Keller seminar 2013

De GemeenTe alsreGisseUrBezuinigen door zaak- en objectgericht (samen)werken

Voor u!projectleiders en managers ZgW/KCC/midoffi ce, It-architecten, informatiemanagers en geïnteresseerde bestuurders die zich continu willen ontwikkelen door kennisvergroting, adviezen en ervaringsuitwisseling met collega’s.

Daarom!Een uitgelezen kans om in een voortdurend veranderende markt bij te blijven en met die bagage kansen te pakken, posities te verstevigen en groei te ontwikkelen.

meld u snel aan!Meer info op

kellerseminar.nl

www.sduevents.nl

Wouter Keller seminar: Informatie, inspiratie, netwerken en praktijkcases

Vergroot je kennis & pak je kansen metSdu Events

Powered by:

Inspirerend seminar9 april 2013www.kellerseminar.nl

presents

seminarprogramma

Wouter Keller presenteert een brede marktverkenning en een vergelijkend onderzoek over de volgende onderwerpen:

- Gemeentelijke samenwerking, regieorganisatie en ketens (rUD, Jeugdzorg, etc).

- Zaak- en objectgericht (samen)werken, incl. marktverkenning en backoffi ce vervanging (bv. Wabo, WIZ en BZM)

- Verwerven en implementeren van een zaaksysteem, incl. best practices en verwerving mGBA zaaksysteem

- Bezuinigen door zaak- en objectgericht (samen)werken, incl. uitbesteding en cloud

Ga voor alle details, het volledige programma en uw aanmelding naar kellerseminar.nl

Kom dinsdag 9 april 2013 naar de VU in amsterdam

Bezuinigingen, samenwerkingsverbanden, nieuwe rUD en Jeugdzorg ketens, invoering van mGBA/BZM-systemen, zaaksystemen voorzien van gegevens- en objectregistraties en nog veel meer. Nederlandse gemeenten krijgen de komende jaren heel wat op hun bordje. Zijn uw organisatie en applicaties daar klaar voor?

De seminars van prof. dr. ir. Wouter Keller zijn befaamd door hun inspirerende kennisoverdracht gebaseerd op een enorme ervaring. Doe daar uw voordeel mee en meld u direct aan. Doe dat snel, want er is nu al veel belangstelling.

presents Keller seminar 2013

De gemeente als regisseur

Bezuinigingen, samenwerkingsverbanden, nieuwe rUD- en

Jeugdzorgketens, invoering van zaakgericht werken en nieuwe

mGBA -systemen, en nog veel meer. nederlandse gemeenten

krijgen de komende jaren heel wat op hun bordje. Zijn uw

organisatie en applicaties daar klaar voor?

Dit nieuwe Keller seminar richt zich op samenwerken en de

daarvoor benodigde architectuur rond een nieuwe generatie

zaaksystemen. Gemeentelijke samenwerking kent vele vormen.

te denken valt aan:

- GezamenlijkbackofficeofSSC (bv. Bel-gemeenten) - regieorganisatie met uitbesteding ( bv. Utrechtse Waarden) - Ketenorganisatie (bv. rUD) en vraagbundeling (bv. Dimpact)

De bekendste vorm is het shared service Centrum (sCC) voor

gezamenlijke ICt (equalit, sCD) of een gezamenlijk backoffice

voor bijvoorbeeld Werk, Inkomen en Zorg (WIZ). Andere

gemeenten (bv. BeL, Molenwaard) fuseren min of meer en

besluiten de volledige bedrijfsvoering samen te doen, met alleen

een kleine beleidsstaf en burgerloket per gemeente.

Weer andere gemeenten treden op als regiegemeente en besteden

bijna alle (backoffice)taken uit aan uitvoeringsorganisaties, zoals

aan een belastingkantoor. Daarnaast kan de gemeente als

regisseur optreden in de keten, zoals bij rUD’s en in het sociale

domein (zoals Jeugdzorg, AWBZ, etc.). tenslotte is er nog

vraagbundeling (Dimpact, GovUnited, etc.) waarbij gemeenten

hun krachten bundelen als inkoop- en kenniscombinatie.

sommige samenwerkingsvormen halen de eindstreep niet.

Andere zijn meer of minder effectief. Wat maakt een samen-

werking succesvol? In het seminar geven we aan de hand van

enkele cases wat lessons-learned uit onze praktijk. Dit betreft

zowel de bestuurlijke, organisatorische als technische aspecten

van samen-werking. Want behalve de zachte aspecten (cultuur!)

blijkt ook de technische integratie problematisch. Gaan we

bijvoorbeeld zaaksystemen en KCC’s in de keten koppelen

of klonteren?

Het kabinet wil naar grotere gemeenten. Wij bepleiten een

gemengd model: centrale bedrijfsvoering en decentrale dienst-

verlening. Dit heeft impact op de architectuur van het zaak-

systeem en het Klant Contact Centrum (KCC). Hoe combineren we

één backoffice met meerdere KCC’s? Of gaan we alle backoffices

juist uitbesteden en hoe integreren we dan al die verschillende

systemen en loketten? Wie doet de intake, de behandeling, de

klantcontacten en de archivering?

Zaak- en objectgericht werken

naarmate een zaaksysteem breder wordt ingezet, wordt het

steeds meer een vervanging van backofficesystemen. Dit spaart

niet alleen kosten maar maakt ook het gebruik en beheer veel

transparanter. Zeker als het zaaksysteem ook een KCs (Klant

Contact systeem), een CMs (Content Management systeem)

en een DMs (Document Management systeem) omvat. Hierdoor

zijn er bovendien minder problematische koppelingen tussen

systemen.

We zien dan ook dat kleinere backofficetaken zoals subsidies,

bezwaar en beroep, MOr, ApV, BIs, etc. steeds vaker in een zaak-

systeem worden gedaan. Vervanging van de grotere backoffice

systemen zoals:

- BackofficeBurgerZaken(BZM,mGBA) - BackofficeVergunningen(bv.Wabo,APV) - BackofficeSociaalDomein (bv.WIZ,WMO,Jeugdzorg)

is echter nog een uitdaging. Om ook daadwerkelijk deze grote

backoffice systemen te vervangen, is er behoefte aan een nieuwe

generatie zaaksystemen.

De belangrijkste uitbreiding is de gegevens– of objectregistratie.

Deze registraties kunnen vele doelen dienen, denk bv. aan de

registratie van milieuobjecten zoals LpG-installaties en klant-

dossiers in de Jeugdzorg. een belangrijke landelijke object-

registratie is de nieuwe Brp voor personen (modernisering GBA).

Het bijbehorende systeem voor burgerzakenmodules (BZM) is bij

voorkeur ook gebaseerd op zaak- en objectgericht werken.

Vergroot je kennis & pak je kansen metSdu Events

inspirerend seminar op 9 april 2013www.kellerseminar.nl

Vergroot je kennis & pak je kansen metSdu Events

presents Keller seminar 2013

Dit zijn allemaal voorbeelden van objectregistraties (in feite

“warme” gegevensmagazijnen) die noodzakelijk zijn om de

functionaliteiten van grotere backoffices te kunnen vervangen.

Daarbij moeten deze objectregistraties d.m.v. zaakprocessen

worden bijgewerkt. Dit vraagt, naast de registratie zelf, om

krachtige (web)intake functionaliteit met vele rollen en rechten,

zowel voor medewerkers als voor klanten. Hierbij spelen

complexe bedrijfsregels vaak een belangrijke rol.

Het onderzoek

er zijn inmiddels verschillende zaaksystemen met objectregistraties

en krachtige (geïntegreerde) webintake functionaliteiten. We

spreken dan over een nieuwe generatie van zaaksystemen.

Argitek heeft deze en andere systemen in kaart gebracht en weer

alle (meer dan 20) leveranciers van zaaksystemen uitgevraagd.

Het betreft de volgende leveranciers:

- Atos,BCT,Brein,CACI,Centric,Circle, Decos,Exxellence,GemBoxx - GreenValley,InterAccess,Kodision, Mintlab,Mozard,Ordina - PerfectView,PinkRoccade,Procura, Roxit,Vicrea,Wortell

De meest veelbelovende leveranciers zijn uitgenodigd in het

Argitek Lab. Op het seminar presenteren we de resultaten

van deze marktverkenning in de vorm van een vergelijkend

onderzoek. Dit zoals gebruikelijk op basis van vele criteria,

waarmee u direct aan de slag kunt.

Verwerven en implementeren

De meeste gemeenten die een zaaksysteem (of midoffice suite)

willen verwerven, moeten europees of onderhands aanbesteden.

De nieuwe aanbestedingswet is daarbij een aandachtspunt.

Zonder een goed programma van eisen (pve) geen goede offertes

en dus geen goed leveranciersmanagement later. Dit geldt a

fortiori voor de verwerving van een nieuw BZM (mGBA) systeem.

Meer dan de helft van de gemeenten moet hier gaan aanbesteden,

dus het wordt dringen.

Belangrijke vragen bij een aanbesteding zijn: hoe weeg je prijs en

kwaliteit? Hoe voorkom je dat de aanbesteding “gekocht” wordt,

met veel meerwerk na gunning? Wat moet er in de selectie-

leidraad, wat in het pve en wat in de overeenkomst of snO?

Is Best Value procurement (BVp) echt een zinnig alternatief voor

de traditionele aanbesteding? En wat mag er wel en niet bij een

proof-of-Concept (poC)?

Na de verwerving volgt de implementatie. Hier begint in feite

meteen het contractbeheer. Kennis van pve en offerte zijn hier

doorslaggevend, evenals stevig opdrachtgeverschap van de

kant van de gemeente. Hoe steek je dat in? Hoe voorkom je

vervelende, tijdrovende en kostbare meerwerk discussies met

leveranciers? Hoe accepteer je het ingerichte zaaksysteem?

Wat zijn de juridische aandachtspunten?

Implementatie van zaaksystemen is niet eenvoudig. enerzijds

vanwege technische hobbels (m.n. rond koppelingen) en ander-

zijds vanwege organisatorische hobbels. Vaak gaat het daarbij

om een andere manier van werken (digitalisering!) en dus om een

cultuuromslag. Wat zijn daarbij de lessons-learned van succesvolle

gemeenten? Wat is de rol van leveranciers- en verwachtingen-

management?

Bezuinigen

De gemeente moet steeds meer doen met minder. Daarbij is het

goed om een maatstaf te hebben. Zijn we als gemeente (te) duur?

Wat kost de gemeentelijke ICt: hardware, software en vooral

mensware? en moet ik voor gekoppelde (best-of-breed) of

geïntegreerde (all-in-one ) systemen gaan? Wat zijn de risico’s

met koppelingen, zowel technisch, functioneel als commercieel?

en wat is de rol van het gegevensdistributiesysteem?

Wij presenteren een tCO benchmark voor de gemeentelijke ICt,

zodat u zich kunt vergelijken met andere gemeenten. natuurlijk

laten we daarbij zien wat u kunt besparen door dure backoffices te

vervangen door (inrichting van) een zaaksysteem. Maar ook wat u

kunt verdienen door uw werkplek, uw zaaksysteem en zelfs al uw

backoffices de deur uit te doen naar de “cloud”.

tot slot geven we een toekomstvisie. Hoe ziet de gemeente er

over 10 jaar uit? en wat is er terechtgekomen van al die samen-

werkingen? Is de dienstverlening verbeterd en de bedrijfsvoering

efficiënter geworden? Wat moet u doen om dit eerder en goed-

koper te realiseren? En wat is daarbij de rol van de nieuwe

generatie zaaksystemen, bij uw gemeente en in de keten?

inspirerend seminar op 9 april 2013www.kellerseminar.nl

presents Keller seminar 2013

Voorlopig programma Keller seminar

De gemeente als regisseurbezuinigen door zaak- en objectgericht (samen)werken

09.00Ontvangst

09.30 De gemeente als regisseur - samenwerkingsvormen: vraagbundeling, ssC, gezamenlijk backoffice, regieorganisatie, keten - succes- en faalfactoren: centraliseer de bedrijfsvoering, decentraliseer de dienstverlening - Gezamenlijk KCC en zaaksysteem: wie heeft wat, wie doet wat, wie mag wat? - Integratie van ICt-systemen in de keten: koppelen of… klonteren (rUD, Jeugdzorg, etc.)? - Gezamenlijke inrichting zaaksysteem: eigen processen, gegevens of applicaties?

10.30 Pauzeopdeinformatiemarkt

11.00 Zaak- en objectgericht werken: naar een nieuwe generatie zaaksystemen? - Zaak- en objectgericht werken als alternatief voor het traditionele backoffice - Objectgericht werken met Wabo-objecten, klantdossiers en andere registraties (incl. Brp) - Intake en validatie van objectgegevens door medewerkers en klanten - Het zaaksysteem als KInG bodemplaat met WIZ-, BZM- en Wabo-apps? - Marktverkenning zaaksystemen 2013: zaak- en objectgericht (samen)werken

12.30 Lunchopdeinformatiemarkt

13.30 succesvol verwerven en implementeren van een zaaksysteem - Onderhands, europees of niet aanbesteden van een zaaksysteem suite (incl. mGBA) - (samen) aanbesteden: traditioneel (eMVI) of Best Value (BVp)? - Contractmanagement vs. meerwerk: overeenkomst, acceptatie en snO - Implementatie van een zaaksysteem (incl. DMs): plan van aanpak en best practices (cases) - Leveranciers- en verwachtingenmanagement: de tien geboden voor een ICt-project

14.30 Pauzeopdeinformatiemarkt

15.30 Bezuinigen door zaak- en objectgericht (samen)werken: een toekomstvisie - Kosten van gemeentelijke ICt: hardware, software en mensware (tCO benchmark) - De kosten van (en problemen met) koppelingen, intern en extern - Backoffices, basisregistraties en gegevensdistributie: nog meer koppelen? - De gemeente in de cloud (werkplek, zaaksysteem en backoffices): wat levert dat op? - Bezuinigen door zaak- en objectgericht (samen)werken: bye bye backoffice!

16.00Borrelopdeinformatiemarkt

17.00 einde seminar

Vergroot je kennis & pak je kansen metSdu Events

inspirerend seminar op 9 april 2013www.kellerseminar.nl