Dia 1

Basisprincipes van een efficinte informatiehuishouding Van creatie over archivering tot vernietiging

Dia 2

6 december 20092 Kennisnetwerk Organogram: verantwoordelijk- heden voor informatiebeheer VO-breed vertakt 2-richtingsverkeer Beleidsdomein- archivaris Cordinerende archiefdienst Entiteits- verantwoordelijke Subentiteits- verantwoordelijke Team-verantwoordelijke Stuurgroep strategisch archief

Dia 3

6 december 20093 Kennisnetwerk Communicatiekanalen: COP, nieuwsbrief, vorming extranet: http://bz.vonet.be/proces-en-informatiebeleidhttp://bz.vonet.be/proces-en-informatiebeleid internet: http://www.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleidhttp://www.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleid Expertise: Methodologie informatiebeheer Materieel archiefbeheer Digitale duurzaamheid Digitalisering Documentbeheer

Dia 4

6 december 20094 Organisatie Cordinerende archiefdienst I.s.m. Strategische stuurgroep Archief Ondersteuning door Agentschap voor Overheidspersoneel

Dia 5

6 december 20095 Doelstelling Algemene competenties inzake informatiebeheer aanbrengen Stroomlijning van beheersregels Kennisdeling en informatieuitwisseling Noodzakelijke voorkennis voor andere modules

Dia 6

6 december 20096 Inhoud Basisprincipes efficinte informatiehuishouding: Motivering van informatiebeheer Wettelijk kader Opzet van een beheerssysteem Ordenen van informatie Beheren van informatie Bewaren van informatie Selecteren van informatie

Dia 7

6 december 20097 Voorbij de clichs Archivist, David Bailin, 2006 (houtskool)

Dia 8

6 december 20098 Voorbij de clichs

Dia 9

6 december 20099 Enkele definities Informatiebeheer: overkoepelende beschrijving voor het beheer van de informatie die binnen processen gebruikt wordt Archief: informatie die is ontvangen of opgemaakt door een persoon of een organisatie tijdens de uitoefening van taken of de verdediging van rechten = procesgebonden informatie; bewijst dat een bepaald proces is uitgevoerd = informatie die archiefwaardig is, die bewaard zal worden Documentatie: alle andere informatie, vb. woordenboeken vloeit niet voort uit bedrijfsprocessen; draagt geen bewijswaarde in zich vb. beantwoorden van juridische vragen (proces), Juridat (documentatie), de vraag en het antwoord (archief)

Dia 10

6 december 200910 Enkele definities Juridische vraag Advies Informatievraag

Dia 11

6 december 200911 Enkele definities Archiefbeheer: beheer van het archief, met toenemende nadruk op de archiefvorming van elke informatie, gedurende de volledige levenscyclus ongeacht de drager (papier, digitaal etc.)

Dia 12

6 december 200912 Drijfveren van informatiebeheer Waarom beheren en bewaren we informatie? Voorbeeld: archiefvormer als privpersoon of openbaar persoon Primaire functie: ter ondersteuning van de bedrijfsvoering (management) ter voldoening aan regelgeving (compliancy) ter verantwoording (accountability) ter handhaving van rechten (vindication)

Dia 13

6 december 200913 Primaire functies Ter ondersteuning van de bedrijfsvoering (management): betere informatiedeling ondersteuning van beleidsbeslissingen effectief beheer van bedrijfsinformatie vb. (kernbom), technische tekeningen, register parlementaire vragen, verslag werkgroep

Dia 14

6 december 200914 Primaire functies Bron: Metro, 1 april 2009

Dia 15

6 december 200915 Primaire functies Foto: Ivo Lemaire (FotoArchief Vlaanderen)

Dia 16

6 december 200916 Primaire functies Ter voldoening aan regelgeving (compliancy): voldoen aan bij wet opgelegde verplichtingen vb. facturen, vastleggingsdossier van overheidsopdracht

Dia 17

6 december 200917 Primaire functies Ter verantwoording voor het eigen handelen (accountability): openbaar bestuur; taak van algemeen belang verantwoording van het overheidshandelen, dat derden bindt vb. verslag van aanwervingsprocedure

Dia 18

6 december 200918 Primaire functies Ter handhaving van rechten (vindication) vb. eigendomsbewijs, huurovereenkomst, arbeidscontract

Dia 19

6 december 200919 Secundaire functie Ter vrijwaring van het erfgoed (heritage): archiefstukken behoren tot openbaar domein ze documenteren/reconstrueren het overheidshandelen erfgoedwaarde is (deels) afhankelijk van de primaire functies ze zijn onderdeel van het culturele patrimonium van de Vlaamse Gemeenschap = ca. 3-10% van het totaal selectie van te bewaren archief is taak van archivaris en Algemeen Rijksarchivaris

Dia 20

6 december 200920 Drijfveren van informatiebeheer organisatie maatschappij compliancy accountability management heritage vindication benvloedt

Dia 21

6 december 200921 Drijfveren van informatiebeheer Meerdere functies kunnen tegelijk aanwezig zijn: vb. bouwplan: management & accountability vb. notulen CAG: management & heritage Het beheerssysteem moet hiermee dus rekening houden tijdens de volledige levenscyclus

Dia 22

6 december 200922 Wettelijk kader Beheer van overheidsinformatie onderworpen aan soorten regelgeving: Specifieke regelgeving Algemene regelgeving Sectorale regelgeving

Dia 23

6 december 200923 Specifieke regelgeving Decreet betreffende de bestuurlijk- administratieve archiefwerking (Archiefdecreet) doelgroep: alle bestuursinstanties archiefzorg: bestuurlijke verantwoordelijkheid archiefbeheer: minimale kwaliteitscriteria sinds 5 augustus 2010 http://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/projectenArchiefdecreet.htmlhttp://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/projectenArchiefdecreet.html

Dia 24

6 december 200924 Specifieke regelgeving Rondzendbrief DVO/BZ/P&O/2008/3 voltijdse, bij voorkeur gediplomeerde informatiebeheerder per beleidsdomein informatiebeheerder per entiteit elke entiteit maakt een archiefbeheersplan op, dat gebruikt moet worden voor de vernietiging van informatie http://personeel.vlaanderen.be/statutenhttp://personeel.vlaanderen.be/statuten

Dia 25

6 december 200925 Algemene regelgeving Toegang tot overheidsinformatie: openbaarheid van bestuur hergebruik van overheidsinformatie verwerking persoonsgegevens nabije toekomst: ratificatie van verdrag van Raad van Europa

Dia 26

6 december 200926 Algemene regelgeving Verantwoordingsplichten: Rijkscomptabiliteit, Wetboek BTW, Decreet houdende regeling van de begrotingen, de boekhouding, de controle inzake subsidies, en de controle door het rekenhof Auteursrecht en naburige rechten werken van letterkundige aard; enkel voor externe documenten geen reproductie of mededeling zonder toestemming

Dia 27

6 december 200927 Sectorale regelgeving Verschillend voor elk beleidsveld Vier categorien: vormelijke eisen inhoudelijke eisen procedurele eisen eisen t.a.v. de bewaring

Dia 28

6 december 200928 Sectorale regelgeving Vormelijke eisen: de informatie moet aan uiterlijke eisen beantwoorden vb. aanvraag tot erkenning van kringloopcentrum die bij OVAM ingediend wordt, moet: in tweevoud opgemaakt worden liefst het briefhoofd dragen van de aanvrager gedateerd zijn en ondertekend zijn door de aanvrager.

Dia 29

6 december 200929 Sectorale regelgeving Inhoudelijke eisen: bepaalde gegevens of documenten moeten aanwezig zijn vb. erkenningsaanvraag voor centrum voor ontwikkelingsstoornissen bij het VAPH moet volgende documenten bevatten: een schriftelijke bewijsvoering waaruit blijkt dat aan de erkenningsvoorwaarden voldaan is een activiteitenverslag een behoeftestudie een verantwoordingsnota een afsprakennota en het kwaliteitshandboek

Dia 30

6 december 200930 Sectorale regelgeving Procedurele eisen: de behandeling van de informatie moet aan welbepaalde vereisten voldoen vb. digitale arbeidsovereenkomsten: archivering door externe, doorgaans commercile partij tot 5 jaar na het einde van de beroepsloopbaan; vervolgens kunnen zij op vraag van de werknemer langer bewaard worden door een daartoe opgerichte vzw

Dia 31

6 december 200931 Sectorale regelgeving Eisen t.a.v. de bewaring: de informatie moet gedurende een opgelegde tijd bewaard worden vb. dossiers inzake de erkenning en subsidiring van kinderdagverblijven, moeten bij Kind en Gezin als volgt bewaard worden: bewijsstukken gedurende minstens 10 jaar administratieve dossiers gedurende 3 jaar en medische dossiers gedurende 20 jaar

Dia 32

6 december 200932 Wettelijk kader Conclusie: impact op informatiehuishouding: belangrijke randvoorwaarden opgelegd invloed op digitaliseringsprojecten algemene regels, identiek voor heel VO specifieke regels voor elk beleidsveld juridische analyse nodig

Dia 33

6 december 200933 Levensloop Beheerssysteem

Dia 34

6 december 200934 Opzetten van een beheerssysteem Beheersregime Bedrijfswaarde priv-emails geclassificeerde informatie dossiers kladjes verslagen individueel opvolgend gedeeld ingrijpend geen registratie, geen metadata, eigen ordening geen registratie, soms metadata, gedeelde ordening registratie, volledige metadata, gedeelde ordening captatie, registratie, volledige metadata, gedeelde ordening

Dia 35

6 december 200935 Opzetten van een beheerssysteem Procedures: structurerende beheersregels = explicitering van afspraken en werkwijzen; duidelijke processen vb. ordening, naamgeving, toegangsrechten, archivering, metadatering, bewaartermijn... laten bekrachtigen Verantwoordelijkheden: helikoptervisie; informatie op orde houden; procedures (laten) uitvoeren vb. beheer klassement, uitvoeren archivering, beheer semistatisch archief, uitvoeren selectiebeslissing... Middelen: niet noodzakelijk een softwarepakket; ook met kleine middelen is iets mogelijk vb. DMS, CMS, archiefbeheersplan, register van in- en uitgaande briefwisseling...

Dia 36

6 december 200936 Implementatieplan ordenenselecterenbewaren Acties beheren procedures verantwoordelijkheden middelen

Dia 37

6 december 200937 Ordenen van informatie Hoofdindeling: bedrijfsprocessen weerspiegeling van de volledige werking: kernprocessen ondersteunende processen vertrek van bestaande procesbeschrijvingen geen persoonlijke mappen standaardisering aanbevolen: verhoogt de toegankelijkheid en stimuleert informatiedeling vb. gelijkaardige processen bij andere afdelingen

Dia 38

6 december 200938 Ordenen van informatie niet: wel:

Dia 39

6 december 200939 Voorbeeld groepsklassement

Dia 40

6 december 200940 Ordenen van informatie Ordeningsmethodes: volgens elk kenmerk van een document (datum, aard, auteur...) dossier: zaakgerelateerde documenten bij elkaar vb. personeelsdossier x, subsidiedossier y serie: gelijkvormige documenten bij elkaar vb. briefwisseling, personeelsdossiers, subsidiedossiers (onderwerpsdossier: volgens thema): niet aangewezen bestaande classificatiecodes hergebruiken

Dia 41

6 december 200941 Ordenen van informatie Opmaak van een groepsklassement: Twee werkwijzen: Top-down: processen documenten Bottom-up: documenten processen Afspraken over: dateringswijze duidelijke benaming: subsidie Verlening van een subsidie aan X in 2007 gebruikte tekens (0-9, a-z, A-Z, _), afkortingen (lijst)... typedocumenten (sjablonen) Betrek gebruikers!

Dia 42

6 december 200942 Ordenen van informatie E-mailarchivering idealiter: in groepsklassement opslaan als... MSG is automatiseerbaar d.m.v. plug-in of DMS- module benaming: vb. jjjjmmdd_onderwerp_afz ender/ontvanger.msg

Dia 43

6 december 200943 Ordenen van informatie E-mailarchivering alternatief: structureer eigen inbox volgens klassement toegankelijkheid verhoogt voor jezelf maar informatie blijft ontoegankelijk voor derden

Dia 44

6 december 200944 Ordenen van informatie Metadata: = data over data: informatie over de inhoud metadatering: informatie toekennen over de inhoud van een document vb. auteur, datum, versie, proces- of workflowgegevens, bitrate... verduidelijkt de context/functie van een document vastleggen via sjablonen en Documenteigenschappen of via eigen mogelijkheden van het informatiesysteem metadatamodel in voorbereiding doel: uniforme beschrijving van informatie

Dia 45

6 december 200945 Ordenen van informatie Metadata: vb. evaluatieformulier vb. datum goedkeuring, auteur gerelateerde documenten... Inhoud Informatie over de inhoud document Inhoud Informatie over de inhoud vb. erkenningsdossier vb. classificatiecode, bijhorende documenten, proceseigenaar, bewaartermijn... dossier

Dia 46

6 december 200946 Ordenen van informatie Alfresco:

Dia 47

6 december 200947 Ordenen van informatie MS Word:

Dia 48

6 december 200948 Ordenen van informatie Foto:

Dia 49

6 december 200949 Ordenen van informatie Geluid:

Dia 50

6 december 200950 Ordenen van informatie Aandachtspunten: Ordening moet vernietiging toelaten, niet bemoeilijken vb. milieuvergunningen bedrijven Ordening moet duurzaam zijn bestand tegen kleine, organisatorische wijzigingen Ordening moet gentegreerd zijn geen kunstmatig onderscheid tussen papier en digitaal Ordening moet toegankelijk zijn duidelijke benamingen, eenvoudige structuur Na opmaak, het beheer!

Dia 51

6 december 200951 Implementatieplan ordenenselecterenbewaren Acties beheren procedures verantwoor- delijkheden middelen afspraken over naamgeving, ordening, metadatering toezicht op naleving procedures groepsklassement, netwerkschijf, DMS, postregister

Dia 52

6 december 200952 Beheren van informatie Inhoudelijk beheerder: verantwoordelijkheid over het klassement helikoptervisie geen onderscheid tussen papier en digitaal beheersregels zijn immers identiek beheert klassement, voert wijzigingen door, kent toegangsrechten toe ondersteunt, sensibiliseert en motiveert gebruikers periodieke onderhoud van het klassement

Dia 53

6 december 200953 Beheren van informatie Beheersinstrumenten: postregistratie: register van inkomende en uitgaande briefwisseling soms verplicht geen onderscheid ts. digitale en papieren correspondentie bevat verwijzing naar uiteindelijke locatie in klassement archiefbeheersplan selectielijst

Dia 54

6 december 200954 Beheren van informatie Archiefbeheersplan: systematisch overzicht van bedrijfsprocessen en informatieproducten, met bijhorende beheersregels neemt structuur over van klassement bevat beheersregels per archiefbestanddeel: ordening bewaartermijn chronologisch bereik bewaarniveau juridische grondslag definitieve bestemming

Dia 55

6 december 200955

Dia 56

6 december 200956 Beheren van informatie Archiefbeheersplan: per entiteit opgesteld wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Algemeen Rijksarchivaris na goedkeuring laat het gewettigde vernietiging toe periodieke wijzigingen nodig http://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/archiefbeheersplan.htmlhttp://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/archiefbeheersplan.html databank wordt voorbereid

Dia 57

6 december 200957 Beheren van informatie Selectielijst: beknopte weergave van archiefbeheersplan instrument om de vernietiging door te voeren

Dia 58

6 december 200958 Beheren van informatie Archiefbeheersplan en selectielijst: Sjablonen en toelichting op onze website: http://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/archiefbeheersplan.htmlhttp://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/archiefbeheersplan.html

Dia 59

6 december 200959 Implementatieplan ordenenselecterenbewaren Acties beheren procedures verantwoor- delijkheden middelen afspraken over toegangsrechten, klassementswijzigingen, bewaartermijnen toezicht op naleving procedures gebruikersprofielen, BOB-Tool

Dia 60

6 december 200960 Bewaren van informatie Basisprincipe: informatie lichten uit het dynamische klassement en bewaren volgens dezelfde ordening Papier: materile archiefzorg http://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/beheerPapierenArchief.htmlhttp://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/beheerPapierenArchief.html Digitaal: behoud van fysieke raadpleegbaarheid: bits en bytes behoud van logische raadpleegbaarheid: soft- en hardware behoud van intellectuele raadpleegbaarheid: metadata

Dia 61

6 december 200961 Bewaren van informatie Archiveringsprocedures opmaken: onderdelen: wat archiveren? vb. databank of rapport, rekenblad of pdf, wat met kleur, metadata? wie archiveert? hoe archiveren? vb. hoe worden metadata opgeslagen?, voorkomen wijzigingen, omzetting naar archiveringsformaat, verpakking, etikettering, overdrachtslijst wanneer archiveren? vb. tijdstip van verhuis naar semistatisch archiefklassement laten valideren inspiratie: archiveringsstrategie digitale kantoordocumenten zie ook http://www.edavid.be/davidhandboek/index.htmlhttp://www.edavid.be/davidhandboek/index.html

Dia 62

6 december 200962 Bewaren van informatie Vastleggen van bewaartermijnen: 3 vragen: hoe lang moeten we het bijhouden? hoe lang mogen we het bijhouden? hoe lang willen we het bijhouden? 2 adviezen over generieke bewaartermijnen: http://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/bewaartermijnen.htmlhttp://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/bewaartermijnen.html http://www.ica.org/en/node/39028

Dia 63

6 december 200963 Bewaren van informatie Hoe lang moeten we het bijhouden? ofwel expliciet in regelgeving opgenomen: vb. ontbinding federaal Wegenfonds in 1991 vb. facturen: 7 jaar vb. originele boekhoudstukken: 10 jaar; stukken die niet dienen als bewijs tegen derden: 3 jaar (Comptabiliteitsdecreet) ofwel slechts impliciet: vb. verantwoordingsplicht, aansprakelijkheid

Dia 64

6 december 200964 Bewaren van informatie Hoe lang mogen we het bijhouden? soms legt regelgeving vernietiging op vb. Wet verwerking persoonsgegevens: persoonsgegevens niet langer bijhouden dan nodig vb. legitimatiekaarten van controleurs en inspecteurs: verplichte vernietiging van een na hernieuwing teruggevonden kaart

Dia 65

6 december 200965 Bewaren van informatie Hoe lang willen we het bijhouden? hoe lang ondersteunt het onze bedrijfsvoering? vb. kabinetsnotas: 5 jaar; verslagen werkoverleg: 1 jaar...

Dia 66

6 december 200966 Implementatieplan ordenenselecterenbewaren Acties beheren procedures verantwoor- delijkheden middelen afspraken over archivering (wat?, wie?, hoe?, wanneer?) toezicht op naleving procedures archiefbeheersplan, depotlijst, semistatisch klassement

Dia 67

6 december 200967 Selecteren van informatie Selectiebeslissing: toezicht van de beheerder/verantwoordelijke na afloop van de bewaartermijn (cf. archiefbeheersplan) = ofwel vernietigen, ofwel bewaren voor de eeuwigheid (cf. archiefbeheersplan)

Dia 68

6 december 200968 Selecteren van informatie Keuze 1: permanente bewaring: Archief als onderdeel van het culturele patrimonium Tijdelijke bewaring binnen entiteit of inbewaargeving: Rijksarchief, privbedrijf... toekomst: Vlaams Archiefhuis? http://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/overdrachtnaarARA.htmlhttp://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/overdrachtnaarARA.html

Dia 69

6 december 200969 Selecteren van informatie Keuze 2: vernietiging: verbranding of versnippering vastleggen in procedure! vernietigen van bestuursdocumenten raakt aan het grondrecht van burgers om informatie bij overheden in te kijken (Grondwet, art. 32) gesloten circuit voorzien; toezicht steeds nodig telkens eigenlijke vernietigingsacties ook vastleggen (verantwoordingsplicht) ev. via gespecialiseerde firma: offerte per kilo, garanties, certificaat vb. jaarlijks, samen met schoningsacties http://www2.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleid/ca/organisatieTrashday.htmlhttp://www2.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleid/ca/organisatieTrashday.html voorwaarden: krachtens een gevalideerd archiefbeheersplan verwittiging Algemeen Rijksarchief 45 dagen op voorhand niet vernietigen voor afloop bewaartermijn vernietigen van: papieren archief: versnipperen of verbranden; snippers recycleren via gesloten circuit digitale archief: verwijderen, ook van backup-tapes

Dia 70

6 december 200970 Selecteren van informatie Keuze 2: vernietiging: eindresultaat: o.a. gerecycleerd toiletpapier

Dia 71

6 december 200971 Selecteren van informatie Archiveringsprocedures wat? wie? wanneer? hoe? Vastleggen bewaartermijn hoe lang moeten/mogen/willen we het bewaren? Selectiebeslissing uitvoeren ten vroegste na afloop van bewaartermijn vernietigen of bewaren

Dia 72

6 december 200972 Implementatieplan ordenenselecterenbewaren Acties beheren procedures verantwoor- delijkheden middelen afspraken over selectiemoment, vernietigingswijze, overdracht selectielijst, thrash day, overdrachtslijst, vernietigingslijst toezicht op naleving procedures

Dia 73

6 december 200973 Levensloop

Dia 74

6 december 200974 Meer info? Websites: http://www.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleidhttp://www.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleid http://bz.vonet.be/proces-en-informatiebeleidhttp://bz.vonet.be/proces-en-informatiebeleid bevatten info over: digitale archivering digitalisering Vilvoorde materieel archiefbeheer bewaartermijnen archiefbeheersplannen documentbeheer en lopende projecten