daarop: ‘eens’ en ‘oneens’
• U krijgt 3 stellingen te zien• Bespreek in uw groep of u het eens
of oneens bent met de stelling en bespreek ook kort in uw groep wat uw motieven zijn
• ‘Sticker de stellingen’
Stellingen
• Stelling 1: ‘als een klant niet vriendelijk is, hoef ik dat ook niet te zijn’
• Stelling 2: ‘buitenlanders (Nederlanders, Haitianen, dominicanen etc.) worden over het algemeen anders (slechter) behandeld’
• Stelling 3: ‘voortrekken van klanten die je kent kan geen kwaad’
Skohe bo atitut!
• Neem een negatieve of positieve houding aan (op aanwijzing van de trainer)
Wat beinvloedt mijn handelen?
• Bespreek negatieve en positieve ervaringen waarbij u klant was
• Bespreek negatieve en positieve ervaringen waarbij u de dienstverlener was
• Wat beïnvloedt uw houding en gedrag?
al dan niet klantgericht/-vriendelijk
dienstverlener
Skohe bo atitut
klant humeur
situatie
collega
baas
anderen
BAL of
Skohe bo atitut
BOOM
wortelskarakter
zijn
profiterend van regen en zonneschijn
U heeft een keuze!
• U kunt putten uit uw eigen energie, talenten, kracht, motivatie etc.
• Onafhankelijk van uw salaris, andere arbeidsvoorwaarden, zekerheid, anderen en de situatie
• Uw keuze beïnvloedt anderen, de werksfeer en de situatie in plaats van andersom
U heeft een keuze!
‘when we choose to love the work we do, we can catch our limit of happiness, meaning, and fulfillment every day’
‘we spent 75% of our wake time doing work-related activities, if we spend this much time, we ought to enjoy it and be energized by it’
By: Ken Blanchard Pd.D.
U heeft een keuze!
‘The danger is that if our quest for ideal work focuses us on the future, we will miss the amazingly wonderful life that is available today, in this moment’
‘By learning/ choosing to love what we do, even if at the moment we may not be doing what we love, we will find energy and passion!’
By: Ken Blanchard Pd.D.
U heeft een keuze!‘There is always a choice about the way you do
your work, even if there is not a choice about the work itself’
‘We can choose the attitude we bring to our work!’
‘We can’t control how other people drive, but we can choose how we respond’
‘I don’t believe that companies are necessarily prisons, but sometimes we make prisons of them by the way we choose to work here’
By: S.Lundin/ H. Paul & J. Christensen
U heeft een keuze!
‘How could we have more fun and create more energy?’
Who are our customers and how can we make their day?
‘When you are doing what you are doing, who are you being?’
By: S.Lundin/ H. Paul & J. Christensen
‘When you are doing what you are doing, who are you being?’
• Energiek• Geïnteresseerd• Vitaal• Creatief• ‘Bon beis’• Etc.
• Boos• Ongeïnteresseerd• Passief• Energieloos• Futloos• ‘Mal beis’
Professionele Houding
• Je kunt het niet kopen• Het is niet afhankelijk van het salaris• Het mag niet afhankelijk zijn van
anderen of omstandigheden• Heeft te maken met vakkennis,
vaardigheden, ethiek maar vooral ook met mentale instelling
• Het begint van binnen en het moet ook van binnenuit komen!
Professionele Houding
• Een professionele houding blijkt o.a. uit:– Mate waarin iemand luistert naar de
ander – Attitude & Non-verbaal gedrag– Manier waarop iemand omgaat met
feedback/ klachten – Manier waarop iemand feedback/kritiek
geeft– Manier waarop iemand omgaat met
conflicten
Luistervaardigheden
• Samenvatten• Uiten van gevoelsreflecties• ‘hummen’• Stiltes• Letten op non-verbaal gedrag
gesprekspartner• Laten uitpraten• Eigen non verbaal gedrag: knikken,
oogcontact, open houding (later meer hierover!)
Luistervaardigheden
Ook vraagstelling draagt bij aan luistervaardigheden, we onderscheiden:
• open vs gesloten vragen• suggestieve vragen• dubbele vragen• doorvragen
Luisteren
Hoe weet je of de klant/collega zich niet begrepen voelt of niet ervaart dat er naar hem wordt geluisterd:
• klant zal zijn boodschap herhalen• Klant zal langzaam praten• Klant zal hard praten• Boos worden• Iemand anders meenemen om boodschap
kracht bij te zetten
LSD
Het LSD-model; luisteren, samenvatten en doorvragen
Luisteren
• Neem een actieve luisterhouding aan en laat zien dat je aandacht hebt voor je cliënt. Houdt oogcontact, knik en hum mee en laat bewust merken dat je luistert. Wanneer je actief luistert, zal de cliënt zijn verhaal doen. Hij/zij voelt zich gehoord en serieus genomen waardoor hoog opgelopen emoties afnemen en er meer rust komt in het gesprek.
Samenvatten
• Stel, nadat de cliënt zijn verhaal heeft gedaan, het werkelijke probleem vast. Geef in eigen woorden en op hoofdlijnen, weer wat je gehoord hebt en check of dit klopt. Bijvoorbeeld; ‘Als ik u goed begrijp….’ klopt dat ?’ Vat naast de inhoud ook de emoties van de cliënt samen. ‘U bent dus erg teleurgesteld met deze gang van zaken ?’ Goede tussentijdse samenvattingen zorgen dat de cliënt zich gehoord en begrepen voelt.
Doorvragen
• Gebruik een tussentijdse samenvatting als opstap tot een doorvraag. Vraag net zolang door tot je het probleem goed in kaart heb. Pas dan, kun je een juiste oplossing zoeken voor het probleem. Doorvragen creëert meer begrip en is voor de cliënt soms belangrijker dan de feitelijk oplossing van zijn/haar probleem.
Oefening LSD
Verdeel de groep in drie subgroepen:1. evalueert Luisteren2. evalueert Samenvatten 3. evalueert Doorvragen
Activiteit
• Kettingoefening • Uw buurman vertelt wat over wat
hij/zij in het weekend heeft gedaan, u LSD’t, uw buurman geeft u feedback
Casus
• Maak 4 subgroepen en zet een casus op papier zetten. Dit kan aan de hand van een werkelijk gebeurde situatie zijn. Het moet een moeilijk geval zijn (een lastige of ontevreden klant…)
• Licht straks de casus toe• De casus zal worden gebruikt bij de
volgende trainingsessie
Huiswerkopdracht
• Houdt uw dagboek bij, er staan elke dag tips, leuke weetjes en kleine opdrachtjes die niet veel tijd kosten
Evaluatie & afsluiting
Post-it: • Waar ik het meest aan heb gehad is:• Waar ik het minst aan heb gehad is:• Wat moet blijven is:• Wat niet hoeft te blijven is:
Opzet training
• Konose bo kliente• Skohe bo atitut
• Skohe bo aktitut• Hasi I hari
Bewustzijn/ kennis → Keuze → Vaardigheden
Agenda dagdeel 3
‘Skohe bo aktitut’• Verbaal & Non-verbaal gedrag• Activiteit non-verbaal gedrag• +/- 10 uur pauze• Nog meer LSD• Zelfreflectie• Activiteit ‘speelbal’
Agenda dagdeel 4
‘Hasi I hari’• DVD gedeputeerde• De spiegel• +/- 14.30 uur pauze• Oefening Casus• Hasi hari (eindopdracht)• Evaluatie & afsluiting
Nee zeggen
Als u ‘nee’ of een ander teleurstellend bericht aan de klant moet mededelen doe dat dan zo:
• Doe na een korte inleiding je mededeling• Verwacht niet dat iemand dit zonder
meer accepteert, verdedig je besluit niet• Spreek gevoelens van de ander uit,
bijvoorbeeld 'Ik begrijp dat je teleurgesteld bent’ of ik begrijp dat ..., en herhaal dan je boodschap
• Nu eventueel een verklaring geven of een oplossing zoeken
Overige tips
• In plaats van aangeven wat u niet kunt doen, aangeven wat u wel voor de klant kan betekenen
• Klant tips geven en verder helpen
Non verbale communicatie
`Het is niet wat je zegt`• Het kan zijn dat de houding, gebaren
en attitude een verhaal vertellen en de stem een ander.
• Wetenschappers geven aan dat woorden vaak worden gebruikt om informatie te verbergen.
Non verbale communicatie
Onderzoekers schatten dat minstens 70% van de communicatie door middel van stemklank en lichaamstaal plaatsvindt. De Amerikaanse psycholoog Mehrabian stelt dat :
• 55% van de communicatie bestaat uit lichaamstaal,
• 38% wordt geuit door de stemklank en slechts
• 7% wordt gecommuniceerd door middel van woorden.
Als dit zo is uiten we ons gevoel dus voor 93% non-verbaal!
Non verbale communicatie
• Lichaamstaal is een veel eenvoudigere manier om gevoelens uit te drukken, dan door middel van gesproken taal.
• Non-verbale communicatie kan de inhoudelijke boodschap ondersteunen of juist tegenspreken.
• Het is heel moeilijk door middel van lichaamstaal te liegen, lichaamstaal heeft een grote betrouwbaarheidswaarde.
• Anderen besteden vaak meer aandacht aan de non-verbale communicatie dan aan de woorden van anderen.
Non verbale communicatie
• Een voorbeeld:
Neemt u plaats!
Non verbale communicatie
OogcontactWenkbrauwenStand van het hoofdArmen en handenToon van de stemIntonatie en klemtoonMond
Non verbale communicatie
Ook volgende geeft de klant een boodschap:
• Praten met collega terwijl de klant voor je staat
• Praten aan de telefoon terwijl de klant voor je staat
• Lippenstift, haren kammen, nagels vijlen etc. terwijl de klant voor je staat
Non verbale communicatie
Ook volgende geeft de klant een boodschap:
• Je tas beginnen te pakken terwijl de klant voor je staat
• Je bureau beginnen op te ruimen terwijl de klant voor je staat
• De volgende klant alvast uitnodigen terwijl de klant voor je staat
Non verbale communicatie
Ook volgende geeft de klant een boodschap:
• Praten met collega terwijl de klant voor je staat
• De klant laten wachten terwijl je duidelijk met iets bezig bent dat kan wachten
Non-verbale telefonische communicatie
• Hierbij is de stem van heel groot belang!
• Volume, toonhoogte, articulatie, nadruk, eentonigheid, ritme maar ook zuchten, keelschrapen en laten merken dat je met andere zaken bezig bent (bijvoorbeeld getik op de computer of tussendoor geklets met een collega). Je stem straalt uit hoe je je voelt: gefrustreerd, geïrriteerd, opgewekt etc.!
Oefening: ‘doe de deur dicht’
• Geef aan de hand van uw emotiekaartje de opdracht ‘doe de deur dicht’
• Schrijf per keer op welke emotie u denkt dat uw collega had
Oefening ‘liegen’
Probeer te achterhalen:• 2 vrijwilligers• Wie liegt en wie niet?
Oefening ‘Geven van empatische gevoelsreflecties’
• gevoelsreflecties zijn een soort samenvatting zijn op gevoelsniveau
• Wat is het nut en belang van gevoelsreflecties?
• Geef een gevoelsreflectie aan een vrijwillige klant….
Oefening empatisch LSDen
• Vorm groepjes van 3• 1 observator, 1 verteller, 1 LSDer• Verteller vertelt een verhaal (iets dat
hij/zij ooit heeft meegemaakt)• LSDer LSD’t • Observator observeert en geeft
feedback
Zelfreflectie
• Vul de vragenlijst in• De test is puur voor u zelf, u hoeft
het niet in te leveren en het wordt niet besproken
Activiteit: ik ben geen speelbal
• Als u de bal krijgt, geeft u antwoord op de vraag en vervolgens gooit u de bal naar een collega
• Als de trainer haar hand opsteekt, gooit u de bal naar de trainer, deze zal dan een nieuwe vraag formuleren
• Houd het tempo hoog!
Visie op klantgerichtheid
• DVD gedeputeerde• Wat vindt u hiervan, zijn er
verassingen etc.
Oefening ‘Tijd voor actie’
Door anderen aan te pakken
Door mij te beinvloeden
Brainstorm over verbetermogelijkheden m.b.t. klantgerichtheid die:• Jullie zelf kunnen oppakken en verbeteren ( die dus binnen jullie
invloedssfeer liggen)• Buiten jullie invloedsfeer liggen en die jullie willen neerleggen bij jullie
diensthoofd of gedeputeerde • maak Van beide categorieeen een top 3 die men noteert in zijn dagboek en
op flapIedere subgroep presenteert zijn specifieke flap
Klachten
• Een klacht is een uitdrukking van ontevredenheid vanwege te kort aan aandacht en erkenning voor de behoeften van een klant
"Een klacht is een cadeau"
• Dankzij klachten leer je zwakke plekken kennen. De klagende klant is een gratis adviseur
• Je hebt objectieve (over product/dienst) en subjectieve (persoonlijke) klachten
• Slechts 4% van de ontevreden klanten komen echt klagen
• Vat klachten niet persoonlijk op• Als het kan: neem de klant apart
Omgaan met klachten
• Reageer snel (schenk aandacht!). Snel reageren= de helft van de klacht oplossen!
• Luister naar de klacht• Herhaal de klacht en kom erachter of je de
klacht goed hebt begrepen• (Verplaats jezelf in de schoenen van de
klant) en bied verontschuldiging aan• Erken de gevoelens van de klant in deze• Leg uit welke actie je gaat ondernemen• Bedank de klant dat deze het probleem
onder uw aandacht heeft gebracht
Omgaan met klachten
Doe niet:- Rechtvaardigen- Ontkennen- Verdedigen
Omgaan met klachten
• Een tevreden klant zegt het tegen gemiddeld 3 relaties.
• Een ontevreden klant zegt het tegen gemiddeld 7 relaties!!
Tips: omgaan met lastige klanten/ de-escalerend gedrag
• Blijf kalm• Luister goed• Concentreer je op het probleem en niet op
de persoon• Serieus nemen• Niet in discussie gaan• Voorkom ‘ja maar’• Geen voorkeurbehandeling voor aardige
klanten• Gaat niet in verdediging
vervolg
Mentale instelling:• Het niet als een persoonlijke aanval
beschouwen• De ander willen begrijpen• Ervan uitgaan dat de ander in
principe het conflict ook wil oplossen (positieve anticipatie)
Eindopdracht
• Groep 1: maak een mooie collage met het thema klantgerichtheid, de verschillende onderdelen kunnen hierin worden verwerkt
• Groep 2: maak een lied met minimaal 2 coupletten op een bekende melodie
• Groep 3: bedenk een slogan en een symbool die uitdrukking geeft aan jullie klantgerichte instelling
Evaluatie & Afsluiting
• Masha masha danki!• Hopi hopi exito!