Informatiebeleid 2017 – 2020 IJmondgemeenten

Januari 2017

De IJmondiale

informatievisie vertaald naar

haalbare doelstellingen,

uitgangspunten en richtlijnen

voor de informatievoorziening

en automatisering van de

IJmondgemeenten

Informatiebeleid 2017 – 2020 IJmondgemeenten

2

INHOUDSOPGAVE

Inleiding Huidige context van de informatievoorziening

IJmondiaal verband

IJmondiale Informatievisie

Doel van informatiebeleid

Leeswijzer

45

6

6

7

7

88

8

9

9

1011

16

18

19

20

Bedrijfsvoering in relatie tot informatiebeleid

Digitale Agenda 2020

Strategische IJmond Agenda 2015

Lokale programma’s en projecten

Borging informatievoorziening

Manier van werkenIJmondiaal samenwerken

Aanschaf en beheer hard- en software

Beheren van gegevens

Projectmatig werken

Praktijkvoorbeelden bedrijfsvoering in relatie tot informatiebeleid

Informatiebeleid 2017 – 2020 IJmondgemeenten

3

Bekijk de animatie

voor een snelle

samenvatting van dit

informatiebeleid.

Informatiebeleid 2017 – 2020 IJmondgemeenten

4

De gemeentelijke organisaties Beverwijk, Heemskerk en Velsen zijn in ontwikkeling.

Op het vlak van een open en transparante overheid, digitale dienstverlening en

efficiëntie is volop verbetering mogelijk. Er zijn voldoende uitdagingen om meer

informatie met de buitenwereld te delen, burgers volledig digitaal diensten aan te laten vragen, ambtenaren volledig digitaal te laten werken en het werk efficiënter uit

te voeren.

Het goed organiseren van informatie (informatiemanagement) levert daar een

belangrijke rol in. Een open en transparante overheid wordt mogelijk gemaakt door

het goed inregelen van de informatievoorziening. Goede en betrouwbare (digitale)

dienstverlening en de totstandkoming van één efficiënte overheid kan niet zonder

goede informatievoorziening.

INLEIDING

Informatiebeleid 2017 – 2020 IJmondgemeenten

5

• Een breed scala aan activiteiten moet worden ondersteund op het

gebied van onder andere dienstverlening, besluitvorming, handhaving,

communicatie en bedrijfsvoering;

• Ontwikkelingen en eisen vanuit de veranderende samenleving, wetgeving,

landelijke voorzieningen, beveiliging en innovaties maken dat de

informatievoorziening van een gemeente niet meer op zichzelf kan (en mag)

staan. Gemeenten maken steeds meer onderdeel uit van diverse ketens;

• De stand van de techniek en de mogelijkheden van goede

informatievoorziening is aan snelle veranderingen onderhevig. Als gevolg

hiervan is er een toenemende stroom in het aanbod van ICT-hulpmiddelen.

De inzet van al deze technische mogelijkheden maakt dat er grondiger

nagedacht moeten worden om dit alles beheersbaar, betrouwbaar en

efficiënt te organiseren;

• De informatievoorziening beweegt zich steeds meer richting bedrijfsvoering, terwijl ook geconstateerd kan worden dat ICT steeds meer

uitbesteed wordt aan externe partijen. Dit vraagt een grotere professionaliteit

vanuit het informatiemanagement om de ‘behoefte vanuit de bedrijfsvoering

te managen’ als mede ‘het managen van de levering van ICT-voorzieningen’;

• De IJmondiale samenwerking op het terrein van informatie-management

en automatisering zorgt voor een extra dimensie. De samenwerking wordt

momenteel gezocht in de aanbodkant binnen de IJmondgemeenten,

bestaande uit drie organisatieonderdelen op het terrein van

informatiemanagement en automatisering. De vraagkant bestaat eveneens

uit drie afzonderlijke gemeentelijke organisaties. De aansturing en de

uitvoering op samenwerkingsthema’s vergt daarom meer aandacht.

Huidige context van de informatievoorzieningHet is een gegeven dat wij binnen de gemeentelijke

informatievoorziening de volgende uitdagingen

kennen:

Informatiebeleid 2017 – 2020 IJmondgemeenten

6

IJmondiaal verband

Het unieke aan dit informatiebeleid is dat het

in IJmondiaal verband is opgesteld. Beverwijk,

Heemskerk en Velsen zijn zich er namelijk van bewust

dat het meerwaarde biedt om de opgaven die er liggen

gezamenlijk op te pakken.

Onder het motto ‘Samen staan wij sterker’ willen wij op

het gebied van informatievoorziening en automatisering

IJmondiaal actief samenwerken om:

• Te waarborgen dat we in staat blijven om de

noodzakelijke informatie- en ICT voorziening

operationeel te houden en door te ontwikkelen, in

lijn met de ambities en doelen van de gemeentelijke

organisaties;

• Slagvaardig in te kunnen spelen op externe factoren

die voor onze organisaties van invloed zijn;

• Aan te sluiten bij technologische ontwikkelingen en

deze voor ons op niveau te brengen en te houden

met minder meerkosten;

• De huidige risico’s op het gebied van

beschikbaarheid, veiligheid en integriteit van

informatie sterk te beperken.

IJmondiale Informatievisie

Voorbereidend aan dit informatiebeleid is er

een IJmondiale informatievisie opgesteld. Deze

informatievisie is mede gebaseerd op inzichten en

uitgangspunten van de VNG en KING. In deze informatie-

visie geven wij aan welke ambitie wij hebben en in welk

tempo wij deze willen waarmaken. De visie luidt:

Wij stellen de informatievoorziening van de burger

en de informatievoorziening van onszelf centraal en

verstevigen deze beide posities optimaal.

Wij zijn ons er van bewust dat wij niet uniek zijn in

het goed organiseren van de informatievoorziening.

Andere (gemeentelijke) overheden kennen soortgelijke

uitdagingen als onze gemeenten. Op landelijk,

regionaal en lokaal niveau zijn verschillende wetten,

kaders, richtlijnen, etc. die richtinggevend zijn voor

de inrichting van de informatievoorziening. Wij zullen

deze dan ook volgen. Wel is er bewust voor gekozen

om ‘slimme volger’ te zijn. Wij kiezen er niet voor om

landelijk koploper te zijn en voor te lopen op andere

gemeenten.

Een afwachtende houding en pas als één van de

laatste gemeenten aan te sluiten op bepaalde

ontwikkelingen past ons echter ook niet. Wij willen slim

volgen. Wij willen gebruik maken van elders opgedane

ervaringen en willen daarbij tijdig invulling geven aan

nieuwe ontwikkelingen.

Informatiebeleid 2017 – 2020 IJmondgemeenten

7

Doel van informatiebeleid

De IJmondiaal vastgestelde informatievisie is op

hoofdlijnen richtinggevend voor informatievoorziening.

Dit informatiebeleid is een verdere concretisering van

deze visie. Alle uitgangspunten in dit informatiebeleid

dragen bij aan de, in de informatievisie geformuleerde,

doelstellingen:

• Wij bieden de klant een adequate

informatievoorziening

• Wij beschikken zelf over een adequate

informatievoorziening

• Wij digitaliseren onze diensten en processen

• Wij stellen openbare gegevens beschikbaar

• Wij hergebruiken gegevens

• Wij bieden informatie aan onafhankelijk van tijd,

plaats, en organisatie

Conform de bestuurlijke Intentieovereenkomst

Informatiemanagement en Automatisering (2013)

en de Strategische IJmond Agenda 2015 geeft dit

informatiebeleid aan hoe wij in IJmondiaal verband de

onderlinge samenwerking voor ons zien op het gebied

van de gemeentebrede informatievoorziening.

Het informatiebeleid vertaalt de informatievisie in

haalbare doelstellingen, uitgangspunten en richtlijnen

voor de informatievoorziening en automatisering.

De concrete uitvoering en de benodigde middelen

(financiën, inzet medewerkers, etc.), prioritering en

planning vindt plaats in de te vormen IJmondiale en

lokale plannen en projecten.

Het inregelen van een goede informatievoorziening

op basis van dit informatiebeleid moet leiden tot

kwaliteitsverhoging van onze dienstverlening. Het kan

ook leiden tot efficiëntievoordelen in de bedrijfsvoering

en daarmee mogelijke financiële besparingen. Echter,

het doel van dit informatiebeleid is niet om per definitie

te besparen op de kosten voor ICT-voorzieningen en

automatisering. Natuurlijk letten wij scherp op deze

uitgaven, maar de ervaring leert dat de daadwerkelijke

besparingen zullen komen uit het slimmer (samen)

werken in de bedrijfsvoering. Ondersteund door een

goede, efficiënte informatievoorziening.

Voor de leesbaarheid van dit stuk is het van belang bepaalde woordkeuzen toe te lichten. Te beginnen

bij het woordje wij. In dit informatiebeleid wordt veel gesproken over wij. Het gaat hierbij om Wij, de

IJmondgemeenten. Waar u leest wij, kunt u ook lezen: ‘IJmondgemeenten’, ‘Beverwijk’, ‘Heemskerk’

of ‘Velsen’. Het informatiebeleid geldt voor de gehele gemeentelijke organisatie van Beverwijk,

Heemskerk en Velsen.

Daarnaast wordt in dit document met regelmaat het woord bedrijfsvoering gebruikt. In de praktijk

blijkt dat aan het woord bedrijfsvoering verschillende betekenissen wordt gegeven. In dit document

wordt de term bedrijfsvoering gebruikt om alle organisatieonderdelen aan te spreken. Hierbij wordt

geen onderscheid gemaakt tussen de organisatieonderdelen betrokken bij bestuurlijke, primaire of

ondersteunde processen. Of het nu gaat om de ‘dienstverlenende afdelingen’, ‘de ondersteunende

afdelingen’, ‘de business’, ‘het bestuur’: in dit document is er voor gekozen om deze allemaal onder de

noemer bedrijfsvoering te scharen.

Leeswijzer

Informatiebeleid 2017 – 2020 IJmondgemeenten

8

BEDRIJFSVOERING IN RELATIE TOT INFORMATIEBELEID

De bedrijfsvoering is leidend voor de inrichting van de informatievoorziening. ICT is hiermee volgend aan de

wensen vanuit de bedrijfsvoering. Het informatiebeleid is daarmee ondersteunend aan de uitvoering van de

werkzaamheden van de bedrijfsvoering. Wat er moet gebeuren wordt bepaald door sturende ontwikkelingen op

landelijk niveau (Digitale Agenda 2020), IJmondiaal niveau (Strategische IJmond Agenda 2015) en lokaal niveau (wensen vanuit de bedrijfsvoering). Het primaat ligt bij het bestuur en met name bij het primair proces.

Het informatiebeleid is hiermee niet bepalend in wat er moet gebeuren, maar wel in de wijze waarop de informatievoorziening en de ICT ingezet kan worden. Om aan te geven hoe de ontwikkelingen op de verschillende

niveaus doorwerken in de bedrijfsvoering hebben wij in de bijlage enkele praktijkvoorbeelden opgenomen.

Digitale Agenda 2020

Op landelijke niveau volgen wij het programma van

de Digitale Agenda 2020. In dit programma maken

wij ons klaar voor de informatiesamenleving 2020. De

kern van de Digitale Agenda 2020 is ‘samen doen wat

samen kan’. De Digitale Agenda 2020 gaat niet over

technologie, maar over de manier waarop informatie

gebruikt wordt om als transparante overheid middenin

de participatie- en informatiesamenleving te kunnen

staan.

In de Digitale Agenda zijn de volgende ambities van

gemeenten vastgelegd:

• Open en transparant in de participatiesamenleving

• Werken als één efficiënte overheid

• Massaal digitaal, maatwerk lokaal

Strategische IJmond Agenda 2015

Idealiter is het IJmondiale informatiebeleid

aanvullend op hoe wij in de IJmond denken over onze

dienstverlening aan burgers en bedrijven. Er bestaat

echter nog geen IJmondiaal dienstverleningsconcept

met daarin duidelijke doelen en mijlpalen.

Op regionaal niveau is wel de Strategische IJmond

Agenda 2015 vastgesteld. Deze agenda geeft focus

en richting aan de IJmondiale samenwerking.

Dit is een levende agenda waarbij agendapunten

uitgevoerd zullen zijn en nieuwe zullen worden

toegevoegd. Deze agenda zal door de bedrijfsvoering

verder moeten worden uitgewerkt. Bij deze

uitwerking zal rekening gehouden moeten worden

met dit informatiebeleid. Agendapunten met een

Informatiebeleid 2017 – 2020 IJmondgemeenten

9

grote informatievoorzieningscomponent zijn o.a. de

transformatie van het sociaal domein, het IJmondiaal

oppakken van de omgevingswet en de IJmondiale

inrichting van de informatievoorziening zelf. Vanuit

de informatievoorziening zullen deze agendapunten

verder vertaald worden naar I-plannen en I-projecten.

Lokale programma’s en projectenNaast de hiervoor genoemde landelijke en IJmondiale

agenda’s, is dit informatiebeleid ook ondersteunend

aan de lokale programma’s en projecten. De landelijke

en IJmondiale agenda’s dekken namelijk niet alle

vraagstukken rondom de informatievoorziening

en er blijft ruimte voor lokale initiatieven. Zo heeft

iedere gemeente zijn eigen organisatieplannen

met onderwerpen die (nog) niet IJmondiaal worden

opgepakt. Vanuit de informatievoorziening blijven wij

wel continu scherp op het delen van ervaringen en

kennis tussen de drie gemeenten. Lokaal willen we

namelijk niet het wiel hoeven uit te vinden als deze

IJmondiaal of landelijk beschikbaar is.

Borging informatievoorzieningOm op basis van de bovenstaande richtinggevende

ontwikkelingen de verbinding te maken tussen de

bedrijfsvoering, de informatievoorziening en de ICT

moet er iets geregeld worden. Vaak blijft een strategie

precies dat: een strategie. Dat heeft geen zin: elke

strategie moet uiteindelijk leiden tot concrete, meetbare

resultaten. Het probleem hierbij is dat een strategie

niet direct te vertalen is naar projecten, omdat die stap

eenvoudigweg te groot is.

Door een lange termijn strategie te vertalen naar

een plan voor het komend jaar, kan daarna middels

projecten wel worden bereikt dat een strategie leidt

tot concrete resultaten. De totstandkoming van een

dergelijk jaarplan is een opgave voor het gehele

management, dus zowel van het primair proces als

het secundair proces (de ondersteuning op terrein

van Personeel, Informatievoorziening, Organisatie,

Financiën, Automatisering, Communicatie en

Huisvesting, afgekort PIOFACH). Hoe een dergelijk

plan IJmondiaal wordt aangepakt valt buiten de scope

van dit informatiebeleid, maar is zeker een belangrijk

aandachtspunt.

Versterking van het informatiemanagement, als brug tussen de bedrijfsvoering en de ICT, moet

een bijdrage leveren aan de borgen van de

informatievoorziening. Hierbij zal het informatie-

management een plaats moeten krijgen dicht bij de

bedrijfsvoering.

Versterking van het informatiemanagement, als brug tussen de bedrijfsvoering en de ICT, moet een bijdrage leveren aan de borgen van de informatie- voorziening.

De Strategische Agenda geeft focus en richting aan de IJmondiale samenwerking.

Informatiebeleid 2017 – 2020 IJmondgemeenten

10

MANIER VAN WERKEN

Om de informatievoorziening goed te organiseren,

zowel lokaal en IJmondiaal, en te laten aansluiten

bij onze ambities staan wij een bepaalde manier van

werken voor. Deze manier van werken wordt gevormd

door onderstaande uitgangspunten. Hiermee geven wij

aan hoe wij ontwikkelingen, kansen en bedreigingen

willen aanpakken zonder in dit beleid te diep in

te hoeven zoomen op één of meerdere specifieke

ontwikkelingen. Deze specifieke ontwikkelingen

worden concreet gemaakt in informatieplannen,

projectplannen en business cases. De aanpak zal per

onderwerp kunnen verschillen, maar wel allemaal op

basis van hetzelfde gedachtegoed, dezelfde manier

van werken.

In dit hoofdstuk worden de uitgangspunten

weergegeven over de wijze:

• waarop wij IJmondiaal samenwerken

• van aanschaf en beheer van hard- en software• waarop wij onze gegevens beheren

• waarop wij projectmatig werken

Waar de vraagzijde voor een goede informatievoorziening op de landelijke, regionale en lokale niveaus in het vorige hoofdstuk

zijn beschreven gaan we in dit hoofdstuk in op de aanbodzijde en de wijze waarop wij daar invulling aan willen geven.

Informatiebeleid 2017 – 2020 IJmondgemeenten

11

IJmondiaal samenwerken

Wij stemmen de kennis, kunde en capaciteit van de medewerkers op het gebied van bedrijfsprocessen,

informatievoorziening en automatisering IJmondiaal op elkaar af. Waar de ene gemeente bijvoorbeeld

kennis op een bepaald terrein nodig heeft kan een andere gemeente deze helpen invullen. Waar mogelijk

worden taken in IJmondiaal verband uitgevoerd, zoals dit gebeurt betreffende het functioneel beheer van

het regiesysteem in het sociaal domein. De werkgroep Informatiemanagement en Automatisering houdt

regie over inzet van elkaars medewerkers.

Wij maken effectief gebruik van

elkaars capaciteit en deskundigheid

op het gebied van bedrijfsprocessen,

informatievoorziening en automatisering

Informatiebeleid 2017 – 2020 IJmondgemeenten

12

Om regie te voeren over de IJmondiale samenwerking en het zorgdragen voor het behalen van

de resultaten werken wij volgens de volgende structuur:

Wij hebben een IJmondiaal

overleg- en beslisstructuur op het

gebied van informatievoorziening

Een IJmondiale ambtelijke werkgroep Informatie-

management en Automatisering, inclusief een

coördinerend ambtenaar;

- Deze werkgroep draagt zorg voor de

IJmondiale uitvoering en geeft gevraagd

en ongevraagd advies aan de ambtelijke

stuurgroep. Leden van de werkgroep dragen

zorg voor de afstemming met de eigen

gemeente;

- De werkgroep zorgt waar nodig voor een

afvaardiging in die IJmondiale overlegvormen

en/of projecten waar de informatievoorziening

een belangrijke rol in neemt.

Het overleg van gemeentesecretarissen

is ambtelijk opdrachtgever en fungeert als

(ambtelijke) stuurgroep, inclusief een coördinerend

gemeentesecretaris;

Een gezamenlijke bestuurlijke stuurgroep

Informatiemanagement en Automatisering

bestaande uit de portefeuillehouders, inclusief

een coördinerend portefeuillehouder.

Bestuurlijke stuurgroep(portefeuillehouders)

Ambtelijke stuurgroep(gemeentesecretarissen)

Werkgroep Informatie- management en Automatisering

(Medewerkers I&A)

Bedrijfsvoering Beverwijk

Regionale projecten

Bedrijfsvoering Heemskerk

Bedrijfsvoering Velsen

Sturing Verantwoording

Afstemming

Leveren expertise

Opdrachtgever

Sturing Verantwoording

Informatiebeleid 2017 – 2020 IJmondgemeenten

13

De prioritering voor de inzet wordt mede bepaald door de Strategische IJmond Agenda 2015.

Zo hebben de invoering van de Omgevingswet en de transformatie van het sociaal domein

hierdoor prioriteit om in IJmondiaal verband op te pakken. Op basis van aantoonbare meerwaarde

voor IJmondiale samenwerking kunnen ook andere onderwerpen in aanmerking komen voor

IJmondiale samenwerking. Bij voorkeur worden deze onderwerpen aangeleverd vanuit de

bedrijfsvoering.

Op het gebied van informatiemanagement en

automatisering werken wij zo veel mogelijk

samen, tenzij anders onderbouwd. Het

toewerken naar één IJmondiale informatie- en

automatiseringsorganisatie is geen doel op zich.

Bij een positieve business case kan het een

resultaat zijn van de samenwerking. Het toewerken

naar één IJmondiale technische infrastructuur

is financieel niet haalbaar. Gezien de landelijke

(Generieke Digitale Infrastructuur en Gemeentelijke

Gemeenschappelijke Infrastructuur) en

technologische (cloud-computing) ontwikkelingen

is nut en noodzaak hiervan gering. Mede door

uitvoering te geven aan dit informatiebeleid

zal de positie van informatiemanagement en

automatisering binnen de gemeenten meer en

meer uniform worden.

Wij werken op het gebied van

informatiemanagement en automatisering

samen op basis van gecommitteerde afspraken

Wij leveren op het gebied van

informatiemanagement een proactieve

bijdrage en geven prioriteit aan initiatieven tot IJmondiale samenwerking

Wij hebben een gezamenlijke inkoop, aanbesteding en regie op het gebied van

aanschaf van informatie- en ICT-voorzieningen

Iedere gemeente hanteert een investerings-

kalender. Deze kalender stemmen wij IJmondiaal

af. Hierbij worden kansen op samenwerking

op het terrein van aanschaf van hard-,

software en inkoopmomenten zoveel mogelijk

benut. De werkgroep houdt de regie over de

investeringskalender.

Informatiebeleid 2017 – 2020 IJmondgemeenten

14

Schaalvoordelen kunnen behaald worden als wij IJmondiaal onze hardware uniformeren. Hierbij sluiten

wij eerst aan bij de landelijke ontwikkelingen, bijvoorbeeld de landelijke aanbesteding van mobiele en

vaste telefonie. Als vanwege bijvoorbeeld technische of contractuele redenen het IJmondiaal niet op te

lossen valt, pas dan kan een gemeente het individueel oppakken. Wel rekeninghouden met de wens om

uiteindelijk het toch IJmondiaal op te pakken, bijvoorbeeld door een kortere contractduur. Bij vervanging

van hardware gaat onze voorkeur uit naar de cloud ontwikkeling.

Voor de wens tot IJmondiale uniformering van vakspecifieke software (bijvoorbeeld een HR-

systeem of een financieel systeem) is de bedrijfsvoering leidend. Daarnaast zijn verschillende

softwaresystemen domein overstijgend. Denk hierbij aan kantoorautomatisering, website (CMS), of

managementinformatiesystemen. Door deze te uniformeren kunnen wij schaalvoordelen behalen.

Bij voorkeur sluiten we aan bij de landelijke ontwikkelingen (GDI en GGI). Pas als op landelijk niveau

geen oplossing voorhanden is zullen wij een IJmondiale oplossing realiseren. Als vanwege bijvoorbeeld

technische of contractuele redenen het IJmondiaal niet op te lossen valt, pas dan kan een gemeente

het individueel oppakken. Wel rekening houdend met de wens om uiteindelijk het toch IJmondiaal op te

pakken, bijvoorbeeld door de contractduur kort te houden.

Wij streven naar IJmondiale uniformering

van domein overstijgende (niet specifiek

vakgerichte) software

Wij streven naar IJmondiale

uniformering van hardware

Wij stemmen de aanpak op het gebied van

informatiebeveiliging met elkaar af

Het op een goede manier van beveiligen van onze

informatie neemt sterk in belang toe. Dit vergt

veel van kennis en kunde van alle medewerkers.

Vanuit informatiemanagement wordt er IJmondiaal

samengewerkt aan de technisch randvoorwaarden.

Vanuit HRM zal er actief gestuurd worden op

bewustwording, houding en gedrag bij alle

medewerkers. Informatiemanagement is hier

ondersteunend aan.

Informatiebeleid 2017 – 2020 IJmondgemeenten

15

Door IJmondiaal samen te werken op het gebied van informatievoorziening en automatisering ontstaan

er kwalitatieve voordelen (kennis en kunde), maar ook financiële besparingen. Zie hiervoor o.a. de

uitgangspunten betreffende gezamenlijke inkoop, het delen van bepaalde technische voorzieningen en

het delen van technisch en functioneel beheer.

Uit landelijke ervaringen blijkt dat deze besparingen niet zullen opwegen tegen de kosten van

automatisering die de komende jaren nodig zijn. Samenwerking heeft hier wel een dempende werking op.

De landelijk opgedane ervaring in samenwerkingsverbanden wordt geduid met ‘minder meerkosten’ als

opbrengst van samenwerking.

Naarmate er meer samengewerkt wordt in het primaire proces, bijvoorbeeld door het verregaand

standaardiseren van werkprocessen en aansluitend kiezen voor dezelfde kernapplicatie, kan de

automatiseringsondersteuning eenduidiger plaatsvinden en zal het financiële voordeel groter zijn. Het is

echter aan het primaire proces, en niet aan de automatiseringsondersteuning, om te bepalen of men op

dit gebied de IJmondiale samenwerking wel of niet zoekt.

Wij sturen op minder meerkosten voor de

informatievoorziening

Wij hanteren op het gebied van

informatievoorziening een IJmondiale

projectenkalender

Om regie te houden over projecten met een sterke informatievoorzieningscomponent wordt gewerkt

met een IJmondiale projectenkalender. Bij het opstellen van deze projectenkalender wordt aandacht

besteed aan de wijze waarop lokale- en regionale projectsturing wordt georganiseerd. In de

projectenkalender wordt de voortgang bijgehouden van zowel IJmondiale projecten als de projecten

bij de afzonderlijke gemeenten. De werkgroep Informatiemanagement en Automatisering beheert deze

kalender in eerste aanleg. Samen met de afzonderlijke gemeentelijke managementteams wordt deze

kalender gevuld, afgestemd en geprioriteerd. De ambtelijke stuurgroep stuurt op de voortgang.

Informatiebeleid 2017 – 2020 IJmondgemeenten

16

Hard- en software dienen een aantoonbare

meerwaarde te hebben en mag niet conflicteren

met de in gebruik zijnde hardware, andere software

of datastructuren. Verschillende softwaresystemen

met gelijksoortige functionaliteiten dient tot

het minimum beperkt te worden. Dit voorkomt

inefficiëntie in de gebruiks- en beheerkosten en

vergroot de mogelijkheid om in gebruik zijnde

software maximaal te benutten. Hiertoe is er een

referentie-architectuur geformuleerd (op basis

van Gemma 2) waarin front- back- en midoffice

gepositioneerd worden en waarin bepaald is welke

applicaties leidend zijn om dubbel gebruik van

software te voorkomen.

Wij investeren in ICT (hard- en software)

die primair gerelateerd is aan verbetering

van de dienstverlening en efficiëntie in de

bedrijfsvoering

Om de bedrijfszekerheid zo groot mogelijk te houden en om de beheersbaarheid daarvan efficiënt te

laten plaatsvinden, standaardiseren wij onze hard- en software. Wij sluiten hierbij zo veel mogelijk bij

de landelijke standaarden. De technische infrastructuur en de standaarden die wij hanteren worden

gedefinieerd in een meerjarig automatiseringsplan, inclusief vervangingsschema met financiële paragraaf.

Wij standaardiseren onze hard-

en software

Wij zorgen er voor dat onze technische

infrastructuur en softwaresystemen up-to-

date zijn en de mogelijkheid bieden om mee te groeien met toekomstige ontwikkelingen

Voor de stabiliteit van systemen, informatie-

beveiliging, ondersteuning vanuit de leverancier

en koppelingen met andere systemen is het van

groot belang dat de systemen up-to-date blijven.

Wij blijven met onze systemen binnen de versies

die ondersteund worden door de leverancier.

Aanschaf en beheer hard- en software

Informatiebeleid 2017 – 2020 IJmondgemeenten

17

Op basis hiervan wordt nagegaan of er mogelijk gebruik gemaakt kan worden van bestaande

functionaliteit, die passend is of passend te maken is. Het heeft de voorkeur om de software te draaien

in de cloud en gebaseerd op open standaarden. Wij maken gebruik van beproefde standaardpakketten

of open source. Nieuwe software wordt uitsluitend aangeschaft indien deze in de landelijke software

catalogus van KING is opgenomen. Wij ontwikkelen zelf geen software. Voor noodzakelijk en

onontkoombaar maatwerk maken wij gebruik van vastgestelde ontwikkeltools en standaarden. Nieuwe

software wordt voor aanschaf getoetst aan de bestaande technische infrastructuur om de integriteit en

daarmee de continuïteit van het systeem te garanderen.

Voor het beheren van onze hard- en software maken wij gebruik van de methodieken als ITIL, BiSL en ASL.

Middels deze methodieken zorgen wij voor o.a. een goede back-up strategie, leveranciersmanagement,

opdrachtgeverschap, calamiteiten- en herstelplannen, gebruikers-beheer, financieel beheer, functioneel en

technisch beheer.

Wij schaffen hard- en software aan op

basis van gedefinieerde functionaliteiten,

neergelegd in een programma van eisen

Wij beheren onze hard- en software

op basis van algemeen erkende

best practices

Informatiebeleid 2017 – 2020 IJmondgemeenten

18

Dit is niet alleen van belang om een efficiënte bedrijfsvoering te bevorderen, maar is voor een aantal

gegevens, de zogenaamde basisregistraties, wettelijk verplicht. Burgers hoeven hun gegevens maar één

keer door te geven aan de overheid die de benodigde uitwisseling met andere instanties en systemen

vervolgens op geautomatiseerde wijze regelt.

Wij blijven onvoorwaardelijk eigenaar van onze gegevens. Wij dienen altijd toegang en beschikking te

hebben tot deze gegevens.

Gegevens en documenten worden opgeslagen in een vorm waarmee ze in de toekomst raadpleegbaar zijn.

Hiervoor wordt aangesloten op bestaande wet- en regelgeving en de daarop gebaseerde standaarden.

De gegevens die worden geregistreerd voor de gemeentelijke dienstverlening en zonder onnodige beperkin-

gen aan derden beschikbaar gesteld kunnen worden stellen wij openbaar. Hierbij volgen wij landelijke wet- en

regelgeving en initiatieven, zoals de Wet Hergebruik Overheidsinformatie en het Actieplan Open Overheid.

Onze dienstverlening en bedrijfsvoering heeft zijn weerslag in processen waarin gegevens een centrale

rol vervullen. De burger dient erop te kunnen vertrouwen dat wij zorgvuldig met zijn gegevens omgaan

en dat zijn gegevens veilig beheerd worden. Dit leggen wij vast in een ICT-beveiligingsbeleid conform de

Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG).

BEHEREN VAN GEGEVENS

Wij zorgen dat de gegevens veilig beheerd

en uitgewisseld kunnen worden

Wij leggen gegevens eenmalig vast en

gebruiken deze meervoudig

Wij blijven eigenaar van en houden toegang

tot eigen gegevens los van de leverancier

Wij houden onze gegevens

duurzaam beschikbaar

Wij stellen gegevens die hiervoor in

aanmerking komen zo veel mogelijk openbaar

Beheren van gegevens

Informatiebeleid 2017 – 2020 IJmondgemeenten

19

ICT projecten bestaan niet, wel zijn er projecten met een ICT-component. Zonder organisatiedoel heeft

een project geen zin. Het projectresultaat moet altijd een meerwaarde leveren aan het organisatiedoel.

Een project start daarom altijd met een business case om de meerwaarde aan te tonen. Elk project heeft

een opdrachtgever vanuit de bedrijfsvoering. Zonder een opdrachtgever kan een project niet starten.

Opdrachtgever en opdrachtnemer spreken elkaar aan op hun resultaat verantwoordelijkheid. Vanuit de

bedrijfsvoering wordt de opdrachtgever geleverd. De opdrachtgever van een project is verantwoordelijk

voor de succesvolle verandering. De opdrachtgever stuurt op en is verantwoordelijke voor de

toegevoegde waarde, de kwaliteit van het eindresultaat en de prijs van projecten. De opdrachtnemer

zorgt voor een efficiënte realisatie van het project binnen de gestelde randvoorwaarden.

Kleine en kortdurende (deel-)projecten zijn beter te besturen en te beheersen dan grote langdurige

projecten. Grote projecten, zoals de implementatie van de Omgevingswet, zullen worden opgesplitst in

deelprojecten. Als wij grote problemen niet op een kleinschalige manier kunnen oplossen, dan zijn wij er

nog niet aan toe om ze aan te pakken. Daarnaast kunnen wij met kleine projecten veel meer successen

vieren.

Wij accepteren dat de toekomst onvoorspelbaar is, ook de toekomst in projecten. Wij durven projecten te

stoppen of vroegtijdig drastisch in te grijpen als de legitimatie vervalt.

Wij verkiezen organisatiedoelen

boven ICT-doelen

Wij werken aan goed opdrachtgever- en

opdrachtnemerschap

Wij sturen op het behalen van kleine en

simpele oplossingen boven mega oplossingen

Wij spelen in op veranderingen

Projectmatig werken

Informatiebeleid 2017 – 2020 IJmondgemeenten

20

De gemeenten kregen nieuwe taken vanuit

de rijksoverheid op het gebied van het sociaal

domein. In IJmondiaal verband is besloten

deze transitie samen op te pakken. Er is een

IJmondiaal programmateam geformeerd waar

informatievoorziening in vertegenwoordigd is.

Gezien de nieuwe taken en de wens voor nauwe

IJmondiale samenwerking bleek er behoefte

te zijn aan nieuwe software voorzieningen. Op

landelijk niveau bleek geen oplossing voorradig.

Gezien de situatie waarin de drie gemeenten

zitten is er vanuit de bedrijfsvoering gekozen

voor hetzelfde softwaresysteem. Deze voorzag in

de behoefte die er lag. Door deze gezamenlijke

aanschaf is er onder meer financieel voordeel

behaald in de licentiekosten.

Daarnaast is het functioneel beheer van dit

systeem IJmondiaal opgepakt. In lijn met minder

meerkosten is er voor gekozen om niet iedere

gemeente zelf een functioneel beheerder te

laten opleiden. Er is een functioneel beheerder

aangesteld die werkt voor alle drie de gemeenten,

maar in dienst is van Heemskerk. De inzet

en kosten van deze functie worden naar rato

Praktijkvoorbeeld 1: De transitie van het sociaal domeinBijlage

Praktijkvoorbeelden

bedrijfsvoering in relatie

tot informatiebeleid

Wij zijn ons er van bewust dat

het informatiebeleid, zoals deze

nu is opgesteld, te abstract is

om het volledig te begrijpen. Ter verduidelijking hebben wij

een aantal praktijkvoorbeelden

beschreven.

De voorbeelden geven aan hoe

het informatiebeleid doorwerkt

in de praktijk.

Praktijkvoorbeelden 1, 2

en 3 hebben daadwerkelijk plaatsgevonden en liepen

dus eigenlijk voor op dit

informatiebeleid.

verdeeld over de gemeenten. Gemeente

Heemskerk draagt zorg voor de achtervang in

geval van verlof of ziekte.

Informatiebeleid 2017 – 2020 IJmondgemeenten

21

Vanwege de transitie van het sociaal domein

bleek er een toename aan uitwisseling van

persoonsgegevens tussen gemeente en

zorgaanbieders. Om dit zo veilig mogelijk te laten

verlopen is er op landelijk niveau een gemeentelijk

gegevensknooppunt (GGK) ontwikkeld. Omdat

wij willen aansluiten bij landelijke ontwikkelingen

(en niet zelf het wiel willen uitvinden) zijn wij

aangesloten op dit GGK.

Nu bleek het GGK niet dekkend te zijn voor alle

gegevensuitwisseling. Het gevolg is dat sommige

gegevensuitwisseling tussen gemeenten en

zorgaanbieders plaatsvindt via e-mail. Om dit

veilig te doen gelden er procedures. Deze zijn

echter omslachtig met als gevolg dat medewerkers

zich hier niet altijd aan houden. In het kader van

informatiebeveiliging is dit onwenselijk.

Op landelijk niveau wordt er gewerkt aan een

oplossing, maar is het niet duidelijk wanneer

deze gereed is. Er wordt zelfs geen indicatie voor

afgegeven. De business case om dit IJmondiaal

op te pakken bleek vervolgens snel gemaakt. Wij

wilden op korte termijn een oplossing. Dit probleem

gold voor al de drie gemeenten. Wij werken samen

Praktijkvoorbeeld 2: Beveiligde gegevensuitwisseling

in het sociaal domein, dus is er gekozen voor

dezelfde e-mailtoepassing gekozen die beveiligd

e-mailen mogelijk maakt.

Wij werken samen in het sociaal domein, dus is er gekozen voor dezelfde e-mailtoepassing gekozen die beveiligd e-mailen mogelijk maakt.

Informatiebeleid 2017 – 2020 IJmondgemeenten

22

Informatiebeveiliging is een belangrijk onder-

werp die wij IJmondiaal afstemmen.

Technisch randvoorwaarden voor een goede

informatiebeveiliging worden lokaal gerealiseerd.

Dit gebeurt volgens de landelijke standaard:

de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse

Gemeenten.

Uit de IJmondiale afstemming bleek dat naast

de technische randvoorwaarden er ook energie

gestoken moet worden in gedragsverandering

van medewerkers. Dit is een HRM-traject. De

coördinatoren Informatiebeveiliging hebben

daarom de verbinding gezocht met de HRM

afdelingen.

In gezamenlijkheid wordt er nu een

e-learningstraject opgezet die toepasbaar is

voor de drie IJmondgemeenten. Zo hoeven de

gemeenten niet afzonderlijk het wiel uit te vinden.

Praktijkvoorbeeld 3: E-learning informatiebeveiliging

In gezamenlijkheid wordt er een e-learning- straject opgezet die toepasbaar is voor de drie IJmondgemeenten.

Informatiebeleid 2017 – 2020 IJmondgemeenten

23

Vanuit de Digitale Agenda 2020 is het digitaal

podium de Pilotstarter ontwikkeld. Hiermee

kunnen gemeenten een pilot starten die bij goed

gevolg gebruikt kunnen worden door andere

gemeenten. Als slimme volger biedt dit voor ons

mooie kansen. Zo is er het pilotproject Digitale

Aangifte Overlijden. Doel van dit pilotproject is

het bieden van één landelijke digitale voorziening

aan begrafenisondernemers om 24x7 via

ondernemingsdossier.nl digitaal aangifte van

overlijden te doen bij een gemeente. Tevens

wordt de informatie-uitwisseling tussen de huisarts

en de gemeenten gedigitaliseerd. Het project

vereenvoudigt de melding van overlijden en het

daaropvolgende verlof tot begraven of cremeren.

Als blijkt dat dit pilotproject is geslaagd is het aan

de bedrijfsvoering (lees: de afzonderlijke afdelingen

Burgerzaken) om als slimme volger deze digitale

voorziening over te nemen. De keuze hiervoor

ligt bij de afdelingen Burgerzaken. In lijn met het

informatiebeleid kunnen wij hier IJmondiaal gelijk

in optrekken, zodat de uitvaartondernemers op

x-moment op een zelfde ‘IJmondiale’ manier

aangifte kunnen doen.

Praktijkvoorbeeld 4: Pilotstarter vanuit Digitale Agenda 2020

Als slimme volger biedt dit voor ons mooie kansen.

Informatiebeleid 2017 – 2020 IJmondgemeenten

24

Veel werkplekken beschikken over een thin client

(de kleine computer op het bureau). Beheer en

onderhoud ligt bij Automatisering. Financieel is

rekening gehouden met afschrijving en vervanging.

Iedere 4 jaar kunnen deze thin clients vervangen

worden door Automatisering. Vervanging van

deze thin clients wordt in de regel gezien als een

ICT-project. Volgens het informatiebeleid bestaan

er geen ICT-projecten, maar hebben projecten

een ICT-component. Er dient gekeken te worden

welk organisatiebelang er gediend wordt met de

vervanging van thin clients. Dit kan bijvoorbeeld de

volgende organisatiedoelstelling zijn: het plaats

en tijd onafhankelijke kunnen werken. Misschien

hoeven hiermee niet alle thin clients vervangen te

worden, omdat het beter is een deel van de thin

clients te vervangen door laptops. In dit geval wordt

het vervangen van thin clients bijvoorbeeld een

technisch invulling van een HRM-traject rondom

nieuwe werkplekconcepten.

Praktijkvoorbeeld 5: Vervanging hardware

Vervanging van thin clients wordt in de regel gezien als een ICT-project.

Informatiebeleid 2017 – 2020 IJmondgemeenten

25

Een gemeente in de IJmond wil een software-

systeem vervangen. In lijn met het informatiebeleid

doen zich de volgende opties aan: Als de andere

IJmondgemeenten een soortgelijk softwaresysteem

ook willen vervangen kan hier samen in opgetrok-

ken worden. Als de meerwaarde is aangetoond kan

er een IJmondiaal projectteam worden geformeerd.

Als de andere gemeenten tevreden zijn met het

functioneren van de eigen softwaresystemen en

geen andere reden hebben om deze te vervangen,

zal er een business case uitgevoerd worden om te

bepalen of deze softwaresystemen geschikt zijn

voor de gemeente die op zoek is naar vervanging.

Bij een positieve business case is dit de eerste

keuze voor de gemeente die op zoek is naar

vervanging. Uiteraard zullen hierbij wel de

aanbestedingsregels gevolgd moeten worden.

Als de andere IJmondgemeenten niet op korte

termijn de voorzieningen kunnen vervangen, maar

dit eigenlijk wel zouden willen, zal de gemeente die

op zoek is naar vervanging als koploper fungeren.

Bij de marktconsultatie en eventuele aanbesteding

zullen de andere IJmondgemeenten meegenomen

worden.

Praktijkvoorbeeld 6: Vervanging software

Op deze manier kan er worden voorgesorteerd op

een voorziening die voor alle IJmondgemeenten

geschikt is. Zoals uit dit voorbeeld blijkt zijn er

meerdere mogelijkheden waarvan op voorhand

niet te zeggen is welke de beste is. Dit zal per

geval kunnen verschillen, maar de gemaakte

keuze voor een softwarepakket moet onderbouwd

zijn aan de hand van de uitgangspunten uit het

informatiebeleid.

De keuze voor een softwarepakket moet onderbouwd zijn aan de hand van de uitgangspunten uit het informatiebeleid.

Dit is een uitgave van de IJmondgemeenten Beverwijk, Heemskerk en Velsen

Wilt u toch een papieren exemplaar?

Weet u het zeker? Klik dan hier.