cogn-it.be http://www.cogn-it.be/nl/sharepoint/item/174-je-hebt-sharepoint-nodig-wanneer

Je hebt SharePoint nodig wanneer ...

In deze reeks van blogposts bespreken we enkele mogelijke scenario's die voorspellen dat jouw ondernemingnood heeft aan SharePoint, hetzij SharePoint Online of SharePoint On Premise.

Je hebt SharePoint nodig wanneer...

1. De helft van je IT budget wordt besteed aan opslag voor iedereens email quota

Een groot deel van de emails bevatten bijlages die al snel heel wat opslagruimte in beslag nemen. BinnenSharePoint kunnen email conversaties opgeslagen worden zodat ze een rechtstreekse bron worden voorinformatie. Door één exemplaar van een document te bewaren en daarnaar te verwijzen in je emails bespaar je jeExchange administrator heel wat kopzorgen.

2. De bedrijfscommunicatie in je inbox weinig nuttige informatie bevat

Niemand houdt van een inbox vol 'bedrijfsspam'. Heb je het gevoel dat je belangrijke mails daardoor mist?Door gebruik te maken van de samenwerkingsmogelijkheden binnen SharePoint is het eenvoudig om decommunicatie relevanter te maken voor de gebruiker. SharePoint biedt bijvoorbeeld mogelijkheden om bepaaldemensen, documenten en sites te volgen en een melding te ontvangen wanneer relevante informatie geplaatstwordt.

3. Elk teamlid beschikt over een andere versie van een document

SharePoint maakt het makkelijker dan ooit om alle medewerkers te laten samenwerken aan hetzelfde document,opgeslagen op 1 locatie. De laatste versie van Office maakt het zelfs real time samenwerking mogelijk, waarbijalle deelnemers meteen de aangebrachte wijzigingen aan een document te zien krijgen. Versiecontrole zorgt ervervolgens voor dat alle wijzigingen getraceerd worden.

4. Je dat ene document dat je nodig hebt voor je taak maar niet kan terugvinden

De zoekmotor binnen SharePoint is één van zijn grootste troeven en kan zelfs informatie halen uit een Office ofPDF document. De uitgebreide 'tagging' mogelijkheden, metadata en filter opties maken het nog makkelijker omeen document terug te vinden.

5. De gedachte aan BYOD je angst inboezemt

Mobiliteit is een belangrijk punt vandaag en veel bedrijven switchen dan ook naar een BYOD (Bring Your OwnDevice) beleid. Dat brengt uiteraard enkele uitdagingen met zich mee, waaronder de ondersteuning van debedrijfssystemen voor de verschillende schermgroottes en types van deze apparaten.

SharePoint biedt hierop een antwoord door gebruik te maken van de laatste responsive design functionaliteiten enOffice Online Services (vroeger Office Web Apps). Office Online Services biedt gebruikers de mogelijkheid ombasis bewerkingen aan Office documenten te doen via de browser, in plaats van de software te moeten installerenop de tablet. Bovendien biedt Microsoft apps voor zowel iOS, Windows en Android, die gratis beschikbaar zijn inde desbetreffende app stores.

Ga verder naar deel 2 van deze serie blogposts "Je hebt SharePoint nodig wanneer...".

cogn-it.be http://www.cogn-it.be/nl/sharepoint/item/175-je-hebt-sharepoint-nodig-wanneer

Je hebt SharePoint nodig wanneer ... deel 2

In deze reeks van blogposts bespreken we enkele mogelijke scenario's die voorspellen dat jouw ondernemingnood heeft aan SharePoint, hetzij SharePoint Online of SharePoint On Premise. De eerste blogpost kan je hiernalezen.

Je hebt SharePoint nodig wanneer...

6. Je intranet of website nog lijkt af te stammen uit een vorig tijdperk

Gebruiksvriendelijkheid is de belangrijkste factor voor een goede gebruikersadoptatie. Met SharePoint kunnenmakkelijk aantrekkelijke websites gemaakt worden dankzij de design manager tools. Een SharePoint websiteontwerpen kan met de gekende HTML en web ontwikkeling tools, zonder diepgaande kennis van alle SharePointcontrols.

7. Je voor een update van de inhoud op je intranet of internet site, beroepmoet doen op iemand met kennis van HTML

Individuele medewerkers de mogelijkheid bieden om te focussen op hun content en het eenvoudig, zelf,publiceren daarvan, moet het doel zijn van elke onderneming die de samenwerking wil optimaliseren. Met deingebouwde publishing mogelijkheden in SharePoint is het een klein karwei voor een UI (User Interface) expertom vooraf basis templates te creëren voor content.

Eens de layouts aangemaakt zijn is het proces voor de gebruiker eenvoudig; creëer een nieuwe pagina, kies eenlayout, vul de content aan binnen de voorziene velden en publiceer. Het resultaat is een pagina die vormgegevenwerd door de expert en aangemaakt werd door de gebruiker.

8. Je contact moet opnemen met HR of een e-mail uitsturen naar de geheleonderneming, om iemand te vinden met een bepaalde bekwaamheid

Binnen SharePoint kunnen profielen aangemaakt worden waar gebruikers hun bekwaamheden, interesses,vorige projecten en meer kunnen registreren. In deze gebruikers profiel templates kunnen makkelijk nieuwevelden toegevoegd worden indien nodig.De informatie in deze profielen kan vervolgens doorzocht worden door iedereen binnen de onderneming.

9. Je bedrijfskalender of teamkalender niet meer is dan een vel papier

Met SharePoint kalenders is het eenvoudig voor gebruikers om gebeurtenissen of andere relevante informatie teplaatsen op een kalender. Verschillende views kunnen gecreëerd worden bijvoorbeeld door kleuren toe tekennen aan bepaalde categorieën. Verschillende kalenders met een bepaalde view kunnen vervolgensgepubliceerd worden op de site.

10. Voor de bedrijfsrapportage meerdere Excel bestanden nodig zijn, diegeüpdatet worden wanneer er nieuwe data voorhanden is

Door gebruik te maken van Excel Services en Power View kunnen de makers van rapporten focussen op hetaggregeren van data op één locatie en het creëren van een interactieve data verkenning, visualisatie enpresentatie die ad-hoc rapportage mogelijk maakt.

cogn-it.be http://www.cogn-it.be/nl/sharepoint/item/176-je-hebt-sharepoint-nodig-wanneer-deel-3

Je hebt SharePoint nodig wanneer ... deel 3

In deze reeks van blogposts bespreken we enkele mogelijke scenario's die voorspellen dat jouw ondernemingnood heeft aan SharePoint, hetzij SharePoint Online of SharePoint On Premise. Lees ook deel 1 en deel 2 uitdeze reeks blogposts.

Je hebt SharePoint nodig wanneer...

11. Je geen idee hebt welke taken aan jou toegekend zijn

Binnen SharePoint kunnen gebruikers taken aanmaken en deze toewijzen aan bepaalde personen, hetzij metbasis takenlijsten of geautomatiseerd via workflows. Gebruik je persoonlijke 'task view' in My Site om te zienwelke taken aan jou toegekend werden. Wil je nog meer controle, dan is er nog de Project Server (of ProjectOnline) om je SharePoint omgeving uit te breiden tot een volledige project applicatie.

12. Goedkeuringsprocessen bestaan uit het versturen van documenten naariedereen, waarna reacties manueel verzameld moeten worden

Het proces om documenten goed te keuren kan geautomatiseerd worden met de ingebouwde en aanpasbareworkflows. Er zijn verschillende 'approval workflows' standaard beschibaar die eenvoudig op te zetten zijn vooreen goedkeuringsproces van 1 tot 3 niveaus. Vul eenvoudigweg de namen in van de personen die per niveauhun goedkeuring moeten geven en je workflow, die de betrokken personen automatisch een notificatie stuurt, isklaar. Het is ook mogelijk om een custom workflow proces op te zetten voor een lijst of document, met meer dan 100workflows acties die beschikbaar zijn binnen SharePoint designer.

13. Belangrijke documenten op file shares staan en daardoor voor iedereeninzichtelijk zijn

Veiligheid is een kritieke factor voor elk systeem. SharePoint maakt het eenvoudig om informatie enkel te tonenaan mensen die deze informatie effectief mogen zien. De zoekmotor voert beveiligingschecks door zodatgebruikers die niet de nodige permissies hebben voor een document, dat document ook niet te zien krijgen in dezoekresultaten.

Wil je nog een stap verder gaan op het vlak van beveiliging, dan is er ook het 'document rights management'.Deze extra service kan documenten encrypteren en authenticatie vereisen bij het openen ervan. Door document

rights management in te zetten voorkom je dat gevoelige informatie in de verkeerde handen terechtkomt.

14. Er telkens een nieuw excel bestand of access database aangemaakt wordt,wanneer bepaalde informatie geregistreerd moet worden

Het grote probleem met deze werkwijze is het feit dat niemand deze bestanden uiteindelijk terugvindt wanneerdat nodig blijkt. 'Custom lists' in SharePoint stellen gebruikers in staat om zelf informatie te registreren. Deinformatie in lijsten kan op verschillende manieren gefilterd worden zodat elke gebruiker deze op zijn manier kandoorzoeken. Het gebruik van REST calls en InfoPath formulieren biedt nog complexere functionaliteiten binnenSharePoint.

15. Je file share bestaat uit een onduidelijke folderstructuur van meer dan 5niveaus diep

Het gebruik van folders binnen een file share of op de desktop was een goede manier om grote hoeveelhedendocumenten te structureren. Het probleem met folders is echter dat gebruikers die niet betrokken waren bij hetopzetten van de structuur, maar moeilijk de juiste documenten terugvinden.

Binnen SharePoint kan medata gekoppeld worden aan documenten. Aan de hand van deze metadata kunnen zevervolgens gegroepeerd en gefilterd worden. Op deze manier kan elke gebruiker zijn eigen view creëren endocumenten structureren volgens zijn voorkeur, in plaats van 1 structuur op te dringen aan de gehele organisatie.