Je positionering als assistant

1

Je positionering als assistant

Door Aline de Bruin / 14 december 2015 / Persoonlijke ontwikkeling / Checklist

Als assistant ben je veelzijdig en heb je een groot arsenaal aan kwaliteiten. Hoe kan het dan dat je vaak te weinig erkenning en waardering voor je werkzaamheden krijgt?

Volgens Anna Tjumina, assistant en oprichter van Global PA Academy, komt dat door een gebrek aan zelfvertrouwen. Ze geeft tips om jezelf beter positioneren.

Ons vak ontwikkelt zich en groeit in razend tempo. Er is veel onzekerheid en verandering in onze profielen en verantwoordelijkheden. Misschien is dat de bron van onze onzekerheid. Maar die verandering maakt ons juist belangrijker.

Ja, het poppetje op de PA-positie is vervangbaar. En dat is maar goed ook. Maar als jij goed bent in je vak dan is datgene wat je voor iemand betekent absoluut wél onvervangbaar.

En als dat niet geldt voor deze manager, dan is er een volgende die van jouw support gebruik kan maken. Jouw support is zeker onmisbaar.

Gebrek aan waardering

Als assistant kennen we onze managers als geen ander en we zien dagelijks dat hun agenda’s propvol zitten en dat hun privéleven er zelfs onder lijdt. Ik kan het ze niet kwalijk nemen dat ze vergeten om stil te staan voor een uitgebreide dankbetuiging.

In het geval van gebrek aan ‘externe’ dankbaarheid moeten we deze dan ook bij onszelf zoeken. Je doet je werk toch deels voor jezelf, of niet?

De verantwoordelijkheid ligt daarom bij jezelf om het naar je zin te maken. Uit die slachtofferrol stappen is een grote transformatie.

Je positionering als assistant

2

Externe complimenten zijn geen lang leven beschoren. Jezelf complimenteren na een vier uur durend gevecht met de printer om 37 kopieën te maken van een rapport, die in de juiste volgorde te krijgen en te nieten, met de juiste bijlagen en nog een mooi kaftje eromheen.

Dáár kun je grote waardering uit halen en alleen jij weet dat je het ook dubbel en dwars verdient. Maar als je wacht tot je baas dit opmerkt, laat je die kans voorbij gaan en ben je juist gefrustreerd. De keuze is aan jou!

Achter de schermen

Het zijn juist die verborgen uitdagingen en issues die wij dagelijks ondervinden die de meeste lofbetuigingen verdienen.

Maar dat alles gebeurt vaak achter de schermen. Niemand ziet ze en niemand zal je ervoor bedanken. Want een goede PA laat niets merken van al de moeite en problemen.

Onze managers hebben genoeg andere dingen aan hun hoofd. Het heeft niet veel zin om een dankbetuiging op te eisen voor het organiseren van een gezellig teamuitje (wat je ongetwijfeld uren gekost heeft aan onderhandelingen en eindeloos veel e-mailtjes) terwijl je baas in de weer is met een reorganisatie of het verlies van een grote klant. Naadloze organisatie en schadebeperking - dat is wat we doen. De meeste problemen blijven onder water.

Wij weten het en we weten ook hoeveel moeite het kost om ze op te lossen. En dus zitten we zelf in de beste positie om daar trots op te zijn.

Positionering

Het allerbelangrijkste is om je te realiseren dat je zelfvertrouwen iets van jou is. Het is jouw eigen overtuiging dat jij goed bent.

Als jij daar rotsvast van overtuigd bent dan zal een ander daar alleen maar aan kunnen bijdragen en er nooit afbreuk aan doen. Zo ook je positionering: als je weet waar je voor staat en je je er consequent naar gedraagt, dan leren mensen je zo kennen.

Je positionering als assistant

3

Positionering groeit met de tijd, maar jij bent hierin de constante factor. Alleen de toeschouwers veranderen.

Vier je successen

Hoe vertaal je een geslaagd project naar je manager?

• Zoek een rustig moment uit en overhandig je manager een statusrapport.

• Dat is een lijst met alles wat je voor elkaar hebt gekregen en eventueel je tijdsinspanning.

• Doe het niet omdat iemand het vraagt, maar omdat je het belangrijk vindt dat je manager weet wat je voor hem of haar doet.

• Doe dat eens per maand en neem zo mogelijk ook kostenbesparingen mee. Denk als een Business Partner. Hij zal echt niet op details ingaan, maar dan heb je wel mooie onderbouwing voor de volgende beoordeling.

• En dan nog een truc: als je echt ergens trots op bent, vier het dan met een traktatie.

• Natuurlijk nodig je jouw manager uit om mee te smikkelen. En natuurlijk zal de vraag komen wat de aanleiding is. En dan heb je de aandacht en kun je er alles over vertellen.