HandSoft Pro is speciaal bestemd voor de

automatisering van projectmatig werkende en

dienstverlenende bedrijven. HandSoft Pro

integreert al uw bedrijfsprocessen, zoals

relatiebeheer, calculaties,

onderhoudscontracten, werkvoor-

bereiding, projectadministratie,

bestellingen, kostenbewaking en de

financiëleadministratie. Dit

bespaart u veel administratief werk,

omdat u elk gegeven maar één keer

vastlegt en alles goed op elkaar

aansluit.

Herkent u dit?

Kies dan voor HandSoft Pro

· Een gespecialiseerd pakket voor het automatiseren

van uw hele bedrijfsproces

· Professioneel, compleet en betrouwbaar

· Eenvoudig in het gebruik

· Vlotte implementatie en korte terugverdientijd

HandSoft Pro Bedrijfsomvattend systeem op maat

· Gebruikt u voor verschillende bedrijfsfuncties

aparte programma’s, waardoor u dubbel werk doet,

onvoldoende grip en slagvaardigheid heeft?

· Gebruikt u losse Word- en Exceldocumenten,

waardoor u overzicht mist en het risico loopt fouten

te maken?

· Werkt u nog met software die verouderd is en

waarmee u kansen laat liggen?

· Werkt u nog met software die niet goed op uw

manier van werken is afgestemd?

Dé specialist voor projecten en diensten

GebruiksvriendelijkHandSoft Pro is zeer gebruiksvriendelijk. De logische

werkwijze en de vele handige functies zorgen ervoor dat

u de mogelijkheden optimaal kunt benutten. Vooral de

bediening van HandSoft Pro, gebaseerd op Internet

Explorer en Microsoft Outlook maakt het programma

zeer herkenbaar en intuïtief. Op de startpagina zijn de

belangrijkste functies van HandSoft Pro direct te

benaderen. Per document worden interessante

functies en vervolgstappen via een handig

hyperlink-menu aangeboden.

HandSoft Pro kenmerkt zich door de logische proces-

matige manier van werken. Vanuit de calculatie maakt

u offertes, opdrachten, facturen en werkbonnen, de

werkvoorbereiding, kwaliteitsformulieren, bestellingen.

Hiermee stuurt u uw hele bedrijfsvoering.

De basis

StamgegevensHet principe van HandSoft Pro is dat elk gegeven slechts

één keer wordt geregisteerd. Relatiegegevens, artikelen,

sets/normen en teksten maken het mogelijk om snel

en nauwkeurig projecten op te zetten. Alle informatie is

gekoppeld aan adressen, artikelen en personeel. U kunt

snel iets terugvinden in de stamgevens en bijvoorbeeld

etiketten en adres- en prijslijsten printen. Stamgegevens

worden desgewenst geïmporteerd en geactualiseerd.

CalculatieIn HandSoft Pro calculeert u zoals u graag wilt. De

indeling, opbouw en prijsvorming is volledig naar uw

wens in te stellen. Er zijn veel krachtige hulpmiddelen

om snel en gedetailleerd te calculeren, zoals sjablonen

en de project configurator. Aan de hand van een vraag-

en antwoordspel wordt een project volgens een vaste

structuur opgebouwd.

OfferteIn HandSoft Pro print of mailt u direct vanuit de

calculatie een op de klant afgestemde offerte. De offerte

kunt u voorzien van foto’s, documenten, berekeningen of

tekeningen. Een professionele presentatie verhoogt uw

scoringskansen aanzienlijk.

AgendaIn HandSoft Pro legt u eenvoudig alle afspraken vast in

de geïntegreerde agenda. Denk hierbij aan service- en

onderhoudswerkzaamheden. Ook commerciële

activiteiten en de opvolging van uitgebrachte offertes

worden gepresenteerd in de agenda. Deze agenda is ook

te synchroniseren met Microsoft Outlook.

WerkvoorbereidingVanuit de opdrachtbevestiging stuurt u met HandSoft

Pro de werkvoorbereiding aan. Ter ondersteuning van

de uitvoering van een project kunt u kiezen uit diverse

formulieren en documenten, met vermelding van

benodigde materialen, tijden en uitvoeringsinstructies.

Werkbonnen / regiewerk / meerwerkMet HandSoft Pro maakt u snel werkbonnen aan om

de uitvoering aan te sturen. Op deze bon noteren uw

medewerkers de verbruikte materialen, werktijden en

kilometers. Er is overzicht van openstaande bonnen en

er wordt niet vergeten om te factureren.

FactureringEen snelle en juiste facturering is van wezenlijk belang

voor uw bedrijf. De workflow in HandSoft Pro levert

automatisch de benodigde gegevens voor een correcte

factuur. HandSoft Pro kent veel facturerings-

mogelijkheden zoals verkoop op rekening, contant-

bonnen, BTW-verlegd, termijn-, regie-, contract- en

verzamelfacturering.

Uitbreidingsmogelijkheden

KwaliteitszorgKwaliteitszorg is een bewustwordingsproces

waarbij klant- en kwaliteitsgericht denken centraal

staan. Aandacht voor kwaliteitszorg is geen luxe, maar

een noodzaak voor ondernemingen om sterk te blijven

staan. Kwaliteit (ISO), milieu, arbo en VCA-aspecten zijn

daarom op een logische wijze geïntegreerd in HandSoft

Pro. Denk hierbij aan checklisten, formulieren, dossiers,

procedures en klachtenafhandeling.

Onderhanden werkDe onderhanden werkoverzichten in HandSoft Pro

informeren u over de financiële voortgang van de

projecten in uitvoering. Dit is belangrijke informatie

voor het aansturen van projecten en de facturering.

ProjectbewakingIn de projectbewaking boekt u de gebruikte uren,

materialen en overige kosten op een project. Zo bewaakt

u de voortgang en uiteindelijk het resultaat van een

project. U heeft vanuit de urenregistratie grip op de

productiviteit en meteen de beschikking over

mandagenregisters. Vanuit totaaloverzichten zijn direct

de gedetailleerde kostenboekingen beschikbaar. U krijgt

inzicht in de voorcalculatie ten opzichte van de realisatie.

Dossiers / CRM / digitaal archiefProjectdocumenten worden opgeslagen in een

digitaal project-, klanten- of leveranciersdossier.

Zo heeft u per project of relatie direct inzicht in alle

relevante documenten. Van alle belangrijke

ontwikkelingen in een project wordt een historie

opgebouwd binnen het dossier. Naast de project-

documenten is koppeling mogelijk met alle andere

digitale (externe) documenten, zoals foto’s, tekeningen,

Word-, PDF- of Excel-bestanden.

Boekhouding In HandSoft Pro Boekhouding voert u de volledige

boekhouding inclusief betalingsverkeer, BTW-aangifte,

winst- en verliesrekening en balans. In HandSoft Pro

worden automatisch boekingen vanuit de project-

administratie geregistreerd. Alle dagelijkse mutaties

worden snel en efficiënt vastgelegd. Uw financiële

administratie kan via de ‘Auditfile’ (volgens de Belasting-

dienst geadviseerde standaard) geëxporteerd worden

voor controles door uw accountant of voor

belastingcontroles.

Open posten beheerEen goede bewaking van open posten is van groot belang

voor de liquiditeitspositie van uw bedrijf. HandSoft Pro

biedt ouderdomsanalyses en genereert automatisch

aanmaningen volgens uw debiteurenbeleid.

Grafische planning

Speciaal voor het inplannen van projecten is de module

Grafische planning beschikbaar. De planning geeft per

periode een overzicht van de ingepande projecten en

beschikbare medewerkers en machines.

MagazijnHet belang van goed magazijnbeheer wordt door veel

ondernemers ingezien. Toch roepen de inspanningen

voor het beheersen van de materiaalstromen een grote

weerstand op. HandSoft Pro maakt een eenvoudig en

efficiënt voorraadbeheer mogelijk.

LogistiekVanuit de opdracht wordt de magazijn- en inkoop-

administratie aangestuurd. Naar aanleiding van

prijsaanvragen bij leveranciers, verwerkt u de prijsvoor-

stellen in de definitieve materiaalbehoefte. Van hieruit

genereert u bestellingen en materiaaluitgiftes.

Service en onderhoudVan de te onderhouden ‘systemen’ worden alle

relevante gegevens geregistreerd en op overzichten en

documenten gepresenteerd. HandSoft Pro zorgt voor

een efficiënt beheer van uw servicewerkzaamheden.

Periodiek onderhoud wordt gepland en van de verrichte

werkzaamheden wordt historie opgebouwd.

Autorisatie Door toekenning van gebruikersrechten legt u vast

welke gebruikers toegang hebben tot gegevens en deze

mogen wijzigen. Alle mutaties worden bijgehouden in

een logboek per medewerker.

ManagementoverzichtenHandSoft Pro geeft grip op uw bedrijf. Op elk gewenst

moment staan belangrijke overzichten voor uw bedrijfs-

voering ter beschikking. Managementinformatie op maat

voor uw bedrijf zoals periodieke analyses van de omzet,

kosten, uren en resultaten. Analyses per klant(groep),

omzetgroep en medewerker. Grip op activiteiten,

projecten en klanten. Grip op openstaande offertes,

lopende en te factureren opdrachten. Grip op de

voortgang en de resultaten van uw projecten. Grip op de

productiviteit en het rendement van uw organisatie.

HandSoft Pro wordt de ruggengraat van uw bedrijf.

· Verkoop: acquisitie, relatiebeheer, klantendossier,

registreren van aanvragen, commerciële agenda,

referentielijsten, correspondentie en mailings,

marges bepalen, aanbiedingsprijs vaststellen,

offerte, offerte opvolging

· Calculatie: beheren basisprijzen en ervarings-

cijfers (normen), bepalen van de hoeveelheden,

kostprijsberekening, bijstellen bestaande

calculaties, voorbereiden offertes

· Werkvoorbereiding: inplannen werkzaamheden,

uitgeven werkorders en projectdocumenten,

calculaties uitwerken tot magazijnuitgifte en

bestellingen

· Serviceadministratie: inspecties, onderhoud,

reparaties, planning buitendienst, bewaken en

terugmelden werkbonnen, factureren

· Projectadministratie: bewaking openstaande

orders, onderhanden werkbewaking, uren-

administratie, mandagenregisters,

(termijn)facturering

· Inkoop/magazijnbeheer: artikelbeheer, prijs-

aanvragen, bestellingen, ontvangsten, inkoop-

factuurcontrole, voorraadwaardelijst, bestelstatus

en bestelhistorie, voorraad besteladvieslijst,

materieelbeheer

· Boekhouding: open postenbeheer, aanmaningen,

betalingsverkeer, winst- en verliesrekening, balans,

BTW-aangifte, uitwisseling met accountant en

belastingdienst

· Management/directie: kansrijke offertes,

onderhanden werk, te factureren opdrachten,

productiviteit, liquiditeit, rentabiliteit

Aantrekkelijke oplossingenVoor kleinere bedrijven is er een HandSoft versie

verkrijgbaar voor een passende prijs. HandSoft bevat

het primaire traject van calculaties tot en met de

facturering. HandSoft Pro biedt meer mogelijkheden

en is uit te breiden met de volgende modules: relatie

beheer, projectadministratie, nacalculatie en de

volledige financiële administratie met open posten

beheer, betalingsverkeer en autorisatie.

Uw eigen HandSoft SysteemHandSoft Pro is modulair opgebouwd. U stelt uw eigen

systeem samen en zo levert uw investering snel

rendement op. HandSoft Pro wordt compleet met

voorbeeldbestanden en standaarddocumenten

geleverd, zodat u snel aan de slag kunt. Desgewenst

worden bestaande gegevens ingelezen. Door de

ingebouwde flexibiliteit zijn documenten, formulieren,

de menubalk, schermen en overzichten aanpasbaar op

uw bedrijf.

HandSoft Pro SQL HandSoft Pro SQL is speciaal ontwikkeld voor

bedrijven met meerdere vestigingen en een grote

database omvang.

Rendement

Tijdwinst

Grip

Presentatie

Continuïteit

Automatiseringsoplossingen voor rendement en continuïteit

Gilde Software b.v.Mercurion 3 Zevenaar Postbus 1196900 AC Zevenaar Telefoon: 0316 – 34 50 50Fax: 0316 – 34 54 58E-mail: info@gildesoftware.nlInternet: www.gildesoftware.nl

Installatie van HandSoft ProBij de invoering van HandSoft Pro gaat Gilde Software

volgens een gestructureerde projectaanpak te werk.

Allereerst wordt in overleg een plan van aanpak

vastgesteld. Na de installatie van het systeem krijgt u

een eerste instructie van de belangrijkste functies, zodat

u snel met het systeem aan de slag kunt. Bestaande

bestanden worden ingelezen. Lay-outs en lijsten worden

ingericht volgens uw wensen en huisstijl.

OpleidingOm de mogelijkheden van

HandSoft Pro optimaal in te

zetten in uw bedrijf is goede

opleiding van uw medewerkers

van belang. Wekelijks verzorgen

specialisten van Gilde Software opleidingen in een

professionele opleidingsruimte. Weg van de dagelijkse

drukte in het bedrijf kunnen gebruikers zich hier in alle

rust concentreren op de lesstof.

Partner Service OvereenkomstOm uw investering te beschermen sluit u een partner

service overeenkomst (PSO) af. Dit geeft u recht op

(helpdesk)ondersteuning en updates van de software.

Hierdoor kunt u ook na verloop van jaren altijd

beschikken over de meest actuele stand van de

techniek. Door middel van de website, e-mailnieuws-

brieven, beurzen en gebruikersbijeenkomsten houdt

Gilde Software haar klanten op de hoogte van de laatste

ontwikkelingen.

HandSoft Pro wordt geleverd door Gilde Software.

Gilde Software is onderdeel van de Gilde Groep.

Wij rusten niet totdat u een tevreden klant bent