WWW.KARMAC.NL

k r a n t

WWW.KARMAC.NL KARMAC KRANT

Karmac Groep, specialist in document- en informatielogistiek

k ra n t

Bedrijfsvoering in onderwijswereld gebaat bij digitalisering, pagina 4 >>

Dossiers VvE’s digitaal beschikbaar in klantportaal pagina 3

Digitale personeelsdossiers biedt Verslavingszorgflexibiliteit >> pagina 5

Wetenschap gediend bij digitalisering microfilms >> pagina 6

Behoud leefbaarheid van de kern overeind in Waterland pagina 9

• Dyade ondersteunt onderwijs digitaal > 04• Digitalisering faciliteert Mensgerichte ondersteuning > 08• Omgevingsdossiers voor digitalisering optimaliseren geeft hoger rendement > 08• Sjaan Tersteeg (92) lyrisch over service Bibliobus > 09• Imaging specialist Kodak ontwikkelt zich verder > 10• Digitale factuurverwerking grote stap vooruit voor Savills > 12• Column > 12

IN HET KORT:

Ook aan een organisatie als Staats-bosbeheer (SBB), die een veelzijdig pak-ket aan werkzaamheden en activiteiten heeft, gaat Het Nieuwe Werken niet voor-bij. Marianne Beerens is Teamleider DIV en vervult binnen SBB de rol van kwar-tiermaker. ‘Ik probeer steeds naar nieuwe mogelijkheden te zoeken om de organi-satie efficiënter en effectiever te kunnen laten omgaan met alle informatie die bin-nen SBB wordt opgeslagen en beheerd.

Het Nieuwe Werken past heel goed in die gedachtegang, maar daarvoor is het in ieder geval nodig dat informatie digitaal beschikbaar komt. Afgelopen jaar is een voor ons heel belangrijke stap gezet: met behulp van Karmac is 550 meter papieren archief aan vastgoeddossiers gedigitali-seerd en beschikbaar voor alle medewer-kers die dat nodig hebben.’

>> Lees verder op pagina 11

Staatsbosheer verder metdigitale vastgoeddossiers

De aanstaande inwerkingtreding van de Regionale

Uitvoeringsdiensten (RUD) heeft voor veel gemeenten

een extra dimensie: de informatie die nodig is voor die

RUD’s moet beschikbaar komen. De Brabantse gemeente

Haaren heeft ‘voor eigen gewin’ én voor die op handen

zijnde regionalisering van (onder meer) de milieubedrijven

de ongeveer 900 actieve milieudossiers en aanhangende

informatie gedigitaliseerd met behulp van Karmac.

>> Lees meer op pag. 7

Gemeente Haaren:

Orde en ruimte met digitale dossiers

Trombosedienst eff iciënter en effectieverna digitalisering patiëntendossiers

Wie vooruit wil in de wereld moet daarvoor ruimte maken. In het geval van de Trombosedienst Delft betekende dat letterlijk ruimte maken. De aanleiding

om serieus te gaan nadenken over digi-talisering van de patiëntendossiers was namelijk vrij banaal, maar daarom niet minder relevant: de ruimte waar de 5300

dossiers waren opgeslagen was simpelweg nodig. Daarnaast was er een doorslagge-vende tweede reden: de medewerkers van de dienst werken niet alleen op één loca-tie in Delft. Ze komen door het hele land. Plaats- en tijdonafhankelijke toegang tot de patiëntendossiers is dan een noodzaak. Die digitaliseringsslag maakte onderdeel uit van de implementatie van een digitaal documentmanagement systeem, Xtendis, van het Rotterdamse Expansion. Partner om de patiëntendossiers te digitaliseren en toe te voegen aan TDAS en Portavita, de twee automatiseringssystemen van de trombosedienst, was Karmac.

>> Lees verder op pagina 2

Mariëlle Addicks

2WWW.KARMAC.NL

k r a n t

Directeur Mariëlle Addicks van de Trombosedienst Delft heeft voor dit pro-ject externen ingeschakeld. ‘Het zal dui-delijk zijn dat digitaal informatiebeheer niet tot de kernactiviteiten behoort van onze dienst. De zorg voor onze patiënten is dat echter wel en daar hoort dan die in-formatievoorziening heel direct bij. Voor-afgaand aan het traject met de patiënten-dossiers is de stap gezet om over te gaan naar een digitaal documentmanagement systeem (DMS). Het Rotterdamse Expan-sion getuigde van veel kennis en ervaring op dit gebied, ook opgedaan bij andere trombosediensten. Zij waren in staat om de koppeling te maken naar ons eigen au-tomatiseringssysteem, TDAS (Trombose Dienst Automatisering Systeem) en Por-tavita . Dat gaf de doorslag. Xtendis werd dus ook in Delft het aanvullende stan-daard DMS en vervolgens moest de stap worden gezet om de patiëntendossiers te digitaliseren en daaraan toe te voegen. Anders heb je een soort van welles-nietes situatie met deels digitale en deels analoge informatie, maar je hebt ze wel allebei no-dig. Dat werkt niet.’

Kwaliteit komt bovendrijvenEr waren voor dat digitaliseringstra-

ject meerdere aanbieders, maar Karmac kwam als partner van Expansion al heel

snel bovendrijven, met een goed sluitend plan. Addicks: ‘Nadine Jongeneelen-Swaan, de accountmanager, getuigde van veel deskundigheid en ervaring en bracht

goede ideeën in over de aanpak en uitvoe-ring. Het lastige was in dit geval dat de dossiers tijdens de digitalisering bij Kar-mac gewoon nodig zouden kunnen zijn hier bij ons. Het zijn namelijk actieve pa-tiëntendossiers. Met Karmac hebben we vervolgens afgesproken dat indien dat aan de orde was, wij een verzoek zouden doen en dat zij met voorrang dat specifieke dos-sier ‘on the fly’ zouden digitaliseren. Het gaat tenslotte om medische dossiers en die kunnen ineens onverwacht nodig zijn. Het is inderdaad een aantal keer voorge-komen, maar echt, binnen een kwartier kregen we het dossier dan digitaal aange-leverd.’

De dossiers werden door Trombose-dienst Delft ook niet vooraf geschoond. Addicks: ‘We wisten wel dat er vervui-ling in zat, maar het was niet interessant genoeg om die vervuiling eruit te halen. We lieten daarom gewoon de complete dossiers digitaliseren. Daar zaten ook heel oude dossiers tussen van mensen die al jarenlang bij onze dienst onder controle staan. Daar zaten nog van die grote ECG-vellen met daarop het INR-verloop uit-getekend in. Het was van groen tot rijp, van breed tot smal, van A4 tot ECG-vellen dus best lastig om dat snel en goed te di-gitaliseren. Karmac heeft de klus echter heel snel voor elkaar gekregen. Ik denk

dat binnen zes weken de hele zaak voor elkaar was. Ze hebben de 33 met dossiers gevulde dozen hier opgehaald en in exact dezelfde volgorde in containers meege-

nomen. Vervolgens kregen we hier de di-gitale bestanden retour met de door ons gewenste ontsluitingscriteria, zoals naam, adres, woonplaats, geboortedatum, BSN, én een werknummer uit TDAS. De kop-

peling en het inlezen van die bestanden in TDAS is hier door Expansion gedaan. Vanaf dat moment konden onze me-dewerkers alle gedigitaliseerde dossiers

plaats- en tijdonafhankelijk raadplegen. Dat TDAS-werknummer wordt heel veel gebruikt en eigenlijk is dat de belangrijk-ste ingang tot de dossiers. Als nu iemand aan het werk is in TDAS en die wil een dossier inzien, kan hij klikken op het ‘we-reldbolletje’ boven in het scherm en dan verschijnt het digitale dossier van de pa-tiënt waar hij op dat moment mee bezig is in TDAS.’

Dagelijkse documenten zelfDe dagelijkse aanwas van zo’n 30 tot

40 A4-documenten per dag doet de trom-bosedienst nu zelf. Addicks: ‘Dan merk je meteen wat een tijdrovend karwei dat eigenlijk is. Zeker als je het niet gewend bent. Uit de envelop halen, nietjes eruit, scannen, gegevens invoeren, dat kost al-

lemaal tijd en het is niet het leukste werk voor onze medewerkers. Het is echter wel noodzakelijk, want die gegevens moeten elke dag actueel zijn. Het hele ritueel ge-beurt hier dus wel twee keer per dag, om de binnengekomen documenten te scan-nen en verwerken in TDAS en Xtendis. Maar het is voor het goede doel. Uitein-delijk zijn we er allemaal bij gebaat dat deze informatie snel en goed beschikbaar komt voor de mensen die het nodig heb-ben. Dankzij de inspanningen van Kar-mac zijn we digitaal helemaal bij nu. En het slapende archief is inmiddels ook bij Karmac opgeslagen. Een gevolg van goede samenwerking en advisering. Wij hebben er geen omkijken meer naar voor de tijd dat we het moeten bewaren en we kunnen hier de ruimte goed gebruiken.’

Mariëlle Addicks: ...dankzij digitalisering meer tijd voor kernactiviteiten...

Wie vooruit wil in de wereld moet daarvoor ruimte maken. In het geval

van de Trombosedienst Delft betekende dat letterlijk ruimte maken. De

aanleiding om serieus te gaan nadenken over digitalisering van de patiën-

tendossiers was namelijk vrij banaal, maar daarom niet minder relevant:

de ruimte waar de 5300 dossiers waren opgeslagen was simpelweg nodig.

Daarnaast was er een doorslaggevende tweede reden: de medewerkers

van de dienst werken niet alleen op één locatie in Delft. Ze komen door

het hele land. Plaats- en tijdonafhankelijke toegang tot de patiëntendos-

siers is dan een noodzaak. Die digitaliseringsslag maakte onderdeel uit

van de implementatie van een digitaal documentmanagement systeem,

Xtendis, van het Rotterdamse Expansion. Partner om de patiëntendos-

siers te digitaliseren en toe te voegen aan TDAS en Portavita, de twee

automatiseringssystemen van de trombosedienst, was Karmac.

Trombosedienst eff iciënter eneffectiever met digitale dossiers

Vanaf dat moment konden onze medewerkersalle gedigitaliseerde dossiers plaats- en

tijdsonafhankelijk raadplegen

3

WWW.KARMAC.NL

k r a n t

Karmac Informatie & InnovatieKarmac Informatie & Innovatie is gespeciali-

seerd in digitalisering (van personeelsdossier

tot akte burgerlijke stand, van foto tot A0) en

complete outsourcing van document gere-

lateerde processen. Leg uw documentver-

werking in handen van de specialisten van

Karmac en ervaar de voordelen!

Karmac Informatie & Innovatie

ir. Richard Beers, directeur

Pascallaan 72, 8218 NJ Lelystad

T 0320-28 69 59, info@karmac.nl

www.karmac.nl/kii

Karmac FacilitairKarmac Facilitair is het verlengstuk van uw

primaire activiteiten. Wij nemen de zorg van

uw archief via externe archiefopslag en -be-

heer in onze specialistische handen. Heeft u

informatie nodig uit het archief, dan stellen

wij dat waar en wanneer ook ter wereld voor

u beschikbaar. Waarde toevoegen aan het ar-

chief, in de breedste zin van het woord, staat

bij ons hoog in het vaandel.

Karmac Facilitair

Willem Knemeijer, manager

Pascallaan 68, 8218 NJ Lelystad

T 0320-28 69 45, kf@karmac.nl

www.karmac.nl/kf

Karmac Bibliotheek ServiceKarmac Bibliotheek Service richt zich op de

dienstverlening aan de bibliothekenbranche.

Zowel voor in- als outsourcing van activitei-

ten door bibliotheken of gemeenten. Wij zor-

gen voor een optimale afstemming van onze

diensten op uw budget.

Karmac Bibliotheek Service

Theo Doreleijers, manager

Pascallaan 74, 8218 NJ Lelystad

T 0320-28 69 69, kbs@karmac.nl

www.karmac.nl/kbs

Karmac Document ManagementSolutionsKarmac Document Management Soluti-

ons levert kwalitatief hoogwaardige en

kennisintensieve ondersteuning op maat,

door middel van advies en detachering

op het gebied van documenthuishouding.

Het opstellen van een documentstructuur-

plan, leveranciersselectie, implementatie

zaakgericht werken zijn voorbeelden van

projecten waar onze adviseurs graag voor

u hun tanden in zetten.

Karmac Document Management Solutions

ir. Richard Beers, directeur

Pascallaan 74, 8218 NJ Lelystad

T 0320-22 99 82, info@karmac.

www.karmac.nl/kdms

document campus De Karmac Groep bestaat uit onderstaande bedrijven;

Behoefte aan digitaalOoit was VvE Diensten onderdeel van

woningcorporatie De Alliantie met vesti-gingen door het hele land. In 2005 werd de stap gezet naar een onafhankelijke dienst-verlener, gespecialiseerd in diensten naar en voor de Verenigingen van Eigenaren (VvE). Die stap werd in de loop van 2007 afgerond en vanaf dat moment verricht

De Alliantie VvE-Diensten bv voor die specifieke doelgroep van VvE’s. Dat zijn werkzaamheden op het gebied van finan-cieel, administratief en technisch beheer. Loek Trautwein is manager van de vesti-ging Hilversum en stond aan de wieg van dit digitaliseringproject. ‘We liepen niet echt voorop als het gaat om de nieuwste systemen en digitaal werken, maar we zijn inmiddels druk bezig met een inhaalslag.

Er was bijvoorbeeld behoefte aan bredere (digitale) beschikbaarheid van de klant-dossiers, voor zowel onszelf als voor onze klanten via een klantportaal. In de praktijk zitten daarin alle relevante documenten met betrekking op de VvE’s waarvoor wij diensten uitvoeren. Dat kan dus gaan om contracten, begrotingen, correspondentie met individuele eigenaren, onderhouds-

planningen etc. maar ook bouwtekenin-gen die groter zijn dan het meer gangbare A4- en A3-formaat. Nu wilden we met de overgang naar een nieuw klantsysteem ook meteen de belangrijkste documenten uit die dossiers digitaal beschikbaar heb-ben en kunnen koppelen aan dat systeem. Vanwege de deadline van de implemen-tatie van het nieuwe klantsysteem stond er behoorlijk druk op de ketel en moest

het hele project in twee maanden kunnen worden afgerond.’

Een duidelijke en strakke omschrij-ving van het project bracht een aantal offertes naar boven, waarbij die van Kar-mac de beste was. Trautwein: ‘Ik ben in contact gekomen met Karmac via Leon Arendshorst, werkzaam voor IVIO, die Karmac aanbeval naar aanleiding van mijn vraag aan hem of hij bekend was met specialisten op het gebied van digi-talisering. Vooral de benadering van Kar-mac, en dan nog in het bijzonder van hun projectmanager, Michael Reijers, sprak zeer tot de verbeelding. Michael getuigde van gedegen kennis van zaken en dacht actief mee over de uitvoering van het project. Dat geeft direct veel vertrouwen en spreekt mij erg aan. Ook wij zijn als dienstverlener voor derden afhankelijk van de kennis van onze medewerkers en het vertrouwen dat ze onze klanten kun-nen geven.’

Goed georganiseerde dossiersDe documenten zijn bij De Allian-

tie VVE Diensten goed georganiseerd in dossiers opgeslagen. Voor dit project werden de dossiers ook nog eens voor-zien van stickers met alle noodzakelijke informatie daarin opgenomen om de ge-selecteerde documenten zo snel en soepel mogelijk te kunnen laten digitaliseren bij Karmac. Michael Reijers, projectmanager bij Karmac: ‘In twee trajecten zijn ver-volgens de documenten gedigitaliseerd: de eerste ronde betrof de documenten tot A3-formaat, in de tweede ronde kwa-men de grootformaat documenten aan de beurt. Die zijn met een speciale scan-ner gedigitaliseerd. Later zijn de beide series documenten aan elkaar gekop-peld middels een unieke barcode. Het bijzondere aan dit project is de conver-sieslag naar de uitleverstructuur die gemaakt moest worden. De documen-ten zijn in eerste instantie onder één van de 46 documentsoorten geplaatst

d.m.v. indexering. Het ging hier om ‘Alge-mene documenten’ en om ‘Leveranciers-contracten’. Bij een aantal documenten is het jaartal of de naam van de bank d.m.v. indexering in de pdf-bestandsnaam mee-gegeven. Vervolgens moest er op basis van het overzicht van de 663 VvE’s met in totaal ruim 5000 verschillende con-tractreferentienummers (gemiddeld 7 á 8 leveranciers per VvE) het juiste contrac-treferentienummer worden meegegeven in de uitlevering, zodat de documenten direct gekoppeld konden worden aan de betreffende leveranciersin het systeem van De Alliantie.’

Ontsluiting via klantportaalLoek Trautwein: ‘We hebben bewust

gekozen om alleen de documenten die we nagenoeg dagelijks nodig hebben te la-ten digitaliseren. Dat had te maken met het feit dat de auditor, SKW, (nog) geen toestemming kon geven voor substitu-tie van het papier. Lopende het jaar iets veranderen in de werwijze zoals je die hebt afgesproken met de auditor brengt dat nu eenmaal met zich mee. Om dan toch meteen alles te digitaliseren bracht vooralsnog niet het voordeel dat we zou-den willen. Dat komt eventueel in een later stadium wel als we het papier mo-

gen vernietigen. Vanaf nu kunnen onze klanten, de VvE’s, echter

wel de voor hen belangrijk-ste documenten digitaal inzien via het beveiligde klantportaal. En daarmee hebben we een grote stap vooruit gemaakt in onze dienstverlening naar de klanten en het scheelt veel tijd en dus kosten ten opzichte van de pa-

pieren situatie.’

Dossiers VvE’s digitaalbeschikbaar in klantportaal

Loek Trautwein

Als dienstverlener voor Verenigingen van Eigenaren (VvE) is De Allian-

tie VvE Diensten bv gespecialiseerd in werkzaamheden voor, rond en na-

mens VvE’s. Daar is de nodige informatie mee gemoeid en sinds kort kan

deze organisatie terugvallen op de digitale beschikbaarheid van ruim

600 klantdossiers. Misschien niet het grootste project, maar doordat er

grote druk op de ketel stond in verband met de overgang naar een nieuw

klantsysteem, wel een essentieel project. Karmac was als beste in staat het

hele traject van offerte tot aflevering van de digitale bestanden in twee

maanden doorlooptijd te realiseren en binnen de gemaakte afspraken

slagvaardig te handelen en alert te blijven voor de klant.

En daarmee hebben we eengrote stap vooruit gemaakt...

4WWW.KARMAC.NL

k r a n t

Als specialist in efficiënte en effectieve bedrijfsvoering in het onderwijs heeft Dyade een goede reputatie opge-

bouwd. Het bedrijf, met vier vestigingen in Nederland, heeft voor die markt uitgebreide kennis van de geldende

bedrijfsprocessen. Variërend van financiële administratie, personeels- en salarisadministratie tot aan huisvesting

en vastgoed. Bovendien adviseert Dyade onderwijsinstellingen over hoe zij problemen op die gebieden moeten

aanpakken. Als het nodig is, schakelt de dienstverlener ook zelf experts in, zoals in het geval van grootschalige

digitaliseringsprojecten. Dan maakt Dyade graag gebruik van de kennis en expertise van digitaliseringsspecialist

Karmac. Het combineren van kennis en ervaring legt beide organisaties geen windeieren.

Dyade is in Nederland een van de grootste dienstverleners op het gebied van bedrijfsvoering bij onderwijsinstel-lingen. Herman de Wild, marketing ma-nager: ‘Met 300 mensen timmeren we hard aan de weg in een markt die voort-durend onder druk staat. Er bestaat bin-nen de onderwijswereld (Basisonderwijs, Voortgezet Onderwijs, HBO en andere onderwijsinstellingen) veel behoefte aan praktische ondersteuning, vooral op het gebied van bedrijfsvoering. Dat is niet echt hun kernactiviteit en kost dientenge-volge vaak meer moeite. Deze instellingen hebben het al moeilijk genoeg qua bezet-ting en budgetten en kunnen eigenlijk (te) weinig tijd en geld besteden aan de bedrijfsvoering. Bijvoorbeeld op het ge-bied van P&O/HRM, financiële adminis-tratie en huisvesting/vastgoed, valt er nog veel winst te behalen door digitalisering. Budgetten en bezetting komen bovendien in de toekomst binnen het onderwijs nog verder onder druk te staan, doordat het aantal kinderen landelijk gezien fors ach-

teruit loopt. Dat betekent dan weer min-der inkomsten en dus minder middelen om de bedrijfsvoering efficiënt te kunnen uitvoeren. Daarom kijken onderwijsin-stellingen steeds vaker uit naar vormen van uitbesteding aan specialisten. Alleen grote organisaties hebben nog het per-soneel en middelen om het zelf te doen, maar ook daar begint de druk op te lopen. Specialisten kunnen dergelijke bedrijfs-voeringsprocessen nu eenmaal efficiënter doen door de ervaring en de specifieke kennis die zij hebben van de processen en de markt. En doordat zij hun eigen processen en ICT helemaal hebben afge-stemd op de doelgroep. Dyade heeft door deze specialisatie in de loop der tijd een belangrijke marktpositie ingenomen in Nederland.’

Digitaliseren en automatiserenEén van de manieren om je bedrijfs-

processen, bedrijfsvoering en document-beheer efficiënt en effectief in te richten is, door zoveel mogelijk te digitaliseren

en processen te automatiseren. Paul van Rijsselberg, manager personeel van de vestiging Rotterdam: ‘We maken voor onze administratie onder meer gebruik van Personeelsdossier Online (PDOL) van Raet. De klanten voor wie wij het be-heer van de personeelsadministratie ver-zorgen, kunnen op die manier online hun digitale personeelsdossiers inzien. Dat is veilig, vertrouwd, betrouwbaar en zeer ef-ficiënt. In veel gevallen moeten daarvoor echter eerst nog papieren documenten worden gedigitaliseerd en geïndexeerd. Dan kunnen ze vervolgens in het digitale dossier worden geplaatst en zijn ze plaats- en tijdonafhankelijk raadpleegbaar. Voor kleinschalige projecten beschikken we zelf over voldoende kennis en capaciteit, maar als het gaat om de grotere en com-plexere digitaliseringsprojecten, maken wij graag gebruik van de kennis van een expert, zoals Karmac. We zijn met Kar-mac in contact gekomen via een Lunch & Learn-sessie ‘Digitale Personeelsdossiers’. Daarbij kregen wij naast een zeer interes-

sante en leerzame presentatie, óók een rondleiding door hun faciliteiten en dat maakte wel indruk.’

Soepel van fysiek naar digitaalElias Bergenhenegouwen, coördina-

tor afdeling personeel: ‘We hebben daar gezien hoe Karmac grote hoeveelheden fysieke documentstromen gestroomlijnd omzet naar digitale bestanden voor digi-tale dossiers, zoals naar het Raet PDOL-systeem. Raet heeft meerdere scanpart-ners, maar Karmac sprong er wat ons betreft uit qua prijs-kwaliteitverhouding. De samenwerking met Raet kwam ons bovendien goed van pas, omdat wij dat ook gebruiken voor de dienstverlening naar onze klanten. Binnen Karmac was men dus al bekend met PDOL van Raet. Daardoor konden ze de digitale bestan-den, die ze genereerden door de door ons aangeleverde fysieke dossiers te scan-nen, te herkennen en te indexeren, direct geschikt maken voor overzetting naar PDOL. Dat maakt het voor ons dan weer mogelijk de dienstverlening naar onze klanten te optimaliseren. Klanten kun-nen bijvoorbeeld via een beveiligde login, zelf in hun dossiers kijken en daarin alle documenten raadplegen waartoe zij be-voegd zijn. En in omgekeerde richting: ze kunnen ook vanaf hun eigen locatie documenten uploaden en als pdf in het dossier plaatsen. Bij Dyade worden die documenten door onze inhoudelijk des-kundigen beoordeeld op juistheid en vol-ledigheid. Desgewenst kunnen we van die pdf weer een ocr-bestand maken, waarbij de relevante uitgelezen gegevens van het document in het Raet systeem worden opgeslagen.’

Snel en accuraatVan Rijsselberg: ‘De aangeleverde

dossiers zijn binnen twee werkdagen ge-

digitaliseerd en in te zien via Documen-thosting. Documenthosting is een tijde-lijke oplossing van Karmac, die we tijdens de verwerking gebruiken om dossiers te raadplegen die door Karmac worden verwerkt tot digitale documenten. Dat is inclusief het scanklaar maken bij Karmac, dus dat gaat snel en accuraat. Vooraf-gaand aan de samenwerking met Karmac hebben we een voorbeeldboek gemaakt van wat voor Dyade een gangbaar dossier inhoudt. Daarmee wordt het voor de soft-ware van Karmac eenvoudig om het soort document te herkennen, de gegevens te interpreteren en het document en die ge-gevens vervolgens op de juiste plaats in het juiste dossier in PDOL te plaatsen. De ‘uitvaldocumenten’ worden via een aparte module snel verwerkt door inhoudelijk deskundigen. Een beveiligde verbinding garandeert dat alleen bevoegde mensen de documenten kunnen inzien en bewer-ken.’ Inmiddels heeft Dyade met Karmac 7.000 dossiers gedigitaliseerd. Dyade gaat hard aan de slag om de overige circa 33.000 dossiers te digitaliseren.

De Wild: ‘Door de samenwerking met Karmac zijn we niet alleen in staat geweest onze eigen processen goed af te stemmen, maar kunnen we ook onze klanten beter van dienst zijn en adviseren op dat gebied. Dyade biedt een uitgebreide dienstverle-ning en de kennis rond digitalisering met veilig (online) documentbeheer is hier-mee flink opgeschroefd. Karmac is een betrouwbare en efficiënte partner. Daar-door kunnen wij onze klanten ook garan-ties bieden op kwaliteit en snelheid. Door zelf slim bezig te zijn, kunnen we onze klanten kwaliteit en continuïteit bieden. Dat geeft ons bovendien de mogelijkheid om in andere markten vergelijkbare dien-sten op te zetten, want er is geen reden om dit te beperken tot de onderwijswereld.’

Bedrijfsvoering in onderwijswereld gebaat bij digitalisering en automatisering

5

WWW.KARMAC.NL

k r a n t

© K

odak

, 20

12. K

odak

is a

trad

emar

k. D

olde

Med

ien_

40

_12

SMARTER DOCUMENT IMAGING WITH KODAK

Make a change for the better. Kodak.com/go/DI

TRANSFORM DOCUMENTSINTO BUSINESS INSIGHTKodak’s portfolio of solutions empowers organizations of all sizes to transform paper and electronic documents into business insight. Award-winning scanners and capture software. Industry-leading service and support.

A growing array of professional services. It all adds up to having the solutions that make your insight take fl ight.

SCANNERS SOFTWARE SOLUTIONS SERVICE & SUPPORT PROFESSIONAL SERVICES

YELLOW CHANGES EVERYTHING

INTO BUSINESS INSIGHTKodak’s portfolio of solutions empowers organizations of all sizes to transform paper and electronic documents into business insight. Award-winning scanners and capture software. Industry-leading service and support.

A growing array of professional services. It all adds up to having the solutions that make your insight take fl ight.

40_12_portfolio-ad-EN-136x177-karmac.indd 1 29.10.12 13:56

Pascal Falkenburg, HR Assistent en Ronald Speelman, Functioneel Applica-tiebeheerder hebben zich binnen VNN met deze efficiencyslag bezig gehouden. Falkenburg: ‘De aanleiding voor het pro-ject was eigenlijk ‘het voortschrijdend inzicht’, het uitbreidende gebruik van het Raet HR systeem en de wens om uitein-delijk verder door te groeien met een self-service omgeving, ook voor salarisstroken en dergelijke. Daarvoor moet informatie dus digitaal beschikbaar zijn, ook de pa-pieren documenten.’ En er was nogal wat papier. Zeker met betrekking tot het eigen personeel. Duizend medewerkers zijn evenzoveel dossiers, plus nog een aantal ‘slapende’ dossiers van de uit dienst getre-den personeelsleden die nog een tijdje op papier bewaard blijven. Dat faseert van-zelf uit. Voordat de actieve dossiers gedi-gitaliseerd konden worden, moesten we er eerst flink de handen doorheen halen. Letterlijk in dit geval.’

Lastige materie Speelman: ‘Het ging om duizend dos-

siers met een gemiddelde inhoud van zo’n zestig pagina’s, dus dat was een aar-dige klus en het is ook lastige materie. De beoordeling van wat wel of niet weg mag klinkt eenvoudiger dan het in de praktijk is. Het zijn in bijna alle gevallen gevoelige documenten, zoals opleidingsgegevens,

functionerings- en beoordelingsgesprek-ken, dus we moesten uiterste nauwkeurig-heid betrachten. We hebben daarom een voorbeelddossier gemaakt en aan de hand daarvan zijn we de rest van de dossiers doorgelopen. Karmac heeft veel ervaring met zowel automatiseerder Raet als met het rationeel en praktisch indelen van dergelijke dossiers. Zij werden mede op advies van Raet daarom onze scanpartner voor dit project. Na het doorlopen van alle dossiers kwamen we op ongeveer zo’n 70% gerubriceerde documenten. De overige 30% viel niet goed in te delen en die hebben we vervolgens in een back-up archief vastgelegd, omdat we ze ook (nog) niet weg wilden gooien. Dat lijkt heel veel die 30%, maar alle belangrijke documen-ten waren ruimschoots binnen die 70% gerangschikt.’

Discussies Karmac heeft vervolgens alles gedi-

gitaliseerd. De eigen documentherken-ningssoftware van Karmac en de deskun-digheid en ervaring van de mensen daar zorgden ervoor dat we binnen enkele dagen al de eerste digitale werkversie van de dossiers terug kregen. We hebben dus nooit lang helemaal zonder hoeven te zit-ten. Toen de hele klus was gedaan zijn de ‘officiële’ bestanden ingelezen in het Raet Online HR systeem. Falkenburg: ‘Overi-

gens is binnen VNN best wel discussie geweest met de O.R. over het digitalise-ringstraject. Die discussie hebben we ook gevoerd op het moment dat de salarisstro-ken online kwamen binnen de selfservice omgeving. Je kunt je voorstellen dat niet iedereen meteen stond te juichen en enige scepsis was er wel bij een deel van de me-dewerkers. Het online gaan van de sala-risstroken ging echter ook goed en voor

VNN was deze stap naar digitale beschik-baarheid, mits binnen een vertrouwde en beveiligde omgeving, al een enorme effi-ciencyslag en kostenbesparing. Datzelfde geldt nu ook voor de digitalisering van de personeelsdossiers. In plaats van mensen naar het hoofdkantoor in Groningen te laten komen om hun eigen dossier in te zien, kunnen ze vanaf nu binnen de be-veiligde selfservice portal van Raet in ie-der geval al hun eigen dossier inzien. Men krijgt de tijd om zelf te controleren of alles er in zit wat erin moet zitten en of datgene wat erin zit, klopt. Als die test geslaagd is, maken we de volgende stap en dat is dat ook het management de dossiers kan in-zien. Dan kunnen we echt profiteren van deze digitaliseringsstap.’

VoordelenHet is duidelijk dat bij een organisatie

als VNN die geografisch zo verspreid zit grote voordelen bij de digitale beschik-baarheid van dergelijke dossiers zijn te behalen. Speelman: ‘De beschikbaarheid van de dossiers is uiteraard sterk verbe-terd. We hoeven niet meer op onze knieën voor de kasten te zoeken naar een dossier. Het is (binnenkort) direct opvraagbaar

en inzichtelijk voor de mensen die er toegang toe hebben. Ook het bijwerken van de dossiers met nieuwe documenten, zoals aanvullende opleidingen, cursussen, diploma’s etc., gaat een stuk soepeler. De controle op volledigheid en actualiteit is nu ‘onder de knop’ en tenslotte is er naast de tijdwinst (die veel geld scheelt) ook de ruimtewinst. De fysieke archiefkasten die we in gebruik hadden, hebben we niet meer nodig. En die ruimte kunnen we weer goed gebruiken. Er is kortom, eenvoudiger toegang, er is een hoger ren-dement tegen lagere kosten en de trans-parantie is, met inachtneming van de gegarandeerde bescherming van de per-soonlijke gegevens van de medewerkers, toegenomen.’

Falkenburg ten slotte: ‘De kwaliteiten en capaciteit om dit soort projecten intern uit te voeren, zijn bij VNN niet aanwezig. We hebben het volste vertrouwen gehad in Raet met betrekking tot de keuze voor Karmac en dat vertrouwen is op geen en-kel moment beschaamd. Karmac heeft laten zien daadwerkelijk die deskundige en betrouwbare partner te zijn die ze clai-men te zijn.’

Verslavingszorg Noord Nederland (VNN) zet zich in voor mensen die

problemen ondervinden als gevolg van een verslaving op het gebied van

alcohol, drugs, gokken of gamen. Daar zijn elke dag zo’n 1000 perso-

neelsleden mee bezig, verspreid over ongeveer veertig vestigingen in de

provincies Friesland, Groningen en Drenthe. Voor al die medewerkers

beschikt VNN over een personeelsdossier. En dat staat sinds kort in Per-

soneels Dossier Online (PDOL), als onderdeel van het Raet HR Online

systeem. Karmac zorgde voor het transport, de digitalisering, het weer

aanleveren van de digitale bestanden en het inlezen in PDOL.

Digitale beschikbaarheid personeels-dossiers biedt grotere flexibiliteit

Pascal Falkenburg en Ronald Speelman

Verslavingszorg Noord Nederland:

6WWW.KARMAC.NL

k r a n t

Jan van Kooten Niekerk en zijn colle-ga Coen van der Stappen kijken tevreden terug op de projecten. Van Kooten Nie-kerk: ‘We hebben het hier over collecties die binnen de categorie Behoud Neder-landse Boekproducten (BNB) vallen. De eerste groep boeken daaruit heeft betrek-

king op de periode 1870-1900 (BNB1). Die zijn op microfilm vastgelegd en ver-volgens vanwege de grote kwetsbaarheid zuurvrij verpakt en als origineel niet meer raadpleegbaar. Meerdere bibliotheken hebben deze specifieke problematiek op deze manier aangepakt.’

Films niet gebruiksvriendelijkEn zo werden meerdere collecties

vastgelegd op microfilm, onder meer de BNB2-collectie van 1900-1909. Ook de collectie “Het zieke dier” met daarin opgenomen bijzondere boeken- en tijd-schriftencollecties van de faculteit Dier-geneeskunde, vormde de derde informa-tieverzameling die breder beschikbaar zou moeten worden gemaakt. Van der Stappen: ‘Met het verfilmen waren we in ieder geval al in staat de originelen te be-schermen en toch alle informatie breder beschikbaar te stellen via de microfilms. Of eigenlijk van de microfiches, want dat

waren het in een aantal gevallen. Nu zijn microfilms of -fiches voor de gebruikers niet de meest gebruiksvriendelijke opties om informatie op te zoeken en te raadple-gen. Die willen tegenwoordig alles digi-taal. De logische vervolgstap was dus om die films en fiches te gaan digitaliseren en het Metamorfoze-project maakte die stap financieel ook (mede) mogelijk.’

Echter, het digitaliseren van de films en fiches oogt wellicht niet als het meest complexe klusje, het was wel van het grootste belang dat alle informatie over en weer correct naar elkaar verwees. Van Kooten Niekerk: ‘Dus zowel het originele boek, de films/fiches en de digitale versie moesten naadloos op elkaar aansluiten. Als je van plan bent om het origineel ‘op te bergen voor de (voorlopige) eeu-wigheid’ dan moet het natuurlijk niet zo zijn dat ergens informatie niet klopt, ont-breekt of niet goed wordt verwezen. Het vervangende exemplaar, dus de digitale versie, of desnoods de microfiche of -film, moest 100% gedekt zijn, want dat wordt het origineel voor de lange termijn. De verfilming en later de digitalisering wer-den om die reden aan heel strenge tech-nische eisen onderworpen. Een aanvul-lende strakke inregeling van en controle

op het gehele digitaliseringsproces en h et resultaat waren het gevolg.’

‘Preferred supplier’De Universiteitsbibliotheek had al

eerdere ervaringen met Karmac als part-ner, onder meer met de verfilming van de collecties. En aangezien Karmac voor wat betreft digitalisering ook de status van ‘preferred supplier’ heeft voor het Metamorfoze-project en daarvan afge-leide projecten, lag een voortzetting van de samenwerking voor de hand.

Karmac heeft voor de Bibliotheek in het kader van dit Metamorfoze-project 461 microfilms gedigitaliseerd. Op die films staan een kleine 4.600 boeken, met meer dan 1.000.000 pagina’s. Daarna zijn alle gedigitaliseerde pagina’s gecropt (het verwijderen van overbodige wit- of zwar-tranden die ontstaan na het scannen), gesplitst, ingedeeld in boeken en ontsluit-baar gemaakt via OCR-herkenning en

weer bij de Universiteitsbibliotheek op-geleverd als HTML- en PDF-bestanden. Ook de scans en de platte txt.files zijn aangeleverd als ‘backup’. Dit project is in ongeveer zes maanden opgeleverd.

Online beperkt beschikbaarNa het digitaliseren is de collectie

BNB1 (tot 1900) ook online beschikbaar gesteld. Van der Stappen: ‘Dat kon met die collectie wel, omdat na een bepaalde periode eventuele auteursrechten komen te vervallen, dan wel redelijkerwijs niet meer zijn te achterhalen. De periode die daarvoor geldt is 70 jaar na de dood van de auteur. Als ‘uitgevende’ organisatie die de informatie aanbiedt, moet je dat als bi-bliotheek zelf bijhouden en bepalen of je

informatieverzamelingen op een bepaald moment rechtenvrij (online) kunt publi-ceren. De andere collecties kunnen we voorlopig alleen nog beschikbaar stellen ‘achter de digitale deur’ van de Univer-siteit. De controle daarop is vrij streng: alleen door middel van de aangemelde

IP-adressen van de medewerkers en stu-denten kunnen bepaalde collecties op die manier worden geraadpleegd.’

Als het aan Van Kooten Niekerk en Van der Stappen ligt zouden veel meer collecties op deze manier worden gedi-gitaliseerd en beschikbaar gesteld. Ech-ter, het Metamorfoze-geld raakt op. Van Kooten Niekerk: ‘Er is altijd een afweging tussen de kosten en de baten. De baten zijn in dit geval bijna puur wetenschap-pelijk en kwalitatief. Eigenlijk niet in geld uit te drukken. Heel veel in boeken vast-gelegde informatie, zeker die in de peri-ode 1850-1950, is echter uiterst kwetsbaar vanwege de zuurgraad van het papier. De 20e eeuw noemen wij om die reden al de verloren eeuw. Door digitalisering zou je daarvan voor de lange termijn nog veel kunnen redden. Dat kost echter geld en dat geld is er bijna niet meer. Met de hui-dige bezuinigingen zit een uitbreiding van het budget er al helemaal niet in. Het blijft dus altijd een kwestie van keuzes maken. Keuzes waar wij niet veel invloed op heb-ben. We zijn allang blij dat we hebben kunnen doen wat we nu hebben gedaan. Samen met Karmac hebben we door dit project in ieder geval weer een deel we-tenschappelijk belangrijke informatie kunnen behouden.’

Wetenschap gediend bijdigitalisering van microf ilms

Coen van der Stappen

Jan van Kooten Niekerk

(Fotograf ie: Janneke Schmidt)

(Fotograf ie: Janneke Schmidt)

De 20e eeuw noemen wij omdie reden al de verloren eeuw

De Universiteitsbibliotheek van de Universiteit Utrecht herbergt een aantal bijzondere collecties boeken. Die

vertegenwoordigen daarom niet alleen een grote waarde in historisch opzicht, maar zijn ook bijzonder waarde-

vol om als kennisdragers verder te bewaren en te delen met anderen. In het kader van Metamorfoze, het grote

landelijke digitaliseringsproject onder leiding van de Koninklijke Bibliotheek, zijn meerdere collecties in een

eerdere fase al op microfilm vastgelegd. Nu, met behulp van partner Karmac is een belangrijk deel van die films

gedigitaliseerd, waarmee de informatie sneller en makkelijker voor grote(re) groepen bereikbaar is gekomen.

7

WWW.KARMAC.NL

k r a n t

Haaren is een fusiegemeente en naast een heleboel voordelen heeft dat soms ook wel wat voetangels en klemmen. On-der meer de samenvoeging van allerlei onderliggende informatie-infrastructu-ren is een lastige zaak. Terence van Gestel, projectmanager: ‘Onze gemeente is ont-staan uit een gemeentelijke herindeling in 1996 uit de gemeenten Haaren, Esch en Helvoirt. In 1997 is daar Biezenmortel nog bijgekomen. Elk dorp kent zijn eigen verleden en heeft ook dat (deels) vastge-legd. Op het gebied van de milieudossiers, als onderdeel van de omgevingsvergun-ningen, kwamen we tot de conclusie dat die mede door de samenvoeging van ge-noemde gemeenten vervuild, niet (goed) geordend en nogal ongestructureerd wa-ren. Bovendien was er een achterstand in de verwerking en archivering. Om beter inzicht te creëren zowel voor de eigen medewerkers als voor die Regionale Uit-voerings Diensten straks moest er wat gebeuren.’

Opschonen door externe kracht‘Eerst moesten de dossiers worden

opgeschoond en daarna volgens een dui-

delijke opdracht worden gedigitaliseerd. Interne digitale beschikbaarheid volgens eenvoudige ontsluitingscriteria en inge-bed in het zaaksysteem van Decos waren daarvoor de belangrijkste criteria. De opschoning en standaardisering zijn wel hier in huis gedaan, echter niet door onze mensen, maar door Koen Wildebeest van Karmac. Dienstverlener Karmac uit Lely-stad was namelijk de partner waar we na

een uitgebreid offertetraject het beste ge-voel bij kregen. Het zelf opschonen von-den we geen optie, daarvoor hadden we eenvoudig niet de expertise en mensen beschikbaar. Haaren is een kleinere ge-meente met beperkte middelen en men-sen (92 fte voor 14.000 inwoners). Na het opstellen van een plan van aanpak werd de zaak door Karmac echter voortvarend uitgevoerd. Het lastige bij de digitalisering

van deze dossiers was het feit dat het om actieve dossiers ging. Ze konden dus elke dag worden opgevraagd. Dat betekende dat bij Karmac, op het moment dat dat aan de orde was, een dossier met voor-rang moest worden gedigitaliseerd en be-schikbaar komen. Dergelijke milieudos-siers omvatten behalve de rechtgevende documenten over vergunningverlening en de randvoorwaarden daarvoor, ook

de handvatten voor handhaving. En voor de betrokkenen betekent zo’n dossier dus geld, rechtmatigheid, zekerheid. Het kan voor alle betrokken partijen tot grote pro-blemen leiden als die documentatie niet op orde of niet tijdig beschikbaar is.’

Lastig projectHet was al met al toch wel een las-

tig project. Van Gestel: ‘Vooral omdat je

niet iedereen er op elk moment bij kunt halen, wat soms wel nodig is. Er was bovendien een grote tijdsdruk met een harde deadline om in september te star-ten en in december op te leveren, zodat met ingang van het nieuwe jaar alles di-gitaal beschikbaar zou zijn. Dat is echter heel goed gelukt. De dossiers zijn keurig op tijd digitaal aangeleverd en ingelezen in het Decos zaaksysteem, waar ze als on-derdeel van de omgevingsvergunningen kunnen worden ingezien. Daardoor is al die informatie uit de papieren milieudos-siers nu direct digitaal beschikbaar voor de mensen die ermee moeten werken. En dat zijn uiteindelijk ook de mensen bij de RUD’s, die voor de daarin ‘verzamelde’ gemeenten een aantal uitvoerende taken gaan doen. Dit scheelt veel tijd, geld en energie voor alle betrokkenen. In totaal zijn nu zo’n kleine 1200 milieudossiers gedigitaliseerd, die betrekking hebben op ruim 600 adressen. Na de ordening en opschoning ging het toch nog om zo’n 30 meter archief.’ De papieren exemplaren worden nog opgeslagen, totdat in het ka-der van substitutie afscheid kan worden genomen van de papierberg.

Alert op detailsVan Gestel zou bij een volgend pro-

ject zeker weer gebruik maken van Kar-mac’s diensten en expertise. Hij zou ech-ter ook zelf meer alert zijn op details in een dergelijk project. ‘Daarmee bedoel ik dat we hebben gemerkt dat bijvoorbeeld het criterium ‘goed leesbaar’ voor inter-pretatie vatbaar is. En ga je in kleur scan-nen of in zwart/wit? En zo zijn er nog wat dingen die je bij een volgende sessie net iets langer doorspreekt met elkaar om dis-cussies tijdens het traject te voorkomen. Dit project is heel goed geslaagd. We zijn heel positief over het resultaat en het op-geleverde project. En alles binnen de af-gesproken termijn en beschikbare budget. Dat gebeurt ook wel eens anders….’

Goede vooruitzichten dus. De RUD’s zijn volgens velen nodig dus zullen die voor nog meer digitaliseringsslagen zor-gen. Niet alleen bij Haaren…

Gemeente Haaren:

Orde en ruimte met digitale dossiers

De aanstaande inwerkingtreding van de Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD) heeft voor veel gemeenten een extra dimensie: de informatie die nodig

is voor die RUD’s moet beschikbaar komen. En als alles op papier staat, is dat nog knap lastig. De Brabantse gemeente Haaren heeft ‘voor eigen gewin’

én voor die op handen zijnde regionalisering van (onder meer) de milieubedrijven de ongeveer 900 actieve milieudossiers en aanhangende informatie

gedigitaliseerd. Daarmee heeft de beschikbaarheid en inzichtelijkheid een grote kwaliteitsslag gemaakt. Intern zijn alle dossiers – na opschoning - nu

beschikbaar in het Decos zaaksysteem en voor de nabije toekomst kan die informatie ook digitaal voor de RUD beschikbaar worden gesteld. Karmac

was de partner die voor díe uitvoering zorgde.

V.l.n.r.: Terence van Gestel,

en de medewerkers Bernie van den Aker

en Joke Dragtsma

(Fotograf ie: Bart van Overbeeke)

Het lastige bij de digitaliseringvan deze dossiers was het feit

dat het om actieve dossiers ging

8WWW.KARMAC.NL

k r a n t

RUD’s zijn Regionale Uitvoerings Diensten, in het leven geroepen om

het voor overheden met name wat makkelijker te maken door bundeling

van capaciteit en expertise. Bedoeld ook om een kwaliteitsslag te ma-

ken in de uitvoering van een aantal wettelijke taken op het gebied van

bouwen, veiligheid en milieu. Dan is het noodzakelijk dat de informatie

op basis waarvan de RUD de haar opgelegde taken moet uitvoeren, op-

timaal, actueel, snel en op de juiste plek beschikbaar is. ‘Digitalisering

moet, maar voorafgaand aan die digitalisering ligt een prachtige kans

om een inhoudelijke kwaliteitsslag te maken met de dossiers’, ziet Johan

Ophoff, projectmanager Vergunningen & Procedures bij Oranjewoud.

‘Samen met Karmac denken we een grote rol te kunnen spelen in het optima-liseren, digitaliseren en makkelijk ontslui-ten van deze belangrijke dossiers’, aldus Ophoff. ‘Als centrale overheid is het een goed plan om RUD’s of Omgevingsdien-sten in het leven te roepen, die op regio-naal niveau een aantal belangrijke taken op zich gaan nemen. Dan is digitalisering een mooie kans en is het verstandig om vóór het digitaliseren die dossiers ook meteen inhoudelijk te beoordelen. Ze gaan dan immers toch al door je handen?’

Specialisten nodig‘Heel pragmatisch: als bijvoorbeeld

een lokale overheid besluit om dossiers

te digitaliseren is het wel zo praktisch om meteen een inhoudelijk deskundige zo’n dossier te laten beoordelen. Maak je daar-na de slag naar digitale beschikbaarheid dan heb je direct een hogere kwaliteit en dus meer rendement van die digitaal be-schikbare informatie. Aan die kwaliteits-slag komen veel overheden zelf niet toe, dus dat biedt een mooie kans voor een ge-zamenlijke propositie van specialistische partijen als Oranjewoud en Karmac.’

Karmac is een specialist als het gaat om dossierverwerking en -digitalisering en heeft een sterke en betrouwbare re-putatie in de markt opgebouwd. Weet ook Johan Ophoff. ‘En als Karmac nu die dossiers toch in handen heeft om ze te di-

gitaliseren, dan zou het heel goed zijn als inhoudelijk specialisten van Oranjewoud die dossiers beoordelen. En omgekeerd werkt het natuurlijk ook zo. Als de men-sen van Oranjewoud de behoefte voelen bij hun opdrachtgevers om dossiers te

digitaliseren, ligt een samenwerking met Karmac weer voor de hand. Die synergie geeft voor alle betrokkenen het beste re-sultaat.’

Serieuze consequentiesOphoff zegt het niet, omdat hij graag

zijn mensen aan het werk wil hebben. Hij trekt het zich aan als dergelijke belang-rijke dossiers op het moment surprême net niet (helemaal) voorhanden zijn. ‘Na-tuurlijk zijn wij een commercieel bedrijf, maar het gaat hier om dossiers en onder-werpen met serieuze consequenties als het fout gaat.’ En ook als er niet meteen een ramp plaatsvindt, hebben deze dos-siers serieuze consequenties op en relaties met bijvoorbeeld bestemmingsplannen, structuurvisies, plannen in buitengebie-den, bebouwingen in de buurt van….etc. Om daar goed invulling aan te geven heb je informatie nodig. Bezuinigingen zetten

de verantwoordelijke overheden echter sterk onder druk en prioriteiten liggen regelmatig bij andere nog dringender zaken. Ophoff: ‘Er wordt in veel geval-len grote druk uitgeoefend op de aanwe-zige capaciteit en kennis. Je hoeft echter

niet alles zelf te doen. Daarvoor kan een combinatie van de specifieke kwaliteiten van Karmac met de inhoudelijke kennis van Oranjewoud een prachtige oplossing bieden. Want hoe je het wendt of keert, er zal iets aan gedaan moeten worden. De suggestie wordt anders gewekt dat het veilig is, maar de praktijk wordt dat nie-mand het eigenlijk zeker weet. Dat is geen

rustige gedachte in zaken rond milieu en veiligheid.’

Informatie up-to-dateEen eerste vereiste is dat de informa-

tie die nodig is voor controle en handha-ving up-to-date is en beschikbaar voor de mensen die ermee moeten werken. En dat zijn straks niet alleen die RUD’s en Om-gevingsdiensten. Ook voor de overheden zelf geldt natuurlijk dat ze gebaat zijn bij goede kwaliteit en brede beschikbaarheid van de informatie. Er ligt hier dus een mooie kans om een grote kwaliteitsslag te maken. Ophoff: ‘We hebben Karmac als digitaliseringspartner gekozen, omdat zij hebben bewezen voor kwaliteit te staan. Kennis van zaken, betrouwbaarheid en kwaliteit in de uitvoering, dat is ook waar Oranjewoud voor staat. Ieder staat met zijn eigen specialisme in de markt, maar de som der delen is ook hier meer dan het geheel. Samen kunnen we veel problemen voorkomen en je weet: voorkomen...’

Omgevingsdossiers vóór digitalisering optimaliseren geeft hoger rendement

In het Zeeuwse Goes staat het hoofd-kantoor van Gors, een zorginstelling specifiek voor mensen met een (functie)beperking. Met ongeveer 750 medewer-kers, verspreid over zo’n vijftig locaties in heel Zeeland, probeert Gors dagelijks voor haar 900 cliënten maximale zorg te verlenen, afgestemd op hun persoonlijke mogelijkheden, ambities en wensen. Ook Gors zelf heeft ambities: zoveel mogelijk tijd en aandacht besteden aan haar cli-enten. Inge Umbgrove, Hoofd P&O bij Gors: ‘Dat betekent continu proberen met zoveel mogelijk digitaal werken de admi-nistratieve druk in toom te houden. Met de digitalisering van deze 750 personeels-dossiers, ongeveer 25.000 documenten, hebben we weer een grote stap vooruit gezet naar meer plaats- en tijdonafhanke-lijk werken.’

‘Binnen Gors zijn de managers van

die 50 locaties veel onderweg, bij klanten, op andere vestigingen en zo meer. Op het moment dat de manager inzage wenste in een dossier moest de manager hier naar Goes komen. Veel reisbewegingen en tijd-verlies dus. We maakten eerder al gebruik van Beaufort, het Personeels Informatie Systeem van Raet en de Verzuimmanager van Raet. Daarmee kregen we als manage-ment meer grip op de processen rondom onze mensen en de organisatie. Dan is het voor de hand liggend dat je ook je eigen personeelsdossiers digitaal beschikbaar wilt hebben. De druk van de opgelegde bezuinigingen in de zorg in het algemeen maakte vervolgens de behoefte aan een meer efficiënte werkwijze rond die dos-siers noodzakelijk. De personeelsdossiers moesten daarvoor in ieder geval digitaal beschikbaar komen.’

Gedreven en deskundigVia automatiseringspartner Raet

kwam Umbgrove bij Karmac, de digita-liseringsspecialist uit Lelystad en partner van Raet. De professionaliteit en gedre-venheid van de mensen bij Karmac spra-

ken aan. Umbgrove: ‘De daarop volgende offerte gaf direct aan dat ze bij Karmac nadenken voordat ze iets in een offerte zetten. Ze zijn hier ter plaatse komen kij-ken, hebben vragen gesteld, nagedacht met onze mensen over de indeling van de dossiers, de aanpak en daaruit kwam vervolgens een goed doordacht en realis-tisch plan voort. Er was wat achterstal-lig onderhoud en Karmac dacht meteen mee over hoe dat op te lossen. Er werd een plan opgezet over de inrichting van de (digitale) dossiers en vervolgens is het hier in Goes opgeschoond. Eenmaal opgeschoond werden de dossiers opge-haald door Karmac en in Lelystad gedi-gitaliseerd. Naast dat de inrichting van de dossiers nu beter werkzaam is, gel-den voor de diverse soorten documen-ten verschillende bewaartermijnen. Bij de digitalisering zijn, naast de gangbare

ontsluitingscriteria voor personeelsdos-siers (NAW-gegevens, personeelsnum-mer, geboortedatum, BSN-nummer etc.) aan elk soort document bewaartermijnen gekoppeld. Daarmee houden we niet al-leen grip op het bewaren, maar ook op

het tijdig verwijderen van documenten. De digitale bestanden zijn vervolgens in

PDOL van het Raet HR Online systeem ingelezen en zijn nu digitaal beschikbaar. Eerst worden nu de documenten die in de dossiers zitten, nog wat nauwkeuriger per tab ingedeeld en op documentniveau be-noemd, om het terugzoeken nog wat een-

voudiger te maken. Dat doen we echter zelf, omdat dat meer inhoudelijke kennis vereist over Gors, onze werkwijze en onze mensen. Straks is alles digitaal of online beschikbaar voor het management, P&O en uiteraard voor de medewerkers zelf via het beveiligde, online selfservice portaal.’

Grote voordelenUmbgrove heeft de investering puur

voor de efficiencywinst gedaan. ‘Door het feit dat we zo geografisch verspreid zitten, levert een digitalisering van personeels-dossiers in dit geval veel tijdwinst en dus besparingen op. Het zijn soms nogal om-vangrijke dossiers, met veel informatie, vertrouwelijk en gevoelig, dus als je dat op deze manier snel, veilig en vertrouwd di-gitaal beschikbaar krijgt, valt daarmee een hele zorg weg. Die tijd en aandacht beste-den we uiteraard liever aan onze cliënten.’

Gors: Mensgerichte ondersteuning (mede) gefaciliteerd door digitalisering

Zorginstelling Gors in Zeeland heeft onlangs een flinke stap gezet naar

plaats- en tijdonafhankelijk werken. De digitalisering van de personeels-

dossiers en het beschikbaar stellen ervan in de Raet HR Online module

PDOL (Personeels Dossier Online) heeft de instelling een stuk onafhan-

kelijker gemaakt van papier. Karmac heeft ervoor gezorgd dat de transi-

tie van papier naar digitaal moeiteloos is verlopen.

Daarmee kregen we als management meer grip opde processen rondom onze mensen en de organisatie

Er wordt in veel gevallen grotedruk uitgeoefend op de

aanwezige capaciteit en kennis

9

WWW.KARMAC.NL

k r a n t

Keuzes maken De gemeente Waterland moest keuzes

maken. Schalkwijk: ‘Bezuinigen is nooit leuk. Elke keuze die je maakt in dat op-zicht heeft voor- en tegenstanders, meest-al net naar gelang de betrokkenen worden getroffen of niet. Wij zijn bij het nemen van maatregelen uitgegaan van waar we absoluut NIET op wilden bezuinigen. Dat waren onder meer al die subsidies voor kleine(re) verenigingsinitiatieven en dergelijke. We zijn een typische plat-telandsgemeente en juist die initiatieven vormen de samenhang in de gemeen-schap. Daarop aansluitend wilden we ook een bibliotheekvoorziening handhaven,

maar dan wel in een andere, afgeslankte vorm, die beduidend minder zou kosten. En natuurlijk waren de betrokkenen het er niet mee eens en had de oppositie lie-ver gehad dat we andere keuzes zouden hebben gemaakt. Je moet je echter altijd afvragen of en in hoeverre iets een spe-cifieke overheidstaak is. Het beschikbaar hebben van een goede uitleenservice van boeken, kan volgens ons best anders wor-den georganiseerd. Zolang de basis van die bibliotheekvoorziening maar over-eind blijft, want dat vonden we belangrijk. Er waren kortweg drie alternatieven: alles opdoeken, maar dat was uiteraard geen serieuze optie; met behulp van bibliobus-

sen een bepaalde voorziening handhaven, zoals ook wel bij andere gemeenten ge-beurt of, als laatste, de vaste vestigingen handhaven maar door een ander laten ‘ex-ploiteren’. Omdat Waterland zo uitgebreid is, vormde de bibliobus als alternatief niet de beste optie. Bovendien werkten we met vier vestigingen verspreid over de kernen van de gemeente. En bijvoorbeeld in Marken en Broek in Waterland is de bibliotheek gevestigd in het Dorpshuis. Op het moment dat die zou wegvallen als huurder, met de aanloop van de biblio-theek niet meer in het Dorpshuis, kwam daarmee diens voortbestaan onder druk. Vervolgens zijn we de zaak anders gaan benaderen: we hebben een vastomlijnd budget en wie kan ons daarvoor de ge-wenste diensten leveren?’

Karmac snel gevonden Dat werd een korte zoektocht. Kar-

mac kwam direct boven drijven en de eerste gesprekken wezen snel uit dat het bedrijf uit Lelystad bereid was om de bibliotheekservice als basisvoorziening op zich te nemen. Natuurlijk werden er namens Waterland wel aanvullende eisen gesteld, ook al was het een soort van ‘dienst-voor-budget’ overeenkomst. Schalkwijk: ‘We wilden allereerst dus

dat de vestigingen overeind bleven in verband met de eigenheid en leefbaar-heid van de kernen. Daarnaast wilden we graag een aanbod van boeken dat aansluit op de doelgroepen. Dat betekent vooral voor jeugd, ouderen en bijzondere boe-ken voor bijzondere doelgroepen, zoals ik al aangaf. Karmac kon daarin echter allemaal voorzien, binnen het budget en zonder de abonnementsprijzen voor de

leden te verhogen. Nu zijn we met elkaar in gesprek over bijvoorbeeld de overname van de bestaande collectie van de biblio-theek, de mensen die er werken en om iets af te spreken over het aanbod van kranten en tijdschriften. Die vormen voor veel mensen namelijk een mooie aanlei-ding om naar de bibliotheek te gaan. Daar ontmoeten ze dan weer andere mensen en blijven ze betrokken bij de gemeenschap. Want laten we eerlijk zijn: de doelgroep

van de bibliotheek bestaat voor een be-langrijk deel uit de mensen die niet of nog niet mobiel of draagkrachtig genoeg zijn om gebruik te maken van de alternatie-ven, zoals het kopen van boeken of mul-timedia-uitgaven via webshops, in andere grote kernen etc. Let wel: die doelgroepen zijn heel belangrijk voor ons. En dat is precies de reden waarom we met Karmac in zee zijn gegaan voor de komende vijf

jaar. Voor die periode is de basisvoorzie-ning van de bibliotheek op de bestaande vestigingen in ieder geval gewaarborgd. Waterland is de eerste in Nederland om op deze manier een gemeentelijke biblio-theekvoorziening overeind te houden en we hebben er zo ongeveer alle landelijke media mee gehaald, maar ik ben over-tuigd van de juistheid van die beslissing. En ik weet zeker dat er meer gemeenten gaan volgen.’

Er is geen ontkomen aan: veel gemeenten moeten na de kaasschaafmethode nu serieuze bezuinigingen doorvoe-

ren. Ook de Noord-Hollandse gemeente Waterland ontkwam daar niet aan. De bibliotheekvoorziening kwam

daardoor onder druk te staan, maar dankzij de overname van de vier vaste vestigingen door Karmac blijft in

ieder geval die basisvoorziening overeind. Verantwoordelijk PvdA-Wethouder Bert Schalkwijk heeft er een goed

gevoel bij. ‘Dankzij die overname door Karmac blijft niet alleen de bibliotheekvoorziening in de basis behouden,

maar ook de leefbaarheid van de kernen is erbij gebaat. En dat vonden we als politiek een erg belangrijk argument

om het op deze manier te doen. Het alternatief zou zijn dat waarschijnlijk alles zou verdwijnen of hooguit iets

kon worden gehandhaafd in één van de kernen.’

Karmac neemt vier bibliotheekvestigingen gemeente Waterland over:

Behoud leefbaarheid van de kern overeind

Bert Schalkwijk

Als een van de ‘veteranen’ onder de abonnees van de diverse Karmac Bibliobussen zweert mevrouw Sjaan Tersteeg (92 jaar!) bij de Bibliobus die periodiek langskomt in Oud Ade (onder de rook van Leiden). ‘Ik ben een fervent lezer van streekverhalen. Ik vind televisie in de regel maar niks. Behalve wat leuke spelletjes heb je al-leen maar ellende. Dus ga ik lezen. Ook in de avonden. Voor die avonden gebruik ik dan de boeken met gro-tere letters die de Karmac Bibliobus aanbiedt en voor overdag de ‘gewone’

boeken. In de afgelopen vier jaar heb ik zo naar schatting zo’n 500 boeken geleend bij de Karmac Bibliobus. Omdat ik al een dagje ouder word, ben ik niet altijd meer in staat zelf naar de bus te komen. Naast dat dan een van de buurtjes boeken voor me gaat halen bij de Bibliobus op de standplaats in Oud Ade, komt het ook regelmatig voor dat de chauffeur van de bus gewoon bij mij aan huis komt. In zijn eigen pauze nota bene! Dan hoef ik alleen maar het pad achter het huis af te lopen. Dat vind ik toch wel een geweldige ser-vice. Dat hoeft hij helemaal niet te doen,

maar het zegt wel iets over de betrokken-heid van de Karmac-medewerkers. Hij is tenslotte geen koerier en hij heeft een tijd-schema, maar ik heb inmiddels begrepen dat hij het voor meer ouderen hier doet. Zo’n man is toch een kanjer? Voor mij zou het een ramp zijn als de Bibliobus er niet meer zou zijn. Dan ben ik helemaal afhankelijk van anderen die eens een keer wat voor mij willen meenemen bij een bi-bliotheek. Op deze manier heb ik het toch nog een beetje zelf in de hand. Geweldig. Voor mij is de Karmac Bibliobus, en zeker deze chauffeur, een verrijking.’

Sjaan Tersteeg lyrischover service Bibliobus

“Het is ook altijd gezellig om bij de bibliobus even bij te praten met buurtgenoten.”

V.l.n.r: Mw. Kleinburink, Tiny Werf en Sjaan Tersteeg

Zolang de basis van diebibliotheekvoorziening maar

overeind blijft, want datvinden we belangrijk

10

k r a n t

WWW.KARMAC.NL

Natuurlijk blijft Kodak innovaties op scanner- en scangebied brengen. Zoals het nieuwste model voor het laagvolume productie scanner segment, waarbij een ingebouwde flatbed unit bij een door-voerscanner het onderscheidend vermo-gen in gebruik brengt. ‘Heel handig voor

specifieke gebruikers, zoals overheden, die bijvoorbeeld even snel een paspoort of andere boekjesachtige documenten moe-ten scannen. Die komen daar wel regel-matig voor, maar niet voortdurend. Dan zou je kunnen gaan twijfelen over wat voor soort scanner je moet nemen, maar

met deze Kodak i2900 scanner hoeft dat niet meer’, aldus Van de Weijer enthou-siast. ‘Een mooi voorbeeld van hoe we inspelen op de praktische toepasbaarheid van onze scanners.’

Business to business: specifieke software

Maar daarbij blijf het niet. Kodak Do-cument Imaging boert goed, in tegenstel-ling tot de consumententak die regelmatig anders in het nieuws komt. Zo niet in deze markt. Van de Weijer. ‘In de business-to-business markt staat het merk Kodak met het brede scanner portfolio en de geavan-ceerde capturing software als een huis en doen we goede zaken. We leveren aan professionals, zoals Karmac, die zware klussen doen voor derden, maar ook (in-direct) aan bedrijven die zelf het scanwerk in allerlei opdrachtvormen voor eigen rekening nemen. Door de goede contac-ten met de partners merkten we dat be-hoefte bestaat aan aansluitende software bij de scanners. Software die het mogelijk maakt het apparaat direct te integreren in de toepassingsomgeving van de klant,

bijvoorbeeld een SharePoint-omgeving. De Kodak Info Activate Software is de eerste software die we zo als ‘verticale toepassing’ lanceren. Daarmee kunnen SharePoint-gebruikers snel informatie vanaf papier scannen en via een geavan-ceerde workflow gebruiksklaar direct in de SharePoint-applicaties opnemen. Dat scheelt veel extra handelingen die je an-ders op kantoor had moeten doen. En de SharePoint-markt is een enorm grote en nog steeds groeiende markt gebruikers.’

Solutions SoftwareAndere dergelijke verticale toepassin-

gen die snel gaan komen liggen op het ge-bied van Invoicing (factuurverwerking), workflow (werkprocesondersteuning) en digitale archivering. Ook SaaS (Software as a Service)- en Wifi-varianten komen er binnenkort aan. Van de Weijer: ‘We gaan dus niet meer alleen focussen op de scanners en de directe capturing software die daarbij hoort, maar ook richting So-lutions Software. Aansluitende software die erop is gericht om onze scanners en wat gebruikers daarmee doen in hun

werkomgeving nog meer op elkaar te laten aansluiten. We worden echt geen softwareleverancier, het gaat puur om de communicatie van de scanners en wat daaruit komt met de achterliggende ap-plicatie of -omgeving.’

Voor de benadering van de markt trekt Kodak Document Imaging gelijk op met haar partners. ‘Wat we van hun ho-ren aan ervaringen bij de eindgebruikers is uiterst waardevol. Daarmee kunnen we heel gericht de ontwikkelingen aansturen en de richting aangeven waar we naartoe willen als Kodak. De markt vraagt van ons aanpassingen die onze producten nóg be-ter positioneren. In het midden- en hoog-volume segment zijn we al marktleider, in het laagvolume en workgroup segment willen ons marktaandeel nadrukkelijk verhogen. Daar is de concurrentie een stuk groter en de Solutions Software die we nu ontwikkelen maakt dan het onder-scheid. Kodak Document Imaging gaat hiermee een (nog) grote(re) toekomst te-gemoet, daarvan ben ik overtuigd’, aldus Van de Weijer tot slot.

Het is geen geheim dat Kodak Document Imaging een ijzersterke positie als scannerfabrikant en -leverancier in de

(Nederlandse en internationale) markt heeft. Niet voor niets werkt Karmac graag met deze specialist. De jarenlange

samenwerking getuigt van een wederzijds vertrouwen in elkaars capaciteiten en de hoge kwaliteit product of dienst.

Kodak gaat zich de komende periode, naast de ontwikkeling van nieuwe modellen geavanceerde scanners, meer

richten op de software-oplossingen die bij die scanners en hun gebruikers horen. Wilbert van de Weijer, Cluster

Manager Western & Southern Europe: ‘Onze partners, en uiteindelijk dus de gebruikers, vragen om aansluiting bij

hun belangrijkste applicaties en ICT-omgevingen, dus het is alleen maar logisch dat wij daar op inspelen.’

(Fotograf ie: Janneke Schmidt)Wilbert van de Weijer

Imaging specialist Kodakontwikkelt (zich) verder met

software oplossingen

uitnodiging

lunc

hlu

nch

le

arn

lear

n

Karmac organiseert met regelmaat lunch & learn bijeenkomsten over actuele onderwerpen en vraag-stukken. De sessies hebben als doel om leerzaam en nuttig te zijn, en dus niet bedoeld voor de directe verkoop van diensten of producten. Enkele voorbeel-den van lunch & learn bijeenkomsten die Karmac organiseert zijn:

• e-HRM: digitale personeelsdossiers;• Uw burgerzaken digitaal;• Uw sociale zaken archieven digitaliseren;• Uw factuur- en poststromen digitaal;• Uw BWT-archieven digitaliseren.

Digitaal MeedoenWilt u het hele scanproces van dossiermap tot digitaal document zien? En bent u zich aan het oriënteren op de conversie van uw fysieke papierstroom maar wilt u weten wat dit u oplevert? Schrijft u zich dan snel in voor een interactieve lunch & learn sessie op de Documentcampus van Karmac in Lelystad.

Veel gerenommeerde commerciële organisaties, (semi) overheidsorganisaties en fi nanciële instellingen zijn u reeds voorgegaan. Tot onze referenties horen onder andere: RTL Nederland, Tata Steel, KPN Telecom, Ministerie van VROM, Unica, Hogeschool Utrecht, SNS Reaal, ABN AMRO Bank, KPMG, Volvo en Hoge-school Arnhem en Nijmegen.

Nieuwsgierig geworden?Schrijf u dan vandaag nog in voor de eerst volgende exclusieve gratis lunch bijeenkomst. Scan de QR-code met uw mobiel of ga naar www.karmac.nl/lunchenlearn.aspx en schrijf u in!

www.karmac.nl T 0320 - 28 69 59, info@karmac.nl

karmacFacilitair

11k r a n t

WWW.KARMAC.NL

Beerens: ‘Staatsbosbeheer (SBB) is een actieve organisatie die veel meer doet ‘dan bossen beheren’, zoals je bij de naam wellicht zou denken. Natuurlijk spelen za-ken als Bos & Houtoogst een belangrijke rol. Echter, Forten & Linies, Monumen-ten, Nationale Landschappen en Natio-nale Parken, Vastgoed, Erfpacht, Klimaat, Landschap, zijn onderwerpen die veelal dagelijkse kost zijn voor de ca. 1200 me-dewerkers. Daarmee gaat veel informatie gepaard die moet worden opgeslagen, gestructureerd en beheerd. Dat was de reden om onze processen en de daaraan gekoppelde informatie eens nader onder de loep te nemen. Intern is de wens uit-gesproken om plaats- en tijdonafhanke-lijk te kunnen werken. Nu is informatie verspreid opgeslagen (op papier) op het hoofdkantoor in Driebergen en de vier re-giokantoren in Amsterdam, Tilburg, Gro-ningen en Deventer. Dat werkt natuurlijk niet handig. Als die informatie altijd en overal beschikbaar zou zijn kunnen de medewerkers efficiënter werken. Nog los van het feit dat je dan altijd over de juiste en meest actuele informatie beschikt.’

Die gedachte aan plaats- en tijdon-afhankelijk werken wijst meteen naar digitalisering. Beerens: ‘Dat kun je alleen realiseren als informatie digitaal beschik-baar is voor de medewerkers. De afdeling DIV heeft een belangrijke rol gespeeld in de keuze voor de eerste stappen op weg naar Het Nieuwe Werken. Daar waar de informatie uiteindelijk terechtkomt en wordt beheerd is het initiatief gekomen om de stap naar digitalisering te zetten en het werkproces te stroomlijnen. Een stap naar voren in de organisatie voor ons als

DIV en een stap vooruit voor de hele or-ganisatie.’

Het Nieuwe WerkenHet Nieuwe Werken helpt mee in de

strijd tegen de druk van bezuinigingen, meer werk, meer verantwoordelijkheden en de wens om informatie overal en altijd beschikbaar te hebben, aldus Beerens. ‘De keuze voor het eerste digitaliseringspro-ject viel op de vastgoeddossiers. Die zijn erg belangrijk voor Staatsbosbeheer en worden veelvuldig gebruikt. En er zijn er veel: bijna 20.000 dossiers moesten wor-

den gedigitaliseerd. Daarbij kwam dat het ook nog lastige dossiers waren qua samenstelling. In de soms wel oude en langlopende dossiers zit een enorme va-riëteit aan documenten, uiteenlopend van de gangbare A4-documenten, maar ook kleinere documenten, zoals afschriften, grotere A1-documenten, zoals de bouw-tekeningen. En er zijn ook heel lastige documenten bij, die vooral vanwege de ouderdom nog maar moeilijk leesbaar zijn. Een complexe en lastige klus. Ver-volgens zijn we op onderzoek gegaan, om te zien welke partijen er in de markt zou-den zijn om deze digitaliseringsklus voor ons te doen. Daarvoor is een offertetraject met een Programma van Eisen opgesteld

en uitgezet. De doorlooptijd, de kwaliteit en de manier van ontsluiten speelden een belangrijke rol. Onze keuze viel op Kar-mac. De manier waarop zij het project be-naderden maakte indruk. Bij ons bezoek aan Lelystad werd duidelijk dat we hier te maken hadden met een professionele leverancier die weet waarover ze het heb-ben en die in staat is om complexe dos-siers te digitaliseren en te voorzien van extra informatie die slim (her)gebruikt kan worden. Voeg daarbij de juiste prijs-kwaliteitverhouding en de keuze was snel gemaakt.’

Addertje onder het grasEr zat nog wel een addertje onder

het gras. Beerens: ‘De vastgoeddossiers worden dermate intensief gebruikt dat we ze eigenlijk geen dag kunnen mis-sen. De dossiers konden dus geen weken ‘onbereikbaar zijn’. Voor de digitalisering moesten de papieren dossiers echter wor-den vervoerd naar Karmac in Lelystad. We hebben daarom met Karmac afge-sproken dat elk dossier dat op een bepaald moment nodig zou zijn, binnen 24 uur di-gitaal beschikbaar zou zijn voor de orga-nisatie. Dat is regelmatig voorgekomen en altijd goed gegaan.’

De dossiers zijn in overleg met Kar-mac digitaal onderverdeeld in allerlei

subcategorieën en tabs. Beerens: ‘Wij hebben na de digitalisering de dossiers als (gecomprimeerde) pdf terug ontvangen. Binnen de pdf kunnen de medewerkers door het dossier bladeren en zien ze de oorspronkelijke ordening terug met be-hulp van de gescande tabstroken die ook te zien zijn als bookmarks in de PDF. Per dossier is het meestal één multipage pdf, maar het komt voor bij dikkere dossiers dat meerdere pdf ’s binnen één dossier worden aangemaakt. We hebben name-lijk een maximum aantal pagina’s per pdf aangehouden, om zo de werkbaarheid te bevorderen.’ De digitale dossiers zijn voor de gebruikers toegankelijk via Sharepoint. Dankzij de meegeleverde metadata kon Staatsbosbeheer zelf de dossiers eenvou-dig in een goed werkbare structuur aan-bieden aan de gebruiker.

Snelle doorloop van het procesHet digitaliseren bij Karmac ver-

liep in een razend tempo en binnen vier maanden was de klus van offerte tot re-alisatie afgerond, aldus Beerens. ‘Het grote voordeel van Karmac is, dat ze hun zelf ontwikkelde documentherkennings-software hebben, die de doorloop van de documenten in het proces aanzienlijk versnelt. Heel veel ‘scanning & herken-ning’ kan op die manier geautomatiseerd verlopen, ondanks de veelheid aan docu-menten, -soorten en -formaten.’

De kwaliteit van de scanning was ge-ent op ‘digitale beschikbaarheid’. Beerens: ‘Dat betekent dat het niet speciaal volgens de normen van de Archiefwet hoefde te gebeuren. De papieren documenten blij-ven voorlopig ook nog bewaard. Het ging ons puur om de efficiencyverbetering die je kunt bereiken in je werkprocessen met de digitale beschikbaarheid van deze dos-siers.’

Aansluitend op deze digitaliserings-slag, die inmiddels is afgerond, vindt de implementatie van een DMS plaats. Bee-rens: ‘Daarmee komt een meer centraal geleide structuur in de manier waarop wij met onze documenten en informatie omgaan binnen Staatsbosbeheer.’ Daarna gaat Staatsbosbeheer weer verder. Verder op weg naar de volgende informatiecol-lectie die kan worden gedigitaliseerd…

Staatsbosbeheer verder metdigitale vastgoeddossiers

De Karmac Krant is een uitgave van de geza-menlijke bedrijven binnen de Karmac Groep

Redactieadres:Karmac KrantPascallaan 72, 8218 NJ LelystadTelefoon: 0320 28 69 59, E-mail: krant@karmac.nl

Oplage: 6000Verschijning: 2x per jaarVerspreiding: controlled circulation onder relaties van de Karmac Groep

Uitgever:Drs. Meine Breemhaar

Hoofdredacteur:Ir. Richard Beers

Redactiecoördinatie:TAPAS, Tekstschrijven als Passie

Fotografie:Janneke SchmidtJudith Houben

Vormgeving:Kaijer Vormgeving, Schermerhorn

Drukwerk:Drukkerij Van der Wekken, Dronten

Externe bijdrage:John de Waard

AdvertentieverkoopVoor informatie over adverteren in de Karmac Krant, bel 0320 286959 of mail krant@karmac.nl

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uit-gave mag verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier zonder voor-afgaande schriftelijke toestemming van de uit-gever.

Deze krant is gedrukt op FSC papier.

Colofon

Ook aan een organisatie als Staatsbosbeheer (SBB), die een veelzijdig pakket aan werkzaamheden en activiteiten

heeft, gaat Het Nieuwe Werken niet voorbij. Marianne Beerens is Teamleider DIV en vervult binnen SBB de rol

van kwartiermaker. ‘Ik probeer steeds naar nieuwe mogelijkheden te zoeken om de organisatie efficiënter en ef-

fectiever te kunnen laten omgaan met alle informatie die binnen SBB wordt opgeslagen en beheerd. Het Nieuwe

Werken past heel goed in die gedachtegang, maar daarvoor is het in ieder geval nodig dat informatie digitaal

beschikbaar komt. Afgelopen jaar is een voor ons heel belangrijke stap gezet: met behulp van Karmac is 550

meter papieren archief aan vastgoeddossiers gedigitaliseerd en beschikbaar voor alle medewerkers die dat nodig

hebben.’

Staatsbosbeheer doet veel meer dan bossen beheren…

Het Nieuwe Werken helpt meein de strijd tegen de druk van

bezuinigingen

Ook komter nog een

DMS

12

k r a n t

WWW.KARMAC.NL

Savills doet aan huur en verhuur, taxaties en aan- en verkoop van vast-goed voor de corporate markt. De vierde activiteit die het bedrijf uitermate goed beheerst, betreft het vastgoedbeheer. ‘En een accurate administratie daarbij is es-sentieel als het gaat om betrouwbaarheid en het imago van Savills’, zegt Peter Sy-besma. Hij is managing director Property Management (Vastgoedbeheer) bij Savills Amsterdam. ‘Je kunt je voorstellen dat in onze wereld betrouwbaarheid en vertrou-wen van de klanten een bijna heilige zaak is. Voor die klanten, de eigenaren van de gebouwen die wij voor ze beheren, doen wij ook de administratie, regelen het technisch onderhoud enz. Wij regelen al-les wat met het beheer van het gebouw te maken heeft. Derde partijen voeren daar-bij deels de werkzaamheden uit. De klant heeft er geen omkijken naar, hij weet dat het bij ons in vertrouwde handen is.’

Van handwerk naar digitaalUit al die externe diensten en werk-

zaamheden met betrekking tot het beheer van de gebouwen rolt een breed scala aan facturen. Wouter Sjerps, associate direc-tor en (mede) verantwoordelijk voor de implementatie van het gebruikte verwer-kingssysteem daarvoor in Nederland:

‘Voor de algemene factuurverwerking maken we bij Savills gebruik van een spe-ciaal voor ons ontworpen softwarepro-gramma, ICON (Invoice Control System). Dat is helemaal op maat gesneden voor deze wereld en voor Savills in het bijzon-der. In het hoofdkantoor in Engeland is men op een bepaald moment overgestapt op de digitalisering en gedigitaliseerd verwerken van alle papieren en digitaal inkomende facturen. Dat betekent dat papieren facturen door een scanspecialist worden gedigitaliseerd en zodanig her-kend en geïndexeerd dat deze rechtstreeks in het ICON-systeem kunnen worden geïmporteerd. De behoefte om dat hier in Nederland ook zo aan te pakken werd steeds groter, naarmate de druk op de ad-ministratieve organisatie toenam. Tot die tijd werden alle inkomende facturen hier in Amsterdam handmatig ingevoerd. Dat kost veel tijd en daarmee was toch 2,5 fte gemoeid, dus echt goedkoop was dat niet. Je begrijpt dat het daarbij bovendien niet het leukste werk is, het is niet efficiënt en het ging ook niet altijd foutloos. Fouten die dan weer moesten worden hersteld. Dat moest en kon anders, zoals ze het in Engeland ook al deden. Via scanpartner DCS, die eveneens actief is in Europa, kwamen we in contact met Karmac, één

van hun partners. Een bezoek aan de Do-cument Campus in Lelystad opende bij mij de ogen. Tot die tijd had ik eigenlijk geen idee wat ik precies moest verwachten van een ‘scanpartner’, maar de efficiency en professionaliteit van de organisatie en de mensen daar waren indrukwekkend. Bovendien beschikte Karmac via hun partner DCS over de noodzakelijke soft-ware om de facturen helemaal volgens de richtlijnen van ICON te herkennen en te uploaden naar de server in Engeland.’

FoutloosSybesma: ‘Nu gaat het misschien niet

om heel veel facturen bij ons, zo’n 15.000 per jaar, maar ze vertegenwoordigen wel enorme bedragen. En fouten in de ver-werking worden niet echt gewaardeerd… Met het ‘papieren proces’, waarbij we de facturen zelf nog verwerkten, kwam het wel eens voor dat een document er-gens tijdens het verwerkingstraject zoek raakte. Dat merkte je pas als er een her-innering kwam. Dat is natuurlijk verve-lend voor de leverancier, niet goed voor je naam en niet goed voor de klant die op jou vertrouwt om het te regelen. De keuze om over te gaan naar die digitale verwer-king was dus snel gemaakt. Ook ingege-ven door de positieve ervaringen die men

ermee in Engeland had. Het moet gewoon snel en foutloos.’

En die oplossing kwam er door Kar-mac de inkomende facturen te laten ver-werken en vervolgens te uploaden naar Engeland.

Fysieke en digitale postbus‘Karmac werkt nu in feite met twee

postbussen voor Savills: een fysieke voor het papier en een digitale voor de al di-gitaal aangeleverde facturen. Die laatste worden dan aangeleverd in PDF formaat en kunnen ook door Karmac snel wor-den uitgelezen en verwerkt’, aldus Sjerps: ‘Het papier gaat door de scanners en de data wordt door de software van Kar-mac helemaal uitgelezen. Daarmee zijn alle benodigde gegevens voor de verdere verwerking bekend, zoals de naam van de leverancier, exact de juiste tenaamstel-ling, want het gaat om veel gebouwen en eigenaren, klantnummer, factuurnum-

mer, bedrag inclusief en exclusief BTW etc.. Vervolgens worden al die bestanden, dus de geëxtraheerde data en de PDF-scanfiles van de facturen via speciale uploadsoftware vanuit Lelystad naar een server in Engeland overgeseind. Van voor tot achter beveiligd uiteraard. Daar komt het in het ICON-systeem en na contro-leslagen door zowel de technisch als de commercieel verantwoordelijke (resp. budgetverantwoordelijke en klantverant-

woordelijke) manager, kunnen die factu-ren in het financiële systeem worden ge-importeerd en betaalbaar worden gesteld.’ Alle originele facturen en de digitale ver-sies worden opgeslagen bij respectieve-lijk Karmac en op de server in Engeland. ‘Compliancy is een belangrijk issue in de wereld van het vastgoed’, aldus Sybesma, ‘dus we nemen geen risico’s. Dat was de reden waarom Karmac moest beschikken over alle denkbare certificaten voor een absoluut vertrouwde en accurate verwer-king alvorens we met ze in zee gingen.’

Webbased Savills is een bedrijf dat veel op heeft

met digitalisering en digitaal werken. Behalve de andere ondersteunende soft-wareapplicaties beschikt ook ICON over goed doordachte en op de toekomst ge-richte functionaliteit. Sybesma: ‘ICON is een webbased programma dus we kunnen de klanten ook beveiligd toegang (gaan)

geven tot de facturen die in ICON klaar staan voor akkoord en verdere verwer-king. In de toekomst kunnen onze mede-werkers met Tablet PC’s ter plaatse in de gebouwen controles uitvoeren en daar-mee wordt het proces nog efficiënter en transparanter. Openheid, maar wel veilig en vertrouwd. Dat is eigenlijk waar het om draait. Mede dankzij Karmac en deze digitale factuurverwerking zijn we daarin weer een stap verder gekomen.’

Het bedrijf is al meer dan 100 jaar oud, Savills plc, oorspronkelijk begonnen in Engeland, maar met meer dan

500 kantoren wereldwijd verspreid inmiddels een speler van formaat in de vastgoedsector en het vastgoedbeheer.

In deze dynamische wereld, waar alles en iedereen onder druk staan, is het zaak volledig ‘in control’ te zijn. Alles

draait tegenwoordig om ‘faster, cheaper, better’. In samenwerking met Karmac en het Engelse DCS is de Neder-

landse vestiging in Amsterdam erin geslaagd alle inkomende facturen – papier of digitaal - sneller, efficiënter en

foutloos te (laten) verwerken. Zij hebben er nu zelf ook geen omkijken meer naar.

De eff iciency en professionaliteitvan de organisatie en de mensen

daar waren indrukwekkend

Digitale factuurverwerkinggrote stap vooruit voor Savills

Peter Sybesma en Wouter Sjerps