Karmac Krant

WWW.KARMAC.NL

k r a n t 2012 / 02

WWW.KARMAC.NL KARMAC KRANT 2012 / 02

Als je voor je personeelsmanage-

ment nagenoeg alles digitaal hebt, is het

niet handig om nog personeelsdossiers

op papier te laten bestaan. Dan mis je

overzicht, inzicht en het dossier is voor

de betrokken werknemers bijna onzicht-

baar. Karmac digitaliseerde de bijna 400

dossiers, die nu via Raet Personeelsdos-

sier Online beschikbaar zijn. Altijd en

overal beschikbaar voor wie het nodig

heeft. PW Groep is er mee in de wolken...

>> Lees meer op pag. 4

PW Groep: papier vliegt eruit, personeelsdossiers

gedigitaliseerd

Karmac Groep, specialist in documenten informatielogistiek

k ra n t

DIOR, Karmac en Becis: troika voor leergierige documentspecialisten, pagina 16 >>

Unica: digitaliseringtechnisch hoogstandje >>pagina 2

Bibliotheekservice Onsite: service en kwaliteitpagina 4

Raet en Karmac: Kennis en kunde gebundeld pagina 8

‘Tropenjaren’ digitaal ontsloten’ >>pagina 6

• NIODschrijftgeschiedenis met digitalisering > 05• Roermondgooitroerdigitaalom >07• Zonnigeendigitaletoekomst op Sint Maarten > 09• IsalaKlinieken:patiëntendossiers zorgeloos gedigitaliseerd > 10• Baker&McKenziezetzaken digitaal recht > 11• Digitaliseringmooielesvoor Vereniging van CVO’s > 12• ZonderBibliobussprakevan verarmingvoorO.B.S.Kraaiennest >14• Metzijn1000’enbergop voor het KWF > 15• DIORNieuwestijl(ook) voorHetNieuweWerken >16

IN HET KORT:

Tactus Verslavingszorg: de kick van het Digitaal Werken

Bibliotheekservice Onsite door KarmacJohn de Vries

Coda pand

Om zo efficiënt mogelijk om te gaan met semi-statische cliëntendossiers heeft Tactus de opslag en het beheer hiervan uitbesteed aan Karmac. Scheelt ruimte, is betrouwbaar, blijft vertrouwelijk en is een stuk efficiënter.

>> Lees verder op pagina 15

Als je zelf niet goed (meer) in staat bent om het juiste voorzieningenniveau te realiseren voor de doelgroepen van je bibliotheekvoorziening, dan is Karmac er nog. Met diens deskundigheid en inzicht kan daardoor toch in de behoefte worden voorzien.

>> Lees verder op pagina 13

2WWW.KARMAC.NL

k r a n t

Als de ‘meest duurzame technische dienstverlener van Nederland’ steekt het familiebedrijf veel energie in duurzaam-heid – zowel in haar technische oplossin-gen als in haar relaties - en maatschappe-lijk verantwoord ondernemen. Koelink: ‘We zitten in een transformatieproces waarin duurzame relaties en kennis ‘top of mind’ zijn. Onze markt staat sterk on-der druk en dan moet je de belangrijkste kennis in je organisatie optimaal benut-ten. Dáár ligt voor ons de toekomst.’

Callista Bredewold, HR-adviseur: ‘Alles bij Unica ademt het motto ‘samen werken aan de toekomst’. Dat geldt ook voor ondersteunende activiteiten, zoals HRM er één van is. Operational Excel-lence is al enige tijd de norm en digitaal helpt daarbij om onze doelstellingen voor de toekomst te realiseren. Sinds kort is het laatste ‘papieren bolwerk’ geslecht: alle ca. 1750 personeelsdossiers zijn na een op-schoningsslag gedigitaliseerd.’

Na alle procesoptimalisaties en –au-tomatisering en de inzet van Raet Onlie

voor de HR-activiteiten, was het kunnen beschikken over digitale dossiers de vol-gende wens. Bredewold: ‘Via Raet kwa-men we in contact met aanbieders in di-gitaliseringsdiensten, waaronder Karmac. Hun presentatie, de deskundigheid van de projectmanager, de locatie in Lelystad, de professionaliteit, rust en het vertrouwen dat ze uitstraalden maakten allemaal de juiste indruk. Zelfs het opvragen van een dossier tijdens de scanwerkzaamheden was geen probleem.’

Koelink: ‘En dat was voor ons heel belangrijk, want het gaat om vertrouwen in de zorgvuldigheid van de aanpak en zo weinig mogelijk verstoringen in onze da-gelijkse bedrijfsvoering. Het hele project verliep uiterst soepel. Je merkte aan alles dat het één goed geoliede machine was.’

Bredewold tot slot: ´ Deze digitalise-ring van alle personeelsdossiers brengt ons weer een stap verder in onze profes-sionaliseringsslag.’

Digitale personeelsdossiers Unica: digitaal technischhoogstandje

Unica is als allround technische dienstverlener een heel bijzonder

bedrijf. De afgelopen jaren werkte een van de grootste technische

dienstverleners van Nederland toe van een capaciteitsorganisatie naar

een kennis gedreven en –gestuurde organisatie. ‘Daarvoor moeten

alle ondersteunende diensten ook in het teken staan van optimale on-

dersteuning van die doelstelling’, vindt HR-manager Edwin Koelink.

‘In een al nagenoeg geheel digitale omgeving passen dan geen papie-

ren personeelsdossiers.’ Daar is nu dan ook een einde aan gekomen

dankzij Karmac.

Callista Bredewold

en Edwin Koelink

Hoofdkantoor Unica

3

WWW.KARMAC.NL

k r a n t 2012 / 02

PW Groep: papier vliegt eruit, personeelsdossiers gedigitaliseerd

Dat moest anders. De doelstelling was de vorming van één webbased digi-taal personeelsdossier wat toegankelijk was voor zowel leidinggevenden als HRM vanuit iedere locatie. Dit digitale dossier vormt een onderdeel van het totale Raet-systeem met daarin het salaris-, oplei-dings- en beoordelingssysteem. De keuze voor een digitaliseringspartner was niet moeilijk: Karmac reageerde snel op de

oproep, heeft veel ervaring, maakte een solide indruk en kon ook direct de kop-peling naar het Raet-systeem realiseren.’

Het voorbereidende werk voor de digitalisering werd door de PW Groep zelf gedaan. Wijfelaars: ‘Ondanks dat de dossiers goed op orde waren was dit een zeer tijdsintensieve klus. De digitalise-ring door Karmac verliep daarentegen zeer vlot en voorspoedig. Karmac heeft

zijn zaakjes in Lelystad strak ingeregeld. De projectmanagers hier en daar werkten goed samen en de dossiers konden snel gedigitaliseerd en de bestanden ingele-zen worden in Raet Personeels Dossier Online. De ontsluitingscriteria voor de digitale dossiers sluiten perfect aan op de werkwijze van de PW Groep.’

‘Ook bij de verwerking van de aanwas na de implementatie heeft Karmac een positieve rol gespeeld. Ik kan met zeker-heid zeggen: in de toekomst zal er vaker een beroep worden gedaan op Karmac.’

Cargo Handling op Eindhoven Airport

De PW Groep voert met een aantal bedrijven zeer uiteenlopende activiteiten,

van Cargo Handling voor forwarders en airlines en brede luchtvaardienst-

verlener op Eindhoven Airport tot producent en leverancier van de kruiden-

likeur Schrobbelèr. Inmiddels staan bijna 400 mensen op de loonlijst. Van

alle mensen is een personeelsdossier opgebouwd. Probleem was echter dat

die dossiers op verschillende locaties werden bewaard, en daarnaast voor een

groot deel nog op papier stonden.

Karmac Informatie & InnovatieKarmacInformatie& Innovatie isgespeciali-

seerdindigitalisering(vanpersoneelsdossier

totakteburgerlijkestand,vanfotototA0)en

complete outsourcing van document gere-

lateerde processen. Leg uw documentver-

werking in handen van de specialisten van

Karmac en ervaar de voordelen!

Karmac Informatie & Innovatie

ir.RichardBeers,directeur

Pascallaan72,8218NJLelystad

T0320-286959,[email protected]

www.karmac.nl/kii

Karmac FacilitairKarmac Facilitair is het verlengstuk van uw

primaire activiteiten. Wij nemen de zorg van

uw archief via externe archiefopslag en -be-

heer in onze specialistische handen. Heeft u

informatie nodig uit het archief, dan stellen

wij dat waar en wanneer ook ter wereld voor

u beschikbaar. Waarde toevoegen aan het ar-

chief, in de breedste zin van het woord, staat

bij ons hoog in het vaandel.

Karmac Facilitair

Wim van Werven, manager



www.karmac.nl/kf

Karmac Bibliotheek ServiceKarmacBibliotheekService richtzichopde

dienstverlening aan de bibliothekenbranche.

Zowelvoorin-alsoutsourcingvanactivitei-

ten door bibliotheken of gemeenten. Wij zor-

gen voor een optimale afstemming van onze

diensten op uw budget.

Karmac Bibliotheek Service

Theo Doreleijers, manager



www.karmac.nl/kbs

Karmac Document ManagementSolutionsKarmac Document Management Soluti-

ons levert kwalitatief hoogwaardige en

kennisintensieve ondersteuning op maat,

door middel van advies en detachering

op het gebied van documenthuishouding.

Het opstellen van een documentstructuur-

plan, leveranciersselectie, implementatie

zaakgericht werken zijn voorbeelden van

projecten waar onze adviseurs graag voor

u hun tanden in zetten.

Karmac Document Management Solutions

ir.RichardBeers,directeur


T0320-229982,info@karmac.

www.karmac.nl/kdms

document campus De Karmac Groep bestaat uit onderstaande bedrijven;

4WWW.KARMAC.NL

k r a n t

Doreleijers: ‘Daar waar gemeentelijke bibliotheekdiensten of bibliotheken niet meer in staat zijn om burgers optimaal te bedienen, komen wij in beeld. Wij kun-nen met onze ‘mobiele bibliotheken’ hele bibliotheekdiensten overnemen. Onder de economische druk komen er steeds minder vaste vestigingen. Daardoor wordt het vooral op het platteland en in buitengebieden moeilijker om de doel-groepen te bereiken. Immers, de jeugd tot en met de basisschoolleeftijd is nog niet mobiel, en senioren worden steeds moei-lijker mobiel. En dát zijn nu juist de groe-pen die je wilt bereiken. Bovendien moet een bibliotheekdienst dicht bij de mensen blijven, vanwege de sociale functie.’

KBS heeft veel ervaring en kennis

van zaken, niet alleen om bibliotheek-diensten te leveren maar ook om alle zorgen eromheen uit handen te nemen. Doreleijers: ‘We kunnen zonodig hele bibliotheekdiensten overnemen en met onze Bibliobus kunnen we in ieder geval al een deel van de problematiek oplossen. Met een ruim aanbod per lezer zijn de KBS-bibliobussen heel goed in staat die belangrijke doelgroepen te bereiken. Zo blijf de bibliotheek, mét z’n sociale func-tie, voor iedereen bereikbaar en – niet onbelangrijk - vooral ook betaalbaar. Wij weten uit ervaring hoe je zaken het best kunt combineren om kosteneffectief het gewenste serviceniveau te bereiken.’

Doreleijers vervolgt: ‘Zeker, er is con-currentie van de digitale media, maar de

realiteit is dat er ook nog steeds veel boe-ken geleend en gelezen worden. Digitale ontwikkelingen bieden nieuwe kansen op het gebied van bibliotheekdiensten. Lezen en bezig zijn met informatie is bijvoor-beeld belangrijk voor de jeugd: het leert

ze hoe ze zich moeten concentreren. De toekomstige bibliotheek gaat veel verder dan ‘slechts’ een boek uitlenen, maar de meeste jeugdleden en senioren zijn voor-lopig niet toe aan digitaal lezen.

Daarom is het zo belangrijk dat de

huidige dienstverlening nog een aantal jaren in stand blijft. Het is de ambitie van KBS om samen met de gemeenten en dienstverleners de toekomstige biblio-theek vorm te geven.’

Karmac Bibliotheek Services (KBS) is een ambitieuze onderneming. In een tijd waarin bibliotheken het

moeilijk hebben, biedt KBS passende oplossingen aan gemeenten en bibliotheken die niet meer het ge-

wenste serviceniveau kunnen bieden aan hun klanten. Theo Doreleijers, manager KBS: ‘Wij bieden een

efficiënte oplossing om lastig bereikbare doelgroepen te kunnen blijven bedienen. We doen dat met een

kosteneffectieve en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening.’ Die benadering biedt gemeenten de moge-

lijkheid om de bibliotheek voor burgers geopend te houden.

‘Balen zonder Bibliobus’

Karmac biedt bibliotheekdiensten ‘onsite’ met service en kwaliteit

Theo Doreleijers

Ank Mourits uit Noorden (bij Woerden en Alphen aan den Rijn) is een fanatiek gebruikster van de we-kelijkse Bibliobus. Inmiddels heeft ze al zo’n 600 boeken gelezen vanaf het begin dat de bus langskomt, nu zo’n twee jaar geleden. ‘Ik ben heel blij met de Bibliobus, want met drie opgroeiende kinderen ga je niet zo snel verder de deur uit om boeken te lenen bij een bibliotheek. Zonder de bus zou ik vier kilometer verderop naar Nieuwkoop moeten.’

dat ik zelf al heel veel heb gelezen vragen mensen mij vaak om een me-ning over een boek. Het is heel leuk om ze dan goed te kunnen adviseren. Past ook wel een beetje bij mijn studie psychologie.’

Het is duidelijk dat Ank niet staat te springen als de Bibliobus niet meer zou komen. ‘Ik zou enorm balen. Het kost een grote groep mensen dan snel te veel moeite om een boek te halen. Ze zijn al zo vaak afhankelijk van an-deren. Dat zou eeuwig zonde zijn.’

Ank vindt het heel belangrijk, vooral ook voor kinderen, om te lezen. ‘Als je ziet hoeveel kinderen nu al moeite hebben met spelling en grammatica. Zonder het lezen van leuke, informatieve en goede boeken wordt dat alleen maar erger. Dan krijgen we nog meer ‘gamers’ met sms-turbotaal.’

De ouderen in Noorden zijn volgens Ank eveneens blij met de bus. ‘Ik verzorg als contactpersoon de communicatie rondom de bus voor als er eens iets bij-zonders is. Door die functie en het feit

5

WWW.KARMAC.NL

k r a n t 2012 / 02

NIOD schrijft geschiedenis met digitaliseringVeel informatie en documentatie over de Tweede Wereldoorlog ligt vast bij

het NIOD (Nederlands Instituut voor Oorlogsdocumentatie) in Amsterdam.

Een deel daarvan is gedigitaliseerd. ‘Vooral om te zorgen dat de originele do-

cumenten niet verder aftakelen, maar wel alle informatie beschikbaar blijft

voor geïnteresseerden’, aldus René Pottkamp, coördinator Fysiek Beheer &

Digitalisering. Hij is specifiek belast met het beschrijven en conserveren van

de archiefstukken die bij het NIOD in beheer zijn.

In het kader van het grote Metamor-foze-project is het NIOD begonnen om alle informatie uit en rond een aantal kampen en gevangenissen in Nederland te digitaliseren. Het gaat daarbij om de kampen, Amersfoort, Schoorl, Ommen, Sint-Michielsgestel en de gevangenis-sen in Nederland, waarvan De Koepel in Breda en het Oranjehotel de bekendste zijn. Pottkamp: ‘Die informatie is uiterst gevoelig, kwetsbaar en waardevol. Het zegt ons veel over wat zich daar heeft afgespeeld. Bovendien geven die docu-

menten inzicht in wie in welke kampen of gevangenissen is geweest. Belangrijke informatie voor de nabestaanden dus.’ Gevoelige informatie dus, waarvoor ook allerlei restricties gelden. Het NIOD heeft voor digitalisering al vaker samengewerkt met Karmac en voor deze klus werd op-nieuw de specialist uit Lelystad gevraagd. Pottkamp: ‘De samenwerking met de projectmanagers van Karmac is altijd heel goed en soepel verlopen en als je ziet hoe ze de logistiek in Lelystad hebben ingericht: indrukwekkend. Eerst gaan de

kwetsbare documenten vanuit het NIOD voor voorbereiding naar restauratieatelier Hoog-duin in Delft. De papieren gaan in zuurvrije mappen en worden scanklaar gemaakt, zodat ze hanteerbaar zijn voor het scanbedrijf. Blaadje voor blaadje worden in Lelystad de documenten gescand en de digitale bestanden worden bij het NIOD aangeleverd.

De originele documenten gaan eveneens weer terug naar het NIOD. De elektroni-sche bestanden van de documenten wor-den door Karmac aangevuld met metada-ta en van unieke nummers voorzien op basis van de inventarisatie van het NIOD. Die nummers worden door het NIOD zelf gekoppeld aan het archiefsysteem aldaar. ‘Ook al is nog maar 80 meter van de in totaal 2,5 kilometer archief digitaal, dank-zij Karmac blijft toch een belangrijk stuk historie beschikbaar.’

Kamp Amersfoort

Kamp Ommen

Beekvliet in Sint-Michielsgestel

Aankondiging

6WWW.KARMAC.NL

k r a n t

Het KIT als geheel doet projectwerk voor derden, zo-als kennisoverdracht over gezondheidszorg, economie, fair trade, en ondersteunt tevens bibliotheekprojecten in ontwikkelingslanden. Los daarvan is de KIT-biblio-theek, een grote wetenschap-pelijke bibliotheek met zo’n 10 kilometer materiaal, de grootste collectie op het gebied van ontwikkelings-samenwerking in Europa en een grote (historische) collectie over de voorma-lige koloniën. Minnée: ‘Alle kennis in de historische ko-loniale collectie willen we conserveren, behouden en

makkelijk toegankelijk maken. Bo-vendien willen we met de collectie over ontwikkelingssamenwerking onze eigen activiteiten maximaal ondersteunen. We doen veel aan consultancy en dienstverlening in ons vakgebied in ontwikkelings-landen: we helpen landen om hun eigen bibliotheek op te zet-ten en erfgoedcollecties te di-gitaliseren, zodat waardevolle (historische) informatie niet verloren gaat. We zijn daarom sinds 2003 bezig met digitali-sering en met Karmac. Onze collectie oude landkaarten

bijvoorbeeld is al digitaal toeganke-lijk gemaakt en kan worden ontsloten op plaatsnaam. Heel bijzonder! Maar daar blijft het niet bij.’

Als onderdeel van de projecten van Metamorfoze zijn de microfilm-beelden van een deel van de collectie gedigitaliseerd. Ongeveer 250.000 beelden zijn in Lelystad digitaal ge-maakt, en nog 350.000 beelden vol-gen. Zo is de informatie makkelijker beschikbaar voor gebruikers. Niels Molenaar, de technisch verantwoor-delijke man: ‘Het bijzondere hieraan is dat het ook een omvangrijke tijd-schriftencollectie omvat die dankzij de digitalisering op artikelniveau kan worden ontsloten. De gebruiker zoekt in de catalogus, vindt het tijd-schrift als elektronisch document en

kan vervolgens verder klikken, tot op artikelniveau. Dat was onze speci-ale wens en die heeft Karmac, dankzij soepel en intensief overleg met hun deskundige projectmanagers, kunnen vervullen.’

De ambities van de KIT-biblio-theek liggen veel hoger dan ‘slechts’ informatie conserveren. Tilly Minnée: ‘We willen de informatie toegankelijk maken voor de landen van herkomst. ‘Mede door de digitaliseringsprojec-ten met Karmac en maatwerkdien-sten halen we als bibliotheek bijna een miljoen euro aan omzet. Heel welkom en noodzakelijk in deze tijd.’

Het Koninklijk Instituut voor de Tropen (KIT) heeft een deel van

zijn bibliotheekcollectie, die al op microfilm was vastgelegd, la-

ten digitaliseren door Karmac. ‘Daarmee komt deze kennis via

internet beschikbaar voor onze doelgroepen’, aldus Tilly Min-

née, Hoofd KIT Library.

Adviserende rol van KIT

‘Tropenjaren’ digitaalvastgelegd en ontsloten

Document oprichting KIT

Landkaart van Ortelius

7

WWW.KARMAC.NL

k r a n t 2012 / 02

Jos Hendrix is Teamleider Bedrijfs-voering binnen de sector Burgers & Sa-menleving, waar ook Sociale Zaken onder valt. En om die bedrijfsvoering ging het nou juist. ‘Bedrijfsvoering draait voor een belangrijk deel om werkbaarheid. In de nieuwe ruimte wilden we direct heel ef-ficiënt met ruimte, middelen en mensen omgaan. Werken met papieren dossiers past daar niet in.’

Ongeveer 8000 dossiers (ruim 300 strekkende meter archief) van Sociale Zaken, Publiekszaken en Bouwtoezicht moesten worden gedigitaliseerd. Hen-drix: ‘De bedoeling was om alle actieve dossiers digitaal te maken en de (semi-)statische dossiers op te slaan bij Karmac. Die worden pas gedigitaliseerd als erom wordt gevraagd. Belangrijkste eisen voor het digitaliseringsproject waren een korte doorlooptijd (twee maanden), de prijs/kwaliteitverhouding, het plan van aanpak, social return en een strakke planning. De werkbaarheid, ook tijdens de digitali-sering, had bij ons de hoogste prioriteit. Karmac is daar goed in geslaagd, leverde - steeds in overleg - alles in de kortst mo-gelijk tijd en zelfs meer doordat ze de do-cumenten direct in kleur scanden.’

De dossierindeling bleek toch minder handig. Hendrix: ‘De papieren dossiers bestonden uit mappen met tabs. Digitaal werden dat te grote bestanden met te veel

pagina’s. De ervaring en deskundigheid van Karmac’s projectmanagers bracht de oplossing. In overleg zijn de dossiers di-gitaal opgeknipt in onderdelen die voor de gebruikers heel herkenbaar zijn. De gedigitaliseerde dossiers zijn vervolgens

gekoppeld aan het documentmanage-mentsysteem (Decos). Voor de gebruikers - en de cliënten - is hiermee definitief het (digitale) roer om in Roermond en een geheel digitale toekomst ligt open.’

Roermond gooit roerdigitaal om

Jos Hendrix voor het nieuwe pand

aan het Kazerneplein

Op de afdeling Sociale Zaken bij een middelgrote gemeente als Roer-

mond ging al heel gauw veel papier in keurige dossiers heen en weer.

Aanleiding om daar wat aan te doen was het moment dat Roermond

besloot die afdeling te verhuizen naar het nieuwe pand aan het Kazer-

neplein. Het succes kwam: met partner Karmac is men er in geslaagd

door digitalisering niet alleen een grote hoeveelheid papier digitaal

beschikbaar te maken, maar vooral de werkbaarheid van de afdeling

sterk te verbeteren. Dat uiteindelijk de ‘papieren vierkante meters’

zijn verdwenen is ook nog mooi meegenomen.

Het oude industriële pand van ECI in Roermond

8WWW.KARMAC.NL

k r a n t

‘Op het gebied van elektronische per-soneelsdossiers is de markt volop in ont-wikkeling. Door gebruik van het e-HRM-portal Raet Online kunnen klanten een groot deel van de personeels- en salaris-administratie digitaal afhandelen. In veel gevallen is echter sprake van een ‘erfenis’ uit het verleden: de papieren dossiers. Juist die combinatie van elektronisch en papier is voor bedrijven een extra handi-cap. Niet alles is altijd en overal beschik-baar. De vraag is ook of je op die manier je dossiers volledig up-to-date kunt hou-den’, vertelt Al-Azhari. ‘Bedrijven willen bovendien over naar Het Nieuwe Werken en volledig plaats- en tijdonafhankelijk

werken. Dan stuit je al snel op de behoefte om ook die papieren dossierinformatie digitaal te maken en te integreren. En dat kan heel goed samen met Karmac.’

Karmac en Raet hebben een inten-sieve samenwerking die zorgt dat aan

de vraag van organisaties kan worden voldaan. Al-Azhari: ‘Karmac heeft in Lelystad een geoliede Documentcampus opgebouwd, waardoor alle papieren do-cumentstromen snel en efficiënt kunnen worden gedigitaliseerd. Alle processen en procedures zijn naadloos ingeregeld, ook met betrekking tot de koppeling met Raet Online. Met de gecombineerde kennis en ervaring van Karmac en Raet, waarbij de gedigitaliseerde dossiers beschikbaar ko-men via Raet Online bieden we een vol-ledige en geïntegreerde oplossing voor e-HRM.’

Wat Al-Azhari in het bijzonder opvalt en wat in zijn ogen Karmac uniek maakt, is de speciale software die Karmac heeft ontwikkeld. ‘Daarmee kunnen ze ver-schillende documentsoorten automatisch onderscheiden en juist dat neemt de klant direct veel werk uit handen. Die hoeft dat dus niet meer handmatig aan te geven. Bovendien gaat Karmac met de docu-menten om zoals het moet: vertrouwelijk, betrouwbaar en 100% veilig!’

Het is duidelijk: de samenwerking tussen Raet en Karmac heeft nog een mooie toekomst. Zeker nu steeds meer bedrijven de stap willen maken naar een online salaris- en personeelsadministra-tie.

Karmac en Raet bundelen kennis en kunde

In een aantal succesverhalen leest u

in deze krant over de samenwerking

tussen Raet en Karmac. Veel be-

drijven maken gebruik van het on-

line HR-systeem van Raet. Karmac

heeft als een ‘Preferred Partner’ haar

dienstverlening daarop afgestemd.

Raet HR Consultant Ali Al-Azhari

is bijzonder enthousiast over de sa-

menwerking.

© K

odak

, 20

12. K

odak

is a

trad

emar

k. D

olde

Med

ien_

40

_12

SMARTER DOCUMENT IMAGING WITH KODAK

Make a change for the better. Kodak.com/go/DI

TRANSFORM DOCUMENTSINTO BUSINESS INSIGHTKodak’s portfolio of solutions empowers organizations of all sizes to transform paper and electronic documents into business insight. Award-winning scanners and capture software. Industry-leading service and support.

A growing array of professional services. It all adds up to having the solutions that make your insight take fl ight.

SCANNERS SOFTWARE SOLUTIONS SERVICE & SUPPORT PROFESSIONAL SERVICES

YELLOW CHANGES EVERYTHING

INTO BUSINESS INSIGHTKodak’s portfolio of solutions empowers organizations of all sizes to transform paper and electronic documents into business insight. Award-winning scanners and capture software. Industry-leading service and support.

A growing array of professional services. It all adds up to having the solutions that make your insight take fl ight.

40_12_portfolio-ad-EN-136x177-karmac.indd 1 29.10.12 13:56

Ali Al-Azhari

9

WWW.KARMAC.NL

k r a n t 2012 / 02

Meijerink is programmamanager van eigenlijk alle ICT-projecten op Sint Maarten. ‘Je kunt je voorstellen dat je dan prioriteiten moet stellen. Die hebben we, in overleg met de teamleiders, in eerste instantie gelegd bij het Project Digitali-sering Archief Burgerzaken. Burgerzaken is een onderdeel van de overheid waar burgers en de overheid heel direct contact met elkaar hebben. Als je in staat bent die contacten goed te laten verlopen, kun je snel veel winnen.’

Het PDAB omvat onder meer het di-gitaliseren van rijbewijsaanvragen, akten van de burgerlijke stand, de gezinskaarten en binnenkort wordt het voorlopig laatste project afgerond, de paspoortaanvragen. Meijerink: ‘Los van die zaken is een voor ons als Sint Maarten belangrijk cultuur-historisch onderdeel van het archief ook gedigitaliseerd, de zogenaamde ‘slaven-boeken’. Die vormen een waardevol en essentieel onderdeel van onze geschiede-nis maar verkeerden in behoorlijk slechte staat. Die documenten konden dus niet worden vervoerd, net zoals we overigens alle andere documenten ook niet wilden overbrengen naar Nederland, omdat we ze dan een tijdlang niet zouden kunnen raadplegen. Maar Karmac heeft een com-plete scanstraat overgevlogen naar Sint Maarten en hier bij mij op kantoor is al-les ingericht voor de digitalisering. Fan-

tastisch! Zo hebben we er ook nog direct zicht op en zijn de lijnen extra kort.’

De digitalisering vond dus plaats op Sint Maarten, maar de verdere verwer-king kon gerust in Nederland. Samen met partner Centric zorgde Karmac ervoor

dat alle data uit de documenten soepel en in korte tijd in het KEYtoPIVANOBO- (tegenwoordig KEYtoBurgerzaken) sys-teem van Centric worden overgezet. ‘De koppeling van de gedigitaliseerde docu-menten naar ons systeem en de mogelijk-heid om alles nu digitaal onder de knop te hebben levert veel voordeel. Naast de efficiencywinst komen fouten door hand-matige verwerking bij aanvragen van bijvoorbeeld rijbewijzen of paspoorten meteen boven water. Dat voorkomt veel problemen achteraf. De toekomst hier op Sint Maarten is zonnig en digitaal…’

V.l.n.r.: Leona Marlin, hoofd burgerzaken; Martin Meijerink, Programmamanager;

Sarah Wescot-Williams, Minister President van St. Maarten bij de start van het PDAB-project.

Met de (nagenoeg complete) afronding het Project Digitalisering Ar-

chief Burgerzaken (PDAB) heeft Programmamanager Martin Meije-

rink op Sint Maarten een grote stap gemaakt naar een snellere, effi-

ciëntere en klantvriendelijke overheid. Mede door de inzet van Kar-

mac is het project voortvarend verlopen. ‘Het is een algemeen streven

hier op Sint Maarten om de overheid zo snel mogelijk naar een kwali-

teitsorganisatie te stuwen. Digitalisering past daar helemaal in’, aldus

Meijerink.

Zonnige en digitale toekomst

Sarah Wescot-

Williams ziet als

eerste de zojuist

gescande

documenten.

op Sint Maarten

10WWW.KARMAC.NL

k r a n t

Karin Vrielink, Hoofd HR Adminis-tratie & Reports, stond aan de wieg van het digitaliseringsproject. ‘We wilden een grote efficiencyslag maken door zoveel mogelijk digitaal te werken. Dus ook met de 5500 personeelsdossiers met tientallen blaadjes per dossier. Digitalisering leidt in onze optiek bovendien tot een sterk ver-beterde procesgang, zonder doublures in

werkzaamheden en met een grotere be-schikbaarheid van de informatie voor de mensen die ermee moeten werken.’

Isala Klinieken maakte al gebruik van Raet Online voor de personeels- en salarisadministratie. Besloten werd om alle dossiers 1-op-1 te laten scannen en te integreren met Raet. Vrielink: ‘Wel zijn de écht overbodige documenten, zoals

doorslagen van formulieren, vooraf ver-wijderd.’

‘Vooral de intelligente, eigen herken-ningssoftware van Karmac gaf de door-slag bij de keuze van de dienstverlener. Die software maakt het mogelijk om een groot deel van de documentsoorten (semi-) geautomatiseerd te onderschei-den. Dat maakte indruk. Net als de ken-nis van zaken en ervaring die bleek uit de vragen die de projectmanager ons stelde ter voorbereiding’, aldus Vrielink terug-kijkend. ‘Dat zette ons op het spoor van de goede kwaliteit van het eindresultaat.’

De digitalisering is in fasen verlopen, waarbij de dossiers van de op te heffen vestigingen prioriteit kregen. ‘We zijn er echter niet alleen met de digitale dos-siers. Pas gecombineerd met een slimme scanoplossing via multi-functionals voor de aanwas van de dossiers, alsook met de invoering van een digitale handtekening brengt ons écht de grote efficiencyver-betering in de totale procesgang rond de dossiers. Maar stap voor stap: binnenkort komen eerst de dossiers voor de mede-werkers via het selfservice portal van Raet Online beschikbaar. Kortom, nog genoeg te doen.’

Isala Klinieken: Papieren personeelsdossiers

zorgeloos gedigitaliseerdIsala Klinieken in Zwolle is met bijna

5500 medewerkers, 550.000 polikli-

niekbezoeken, 47.000 klinische op-

names en 51.000 dagbehandelingen

het grootste topklinische ziekenhuis

van Nederland. Kwaliteit, aandacht

en een persoonlijke band met de

patiënt staan centraal en alle andere

zaken moeten daaraan ondersteu-

nend zijn, vindt men in Zwolle. Fy-

sieke (papieren) personeelsdossiers

vormen in die filosofie een te grote

belasting voor de organisatie, dus

is men overgestapt naar het digitale

personeelsdossier. Karmac stond ze

bij met raad en daad.

De nieuwbouw van de Isala klinieken

vordert en wordt in 2013 in gebruik

genomen. Ook Isala werkt aan een

papierarm ziekenhuis.

Expansion levert sinds 1989 oplossingen op het gebied van digitale archivering en documentintensieve processen. Met haar eigen standaard product Xtendis geeft Expansion invulling aan haar (toekomst)visie “Ieder document direct beschikbaar”.

Samenwerken met Expansion betekent pro� teren van uitgebreide kennis en jarenlange ervaring met het optimaal toegankelijk maken van documenten. Xtendis wordt ingezet voor uiteenlopende toepassingen, zoals digitale dossiervorming, formulierverwerking, factuurverwerking, postregistratie, work� ow, e-mail- en computeroutput-archivering.

Expansion stelt organisaties in staat om grote kosten-besparingen te realiseren en tegelijkertijd de kwaliteit van dienstverlening te optimaliseren.

Expansion heeft speciale oplossingen voor uiteenlopende branches, zoals � nanciële dienstverleners, gezondheidszorg, GKB/Stadsbanken, Handel & Industrie, Laboratoria, Pensioenfondsen en Notariaat.

Voor actuele informatie volg Expansion via:

Twitter: twitter.com/#!/ExpansionBVBlog: expansionbv.blogspot.nlWebsite: www.expansion.nl

Of bel: 010-433 23 06

IEDER DOCUMENT DIRECT BESCHIKBAAR

11

WWW.KARMAC.NL

k r a n t 2012 / 02

Manou Burghout Jeroen Venrooij

Manou Burghout startte vorig jaar als HR-coördinator ad interim. Toen waren alle dossiers nog grotendeels op papier. ‘Natuurlijk waren er ook digitale docu-

menten, maar juist die combinatie maakte het nog lastiger. We besloten daarom tot de start van het project ‘digitale perso-neelsdossiers’ met een koppeling naar HR-Easy.’

Baker & McKenzie ging die digita-lisering niet zelf doen. Burghout: ‘Het is absoluut specialistenwerk en onze men-sen zijn daarvoor niet opgeleid. We zijn daarom op zoek gegaan naar een geschik-te partner en vervolgens kwamen we bij Karmac in Lelystad.’

Jeroen Venrooij is HR Director en kan zich nog altijd verbazen over het voorstel dat door Karmac werd gedaan om de klus te doen: ‘Wat we voor ogen hadden was een ontsluiting van de dossiers op docu-mentniveau. Dat was erg belangrijk. We hadden geen baat bij een multipage PDF, waar je dan vervolgens nog altijd door een flink aantal pagina’s moet scrollen om iets te vinden. De uiterst interessante of-ferte van Karmac in combinatie met een

referentiebezoek aan een van hun klanten bracht de oplossing. Karmac was in staat exact datgene te leveren wat wij graag wilden. Zowel wat betreft het werk, de

samenwerking en de communicatie met de mensen die het werk begeleidden als qua resultaat. Dat sloot naadloos aan op het HR-systeem.’

In samenspraak met Raet is de inde-ling van de digitale dossiers iets aangepast voor optimale verwerking en gebruik. Het scanklaar maken van de dossiers ge-beurde vanwege het vele handwerk niet in Amsterdam bij Baker & McKenzie maar in Lelystad, waar Karmac uiterst secuur

is omgegaan met deze vertrouwelijke in-formatie. De maandelijkse aanwas, voor zover niet digitaal, wordt periodiek door Karmac opgehaald en aan de dossiers toe-gevoegd. Via een selfservice portal kan de informatie binnenkort beveiligd beschik-baar worden gesteld voor alle bevoegde ogen.

Het nieuwe werken...

Advocatenkantoortrekt de zaken digitaal recht

Het gerenommeerde advocatenkantoor Baker & McKenzie in Amsterdam heeft grote stappen gezet met de

digitalisering van de personeelsdossiers door Karmac. Deze bestanden zijn vervolgens geïntegreerd met Raet’s

HR-Easy. De beschikking over digitale dossiers past helemaal in de flexibele manier waarop de mensen bij

Baker & McKenzie willen werken.

12WWW.KARMAC.NL

k r a n t

Van der Bijl: ‘De salaris- en perso-neelsadministratie voor mensen bij de aangesloten scholen was tot voor kort veelal op papier en over meerdere vesti-gingen verspreid aanwezig. Dat werkte natuurlijk niet handig. Twee jaar terug hebben we daarom besloten dat het an-ders moest. We wilden digitale dossiers en stelden daarvoor een uitgebreid Pro-

gramma van Eisen op. Dat stuurden we vervolgens naar een aantal aanbieders in de markt. Juist op dat moment kwam Kar-mac met één van hun ‘Lunch & Learn’-sessies, juist over e-HRM dossiers. Raet, onze leverancier, was daar ook. Die was vervolgens bijzonder positief over eerdere samenwerking met Karmac en daarmee was het pleit snel beslecht. Wij zochten

een partner met kennis van zaken, die betrouwbaar was, die deskundige project-leiders met ervaring in huis had en onze wensen kon vervullen ten aanzien van de digitalisering en ontsluiting van de 420 dossiers. En dat alles in één zomervakan-tie. Dat werd Karmac dus.’

Het opschonen van de dossiers deed de vereniging zelf, met hulp van gespe-cialiseerde uitzendkrachten, zodat alle dossiers keurig scanklaar konden worden aangeleverd. ‘Personeelsdossiers in het onderwijs hebben overigens gemiddeld een wat grotere omvang dan in het be-drijfsleven vanwege allerlei akten, certi-ficaten, documenten over bevoegdheden, verplicht bewijs van goed gedrag enz.’, aldus Van der Bijl. ‘De dossiers zijn door Karmac gescand en in tabs onderver-deeld, op onze aanwijzingen. Die bestan-den zijn vervolgens in het Raet systeem Personeeldossier online (PDOL) ingele-zen en daarmee was alle personeelsinfor-matie ‘onder de knop’ en ontsluitbaar op documentniveau waar dat nodig is. Het was een bewuste keuze van ons om dat in sommige gevallen wel en soms niet te laten doen. Straks zijn ook de functione-rings- en beoordelingsgesprekken digitaal en is alles compleet. Het hele proces liep gesmeerd: voor de zomervakantie alles ingeleverd en na de zomervakantie alles digitaal beschikbaar. Het was een mooie les…’

Digitalisering mooie les voor Vereniging voor CVO

De Vereniging van CVO (Christelijk Voortgezet Onderwijs) in Noord Frys-

lân regelt voor zo’n 420 mensen die werkzaam zijn bij de aangesloten chris-

telijke scholen de personeels- en salarisadministratie. Sydo van der Bijl is

senior medewerker op die afdeling en sinds kort werkt hij, dankzij Karmac,

met volledig digitale personeelsdossiers.

Sydo van der Bijl

CSG Comenius Leeuwarden, onderkomen voor Vereniging van CVO

13

WWW.KARMAC.NL

k r a n t 2012 / 02

Directeur CODA, Carin Reinders: ‘Bibliotheken staan zwaar onder druk, de distributiefunctie staat al jarenlang onder druk en de bibliotheek krijgt daar-

naast te maken met bezuinigingen. Ook in Apeldoorn. En er moesten daardoor keuzes worden gemaakt. Dan is het wel heel erg prettig dat we met een bedrijf als Karmac een partner hebben gevonden die maximaal in staat is tegemoet te komen aan onze wensen. Uit alles is gebleken dat Karmac hart heeft voor de zaak. En de zaak is in dit geval de bibliotheekfunctie zo dicht mogelijk bij de mensen brengen die daaraan behoefte hebben en die niet meer of nog niet in staat zijn dit zelf te organiseren.’

Reinders ziet dat de bibliotheekwe-reld snel verandert door de opkomst van nieuwe media die het fenomeen ‘boek’ onder druk zetten. ‘Daarom is CODA zo opgezet; een combinatie van museum-, bibliotheek- en archieffunctie, zodat die drie functies elkaar kunnen versterken. Daarmee is echter niet het probleem van de bereikbaarheid voor specifieke doel-groepen opgelost. Vooral jongeren – de basisscholen – en ouderen dreigden de dupe te worden van de noodzakelijke be-zuinigingen. De ervaring met de trailers als bibliobus hadden we al, en met Kar-mac kenden we een partij in de markt die deze taak van ons zou kunnen over-nemen. Want de bibliotheek, en zeker de bus in de buitengebieden, is veel meer dan ‘slechts’ een boekje lenen. Die sociale functie hebben we met Karmac uitgebreid besproken en je merkte dat zij er niet al-leen als commercieel bedrijf in staan. Ze

weten waarvoor zo’n bibliobus staat. Met Karmac zijn we zo in staat in te spelen op de ontwikkelingen in de markt tegen la-gere kosten. En wij hebben onze belang-rijkste doelstellingen kunnen bereiken: de klant wordt bediend, de chauffeurs behouden hun werk en, niet onbelangrijk, de financiële doelstellingen om te bezui-nigen worden gerealiseerd.’

Carin Reinders

Foto: Medea Huisman | www.medeahuisman.nl

Bibliobus bereikt doelgroepen die anders moeten afhaken

Samen met hun vader zijn Sanne en Fleur

weer voorzien dankzij de Bibliobus.

Cultuur Onder Dak Apeldoorn, CODA, heeft kortgeleden Karmac gevraagd om voor de ‘buitengebieden’ de

bibliotheekfunctie overeind te houden voor de meest kwetsbare doelgroepen: de jongsten en de oudsten. De

overname van één van de bibliobussen met chauffeurs die Apeldoorn in gebruik had, staat daarvoor garant.

Karmac gaat de bibliobus exploiteren in een steeds lastiger markt.

Foto’s Coda pand:

Christiaan de Bruijne | www.studiocdb.nl

14WWW.KARMAC.NL

k r a n t

PetraGeerling,onderwijzeresO.B.S.Kraaiennest:

O.B.S. Het Kraaiennest in Oosthuizen

Petra is maar wat blij met de weke-lijkse komst van de Bibliobus naar het rustieke Noord-Hollandse Oosthuizen. Sinds dit jaar heeft zij het stokje voor de

coördinatie van de bibliobus overgeno-men van directeur Cees Rijken. ‘Hij had het veel te druk en het is belangrijk om de komst van de bus en de bezoeken van de

klassen goed af te stemmen. Zo lang staat die bus er niet.’

Zij heeft de zaak echter goed onder controle en ziet een grote belangstelling onder de kinderen voor het lenen en le-zen van de boeken. ‘Kinderen krijgen te-genwoordig het lezen van huis uit minder mee als voorheen en ouders gaan daar wellicht wat te makkelijk in mee. Je ziet dat als het aanbod goed en regelmatig is, er wel degelijk veel belangstelling is voor het lezen van boeken. En het gaat natuur-lijk niet alleen om het lezen van boeken ter ontspanning. In de Bibliobus is een groot en gevarieerd aanbod, veel meer dan wij ooit op school zouden kunnen bieden. Ook op het gebied van boeken voor werkstukken, boeken over thema’s naar aanleiding van lessen, informatieve boeken enz. biedt Karmac met deze Bi-bliobus een fantastische service. Je kunt zelfs verzoeken indienen.’

Kinderen moeten de balans zien te vinden tussen digitale verleidingen en lezen. Petra stimuleert zelf uiteraard het lezen: ‘Door te lezen wordt je fantasie ge-prikkeld, kun je echt ‘in een verhaal krui-pen’. De Bibliobus is een kentering in de trend om maar te gaan gamen of passief achter een schermpje te gaan zitten. Voor kinderen in de basisschoolleeftijd is het juist van het grootste belang dat hun fan-tasie wordt gestimuleerd. En dat bereiken we met (het aanbod van) de Bibliobus.’

‘Wie zegt dat kinderen vandaag de dag niet (willen) lezen heeft het echt mis.’

Petra Geerling, onderwijzeres van Groep 6 op O.B.S. Het Kraaiennest in

Oosthuizen is heel stellig: ‘De Bibliobus die elke week langs komt, bewijst

het tegendeel. De kinderen zijn enthousiast, zien andere kinderen boeken

uitzoeken en worden daardoor weer gestimuleerd. Zonder de Bibliobus is

het echt een verarming.’

Koen en Julia zoeken enthousiast naar een mooi boek.

Petra Geerling

Zonder Bibliobus sprake van echte verarming

...kinderen vroeg met lezen vertrouwd maken...

15

WWW.KARMAC.NL

k r a n t 2012 / 02

Niet voor niets is het de ‘ windberg’ (vertaling van Mont Ventoux). Op die bewuste eerste september 2012 was het koud en waaide het weer eens behoorlijk. ‘Zo zeer zelfs dat we niet helemaal naar de top op 1912 meter hoogte mochten, maar de sfeer was er niet minder om. Met zo’n 1000 andere deelnemers, die te voet, per fiets, als rolstoelbiker, of op welke manier ook de top beklimmen, met in het achter-

hoofd die ene motivatie: iets betekenen voor mensen die lijden aan de gevreesde ziekte. Het is absoluut iets waar wij ons voor wilden inzetten. Iedereen krijgt uit-eindelijk wel een keer iets te maken met kanker, in welke vorm ook.’

Willie spreekt uit eigen ervaring. ‘Mijn beide ouders zijn op 63-jarige leef-tijd overleden aan kanker en ik mis ze nog elke dag! Als je dan in de gelegenheid

bent – of wordt gesteld – om iets te doen waardoor volgende generaties mogelijk kunnen worden gespaard of in ieder ge-val meer kansen hebben op overleving dan doe je dat. Hoe klein en nietig de bij-drage misschien ook lijkt, alles helpt. Op die manier krijgen steeds meer mensen een reële kans op overleving. Met zijn al-len moeten we in staat zijn deze ziekte te overwinnen!’

Willie kijkt met een heel goed gevoel terug op die bewuste dag in september, daar met zijn allen op die winderige Mont Ventoux. ‘Ik wil iedereen die ons heeft ondersteund om daar te komen en deel te nemen van harte bedanken en uiteraard Karmac voor de financiële steun. Gewel-dig!’

ColofonDe Karmac Krant is een uitgave van de geza-menlijke bedrijven binnen de Karmac Groep

Redactieadres:Karmac KrantPascallaan 72, 8218 NJ LelystadTelefoon: 0320 28 69 59, E-mail: [email protected]

Oplage: 6000Verschijning: 2x per jaarVerspreiding: controlled circulation onder relaties van de Karmac Groep

Uitgever:Drs. Meine Breemhaar

Hoofdredacteur:Ir. Richard Beers

Redactiecoördinatie:TAPAS, Tekstschrijven als Passie

Fotografie:Fotostudio WierdMedea HuismanChristiaan de Bruijne

Vormgeving:Kaijer Vormgeving, Schermerhorn

Drukwerk:Drukkerij Van der Wekken, Dronten

Externe bijdrage:John de Waard

AdvertentieverkoopVoor informatie over adverteren in de Karmac Krant, bel 0320 286959 of mail [email protected]

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uit-gave mag verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier zonder voor-afgaande schriftelijke toestemming van de uit-gever.

Deze krant is gedrukt op FSC papier.

Niet zo massaal als de actie rondom

Alpe d’Huzes, maar zeker niet min-

der gewaardeerd is de strijd bergop

op de Mont Ventoux, met hetzelfde

goede doel als drijfveer: het KWF

kankerfonds en aan kanker gerela-

teerde doelen. Een deel van het op-

gehaalde geld gaat o.a. naar de Toon

Hermans-huizen in Dronten, Em-

meloord en Zeewolde. Vanuit Kar-

mac werd het initiatief van Willie

Oosterheerd met haar man en twee

van haar kinderen dan ook van harte

ondersteund en met een check van

500 euro gewaardeerd. ‘Een ervaring

om nooit te vergeten’, kijkt Willie

Oosterheerd terug.

Met zijn 1000’en bergop voor het KWF…

Willie Oosterheerd met man, zoon en dochter op de Mont Ventoux

Tactus Verslavingszorg: de kick van Digitaal Werken

Met zo’n 10.000 cliënten jaarlijks, 60 vestigingen in de provincies Flevoland,

Gelderland en Overijssel en 1200 medewerkers is Tactus Verslavingszorg een

forse dienstverlener. John de Vries, directeur Bedrijfsvoering, is absoluut een

groot voorstander van digitaal werken. ‘De grote hoeveelheid semi-statische

patiëntendossiers die veelal op papier worden bewaard vormden daarbij een

beperking op het moment dat je die nodig hebt. Het gaat echter wel om zeer

privacygevoelige informatie, dus die geef je niet aan iedereen mee. Met Kar-

mac hebben we het gevoel dat dit archief in deskundige en vertrouwde han-

den is.’

Bij Tactus heeft men echt wel even nagedacht alvorens deze beslissing werd genomen. De Vries: ‘Uiteindelijk zijn we ook bij Karmac op bezoek geweest en daar ging een wereld voor ons open. Wát een organisatie, dat maakte een sterke indruk. En het gaf ons ook meteen een gedetailleerd beeld van alle mogelijk-heden van archiefopslag, digitalisering, Scanning On Demand, geconditioneerde opslag, efficiënte ontsluiting. Kortom, we kregen daar een heel goed gevoel bij.’

Voor Tactus was de afweging tot uit-besteding vooral gebaseerd op risicoma-nagement. ‘Of we moesten zelf al die, nu verspreid bewaarde, dossiers op één loca-tie bewaren en beheren óf we moesten het overlaten aan een expert die, net als wij, ISO-gecertificeerd is en tot ‘on demand’-digitalisering in staat is. Dat daardoor de operationele kosten naar beneden konden worden gebracht is natuurlijk niet onbe-langrijk. Tenslotte willen we zoveel moge-lijk van onze budgetten besteden aan onze

cliënten. De financiële kant alleen gaf ech-ter niet de doorslag.’

Naast de besparingen op ruimte, de winst in efficiency en de logistieke voor-delen, lieten vooral de betrouwbaarheid en de zekerheid dat de dossiers in be-

trouwbare handen waren voor Tactus de balans doorslaan in de keuze voor het uitbesteden van het (semi-statische) ar-chiefbeheer aan Karmac. De Vries: ‘Op het moment dat we een dossier alsnog nodig hebben, scant Karmac het papieren dossier en kunnen we direct beschikken

over de elektronische bestanden, gekop-peld aan onze Elektronische Patiënten Dossiers. Het maakt informatie-uitwisse-ling met bijvoorbeeld apothekers, verze-keraars en andere zorgverleners ook een stuk eenvoudiger als je een volledig beeld

van een cliënt hebt. En zoals in de inlei-ding gemeld: ik ben een enorm voorstan-der van zoveel mogelijk volledig digitaal werken… Met het deskundig beheer van onze archieven door Karmac komt dat weer een stukje dichterbij.’

John de Vries

Willie Oosterheerd

16WWW.KARMAC.NL

k r a n t

Robert Bos, directeur van advies- en implementatiepartner BECIS: ‘De over-name van DIOR is in lijn met de groei-doelstelling van BECIS en is een welkome aanvulling op het portfolio. De DIOR Opleidingen betreft een A-merk, en on-derscheidt zich ondermeer door de accre-ditatie van de opleiding en de modulaire opbouw. Voor de didactische ondersteu-ning en expertise blijft DIOR gelieerd aan Stichting IVIO.’

DIOR Opleidingen (sinds 1992) continueert haar succesvolle en sterk op de praktijk gerichte aanbod onder eigen naam. Dit wordt verder uitgebouwd met nieuwe opleidingen, workshops, seminars en trainingen. Deze opleidingen kun-nen via e-learning, op locaties van DIOR Opleidingen, maar ook incompany bij de klant worden gevolgd. Via de banden met IVIO (als onderdeel van de KMM-groep) ontstond het contact met Karmac. Ge-

zamenlijk concludeerden we dat het een goede zaak is als we beiden participeren in de DIOR-Opleidingen. De meerwaar-de van de nauw op elkaar aansluitende activiteiten van het geheel is de garantie voor bedrijven en organisaties dat zij ‘Het Nieuwe Werken’ succesvol kunnen imple-menteren.

Richard Beers beaamt dat: ‘BECIS bleek een serieuze overnamepartij, met continuïteit en toegevoegde waarde, en wij zagen direct nieuwe kansen voor de markt ontstaan. Eerst en vooral was het echter belangrijk het vertrouwen in DIOR bij de afnemers te herstellen, de opleidin-gen te moderniseren en de communicatie eromheen op te tuigen. Vandaar dat het nog even heeft geduurd voor we naar bui-ten kwamen.’

Nieuw bij DIOR is het zogeheten ‘Traineeship Informatieadviseur’. Hier-bij doorlopen de studenten een uniek en vooruitstrevend programma waardoor zij zich een schat aan praktijkervaring en de nieuwste kennis op het gebied van informatiemanagement eigen maken. De studenten kunnen hiermee de organisa-tie waar zij voor werken naar een hoger

niveau tillen. Bos: ‘Gedurende dit trai-neeship krijgen de deelnemers naast een intensieve en interactieve opleiding te ma-ken met een uitdagende praktijkopdracht die in overleg met de opdrachtgever moet worden uitgevoerd en opgeleverd. Naast alle aspecten van informatiemanagement komen hierbij ook Prince2 en Lean Six Sigma uitgebreid aan de orde. De kracht ligt erin dat bij het uitvoeren van deze opdracht de studenten direct in aanra-king komen met de specialiteiten van de betrokken partners: Karmac als digitalise-ringsspecialist, BECIS als implementatie-partner en adviseur en DIOR als opleider en kennisoverdrager.’

Patrick Pieterse: ‘Als docent en advi-seur/consultant bij DIOR kan ik zeggen dat de toegevoegde waarde van de part-ners BECIS en Karmac al duidelijk merk-

baar is. Ook buiten de overheidsmarkt is nu, door de aanpassing aan de ontwikke-lingen van nu, een stijgende belangstel-ling voor de opleidingen. Er zijn blijkbaar nog veel nieuwe doelgroepen die behoefte hebben aan deze bundeling van kennis en deskundigheid en dat is goed om te we-ten.’

Eind van het jaar verhuist DIOR Opleidingen van Zoetermeer naar de Bezuidenhoutseweg 1 in Den Haag. Het opleidingsinstituut zal zich aldaar nog beter kunnen presenteren als toonaan-gevende opleider. Naast de opleidingen en traineeships zullen hier presentaties, seminars, en kennissessies plaatsvinden. DIOR Opleidingen zal zich zo verder ontwikkelen als innovatief podium voor informatieprofessionals.

Halverwege 2012 is op het gebied van opleidingen binnen informatiema-

nagement een nauwe samenwerking ontstaan tussen BECIS, Karmac en

DIOR. Gezamenlijk zien deze organisaties die elkaar naadloos aanvullen in

activiteiten, de enorme potentie van de DIOR-opleidingen. Door een herpo-

sitionering en bundeling van krachten zal DIOR Opleidingen de komende

periode streven naar een flinke verovering van het marktaandeel. Reden om

eens met direct betrokkenen, Robert Bos (BECIS), Patrick Pieterse (DIOR)

en Richard Beers (Karmac) te spreken.

DIOR nieuwe stijl (ook)voorHet Nieuwe Werken

Karmac Krant

Documents

Transcript of Karmac Krant