InSites vindt efficiënte leverancier in Onea

Vijf landen

Betere prijsonderhandelingen

Purchase-to-payInSites Consulting groeit en het gaat hard. “Vijf jaar geleden waren we met 50, volgend jaar zullen we met 140 zijn”, zegt Chief Strategy Officer Tim Duhamel. De voorbije maanden werkten Tim en zijn team dan ook aan procesoptimalisatie om de bedrijfsprocessen terug te doen aansluiten bij de reële werking. Om het financiële beheer te verbeteren, startte men 13 projecten. Eén van die projecten was een volledige nieuwe procedure voor purchase-to-pay. InSites wou daarmee een beter zicht op zijn kostenstructuur. Dat past binnen een groter project om na het eind van elke maand binnen de week de financiële resultaten te kunnen rapporteren.

“Er was een korte terugverdien-tijd door minder administratief werk en minder fouten in de verwerking van leveranciers-facturen.”Tim Duhamel, Chief Strategy Officer

Kosten vermijden

Tim Duhamel: “Een betere visibiliteit van de kosten is een eerste stap. Finaal willen

we natuurlijk kosten vermijden. Met acht miljoen euro leveranciersfacturen, moet je

daarbij automatiseren en digitaliseren. Anders lukt het zelfs niet meer om schijnbaar

eenvoudige zaken te realiseren, zoals altijd controleren of de leveranciersfactuur

overeen komt met de offerte. Of dubbele bestellingen vermijden, of diensten extern

bestellen die we ook intern hadden kunnen afhandelen. Op zich geen mirakels,

maar vanaf een bepaalde bedrijfsgrootte kan dit alleen nog efficiënt met duidelijke

procedures en ondersteunende software.”

Eén software voor alle taken

InSites Consulting evalueerde drie mogelijke softwareleveranciers en ging met Onea

in zee. “Onze kantoren liggen geen 10 kilometer uit elkaar en een nabije leverancier

is altijd handig. Maar het belangrijkste was onze gelijklopende visie. Alleen met

de software van Onea konden we alles realiseren wat we in gedachten hadden. In

theorie hadden we voor purchase-to-pay een workflow in ons ERP-pakket Dynamics

NAV kunnen maken, maar dat ging een veelvoud aan tijd en geld kosten. Bovendien

maakte Onea na een analyse een ‘fixed price’-offerte."

Goedgekeurd met een klik

Het bestelproces van InSites Consulting is nu gedigitaliseerd, er is een

goedkeuringsprocedure zonder manuele handelingen, binnenkomende facturen

worden automatisch gekoppeld aan de juiste offertes en alle factuurgegevens

worden voor het inboeken doorgestuurd naar het ERP-pakket. Indien nodig worden

de leveranciersfacturen ingescand, maar de meeste facturen komen binnen als pdf-

bestand. Onea installeerde en configureerde ScanPRO om alle stappen in het proces

te automatiseren. De software stuurt onder meer bestelbons uit naar de leveranciers.

Die ontvangen de bestelbons van InSites Consulting op een beveiligde website en

over InsitesInsites helpt zijn klanten om de beleving van con-sumenten te begrijpen door specifieke inzichten te geven over hoe en wanneer je voor hen het verschil kan maken. Consumenten reageren van-uit hun ervaringen met je product en diensten. Daarom helpt Insites zijn klanten bij het bepalen en meten van key performance indicators (KPI's) door middel van marktonderzoek.

A

one archive

Tim Duhamel, Chief Strategy Officer

kunnen daar de gegevens overnemen in hun facturatiesysteem.

Zeer snelle return

“De terugverdientijd van dit project was zeer interessant en

bedroeg minder dan een jaar”, zegt Tim Duhamel. “Die snelle

return kwam er door minder administratief werk en minder fouten

in de verwerking van leveranciersfacturen. Ook kunnen we nog

even groeien zonder extra medewerkers te moeten aanwerven

in de financiële afdeling. Bovendien hebben zij nu tijd voor een

betere opvolging van debiteuren, maar ook voor nacalculatie en

prijsonderhandelingen met onze grotere leveranciers.”

Oplevering zonder bugs

Heel het project was op drie maand afgerond en werd meteen

foutloos opgeleverd. “Chapeau dat Onea van bij de eerste keer

zorgde voor perfect werkende software. Het bewijst dat ze veel

aandacht hebben om alles goed te testen voor ze het aan hun

klant tonen. Dat is vaak anders bij dergelijke projecten”, zegt

Tim Duhamel. “Alleen tijdens de eerste projectweek was ik niet

overtuigd, want het ging me te traag. Met één telefoontje naar

Onea was het rechtgezet en is men er even hard ingevlogen als

wijzelf. We konden net volgen.”

Door die snelheid en met goede kwaliteitscontrole werd de

deadline zonder problemen gehaald. Tim Duhamel: “In het

algemeen ben ik zeer tevreden, Onea heeft op zeer korte termijn

een werkend systeem opgeleverd aan de afgesproken prijs. Precies

wat wij van onze leveranciers verwachten.”

Nieuwe, geautomatiseerde procedure voor purchase-to-pay InSites Consulting wou een beter zicht op zijn kostenstruc-tuur door onder andere een volledig nieuwe procedure voor purchase-to-pay op te starten. Het bestelproces is nu geauto-matiseerd, er is een goedkeuringsprocedure zonder manuele handelingen, binnenkomende facturen worden automatisch gekoppeld aan de juiste offertes en alle factuurgegevens wor-den voor het inboeken doorgestuurd naar het ERP-pakket.

“Door minder administratief werk en minder fouten in de ver-werking van leveranciersfacturen kwam er een snelle return”, zegt Chief Strategy Officer Tim Duhamel. InSites Consulting ging in zee met softwareleverancier Onsea: “Alleen met de software van Onea konden we alles realiseren wat we in ge-dachten hadden”, zegt Tim Duhamel.

voordelen• Digitaal bestelproces vermindert fouten in facturatie• Meer tijd voor nacalculatie en debiteurenopvolging• Terugverdientijd minder dan een jaar

“In het algemeen ben ik zeer tevreden, Onea heeft op korte termijn een

werkend systeem opgeleverd aan de afgesproken prijs.”

Onea NV - Ottergemsesteenweg Zuid 731 - 9000 Gent, Belgium - t. +32 (0)9 298 04 11 - f. +32 (0)9 395 04 10 - INFO@ONEA.BE