1Een factsheet van CTBEen e-book van CTB

HOGER RENDEMENT VAN PROJECTEN MET PROJECT 365 VAN CTB

Met Project 365 combineert CTB alle

waardevolle functionaliteiten van Office 365

met slimme procesmanagement functionaliteit

waardoor projecten strakker aangestuurd

worden en het rendement van projecten

aanzienlijk verbetert. Samenwerking op

dossiers, communicatie tussen medewerkers

en projectpartners en het garanderen van

kwaliteit van projecten; het komt allemaal

binnen handbereik. De feedbackfunctie die

Project 365 biedt, maakt de weg vrij voor

continue procesoptimalisatie, waardoor de

organisatie steeds efficiënter gaat werken.

2

Inleiding

CTB presenteert Project 365. Het is de ultieme project- en document manage-

ment oplossing voor bedrijven in techniek, bouw en offshore die eliminatie van

faalkosten dichterbij brengt. CTB heeft Project 365 speciaal voor bedrijven in deze

sector ontwikkeld op basis van haar jarenlange ervaring met Microsoft gebaseerde

project- en documentmanagementoplossingen. Project 365 is een industrie speci-

fieke werk omgeving in de cloud waarin alle waardevolle functionaliteiten van Office

365 samenkomen. Van documentmanagement tot samenwerking en van team-

communicatie tot mobility. Gebaseerd op Microsoft Teams en bouwend op Microsoft

SharePoint is Project 365 dé centrale werkomgeving voor organisaties in techniek,

bouw en offshore. Dat komt mede door de mogelijkheid om procesoptimalisatie

toe te passen waardoor faalkosten worden uitgebannen en de kwaliteit en rende ment

van projecten aanzienlijk verbetert.

Yuri Ramdhani

managing director

3

Introductie

Uitdagingen de baas met Project 365

De economie trekt aan en dat is direct terug te zien in de cijfers

van bedrijven in de techniek, bouw en offshore. Na jaren van

stagnatie en recessie is de tijd aangebroken dat deze sectoren

weer kunnen gaan denken aan groei en vooruitgang. Dan is

het van groot belang dat bedrijven in de bouw, techniek en

offshore alle belemmeringen voor deze groei en vooruitgang

wegnemen.

De praktijk leert dat er nog veel rendement van projecten

weglekt, waarmee direct de grootste belemmering voor

verdere groei en vooruitgang is benoemd. Bedrijven hebben

onvoldoende grip op document- en projectmanagement.

Dit is voor een groot deel terug te voeren op een gebrek aan

standaardisatie in verschillende opzichten die verder uiteen

worden gezet.

Standaardisatie van communicatie

Medewerkers - niet noodzakelijkerwijs van hetzelfde bedrijf

- gebruiken verschillende communicatiemethoden door

elkaar heen. Projectinformatie wordt nu eens via de e-mail

gedeeld en dan weer via Whatsapp, om maar een paar

kanalen te noemen. Tevens zien we dat communicatiestromen

niet zijn geïntegreerd in het projectdossier. Dit leidt ertoe

dat projectinformatie niet optimaal gedeeld kan worden,

zo komen belangrijke informatie of afspraken met een

klant of leverancier niet altijd op het juiste moment bij

de juiste projectmedewerker terecht. Juist nu projecten

complexer worden en projectdeelnemers vaak niet fysiek

bij elkaar werken, is dit erg belangrijk. Wat je dan krijgt, is dat

medewerkers zelf oplossingen gaan bedenken buiten de

bestaande ICT-omgeving om. En dat is wel het laatste wat

4

je wil. Niet in de laatste plaats omdat bedrijven in het kader

van compliancy exact moeten kunnen achterhalen wie welke

stappen in het proces heeft gezet en wie verantwoordelijk is

voor bepaalde acties en afspraken.

De conclusie is dat communicatie tussen projectpartners niet

gestructureerd en gestandaardiseerd is wat er weer toe leidt

dat men veel tijd kwijt is met randzaken. Tijd die hard nodig is

om projecten volgens planning en naar ieders tevredenheid

te voltooien met mooie marges voor alle betrokken partijen.

Standaardisatie van documentmanagement

Bij veel bedrijven is het nog gebruikelijk om documenten

op te slaan in mappen op een netwerkschijf. Het delen van

bestanden vindt plaats via e-mail en nieuwe versies worden

opgeslagen onder een aangepaste bestandsnaam. In enkele

situaties is er sprake van een documentmanagement systeem

of cloudoplossing voor bestandsuitwisseling die hiernaast

gebruikt wordt.

Het resultaat is dat verschillende informatiesilo’s naast elkaar

functioneren, waardoor het erg lastig is informatie terug

te vinden. Bovendien kost het vooral veel tijd om in al die

verschillende systemen de juiste informatie te vinden. Stond

een document nu op de netwerkschijf of had ik de laatste

versie alleen maar in mijn e-mail? Gevolg is dat verschillende

versies van documenten in een project gaan rondzwerven.

Dit is de voedingsbodem voor fouten in de uitvoering van een

project; faalkosten lopen op deze manier al snel op tot meer

dan 10 procent van de projectomzet.

Deze suboptimale inrichting van de ICT-omgeving staat

verdergaande modernisering en innovatie danig in de weg.

Samenwerking tussen collega’s op verschillende vestigingen

is lastig, evenals het thuiswerken. Het eenvoudig kunnen

uitwisselen van informatie is dus nog altijd niet goed geregeld.

Niet intern binnen de organisatie en zeker niet extern tussen

alle betrokken partijen in een project. Daardoor blijft de

productiviteit steken en dat is een slechte zaak nu de krapte

op de arbeidsmarkt in de bouw, techniek en offshore toeneemt

(zie kader).

Arbeidsmarkt vraagt om ingrijpen

Een efficiencyslag is tevens van belang om de

krapte op de arbeidsmarkt het hoofd te kunnen

bieden. Het UWV liet in het voorjaar van 2017

weten 1 dat er tekorten aan personeel dreigen

te ontstaan. Dat kan voor een deel opgevangen

worden door de productiviteit van de bestaande

arbeidskrachten te verbeteren. Door efficiënter

te werken, processen efficiënter in te richten - en

daar vervolgens ook op te sturen - kun je meer

doen met dezelfde resources. Daarbij is het wel

van belang kritisch te kijken naar de tooling die je

nu in huis hebt.

1 Factsheet Bouw, UWV april 2017.

5

Standaardisatie van proces management

De praktijk leert dat grote projectmatig werkende organisaties

veel moeite hebben met het uniformeren en standaardiseren

van werkprocessen. Bedrijven streven ernaar projecten

op een consequente en eenduidige manier uit te voeren.

Hiermee proberen zij risico’s te beheersen en productiviteit

op een hoog peil te houden. In de praktijk gaat dit echter

vaak mis. Veel organisaties in de bouw, techniek en offshore

hebben weliswaar een kwaliteitshandboek dat de processen

ondersteunt. Zij maken hier echter weinig gebruik van in de

dagelijkse praktijk.

Dit met als gevolg dat medewerkers de werkprocessen op

hun eigen manier interpreteren en uitvoeren. Templates en

formulieren gaan een eigen leven leiden en voordat je het

weet gaan er kopietjes van kopietjes door de organisatie.

Bovendien verloopt de monitoring op de uitvoering van

processen vaak steekproefsgewijs en achteraf. Hierdoor is

het lastig tijdig in te grijpen om een project bij te sturen.

Een andere consequentie van het gebrek aan uniformiteit

en het ontbreken van eenduidige processen is, is dat een

organisatie afwijkt van bepaalde voorgeschreven procedures

waardoor men niet voldoet aan sectorgebonden standaarden.

Dit kan weer van invloed zijn op compliance eisen. Kortom,

redenen te meer om processen goed te monitoren en te

sturen.

Waar deze organisaties behoefte aan hebben, is de

mogelijkheid medewerkers op het juiste moment te

kunnen voorzien van de juiste informatie, zodat zij efficiënt

door processen heen kunnen lopen. Tevens zoeken zij

de mogelijkheid om processen te verbeteren. Doordat

standaardisatie en uniformiteit van processen ontbreken, is

het lastig procesoptimalisatie toe te passen. Er is namelijk

geen ruimte om op gestructureerde wijze feedback te geven

en deze te verwerken tot nieuwe impulsen om processen te

verbeteren. Niets is voor medewerkers zo frustrerend als te

moeten werken volgens procedures die in hun ogen niet goed

zijn of beter kunnen.

Project 365 is de oplossing

Project 365 is de nieuwste brancheoplossing van CTB

voor de bouw, techniek en offshore die een antwoord

geeft op alle geschetste uitdagingen. Project 365 is door

CTB ontwikkeld op basis van haar jarenlange ervaring met

project- en documentmanagementoplossingen gebaseerd

op Microsoft technologie. Project 365 is ontwikkeld met

Microsoft Teams, een chat-gebaseerde werkomgeving

waarin alle functionaliteit van Office 365 samenkomt. Het geeft

meer samenhang tussen apps en de functionaliteit en is echt

gericht op de branches bouw, techniek en offshore. Binnen

deze omgeving beheren medewerkers alle projectgegevens.

In één oogopslag is helder tot welke projecten zij toegang

hebben. Communicatie, informatie, dossiers en documenten,

taken en processen; dit alles is op een gepersonaliseerde

manier geïntegreerd op één plek. Het betreft een platform

dat bestaat uit standaardcomponenten, wat een snelle uitrol

en implementatie mogelijk maakt. Je kunt dus al heel snel

profiteren van alle voordelen van Project 365.

In dit e-book zoomen we dieper in op de uitdagingen van

efficiënt en innovatief document- en projectmanagement met

als doel het verhogen van het rendement van projecten en het

verbeteren van de productiviteit van de projectmedewerkers.

Vervolgens beschrijven we hoe u eenvoudig met Project 365

van CTB aan de slag kunt.

Wanneer we alle feiten op een rijtje zetten, onderscheiden we de volgende aandachtspunten:

• De branche is zich bewust van de kansen die

er liggen door efficiënter informatiebeheer,

document- en projectmanagement.

• Uniforme processen verkleinen de kans

op fouten en zorgen ervoor dat processen

compliant zijn; projecten kunnen foutloos

worden afgerond.

• Het rendement van projecten wordt vergroot

door procesmanagement zo in te richten

dat informatievoorziening en -uitwisseling

gestandaardiseerd en min of meer

geautomatiseerd worden uitgevoerd.

• Doordat informatiebeheer een impuls krijgt, zijn

organisaties in staat productiever te werken.

6

Focus op rendement

Rendement projecten opvoeren

Laten we eens dieper inzoomen op de mogelijkheden die er

zijn om het rendement van projecten te verbeteren, zodat we

direct een oplossing kunnen presenteren. In het algemeen gaat

het om het vermijden van fouten in het gehele proces. Denk

aan het voorkomen van vermijdbare fouten in de uitvoering van

werkzaamheden, waardoor het product (of de dienst) niet tijdig

of volgens de overeen gekomen kwaliteit geleverd wordt. Dit

heeft als gevolg dat herstelacties moeten plaatsvinden, zoals

reparatie, opnieuw produceren, korting verlenen of schade

vergoeden. Dit gaat ten koste van het rendement.

Het rendement van projecten staat dan ook onder druk.

Uit een benchmarkonderzoek van CTB in 2016 onder

141 informatiemanagers, ICT-managers en commercieel

directeuren in de branche, blijkt dat 54% van de respondenten

ontevreden is met het rendement van hun projecten. Marges

zijn al klein en in combinatie met de genoemde risico’s komen

bedrijven in problemen. Daar komt nog bij dat het risico bestaat

dat processen niet volgens bepaalde standaarden verlopen

waardoor kwaliteitsborging in gevaar komt.

Efficiëncy verbeteren

Uit het hierboven genoemde onderzoek blijkt ook dat 65%

volop bezig is met initiatieven voor rendements verbeteringen

en risicobeheersing. Splitsen we dat verder uit dan blijkt

dat project- en informatie management een hoge prioriteit

krijgen. Hierbij kan gedacht worden aan het structureren van

informatie- en communicatiestromen. Maar ook het delen

van informatie zowel intern als met externe partijen heeft

de volle aandacht. Een tweede stap die bedrijven zetten is

het uniformeren en standaardiseren van werkprocessen. Dit

zijn exact de elementen die 46% van de ondernemingen,

die aangaven tevreden te zijn met het projectrendement,

uitvoeren. Het loont dus om te focussen op het verbeteren

van werkprocessen. De efficiency wordt hierdoor verbeterd.

Projectinformatie zoeken en vinden

Het delen van informatie, intern maar ook extern met

ketenpartners, verloopt veelal langs de traditionele weg; en dat

wil zeggen via e-mail. Projectdocumenten worden verzonden

per e-mail wat niet bevorderlijk is voor de samenwerking in

7

projecten. Documenten zijn op deze manier niet centraal

opgeslagen en versiebeheer kan dan een serieus probleem

worden. Daar komt bij dat mede werkers langdurig op zoek

moeten naar de laatste en juiste informatie. Productiviteit holt

achteruit.

Een ander aspect dat het rendement drukt, is het fenomeen

dubbel werk. Het vullen van document templates gebeurt vaak

nog handmatig en betekent dus dubbel werk. Informatie die

al bekend is in andere systemen of applicaties moet worden

overgetypt, in plaats van dat een naadloze integratietussen

applicaties ervoor zorgt dat bekende gegevens direct

automatisch worden ingevuld. Dit kost niet alleen veel tijd,

maar werkt het maken van fouten ook verder in de hand.

Integratie met bronsystemen

Daar komt nog bij dat veel organisaties de project manage-

ment omgeving niet hebben geïntegreerd in de ERP-

omgeving. Ook andere bronsystemen, zoals CRM, staan

vaak los van projectmanagement. Belangrijke gegevens

zoals klantdata (CRM) en voorraadinformatie (ERP) blijven

zo onbereikbaar voor projectmedewerkers. Tevens is het

voor hen onmogelijk projecten vanuit die bronsystemen op

te starten. Het betekent in alle gevallen extra handelingen,

waardoor er tijd en productiviteit weglekt. Bedrijven zoeken

hiervoor wel naar oplossingen en bouwen zelf koppelingen;

zeker de grotere projectorganisaties hebben hier de resources

en kennis voor. Zij staan echter wel voor de haast onmogelijke

taak om technologische ontwikkelingen te blijven volgen

en toe te passen. Een update van systeem x vraagt om een

aanpassing van een API (Application Programming Interface)

naar systeem y. Er komt dus veel maatwerk bij kijken wat

garant staat voor extra kosten. En het feit dat gebruikers een

suboptimale oplossing aangeboden krijgen, helpt niet bij de

acceptatie van deze systemen door gebruikers. Zij zullen zelf

op zoek gaan naar oplossingen.

Projectinformatie beschermen

Er kan dus worden vastgesteld dat medewerkers zelf op zoek

gaan naar mogelijkheden om informatie centraal op te slaan

en te delen met collega’s of medewerkers van partners in

een project. Cloudgebaseerde oplossingen zoals Dropbox,

Google Drive of OneDrive van Microsoft worden buiten

de beschermde IT-omgeving ingezet, met alle mogelijke

gevolgen van dien. Gevoelige projectinformatie zou op deze

manier op straat kunnen komen te liggen. Zeker nu welhaast

iedere medewerker is uitgerust met een mobiel device zoals

smartphone of tablet. Er ontstaat een Shadow IT-omgeving

en dat is een teken aan de wand. Wat gebeurt er wanneer

informatie die relevant kan zijn bij disputen of juridische

geschillen ligt opgeslagen in de schaduwzijde van IT?

Conversaties tussen partijen zijn niet meer traceerbaar en dus

ook niet bruikbaar in een zaak. Zeker bij de grotere projecten,

waarbij sprake is van nacalculatie, is het van groot belang dit

soort gegevens paraat te hebben. Lukt dat niet, dan dreigen

grote schadeposten en dat is een risico voor het rendement.

Stuurinformatie van projecten ont-breekt

Eén van de grote gevolgen van Shadow IT is dat het

management het zicht kwijtraakt op de status en voortgang

van processen. Het is bijvoorbeeld onduidelijk waar in de pijplijn

die belangrijke offerte zich bevindt. Hebben de engineers

de juiste gegevens ontvangen? Hoe ver staat het met de

vergunningaanvraag? Allemaal zaken waar het management

bovenop moet zitten om tijdig te kunnen ingrijpen. Moeten

er meer installateurs op een project gezet worden? Is het

noodzakelijk betalingsafspraken te herzien met leveranciers?

Vaak blijft deze wezenlijke stuurinformatie onder de radar

van het management en dat is een slechte zaak. Immers,

procesoptimalisatie blijft uit, domweg vanwege het feit dat

de organisatie niet weet welke verbeteringen moeten worden

aangebracht.

Nu we vele aspecten van rendementsverbeteringen in kaart

hebben gebracht, is de conclusie dat er veel obstakels voor

verdere groei weggenomen kunnen worden door processen

te standaardiseren en medewerkers informatie aan te reiken in

plaats van dat zij ernaar moeten zoeken. Het kost medewerkers

onnodig veel tijd om processen te volgen als de informatie

niet wordt aangeboden op het juiste moment. Voor nieuwe

werknemers is dit een nog groter probleem. Juist nu het werk

zich weer opstapelt, is het van belang dat nieuwe medewerkers

snel vertrouwd raken met de werkprocessen en met de manier

waarop documenten worden verwerkt. Gestandaardiseerde

processen en verdergaande automatisering helpen hier enorm

bij. Project 365 van CTB is dan ook dé oplossing.

8

De oplossing: Project 365 van CTBVeel organisaties in de bouw, techniek en offshore hebben

al geïnvesteerd in softwareoplossingen die de productiviteit

kunnen verhogen en samenwerking stimuleren. De praktijk

leert dat deze tools niet of verkeerd worden gebruikt: de

acceptatiegraad is laag, zoals we al eerder constateerden.

Daar komt bij dat het welhaast onmogelijk is voor de IT-

afdeling om alle technologische ontwikkelingen bij te

houden. Een platform als Office 365 beschikt over een schat

aan functionaliteiten, maar welke zet je in? Welke applicaties

leveren jouw organisatie het meeste rendement? En welke

oplossingen zijn van toegevoegde waarde voor de business?

De ultieme projectmanagement-oplossing

Om deze situatie te voorkomen, ontwikkelt CTB al jaren

- met veel succes - oplossingen die specifiek gericht zijn

op bedrijven in de techniek, bouw en offshore. Met deze

benadering besparen ondernemingen in deze sectoren erg

veel tijd in de implementatie en adoptie. Zij worden volledig

ontzorgd. Medewerkers profiteren direct van de laatste

innovaties. Zo ook van de innovaties die Microsoft recentelijk

doorvoerde in de Office 365 omgeving. CTB zorgt ervoor

dat al deze nieuwe features ook in de toekomst beschikbaar

9

blijven komen en kunnen worden toegepast in de ultieme

document- en projectmanagementoplossing: Project 365.

Daarmee heeft CTB het antwoord op alle uitdagingen die

hierboven zijn beschreven.

Project 365 is een project- en document management-

oplossing voor bedrijven in de sectoren techniek, bouw en

offshore Met Project 365 stelt CTB organisaties in staat het

rendement van projecten te verbeteren. CTB heeft Project

365 ontwikkeld op basis van haar jarenlange ervaring met

project- en documentmanagementoplossingen gebaseerd

op Microsoft technologie. Zo is Project 365 gebaseerd

op Microsoft Teams en SharePoint. Het platform is een

industriespecifieke document- en projectmanagement-

omgeving in de cloud waarin alle waardevolle functionaliteiten

van Office 365 samenkomen. Van documentmanagement

tot samenwerking en van teamcommunicatie tot mobility.

Communicatie, informatie, dossiers en documenten, taken

en processen; dit alles is op een gepersonaliseerde manier

geïntegreerd op één plek. Ook al het berichtenverkeer is

gebundeld in één omgeving.

Eén gepersonaliseerde werkomgeving

Toepassingen draaien in de cloud en zijn dus overal

toegankelijk, evenals de informatie en communicatie.

Er komt een eind aan het zoeken naar berichten die via

verschillende kanalen verstuurd zouden kunnen zijn. En

medewerkers hebben via deze werkomgeving toegang tot

alle documenten waartoe zij geautoriseerd zijn. Via welk

device en vanaf welke plek dan ook. Samenwerking en

kennisdeling komen op deze manier dus optimaal tot hun

recht in alle lagen van de organisatie. De werkomgeving

kan precies worden aangepast aan de unieke kenmerken

van een bedrijf. Zo kan Project 365 bijvoorbeeld worden

geïntegreerd in een bestaande intranetomgeving. Hierdoor

blijft het projectmanagement ‘dicht bij’ de bestaande praktijk

en dat verhoogt de acceptatie door gebruikers. Het opstarten

van nieuwe projecten is zeer laagdrempelig. Mensen zonder

IT-achtergrond kunnen moeiteloos zelf projecten initiëren.

Aan de hand van een aantal keuzes wordt het type project

gedefinieerd, worden bijbehorende processen opgestart en

worden de juiste medewerkers aangehaakt. CTB levert een

set aan standaardprojecten mee, zodat elk projectdossier er

hetzelfde uit ziet. Al het handwerk is geautomatiseerd.

De samenstelling van projectteams gebeurt steeds op

dezelfde manier.

Denk hierbij aan:

• De indeling van een projectdossier.

• Het koppelen van rollen en partijen die bij deze indeling

horen.

• Het autoriseren van personen in bepaalde functies die iets

mogen doen, die iets moeten goedkeuren.

• De processen die doorlopen moeten worden.

Door de koppeling met Outlook kunnen direct afspraken

worden gemaakt en documenten worden gedeeld. Samen-

werking kan meteen op gang komen, bijvoorbeeld via de

chat-omgeving maar er is ook een mogelijkheid dat men

gelijktijdig aan een document werkt. Er is hoe dan ook altijd

één versie van een document, dat centraal staat opgeslagen.

En voor compliancy doeleinden is ook altijd inzichtelijk wie

wanneer wat heeft gedaan in het document. De voortgang

van processen is altijd en op elk moment inzichtelijk. Dit alles

maakt Project 365 een totaaloplossing waarin alle onderdelen

van document- en projectmanagement eenvoudig worden

beheerd.

Processen continu verbeteren

Eén van de grootste toegevoegde waarden van Project 365

schuilt in de mogelijkheid continu verbeteringen te kunnen

aanbrengen in processen (continuous improvement). In iedere

teamomgeving bestaat de mogelijkheid om de lessons learned

aan te geven. Het is uitermate waardevol om processtappen

- die om welke reden dan ook tijdrovend, complex of

onuitvoerbaar zijn gebleken - te benoemen. Wat ging er fout

Project 365

• Zorgt voor gestroomlijnde informatie-

uitwisseling.

• Biedt een industriespecifieke werkomgeving.

• Is device-onafhankelijk.

• Maakt samenwerking - ook met partijen buiten

de organisatie - eenvoudig.

• Maakt procesoptimalisatie onderdeel van het

dagelijks werk.

• Leidt tot een forse reductie van de faalkosten.

10

Project 365 staat voor:

• Communicatie, informatie, dossiers en

documenten, taken en processen worden

samengebracht op één plek.

• Procesoptimalisatie door feedback en

continuous improvement.

• Project 365 kan worden geïntegreerd met ieder

type bronsysteem.

• Project 365 biedt uniformiteit en

standaardisering in werkprocessen.

• Business in controle, de IT-afdeling bespaart

tijd maar bewaakt wel de structuur.

• Snelle uitrol en acceptatie door branche-

specifieke inrichting.

• Je kunt direct beginnen met Project 365 en

bespaart zo veel tijd voor de organisatie; de

relatieve opstartkosten zijn ook aanzienlijk

lager.

• Geen maatwerk en Project 365 is altijd up

to date op basis van de laatst beschikbare

technologie.

en wat kan er beter? De mensen die binnen de organisatie

verantwoordelijk zijn voor het bewuste proces beoordelen de

input vanuit de projectomgeving en gaan, wanneer dat nodig

is, in gesprek met de teamleden. Verbeteringen kunnen direct

in het proces worden doorgevoerd. De eerstvolgende keer dat

het bewuste proces wordt ‘aangeroepen’, is de optimalisatie

doorgevoerd; medewerkers krijgen het nieuwste proces mee.

Business managed, IT controlled

Het is van belang dat medewerkers deze lessons learned

knop leren gebruiken. Maar zodra zij merken dat het werk

er beter van wordt en de kwaliteit richting opdrachtgever

omhoog gaat, zal niemand meer aarzelen. De business heeft

zo een krachtig instrument in handen om zelf optimalisaties

door te voeren, terwijl IT toch de controle behoudt. Business

managed, IT controlled. Deze manier van werken verhoogt de

medewerkerstevredenheid en is een impuls voor de kwaliteit

van dienstverlening; ook hier zie je een positieve ontwikkeling

in het reduceren van de faalkosten.

Op deze manier is Project 365 van CTB de ontbrekende

schakel in het streven naar meer rendement van projecten.

11

Kom in actie met Project 365

Project 365 en Microsoft Office:

• Project 365 draait geheel in de eigen Office

365 omgeving wat betekent dat het eigen

beveiligingsbeleid binnen het bedrijf één-

op-één wordt overgenomen.

• Alle documenten en project- en proces-

informatie zijn opgeslagen in de eigen Office

365 omgeving. Dit voorkomt ‘shadow IT’.

• Projecten en processen worden geheel

automatisch uitgerold met de door CTB

ontwikkelde Business Process functionaliteit

die geheel geïntegreerd is in Office 365.

• Project 365 is gebaseerd op Microsoft Teams;

Microsoft SharePoint en fungeert als backoffice.

• Binnen Teams komen verschillende

functionaliteiten samen, zoals Outlook en

Skype for Business online.

De sectoren bouw, techniek en offshore kunnen opnieuw

een flinke slag kunnen slaan in het verbeteren van het

rendement van projecten. Door bestaande technologieën

slimmer in te zetten en te combineren met Project 365,

kunnen talloze processen efficiënter worden ingericht.

De ideale procesgang kan eenvoudiger worden afge-

dwongen, waardoor er steeds minder ruimte is om fouten

te maken. En daar waar fouten optreden, kunnen processen

eenvoudig door medewerkers zelf worden aangepast,

zodat direct in de toekomst wordt voorkomen. Organisaties

blijven zichzelf dus voortdurend verbeteren. Project 365 van

CTB is hierbij een onmisbare tool.

Informatie is direct toegankelijk en beschikbaar

Met Project 365 wordt functionaliteit binnen de Office 365

omgeving beter benut, waardoor medewerkers prettiger

kunnen werken. Informatie is makkelijk te vinden en direct

beschikbaar. Documenten en templates worden aan -

ge boden op het juiste moment en in de juiste volgorde in

het proces. Doordat de werkprocessen worden versneld

worden medewerkers productiever. Het wat meer standaard

werk, lees de terugkerende handelingen, kan verdergaand

geautomatiseerd worden. Hierdoor komt meer tijd vrij voor de

medewerkers om zich bezig te houden met het genereren van

meer toegevoegde waarde voor het bedrijf.

Profiteer met Project 365 van innovaties

De branches bouw, techniek en offshore staan bol van de

innovatie. Denk aan de mogelijkheden van Machine Learning,

kunstmatige intelligentie (AI), het Internet of Things (IoT) of

het benutten van Big Data. Allemaal nieuwe, interessante

ontwikkelingen. Wanneer je je organisatie productiever

en efficiënter maakt met Project 365 van CTB, dan houden

medewerkers meer tijd over om deze kansen van innovatie te

benutten. Met Project 365 legt u de basis voor verdergaande

standaardisering; van processen, van communicatie en van

documentmanagement. Hiermee legt u ook de basis voor het

optimaliseren van het rendement van projecten. Dat geeft u

direct de (financiële) ruimte om te investeren in innovatie. Zo

snijdt het mes aan twee kanten.

12

Meer waarde halen uit Office 365?

Project 365 is de ultieme werkomgeving waarin alle waardevolle functionaliteit van Office 365 samenkomt.

Binnen deze omgeving kunnen projectdeelnemers alle verschillende elementen beheren. Communicatie,

informatie, dossiers en documenten, taken en processen; dit alles komt samen op één plek. Met onze

kennis van de techniek en bouw nemen wij je organisatie mee in het verbeteren van teamcommunicatie,

kennisdeling, samenwerking en procesoptimalisatie.

www.ctb.nl

0318 670 250

Enkele klanten van CTB

Dynamics 365 for Field Service - 10

Samen de uitdaging aangaan?

Geïnspireerd en wil je graag gaan onderzoeken hoe jouw organisatie kan verrassen met Field

Service? Laat het ons dan weten. Wij zoeken bedrijven die met ons een partnership willen aangaan

om van innovatieve ideeën werkelijkheid te maken. Microsoft biedt ons de tools en jouw case

biedt ons de uitdaging. Met onze kennis van de bouw en techniek nemen wij je bedrijf mee in de

ontwikkeling van servitization en maken we de weg vrij voor customer delight. Doe je mee?

www.ctbxrm.nl

0318 670 250

Zij gingen je voor