Jaarverslag 2012

Korte voorstelling Buurt- en Nabijheidsdienst Kortrijk vzw is een Lokaal Diensten Economie-bedrijf (LDE) met verschillende erkenningen binnen het LDE-decreet. De diensten De Speelhoek, Klusjesdienst, Energiesnoeiers Zuid-West-Vlaanderen en Buurtsport Kortrijk vormen de organisatie. De vier diensten/erkenningen worden aangestuurd vanuit de Damastweversstraat 1 te Kortrijk. De Lokale Diensten Economie wordt gefinancierd volgens het klaverbladmodel. Dit wil zeggen dat de verschillende partners instaan voor hun deel van de middelen: de federale overheid, de Vlaamse overheid, de lokale overheid en ook de klanten. Per dienst verschilt de invulling van het klaverblad echter sterk. De missie en visie van de organisatie luidt als volgt: Missie: “BND Kortrijk vzw wil laagdrempelige diensten en werk aanbieden als antwoord op maatschappelijke behoeften, met bijzondere aandacht voor kansengroepen.” Visie: BND Kortrijk vzw biedt laagdrempelige diensten aan, betaalbaar en op maat. We richten ons op diegenen die het echt moeilijk hebben. We zijn klantvriendelijk, flexibel en kwaliteitsvol. We onderhouden nauwe contacten met onze klanten. Onze diensten - in zeer diverse sectoren - spelen in op niet-ingevulde maatschappelijke behoeften. We ontvangen steun van verschillende overheden om deze diensten te realiseren. Om onze diensten duurzaam uit te bouwen, investeren we in een doordacht netwerk. BND Kortrijk vzw biedt laagdrempelig werk aan. Onze diensten herken je aan de eenvoudige opdrachten met beperkte verantwoordelijkheid die worden uitgevoerd door personen uit de kansengroepen. Inzet, samenwerken en communiceren zijn kenmerken van onze medewerkers.

Door begeleiding op de werkvloer, zowel technisch als sociaal, krijgen onze medewerkers de mogelijkheid om zich persoonlijk te ontwikkelen. Onze organisatie gelooft in het geven van kansen binnen een eerlijke en collegiale werksfeer. We zijn een open organisatie met respect voor de cultuur, religie, achtergrond en overtuiging van klanten en medewerkers. Dit alles realiseren we binnen een haalbaar financieel kader met respect voor mens en milieu.

Personeel Een groei in de breedte

Uit de tabel leren we dat ons personeelsbestand slechts beperkt blijft groeien. Hiervoor zijn enkele verklaringen. Ten eerste streven we geen groei na. We willen een stabiele organisatie zijn, die elke opportuniteit goed afweegt. Ten tweede zijn nieuwe oproepen LDE eerder schaars. Dit zorgt bijvoorbeeld dat we geen nieuwe diensten duurzaam kunnen ontwikkelen. Daarnaast hebben we ook ingezet op stabiliteit binnen de verschillende teams (verklaring daling medewerkers Statuut samenwerkingsovereenkomsten (SO)), om volgend jaar her en der uit te breiden via Art 60, Wep+, … Het vacuüm waarin we binnen ons decreet

zijn in terecht gekomen mag de verdere ontwikkeling van de organisatie niet belemmeren. Net daarom zijn we enkele uitdagingen aangegaan. Bij de Klusjesdienst werd dit jaar een groei gerealiseerd met het oog op de schaalvergroting die wellicht zal worden opgenomen in het nieuwe decreet LDE. De Energiesnoeiers vulden hun overhead aan om beleidsondersteunend werk gestalte te kunnen geven. De Speelhoek verschoof dan weer wat pionnen zodat een extra kinderverzorgster kon worden aangeworven én administratieve ondersteuning mogelijk werd. Een laatste vaststelling is dat het toeleiden van medewerkers via samenwerkingsovereenkomsten met verschillende partners moeizamer liep. Zo bleven verschillende plaatsen lange tijd vacant. Wellicht zal daardoor cijfermatig de effecten van de verschillende inspanningen pas echt zichtbaar worden in 2013. Al lange tijd is diversiteit een uitdaging. We zijn te herkennen aan ons zeer heterogeen personeelsbestand. Elk jaar zijn er mensen die door zeer verschillende redenen de organisatie verlaten. Anderen komen er dan weer bij. Door de vele bewegingen wordt ons personeel telkens meer divers. Dit is een bewuste keuze maar er zijn ook valkuilen aan verbonden. Daarom zijn we een samenwerking aangegaan met De SOM om dit thema organisatiebreed uit te zetten.

Hoofdopdracht Op Spoor 2012 moest voor BND Kortrijk vzw een jaar om te consolideren zijn. Consolideren van de vele energie die we de voorbije periode met ons allen in de verschillende diensten en thema's binnen BND Kortrijk vzw staken. Net daarom kreeg het jaarplan de titel ‘Op Spoor’ mee. Na twee jaar van opbouwen via goedgekozen doelen en acties was het tijd om op veel vlakken te beginnen oogsten. Vandaar dat we vanaf dit jaar niet alleen meer spreken over prioriteiten, maar ook over facultatieve taken (Factak) en aandachtspunten. Die laatste twee zijn er om de opgezette processen op te volgen, te bewaken en dus “op spoor” te houden. Een eerste aandachtspunt was dat we voor elke dienst een projecttafel opstartten. Sommige diensten hadden dit al onder de vorm van een stuurgroep of praktische werkgroep. Niet in elke dienst was dit even succesvol te noemen, maar het bleek een nuttig instrument in het ontwikkelen van ons businessplan (zie lager). Daarnaast gaven we extra aandacht aan betere interne communicatie. Dit vertaalde zich in een verslagsjabloon die ons moet aanzetten om bewuster en efficiënter te communiceren. Voorts zorgden we ervoor dat we niet langer op ‘versnipperde’ wijze per dienst naar buiten kwamen maar als BND Kortrijk vzw. Als laatste, maar daarom niet minder belangrijk, startten we een preventieoverleg op. Het doel was maandelijks samen te komen om het globaal preventieplan tot uitvoering te brengen. Dit plan is geschreven vanuit een bedrijfsrisicoanalyse. Door het vertrek van onze preventieadviseur kreeg deze ambitie echter een serieuze knauw. Naast de aandachtspunten en facultatieve taken investeerden we fors op heel wat organisatie prioriteiten. Als Lokale Diensten Economieproject moeten we decretaal over een Persoonlijk OntwikkelingsPlan (POP) per medewerker beschikken. We hebben hier een meersporenbeleid ontwikkeld. Zo schreven we ons in als passieve partner binnen het POP-

UP ESF-project van Mentor Consult. We leverden hierbij 20 medewerkers die oefentrajecten ondergingen met een vaste consult. Daarnaast ontwikkelden wij zelf een duidelijk organisatiebreed POP-traject. Dit deelden we ook binnen de verschillende samenwerkingsverbanden wat leidde tot een eenduidig personeelsbeleid. Een derde spoor is dat we aan de hand van ons personeelsbeheersysteem ook gericht de formele en informele gegevens zijn gaan bijhouden. Een laatste aspect is het ontwerpen van een sjabloon voor alle verslaggeving in deze. Dit met het oog op een duidelijkere en gebruiksvriendelijker POP-beheer.

Ook alles wat met Administratie, Logistiek en Onthaal te maken had kreeg de nodige aandacht in 2012. Waar deze ondersteunende processen in het verleden nogal organisch vorm kregen, hebben we nu een analyse gemaakt van onze noden. Vanuit deze nauwgezette oefening zijn we ons gaan organiseren. Dit vertaalde zich in een vermindering van de administratieve ondersteuning in het algemeen naar een gerichtere uitbouw binnen De Speelhoek. Gelukkig kwam er bijkomende financiering via uitbreiding van de sociale maribel. Dit alles zorgt dat we de toekomst voldoende gewapend aankunnen. Daarnaast ontstond er een logistieke werkgroep die allerhande huis- en tuinklussen voor het hoofdgebouw aanpakt. Het voorbije jaar finaliseerden we ons handelingskader “begeleidershouding” die ons kapstokken geeft op de werkvloer in het begeleiden van onze medewerkers. Kapstokken maar geen antwoorden. Daarom starten we in 2013 voor alle coaches terug een intervisietraject op. Dit vormt een ontmoetingsplaats waar knelpunten, ervaringen en uitwisselingen afgetoetst aan onze begeleidershouding centraal staan. Het is nu de opdracht om het ontwikkelde document inherent te maken aan onze dagelijkse werking. Op gebied van kwaliteitsontwikkeling hebben we ons geweer van schouder verandert. Waar de nadruk de voorbije jaren vooral op organisatieprocessen lag, hebben we ons in 2012 gefocust op de processen per dienst. De meest essentiële processen werden per dienst in kaart gebracht en omgezet in operationele proceskaarten. Zo groeide onze proceskaartenbox sterk aan(kwantiteit), maar konden medewerkers vooral zeer snel wegwijs worden in het kluwen van processen binnen hun job(kwaliteit). In de slipstream van dit thema namen we ook de (ontbrekende) sjablonen betreffende briefwisseling aan. Er werden standaardsjablonen geïntroduceerd en geïmplementeerd voor alle externe communicatie wat betreft personeelsadministratie. 2012 was ook het jaar waar elk project zijn klantentevredenheid onderzocht. Organisatierichtlijnen in vorm en inhoud waren er bewust niet. Net vanuit de zéér diverse enquêtes willen we op middellange termijn kiezen voor een sterke adequate vorm en inhoud. De bedoeling is om uit deze jaarlijkse bevragingen telkens verbeteracties te distilleren. We verwijzen graag naar de jaarverslagen van de verschillende diensten om de resultaten 2012 te raadplegen. Door de cijfers van 2011 vast te pakken, hebben we voor de eerste maal een objectief zicht op ons absenteïsme. Door die cijfers te vergelijken met cijfers van de reguliere economie (Securex) en deze van de sociale werkplaatsen (SW) zijn we af van subjectieve interpretaties. De vertaalslag per project leerde ons dat er op dit vlak nog veel werk op het schavot ligt. We moeten dringend bijsturen op sommige plaatsen en enkele inhoudelijk beargumenteerde keuzes maken wat betreft langdurige ziekte. Vooral dit fenomeen doet onze cijfers rood kleuren. Zoals hoger vermeld hebben we hard ingezet op ons personeelsbeheersysteem E-OK. Via de ambassadeursgroep kreeg de inhoud gestalte maar dit liep niet van een leien dakje. Uiteindelijk werden communicatie, samenwerken en kwaliteitsvol handelen de drie centrale competenties. Competenties en vaardigheden werden toegewezen in eerste instantie aan functies, later ook aan de diensten. Al enkele jaren staat “financieel” tussen de organisatieprioriteiten. Ook in 2012 werd de nodige energie hier naar gekanaliseerd. De laatste stappen werden gezet om ons financieel huishouden op het gewenste niveau te tillen. We slaagden er in om de jaarlijkse stappen tijdig te zetten. Dit is wellicht vooral te wijten aan het feit dat we voldoende boekhoudtijd inkochten via SVK De Poort wat resulteert in een andere manier van financiële verwerking. Dit zorgt voor een

gerichtere opvolging die zich in de toekomst kan manifesteren als een pro-actief dienstoverschrijdend financieel beleid. Hier verder op inzetten met volle kracht kan pas na een stevige evaluatie. We startten ook met een leveranciersvergelijking die ons letterlijk winst moest opleveren. Samen met de sociale hogeschool, Sinergiek en partners uit ons netwerk gingen we op zoek naar scherpere prijzen bij bestaande leveranciers en waar nodig naar andere leveranciers. Al snel werden deze acties teruggeplooid op de klusjesdienst en waar mogelijk werden de effecten ingepast voor de ganse organisatie. Hoe langer hoe meer zagen we partners afhaken. Dit meestal door de service, gewoonte, afstand die men bij vertrouwde leveranciers kent, en dus ook moeilijk verlaat. In de verschillende diensten doken steeds meer peters & meters op. Soms voor klanten, soms voor taken en elders dan weer voor collega’s. Tijd om wat krijtlijnen uit te zetten. Dit item hebben we na de tussentijdse evaluatie in juni vooruitgeschoven naar 2013 en dit enkel binnen de Speelhoek. In het najaar zou, door de vele aangekondigde personeelswissels in de omkadering, hier onvoldoende ruimte voor kunnen worden voorzien. Later kan dan de vertaalslag gemaakt worden voor de rest van de organisatie. Met de richtcijfers zijn we wel stevig van leer getrokken. Per dienst werden de klanten in kaart gebracht. Dit leerde ons dat we meer dan ooit in de “kansengroepen” actief zijn. 90% van de klusjesdienstklanten komt in aanmerking voor sociaal tarief. Door de energiescans verplicht bij de doelgroep te laten uitvoeren, gaan we ook daar dezelfde richting uit. Bij Buurtsport halen we wellicht nog hogere cijfers. Cijfers die bewijzen dat we wel degelijk noodzakelijk zijn voor de mensen die het echt moeilijk hebben! Voor meer info over de verschillende diensten, maar ook voor alle info, cijfers en projectprioriteiten kan je best de jaarverslagen van de verschillende diensten raadplegen. Ze zullen jou zeker boeien en zijn te vinden op www.bndkortrijk.be

Op Spoor maar naar waar? Dat we noodzakelijk zijn staat buiten kijf! Maar rond ons zijn er veel dynamieken die zullen meebepalen hoe de organisatie verder zal evalueren. Zo moeten we een nieuwe samenwerkingsovereenkomst onderhandelen met de stad Kortrijk. Een stad met een nieuw stadsbestuur. Regionaal borrelen er ook verschillende vragen en kansen op: armoede (in alle vormen) en vergrijzing zijn immers uitdagingen waar de ganse regio antwoorden op zoekt. Welke rol spelen we hierin? De proeftuin buurtsport loopt op zijn laatste sportieve benen, wat doet de Vlaamse regering hiermee? Of de stad? Of wij? Het decreet LDE komt te vervallen en zal met het maatwerkdecreet

en het ondersteuningsdecreet een andere invulling krijgen vanaf 1/1/2014. Op dit dreigend vacuüm zijn we ons aan het voorbereiden door samen met Mentor Consult werk te maken van een businessplan voor de komende jaren. Deze oefening moet landen midden 2013 en ons wapenen voor een behouden toekomst. Een toekomst voor zowel onze medewerkers én onze klanten én het milieu.

Met steun van

CONTACT Buurt- en Nabijheidsdienst Kortrijk vzw Damastweversstraat 1 8500 Kortrijk Tel: 056 28 27 70 Fax: 056 28 27 79 E-mail: info@bndkortrijk.be Website: www.bndkortrijk.be Meer info? Neem gerust contact met ons op!