www.KARMAC.nl

Karmac Groep, Het nieuwe werken dankzij document- en informatielogistiek

k r a n t

nAGO digitaliseert duizenden affi ches >>pagina 4

Aanloopproblematiek wabo deskundig opgelostpagina 4

nijmegen verlost vanpapieren wMO-akten >>pagina 10 -11

AMC zit op één lijn met Karmac >>pagina 12

Travelcard ontzorgt de klantZo’n kwart miljoen mensen zijn

dagelijks onderweg met een tankpas van Travelcard op zak. Travelcard stuurt hen desgewenst naar de goedkoopste benzi-nepomp in de buurt. ‘Travelcard’ bete-kent administratieve ontzorging voor het bedrijf dat de passen aan zijn medewer-kers ter beschikking stelt. Product mana-ger Patrick Bosker: “De leaserijder hoeft geen bonnetjes meer te bewaren en de

administratie ontvangt een heldere fac-tuur waarmee de btw in één keer is terug te vorderen.”

In maart verhuisde het bedrijf naar de Carlton WTC Toren in Almere. Tijd voor Travelcard om het papieren archief te digitaliseren. De opdracht werd aan Karmac gegund.

>>Lees verder op pag. 10.

Gold Member predicaat als Best Managed Company 2011

KMM Groep, waarvan Karmac Groep onderdeel is, krijgt het prestigieuze Gold Member predicaat omdat de organisa-tie voor de vierde opeenvolgende keer tot Best Managed Company binnen het Nederlandse midden- en grootbedrijf is verkozen. KMM Groep behoort opnieuw tot de groep uitblinkers en toonde aan dat het naast een gedegen management ook over een doordachte en duurzame strategie beschikt. Dit is de uitkomst van het Best Managed Companies program-ma dat Deloitte in samenwerking met de Kamer van Koophandel, VNO-NCW, TiasNim-bas Business School en Management Team organiseert.

Digitalisering historische documenten Burger Weeshuis Harderwijk

Historische documenten van het ‘Burger Weeshuis Harderwijk’ waarvan de oudsten terug gaan tot 1407! Voor het streekarchivariaat Noordwest-Veluwe te Harderwijk digitaliseerde Karmac Microfilm Systems bv ruim acht meter archiefdozen: rond de 25.000 opnamen van schriften, folio’s, bonnen, bijlagen. “Interessante documenten, hoewel zeer verschillend van kwaliteit”, zo licht archivaris D. Hovenkamp toe. We spraken met hem over het Burger Weeshuis, de archieven en de digitalisering. Zie hiervoor pag. 7.

Archivaris D. Hovenkamp in de haven van Harderwijk

Digitalisering maakt duurzaam werken mogelijk

IN HET KORT:

Gravenboeken Utrecht > 02

Afsluiting archief Sneek > 03

Archiefbeheer notariaat > 04

Het digitale tijdperk in de

Bibliobussen in ZH Zuidoost > 05

NK Veldloop Gemeenteambtenaren > 06

Digitale akten Eijsden-Margraten > 07

Verzekeraar Conservatrix > 08

Afscheid papieren WMO > 10

Sociale functie bibliobus > 11

Dankzij het digitale informa-tiebeheer komt voor tal van over-heids- en particuliere organisaties Het nieuwe werken (Hnw) binnen bereik. Karmac maakt voor haar klan-ten al jaren dit type werken moge-lijk. In deze uitgave komen over-heidsorganisaties aan bod waar Het nieuwe werken inmiddels bestaat of in de steigers staat. Dit mede dankzij de moderne IT-mogelijkheden. Kar-mac directeur Richard Beers wijdt er zijn column aan op pagina 12. Hij schrijft over het nieuwe werken: “Het nieuwe werken is een concept

waarbij de nieuwste ontwikkelingen in de informatietechnologie gelden als aanjager in de vernieuwing van de fysieke werkplek(ken), de orga-nisatiestructuur en –cultuur, werk-processen en managementstijl. Het nieuwe werken kent drie pijlers: het fysieke (de omgeving), het mentale en de IT-omgeving. Op het gebied van IT draagt Karmac in hoge mate bij aan een wezenlijk onderdeel van Hnw, namelijk aan het tijd- en plaats-onafhankelijk werken.”

>> Zie verder pag. 12

krant

www.KARMAC.nl

2

Graven van geliefden koesteren. Het is in weerwil van veel crematies een eeuwenoude niet weg te denken traditie. Bij degenen die een familiegraf kochten al helemaal niet. Veelal ondergebracht in een Stichting gaat het beheer van generatie op generatie. In de stad Utrecht heeft men de administratie van de ‘eigen’ graven laten digitaliseren door Karmac Informatie & Innovatie (I&I).

Van zware Folianten naar een toetsenbord en

overzichtelijke beeldschermen

“Zo’n 16.000 graflocaties over vier begraafplaatsen verspreid, zijn onder-gebracht in één bestand”, vertelt Let-teke Landeweer, hoofd Administratie Begraafplaatsen in Utrecht.

Evenals de graven hebben de bijbe-horende documenten een oude tradi-tie. “De eerste documenten stammen uit begin 1830”, vertelt Letteke Landeweer. “Deels zijn deze begin 1900 herschreven. Het bijzondere en bewerkelijke is dat de administratie per graf is bijgehouden in meerdere boeken”.

Zware folianten“Zo werden in een Dagregister prak-

tische zaken genoteerd als datum overlij-

den en grafnummer. In het Vakkenregis-ter is er per graf een bladzijde over wie er zoal begraven liggen. Voor de Voorwaar-den en condities dienen we zogenaamde Folianten te raadplegen die toegankelijk zijn gemaakt door een zogenaamd Sleu-telboek. Dat vraagt om diepe bureaula-den. Je hebt elke keer vier boeken op je bureau om het totaaloverzicht te krijgen. Vooral ook omdat de Folianten zware en grote pillen zijn. Door Karmac alles samen te laten voegen, kunnen we straks zonder tilwerk het totaaloverzicht krij-

gen. We raadplegen dan twee schermen naast elkaar, waardoor alle informatie gelijktijdig in beeld komt.”

Meer belangstellingHet is zeker niet uit de tijd dat fami-

lies de graven van voorouders beheren, zo vervolgt mevrouw Landeweer. “Om continuïteit te krijgen, brengen families graven vaak in een beheerstichting onder. De zorg is dan door de generaties heen gewaarborgd. De belangstelling hiervoor neemt eerder toe dan af. Het is dan ook

heel prettig dat we makkelijker en sneller dan ooit informatie kunnen verstrekken. De service neemt enorm toe. Karmac slaat de data op in zware TIF-bestanden van hoge kwaliteit. Vraagt iemand echter om specifieke data dan kunnen we deze comprimeren naar een JPEG-formaat van bijvoorbeeld 1 Mb, die zo via de mail aangeboden kunnen worden”.

Zo meldenBegin jaren ‘90 van de vorige eeuw

maakte het boekenarchief plaats voor de computer. De data in de boeken werden niet meer geactualiseerd. Het archief-systeem in de computer nam het over en ook oudere bestanden werden deels opgeslagen en bijgehouden in de compu-

ter. “Nu 20 jaar later worden deze toen zo verwerkte contracten herzien. Daar-om komt het heel goed uit dat Karmac nu digitaliseert. We kunnen direct over op het nieuwe systeem. De boeken zijn in zes fasen opgehaald. Na twee weken kwam er dan een gedeelte terug en werd het volgende meegenomen. Snel dus. De boeken belanden in het archief en zullen nog slechts zo nu en dan opengeslagen worden. Voor ons was daarbij het voor-deel dat de aanbesteding aan Karmac al was gebeurd via een eerder groter aanbe-stedingstraject van Utrecht waar dit deel van uitmaakte. We konden ons dus zo bij Karmac melden. Men heeft het voortva-rend aangepakt”.

Utrecht digitaliseert de gravenboeken

Rijkswaterstaat heeft het beheer en onderhoud van tal van Rijks(water)wegen, bruggen, opritten en viaducten. In eigen jargon aangeduid als ‘kunstwerken’ of ‘objecten’. Via een databasestructuur zijn voor intern RWS binnenkort zo’n 12.000 van deze kunstwerken en objecten digitaal te raadplegen.

Rijkswaterstaat-Dienst Infrastructuur raadpleegt beheersobjecten nu online

“Bij calamiteiten kan een inspecteur deze gegevens straks via RWS-intranet opzoeken”, zo vertelt projectleider Ane de Boer. “Van de objecten die vroeger op microfiches gearchiveerd werden, heeft Karmac Microfilm Systems gedigitali-seerd op basis van voldoende kwaliteit voor de inspecteur. Een uitgebreide ope-ratie met als resultaat snellere toegan-kelijkheid, waardoor er sneller naar een oplossing gezocht kan worden bij een calamiteit. Daarmee is de burger straks geholpen, bijvoorbeeld door iets minder lang en vaak in de file te staan bij repara-tie of vervanging”.

Meer dan tekeningenDe gearchiveerde bestanden omvat-

ten meer dan alleen technische teke-ningen. Ook de onderliggende bere-keningen, wapening, sonderingen, grondlaaggegevens en foto’s zullen op termijn -voor zover aanwezig- digitaal toegankelijk gemaakt worden, zodat van elk object een zo compleet mogelijk beeld kan worden verkregen. “Wij mogen dan weliswaar over een uitgebreid archief beschikken”, zo vertelt De Boer, maar bij

gemeentes en provincies gaat het nog om vele grotere aantallen objecten. Ook daar wordt al veel gedigitaliseerd”.

De bulkDe bulk van de werken waar het

om gaat is in de periode tussen WOII en 1980 -dus voor het digitale tijdperk- gebouwd en aangelegd. Toename van de verkeerintensiteit en tengevolge daarvan meer files, noopten enkele jaren geleden de toenmalige minister van Verkeer en Waterstaat De Boer tot een Spoedwet wegverkeer. “Duizend tot tweeduizend Werken, ondergebracht bij meerdere Directies, moesten snel en van nabij bekeken kunnen worden. Ongeveer drie jaar geleden werd vanuit de gedachte van snelheid en gemak gestart met het digitaliseringsprogramma”, zo vertelt de projectleider. “Vanuit de goede historie werd Karmac Microfilm Systems inge-zet, omdat het bedrijf alle vormen van archiefmateriaal van papier tot microfi-ches zondermeer kan digitaliseren. Voor de microfiches staat Karmac aan de lat. Het materiaal wordt gediept uit allerlei archieven, uit het eigen archief maar ook

uit archieven van regionale directies.

Toegankelijke databaseHet digitaliseren van al de documen-

ten en fiches resulteert in een enorme database. Om elke tekening terug te kun-nen vinden is een heldere inhoudsopgave per object fundamenteel. Gelukkig kan bij het opzetten daar van de expertise van Karmac benut worden. Elke afbeelding wordt gecodeerd en in de overzichtelijke inhoudsopgave geplaatst. “De toeganke-lijkheid en snelheid van terugvinden is hiermee gegarandeerd. In vergelijking met de papieren periode een enorme winst. Vroeger verliep er al gauw een paar weken tussen de aanvraag en het kunnen beschikken over een digitaal document. Nu is het een via een zoeksysteem binnen de database een druk op de knop. Als we alles wat voor handen is deze bewerking hebben laten ondergaan, komen we er ook achter wat er nog echt ontbreekt op tekeningniveau. Indien relevant, kunnen we dan gericht gaan zoeken en eventueel besluiten om alsnog een tekening, foto of wat dan ook van een kunstwerk te maken”, aldus De Boer.

De informatie over beheersobjecten is

beschikbaar in de database van

Rijkswaterstaat.

De informatie over beheersobjecten is

krant

www.KARMAC.nl3

Hellendoorn trapt af met digitaal werken

Door de aanstaande gemeentelijke herindeling in de regio diende er bin-nen de gemeente Sneek een correcte archiefafsluiting plaats te vinden. Een flinke taak die om expertise vroeg en waar een stevige tijdsdruk op stond. “Een fusie van gemeenten betekent dat elke gemeente wettelijk verplicht is het archief af te sluiten”, aldus Evelien Knop, in de nieuwe gemeente werkzaam als adviseur Documentaire InformatieVoorziening. “De gunning van de opdracht voor die afsluiting van de afdelingsarchieven ging uiteindelijk naar Karmac.”

Koen Wildenbeest is als senior archiefbewerker en adviseur documen-tenstromen van Karmac Document Management Solutions bij het project betrokken. Hij vertelt over het project-onderdeel Archiefafsluiting. “Circa 120 meter archiefstukken moest worden doorgenomen, geschift en systematisch geordend. Bij bedrijfs- of gemeentelijke fusies, zoals hier, loopt eigen personeel gemakkelijk vast in de grote papierhoe-veelheid. Het verplichte uitzoek- en selectiewerk moet doorgaans namelijk naast de dagelijkse taken gebeuren. De kans is dan groot dat het te veel vertraagt, terwijl ik er zelf met zo’n drie maanden doorheen ben.”

CommunicatieEvelien Knop bevestigt dit. De uit-

voering van een dergelijk project vraagt om zorgvuldigheid, ook en vooral in de communicatie. “Het was voor de collega‘s even wennen dat er een externe adviseur kwam. Daarover hebben we duidelijk uitleg gegeven, Koen heeft hieraan zijn bijdrage geleverd. Zijn praktijkervaring,

kennis en flexibiliteit speelden een grote rol.”

In beeld gebrachtZij vervolgt:“De archieven van alle

werkruimtes zijn in beeld gebracht. Hier is een plan van aanpak uit voort geko-men, waarin zaken als kosten en tijdsbe-slag ook werden gepresenteerd. Iedereen van het team ‘Documentaire Informa-tievoorziening’ kon hierover zijn zegje doen. Na een zorgvuldige afweging kon de start worden gemaakt”.

Zorgvuldig te werk gaan“Goed archiefbeheer begint met

vernietigen”, vat Wildenbeest kort zijn activiteiten samen. “In vrijwel elke orga-nisatie bewaart men te veel. Ontdubbe-ling en opschoning betekent dat je zeer zorgvuldig moet werken.“

De werkzaamheden omvatten het kamer voor kamer leegruimen van kas-ten en buro’s, het daarbij begeleiden van de ambtenaren, het beoordelen van de in

totaal (maximaal te verwachten) 450m1, het afsluiten van het dynamische archief en de opzet van een nieuwe archiefstruc-tuur. Alle documenten worden één voor één doorlopen. Koen Wildenbeest: “Ik lees en bepaal waar ze naar toe gaan. Het voordeel van mij als buitenstaander is dat ik objectief kijk.”

Systematisch opgeborgenVan de circa 120 meter archief in

Sneek is uiteindelijk een deel geselecteerd en ter vernietiging aangeboden aan een daartoe gecertificeerd bedrijf. Wat aan archief resteert, zal de komende tien jaar verder afnemen tot uiteindelijk ca 20%.Datgene wat overblijft wordt systema-tisch en wel zo opgeborgen dat het over 100 jaar nog fatsoenlijk te raadplegen is. Dat betekent dat de nietjes er uit gehaald worden, het plastic wordt verwijderd en de post-it stickers er af zijn. Al deze materialen tasten namelijk het papier aan; roest en lijm zijn immers funest op termijn. Tot slot zegt Koen Wildenbeest met een lach: “Om dit werk goed te doen, is één ding vereist, je moet wel een archiefbeest zijn.”

Fuserend Sneek laat Karmac archief afsluiten

Toen in 2006 de WMO een zaak werd van de gemeente, was de gemeente Hel-lendoorn haast wel gedwongen om op een andere manier haar capaciteiten in te zetten; ze kreeg er veel extra cliënten bij, tegenover nul extra medewerkers. Dit vroeg om een efficiencyslag, de afdeling ging over op digitaal werken.

Karmac Document Management Solutions verzorgt voor vele gemeenten de bewerking van archieven en detachering van consultants voor DIV. Een goed voorbeeld hiervan is de afsluiting van het archief voor de gemeente Sneek, dat inmiddels samen met Bolsward, Nijefurd, Wûnseradiel en Wymbritseradiel de gemeente Súdwest Fryslân vormt. Het project laat zien dat er voor de afdeling DIV een gedegen voorbereiding meerwaarde zijn voor het afsluiten van archieven .

Eerste contactHet eerste contact tussen de

gemeente Sneek en Karmac dateert uit het najaar van 2009 en betrof de voor-bereiding op de voorgenomen digita-liseringsslag van de bouwvergunnin-gen. De besprekingen tussen gemeente Sneek en Karmac leidden tot een ori-enterend archiefonderzoek door Kar-mac. In eerste instantie bleek uit het onderzoek dat het bouwvergunningen

archief op basis van selectie op vernie-tiging bewerkt moest worden alvorens deze gedigitaliseerd kon worden. Deze bewerking is door Karmac op de Docu-ment Campus in Lelystad uitgevoerd. Na afronding van deze bewerking is de gemeente Súdwest Fryslân voornemens om de bouwvergunningen te laten digi-taliseren.

“Mensen vinden het altijd lastig om op een andere manier te moeten gaan werken,” Frank Smeitink, senior infor-matievoorziening, dacht hier met een aantal enthousiaste medewerkers goed over na en voer bij de implementatie van het digitale werken zijn eigen koers. “Omdat je hoe dan ook tegen deze reser-ves aanloopt, hebben we een kleine pro-jectgroep opgericht die zich niet alleen bezig hield met het digitaliseringsproces sec, maar vooral ook met de manier waarop wij dit richting de eindgebruikers wilden communiceren.

Bij de meeste gemeentes is het zo dat eerst de bestaande dossiers worden gedigitaliseerd, die worden vervolgens ontsloten in het documentair manage-ment systeem en als laatste gaan de eind-gebruikers digitaal werken. Zo’n hybride situatie vonden wij niet wenselijk en dus draaiden we het proces om. Als eerste stap werden onze systemen zo ingericht dat je er digitaal mee kon werken, ver-volgens hebben we het omschakelmo-ment van analoog naar volledig digitaal zo kort mogelijk gehouden. Vanaf dat omschakelmoment werd de post bij bin-nenkomst meteen gescand en gingen we alles digitaal bijhouden. Hierdoor kregen de eindgebruikers niet de behoefte om terug te vallen op het analoge systeem en waren er veel minder acceptatieproble-men. Onze laatste stap was het digitalise-ren van de bestaande documenten.”

Doorloopsnelheid“De eis die aan deze werkwijze kleef-

de, was dat de doorloopsnelheid van het scannen van de documenten snel zou zijn. Na een korte pilot hebben we geke-ken welk bedrijf het beste kon voldoen aan onze wensen. Van andere gemeentes kregen we goede berichten over Karmac. Inderdaad konden ze snel werken en

bovendien een gedegen kwaliteit waar-borgen. De Karmac-medewerkers heb-ben zich zeker prima aan hun afspraken gehouden. Ze werkten snel, zorgvuldig en documenten die we tussentijds nodig hadden, konden worden opgevraagd.”

Hele afdeling enthousiast“Bij een omschakeling als deze is het

heel belangrijk dat je goed communi-ceert met de eindgebruikers. We hebben er daarom steeds voor gezorgd dat zij op de hoogte waren. In een power point presentatie legden we bijvoorbeeld uit hoe het nieuwe systeem er uit zou zien en hoe ze hiermee moesten werken. Al snel was iedereen ervan overtuigd dat deze nieuwe manier van werken eigen-lijk alleen maar voordelen heeft. Er zijn nu minder handmatige werkzaamheden nodig en we kunnen efficiënter werken. Het duurde niet lang of de hele afdeling was enthousiast.

De WMO-afdeling is het eerste werk-proces dat nu volledig digitaal werkt. De medewerkers enthousiasmeren de andere afdelingen en volgens mij ziet iedereen nu de voordelen van digitaal werken in. Op dit moment zijn we in de voorbereidende fase voor de afdeling Werk & Bijstand. De eindgebruikers van deze afdelingen zien uit naar het efficiën-ter, digitaal werken.”

Circa 120 meter archiefstukken verwerkt

Evelien Knop

Frank Smeitink

krant

www.KARMAC.nl

4

“Zoals musea schilderijen verza-melen, verzamelen wij affiches.” Marie Christine van der Sman, directrice van NAGO, klinkt enthousiast. “De collecties die wij ontsluiten zijn the top of the bill, pure kunst. Dat mag je niet verloren laten gaan.”

Maar behalve de artistieke waarde van het materiaal zijn er meer rede-nen om dit cultureel erfgoed te bescher-men. Marie Christine van der Sman: “Het NAGO toont de geschiedenis van het grafisch ontwerpen na de Tweede Wereldoorlog en geeft tegelijkertijd een goed tijdsbeeld. Het ReclameArsenaal verzamelt vergelijkbaar materiaal, maar dan specifiek gericht op reclame. De collectie van het ReclameArsenaal is ook ouder en omvat materiaal vanaf circa 1860. Mensen vinden het leuk om oud reclamemateriaal terug te zien. Neem de tentoonstelling Reclameklassiekers die onlangs in de Beurs van Berlage werd gehouden. Die trok 72.000 bezoekers!”

DoorgeefluikHet NAGO verwerft, ontsluit en

behoudt affichecollecties van hoog niveau. Marie Christine van der Sman: “We hebben de afgelopen jaren heel wat collecties in handen gekregen. Bijvoor-beeld het archief van Total Design. Wim Crouwel, oud-directeur van Total Design, maakte affiches voor bijvoor-beeld het Stedelijk Museum en is één van Nederlands beste grafisch ontwerpers, zo

niet de beste. Na ontvangst van een col-lectie beschrijven we deze in zijn geheel. En nadat we het materiaal in kaart heb-ben gebracht digitaliseren we het en plaatsen we de plaatjes op onze website.” De collecties blijven vervolgens niet bij het NAGO in Utrecht. “We geven ze in beheer van erfgoedinstellingen met een publieksfunctie. Denk aan de Universi-teit van Amsterdam met haar ‘Bijzondere Collecties’ of het Haags Gemeentear-chief. Na het ontsluiten en conserveren van het materiaal zit onze taak er op. Eigenlijk zijn we dus een doorgeefluik.”

Het geheugen van NederlandSinds een half jaar coördineert het

NAGO een groot, nationaal project: het Afficheproject voor het Geheugen van Nederland van de Koninklijke Biblio-theek. Met nog zes andere instituten – het ReclameArsenaal, het Affichemu-seum in Hoorn, het Instituut voor Soci-ale Geschiedenis, het Filmmuseum Eye, het Theaterinstituut Amsterdam en het Museum voor Communicatie – probeert het NAGO hierin een zo compleet moge-lijk beeld neer te zetten van de Neder-landse affiches sinds 1880. Dat is zo ongeveer het moment waarop de raam- en strooibiljetten werden ingeruild voor de massaproductie van affiches. In juni moet het project zijn afgerond en zal via de website www.geheugenvannederland.nl de verzamelde collectie affiches van zeven erfgoedinstellingen te zien zijn.

Uitdaging voor Karmac Tienduizenden affiches moesten

gedigitaliseerd worden en een groot aantal affiches heeft een grootte van ruim twee maal A0 (Muppiformaat). Hoe digitaliseer je zulke grote hoe-veelheden en immense materialen in vredesnaam? Niet alleen het NAGO, maar ook vier andere instellingen die meewerken aan Het Geheugen van Nederland schakelden Karmac Micro-film Systems in voor de digitalisering.

“Er zijn maar weinig spelers op de markt die grote hoeveelheden affi-ches kunnen verwerken,” vertelt Marie Christine van der Sman. “Wij hebben

gekozen voor Karmac omdat zij echt met ons meedenken over hoe we het digitaliseren zo efficiënt en goedkoop mogelijk kunnen doen. Het idee om de affiches met een Muppiformaat te scan-nen hebben we in samenspraak al snel laten varen. De materialen zijn zo groot dat je ze in drieën zou moeten scannen. Als we dat zouden doen, zijn we binnen de kortste keren door ons budget heen. Karmac kwam met het plan om de affiches te fotograferen in plaats van te scannen. Per affiche betalen we nu een zeer schappelijke prijs. We zijn dan ook enorm tevreden over wat Karmac tot nu toe voor ons betekend heeft.”

Controlewerkzaamheden bij de stichting NAGO Frank Smeitink/Het stadhuis in Hellendoorn

Marie Christine van der Sman, directrice NAGOFrank Smeitink/Het stadhuis in Hellendoorn“De invoering van de WABO kost

onze afdeling Informatievoorziening & Faciliteiten op dit moment ongeveer 36 uur per week extra werk. Werk dat wij met onze huidige bezetting niet kunnen opvangen.” Aan het woord is Arjan Dren-then, medewerker DIV (Documentaire Informatievoorziening) bij de gemeente Lansingerland. “De verwachting is dat de WABO en de daarmee samenhan-gende structuren in de gemeente binnen afzienbare tijd verder worden geautoma-tiseerd waardoor deze extra uren niet meer nodig zijn. Om het werk in de tus-sentijd op te vangen hebben we Karmac ingeschakeld. Van hen is nu iedere dag een kracht bij ons aan het werk.”

ProefdraaienDe gemeente wilde in eerste instantie

drie maanden ‘proefdraaien’ met Kar-mac. “We hebben in de oriënterende fase gesprekken gehad met verschillende partijen. Wat ons over de streep trok bij Karmac was dat zij na afloop van die drie maanden een rapport zouden opstel-len waarin aanbevelingen zouden staan over de WABO. Dat rapport hebben we inmiddels ontvangen en schiep veel overzicht.”

De WABO kwam te vroegArjan Drenthen: “Het probleem met

de WABO is dat de applicatie ervan uitgaat dat alle gemeentelijke processen digitaal verlopen. Helaas is dat nog niet zo. Niet alleen bij ons is dat het geval, bij de meeste gemeenten is dat zo. We hebben nog geen machtiging voor sub-stitutie van de provincie, waardoor we

een fysieke bewaarplicht hebben. We scannen alles, maar moeten dus ook alle papieren documenten bewaren. Boven-dien moeten de digitale WABO bestan-den een ‘natte handtekening’ hebben en meerdere stempels. Dat betekent dus dat we digitale bestanden moeten printen, die handtekening cq stempel moet zet-ten en vervolgens de boel weer moeten scannen. Een omslachtige procedure die tijd kost die je liever aan iets anders zou besteden.”

Beleid gestuurd op digitaliseringHet beleid van de gemeente Lan-

singerland is er – met het oog op de toekomst – toch op gericht om zo veel mogelijk digitaal te werken. Alle inko-mende post wordt bijvoorbeeld inge-scand. Maar ook bedrijven worden gestimuleerd om digitaal zaken te doen met de gemeente. “We zitten nu in een hybride situatie, maar iedere dag worden meer activiteiten gedigitaliseerd. We zijn heel tevreden met Karmac. Deze oplos-sing is flexibel en we krijgen mensen met verstand van zaken die actief meeden-ken. Voor ons een goede oplossing dus.”

Aanloopproblematiek Wabo deskundig opgelostSinds 1 oktober 2010 hebben alle Nederlandse gemeenten te maken met de Wet Algemene Bepaling Omgevingsrecht (WABO). Vijfentwintig bouw-, milieu-, natuur- en monumentenvergunningen zijn hierin samengevoegd tot één omgevingsvergunning die digitaal is aan te vragen bij de gemeente. Een stuk eenvoudiger voor de burger, maar op dit moment nog een stuk omslach-tiger voor de gemeenten. De gemeente Lansingerland heeft dienstverlening hoog in het vaandel staan. Een professionele inrichting van het WABO proces hoort daarbij. Om niet volledig het wiel zelf uit te hoeven vinden, heeft de Gemeente Lansingerland daarom Karmac ter ondersteuning ingeschakeld.

NAGO digitaliseert duizenden affi ches

De ‘bil-boards’ van Sloggi en de posters van The Society Shop, wie kent ze niet? Reclame is zó bepalend voor het straatbeeld. De Stichting Nederlands Archief Grafisch Ontwerpers (NAGO) en het ReclameArsenaal ontfermen zich over de archieven van Nederlands grafisch ontwerpers, ontwerp- en reclamebureaus en leggen daarmee een tijdsbeeld vast voor het nageslacht.

krant

www.KARMAC.nl5

“In drie van de dertien gemeenten uit ons netwerk rijdt een bibliobus rond.” Aan het woord is regiomanager van BibliotheekNetwerk Zuid-Holland Zuid-oost Anke Ferdinandusse. “Het is enorm belangrijk dat iedereen de kans krijgt om het plezier van lezen te ontdekken en uit te voeren. Veel kinderen en ouderen die wat minder mobiel zijn, zijn hiervoor afhankelijk van de bibliobus. ”

GroeiTot ver in 2008 reden in de regio de

bibliobussen van ProBiblio. In januari 2009 nam Karmac Bibliotheek Service het stokje over. “De reden was een subsidiestop van de provincie. ProBiblio kon haar diensten niet meer kostendekkend aanbieden en

Karmac speelde daar op in. Ze hadden krap een jaar om bussen mèt inhoud te regelen en dat is ze gelukt. Ik moet zeggen dat ik dat een hele prestatie vind.”

Helemaal aansluitend was de dienst-verlening van ProBiblio en Karmac helaas niet. Twee maanden moesten de klanten het zonder bibliobus stellen. “In die tijd zijn er zowel klanten als gegevens verloren gegaan. Maar daar tegenover staat gelukkig dat het aantal leden van de bibliobus nog steeds groeit.”

@debibliobusMaar groei of niet, de dingen kun-

nen altijd beter. Eén van de wensen van Ferdinandusse is dat het automati-seringssysteem van de bibliobus wordt

aangesloten op dat van het Bibliotheek-netwerk: “De gebruikers van de bibliobus kunnen dan net als de andere leden gebruik maken van de faciliteiten van ons netwerk, bijvoorbeeld via onze catalogus materialen reserveren. Maar ja, het gaat waarschijnlijk wel even duren voordat dat is gerealiseerd. Veel partijen moeten hun stem daarover laten horen en we kunnen nog wel even wachten op een fiat.”

Ook aan de boeken uit de bibliobus heeft Ferdinandusse even moeten wen-nen. “Wij kopen in bij NBD/Biblion, waar de boeken helemaal voor een bibli-otheek gebruiksklaar worden afgeleverd. Karmac koopt in bij het Centraal Boek-huis. De boeken zien er anders uit, zo hebben sommige boeken een zachte kaft en verschilt de etikettering.”

Maar over het algemeen is ze erg tevreden. “Karmac is een organisatie die me op een aantal punten aangenaam heeft verrast. Ze sluiten goed aan bij landelijke acties zoals Nederland Leest,

de Kinderboekenweek en het project Boekstart. Maar ook is de bibliobus sinds kort te volgen via Twitter. Ze volgen de vaart der volkeren en dat weet ik zeker te waarderen.”

“In 2005 is in onze organisatie begon-nen met de digitalisering van het bouw-vergunningenarchief. Van daaruit is geleidelijk het complete papieren archief van de gemeente gescand,” vertelt Wim Aartse. “Het laatste grote archiefonder-deel dat gedigitaliseerd moest worden, was dat van de sociale dienst. Karmac heeft dit project voor ons uitgevoerd. Het ging om ongeveer vierduizend dossiers van cliënten met een uitkering. Zij vallen onder de WMO of WWB.”

Een gemakkelijke opdracht was het digitaliseren van de dossiers niet. De gemeente wilde de archiefstructuur van hoofddossiers met daaronder tabstroken en subtabs behouden. Daarnaast werkt de

gemeente met een documentair manage-ment systeem waarin sommige dossier-stukken al wel digitaal waren opgenomen en andere weer niet. Wim Aartse: “Onze vraag was complex. De eerste partij die we aantrokken om de digitalisering uit te voeren kon uiteindelijk helaas niet waarmaken wat wij wilden. Ook Karmac heeft even met onze opdracht moeten stoeien, maar het is wel gelukt. Naar volle tevredenheid. Wij zeggen tegen al onze leveranciers ‘wij zijn leken, jullie dienen aan te geven of het wel, niet of beter kan’. Dat heeft Karmac gelukkig ook gedaan. Ze zijn manieren gaan bedenken om de documenten volgens onze wijze te digi-taliseren, maar hebben tegelijkertijd ook voorstellen gedaan om dit te optimalise-

ren. Ik kan wel zeggen dat we van elkaar hebben geleerd.”

Meerwaarde digitaal archiefNu alle archieven van de gemeente

Wageningen zijn gedigitaliseerd, worden ook de poststromen digitaal bijgehou-den. Zodra een (archiefwaardig) post-stuk binnen komt, wordt het gescand en in het documentair management systeem opgenomen. Ook alle uitgaande post is hierin terug te vinden. Wim Aartse: “Doordat alles digitaal is, kunnen we veel efficiënter werken. Dossiers gaan niet langer van de ene naar de andere afde-ling, er kan beter gestuurd worden op de werkvoorraad en cliënten kunnen met-een geholpen worden, omdat alle com-

municatie met hen gemakkelijk is terug te vinden. Dat digitale werken is een grote meerwaarde. Onze medewerkers kunnen er prettiger mee werken en wij

kunnen onze cliënten een veel snellere service bieden. En dat is toch waar het allemaal om draait.”

Wageningen zet nieuwe stap in digitaliseringstrajectSinds juli 2010 is het cliëntenarchief van de gemeente Wageningen volledig digitaal. Wim Aartse is teammanager Informatie management en vertelt over de digitalisering van de dossiers, een project dat onderdeel is van het complete digitaliseringstraject waar de gemeente al jaren mee bezig is.

Wim Aartse, teammanager Informatie management bij de gemeente Wageningen

Het leesplezier komt naar je toe

In het Groene Hart van Zuid-Holland vind je nog het èchte platteland. Veel gemeenten bestaan uit verschillende kernen en om naar de supermarkt te komen moet je de auto pakken. Ook de dichtstbijzijnde bibliotheek ligt voor veel inwoners niet om de hoek. Daarom werkt Stichting BibliotheekNetwerk Zuid-Holland Zuidoost met zogenaamde bibliobussen. Het leesplezier rijdt als het ware naar je toe.

Anke Ferdinandusse van Stichting BibliotheekNetwerk Zuid-Holland Zuidoost

bij de bibliobus van Karmac

Wederzijds leren leidde tot optimaal

resultaat

De bibliobus, een brede keuze aan

boeken, voor jong en oud

krant

www.KARMAC.nl

6

Wat is je achtergrond?“Na mijn studie kwam ik eigenlijk

per toeval bij de gemeente Renkum terecht. Ik kreeg hier de kans om de opleiding SOD te doen. Ik heb vervol-gens jaren als documentair informatie-verzorger gewerkt.”

Hoe ben je bij Karmac terecht gekomen?

“Toen ik besloot te gaan samenwo-nen met mijn vriendin in Almere Buiten moest ik ander werk zoeken. De keuze om bij Karmac te solliciteren was een bewus-te. Karmac is een grote en professionele speler in het archiefwezen. Het bedrijf is digitaal gezien heel goed bezig. Dat sluit perfect aan op mijn visie, het archief moet zijn stoffige imago afschudden.”

Waar ben je momenteel mee bezig?

“Ik ben op dit moment gedetacheerd bij de gemeente Berkel en Rodenrijs. Hier regel ik alle voorkomende taken met betrekking tot de WABO (wet alge-mene bepalingen omgevingsrecht). Heel leuk en afwisselend werk.”

Hoe vind je het team waar je in terecht gekomen?

“Ik heb veel overleg met mijn account-manager en directe collega op kantoor. Wat ik merk is dat het bij Karmac gaat om kwaliteit en niet om kwantiteit. Ze hebben liever een klein aantal goede mensen aan het werk dan een groot aantal mensen die ze in het diepe gooien. Er is echt aandacht voor jou als mens.”

Hoe kun je jouw werkstijl omschrijven?

“Mijn kernwoord is ‘helder’. Je moet geen dingen beloven die je niet waar kunt maken. Soms betekent dat dat je nee moet verkopen. Maar liever dat dan ver-wachtingen creëren die je niet waar kunt maken. Verder probeer ik me zo snel mogelijk aan te passen aan de bedrijfs-cultuur van het project waarop ik word neergezet.”

Op je 63e nog bij een nieuw bedrijf gaan werken? Vertel!

“Ik heb jarenlang gewerkt als docu-mentalist bij een gemeente-archief. Ik ben nu in dienst van Karmac. Karmac hoorde via via mijn naam vallen en heeft derhalve gevraagd of ik in dienst wilde komen. Het bevalt goed. Ik ben momenteel bezig met het archief van de gemeente Eindhoven – wat moet er weg, wat kan bewaard worden. In mei zullen we dit project afronden en dan ga ik verder met het volgende project.”

Maar je zit tegen je pensioen aan. Moet je niet afbouwen?

“Ha, ik ga nooit met pensioen…. Als mijn gezondheid het toelaat, blijf ik zeker tot mijn zeventigste werken. Ik ga fluitend naar mijn werk. Mijn werk is zo ongelofelijk leuk. Je bent met zowel

het verleden (historische documenten), het heden (de poststroom) als de toe-komst (groeiende dossiers) bezig en dat is nooit saai. Ik vind het belangrijk en interessant om goed, maar vooral soci-aal met collega’s om te gaan. Dat maakt het werk ook leuk natuurlijk.”

Je hebt het archiefwezen in je leven zien veranderen. Hoe ervaar je dat?

“Ik ben een archiefdinosaurus, ik heb zoveel gezien. Ik moet wel zeggen dat de ontwikkelingen snel gaan. Ik ben echt nog iemand van het papiertijd-perk. Ik vind eigenlijk ook dat je geen papier moet weggooien. Ik ga wel met de techniek mee hoor, maar historische documenten moet je naar mijn mening toch altijd bewaren. Ook al zijn ze gedi-gitaliseerd.”

Voor Karmac, een van de sponsors en specialist in document management, ligt verduurzaming ten grondslag aan de bedrijfsactiviteiten. Karmac is bij bedrijfs- en overheidsorganisaties name-lijk actief in archivering, digitalisering van dossiers en onvervangbaar papie-ren erfgoed en de inrichting van docu-mentstromen. Daarin levert de onder-neming op het terrein van corebusiness een geheel eigen en essentiele wijze een bijdrage en vorm aan de trend naar ver-duurzaming, in dit geval van informatie en documentatie.

Het belang van verduurzaming wordt door overheden steeds meer onderkend en uitgedragen. Overheden stimuleren bijvoorbeeld duurzaamheid in de stede-

lijke en landschappelijke inrichting en willen ook dat de burger zich bewust wordt van haar rol in dit kader. Verduur-zaming van de samenleving op diverse niveaus, daar gaat het om. Het is de bur-ger die de planeet leefbaar kan houden. Dat besef begint bij het inzicht in het belang van de eigen gezondheid en die van toekomstige generaties.

Karmac sponsort als duurzaam-heidsbevorderende organisatie graag de NK Veldloop. In de recente editie betrof dit de 6 km loop vanaf 45 jaar die voor de gelegenheid was omgedoopt tot Karmac-loop. Met het sponsoren van de NK werd tevens het Astma Fonds ondersteund. De deelnemers en sponsors brachten gezamenlijk 6.800 euro bijeen voor het Astma Fonds.

De lustrumeditie wordt georgani-seerd in gemeente Heemskerk op 7 maart 2012. Karmac hoopt op een mooi vervolg en een nieuwe stap in het uitdragen van het belang van duurzaamheid voor mens en organisaties.

De Karmac Krant is een uitgave van

de gezamenlijke bedrijven binnen de

Karmac Groep.

Oplage: 6.000

Verschijning: 2 x per jaar

Verspreiding: Controlled circulation

onder relaties van de Karmac Groep.

Uitgever

drs. Meine Breemhaar

Hoofdredacteur

Richard Beers

Redactiecoördinatie

KMM Groep

Ben Claessens

Externe bijdragen

Ilse Ruijters, Ab Oudman

Fotografie

Brian Morgan Almere,

Wikipedia, Gemeente Sneek, KvK Alkmaar

Vormgeving

Sensum

Drukwerk

Van der Wekken, Dronten

Kopij, suggesties en bestellingen

krant@karmac.nl

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze

uitgave mag worden verveelvoudigd,

opgeslagen in een geautomatiseerd

gegevensbestand of openbaar gemaakt, in

enige vorm of op enige wijze, hetzij elektro-

nisch, mechanisch, door fotokopieën,

opnamen of enige ander manier zonder

voorafgaande schriftelijke toestemming

van de uitgever.

Deze krant is gedrukt op FSC papier.

Ik zit in het ‘oud papier’De NK Veldloop 2011 voor Gemeenteambtenaren in Lelystad ligt al weer achter ons. De organisaties was tevreden. In totaal liepen 4.208 ambtenaren uit 293 gemeenten drie verschillende afstanden 6, 9 en 12 km door de natuur-rijke omgeving van Lelystad. Volgend jaar is er met de 25e editie wat te vieren. Misschien wel het belang van de Veldloop in het kader van verduurzaming en gezondheid.

Even voorstellenArchiefwerk is absoluut niet stoffi gSinds december versterkt Quentin Hermens (38) het team van Karmac Document Management Systems. Hij stelt zich graag even voor.

Karmac DMS is heel blij dat Edwin Hoekwater (63) per 1 januari het team versterkt. Edwin heeft jarenlange archiefervaring en beschikt dan ook over een grote kennis en kunde op dit gebied.

Colofon

NK Veldloop Gemeenteambtenaren 2011

krant

www.KARMAC.nl7

Documenten geven beeld van de roerige historie in Harderwijk

“Het ‘Burger Weeshuis Harderwijk’ hanteerde strenge regels. De weeskin-deren liepen er veelal opvallend herkenbaar bij. In een soort weeshuisuni-formpjes. Het werd hen stevig ingewreven dat de bedeling voor ze zorgde. Dus dat ze dankbaar dienden te zijn. En gehoorzaam. Het archief van het Weeshuis geeft een beeld van wat er speelde. Doordat het nu gedigitali-seerd wordt, is het voor een breed publiek gemakkelijk toegankelijk”.

Documenten ‘Archief Burger Weeshuis’ gaan terug tot 1407

Per 1 januari 2011 zijn de Limburgse gemeentes Eijsden en Margraten gefuseerd. De gemeentehuizen van zowel Eijs-den en Margraten blijven echter beiden in gebruik. Uiteraard betekent dit dat de medewerkers van het gemeentehuis in Eijsden de akten van het gemeentehuis van Margraten moeten kunnen inzien en vice versa. Tot voor kort was dat niet mogelijk. Het werd tijd voor digitalisering!

De gemeente Eijsden-Margraten noemen zich samen Bloesem van het Zuiden. De regio is bekend van het typi-sche Limburgse heuvellandschap en als doorkomst bij grote wielerevenementen. De gemeente Eijsden-Margraten telt in totaal 25.000 inwoners; 12.000 uit Eijs-den en 13.000 uit Margraten. Zowel de gemeente Eijsden als de gemeente Mar-graten zijn in de jaren ‘90 al begon-nen met het digitaliseren van de per-soonskaarten. Eens per jaar scanden de gemeenten bovendien de boeken met akten. Op zich natuurlijk goed en voor-uitstrevend, maar toch liep de fusiege-meente Eijsden-Margraten tegen twee problemen aan. De akten waren niet voorzien van metadata, zodat zij moeilijk te doorzoeken waren. Daarnaast werden de akten niet organisatiebreed beschik-baar gesteld.

“Ik had van andere gemeenten goede berichten over Karmac gehoord en zo zijn we daar terecht gekomen,” vertelt Martijn Reinders, beleidsadviseur infor-matiemanagement . “De samenwerking is goed bevallen. Karmac heeft de bestan-den op zo’n manier ontsloten dat beide locaties, via ons documentair manage-mentsysteem, de akten nu kunnen opvra-gen. Ook heeft Karmac een extra deel

van de akten gedigitaliseerd en ervoor gezorgd dat de documenten nu wel los op te vragen zijn. Ik stond versteld van de korte tijd die Karmac hiervoor nodig had; binnen twee weken was de klus klaar. In het verleden nam dat meer tijd in beslag. De tijdwinst komt onder andere doordat Karmac het document management systeem waar wij mee wer-ken kent. Veel gemeenten gebruiken dit systeem. De juiste koppeling was vrij snel gemaakt.”

Martijn Reinders zegt over de samenvoeging van de twee gemeenten: “We hadden deze schaalvergroting echt nodig. Maar een echt grote gemeente zijn we nog steeds niet. We blijven daarom de akten per jaar digitaliseren. Zo vaak worden ze immers niet opgevraagd.”

Digitale akten voor Bloesem van het Zuiden

Archivaris D. Hovenkamp leidt het project ‘Digitalisering Archief Burger Weeshuis’ vanuit het streekarchivariaat Noordwest-Veluwe te Harderwijk. Kar-mac Microfilm Systems bv te Lelystad kreeg de opdracht om ruim acht meter archiefdozen te digitaliseren: rond de 25.000 opnamen van schriften, folio’s, bonnen, bijlagen, en al dat soort papier-werk. “Interessante documenten, hoewel verschillend van kwaliteit, waarvan de oudste dateert van 1407”, zo licht Hoven-kamp toe.

Stierven als rattenDe stad Harderwijk grensde vroeger

aan de Zuiderzee. Het was een toon-

aangevende handels- en visserijstad, er was een grote Universiteit en er was veel menselijk leed. Hovenkamp: “Zo brandde in 1503 de stad grotendeels af en deden de Fransen het in 1673 nog eens dunnetjes over. De bevolking, geteisterd door epidemieën als de pest en Engelse ziekte, stierf in bepaalde periodes als rat-ten. Een deel van de rijke geschiedenis van Harderwijk -niet per se de hoogte-punten staat binnenkort op internet”.

Meer hitsArcheoloog Hovenkamp, die inder-

tijd het bodemarchief (zijn studieobject) inruilde voor het papieren archief, ver-wacht dat het digitale archief straks veel

genealogen en andere belangstellenden zal trekken. Dat daardoor meer mensen naar de studiezaal komen voor advies, uitleg en raadpleging kan het gevolg zijn. Meer hits leiden dan tot meer bezoek. “Het is natuurlijk heel interessant al die namen van wezen, de achtergronden, de financiers, de aankopen en reparaties. Het beeld hoe men leefde komt zo wer-kelijk tot leven”.

GeldIn 1965 werd de Algemene Bijstands-

wet van kracht en nam de overheid de verzorging van de wezen over. De oor-spronkelijke taak van het weeshuis werd beëindigd. Aardig is dat de Stichting Het

Burgerweeshuis dit digitaliseringproject wel bekostigt. Er vallen weliswaar geen wezen meer door te verzorgen, maar over geld voor culturele activiteiten, zoals kunstaankopen en nu het digitaliseren, beschikt men nog wel.

Hovenkamp: “Er staat zeker meer archiefwerk in de steigers. We willen ech-ter eerst hiervan het resultaat zien. Wij zijn in zee gegaan met Karmac Microfilm Systems bv omdat de condities het meest gunstig waren. En omdat het bedrijf dichtbij in Lelystad is gevestigd“.

Documenten geven beeld van de roerige

historie in Harderwijk

krant

www.KARMAC.nl

8

We vangen het gesprek toevallig op. We zitten te wachten op mevrouw Jetty Voermans, wethouder van de gemeente Zeevang. Zij zal ons vandaag alles gaan vertellen over de Karmac Bibliobus in deze gemeente. Lang duurt het niet voor-dat zij in de deuropening verschijnt. Mevrouw Voermans is een charman-te dame die ons mee neemt naar haar kamer om enthousiast verslag te doen.

De u omringende gemeenten hebben bibliotheek vestigingen. Waarom heeft de gemeente Zee-vang gekozen voor een BiblioBus?

“In onze gemeente en ook in de aan ons grenzende gemeenten heeft tot 2009 de Bibliobus van ProBiblio gere-den. Door het wegvallen van provin-ciale subsidie hield deze service op te bestaan. De omringende gemeenten heb-ben zich toen aangesloten bij bibliotheek Waterland. Zij hebben nu allemaal kleine dependances van deze bibliotheek.

Wij besloten het echter anders te doen. We hadden a) goede ervaringen met de Bibliobus en b) vonden we het financiële plaatje ongunstig uitvallen. Om een dependance van de bibliotheek te openen moet je forse investeringen doen die voor ons op termijn niet haal-baar waren. Je ziet nu ook dat met de huidige bezuinigingsronden de andere gemeenten zich aan het herbezinnen zijn.”

Hebben ze de verkeerde keuze gemaakt?

“Ze hebben destijds de keuze gemaakt waarvan zij dachten dat die juist was. Echter, vorig jaar, toen er fors

bezuinigd moest worden, hebben een aantal bibliotheekvestigingen de deuren gedwongen moeten sluiten. Dat leidde natuurlijk tot veel commotie. Ja, toen kwamen andere gemeenten hier vragen ‘hoe doen jullie dat’. Ik ben blij dat wij destijds een verstandige keuze hebben gemaakt.”

Hoeveel abonnees heeft de Bibliobus?

“Onze gemeente telt 6307 inwoners, waarvan 889 mensen lid zijn van de Bibliobus. Dat is meer dan tien procent! Best veel, toch? Ten opzichte van vorig jaar zijn we met 12% gegroeid. We zijn een plattelandsgemeente die bestaat uit zes kernen. Tussen die kernen zit best een groot verschil in het aantal en soort abonnees. Zo hebben we twee vergrijsde kernen. Neem als voorbeeld Schardam. In dit dorp, met 106 inwoners, hebben vorig jaar twee leden hun abonnement opgezegd. Percentueel gezien een enor-me afname. Ik weet wie deze mensen zijn – je kent hier elkaar nog – en dat één van hen is overgestapt op de grote letterboe-ken service, een vrijwilligersservice die de boeken haalt en brengt en waarvan de vrijwilligers tijd hebben voor een praatje. In meer kinderrijke kernen, zoals Kwa-dijk, is het aantal abonnees juist gestegen. Daar staat de bus bij de school en zie je na schooltijd moeders met hun kinderen de bus in gaan.”

Hoe past de Bibliobus in het beleid van de gemeente?

“Als gemeente zetten wij in op onder-wijs, sport en cultuur. We willen onze jeugd uitdagen en prikkelen om zich maatschappelijk te kunnen ontwikke-len. Onze gemeente telt vijf basisscholen

en de bus heeft met iedere school een samenwerkingsverband. De scholen heb-ben een collectief abonnement en gaan met groepjes naar de bus.”

Bent u tevreden over de Bibliobus?

“Zeker. Karmac voert klanttevre-denheidsonderzoeken uit en neemt de uitkomsten daarvan mee in haar dienst-verlening. Bijvoorbeeld door de collectie aan te passen. Ook hebben ze overleg met de scholen, bijvoorbeeld over projecten. Om Karmac te bedanken, hebben we ze vorig jaar, toen de gemeente veertig jaar bestond, twee dozen met ‘De Nieuwe Dik Trom’ cadeau gedaan. Dit kinderboek is geschreven door de achterkleinzoon van C. Joh. Kieviet, Ton van der Lee. Alle huishoudens uit Zeevang hebben een exemplaar gekregen. Waarschijnlijk is dit boek nu te leen in alle Bibliobussen van Karmac.”

Leent u zelf ook uw boeken bij de Bibliobus?

“Ha ha ha, nee. Ik moet eerlijk zeg-gen dat ik veel liever boeken koop. Ik

“Heb ik de boekenbus gemist?” In de ontvangstruimte van het gemeentehuis van Zeevang staat een wat oudere dame met een schoudertas gevuld met boeken. De receptioniste vertelt dat de bustijden zijn aangepast, het heeft in de krant gestaan. “Hmm, nou ja, ik heb mijn boek nog niet uit dus ik heb in ieder geval nog wat te lezen. Maar ik had ook een boek besteld en ik hoopte dat die er zou zijn vandaag.”

Christian van Kooten, adjunct-directeur van Conservatrix te Baarn, benadrukt de hechte samenwerking van zijn bedrijf met onafhankelijke financi-ele adviseurs die betrokken zijn bij de klant. “Dat kan alleen door goed te luis-teren, persoonlijke service, als het even kan zonder tijdsdruk, waardoor de klant zich gemakkelijk voelt. Belangrijk in dat kader is dat Conservatrix financieel advi-seurs een compleet financieel bouwwerk aanbiedt gericht op de particuliere en zakelijk eindafnemer met betrekking tot wonen, inkomen, oudedagsvoorziening en nabestaandenzorg.”

Sinds 1872Conservatrix richt zich dus op zake-

lijke en particuliere klanten. Het is een erkende verzekeraar die zich al sinds 1872 specialiseert in levensverzekerin-gen, pensioenen en hypotheken. Van Kooten: “Hoewel we wellicht minder naamsbekendheid genieten als de grote verzekeraars, kunnen wij ons uitstekend met hen meten. Het bewijs is niet alleen ons lange leven, maar vooral ook onze solide financiële basis. Zo is onze solva-biliteitsmarge bijvoorbeeld drie keer de wettelijke toegestane.”

30.000 stukkenVerzekeren vraagt om een goed geor-

ganiseerde administratie. Er zijn con-tracten met een looptijd tot wel 30 jaar. Elke mutatie dient snel en nauwgezet bijgewerkt te worden en fouten zijn zeer onwelkom. Voor Conservatrix betekent dit dat er dagelijkse honderden dos-siers passeren. Uiteraard verwerkt het bedrijf deze al jaren digitaal. “Sinds janu-ari 2009 digitaliseert Karmac maande-lijks de ongeveer 30.000 stukken. Deze komen binnen een week digitaal terug.

De papieren versie houdt Karmac effec-tief gestructureerd opgeslagen in haar moderne warehouse.”

Simpele rekensomVan Kooten: “Jaren daarvoor werkten

we met een eigen scansysteem en sloegen we de huishouding zelf op. Een bewer-kelijke activiteit. Een simpele rekensom leerde ons dat we met uitbesteding veel tijd en geld wonnen. We hebben met Karmac goede contractuele afspraken kunnen maken. Men begreep goed wat onze problemen waren en kwam met adequate oplossingen. Gelijktijdig werd ook op advies van Karmac het Alchemy data-management-systeem aangeschaft, waardoor we razendsnel onze weg kun-nen vinden in alle bestanden. Alle con-tracten -ook die van vóór 2009- zijn op deze manier te raadplegen, zodat we per klant direct kunnen informeren.”

PrivacygevoeligHet directiearchief is eveneens gedi-

gitaliseerd. Van Kooten: “We wilden per se niet dat dit buiten de deur zou gebeu-ren. Het ging om teveel privacygevoelige informatie. Dus schoof Karmac hier de apparatuur naar binnen. Zonder pro-blemen werd ook dat archief digitaal toegankelijk.”

Kluis werd kantoorInmiddels is het archief uit de kluis

en is deze tot kantoor omgevormd. Wel-kome ruimte om de snelle groei van Conservatrix op te vangen. De moderne verzekeraar maar met behoudende ken-merken op het gebied van product en dienstverlening. Met als slogan: Conser-vatrix, een beetje conservatief is zo gek nog niet.

Conservatrix: Een moderne verzekeraar met een conservatief beleid“Conservatrix biedt haar klanten financiële zekerheid. Dit heeft zich in de laatste paar jaren vertaald in een enorme groei. Het is curieus dat je als onaf-hankelijke verzekeringsmaatschappij de premie-inkomsten ziet verdubbelen in tijden van crisis. Wij zijn een verzekeraar met een conservatief beleid. Tege-lijk werken we met de modernste techniek voor verwerking en opslag van de dossiers: Karmac scant maandelijks de hele administratieve huishouding en met het DMS-systeem Alchemy kunnen we er razendsnel onze weg in vinden.”

Gemeente Zeevang tevreden gebruiker

bibliobus

Stefan de Munnik, manager van Karmac Document Management Solutions: “Conservatrix is een schitterend voorbeeld van hoe de brede expertise van Kar-mac een relatie van dienst kan zijn. Van de fysieke opslag van documenten tot het scannen van de documenten op de Document Campus in Lelystad en op locatie bij de opdrachtgever en de advisering rondom de documentprocessen en door inzet van Alchemy. Vanuit het brede netwerk hebben wij Infominds voorgesteld als implementatie partij voor de uitrol van Alchemy en de consultancy daaromheen. Ook in dat traject heeft Karmac de ontwikkelingen en implementatie nauwlettend gevolgd. Dit is zéér succevol verlopen waarbij doelstellingen binnen de tijd en binnen het budget zijn afgerond.

vind boeken een heerlijk bezit en heb zelf een grote bibliotheek thuis. Het heeft één nadeel, de boeken die je zelf het liefst zijn, leen je uit aan een ander en op die manier raak je ze natuurlijk kwijt.”

Hartelijk schudt mevrouw Voermans ons de hand wanneer we afscheid nemen. Langs de weilanden rijden we terug naar huis, dwars door de kleine dorpjes die

als een lint door het West-Friese land-schap kronkelen. En dan stuiten we op de Bibliobus. Hij staat op het Dorpsplein van Beets. Nu beseffen we pas wat voor een afstand er zit tussen deze huizen en het ‘hoofddorp’ van Zeevang, Oosthui-zen. Met drie boeken stapt een meisje met een paardenstaart uit de bus. Nog even en de bus vertrekt naar Middelie.

Jetty Voermans

krant

www.KARMAC.nl9

KostenreductieLobregt ziet digitalisering als één van

de mogelijkheden om tot kostenreductie te komen. Hij zegt: “Landelijk en regio-naal wordt de rol van de Kamers bedis-cusseerd. De Wet op de KvK wordt door Den Haag met regelmaat geëvalueerd. Doen Kamers nog wat we willen; moet het niet anders of goedkoper. Dat is de discussie die speelt”. De Kamers wach-ten op uitsluitsel van Minister Verhagen van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. Desondanks blijft de Kamer haar missie om ondernemers verder te helpen met ondernemen centraal stellen. Veel Kamertaken staan vast. Zo is het bestieren van het bekende Handelsre-gister bij Wet vastgelegd. “Het instituut bestaat echter uit een constellatie van veel meer activiteiten. Onmisbaar in dat kader is onze voorlichting aan onderne-mers, zowel 1e lijns als specifiek inzake ondernemerschap. Zo zijn er spreekuren met advocaten, accountants en notaris-sen”. Hij vervolgt met: “Het bedrijfsleven in de regio te stimuleren, is onze derde en misschien wel meest belangrijke activiteit. De Kamer werkt hiertoe veel samen met het onderwijs, de overheid en de beroepsverenigingen. Vanuit de regio kennen we de situatie, problemen en kansen”.

KansenAls we spreken over kansen. De

aanleiding om het bouwarchief van de

Kamer van Koophandel te digitaliseren was heel praktisch van aard. Toen in het Alkmaarse pand een deel van het pla-fond ten gevolgen van het loskomen van de brandwerende isolatie het begaf, bleek een goede en snelle toegankelijkheid van het archief een noodzaak.

Circa 22 dozen papier, deels tekst en deels tekeningen, werden bij Karmac in Lelystad aangeboden. Bouwoverleg-gen, opleveringsrapporten, tekeningen en originele contracten werden zo gedi-gitaliseerd dat aan de hand van steek-woorden elk thema heel makelijk terug te vinden is. Lobregt: “Door zo te filte-ren kunnen we heel efficiënt werken en nieuwe veranderingen –het gebouw is inmiddels tien jaar oud- voegen we er in eigen beheer zo aan toe. Zo houden we het geheel actueel. De kwaliteit is zeer goed, zoals we van Karmac gewend zijn. Rond 2002 digitaliseerde dit bedrijf alle Handelsregister dossiers voor ons en voor veel andere Kamers en slaat men het papieren archief op. Van dat laatste willen wij wel af, want we geloven in de authenciteit van digitaliseren. Het bespaart veel kosten en werk als digi-tale bestanden dezelfde autoriteit hebben als de papieren. Hiervoor loopt er een substitutieaanvraag. Voor Karmac is dat minder leuk, maar anderszijds houdt je deze ontwikkeling niet tegen. Men kan het ook als compliment voor betrouw-bare kwaliteit beschouwen”.

Het gemeentehuis in Baarn (foto: Gemeentehuis Baarn)

De helft valt af“Voordat de documenten naar Kar-

mac gaan, selecteren wij eerst welke documenten voor digitalisering in aan-merking komen. Het gaat uiteraard om documenten die we ook werkelijk digi-

taal willen beheren. Ongeveer de helft van de aangeboden documenten is tij-dens deze eerste selectie afgevallen. Kar-mac - dat het best scoorde op de prijs-/kwaliteitsverhouding van drie opge-vraagde offertes - maakt PDF-bestan-den van de overgebleven te digitaliseren documenten. De metagegevens worden door medewerkers van Karmac in een Excel-bestand verwerkt en vervolgens bij TenneT ingelezen in Docuware”.

GescheidenTenneT, voor 100% eigendom van de

Nederlandse staat, beheert het landelijke electriciteitssnetwerk van 110 kiloVolt en hoger: het Nederlandse hoogspan-ningsnet. Regionale netbeheerders zoals Enexis verzorgen vervolgens het trans-port naar de eindgebruikers. Producen-ten als Nuon en Essent zorgen voor de verkoop van electriciteit en ook gas, het

voor huishoudens en bedrijven noodza-kelijke energiepakket. Netwerkbeheer en energieverkoop zijn dus gescheiden.

Digitale netwerkTenneT heeft in Nederland meer dan

9.000 kilometer hoogspanningsnet van 380 kiloVolt (kV), 220 kV, 150 kV en 110 kV in beheer en een kleine 250 stations. Om een technisch goed wer-

kend transportnet te kunnen garanderen houdt TenneT de vraag en aabod van electriciteit voortdurend in de gaten. Het waarborgt zo op een veilige en doelma-tige wijze het transport van electriciteit over alle netten. Omdat het elektrici-teitsverbruik toeneemt zijn verschillende nieuwe hoogspanningsverbindingen in voorbreiding. Actueel is bijvoorbeeld de 380 kV hoogspanningslijn van Waterin-

gen naar Beverwijk, die zowel boven- als ondergronds wordt aangelegd. Om de omgeving goed te informeren wordt het digitale netwerk gebruikt, maar ook nieuwsbrieven waarin de diverse facetten van de aanleg de revue passeren. Voor persoonlijke vragen kan men sinds kort ook terecht in een Delfts informatiecen-trum.

De Kamer van Koophandel in Alkmaar

Meer doen in minder tijd, met minder geld en met minder mensen. Voor de Kamers van Koophandel zit er niets anders op. “Ons budget staat in de nabije toekomst zwaar onder druk”. Staffunctionaris Marco Lobregt van de Kamer van Koophandel Noordwest-Holland is in dat kader niet bang om voor de troepen uit te lopen. Naast zijn eigen takenpakket pakt hij als coördinator diverse projecten op van Neerlands kleinste Kamer te Alkmaar. Zo stuurt hij het digitaliseringproject van het bouwarchief aan, wat ondermeer intensief contact met Karmac te Lelystad inhoudt.

TenneT kan online bij alle documenten: “Eff ectief werken vanuit één documentmanagementsysteem”Door nieuwe wetgeving is een deel van de transporttaken van regionaal netwerkbeheerder Enexis bij landelijk beheerder Tennet ondergebracht. Hierdoor is ook een aantal archieven van Enexis door TenneT overgenomen. Karmac Informatie & Innovatie te Lelystad zorgt dat circa 150 volle VNG-archiefdozen worden gedigitaliseerd. Huub Sio, senior medewerker Docu-mentaire Informatievoorziening van TenneT, is ingenomen met de gekozen aanpak. “Via documentmanagementsysteem ‘Docuware’ zijn alle documen-ten straks goed toegankelijk en digitaal beschikbaar”.

Bouwarchief KvK Alkmaar digitaal

Huub Sio

krant

www.KARMAC.nl

1 0

Gemeenten gaan een uitdagende tijd tegemoet. Vanuit Den Haag komt er een aanzienlijke taakstelling richting de lokale overheden die tot drastische maatregelen zullen leiden. Tegelijkertijd verlangt dezelfde centrale overheid dat de dienstverlening richting burger en bedrijfsleven op een hoog peil komt en blijft - en dat steeds meer dienstverlening ook via een elektronisch loket beschik-baar is. Overigens, gemeenten delen dit streven, al is het alleen maar omdat de burger dat verlangt. Het is echter de vraag of kostenbesparingen hand in hand kunnen gaan met de gewenste impuls voor de dienstverlening.

De oplossing is niet moeilijk. Vele gemeenten hebben de weg naar digi-talisering al lange tijd geleden ingezet. En als je het hebt over meer efficiency en kostenbesparing dan is digitalisering het toverwoord, weet ook Hans Cillis-sen, hoofd documentaire dienstverlening bij de gemeente Nijmegen (Gld. ruim 162.000 inwoners). ‘De ontwikkeling richting digitaal werken op basis van geautomatiseerde processen is niet te stoppen. Gemeentebreed hebben wij de digitalisering in gang gezet. Staps- en procesgewijs rollen we dit concept nu verder uit in de organisatie. Dat gaat gepaard met de invoering van zaakge-richt werken. We willen op die manier onder andere via Digid zo veel mogelijk informatie transparant en toegankelijk maken voor de burger. Na een korte pas op de plaats hebben we begin 2010 dit traject weer volledig opgepakt’, vertelt Cillissen.

VoorwaardeBelangrijke voorwaarde van zaak-

gericht werken is het digitaliseren van dossiers. En daarvan heeft de doorsnee gemeente er aardig wat in beheer bij uit-eenlopende vakafdelingen. Een backlog conversie is dan de oplossing om fysieke dossiers te digitaliseren. De gemeente Nijmegen is het digitaal en zaakgericht werken gestart met de WABO of omge-vingsvergunning. Die geconsolideerde milieuwetgeving is onlangs in werking getreden, wat aanleiding was om direct de processen opnieuw en nu dan ook digitaal in te richten. Het tweede traject was het stroomlijnen van de proces-sen rondom de Wet maatschappelijke ondersteuning, WMO. Deze wet werd in 2006 vastgesteld ter vervanging van een aantal andere regelingen, waaronder de Wet voorzieningen gehandicapten. De WMO regelt onder andere de toewijzing van woningaanpassingen, vervoersvoor-zieningen en rolstoelen, maar voorziet ook in huishoudelijke verzorging. Voor-dat dergelijke voorzieningen daadwer-kelijk kunnen worden toegewezen door de gemeente, dienen cliënten (burgers) verschillende formulieren in te vullen en (medische) verklaringen te overhan-digen. Op die manier wordt een WMO-dossier al snel een groot pak papier.

Cillissen: ‘Op het moment dat de WMO zijn intrede deed, hebben we besloten nieuwe dossiers te beginnen voor onze cliënten. De oude WVG-dossiers hebben we afgesloten. Dit met het idee dat we binnen korte termijn toch de WMO-dossiers zouden gaan digitaliseren. Dat heeft even geduurd, maar in 2010 heb-ben we de digitalisering van de WMO in gang gezet. We hebben in projectgroepen alle processen rondom de WMO in kaart gebracht wat min of meer heeft geleid tot een proces herontwerp. Het leek ons het beste om eerst de infrastructuur op orde te hebben, alvorens het document management systeem te voeden met de digitale dossiers. Wat we absoluut wil-den voorkomen was een hybride situatie waarin fysieke en digitale dossiers naast elkaar zouden bestaan. Inefficiënt en onwerkbaar. Parallel aan de herinrichting van de processen, zijn we een aanbeste-ding gestart voor het digitaliseren van 8500 dossiers, goed voor ruim een half miljoen pagina’s.’

ComplexHet was voor Cillissen, verantwoor-

delijk voor de DIV-afdeling onder de dienst Inwoners met 35 FTE, van meet af aan duidelijk dat de conversie van fysiek naar digitaal niet in eigen huis kon wor-den uitgevoerd. De gemeente beschikt eenvoudigweg niet over voldoende men-sen en apparatuur om dergelijke volumen adequaat te verwerken. Daar komt bij dat WMO-dossiers behoorlijk complex zijn. De inhoud kent een zeer hoge diversi-teit, uiteenlopend van handgeschreven aanvraagformulieren tot rekeningen van leveranciers en medische verklaringen. De bulk is dan gelukkig wel in A4-for-maat, maar taxibonnetjes zul je op een andere manier moeten aanpakken. De dossiers zijn verdeeld in tabs, maximaal 18. Aan de hand van deze tabs zal de gedigitaliseerde informatie geïndexeerd moeten worden zodat gegevens snel doorzoekbaar zijn via het DMS Corsa.

Voor de tender is een pakket wen-sen en eisen opgesteld. ‘Centraal ston-den de vragen: welke kwaliteit is nood-zakelijk om gegevens te extraheren en documenten doorzoekbaar te maken en welke technologieën hebben we daar-voor nodig. Wij kozen uiteindelijk voor scannen in kleur, mede vanwege de vele verschillende typen documenten die in een dossier voorkomen. Kleur zorgt dan toch voor de beste herkenningsratio. Daar komt vervolgens een prijs-presta-tatieverhouding bij en de indruk die een

Stap voor stap naar substitutieAfscheid van papieren WMODe gemeente Nijmegen gaat stap voor stap richting zaakgericht en digitaal werken. Om de WMO volledig te digitaliseren is een omvangrijke backlog conversie uitgevoerd. Daarmee geeft de Gelderse gemeente ook de eerste aanzet tot substitutie.

Zo’n kwart miljoen mensen zijn dagelijks onderweg met een tankpas van Travelcard op zak. Travelcard stuurt hen desgewenst naar de goedkoopste ben-zinepomp in de buurt. “Om zakelijk reizen efficiënt en betaalbaar te houden, zijn continu nieuwe oplossingen nodig,” vertelt product manager Patrick Bosker. “Onze betrouwbare data gecombineerd met mobiele oplossingen stelt onze klan-ten in staat dagelijks te tanken bij het goedkoopste tankstation. Daarmee kun je al snel € 150 per kenteken per jaar besparen.”

Maar de ‘travelcard’ betekent ook administratieve ontzorging voor het bedrijf dat de passen aan zijn medewer-kers ter beschikking stelt. “De leaserijder hoeft geen bonnetjes meer te bewaren en de administratie ontvangt een heldere factuur waarmee de btw in één keer is

terug te vorderen. Deze factuur wordt overigens al jaren digitaal naar onze klanten verstuurd.”

Innovatie staat vooropPatrick Bosker: “Travelcard is een

innovatief bedrijf. Sinds kort kun je met onze pas bijvoorbeeld ook stroom laden. Zelf hebben we een volledig elektrisch voertuig voor de deur staan. We lopen graag voorop.”

Ook wat betreft digitalisering noemt Travelcard zichzelf een voorloper. Chris-tiaan Ebbens, teamleider commerciële binnendienst, legt uit. “Al onze uitgaande poststromen hebben we al jaren verduur-zaamd. Denk aan digitale facturen en digitale contracten. Ook de inkomende post wordt gescand. We proberen zo veel mogelijk zonder papier te werken.”

VerhuizingHet papieren archief zat op de oude

locatie niet direct in de weg. Christiaan Ebbens: “We werken dan wel digitaal, het in eerdere jaren opgebouwde archief was nog van papier. Aangezien er in ons oude pand voldoende opslagcapa-citeit was, was dit een beetje ontsnapt aan de aandacht. Totdat de knoop werd doorgehakt om naar het WTC te verhui-zen. Het overbrengen van ons papieren archief – 124m² – paste eenvoudig niet op de nieuwe locatie én niet bij ons inno-vatieve imago. Uitstekend moment dus voor digitalisering. In Karmac hebben we een partner gevonden die het archief in korte tijd – en naar tevredenheid - voor ons heeft weggescand. Karmac heeft alles professioneel aangepakt en is een goede partij gebleken om mee samen te werken. We kunnen hen iedereen aanbevelen.”

Digitale toepassingen kenmerken innovatief Travelcard

Travelcard is marktleider op het gebied van mobiliteitsgerelateerde transacties voor de zakelijke markt. In maart verhuisde het bedrijf naar de Carlton wTC Toren in Almere. Tijd voor Travelcard om het papieren archief te digitaliseren.

Patrick Bosker en Christiaan Ebbens voor de vestigingslocatie van Travelcard in Almere

krant

www.KARMAC.nl1 1

De huidige Archiefregeling stelt aan overheidsorganisaties maar ook aan het bedrijfsleven eisen aan onder andere de duurzaamheid, bouw- en inrichting, kli-maat- en vochtigheidsregeling en vei-ligheid om een optimale conditie van archieven te waarborgen. Notarissen stellen daarnaast als eis dat de archief-beheerder ook het ambtsgeheim waar-borgt. “We hoorden goede verhalen over Karmac en daarnaast zijn we praktisch buren,” vertelt mr. Jeroen van der Weele. “Dat we ons archief bij dit bedrijf zouden onderbrengen, lag dus voor de hand. Toen we in 2007 klant werden, kregen we een rondleiding door het archief en waren we onder de indruk. De opslag is immens groot. Ons archief – wat wij al heel wat vonden – is een druppel op

een gloeiende plaat. Maar tegelijkertijd vonden we alles toch erg geordend en overzichtelijk.”

BeroepsdeformatieSlechts een select aantal medewer-

kers van Karmac is geautoriseerd om toe-gang te hebben tot de opslagruimte waar het archief van notariskantoor Van der Weele zich bevindt. Daarnaast voorziet het protocol erin dat documenten door twee personen worden opgehaald.

Dat er documenten uit het archief nodig zijn, komt overigens niet vaak voor. Mr. Van der Weele: “De offici-ele bewaartijd van documenten is in veel gevallen vaag. Daarom bewaren de meeste notarissen hun documenten

levenslang. Het zal beroepsdeformatie zijn, om niets op te ruimen, we hebben zelfs onze financiële administratie van twintig jaar geleden nog in de kast staan. Maar ja, ik wil dingen nu eenmaal op kunnen zoeken als dat nodig is. Je zult altijd zien dat zodra je een officieel docu-ment weggooit, je een telefoontje krijgt dat dat document toch nodig is. Dan kun je wel de scan hebben, maar dat is dan toch niet het origineel. Als notaris hecht ik gewoon veel aan papier.”

Bibliobus is ook een sociaal gebeuren

Het echtpaar Verbrugge woont in Rijpwetering, een dorp in de buurt van Leiderdorp dat slechts 1.600 inwoners telt. Twee keer gas geven en je bent er doorheen. “De bibliobus is daarom ook echt een sociaal gebeuren hier,” ver-telt mevrouw Verbrugge (63). “Maan-dagavond staan er meestal al zo’n tien mensen te wachten totdat de bus er is.

Je maakt een praatje met elkaar, kletst weer wat bij. Het leuke is dat het publiek erg gemengd is. Mijn overbuurvrouw gaat weg met een tas vol boeken voor de kleintjes, maar er komen ook veel oudere mensen.” Meneer en mevrouw Verbrugge gaan meestal samen – “Wel zo gezellig”.

“Ik ben dol op lezen, maar heb er eigenlijk geen tijd voor,” vertelt mevrouw Verbrugge. “Het is mijn man die elke week met drie à vier dikke pillen de bus verlaat. Eigenlijk heeft hij ook niet zo

veel tijd, maar hij maakt tijd. Hij leest in de pauze op zijn werk, bijvoorbeeld. Of onder het eten als het boek uit moet, omdat de bus alweer bijna komt.”

Misdaadromans & Dokter FrankMet de leenfrequentie van meneer

en mevrouw Verbrugge zou je haast den-ken dat ze zelf geen boek bezitten, maar dat is allerminst waar. “Achterin de tuin hebben we een blokhut die is gevuld met boeken, onze eigen ‘mini-bibliotheek’. Ik heb het hele oeuvre van Lidy Rood staan en verzamel wijn- en kookboeken.”

Uit de bibliobus leest meneer Ver-brugge voornamelijk misdaadromans. Mevrouw Verbrugge houdt vooral van boeken over honden: “Mooie plaatjes en tips over hoe ik met mijn eigen honden om kan gaan. De keuze is ruim en het mooie is dat de bibliobus heel persoon-lijk is. Ik kan alles aan Rob, onze biblio-thecaris vragen. Waar welk boek staat, maar ook bijvoorbeeld of hij kan zorgen dat het boek Slank met Dokter Frank in de collectie opgenomen kan worden. We zijn blij met de bibliobus en hopen nog jaren klant te blijven.”

De heer en mevrouw Verbrugge zijn bibliobusleden van het eerste uur. Samen leenden ze tot nu toe meer dan honderd boeken!

Mevrouw Verbrugge bij de bibliobus van Karmac Bibliotheek Service

outsource partner achterlaat. Het gaat hier om complexe en privacygevoelige dossiers en om een project dat een korte doorlooptijd vraagt. Bovendien stellen wij alles in het werk om tot substitutie te komen: dat we toestemming krij-gen definitief afscheid te nemen van de fysieke dossiers. Dat alles vergt nogal wat van een service bureau’, stelt Cillis-sen. Uiteindelijk was het Karmac dat de opdracht de WMO-dossiers te scannen werd gegund.

Het totale proces bij Karmac is beke-ken door de archiefinspecteur van de gemeente Nijmegen, voordat er gestart werd met het project. Het Lelystadse bedrijf heeft diverse testen uitgevoerd om aan te tonen te voldoen aan de eisen en wensen die horen bij de substitu-tie. De inspecteur kon zich vinden in de aanpak van Karmac. Het voorwerk bestond onder andere uit het scanklaar maken van incourante formaten, zoals de eerder genoemde declaraties van taxi’s. De dossiers zijn vervolgens batch-gewijs in kleur gescand, 300 DPI. De output is uitgeleverd in het bestandsfor-maat PDF/A 1-b met JPEG-compressie. Het batchgewijze karakter ligt in het feit dat de oude, statische WVG-dossiers als eerste zijn gedigitaliseerd, met als out-putformaat doorzoekbaar PDF, zonder indexen. Dat deel is overigens door de sociale werkvoorziening van de gemeen-te opgepakt. Vervolgens is een groot deel van de WMO-dossiers naar Karmac verscheept. En ten slotte is de laatste aanwas verwerkt, zodat eind november 2010 alle dossiers digitaal beschikbaar waren. De WMO-afdeling zelf was al sinds september volledig digitaal aan het werk, dus kwamen er geen nieuwe fysieke dossiers meer bij. Het complete fysieke WMO-archief is overigens opge-slagen in het depot van Karmac.

Gedurende het traject zijn de dos-siers feitelijk altijd nog bereikbaar geweest voor de medewerkers op het Nijmeegse stadhuis. ‘Als je het de mede-werkers zelf vraagt, kunnen zij eigenlijk geen dag zonder hun dossiers; hooguit 24 uur. Nu wordt de soep nooit zo heet gegeten, als zij wordt opgediend, maar dat stelde ons wel voor een uitdaging. Bij binnenkomst in Lelystad werden de dos-siers direct gescand. Het resultaat werd even snel beschikbaar gesteld via web-hosting. Als het moest, konden we dus direct over een dossier beschikken. Een belangrijk punt van ons, zeker wanneer je cliënten niet kan laten wachten of in onzekerheid wil houden’, aldus Cillissen.

Cillissen kijkt tevreden terug op het project. Hij concludeert dat de lij-nen met Karmac kort waren zodat vra-gen snel beantwoord konden worden en problemen snel opgelost. Via het DMS zijn nu alle WMO-dossiers toe-gankelijk en dat leidt alleen maar tot positieve reacties vanaf de werkvloer. De WMO-afdeling is de pionier die de gemeente Nijmegen verder op weg kan helpen richting volledig zaakgericht werken. Het feit dat deze digitaliserings-slag betrekkelijk vlekkeloos is verlopen, komt mede door de degelijke voorberei-ding en het goede opdrachtgeverschap van Nijmeegse zijde. De ervaringen die nu zijn opgedaan, nemen Cillissen c.s. mee in de volgende fasen. Dan staan de digitalisering van de postkamer en van de cliëntendossiers werk, inkomen en zorg op de planning. Bron: VIP

Aan archiefbeheer worden hoge eisen gesteld, terecht. Voor een notariskantoor is daarbij de eis dat het ambtsgeheim gewaarborgd is, een absolute voorwaarde. Karmac Informatie & Innovatie voldoet als een van de weinige archiefruim-teverhuurders aan de strenge eisen van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). Reden voor notariskan-toor Van der Weele uit Lelystad om haar archief bij Karmac onder te brengen.

Opslag met waarborging van het ambtsgeheim

Jeroen van der Weele

krant

www.KARMAC.nl

1 2

“We groeien uit ons jasje, er moet iets gebeuren.” Kenneth Nwosu klinkt gedre-ven. Hij is vastbesloten de verdere groei van het fysieke archief van het AMC een halt toe te roepen. Digitaliseren is volgens hem de enige oplossing. Maar die papierwinkel is natuurlijk niet één, twee, drie weg. En dat is de reden waar-om 150.000 statussen zijn opgeslagen bij Karmac Informatie & Innovatie (I&I).

Het AMC is één van de acht uni-versitair medische centra in ons land en wordt op het gebied van de academi-sche geneeskunde gerekend tot de inter-nationale top. Als universitair medisch centrum heeft het AMC drie hoofdta-ken. Voorop staat de behandeling van patiënten. Jaarlijks worden er 56 duizend patiënten in het AMC opgenomen. Het AMC biedt medische behandelingen en voorzieningen die maar aan een beperkt aantal ziekenhuizen worden toegewe-zen. Daarnaast wordt in het AMC veel medisch-wetenschappelijk onderzoek verricht. Derde hoofdtaak is het verzor-gen van geneeskundig onderwijs.

Tijdelijke oplossingToen Kenneth Nwosu in dienst

kwam bij het AMC werd de archiefop-slag door een andere externe partij dan Karmac verzorgd. Nwosu vroeg zich af of de prijzen van deze partij marktconform waren en ging met diverse partijen om de tafel zitten. Al snel verhuisde de exter-ne opslag naar Karmac. “Het was heel duidelijk, Karmac zat gewoon scherp qua prijs. Maar wat ons uiteindelijk écht over de streep trok, was de expertise van Karmac op gebied van digitaliseren. De meeste partijen die archiefopslag aanbie-den, beschikken ook over een scanstraat, maar Karmac heeft op dat gebied een grote staat van dienst, dat wekt vertrou-wen. Archiefopslag is een tijdelijke oplos-sing. In de toekomst gaat het hele AMC namelijk digitaal werken. Voor beiden

diensten kunnen we bij Karmac terecht en dat is prettig.”

“De klant merkt niets”De 150.000 statussen die bij Karmac

zijn ondergebracht, vormen een klein deel van het totale archief. Maar het is wèl een gedeelte waaruit regelmatig sta-tussen worden opgevraagd. “We krijgen per dag zo’n zevenhonderd statusaanvra-gen. Gemiddeld twintig daarvan liggen dagelijks bij Karmac en moeten we dus opvragen. Mijn klant, het specialisme dat de status opvraagt, merkt daar niets van. Binnen 24 uur is een status op de afdeling, dezelfde tijd die het kost om een status uit de AMC-opslag te halen. Spoedopdrachten verwerken zowel wij als Karmac uiteraard sneller.

Het werkt goed. Maar uiteindelijk zou digitale beschikbaarheid van dossiers veel beter zijn. Daarover zijn we momen-teel met Karmac in gesprek.”

Net als alle zorgorganisaties zijn zie-kenhuizen gehouden aan de wet- en

regelgeving met betrekking tot het archi-veren van medische gegevens. Ziekenhui-zen hebben een archiveringsplicht van 15 jaar; UMC’s hebben zelfs een bewaar-plicht van 115 jaar vanaf de geboorte. Een duurzame manier om dossiers is digitalisering van de dossiers. Daarmee wordt ook dure archiefruimte overbodig.

Decentraal bedrijfDe digitalisering van het AMC-

archief is behalve een omvangrijk project verre van eenvoudig. Kenneth Nwosu: “Het AMC is een behoorlijk decentraal bedrijf. Elk specialisme heeft zijn eigen bedrijfsvoering en daarmee ook zijn eigen wijze van digitaliseren. Zo verschilt bijvoorbeeld de volgorde waarin een sta-tus is opgebouwd. We zijn nu bezig met het ontwerpen van een formeel beleid, maar wanneer alle specialisaties zo ver zijn, is moeilijk te zeggen. In de tussen-tijd is het een kwestie van beheersen. Per dag scannen we zelf al driehonderd sta-tussen, zodat ons fysieke archief in ieder geval niet meer groeit.”

AMC zit op één lijn met KarmacEen medische status bevat al snel honderd pagina’s. Het centraal medisch archief van het Academisch Medisch Cen-trum (AMC) bij de Universiteit van Amsterdam telt drie miljoen statussen. Aan Kenneth Nwosu, hoofd van het archief, de schone taak dit archief beheersbaar en toegankelijk te houden.

Academisch Medisch Centrum, verbonden aan de Universiteit van Amsterdam

“Er waren twee opties,” vertelt Hagar Scholte. “Onze manier van werken aan-passen door bijvoorbeeld het inzetten van flexwerkplekken. Of proberen extra ruimte te creëren. Gezien het tijdpad kreeg die tweede optie de voorkeur. Na een kritische blik op onze beschikbare vierkante meters kwamen we op het idee om diverse archiefruimten leeg te ruimen. Deze ruimte wilden we dan ombouwen tot werkplekken. Het archief gingen we extern opslaan.”

StoelendansHet resultaat was een stoelendans

van zeventig medewerkers en de verhui-

zing van 1.700 archiefdozen van Landal GreenParks naar Karmac I&I. Hagar vervolgt: “Karmac vroeg ons om een overzicht te maken van alles wat er aan archief aanwezig was. Het is natuurlijk belangrijk om te weten welke informa-tie in welke doos zit; bij welke afdeling horen de spullen, uit welk jaar komen de gegevens en wanneer mogen de docu-menten vernietigd worden? Het heeft wat werk gekost om al deze informatie bij elkaar te krijgen, maar nu is wel dui-delijk wat er precies in het archief staat.”

Workshop opvraagserviceVoor de medewerkers organiseert

Karmac een workshop voor het digitaal documentopvraagsysteem. “Iedereen moet dat zelf kunnen,” zegt zij. “Daarom liggen er een handleiding en een pro-cedure. Maar in een drukke organisatie zoals Landal kan het gebeuren dat men-sen zichzelf de tijd niet gunnen om zich hierin te verdiepen. De workshop die Karmac geeft duurt een uur. Dat is voor iedereen te overzien en zal in de toe-komst veel tijd schelen. Natuurlijk kun-nen mensen ter zijner tijd naar Karmac bellen, maar dit leek ons handiger.”

Kosten-baten analyseHet Landalarchief zal nog een aantal

jaren in de opslag van Karmac blijven staan. Hagar: “Ons archief is in essentie statisch, dus de kosten wegen niet op tegen de baten als we het archief zouden digitaliseren. We zijn momenteel wel aan het bekijken of we een digitaliseringsslag kunnen maken – dat was ook de reden dat we bij Karmac zijn uitgekomen, ze kun-nen daar de archiefopslag èn de digitali-sering regelen – maar het gaat dan alleen om digitaliseren van nieuwe materialen. Archiefopslag is voor ons momenteel dé perfecte oplossing om onze dure vierkante meters vrij te maken.”

In deze uitgave komt een aantal klanten aan het woord dat door digi-talisering en uitgekiend documentbe-heer de overstap heeft gemaakt naar plaats- en tijdonafhankelijk werken en daarmee het Nieuwe Werken. Daarmee komt een ontwikkeling die Karmac al in 1997 met het toenmalige Andersen Consulting, tegenwoordig Accenture geheten, in gang zette, toen nog onder de noemer Paperless office, nu eindelijk in een stroomversnelling.

Waar organisaties nog gebonden zijn aan het gebruik van papieren dos-siers en archieven is HNW onmogelijk.

Zodra dossiers en documen-ten gedigitaliseerd zijn en op afstand oproepbaar, staat in principe niets Het Nieuwe Werken meer in de weg.

In HNW maken medewerkers en leidinggevenden goede afspraken over de resultaten. Binnen afgesproken kaders kan de medewerker naar eigen inzicht werk uitvoeren en afleveren. In veel organisaties die voor het HNW kiezen kunnen we een geleidelijke stij-ging vaststellen in het aantal thuiswer-kers.

Met betrekking tot een juist gebruik van moderne IT-mogelijkheden onder-gaat een organisatie een ommezwaai. Leiding en medewerkers moeten wen-

nen aan telewerken, E-learning, werk-processen en aan de nieuwe afspra-ken hierover. Immers, er ontstaat een nieuwe flexibiliteit en keuzevrijheid. Uiteindelijk neemt de medewerkerte-vredenheid toe, zo blijkt uit cijfers.

Digitalisering van documenten is daarmee een dienstverlening met een sterk duurzaam karakter, ook al van-wege de vele woon-werk kilometers die met thuiswerken bespaard kunnen worden.

Richard Beers

directeur Karmac Groep

Het Nieuwe Werken

Landal toverde archiefruimte om tot fl explekken

Het gaat goed met Landal GreenParks. Hun personeelsbestand groeit. De ruimte in Landal GreenParks’ hoofdkantoor in Leidschendam is echter beperkt. Projectmedewerker Hagar Scholte werd gevraagd een oplossing te bedenken. Hoe maak je extra ruimte? Door opslag van dossiers bij Karmac kon vrijgekomen archiefruimte worden omgetoverd tot flexplekken.