Handleiding Meldprogramma

Ongebruikelijke Transactie

Girale Overboeking (Excel 2002 en 2003)

Inleiding

Vanaf mei 2011 werkt de FIU-Nederland met een nieuw systeem voor het verzamelen,

verwerken en analyseren van ongebruikelijke transacties.

Werden voorheen nog diverse methodes van melden geaccepteerd, vanaf mei 2011 worden

alle meldingen vanuit een beveiligde website door de melder verzonden naar de FIU-

Nederland.

Aan het formaat van deze meldingen worden eisen gesteld: meldingen moeten als een xml-

meldrapport worden verzonden. Om dit xml- formaat te verkrijgen, kunnen meldende

instellingen gebruik maken van dit Excel-meldprogramma. Na het invullen van in dit

meldprogramma, genereert deze met één druk op de knop een xml-meldrapport dat aan

deze eisen voldoet. Dat meldrapport kan vervolgens via de beveiligde website naar FIU-

Nederland worden verzonden.

Het meldprogramma kan worden gebruikt door:

Voor informatie over de meldplicht per meldergroep, betreffende indicatoren van melden en

meer kijkt u op www.fiu-nederland.nl.

Meldergroepen Nederland

Traditionele melders Handelaren Vrije beroepsgroepen Overheid Assurantie tussenpersoon Bank Beleggingsmaatschappij Casino Creditcardmaatschappij Effectenbemiddelaar Financieringsmaatschappij Geldtransactiekantoor Levensverzekeraar

Handelaar in antiek Handelaar in kunst Handelaar in sieraden Handelaar in vaartuigen Handelaar in voertuigen Overige handelaren

Accountant Advocaat Bedrijfseconomisch adviseur Belastingadviseur Bemiddelaar in onroerende zaken Makelaar Notaris Onafhankelijk juridisch adviseur Trustmaatschappijen

Belastingdienst Douane Toezichthouder

Voor gebruik

Het meldprogramma is gemaakt in Excel VBA en is gericht op een gebruiker met kennis van

de normale gebruiksfuncties van Excel.

Het meldprogramma opent zich in het Excel-programma dat op uw computer is geïnstalleerd.

Het is dus een voorwaarde dat u beschikt over Excel op een PC met MS Windows (Excel

versies 2003 tot en met 2010 en Windows XP of hoger worden ondersteund). Daarnaast

moet uw PC het formaat XML ondersteunen, een functionaliteit die normaal gesproken via

updates automatisch geïnstalleerd wordt. Mocht uit het Meldprogramma blijken dat u deze

functionaliteit mist, dan kunt u op de Microsoft website een update installeren vanuit de

volgende link: http://support.microsoft.com/kb/818409/nl.

Nadat u het meldprogramma in Excel heeft gestart, zijn de normale gebruiks functies van

Excel enigszins beperkt. Wij adviseren u om alle andere bestanden in Excel te sluiten voordat

u het meldprogramma in Excel opstart.

Bent u toch in de normale Excel-functionaliteit aan het werken, dan kunt u door het

aanklikken van ‘Venster’ altijd weer terug naar de Meldprogamma functies.

De functies die u nodig heeft voor het genereren van een

xml-meldrapport zijn allemaal te vinden onder het

Meldprogramma:

Ontwerptoelichting

De MFA Excel applicatie biedt de gebruiker de mogelijkheid om op eenvoudige wijze, met basale kennis van Excel, handmatig transacties in te voeren, een aantal controles uit te voeren en een xml-meldrapport te genereren. De applicatie voorziet in het hergebruiken van eerder ingevoerde meldrapporten voor nieuwe meldingen. Beschikbare functies in het menu:

Nieuw meldrapport

Een leeg meldrapport wordt aangemaakt.

Meldrapport opslaan De gebruiker heeft de mogelijkheid om het meldrapport zelf tussentijds op te slaan. Voordat het meldrapport gecontroleerd kan worden, moet het zijn opgeslagen en moet u het een definitieve naam hebben gegeven

Meldrapport opslaan als De gebruiker heeft de mogelijkheid om met het actieve meldrapport meerdere meldingen te maken via de functie ‘melding opslaan als’.

Bestaand meldrapport Een eerder aangemaakt meldrapport wordt geopend voor verdere verwerking. Dit kan betrekking hebben op: • Een eerder deels ingevuld rapport dat tijdelijk is opgeslagen. • Een ingevuld rapport dat na controle nog fouten bevat. • Een correct ingevuld en verzonden meldrapport, waar delen

van hergebruikt worden. In dit laatste geval worden automatisch een aantal velden leeg gemaakt wanneer het meldrapport wordt heropend.

Controleer meldrapport De controle van de invoer wordt gedaan via de data validatie regels in de Excel werkbladen. Voor meervoudige data validatie, bijvoorbeeld controle van het invoertype in combinatie van een waarde, wordt direct op het werkblad uitgevoerd met extra codering. Via de ‘Controleer melding’ wordt het volledige meldrapport op gecontroleerd op invulling de verplichte velden. Maar deze controles zijn niet volledig, er wordt niet gecontroleerd op correcte inhoud en alle onderlinge relaties tussen de ingevulde velden. Een aantal van die controles worden later wel uitgevoerd door de FIU-Nederland. Dit gebeurt zowel automatisch als handmatig. Op basis van deze controle is het mogelijk dat u in een later stadium van de FIU alsnog een bericht ontvangt om informatie te wijzigen of toe te voegen.

Genereer XML meldrapport

Deze functie kunt u uitvoeren (is geactiveerd) als een meldrapport met de voorgaande keuze is gecontroleerd en de status ‘goedgekeurd’ heeft.

Handleiding voor het melden van girale overboekingen in Excel 2002/2003

1. Download het meldprogramma voor ongebruikelijke transacties vanaf de website

www.fiu-nederland.nl/melden (of, indien u het meldprogramma in uw mail heeft

ontvangen, vanuit uw mail). Het gaat om de onderstaande drie bestanden:

2. U plaatst deze drie bestanden in een lokale map op uw computer (bijvoorbeeld in

Mijn documenten) of op een USB-stick.

3. Is de download geslaagd, dan start u Excel op. U kiest Bestand en vervolgens

Openen.

U gaat naar de map waarin u de bovenstaande

bestanden hebt geplaatst en klikt op:

4. Bij het openen geeft Excel mogelijk een beveiligingsmelding. Dit komt omdat het

meldprogramma macro’s bevat die nodig zijn om een meldrapport te maken dat

geschikt is om naar de FIU-Nederland te sturen. Hier kiest u voor Macro’s

inschakelen.

N.B. Het is mogelijk dat het

inschakelen van deze

functie niet toegestaan is

omdat uw organisatie

hiervoor specifieke

beveiligingsrichtlijnen

hanteert. Neemt u dan

contact op met uw afdeling

ICT of beheerder

5. Hebt u het meldprogramma geopend, dan ziet u het onderstaande scherm:

De tabel (MeldID, Meldergroep, etc) is de eerste keer dat u dit programma

opstart leeg, deze wordt namelijk gevuld op basis van de

configuratievragen die u automatisch doorloopt.

6. Achtereenvolgens ziet u de schermen:

Vul de door u

gewenste taal in

Vul het land in waar

u bent gevestigd

Vul de door u

gewenste

meldergroep in

Op basis van deze laatste keuze kiest u vervolgens uit:

U vult uw identificatienummer in (MeldID). U hebt dit unieke nummer bij

uw registratie per email ontvangen van de FIU-Nederland. Tot slot klikt u

op Voltooien:

7. In Excel 2002 en 2003 opent u het meldprogramma door te klikken op

Meldprogramma:

8. U bent nu in het meldprogramma. Dat betekent dat een aantal functies uit

het Excel menu vanaf nu niet meer werken. U kunt alleen de functies uit

het Meldprogramma kiezen! Welke functies dit zijn, ziet u door te klikken

op Meldprogramma.

9. Wilt u een nieuw meldrapport aanmaken, dan

klikt u Nieuw Meldrapport aan:

10. U kunt een keuze maken uit drie mogelijkheden: een moneytransfer, een

girale overboeking of een andersoortige transactie:

11. Kiest u een girale overboeking, dan krijgt u de onderstaande

schermmelding:

12. U vult in welke gegevens u hebt van de rekeningnummers waarvan u een

melding doet.

Nadat u voor zowel de opdrachtgever als de begunstigde deze gegevens

heeft ingevuld, klikt u op voltooien.

13. Een meldformulier ontvouwt zich nu:

In de eerste kolom ziet u aan de kleur (blauw) of u verplicht bent dit veld

in te vullen. In de tweede kolom INVOER vult u de gevraagde gegevens in.

Het veld wordt groen als het veld juist is ingevuld. Sommige velden zijn al

automatisch juist voor u ingevuld.

Onderaan de pagina ziet u de namen van de werkbladen die u doorloopt. U

bent nu in het eerste werkblad ´Melding´.

14. Is het werkblad Melding juist ingevuld, dan klikt u op werkblad

Transactie.

15. Het werkblad Transactie opent zich.

U vult ook hier de verplichte velden in (in eerste kolom aangegeven in de

kleur blauw). Bij de Soort Transactie en bij de Indicator kiest u uit een

menu wanneer u aan de achterzijde van het invulveld op het pijltje klikt:

N.B. Weet u niet welke Indicator u moet kiezen, dan klikt u op Indicator_1

of Indicator_2 (of u klikt het werkblad Indicatoren aan). Uit de getoonde

lijst onthoudt u de juiste code voor de Indicator en kiest vervolgens ‘Terug

naar het tabblad transactie’ waar u de juiste code aanklikt.

Is alles correct ingevuld, dan kiest u voor het werkblad Girale

Overboeking:

Zijn alle velden in het werkblad ‘Transactie’ correct ingevuld, dan klikt u

het werkblad ‘Transactiepartijen’ aan.

16. In het werkblad Transactiepartijen vindt u afhankelijk van de keuze die

u eerder heeft gemaakt (over de tenaamgestelde(n) van de rekeningen)

een veldenlijst. Niet alle velden zijn verplicht, maar indien u beschikt over

de gevraagde informatie, dan ontvangen wij deze graag. Bovenaan dit

werkblad vult u eerst gegevens in over de VAN partij

En vervolgens over de

NAAR partij:

B

i

j

l

a

n

d

en bij een identiteitsbewijs kiest u een optie uit

de aangeboden lijst:

17. Zijn alle velden correct ingevuld, dan kiest u

voor Meldrapport Opslaan. Het programma kiest

nu een map (Reports) die automatisch is

aangemaakt voor meldrapporten. U kunt zelf de

naam kiezen, alleen de extensie (het gedeelte

achter de punt) moet ‘.rpt’ blijven. Dit gebeurt

automatisch als u hier niets aan verandert.

18. Vervolgens kiest u Controleer meldrapport:

19. U ontvangt een foutmelding op het scherm als er velden niet juist zijn

ingevuld of wanneer u verplichte velden bent vergeten in te vullen. Het

programma gaat automatisch naar het veld toe dat onjuist of niet is

ingevuld.

Nadat u dit heeft hersteld, kiest u nogmaals voor Controleer meldrapport.

20. Is uw meldrapport

volledig ingevuld, dan

verschijnt hiervan een

melding op het

scherm:

21. Als laatste stap maakt u van dit meldrapport in

Excel een meldrapport in XML. U kiest Genereer

XML meldrapport:

22. Dit bestand wordt automatisch in dezelfde map (Reports) opgeslagen als

het meldrapport dat u eerder hebt opgeslagen (zie 17). U ontvangt van

deze geslaagde actie een schermmelding waarna u het meldprogramma

kunt afsluiten:

23. U kunt het gegenereerde XML-bestand verzenden aan FIU-Nederland via

het meldportaal. Het correcte bestand om via het meldportaal te

verzenden, heeft een XML-formaat en ziet er in uw map Reports ongeveer

zo uit: