1

HandleidingDeclareren

Versie 1.0., juli 2015

Wat is declareren en hoe doen we dat?

2

Inhoud1. Wat?

2. Waarom en waartoe?

3. Waar?

4. Wie?

5. Hoe ongeveer?

6. Hoe precies?

7. Het wordt nog mooier!

3

Wat?Declareren kan op zeer uiteenlopende manieren.

Juistheid, volledigheid en tijdigheidVoor alle vormen van declareren geldt, dat de basis waarop gedeclareerd wordt eerst kloppend moet zijn. Of het nu gaat over het declareren van deelname aan een activiteit aan de deelnemer zelf, of het declareren van de geleverde wijkverpleging aan de verzekeraar.Wat je declareert moet volledig zijn, want je kunt geen ‘productie laten liggen’. De registraties moeten volledig zijn.Wat je declareert, moet overeenkomen met de werkelijkheid. De registraties moeten juist zijn.En wat je declareert moet ook tijdig zijn. Je hebt op tijd juiste cijfers nodig om ook op tijd aan de eisen van de financier of subsidieverstrekker te kunnen voldoen.

1. Volledig

heid2. Juistheid

3. Tijdighei

d

4

Wat?TransparantieOm deze volledigheid, juistheid en tijdigheid te realiseren, is de Qsuite helemaal gericht op ‘transparant’ zijn. Op het ontsluiten van gegevens, zodat gegevens ook goed gecontroleerd kunnen worden. En rapportages en interpretaties ‘teruggeven’, zodat afwijkingen en verbetermogelijkheden snel opgespoord kunnen worden.

4 stappenOm te komen tot een goede declaratie moeten er vier stappen worden doorlopen: registreren, controleren, accorderen en declareren.

DeclarerenDeclareren kan door geregistreerde regels samen te voegen tot een factuur. Via verschillende standaarden en oplossingen kunnen facturen worden gegenereerd. Dit kan van een eigen factuur in een eigen factuurformat tot het uitwisselen van facturen en gegevens middels het landelijke berichtenverkeer.

1. Registre

ren

2. Controle

ren

3. Accorder

en

4. Declarer

en

5

Wat?

DeclarerenDeclareren kan door geregistreerde regels samen te voegen tot een factuur. Je maakt facturen via verschillende standaarden. Dit kan van een eigen factuur in een eigen factuurformat tot het uitwisselen van facturen en gegevens middels het landelijke berichtenverkeer.Ook het verzenden van de uren van de medewerker naar de salarisadministratie valt hieronder.

1. Registre

ren

2. Controle

ren

3. Accorder

en

4. Declarer

enAccorderenDe medewerker met de autorisatie van de controller kan alle uren zien en deze accorderen. Dat kan per individuele regel of voor een set aan regels. Is een regel geaccordeerd? Dan gaat deze ‘op slot’ en kan deze niet meer door de medewerker bewerkt worden.

ControlerenControleren kan op verschillende niveaus. Een medewerker controleert zichzelf en leidinggevende het team. De controller het totaal. Je kan controleren op individuele regels, maar effectiever zijn controles op dwarsdoorsnedes. Afwijkingen kunnen dan sneller opgespoord worden.Maak ze in Excel en Novire werkt aan steeds meer ondersteunende dashboards.

RegistrerenRegistreren gebeurt in het proces zelf. Het kan gaan om uren of activiteiten. De manier waarop er kan worden geregistreerd, wordt in de handleiding die daarover gaat nader uitgelegd. Het resultaat is een database vol registratieregels, die kunnen worden uitgedraaid om daarmee controles te kunnen uitvoeren.

6

Waarom en waartoe?Declaraties vormen het bestaansrecht van de organisatie. Zonder declaraties kan een organisatie niet bestaan. Zonder tijdige, juiste en volledige declaraties zijn er veel risico’s voor een organisatie. Factureren kunnen worden afgekeurd of niet betaald.

Ook de betalingen van de salarissen aan de medewerker moeten kloppend zijn. Conform contracturen en in overeenstemming met wat er werkelijk gewerkt is, is opgenomen aan verlof of aan verzuim is geregistreerd.

Om hier te komen zijn registraties vanaf de bron nodig en moeten deze registraties worden gecontroleerd en geregistreerd. Om ze daarna uiteindelijk te kunnen declareren of factureren.

7

Waar in de Qsuite?

8

Wie?

De zorg- of dienstverlener die het contact met de klant heeft, die registreert de contactmomenten met de klant tijdig (dagelijks).

Iedere medewerker verantwoord tijdig zijn of haar directe en indirecte tijd (dagelijks).

Iedere medewerker controleert zichzelf op volledigheid en juistheid.

Iedere leidinggevende controleert zijn of haar teamleden op volledigheid, tijdigheid en juistheid.

De controller controleert het totaal aan registraties op volledigheid, tijdigheid en juistheid.

De controller maakt de facturen op en bewaakt de juiste en tijdige facturatie.

9

Hoe ongeveer?1 Waar bekijk ik de

geregistreerde uren om deze te controleren?

1. Als medewerker kan je je eigen urenbriefjes bekijken onder de knop Registratie. Dat kan je in een dag-, week- of maandoverzicht doen. Heb je alles goed geboekt?

2. Als de autorisatie als controller hebt, kan je hier alle werkbriefjes van alle medewerkers zien. Selecteer een naam rechtsboven en je ziet wat de medewerker heeft geboekt.

3. Novire voegt binnenkort rapportages toe aan de Qsuite, waarmee je als medewerker en leidinggevende in één oogopslag ziet hoeveel productie er geregistreerd is en of dat voldoende is.

4. Als controller kan je alle uren op een rij zien. Ga naar ‘tijd en facturatie’ en laadt de desbetreffende maand in. Maak je eigen lijst en exporteer naar Excel. Daar kan je met draaitabellen en selecties snel het overall beeld krijgen.

10

Hoe ongeveer?2 Waar bekijk ik de

geregistreerde activiteiten om deze te controleren?

1. Nog toevoegen.2. Activiteiten kan je os bekijken.3. Wanneer een activiteit ook een

groepsactiviteit is binnen de WLZ of de WMO (en onder de prestatie groepsbegeleiding of groepsbehandeling valt), dan kan je dit kenmerk meegeven.

4. De geregistreerde activiteiten komen dan ook als groepsprestatie in het overzicht ‘tijd en facturatie’ te staan, zodat je daarmee in één keer de declaratie naar de gemeente of het zorgkantoor kan opmaken.

11

Hoe ongeveer?3 Hoe controleer en

corrigeer ik de geregistreerde uren?

1. Door in Excel te controleren of doordat te doen in de werkbriefjes zelf, kan het zijn dat je onjuistheden ziet.

2. Ga in het desbetreffende werkbriefje en maak je correctie. Zolang de registratie niet geaccordeerd is (en het slotje nog niet gesloten) kan dit.

3. Je kunt als controller ook altijd weer een geaccordeerde regel ‘van het slot halen’.

4. Registraties kunnen oranje of groen zijn. Is deze oranje dan is er iets mee, zoals het ontbreken van een passende indicatie.

5. Klik je op de registratie, dan kan je zien wat er is. Alle wijzigingen worden ook bij de registratie opgeslagen zodat altijd navolgbaar is wat er is gebeurd.

12

Hoe ongeveer?4 Hoe controleer ik steeds

beter en makkelijker?1. Controleren kan je doen op

basis van losse regels, maar dan zie je geen verband.

2. Verbanden kan je al meer zien in draaitabellen.

3. Maar wij gaan je nog meer faciliteren met het leggen van verbanden. We gaan die samenhangende uitkomsten ook duiden in scores en percentages. Zodat je in één oogopslag ziet waar het beter kan.

4. In deze maand, maar ook in verhouding tot de afgelopen maanden.

5. Te verwachten in najaar / winter 2015.

13

Hoe ongeveer?5 Hoe accordeer ik

de geregistreerde uren?

1. Door in Excel te controleren of doordat te doen in de werkbriefjes zelf, kan het zijn dat je onjuistheden ziet. Ook straks, wanneer de dashboards gereed zijn, kan je daarin benodigde correcties zien.

2. Ga in het desbetreffende werkbriefje en maak je correctie. Zolang de registratie niet geaccordeerd is (en het slotje nog niet gesloten) kan dit.

3. Je kunt als controller ook altijd weer een geaccordeerde regel ‘van het slot halen’.

4. Registraties kunnen oranje of groen zijn. Is deze oranje dan is er iets mee, zoals het ontbreken van een passende indicatie.

5. Klik je op de registratie, dan kan je zien wat er is. Alle wijzigingen worden ook bij de registratie opgeslagen zodat altijd navolgbaar is wat er is gebeurd.

14

Hoe ongeveer?7 Hoe genereer ik

een factuur?

Dit wordt binnenkort toegevoegd.Genereer nu je factuur handmatig door de te declareren regels in Excel als verantwoording bij een op te maken factuur toe te voegen.Bij een meer geautomatiseerde versie van de facturatie kan je dadelijk een aantal regels – per maand, per klant, per week, per medewerker o.i.d. – selecteren en er een factuur van maken, of een declaratiebestand in een bepaald exportformaat (te bepalen per contract). Indien er voor uw omgeving een koppeling is gemaakt met Collabris voor het landelijke berichtenverkeer kunnen de facturen ook via dit landelijke berichtenverkeer worden verzonden.Voor de totale factuur of de afzonderlijke regels kunt u na betaling aangeven of de betaling is voldaan of dat er regels zijn uitgevallen waar nu (nog) geen betaling tegenover staat.

15

Hoe ongeveer?8 Hoe gebruik ik de

registraties t.b.v. de salarisadministratie?

1. Door een export van tijd en facturatie te maken van de betreffende maand;

2. Door een export te maken van verzuimuren;3. Door een export te maken van verlofuren;4. Door een export te maken van kilometers;5. Verwijder in de export van tijd en facturatie de

klantnamen en prestaties;6. Maak per export een draaitabel;7. Maak in de export van tijd en facturatie een

draaitabel op basis van medewerker ORT categorie en duur;

8. Herhaal het realiseren van een draaitabel voor verzuim, verlof en kilometers;

9. Stuur de draaitabellen zonder klantnamen door naar de salarisadministratie, zodat op basis van deze gegevens de salarissen opgemaakt kunnen worden.

16

Hoe precies?

Wil je meer weten? Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken. Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:

Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]

1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog

2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog

3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog

5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog

7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog

8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog

17

Hoe precies?

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

13. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar

18

Hoe precies?

Naam instructie [Instructie] [Video]

1. Hoe controleer ik de geregistreerde uren? Volgt nog Volgt nog

2. Hoe controleer ik de geregistreerde deelname aan activiteiten? Volgt nog Volgt nog

3. Hoe pas ik al geregistreerde productie aan? Volgt nog Volgt nog

4. Hoe accordeer ik productie? Volgt nog Volgt nog

5. Hoe factureer ik productie via een factuur? Volgt nog Volgt nog

6. Hoe factureer ik productie via landelijk berichtenverkeer? Volgt nog Volgt nog

7. Hoe verwerk ik betalingen? Volgt nog Volgt nog

Voor de volgende andere meer gedetailleerde handelingen rondom indicaties zijn devolgende instructies beschikbaar, of komen binnenkort beschikbaar

19

Het wordt nóg mooier

Novire werkt continue door aan het nog mooier maken van de Qsuite.

Wil je weten wat we gaan doen?In instructies vind je – waar van toepassing – een laatste pagina waarop staat vermeld wat we nog mooier gaan maken aan de al bestaande functionaliteiten.

Op de website van Novire kan je zien welke functionaliteiten gepland zijn voor wanneer. Ook kan je daar zien wat er aan de Qsuite in de afgelopen tijd is toegevoegd en wat er dus nu beschikbaar is om te gaan gebruiken. Novire kan adviseren en ondersteunen bij het beschikbaar maken en in gebruik nemen van deze functionaliteiten.

20