Excel 2010 voor Financials - Rendement

Excel voor financials

Rendement’s PC praktijkdag www.rendement.nl

In samenwerking met AVK © www.avk.nl pagina 1


Excel 2010 voor Financials




Slimmer werken met sneltoetsen

Sneltoetsen zijn niet alleen sneller dan de meeste muishandelingen, ze zijn ook leuker en gezonder.

In ieder geval is het gemakkelijker ergonomisch verantwoord te werken achter een toetsenbord, dan met een muis in de hand.

CONCLUSIE ...

leg weg die muis

en word toetsenbord-rijk

in plaats van muis-arm !

www.avk.nl/snel

Belangrijke sneltoetsen in Excel

• F2 Cel inhoud bewerken/invoeren

• CTRL +A Hele ‘tabel’ selecreren

• CTRL+Spatie Kolom selecteren

• SHIFT+Spatie Rij selecteren

• CTRL+ ‘+’ Invoegen (rij/kolom/cel)

• CTRL+ ‘-’ Verwijderen (rij/kolom/cel)

• CTRL+: Huidige datum invoegen

• SHIFT+F3 Functie invoegen

• CTRL+1 Celeigenschappen

http://www.avk.nl/snel




Navigeren

• Gebruik de bijvoorbeeld pijltjestoetsen om te navigeren in een sheet

• Tab: 1 cel naar rechts

• Shift+Tab: 1 cel naar links

• Enter: volgende regel

• PageUp: beeldpagina omhoog

• PageDown: beeldpagina omlaag

Navigeren (2)

• CTRL combinaties met:• PageUp: activeer 1 werkblad naar links

• PageDown: activeer 1 werkblad naar rechts

• Pijltjes, spring naar laats ingevulde cel met gegevens / voor de eerste lege cel

• Home: Ga naar eerste cel in het werkblad,

• End: Ga naar laatst ingevulde cel (i.c.m. pijltjes)

• CTRL+scrollen met de muis om dynamisch in en uit te zoomen in een Excel sheet




Multi-Selecteren

• Selecteren met de muis (gebruik de linker muisknop)

• Selecteren met Shift en de pijltjes e.a.

• Selecteren met de Ctrl toets plus de linker muisknop

• Selecteer een hele rij of kolom door op de kolomtitel (A tm VI) / rij titel (1 tm …) te klikken

Selecteren in Excel

• Selecteren: the next step• Gebruik een combinatie van muis en de CTRL toets, (losse cellen of

combinaties selecteren) of

• Gebruik een combinatie van de shift en de pijtjestoetsen. (van tot en met selecteren)




Selecteren en eenvoudig optellen

• Selecteren en eenvoudig optellen• Gebruik van de statusbalk voor het snel

weergeven van voor geprogrammeerde resultaten, selecteer een reeks en klik in de statusbalk rechts en selecteer de gewenste functie

Titels blokkeren

• Titelblokkering (in het menu venster):−Blokkeer de titels in een sheet.

Selecteer eerste cel waarvan de gegevens niet geblokkeerd moet worden en kies in het menu venster, voor titelblokkering.

−Alle cellen links en boven van de zojuist geselecteerde cel blijven staan als u naar beneden of naar rechts navigeert




Titels afdrukken

• Om titels (in kolommen of rijen) op elke pagina opnieuw af te drukken kies je in het lint Pagina-indeling voor ‘Titels afdrukken’• selecteer het icoontje bij titels

afdrukken en selecteer de gehele rij/kolom die je op elke af te drukken pagina wilt weergeven.

Afdrukbereik

• Selecteer de tekst die (exclusief) afgedrukt moet worden

• Kies voor bestand, afdrukbereik, afdrukbereik bepalen … Kies voor het afdrukvoorbeeld, om te controleren of de zoals gewenst selectie op de pagina(’s) past/passen

• Voor het wissen van het afdrukbereik kies voor: bestand, afdrukbereik, afdrukbereik wissen

12




Rekenen met functies

Formule ≠ Functie

• Een formule herken je door gebruik van operatoren zoals + - * /

• Met een functie roep je een ingebouwde “functie” (ook wel opdracht) uit die in Excel is voor geprogrameerd• SOM (telt de geslecteerde cellen op)

• AANTAL (telt het aantal geselecteerde niet lege cellen)

• GEMIDDELDE (rekent het gemiddelde uit van de geselecteerde cellen waar een getal in staat)




Je eerste functie

• Gebruik van de Auto som • Snel een veel gebruikte formule plakken

• Ga in de cel staan waar je het resultaat van de formule wilt hebben en klik op het icoon autosom, of op de pijl rechts daarvan.

Functies invoegen

• Kies voor de knop fx naast de formulebalk

• Zoek formules in hetzoekvak

• Selecteer de gewensteformule




Gebruik de formulehulp

• Functie: subtotaalgebruik de selectieknoppen om het bereik te selecteren

Formule help

• Excel heeft zeer nauwkeurige instructies nodig. U moet de formules precies zo typen als afgebeeld. Wanneer u een komma of haakje weglaat, een extra spatie toevoegt of een functienaam verkeerd spelt, levert de formule een foutwaarde op. Als u bijvoorbeeld een functienaam verkeerd spelt, levert de formule de fout #NAAM? op in plaats van het resultaat van een formule. Als u functienamen niet in hoofdletters typt, worden deze in Excel automatisch omgezet in hoofdletters.

• Elke formule begint met het gelijkteken (=).

• De argumenten bij de functie staan tussen ronde haakjes.

• Scheid afzonderlijke argumenten tussen ronde haakjes met behulp van een of meer komma's.




• ##### De kolom is niet breed genoeg om de inhoud van deze cel weer te geven. Vergroot de kolombreedte, maak de celinhoud kleiner zodat deze in de kolom past, of gebruik een andere getalnotatie.

• #VERW! Een celverwijzing is ongeldig. Mogelijk zijn cellen verwijderd of is er overheen gekopieerd.

• #NAAM? U hebt mogelijk een functienaam foutief gespeld. Cellen met fouten zoals #NAAM? worden mogelijk met een gekleurd driehoekje weergegeven. Als u op de cel klikt, verschijnt er een foutknop met opties voor een oplossing van de fout.

• #WAARDE! Er zijn verkeerde, teveel of teweinig argumenten ingegeven

20

• Als je een formule wilt kopiëren met daarin een verwijzing naar één specifieke cel, dan moet je deze verwijzing absoluut maken. Je herkent een absolute celverwijzing aan dollartekens. Bijvoorbeeld: $C$3.




21

• Schakel tussen de opties door de formule te bewerken (F2) en met de cursor te gaan staan op of bij de verwijzing die absoluut moet worden gemaakt m.b.v. de F4 knop, druk net zo vaak op F4 als nodig om het gewenste resultaat te krijgen• Het dollarteken voor de

rijaanduiding wil zeggen dat wanneer je de formule vertikaal kopieert de verwijzing naar de rij onveranderd blijft (C$3)

• Het dollarteken voor dekolomaanduiding blijft de kolomverwijzing onveranderdbij het kopiëren ($C3)

Functie: Als

• De functie ALS kent de volgende structuur:=ALS(logische test; [waarde-als-waar]; [waarde-als-onwaar]).

• In onderstaand voorbeeld wordt de aanhef gegenereerd aan de hand van het veld geslacht




Functie: Als in een Als formule

• De formule op de vorige pagina kan eenvoudig worden uitgebreid met een extra controle• Als man dan de heer, als vrouw dan mevrouw, als geen van beide waar is

dan de heer/mevrouw

Functie Som.Als

• =SOM.ALS(bereik;criterium;optelbereik) • Met SOM.ALS() kunt u uit een lijst waarden

optellen die voldoen aan “het criterium”. • Voorbeeld: De vraag

‘Hoe groot is de som van alle bedragen op de kostenplaats huisvesting:

• Bij kopiëren van de formule is absolute verwijzing $ noodzaak




25

Functie subtotalen

• Gebruik de functie ‘Subtotalen’ in het lint Data, om bij elkaar horende gegevens gemakkelijk te totaliseren en in te klappen voor een totaal overzicht

Functie: vert.zoeken

• =VERT.ZOEKEN(zoekwaarde; tabelmatrix; kolomindex_getal; [benaderen])

• De functie kijkt in de eerste kolom van de tabelmatrix en zoekt de regel op die overeenkomt met de zoekwaarde. Vervolgens haalt hij de waarde op in de cel op dezelfde regel, maar in de kolom die is aangegeven met het kolomindex getal.• Benaderen

• WAAR (0) = exacte waarde moet gevonden worden• ONWAAR (1) = dichtstbijzijnde kleinere waarde opzoeken




Voorbeeld (1) vert.zoeken

Voorbeeld (2) vert.zoeken




Tekst functies en formules (2)

• spaties wissen gebruiken om dubbele spaties en begin spaties te wissen= SPATIES.WISSEN(A1)

• Combineren van teksten= A1&" "&B1 = TEKST.SAMENVOEGEN(A1," ",B1)

• Deel van een tekst = LINKS(A1,5)

eerste 5 karakters vanaf links overnemen= RECHTS(A1,6)

laatste 6 karakters vanaf rechts overnemen

Tekst functies en formules (2)

• Een formule verwijderen zonder de resultaten van de formule te verwijderen • Selecteer en kopieer de gegevens die formules bevatten.

• Kies bewerken, plakken speciaal, waarden plakken




Datum en tijd rekenen

=Jaar(): 31-12-2009 = 2009

=Maand(): 31-12-2009 = 12

=Dag(): 31-12-2009 = 31

=Uur(): 12:15 uur = 12

=Minuut(): = 12:15 = 15

• Voorbeeld: van tijd omrekenen naar een normaal getal 8:15 uur gewerkt = 8,25 =UUR(cel1)+(MINUUT(cel1)/60) van uren naar een serieel getal

• Voorbeeld 2: =Jaar(vandaag()) het huidige jaar weergeven als getal

Netto werkdagen berekenen

• Excel 2000: Installeer het analasys toolpack• Extra – invoegtoepassingen – selecteer analsys toolpack

• Netto werkdagen berekening , Syntaxis =NETTO.WERKDAGEN(begindatum;einddatum;vakantiedagen)

• Berekend de weekdagen (maandag tm vrijdag) over een van tot periode en trekt daar optioneel de vakantiedagen af (maandag t/m vrijdag)

• Ipv celverwijzingen een datum?Bijvoorbeeld 23 mei 2008voer is als “DATUM(2008;5;23)”




Werken met Excel

• Namen definiëren en keuzelijsten (voor eenvoudige verwijzing naar (groepen)cellen.• Kies in het menu Invoegen voor de optie Naam en vervolgens voor

Definiëren.

• Geef een reeks een duidelijke naam, en selecteer vervolgens de reeks met behulp van de muis gebruik dit symbool om de reeks te selecteren

• Na de reeks te hebben geselecteerd, kies je voor Toevoegen, of OK.

Gegevens controleren / valideren

• Namen definiëren en keuzelijsten• Maak een keuzelijst aan door eerst de kolom of rij te selecteren waar

de keuzelijst beschikbaar moet zijn

• Kies vervolgens in het menu Data voor Valideren, kies in het menu voor toestaan: “Lijst” en type het bereik in / selecteer het bereik, of type de naam van het bereik in (zie ook vorige sheet).




Validatieregels

• Wanneer je invoer in een cel wilt beperken, zodat de gebruiker van het formulier/invulveld geen “foute” waardekan invoeren.

• Ga naar: Data | Valideren• Kies voor Lijst: wanneer je een keuzelijst wilt maken

• Datum: wanneer je een in te voeren datum waarde bijvoorbeeld wilt beperken tot data in de toekomst.

Validatieregels

• Je kunt ook een eigen foutmelding ontwerpen voor het valideren van de gegevens• Klik op het tabblad foutmelding en geef je foutmelding een titel en een

omschrijving• Let op: stoppen, zorgt er voor dat

je alleen een juiste waarde kaninvoeren, waarschuwing en info geven een popup melding die je kan annuleren




Koppelen van cellen

•De waarde van cellen uit één werkblad koppelen aan cellen uit een ander blad of zelfs bestand.• Mogelijkheid 1:

• Zorg dat je staat in de cel waar de waarde moet komen te staan en type “=“

• Ga met de muis naar het werkblad en selecteer de cel

• Mogelijkheid 2:• Kopieer de broncel (CTRL+C)

• Selecteer de doelcel en kies: Bewerken - Plakkenspeciaal en kies de knop koppeling plakken

Gegevens importeren: tekst naar kolommen

• Tabellen en teksten uit andere bronnen zoals databases zijn vaak van elkaar gescheiden met puntkomma’s, tabs of een ander scheidingsteken• Gebruik de wizard tekst naar kolommen (menu data) om teksten te

importeren naar verschillende Excel kolommen(Data-Tekst to columns)




Tekst naar kolommen

• Voorbeeld tekst: De Kwinkelier;De Kwinkelier 46;3722 AS;BILTHOVEN

• Start de wizard, kies gescheiden of vaste breedte en klik op volgende

• Kies het scheidingsteken en evt de tekst indicator indien van toepassing

• Pas de geavanceerde instellingen aan, niet noodzakelijk overigens

• Klik op voltooien

Tekst functies en formules

=BEGINLETTERS(A1) =PROPER(A1) in cel B1 om de eerste letter van alle woorden in de tekst te wijzigen in hoofdletters: NancyDavolio.

=HOOFDLETTERS(A2) =UPPER(A2) in cel B2 om alle letters van de tekst te wijzigen in hoofdletters: ANDREW FULLER

=KLEINE.LETTERS(A3) =LOWER(A3) in cel B3 om alle letters van de tekst te wijzigen in kleine letters: janet leverling.





• spaties wissen gebruiken om dubbele spaties en begin spaties te wissen= SPATIES.WISSEN(A1) =TRIM(A1)

• Combineren van teksten= A1&" "&B1 = TEKST.SAMENVOEGEN(A1," ",B1)

= CONCATENATE(A1," ",B1)

• Deel van een tekst = LINKS(A1,5) =LEFT(A1,5)

eerste 5 karakters vanaf links overnemen

= RECHTS(A1,6) =RIGHT(A1,6)laatste 6 karakters vanaf rechts overnemen


• Een formule verwijderen zonder de resultaten van de formule te verwijderen • Selecteer en kopieer de gegevens die formules bevatten.

• Kies bewerken, plakken speciaal, waarden plakken




De draaitabelDE analysetool in Excel

Wat is er zo geweldig aan een draaitabel? (PivotTable)

• Gebruik een draaitabelrapport als u een grote, complexe verzameling gegevens hebt die u begrijpelijker en overzichtelijker wilt maken.

• Draaitabelrapporten zijn met name nuttig als u een grote hoeveelheid gegevens hebt die moeten worden opgeteld en u verschillende feiten over de cijfers wilt vergelijken.

• Doordat u in draaitabelrapporten velden naar verschillende plaatsen in de indeling kunt slepen, kunt u de weergave van de gegevens wijzigen voor gedetailleerdere gegevens of voor het berekenen van verschillende samenvattingen.




Een Draaitabel maken

• Selecteer alle gegevens en kolommen die u wilt opnemen in het rapport. Klik in het lint op Invoegen - Draaitabel

• Controleer of in Stap 1 van de wizard Microsoft Excel-lijst of -database is geselecteerd.

• Maak de draaitabel bij voorkeur in een nieuw werkblad

• Klik op Ok.

Een Draaitabel maken• De wizard levert een werkbladgebied voor het rapport en een lijst met

beschikbare velden in de Lijst met draaitabelvelden. Als de lijst met velden is verborgen, klikt u op Lijst met velden in de groep Weergeven.

• Als u het antwoord op een vraag zoekt, selecteert u velden om uit de lijst met velden te slepen en bepaalt u waar u elk veld wilt neerzetten in de indeling. Het neerzetgebied voor gegevensitems wordt meestal gebruikt voor het neerzetten van gegevens die getallen bevatten, die automatisch bij elkaar worden opgeteld.

• Nadat u een draaitabelrapport hebt gemaakt, kunt u de indeling wijzigen, de opmaak wijzigen of het detailniveau wijzigen om gedetailleerdere gegevens weer te geven.




Nadere uitleg

• Rapportvelden (Page fields / Report Filter): een selectie maken (alleen de totalen per project/persoon/kostenplaats etc.)

• Waarden (Values / data items): de gegevens waarmee gerekend moet worden (min, Max, som, aantal, gemiddelde) per geselecteerd kolomveld en rijveld

• Kolomvelden (Column Fields): gegevens die naast elkaar komen te staan

• Rijvelden (Row fields): gegevens die onder elkaar komen te staan

Draaitabel aanpassen

• Bepaal eerst wat je wilt weten, een gemiddelde per plaats, totalen per verkoper, totalen per klant etc. etc.• Klik rechts op de gegevens waarvan

u de uitkomst wilt hebben en kies: veldinstellingen

• Kies de gewenste formule




Voorbeeld vragen

• Geef me het aantal uur per project/omschrijving

• Hoeveel uur heeft persoon X gewerkt?

• Hoeveel uur hebben de verschillende personen gewerkt aan koffie

Beveiliging in Excel




Beveiligen van formules in een blad

• Stap 1: Selecteer ALLE cellen/ rijen / kolommen die NIET beveiligd hoeven te worden en klik rechts op dat gebied, kies Cel eigenschappen. Ga naar het tabblad bescherming en zet het vinkje “Geblokkeerd” uit

Beveiligen stap 2

• Klik in het menu Extra op Beveiliging – Blad beveiligen…Geef optioneel een wachtwoord • Voors en tegens:

• geen wachtwoord ingesteld, dan kan iedereen de beveiliging ook weer uit zetten

• Wachtwoord vergeten en de beveiliging gaat er niet meer af als je zelf iets wilt aanpassen

• De gebruiker krijgt deze foutmelding als hij / zij een beveiligde cel wil bewerken




Excel bestand beveiligen

• Gebruik de functie werkmap beveiligen in het menu extra om de structuur van je Excel sheet te beveiligen (voorkomen van verwijderen, toevoegen, hernoemen van bladen / sheets)

• Gebruik de opslaan als functie om een wachtwoord op een Excel sheet te zetten om het te kunnen openen• Kies: Extra

• algemene opties


Excel 2010 voor Financials - Rendement

Documents

Transcript of Excel 2010 voor Financials - Rendement