1

HandleidingMeten

Versie 1.0., juli 2015

Wat is meten en hoe doe ik dat?

2

Inhoud1. Wat?

2. Waarom en waartoe?

3. Waar?

4. Wie?

5. Hoe ongeveer?

6. Hoe precies?

7. Het wordt nog mooier!

3

Wat? Het klantprocesMeten is het startpunt van het klantproces in de Qsuite.

4

Wat?Deze handleiding gaat over ‘meten’. ‘Meten’ wil zeggen: het leren kennen van de klant, diens mogelijkheden, wensen en vragen.

Wat kan je meten (en registreren)?1. Persoonlijke gegevens2. De biografie, levensloop en gedragskenmerken;3. Het netwerk en de sociale relaties;4. De waarden en wensen (do’s en dont’s);5. De zelfstandigheid (vanuit burgerschap), mate van

participatie, ontwikkeling (bij kinderen en jeugd)en dagelijks functioneren;

6. De ambities en de urgentie waarmee dingen gedaan moeten worden;

7. De ervaren kwaliteit van leven;8. De zorg- of hulpvraag en de verandering in de ernst van de

problematiek;9. De belasting;10.De risico’s;11.Ervaren kwaliteit van de zorg- of dienstverlening.Door deze bij aanvang gestructureerd in kaart te brengen, kan de zorg- of dienstverlening hierop afgestemd worden. Daarnaast kunnen – bij herhaalmetingen – ook effecten gemeten worden. Dit gebruik je om te bepalen of je nog ‘op de goede weg bent’, maar ook als verantwoording.

5

Wat?1. Persoonlijke gegevens

2. De biografie, levensloop en gedragskenmerken;

3. Het netwerk en de sociale relaties;4. De waarden en wensen (do’s en dont’s);

5. De zelfstandigheid (vanuit burgerschap), mate van participatie, ontwikkeling (bij kinderen en jeugd) en dagelijks functioneren;

6. De ambities en de urgentie waarmee dingen gedaan moeten worden;

7. De ervaren kwaliteit van leven;8. De zorg- of hulpvraag en de verandering

in de ernst van de problematiek;9. De belasting;10.De risico’s;11.Ervaren kwaliteit van de zorg- of

dienstverlening.

12.Meldcode ouderenmishandeling13.Meldcode kindermishandeling

Basisgegevens

Vaste meting

Incidentele meting

De metingen worden als volgt onderverdeeld:

Periodieke meting

Vul je aan het begin in, en vul je aan of pas je aan wanneer dat aan de orde is.

Vul je in op gezette tijden, bijvoorbeeld één keer per half jaar.Vul je alleen in wanneer er een aanleiding is.

6

Wat?

Moet ik dit allemaal meten?Wat je meet, wordt door de organisatie bepaald. Het is afhankelijk per type organisatie, per type product en natuurlijk per type klant. In deze handleiding lichten we alle mogelijkheden toe. Wat een organisatie gebruikt, zie je in je eigen omgeving. Heeft jouw organisatie voor metingen gekozen, dan moeten die uiteraard uitgevoerd worden. Novire beschikt over een brede set aan metingen; een organisatie stelt per klanttype vast welke metingen hoe vaak moeten worden uitgevoerd.

7

Wat?Centraal punt in je cyclische procesHet meten geeft structuur en duidelijkheid aan het leren kennen van de klant. Het helpt je de goede vragen te stellen en het is het startpunt en tussentijds ijkpunt in jouw proces met de klant.De metingen zijn namelijk de basis voor het zorg- of begeleidingsplan. De uitkomsten van de metingen voorzien je in het plan van voorsteldoelen, zodat je je plan makkelijk op de uitkomsten van de metingen kan afstemmen.De metingen staan daarom centraal in de evaluatie. Je meet – maakt plan – voert uit – evalueert je doelen in je plan – meet opnieuw – maakt een nieuw plan – voert weer uit etc.. Als je deze volgorde aanhoudt, dan weet je zeker dat je altijd werkt op basis van de nieuwste informatie.

Vaste planning van de momenten waarop je meetIn de Qsuite is per klantgroep in te stellen welke metingen op welk moment moeten worden uitgevoerd. Vanaf de startdatum moet bijvoorbeeld binnen 3 weken de eerste meting gedaan zijn. Dan iedere 6 maanden opnieuw. Doordat dit ingesteld is, gaat de Qsuite jou eraan herinneren dat de nieuwe meting er weer aan komt. Of dat je metingen over het hoofd hebt gezien. Je hoeft alleen maar dit uit te voeren en daarmee is altijd je dossiervoering en je verantwoording op orde.

8

Wat?Geen keurslijf: het is jouw instrument en hulpmiddelDe metingen geven richting. Ze zijn geen vast keurslijf. Het is belangrijk om je dat te realiseren. Het gesprek gaat boven de computer. Het contact gaat boven het invullen van de vragen. Soms zijn de vragen moeilijk omschreven. Soms is een vertaalslag nodig. Je kan er op jouw manier mee omgaan.

Soms gebruikt men een eigen interpretatie of samenvatting van de vragen in een gesprek en voert de gegevens achteraf in. Soms vullen klanten het zelf in. Soms vullen de klant en de medewerker het samen in. Alle varianten zijn mogelijk. Kijk naar wat bij je past.

De belangrijkste vragenlijsten zijn ook in Word beschikbaar.

9

Wat?Betrouwbaarheid van de metingWanneer je vragenlijsten gebruikt om uitkomsten te meten, moeten de vragenlijsten betrouwbaar en valide zijn.

De belangrijkste vragenlijst binnen de Qsuite is de vragenlijst ‘zelfstandigheid’. In deze vragenlijst wordt aan de hand van 7 leefgebieden (Financiën, Wonen, Werken, Psychisch, Fysiek, Sociale relaties, Gezinsrelaties en Zingeving) de zelfstandigheid, de ambitie en urgentie in beeld gebracht. Uitgangspunt bij deze vragenlijst is Burgerschap. Een fundamenteel verschil met Zorgvraag. Kan je nog wel iets of niet? Hoor je er nog bij of niet? In deze vragenlijst gaan we uit van normaal burgerschap. De vragenlijst geldt voor iedere burger. Voor jou en mij. We hebben het dus niet over ‘dagbesteding’, maar over ‘werk en opleiding’.

De vragenlijst is ontwikkeld door het Centrum voor Toegepast Onderzoek en Wetenschap. Zij onderhouden de vragen en zij verwerken de ingevulde waarde – anoniem uiteraard – tot een score per leefgebied. Zo heb je een valide resultaat op de vaardigheden, ambitie en urgentie per leefgebied.

Voor de kinderen en jeugd werken we met de gevalideerde vragenlijsten van KIPPPI. Per leeftijdsgroep (baby, peuter, kleuter, schoolkind en puber) zijn er passende vragenlijsten beschikbaar.

10

Wat?Opslaan en afrondenVragenlijsten kan je opslaan, opnieuw bewerken en – als je helemaal klaar bent – afronden.Bij het afronden worden de vragenlijsten ‘op slot’ gezet.

Wanneer jouw organisatie met de Zelfstandigheidsmeting werkt, en er een afspraak is over het verwerken door het CTOW (want daar zijn kosten aan verbonden), dan worden de gegevens anoniem verwerkt door het CTOW na afronding. Het CTOW geeft anoniem valide uitkomstenscores terug en de Qsuite verwerkt deze weer in het klantdossier.

Alle metingen geven scores en kleuren: het is je kompas!Ook andere metingen – die niet via het CTOW gaan – geven scores en kleuren. Zodat je de Qsuite altijd als een kompas kunt gebruiken. Rood? Dan moet je opletten! Groen? Op de goede weg! Onder de metingen liggen rekenmethoden die altijd zijn gebaseerd op het gevalide

Risico’s? Daar word je in het plan aan herinnerd.Zijn er risicovolle punten? Dan krijg je in je zorg- of begeleidingsplan suggesties, zodat je niet vergeet met deze mogelijke risico’s iets te doen.

11

Waarom en waartoe?Echt contactHet meten geeft in de eerste plaats richting aan het goede gesprek. Niet de ziekte en de zorgvraag is leidend, maar wie je als mens bent, wat je wilt en wat je kan. Burgerschap, zelfstandigheid en participatie zijn de vetrekpunten. Belangrijk is ook waar je vandaan komt, wat je hebt meegemaakt. Uiteraard gaat het daarna ook om de zorg- en ondersteuningsvraag. Het gaat echter eerst om echt contact.Het lijkt zo simpel, maar deze insteek brengt ‘lucht en ruimte’.Om zo het goede gesprek te voeren tussen mensen onderling.In de rol van professional en de rol van klant. Maar bovenal wel eerstgewoon als mens. Met een menselijke maat. Om vervolgens, ingezamenlijkheid, een plan te maken, aan de slag te gaan en te sturen op de uitkomsten en resultaten.

Een ervaring van een klant:‘Eindelijk gebruiken we de ellenlange vragenlijsten. Ik had nooit gedacht dat ik dat zou zeggen, maar eindelijk wordt er gekeken en geluisterd naar wie ík ben en naar wat ik nodig heb.’

12

Waar in de Qsuite?

13

Wie?1. De administratief verantwoordelijke voor de

klantdossiers zorgt ervoor dat de administratieve (basis)gegevens zijn gevuld.

2. De intaker zorgt ervoor dat intakegegevens / anamnesegegevens en verwijsgegevens zijn gevuld. Wanneer tijdens de intake – of daaromheen – gegevens duidelijk worden over voorgeschiedenis, levensloop, biografie, sociale relaties dan worden deze uiteraard vastgelegd.

3. De eerstverantwoordelijke (mentor, persoonlijk begeleider, behandelaar, eerst verantwoordelijk verzorgende of eventueel de wijkverpleegkundige) vult de gegevens (verder) in over waarden, wensen, sociale relaties, levensloop, biografie, gedragskenmerken etc.. Ook start deze professional met de eerste meting op gebied van zelfstandigheid, kwaliteit van leven, risico’s, zorgvraag etc. etc..

Uiteraard kunnen rollen en taken verschillen.

14

Hoe ongeveer?1 Hoe voer ik de

basisgegevens in?

1. Ga naar het onderdeel Persoonlijk in het klantmenu. Vul daar de Personalia in.

2. Scroll naar beneden en klik op opslaan.

3. Kijk in je menu of er onderdelen zijn die gaan over de aanmelding, de intake of anamnese en informatievoorziening (ontvangen en verstrekte informatie). Leg deze onderdelen ook vast. Vergeet niet op ‘opslaan’ te klikken.

15

Hoe ongeveer?2 Hoe vul ik de vaste

metingen in?

1. Na de Personalia (basisgegevens) kunnen nu verdere gegevens ingevuld worden. Ook dit is weer afhankelijk per organisatie, klanttype.

2. Vaak staan onder Persoonlijk of onder Anamnese of Intake deze gegevens.

3. Vul de waarden en wensen in.4. Vul bijvoorbeeld ook de

gedragskenmerken in in het kader van de vroegsignalering, de belangrijke gebeurtenissen vanuit de levensloop / voorgeschiedenis

en de sociale relaties.Deze gegevens vul je aan het begin zoveel mogelijk in,

maar deze ‘groeien mee’. Er kan door de loop van de tijd, informatie aan worden toegevoegd. Let er gedurende het contact op, dat nieuwe informatie weer wordt ingevoerd (of eventueel veranderd).

16

Hoe ongeveer?3 Hoe vul ik de periodieke

metingen in?

1. Welke meting wanneer bepaalt de organisatie en die stelt dit in in een klantplanning per klanttype.

2. De Qsuite rekent uit wanneer welke meting gedaan moet worden en laat jou dit weten via de tijdlijn (en bijbehorende herinneringen)

3. Je opent de meting en vult deze in – samen met de klant of voor de klant.

4. Bij ‘ingevulde metingen’ kan je verder werken in een onderhanden meting of een meting afronden.

5. En resultaten worden zichtbaar in de rapportagegrafiek. Klik je op het bolletje, dan zoom je in.

17

Hoe ongeveer?4 Hoe vul ik de incidentele

metingen in?

1. Ga in het blauwe menu naar ‘Meten’. Open daar de meting van je keuze.

2. Vul deze in.3. Sla deze op.4. Ga naar ingevulde metingen om jouw

bestaande meting te openen en eraan verder te werken (let op: ga je weer naar ‘meting’ in je menu dan open je een nieuwe meting en is deze leeg. Gegevens zijn niet weg; ze staan onder ‘ingevulde metingen’).

5. Rond je de meting af wanneer je gereed bent.

18

Hoe ongeveer?5 Hoe zie ik de uitkomsten

van de periodieke en incidentele metingen?

1. Op het voorblad van je klantdossier

2. In voorsteldoelen in je begeleidingsplan of zorgplan.

3. Maar ook in verschillende dashboards en rapportages

19

Hoe precies?

Wil je meer weten? Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken. Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:

Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]

1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog

2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog

3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog

5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog

7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog

8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog

20

Hoe precies?

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

13. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar

21

Hoe precies?

Naam instructie [Instructie] [Video]

1. Hoe vul ik administratieve gegevens in het dossier van de klant? Klik hier Volgt nog

2. Hoe kan ik metingen en registraties invoeren, opslaan en bekijken? Klik hier Volgt nog

3. Hoe kan ik de biografie vastleggen? Volgt nog Volgt nog

4. Hoe kan ik de levenslooplijn vastleggen en bekijken? Volgt nog Volgt nog

5. Hoe kan ik gedragskenmerken vastleggen? Volgt nog Volgt nog

6. Hoe kan ik sociale relaties vastleggen? Volgt nog Volgt nog

7. Hoe kan ik de waarden en wensen van de klant vastleggen? Volgt nog Volgt nog

8. Hoe kan ik periodieke metingen plannen? Volgt nog Volgt nog

9. Hoe kan ik een periodieke meting openen? Volgt nog Volgt nog

10. Hoe kan ik een periodieke meting afronden? Volgt nog Volgt nog

11. Hoe kan ik een periodieke meting verwijderen? Volgt nog Volgt nog

12. Hoe kan ik de uitkomsten van de metingen bekijken? Volgt nog Volgt nog

13. Hoe kan ik een zelfstandigheidsmeting vullen? Volgt nog Volgt nog

14. Hoe kan ik een ontwikkelings-vragenlijst voor kind en jeugd invullen? Volgt nog Volgt nog

15. Hoe kan ik de kwaliteit van leven meten? Volgt nog Volgt nog

16. Hoe kan ik risico's meten? Volgt nog Volgt nog

17. Hoe kan ik het medicatiebeheer meten? Volgt nog Volgt nog

18. Hoe kan ik de HCR-veiligheidsmeting uitvoeren? Volgt nog Volgt nog

19. Hoe kan ik de belasting bij de mantelzorger meten? Volgt nog Volgt nog

20. Hoe kan ik de kwaliteit van de zorg of begeleiding (tevredenheid) meten? Volgt nog Volgt nog

21. Hoe gebruik ik een incidentele meting, zoals de meldcode? Volgt nog Volgt nog

22. Hoe kan ik de meldcode gebruiken? Volgt nog Volgt nog

Voor de volgende andere meer gedetailleerde handelingen rondom indicaties zijn devolgende instructies beschikbaar, of komen binnenkort beschikbaar

22

Het wordt nóg mooier

Novire werkt continue door aan het nog mooier maken van de Qsuite.

Wil je weten wat we gaan doen?In instructies vind je – waar van toepassing – een laatste pagina waarop staat vermeld wat we nog mooier gaan maken aan de al bestaande functionaliteiten.

Op de website van Novire kan je zien welke functionaliteiten gepland zijn voor wanneer. Ook kan je daar zien wat er aan de Qsuite in de afgelopen tijd is toegevoegd en wat er dus nu beschikbaar is om te gaan gebruiken. Novire kan adviseren en ondersteunen bij het beschikbaar maken en in gebruik nemen van deze functionaliteiten.

23