Meer grip op uw uitgaven
Behoeftenonderzoek inkoopmarkt in Nederland
Doorinzicht in inkoopmarkt
Inleiding 3
Management summary 5
1 - Theoretisch kader en onderzoeksopzet
2 - Resultaten van het onderzoek 82.1 Verwachtingen 8
2.2 Doelstellingen, prioriteiten, knelpunten 8
2.3 Inkoopvolwassenheid 9
2.4 e-Procurement als oplossing 10
2.5 Aan welke eisen moet een e-Procurement provider voldoen? 11
3 - Algemene conclusie 12
Waarom Ricoh 14
Inhoudsopgave
Inkoop maakt een ongekend snelle ontwikkeling door. Het is hoog tijd om inkoop business-
gedreven te maken, en de business inkoop-gedreven. Van oorsprong een vakgebied dat sterk
leunde op ervaring, weet Inkoop zich de laatste tijd ook conceptueel te ontwikkelen tot een
heuse professie. Een vak dat uit zijn isolement kruipt en een transitie doormaakt, van
backoffice naar boardroom.
In die nieuwe positie en rol kan de inkoopafdeling veel meer waarde creëren en toevoegen
dan vroeger voor mogelijk werd geacht. De besturing van de moderne organisatie - publiek
of privaat - kan niet langer beperkt blijven tot de prestaties van de eigen organisatie.
Organisaties moeten ook leveranciers en hun prestaties weten te integreren in de
(implementatie van de) business-strategie. Daarvoor zijn integrale e-Procurement-oplossingen
onontbeerlijk. Alleen daarmee kan voldaan worden aan de steeds complexer wordende
compliancy-eisen; alleen daarmee kan de effectiviteit van administratieve processen verbeterd
worden en komt ondersteuning van de bedrijfsvoering door ‘business intelligence’ in zicht.
Ricoh heeft in het licht van deze ontwikkelingen breed onderzoek gedaan naar wat er speelt,
wat de risico’s en behoeften in de inkoopmarkt zijn. Via deze whitepaper willen wij de
resultaten graag met u delen. Dit zijn in kort bestek de belangrijkste geconstateerde trends:
• Verdere digitalisering van de inkoopprocessen
• Behoefte aan meer flexibiliteit
• En toch nog steeds: kostenbesparing
Scherp onderhandelen over prijzen blijft belangrijk in de ogen van de Nederlandse inkopers.
Maar méér verkopen wordt steeds moeilijker; de leverancier nog verder onder druk zetten, is
geen duurzame oplossing. Alleen door meer en nauwere samenwerking tussen interne
stakeholders en externe ketenpartners kan wederzijds toegevoegde waarde gecreëerd
worden. Door niet alleen naar de kosten te kijken, maar ook op andere kwalitatieve
verbeteringen te focussen, zoals innovatie, flexibiliteit, snelheid, betrouwbaarheid,
vertrouwen en wederzijds respect.
Dat wordt nog eens bevestigd door de belangrijke conclusie in ons onderzoek, dat naarmate
het inkoopvolwassenheidsniveau van de respondent hoger is, blote kostenbesparing lager
scoort.
Wij hopen dat deze whitepaper, waarin we de resultaten van ons onderzoek voor u hebben
samengevat, u veel inspiratie biedt, die u helpt bij die avontuurlijke transitie van back office
naar board room!
Inleiding
Inhoudsopgave
4 Whitepaper Inzicht in inkoopmarkt
Management summary
Wij lieten onderzoek doen onder Nederlandse inkopers: wat zijn hun verwachtingen, zorgen en
wensen voor de nabije toekomst? Vier op de tien deelnemers bleken optimistisch over de
marktontwikkelingen in 2015, de overige verwachten geen grote veranderingen. Als belangrijkste
trends benoemden zij:
Trend 1: Verdere digitalisering van de inkoopprocessen, e-Procurement
Verdergaande digitalisering van alle inkoopprocessen, e-Procurement oplossingen van Purchase tot
en met Pay ( P2P), verhogen de inkoop-effi ciency, verminderen administratieve fouten en verlagen
daardoor de kosten.
Trend 2: Meer behoefte aan fl exibiliteit
Weer blijkt dat meer fl exibiliteit in de organisatie nog steeds belangrijk geacht wordt; vooral om
leveringsbetrouwbaarheid en leveringssnelheid te verbeteren. Organisaties willen nauwelijks
volumeverplichtingen aangaan voor een lange periode; de keten zoekt als geheel naar
mogelijkheden om risico’s te beperken.
Trend 3: Toch nog steeds: focus op kostenbesparing
Uit het onderzoek blijkt dat ‘kostenbesparing’ opnieuw bij de top-3 inkooptrends hoort. Maar de
relaties met leveranciers nog verder onder (prijs)druk zetten is geen duurzame oplossing.
Samenwerking met ketenpartners is noodzakelijk. Ook door ook op andere kwalitatieve
verbeteringen te focussen, zoals fl exibiliteit, snelheid, betrouwbaarheid en innovatie, kan
toegevoegde waarde gecreëerd worden – niet alleen door de laagst mogelijke prijs te bedingen.
Van de deelnemers bekent bijna niemand meer dat men qua ‘inkoopvolwassenheid’ in de eerste
fase van het Keough-model zit. De meeste respondenten geven aan dat hun organisatie de derde
fase bereikt heeft, die van ‘gecoördineerde inkoop’. Bijna niemand heeft al de hoogste
inkoopvolwassenheidsfase bereikt, van ‘World-class Supply Management’ – met als uitzondering de
Nederlandse agrobusiness.
Als grootste knelpunten noemen de deelnemers aan ons onderzoek contractmanagement, spend
management en te weinig expertise bij de medewerkers. Verdergaande digitalisering en
automatisering van P2P-processen wordt gezien als de oplossing.
5Whitepaper Inzicht in inkoopmarkt
Hoofdstuk
1Theoretisch kader en onderzoeksopzet
De inkoopfunctie omvat die activiteiten, die in een organisatie moeten worden vervuld om alle
goederen en diensten die noodzakelijk zijn voor de continuïteit van de bedrijfsvoering van externe
bronnen in de juiste kwaliteit en kwantiteit en tijdig te betrekken, tegen de voor de organisatie
meest gunstige voorwaarden. Daarbinnen worden de volgende deelprocessen onderscheiden:
specifi ceren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg.
De inkoopfunctie wordt steeds belangrijker, omdat de impact van inkoopbeslissingen op het
fi nancieel resultaat van de onderneming steeds groter wordt. Tegenwoordig spreken we dan ook
ook van het Procure to Pay proces (P2P), dat staat voor het proces vanaf de behoeftestelling tot en
met het daadwerkelijke bestellen /afroepen van de aangeschafte producten of diensten en het
daadwerkelijk betalen van de betreffende factuur.
Het groeipad dat organisaties doorgaans doorlopen in de ontwikkeling van de inkoopfunctie wordt
weergegeven in het ontwikkelingsmodel van Keough. Daarmee kan de inkoopvolwassenheid van
een (inkoop)organisatie gebenchmarked worden. Het Keough-model onderscheidt vijf fasen van
inkoopvolwassenheid.
Onderzoeksopzet
De doelgroep van het onderzoek bestond uit inkoopmanagers van bedrijven met meer dan 100
medewerkers, representatief voor de markt die Ricoh met P2P-diensten wil bedienen.
Het onderzoek werd uitgevoerd in vier stappen: desk research, fi eld research, analyse van de
bevindingen en opstellen van de eindrapportage.
Het fi eld research begon met een oriënterende fase van 25 interviews met geselecteerde inkopers.
De bevindingen daaruit werden gebruikt om een enquête te verfi jnen, die vervolgens aan ca. 1500
klanten van zowel Ricoh als van onze partner Basware (www.basware.nl) voorgelegd werd.
Afbeelding 1, inkoopontwikkelingsmodel van Keough
6 Whitepaper Inzicht in inkoopmarkt
7Whitepaper Inzicht in inkoopmarkt
Hoofdstuk
2Resultaten onderzoek
80% van de respondenten blijkt werkzaam op strategisch of tactisch niveau. 87% is man en tussen
de 40 en 60 jaar oud. 60% heeft meer dan 500 medewerkers en koopt jaarlijks in ter waarde van
meer dan €50 miljoen. De top drie inkooptrends die de deelnemers als ‘zeer belangrijk’, resp.
‘onbelangrijk’ beoordelen, zijn:
Zeer belangrijk
1. Verdere digitalisering van het integrale inkoopproces
2. Meer fl exibiliteit
3. Meer focus op kostenbesparing
Onbelangrijk
1. Onderzoek naar / toepassing van 3D printing
2. Volledige uitbesteding van inkoop
3. Balanced Score Card
2.1 Verwachtingen 2015
38% van de respondenten vergelijkt 2015 met het jaar 2014 als het gaat om de verwachtingen.
Zij verwachten dat er niet veel zal veranderen. 39% ziet de toekomst positiever en denkt meer
omzet te gaan maken of zelfs te gaan groeien.
2.2 Doelstellingen, prioriteiten, knelpunten
De doelstellingen ‘verlagen van de integrale inkoopkosten’ en ‘beter functioneren van de
inkoopfunctie en het bedrijfsproces’ staan op nummer één.
Als het gaat om prioriteiten binnen het inkoopproces, spannen contractmanagement en het
integrale inkoopproces de kroon. Toekomstige prioriteiten zijn kostenreductie (60%) en voordeel
halen met contractmanagement (48%).
Afbeelding 2, knelpunten verdeeld over branches
8 Whitepaper Inzicht in inkoopmarkt
Als knelpunten worden genoemd contractmanagement (36%), geen inzicht in wat er wordt ingekocht
overall (28%), geen grip op orders (23%) en onvoldoende expertise van de medewerkers (20%).
Dat gemis aan kennis wordt vooral als knelpunt ervaren in de sectoren handel, industrie, onderwijs,
vervoer, dienstverlening en zorg.
Vooral in de agrosector, kunst, cultuur, amusement & media, dienstverlening en zorg blijkt dat de
bestaande systemen toe zijn aan vervanging.
2.3 Inkoopvolwassenheid
Uit de enquêtes komt naar voren, dat bijna de helft van onze respondenten (45%) vindt dat zij de fase
van ‘gecoördineerde inkoop’ uit het model van Keough bereikt hebben.
Alleen in de industrie, dienstverlening, zorg en vooral het onderwijs komt nog ouderwetse ‘dien de
fabriek’-inkoop voor.
““Was het maar waar - helaas hebben wij (nog) geen
e-Procurement systeem!” ( category buyer, apothekersorganisatie)
Afbeelding 3, Fase inkoopvolwassenheid versus verschillende branches
9Whitepaper Inzicht in inkoopmarkt
2.4 e-Procurement als oplossing
Uit de resultaten blijkt dat er grote behoefte bestaat aan meer ondersteuning door en met moderne
inkoopsoftware. Alleen met een geïntegreerd Purchase-to-Pay (P2P) systeem, zo verwacht 80% van de
respondenten, kan men hopen een volgende maturity-fase te bereiken.
Wanneer we dit opsplitsen naar branches, blijkt dat de zorgsector de grootste behoefte aan
e-Procurement oplossingen heeft, gevolgd door de industrie en de dienstverlenende sector.
Afbeelding 5, behoeften e-Procurement binnen verschillende branches
‘Ik mis bevlogenheid bij veel leveranciers, een proactieve attitude is voor ons een pré.’
(Puchasing Manager - textiel)
Afbeelding 4, E-Procurement oplossingen in relatie tot het inkoopproces
E-procurement oplossingen in relatie tot inkoopproces
PrimaireInkoop
Specificeren Selecteren Contracteren
E-sourcing E-tendering E-reverseauctioning
Purchasing intelligence en E-contractmanagement
SecundaireInkoop
Webbased ERP
E-ordering
Tactische (initiële) inkoopfuctie Operationele (bestel) inkoopfuctieE-
tran
sact
ing
E-in
form
ing
Bestellen Bewaken Nazorg
10 Whitepaper Inzicht in inkoopmarkt
“Mijn doel is het proces vanaf de contractafsluiting met het aanmaken van inkooporders tot aan de betaling
handsfree te maken”. (Manager Purchase to Pay Manager Purchase to Pay -
Global information services and publishing company)
2.5 Waarop baseert men de keus voor een e-Procurement provider?
Integratiemogelijkheden met de huidige systemen staat op nummer één, als doorslaggevende factor
voor de aanschaf van e-Procurement systemen en diensten. 64% van de deelnemers zegt verder een
leverancier te selecteren op basis van een goede prijs/kwaliteitsverhouding. Betrouwbaarheid en
partnerschap scoren beide 12%. Meedenken wordt zeer gewaardeerd.
“Bij de aanschaf van een e-Procurement systeem is integratie
met de huidige systemen het allerbelangrijkste. Op internet ziet het
er allemaal prachtig uit; maar voor een bedrijf met deze omvang heeft
dat zo’n enorme impact, dan moet je 100% zeker zijn dat het goed gaat”
(Manager Product Development and Procurement -
verkeer- en toerisme-organisatie)
11Whitepaper Inzicht in inkoopmarkt
Hoofdstuk
3Algemene conclusie
Het is duidelijk dat de inkoopfunctie steeds professioneler wordt. Haar rol zal de komende jaren
alleen maar belangrijker worden, door de extra waarde die met en door Inkoop gerealiseerd kan
worden. Daarbij geholpen door een geïntegreerd P2P-proces, waarin ook externe (keten)
stakeholders een belangrijke rol spelen.
De enquêteresultaten wijzen erop dat een fors deel van de Nederlandse inkooporganisaties zich
(nog) bevindt in de fase ‘gecoördineerde inkoop’, in het inkoopvolwassenheidsmodel van Keough.
Wanneer de stap naar de volgende fase gezet is, zorgen gestroomlijnde inkoop- en ketenprocessen
voor meer control. Meer inzicht in de totale spend maakt effectievere kostenbewaking mogelijk, en
daarmee een betere cash fl ow. Meer werkkapitaal verbetert automatisch uw relatie met Finance, en
brengt eindelijk erkenning voor de eigenstandige rol van Inkoop in het creëren van meer waarde
voor de organisatie als geheel.
Aandachtspunten in die groei naar inkoopvolwassenheid geven de inkopers in dit onderzoek zelf
aan: de grip op de spend kan beter, net als het contractmanagement en de kennis en expertise van
de medewerkers. Ook wordt nog eens gehamerd op hoe belangrijk vertrouwen is, in de relatie met
de leveranciers/ketenpartners. Moderne inkopers willen graag een echte dialoog aangaan met
leveranciers, en niet langer alleen over prijzen onderhandelen.
Dat is waar Purchase-to-Pay voor staat. Een stap-voor-stap beredeneerde groei naar de volgende
volwassenheid-fase helpt u op weg om uiteindelijk een volledig geïntegreerd P2P-e-Procurement
systeem te realiseren.
Wij van Ricoh willen en kunnen u daarbij helpen.
12 Whitepaper Inzicht in inkoopmarkt
13Whitepaper Inzicht in inkoopmarkt
Waarom RicohNiet voor niets is Ricoh wereldwijd marktleider op het gebied
van duurzame IT- en documentmanagement-oplossingen.
Wij bewijzen dat bedrijven van elke omvang efficiënter,
duurzamer en productiever kunnen werken. Daarnaast kunt
u kosten besparen en beter beheersen.
Door intensief samenwerken, creatief denken, adviseren en
trainen komen we tot oplossingen. Daarmee vereenvoudigt u
al uw documentintensieve processen en kunt u informatie beter
beheren. Ook verbetert de beveiliging van uw documenten.
Zo vertalen we uw wensen in slimme ideeën en concrete
oplossingen. imagine. change.
www.ricoh.nl
Alle merk- en/of productnamen zijn handelsmerken van hun bijbehorende eigenaren. Specificaties en uiterlijke vormgeving
kunnen worden gewijzigd zonder voorafgaande kennisgeving.
Copyright © 2013 Ricoh Nederland B.V. Alle rechten voorbehouden. Deze whitepaper, de inhoud en/of layout ervan mag niet
worden gewijzigd en/of aangepast, gedeeltelijk of geheel worden gekopieerd en/of opgenomen in andere werkstukken zonder
de voorafgaande schriftelijke toestemming van Ricoh Nederland B.V.
Ricoh Nederland B.V.Postbus 93150, 5203 MB ‘s-Hertogenbosch
Tel.: +31 (0)73 - 645 2600
E-mail: [email protected]
Top Related