INHOUD -...

2

INHOUD

SITUERING p.5

OPDRACHT & DOELSTELLING p.6

VISIE OP DE OPDRACHT p.6

METHODIEK p.7

FASE 1: ANALYSE FASE p.9

DOELSTELLING EN AANPAK p.10

CULTUURONDERZOEK p.10

DOORLICHTING VERGADER- EN COMMUNICATIESTRUCTUUR p.20

SWOT EN TOWS ANALYSE p.25

FASE 2: INTERNE VERANKERINGSFASE p.30


INTERNE COMMUNICATIESTRATEGIE p.36

-Taken interne communicatiestrategie p.36-Strategisch platform p.37

AFSTEMMEN, DOORSTROMEN, MONITOREN p.39

-Doelstellingen p.39-Doelgroepen p.40-Communicatie acties p.41

OPERATIONEEL PLAN INTERNE COMMUNICATIE p.63

FASE 3: EXTERNE UITSTRALING p.64


3

EXTERNE COMMUNICATIESTRATEGIE p.66

-Strategisch platform p.66-Doelgroepsegmentatie p.68-Doelgroep-doelstelling matrix p.70-Middelenstrategie p.71

PR STRATEGIE p.79

-Waarom PR als strategisch middel p.79-Hoe omgaan met de pers p.80-Doelgericht persbeleid p.81

OVERZICHT ACTIES EXTERNE COMMUNICATIE p.87

DANKWOORD p.88

BIJLAGEN p.89

5

STRATEGISCH COMMUNICATIETRAJECT RUIMTE EN ERFGOED

SITUERING

SITUERING1/OPDRACHT EN DOELSTELLING2/VISIE OP DE OPDRACHT3/METHODIEK

6


SITUERING

1/OPDRACHT EN DOELSTELLING

Ruimte en Erfgoed is een dynamisch Agentschap. De voorbije jaren werd de organisatie grondig geherstructureerd.

De opdracht bestaat erin om rond deze structuur enerzijds een coherente interne werkcultuur te bouwen en anderzijds een eenduidige externe uitstraling. Hiervoor dient een derde ingrediënt aandacht te krijgen naast ‘denken & doen’, namelijk ‘voelen’ of ‘beleving’. Communicatie is het instrument dat hiervoor kan zorgen.

Dit traject heeft tot doelstelling een praktisch hanteerbare intern en extern communicatieplan te ontwikkelen. Zodat alle medewerker met elkaar en elke andere partner samenwerken vanuit een eenduidige begrepen visie, missie en waarden. En zodat het Agentschap zich in elke naar externen gevoerde boodschap consequent gedraagt.

Onderstaande vragen staan centraal in het traject:- Wat zijn de sterktes, zwaktes, opportuniteiten en bedreigingen op vlak van interne en externe

communicatie?- Hoe kunnen we ertoe komen dat alle afdelingen van Ruimte en Erfgoed dezelfde waarden delen,

dezelfde boodschap uitdragen en dat de informatie-doorstroming efficiënt en effectief verloopt?- Wat zijn de doelgroepen? Welke doelgroep heeft welke boodschap nodig met wat voor effect?

Hoe een maatschappelijk draagvlak bij de burger creëren? Hoe de zichtbaarheid van het agentschap verhogen?

2/VISIE OP DE OPDRACHT

Elke organisatie heeft haar eigen verhaal. Haar specifieke geschiedenis maakt dat ze een unieke identiteit en cultuur ontwikkeld heeft, van waaruit ze de wereld instapt.

Het is zinvol om dit verhaal op tijd en stond in de diepte te bekijken en te analyseren. Om doorheen de drukte van elke dag te peilen naar de essentie van wat de organisatie en haar mensen samenbrengt. En vervolgens deze kernkracht in een stevige cultuur te verankeren. Zo toont de organisatie zich als een eenduidig en krachtig anker voor al wie ermee in contact komt: medewerkers, klanten en publieke opinie.

Het Agentschap Ruimte en Erfgoed staat als een krachtig baken in onze samenleving. Het benoemt de ruimte die het verleden en de toekomst met elkaar verbinden en vormt van daaruit een onmisbare schakel in onze samenleving. Het is deze intrinsieke meerwaarde, deze eigen kracht, die tot leven komt door de ontwikkeling van een interne en externe communicatiestrategie. Het is van groot belang dat deze wordt opgemaakt met respect voor het verleden maar vanuit een visie op de toekomst. En vooral vanuit een eenduidige gedragen begrip van de mensen die werken in deze organisatie. Een begrip dat bovendien intern doorleefd wordt. Zodat er een vlag gecreëerd wordt die

7


SITUERING

de lading dekt. Helder en richtinggevend, waardoor het schip in beweging komt met voor iedereen een duidelijke bestemming.

Het voorliggende plan benoemt de kernkracht van het Agentschap en biedt de organisatie concrete communicatietools aan waarmee ze in staat is om van daaruit een krachtige relatie aan te gaan met elke stakeholder. Zodat beide vanuit wederzijds begrip elkaars eigenwaarde steeds opnieuw versterken.

3/METHODIEK

Een volledig communicatietraject doorloopt drie grote fases: de analyse, de interne verankering en de externe uitstraling. Elke fase omvat op zijn beurt een aantal stappen.

We vertrekken van binnenuit: vanuit de algemene doelstellingen, de prioriteiten, de beoogde doelgroepen, de missie en de waarden van uw organisatie. Een duidelijke en heldere benoeming van de eigen kracht, de valkuilen en de uitdagingen zijn de basis van de communicatiestrategie.

Deze strategie werd eerst vertaald in een intern communicatieplan. Via een dynamische en interactieve interne communicatieflow ontstaat een doorleefd gemeenschappelijk draagvlak. Pas

8


SITUERING

wanneer binnen het Agentschap iedereen op dezelfde golflengte zit, kan er naar buiten worden getreden als een krachtige en professionele organisatie.

Vervolgens zorgt de externe communicatiestrategie en P.R. voor een eenduidige uitstraling op alle externe niveaus. Door vanuit een eensgezinde kernstructuur pro- actief en reactief te communiceren met de directe omgeving en partners krijgt het agentschap een sterke persoonlijkheid en uitstraling, en worden haar boodschappen in de toekomst aantrekkelijker en overtuigender. Hierdoor ontstaat er meer maatschappelijk draagvlak.

9


ANALYSEFASE

DOELSTELLING EN AANPAK

FASE 1: ANALYSE1/DOELSTELLING EN AANPAK2/CULTUURONDERZOEK3/DOORLICHTING VERGADER –EN COMMUNICATIESTRUCTUUR4/SWOT EN TOWS ANALYSE

10

STRATEGISCH COMMUNICATIEPLAN RUIMTE EN ERFGOED

ANALYSE FASE

CULTUURONDERZOEK

1/ DOELSTELLING EN AANPAK

Alleen een doorvoeld begrip van de organisatie biedt een stevige basis voor een sterk en efficiënt communicatiebeleid. Daarom bestaat de eerste taak van elk communicatieproces erin de organisatie in essentie en cultuur te leren kennen. Deze praktische analyse neemt een foto van de communicatiecultuur –en structuur. En brengt zo de sterktes, zwaktes, bedreigingen en opportuniteiten van zowel de interne als de externe communicatie in kaart.

2/CULTUURONDERZOEK

In een benoemingssessie met de organisatiekern en leden van werkgroep communicatie wordt gepeild naar de visie en bepalende cultuurwaarden van het Agentschap.

Daarnaast brengen we via een kwalitatieve en kwantitatieve bevraging de bestaande cultuur van de organisatie in kaart (cultuurbarometer). Het gaat om de wijze waarop de medewerkers met elkaar samenwerken vanuit hun persoonlijke ervaringen en overtuigingen.

De gegevens van het cultuuronderzoek vormen de basis voor de analyses en de communicatiestrategie.

11


ANALYSE FASE

CULTUURONDERZOEK

2.1. BENOEMINGSSESSIE

2.1.1. SITUERING

Wat?Doel van de benoemingssessie is de eenduidige benoeming van de kernkracht van de organisatie. Dit gebeurt door de directie of kernverantwoordelijken. Vanuit de bestaande missie verwoorden ze samen de visie en de waarden van het Agentschap. De waarden zijn het ijkpunt voor de interne communicatiecultuur. Ze worden verbeeld in een belevingskompas dat als ijkpunt dient voor het gedrag van elke medewerker.

Waarom?Creëren van een gemeenschappelijk draagvlak voor de toekomstige interne en externe communicatie. Het in kaart brengen van het belevingskompas. Een harmonische cultuurbeleving wekt goesting en passie op bij de medewerkers waardoor er creatieve energie wordt gegenereerd. Creatieve energie is de energie die aan de basis ligt van innovatie en groei, zowel persoonlijk (op het niveau van het individu) als voor het geheel (de hele structuur).

MethodiekVanuit de bestaande missie werd een via scenarioplanning gepeild naar de visie en waarden van de organisatie. Elke kernverantwoordelijke werd uitgenodigd om zijn of haar droom voor het Agentschap in 2025 te verwoorden (visie). Om vervolgens aan te geven welke kwaliteiten er naast de bestaande 4 kernwaarden nog nodig zijn om deze droom te verwezenlijken. Via intense uitwisseling werd zowel voor visie als waarden een verwoording gevonden die door elke aanwezige op eenzelfde manier werd begrepen. De volgende personen namen deel aan de sessie:

NAAM FUNCTIEGilbert KolacnyAnnita StevensLuc TackIvo PalmersDirk BrusselaersJoris BouveLuc LehouckGonda CallaertPiet GeleynsDominique VierenJan HuylebroeckVicky De JongheJean-Marie CoenenPeter Van den Hove

12


ANALYSE FASE

CULTUURONDERZOEK

2.1.2. RESULTAAT BENOEMINGSSESIE

Bestaande missie van het Agentschap:

“Het Agentschap Ruimte en Erfgoed wil de toetssteen zijn voor onze leefomgeving met respect voor het verleden en met een degelijke ruimtelijke visie voor de toekomst”

De visie vanuit scenarioplanning

“De uitdaging voor het Vlaanderen van de toekomst is harmonie. Harmonie in de manier waarop we samenleven, werken en wonen. Harmonie die resulteert in een hoge levenskwaliteit. Ruimte & Erfgoed is mede co-creator en facilitator van deze toekomst. In de uitvoering van haar opdracht zorgt zij er mee voor dat de verschillende spankrachten in het samenspel tussen leef-, woon- en werkruimte alsook de spankracht in het streven naar harmonie tussen heden en verleden, elkaar kunnen ontmoeten in een centrum van harmonie.“

Korte samenvatting relevante scenario’s uit de benoemingssessie:

Scenario 1: Vlaanderen in 2025 Mooie hedendaagse stad met respect voor het verleden en met kansen voor nieuwe projecten in een groene omgeving.- een stad waar je niet het gevoel hebt in een stad te zijn. Je ervaart er geen drukte- de architectuur is er niet zo afgelijnd- ruimte voor creativiteit, speelsheid- harmonie tussen het oude en het nieuwe- het verleden is er geïntegreerd en gekend door de mensen die het ook ‘beleven’- accommodaties voor rolstoelgebruiker, ruimtelijk gevoel, respect voor de mensen, de bezoeker.

13


ANALYSE FASE

CULTUURONDERZOEK

Scenario 2: Wonen in 2025- we wonen in een groene omgeving, een ruimtelijk gevoel- er bestaat een perfecte harmonie tussen heden en verleden- er is oog voor kwaliteit van leven, de leefomgeving maakt mensen gelukkig - er is een grotere relaxtheid en gemoedelijkheid, iedereen zet zich in voor het geheel- een propere, nette leefomgeving die tegelijkertijd levendig en creatief is- een grote variatie aan gebouwen en geen leegstand- mogelijkheid om onder de grond te kijken.

Scenario 3: Mobiliteit in 2025- de auto is minder aanwezig - geen verkeersborden - geen verkeer- er zijn alternatieve vervoersmiddelen aanwezig- er zijn een soort van light-rails die door lucht zweven- geen belemmeringen meer in afstanden, ruimte en verplaatsingen.

Scenario 4: Ruimte & Erfgoed in 2025- we zijn aanvaard bij de burger en de politiek, we hoeven ons niet meer te verdedigen- onze aanwezigheid en ons werk is vanzelfsprekend en algemeen aanvaard- er bestaat wederkerigheid tussen de burger en Ruimte & Erfgoed- we zijn duidelijk geprofileerd en er is een goede coördinatie, we zitten op één lijn en werken

gedreven- de gemeentelijke ambtenaren zijn volwaardig aanwezig en alles loopt als vanzelfsprekend.Digitaal- Bredero is uitgewisseld met gemeentes

14


ANALYSE FASE

CULTUURONDERZOEK

2.1.3 CULTUURKOMPAS RUIMTE EN ERFGOED

Naast de 4 bestaande kernwaarden, werden 4 nieuwe toegevoegde waarden benoemd die bepalend zijn voor de cultuur van het Agentschap. Samen vormen ze het ijkpunt voor het persoonlijk gedrag van elke medewerker en zijn ze de basis voor de manier van communiceren van de organisatie naar de buitenwereld. Elke waarde krijgt een genuanceerd paspoort waarin de substantie en de kenmerken ervan geduid worden.

Verantwoordelijkheid (kernwaarde)pro-actief, duurzaam

Kenmerken:We maken keuzes en nemen onze verantwoordelijkheid voor consequenties ervan, zowel individueel, in de groep als in de samenleving. En net doordat we keuzes durven maken laten we ons ook zien. Door onze verbondenheid en teamgeest weten we dat verantwoordelijkheid ook steeds een groepsgegeven is. Ieder draagt een deel van de gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Substantie:- Doordat we steeds vertrekken van een visie op de toekomst maken we duurzame keuzes, gericht

op een positieve stimulans van de samenleving op lange termijn.

15


ANALYSE FASE

CULTUURONDERZOEK

- In onze keuzes houden we rekening met de context, maar we zijn ook voldoende kritisch.- Door onze gevoeligheid voor nieuwe tendensen zijn we in staat om pro-actief in te spelen op

mogelijke problemen.- Geen overleg zonder vooroverleg, immers…elke beslissing heeft zijn impact.- We hebben kennis van zaken, een noodzaak voor verantwoorde beslissingen.

Kennisborging (kernwaarde)toekomstgericht, grensverleggend, communicatief, creatief

Kenmerken:Onze kennis is essentieel voor onze betekenis en onze waarde in de maatschappij.We geven iedereen de ruimte om zijn of haar kennis en inzichten te delen met de groep om zo een gemeenschappelijk kennisdepot op te bouwen ten dienste van de gemeenschap.

Substantie:- We werken met ervaren mensen in gespecialiseerde teams waar kennis wordt gedeeld én

ontwikkeld vanuit een creatieve groepsdynamiek.- We nemen een dynamische houding aan. Dit betekent ondermeer dat we gedurfde,

grensverleggende stellingen innemen vanuit permanente betrokkenheid.- Vanuit onze visie op de toekomst zetten we vooruitstrevend werk neer. We durven verder te

kijken, en zijn als dusdanig de bewakers van de toekomst.

Integer (kernwaarde)toegankelijk, geloofwaardig, transparant

Kenmerken:Integriteit wordt ons door anderen toegekend op basis van ons gedrag. We zijn ons hiervan bewust, het is de basis voor onze geloofwaardigheid en deze dragen we hoog in het vaandel. We zijn helder, duidelijk én toegankelijk in onze communicatie, onderling op de werkvloer maar ook naar buiten toe.

Substantie:- Onze adviezen zijn volledig en betrouwbaar.- We zijn helder, transparant en vooruitziend in onze communicatie.- We zijn toegankelijk, voor iedereen, geen ivoren torens, wel laagdrempelig.- We tonen ons steeds alert, waakzaam voor verandering.

Klantgericht (kernwaarde)deskundigheid, inlevingsvermogen, begrip

Kenmerken:

16


ANALYSE FASE

CULTUURONDERZOEK

We werken mensen klantgericht. Dit betekent dat we geen oogkleppen op hebben, maar ons kunnen inleven in de werkelijkheid van eenieder waar we mee samenwerken. Onze collega’s, onze klanten en alle andere betrokken partijen.We tonen ons competent, correct, bekwaam en bescheiden.

Substantie:- Wij interpreteren “klant” als een ruim begrip, ook intern, de collega’s en de verschillende

diensten zijn klanten voor elkaar.- We communiceren in functie van onze klant.- Klantgericht betekent niet “toegevend”, …het algemene belang op lange termijn primeert, wij

beschouwen steeds het bredere plaatje vanuit ons inzicht in de toekomstige ontwikkeling van onze omgeving.

- In ons gedrag zijn we stijlvol en professioneel.- We hebben oog voor onze klanten, mét respect voor bestaande regelgeving. - Ook gebouwen zijn onze klanten.

Samenwerken (ondersteunende waarde)opbouwend, teamgeest, coöperatief

Kenmerken: Opbouwend samenwerken is belangrijk voor ons. Intern delen we dezelfde waarden en we hanteren ze in al onze communicatie. Ook onderling tussen collega’s gaan we openhartig met elkaar in dialoog en we ondersteunen elkaar hierin ook.

Substantie:- Alles komt tot stand in samenwerking met elkaar, niet vanuit individualisme.- Wij hebben een sterke overlegcultuur waarin ieder zijn kennis en eigenheid kan en mag

inbrengen.- We werken oplossingsgericht.- Onze werksfeer wordt gekenmerkt door een echte teamgeest.- Alle partners worden op een gelijke manier behandeld waarbij we uitgaan van vertrouwen.- We vertrekken steeds van een opbouwende ingesteldheid, zowel intern als met onze partners.

Inspirerend (ondersteunende waarde)inspirerend, ruimdenkend, consequent

Kenmerken:Door een werkomgeving te creëren die gebaseerd is op samenwerking in wederzijds vertrouwen, slagen we erin elkaar ongeremd te inspireren om zo nieuwe kennis te ontwikkelen én onze inzichten te verruimen. Door onze inzichtelijkheid, bedrevenheid en kennis krijgen wij het vertrouwen van onze directe en ruime omgeving.

17


ANALYSE FASE

CULTUURONDERZOEK

Substantie:- Wij staan op een intelligente, open en ruimdenkende manier in de wereld.- Maar wij staan ook open en houden rekening met de opinies uit de omgeving.- Vanuit onze maturiteit nemen we zelfbewuste beslissingen.- Onze partners weten wat ze aan ons hebben, want we weten wat we kunnen en handelen

rechtlijnig en consequent.

Partnerschap (ondersteunende waarde)onbaatzuchtig, enthousiast, passie, engagement

Kenmerken:We stellen ons onbaatzuchtig op ten aanzien van elkaar en onze omgeving om zo het grote geheel te kunnen realiseren.

Substantie:- Onze grote betrokkenheid vertaalt zich in onze dienstverlening, de vlag dekt de lading.- We zijn een levendig, sexy agentschap dat zich er zich van bewust is dat het deel uitmaakt van

een groter geheel.- Ons enthousiasme is groot en we moedigen elkaar hierin aan, we durven ons in te zetten voor

het goed van iedereen.

Gezond verstand (ondersteunende waarde)herkenbaar, authentiek

Kenmerken:We zijn ongedwongen en authentiek in onze samenwerking. We mogen en kunnen hélemaal onszelf zijn zodat het duidelijk is waarvoor we staan. Deze gemeenschappelijke kwaliteit typeert ons als agentschap.

Substantie:- We tonen ons menselijk, als mens tussen de mensen.- We behandelen elkaar als gelijken, zowel intern als extern.- Onze diagnoses zijn objectief, vanuit een no nonsense aanpak, we zeggen waarop het staat.- We behouden ons eigen karakter in een mondialiserende wereld, het is duidelijk waarvoor we

staan.- Ons gezond verstand helpt ons het midden te vinden tussen wetgeving en “to the point”

realisme, we zoeken steeds naar een correct evenwicht in beslissingen.- Ons gedrag is ongedwongen, ieder met zijn eigenheid.- We komen uit voor wie we zijn.

18


ANALYSE FASE

CULTUURONDERZOEK

2.2. KWALITATIEVE EN KWANTITATIEVE BEVRAGING

2.2.1 SITUERING

Wat? Een kwantitatieve en kwalitatieve bevraging bij de medewerkers en kernverantwoordelijken.

Waarom? Het in kaart brengen van de huidige cultuurbeleving, het gebruik van de communicatiemethodieken -en tools.Betrekken van de medewerkers bij de cultuuropbouw en zo een gemeenschappelijk draagvlak creëren voor de toekomstige interne en externe communicatiemethodiek en tools. Peilen naar de beleving van de ingrediënten uit het cultuurkompas.

Methodiek

A. Kwantitatief= een vragenlijst, distributie via sharepoint

Opbouw van de vragenlijst:- inleiding door Dhr. Kolacny met kadering van de enquête en uitnodiging tot deelname tijdens

de komende week- uitnodiging om de enquête op een intuïtieve, ongedwongen en spontane manier in te vullen- verzekering van anonimiteit en vertrouwelijkheid- vragen m.b.t. identificatie van de medewerker (afdeling en team)- vragen m.b.t. de beleving van de visie en de missie van Ruimte & Erfgoed- vragen m.b.t. de beleving van de kernwaarden van Ruimte & Erfgoed- vragen m.b.t. de beleving van de communicatiecultuur, de bestaande

communicatiemethodieken en tools- dankwoord voor deelname aan de enquête - terugkoppeling op termijn van de resultaten

Enquête werd naar alle medewerkers doorgestuurd, waarvan 50% deelnamen.

B. Kwalitatief= individuele bevraging

Opbouw van gesprek:- kennismaking en inleidende duiding en kadering van de bevraging- verzekering van vertrouwelijkheid - vragen die dieper ingaan op de algemenere vragen uit de kwalitatieve enquête- vraagstelling op basis van de tendensen uit de kwantitatieve bevraging- dank voor deelname en de vrijgemaakte tijd

19


ANALYSE FASE

CULTUURONDERZOEK

De volgende personen namen deel aan de sessie:

NAAM FUNCTIEInternJan GrawetJoeri Mertens Gewestelijk Erfgoed Ambtenaar Oost-VlaanderenChristine Van Thillo Erfgoedconsulent Bouwkundig Erfgoed HasseltMonique Vanvinckenroye GIS operator (ruimtelijke ordening en planning)Connie Beyens Teamcoach Administratieve Ondersteuning Vlaams-BrabantBert Foucaert GSA vergunnen Vlaams-BrabantKatleen Vermeire Teamlid plannen en trekker atrium Oost vlaanderenSerge Adriaensens Teamcoach team leegstand en verwaarlozing en team

subsidiesWouter Deventer Erfgoedconsulent landschappen West-VlaanderenVeerle De Houwer Team onroerend erfgoed – directie coördinatieSylvianne Van Butsele of Marijke MaesKarin Team premiesExternAnnick Arts ArcheologeTim Vanderbeken ZoladCatherine Putzeys Provinciehuis Vlaams-BrabantTom Bridts Directeur erfgoed vlaanderen

2.2.2. RESULTAAT

De bevindingen van de verschillende bevragingen werden opgenomen in de SWOT-analyse. In grote lijnen onthouden we de volgende hoofdzaken:

1. Wat Ruimte & Erfgoed doet, wordt weinig zichtbaar gemaakt. Dit zorgt voor wrevel bij de medewerkers.

2. Missie, visie en waarden zijn individueel onvoldoende gekend.3. Onvoldoende afstemming tussen de verschillende provinciale afdelingen en de kern en de

afdelingen onderling rond visie en waarden. Er is geen eenduidig kernbegrip. 4. Onvoldoende afstemming tussen de verschillende provinciale afdelingen en de kern en de

afdelingen onderling over communicatie met de buitenwereld. 5. Duidelijk verschil in cultuurbeleving tussen RO en OE (OE functioneert eerder vanuit buikgevoel /

RO eerder vanuit regels)

20


ANALYSE FASE

CULTUURONDERZOEK

21


ANALYSE FASE

DOORLICHTING COMMUNICATIE

3/DOORLICHTING VERGADER- EN COMMUNICATIESTRUCTUUR

WAT?We maken een foto van de communicatie –en vergaderstructuur vanuit de volgende vragen :

intern- wie zijn de interne doelgroepen (met omschrijving en doelstellingen)?- wat zijn de huidige informatiestromen (vergaderingen, interne communicatietools)?- wat gaat er goed en wat kan er beter (drempels en opportuniteiten)?

extern- wie zijn de externe doelgroepen (met omschrijving en doelstelling)? - wat zijn de huidige informatiestromen (vergaderingen, positionering, tools, …)?- wat gaat er goed en wat kan er beter (drempels en opportuniteiten)?

WAAROM?

Door de communicatiestructuur in kaart te brengen en evalueren, krijgen we inzicht de manier waarop de onderscheiden doelgroepen nog efficiënter bereikt kunnen worden.

RESULTAAT

In de tabel op de volgende pagina worden de interne en externe doelgroepen in kaart gebracht telkens met de huidige en gewenste informatiestromen.

22


ANALYSE FASE


RING DOELGROEP INTERN OMSCHRIJVING + DOELSTELLINGEN COMMUNICATIEFLOW (huidig)Intern 1: binnen eigen team of afdeling (verticaal, horizontaal, diagonaal)Intern 2: binnen geheel van Agentschap (centraal en buitendiensten)

COMMUNICATIEFLOW (gewenst)

KERN Diensten van Administrateur-Generaal

Administrateur-Generaal: Gilbert KolacnyTeamcoach strategisch of managementteam

Secretariaat

Intern 1 (hor.):Directiecomité: Admin.-Generaal, Afdelingshoofd Agentschapsbeheer en Alg. Dir.(praktische) werkafspraken ifv dagelijkse werking agentschap,werkgerelateerdverslag via KWIC-sjabloon

Intern 2 (vert.):Managementoverleg: tussen kern en afdelingshoofden beleidsgerichte informatie en informatie primair procesverslag via KWIC-sjabloon (voor iedereen toegankelijk op shair point)

Problematiek int. comm.: er zijn rechtstreekse communicatielijnen uitgetekend van kern naar andere afdelingen en werkveld (provinciale buitenafdelingen) – hierdoor komt niet alle informatie op de werkvloer terecht.

ExternValérie vaste woordvoerder

Problematiek ext. comm.: geen pro-actieve communicatie, geen beleid over crisiscommunicatie

IN:Input uit alle afdelingen, van klantenInput van overheid, kabinetten, sectorgerelateerde omgeving

UIT:- Output naar overheid en kabinetten via - Output naar hele agentschap vanuit de kern mbt vooruitgang,

algemene doelstellingen en organisatiebeleid (jaarlijkse missie-visie dag)

- Output naar partners (jaarverslag)- Output naar klanten (jaarverslag)

BRUSSEL Diensten Afdeling Agentschapsbeheer

Afdelingshoofd Luk Tack / manteamTeamcoach stafteam (centraal)

5 ondersteunende teams- 22 personen, Brussel

o team interne organisatie 6p (teamcoach)o team communicatie 2p (teamcoach)o team financieel management en juridische ondersteuning (teamcoach)o team ICT en GIS werking (teamcoach)o team premies (teamcoach)

Intern 1 (vert.):Mini-stafoverleg: alle teamcoaches van afdeling - olv afdelingshoofdbeheer- en taakinformatie overkoepelend voor eigen afdelingverslag via KWIC-sjabloon (voor iedereen toegankelijk op shair point)

Intern 1 (vert.): Teamoverleg: iedereen van desbetreffende team - olv teamcoachfocus op taak- en operationele informatie voor eigen teamverslag via KWIC-sjabloon (voor iedereen toegankelijk op shair point)

Intern 1 (diagonaal): Stafteamoverleg: tss. afdelingshoofden (2) en teamcoaches (8)verslag van manteam, zowel strategische, tactische als operationele informatievoor Brussel centraal(agendapunten worden op voorhand doorgegeven)verslag via KWIC-sjabloon (voor iedereen toegankelijk op shair point)

Intern 2 (diagonaal)Disciplineoverleg ICT en interne org.: tss. disciplinecoach en - verantwoordelijke

Problematiek int. comm.: er zijn geen structurele communicatielijnen uitgetekend en er worden evenmin formele communicatiemiddelen (bv gerichte nieuwsbrief) ingezet. Communicatie gebeurt op niveau van eigen teams toch is het niet duidelijk hoe en of de informatie alle belanghebbenden bereikt. Verslagen staan wel op shaire point maar de vraag is of deze voldoende gebruiksvriendelijk en toegankelijk is voor iedereen.

Extern:Team financieel management en team premies staat rechtstreeks in contact met de klant – in functie van dossier

IN:Input van alle afdelingen

UIT:- Output naar het hele agentschap via vaste communicatiekanalen en

vaste frequente, naast operationele en tactische informatie ook relationele informatie en informatie over organisatiedoelen – interne communicatie als smeer- en bindmiddel (personeelsblad, affiches, intranet, shair pointe, vaste vormgeving en huisstijl, intern adressengids uitbreiden tot smoelenboek)

- Output naar het hele agentschap mbt directe omgeving (persscreening)- Output naar afdeling Dir. Coördinatie en buitendiensten mbt

regelgeving, subsidies en premies- Output naar klanten mbt regelgeving, subsidies en premies

Diensten Afdeling Directie Coördinatie en werking

Algemeen Directeur Anita Stevens / manteamTeamcoach stafteam of tactische team (centraal)Zorgt voor de uniforme beleidsvoering

2 multidisciplinaire teams – ondersteuning + inhoudelijk overleg 24 personen, Brussel

o team discipline coachen ruimtelijke ordening (teamcoach)(ondersteunt water, mobiliteit, plannen en vergunnen)

o team discipline coachen onroerend erfgoed (teamcoach)(monumenten, landschappen en archeologie)

1 operationeel team (eigenaarschap – voeren kernactiviteiten uit – voeren decreet uit)- 8 personen, Brussel

o Team subsidies, leegstand en verwaarloosde bedrijfsgebouwen

Intern 1 (vert.):Mini-stafoverleg: alle teamcoaches - olv afdelingshoofdbeheer- en taakinformatie overkoepelend voor eigen afdelingverslag via KWIC-sjabloon (voor iedereen toegankelijk op shair point)

Intern 1 (vert.): Teamoverleg: iedereen van desbetreffende team - olv teamcoachfocus op taak- en operationele informatie voor eigen teamverslag via KWIC-sjabloon (voor iedereen toegankelijk op shair point)

Intern 1 (diagonaal): Stafteamoverleg: tss. afdelingshoofden (2) en teamcoaches (8)verslag van manteam, zowel strategische, tactische als operationele informatievoor Brussel centraal(agendapunten worden op voorhand doorgegeven)

IN:Input alle afdelingen RO en OEInput bestuurlijke en beleidsinformatie

UIT:- Output, coördinatie en ondersteuning provinciale buitenafdelingen- Output (adviesverlening) naar departement en kabinet- Meer en beter contact met belastingsdienst

23


ANALYSE FASE


(teamcoach) verslag via KWIC-sjabloon (voor iedereen toegankelijk op shair point)

Intern 2 (diagonaal) / maandelijksDisciplineoverleg (mobiliteit, water, plannen, vergunnen, Monumenten): tss disciplinecoach en - verantwoordelijke centraal en alle buitendiensten

Intern 2 (diagonaal) / maandelijksInterdisciplinair overleg: over verschillende disciplines heen - organisatorische afspraken

Intern 2 (diagonaal)Overlegplatformen (platver, platplan, platmob, platwat): tss disciplinecoach, GSA’s en dep. – inhoudelijk (beleidsmatig) / procesmatig (Bredero, helpdesk, adviesverlening)

Problematiek int. comm.: geen communicatielijnen van team subsidies, leegstand en verwaarloosde bedrijfsgebouwen naar andere afdelingen (eilandgevoel). Vraag voor betere technische communicatiemiddelen.

Extern:Team subsidies, leegstand en verwaarloosde bedrijfsgebouwen staat rechtstreeks in contact met gemeentes en kabinet

Problematiek ext. comm.: agentschap komt te weinig (op een positieve manier) in beeldminister treedt naar buiten op basis van input van RO maar vernoemt het agentschap niet altijd.

BUITENRING

Diensten afdeling Vlaams-Brabant

Afdelingshoofd Luc Lehouck / manteamTeamcoach stafteam of tactische team (Vlaams Brabant)

6 operationele teams (voeren kernactiviteiten uit – primaire processen)beschermen, beheer, inventarisatie x personen

o team plannen, specialismen water en mobiliteit (teamcoach)o team vergunnen (teamcoach)o team vergunnen (teamcoach)o team onroerend erfgoed (teamcoach)

multidisciplinair team monumenten, stads- en dorpsgezichten multidisciplinair team landschappen en ankerplaatsen multidisciplinair team archeologie

2 ondersteunende teams x personen

o technische ondersteuning(op vlak van ICT) (teamcoach)o administratieve ondersteuning (op vlak van personeel, logistiek, infoloket

of eerstelijnsopvang en verzending) (teamcoach)

Intern 1 (vert.): Teamoverleg: teamleden + olv teamcoach

Intern 1 (diagonaal): Stafteam Vlaams-Brabant: tss. afdelingshoofd (1) en teamcoaches R0 en OE (6)verslag van manteam, zowel strategische, tactische als operationele informatievoor Vlaams-Brabantverslag via KWIC-sjabloon(voor iedereen toegankelijk op shair point)

Intern 2 (diagonaal) / maandelijksDisciplineoverleg (mobiliteit, water, plannen, vergunnen, Monumenten): tss disciplinecoach en - verantwoordelijke centraal en alle buitendiensten

Problematiek int. comm.: Bottom-up communicatie wordt gedomineerd door problemen en vragen, genereert te weinig transparantie over de gewone en reële werking.Weinig grensoverschrijdende communicatie.

Extern:Atrium gecoacht door relatiebeheerder en collega-ambtenaar van de provincieLoketfunctie

Problematiek ext. comm.: agentschap komt te weinig op een positieve manier in beeld.

IN: Input vanuit afdelingen centraalInput vanuit maatschappij en directe partners op terrein

UIT:- Output vanuit frontlijn naar kern- Informatie naar regiogebonden klanten - Output naar afdelingen centraal- Output naar provinciale buitenafdelingen

Diensten afdeling Oost-Vlaanderen

Afdelingshoofd Gonda Callaert / manteamTeamcoach stafteam of tactische team (Oost-Vlaanderen)


o team plannen, specialismen water en mobiliteit (teamcoach)o team vergunnen (teamcoach)o team vergunnen (teamcoach)o team vergunnen (teamcoach)o team onroerend erfgoed (teamcoach)



Intern 1( diagonaal): Stafteam Oost-Vlaanderen: tss afdelingshoofd (1) en teamcoaches R0 en OE (7)verslag via KWIC-sjabloon(voor iedereen toegankelijk op shair point)

Intern 2 (diagonaal) / maandelijksDisciplineoverleg (mobiliteit, water, plannen, vergunnen, Monumenten): tss. disciplinecoach en - verantwoordelijke centraal en alle buitendiensten


24


ANALYSE FASE





Extern:Atrium gecoacht door relatiebeheerder en collega-ambtenaar van de provincieLoketfunctieProblematiek ext. comm.: agentschap komt te weinig op een positieve manier in beeld.

Diensten afdeling Antwerpen Afdelingshoofd Gonda Callaert / manteamTeamcoach stafteam of tactische team (Oost-Vlaanderen)


o team plannen, specialismen water en mobiliteit (teamcoach)o team vergunnen (teamcoach)o team vergunnen (teamcoach)o team vergunnen (teamcoach)o team onroerend erfgoed (teamcoach)



o technische ondersteuning(op vlak van ICT) (teamcoach)administratieve ondersteuning (op vlak van personeel, logistiek, infoloket of eerstelijnsopvang en verzending) (teamcoach)


Intern 1 diagonaal: Stafteam Antwerpen: tss. afdelingshoofd (1) en teamcoaches R0 en OE (7)verslag via KWIC-sjabloon(voor iedereen toegankelijk op shair point)




Diensten afdeling Limburg Afdelingshoofd Ivo Palmers / manteamTeamcoach stafteam of tactische team (Limburg)








Intern 1 (diagonaal): Stafteam Limburg: tss afdelingshoofd (1) en teamcoaches R0 en OE (6)verslag via KWIC-sjabloon(voor iedereen toegankelijk op shair point)




Diensten afdeling West-Vlaanderen

Afdelingshoofd Joris Bouve / manteamTeamcoach stafteam of tactische team (West-Vlaanderen)





o technische ondersteuning(op vlak van ICT) (teamcoach)administratieve ondersteuning (op vlak van personeel, logistiek, infoloket of eerstelijnsopvang en verzending) (teamcoach)

Intern 1 horizontaal: Teamoverleg: teamleden + olv teamcoachDisciplineoverleg?

Intern 1 diagonaal: Stafteam West-Vlaanderen: tss afdelingshoofd (1) en teamcoaches R0 en OE (6)verslag via KWIC-sjabloon(voor iedereen toegankelijk op shair point)



Extern:Atrium gecoacht door relatiebeheerder en collega-ambtenaar van de provincie

25


ANALYSE FASE


LoketfunctieProblematiek ext. comm.: agentschap komt te weinig op een positieve manier in beeld.

RUIMER WERKVELD

Beleid en departement RWO Departementale stuurgroep communicatie IN:- input naar beleid en andere RWO-agentschapppen vanuit terreinkennis - input vanuit RO en EO voor koepelsite

UIT:- overkoepelende website waar diensten van Ruimte en Erfgoed een

prominente plaats krijgtVlaamse overheid

DOELGROEP EXTERN OMSCHRIJVING + DOELSTELLINGEN COMMUNICATIEFLOW (huidig)

COMMUNICATIEFLOW (gewenst)

Provincies en gemeenten Gemeentelijke stedenbouwkundige ambtenaren ErfgoedconsulentenLokale partners op het veld

Atrium RO Gestructureerd overleg , coördinatie door agentschap centraal in samenspraak met provinciale afdelingen

Erfgoedverenigingen M&L Partner in onderzoek, studiedagen

Beroepswereld Gewestelijke organisatiesSpecialisten uit belangengroepenBeroepsorganisaties

Vlaams netwerk waaruit verschillende gemeenschappelijke acties vertrekken en georganiseerd wordt (structureel en ad hoc)

Belangengroeperingen

Onderwijs

Burger – publieke opinie Pers en maatschappij InfoloketVerschillende brochures beschikbaar in provinciale afdelingenWebsite www.ruimteenerfgoed.be

Website uitbouwen tot dé overkoepelende informatiesite van Ruimte en Erfgoed

Eigenaars beschermd monument InfoloketWebsite www.onroerendergoed.be

26


ANALYSE FASE

SWOT&TOWS-ANALYSE

4/ SWOT & TOWS-ANALYSE

WAT?

De informatie verkregen uit de vorige twee stappen bundelen we in een interne en externe SWOT-analyse.

> interne SWOT: sterktes, zwaktes, opportuniteiten en bedreigingen toegepast op de verschillende componenten van de interne communicatie (cultuur, vergaderstructuur, communicatietools)

> externe SWOT: sterktes, zwaktes, opportuniteiten en bedreigingen toegepast op de verschillende componenten van de externe communicatie (positionering, structuur, communicatietools).

WAAROM?Een SWOT-analyse is een geordende oplijsting van sterke en zwakke communicatiefactoren. De strategische gevolgen en keuzes die hieruit voortspruiten worden vastgelegd in een TOWS-matrix.Zo krijgen we naast de pure analyse meteen ook een inzicht over de ideale communicatie op lange termijn.

WERKMODEL: SWOT-ANALSE/ TOWS-MATRIXDe SWOT-factoren rangschikken we in een TOWS-matrix en brengen we met elkaar in verband waardoor we potentiële communicatiestrategieën kunnen formuleren.

27


ANALYSE FASE

SWOT&TOWS-ANALYSE

4.1. SWOT-ANALYSE INTERNE COMMUNICATIE

De SWOT-analyse verwerkt de gegevens van het cultuuronderzoek en beschouwt hierbij enerzijds de bestaansreden en cultuur van de organisatie (vanuit het visie –en waardewerk) en anderzijds de functionaliteit en tools (vanuit de structurele analyse).

4.1.1 STERKTESBestaansreden en cultuur- Moderne samenwerkingsvorm met zelfsturende teams en duidelijk omlijnde (specifieke)

benoeming van bijhorende expertise en kernwaarden- Het kernmanagement weet duidelijk waar naartoe en toont zich authentiek in haar

intenties.- Een positieve werksfeer binnen de teams, er is “goesting”

Functionaliteit en tools- Duidelijke taakverdeling binnen teams, specialisatie leidt tot experts- Korte communicatielijnen- Persoonlijke communicatie binnen eigen teams- Verantwoordelijkheid en klantgerichtheid worden zeer bewust beleefd- Verslagen van overlegmomenten volgens uniforme KWIC-systematiek

4.1.2 ZWAKTESBestaansreden en cultuur- Visie, missie en waarden zijn onvoldoende gekend in de organisatie- Weinig fierheid doordat medewerkers zich moeilijk kunnen identificeren met “Ruimte en

Erfgoed”. Resultaat: weinig tot geen fierheid voor “het geheel”.- Weinig draagvlak en betrokkenheid. Communicatie van het kernmanagement naar de

medewerkers wordt als niet transparant / efficiënt ervaren. Resultaat: weinig draagvlak en betrokkenheid ( ook mbt optimaliseringsproject).

- Hierdoor worden de kernwaarden niet of onvoldoende uitgestraald door de kern en beleefd bij de medewerkers. Het engagement om ze zelf te kennen en te integreren is eerder beperkt.

- Er heerst geen wij-gevoel maar eerder een wij/zij cultuur tussen RO en OE en diverse culturen op de afdelingen.

Functionaliteit en tools- Te veel geïsoleerd werken.- Weinig onderlinge afstemming tussen disciplines en buitenafdelingen.

28


ANALYSE FASE

SWOT&TOWS-ANALYSE

- Communicatiestroom verloopt nu te veel in één richting top-down (via cascade) en te weinig terugkoppeling van onderuit (bottum-up). Te weinig interactiviteit.

- Gebrek aan communicatie- en informatiebeleid, gebrek aan kennisdeling.- Overlegstructuur is niet gedragen.- Communicatie is te veel operationeel, vaktechnisch en te weinig beleving en persoonlijk. - Weinig communicatievormen – en kanalen om interactie met medewerkers en interne

klanten te bevorderen.- De huidige interne communicatiemiddelen worden niet optimaal benut en zijn niet

geïntegreerd in de dagelijkse werking. Hierdoor worden de medewerkers niet structureel geïnformeerd over wat er in het agentschap speelt.

- Niet iedereen beschikt over de nodige kennis en/of toegang tot de digitale werkmiddelen.

4.1.3 OPPORTUNITEITENBestaansreden en cultuur- Sterke wil onder de medewerkers om Vlaanderen een nieuw gezicht te geven. Kans

wordt deels benut, maar er sijpelt veel energie weg.- Sterke wil en motivatie onder de medewerkers om te veranderen op vlak van

communicatie.- De huidige spankracht tussen RO en OE kan leiden tot groei en innovatie.

Functionaliteit en tools- Automatisering en digitalisering zorgt voor meer tijd en betere doorstroming van

informatie.- Voorbeeld voor stakeholders (iedereen die betrokken is).- Sharepoint: een uitstekend middel om kennis centraal te bundelen en is toegankelijk

voor alle medewerkers.- Intranet: het ideale medium om verhalen te brengen. Succesverhalen uit het agentschap.

Verhalen van medewerkers. Verhalen waar iedereen uit kan leren. Verhalen van klanten, partners, …Verhalen die de missie en visie ondersteunen. Maar het is ook een uitstekend medium om mensen met elkaar te verbinden over alle grenzen heen en zo betrokkenheid te creëren.

- Werkgroep communicatie = ambassadeurs van de communicatie.

4.1.4 BEDREIGINGENBestaansreden en cultuur- Wegsijpelen van de “goesting” die nu nog aanwezig is.- Afstand tussen centrum (Brussel) en periferie (buitenafdelingen) wordt groter.- Afschaffing van agentschap.

Functionaliteit en tools

29


ANALYSE FASE

SWOT&TOWS-ANALYSE

- Hoge werkdruk en vele regels waardoor de ruimte voor inzet en passie alsmaar kleiner wordt.

- Verlies aan expertise (door verregaande specialisering en moeilijke kennis borging is er te weinig kennis van andermans werkterrein).

- Medewerkers die nog meer hun rug keren vanuit weerstand en angst voor huidige middelen.

30


ANALYSE FASE

SWOT&TOWS-ANALYSE

4.2 TOWS-ANALYSE INTERNE COMMUNICATIE

Door telkens de factoren van de interne SWOT in een TOWS-matrix te rangschikken en met elkaar in verband te brengen, komen we tot potentiële strategieën:

4.2.1 GROEI STRATEGIEËN (sterktes + kansen= met een sterk punt kunnen we inspelen op een kans en groei realiseren )

- Groei en innovatie binnen het Agentschap genereren door een communicatiedynamiek op te starten vanuit het kernmanagement (het centrum) met respect voor de waarden en eigenheid van het Agentschap.

- Het kernmanagement kan vanuit de identiteit / de wortels van de organisatie, de periferie stuwen – adviseren – ondersteunen – bewaken. De leden van het kernteam zijn als het ware ‘de inspirators’ van de communicaties.

- Door in het centrum kanalen en middelen te creëren, is er enerzijds eenduidige communicatie mogelijk naar de periferie. Anderzijds ontstaat er een extra dynamiek en (tweerichtingsverkeer) wanneer het centrum de periferie de ruimte geeft om deze middelen en kanalen zelf in te vullen en te gebruiken.

- De leden van de werkgroep communicatie de rol van communicatie-ambassadeurs geven om een optimale doorstroming te garanderen.

4.2.2 ONDERSTEUNENDE STRATEGIEËN (zwaktes + kansen = verbeteren van zwakke punten om van opportuniteiten gebruik te kunnen maken)(sterktes + bedreigingen = verdedigen door met een sterk punt een bedreiging af te wenden)

- Er komt meer draagvlak en betrokkenheid door een duidelijke en belevende communicatie vanuit het centrum naar de periferie. Verhalend en eenvoudig in haar boodschap zodat elke deelnemer zich kan herkennen en zich plaatsen in het verhaal. En zich hierdoor beter kan identificeren met de waarden en de strategie van de organisatie en de hieraan gebonden veranderingen.

- De toon van communicatie dient voldoende luchtig en soepel te zijn.- Communicatie is gericht op informatievoorziening én interactie (smeer- en bindfunctie).- Het centrum van de organisatie (de kern) managet het proces en gedrag mét oog voor

het menselijke aspect en het inspireren van haar medewerkers (luisteren en motiveren).- De leden van de kernteam belichamen voor hun teams de manier waarop de organisatie

intern tot leven komt. Daarvoor is er meer transparantie nodig vanuit het kernmanagement.

4.2.3 DEFENSIEVE STRATEGIEËN (zwaktes + bedreigingen = bedreiging legt onze zwakte pijnlijk bloot, minimaal is een ombuiging noodzakelijk)

- De kloof tussen centrum en periferie en tussen RO en OE overbruggen door de kernwaarden te concretiseren. Elke waarde vertalen in eenduidig begrip (substantie) en

31


ANALYSE FASE

SWOT&TOWS-ANALYSE

praktische toepassingen (kenmerken en voordelen). Zo ontstaan er coördinatiemechanismen tussen de medewerkers onderling.

- Functionele en operationele communicatiekaders scheppen die de kernwaarden nastreven en mogelijk maken. Voorbeelden: gebruiksvriendelijke sharepoint ifv kennis borging , momenten creëren waarbij medewerkers uit verschillende afdelingen en teams met elkaar in contact komen om ervaringen en werkwijzen met elkaar uit te wisselen, centrale nieuwsbrief ifv inspireren en samenwerken.

32


ANALYSE FASE

SWOT&TOWS-ANALYSE

4.3 SWOT-ANALYSE EXTERNE COMMUNICATIE

De SWOT-analyse verwerkt de gegevens van het cultuuronderzoek en beschouwt hierbij enerzijds de bestaansreden en cultuur van de organisatie (vanuit het visie –en waardewerk) en anderzijds de functionaliteit en tools (vanuit de structurele analyse).

Van deze aspecten brengen we telkens de sterktes, zwaktes, opportuniteiten en bedreigingen in kaart.

4.3.1 STERKTESFunctionaliteit en tools- Sterke dossierkennis.- Agentschap / afdelingen zijn administratief sterk.- Overlegmodel is sterk ingeburgerd bij alle buitenafdelingen. - M&L is een toonaangevend tijdschrift en sterk gewaardeerd door de sector.

4.3.2 ZWAKTESPositionering - Beperkte ‘merk’-bekendheid.- Nog een beperktere invulling.- Gebrek aan identiteitsdragers, uitstraling (corporate vormgeving) en profiel.

Functionaliteit en tools- Onduidelijkheid over het wie, wat, hoe van Ruimte en Erfgoed.- Geen synergie tussen de verschillende websites.- Weinig tot geen proactieve communicatie. - Geen PR strategie.

4.3.3 OPPORTUNITEITENPositionering - Verhoogde aandacht voor duurzaamheid/groen en authenticiteit/ oorspronkelijkheid

(trend).- Agentschap wordt beschouwd door de ruime omgeving als noodzaak voor de evolutie

van onze leef-, werken woonomgeving. - M&L gebruiken voor profilering Ruimte en Erfgoed.

Functionaliteit en tools- Verandering in verhouding burger/bedrijven-overheid waarbij vanwege de overheid veel

meer ‘transparantie’ en ‘actieve’ communicatie wordt verwacht.- Website ruimte-erfgoed.be uitbouwen tot koepelsite (platform) van ruimtelijke ordening

en onroerend erfgoed. - Werfborden gebruiken om visibiliteit van agentschap te vergroten.

33


ANALYSE FASE

SWOT&TOWS-ANALYSE

- Mee op de kar springen, aanwezig zijn op evenementen die onroerend erfgoed en/of ruimtelijke ordening positief in de kijker zetten zoals Batibouw, Open Monumentendag, Erfgoeddag…

4.3.4 BEDREIGINGENPositionering- Onvoldoende draagvlak voor behoud en bescherming van onroerend erfgoed en te

weinig aandacht voor ruimtelijke kwaliteit. - Aandacht afhankelijk van politiek tij (kabinetten).- Groeiende kritische burger tov de overheid.- Traditionele focus op primaire functionele processen (zoals vergunnen en plannen) en te

weinig op emotionele aspecten en waardegedreven dienstverlening.

Functionaliteit en tools- De huidige organisatie vertoont onvoldoende flexibiliteit om snel, effectief en efficiënt in

te spelen op de veranderingen in de omgeving.- Overheveling van bevoegdheden naar provincies en gemeenten (ontvoogding).- Veel verwarring met Vlaams Instituut voor onroerend erfgoed. Veel taken die Onroerend

Erfgoed doen, worden aan hen toegeschreven.- Beperkingen vanuit de regelgeving die herbestemming en toegankelijkheid van

erfgoed /monumenten moeilijk of onmogelijk maakt.

34


ANALYSE FASE

SWOT&TOWS-ANALYSE

4.4 TOWS-ANALYSE EXTERNE COMMUNICATIE

Door telkens de factoren van de externe SWOT in een TOWS-matrix te rangschikken en met elkaar in verband te brengen, komen we tot potentiële strategieën:

4.4.1 GROEI STRATEGIEËN (sterktes + kansen= met een sterk punt kunnen we inspelen op een kans en groei realiseren )

- Een sterke uitstraling en persoonlijkheid naar buiten toe (zo binnen – zo buiten) creëren door de identiteit in alle gelaagdheden van de organisatie terug te laten komen.

- Visibiliteit van Ruimte en Erfgoed vergroten en invulling geven aan de betekenis van het agentschap door een proactieve communicatie aanpak waarbij we vaste momenten creëren, claimen en communiceren.

4.4.2 ONDERSTEUNENDE STRATEGIEËN(zwaktes + kansen = verbeteren van zwakke punten om van opportuniteiten gebruik te kunnen maken)(sterktes + bedreigingen = verdedigen door met een sterk punt een bedreiging af te wenden)

- Er is duidelijke en heldere communicatie nodig met ruimte voor dialoog en interactie om een sterk en eenduidig imago uit te bouwen en het vertrouwen van de externe stakeholders te versterken.

- Naast informatievoorziening is er ook belevende en waardevolle communicatie nodig. In eerste instantie moet het duidelijk zijn waarvoor het agentschap staat en wat de meerwaarde is van het agentschap.

- Steeds uitgaan van de eigen kernkracht, via een eenduidige boodschapvertaling en een unieke, consequente communicatiestijl.

- De communicatie van de verschillende afdelingen in dezelfde richting sturen zodat er één koepelimago ontstaat bij de diverse doelgroepen aan de hand van een communicatiemanual (meer dan een huisstijlhandboek).

4.4.3 DEFENSIEVE STRATEGIEËN(zwaktes + bedreigingen = bedreiging legt onze zwakte pijnlijk bloot, minimaal is een ombuiging noodzakelijk)

- Verder ontwikkelen en communiceren van netwerking- en overlegplatformen (actueel en actief) waar interne en externe stakeholders elkaar kunnen ontmoeten op basis van gedeelde interesses en behoeftes (ervaringsuitwisselingen).

- Daarnaast communicatiemiddelen – en acties ontwikkelen online en offline die> de overdracht van expertise bevorderen> de verschillende disciplines en thema’s op vlak van ruimtelijke ordening en onroerend erfgoed invullen

en onderbouwen

- Het opbouwen van een selectief netwerk van mediacontacten (op Vlaams niveau en lokaal niveau) om bredere merkbekendheid op te bouwen en om positievere

35


ANALYSE FASE

SWOT&TOWS-ANALYSE

ingesteldheid tov ruimte en onroerend erfgoed bij Vlaming te vergroten (inbedden in maatschappij).

36


INTERNE VERANKERING


FASE 2: INTERNE VERANKERING1/ DOELSTELLING EN AANPAK2/ INTERNE COMMUNICATIESTRATEGIE

TAKEN INTERNE COMMUNICATIESTRATEGIESTRATEGISCH PLATFORM

3/ AFSTEMMEN, DOORSTROMEN, MONITOREN DOELSTELLINGEN DOELGROEPENCOMMUNICATIE-ACTIES

4/ OPERATIONEEL PLAN INTERNE COMMUNICATIE

37


INTERNE VERANKERING


1/ DOELSTELLING EN AANPAK

De communicatiedoelstellingen en –analyses worden vertaald in een coherente strategie, een passende communicatiestructuur en een werkbaar actieplan.

Er wordt een interne communicatiestructuur uitgebouwd die elke medewerker optimaal informeert en begeleidt in zijn persoonlijke en professionele ontwikkeling. De verschillende afdelingen van het Agentschap zijn zo in staat om vanuit een sterke afstemming met elkaar en met de kern een eenduidig begrepen werkcultuur uit te bouwen.

38


INTERNE VERANKERING

INTERNE COMMUNICATIESTRATEGIE

2/ INTERNE COMMUNICATIESTRATEGIE

Uit de analysefase blijkt dat de medewerkers zich niet betrokken voelen tot het geheel (geen wij-gevoel) en dat er weinig interactie is met de organisatiekern. De communicatie is te veel top-down en er is weinig informatiedoorstroming over de grenzen heen (weinig kennisdeling). De communicatie blijft beperkt binnen de teams.

Interne communicatie is een uitstekend middel om van een groep mensen een team te maken.De kernelementen (eigen kracht) die we in de benoemingssessie hebben vastgelegd, dienen als wortels voor de ontwikkeling van een sterke cultuur van samenwerking. Zij vormen het hart van het agentschap. Van hieruit vertrekken de verbindingen.

2.1 TAKEN

1. AFSTEMMINGVertaling van eigen kracht (visie, missie, ambitie en waarden) in een coherente werkcultuur zorgt ervoor dat medewerkers zich verbonden voelen met de organisatie en met elkaar(bindfunctie van interne communicatie).

2. DOORSTROMINGEen optimale doorstroming van informatie en communicatie zorgt ervoor dat werkzaamheden efficiënt, doelgericht en gecoördineerd kunnen worden uitgevoerd.(smeerfunctie van interne communicatie)

3. MONITORINGOmpolen van blokkades en benutten van opportuniteiten door evalueren/onderhouden cultuur en communicatie (vanuit helicopterview).(evaluatiefunctie van interne communicatie)

AFSTEMMING

DOORSTROMING MONITORING

39


INTERNE VERANKERING


2.2 STRATEGISCH PLATFORM

Ruimte en Erfgoed is een levende organisatie die vraagt om een geïntegreerde communicatie-flow.Dit betekent dat er een modern kerngestuurde communicatiedynamiek nodig is.

Op deze manier is het mogelijk de betrokkenheid te vergroten en de verschillende afdelingen van Ruimte en Erfgoed op elkaar af te stemmen vanuit dezelfde gedeelde waarden en boodschap, wat zorgt voor meer eenduidigheid.

Tegelijkertijd moet de structuur ook toelaten dat er informatie vanuit de basis terugstroomt naar de kern.

Deze geïntegreerde communicatie-flow wordt gekenmerkt door:1. een functieoverschrijdende informatiedoorstroming (verhoogt de betrokkenheid van

medewerkers met elkaar en met het geheel)2. een interactieve relatie met de organisatiekern (geleide mogelijkheden tot dialoog verhogen de

betrokkenheid en ontluchten mogelijke spanningen)3. vaste communicatieafspraken (regelmaat in de interne communicatie brengt duidelijkheid en

structuur bij de ontvangers)4. engagement van een aantal communicatie- en cultuurambassadeurs (creatie van een netwerk

van personen in de eigen structuur die zich de agentschapcultuur eigen maken en helpen verspreiden)

5. een eenduidig communicatiemethodiek (de manier waarop gecommuniceerd wordt, moet exemplarisch zijn voor de agentschapcultuur en haar waarden).

6. een eenduidig vergader- en beslissingsmethodiek (vastleggen eenvoudige systematiek om in dagelijkse meetings tot consensusbeslissingen te komen in lijn met de centrale agentschapwaarden)

van top -> downnaar center <-> periferie

40


INTERNE VERANKERING


Onderstaande figuur toont Ruimte en Erfgoed volgens de center-periferie segmentatie waarbij de communicatiestroom vanuit de kern vertrekt.

41


INTERNE VERANKERING


42


INTERNE VERANKERING

AFSTEMMEN, DOORSTROMEN, MONITOREN

Vanuit het strategische platform en de communicatiedoelstellingen worden een aantal concrete communicatie-acties voorgesteld.

3/ AFSTEMMEN, DOORSTROMEN, MONITOREN

3.1. DOELSTELLINGEN

Op drie niveaus wordt telkens een cluster aan communicatie-initiatieven voorgesteld:

AFSTEMMEN: ORGANISATIECULTUUR INSTALLEREN Specifieke doelstellingen:

- richting geven aan gedrag van medewerkers- verschaffen van een gemeenschappelijk referentiekader (coördinatiemechanisme tussen

leden onderling versterkt wij-gevoel)- scheppen van identificatiemogelijkheden voor medewerkers

(vergroot betrokkenheid bij het realiseren van de agentschapsobjectieven).

DOORSTROMEN: COMMUNICATIELIJNEN IMPLEMENTEREN Specifieke doelstellingen:

- beschikbaar stellen van verschillende soorten informatie op gepaste tijden via relevante informatiedragers(inspelen op informatiebehoefte van de verschillende leden)

- scheppen van een open/transparant en interactief communicatieklimaat- stimuleren van contact tussen medewerkers en afdelingen onderling

(bevordert de samenwerking en kennisdeling).

MONITOREN: CONTINUE BIJSTURING EN EVALUATIE VAN COMMUNICATIEBELEID Specifieke doelstellingen:

- evalueren en monitoren van communicatielijnen en cultuurinstallatie- achterhalen van meningen, gevoelige kwesties en opvattingen van de verschillende

medewerkers- kiezen voor nieuwe insteken en invullingen van communicatieboodschappen.

43


INTERNE VERANKERING


3.2. DOELGROEPEN

ALGEMENE DOELGROEPEN1. Alle medewerkers van ruimte en erfgoed

1.1. Centrale diensten brussel: 67 medewerkers1.2. Buitendiensten:

- Antwerpen: 69 medewerkers- Limburg: 57 medewerkers- Oost-vlaanderen: 77 medewerkers- Vlaams-brabant: 50 medewerkers- West-vlaanderen: 68

2. SPECIFIEKE DOELGROEPEN

2.1. Managementteam 2.2. Werkgroep communicatie (ambassadeurs communicatie)2.3. Teamcoaches2.4. Disciplinecoaches2.5. Disciplineverantwoordelijken2.6. Relatiebeheerders

44


INTERNE VERANKERING


-

3.3 COMMUNICATIE ACTIES

AFSTEMMEN/ organisatiecultuur installeren

1. Vergader- en beslissingsmethodiek inpassen in huidige overleg- en communicatieplatformen2. Cultuurambassadeurs aanduiden / werkgroep communicatie installeren3. Aftrapdag en aftrapcommunicatie4. Waarden- of belevingsboekje 5. Waardenaffiches en/of cultuurtotems6. Installatie merkankers/ huisstijl7. Belevingssessies

45


INTERNE VERANKERING

ACTIEFICHE

ACTIE 1 Beslissings- en vergadermethodiek inpassen in huidige overlegplatformen

WAT? De agentschapscultuur is het resultaat van de beleving van de kernwaarden van Ruimte en Erfgoed. De activering ervan verloopt via de onderlinge communicatie. De diverse overlegplatformen zijn zéér belangrijk. Zij vormen de kanalen voor de constante doorstroming vanuit de kern naar de deelnemers.

WAAROM? Afstemming en richting geven door bij belangrijke beslissingen steeds terug te grijpen naar de eigen

kracht (waarden, visie, missie en ambitie) wordt deze actief gehouden en blijft Ruimte en Erfgoed vanuit haar strategische kern opereren. Eenduidig en doelgericht.

door in elk overleg (directieraad, managementteam, stafteam centraal, regionale stafteams,…) systematisch de vraag te stellen welke zaken verder moeten worden gecommuniceerd, aan wie en wanneer. Op deze manier wordt de communicatiecomponent permanent betrokken.

VOOR WIE? Alle medewerkers

DOOR WIE? Ambassadeurs en andere medewerkers die sturend aanwezig zijn in de overlegorganen (teamcoaches, disciplinecoaches)(zie figuur)

HOE? Door het toepassen en inoefenen van ‘3 stappen reflex’ en methodiek toe te passen bij elk overleg en elke communicatie:1. Stap 1: situatie inschatten en afbakenen (hoofdproblemen en

bijproblemen benoemen, wat zijn de actoren en factoren)2. Stap 2: toetsen aan waarden, visie, missie en ambitie(hoe gaat onze

organisatie hier mee om? In welke waarden worden we hier aangesproken?) - antwoord bieden op problematiek vanuit hoofdwaarden en ondersteunende waarden

3. Stap 3: beslissen over de actie en de communicatielijnen bepalen (vb e-flash, verslag op sharepoint, intranet): hoe zou je dit intern kunnen communiceren? - actie en communicatielijn opnemen in vergaderverslag.

WAT IS ER NODIG? Tool belevingssessie (zie projectfiche): voor ambassadeurs en leidinggevenden om 3 stappen reflex eigen te maken en toe te passen op werkvloer.Tool waardenboekje (zie projectfiche): voor iedereen om methodiek te

communiceren.

WANNEER? Begin van communicatietraject (prioritaire actie)

BUDGET 2.450 euro (excl. BTW)

46


INTERNE VERANKERING

ACTIEFICHE

ACTIE 1 Beslissings- en vergadermethodiek inpassen in huidige overlegplatformen

Figuur: situering overlegplatform

47


INTERNE VERANKERING

ACTIEFICHE

ACTIE 2 Communicatieambassadeurs aanduiden en werkgroep communicatie installeren

WAT? Creatie van een netwerk van personen in de eigen structuur die zich de agentschapcultuur eigen maken en helpen verspreiden.

WAAROM? Er worden ambassadeurs aangeduid om: interne communicatiedoorstroming te garanderen vanuit de kern naar de

deelnemers activeren en stimuleren van de eigen kernwaarden en strategische

uitgangspunten (voorbeeldfunctie) uitdragen van visie/missie en ambitie van Ruimte en Erfgoed en

beslissingen/acties hieraan toetsen waken over de uitstraling intern aanspreekpunt op het gebied van nieuwe

communicatieontwikkelingen en- acties van Ruimte en Erfgoed installeren van eigen vergadermethodiek (moet systematiek worden) vinger aan de pols houden en het tijdig signaleren van crisissituaties aan

de dienst communicatie.


DOOR WIE? 1ste fase: managementteam, werkgroep communicatie2de fase: teamcoaches, disciplinecoaches

Profiel: geïntegreerd zicht hebben over de activiteiten van Ruimte en Erfgoed goede sociale en communicatieve vaardigheden organisatietalent collega’s weten te motiveren en enthousiasmeren

HOE? Algemeen:De ambassadeurs worden systematisch aangesproken door werkgroep communicatie om input aan te leveren voor de e-flash, nieuwsbrief en intranet. De coördinatie van de communicatie hieromtrent kan best opgenomen worden door de communicatieverantwoordelijke.

Werkgroep communicatie:De werkgroep communicatie heeft als doel de communicatiestrategie van Ruimte en Erfgoed te bewaken en in concrete aanpak om te zetten.Alle stafteams zijn vertegenwoordigd in de werkgroep communicatie.

De leden komen op een vast tijdstip samen in Brussel met de communicatie-verantwoordelijke. Taken en bestaansredenen van werkgroep communicatie moeten worden geformaliseerd en verankerd worden in de dagelijkse werking. Via sterrolhouders kunnen verschillende verantwoordelijke personen aangeduid worden.

48


INTERNE VERANKERING

ACTIEFICHE

49


INTERNE VERANKERING

ACTIEFICHE

ACTIE 2 Communicatieambassadeurs aanduiden en werkgroep communicatie installeren

Figuur: overzicht ambassadeurs en werkgroep communicatie

50


INTERNE VERANKERING

ACTIEFICHE

ACTIE 3 Aftrapdag en aftrapcommunicatie

WAT? Een informeel, gezamenlijk moment om de medewerkers te informeren over de missie, visie en waarden van het agentschap en de strategische keuzes.

WAAROM? De positieve attitude tegenover het traject opvoeren (motiverend en interactief). Een actie die eenduidigheid rond de missie en de kernwaarden creëert en die aanzet tot loyaliteit.


DOOR WIE? Leidinggevenden van het agentschap en ambassadeurs (max. 40 personen)

HOE? Organiseren als een gezellig ‘wij-moment’.

De meeting interactiever maken door post- it ideeën van de aanwezigen te verzamelen. De werkgroep communicatie evalueert vervolgens de verschillende ideeën en de beste kunnen effectief doorheen het jaar georganiseerd worden.

Idealiter zijn op dat moment de communicatietools aangepast en/of aangemaakt en kan er een basispakket zoals waardeboekjes en –affiches verspreid worden.

Aansluitend hierop kan de interne motiveringscampagne van start gaan om de medewerkers te informeren over de kernkracht van de organisatie (missie, visie, ambitie, waarden).

BUDGET In functie van de noden te bekijken. (excl. BTW)

51


INTERNE VERANKERING

ACTIEFICHE

ACTIE 4 Waarden- of belevingsboekje

WAT? Een boekje op “binnenzak / handtas” formaat met daarin uitgelegd :- de visie - de missie- de waarden met kenmerken en substantie - hoe je dit boekje moet gebruiken in dagdagelijkse werking- de vergader- en beslissingsmethodiek in 3 stappen.

WAAROM? Een persoonlijke tool dat elke dag opnieuw geconsulteerd kan worden. Ook een praktische houvast om actief en creatief aan de slag te gaan met de kernwaarden van Ruimte en Erfgoed.


DOOR WIE? Werkgroep communicatie

HOE? Elke waarde dient te worden vertaald in een eenduidig begrip en praktische toepassingen. Dat gebeurt door er substantie en kernmerken voor de betrokkenen aan te geven die best zo beperkt mogelijk zijn.

BUDGET 5.558 euro (excl. BTW) per 500 ex.

52


INTERNE VERANKERING

ACTIEFICHE

ACTIE 5 Waardenaffiches en cultuurtotems

WAT? Affiches en/of totems in een aantal formaten met daarop de waarden visueel voorgesteld.

WAAROM? De kernwaarden permanent aanwezig maken op de werkvloer. De affiches en totems zorgen voor continuïteit en voor steeds nieuwe activering.



HOE? Het invoeren van deze affiches verloopt in 2 fases.

Fase 1: affiches ter beschikking stellen (op aftrapdag)Fase 2: totems ter beschikking stellen (in een latere fase, via ambassadeurs)

Op het intranet een reeks affiches beschikbaar stellen waarop elke waarde afzonderlijk staat afgebeeld en die zelf uitgeprint kan worden.

BUDGET 4.764 euro (excl. BTW) per 70 affiches en 20 totems.

53


INTERNE VERANKERING

ACTIEFICHE

ACTIE 6 Installatie van de merkankers of de huisstijl

WAT? Visuele ankers die de centrale kernkracht reflecteren. Deze moet je in lijn brengen met de waarden.

Enkele voorbeelden:- het logo- de kleuren- het lettertype- de stationary (naamkaartjes, omslagen, briefpapier, ppt, …)- de folders, brochures, affiches, jaarverslag, …

WAAROM? De corporate vormgeving geeft vorm aan de kernwaarden van een organisatie, vergroot de onderlinge betrokkenheid en afstemming tussen de medewerkers en versterkt de externe uitstraling.



HOE? Ontwikkeling van een communicatiemanual (meer dan huisstijlhandboek) De manual beschrijft enerzijds het strategische platform en anderzijds de praktische toepassingen van de huisstijl en visuele merkankers.

Door het huidige huisstijlhandboek aan te vullen met onderstaande elementen kan de manual de communicatie van de verschillende afdelingen in dezelfde richting sturen zodat er één koepelimago gecreëerd wordt.- de kernwaarden (matrix) Ruimte en Erfgoed- de strategische communicatiepijlers (visie, missie, ambitie)- de kernwaarden van de communicatie- de richtlijnen in verband met taalgebruik- de richtlijnen voor fotografie- moodboard foto’s wel te gebruiken / niet te gebruiken.


54


INTERNE VERANKERING

ACTIEFICHE

ACTIE 7 Belevingssessies

WAT? Een opleidingsdag waarin medewerkers vanuit eigen ervaring en gevoel een verdiept begrip creëren over de centrale waarden.

Een belevingssessie omvat twee grote blokken: 1. Kennismaken met de agentschapswaarden. Een waarde uitdiepen in de

vorm van gedragsindicatoren omdat die belangrijk is voor de meerwaarde van de functie van de medewerker.

2. De beslissingen vergadermethodiek inoefenen om dag in dag uit beslissingen te nemen vanuit de kernkracht van het agentschap.

WAAROM? Kennismaken en bewustwording van de waarden. En hoe de waarden concreet te integreren in het dagdagelijkse werk.

Oefenen met de methodologie om in elke communicatie en elk overleg de kracht van Ruimte en Erfgoed dagelijks te gebruiken (concrete aanbevelingen).

VOOR WIE? In de eerste plaats voor het manteam en leden van de werkgroep communicatie, teamcoaches, disciplinecoaches en relatiebeheerders.

DOOR WIE? Onder begeleiding van een coach

HOE? Via belevingsoefening (oefening per 2: één oefenpersoon + één begeleider)De begeleider zorgt ervoor dat de structuur van de oefening wordt gevolgd, hij/zij bevraagt de oefenpersoon en noteert kort wat er gezegd wordt.

Vragen:Hoe beleef je de waarden voor jezelf?Welke score geef je jezelf? Welke score geef je je directe werkomgeving vanuit jou beleving? Uitwisseling in kleine groepjes.€


55


INTERNE VERANKERING

ACTIEFICHE

DOORSTROMEN : communicatielijnen implementeren

Voorstel van te ondernemen acties / middelen:1. Bestaande tool intranet optimaliseren en integreren2. E-flash 3. Digitale nieuwsbrief4. Smoelenboek5. Themadagen6. Bestaande tool sharepoint optimaliseren en integreren

56


INTERNE VERANKERING

ACTIEFICHE

ACTIE 1 Bestaande tool intranet optimaliseren en integreren

WAT? Het ideale medium om verhalen te brengen en intern nieuws (actuele info) te verspreiden. Het is ook een uitstekend medium om medewerkers met elkaar te verbinden over alle grenzen heen en zo betrokkenheid te creëren.

WAAROM? Intranet is een uitstekend medium om de communicatielijnen binnen Ruimte en Erfgoed kort te houden, de samenwerking te bevorderen, medewerkers te verbinden en interactie te stimuleren.Focus op bind- en informatiefunctie.

VOOR WIE? Alle medewerkers.

DOOR WIE? Verschillende verantwoordelijken- werkgroep Communicatie is verantwoordelijk voor inhoud

(hoofdredactie) van intranet (verzamelaar en coördinator van nieuws)- management en andere leiding- en of dossierverantwoordelijke zijn

verantwoordelijk voor doorgeven van informatie en terugkoppeling op gevraagde informatie (leverancier van informatie)

- webredacteur is verantwoordelijk voor redactie + plaatsing content (eindverantwoordelijke content)

HOE? Intranet optimaliseren (gebruiksvriendelijker + aantrekkelijker)1. Heldere navigatie/structuur

- Maak de navigatie zo intuïtief mogelijk, zodat de bezoeker zo min mogelijk moeite hoeft te doen om zijn weg te vinden binnen de structuur van de site.

- Wees consequent in keuzes en geef alles een vaste plaats. - Voorkom doodlopende pagina’s. - Gebruik duidelijke, heldere formuleringen in menu’s en koppen.

Probeer je in de bezoeker te verplaatsen. Hoe zou hij de navigatie interpreteren?

- Maak een inlogpagina aan.

2. Aantrekkelijke rubrieken:- Nieuws uit het agentschap: het intranet is een ideaal platform om

alle medewerkers van interessant organisatienieuws te voorzien. Dit kan van alles zijn: van nieuwe dossiers tot de personeelschef die zijn 25-jarig jubileum viert. Door het nieuws regelmatig te verversen blijft het intranet actueel en aantrekkelijk.

- Een intern telefoonboek, gecombineerd met een smoelenboek: hier vinden uw medewerkers niet alleen telefoonnummers, maar ook fotootjes en interessante wetenswaardigheden over hun collega's (functie, leeftijd, hobby's et cetera).

- Prikbord: medewerkers die op zoek zijn naar een babysit of een mooie tweedehands fiets willen verkopen, kunnen een berichtje op het digitale prikbord hangen.

57


INTERNE VERANKERING

ACTIEFICHE

- Foto’s van personeelsuitjes: zijn er tijdens de kerstborrel, het jubileum van de directeur of de jaarlijkse uitstap foto's gemaakt, zet ze dan op het intranet. Eventueel met een grappig begeleidend tekstje.

3. Richtlijnen redactie- Minimumvereisten: voorzie elke afdelingspagina van wie-wat-waar-

informatie (smoelenboek). - Leesbaarheid: schrijf kort en bondig, zorg voor een heldere

tekststructuur en maak samenvattingen van de langere artikelen.- Actualiteit: actualiseer regelmatig gepubliceerde informatie en plaats

op gezette tijden nieuwe berichten. - Snelheid: maak gepubliceerde informatie snel toegankelijk en laat

het laden van de intranetpagina’s niet te lang duren. - Bronvermelding: zet bij alle gepubliceerde informatie de bron en

waar verdere informatie gevonden kan worden.- Vormgeving/Huisstijl: hanteer in alle communicatie-uitingen de kleur

en vormgeving van de huisstijl van de organisatie.- Afbeeldingen: gebruik afbeeldingen zo functioneel mogelijk en plaats

niet te veel. - Nieuws: een kritische blik op het nieuws is een vereiste. Drie handige

vragen om de nieuwswaarde van informatie te bepalen zijn:o Is de informatie eigenlijk noodzakelijk om te weten voor de

doelgroep? (need to know)o Is de informatie leuk om te weten? (nice to know)o Heeft de informatie een meerwaarde voor de doelgroep?

(hebben ze er iets aan?)Als je geen van de drie vragen met ja kan beantwoorden, publiceer dan niet.

BUDGET 5.000 euro (excl. BTW) (= samen met optimalisatie en integratie van sharepoint)

ACTIE 2 E-flash

58


INTERNE VERANKERING

ACTIEFICHE

WAT? Een beknopte elektronische nieuwsbrief die men verstuurt vanuit intranet aan alle medewerkers of aan een groep van medewerkers via een vaste format, afhankelijk van de te communiceren beslissingen en belangrijk nieuws.

WAAROM? Belangrijke berichten (van het management/leidinggevenden en/of communicatieambassadeurs) kort onder de aandacht van de medewerkers brengen. Focus op knipperlicht, signaalfunctie.

VOOR WIE? De medewerkers.

DOOR WIE? De ambassadeurs uit het manteam geven relevante info door aan werkgroep communicatie (of sterrolhouder voor de e-flash).

HOE? De flashes spelen kort op de bal vb. direct na overleg (niet wachten op verslag).

In de flash kan men verwijzen waar en wanneer er meer info over te vinden is, vb. verwijzing naar het intranet en/of sharepoint waar men het gehele artikel en/of verslag kan lezen.

ACTIE 3 Digitale nieuwsbrief

59


INTERNE VERANKERING

ACTIEFICHE

WAT? Een uitgebreide elektronische nieuwsbrief die men verstuurt per e-mail aan alle medewerkers via een vaste format en met een vaste regelmaat.

WAAROM? Een tweemaandelijkse, elektronische nieuwsbrief met een uitgebreid overzicht aan nieuws en weetjes uit en voor de verschillende afdelingen.Doelstellingen zijn informeren, het stimuleren van discussies en het bevorderen van een gevoel van samenhorigheid.Focus op bind- en motivatiefunctie.


DOOR WIE? De werkgroep communicatie.

HOE? Inhoudelijk- Een mix van informatie: nieuws over de organisatie, achtergronden van

werkzaamheden, visies en projecten (cases) en social/human interest (cultuurgebonden cases, informatie over waarden) wisselen elkaar af.

- Positief kritisch de interne (cultuur) ontwikkelingen volgen.- Daarbij staat de mens steeds centraal (voor- en door medewerkers).

Vormelijk- Via een vast format opmaken.- Gebruik scherpe copywriting.

ACTIE 4 Smoelenboek

60


INTERNE VERANKERING

ACTIEFICHE

WAT? Voor Ruimte en Erfgoed bevat het smoelenboek de volgende gegevens: - foto- naam medewerker- afdeling- team- naam vestiging- telefoonnummer- e-mailadres- functie/ taken en verantwoordelijkheden- eventueel aangevuld met hobby’s- bijzonderheden en overige kwalificaties.

WAAROM? Meer duidelijkheid geven over de taken en verantwoordelijkheden van de medewerkers. Daarnaast leren de medewerkers elkaar beter kennen.


DOOR WIE? De medewerkers.

HOE? Deze gegevens verkrijgt men door middel van een kort vragenformulier. Daarnaast maakt men best nieuwe foto’s.

In het nieuwe intranet integreert men de smoelenboek.

ACTIE 5 Themadagen

61


INTERNE VERANKERING

ACTIEFICHE

WAT? Bijeenkomsten rond een bepaald thema waarbij medewerkers van verschillende afdelingen op af kunnen komen. Op deze manier komen de afdelingen RO en EO met elkaar in contact en maken de ondersteunende afdelingen in Brussel kennis met elkaar en kunnen ze kennis delen met de buitendiensten.

WAAROM? Samenwerking bevorderen en kennisdeling stimuleren- de afstand tussen Brussel en buitendiensten verkleinen en tussen de

buitendiensten onderling- het contact tussen medewerkers en afdelingen stimuleren- op een informele manier meer over elkaars werkzaamheden te weten

komen


DOOR WIE? Door communicatie-ambassadeurs

HOE? Verschillende formules mogelijk:- Medewerkers van verschillende afdelingen bij elkaar plaatsen in een

projectgroep rond een bepaald thema.- Het thema-overleg combineren met een rondleiding. De medewerkers

van de buitendiensten treden hierbij op als ‘gastheren/gastvrouwen’ van hun eigen werkplek.

Initiatieven en ervaringen met elkaar delen via intranet.

ACTIE 6 Bestaande tool sharepoint optimaliseren en integreren

62


INTERNE VERANKERING

ACTIEFICHE

WAT? Men kan hier op een overzichtelijke manier veel informatie plaatsen. De databank kan een belangrijke plaats in de informatievoorziening innemen, mits deze gebruiksvriendelijk is.

WAAROM? 1 centrale informatie- en verzamelplaats van documenten, data en informatie. - delen en hergebruiken van informatie en kennis- overal en altijd beschikbaar zijn van de informatie- digitalisering van analoge en papieren werkprocessen


DOOR WIE? Werkgroep communicatie en IT- afdeling.

HOE? Verbeteren van sharepoint door:- documenten georganiseerd op te slaan- zoekfunctie optimaliseren: niet enkel op naam, ook op inhoud/metadata

van een document- duidelijkheid scheppen in wie rechten heeft tot welke bestanden- beheer van rechten op bestanden: eigenaar van bestanden zelf laten

bepalen wie toegang heeft tot die bestanden, door te weten welke medewerker eigenaar is van directories kan die eigenaar zelf de rechten geven/ ontnemen van personen die hiertoe geen rechten meer hebben

- oude, niet relevante documenten verwijderen- archiveren van data moet automatischer

BUDGET 5.000 euro (excl. BTW) (= samen met optimalisatie en integratie van intranet)

MONITOREN: onderhouden van cultuur en communicatielijnen

Voorstel van te ondernemen acties / middelen:

63


INTERNE VERANKERING

ACTIEFICHE

1. Evaluatie en klemtonen communicatie / opleidingen2. Beroepsspecifieke coachings 3. HRM-tools

ACTIE 1 Evaluatie en klemtonen van de communicatie en de opleidingen

64


INTERNE VERANKERING

ACTIEFICHE

WAT? Inzichten bekomen vanuit helikopterzicht. Van hieruit worden de accenten bepaald voor de verdere sturing van de organisatiecultuur en communicatie.

WAAROM?- Bepalen van de klemtonen in de boodschap via de inzet van de interne

communicatietools.- Nagaan wat er leeft in de organisatie.- Nagaan op welke niveaus er een voortgezette individuele of

groepsopleiding nodig is.


DOOR WIE? De werkgroep communicatie.

HOE? Een jaarlijkse survey organiseren waardoor men de cultuur kan meten(cultuurbarometer) en de communicatie- en opleidingsbehoeften kan nagaan.

Op basis hiervan ad-hoc initiatieven bepalen bv. de implementatie van halfjaarlijkse werkthema’s.

Daarnaast kan je bijkomende opleidingen organiseren:- de inoefening van doorgedreven cultuurmethodieken - concrete case-gerichte coachings, gericht op praktische

probleemoplossing in lijn met de organisatiecultuur- herhalen van de waardematrix en vergadermethodiek.

ACTIE 2 Beroepsspecifieke coachings

65


INTERNE VERANKERING

ACTIEFICHE

WAT? Extra coachings voor teams op alle niveau’s (manteam, stafteam, teamcoaches, …).

WAAROM?- Van op afstand de organisatiekern evalueren en verankeren.- Vanuit de dagelijkse ervaringen de missie, visie, ambitie en kernwaarden

herbeleven.- De motivatie en de teamspirit verhogen.

VOOR WIE? Teams op alle niveaus: manteam, stafteam, teamcoaches, …

DOOR WIE? Begeleid door externe coach

HOE? Twee maal per jaar gezamenlijke energiesessies voor het manteam organiseren en één keer per jaar live sessies voor de centrale en regionale (staf)teams.

ACTIE 3 HRM-Tools

WAT? Structurele begeleidingstools voor het human resources management.

66


INTERNE VERANKERING

ACTIEFICHE

WAAROM? Ze maken het mogelijk elke medewerker optimaal te sturen in zijn of haar persoonlijke en professionele groei vanuit zijn verbinding met de kern en de cultuur van de organisatie.


DOOR WIE? Het human resources management.

HOE?- Belevingsassessments bij de aanwervingen (op basis van waarden en

cultuur)- Een begeleid ingroeitraject voor nieuwkomers (vb. gebruik van buddy’s)


67


INTERNE VERANKERING

OPERATIONEEL PLAN

4/ OPERATIONEEL PLAN INTERNE COMMUNICATIE

68


EXTERNE UITSTRALING


FASE 3: EXTERNE UITSTRALING1/DOELSTELLING EN AANPAK2/EXTERNE COMMUNICATIESTRATEGIE3/PR STRATEGIE4/OVERZICHT ACTIES EXTERNE COMMUNICATIE

69


EXTERNE UITSTRALING


1/DOELSTELLING EN AANPAK

In deze stap werken we programma’s uit om uw kernkracht uit te stralen naar de externe doelgroepen. Hierdoor is het gemakkelijker om consistent te reageren op nieuwe thema’s in de omgeving of de sector. De organisatie kan dan immers communiceren vanuit zichzelf, vanuit haar kernwaarden en kerncompetenties. Dan wordt de communicatieve vertaling van de kernkracht een baken, dat helderheid schept en navigatie mogelijk maakt.

70


EXTERNE UITSTRALING

EXTERNE COMMUNICATIESTRATEGIE

2/EXTERNE COMMUNICATIESTRATEGIE

De externe communicatiestrategie bepaalt welke boodschap, op welke manier tegenover welke doelgroep, op welk moment uitgestuurd moet worden. Ze is de basis voor een communicatieplanning die elke campagne of informatiecommunicatie inhoudelijk en vormelijk stroomlijnt.

Deze strategie is een belangrijke stap in het uitstralen van de eigen kernkracht om de zichtbaarheid van het agentschap te verhogen en maatschappelijk draagvlak bij de burger te creëren. Ze moet uiteraard inhoudelijk en vormelijk consequent zijn. Daarom zullen we ook de bestaande mediaproducten van Ruimte en Erfgoed evalueren op niveau van copywriting en vormgeving.

2.1 STRATEGISCH PLATFORM

Om dit op een krachtige en eenduidige manier te doen, baseren we de externe communicatie op volgende vier pijlers:

Pijler 1: één identiteit, vele communicatiesPijler 2: holistisch communiceren Pijler 3: center-periferie segmentatiePijler 4: actief en actueel zijn

Pijler 1: één identiteit, vele communicatiesWe raden aan om ook naar buiten toe te communiceren vanuit uw eigen wortels (missie, visie, ambitie, kernwaarden= wie je bent = je identiteit. Door de kernkracht te vertalen naar de beoogde doelgroepen, hanteren we één centraal boodschappenpakket en een eigen stijl van communiceren die getuigt van persoonlijkheid > vergroot zichtbaarheid van het agentschap

Pijler 2: holistisch communicerenWat je zegt, is belangrijk. Wat je doet nog belangrijker. En wat je voelt, maakt het verschil. Ook bij de burger. Net daarom draait communicatie al lang niet meer om ‘een boodschap vertalen’. Het gaat evengoed om waardegedreven, consequent gedrag. Of over het creëren van een hartelijke en authentieke leefwereld waarin je de klanten ontvangt.

71


EXTERNE UITSTRALING


Pijler 3: center-periferie segmentatieWe hanteren een communicatiestroom van binnen naar buiten. Geen enkele communicatie vertrekt naar de buitenste ring zonder de binnenste ringen op de hoogte te brengen. Deze segmentatie laat toe om tijdens de communicatie consequent in te zetten op de verbreding van het draagvlak rond het bestaan en functioneren van het agentschap.

Pijler 4: actief en actueel zijnWe bevelen een strategie aan met klemtonen op actief en actueel zijn. Regelmatig naar buiten komen met sterke initiatieven zodat het agentschap toegankelijk en oprecht ervaren wordt. Daarnaast is het belangrijk om relevant en verrassend op te duiken in het leven van de doelgroepen. Dit kan door in te spelen op de actualiteit of door nieuws te maken via eigen gestuurde acties. Via een goed uitgebouwd PR-netwerk en een PR-plan waarbij we vaste momenten creëren, claimen en communiceren, vergroten we de visibiliteit van Ruimte en Erfgoed en kan er pro- en reactief gereageerd worden.

Een pro- actief communicatiebeleid zorgt ervoor dat Ruimte en Erfgoed een concrete en relevante plaats krijgt in het leven van de doelgroepen en dat er een positieve dynamiek rond het agentschap ontstaat.

72


EXTERNE UITSTRALING


2.2 DOELGROEPENSEGMENTATIE

Interne doelgroepenRing 1 & 2 zijn interne doelgroepen

Externe doelgroepen

1. RING PARTNERS/KLANTEN1.1. Partners

1.1.1. Collega’s departement1.1.2. Vlaamse overheid

1.2. Klanten1.2.1. Professionele klanten: provincies en gemeenten

73


EXTERNE UITSTRALING


1.2.2. Particuliere klanten: burger

2. RING SECTOR / MIDDENVELD2.1. (Belangen)verenigingen

2.1.1. Monumentenwacht Vlaanderen vzw 2.1.2. Erfgoed Vlaanderen vzw2.1.3. Vereniging van Vlaamse steden en gemeenten vzw 2.1.4. Vereniging van de Vlaamse provincies2.1.5. Kerkfabrieken 2.1.6. Natuurverenigingen2.1.7. Vlaamse ondernemers in archeologie (vona) 2.1.8. Bond beter leefmilieu

2.2. Online sector2.2.1. Forum voor Erfgoedverenigingen vzw2.2.2. Heemkunde Vlaanderen 2.2.3. Dewereldmorgen.be

2.3. Onderwijssector 2.3.1. Universiteiten2.3.2. Hogescholen

2.4. Vrije tijd/culturele sector2.4.1. Evenementen: Open Monumentendag Vlaanderen, Erfgoed dag, Batibouw 2.4.2. Musea: maritieme musea, heemkundige musea, stedelijke musea, natuurdomeinen:

zwin, Kalmthoutse heide,…

2.5. Marktsector2.5.1. Zelfstandigen: architectenbureaus, notarissen, immobiliënkantoren 2.5.2. Bedrijven

- bouwbedrijven- renovatiebedrijven: gevelrenovatiebedrijven, vloer, bepleistering, …- energiebedrijven: nutsvoorzieningsbedrijven, verwarmingsinstallateurs, isolatiebedrijven,…

2.5.3. Projectontwikkelaars

2.6. Media2.6.1. Tv-programma’s die met bouwen/verbouwen en natuur bezig zijn (bouwen

Woonadvies, huis en tuin, …)

74


EXTERNE UITSTRALING


3. RING PUBLIEK

75


EXTERNE UITSTRALING


4.

76


EXTERNE UITSTRALING


2.3 DOELGROEP-DOELSTELLING MATRIX

RING PARTNERS RING KLANTEN RING SECTORMIDDENVELD

RING PUBLIEKE OPINIE

Algemene uitdaging

Opbouwen van identiteit en persoonlijkheid vanuit de kern en de periferie

Uitdagingen expertisecentrum(kennis)

1. Delen van kennis, ter beschikking stellen van informatie

1. Doelgroepgerichte informatie

2. Ter beschikking stellen van expertise

1. Informeren over aanbod van het agentschap (adviesverlening)

2. Ter beschikking stellen van expertise

1. Informeren over aanbod van het agentschap (adviesverlening)

Uitdagingenoverlegplatform(relationeel)

1. Versterken netwerken met departement door o.a. atriumprojecten

1. Versterken netwerken met burger dmv contactmomenten infoloket en 3-partijenoverleg

2. Versterken netwerken met burger dmv van atriumprojecten

1. Verder ontwikkelen en communiceren van netwerking- en overlegplatformen waar interne en externe stakeholders elkaar kunnen ontmoeten op basis van gedeelde interesses en behoeftes (ervaringsuitwisselingen)

Uitdagingen meerwaardemerk(attitude)

1. Dienstbaarheid en werking van het agentschap communiceren (vb. jaarverslag)

2. Specifieke acties communiceren

1. Draagvlak creëren om samen te werken met het agentschap

1. Aanwezig zijn op evenementen vb. Batibouw, Open Monumentendag, Erfgoeddag… die onroerend erfgoed en/of ruimtelijke ordening positief in de kijker zetten

1. Opbouwen van een selectief netwerk van mediacontacten (op Vlaams niveau en lokaal niveau) om bredere merkbekendheid op te bouwen en om positievere ingesteldheid tov ruimte en onroerend erfgoed bij Vlamingen te vergroten

77


EXTERNE UITSTRALING


2.4 MIDDELENSTRATEGIE

1. STERKE PERSOONLIJKHEID1.1. IN COMMUNICATIE:

corporate vormgeving (zie ook interne communicatie)- Via de corporate vormgeving kan een organisatie zijn kernwaarden vorm geven en

zijn uitstraling versterken.- De corporate vormgeving moet resoneren met je kernwaarden, ze moet er een

afspiegeling van zijn.- Bestaat uit: logo, kleuren, lettertype, stationary, folders, brochures, affiches,

jaarverslag, … - De wijze waarop de corporate vormgeving dient gebruikt te worden, staat

beschreven in de huisstijlgids. Het is de handleiding voor het toepassen van de huisstijl

1.2. IN GEDRAG: waardegedreven communiceren (zie ook interne communicatie)

- In relatie met particuliere klanten zijn alle vier de kernwaarden verantwoordelijkheid, kennis borging, klantgerichtheid en integriteit belangrijk.

- In relatie met professionele klanten, partners en sector zijn naast de vier kernwaarden ook de ondersteunende waarden samenwerken en partnerschap van belang.

- In relatie met de overheid is integriteit zeer belangrijk (toegankelijk, geloofwaardig en transparant) waardoor er wederzijds vertrouwen ontstaat.

78


EXTERNE UITSTRALING


2. INFORMATIE2.1. Bestaande middelen

2.1.1. Website ruimte-

erfgoed.be- uitbouwen tot een publieksvriendelijke website toegankelijk voor iedereen- doelstelling: sensibiliserende informatie, standpunten die substantie geeft aan

werking van het agentschap Ruimte en Erfgoed2.1.2. Thematische websites www.ruimtelijkeordening.be en www.onroerenderfgoed.be

- focus op informatieverstrekking met duidelijke inbreng van Ruimte en Erfgoed2.1.3. Algemene voorstellingsbrochure

- info updaten (wie zijn we? / wat is ons aanbod?)2.1.4. M&L

- promotie magazine en website versterken

2.2. Nieuwe middelen2.2.1. Gerichte thematische doelgroepencommunicatie

- DM: gerichte (e)mailings met informatie over dienstbaarheid van het agentschap eventueel aangevuld met specifieke informatie over bepaalde thema’s (afhankelijk van de noden)

- communicatie- en informatiepakket bestaande uit informatie voor de betrokkene zelf vb. lesvoorstel voor scholen en communicatiemiddelen zoals flyers en kleine affiches met gerichte inleidende motivatiebrief

- sectoroverschrijdende nieuwsbrief die substantie geeft aan werking Ruimte en Erfgoed of via website

3. RELATIECOMMUNICATIE3.1. Bestaande middelen

3.1.1. Atriumprojecten verder uitbouwen

http://www.ruimtelijkeordening.be/

79


EXTERNE UITSTRALING


3.1.2. Driepartijenoverleg

3.2. Nieuwe middelen3.2.1. Sectormomenten installeren zoals bv. Voorstelling van jaarverslag (zie ook pr)

4. IMAGO/DRAAGVLAK COMMUNICATIE4.1. Nieuwe middelen

4.1.1. Reactief en proactief pr-beleid

80


EXTERNE UITSTRALING

ACTIEFICHE

ACTIE 1 Algemene voorstellingsbrochure

WAT? Een wervende brochure over het aanbod en de diensten van het AgentschapVolgende elementen worden toegelicht: Wie zijn we, wat doen we en waarom?

WAAROM? Betekenis en meerwaarde van Ruimte en Erfgoed toelichten

VOOR WIE? Alle externe doelgroepen

DOOR WIE? Coördinatie en organisatie door werkgroep communicatie

HOE? brochure – 8 pagina’s in kleur

BUDGET 8.025 euro (excl BTW)

81


EXTERNE UITSTRALING

ACTIEFICHE

ACTIE 2 Thema-fiche

WAT? Een informatieve fiche waarin een thema verder wordt uitgelicht.

WAAROM? In diepte ingaan op een bepaald thema. Hiermee worden verschillende functies vervuld.

- Een draagvlakfunctie - Informatiefunctie- Visibiliteit

VOOR WIE? De ring klanten en de ring sector middenveld


HOE? brochure – 4 pagina’s in kleur.


82


EXTERNE UITSTRALING

ACTIEFICHE

ACTIE 3 Voorstellingsadvertenties

WAT? Een advertentie in eigen- of partnermedia (zoals vb . M&L)

WAAROM? Visibiliteit vergroten en verwijzen naar website voor meer info

VOOR WIE? De ring partner en publiek


HOE? 1 vaste template


83


EXTERNE UITSTRALING

ACTIEFICHE

ACTIE 4 e-mailing naar doelgroepen

WAT? Gerichte (e)mailings met informatie over het Agentschap eventueel aangevuld met specifieke informatie over bepaalde thema’s (afhankelijk van de noden)

WAAROM? Zichtbaarheid Agentschap vergroten en specifieke informatie over dienstbaarheid en aanbod van het agentschap geven (meerwaarde vergroten).

VOOR WIE? De ring partners, sector middenveld en klanten

DOOR WIE? Coördinatie en organisatie door werkgroep communicatieHOE? Met 1 stramien waarin de inhoud kan herzien worden ifv de doelgroep


84


EXTERNE UITSTRALING

ACTIEFICHE

ACTIE 5 Communicatie- en informatiepakket

WAT? Een pakket bestaande uit- informatie over het Agentschap (voorstellingsbrochure en/of

themafiches) voor de betrokkene zelf - communicatiemiddelen (flyers, affiches) met gerichte inleidende

motivatiebrief

WAAROM? Specifieke informatie over dienstbaarheid en aanbod van het agentschap geven. Daarnaast zichtbaarheid van het Agentschap vergroten bij sector- en middenpartners en bij de leden van deze partners.

VOOR WIE? De ring partners en sector middenveld


HOE? 1000 motivatiebrieven, 25.000 flyers en 3000 affiches


85


EXTERNE UITSTRALING

ACTIEFICHE

ACTIE 6 Sectoroverschrijdende nieuwsbrief (e-mailing)

WAT? Een nieuwsbrief die bij voorkeur via mail verstuurd wordt.

WAAROM? Informeren en communiceren over de werking van het agentschap, draagvlak creëren, zichtbaarheid van het agentschap vergroten en specifieke informatie over dienstbaarheid en aanbod van het agentschap verlenen.

VOOR WIE? De ring partners


HOE? Via mail, de technische uitwerking is afhankelijk van de noden van de klant.

BUDGET Afhankelijk van de noden van de klant.

86


EXTERNE UITSTRALING

PR STRATEGIE

3/ PR STRATEGIE

Ook inzake PR komt het erop aan steeds uit te gaan van de eigen kernkracht, via een eenduidige boodschapvertaling en een unieke, consequente communicatiestijl. De PR- strategie helpt de organisatie zich intern efficiënt te organiseren en zich eenduidig en authentiek te profileren. Een PR- plan voorziet de zelf gestuurde initiatieven (pro- actief), maar houdt eveneens rekening met crisiscommunicatie (reactief).

3.1 WAAROM PR ALS STRATEGISCH MIDDEL

Wat is PR?PR is het leggen van contacten en onderhouden van goede relaties met doelgroepen door systematisch te communiceren met relevante personen of groepen.

‘Systematisch’ d.w.z. bepalen van:- doelstellingen - doelgroep- media - boodschap

Waarom PR?De thema’s ‘ruimte’ en ‘erfgoed’ staan regelmatig in de schijnwerpers van de media. De artikels hebben dikwijls een negatieve teneur of in veel gevallen wordt het agentschap zelfs niet vernoemd.

Om een goede, positieve beeldvorming van Ruimte en Erfgoed te bewerkstelligen is een veelvuldig en vooral open, pro- actief contact met de media noodzakelijk.M.a.w. een goede en professionele relatie met de pers is een belangrijke voorwaarde voor een positieve profilering van Ruimte en Erfgoed in de media en dus een positieve uitstraling naar het brede publiek / doelgroepen.

Pro’s en con’sVoordelen:

- boodschap komt objectiever over - pers wordt aanschouwd als een geloofwaardige en nauwkeurige bron- netwerk uitbouwen met journalisten- vrije publiciteit / redactionele aandacht - creëren van een gunstig bedrijfsimago

Nadelen:- geen controle - vergrootglas

87


EXTERNE UITSTRALING

PR STRATEGIE

- verschil tussen feit en opinie is niet altijd duidelijk- sensatiegericht

3.2 HOE OMGAAN MET DE PERS

1. COMMUNICATIEMODELVia pers communiceren = op een indirecte manier de uiteindelijke doelgroep bereiken

B

Z = ZenderB = BoodschapO = Ontvanger

Aandachtspunten communicatiemodel:- zender – Ruimte en Erfgoed is afhankelijk van de ontvanger – pers voor:

o het al dan niet verschijnen van de boodschap in de mediao de correcte weergave van de boodschap in de mediao de pers kan ook uit eigen beweging iets publiceren in de media dat Ruimte en Erfgoed

aanbelangt al dan niet met duiding door Ruimte en Erfgoed- daarom is een doelgericht persbeleid noodzakelijk

2. WOORDVOERDERSCHAPEnkele vuistregels:1. Bepalen wie verantwoordelijk is voor de woordvoering (organisatorisch/bestuurlijk) en

vastleggen in een protocol- communicatieverantwoordelijke is niet persé woordvoerder- zorg dat de mensen die vaker met de pers praten, getraind zijn

Z O

B

BREDE PUBLIEK

Z

B

O

PERS

88


EXTERNE UITSTRALING

PR STRATEGIE

2. De communicatieafdeling wordt vooraf geïnformeerd over perscontacten en indien mogelijk actief bij de voorbereidingen betrokken- comm. afdeling heeft een ondersteunende en coördinerende rol- toezien dat er op een eenduidige, uniforme manier naar buiten getreden wordt

(Praktische uitwerking Woordvoerderschap: zie fiche achteraan)

3. BOODSCHAPDrie peilers die in elke communicatie moeten terugkomen, zij het niet steeds in dezelfde volgorde:1. visionair vanuit waarden: steeds vanuit visie, steeds volgens de waarden

(hoe zien we dat? hoe doen we dat?)2. daadkrachtig vanuit ambitie: concreet perspectief gevend

(wat gaan we wanneer doen?)3. empowerend vanuit vinger aan de pols: vanuit concrete cases, goede voorbeelden, empowering

eigen mensen

3.3 DOELGERICHT PERSBELEID

1. PROACTIEVE COMMUNICATIE= communicatie die je zelf installeert = op eigen initiatief een nieuwsfeit aan de media wereldkundig maken

Momentum creëren, claimen en communiceren:- eigen momenten:

zoek naar nieuwswaarde eigen aan moment én koppelbaar aan eigen communicatiepeilers (visionair, daadkrachtig, empowerend) bv. start of afronding van een project, presentatie van jaarverslag

- generieke Ruimte & Erfgoedmomenten: bv. internationale Ruimte & Erfgoeddag: bijlage in DS of DM //genuanceerd dossier?

- politieke momenten / in overleg met minister

Aan de hand van themacirkels kunnen drie categorieën onderscheiden worden:

89


EXTERNE UITSTRALING

PR STRATEGIE

Analyse nieuwsgaring:Doelstellingen journalist >< Ruimte & Erfgoed- Journalist: nieuws brengen – bericht brengen dat zijn publiek graag leest, scoren met

primeurs en exclusieve berichten- Ruimte & Erfgoed: genuanceerd de ‘marktleiderthema’s’ communiceren in de

Ruimte&Erfgoed- stijl en volgens de Ruimte&Erfgoed -methodologie (steeds volgens de drie communicatiepeilers).

Nieuws = bekendmaking van tot nu toe onbekende feiten en gebeurtenissen.- Kenmerken van nieuws: actualiteit, aantal, afwijking, autoriteit van de bron,

amusementswaarde, begrijpelijk, belangrijke feiten, belangrijke personen,belangstelling, maatschappelijk relevant.

Er zijn enkele eenvoudige technieken om nieuwswaarde te creëren:- Primeurs bv. Zennegat krijgt Vlaamse primeur als Erfgoedlandschap - Beroemdheden of experts bv. Koningin Paola huldigt gerestaureerde kerk in- Cijfers bv. 17.000 euro voor Erfgoedbeleid- Innovaties bv. nieuwe kantoren voor Ruimte & Erfgoed - Maatschappelijke relevantie bv. Brussel krijgt eigen infobalie voor Erfgoedkwesties- Trends en evoluties bv. historisch monument wordt gebruikt in telenovelle - Afwijkende invalshoek bv. gedetineerden mogen meewerken aan de restauratie van een

historisch monument

2. REACTIEVE COMMUNICATIE= communicatie die de pers zelf installeert = reactie geven op externe nieuwsgaring

Methodologie - vinger aan de pols - toetsen aan de waarden - communiceren

Peilers communicatie - visionair- daadkrachtig- empowerend

(praktische uitwerking proactieve en reactieve communicatie: zie fiche achteraan)

90


EXTERNE UITSTRALING

PR STRATEGIE

FICHE 1 Woordvoerderschap Praktische uitwerking

DO’SEen verwittigd man/vrouw is er twee waard

- alle medewerkers informeren dat ze bij benadering door de pers moeten doorverwijzen naar de woordvoerder

- trainen van mensen voor een interview- oefenen van verschillende soorten vragen- toets af aan de waarden, visie en missie van Ruimte & Erfgoed

Perscontacten = altijd uitgedaagd worden in eigen waardebelevingBouw een relatie op: als een journalist de afspraken niet nakomt, volg dit dan op (relatie van wederzijds respect)

DONT’SElke vorm van communicatie die tegenstrijdig is met de Ruimte & Erfgoed- waardenVoorbeelden:

- in discussie gaan met de journalist of de journalist uitlachen- ‘off the record’ praten als het over gevoelige materie gaat- over zaken praten waar je niet 100% zeker over bent- …

91


EXTERNE UITSTRALING

PR STRATEGIE

FICHE 2 Hoe persplan en perslijst opmaken?

PERSPLANEen jaarplan (tijdslijn) opmaken dat aangeeft wanneer op welke manier wat gecommuniceerd zal worden naar de pers.

- Wanneer – bepaal een vaste frequentie om te communiceren met de pers (vb maandelijks):- eigen momenten creëren- generieke Ruimte & Erfgoedmomenten- politieke momenten

- Wat:- op basis van themacirkels- herhaling van peilers communicatie

- Hoe:- persbericht - persbijlage- individueel persinterview- persconferentie- bedrijfsbezoek- persexcursie- eigen website (geef de pers een eigen deel van de website)

PERSLIJSTOp te nemen in perslijst:- naam van het medium- naam van de journalist- betrokken deelredactie- telefoon, fax, e-mailadres- verschijningsdata- specifieke regels en afspraken- ! sector verandert dagelijks

92


EXTERNE UITSTRALING

PR STRATEGIE

FICHE 3 Hoe persbericht met impact schrijven?

ALGEMEEN1. vertrek vanuit de communicatiemethodologie en bepaal zo de boodschap of de nieuws-spijker

(toets de boodschap altijd af met de eigen kernwaarden)2. klop erop – claim het en maak het bekend aan de pers volgens de Ruimte & Erfgoed-

methodologie

INHOUD- Beantwoord bij elk bericht de volgende vragen: hoe, wat, waarom en wanneer- Focus en helderheid: weet wat je wilt gaan zeggen- Journalistieke stijl: gebruik korte zinnen en actieve werkwoordsvormen- Volledigheid: vermeld alle feiten en citeer uit betrouwbare bronnen- Behoud je rol als woordvoerder en val niet in een persoonlijke rol- Redactie: kijk de tekst tweemaal na, en nog een derde keer- Eenvoud: maak het persbericht niet onnodig moeilijk maar hou je doelpubliek steeds voor ogen- Neem de drie peilers van communicatie steeds mee op in je boodschap- Vermijd jargon

VORM- Vermeld de datum van het persbericht- De eerste alinea: structureer het bericht – vermeld de belangrijkste punten in de eerste alinea- De body van het bericht: werk de details uit – gebruik korte alinea’s, met slechts één onderwerp

per alinea- Gebruik beeldmateriaal indien de boodschap hierdoor versterkt wordt- Afsluiting: voeg een afsluitende alinea toe- contactgegevens: vermeld de gegevens van de contactpersoon

93


EXTERNE UITSTRALING

PR STRATEGIE

FICHE 4 Reactieve communicatie: hoe crisissituatie te baas?

Hoe voorbereiden op een crisissituatie?- Stel een lijst op met issues en hun potentiële impact – welke crises kunnen zich voordoen- Instrueer en train woordvoerder(s)- Baken de verantwoordelijkheden af tijdens de crisis.

Hoe reageren tijdens een crisissituatie?- Vertel het nieuws als eerste en wees eerlijk- Ga nooit ‘off the record’ in een crisissituatie- Hou de medewerkers op de hoogte (er is niets zo erg als eigen medewerkers die een crisissituatie

via de pers moeten vernemen)- Plaats de organisatie in een bredere context- Geef details- Neem zorgen weg- Geef aan wat eraan zal gedaan worden

94


EXTERNE UITSTRALING

PR STRATEGIE

95


EXTERNE UITSTRALING

OPERATIONEEL PLAN

4/ OVERZICHT ACTIES EXTERNE COMMUNICATIE

MIDDEL BOODSCHAP/DOELSTELLING

IEDEREEN 1. Website ruimte-erfgoed.be Een publieksvriendelijke site voor eerste informatie en introductie in de betekenis van Ruimte en Erfgoed

RING PARTNERS 1. Departementale nieuwsbrief2. Jaarverslag

Informeren en communiceren over werking

RING KLANTEN Regionale/lokale overheden1. Atriumproject2. Informatiepakket met voorstellingsbrochure

en/of themafiches3. Thematische websites Burger1. Driepartijenoverleg 2. Informatiepakket met voorstellingsbrochure3. Thematische websites

Doelgroepgerichte informatieIn de diepte informeren, advies verlenen

RING SECTORMIDDENVELD

Iedereen1. Doelgericht PR-beleid (eigen momenten

creëren vb. jaarverslag + aanhangen aan generieke momenten zoals open monumentendag)

Verenigingen1. DM (een schrijven dat verenigingen R&O juist

leert kennen zodat zij van hun kant de ‘klanten’ kunnen stimuleren tot contact met R&O)

2. Communicatiepakket (een pakket met informatie voor de betrokkene zelf + communicatiemiddelen zoals themafiches en/of voorstellingsbrochure en kleine affiches met gerichte inleidende motivatiebrief)

Onderwijs1. Een pakket met motivatiebrief + lesvoorstel +

communicatiemiddelen zoals themafiches en/of voorstellingsbrochure en kleine affiches.

Draagvlak creëren

Zichtbaarheid agentschap vergrotenSpecifieke informatie over dienstbaarheid en aanbod van het agentschap

RING PUBLIEK 1. Persmomenten (de pers regelmatig uitnodigen aan de hand van strategisch stappenplan zodat zij mee betrokken worden, genuanceerd gaan denken en schrijven en meewerken aan het bekendmaken van Ruimte en Erfgoed)

Draagvlak creërenZichtbaarheid vergroten

96


DANKWOORD

DANKWOORD

Met dank aan het management, de werkgroep communicatie en alle medewerkers van het Agentschap Ruimte en Erfgoed.

© choco 2011

97


BIJLAGEN

BIJLAGEN1/VRAGENLIJSTEN

98


BIJLAGEN

vragen externe communicatie

Algemene vragen mbt communicatie (breed):

- wat voel jij als zijnde de sterke punten in de communicatie van Ruimte & Erfgoed?- wat zijn volgens jouw aandachtspunten in hun communicatie?- wat zijn volgens jouw de opportuniteiten op vlak van hun communicatie?- wat zijn volgens jouw eventuele bedreigingen op vlak van hun communicatie?

Specifieke vragen mbt communicatie (diep):

- Ben je algemeen gezien tevreden over contact dat je met Ruimte en Erfgoed hebt?o Voldoende contacteno Goede communicatiekanalen?o Professioneel, opbouwend, productief, samenwerkend

- Ruimte en Erfgoed gebruikt verschillende externe communicatiemiddelen (websites, M&L tijdschrift, algemene brochure, atrium, …)

o ken de deze?o maak je hier gebruik van?o wat vindt je van de middelen?

vragen mbt waarden / identiteit

- De waarden van Ruimte en Erfgoed zijn als volgt omschreven: samenwerken, gezond verstand, partnerschap, klantgericht, vertrouwen, integer, kennis borging, verantwoordelijkheid.

o Herken/ervaar je deze waarden? (beleving) Geef elke waarde een score van 1 tot 10 (in jouw beleving)

o Worden deze waarden belichaamt door medewerkers Ruimte en Erfgoed?- Welke kwaliteiten zijn in jouw gevoel kenmerkend voor Ruimte en Erfgoed? (gedreven, energiek,

flexibel, consequent, vriendschappelijk, …)- Wat is perceptie/imago van Ruimte en Erfgoed? (negatief, eerder positief, …)

99


BIJLAGEN

Enquête cultuur en communicatie

Intro:

Beste medewerker,

De afgelopen jaren hebben we samen hard gewerkt aan het structureren en organiseren van ons Agentschap.

De volgende uitdaging is “communicatie”.

Wat zijn de sterktes, zwaktes, opportuniteiten en bedreigingen op het vlak van interne en externe communicatie?

Hoe kunnen we ervoor zorgen dat alle afdelingen van Ruimte en Erfgoed dezelfde waarden delen, dezelfde boodschap uitdragen en dat de doorstroming van informatie efficiënt en effectief verloopt?

Wat zijn onze doelgroepen? Met welke boodschap willen we die doelgroepen bereiken? Hoe creëren we een maatschappelijk draagvlak bij de burger? En hoe verhogen we de zichtbaarheid van ons agentschap?

Om een antwoord op deze vragen te formuleren, hebben we een communicatiebureau ingeschakeld. Dat bureau zal de komende maanden een interne en externe communicatiestrategie en een operationeel communicatieplan voor ons ontwikkelen. Als eerste stap brengen ze de huidige situatie in kaart. Deze enquête peilt dan ook bij jou naar de “beleving” van de huidige werkcultuur en die van onze communicatiestructuur en -middelen.

Een goede communicatie belangt ons allen aan. We zouden het dan ook fijn vinden als jullie aan deze enquête zouden meewerken. De enquête is strikt anoniem en vraagt niet meer dan 5 minuten van je tijd.

Alvast hartelijk dank.

Gilbert Kolacny

Administrateur-generaal

100


BIJLAGEN

Algemene vragen:

1. In welke afdeling werk je?

o R-O Antwerpen

o R-O Centraal

o R-O Limburg

o R-O Vlaams Brabant

o R-O Oost-Vlaanderen

o R-O West-Vlaanderen

2. In welk team zit je?

o Team administratieve + technische ondersteuning

o Team onroerend erfgoed

o Team vergunnen

o Team planners en specialisten

o Stafteam

o Team agentschapsbeheer

o Team DCW

101


BIJLAGEN

Vragen m.b.t. de “werkcultuur” bij Ruimte & Erfgoed

Het is de bedoeling dat je deze vragenlijst intuïtief invult, zonder te veel na te denken over de vragen. Vertrouw gewoon op je gevoel!

3. Is de visie van Ruimte & Erfgoed helder en duidelijk voor je?

o totaal niet

o ik denk het wel, maar weet het niet zeker

o ja, die is zeer helder en duidelijk voor mij

o ik ken de visie niet

4. Is de missie van Ruimte & Erfgoed helder en duidelijk voor je?

o totaal niet

o ik denk het wel, maar weet het niet zeker

o ja, die is zeer helder en duidelijk voor mij

o ik ken de missie niet

5. Ken je de invulling die Ruimte & Erfgoed aan elk van deze waarden geeft ?

o de invulling is voor mij zeer duidelijk

o de invulling is voor mij duidelijk

o de invulling is voor mij niet zo duidelijk

o de invulling is voor mij onduidelijk

o ik ken de kernwaarden van Ruimte & Erfgoed niet

6. Hoe beleef je de waarde “integriteit” binnen het agentschap?

o als een waarde die niet aanwezig is

o als een waarde die beperkt aanwezig is

o als een waarde die aanwezig is

o als een waarde die zéér sterk aanwezig is

102


BIJLAGEN

7. Hoe beleef je “integriteit” in je directe werkomgeving (jouw dienst, afdeling…)?





8. Hoe beleef je de waarde “verantwoordelijkheid” binnen het agentschap?





9. Hoe beleef je “verantwoordelijkheid” in je directe werkomgeving (jouw dienst, afdeling…)?





10. Hoe beleef je de waarde “klantgerichtheid” binnen het agentschap?





11. Hoe beleef je de waarde “klantgerichtheid” in je team (jouw dienst, afdeling…)?




103


BIJLAGEN


12. Hoe ervaar je de waarde “kennis borging” binnen het agentschap?





13. Hoe beleef je de waarde “kennis borging” in je directe werkomgeving (jouw dienst, afdeling…)?





In hoeverre ben je het eens met de volgende stellingen:

14. Binnen mijn team wordt er op een openhartige, opbouwende manier samengewerkt.

o helemaal eens

o eerder eens

o eerder oneens

o helemaal oneens

15. Binnen het agentschap wordt er op een openhartige, opbouwende manier samengewerkt.

o helemaal eens

o eerder eens

o eerder oneens

o helemaal oneens

104


BIJLAGEN

16. Binnen mijn team wordt er op een zeer geëngageerde manier samengewerkt, als echte partners.

o helemaal eens

o eerder eens

o eerder oneens

o helemaal oneens

17. Binnen het agentschap wordt er op een zeer geëngageerde manier samengewerkt, als echte partners.

o helemaal eens

o eerder eens

o eerder oneens

o helemaal oneens

18. In mijn team is er ruimte om ongedwongen beslissingen te nemen op basis van ‘gezond verstand’.

o helemaal eens

o eerder eens

o eerder oneens

o helemaal oneens

19. Binnen het agentschap is er ruimte om ongedwongen beslissingen te nemen op basis van ‘gezond verstand’.

o helemaal eens

o eerder eens

o eerder oneens

o helemaal oneens

Vragen m.b.t. de interne en externe communicatie bij Ruimte & Erfgoed

20. Hoe beleef je de communicatie binnen je eigen team?

o die beleef ik als zeer functioneel en efficiënt

105


BIJLAGEN

o die beleef ik als functioneel en efficiënt

o die beleef ik als weinig functioneel en efficiënt

o die beleef ik als niet functioneel en efficiënt

21. Hoe beleef je de communicatie grensoverschrijdend (met andere teams, afdelingen, diensten…)?

o die beleef ik als zeer functioneel en efficiënt

o die beleef ik als functioneel en efficiënt

o die beleef ik als weinig functioneel en efficiënt

o die beleef ik als niet functioneel en efficiënt

22. Zorgen de bestaande interne communicatiekanalen (intranet, sharepoint, e-mail…)van het agentschap naar jouw aanvoelen voor:

o een zeer goede doorstroming van informatie

o een goede doorstroming van informatie

o een moeilijke doorstroming van informatie

o een slechte doorstroming van informatie

23. Word je voldoende geïnformeerd over beslissingen die ook jou aangaan?

o ik word hierover ruim voldoende geïnformeerd

o ik word hierover voldoende geïnformeerd

o ik word hierover te weinig geïnformeerd

o ik word hierover zelden geïnformeerd

24. Zijn er in jouw aanvoelen voldoende overlegvergaderingen?

o er zijn ruim voldoende overlegvergaderingen

o er zijn voldoende overlegvergaderingen

o er zijn te weinig overlegvergaderingen

o er zijn veel te veel overlegvergaderingen!

106


BIJLAGEN

25. Raadpleeg jij het intranet?

o zeer geregeld

o af ten toe

o eerder uitzonderlijk

o ik heb het nog nooit geraadpleegd

o ik wist niet dat het bestond

26. Maak jij gebruik van sharepoint?

o zeer geregeld

o af ten toe

o eerder uitzonderlijk

o nooit

o wat is dat?

27. Moet er naar jouw aanvoelen gewerkt worden aan de zichtbaarheid van het agentschap naar buiten toe?

o dat is noodzakelijk

o daar mag meer aandacht aan besteed worden

o daar wordt nu reeds voldoende aandacht aan besteed

o dat is niet nodig

28. Ken je de betekenis achter het logo van Ruimte & Erfgoed?

o ja

o neen

Hartelijk dank voor je medewerking en je tijd. De resultaten van je input worden verwerkt en gebruikt als basis voor het communicatieplan en de communicatiestrategie.

107


BIJLAGEN

INHOUD -...

Documents

Transcript of INHOUD -...