Efficiënte en Effectieve Uitvoering

Het Resultaat van een Goede Voorbereiding

Eric Commeren, Stork Technical ServicesJan De Tremmerie, consultant

Thema’s

1. Efficiënte en effectieve uitvoering -> HoTT

2. De context van de voorbereiding

3. De context van de beslissingen m.b.t. voorbereiding

4. Taak van de werkvoorbereider en kwaliteit van de

werkvoorbereiding

5. Take away !

Efficiënte en effectieve uitvoering -> HoTT

werkvoorbereiding,

planning

voorbereiding juist voor

uitvoering (quick win)

organisatie,

methode,

processen

organisatie,

gedrag,

leiderschap

rework, goede

TOS

De context van de voorbereiding

Wie & wat drijft een shut down ?

Inspectiewettelijke

veiligheids -inspecties

installatie -reiniging /

regeneratie

Reiniging

Regeneratie

modificatiesen

plant changes

Nieuwbouw

Wijzigingen Shutdown van een

produktieinstallatie

Preventieve werkzaamheden

Reparaties

Maintenance engineering

Engineering

ProduktieOnderhoud

Ex- en interne regelgeving

Reliability engineering

Operation Shut Down Operation Operation

Shut Down

OperationOperation +OF

Uitbesteden?

• Wat ga ik als ‘Bedrijf’ zelf doen en wat niet?

• Doe dit met aandacht voor het bewaken van de eigen expertise en capaciteit tot opvolgen.

• Splits deze vraag in :

• uitvoerende werkzaamheden,

• shutdown-, project en voorbereidingsmanagement.

• Denk daarbij aan/in :

• capaciteit (voldoende medewerkers,...),

• kwaliteit (de nodige competenties en ervaring,...).

• En als ik externe hulp vraag, dan zijn dit dan:

• gekwalificeerde medewerkers die ik zelf aanstuur

• (en/of) gekwalificeerde diensten met een opdrachtomschrijving

Werkvoorbereiding: meerdere betrokkenen in een iteratief proces tot op het einde

Shut Down Team

Werkvoorbereiders

Ondersteunende diensten

• Inkoop

• Preventie,…

Externen

• Leveranciers

• ContractantenCertificering?

Specifieke

verwachtingen?

Het shutdown process -> kennen we onze rol en elkaars

processen ?

Essentieel

Keuze voor ‘een type shutdown organisatie’

betekent altijd ook ‘begrijpen’ van deze keuze

Effectieve praktisch werkzame afspraken - wie

doet wat en hoe - moeten onderling worden

overeengekomen.

De asset eigenaar blijft altijd

eindverantwoordelijk voor haar ‘plant en

shutdown’

Starten we op tijd ? Zijn de contractors op tijd betrokken ?

Voorbereiding

-5-10-15

Aantal uitvoerende uren

4000

16000

8000

32000

64000

128000

256000

Start

Shutdown

1 2 3 4 5 6

Uitvoer

in weken

Lengte uitvoeringsfase

Shutdown 60.000 uur

Initiatie Scope freeze

in maanden

De context van de beslissingen m.b.t.

voorbereiding

Wat drijft Shut Down beslissingen?

Shut Down als recurrent gebeuren: veel is gekend (kritisch pad,…)

Risico: onderschatten van de impact van wijzigingsprojecten,..

Doorlopend optimalisatie beslissingen

Kost onderhoud Kost laattijdig herstarten & ongeplande stop

Optimaliseren van de efficiëntie van één team of activiteit kan ten koste gaan van

deze van de totale activiteit.

Optimaliseren van de efficiëntie van de totale activiteit kan betekenen dat ik een team

vraag minder “efficiënt” te zijn (iets méér te doen,…).

< ?

Verstoringen tijdens Shut Down

Rework Bijkomende orders

Werkvoorbereiding Onverwachte zakenKwaliteit van

uitvoering

Kunnen gemakkelijk oplopen tot 30-40%

Zijn “onderbrekingen” die de aandacht afleiden

van de scope en het kritisch pad

Bedreigen kwaliteit & efficiëntie

Stoorzenders bij werkvoorbereiding

Organisatie

• Hoge werkbelasting van ervaren

werkvoorbereiders

• Zwaarte van het werkorder proces

(compliance ten koste van

effectiviteit en efficiëntie)

• Inefficiënties in het

werkvoorbereidingsproces (vb. niet

kunnen copiëren van het

voorgaande, uren…)

• …

Mens & team

• Laattijdig beginnen

• Laattijdige bestelling

• Zaken vergeten

• Onvoldoende specificeren van de

bestelling

• Mensen en middelen bestellen los van

de scope

• Specifieke verwachtingen niet

communiceren

• Niet accurate werkinstructies, plannen

• …

Discussie : planning van de voorbereidingsfase

Asset ownerContractor

Taak van de werkvoorbereider en kwaliteit

van de werkvoorbereiding.

Waar ligt voor wie het gewicht

van de werkvoorbereiding?

Plannen

CoördinerenMogelijk maken

Wat is de verantwoordelijkheid van

de werkvoorbereider?

• Bepalen wat precies moet gebeuren?

• Werkvolume, tijd en middelen bepalen?

• Materiaal, leveranciers, contractanten

kiezen? Bestellingen plaatsen?

• Risico’s inschatten en maatregelen

bepalen?

• Dialoog met de andere betrokkenen (ook

contractanten) om inschattingen te

optimaliseren?

• Briefing voorbereiden en (laten) geven?

• Certificatie en competentie van

contractanten controleren?

• Opvolgen op het terrein (observeren)?

• Werk en contractanten evalueren?

• AAR voorzien?

Kwaliteit van werkvoorbereiding:

een kwestie van vorm? “Map”

Kwaliteit van werkvoorbereiding

een kwestie van inhoud?

• Kennis van het terrein

• Inzicht in de beperkingen van de

ruimte en het tijdstip?

• Inzicht in simultane en belendende

activiteiten?

• Aandacht voor de menselijke en

organisatorische aspecten

• Ervaring en kwaliteit van de risico

inschatting en maatregelen

• Kunnen samenwerken als één team?

• Overleg met de “revisie” leiding?

• Communicatie van de specifieke

vereisten en verwachtingen?

• Melding – Order

• Toolbox (pre job briefing), OE

• Proces veiligheid en beschikbaarheid

• Klassieke veiligheid en milieu, ...

• Organisatie (afspraken, transport,…),

werkinstructies,

• Wisselstukken, Tools

• QC1

• Hijsen en heffen, FME, brandrisico,

Graafwerken

• Testen na onderhoud: proefdraaien –

herkwalificatie

• ...

Discussie : kwaliteit van de werkvoorbereiding

Discussie : kwaliteit van de werkvoorbereiding

Kwaliteit (werk) voorbereiding : zo banaal kan het zijn !

Kwaliteit tekeningen !

Original Copy

Kwaliteit (werk) voorbereiding : zo banaal kan het zijn !

Take away !

• Voorzie een ervaren team met de juiste competenties

• Focus tijdens de voorbereiding op het minimaliseren van de

vermijdbare indirecte en niet productiviteit :

• Het vermijden van verstoringen: wachttijden, geen/fout

materiaal/materieel, coördinatie

• Onduidelijke instructies en gebrekkige communicatie

• Voorzie controle op de kwaliteit van het werk (om rework en

ongeplande stops te vermijden)

• Anticipeer in voorbereiding op onvoorzien extra werk

VRAGEN ?