Inkooponderzoek - Inkoop gaat de business in

Meer grip op uw uitgaven

Behoeftenonderzoek inkoopmarkt in Nederland

Doorinzicht in inkoopmarkt

Inleiding 3

Management summary 5

1 - Theoretisch kader en onderzoeksopzet

2 - Resultaten van het onderzoek 82.1 Verwachtingen 8

2.2 Doelstellingen, prioriteiten, knelpunten 8

2.3 Inkoopvolwassenheid 9

2.4 e-Procurement als oplossing 10

2.5 Aan welke eisen moet een e-Procurement provider voldoen? 11

3 - Algemene conclusie 12

Waarom Ricoh 14

Inhoudsopgave

Inkoop maakt een ongekend snelle ontwikkeling door. Het is hoog tijd om inkoop business-

gedreven te maken, en de business inkoop-gedreven. Van oorsprong een vakgebied dat sterk

leunde op ervaring, weet Inkoop zich de laatste tijd ook conceptueel te ontwikkelen tot een

heuse professie. Een vak dat uit zijn isolement kruipt en een transitie doormaakt, van

backoffice naar boardroom.

In die nieuwe positie en rol kan de inkoopafdeling veel meer waarde creëren en toevoegen

dan vroeger voor mogelijk werd geacht. De besturing van de moderne organisatie - publiek

of privaat - kan niet langer beperkt blijven tot de prestaties van de eigen organisatie.

Organisaties moeten ook leveranciers en hun prestaties weten te integreren in de

(implementatie van de) business-strategie. Daarvoor zijn integrale e-Procurement-oplossingen

onontbeerlijk. Alleen daarmee kan voldaan worden aan de steeds complexer wordende

compliancy-eisen; alleen daarmee kan de effectiviteit van administratieve processen verbeterd

worden en komt ondersteuning van de bedrijfsvoering door ‘business intelligence’ in zicht.

Ricoh heeft in het licht van deze ontwikkelingen breed onderzoek gedaan naar wat er speelt,

wat de risico’s en behoeften in de inkoopmarkt zijn. Via deze whitepaper willen wij de

resultaten graag met u delen. Dit zijn in kort bestek de belangrijkste geconstateerde trends:

• Verdere digitalisering van de inkoopprocessen

• Behoefte aan meer flexibiliteit

• En toch nog steeds: kostenbesparing

Scherp onderhandelen over prijzen blijft belangrijk in de ogen van de Nederlandse inkopers.

Maar méér verkopen wordt steeds moeilijker; de leverancier nog verder onder druk zetten, is

geen duurzame oplossing. Alleen door meer en nauwere samenwerking tussen interne

stakeholders en externe ketenpartners kan wederzijds toegevoegde waarde gecreëerd

worden. Door niet alleen naar de kosten te kijken, maar ook op andere kwalitatieve

verbeteringen te focussen, zoals innovatie, flexibiliteit, snelheid, betrouwbaarheid,

vertrouwen en wederzijds respect.

Dat wordt nog eens bevestigd door de belangrijke conclusie in ons onderzoek, dat naarmate

het inkoopvolwassenheidsniveau van de respondent hoger is, blote kostenbesparing lager

scoort.

Wij hopen dat deze whitepaper, waarin we de resultaten van ons onderzoek voor u hebben

samengevat, u veel inspiratie biedt, die u helpt bij die avontuurlijke transitie van back office

naar board room!

Inleiding

Inhoudsopgave

4 Whitepaper Inzicht in inkoopmarkt

Management summary

Wij lieten onderzoek doen onder Nederlandse inkopers: wat zijn hun verwachtingen, zorgen en

wensen voor de nabije toekomst? Vier op de tien deelnemers bleken optimistisch over de

marktontwikkelingen in 2015, de overige verwachten geen grote veranderingen. Als belangrijkste

trends benoemden zij:

Trend 1: Verdere digitalisering van de inkoopprocessen, e-Procurement

Verdergaande digitalisering van alle inkoopprocessen, e-Procurement oplossingen van Purchase tot

en met Pay ( P2P), verhogen de inkoop-effi ciency, verminderen administratieve fouten en verlagen

daardoor de kosten.

Trend 2: Meer behoefte aan fl exibiliteit

Weer blijkt dat meer fl exibiliteit in de organisatie nog steeds belangrijk geacht wordt; vooral om

leveringsbetrouwbaarheid en leveringssnelheid te verbeteren. Organisaties willen nauwelijks

volumeverplichtingen aangaan voor een lange periode; de keten zoekt als geheel naar

mogelijkheden om risico’s te beperken.

Trend 3: Toch nog steeds: focus op kostenbesparing

Uit het onderzoek blijkt dat ‘kostenbesparing’ opnieuw bij de top-3 inkooptrends hoort. Maar de

relaties met leveranciers nog verder onder (prijs)druk zetten is geen duurzame oplossing.

Samenwerking met ketenpartners is noodzakelijk. Ook door ook op andere kwalitatieve

verbeteringen te focussen, zoals fl exibiliteit, snelheid, betrouwbaarheid en innovatie, kan

toegevoegde waarde gecreëerd worden – niet alleen door de laagst mogelijke prijs te bedingen.

Van de deelnemers bekent bijna niemand meer dat men qua ‘inkoopvolwassenheid’ in de eerste

fase van het Keough-model zit. De meeste respondenten geven aan dat hun organisatie de derde

fase bereikt heeft, die van ‘gecoördineerde inkoop’. Bijna niemand heeft al de hoogste

inkoopvolwassenheidsfase bereikt, van ‘World-class Supply Management’ – met als uitzondering de

Nederlandse agrobusiness.

Als grootste knelpunten noemen de deelnemers aan ons onderzoek contractmanagement, spend

management en te weinig expertise bij de medewerkers. Verdergaande digitalisering en

automatisering van P2P-processen wordt gezien als de oplossing.

5Whitepaper Inzicht in inkoopmarkt

Hoofdstuk

1Theoretisch kader en onderzoeksopzet

De inkoopfunctie omvat die activiteiten, die in een organisatie moeten worden vervuld om alle

goederen en diensten die noodzakelijk zijn voor de continuïteit van de bedrijfsvoering van externe

bronnen in de juiste kwaliteit en kwantiteit en tijdig te betrekken, tegen de voor de organisatie

meest gunstige voorwaarden. Daarbinnen worden de volgende deelprocessen onderscheiden:

specifi ceren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg.

De inkoopfunctie wordt steeds belangrijker, omdat de impact van inkoopbeslissingen op het

fi nancieel resultaat van de onderneming steeds groter wordt. Tegenwoordig spreken we dan ook

ook van het Procure to Pay proces (P2P), dat staat voor het proces vanaf de behoeftestelling tot en

met het daadwerkelijke bestellen /afroepen van de aangeschafte producten of diensten en het

daadwerkelijk betalen van de betreffende factuur.

Het groeipad dat organisaties doorgaans doorlopen in de ontwikkeling van de inkoopfunctie wordt

weergegeven in het ontwikkelingsmodel van Keough. Daarmee kan de inkoopvolwassenheid van

een (inkoop)organisatie gebenchmarked worden. Het Keough-model onderscheidt vijf fasen van

inkoopvolwassenheid.

Onderzoeksopzet

De doelgroep van het onderzoek bestond uit inkoopmanagers van bedrijven met meer dan 100

medewerkers, representatief voor de markt die Ricoh met P2P-diensten wil bedienen.

Het onderzoek werd uitgevoerd in vier stappen: desk research, fi eld research, analyse van de

bevindingen en opstellen van de eindrapportage.

Het fi eld research begon met een oriënterende fase van 25 interviews met geselecteerde inkopers.

De bevindingen daaruit werden gebruikt om een enquête te verfi jnen, die vervolgens aan ca. 1500

klanten van zowel Ricoh als van onze partner Basware (www.basware.nl) voorgelegd werd.

Afbeelding 1, inkoopontwikkelingsmodel van Keough


Hoofdstuk

2Resultaten onderzoek

80% van de respondenten blijkt werkzaam op strategisch of tactisch niveau. 87% is man en tussen

de 40 en 60 jaar oud. 60% heeft meer dan 500 medewerkers en koopt jaarlijks in ter waarde van

meer dan €50 miljoen. De top drie inkooptrends die de deelnemers als ‘zeer belangrijk’, resp.

‘onbelangrijk’ beoordelen, zijn:

Zeer belangrijk

1. Verdere digitalisering van het integrale inkoopproces

2. Meer fl exibiliteit

3. Meer focus op kostenbesparing

Onbelangrijk

1. Onderzoek naar / toepassing van 3D printing

2. Volledige uitbesteding van inkoop

3. Balanced Score Card

2.1 Verwachtingen 2015

38% van de respondenten vergelijkt 2015 met het jaar 2014 als het gaat om de verwachtingen.

Zij verwachten dat er niet veel zal veranderen. 39% ziet de toekomst positiever en denkt meer

omzet te gaan maken of zelfs te gaan groeien.

2.2 Doelstellingen, prioriteiten, knelpunten

De doelstellingen ‘verlagen van de integrale inkoopkosten’ en ‘beter functioneren van de

inkoopfunctie en het bedrijfsproces’ staan op nummer één.

Als het gaat om prioriteiten binnen het inkoopproces, spannen contractmanagement en het

integrale inkoopproces de kroon. Toekomstige prioriteiten zijn kostenreductie (60%) en voordeel

halen met contractmanagement (48%).

Afbeelding 2, knelpunten verdeeld over branches


Als knelpunten worden genoemd contractmanagement (36%), geen inzicht in wat er wordt ingekocht

overall (28%), geen grip op orders (23%) en onvoldoende expertise van de medewerkers (20%).

Dat gemis aan kennis wordt vooral als knelpunt ervaren in de sectoren handel, industrie, onderwijs,

vervoer, dienstverlening en zorg.

Vooral in de agrosector, kunst, cultuur, amusement & media, dienstverlening en zorg blijkt dat de

bestaande systemen toe zijn aan vervanging.

2.3 Inkoopvolwassenheid

Uit de enquêtes komt naar voren, dat bijna de helft van onze respondenten (45%) vindt dat zij de fase

van ‘gecoördineerde inkoop’ uit het model van Keough bereikt hebben.

Alleen in de industrie, dienstverlening, zorg en vooral het onderwijs komt nog ouderwetse ‘dien de

fabriek’-inkoop voor.

““Was het maar waar - helaas hebben wij (nog) geen

e-Procurement systeem!” ( category buyer, apothekersorganisatie)

Afbeelding 3, Fase inkoopvolwassenheid versus verschillende branches


2.4 e-Procurement als oplossing

Uit de resultaten blijkt dat er grote behoefte bestaat aan meer ondersteuning door en met moderne

inkoopsoftware. Alleen met een geïntegreerd Purchase-to-Pay (P2P) systeem, zo verwacht 80% van de

respondenten, kan men hopen een volgende maturity-fase te bereiken.

Wanneer we dit opsplitsen naar branches, blijkt dat de zorgsector de grootste behoefte aan

e-Procurement oplossingen heeft, gevolgd door de industrie en de dienstverlenende sector.

Afbeelding 5, behoeften e-Procurement binnen verschillende branches

‘Ik mis bevlogenheid bij veel leveranciers, een proactieve attitude is voor ons een pré.’

(Puchasing Manager - textiel)

Afbeelding 4, E-Procurement oplossingen in relatie tot het inkoopproces

E-procurement oplossingen in relatie tot inkoopproces

PrimaireInkoop

Specificeren Selecteren Contracteren

E-sourcing E-tendering E-reverseauctioning

Purchasing intelligence en E-contractmanagement

SecundaireInkoop

Webbased ERP

E-ordering

Tactische (initiële) inkoopfuctie Operationele (bestel) inkoopfuctieE-

tran

sact

ing

E-in

form

ing

Bestellen Bewaken Nazorg


“Mijn doel is het proces vanaf de contractafsluiting met het aanmaken van inkooporders tot aan de betaling

handsfree te maken”. (Manager Purchase to Pay Manager Purchase to Pay -

Global information services and publishing company)

2.5 Waarop baseert men de keus voor een e-Procurement provider?

Integratiemogelijkheden met de huidige systemen staat op nummer één, als doorslaggevende factor

voor de aanschaf van e-Procurement systemen en diensten. 64% van de deelnemers zegt verder een

leverancier te selecteren op basis van een goede prijs/kwaliteitsverhouding. Betrouwbaarheid en

partnerschap scoren beide 12%. Meedenken wordt zeer gewaardeerd.

“Bij de aanschaf van een e-Procurement systeem is integratie

met de huidige systemen het allerbelangrijkste. Op internet ziet het

er allemaal prachtig uit; maar voor een bedrijf met deze omvang heeft

dat zo’n enorme impact, dan moet je 100% zeker zijn dat het goed gaat”

(Manager Product Development and Procurement -

verkeer- en toerisme-organisatie)


Hoofdstuk

3Algemene conclusie

Het is duidelijk dat de inkoopfunctie steeds professioneler wordt. Haar rol zal de komende jaren

alleen maar belangrijker worden, door de extra waarde die met en door Inkoop gerealiseerd kan

worden. Daarbij geholpen door een geïntegreerd P2P-proces, waarin ook externe (keten)

stakeholders een belangrijke rol spelen.

De enquêteresultaten wijzen erop dat een fors deel van de Nederlandse inkooporganisaties zich

(nog) bevindt in de fase ‘gecoördineerde inkoop’, in het inkoopvolwassenheidsmodel van Keough.

Wanneer de stap naar de volgende fase gezet is, zorgen gestroomlijnde inkoop- en ketenprocessen

voor meer control. Meer inzicht in de totale spend maakt effectievere kostenbewaking mogelijk, en

daarmee een betere cash fl ow. Meer werkkapitaal verbetert automatisch uw relatie met Finance, en

brengt eindelijk erkenning voor de eigenstandige rol van Inkoop in het creëren van meer waarde

voor de organisatie als geheel.

Aandachtspunten in die groei naar inkoopvolwassenheid geven de inkopers in dit onderzoek zelf

aan: de grip op de spend kan beter, net als het contractmanagement en de kennis en expertise van

de medewerkers. Ook wordt nog eens gehamerd op hoe belangrijk vertrouwen is, in de relatie met

de leveranciers/ketenpartners. Moderne inkopers willen graag een echte dialoog aangaan met

leveranciers, en niet langer alleen over prijzen onderhandelen.

Dat is waar Purchase-to-Pay voor staat. Een stap-voor-stap beredeneerde groei naar de volgende

volwassenheid-fase helpt u op weg om uiteindelijk een volledig geïntegreerd P2P-e-Procurement

systeem te realiseren.

Wij van Ricoh willen en kunnen u daarbij helpen.


Waarom RicohNiet voor niets is Ricoh wereldwijd marktleider op het gebied

van duurzame IT- en documentmanagement-oplossingen.

Wij bewijzen dat bedrijven van elke omvang efficiënter,

duurzamer en productiever kunnen werken. Daarnaast kunt

u kosten besparen en beter beheersen.

Door intensief samenwerken, creatief denken, adviseren en

trainen komen we tot oplossingen. Daarmee vereenvoudigt u

al uw documentintensieve processen en kunt u informatie beter

beheren. Ook verbetert de beveiliging van uw documenten.

Zo vertalen we uw wensen in slimme ideeën en concrete

oplossingen. imagine. change.

www.ricoh.nl

Alle merk- en/of productnamen zijn handelsmerken van hun bijbehorende eigenaren. Specificaties en uiterlijke vormgeving

kunnen worden gewijzigd zonder voorafgaande kennisgeving.

Copyright © 2013 Ricoh Nederland B.V. Alle rechten voorbehouden. Deze whitepaper, de inhoud en/of layout ervan mag niet

worden gewijzigd en/of aangepast, gedeeltelijk of geheel worden gekopieerd en/of opgenomen in andere werkstukken zonder

de voorafgaande schriftelijke toestemming van Ricoh Nederland B.V.

Ricoh Nederland B.V.Postbus 93150, 5203 MB ‘s-Hertogenbosch

Tel.: +31 (0)73 - 645 2600

E-mail: [email protected]

Inkooponderzoek - Inkoop gaat de business in

Documents

Transcript of Inkooponderzoek - Inkoop gaat de business in