#hrindezorg2015 : 04 : Ziekteverzuimbeleid in theorie & praktijk

Ziekteverzuimbeleid in theorie & praktijk

Gert Reypens

H.-Hartziekenhuis Lier

www.hhzhlier.be 2

Programma

Overlopen ziekteverzuimbeleid & ziekteprotocol

Plan van aanpak

Tips & tricks

Q&A

www.hhzhlier.be 3

Overlopen ziekteverzuimbeleid & ziekteprotocol

Uit zorg voor de continuïteit en de kwaliteit van de zorgverlening

enerzijds en uit zorg voor elke individuele medewerker anderzijds,

vindt het ziekenhuis het belangrijk om een gedegen, geïntegreerd

en organisatiebreed gedragen ziekteverzuimbeleid uit te werken.

Dit ziekteverzuimbeleid kadert in een ruimer werkgelegenheidsplan

(cfr. CAO nr. 104 NAR).

www.hhzhlier.be 4

Overlopen ziekteverzuimbeleid & ziekteprotocol (vervolg)

We kijken naar een zieke medewerker vanuit diverse oogpunten:

-de zorg voor die medewerker zelf: wat kunnen wij, zijn/haar collega’s,

voor die medewerker betekenen?

-de zorg voor de patiënt: hoe bewaken we de continuïteit van zorgen?

-de zorg voor de andere medewerkers: welke invloed heeft de

afwezigheid op de werklast voor de andere medewerkers?

Door een cultuur van betrokkenheid willen we het welbevinden van

teams verbeteren, en van elk individu in die teams. Elke medewerker is

“mede-eigenaar” van een positieve teamgeest, maar is er dus ook

“mede-verantwoordelijke” voor.

www.hhzhlier.be 5


neem regelmatig telefonisch contact op met je zieke

medewerker, er wordt hiervoor geen strikte regel opgelegd.

De regelmaat wordt bepaald door de ernst van de aandoening

en de voorspelbaarheid van de herstelperiode.

www.hhzhlier.be 6


Advies/richtlijn:

1) bij korte afwezigheden tot en met drie dagen dien je na de

telefonische ziektemelding van je medewerker niet nogmaals

telefonisch contact met hem/haar op te nemen;

2) bij ziekteperiodes vanaf 4 dagen en op voorwaarde dat de

medewerker ondertussen nog niet heeft hervat, neem je ten

laatste een week na de ziektemelding telefonisch contact op met

de betrokken medewerker om te polsen hoe het met hem/haar

gaat en hierna maandelijks bij langdurige afwezigheden;

www.hhzhlier.be 7


3) tijdens elk telefoongesprek spreek je bij langdurige

afwezigheden een volgend moment van contactname af met de

betrokken medewerker.

Indien de medewerker aangeeft dat hij/zij het werk zal hervatten,

dient er indien nodig/gewenst een herintegratiegesprek voor de

effectieve hervatting ingepland te worden.

www.hhzhlier.be 8


- wit verzuim: de medewerker is ziek en echt niet in staat om te werken

We onderscheiden 3 soorten verzuim:

- zwart verzuim: de medewerker meldt zich ziek maar is wel in staat om te

werken, dit is dus regelrechte fraude

- grijs verzuim: er is iets aan de hand, maar het is niet zeker dat de

beperking door de ziekte dermate is dat niet kan gewerkt worden; een

positieve ingesteldheid en steun kunnen ertoe leiden dat men toch kan

werken, bij een negatieve ingesteldheid of gebrek aan steun is de drempel

veel hoger

www.hhzhlier.be 9


Het ziekenhuis streeft ernaar om mensen bij wit verzuim te

ondersteunen, zwart verzuim niet te tolereren, en te trachten om

grijs verzuim te beperken.

Omdat kort en frequent verzuim daarbij meer hinderlijk is voor de

werkorganisatie dan zeldzaam maar langdurig verzuim, zal er extra

aandacht hieraan besteed worden.

www.hhzhlier.be 10


Daarom beoogt het ziekenhuis om:

-d.m.v. verzuimgesprekken het verzuim correct te kunnen duiden en

waar nodig op verantwoordelijkheden te wijzen

-de Bradfordfactor (=dagen afwezig x aantal periodes²) te meten en te

volgen

- de globale ziekteverzuimcijfers te monitoren

www.hhzhlier.be 11


na elke afwezigheid plan je als afdelingsverantwoordelijke

een terugkomgesprek in.

Dit heeft als doel om het verzuim te duiden en om als

rechtstreeks leidinggevende het signaal te geven dat de

collega gemist werd in het team.

www.hhzhlier.be 12


Advies:

1) een terugkomgesprek kan informeel of formeel plaatsvinden. Dit

varieert in functie van de duur van de afwezigheid van de


Bijvoorbeeld: na een korte afwezigheid van een drietal dagen van

een bepaalde medewerker na een ernstige verkoudheid kan het

terugkomgesprek bestaan uit een eerder informele babbel met de


Het belangrijkste is om als afdelingsverantwoordelijk duidelijk te

maken dat de betrokken medewerker gemist werd in het team en

dat jij als afdelingsverantwoordelijke aandacht hebt voor

zijn/haar afwezigheid;

www.hhzhlier.be 13


2) hou als afdelingsverantwoordelijke een lijstje bij van belangrijke

zaken die tijdens de afwezigheid van de betrokken medewerker zijn

veranderd binnen de afdeling of in het ziekenhuis (bijv. punten van de

hoofdenvergadering, inlichtingsnota’s, personeelswijzigingen binnen

het team,…).

www.hhzhlier.be 14


Andere actiepunten als afdelingsverantwoordelijke inzake

opvolgen gewenst gedrag van een zieke medewerker:

1) zorg ervoor dat de betrokken medewerker steeds de

bepalingen van het arbeidsreglement naleeft. Ziektemeldingen

dienen bij voorkeur telefonisch te gebeuren bij de

afdelingsverantwoordelijke (cfr. artikel 14 van het

arbeidsreglement).

Een ziektemelding per sms of mail is absoluut te mijden omdat

persoonlijk contact belangrijk is. Als

afdelingsverantwoordelijke geef je dus duidelijk aan dat je een

telefoon verwacht. Ook geneeskundige getuigschriften dienen

binnen de gestelde termijn aan de personeelsdienst bezorgd te

worden.

www.hhzhlier.be 15

Overlopen ziekteverzuimbeleid & ziekteprotocol (slot)

2) volg de Bradford-factor van de medewerkers van je afdeling

nauwgezet op. Een verzuimgesprek met de medewerker(s) met

een score die er voor jou als leidinggevende uitspringt wordt ten

spoedigste door jou ingepland.

Richtlijn is hier zo snel mogelijk en bij voorkeur ten laatste op de

derde arbeidsdag na het hervatten van de betrokken medewerker.

www.hhzhlier.be 16

Plan van aanpak

Insteek: onze afdelingsverantwoordelijken de nodige tools geven om het

ziekteverzuimbeleid van het ziekenhuis concreet vorm en inhoud te geven.

Eerste stap: eerste opleidingsreeks najaar 2013:

- eerst halve dag theoretisch kader in grote groep (+- 30

personen)

- vervolgens een volledige dag praktijk in kleinere groepen

(+- 12 personen).

www.hhzhlier.be 17

Plan van aanpak (vervolg)

Theoretisch kader:

Achtergrond verzuim: het beslissingsgedrag (keuze) wordt beïnvloed

door 3 factoren:

1) verzuimgelegenheid: hoe eenvoudig of moeilijk is het om te

verzuimen?

2) verzuimnoodzaak: er is een (functiegebonden) reden,

gezondheidsprobleem om te verzuimen

3) verzuimbehoefte: persoonsgebonden m.n. motivatie,

betrokkenheid,…

Proces van ziekteverzuim (ziek worden, verzuimen en hervatten) dient

beschouwd te worden in termen van evenwicht tussen de werknemer en

zijn omgeving.

www.hhzhlier.be 18


Aanwezigheidsbeleid waar leidinggevenden

sleutelrol hebben:

-> verzuimdrempel verhogen (bijv. formele procedures en

afspraken)

EN

-> terugkeerdrempel verlagen (bijv. contact onderhouden,

werkhervattingsgesprek, terugkeergesprek, verzuimgesprek)

www.hhzhlier.be 19


volledige dag praktijk:

1) toelichting opbouw en inoefening verschillende

soorten gesprekken;

2) verschillende rollenspelen met moderator /acteur

als terugvalbasis.

www.hhzhlier.be 20

Plan van aanpak (slot)

Tweede stap: tweede opleidingsreeks

afdelingshoofden najaar 2014

-> nog kleinere groepen (8 à 10 personen)

-> volledige focus op gesprekstechnieken bij verschillende gesprekken

www.hhzhlier.be 21

Tips & tricks

Oefening: Kees

www.hhzhlier.be 22

Tips & tricks

Het belang van LSD

Luister op een actieve manier

(bijv. maak oogcontact, neem een geïnteresseerde houding aan, laat eigen associaties, meningen en opvattingen

achterwege, gebruik van volgertjes (hm, echt?, oh ja?),…)

Vat samen hoe jij een bepaalde boodschap begrepen hebt

Een samenvatting begin meestal met de woorden “Als ik je goed begrijp , dan…? en is kort, specifiek en in eigen

woorden.

Vraag door indien je de indruk hebt dat je de boodschap van de spreker niet

helemaal begrepen hebt

De boodschap moet namelijk zowel voor de zender als de ontvanger precies dezelfde zijn. Vraag indien nodig om

specificatie.

Luisteren – samenvatten – doorvragen

www.hhzhlier.be 23

Tips & tricks (vervolg)

Het belang van de juiste vraag op het juiste moment te stellen: Gesloten vragen: je wil specifieke informatie, je wilt je

gesprekspartner over de drempel helpen of uit de tent lokken ja-nee vragen (bijv. Wil je nog koffie?)

of-of vragen (bijv. Wil je naar een film, een concert of een theater?)

Open vragen: Wat, Hoe, Wanneer, Wat maakt, Wie…

Suggestieve vragen: in de vraagstelling klinkt het gewenst antwoord al door (bijv. We zitten hier toch samen om je te helpen?)

Ban waarom-vragen

www.hhzhlier.be 24


Concrete tip: stel tijdens elk gesprek zoveel mogelijk open vragen. Voordelen: - de ander krijgt ruimte - de ander voelt zich serieus genomen - de ander zal eerder geneigd zijn om informatie

te geven - er ontstaat een sfeer van vertrouwen Nadeel: - het gesprek kost meer tijd Gesloten vragen zijn namelijk: - enkel efficiënt bij korte specifieke vragen - contraproductief indien je concrete (achtergrond)informatie

probeert te vergaren (cfr. duiden ziekteverzuim). door inperking kan de ander het idee krijgen dat zijn

mening er toch niet toe doet, de ander zal niet snel meer informatie geven en bij veel gesloten vragen na elkaar ontstaat de sfeer van een ‘kruisverhoor’

www.hhzhlier.be 25


Feedback geven

- geef alleen feedback op veranderbaar gedrag

- geef feedback kort na het gebeurde, maar kies het tijdstip wel goed uit (bijv. niet tijdens een vergadering)

- stel je open en kwetsbaar op, luister goed en wees eerlijk. Toon respect voor elkaar.

www.hhzhlier.be 26


Algemene tips bij gespreksvoering:

Bereid elk gesprek voor

Zorg voor een duidelijke structuur

Plan het gesprek in en voorzie de nodige tijd

Voer het gesprek op een moment dat voor u het best past (‘s morgens, ‘s avonds, namiddag…)

Zorg voor zakdoeken/tissues

Maak een kort verslag en bewaar dit

Wees concreet (wie, wat, waar, wanneer en hoe?)

Straal zelfvertrouwen uit

Ban de “waarom”-vraag

www.hhzhlier.be 27


Ziektemelding: filmpje

https://www.youtube.com/watch?v=sOvQ-zx--yQ






www.hhzhlier.be 28


Ziektemelding:

Toon belangstelling en betrokkenheid

=> Laat de medewerker eerst zijn verhaal doen

Stel open vragen

Herinner indien nodig aan procedure

Maak duidelijke afspraken (cfr. opvolging taken op het werk, verdere contactname,…) en kom deze ook na

Wens altijd beterschap

www.hhzhlier.be 29


Afwezigheidsgesprek

Kom afspraken na. “Ik bel je eind volgende week” is niet uiteindelijk het begin van de week daarna bellen.

Bevraag de huidige gezondheidstoestand/uitspreken van gevoelens

bijv. “Hoe gaat het met je?””We missen je hier allemaal. De collega’s vragen hoe het

met je gaat?”

Gevolgen werk: check of er nog iets moet gebeuren

Duidelijk zicht op duur afwezigheid

www.hhzhlier.be 30


Terugkomgesprek:

Signaal als leidinggevende naar betrokken medewerker toe

Overlopen belangrijke info (organisatiebreed of afdelingsspecifiek)

Laat de medewerker zijn verhaal doen en luister

www.hhzhlier.be 31

Tips & tricks (slot)

Het frequent verzuimgesprek

Intro- doel en reden van het gesprek: verminderen van het ziekteverzuim op basis van gedrag en feiten (cfr. cijfermateriaal, patronen in het ziekteverzuim)

Midden – analyse

open vragen stellen en doorvragen

Midden – oplossingen

laat de medewerker zelf voorstellen doen of geef zelf duidelijk uw verwachtingen weer

Einde – afspraken en evaluatie: samenvatten en opvolgen

www.hhzhlier.be 32

Q&A

#hrindezorg2015 : 04 : Ziekteverzuimbeleid in theorie & praktijk

Recruiting & HR

Transcript of #hrindezorg2015 : 04 : Ziekteverzuimbeleid in theorie & praktijk