56 Accountant Adviseur oktober 2008

Fusies en overnames zijn aan de orde van de dag in accountantsland. Dat brengt de nodige inte-gratievraagstukken met zich mee. Organisatie-vraagstukken, maar ook vraagstukken op het gebied van ICT. In hoeverre heeft het samengaan van kantoren gevolgen voor de ICT-inrichting en hoe kan zo’n ICT-integratie aangepakt worden?

De mate van ICT-integratie

Het samengaan van kantoren leidt altijd tot het samenvoegen van meerdere ICT-omgevingen tot één omgeving. De mate van integratie hangt af van de vraag of het een fusie óf een overname is en wat voor fusie dan wel overname. Als een kantoor opgaat in een grotere accountantsorganisatie betekent dit meestal dat het kantoor zich moet conformeren aan de ICT-inrichting van de over-namepartij. Bij een fusie van min of meer gelijk-waardige kantoren blijven meestal onderdelen van beide partijen behouden. Zo wordt bijvoor-beeld het loonpakket van kantoor X de standaard binnen de gefuseerde organisatie en de fiscale aangiftesoftware van kantoor Y. Ook andere factoren zijn van invloed op de integratie van de ICT-omgeving: gaan de kantoren op één of meer-dere locaties samen verder of is er sprake van een centrale infrastructuur (server-based-computing met behulp van Terminal Server of Citrix).

Dé ICT-situatie bestaat niet

Het is echter te globaal om in dit verband te spreken over dé ICT-omgeving en dé ICT-inrich-ting. Het is nodig om hier een onderverdeling in te maken:

applicaties;hardware- en communicatie-infrastructuur;gebruikers;ICT-personeel;ICT-management;ICT-kosten.

Bij een ICT-integratie komen deze zes deelge-bieden aan bod. De relatie tussen de verschillende deelgebieden bepaalt het rendement op ICT. Ook hier geldt dat de zwakste schakel (ICT-deelge-bied) van invloed is op de sterkte van de hele ketting (de gehele ICT-situatie).

◆

◆

◆

◆

◆

◆

ICT-integratie door fusie of overname

De verschillende deelgebieden bij ICT-integratie

ApplicatiesBij een ICT-integratie moet het onderdeel ‘appli-caties’ als uitgangspunt genomen worden, omdat software ‘de oplossing’ bepaalt. Het applicatie-landschap van de twee organisaties zal verschillen vertonen. De organisatie kiest daarom welke software operationeel blijft. Die keuzes leiden tot uitfasering in het ene deel en imple-mentatie van software in het andere deel van de organisatie. Daarbij zijn alle aspecten van belang die ook bij een ‘gewone’ selectie en implemen-tatie een rol spelen. Soms gebruiken de verschil-lende kantoren dezelfde software. Dat kan het samenvoegen van verschillende databases tot gevolg hebben. Daarvoor is meestal de hulp van de softwareleverancier noodzakelijk.

Hardware- en communicatie-infrastructuurDe hardware- en communicatie-infrastructuur faciliteert de software. Het samenvoegen van kantoren leidt tot het samenvoegen van de infra-structuur, uitbreiding (aanschaf) van verschil-lende hardware-onderdelen, opzeggen van oude en aanvragen van nieuwe datalijnen, et cetera.

GebruikersVan de zes deelgebieden vormt de ‘gebruiker’ een belangrijk aandachtspunt. De gebruiker krijgt al te maken met een als prettig of minder prettig ervaren fusie of overname. Het brengt in ieder geval veranderingen met zich mee en een mens is niet zo in voor veranderingen. Om die ‘pijn’ te verzachten, is het van belang dat bij de ICT-inte-gratie de ‘gebruiker’ maximale aandacht krijgt. Aandacht die zich vertaalt in vroegtijdige en goede communicatie van de veranderingen die op stapel staan. En aandacht in de vorm van begeleiding en training in het gebruik van andere software en aangepaste procedures.

ICT-personeelDoor een fusie of overname kan er overcapaciteit aan systeembeheer ontstaan. Ook kan systeembe-heer een centrale functie of afdeling zijn. Samen-gaan van kantoren betekent in dat geval het

ICT Arjan Gelderblom

57oktober 2008 Accountant Adviseur

samenvoegen van systeembeheer op één locatie. Onder ICT-personeel valt ook applicatiebeheer (functioneel beheer). Een goed georganiseerd functioneel beheer maakt het voor de gebruiker gemakkelijker zijn of haar weg te vinden in de (nieuwe) software.

ICT-managementDit onderdeel heeft betrekking op zaken als: welke vennoot heeft ICT in de portefeuille? Is er een automatiseringscommissie en zo ja, wordt deze uitgebreid met iemand van het overge-nomen kantoor?

ICT-kostenHet uitfaseren van software leidt tot het op tijd (opzegtermijn!) opzeggen van onderhoudscon-tracten. Van andere software zullen licenties (aantal gebruikers) uitgebreid worden. Kortom, allerlei contracten zullen tegen het licht gehouden moeten worden.

Een projectmatige aanpak van ICT-integratie

Een goede planning en fasering zijn belangrijk bij een ICT-integratie. Ook is het aan te bevelen deze integratie door een werkgroep te laten orga-niseren. Deze werkgroep zal zich onder meer moeten beraden over de volgorde van de uit te voeren activiteiten en krijgt te maken met het

monitoren van deadlines. Feitelijk zijn dit alle-maal ingrediënten zoals wij die tegenkomen in een project. Het is daarom ook raadzaam om een ICT-integratie op te pakken als een (ICT-)project. Dit project zal ‘gedragen’ worden door een werk- of projectgroep. Deze groep bestaat meestal uit een projectleider, de leverancier van de hardware- en communicatie-infrastructuur, iemand van systeembeheer en de vennoot die automatisering in zijn of haar portefeuille heeft. Daarbij is het verstandig om gebruik te maken van een (externe) projectleider die affiniteit heeft met alle ICT-deelgebieden en bij voorkeur al eerder met het ICT-integratiebijltje heeft gehakt. De project-leider kan zo, naast het fungeren als project-leider, de eerdere opgedane kennis over potentiële valkuilen en werkbare oplossingen inbrengen in de werkgroep.

Conclusie

Een fusie of overname zal altijd in meer of mindere mate leiden tot een ICT-integratie. Accountantskantoren kunnen deze integratie het best op een projectmatige manier vormgeven.

Arjan Gelderblom (a.gelderblom@fullfinance.nl) is als projectleider en consultant verbonden aan Full•Finance Consultants te Apeldoorn (www.fullfinance.nl).