de Vlaamse Regering - vlaanderen.be€¦ · Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 1...

Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 1

Beheersovereenkomst voor 2008-2010

tussen

de Vlaamse Regering

en

het Agentschap Centrale Accounting

Missie

De uitvoering van het beleid inzake opvolging, rapportering en certifiëring van de begrotings-

en boekhoudverrichtingen en het beschikbaar stellen van beleidsinformatie op macroniveau

en met betrekking tot dit alles een ondersteunende en dienstverlenende functie vervullen.

Visie

Een moderne financiële administratie uitbouwen zodat de rapportering en certifiëring optimaal

kunnen verlopen in een gebruiksvriendelijke omgeving. De consolidatie met het oog op de

vaststelling van het ESR-vorderingensaldo automatiseren in een auditeerbare vorm.


Inhoudsopgave

A. GENERIEK GEDEELTE ...................................................................................................4

I. Algemene bepalingen en beleidskader..........................................................................4

Artikel 1. Ondertekenende partijen ........................................................................................4

Artikel 2. Voorwerp van de overeenkomst .............................................................................4

Artikel 3. Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst......................................................4

Artikel 4. Definities.................................................................................................................5

II. Algemeen beleidskader .................................................................................................6

Artikel 5. Juridisch kader .......................................................................................................6

Artikel 6. Beleidsmatig en financieel kader (functionele bevoegdheid)...................................7

Artikel 7. Beleidsmatig en financieel kader (horizontale bevoegdheid)...................................7

Artikel 8. Missie en kernopdrachten van het agentschap Centrale Accounting ....................12

III. Engagementen van het agentschap Centrale Accounting. ......................................16

Artikel 9. Strategische en operationele organisatiedoelstellingen ........................................16

Artikel 10. Realisatie van het beleid.....................................................................................23

Artikel 11. Organisatiedoelstellingen, activiteiten, processen en prestaties

(interne werking)..................................................................................................................33

Artikel 12. Aanvullende opdrachten .....................................................................................38

IV. Engagementen van de Vlaamse Regering.................................................................39

Artikel 13. Financiële engagementen...................................................................................39

Artikel 14. Andere engagementen .......................................................................................39

V. Personeel......................................................................................................................41

Artikel 15. Personeelsstatuut ...............................................................................................41

Artikel 16. Algemene principes inzake personeelsmanagement, competentie- en

ontwikkelingsbeleid .............................................................................................................41

Artikel 17. Vaststelling van het personeelsbehoeftenplan ....................................................42

Artikel 18. Bijzondere regelingen in verband met de pensioenlasten ...................................42

VI. Financiële betrekkingen tussen het agentschap en de toezicht-

houdende overheid ...........................................................................................................43

Artikel 19. Herkomst van de financiële middelen van het agentschap..................................43

Artikel 21. Algemene bepalingen inzake het beheer van de financiële middelen .................43

VII. Controle en audit, opvolging, rapportering en overleg ...........................................44

Artikel 22. Controle en audit ................................................................................................44

Artikel 23. Opvolging, rapportering en overleg.....................................................................44

VIII. Evaluatie, sanctionering en geschillenregeling ............................................................46

Artikel 24. Evaluatie.............................................................................................................46

IX. Aanpassing beheersovereenkomst ...........................................................................47

Artikel 25. Aanpassing beheersovereenkomst.....................................................................47

X. Aanvullende bepalingen en overgangsbepalingen ...................................................48

Artikel 26. Aanvullende bepalingen .....................................................................................48

Artikel 27. Overgangsbepalingen.........................................................................................48


B. SPECIFIEK GEDEELTE.................................................................................................49

Artikel 28. Verplichtingen van het agentschap inzake tarieven ............................................49

Artikel 29. Samenwerkingsovereenkomsten........................................................................49

Artikel 30. Bijzondere bepalingen tengevolge van specifieke situaties, eigen aan

het agentschap....................................................................................................................49

Bijlage: beschikbare kredieten 2008 van het agentschap centrale accounting ...................49


A. GENERIEK GEDEELTE I. Algemene bepalingen en beleidskader

Artikel 1. Ondertekenende partijen

Tussen

de Vlaamse Regering, hierna genoemd "de Regering", vertegenwoordigd door de vice-minister-president van de Vlaamse regering, Vlaamse minister van Financiën en Begro-ting en Ruimtelijke Ordening, de heer Dirk Van Mechelen, hierna genoemd “de minister”, enerzijds

en

het intern verzelfstandigde agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Centrale Accoun-ting, hierna genoemd “het agentschap”, vertegenwoordigd door de administrateur-generaal, Gonda Cock, anderzijds

wordt volgende beheersovereenkomst afgesloten:

Artikel 2. Voorwerp van de overeenkomst

Deze beheersovereenkomst wordt afgesloten:

• ter uitvoering van artikel 8 van het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid van 18 juli 2003;

• ter uitvoering van artikel V 10 van het Raamstatuut van 13 januari 2006;

• ter uitvoering van de artikelen 4 en 7 van het besluit van de Vlaamse Regering van 11 juni 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap “Centrale Ac-counting”;

• ter uitvoering van het Vlaams regeerakkoord 2004-2009 "Vertrouwen geven, ver-antwoordelijkheid nemen", de beleidsnota Financiën en Begroting 2004-2009 en de beleidsbrief Financiën en Begroting 2007.

Deze beheersovereenkomst legt de wederzijdse rechten en verplichtingen vast van de Re-gering enerzijds en van het agentschap anderzijds.

Artikel 3. Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst

§1. Onderhavige beheersovereenkomst treedt in werking vanaf de ondertekening ervan door beide partijen waartussen de beheersovereenkomst wordt afgesloten. Onder voorbehoud van de mogelijkheid tot verlenging, wijziging, schorsing en ontbinding van deze beheersovereenkomst, wordt deze afgesloten voor een periode die – conform de bepalingen van het Kaderdecreet bestuurlijk beleid – eindigt uiterlijk 9 maanden na beëdi-ging van een nieuwe Vlaamse regering na algehele vernieuwing van het Vlaams Parlement.


§2. Als bij het verstrijken van deze beheersovereenkomst geen nieuwe beheersovereen-komst in werking is getreden, wordt de bestaande overeenkomst van rechtswege verlengd, tot op het ogenblik dat een nieuwe beheersovereenkomst in werking treedt. Als geen nieuwe beheersovereenkomst in werking is getreden binnen een termijn van één jaar na de in het voorgaande lid bedoelde verlenging, of wanneer de beheersovereenkomst werd ontbonden of geschorst, kan de Regering na overleg met de administrateur-generaal van het agentschap Centrale Accounting voorlopige regels vaststellen die als overgangs-beheersovereenkomst gelden.

Artikel 4. Definities

Voor deze beheersovereenkomst geldt volgend begrippenkader:

− minister: de Vlaamse minister van Financiën en Begroting, tot wiens bevoegdheid het agentschap Centrale Accounting behoort;

− het agentschap: het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Centrale Accounting;

− departement: het Departement Financiën en Begroting;

− persoon van allochtone afkomst: de personen van allochtone afkomst, vermeld in het besluit van de Vlaamse regering van 24 december 2004 houdende maatregelen ter bevordering en ondersteuning van het gelijkekansen- en diversiteitsbeleid in de Vlaamse administratie;

− persoon met een arbeidshandicap: de personen met een arbeidshandicap, vermeld in het besluit van de Vlaamse regering van 24 december 2004 houdende maatrege-len ter bevordering en ondersteuning van het gelijkekansen- en diversiteitsbeleid in de Vlaamse administratie;

− ORAFIN: het software-systeem gebaseerd op de modules van Oracle finance voor de opvolging van de financiële administratie van de rechtspersoon Vlaamse ge-meenschap;

− IWR: Impromptu Web Reporting, de web-applicatie van de versie van Cognos, in ge-bruik bij de Vlaamse gemeenschap;

− Rechtspersoon VG: rechtspersoon Vlaamse gemeenschap, dit is alle ministeries van de Vlaamse gemeenschap, waarbij elk ministerie kan bestaan uit een departement en één of meerdere IVA zonder rechtspersoonlijkheid, en diensten met afzonderlijk beheer.


II. Algemeen beleidskader

Artikel 5. Juridisch kader

Het juridisch kader waarbinnen deze beheersovereenkomst zich situeert is onder meer vastgelegd in:

− de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut;

− de wet van 15 maart 1991 houdende hervorming van de algemene Rijkscomptabili-teit en van de provinciale comptabiliteit;

− de artikelen 5 en 6 van het decreet van 8 juli 1996 houdende bepalingen tot begelei-ding van de aanpassing van de begroting 1996;

− de wet van 16 mei 2003 tot vaststelling van de algemene bepalingen die gelden voor de begrotingen, de controle op de subsidies en voor de boekhouding van de ge-meenschappen en de gewesten, alsook voor de organisatie van de controle door het Rekenhof;

− de wet van 22 mei 2003 tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof;

− het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003;

− het decreet van 7 mei 2004 houdende regeling van de begrotingen, de boekhouding, de controle inzake subsidies, en de controle door het Rekenhof;

− het koninklijk besluit van 17 juli 1991 houdende coördinatie van de wetten op de Rijkscomptabiliteit;

− het koninklijk besluit van 14 januari 1992 houdende de oprichting van een Commis-sie voor de Normalisatie van de Openbare Comptabiliteit;

− het besluit van de Vlaamse regering van 21 mei 1997 betreffende een geïntegreerde economische boekhouding en budgettaire rapportering voor de Vlaamse openbare instellingen;

− het besluit van de Vlaamse regering van 19 januari 2001 houdende regeling van de begrotingscontrole en –opmaak;

− het besluit van de Vlaamse Regering van 10 oktober 2003 tot regeling van de delegatie van beslissingsbevoegdheden aan de hoofden van de intern verzelfstandigde agent-schappen van de Vlaamse overheid;

− het besluit van de Vlaamse Regering van 11 juni 2004 tot oprichting van het agent-schap Centrale Accounting;

− het besluit van de Vlaamse Regering van 13 januari 2006 houdende vaststelling van de rechtspositie van het personeel van de diensten van de Vlaamse overheid;

− het besluit van de Vlaamse regering van 23 juni 2006 tot operationalisering van het beleidsdomein Financiën en Begroting;

− het besluit van de Vlaamse regering het besluit van de Vlaamse Regering van 27 juli 2004 tot bepaling van de bevoegdheden van de leden van de Vlaamse Regering.

Het agentschap wordt betrokken bij de voorbereiding van nieuwe - of aanpassing van be-staande - decreten en uitvoeringsbesluiten inzake begroting, boekhouding en financiële con-trole, die een invloed hebben op de werking en de taken van het agentschap.


Artikel 6. Beleidsmatig en financieel kader (functionele bevoegdheid)

Het beleid van de regering dat betrekking heeft op de activiteiten van het agentschap is on-der meer beschreven in:

− het Vlaams regeerakkoord 2004-2009 "Vertrouwen geven, verantwoordelijkheid ne-men";

− de beleidsnota Financiën en Begroting 2004-2009;

− de beleidsbrief Financiën en Begroting 2006;

− de beleidsbrief Financiën en Begroting 2007. Op het vlak van het beleid rond financieel management en de beheersing van de overheids-financiën wordt in voormelde documenten de wens uitgedrukt een modern financieel instru-mentarium te ontwikkelen dat:

• De micro-budgettaire functie van de begroting kan ondersteunen. Een instrument dat met name aan de ministers en hun administraties toelaat op te volgen of de middelen zo worden beheerd dat zij het maximale effect genereren.

• De macro-budgettaire functie van de begroting kan ondersteunen. Een instrument dat met name aan de minister bevoegd voor Financiën en Begroting toelaat na te gaan of de norm verplichtingen t.a.v. de federale overheid en Europa kunnen nage-leefd worden.

De omzetting van deze beleidsdoelstelling wordt dan ook in het agentschap gerealiseerd door strategische projecten op te zetten die deze doelstelling kunnen waar maken binnen de huidige boekhoudregelgeving.

Artikel 7. Beleidsmatig en financieel kader (horizontale bevoegdheid)

0. Algemene principes en waarden Het agentschap onderschrijft ten volle de algemene waardegebonden competenties die cen-traal staan binnen de Vlaamse overheid:

− klantgerichtheid;

− samenwerken;

− voortdurend verbeteren;

− betrouwbaarheid Voortbouwend op bovenvermelde algemene waardegebonden competenties staan volgende kernwaarden centraal binnen de organisatiecultuur, werking en dienstverlening van het agentschap:

− klantgericht;

− doelgerichte en effectieve communicatie;

− efficiënte werking, gebaseerd op moderne technische middelen;


− kwaliteitsvolle dienstverlening mét toegevoegde waarde. Het agentschap onderschrijft dan ook uitdrukkelijk de generieke principes met betrekking tot het horizontaal beleid, zoals goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 1 september 2006. 1. Onderlinge samenwerking Het agentschap is gericht op en werkt actief onderling samen met de andere entiteiten in de Vlaamse overheid en met de andere bestuursniveaus, en dit in functie van een klantgerich-te, oplossingsgerichte en doelmatige dienstverlening. Het agentschap engageert zich om binnen de termijn van deze beheersovereenkomst de volgende projecten met het oog op dergelijke entiteitsoverschrijdende samenwerking (bin-nen of buiten het beleidsdomein) concreet uit te voeren:

� Vanuit de missie van het agentschap om de betrouwbaarheid, correctheid, volledig-heid en tijdigheid van de gegevens inzake begrotingsuitvoering en boekhouding te garanderen, is het agentschap belast met de zorg de financiële administratie van de Vlaamse gemeenschap zo te organiseren dat deze missie in samenwerking met alle boekhoudmedewerkers in de verschillende beleidsdomeinen kan gerealiseerd wor-den, en dit zowel op korte als op lange termijn. Hierbij neemt het agentschap de ver-antwoordelijkheid op voor het implementeren van een kwaliteitsvolle moderne finan-ciële administratie. Binnen de afdeling systeemexploitatie wordt het dienstencentrum verder uitgebouwd. Een helpdesk staat ter beschikking van alle boekhoudmedewer-kers in de verschillende beleidsdomeinen, voor de oplossing van zowel systeem-technische als boekhoudtechnische problemen. Een procedure- en boekhoudhand-leiding is raadpleegbaar via een door het agentschap ontworpen en onderhouden si-te (Vlimfinsite) op het intranet van de Vlaamse gemeenschap.

� In een projectgroep waarin de boekhoudmedewerkers van alle beleidsdomeinen ver-

tegenwoordigd zijn, worden alle operationele problemen inzake het financieel sys-teem of de boekhouding besproken. De projectgroep gaat over in een produktie-voortgangsvergadering wanneer er geen specifieke aanpassingen (in projectvorm) van het financieel systeem in uitvoering zijn.

� Het agentschap werkt vanuit haar expertise op een constructieve wijze mee aan het

strategisch overleg financiën (SOFI) waarin elk beleidsdomein vertegenwoordigd is en dat wordt voorgezeten door de secretaris-generaal van het departement Financi-en en Begroting, en aan de werkgroepen die in de schoot van dit overleg worden op-gericht.

� Met betrekking tot haar bevoegdheid inzake financiële controle onderhoudt het

agentschap ook intensieve werkrelaties met andere controleactoren (Rekenhof, In-terne audit, inspectie van financiën, regeringscommissarissen, gemachtigen van Fi-nanciën en bedrijfsrevisoren). De samenwerking is noodzakelijk om overlappende en inefficiënte controles te vermijden. Het agentschap werkt mee aan de door het Re-kenhof ingestelde Ronde Tafel Conferentie (RTC) van controleactoren en gecontro-leerden in de Vlaamse gemeenschap.

2. Kwaliteitsbeleid


Het agentschap werkt mee aan het brede kwaliteitsbeleid van de Vlaamse overheid (inclu-sief wetsmatiging en e-government). Het tekent een eigen beleid op maat van het agent-schap uit en zet verschillende kwaliteitsprojecten ter verbetering en vereenvoudiging van de externe dienstverlening op. Het agentschap engageert zich om binnen de termijn van deze beheersovereenkomst aan de volgende kwaliteitsprojecten concreet uitvoering te geven: Het agentschap is verantwoordelijk voor het implementeren van een kwaliteitsvolle moderne financiële administratie.

� Alle beleidsdomeinen van de Vlaamse gemeenschap kunnen voor de boekhouding van hun departementen en IVA’s zonder rechtspersoonlijkheid beroep doen op een gebruiksvriendelijk, performant financieel systeem dat in produktie wordt gesteld en gehouden door het agentschap. Op 1 januari 2008 wordt het bestaande Orafin aan-gepast aan de nieuwe organisatiestructuur ingevolge het BBB.

� Op lange termijn wordt gewerkt aan de standaardisering van de boekhoudprocessen

zodat in 2010 een standaard implementatie van een financieel systeem, aan markt-conforme prijzen, mogelijk wordt. Hiertoe wordt, wanneer noodzakelijk, de comptabi-liteitsregelgeving vereenvoudigd.

� Vanuit dit financieel systeem moet te allen tijde kwaliteitsvolle wettelijke en beleids-

matige financiële rapportering kunnen geleverd worden aan alle klanten van het agentschap zijnde, de interne klanten zoals boekhoudcellen, de minister van Finan-ciën en Begroting, de Vlaamse regering, het Vlaams parlement, de federale over-heid, de Europese instanties (Eurostat) enz…

� In het kader van e-governement wordt een verbeteringstraject opgezet om de admi-

nistratie van het aankoopproces te digitaliseren en automatiseren. In dit verbetertra-ject zijn twee fasen te onderscheiden:

- van bestelling tot factuur Het uitgangspunt van ERP-software is dat dezelfde informatie maar 1 keer geregi-streerd wordt, en dit op de plaats waar ze ontstaat. Voor de start van het aankoop-proces in VG betekent dit dat de bestelling best ingegeven wordt in de dienst waar ze ontstaat zodat rechtstreeks in het systeem de bestelbon kan aangemaakt worden, dat het budget verbruikt wordt en dat hierop kan gerapporteerd worden. In de regi-stratie van de bestelbon is tevens de ESR-informatie opgenomen zodat op basis van de geregistreerde bestellingen de kwaliteit van de ESR-prognoses sterk kan verbe-terd worden. Uiteraard moet hierbij voorafgaandelijk de correcte gunningprocedure gevolgd worden. In deze fase wordt het automatiseren van deze gunningprocedure binnen de ERP-software, gezien de uitgebreide functionele complexiteit ervan, niet beoogd.

- het scannen van de inkomende facturen en betalingsopdrachten Het opvolgen van een gedecentraliseerde boekhouding met gedecentraliseerde ar-chieven van de documenten, vereist dat heel wat documenten fysisch het administra-tief traject volgen en binnen handbereik moeten gestockeerd worden voor een vrij lange periode. Het scannen van de geboekte documenten en linken aan de geboek-te verrichtingen zorgt ervoor dat de beelden van de geboekte documenten voor alle belanghebbende partijen (inclusief audit) in digitale vorm bereikbaar zijn.


Een volgende fase van verregaande automatisering is het gebruik van het systeem van elektronische bestelling, gekoppeld aan de elektronische facturatie (e-invoicing). Deze functionaliteit zal voorzien worden bij implementatie van de nieuwe software-versie.

3. Correct en aantrekkelijk werkgeverschap Door zorg te dragen voor een aangename werksfeer en een rijke werkomgeving profileert de Vlaamse overheid zich als een aantrekkelijke werkgever. Dit bevordert het aantrekken van kwaliteitsvol en positief ingesteld personeel, maar heeft vooral een onmiddellijk effect op de motivatie, het rendement en de betrokkenheid van de medewerkers. De betrokkenheid van alle medewerkers moet een rode draad zijn doorheen het personeelsbeleid op elk niveau, dus ook op het niveau van elk agentschap. In dit kader engageert het agentschap zich om aan de volgende concrete projecten uitvoering te geven: - Ontwikkelen van een concreet actieplan voor competentiemanagement binnen het agentschap. Het agentschap heeft als centrale dienst een sterke nood aan gekwalificeerd personeel. Die doorgedreven competenties houden verband met de kerntaken van het agentschap.

� Boekhoudmedewerkers en gebruikers van het financieel systeem van alle beleids-domeinen moeten met al hun problemen en vragen terecht kunnen bij het personeel van het agentschap Centrale Accounting.

� Het personeel van het agentschap Centrale Accounting moet door middel van finan-

ciële controles redelijke zekerheid kunnen verschaffen dat de financiële administratie en rapportering, correct, volledig en betrouwbaar is.

Dit competentiemanagement moet het mogelijk maken dat het agentschap de beheersdoel-stelling m.n. kennisoverdracht organiseren inzake de boekhouding in de Vlaamse ge-meenschap, kan realiseren. Deze beheersdoelstelling werd expliciet vermeld in de beleids-nota Financiën en Begroting 2004-2009. Samenhangend met de kernopdracht van het agentschap inzake financiële controle, zal in dit competentiemanagement bijzondere aandacht gaan naar de ontwikkeling van de compe-tentie “integriteit”. In de beleidsnota Financiën en Begroting 2004-2009 wordt de ont-wikkeling van een deontologie binnen het agentschap die best nauw aansluit bij deze van de interne audit, expliciet als beheersdoelstelling voor het agentschap vermeld. - Ontwikkelen van een personeelsbeleid dat gericht is op retentie van de binnen het agent-schap opgebouwde expertise. Onderzoeken hoe binnen het globaal reglementair kader van de Vlaamse gemeenschap een retentiebeleid kan uitgebouwd worden aan de hand van specifieke incentives voor het personeel, zoals loopbaanperspectief, ontwikkeling en vor-ming, verloning, jobrotatie binnen het agentschap enz.. Het agentschap Centrale Accounting heeft geen specifieke Human Resources Management (HRM) en Organisatie Ontwikkeling (OO) capaciteit in huis maar doet daarvoor een beroep op de managementondersteunende diensten (MOD) van het departement van Financiën en Begroting. Bovenvermelde projecten kunnen dan ook niet gerealiseerd worden zonder de inhoudelijk (conceptuele) en administratieve ondersteuning van deze diensten. 4. Diversiteitsbeleid


Het agentschap stelt m.b.t. het beleid inzake gelijke kansen en diversiteit de volgende streefcijfers voorop:

− 33% aandeel vrouwen op N-1 niveau, te bereiken tegen 2010;

− 4% aandeel personen van allochtone afkomst in het personeelbestand, te berei-ken tegen 2015;

− 4% aandeel personen met een arbeidshandicap in het personeelsbestand

5. Duurzaam en ethisch verantwoord aankoopbeleid Het aankoopbeheer van het Agentschap wordt uitgevoerd door de MOD van het Departe-ment Financiën en Begroting, in overeenstemming met de generieke principes inzake duur-zaam en ethisch aankoopbeleid die door de Vlaamse regering worden vastgesteld. Dit engagement wordt enkel aangegaan wanneer er een valabel alternatief bestaat zodanig dat het zuinigheidsbeginsel gevrijwaard wordt. 6. Beheersrapportering Met betrekking tot het P&O-beleid en de efficiënte werking van de diensten, zal het agent-schap, mits de nodige ondersteuning van de MOD van het beleidsdomein Financiën en Be-groting, op basis van vooraf afgesproken formaten kunnen aantonen:

− hoe de personeelsbehoeften en de personeelsbezetting evolueren (o.a. VTE in personeelsplan en effectief tewerkgesteld, in -, door - en uitstroom van het per-soneel en een aantal specifieke personeelskenmerken (geslacht, leeftijd, diplo-ma, niveau…));

− in welke mate het personeel doelmatig wordt ingezet en er geïnvesteerd wordt in het menselijk kapitaal in de organisatie (motivatie, competentie, ruime inzetbaar-heid, ontwikkelkansen en ontwikkelingsinspanningen,…) ;

− dat er een correct en aantrekkelijk werkgeverschap wordt gerealiseerd met oog voor betrokkenheid, evenwicht werk-privé, welzijn op het werk, een positief ar-beidsklimaat en diversiteit op de werkvloer.

Met betrekking tot de financiële regelgeving en procedures en de financiële rapportering wordt door het agentschap, mits de nodige ondersteuning door de MOD van het Beleidsdo-mein Financiën en Begroting, op basis van vooraf afgesproken formaten in elk geval aan-dacht besteed aan: de periodieke opvolging van de begrotingsuitvoering van het agentschap, in het bijzonder de aanwending van de apparaatskredieten; Aangezien de begroting en boekhouding van het agentschap volledig geïntegreerd zijn in de begroting, boekhouding en financieel systeem van de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap worden de rapporten aangeleverd vanuit dit financieel systeem, aan de hand van de Cognos-rapporten die ter beschikking zijn op de IWR-server. 7. Interne controle Het agentschap verbindt zich er toe, om uiterlijk binnen het jaar na aanvang van de be-heersovereenkomst te beschikken over een uitgeschreven en gedocumenteerd systeem van


interne controle, opvraagbaar door de ministers bevoegd voor Financiën & Begroting en Bestuurszaken, dat minstens de elementen zoals bepaald in artikel 33 van het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid behelst, met name:

− het effectief en efficiënt beheer van risico’s;

− de betrouwbaarheid van de financiële en de beheersrapportering;

− de naleving van de regelgeving en de procedures;

− de effectieve en efficiënte werking van de diensten;

− de bescherming van de activa.

Het agentschap zal uiterlijk tegen eind 2008 een stappenplan opstellen waarin wordt aange-geven hoe de organisatiebeheersing binnen de eigen organisatie wordt ingebed en waarbij wordt aangegeven hoe het agentschap tijdens de duurtijd van de beheersovereenkomst alle thema’s inzake organisatiebeheersing zal afdekken. Het volgen van het stappenplan moet er bovendien toe leiden dat het agentschap een organisatiebeheersingssysteem opzet dat vol-doet aan de toets van maturiteitsniveau 3 bij de voor het agentschap relevante thema’s. 8. Meten van beleidseffecten Het agentschap engageert zich om de effecten van het door zichzelf uitgevoerde beleid te meten en te evalueren. Het agentschap informeert de minister van Financiën en Begroting op regelmatige tijdstippen en volgens de onderling afgesproken modaliteiten over de resulta-ten van de beleidseffectenmeting.

Artikel 8. Missie en kernopdrachten van het agentschap Centrale Accounting

De missie en kernopdrachten van het agentschap worden vastgelegd in het besluit van de Vlaamse Regering van 11 juni 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap “Centrale Accounting”. Missie Het agentschap Centrale Accounting wordt opgericht voor de uitvoering van het beleid inza-ke opvolging, rapportering en certificering van de begrotings- en boekhoudverrichtingen en het beschikbaar stellen van beleidsinformatie op macroniveau. Het agentschap heeft als missie de betrouwbaarheid, correctheid, volledigheid en tijdigheid van de gegevens inzake begrotingsuitvoering en boekhouding te garanderen, en op basis van deze financiële zowel als van niet-financiële gegevens relevante beleidsinformatie op macroniveau beschikbaar te stellen (artikel 2 van het besluit). De missie van het agentschap bestaat er dus in om de gegevens die aangeleverd worden vanuit de boekhoudingen van de verschillende entiteiten die tot de Vlaamse overheid beho-ren, te consolideren, na te gaan of ze een voldoende graad van correctheid, volledigheid en betrouwbaarheid vertonen om de erop gebaseerde rapporteringen als waarheidsgetrouw te mogen beschouwen, op basis van deze gegevens beleidsinformatie op macroniveau be-schikbaar te stellen, en met betrekking tot dit alles een ondersteunende en dienstverlenende


functie te vervullen ten behoeve van de departementen en agentschappen van de onder-scheiden beleidsdomeinen. Kernopdrachten Het agentschap Centrale Accounting heeft tot taak (artikel 3 van het besluit):

1. het uitvoeren van een a posteriori en steekproefsgewijze financiële controle en van een toezicht op de goede werking van de interne controleprocedures met be-trekking tot de begrotings- en boekhoudverrichtingen van de ministeries, de in-tern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid en de publiek-rechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen van de Vlaamse overheid, met het oog op het certificeren van de volledigheid, de correctheid en de waarheidsgetrouwheid van de rekeningen van rekenplichtigen en van de al-gemene jaarrekening;

2. het coördineren, aggregeren en consolideren van de geïntegreerde begrotings- en economische boekhouding van de ministeries, de intern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid en de publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen van de Vlaamse overheid, met inbegrip van de hiervoor vereiste reconciliaties;

3. het aansturen van een analytische boekhouding; 4. het aansturen en monitoren van en rapporteren over managementaccounting op

macroniveau met voorbereiding, verzameling, meting, analyse, interpretatie en communicatie van informatie nodig voor het management, voor plannings- en controle activiteiten.

5. het verlenen van functionele en technische ondersteuning aan de ministeries, de intern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid en de publiek-rechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen van de Vlaamse overheid met betrekking tot de boekhouding en het boekhoudsysteem;

6. het implementeren van de, door de regelgevende instanties uitgevaardigde richt-lijnen inzake begroting en boekhouding, met uitvaardiging van de technisch-operationele instructies in dat verband;

7. het verlenen van beleidsgerichte input, inzake de onder 1 tot en met 6 vermelde instanties

In deze kernopdracht zijn een drietal clusters van activiteiten te onderscheiden: - rapporteringen; - financiële controles en certificeringen; - opereren als dienstencentrum. Rapportering Op periodieke basis dienen rapporten aangeleverd te worden die een overzicht bieden van de budgettaire en vermogenstoestand van de Vlaamse overheid en zijn deelentiteiten. Al-hoewel de afzonderlijke entiteiten verantwoordelijk zijn voor de opportuniteit van hun uitga-ven, voor de correcte registratie van de gegevens en de rapporteringen die specifiek op hun niveau betrekking hebben, dient het IVA Centrale Accounting in te staan voor de geconsoli-deerde rapportering op niveau Vlaamse Gemeenschap en Vlaamse overheid. Het gaat o.a. om de jaarrekening met een definitieve resultatenrekening en balans, jaargegevens voor de Nationale Bank, jaarlijkse ESR-rapporteringen ten behoeve van de Europese instanties.


Naast de periodieke rapporteringen dient er een permanente monitoring te zijn van de ver-mogens- en kasevolutie van de Vlaamse Gemeenschap om indien nodig gepast te kunnen ingrijpen. In functie van specifieke vraagstellingen dienen ad hoc rapporten te worden gele-verd. Wat specifiek de wettelijke en decretale verplichtingen betreft kan gesteld worden dat de opmaak van de algemene rekeningen, en meer algemeen van de verplichte rapporteringen over de begrotingsuitvoering, eveneens een operationele taak is die toekomt aan het IVA Centrale Accounting eerder dan aan het departement FB. Het decreet op de algemene re-keningen is overigens geen normatief decreet, zoals ook het begrotingsdecreet geen norma-tief decreet is. Financiële controle en certificering Op dit ogenblik bestaan er een aantal vormen van toezicht die expliciet voorzien zijn in de nog van kracht zijnde wetgevingen, in het bijzonder het koninklijk besluit van 17 juli 1991 houdende coördinatie van de wetten op de rijkscomptabiliteit en de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut, of die voortvloeien uit de praktische toepassing ervan. Het betreft:

1. het visum door de controleurs van de vastleggingen op vastleggingen en ordonnan-ceringen ten laste van de begroting van de Vlaamse Gemeenschap, inclusief het ge-bruik van de daarin opgenomen machtigingen voor Vlaamse openbare instellingen en agentschappen;

2. het toezicht door verificateurs op ontvangsten uitgavenverrichtingen die worden uit-gevoerd door decentrale rekenplichtigen van het ministerie van de Vlaamse Ge-meenschap;

3. het toezicht op de rekeningen van de Vlaamse openbare instellingen en agent-schappen met rechtspersoonlijkheid, en de afhandeling van de opmerkingen die daarbij worden gemaakt door het Rekenhof;

4. de controle door een bedrijfsrevisor op sommige Vlaamse openbare instellingen, al dan niet in toepassing van de wet van 16 maart 1954;

5. het toezicht door regeringscommissarissen op Vlaamse openbare instellingen zoals voorzien door de wet van 16 maart 1954;

6. de begrotingscontrole door de Inspectie van Financiën; 7. de begrotingscontrole door de afdeling Budgettering en de minister bevoegd voor

begroting. Zolang deze wetten van kracht blijven zal het IVA Centrale Accounting de onder 1 tot en met 3 vermelde opdrachten uitvoeren. De controle vermeld onder 6 zal verder uitgevoerd worden door de Inspectie van Financiën. De begrotingscontrole vermeld onder 7 heeft een plaats gekregen binnen het departement Financiën en Begroting. De controle door bedrijfsreviso-ren (4) blijft bestaan. Het toezicht door regeringscommissarissen (5) werd opnieuw geregeld bij aanpassing van het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid1. In het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid en in het Vlaams comptabiliteitsdecreet zijn de func-ties van controleur van de vastleggingen en van toezichtambtenaar op de rekenplichtigen niet meer opgenomen. In de plaats daarvan voorziet het comptabiliteitsdecreet in een finan-

1 De Vlaamse regering keurde op 26 januari 2007 het ontwerpdecreet houdende wijziging van het

kaderdecreet Bestuurlijk Beleid van 18 juli 2003 op het vlak van het toezicht van de Vlaamse Rege-ring op de publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen en de bijbehorende memorie van toelichting, goed. De Vlaamse minister, bevoegd voor het algemeen beleid inzake per-soneel en organisatieontwikkeling, werd gelast voornoemd ontwerpdecreet en de bijbehorende me-morie van toelichting, in naam van de Vlaamse Regering, in te dienen bij het Vlaams Parlement.


ciële controle en certificering die voor het geheel van de Vlaamse overheid uitgevoerd wordt door de diensten van het Vlaams ministerie, bevoegd voor het financieel en budgettair be-leid, die belast zijn met de opmaak en de consolidatie van de algemene rekeningen. Con-creet betekent dit dat alle onder 1 tot en met 4 vernoemde toezichtmodaliteiten zullen omge-vormd worden tot een financiële controle die, ook voor de IVA’s met rechtspersoonlijkheid en voor de publiekrechtelijk vormgegeven EVA’s, zal uitgevoerd of aangestuurd worden door het IVA Centrale Accounting. Op lange termijn is de doelstelling van de financiële controle de algemene rekeningen van de rechtspersoon Vlaamse gemeenschap te certificeren, i.e. ze volledig, correct en waar-heidsgetrouw te verklaren. Ten aanzien van de externe rechtspersonen (VOI’s, IVA met rp, publiekrechtelijke EVA, strategische adviesraden (SARS), eigen vermogens (EV)…) blijft de financiële controle hoofdzakelijk bestaan uit een toezicht op de rekeningen. Nadruk ligt hier voornamelijk op het bewaken van het proces van de rekeningaflegging en de naleving van de regelgeving. In het agentschap wordt een controledossier per externe rechtspersoon aangelegd, waarin o.a. de diverse controlerapporten van de verschillende controle-instanties worden bijgehou-den. Dienstencentrum Als dienstencentrum zal het IVA Centrale Accounting instaan voor het verlenen van functio-nele en technische ondersteuning met betrekking tot de boekhouding en het boekhoudsys-teem. Dit proces omvat het verlenen van een kwalitatief hoogstaande dienstverlening voor alle systeemtechnische, applicatietechnische en boekhoudtechnische aangelegenheden, inclu-sief rapportering en work-flowopvolging. Steunend op de know-how binnen het agentschap Centrale Accounting moet de afdeling systeemexploitatie zorgen voor een moderne, perfor-mante boekhoudomgeving waarin de specifieke boekhoudkundige en financieel-administratieve noden van de beleidsdomeinen op een correcte manier beantwoord worden. Hierbij is het uitgangspunt dat zoveel als mogelijk standaardoplossingen moeten aangereikt worden. De functionele ondersteuning omvat het geven van richtlijnen bijvoorbeeld inzake (einde-jaars)verrichtingen die nodig zijn om bepaalde deadlines te kunnen halen, of inzake te vol-gen boekingswijzen of te gebruiken rekeningen conform het door de CNOC uitgewerkte boekhoudplan. De systeemtechnische ondersteuning betreft op dit ogenblik de werking van het centrale boekhoudsysteem van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap (Orafin) en de interfa-cing met allerlei randsystemen. Door het in gebruik zijn van andere IT-systemen bij de VOI’s die deels omgevormd werden tot een IVA of EVA, zullen de opdrachten van het IVA Centrale Accounting zich ook op ICT-gebied meer gaan situeren naar de mogelijkheden en vereisten om tot consolidatie te ko-men aan de hand van een consolidatietool.


III. Engagementen van het agentschap Centrale Accounting.

Artikel 9. Strategische en operationele organisatiedoelstellingen

Uit het oprichtingsbesluit blijkt duidelijk de taakstelling van het agentschap. Deze taken wor-den opgenomen in de strategische en/of operationele organisatiedoelstellingen. Hieronder is een tabel opgenomen die de doelstellingen rangschikt in een logisch verband van strategische organisatiedoelstellingen, operationele doelstellingen en strategische pro-jecten. Het is duidelijk dat het agentschap hierbij de nadruk en prioriteit zal leggen op de strategi-sche projecten die verband houden met de doelstellingen en projecten die de minister be-voegd voor Financiën en Begroting heeft opgenomen in zijn beleidsbrieven (zie ook artikel 6 van deze beheersovereenkomst) De absolute prioriteit voor begrotingsopvolging en opvolging van het ESR-vorderingensaldo is verwerkt in de strategische doelstelling SOD02 : opvolging geconsolideerd ESR-vorderingensaldo Vlaamse overheid (behorend tot de consolidatiekring sector 13). Specifiek in verband hiermee worden twee strategische projecten geformuleerd die de kwaliteit van uitvoeringsgegevens en prognoses moeten verbeteren. Aanzet van acties en prestatie-indicatoren zijn (op hoog niveau) weergegeven in artikel 10. Strategische organisatiedoelstellingen (SOD)

Operationele organisatiedoelstellingen (OOD) en Strategische Projecten (SP)

SOD01: Correcte financiële administratie voeren ten einde een correcte algemene rekening en rekendecreet tijdig af te leggen: uitvoerings-rekening van de begroting, balans, resulta-tenrekening en reconciliatie van de begro-tingsuitvoering met de algemene boekhou-ding.

OOD0101: Valideren van de financiële gegevens in het financieel systeem en tijdig opstellen van de algemene rekening en rekendecreet van de Vlaamse gemeenschap, vanuit de boekhou-ding zoals gevoerd door de decentrale enti-teiten. OOD0102: Behandelen van opmerkingen Rekenhof inzake de algemene rekening SP0101: Inhaaloperatie tijdig neerleggen van de re-keningen (beleidsbrieven 2006 en 2007) SP0102:

� Op punt stellen financiële administra-tie zodat reconciliatie begrotings- en boekhoudresultaat mogelijk is en de algemene rekening rechtstreeks uit het financieel systeem kan gehaald


worden, (dit SP houdt tevens ver-band met SP0701)

SOD02 : Opvolging geconsolideerd ESR-vorderingensaldo Vlaamse overheid (beho-rend tot de consolidatiekring sector 13)

OOD0201: Periodiek opstellen vanuit de boekhouding van de rechtspersoon VG van het ESR-vorderingensaldo voor de rechtspersoon VG, (zijnde departementen, agentschapppen zonder rp en DAB’s) en het opmaken van een prognose tot het jaareinde OOD0202: Periodieke monitoring van de uitvoeringsge-gevens, ontvangsten- en uitgavenprognoses van de VOI’s, agentschappen met rp, SARS en EV in het kader van de opvolging van het ESR-vorderingensaldo van de rechtsperso-nen die behoren tot de consolidatiekring (sector 13). OOD0203: Periodieke consolidatie, en rapportering hierover, van het geconsolideerd ESR-vorderingensaldo en de prognoses aan de ambtelijke commissie en ministerieel comité SP0201:

� Verbetering van de kwaliteit van de ESR-uitvoeringsgegevens en prog-noses van de rechtspersoon VG (in-clusief DAB’s),

SP0202:

� Door middel van automatisering, ver-betering van de kwaliteit van de ESR-uitvoeringsgegevens en prognoses van de IVA en EVA, inclusief consoli-datieproblematiek

SP0203:

� Uitbouw van een competentiecen-trum inzake de toepassing van de ESR-methodologie, in samenwerking met de afdeling beleidsondersteuning en begroting van het departement.

SOD03: Wettelijke en ad hoc rapporteringen over de financiële situatie van de Vlaamse overheid

OOD0301: Wettelijke rapportering aan Rekenhof en Vlaams Parlement overeenkomstig de Rijks-comptabiliteit (voorlopige uitvoeringsreke-ning per 31/12 (artikel 81 CWR), voorlopige uitvoeringsrekening per 30/09 (artikel 18 CWR))


OOD0302 Rapportering aan Algemene gegevensbank (economische en functionele hergroepering) OOD0303: Kwartaalrapportering financiële activa rechtspersonen aan INR (NBB) OOD0304: Opvolging en rapportering over de evolutie van de verwijlintresten in de rechtspersoon VG

SOD04: Financiële controle boekhouding rechtsper-soon Vlaamse Gemeenschap

OOD0401: Controle van de vastleggingen: controleren en ex ante goedkeuren van uitgaven via de CRU (vastleggingen en ordonnanceringen) OOD0402: Boekhoudkundige controle en begeleiding bij correcties van de rekeningen van de reken-plichtigen (kwartaalstaten, rekening-en-verantwoordingen, uitvoeringsrekeningen DAB’s) OOD0403: Controle en begeleiding bij verzamelboekin-gen OOD0404: Beheer van de orde- en thesaurie artikelen (correcties budgetten en transacties) OOD0405: Administratief beheer van de financiële re-keningen van de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap OOD0406: Behandeling van de opmerkingen van het Rekenhof met betrekking tot de rekeningen van de decentrale rekenplichtigen, en boek-houding en jaarrekeningen van de DAB’s SP0401: Organisatie van de centralisatie van alle ont-vangsten en uitgaven via 1 rekenplichtige met sub-rekeningen (CRU=CRO) SP0402: Uitwerken van een concept voor ex post en steekproefsgewijze controle van de uitgaven


(certificering) en operationalisering hiervan

SOD05: Financiële controle boekhouding rechtsper-sonen, andere dan de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap (VOI’s, IVA met rp, publiekrechtelijke EVA, strategische advies-raden (SARS), eigen vermogens (EV)…)

OOD0501: Goedkeuring jaarrekeningen adviseren van de VOI/Agentschappen, SARS en EV OOD0502: Opvolging commissarissen, gemachtigden van Financiën en bedrijfsrevisoren, aange-steld bij de VOI/Agentschappen OOD0503: Behandeling van de opmerkingen van het Rekenhof met betrekking tot de boekhouding en jaarrekeningen van de VOI’s/agentschappen, SARS en EV OOD0504: Informatie-data bank inzake de rechtsperso-nen onderhouden waarin minstens een con-troledossier per rechtspersoon wordt aange-legd waarin o.a. de controlerapporten van de verschillende controle-instanties worden bijgehouden; en fungeren als helpdesk voor interne en externe klanten SP0501: Uitwerken van richtlijnen van de minister:

� Actualisatie van bestaande richtlijnen voor de gemachtigden van Financiën;

� Uitwerken van de opdracht van be-drijfsrevisoren aangesteld bij de ex-terne rechtspersonen.

SOD06: Functionele ondersteuning bieden aan de gebruikers van het financieel systeem

OOD0601: Procedure manual onderhouden (procedu-res = beschrijven administratief verloop van een dossier; maken van refers (technische verwerking in Orafin)) OOD0602: Accounting manual (instructies en advies mbt gebruik rekeningstelsel en boekings-schema’s Vlimfin) OOD0603: Opleiding m.b.t. de boekhouding en het fi-nancieel systeem organiseren OOD0604: Communicatie en informatie verstrekken: o.a. beheer van de Vlimfin-site


SP0601: Een volledige en grondige “review” van de procedure manual doorvoeren ingevolge aanpassingen beslist in de Strategische Pro-jecten met betrekking tot de andere proces-sen in het agentschap (in het bijzonder SP0102, SP0401, SP0701 en SP0702). SP0602: Nieuwe software oplossing imple-menteren om de procedure manual te on-dersteunen en gebruiksvriendelijk ter be-schikking te kunnen stellen van de intern klanten.

SOD07: Produktieondersteuning van het financieel systeem

OOD0701: Applicatiebeheer (users, profielen, autorisa-ties, workflow, behandelen van setup chan-ge requests) OOD0702: Helpdesk (behandelen van vragen en inci-denten) OOD0703: Scheduling en technisch beheer interfaces OOD0704: Functionele analyses: behandelen van change requests (wijzigingsaanvragen) tes-ten, beheer FAD, analyses interfaces OOD0705: Rapportering: beheer van Cognos WebRe-porting (IWR), verdere uitbouw en beheer van de catalogs, ontwikkelen, onderhouden en beheren van rapporten OOD0706: Opvolging technisch beheer Orafin en Cog-nos (contract-en kredietbeheer met outsour-cer en onderaannemers, performantie is-sues, bugs, overleg databasebeheerder (DBA van EDS) enz..) SP0701: Aanpassing van het financieel systeem ORAFIN in het kader van BBB tegen 1 ja-nuari 2008

� Set-up van 14 operating units (13 be-leidsdomeinen en kabinetten), 1 boekhoudorganisatie, centralisatie


van alle ontvangsten en uitgaven via 1 rekenplichtige met sub-rekeningen (dit SP houdt ook verband met SP0401)

� Implementatie ‘unieke identificatie’ procedure en opkuis van klanten- en begunstigdenbestand teneinde een correcte overdracht te kunnen reali-seren

� Set-up van 1 activaboek per beleids-domein

SP0702: Verbetering en automatisering van de admi-nistratie van het aankoopproces in twee fa-sen:

� Registratie van de bestelbon in Ora-fin

� Scannen van inkomende facturen en betalingsopdrachten

Op langere termijn (na invoering van de nieuwe software) het automatiseren van de bestelling en het gebruik van de elektroni-sche factuur. SP0703: Activeren van de BTW functionaliteit in Ora-fin ten einde alle facturen met de juiste BTW informatie te registreren om een correcte rapportering mogelijk te maken (dit SP houdt verband met SP0102) SP0704: Met het oog op een oplossing na het verstrij-ken van huidige licentie, een standaard im-plementatie van Oracle of een andere stan-daardboekhoudsoftware voorbereiden, om de technische mogelijkheden die deze sys-temen bieden maximaal te gebruiken voor de begrotingsopvolging, de opvolging van het ESR-vorderingensaldo en de vermo-genstoestand (dit SP houdt verband met de SP1001)

SOD08: Het aansturen van een analytische boek-houding

OOD0801: Definitie en afspraken rond het gebruik van de analytische segmenten in Orafin SP0801: Herdefiniëring van de analytische segmen-ten in het kader van BBB (dit SP houdt ver-band met het SP0701)


SOD09: Het aansturen en monitoren van en rappor-teren over managementaccounting op ma-croniveau met voorbereiding, verzameling, meting, analyse, interpretatie en communica-tie van informatie nodig voor het manage-ment, voor plannings- en controle activitei-ten.

SP0901: Opzetten van een ontwikkelpad om op termijn vanuit een correcte analytische boekhouding de link met niet-financiële pres-tatiegegevens te kunnen leggen en uiteinde-lijk de stap naar managementaccounting te kunnen zetten.

SOD10: Het verlenen van beleidsgerichte input m.b.t. de kernopdrachten (SOD01 t/m SOD09) van het agentschap

OOD1001: Voorstellen uitwerken voor aanpassing van de regelgeving inzake boekhouding en fi-nanciële controle. SP1001: Voorstellen voor aanpassing van het comp-tabiliteitsdecreet voorbereiden en hierover in overleg treden met alle belanghebbenden (minister, departement FB, Rekenhof, CAG … ) (houdt verband met SP0704)


Artikel 10. Realisatie van het beleid

SOD01 : Correcte financiële administratie voeren ten einde een correcte algemene rekening en rekendecreet tijdig af te leggen: uitvoeringsrekening van de begroting, balans, resulta-tenrekening en reconciliatie van de begrotingsuitvoering met de algemene boekhou-ding. OOD0101: Valideren van de financiële gegevens in het financieel systeem en tijdig opstellen van de algemene rekening en rekendecreet van de Vlaamse gemeenschap, vanuit de boekhouding zoals gevoerd door de decentrale entiteiten. Processen/activiteiten:

� Opstellen van de uitvoeringsrekening van de begroting in vastleggingen en ordon-nanceringen en per kredietsoort

� Aanwendingstaat van de vastleggingsmachtigingen

� Saldi en encours vastleggingen (staat 10)

� Samenvatting vd beheersrekeningen vd rekenplichtigen (staat 3)

� Rekening van de ontvangsten

� Opmaak staten: Overschrijving in de schrifturen (staat 5), toestand van de te regulari-

seren begrotingsuitgaven (staat 6), mandaten (staat 9), betalingen (staat 8), staat 7, interne overboekingen (staat 4), Uitvoeringsrekening DAB's, Grootboek (staat 1), re-kening van de thesaurie (staat 11), proces-verbaal (staat 2), stand van de schuld

� Opmaak vermogensrekening

Wijze van monitoring en/of prestatie-indicatoren. Er wordt een boordtabel over de voortgang van de opmaak van de algemene rekening op-gemaakt. Aan de hand daarvan kan nagegaan worden tegen welk tijdstip de rekening kan afgelegd worden. De norm wordt gehaald als de rekening wordt afgelegd binnen de wettelijk voorziene termijn t.t.z. de rekening van jaar x wordt afgelegd op 30 juni van het jaar x+1. OOD0102: Behandelen van opmerkingen Rekenhof inzake de algemene rekening Processen:

� Analyseren van de opmerkingen van het Rekenhof � Bespreking organiseren over discussiepunten met vertegenwoordigers van het Re-

kenhof � Ontwerp van antwoord aan het Rekenhof voor de minister bevoegd voor Financiën

en Begroting voorbereiden � Verwerken van de opmerkingen in een aangepaste algemene rekening en/of reken-

decreet


Prestatie indicator

De opmerkingen van het Rekenhof worden binnen de wettelijke, of door het Rekenhof vooropgestelde termijn beantwoord.

SP0102: Op punt stellen financiële administratie zodat reconciliatie begrotings- en boekhoudresultaat mogelijk is en de algemene rekening rechtstreeks uit het financieel systeem kan gehaald worden, (dit SP houdt tevens verband met SP0701). Acties:

� Balansrekeningen correct zetten. � Registratie en inventaris van vaste activa verbeteren door bijhouden van 1 activaboek

per beleidsdomein. � Het afschaffen van het bijhouden van het tweede grootboek m.n. dat op kasbasis;

éénvormige en éénduidige rapportering vanuit grootboek op transactiebasis doorvoe-ren.

� Centralisatie van de aangifte van de intracommunautaire BTW. � Permanente opvolging van de boekhoudkundige registratie van de boekingen op or-

de- en thesaurieartikelen met verbetering van de boekhoudkundige registratie van de interne verrichtingen.

� Correcte loonboekingen doorvoeren zodat reconciliatie van de geboekte en op de begroting aangerekende loongegevens t.o.v. de berekeningen in de loonadministratie mogelijk is.

Prestatie indicator. De acties worden uitgevoerd tegen het in werking treden van het aangepast financieel sys-teem Orafin, m.n. tegen 1 januari 2008. SOD02 : Opvolging geconsolideerd ESR-vorderingensaldo Vlaamse overheid (behorend tot de consolidatiekring sector 13) OOD0201: Periodiek opstellen vanuit de boekhouding van de rechtspersoon VG van het ESR-vorderingensaldo voor de rechtspersoon VG, (zijnde departementen, agentschapppen zon-der rp en DAB’s) en het opmaken van een prognose tot het jaareinde OOD0202: Periodieke monitoring van de uitvoeringsgegevens, ontvangsten- en uitgavenprognoses van de VOI’s, agentschappen met rp, SARS en EV in het kader van de opvolging van het ESR-vorderingensaldo van de rechtspersonen die behoren tot de consolidatiekring (sector 13) OOD0203: Periodieke consolidatie, en rapportering hierover, van het geconsolideerd ESR-vorderingensaldo en de prognoses aan de ambtelijke commissie en ministerieel comité


Wijze van monitoring. De rapporten worden overgemaakt op de tijdstippen zoals voorzien in de omzendbrief FB/Abafim/2005-3 “Maatregelen voor de invoering van de begrotingsmonitoring” van 23 de-cember 2005. SP0201: Verbetering van de kwaliteit van de ESR-uitvoeringsgegevens en prognoses van de rechts-persoon VG (inclusief DAB’s). Acties.

� Eenzelfde aanrekeningstijdstip (transactiebasis) voor rapportering hanteren; � ESR als apart rekeningenplan in de boekhouding opzetten; � Verbetering van de administratie van het aankoopproces (registratie van de bestellin-

gen leidt tot correctere prognoses) (zie SP0702) SP0202: o.a. door middel van automatisering, verbetering van de kwaliteit van de ESR-uitvoeringsgegevens en prognoses van de IVA en EVA, inclusief consolidatieproblematiek. Acties.

� Implementatie van een consolidatiesoftware die het mogelijk maakt de ESR-gegevens op basis van een extractie uit de boekhoudingen van de rechtspersonen auditeerbaar te consolideren.

Prestatie indicatoren.

� Implementatie van de software tegen 1 februari 2008 SP0203: Uitbouw van een competentiecentrum inzake de toepassing van de ESR-methodologie, in samenwerking met de afdeling beleidsondersteuning en begroting van het departement. SOD03: Wettelijke en ad hoc rapporteringen over de financiële situatie van de Vlaamse over-heid OOD0301: Wettelijke rapportering aan Rekenhof en Vlaams Parlement overeenkomstig de Rijkscomp-tabiliteit (voorlopige uitvoeringsrekening per 31/12 (artikel 81 CWR), voorlopige uitvoerings-rekening per 30/09 (artikel 18 CWR)) OOD0302 Rapportering aan Algemene gegevensbank (economische en functionele hergroepering) OOD0303: Kwartaalrapportering financiële activa rechtspersonen aan INR (NBB) Prestatie indicator/wijze van monitoring.


De rapporten worden tegen de wettelijke of afgesproken termijnen geleverd. Een boordtabel met de rapporten en tijdstip van gewenste en effectieve levering wordt bijgehouden. OOD0304: Opvolging en rapportering over de evolutie van de verwijlintresten in de rechtspersoon VG Processen

� Maandelijkse rapportering aan, en overleg met, de boekhoudcellen van de beleids-domeinen van de VG

� Kwartaalrapport voor de Vlaamse regering voorbereiden Prestatie indicator

� Boordtabel evolutie van de verwijlintresten

SOD04: Financiële controle boekhouding rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap OOD0401: Controle van de vastleggingen: controleren en ex ante goedkeuren van uitgaven via de CRU (vastleggingen en ordonnanceringen) OOD0402: Boekhoudkundige controle en begeleiding bij correcties van de rekeningen van de reken-plichtigen (kwartaalstaten, rekening-en-verantwoordingen, uitvoeringsrekeningen DAB’s) Prestatie indicatoren.

� Aantal vastleggingen per VTE � Aantal ordonnanties per VTE � Aantal door het Rekenhof afgewezen ordonnanties. � Aantal rekeningen-verantwoording nog af te leggen door de rekenplichtigen � Aantal kwartaalstaten nog af te leggen door de rekenplichtigen

Deze gegevens worden maandelijks gerapporteerd in een boordtabel van het agentschap. Daarnaast wordt een rapport financiële controles opgesteld. Dit geeft maandelijks een zicht op de afgewerkte controles. Het rapport kan dienen om de afspraken inzake controlegraden (afdekkingspercentage, materialiteit…) op te volgen zoals bedoeld in de beleidsnota Financi-en en Begroting 2004-2009. Volgens de huidige wetgeving op de Rijkscomptabiliteit is de controlegraad 100%. Dit wil zeggen dat er een volledige controle gebeurt op alle verrichtin-gen (ex ante of ex post) ongeacht de materialiteit of risicogevoeligheid van de transacties. OOD0403: Controle en begeleiding bij verzamelboekingen OOD0404: Beheer van de orde- en thesaurieartikelen (correcties budgetten en transacties) OOD0405:


Administratief beheer van de financiële rekeningen van de rechtspersoon Vlaamse Gemeen-schap Prestatie indicator. Het administratief beheer wordt opgevolgd in een databank. Deze databank dient op elk ogenblik bijgewerkt te zijn met de recentste informatie. OOD0406: Behandeling van de opmerkingen van het Rekenhof met betrekking tot de rekeningen van de decentrale rekenplichtigen, en boekhouding en jaarrekeningen van de DAB’s Processen/activiteiten:

� Bewaken van uniforme en consistente toepassing van de regelgeving � Beoordeling standpunt van rekenplichtigen en DAB’s � Bespreking organiseren over discussiepunten met vertegenwoordigers van het Re-

kenhof � Ontwerp van antwoord aan het Rekenhof voor de minister bevoegd voor Financiën

en Begroting voorbereiden � Rekenplichtigen ondersteunen bij de verwerken van de opmerkingen in een aange-

paste rekening Prestatie indicator

� De opmerkingen van het Rekenhof worden binnen de wettelijke, of door het Reken-hof vooropgestelde termijn (voor grote onderzoeken), beantwoord. De voortgang van de behandeling wordt in een boordtabel bijgehouden.

SP0401: Organisatie van de centralisatie van alle ontvangsten en uitgaven via 1 rekenplichtige met sub-rekeningen (CRU=CRO) SP0402: Uitwerken van een concept voor ex post en steekproefsgewijze controle van de uitgaven (certificering) en operationalisering hiervan. Acties.

� Opstellen van een nota inzake financiële controle tegen 31 december 2007 � Bespreken van de conceptnota met het Rekenhof tegen 30 april 2008 � Uitwerken van een uitvoeringsplan voor het concept

o Opstellen van een controleprogramma o In kaart brengen van noodzakelijke competenties van personeel o Allocatie van het personeel voor deze functies o Communicatie met de gecontroleerden inzake controleprogramma


SOD05: Financiële controle boekhouding rechtspersonen, andere dan de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap (VOI’s, IVA met rp, publiekrechtelijke EVA, strategische ad-viesraden (SARS), eigen vermogens (EV)…) OOD0501: Goedkeuring jaarrekeningen adviseren van de VOI/Agentschappen, SARS en EV Processen/activiteiten Bij elke jaarrekening:

� Financiële analyse van de voorgelegde boekhoudkundige rapporteringen van de be-trokken entiteit

� Advies formuleren voor de minister van Financiën en Begroting � Zorgen voor de goedkeuring door de functioneel bevoegde minister � Ontwerp van brief aan het Rekenhof opstellen � Ontwerp van brief aan de leidend ambtenaar van de instelling of agentschap

Prestatie indicator. Alle jaarrekeningen van het jaar x worden tegen 30 juni van het jaar x+1 geanalyseerd en aan de minister van Financiën en Begroting bezorgd voor overmaking aan het Rekenhof. OOD0502: Opvolging commissarissen, gemachtigden van Financiën en bedrijfsrevisoren, aangesteld bij de VOI/Agentschappen Processen/activiteiten:

� Opstellen van aanstellingsbesluiten (besluiten voor de Vlaamse regering en toelich-tende nota’s

� Het bijhouden van een bestand met alle aangestelden � De schuldvorderingen van de aangestelden goedkeuren en klaar maken voor beta-

ling. � Contacten onderhouden met de instellingen inzake de te storten voorschotten voor

deze uitbetalingen, en definitieve afrekeningen verzorgen OOD0503: Behandeling van de opmerkingen van het Rekenhof met betrekking tot de boekhouding en jaarrekeningen van de VOI’s/agentschappen, SARS en EV Processen/activiteiten:

� Bewaken van uniforme en consistente toepassing van de regelgeving � Beoordeling standpunt van rechtspersonen � Inwinnen akkoord minister en voorbereiding brief aan het Rekenhof en de rechtsper-

sonen Prestatie indicator

� De opmerkingen van het Rekenhof worden binnen de wettelijke, of door het Reken-hof vooropgestelde termijn (voor grote onderzoeken), beantwoord. De voortgang van de behandeling wordt in een boordtabel bijgehouden.


OOD0504: Informatie-data bank inzake de rechtspersonen onderhouden waarin een controledossier per rechtspersoon wordt aangelegd waarin o.a. de diverse controlerapporten van de verschillen-de controle-instanties worden bijgehouden; en fungeren als helpdesk voor interne en externe klanten SP0501: Uitwerken van richtlijnen van de minister:

� Actualisatie van bestaande richtlijnen voor de gemachtigden van Financiën; � Uitwerken van de opdracht van bedrijfsrevisoren aangesteld bij de externe rechtsper-

sonen Acties.

� Opstellen van een ontwerp van omzendbrief en mededeling aan de Vlaamse regering tegen 31 maart 2008

� Communicatie aan gemachtigden en bedrijfsrevisoren van de richtlijnen tegen 30 april 2008

SOD06: Functionele ondersteuning bieden aan de gebruikers van het financieel systeem OOD0601: Procedure manual onderhouden (procedures = beschrijven administratief verloop van een dossier; maken van refers (technische verwerking in Orafin)) OOD0602: Accounting manual (instructies en advies mbt gebruik rekeningstelsel en boekingsschema’s Vlimfin) OOD0603: Opleiding m.b.t. de boekhouding en het financieel systeem organiseren OOD0604: Communicatie en informatie verstrekken: o.a. beheer van de Vlimfin-site Prestatie indicatoren.

� Aantal nieuwe procedures en refer-documenten � Aantal openstaande issues bij de helpdesk gelogd � Doorlooptijd oplossing van de issues in werkdagen

Deze gegevens worden maandelijks gerapporteerd in een boordtabel van het agentschap. SP0601: Een volledige en grondige “review” van de procedure manual doorvoeren ingevolge aanpas-singen beslist in de Strategische Projecten met betrekking tot de andere processen in het agentschap (in het bijzonder SP0102, SP0401, SP0701 en SP0702).


Prestatie-indicator. De procedure manual is aangepast tegen 14 januari 2008, datum waarop het aangepast financieel systeem, Orafin, in productie wordt gesteld. SP0602: Nieuwe software oplossing implementeren om de procedure manual te ondersteu-nen en gebruiksvriendelijk ter beschikking te kunnen stellen van de interne klanten. Prestatie-indicator. De oplossing is geïmplementeerd tegen 14 januari 2008. SOD07: Productieondersteuning van het financieel systeem OOD0701: Applicatiebeheer (users, profielen, autorisaties, workflow, behandelen van setup change re-quests) OOD0702: Helpdesk (behandelen van vragen en incidenten) OOD0703: Scheduling en technisch beheer interfaces OOD0704: Functionele analyses: behandelen van change requests (wijzigingsaanvragen) testen, be-heer FAD, analyses interfaces OOD0705: Rapportering: beheer van Cognos WebReporting (IWR), verdere uitbouw en beheer van de catalogs, ontwikkelen, onderhouden en beheren van rapporten OOD0706: Opvolging technisch beheer Orafin en Cognos (contract-en kredietbeheer met outsourcer en onderaannemers, performantie issues, bugs, overleg databasebeheerder (DBA van EDS) enz..) Prestatie-indicator.

� Aantal issues die in de helpdesk geregistreerd worden die verband houden met ap-plicatiebeheer, incidenten m.b.t. Orafin of de werking van de interfaces en wijzigings-aanvragen m.b.t. de functionaliteit van het systeem

� Aantal openstaande issues bij de helpdesk gelogd � Gemiddelde behandeltijd van de issues in werkdagen

Deze gegevens en de grenswaarden worden maandelijks gerapporteerd in een boordtabel van het agentschap. SP0701: Aanpassing van het financieel systeem ORAFIN in het kader van BBB tegen 1 januari 2008


Acties

� Set-up van 14 operating units (13 beleidsdomeinen en kabinetten), 1 boekhoudorga-nisatie, centralisatie van alle ontvangsten en uitgaven via 1 rekenplichtige met sub-rekeningen (dit SP houdt ook verband met SP0401)

� Implementatie ‘unieke identificatie’ procedure en opkuis van klanten- en begunstig-denbestand teneinde een correcte overdracht te kunnen realiseren

� Set-up van 1 activaboek per beleidsdomein Wijze van monitoring. Alle acties worden opgevolgd aan de hand van een projectplan, waarin ook de verschillende mijlpalen zijn opgenomen tegen dewelke tussentijdse resultaten moeten opgeleverd worden, om de finale datum van 1 januari 2008 te halen. SP0702: Verbetering en automatisering van de administratie van het aankoopproces in twee fasen:

� Registratie van de bestelbon in Orafin � Scannen van inkomende facturen en betalingsopdrachten

De concrete beschrijving van dit project is ook opgenomen in artikel 7 van deze beheers-overeenkomst bij de projecten die het agentschap in het kader van het kwaliteitsbeleid zal realiseren. Op langere termijn, na invoering van de nieuwe software, moet de mogelijkheid voorzien worden om de bestellingen automatisch vanuit de financiële omgeving over te maken aan de leverancier met elektronische facturatie achteraf (e-invoicing). SP0703: Activeren van de BTW functionaliteit in Orafin ten einde alle facturen met de juiste BTW in-formatie te registreren om een correcte rapportering mogelijk te maken (dit SP houdt ver-band met SP0102) Prestatie indicator. BTW is opgezet in Orafin tegen 31 maart 2007. SP0704: Met het oog op een oplossing na het verstrijken van de huidige licentie, een standaard im-plementatie van Oracle of een andere standaardboekhoudsoftware voorbereiden, om de technische mogelijkheden die deze systemen bieden maximaal te gebruiken voor de begro-tingsopvolging, de opvolging van het ESR-vorderingensaldo en de vermogenstoestand (dit SP houdt verband met de SP1001) SOD08: Het aansturen van een analytische boekhouding OOD0801: Definitie en afspraken rond het gebruik van de analytische segmenten in Orafin


SP0801: Herdefiniëring van de analytische segmenten in het kader van BBB (dit SP houdt verband met het SP0701) Prestatie indicator. De herdefiniëring is gebeurd tegen 1 januari 2008. SOD09: Het aansturen en monitoren van en rapporteren over managementaccounting op ma-croniveau met voorbereiding, verzameling, meting, analyse, interpretatie en communi-catie van informatie nodig voor het management, voor plannings- en controle activitei-ten. SP0901: Opzetten van een ontwikkelpad om op termijn vanuit een correcte analytische boekhouding de link met niet-financiële prestatiegegevens te kunnen leggen en uiteindelijk de stap naar managementaccounting te kunnen zetten. Acties.

� Opstellen van een conceptnota inzake managementaccounting tegen 31 december 2007

� Bespreken van de conceptnota met de minister van Financiën en Begroting en het CAG

� Uitwerken van een uitvoeringsplan voor het concept o Opstellen van een groeipad o In kaart brengen van noodzakelijke competenties van personeel o Allocatie van het personeel voor deze functie o In kaart brengen van noodzakelijke beslissingen inzake ondersteunende soft-

ware, implicatie op gebruikte applicatie(s) in de ministeries van de Vlaamse gemeenschap

o Communicatie met de beleidsdomeinen SOD10: Het verlenen van beleidsgerichte input m.b.t. de kernopdrachten (SOD01 t/m SOD09) van het agentschap OOD1001: Voorstellen uitwerken voor aanpassing van de regelgeving inzake boekhouding en financiële controle. SP1001: Voorstellen voor aanpassing van het comptabiliteitsdecreet voorbereiden en hierover in over-leg treden met alle belanghebbenden (minister, departement FB, Rekenhof, CAG … ) (houdt verband met SP0704) Acties.


� Oprichten van een werkgroep met kabinet en departement Financiën en Begroting over herziening comptabiliteitsdecreet.

� Aangepaste voorstellen van het comptabiliteitsdecreet uitwerken � Uitvoeringsbesluiten opstellen � In overleg treden hierover met het Rekenhof � In overleg treden hierover met het CAG � Voorontwerp van decreet op de regering brengen � Advies van de Raad van State inwinnen � Indienen van ontwerp van decreet bij het Vlaams Parlement, opvolgen behandeling in

commissie Prestatie indicatoren.

� Voorontwerp van aangepaste regelgeving � Advies van het CAG bekomen � Advies van de Raad van State � Indiening bij het Vlaams parlement � Comptabiliteitsdecreet gestemd

Artikel 11. Organisatiedoelstellingen, activiteiten, processen en prestaties (interne werking)

In het kader van het in artikel 7 beschreven ‘Beleidsmatig en financieel kader (horizontale bevoegdheid)’ worden volgende projecten verder uitgewerkt. 1. ONDERLINGE SAMENWERKING Met betrekking tot haar bevoegdheid inzake financiële controle onderhoudt het agentschap ook intensieve werkrelaties met andere controleactoren (Rekenhof, Interne audit, inspectie van financiën, regeringscommissarissen, gemachtigden van Financiën en bedrijfsrevisoren). De samenwerking is noodzakelijk om overlappende en inefficiënte controles te vermijden. Het agentschap werkt mee aan de door het Rekenhof ingestelde Ronde Tafel Conferentie (RTC) van controleactoren en gecontroleerden in de Vlaamse gemeenschap. Onder leiding van het agentschap wordt een concept inzake ‘single audit’ toepasbaar op de Vlaamse overheid (ministeries en agentschappen), uitgewerkt. Acties:

� Het verzamelen van informatie over het concept ‘single audit’ � Het onderzoeken van best practices uit de private en publieke sector � Uitschrijven van een concept voor de Vlaamse overheid � Bespreking van het concept in een werkgroep waarin zowel de controle-actoren als

de gecontroleerden vertegenwoordigd zijn � Reglementaire verankering van het concept uitwerken � Opzetten van een permanente overlegstructuur

Prestatie indicatoren:

� Vertaling van het nieuwe concept in teksten tegen 31 januari 2008 � Permanente overlegstructuur met controle actoren en gecontroleerden formaliseren

tegen 30 juni 2008


2. KWALITEITSBELEID Alle beleidsdomeinen van de Vlaamse gemeenschap kunnen voor de boekhouding van hun departementen en IVA’s zonder rechtspersoonlijkheid beroep doen op een gebruiksvriende-lijk, performant financieel systeem dat in produktie wordt gesteld en gehouden door het agentschap. Op 1 januari 2008 wordt het bestaande Orafin aangepast aan de nieuwe orga-nisatiestructuur ingevolge het BBB. Acties:

� In het kader van de nieuwe set-up van Orafin voor BBB, moeten een aantal procedu-res worden aangepast. Tegelijkertijd zal de volledige procedure manual worden ge-toetst op zijn bruikbaarheid voor de klanten van het financieel systeem. Dit houdt ver-band met de strategische projecten SP0601 en SP0602.

Prestatie indicator:

� Klantentevredenheidsonderzoek organiseren in de loop van 2008 Vanuit het financieel systeem moet te allen tijde kwaliteitsvolle wettelijke en beleidsmatige financiële rapportering kunnen geleverd worden aan alle klanten van het agentschap zijnde, de interne klanten zoals boekhoudcellen, de minister van Financiën en Begroting, de Vlaam-se regering, het Vlaams parlement, de federale overheid, de Europese instanties (Eurostat) enz… * Acties:

� De kwaliteit en leesbaarheid van de jaarrekening wordt verhoogd door: volledig her-bekijken van de rapporten waaruit de algemene rekening en de toelichtende staten zijn opgesteld.

Prestatie indicator:

� De jaarrekening van de rechtspersoon Vlaamse gemeenschap wordt voor de eerste maal in vernieuwde vorm opgesteld over het begrotingsjaar 2008 tegen 30 juni 2009.

In het kader van e-governement wordt een verbeteringstraject in twee fasen opgezet om de administratie van het aankoopproces te digitaliseren en automatiseren.

- van bestelling tot factuur Het uitgangspunt van ERP-software is dat dezelfde informatie maar 1 keer geregi-streerd wordt, en dit op de plaats waar ze ontstaat. Voor de start van het aankoop-proces in VG betekent dit dat de bestelling best ingegeven wordt in de dienst waar ze ontstaat zodat rechtstreeks in het systeem de bestelbon kan aangemaakt worden, dat het budget verbruikt wordt en dat hierop kan gerapporteerd worden. In de registratie van de bestelbon is tevens de ESR-informatie opgenomen zodat op basis van de ge-registreerde bestellingen de kwaliteit van de ESR-prognoses sterk kan verbeterd worden.


Acties:

� Mogelijke toegang van de budgethouders tot het financieel systeem Orafin onderzoeken en impact op het aankoopproces beschrijven in de procedure manual

� Onderhandelen over bijkomende licenties, overeenkomst met EDS en Oracle

sluiten om bijkomende licenties tegen voordelige voorwaarden te bekomen voor de budgethouders.

Prestatie indicator

� Uitrol van Orafin over de budgethouders tegen 1 januari 2008.

- het scannen van de inkomende facturen en betalingsopdrachten Het opvolgen van een gedecentraliseerde boekhouding met gedecentraliseerde ar-chieven van de documenten, vereist dat heel wat documenten fysisch het administra-tief traject volgen en binnen handbereik moeten gestockeerd worden voor een vrij lange periode. Het scannen van de geboekte documenten en linken aan de geboek-te verrichtingen zorgt ervoor dat de beelden van de geboekte documenten voor alle belanghebbende partijen (inclusief audit) in digitale vorm bereikbaar zijn. Acties:

� Functionele analyse voorbereiden tegen 30 november 2007 � Onderhandelen met EDS en leverancier van scanning apparatuur in de-

Vlaamse Gemeenschap (op dit ogenblik Océ) voor implementatie Prestatie indicator:

� Eerste pilootproject gaat van start in de boekhoudcel van het beleidsdomein Financiën en Begroting op 31 maart 2008

3. AANTREKKELIJK WERKGEVERSCHAP Ontwikkelen van een concreet actieplan voor competentiemanagement binnen het agent-schap. Acties:

� In kaart brengen van de “benodigde” competenties en profielen voor de uitoefening van de kernopdrachten van het agentschap

� In kaart brengen van de “aanwezige” competenties en profielen bij het huidige perso-

neel van het agentschap

� Kloofanalyse maken tussen de ‘as is’ en de gewenste ‘to be’ situatie inzake compe-tenties en profielen


� Opstellen van een ontwikkelingstraject voor het huidige personeel, waaronder een vormingsplan

� Opstellen van wervingsbeleid voor het agentschap Prestatie indicator: Organiseren van een klantentevredenheidsonderzoek in het najaar van 2008:

� over de kwaliteit van de functioneel technische oplossingen aangeboden door de af-deling systeemexploitatie van het agentschap

� over de kwaliteit van de boekhoudkundige ondersteuning bij het correct voeren van de boekhouding door de afdeling jaarrekening en certifiëring

Samenhangend met de kernopdracht van het agentschap inzake financiële controle, zal in het competentiemanagement bijzondere aandacht gaan naar de ontwikkeling van de com-petentie “integriteit”. Acties:

� Alle personeelsleden belast met een functie inzake financiële controle volgen een in-tegriteitstraining

� Voor de functies inzake financiële controle wordt de competentie “integriteit” inge-

schreven in de functiebeschrijving als noodzakelijke competentie voor het vervullen van de functie. Medewerkers zullen erop worden geëvalueerd en gewaardeerd.

� De bestaande deontologische code voor de controleurs van de vastleggingen wordt

geëvalueerd op kwaliteit en bruikbaarheid, en aangepast voor alle functies inzake fi-nanciële controle.

Prestatie indicatoren.

� Tegen 31 december 2008 zijn de functiebeschrijvingen aangepast

� Tegen 31 december 2008 is er een aangepaste deontologische code. 4. BEHEERSRAPPORTERING Door de Interne audit werd in de loop van 2005 een sterkte-zwakte analyse doorgevoerd met betrekking tot de organisatiebeheersing bij de afdeling Accounting, en dit met het oog op de opstart van het agentschap Centrale Accounting in het kader van BBB. Met betrekking tot de monitoring werd toen als aanbeveling geformuleerd de bestaande indi-catoren en rapporten te documenteren aan de hand van fiches met meta-data. Concreet betekent dit dat duidelijke definities en gedetailleerde beschrijvingen van de indicatoren zul-len worden opgemaakt met informatie over : bijdrage aan de missie, bronnen, meetproces, onderbouwing van de normen,…enz. Bij de ontwikkeling van de nieuwe beheersrapportering in het kader van deze beheersover-eenkomst, (zie artikel 7: rapporten inzake personeels- en financieel management) zal de aanbeveling van documentatie aan de hand van fiches met meta-data in acht worden geno-men.


5. INTERNE CONTROLE De sterkte-zwakte analyse doorgevoerd met betrekking tot de organisatiebeheersing bij de afdeling Accounting in de loop van 2005, geldt als nul-meting voor de toestand van de inter-ne controle in het agentschap. Het geeft m.a.w. een zicht op de toen aanwezige sturing- en beheersingsinstrumenten van de organisatie, concreet voor de aspecten: doelstellingen, be-langhebbenden management, organisatiestructuur, organisatiecultuur, Human Resources Management (HRM), Informatie-en communicatie technologie (ICT), monitoring en financieel management. Onder punten 3 (aantrekkelijk werkgeverschap) en 4 (beheersrapportering) werden reeds projecten geformuleerd voor de verbetering van de beheersingsinstrumenten inzake ‘HRM’ en ‘monitoring’. Inzake de ‘doelstellingen’ werd opgemerkt dat een coherente en geëxpliciteerde basis voor de vraagsturing vanuit het agentschap nog ontbreekt. De doelstellingen inzake OO, HRM, communicatie en ICT, moeten uitgeschreven worden opdat de entiteiten binnen het depar-tement of de MOD, die deze taken voor het agentschap invullen, kunnen tegemoet komen aan de behoeften van het agentschap. Complementair hieraan, zal wat monitoring betreft, een instrumentarium ontwikkeld worden om op te volgen of deze opdrachten ook daadwer-kelijk door deze externe instanties worden uitgevoerd. In het kader van BBB en de re-organisatie van het beleidsdomein Financiën en Begroting moet het op punt stellen van coördinatiemechanismen voor entiteitsoverschrijdende doelstel-lingen absolute prioriteit krijgen. Inzake ‘ICT’, pleitte Interne Audit voor een strikte methodologische aanpak voor het project Orafin-BBB. Ingevolge daarvan werd voor het project dat de aanpassing van Orafin aan BBB beoogt, een gedetailleerd projectplan opgesteld volgens de methodologie die Oracle voor projectplanning hanteert. De rollen en verantwoordelijkheden van projectmedewerkers, pro-jectgroep en stuurgroep worden hierin duidelijk gedefinieerd. Inzake de efficiëntie van het agentschap, merkte de Interne Audit op dat deze wellicht nog zou kunnen verhoogd worden als de capaciteitssturing van het personeel binnen het agent-schap zou kunnen geoptimaliseerd worden. Vele processen in de afdeling zijn echter moeilijk kwantificeerbaar. Het uitvoeren van correcties, het opsporen en rechtzetten van verschil-len/fouten, het oplossen van issues enz… kennen een weinig gestandaardiseerd verloop. Hoeveel correcties er door hoeveel mensen binnen een bepaalde tijdspanne kunnen door-gevoerd worden, is moeilijk becijferbaar en sterk afhankelijk van de aard van de correcties. Daarom ook werd in het verleden gestart met het systematisch bijhouden van sommige pres-tatie indicatoren. Dit moet het in de toekomst mogelijk maken om tot een betere capaciteits-sturing te komen. Daarnaast zal gepoogd worden een aanvang te nemen met de uitbouw van een capaciteitsopvolgingssysteem (als HRM-instrument). Hierbij wordt concreet gedacht aan tijdsregistratie. In eerste instantie zou dit globaal voor de grote takenpakketten worden opgezet en voor de medewerkers in het project Orafin/BBB. Samen met de prestatie-indicatoren moet die opvolging het mogelijk maken de behoefte aan personeelsbudgetten te objectiveren, zodat hierover duidelijke afspraken kunnen worden gemaakt in de jaarlijkse ondernemingsplannen die ter uitvoering van de beheersovereenkomst zullen opgesteld wor-den.


6. METEN VAN BELEIDSEFFECTEN. Het agentschap engageert zich om de effecten van het door zichzelf uitgevoerde beleid te meten en te evalueren. Het agentschap informeert de minister van Financiën en Begroting op regelmatige tijdstippen en volgens de onderling afgesproken modaliteiten over de resulta-ten van de beleidseffectenmeting. 1. De afwijking van de gegevens van de jaarbegroting met de jaarrealisaties. Indicator is : het uitvoeringspercentage van de begrotingsrealisaties cumulatief ten opzichte van de begrotingsgegevens van de middelen en de algemene uitgaven inzake ontvangsten, vastleggingen en ordonnanceringen. 2. De correctheid van de maand-op-maand prognoses inzake begrotingssaldo (realisaties versus begroting) Indicator is de afwijking tussen 1. de maand op maand prognoses 1.1. voor de middelenbegroting (op aanrekeningbasis) 1.2. voor de algemene uitgavenbegroting (op ordonnanceringsbasis ; op kredieten van het lopend jaar en op overgedragen kredieten: BK3 en 4)

en de 2. de maand op maand realisaties (zelfde berekeningsbasis als voor prognoses) 2.1. voor de middelenbegroting 2.2. voor de algemene uitgavenbegroting Prognoses zijn gebaseerd op historische percentages (laatste 5 jaar), maandelijks gecorri-geerd o.a. door voorzienbare buitengewone elementen ; of door regels opgelegd t.a.v. te maken begrotingsprojectie(s). 3. Het aantal opmerkingen van het Rekenhof op de ingediende ordonnanties Indicator is : het aantal opmerkingen van het Rekenhof op ordonnanties onderworpen aan het voorafgaand visum, bepaald door de datum van de brieven van het Rekenhof. Deze indicator kan jaarlijks getoetst worden aan het aantal ordonnanties.

Artikel 12. Aanvullende opdrachten

Op het ogenblik van het afsluiten van deze beheersovereenkomst zijn er geen aanvullende opdrachten voor het agentschap. Aanvullende opdrachten voor het agentschap die zouden ontstaan tijdens de looptijd van deze beheersovereenkomst, zullen steeds afzonderlijk worden onderhandeld tussen de mi-nister en het agentschap en worden opgenomen in een addendum dat zal worden toege-voegd aan deze beheersovereenkomst. Bij deze onderhandeling zullen ook de personele en budgettaire implicaties van deze nieuwe opdrachten onderhandeld worden en desgevallend opgenomen in de begroting van het agentschap.


IV. Engagementen van de Vlaamse Regering

Artikel 13. Financiële engagementen

De beheersovereenkomst wordt geënt op de meerjarenbegroting 2007/2008-2010. In het kader van de begrotingscyclus (begrotingsopmaak en -controles) worden periodiek door het Vlaams Parlement de financiële engagementen gestemd die moeten doorvertaald worden in het jaarlijkse ondernemingsplan. Het agentschap moet het ESR-vorderingensaldo behalen zoals wordt bepaald in het kader van de begrotingscyclus (resp. begrotingsopmaak en –controle). De minister van Financiën en begroting heeft daartoe een interventiemogelijkheid op basis van het besluit op de begrotingscontrole. Deze bepalingen prevaleren op alle andere artikels van de beheersovereenkomst. Van deze bepalingen kan niet worden afgeweken. Alle andere bepalingen in de beheersovereenkomst die hiermee strijdig zijn, die hiervan afwijken of zelfs voor een verschillende interpretatie vat-baar zouden zijn, verliezen hierdoor hun uitwerking en zijn in elk geval steeds ondergeschikt aan bovenvermelde budgettaire generieke bepalingen

Artikel 14. Andere engagementen

De regering verbindt er zich toe om steeds een sluitend juridisch kader aan te reiken waar-binnen het agentschap haar activiteiten kan ontplooien en haar engagementen kan realise-ren. De regering neemt ten gepaste tijd de decreetgevende en reglementaire initiatieven die noodzakelijk zijn om de Vlaamse overheid een moderne boekhouding te laten voeren die beantwoordt aan de vereisten van interne controle. Tevens worden de nodige initiatieven genomen om een aangepaste financiële controle uit te bouwen en te verankeren in de wetgeving. De regering zal hiervoor ijveren op de fora met de federale overheid en andere gemeen-schappen en gewesten, waar de algemene bepalingen inzake begroting, boekhouding en controle worden vastgelegd, inzonderheid de interministeriële conferentie van financiën en begroting. De regering verbindt zich er toe om de gegevens die binnen haar invloedssfeer liggen en nuttig zijn voor het uitoefenen van de opdrachten van het agentschap ter beschikking te stel-len van dit agentschap. Het agentschap werkt, conform het protocol van samenwerking tussen de entiteiten van het beleidsdomein Financiën en Begroting samen met het departement aan het beleidsonder-steunende werk voor de regering. Het agentschap wordt betrokken bij de ontwikkeling van nieuwe regelgeving, instrumenten en instructies die het beleid inzake boekhouding en finan-ciële controle gestalte geven. In voorkomend geval, als door het toekennen van bijkomende opdrachten de invulling door het agentschap van andere taken in het gedrang komt, verbindt de regering zich tot het prio-


ritiseren van de opdrachten van het agentschap, in overleg met het agentschap via de geijkte kanalen. De regering stelt de gepaste huisvesting voor het agentschap ter beschikking.


V. Personeel

Artikel 15. Personeelsstatuut

De rechtspositie van het personeel van het agentschap wordt geregeld door het Besluit van de Vlaamse Regering van 13 januari 2006 houdende vaststelling van de rechtspositie van het personeel van de diensten van de Vlaamse overheid (het Raamstatuut). Waar rond bepaalde aspecten van het Raamstatuut de beslissing- of appreciatiebevoegd-heid bij het hoofd van de entiteit wordt gelegd, kunnen terzake specifieke dienstorders op niveau van het agentschap worden uitgevaardigd. Tenzij anders overeengekomen in specifieke bepalingen en/of overeenkomsten vallen alle aspecten inzake personeelsbeleid en personeelsbeheer die niet expliciet geregeld zijn in het hiervoor vermelde raamstatuut onder de verantwoordelijkheid van het management van het agentschap.

Artikel 16. Algemene principes inzake personeelsmanagement, competentie- en ont-wikkelingsbeleid

Tenzij anders overeengekomen in specifieke bepalingen en/of overeenkomsten engageert het agentschap zich ertoe een personeelsbeleid te voeren dat volledig in overeenstemming is met de op dat moment binnen de Vlaamse overheid geldende versie van de management-code Personeel en Organisatie. Het agentschap Centrale Accounting is te klein om een eigen HR-capaciteit uit te bouwen. Het is het management zelf van het agentschap dat bewaakt dat het HR-beleid overeen-stemt met het strategisch- en operationeel beleid van de entiteit. Het management kan hier-bij wel beroep doen op de HR-verantwoordelijke van de MOD Financiën & Begroting. Meer bepaald wordt hierbij bedoeld de ondersteuning inzake de opmaak van functiebeschrijvin-gen, wervingen, vorming, juridische probleemstellingen en opvolging personeelsbudgetten. Het agentschap Centrale Accounting staat voor belangrijke uitdagingen om zich aan te pas-sen aan nieuwe opdrachten en omgevingsfactoren:

� Modern financieel management, correct voeren van de boekhouding met auditeerba-re resultaten

� Insourcing van ICT-capaciteit voor een meer onafhankelijke exploitatie van het finan-cieel systeem en een betere dienstverlening aan alle interne klanten, gebruikers van het financieel systeem

� Specialisatie in ESR-methodologie en consolidatie � Uitbouw van de certificeringsfunctie, vernieuwde financiële controle

Hiervoor zal de eerstvolgende jaren een substantiële inspanning dienen geleverd te worden op het vlak van de ontwikkeling van de interne competenties. Naast een adequaat intern wervings-, mutatie- en promotiebeleid, zal het agentschap een bijzondere inspanning dienen te doen op het gebied van vorming, training en ontwikkeling. Hiervoor wordt voor de periode van de beheersovereenkomst een budget voorzien. Deze aanvullende kost wordt jaarlijks bij begrotingsopmaak geraamd en opgenomen in de personeels-en werkingskredieten die het agentschap ter beschikking krijgt.


Artikel 17. Vaststelling van het personeelsbehoeftenplan

Ten einde de aangegane engagementen te kunnen realiseren dient het agentschap steeds te kunnen beschikken over voldoende personeelsleden, met de benodigde competenties voor de taken waarvoor deze instaan. Het agentschap beschikt over een start-personeelsformatie voor de volledige entiteit. In het overlegcomité werd hierover op 27 november 2006 akkoord verkregen van de vakbonden. De startformatie bij overdracht wordt aangevuld met beperkte aanpassingen voor functies waarvoor eerder al budgettaire middelen goedgekeurd werden en voor managementfuncties die eigen zijn aan de uitbouw van de entiteiten. Zo worden er afdelingshoofden voorzien in functie van de voorziene afdelingen in het besluit van de administrateur-generaal van 26 september 2006 tot indeling van het agentschap Centrale Accounting in subentiteiten en tot vaststelling van het organogram. Ook worden er al een – weliswaar beperkt – aantal functies voorzien voor N-2. Bovendien werd maximaal gestreefd naar de omzetting van contractuele functies naar statutaire functies voor permanente taken. Verder is er de omzetting van een functie naar een gespecialiseerde IT-functie voor de verankering van de kennis die momen-teel door externe ondersteuning geleverd wordt. De regering verbindt er zich toe voldoende middelen ter beschikking te stellen om gedurende de looptijd van de beheersovereenkomst een volledige invulling van de startpersoneelsfor-matie mogelijk te maken. Uiteraard is het personeelsplan geen statisch gegeven doch een dynamisch document dat in functie van de behoeften van de organisatie regelmatig zal moeten aangepast worden. Nieuwe en/of extra personeelsbehoeften kunnen autonoom onder de verantwoordelijkheid van het management van het agentschap doorgevoerd worden, voor zover deze binnen de goedgekeurde budgettaire personeelskredieten kunnen gerealiseerd worden. Conform de bepalingen uit het Raamstatuut zal de leidend ambtenaar van het agentschap het gewijzigde personeelsplan ter goedkeuring voorleggen aan de minister bevoegd voor financiën en begroting, voor zover met de wijziging van het personeelsplan bijkomende fi-nanciële middelen gepaard gaan. Rekening houdende met de beleidsopties op korte en lange termijn inzake financiële controle is een bijwerking van het personeelsplan met financiële consequenties te verwachten. Het (al dan niet gewijzigde) personeelsplan zal steeds deel uitmaken van het jaarlijkse on-dernemingsplan van het agentschap.

Artikel 18. Bijzondere regelingen in verband met de pensioenlasten

Binnen het agentschap Centrale Accounting zijn inzake pensioenlasten geen bijzondere re-gelingen van toepassing.


VI. Financiële betrekkingen tussen het agentschap en de toezichthoudende overheid

Artikel 19. Herkomst van de financiële middelen van het agentschap

De financiële middelen van het agentschap Centrale Accounting worden opgenomen in het jaarlijkse decreet houdende de uitgavenbegroting. De beschikbare kredieten 2008 worden in bijlage weergegeven. Zij worden geactualiseerd volgens de modaliteiten bepaald in artikel 13.

Artikel 20. Financiële betrekkingen tussen het agentschap en de toezichthoudende overheid

Inzake financieel beleid is het agentschap tot nader order onderhevig aan de wetgeving op de Rijkscomptabiliteit. Inzake boekhouding wordt expliciet verwezen naar de bepalingen hieromtrent in het voor-noemde protocol van samenwerking tussen de entiteiten van het beleidsdomein financiën en begroting.

Artikel 21. Algemene bepalingen inzake het beheer van de financiële middelen

Het agentschap maakt jaarlijks, conform de geldende procedures en termijnen, een begro-tingsvoorstel op en legt dit ter bespreking voor aan de minister. Dit gemotiveerde voorstel houdt rekening met de geldende normen, is transparant en geënt op de principes van doel-matigheid, d.w.z. het efficiënt, effectief en zuinig aanwenden van de beschikbare middelen.


VII. Controle en audit, opvolging, rapportering en overleg

Artikel 22. Controle en audit

Conform artikel 33 van het kaderdecreet bestuurlijk beleid zal het agentschap instaan voor de uitbouw en de goede werking van de vereiste interne controlesystemen. Het agentschap Centrale Accounting verbindt er zich toe de uitvoering van dit interne contro-lesysteem ter controle voor te leggen aan het interne auditorgaan binnen de Vlaamse Ge-meenschap. Er wordt eveneens de verbintenis aangegaan dit interne controlesysteem jaar-lijks bij te werken en te hervalideren.

Artikel 23. Opvolging, rapportering en overleg

1. Opvolging Teneinde op een systematische wijze de uitvoering van de opdrachten en doelstellingen op te volgen zal het agentschap een intern management- en prestatiemeetsysteem uitbouwen. Dit systeem zal onder meer gericht zijn op het meten en rapporteren van de prestatie-indicatoren met betrekking tot de doelstellingen en projecten van het agentschap, zoals deze zijn opgenomen in artikel 10 en 11 van deze beheersovereenkomst. Het agentschap verbindt er zich ook toe op een systematische wijze het proces van beleids-uitvoering, de geleverde prestaties en de daartoe ingezette middelen te evalueren en indica-ties te verzamelen over de bereikte effecten, met het oog op de continue optimalisatie van de interne processen en het leveren van input voor beleidsevaluatie en beleidsontwikkeling in het beleidsveld waarin het actief is. 2. Rapportering Teneinde een gestructureerde en doelmatige rapportering over de beleidsuitvoering te ga-randeren, engageert het agentschap zich om drie formele rapporteringsmomenten in te bou-wen: een semestriële rapportering, een jaarrapportering en een afsluitend eindrapport na het aflopen van de duurtijd van de beheersovereenkomst. 2.1 Semestriële rapportering Het agentschap verbindt zich er toe de momenteel reeds bestaande rapportering opgeno-men in de boordtabellen van het agentschap in de toekomst zesmaandelijks aan de minister over te maken. Voor de periodieke opvolging van de begrotingsuitvoering van het agentschap, in het bijzon-der de aanwending van de apparaatskredieten, worden de rapporten aangeleverd vanuit het financieel systeem ORAFIN, aan de hand van de Cognos-rapporten die ter beschikking zijn op de IWR-server. Naast deze cijfermatige gegevens, wordt een beschrijvend overzicht toegevoegd van de ma-te waarin aan de strategische en operationele organisatiedoelstellingen uit de beheersover-eenkomst werd tegemoet gekomen gedurende het eerst semester van het lopende jaar.


2.2 Jaarrapport over de uitvoering van de beheersovereenkomst

Het jaarrapport zal voor 31 maart van het jaar volgend op het betrokken jaar aan de minister worden voorgelegd en volgende elementen bevatten: - een overzicht van de mate waarin de strategische en operationele organisatiedoelstellin-

gen uit de beheersovereenkomst werden gerealiseerd, met een toelichting bij de doel-stellingen die niet (volledig) werden gerealiseerd;

- een overzicht van de prestatie-indicatoren opgenomen in de beheersovereenkomst; - een toelichting over de interne en/of externe factoren die van invloed kunnen zijn op de

verdere realisatie van de strategische en operationele organisatiedoelstellingen uit de beheersovereenkomst;

- een stand van zaken m.b.t. de financiële toestand en uitvoering van de begroting; - een rapport over de realisatie van het personeelsplan tijdens het betrokken jaar.

2.3. Eindrapport over de uitvoering van de beheersovereenkomst

Een voorstel van eindrapport zal uiterlijk drie maanden voor het einde van de duurtijd van de beheersovereenkomst aan de minister worden voorgelegd en volgende elementen bevatten: - een overzicht van de mate waarin de strategische en operationele organisatiedoelstellin-

gen uit de beheersovereenkomst werden gerealiseerd, met een toelichting bij de doelstel-lingen die niet (volledig) werden gerealiseerd;

- een overzicht van de realisatie van de prestatie-indicatoren opgenomen in de beheers-overeenkomst en de ter beschikking gestelde middelen;

- een toelichting over de interne en/of externe factoren die van invloed zijn geweest op de realisatie van de strategische en operationele organisatiedoelstellingen uit de beheers-overeenkomst.

Als dusdanig vormt dit eindrapport een consolidatie en integratie van de jaarlijkse rapporte-ringen van de uitvoering van de beheersovereenkomst door het agentschap. Dit eindrapport is dienstig als insteek voor de opmaak en onderhandelingen van de nieuwe beheersover-eenkomst.

3. Overleg

De contracterende partijen gaan het wederzijdse engagement aan om regelmatig bilateraal overleg te plegen en systematisch alle informatie te laten doorstromen die relevant is voor de uitvoering van de beheersovereenkomst. Het regelmatige overleg heeft onder meer betrekking op: - interne en externe factoren die een invloed hebben op de uitvoering van de beheers-

overeenkomst; - beleidsinitiatieven die relevant zijn voor de uitvoering van de beheersovereenkomst en de

opdrachten van het agentschap; - relevante voorstellen en beslissingen uit parlementaire commissies en van (antwoorden

op) parlementaire vragen.


VIII. Evaluatie, sanctionering en geschillenregeling

Artikel 24. Evaluatie

De voortgang en de resultaten van de beheersovereenkomst worden jaarlijks in onderling overleg besproken en geëvalueerd door de minister en het management van het agent-schap. Deze evaluatie vindt telkens plaats in de maand mei en wordt gehouden op basis van volgende documenten:

- het jaarlijks rapport over de uitvoering van de beheersovereenkomst;

- de boordtabellen met indicatoren van het agentschap.

Tijdens deze evaluatie zal ingegaan worden op volgende vragen:

- heeft het agentschap de in de beheersovereenkomst vooropgestelde organisatie-

doelstellingen en resultaatsnormen voor het betrokken jaar (n-1) verwezenlijkt, en zo

niet, welke relevante omgevingsfactoren spelen een rol?

- welke correctieve acties zijn noodzakelijk om in het lopende jaar (n) de normen te

halen ?

- welke correctieve acties moeten reeds worden voorzien in het ontwerp onderne-

mingsplan voor het volgende jaar (n+1)?

- wanneer worden de eventuele verbeteringsacties en bijsturingen tussentijds in on-

derling overleg geëvalueerd?

- welke wijzigingen inzake beleid, budget en beheersovereenkomst dienen te gebeu-

ren naar de toekomst toe?

Deze jaarlijkse evaluatie van de beheersovereenkomst resulteert in een voorstel van evalua-

tieverslag dat aan de minister wordt voorgelegd ter goedkeuring.


IX. Aanpassing beheersovereenkomst

Artikel 25. Aanpassing beheersovereenkomst

§1. Indien zich tijdens de duur van de overeenkomst ingrijpende wijzigingen voordoen, hetzij in de maatschappelijke omgeving waarin het agentschap actief is, hetzij in de beleidsopties, hetzij door een interventie van de Vlaamse minister voor financiën en begroting t.g.v. een budgettaire noodwendigheid, en deze wijzigingen de opdrachten van het agentschap derma-te veranderen dat deze veranderingen niet kunnen ingepast worden in de vigerende afspra-ken tussen de contractanten, dan kan de beheersovereenkomst op vraag van de functioneel bevoegde minister of van de minister bevoegd voor financiën en begroting opnieuw onder-handeld en aangepast worden. De beheersovereenkomst kan enkel opnieuw formeel onderhandeld worden op vraag van de leidend ambtenaar na een belangrijke wijziging van het financiële engagement van de Vlaamse Regering tijdens de duur van de beheersovereenkomst.


X. Aanvullende bepalingen en overgangsbepalingen

Artikel 26. Aanvullende bepalingen

De minister engageert zich om, conform artikel 8 van het kaderdecreet bestuurlijk beleid, onderhavige beheersovereenkomst, evenals elke verlenging, wijziging, schorsing of ontbin-ding ervan, mede te delen aan het Vlaams Parlement, vóór de ondertekening ervan. Het agentschap engageert zich om deze beheersovereenkomst, evenals elke verlenging, wijziging, schorsing of ontbinding ervan, kenbaar te maken door de tekst ervan integraal te publiceren via haar website op het intranet.

Artikel 27. Overgangsbepalingen

Niet van toepassing


B. SPECIFIEK GEDEELTE

Artikel 28. Verplichtingen van het agentschap inzake tarieven

Niet van toepassing

Artikel 29. Samenwerkingsovereenkomsten

Niet van toepassing

Artikel 30. Bijzondere bepalingen tengevolge van specifieke situaties, eigen aan het agentschap

Niet van toepassing Gedaan in Brussel, op ..…... ………………………………, in twee originele exemplaren. Voor de Vlaamse Regering, Viceminister-president van de Vlaamse regering en Vlaams minister van Financiën en begroting en Ruimtelijke Ordening Dirk VAN MECHELEN Voor het Agentschap Centrale Accounting, De administrateur-generaal, Gonda COCK

Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting Bijlage

50

Bijlage Beschikbare kredieten 2008 van het Agentschap Centrale Accounting. Apparaatskredieten. CA11.72C: NGK: Wedden en toelagen IVA Centrale Accounting: 2592 dEur CA12.72C: NGK: Algemene werkingskosten IVA Centrale Accounting: 236 dEur CA74.72C: NGK: Overige investeringsgoederen IVA Centrale Accounting: 11 dEur CC12.06C: NGK: Specifieke werkingskosten m.b.t. problematiek financiën en begroting IVA Centrale Accounting: 40 dEur CC12.78C: NGK: Informaticakredieten IVA Centrale Accounting: 814 dEur CC74.75C: NGK: Aankopen en investeringen informatica IVA Centrale Accounting: 155 dEur Beleidskredieten. CC16.09C: Middelen: Ontvangsten intendancediensten (Fonds intendancediensten, art. 30

Decreet 21.12.1990) : 260 dEur CC01.90C: GVK: Allerhande uitgaven van de intendancediensten: 208 dEur CC33.01C: NGK: Verliezen voortspruitend uit tekorten van de rekenplichtigen en uit buiten-gewone voorvallen: 2 dEur CC01.01C: NGK: Terugbetaling van ten onrechte geïnde ontvangsten: 30 dEur

de Vlaamse Regering - vlaanderen.be€¦ · Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 1...

Documents

Transcript of de Vlaamse Regering - vlaanderen.be€¦ · Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 1...