Uitdaging

Om jaarlijks meer dan 5.000

facturen van verschillende

leveranciers correct te

verwerken, zocht de IECBW een

nieuwe softwaretoepassing voor

de boekhouding. Een

efficiëntere werkwijze met

minder papier en een versneld

goedkeuringsproces voor

facturen waren een must. Het

pakket moest geïntegreerd

worden met het gebruikte ERP-

pakket.

Oplossing

De IECBW koos voor het

boekhoudpakket EASI

Financials. Voor een vlotte migratie werden de bestaande

documenten aangepast aan

het formaat van EASI’s

boekhoudsoftware. Ook werd

het goedkeuringsproces van

facturen vereenvoudigd door

een goede integratie met het

bestaande ERP-pakket.

Voordelen

Competitieve prijs, product

beantwoordt aan alle wensen,

consultants van EASI

ondersteunen personeel tijdens

de implementatie, snelle

migratie, goede integratie met

huidig ERP-pakket, verbeterd

goedkeuringsproces voor

facturen.

De IECBW kiest EASI Financials als nieuw

boekhoudsoftwarepakket

De Intercommunale des Eaux du Centre du Brabant Wallon zorgt voor de

waterproductie en –distributie in 13 gemeenten in Waals-Brabant en

Henegouwen. De IECBW werkt samen met verschillende leveranciers om

dagelijks meer dan 200.000 mensen van drinkbaar water te voorzien.

De boekhoudsoftware die de IECBW gebruikte voor de interne boekhouding en de facturen van leveranciers, was aan vervanging toe.

De nieuwe software moest zowel de algemene, analytische als

budgettaire boekhouding aankunnen en geïntegreerd kunnen worden

met het ERP-pakket. De IECBW gebruikte voorheen een gedeeltelijk zelf

ontwikkelde applicatie voor algemene en analytische boekhouding,

met een aantal bijkomende modules, onder andere voor analytische

gegevensverwerking, het beheer van vaste activa en het importeren

van salarisprogramma’s.

“Het vorige pakket werkte nog, maar draaide op MS-DOS en werd niet

langer ondersteund. Ook voldeed het hoe langer hoe minder aan de

huidige behoeftes binnen onze organisatie, zoals elektronisch

documentenbeheer”, vertelt Emmanuel Gaziaux, administratief en

financieel directeur bij de IECBW. “De nieuwe toepassing moest ook

probleemloos geïntegreerd kunnen worden met het softwarepakket dat

we voor de boekhouding van onze klanten gebruiken en met onze ERP-

software, voor het beheer van klantenrelaties, facturatie, incasso,

bestellingen en aankoop.”

Om de juiste leverancier met de juiste oplossing te kiezen voor de

boekhouding, stelde men een lijvig lastenboek op. De IECBW vergeleek

daarop de voorstellen van zes leveranciers.

“EASI was de enige leverancier die ons een bevredigend antwoord kon

geven op alle vragen en die standaard alle nodige functionaliteiten had

voorzien”, aldus Emmanuel Gaziaux.

Vlotte migratie

Het boekhoudpakket EASI Financials kon meteen bij de IECBW

geïnstalleerd worden: bijkomende bedrijfspecifieke ontwikkeling was niet

nodig. Toch personaliseerde EASI een aantal functies voor de IECBW,

wat vooral interessant was voor de codering van de facturen. Die

personalisering is overigens een standaard functie binnen het pakket.

“Tijdens planningmeetings met een consultant van EASI hebben we het

hele project in kaart gebracht. We wisten dat we, voor de goede afloop

van de migratie, bepaalde stappen moesten volgen. Afhankelijk van het

feit of we die stappen al dan niet volgden, kon de migratie 10 of 100

dagen geduurd hebben. Slechts één voorbeeld: we moesten 8.000

fiches in het nieuwe boekhoudpakket invoeren. We hebben dat proces

geautomatiseerd, maar daarvoor moesten we de formaten eerst

aanpassen. Dat hebben we in overleg met de consultant van EASI

gedaan. Door de goede onderlinge samenwerking, planning en analyse

duurde die hele migratie duurde niet langer dan vijf dagen.”, aldus

Emannuel Gaziaux.

Sneller rapporteren en goedkeuren

De IECBW krijgt jaarlijks zo’n 5000 facturen van

leveranciers. Als men vroeger bepaalde informatie

uit een oude factuur wilde opzoeken, moest men

het archief contacteren, het bewuste document

opnieuw opzoeken en het bezorgen aan de vrager.

Die moest het papieren document na consultatie

ook weer ergens kwijt kunnen. Vandaag wordt elke

factuur ingescand, circuleren er met de software

van EASI geen losse documenten meer en gaat het

opzoekingsproces nu veel sneller.

En er is meer: de IECBW heeft nu een uitstekend

rapporteringssysteem en kan heel eenvoudig

‘realtime’ verbinding maken met de EASI databank

vanuit Excel, wat bij andere

boekhoudsoftwarepakketten niet zo evident is. Bij

de IECBW gebruiken vier mensen het

boekhoudpakket dagelijks, terwijl acht collega’s er

onrechtstreeks mee werken voor de goedkeuring

van leveranciersfacturen. Dat gebeurt via web

access van EASI. Om dat goedkeuringsproces zo

efficiënt mogelijk te laten verlopen, worden alle

facturen die ter goedkeuring worden voorgelegd

aan een persoon gebundeld. Die krijgt een keer per

dag een e-mail met een overzicht van alle facturen

die hij moet goedkeuren. Via een hyperlink heb je

toegang tot het intranet om elk document

afzonderlijk te bekijken en goed te keuren. Wanneer

de facturen fouten bevatten, kan de lezer ze

weigeren en eventueel een mededeling toevoegen

met de reden van weigering. Ook facturen die al

werden goed- of afgekeurd kunnen worden

teruggevonden, dankzij de hele historiek. Dat maakt

het gemakkelijker om prijzen en details snel terug te

vinden.

Betere controle over budgetten

Elke verantwoordelijke beheert bij de IECBW zijn

eigen budget. De nieuwe software laat toe

persoonlijk budget in reële tijd te bekijken en dus

beter te beheren. Door de rechtstreekse verbinding

met de database, kan men op elk moment de

meest actuele stand van zaken zien: wat werd al

gefactureerd, wat is besteld maar nog niet

geleverd, maar ook: wat is al geleverd maar nog

niet gefactureerd? Zo kent men ook perfect de

budgetmarges tegen het einde van het jaar en

weet men of er al dan niet nog nieuwe bestellingen

geplaatst kunnen worden.

De integratie met de ERP werd op twee manieren

gerealiseerd. De bestellingen en leveringen,

geëncodeerd in de ERP, worden elke nacht

geëxporteerd naar EASI. De voorlopige en

definitieve bestellingen worden dan door EASI

berekend om het reële beschikbare budget weer te

geven. De ERP software staat ook rechtstreeks in

verbinding met EASI.

Zo zijn er directe controlemechanismen geïnstal-

leerd in de ERP-oplossing, waardoor budget-

overschrijdingen voorkomen worden.

“Het geeft een gevoel van zekerheid. Vroeger

hebben we enkele onaangename verrassingen

meegemaakt door de overschrijding van

budgetten. We zagen pas twee maanden na de

sluiting van de boekhouding de werkelijke staat van

het budget. We liepen dus achter de feiten aan.

Vandaag kunnen we de uitgaven perfect beheren

dankzij deze nieuwe toepassing. Het is onmogelijk

om nu nog een budget te overschrijden zonder dat

de directie hiervan op de hoogte is. We kunnen elke

budgetstatus opvragen met één enkele muisklik”,

zegt E. Gaziaux.

Emmanuel Gaziaux, Administratief en Financieel Directeur bij de

IECBW

Kwalitatief hoogstaande service

Emmanuel Gaziaux spreekt van een geslaagd

project: “Het project is bijna perfect verlopen, van

het begin tot het einde. Om tot zo’n succes te

komen, moet je goed weten wat je wil en in die zin is

het uitgebreide lastenboek zeer nuttig geweest. Het

bood ons een boekhoudpakket binnen het

vooropgestelde budget en met alle functies die we

hebben gevraagd”.

Tijdens de implementatie werden de gebruikers van

het nieuwe boekhoudpakket volledig ondersteund

door medewerkers van EASI. Zo werden er ook drie

opleidingsdagen voorzien en werden de gebruikers

van bij het begin betrokken bij het project.

“Bij problemen kunnen we steeds de helpdesk van

EASI bellen, zulke hulp is voorzien in de prijs. En EASI

zorgt ook voor de updates van onze toepassing.

Toen de wetgeving voor onze sector veranderde,

zorgde EASI onmiddellijk voor een aangepaste

versie van de software, conform de nieuwe wetten.

De mensen bij EASI kennen hun producten zeer

grondig. Ik heb van EASI nog nooit gehoord:

“Mijnheer Gaziaux, dat is niet mogelijk”. Die

kwalitatief hoogstaande service en professionaliteit

zijn ongetwijfeld één van hun sterkste troeven”,

besluit, Emmanuel Gaziaux.

Copyright © EASI. All rights reserved

Website: www.easi.net

Mail: info@easi.net

Blog: blog.easi.net

Tel.

- EASI Nijvel: +32 67 28 10 00

- EASI Mechelen: +32 15 28 75 00

- EASI Luxemburg: +352 26 18 58 11

- EASI Frankrijk: +33 1 72 75 73 89

Please Recycle