1

HandleidingPlannen opstellen

Versie 1.0., juli 2015

Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat?

2

Inhoud1. Wat?

2. Waarom en waartoe?

3. Waar?

4. Wie?

5. Hoe ongeveer?

6. Hoe precies?

7. Het wordt nog mooier!

3

Wat? Het klantprocesMeten is het startpunt van het klantproces in de Qsuite.

4

Wat?In het plan: richting en duidelijkheid voor iedereenHet plan is de schakel tussen ‘het nu’ en ‘waar willen we heen’. Het nu meten we in verschillende metingen. In de zelfstandigheidsmeting of in verschillende soorten risicometingen. Ook meten we waar een klant heen wil. Wil en kan men naar zelfstandigheid? Of gaat het over een zo groot mogelijke kwaliteit van leven, bijvoorbeeld in een laatste levensfase? Het klanttype bepaalt de vraag. In het plan zet je ‘het nu’ en ‘de vraag’ om in concrete afspraken. In doelen en acties. Hier koppel je einddata aan. Komt de einddatum in de buurt? Dan krijg je een herinnering om te evalueren. Vervolgens meet je weer opnieuw en met de uitkomsten van de nieuwe metingen stel je weer een nieuw plan op. Of je doet dat tussentijds, wanneer bijvoorbeeld de situatie sterk verandert en er een andere zorginzet nodig is. Zo is de cirkel rond!

5

Wat?De basis is het ParticipatiePortfolioPer klanttype, per organisatie, per product kunnen de plannen verschillen qua inhoud. Bij het ene plan, bijvoorbeeld het verpleegplan, ligt de focus meer op het leefgebied Fysiek. Bij een behandelplan op het leefgebied Psychisch. Het uitgangspunt is altijd de mens, als participerende burger in diens context. Daarom is de basis het ParticipatiePortfolio. In dat portfolio komen allerlei methodieken, zoals de ZelfredzaamheidsMonitor, de Participatieladder, de CIZ functies en verpleegkundige en verzorgende handelingen etc. samen. Het is gecombineerd tot één methodiek. Het ParticipatiePortfolio vult het plan met suggesties en voorstellen. Deze suggesties komen natuurlijk uit de zelfstandigheidsmeting die is gedaan, maar ook uit de risicometingen. Zijn er aandachtspunten of risico’s die je niet moet vergeten? Dan krijg je suggesties in het plan. Zie je in de meting van de zelfstandigheid waar de krachten van de klant liggen? Dan kan je die juist uitbouwen in het plan. Of zie je juist vaardigheden die verder uitgebouwd en ontwikkeld kunnen worden? Dan kunnen die ook in het plan worden opgenomen.

6

Wat?Of op basis van het GroeiPortfolioHet ParticipatiePortfolio geldt voor iedere volwassene. Voor kinderen ligt het iets anders. Kinderen zijn in de groei en ontwikkelen zich nog. Het meten en stellen van doelen moet dus ook in het licht gezien worden van de ontwikkelingspsychologie.Novire heeft daarom de vragenlijsten per leeftijdscategorie van KIPPPI geïntegreerd. Deze vragenlijsten meten de ervaring van ouders en professionals (school, hulpverlening) en geven de mate van ontwikkeling van het kind ten opzichte van het gemiddelde aan. Het vullen van het plan voor kinderen en jeugd moet dus ook plaatsvinden op basis van deze metingen. Novire werkt momenteel nog aan de verdere ontwikkeling hiervan.

Het systeemdossier: één systeem, één planHet is in de Qsuite mogelijk om met systeemdossiers te werken. Zo kunnen meerdere plannen van mensen die aan elkaar verwant zijn, en waarbij de hulp- of zorgverlening ook op elkaar betrekking heeft, aan elkaar gekoppeld worden. Denk aan de zorg en begeleiding van een moeder en haar kinderen. Hoe het met de moeder gaat, heeft effect op de kinderen en andersom. Plannen kan je dus niet los van elkaar zien. Meerdere gezinsleden kunnen allemaal een eigen dossier hebben, maar er is één centraal plan (van de ‘hoofdklant’). In dit dossier worden gezamenlijke en individuele doelen vastgelegd van alle leden uit het systeem.

7

Wat?Leefgebieden, de huidige situatie en drie niveaus in het planHet plan is opgedeeld in de 7 leefgebieden die we ook uit de metingen kennen. Vanuit de zelfstandigheidsmeting wordt de huidige situatie (wat gaat goed en waar is aandacht nodig?) bovenin het plan per leefgebied getoond.

Vervolgens kent het plan drie niveaus.

1. Het voorlopige einddoel (ook wel ‘hoofddoel’ genoemd): Dit geeft de richting voor de langere termijn aan. Verwacht je op de langere termijn volledige zelfstandigheid of zal er geheel of deels ondersteuning nodig blijven?

2. Het tussendoel (ook wel ‘werkdoel’ genoemd): Dit doel geeft het doel voor de kortere termijn aan. Wat gaan we in de komende 3, 6 of 12 maanden doen? Een einddoel kan uit meerdere tussendoelen bestaan.

3. De actie. Wie doet wat om het tussendoel te bereiken? Dit kunnen acties voor de klant zelf zijn, voor diens netwerk of voor de zorgprofessional.

8

Wat?Gekoppeld aan prestaties en voorwaardenHet plan bevat suggesties en voorsteldoelen en –acties. Deze komen voort uit de zelfstandigheidsmeting. Je zult zien dat wanneer je de zelfstandigheidsmeting hebt gevuld, je voorstel einddoelen en tussendoelen krijgt.Je hoeft deze niet over te nemen. Je kunt ook eigen doelen formuleren. Kies je wel een voorsteldoel, dan weet je zeker dat deze onder water al is gekoppeld aan landelijke financieringsstromen in de Wet Langdurige Zorg, de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Begeleiding, Persoonlijke Verzorging en Hulp bij Huishouden) en de Zorgverzekeringswet (Verpleging en Verzorging). Wil je dus je zorg declareren, kies in ieder geval een voorstel-einddoel. Declareer je niet? Dan is het helemaal vrij.De acties zijn altijd open. Want het verschilt per klant hoe je het gaat doen. Zet je een cursus in? Een begeleidingsgesprek? Dat bepaal je samen. De doelen en acties

9

Wat?Behalve bij de lichamelijke zorg: koppeling van alle eisen komt samen in de voorstel-actieIn het leefgebied Fysiek gaan we een stap verder. Daar zijn ook voorstel-acties gevuld. Deze acties zijn de landelijke verpleegkundige en verzorgende handelingen. Ze zijn onder water gekoppeld aan de deskundigheidseisen, de prestaties, de bekwaam- en bevoegdheidseisen, de normtijden, de geldende protocollen. Door deze acties te kiezen kan het systeem te richting gaan geven op de juiste inzet op het juiste moment. Er is nog één koppeling: met de Omaha-methode voor de Wijkverpleging. Zodat je ook in één keer als wijkverpleegkundige dat verantwoord. Het is een ingewikkelde match die er toe kan leiden dat de formulering van doelen je misschien wat vreemd in de oren klinkt (bij stomazorg bijvoorbeeld). Wij hebben getracht de verbinding tussen al de genoemde componenten zo goed mogelijk te maken. Zodat jij in één keer klaar bent en de verantwoording op allerlei terreinen niet dubbel hoeft te doen, maar je zeker weet dat je met dit plan aan alle eisen voldoet.Heb je suggesties ter verbetering van de formulering? We vernemen ze graag!

10

Waarom en waartoe?Duidelijkheid in afsprakenHet plan geeft duidelijkheid. In het plan leg je namelijk af wat je met de klant afspreekt: waar ga je aan werken? Wie doet wat wanneer? En wanneer evalueer je met elkaar? Een goed plan geeft bovendien een stevige basis voor de vervolgstap: de planning. Hoe beter het plan, hoe beter ook de basis is voor het opstellen van de planning, hoe doelgerichter je te werk kunt gaan en hoe meer greep je hebt op het zorgproces. Hoe meer duidelijkheid, hoe meer greep en des te meer invloed heb je op de uitkomsten. Wat je aan invloed kan uitoefenen, doe je dan daarmee.

Een goede basis voor de planningEen goed plan is een goede basis voor de planning. Hoe beter het plan, hoe beter ook de planning. Het systeem helpt om de planning op het plan af te stemmen. Wanneer je het plan opstelt conform de indicatie of beschikking (op tijd, maar dus ook op inhoud) dan kan je in de volgende stap de planning weer helemaal baseren op je plan. Je weet dan altijd zeker dat je in de praktijk de juiste zaken uitvoert. En dat je – omdat je in de praktijk merkt dat de werkelijkheid niet meer met de planning, en dus het plan, overeenkomt, je weer moet bijstellen. Nieuwe meting? Nieuwe indicatie? Nieuw plan? Zo blijf je voor jezelf altijd zorgen dat je werkwijze methodisch klopt. De cirkel is, maar blijft vooral ook rond.

11

Waarom en waartoe?

VerantwoordingLast but not least, dient het plan ook ter verantwoording. De financiers en toezichthouders (verzekeraars, gemeenten, zorgkantoren en de inspectie bijvoorbeeld) hebben bepaald dat het plan hét belangrijkste instrument is in de verantwoording van de zorg. Het plan moet actueel zijn, nooit ouder dan 1 jaar, het moet aantoonbaar met de klant samen zijn opgesteld (diens woorden) en het moet door zowel de klant als de zorgaanbieder zijn ondertekend. Wanneer je de metingen samen met de klant uitvoert (het goede gesprek), dan is de inhoud van het plan al voor 80% van de klant. Waar je dan exact aan gaat werken, bepaal je ook samen. Print het plan uit en laat het tekenen.

VerbeteringDoor het monitoren van de afspraken, kan je zien of deze worden behaald. Is er verbetering zichtbaar? Halen we de doelen die we hebben afgesproken? Verbetering kan dus heel verschillend zijn. Het kan zijn dat er een grotere zelfstandigheid en participatie wordt bereikt, het kan ook zijn dat iemand zich veiliger voelt, of dat er een wond goed verzorgd is. Op maat leg je de afspraken in het plan vast, op maat zijn dus ook de resultaten en is de verbetering.

12

Waar in de Qsuite?

13

Wie?1. De eerstverantwoordelijke (mentor, persoonlijk

begeleider, behandelaar, eerst verantwoordelijk verzorgende of eventueel de wijkverpleegkundige) stelt het plan op samen met de klant. Zij doen dit op basis van de uitkomsten van de metingen.

2. In de wijkzorg zal de eerst verantwoordelijke vaak de zorgvraag met de klant al vooraf in beeld brengen door de metingen. De wijkverpleegkundige meet vanuit zijn of haar deskundigheid de zorgvraag (Omaha meting), stelt het plan op en stelt de indicatie. Deze specifieke taak is aan de wijkverpleegkundige toebedeeld in het kader van zijn of haar verantwoordelijkheid voor het stellen van de indicaties.

14

Hoe ongeveer?1 Hoe maak ik een eerste

plan aan?

1. Ga naar het onderdeel Plan in het klantmenu. Je ziet dan een scherm met alle aangemaakte (openstaande en afgesloten) plannen klant.

2. Klik daar op Nieuw Plan. Bedenk een kloppende titel, vul start- en einddata in.

3. In de toelichting wordt automatisch de tekst uit de ‘doelen en wensen’ (stip op horizon) van de klant zelf gevuld. Klik op opslaan.

4. Je ziet dat het plan dan toegevoegd is aan de rij. De nieuwste staat bovenaan.

5. Klik op ‘bewerken’ om dit nieuwe plan te openen. Je ziet de leefgebieden links.

15

Hoe ongeveer?2 Hoe vul ik een plan?

1. Klik nu op het leefgebied dat je wilt vullen.

2. De ‘probleemstelling’ wordt gevuld met de tekst die je in het leefgebied in de zelfstandigheidsmeting onderaan in de toelichting hebt gezet. Dat is je samenvatting van de meting en dus je startpunt voor het plan. Klik hier wel op opslaan.

3. Voeg een voorlopig einddoel toe. Klik op ‘suggesties’ om de waarden uit de laatste meting over te nemen. Of kies je eigen tekst als je wilt. Kies je de standaard-items

dan zijn deze ‘onder water’ gekoppeld aan de declaratiesystematieken.4. Doe dat ook bij de tussendoelen.5. En daarna bij de acties. Kies daar

wie de uitvoerder is. Vul een omschrijving in, als toelichting.

16

Hoe ongeveer?3 Hoe weet ik dat we het

plan in de praktijk uitvoeren?

1. Wanneer je de zorg of begeleiding – na het opstellen van het plan – ook inplant, dan weet je zeker dat alles wat je in het plan genoteerd hebt, bij de desbetreffende medewerker in de planning verschijnt.

2. De toelichting bij een actie verschijnt via de planning in de tijdlijn van de medewerker. De medewerker weet zo wat hij of zij moet doen.

3. Ook bij het rapporteren kan je de doelen en toelichtingen zien, dus ook zonder te plannen ‘komt het plan naar je toe’.

17

Hoe ongeveer?4 Hoe print ik een plan?

1. Is het Plan helemaal gevuld? Zijn alle leefgebieden gevuld en opgeslagen?

2. Klik dan op Algemeen, bovenaan het rijtje leefgebieden.

3. Je ziet daar de donkerblauwe knoppen ‘printen naar Excel’ en ‘printen naar Word’. De Word-versie wordt uitgedraaid in de eigen huisstijl.

4. De print heeft een standaard inleiding.

5. Daarna worden per leefgebied de voorlopige einddoelen, tussendoelen en acties (in een tabelletje) weergegeven.

18

Hoe ongeveer?5 Hoe archiveer ik een

getekend plan?

1. Onderaan het geprinte plan is in ruimte voor ondertekening.

2. Print het plan, laat het ondertekenen door de klant of diens vertegenwoordiger. Onderteken het namens de organisatie zelf.

3. Scan het in, sla het even op op je pc en ga dan naar het kopje ‘documenten – Archief’ in het blauwe menu in het klantdossier.

4. Zoek daaronder de juiste map (iedere organisatie kiest de eigen mappenstructuur) en upload je bestand daar. Verwijder het bestand van je pc.

5. Komt er een nieuwe versie, verschuif dit bestand. Dat kan makkelijk met de knop ‘bewerken’.

19

Hoe ongeveer?6 Hoe evalueer en sluit ik

een plan?

1. Je hoeft nu – nu het plan gereed is – niet meer het plan te bekijken. De acties worden op je tijdlijn (to do lijst) gezet. De actuele doelen komen in je rapportages terug en ze verschijnen binnenkort op je voorblad van het klantdossier.

2. Komt een einddatum van een actie dichterbij, dan krijgt

de eigenaar van deze actie een herinnering. In de to do lijst en – indien je dat zelf wilt – ook in je mail en agenda.3. Klik op de link en verplaats onderaan

de twee schuifjes (eerste: heb je dit altijd vlgs afspraak ingevuld? Tweede: wat vind je zelf van het resultaat? NB Uit een nieuwe meting blijkt het objectieve resultaat; dit is subjectiever).

4. Vul een toelichting in in het vak evaluatie.

5. Door het evalueren van de acties, zie je bij de doelen de scores gevuld worden met kleuren en percentages.

6. Je kunt het plan opnieuw printen; nu is het evaluatieveld ook gevuld.

20

Hoe ongeveer?7 Hoe maak ik een

vervolgplan aan?

1. Blijkt uit de evaluatie van het plan – en uit de uitgevoerde nieuwe meting – dat er niet veel verandert? Of blijkt tijdens de uitvoering van de zorg dat er maar één of een paar handelingen bij of af moeten? Is het meer werk om ‘m helemaal op te bouwen? Sluit dit plan dan wel altijd, maar maak een kopie van het plan.

2. Pas de data aan (weer een half jaar verder bijvoorbeeld), pas de doelen en acties aan.

3. Uiteraard ben je ook altijd vrij om een heel nieuw plan te maken.

4. Zorg dat je de einddatum van je voorgaande plan invult op de datum voor de startdatum van je nieuwe plan.

21

Hoe precies?

Wil je meer weten? Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken. Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:

Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]

1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog

2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog

3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog

5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog

7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog

8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog

Ook hebben we een ‘veelgestelde vragen-database’. Je vind deze onder de knop aan de linkerkant van je scherm. Zoek daar naar jouw vraag en vind het antwoord.

22

Hoe precies?

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

13. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar

23

Hoe precies?

Naam instructie [Instructie] [Video]

1. Hoe maak ik een eerste plan aan? Volgt nog Volgt nog

2. Hoe vul ik een plan? Volgt nog Volgt nog

3. Hoe werk ik met standaard doelen of eigen doelen? Volgt nog Volgt nog

4. Hoe pas ik een plan aan? Volgt nog Volgt nog

5. Hoe print ik een plan? Volgt nog Volgt nog

6. Hoe archiveer ik een getekend plan? Volgt nog Volgt nog

7. Wat doe ik met ideeën over de standaard doelen in het plan? Volgt nog Volgt nog

8. Hoe evalueer ik een plan? Volgt nog Volgt nog

9. Hoe sluit ik een plan? Volgt nog Volgt nog

10. Hoe kopieer ik een plan? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere meer gedetailleerde handelingen rondom indicaties zijn devolgende instructies beschikbaar, of komen binnenkort beschikbaar

24

Het wordt nóg mooier

Novire werkt continue door aan het nog mooier maken van de Qsuite.

Wil je weten wat we gaan doen?In instructies vind je – waar van toepassing – een laatste pagina waarop staat vermeld wat we nog mooier gaan maken aan de al bestaande functionaliteiten.

Op de website van Novire kan je zien welke functionaliteiten gepland zijn voor wanneer. Ook kan je daar zien wat er aan de Qsuite in de afgelopen tijd is toegevoegd en wat er dus nu beschikbaar is om te gaan gebruiken. Novire kan adviseren en ondersteunen bij het beschikbaar maken en in gebruik nemen van deze functionaliteiten.

25