18

u i t d e p r a k t i j k

HR 21: De link tussen functies, competenties en resultaten

H R21 is uiteraard ontwikkeld als een sectorale methode voor het beschrijven en waarderen van functies. Maar HR21 is meer dan dat. HR21 is een integrale HR-benadering, gepre-senteerd via een digitale webapplicatie, waar-

mee gemeentelijke organisaties een slag kunnen maken in de ontwikkeling en verbinding van hun HR-beleid. HR21 maakt het eindelijk mogelijk dat de sector Gemeenten met één gezicht naar buiten kan treden op het gebied van beschrijven, waarderen, belonen en ont-wikkelen. Hoe meer organisaties mee doen en het sys-teem voeden, des te optimaler de werking van het sys-teem. Output door input dus.

De basis van HR21 HR21 is gebaseerd op de drie-eenheid functiebeschrij-ving, competentieprofiel en resultaatbeschrijving.

Het systeem biedt gemeentelijke organisaties de moge-lijkheid om online functies te selecteren of te beschrijven, te waarderen en te koppelen aan een salarisstructuur. HR21 bevat daartoe een landelijk dekkend normbestand van generieke functiebeschrijvingen. Deze generieke beschrijvingen zijn opgebouwd vanuit de verbinding

naar de bekende organisatieprocessen (bijv. manage-ment, beleid, beheer, dienstverlening, realisatie etc.) en op die manier herkenbaar en makkelijk te koppelen aan bijna alle lokale functies. Lokaal beschrijven wordt daar-mee meer uitzondering dan regel. Niet alleen dat. Het opbouwen van een generiek functieboek wordt voor iedere organisatie vooral een omzettingsproces en daar-mee optimaal gefaciliteerd. Ook de waarderingsmodule van HR21 is in alle opzichten vooruitstrevend en gene-riek. Functies worden in HR21 vanuit twee invalshoeken gewaardeerd: k u n n e n en m o g e n . k u n n e n meet de functiegebonden eisen door het toekennen van de juiste niveaudefinitie aan de dimensies: Keuze & Creativiteit, Kennis & Vaardigheden en Sociale Interactie. m o g e n meet de organisatiegebonden bevoegdheden door het toekennen van de juiste niveaudefinitie aan de dimen-sies: Vrijheden, Verantwoordelijkheden en Rol. De com-binatie van de drie toegekende niveau’s per invalshoek bepaalt de subscore per invalshoek. De som van beide subscores bepaalt de totaalscore, die via een conversieta-bel wordt vertaald naar een salarisstructuur. Door het hoge aantal unieke combinaties is verzekerd dat iedere functie op maat kan worden gewaardeerd, waarbij opti-maal recht wordt gedaan aan taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden op basis van moderne bedrijfs-voerings- en sturingsprincipes. Door de opzet van de niveaudefinities wordt ook meer dan in traditionele sys-temen rekening gehouden met competenties en rollen.

Op dit moment wordt door BuitenhekPlus, Leeuwendaal en RheiGroup, samen met de VNG,

hard gewerkt aan de realisatie van het functiewaarderingssysteem voor de sector gemeenten.

De term functiewaarderingssysteem doet echter geen recht aan de mogelijkheden van het sys-

teem. Reden temeer voor een kijkje achter de schermen van het project. En aandacht voor de

vraag wat het systeem te bieden heeft. En belangrijker: wat gemeenten en intergemeente-

lijke organisaties er mee kunnen.

Door Eddy Buitenhek (BuitenhekPlus) en Ramon van Oppen (Leeuwendaal)

HRO 08 18HRO 08 18 07-10-2010 17:25:0507-10-2010 17:25:05

19

Alle normfuncties zijn van een vaste waardering voor-zien. Dat betekent dat slechts lokaal aangepaste functies nog gewaardeerd hoeven te worden. Zoals gezegd zal dit in de praktijk slechts incidenteel voorkomen. Het secto-rale bestand zal immers voor een belangrijk deel dek-kend zijn voor alle gemeentelijke functies. Gemak dient de sector! Via de bij het waarderingsysteem horende con-versiemethode kan iedere aangesloten gemeente op maat een conversietabel ontwerpen. En daarmee de koppeling aan de lokale salarisstructuur en het beloningsbeleid transparant en eenvoudig aanbrengen. Niet in de laatste plaats door de mogelijkheden om conversies van aange-sloten gemeentelijke organisaties te vergelijken en direct op lokaal niveau de gevolgen voor de loonkosten te bere-kenen. Op die manier wordt de omzetting van de func-ties naar de generieke normfuncties en waarderingen ook nog eens beheersbaar gemaakt.

Wat kan HR21 nog meer?HR21 is ook een grootschalige landelijke database. Alle gemeentelijke informatie over de opbouw en inrichting van functies, waarderingen en conversies kan on-line worden gedeeld. Eenvoudige filters maken het mogelijk om die overzichten te krijgen die een gemeentelijke orga-nisatie nodig heeft voor het eigen HR-beleid. Kostbare benchmarks over bijvoorbeeld de vergelijking van waar-deringen en beloningstructuren, behoren daarmee in principe tot het verleden. Hoe deze informatie wordt gebruikt, kan lokaal verschillen. Organisaties kunnen de gegevens exporteren naar (personeels-)informatiesyste-men of invoegen in lokale bestanden. Maar uiteraard kan deze informatie ook worden benut voor work-flow syste-men en e-hrm toepassingen.

Een belangrijk aspect van HR21 is de link naar competen-ties. HR21 maakt het in de toekomst mogelijk om via een aparte module functiecompetenties te selecteren. Per generieke functie kunnen organisaties op die manier competentieprofielen samenstellen, waarin de eisen op

het gebied van houding, gedrag en vaardigheden worden gebundeld. Via een aanvullende module

resultaatbeschrijving kan vervolgens de link worden gelegd naar de jaarcyclus. In deze resultaatbeschrijvin-gen kunnen met de medewerkers concrete afspraken worden gemaakt over prestaties, kwaliteitseisen en per-soonlijke ontwikkeling. Via de jaarlijkse planning en eva-luatiegesprekken wordt dan de samenhang met indivi-duele beloning, mobiliteit en coaching/opleiding geborgd. De cirkel is nu gesloten.

De voordelen van HR21Op dit moment maakt iedere gemeentelijke organisatie eigen keuzes over de wijze waarop functies worden beschreven (generiek/specifiek), gewaardeerd (functie-waarderingsmethode), het proces (besluitvormingspro-cedure, rol van medewerkers en medezeggenschap, toet-sing, bezwaar) en de beloning. Deze differentiatie bevordert uiteraard nauwelijks de eenheid en transpa-rantie in gemeentelijk functieland. Dit gegeven was voor de VNG ook aanleiding om een sectorale systematiek te ontwikkelen. Ruim 2/3 van de Nederlandse gemeenten heeft in positieve zin ook uitgesproken zich te scharen achter de gedachte van meer sectoralisatie. De verwach-ting (bij VNG en vakorganisaties) is dan ook dat binnen 5 tot 10 jaar het merendeel van de gemeenten zich gaat aansluiten. HR21 maakt het dadelijk mogelijk dat er een actieve uitwisseling plaats gaat vinden (zowel intern als extern) van informatie over de inrichting van organisa-ties, functieopbouw, formatietoedeling en beloning. Informatie die permanent up-to-date is. Deze openheid zal naar verwachting leiden tot meer uniformiteit binnen de sector in de samenhang tussen functies en beloning.

HRO 08 19HRO 08 19 07-10-2010 17:25:0607-10-2010 17:25:06

20

u i t d e p r a k t i j k

Aangezien alleen organieke informatie wordt gedeeld (generieke functies, waarderingen en conversies naar schalen) en geen persoonlijke informatie (over persoon-lijke inschaling bijvoorbeeld), zijn alle privacy-aspecten gewaarborgd. Het onderscheidend vermogen van gemeenten zal in de toekomst meer gevonden moeten worden in de persoonlijke benadering van medewerkers, de cultuur binnen de organisatie, de mate waarin flexibel werken wordt ondersteund en de ontwikkelingsmoge-lijkheden. Hiervoor biedt HR21 een solide basis. Door de koppeling met competenties en resultaatafspraken wordt een integraal HR-kader op een presenteerblaadje voorgeschoteld. Waar tot voor kort (bijna) iedere organi-satie het eigen wiel uitvond, komen hiermee nu de schaalvoordelen van collectieve ontwikkeling samen. Uiteraard behouden gemeentelijke organisaties hun lokale autonomie om eigen HR- beleid te voeren op het gebied van functie-inrichting, waardering, beloning en ontwikkeling. Tegen de achtergrond van het bewaken en realiseren van een sluitende begroting, zeker een begrij-pelijke randvoorwaarde. Toch is de verwachting realis-tisch dat gemeenten op dit punt steeds dichter naar elkaar zullen groeien. Immers, als je in dezelfde vijver vist is het raadzaam om ook hetzelfde aas te gebruiken.

Nieuwe tijdenDigitalisering is op geen enkele wijze meer weg te den-ken uit het tijdbeeld. Zowel op het gebied van de dienst-verlening aan burgers, als op het gebied van samenwer-ken. De webapplicatie van HR21 past geheel in dit plaatje. Niet alleen omdat het systeem digitaal is, maar ook omdat het systeem kostenbesparend werkt. Waarom dan nog veel geld investeren in eigen aanbestedingproce-dures voor ‘analoge’ toepassingen, als er een landelijk systeem wordt aangeboden dat qua opzet en inrichting modern, toegankelijk en transparant is en dat wordt gesteund door de belangenvereniging (VNG) en vakorga-nisaties? Waarom nog veel geld investeren in lange door-looptijden van beschrijven en waarderen als de maat lan-delijk genomen is? De verwachting is dat de invoering van HR21 de personeelsadviseurs veel tijd (20%) zal besparen in het jaarlijks onderhoud van functiebeschrij-vingen en waarderingen. De totstandkoming van HR21 is daarmee een mooi voorbeeld van de voordelen van publiek-/privaatrechtelijke samenwerking. De ontwik-kelkosten worden gedragen door private ondernemingen en het product wordt via een omslagmodel (licentiekos-ten) afgenomen. VNG en vakorganisaties hebben geza-menlijk de kenmerken van het systeem geformuleerd en bewaken bovendien (via jaarlijkse audits) de prestaties van HR21. Het zou nauwelijks in de tijdgeest van bezui-nigingen en taakstellingen passen om deze schaalvoorde-len niet mee te pakken!

De dingen die komen gaanWaar de sector al jaren om vraagt, is op 1 april 2011 beschikbaar! Dat betekent dat vanaf die datum het sys-teem online is en gemeenten op basis van een licentie-overeenkomst het systeem kunnen gaan gebruiken. Dat betekent niet dat het verstandig is om als organisatie nu achterover te leunen en de introductie van het systeem af te wachten. Instappen betekent immers dat er een ver-taalslag moet worden gemaakt vanuit het lokale functie-gebouw naar het sectorale functiebestand. En dat houdt in dat het lokale functiegebouw zoveel mogelijk actueel moet zijn. Ook is het denkbaar dat organisaties alvast beginnen met een oriëntatie op de ordening van een generiek functiegebouw (bijvoorbeeld bij reorganisatie). Daarnaast kan er ter voorbereiding op de overgang ook op andere gebieden worden voorgesorteerd. Gedacht kan bijvoorbeeld worden aan voorlichting en informatiever-strekking, het aangaan van de dialoog en het voorberei-den van de instemmingvraag aan de OR, het inventarise-ren van het huidige HR- beleid (beloningsstructuur, beloningsbeleid en jaarcyclus) en het opstellen van een plan van aanpak. Nu u weet wat er komen gaat, kunt u zich optimaal voorbereiden. En een goede voorbereiding is straks het halve werk! Een voorbeeld van een stappen-plan (op hoofdlijnen) ter voorbereiding:

Voorlichting en communicatie voor MT, OR/GO en medewerkers over HR12

Uitvoeren korte HR-scan naar actualiteit en conformiteit van het functiegebouw en de aansluiting met het (gewenste) HR-beleid

Implementeren van onderzoeksresultaten zoals uitvoeren (verkort) onderhoud aan functies en waarderingen

Voorbereiden en uitvoeren instemmingsaanvraag OR over aansluiting

Voorbereiden en vaststellen procedureregeling nieuwe stijl

Voorbereiden overgang functiegebouw naar functiematrix HR21

Achter de schermenDe ontwikkeling van HR21 ligt volledig op stoom. “As we speak” is, onder andere op basis van een inventarisatie bij 10 pilotgemeenten, een analyse en doorsteek gemaakt van de functies zoals die sectoraal beschreven gaan wor-den (functiematrix). Vanaf dit moment worden deze functies verder uitgewerkt en beschreven. Dit zal worden gedaan in een traject met nog eens 6 pilotgemeenten. De pilotgemeenten zijn geselecteerd op basis van verschil-lende criteria zoals geografische spreiding, inwoner-klasse, gemeentelijke opgave en organisatiestructuur. Dit om een gedifferentieerd beeld te krijgen van de voorko-mende functies en de inpasbaarheid daarvan binnen de functiematrix. Verder is inmiddels het functioneel ont-werp van de webapplicatie uitgewerkt en is een start

HRO 08 20HRO 08 20 07-10-2010 17:25:0607-10-2010 17:25:06

21

u i t d e p r a k t i j k

Medewerkers gaan op een toegankelijke manier in gesprek over integriteitsvraag-stukken en -dilem-

ma’s uit de dagelijkse praktijk. Zij doen dat met behulp van een dvd en ook een ‘dobbelsteen’. De dvd licht daarnaast toe waarom de overheid steeds meer met integriteitsvraag-stukken te maken krijgt en laat pro-minenten uit het openbaar bestuur aan het woord.

Zo krijgen medewerkers ethische kwesties voorgelegd, die ze bespre-ken aan de hand van vier kardinale deugden: moed, verstandigheid, maat en rechtvaardigheid. De deugd kan ook worden ‘gedobbeld’ en is

dan de invalshoek voor het bespre-ken van het dilemma. Medewerkers kunnen natuurlijk hun eigen kwes-ties ter sprake brengen. Zo kan de vraag ‘mag ik de uitnodiging voor een sjiek diner aannemen?’aan de hand van de deugd ‘moed’ beant-woord gaan worden.

De methode ‘Integriteit deugt’ met een opzet als deze, is nieuw en bestond nog niet. Dat verklaart wel-licht waarom nu al in zeer korte tijd meer dan 350 exemplaren zijn ver-spreid. Zij is gratis aan te vragen bij BIOS en is interessant voor iedereen die binnen een organisatie met inte-griteit aan de slag gaat. Managers kunnen zich erdoor laten inspireren en HR-afdelingen kunnen de methode in het personeelsbeleid integreren.

Voor verdere verdieping in integri-teit en deugdethiek staan op de dvd animaties en fragmenten van inter-views met de prominenten en des-kundigen. Ook is er een boek geschreven waarin de gehele theorie wordt uitgelegd voor degenen die hierin geïnteresseerd zijn.

Hoofd BIOS, Alain Hoekstra, over de dvd: “Het is onze bedoeling ambte-naren, volksvertegenwoordigers en bestuurders aan het denken te zetten over hun houding. Naast wet- en regelgeving om de integriteit te bevorderen is het ook nodig dat ‘integriteit tussen de oren zit’ en dat je dilemma’s uit de dagelijkse prak-tijk herkent, weet en durft op te los-sen. Integriteit deugt speelt daarop in.”

Bestel de gratis dvd!De dvd is gratis te bestellen bij BIOS. Het boek kost 20,95 euro. Kijk op: www.integriteitdeugt.nl

‘Integriteit Deugt’: spelenderwijs naar integriteitBIOS (Bureau Integriteitsbevordering Open-

bare Sector), onderdeel van het CAOP in

Den Haag en ondersteund door BZK, ontwik-

kelde een nieuwe methode die integriteit

bij de overheid moet helpen bevorderen.

Michael Halve

gemaakt met het technisch ontwerp. Daarnaast wordt er gewerkt aan het opleidings- en certificeringsaanbod, de inrichting van een helpdesk en de administratieve en logistieke organisatie om facilitaire ondersteuning te kunnen bieden aan de deelnemende gemeenten. Via de website www.hr21.nl kunnen organisaties zich aanmel-den en de laatste ontwikkelingen over het systeem op de voet volgen. Achter de schermen dus om achter de scher-

men te kijken! Maar informatie komt (gelukkig) niet alleen digitaal. Via verschillende nieuwsbronnen, waar-onder het vakblad HR-overheid en nieuwsbrieven (in samenwerking tussen VNG, BuitenhekPlus, Leeuwen-daal en RheiGroup) worden lezers van HR Overheid en gemeentelijke organisaties actief op de hoogte gehouden over alle aspecten van HR21. En heeft u een vraag, aarzel dan niet en neem contact op. De website wijst u de weg.

vervolg van pagina 20

HRO 08 21HRO 08 21 07-10-2010 17:25:0607-10-2010 17:25:06