Handleiding LRP - Bijdragenadministratie · DevolgendehandleidingenzijnbeschikbaarvoorLRP4:...

Handleiding

BIJDRAGENADMINISTRATIE

LRP versie 4.0versie augustus 2019

De volgende handleidingen zijn beschikbaar voor LRP 4:

Handleiding LRP 4.0 Lokaal beheerder (augustus 2019)

Handleiding LRP 4.0 Ledenadministratie (augustus 2019)

Handleiding LRP 4.0 Bijdragenadministratie (augustus 2019)

Handleiding LRP Pastoraal medewerker online

c© Protestantse Kerk in Nederland

Hoewel deze handleiding met veel zorg is samengesteld kan de Dienstenorgani-satie geen aansprakelijkheid aanvaarden voor schade ontstaan door eventuelefouten en/of onvolkomenheden in deze handleiding.

Gebruikers van LRP worden geadviseerd voor actuele informatie te gaan naarlrp-netwerk.pkn.nl

https://lrp-doc.pkn.nl

https://lrp-netwerk.pkn.nl

Handleiding BA LRP

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave 5

I BIJDRAGENADMINISTRATIE 11

1 Inleiding 131.0 Doel van de ledenregistratie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131.1 Algemeen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141.2 Beveiliging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151.3 LRP-oefen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151.4 Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161.5 SEPA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

1.5.1 Wat is de SEPA? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171.5.2 IBAN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171.5.3 Europese overschrijving . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171.5.4 Europese incasso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

2 De Bijdragenadministrateur 212.0 Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

2.0.1 Taken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212.0.2 Fondsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212.0.3 Fonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

2.1 De (ouderling-)kerkrentmeester . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252.2 Inloggen met uw authenticatiesleutel . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

2.2.1 Wachtwoord wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272.2.2 Problemen bij inloggen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

2.3 Dashboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302.4 Meldingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

3 Fonds meerdere termijnen (Kerkbalans) 313.0 Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313.1 Quick Reference Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32Inrichting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373.2 Lokaal beheerder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

3.2.1 Financieel per (wijk)gemeente . . . . . . . . . . . . . . . . . 393.2.2 Algemeen per (wijk)gemeente . . . . . . . . . . . . . . . . . 393.2.3 Financieel per fonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Voorbereiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413.3 Bijdragenadministrateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

3.3.1 Type aanschrijfnaam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413.3.2 IBAN rekening gegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

3.3.2.1 IBAN koppelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423.3.3 Betaalwijzen en standaard betaalwijze . . . . . . . . . . . . 433.3.4 Financiële gegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

3.3.4.1 Grootboeknummer . . . . . . . . . . . . . . . . . 453.3.4.2 Standaard betaalschema . . . . . . . . . . . . . . 45

3.3.4.2.1 Betaalschema instellen in fonds . . . . . . 453.3.4.2.2 Betaalschema maken . . . . . . . . . . . . 45

ver. 4.0, augustus 2019 5

Handleiding BA LRP

3.3.4.3 Betaalschema op toezeggingsbrief . . . . . . . . 463.3.4.4 Afwijkingspercentage . . . . . . . . . . . . . . . . 463.3.4.5 Minimum bedrag incasso / acceptgiro . . . . . . . 463.3.4.6 Afsluiten vorig actiejaar . . . . . . . . . . . . . . 473.3.4.7 Toekennen via betalingskenmerk . . . . . . . . . 47

3.3.5 Instellingen fonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483.3.5.1 Koppel aan selectie . . . . . . . . . . . . . . . . . 493.3.5.2 Sortering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 543.3.5.3 Sortering beperken . . . . . . . . . . . . . . . . . 543.3.5.4 Toon toegezegd bedrag vorig jaar op SKG-scherm 55

3.3.6 Verzamelfonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 553.3.7 Geregistreerden met uitsluiting voor dit fonds . . . . . . . . 563.3.8 Jaargegevens per fonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Productie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 603.4 Selectie kiezen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613.5 Toezeggingsbrieven genereren en afdrukken . . . . . . . . . . . . . 623.6 Looplijsten genereren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68Verwerking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 693.7 Toezeggingen registreren en verwerken . . . . . . . . . . . . . . . . 71

3.7.1 Invoer toezeggingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 713.7.2 Digitale toezegging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 743.7.3 Toezegging wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 753.7.4 Toezeggingen automatisch genereren . . . . . . . . . . . . 773.7.5 Toezegging overzetten naar partner . . . . . . . . . . . . . 79

3.8 Incasso’s, acceptgiro’s en e-mails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 833.8.1 Vooraankondigingen genereren en afdrukken . . . . . . . . 863.8.2 Incasso’s, acceptgiro’s en iDEAL e-mails genereren . . . . . 883.8.3 Acceptgiro’s afdrukken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 933.8.4 Incassobestanden uit LRP downloaden . . . . . . . . . . . . 943.8.5 SKG/iDEAL e-mails vanuit LRP verzenden . . . . . . . . . . 94

3.8.5.1 E-mails corrigeren/opnieuw verzenden . . . . . . 953.9 Ontvangsten inboeken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

3.9.1 Handmatige invoer dagafschrift . . . . . . . . . . . . . . . . 993.9.1.1 Handmatig nieuwe ontvangsten invoeren . . . . 100

3.9.1.1.1 Type deelnemer Geregistreerde . . . . . . 1013.9.1.1.2 Type deelnemer Overig contact . . . . . . 102

3.9.1.2 Snelle invoer ontvangsten . . . . . . . . . . . . . 1043.9.1.3 Handmatig stornering verwerken . . . . . . . . . 105

3.9.2 Digitaal dagafschrift inlezen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1073.9.3 Boekingen met betrekking tot incasso’s . . . . . . . . . . . 114

3.9.3.1 Incassorun (automatisch) inboeken . . . . . . . . 1143.9.3.2 Incassorun (handmatig) inboeken . . . . . . . . . 1153.9.3.3 Incassoresultaat inboeken . . . . . . . . . . . . . 116

3.9.4 Recapitulatie boekstukken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116Nazorg en rapportages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1183.10 Nieuwe toezeggingsbrief genereren . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1183.11 Overzicht personen met brief zonder toezegging . . . . . . . . . . . 118

3.11.1 Opnieuw toezeggingsbrief genereren . . . . . . . . . . . . . 1193.11.2 Exporteren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

3.12 Aanmaken herinneringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1213.13 Archiveren/afsluiten actiejaar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

6 ver. 4.0, augustus 2019

Handleiding BA LRP

3.14 Financiële rapportages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

4 Fonds eenmalig vast bedrag (Solidariteitskas) 1314.0 Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1314.1 Quick Reference Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132Inrichting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1364.2 Lokaal beheerder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138





4.3.4.1 Grootboeknummer . . . . . . . . . . . . . . . . . 1434.3.4.2 Standaard betaalschema . . . . . . . . . . . . . . 1444.3.4.3 Minimum bedrag incasso / acceptgiro . . . . . . . 1444.3.4.4 Afsluiten vorig actiejaar . . . . . . . . . . . . . . 1444.3.4.5 Toekennen via betalingskenmerk . . . . . . . . . 145

4.3.5 Instellingen fonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1464.3.5.1 Koppel aan selectie . . . . . . . . . . . . . . . . . 1464.3.5.2 Sortering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1474.3.5.3 Sortering beperken . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

4.3.6 Geregistreerden met uitsluiting voor dit fonds . . . . . . . . 1494.3.7 Jaargegevens per fonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

Productie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1534.4 Selectie kiezen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1544.5 Brieven / toezeggingen genereren en afdrukken . . . . . . . . . . . 154

4.5.0.1 Genereren brieven (en tegelijk toezeggingen) . . 1554.5.0.2 Genereren toezeggingen voor de hele selectie . . 1594.5.0.3 Genereren acceptgiro’s na genereren toezeggin-

gen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1614.6 Looplijsten genereren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164Verwerking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1654.7 Ontvangsten inboeken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1654.8 Archiveren/afsluiten actiejaar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165Nazorg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

4.9.1 Overzicht personen zonder bijdrage . . . . . . . . . . . . . 1664.9.2 Aanmaken herinneringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1664.9.3 Financiële rapportages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

5 Fonds eenmalig vrij bedrag (Eindejaarscollecte) 1675.0 Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1675.1 Quick Reference Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168Inrichting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1725.2 Lokaal beheerder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173



Handleiding BA LRP




5.3.4.1 Grootboeknummer . . . . . . . . . . . . . . . . . 1785.3.4.2 Minimum bedrag incasso / acceptgiro . . . . . . . 1785.3.4.3 Afsluiten vorig actiejaar . . . . . . . . . . . . . . 1795.3.4.4 Toekennen via betalingskenmerk . . . . . . . . . 179

5.3.5 Instellingen fonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1805.3.5.1 Koppel aan selectie . . . . . . . . . . . . . . . . . 1805.3.5.2 Sortering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1825.3.5.3 Sortering beperken . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

5.3.6 Geregistreerden met uitsluiting voor dit fonds . . . . . . . . 1835.3.7 Jaargegevens per fonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184

Productie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1865.4 Selectie kiezen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1865.5 Acceptgiro’s/toezeggingen genereren en afdrukken . . . . . . . . . 1875.6 Looplijsten genereren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191Verwerking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1925.7 Ontvangsten inboeken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1925.8 Archiveren/afsluiten actiejaar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1925.9 Verjaardagsfonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1925.10 Financiële rapportages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

6 Financiële rapportages 1956.1 Machtigingsrapportage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1956.2 Invoerrapportage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1966.3 Rapportages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1966.4 Export financiële gegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

7 Algemene procedures 2017.1 Selecties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2017.2 Overzichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

7.2.1 Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2027.2.2 Verjaardagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2027.2.3 Jubilea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2037.2.4 Gedenkdagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2057.2.5 Nieuw ingekomenen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2067.2.6 Overledenen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

7.3 Vrije gebieden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2097.4 Groepen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

7.4.1 Geregistreerden toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2107.4.2 Selectie exporteren naar groep . . . . . . . . . . . . . . . . 2127.4.3 Geregistreerden importeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2127.4.4 Groep bewerken en verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . 214

7.5 Sorteringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2157.6 Werken met de planner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2167.7 Geregistreerden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

7.7.1 Niet in staat / wil niet bijdragen . . . . . . . . . . . . . . . . 218


Handleiding BA LRP

7.7.2 Uitsluiting voor fonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2187.8 Overige contacten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220

7.8.1 Overig contact opvoeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2207.8.2 Overig contact wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2227.8.3 Overig contact verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2227.8.4 Overig contact converteren . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

7.9 Pastorale eenheden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2257.10 Ambten & kerkelijke functies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2257.11 Raadplegen kerkelijk register . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

8 Afdrukken met LRP 2298.1 Mutatielijst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2298.2 Persoonskaart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2308.3 Pe-kaart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2308.4 Formulier nieuw-ingekomen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2308.5 Uitschrijfformulier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2318.6 Uitdraai via selectie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2318.7 Looplijst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

8.7.1 Aanpassen lay-out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2338.7.2 Mutaties op basis van vorige uitdraai . . . . . . . . . . . . . 2338.7.3 Looplijst beperken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234

8.8 Genereer document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

Lijst met afkortingen 238

Lijst van figuren en tabellen 239

Index 245


Handleiding BA LRP


Handleiding BA LRP

Deel I

BIJDRAGENADMINISTRATIE


Handleiding BA LRP


Handleiding BA LRP

1 Inleiding

1.0 Doel van de ledenregistratie

Het doel van de ledenregistratie is het kunnen beschikken over persoonsgegevensten behoeve van het functioneren van het kerkelijk leven en werken in de ruimstezin van het woord.Ten behoeve van het leven en werken van de gemeente wordt door of vanwege dekerkenraad ingericht en bijgehouden het register/de registers van de gemeentedan wel in een gemeente met wijkgemeenten de registers van de wijkgemeenten,bestaande uit:

• het register van leden van de (wijk)gemeente, waarin naast de doople-den en belijdende leden van de (wijk)gemeente ook de gastleden van de(wijk)gemeente zijn ingeschreven, en

• het register van de niet-gedoopte kinderen van leden van de (wijk)gemeenteen van degenen die blijk geven van verbondenheid met de (wijk)gemeente.

De (algemene) kerkenraad is de verantwoordelijke voor het register van de (wijk)-gemeente. De Generale Synode is de verantwoordelijke voor het register van deleden van alle gemeenten van de kerk, i.c. van de landelijke ledenregistratie.1

Ten behoeve van de hierboven beschreven landelijke ledenregistratie is LRPontwikkeld.

Doel van LRP

Voortvloeiend uit hetgeen in de Generale Regeling is geschreven over ‘het levenen werken van de gemeente’ hebben bij het ontwerpen van LRP drie aspectencentraal gestaan:

ZorgHet verlenen van pastorale en diaconale zorg bij doop, rouw, trouw, ziekte,armoede, etc. LRP zorgt voor een actueel en juist overzicht van de gege-vens van de gemeente waardoor adequaat kan worden ingesprongen opgebeurtenissen in het leven van gemeenteleden.

BetrokkenheidHet kunnen volgen van gemeenteleden bij verhuizingen geeft de lokalegemeente de gelegenheid zicht te houden op hen die hebben aangegevenmee te willen leven met de eigen gemeente. Door middel van de pastoraleeenheid kunnen jongeren die voor hun studie tijdelijk elders wonen betrokkenblijven bij de eigen gemeente.

Financiële zekerheidFinanciële zekerheid voor nu en de toekomst door gerichte fondswervingonder gemeenteleden, zowel voor de plaatselijke gemeente als voor landelijkbekende activiteiten zoals Kerkbalans. LRP heeft uitgebreide mogelijkhedenvoor het voeren van een bijdragenadministratie.

1Meer informatie in de ‘Generale regeling voor het inrichten en bijhouden van de registers vangemeente en kerk’ aan het einde van deze handleiding


1.1 Algemeen Handleiding BA LRP

1.1 Algemeen

Voor u ligt de Handleiding LRP (Leden Registratie Protestantse Kerk), het ledenre-gistratie programma van de Protestantse Kerk in Nederland.Het systeem biedt ondersteuning bij het plaatselijke kerkenwerk, volgens delaatste technische inzichten en mogelijkheden. Het ledenregistratie programma iseen hulpmiddel om in contact te komen en te blijven met leden van de gemeente,bij het pastoraat en het overige bezoekwerk. Tevens kan LRP worden ingezet voorKerkbalans en alle andere vormen van gerichte geldwerving binnen uw gemeente.

Hulpmiddel voor gemeentewerk

Het ledenregistratie programma van de Protestantse Kerk in Nederland is vanafhet begin ontwikkeld om het werk in de plaatselijke gemeente te ondersteunen.U kunt LRP op veel manieren inzetten: binnen uw gemeente gaat het bijvoorbeeldom het werk van predikanten, ouderlingen, diakenen en de kerkrentmeesters.Ook de regionale en landelijke organen hebben veel profijt van het werken meteen landelijk registratiesysteem, de informatie van de plaatselijke gemeenten isimmers altijd actueel.LRP kan worden gebruikt voor het ontwikkelen van activiteiten op het terrein vanpastoraat, acties in het kader van de diaconie, vragen in het kader van beleid,het ontwikkelen van een langetermijnvisie, etc.Alle gemeenten binnen de Protestantse Kerk in Nederland hebben te maken metLRP. Ook de dienstverlening van de Dienstenorganisatie (DO) en de afdelingInstitutionele ondersteuning (IO) verloopt via LRP.Gebruik van LRP is niet verplicht voor de gemeenten, maar er blijft voor iederegemeente wel de kerkordelijke verplichting om haar mutaties ten minste eenmaalper maand centraal aan te leveren.2

Landelijk overzicht

De Protestantse Kerk in Nederland telt ongeveer 1700 gemeenten met circa tweemiljoen leden. Binnen deze gemeenten zijn vele predikanten en nog veel meerkerkelijke medewerkers en vrijwilligers actief. Gezien dit grote aantal mensen ishet dus belangrijk een goed en actueel overzicht te hebben van de ‘landelijkegemeente’.LRP zorgt voor overzicht en inzicht in het ‘ledenbestand’ en de manier waarop deleden bij de kerk betrokken zijn. De cijfers maken het mogelijk relevant beleidte maken en een langetermijnvisie te ontwikkelen voor en door de ProtestantseKerk en haar gemeenten.

2Generale regeling voor het inrichten en bijhouden van de registers van gemeente en kerk,artikel 13, lid 1: ‘De gemeenten zijn gehouden om geregeld, maar in ieder geval eenmaal per maand,alle mutaties die haar ter kennis komen, op de gegevens die in de registers van de gemeenten zijnopgenomen, ten behoeve van de landelijke ledenregistratie aan de generale synode ter beschikkingte stellen, zulks met inachtneming van de door de generale synode gegeven richtlijnen.’


Handleiding BA LRP 1.2 Beveiliging

1.2 Beveiliging

Authenticatie

De toegang tot de informatie van geregistreerden in LRP goed gewaarborgd.Gebruikers krijgen alleen toegang tot het systeem met een persoonlijke authenti-catiesleutel.Deze ‘sleutel’ genereert, na een druk op de knop,een uniek getal. Dit getal is dynamisch, dat wilzeggen, het is eenmalig en voor een bepaalde tijdgeldig. Op basis van de combinatie van dit getalmet uw aanmeldnaam (uw e-mailadres) en hetwachtwoord, vindt identificatie plaats. Deze solide wijze van toegangsbeveiligingvoldoet aan de eisen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP).De beveiliging door middel van authenticatiesleutels maakt tevens een scheidingnaar functie en niveau mogelijk binnen LRP. Zo kunnen bijvoorbeeld de financiëlegegevens alleen door de bijdragenadministrateur worden ingezien en kunnengebruikersrollen voor een sectie (bijvoorbeeld pastoraal medewerker), wijkge-meente of de hele gemeente (bijvoorbeeld bijdragen- en/of ledenadministrateur)worden aangewezen.U kunt aangeven dat medewerkers van de afdeling Institutionele ondersteuningvan de Dienstenorganisatie toegang mogen krijgen tot uw gegevens, uiteraardalleen in die gevallen, waarbij zij u ondersteuning bieden.Het LRP systeem zelf (hard- en software) en de technische infrastructuur eromheen zijn beveiligd, er is alles aan gedaan om onbevoegden te weren.Mocht u desondanks informatie hebben dat er sprake is van ongeoorloofde pogin-gen om toegang tot LRP te krijgen, dan verzoeken wij u dit zo spoedig mogelijk temelden telefonisch op 030 - 880 1777 of via e-mail: [email protected] Dienstenorganisatie zal in toepasselijke gevallen aangifte doen van computer-vredebreuk.

Beschikbaarheid

Doordat LRP een centrale, internet-gebaseerde applicatie is worden de toeganke-lijkheid en beschikbaarheid centraal verzorgd en beheerd. Back-ups en uitwijkgaranderen een zo hoog mogelijke beschikbaarheid van LRP.Onderhoud aan software (patches, updates en upgrades) en hardware wordtuitgevoerd op momenten dat gebruikers hier zo min mogelijk last van hebben.In voorkomende gevallen wordt lrp-oefen.pkn.nl als alternatief ter beschikkinggesteld voor het kunnen raadplegen van de laatstbekende gegevens. Geplandonderhoud wordt, voor zover van invloed op de beschikbaarheid, bijtijds aange-kondigd.

1.3 LRP-oefen

Om u in de gelegenheid te stellen op een veilige manier bepaalde handelingen(mutaties, in- en uitschrijven, financiële handelingen, herindelen secties, etc. etc.)uit te proberen - zonder gevolgen voor uw échte registratie - is de oefenomgeving


mailto:[email protected]

http://lrp-oefen.pkn.nl/

1.4 Support Handleiding BA LRP

LRP-oefen in het leven geroepen. Op het adres lrp-oefen.pkn.nl kunt u inloggenmet uw eigen inlognaam, sleutel en wachtwoord waarna u toegang krijgt tot deoefenomgeving van uw (wijk)gemeente.Deze oefenomgeving is te herkennen aan de opvallend afwijkende kleurstellingvan de vensters en schermen, daarnaast wordt de naam van uw gemeente enwijkgemeente(n) voorafgegaan door het woord OEFEN.Iedere maand rondom de 15e worden de gegevens van LRP gekopieerd naarLRP-oefen, met uitzondering van de gegenereerde banken pdf-bestanden welkeu in de oefenomgeving opnieuw kunt genereren.De handelingen en wijzigingen die u in LRP-oefen doorvoert hebben geen enkelgevolg voor de gegevens van uw gemeente in LRP. Het is goed mogelijk vanuit deoefenomgeving acceptgiro’s en bankbestanden te genereren, het is niet mogelijkdeze acceptgiro’s en bankbestanden verder te verwerken in het échte LRP, dit zaltot problemen leiden!

1.4 Support

Voor vragen staan de ledendesk en de orderdesk van het LRP-team ter beschik-king. Tevens kunt u gebruik maken van het online platform lrp-netwerk.pkn.nl,waar u zich ook kunt aanmelden voor de gratis nieuwsbrief LRP.Bij specifieke vragen over de werking en het gebruik van LRP of bij concreteproblemen kunt u contact opnemen met de ledendesk van het LRP-team: e-mail:[email protected] vragen over de extra dienstverlening door de Dienstenorganisatie ten be-hoeve van de gemeenten - hierbij valt te denken aan het laten uitvoeren vanallerlei opdrachten zoals het afdrukken van acceptgiro’s, (herinnerings)brievenof registers, het verzorgen en verwerken van automatisch incasso’s en andere(SEPA) bankbestanden, etc. - kunt u contact opnemen met de orderdesk vanhet LRP-team: e-mail: [email protected] en lrp-netwerk.pkn.nl



http://lrp-netwerk.pkn.nl



https://lrp-netwerk.pkn.nl

Handleiding BA LRP 1.5 SEPA

1.5 SEPA

1.5.1 Wat is de SEPA?

In het eurogebied betalen we elkaar met euro’s, zowel contant als giraal via debetaalrekening. Contant kunnen we overal met dezelfde ‘Europese’ munten enbankbiljetten terecht.Sinds 2014 gebruiken we het International Bank Account Number (IBAN) voorbinnenlandse en grensoverschrijdende eurobetalingen en girale betaalmiddelendie voor het hele eurogebied gelden: overschrijvingen en incasso’s.

1.5.2 IBAN

Voor eurorekeningen worden in heel Europa internationale bankrekeningnummers(IBAN) gehanteerd worden. Daarnaast is voor de onderlinge verwerking vanbetalingen tussen banken een bankidentificatiecode (BIC) nodig:

• IBAN betekent International Bank Account Number, de IBAN bestaat uit 18cijfers en letters.

• BIC staat voor Bank Identifier Code, de BIC is een internationale identifica-tiecode van een bank of bankkantoor. Een BIC bestaat uit 8 of 11 tekens.

Ook voor binnenlandse betalingen wordt de IBAN gebruikt worden. De BIC is eencode om bij de verwerking van een transactie de juiste bank of vestiging van eenbank te bereiken; deze is dus alleen van belang voor de interbancaire verwerkingen zal door de banken toegevoegd worden.Een Nederlandse IBAN is het oude BBAN rekeningnummer, voorafgegaan door delandcode NL, een 2-cijferig controlegetal en de (verkorte) naam van bank. HetNederlandse IBAN ziet er bijvoorbeeld voor rekeningnummer 123456789 als volgtuit: NL89 BANK 0123 4567 89

1.5.3 Europese overschrijving

De Europese overschrijving is gebaseerd op de standaard van de SEPA CreditTransfer (SCT). Voor de Europese overschrijving worden soms andere namengehanteerd, zoals SEPA overschrijving of Eurobetaling. Met de Europese over-schrijving kan in heel Europa geld tussen euro-rekeningen overgeboekt worden.

1.5.4 Europese incasso

Met de standaard SEPA (of Europese) incasso kunt u binnen het gehele eurogebiedincasseren of geïncasseerd worden.De standaard SEPA incasso is in de basis gelijk aan het (oude) Nederlandse modelwaarbij de machtiging geregeld wordt tussen geïncasseerde en de incassant enwaarbij de incassant vervolgens het initiatief neemt voor de betaling (incasso).

Gebruik van IBAN en BIC


1.5 SEPA Handleiding BA LRP

U bent verplicht om zowel de IBAN als de BIC mee te geven in het incassobestand,LRP zorgt daarvoor bij het aanmaken van de incassobestanden.

MachtigingIn LRP zijn standaard machtigingsformulieren (sjablonen) beschikbaar die voldoenaan de eisen die binnen SEPA aan de machtiging worden gesteld.U kunt een machtigingsformulier ook zelf ontwerpen of gebruik maken van hetvoorbeeld dat door de Nederlandse Betaalvereniging is gemaakt.Bij een eigen ontwerp dienen de volgende gegevens minimaal op het formulier testaan:

• in de titel moet het woord SEPA staan en de melding doorlopend of eenmalig;

• naam, adres, woonplaats van de incassant;

• incassant-ID; unieke incassant code te ontvangen van de bank;

• kenmerk van de machtiging; unieke code door incassant toe te kennen aanelke geïncasseerde;

• standaard toestemmingstekst afhankelijk van het type machtiging (eenmaligof doorlopend); (Zie voorbeeld machtiging van de Nederlandse Betaalvere-niging)

• naam, adres, woonplaats van de geïncasseerde;

• IBAN van de geïncasseerde;

• plaats en datum ondertekening;

• handtekening van de geïncasseerde.

De machtiging dient apart overeengekomen te worden. Indien u gedurende36 maanden geen gebruik heeft gemaakt van een machtiging of gedurende 36maanden niet succesvol heeft kunnen incasseren vervalt de machtiging.

Incassovarianten en aanleveringDe Europese incasso kent een doorlopende incasso en een eenmalige variant.

Aanlevering moet bij een standaard Europes incasso minimaal 2 werkdagen vóór‘settlement’ aangeleverd worden.De Europese incasso kent ook een laatste incasso (final), LRP maakt hier echtergeen gebruik van.

Aanlevering van SEPA batchoverboekingenLRP genereert geldige incassobestanden in het ISO XML 20022 formaat(PAIN008.001.02) zoals dit door de Nederlandse Betaalvereniging is beschreven.

Aanlever- en verwerkingstijdenDe standaard SEPA incasso kent de volgende tijdlijnen:


Handleiding BA LRP 1.5 SEPA

datum settlement actie- 14 werkdagen incassant informeert de geïncasseerde- 2 werkdagen aanlevering door de incassant van incasso opdrachten- 1 werkdagen laatste annuleringsmogelijkheid0 werkdagen bij- en afschrijving van de incasso-opdracht bij de incas-

sant en geïncasseerde+ 5 (+2) werkdagen laatste storneringsmogelijkheid voor de bank van de

geïncasseerde+ 56 (+2) dagen laatste storneringsmogelijkheid voor de geïncasseerde+ 13 maanden laatste betwistingsmogelijkheid voor de geïncasseerde

(melding ongeldige incasso)+ 36 maanden machtigingen die 36 maanden niet zijn gebruikt worden

ongeldig

Tabel 1: Aanlever- en verwerkingstijden automatische incasso

Annulering van incasso’sHet intrekken van de door u reeds aangeboden incasso-bestand verschilt perbank.

Terugboeken/tegenhouden van opdrachten

Geïncasseerden hebben het recht om een incasso-opdracht te weigeren of terugte (laten) boeken. Als zij het niet eens zijn met een afgeschreven bedrag, kunnenzij binnen een termijn van 8 weken contact opnemen met hun eigen bank om hetbetreffende bedrag terug te laten boeken.Voor een incasso waarvoor geïncasseerde geen machtiging heeft verstrekt ofwaarvoor geïncasseerde de machtiging heeft ingetrokken (onterechte incasso) isdeze termijn zelfs 13 maanden.Als incassant zijn er diverse mogelijkheden om een incasso-opdracht tegen tehouden (vóór settlement) of terug te laten draaien (ná settlement).


Deze bladzijde is opzettelijk leeg gelaten.

Handleiding BA LRP

2 De Bijdragenadministrateur

2.0 Inleiding

2.0.1 Taken

Als bijdragenadministrateur beheert u in LRP de bijdragenadministratie vooreen gemeente en/of wijkgemeente. Het gaat hierbij om het initiëren, verwerkenen opvolgen van geldwervingsacties voor uw lokale gemeente of voor de landelijkekerk.De BA heeft als taak om de administratie rondom fondsen en acties te verwerkenin LRP.Met behulp van selecties worden gemeenteleden en mogelijke deelnemers aaneen fonds gekoppeld. Vanuit het fonds worden de deelnemers met een briefaangeschreven, worden acceptgiro’s afgedrukt of iDEAL e-mails verzonden ofworden - ten behoeve van automatische incasso - machtigingen geregistreerd,vooraankondigingen gegenereerd en vindt tenslotte automatische incasso plaatsen worden herinneringen afgedrukt.Tevens behelst de bijdragenadministratie de verwerking en verantwoording van deontvangsten: bijdragen aan fondsen en de verwerking van bijvoorbeeld spontanegiften en collectes ten behoeve van uw lokale gemeente en de landelijke kerk.Over allemachtigingen, toezeggingen en ontvangsten kunnen rapportages wordengemaakt ten behoeve van de financiële verantwoording.

R LRP biedt uitgebreide administratieve ondersteuning, het is echter geenboekhoudpakket.

Het aanmaken van fondsen en het beheer van IBAN´s wordt in LRP gedaan doorde lokaal beheerder (LB).

Oefenen

Als BA heeft u wellicht behoefte om bepaalde handelingen ‘bij wijze van proef’ uitte kunnen voeren. Daartoe is de oefenomgeving lrp-oefen in het leven geroepen.Op het adres lrp-oefen.pkn.nl kunt u inloggen met uw eigen naam, wachtwoorden sleutel waarna u toegang krijgt tot de oefenomgeving van uw (wijk)gemeente.Zie voor meer informatie paragraaf 1.3 LRP-oefen.

2.0.2 Fondsen

Bij een fonds gaat het om een fondswervende actie of een financieel doel (o.a.actie kerkbalans, solidariteitskas, etc.) waarbij een persoon (gemeentelid of overigcontact) wordt uitgenodigd voor een bepaalde tijdspanne een geldelijke bijdragete leveren.

2.0.3 Fonds

Bij een fonds gaat het om een fondswervende actie of een financieel doel (kerk-balans, solidariteitskas, actie t.b.v. wijkkas, giften voor een bepaald doel) waarbijeen een persoon (gemeentelid of overig contact) wordt uitgenodigd een geldelijkebijdrage te leveren.Na toezegging van een bijdrage wordt men deelnemer aan het betreffende fonds.Deze toezegging geldt voor een eenmalige bijdrage of voor een bijdrage - ineens



2.0 Inleiding Handleiding BA LRP

of in termijnen - voor een bepaalde tijd (maximaal een jaar). De hoogte van debijdrage wordt meestal door de deelnemer zelf bepaald, uitzondering hierop isbijvoorbeeld de solidariteitskas.In LRP bestaan twee soorten fondsen, het ‘standaard’ fonds en een verza-melfonds met subfondsen.Bij een verzamelfonds (ook wel gemeentefonds genoemd) is sprake van eenverzameling fondsen van gelijke type waarbij het verzamelfonds op gemeenteniveau en de bijbehorende subfondsen op wijkgemeente niveau zijn aange-maakt. Het verzamelfonds toont de totalen (bedragen, deelnemers, etc.) van deeraan gekoppelde onderliggende subfondsen.Dit concept maakt het mogelijk om wijkgemeenten te autoriseren voor huneigen fonds en daarnaast de gemeente te autoriseren voor alle fondsen in hetverzamelfonds.Een tweede aspect is het mogelijk maken van (een zekere mate van) autonomiebij het inrichten van wijkfondsen, zo kunnen / mogen de selecties per wijkfondsverschillen (bijvoorbeeld de criteria, al dan niet doelgroep-gericht aanschrijvendoor gebruik te maken van subselecties).

Schematisch

verzamelfondstype A

subfonds 2type A

subfonds 1type A

subfonds 3type A

Figuur 1: Verzamelfonds en subfondsen

LRP kent drie fondstypen:

• herhaaldelijk incasseren op basis van een vrij bedrag,financiële actie of doel waarbij de deelnemer een zelf te bepalen bedrag perjaar in een of meerdere termijnen betaalt of wordt geïncasseerd (bijvoorbeeldkerkbalans).

• eenmalig incasseren op basis van een vast bedrag,financiële actie of doel waarbij de deelnemer eenmalig een van tevoren be-paald vast bedrag in één termijn betaalt of wordt geïncasseerd (bijvoorbeeldsolidariteitskas).

• eenmalig incasseren op basis van een vrij bedrag,financiële actie of doel waarbij de deelnemer een zelf te bepalen bedrag perjaar in één termijn betaalt of wordt geïncasseerd (bijvoorbeeld eindejaarscol-lecte, paascollecte, diaconale najaarsactie, ZWO-bijdrage, verjaardagsfonds,eenmalige actie op wijkniveau).

Afhankelijk van wat door de LB is vastgelegd voor de IBAN die aan het betreffendefonds is gekoppeld en wat er door de BA in het fonds is ingesteld kan gekozen


Handleiding BA LRP 2.0 Inleiding

worden voor vier verschillende betaalwijzen: acceptgiro, automatische incasso,overig en SKG/iDEAL.

De keuze voor fonds en binnen fonds voor het type fonds bepaalt in hoge matede werkwijze en mogelijkheden in de verwerking in LRP. Deze werkwijze wordt inafzonderlijke paragrafen beschreven.


2.0 Inleiding Handleiding BA LRP

Hierna een schematische weergave van de diverse mogelijkheden en de bijbeho-rende paragrafen in deze handleiding.

Bijdragen-administratie

fonds(paragraaf 2.0.3)

fondstype

eenmaligvast bedrag(paragraaf 4)

meerdere termij-nen vrij bedrag(paragraaf 3)

eenmaligvrij bedrag(paragraaf 5)

Figuur 2: Schematisch overzicht fonds


Handleiding BA LRP 2.1 De (ouderling-)kerkrentmeester

2.1 De (ouderling-)kerkrentmeester

De kerkrentmeester heeft een verantwoordelijke taak: financiën, beheer,veiligheidsbeleid, archief, personeelsbeleid, geldwerving en Kerkbalans . . .Een kerkrentmeester is zowel lid van de kerkenraad, als van het collegevan kerkrentmeesters. Dit college beheert de financiën en gebouwen vande gemeente en zorgt ervoor dat de gemeente een goede en betrouwbarewerkgever kan zijn.Bron: website PKN

Ten behoeve van een waarnemende taak in de bijdragenadministratie is de functievan (ouderling-)kerkrentmeester gemaakt.De kerkrentmeester (KR) kan alles raadplegen waar de bijdragenadministrateur(BA) toegang toe heeft. De KR kan echter niets invoeren, wijzigen of verwijderen(read-only). Uitzondering hierop is het herberekenen van de totalen van eenactiejaar van een fonds en een verzamelfonds.Deze functie kan door de LB aan een sleutel worden gekoppeld op dezelfde manierals alle andere functies binnen LRP. De KR moet, net als de BA, door de lokaalbeheerder (LB) als gebruiker aan een fonds worden gekoppeld.

R De functie van KR kan in LRP niet met andere functies worden gecombineerd.


Handleiding BA LRP 2.2 Inloggen met uw authenticatiesleutel

2.2 Inloggen met uw authenticatiesleutel

1. Open uw browser (bij voorkeur Firefox, Chrome of Microsoft Edge) en typein de adresbalk van de browser: lrp.pkn.nlRLet op: Het adres van LRP begint niet met www!Het door u ingegeven adres verandert vanzelf in het beveiligde adreshttps://lrp.pkn.nl/Het volgende scherm verschijnt:

Figuur 3: Loginvenster

2. Uw naam is het e-mailadres dat u aan uw lokaal beheerder hebt doorgege-ven.

3. Het wachtwoord is het wachtwoord dat u via hetzelfde e-mailadres hebtontvangen.RLet op: zowel de naam als het wachtwoord zijn hoofdlettergevoelig!

4. In het veld sleutel vult u de code in die, nadat u hebt gedrukt op het knopjevan de authenticatiesleutel, in het venster (display) verschijnt.

Figuur 4: Autheticatiesleutel

5. Klik in het inlogscherm op de knop Login.

R Het door de LB toegewezen wachtwoord kan door de gebruiker zelfworden gewijzigd. Ga naar Gebruikers in het menu Beheer. Vul eennieuw wachtwoord in en klik op Opslaan.

6. Het startscherm van LRP verschijnt (als dit niet goed opent dient u hetscherm te verversen met de functietoets F5).

2.2.1 Wachtwoord wijzigen

1. Het wijzigen van het wachtwoord kan door de gebruiker zelf worden gedaan.Ga naar Mijn gegevens in het menu Beheer. Vul een nieuw wachtwoordin en klik op Opslaan.

2. Indien niet meer kan worden ingelogd in LRP dient een nieuw wachtwoordte worden verstrekt door de lokaal beheerder.Deze kan een door de gebruiker op te geven nieuw wachtwoord invoeren of


http://lrp.pkn.nl

2.2 Inloggen met uw authenticatiesleutel Handleiding BA LRP

het wachtwoord resetten waarna dit automatisch wordt toegezonden aande gebruiker. (Dit werk alleen indien de inlognaam van de gebruiker enegeldig e-mailadres is!)Voor meer informatie zie de handleiding Lokaal Beheerder, paragraaf 2.4.2Gebruiker bewerken.

2.2.2 Problemen bij inloggen

Het kan zijn dat het inloggen in LRP niet lukt, dit kan verschillende oorzakenhebben.

1. Verkeerde combinatie naam / wachtwoord / sleutel.Als veiligheidsmaatregel wordt een gebruiker na drie foutieve inlogpogingen(automatisch) voor vijf minuten geblokkeerd. Gedurende deze tijd kan ermet de betreffende gebruikersnaam niet worden ingelogd.Vergewis u ervan dat u de juiste gebruikersnaam en wachtwoord ge-bruikt; de gebruikersnaam en het wachtwoord zijn hoofdlettergevoelig!De code van de authenticatiesleutel is maar gedurende korte tijd (ca. 10seconden) geldig, u dient deze direct na weergave in het venstertje in tetypen in het veld Sleutel. Genereer nogmaals een code door te drukkenop het knopje van de authenticatiesleutel en vul deze code in in het veldSleutel; controleer ook dat u de juiste authenticatiesleutel gebruikt ingevalu over meerdere authenticatiesleutel beschikt.Na 5 minuten schakelt LRP de gebruikersnaam weer vrij om in te loggen.

2. Internetadres onjuist.Het adres in de adresbalk van uw browser moet luiden: https://lrp.pkn.nl/(let op het https). Ververs deze pagina met de toets [F5] of met de toetsen[Ctrl]+[F5].Lukt het inloggen nog niet, neem dan contact op met uw lokaal beheerder(en voor de LB neem contact op met de helpdesk LRP).

3. Browsergeschiedenis.Omdat LRP via een browser functioneert kan het incidenteel voorkomen datzich in de cache van uw browser verkeerde / verouderde ’software’ bevindt.Dit wil wel eens gebeuren als de software van LRP wordt vernieuwd.Dit probleem is eenvoudig op te lossen door in uw browser de cache telegen. Het legen van de cache (browsergeschiedenis) verschilt per browseren per versie van de browser. Een algemeen geldende instructie kunnen wedan ook niet geven. In veel (moderne) browsers werkt de toestcombinatie[CTRL] + [SHIFT] + [DELETE].

R Vergewis u er wel van dat u alleen de browsergeschiedenis weggooit,niet uw cookies of wachtwoorden o.i.d!

4. Synchroniseren.De melding ‘Uw sleutel kon niet worden geauthenticeerd. Wilt u proberente synchroniseren?’ verschijnt onder de knop Login in beeld. Dit betekentdat uw naam en wachtwoord juist zijn maar dat LRP de code van uw sleutelniet kan valideren.

• klik in het inlogscherm op synchroniseren;


http://lrp.pkn.nl

Handleiding BA LRP 2.2 Inloggen met uw authenticatiesleutel

Figuur 5: Sleutel synchroniseren

• onder de velden Naam enWachtwoord verschijnen twee velden om(sleutel)codes in te brengen;

• vul opnieuw uw naam en wachtwoord in;• vul in het veld Sleutel #1 de code in die verschijnt na het drukken ophet knopje van de authenticatiesleutel (‘digipass’);

• druk vervolgens herhaaldelijk op het knopje van de authenticatiesleuteltotdat er een nieuwe code verschijnt;

• vul dit nummer in in het veld Sleutel #2 en klik op de knop Login.

Lukt het inloggen nog niet, neem dan contact op met uw lokaal beheerder.

R Let op: het is niet mogelijk in dezelfde browser gelijktijdig met twee verschil-lende rollen in te loggen in LRP. Dit is alleen mogelijk indien gebruik wordtgemaakt van verschillende browser-programma’s op dezelfde computer.Het is wel mogelijk om in dezelfde browser met dezelfde rol in twee vensters(of tabbladen) verschillende menu’s open te hebben in LRP.

P Tip: bijna elke browser beschikt over een optie om de browser ‘full screen’te tonen, vrijwel altijd te activeren door op F11 te drukken. Hierdoor wor-den de locatiebalk, de toolbars en de tabbladen onzichtbaar en wordt hetwerkscherm maximaal groot. Om het ‘full screen’ weer ongedaan te makendrukt u nogmaals op de functietoets F11.


2.3 Dashboard Handleiding BA LRP

2.3 Dashboard

Zie de online handleiding op lrp-doc.pkn.nl

2.4 Meldingen



https://lrp-doc.pkn.nl/bijdragenadministratie/dashboard

https://lrp-doc.pkn.nl/bijdragenadministratie/meldingen

Handleiding BA LRP

3 Fonds meerdere termijnen (Kerkbalans)

3.0 Inleiding

In deze paragraaf beschrijven we de procedure voor een financiële actie / eenfonds waarbij in één of meerdere termijnen per jaar kan worden betaald. In deregel wordt in meerdere termijnen betaald. De actie Kerkbalans is hier eenbelangrijk voorbeeld van.Voor het gemak spreken we in deze paragraaf over ‘Kerkbalans’ waar elke finan-ciële actie / elk fonds met één of meerdere termijnen wordt bedoeld.Tevens gaan we er in deze paragraaf van uit dat we het Huidig jaar bewerken.De hier beschreven werkwijze is echter van toepassing op elk (actie)jaar.De jaarcyclus van de actie Kerkbalans bevat de volgende handelingen en acties:

Voorbereiding

Productie

Verwerking

Nazorg

Figuur 6: Jaarcyclus actie kerkbalans

Hierna worden de diverse handelingen en acties in de vorm van een ‘QuickReference Guide’ weergegeven.


3.1 Quick Reference Guide Handleiding BA LRP

3.1 Quick Reference Guide

Lokaal beheerder - voorbereiding

Financieel• Controleer of alle IBAN´s nog actueel zijn. IBAN, BIC, (verkorte) tenaamstelling, etc.• Controleer betaalwijzen/contracten. De volgorde is bepalend voor de volgorde opde toezeggingsbrief.

• Kies het juiste contracttype acceptgiro, voor het zelf afdrukken heeft u een C-contractnodig (daar zijn voorwaarden aan verbonden).

• Indien automatische incasso wordt gebruikt, dan zijn de incassant-ID,machtigings-ID, -type en datum ondertekening verplicht.

• Na het koppelen van een IBAN aan het fonds zijn alle betaalwijzen van de IBANbeschikbaar in het fonds. De bijdragenadministrateur (BA) kan (ongebruikte) betaalwij-zen uit het fonds verwijderen waardoor deze niet op het toezeggingsformulier wordenafgedrukt.

Sjablonen• De brieven worden als gemeentesjablonen door de lokaal beheerder (LB) gemaakten aangepast.

– toezeggingsbrief en toezeggingsbrief (herhaling) (voor personen niet opde eerste brief hebben gereageerd), vrije brief en iDEAL e-mail toezegging;

– vooraankondiging (om het voornemen tot incasso aan te kondigen);Een toezeggingsbrief kan ook als vooraankondiging enmachtiging voor automa-tische incasso fungeren. Hiertoe wordt op de toezeggingsbrief extra informatie(SEPA-gerelateerd) afgedrukt.

– brief met aangehechte acceptgiro (voor voldoen termijn(en));– herinneringsbrief en -e-mail;

• Op de toezeggingsbrief kan informatie uit een vorige toezegging/actiejaar wordenafgedrukt.

• Via een vooraankondiging (met vermelding incassotermijnen, bedragen, incassant-ID, etc.) informeert u deelnemers met betaalwijze automatische incasso (ten minste14 dagen van tevoren) dat incasso gaat plaatsvinden.

• Het geregistreerdenummer kan als barcode op het toezeggingsformulier wordenafdrukken. Met behulp van een handscanner kan bij snelle invoer toezeggingen hetgeregistreerdenummer worden gescand.

• Samen met een toezeggingsbrief kunt u ook een Vrije brief met de meest voorko-mende velden uit LRP genereren.

• Naast brieven kunt u gemeenteleden ook via e-mail uitnodigen voor het invullenvan een online toezeggingsformulier. Meer informatie hierover bij SKG.

Fondsen• De LB maakt een fonds aan van het type herhaaldelijk vrij bedrag.Voor een verzamelfonds verwijzen we naar elders in deze handleiding.

• Vul de vaste gegevens van het fonds in.• Koppel een IBAN aan het fonds. De betaalwijzen van de IBAN zijn nu beschikbaar inhet fonds, de bijdragenadministratie (BA) kan later betaalwijzen verwijderen voor ditfonds.

• Vul de overige gegevens in onder Financiële gegevens, Instellingen fonds enBetaalwijzen.

• Tegelijk met de brieven kan ook een looplijst worden afgedrukt. (Zie hierna)


Handleiding BA LRP 3.1 Quick Reference Guide

Lokaal beheerder - voorbereiding (vervolg)

Overige• De LB maakt - ten behoeve van de looplijsten - vrije gebieden aan. De looplijsten wor-

den volgens (zelf te selecteren) vrije gebieden gegroepeerd en daarbinnen gesorteerdafgedrukt.

• Kies een sortering uit de standaardsorteringen, maak indien gewenst een eigen sor-tering aan. (De sortering van het fonds heeft voorrang boven de sortering van deselectie)

• Voeg LRP-gebruikers (met rechten als BA) toe aan het fonds, alleen deze gebruikerskunnen met het fonds werken.

• Oefen het aanmaken en inrichten/voorbereiden van een fonds in de oefen-omgevingvan LRP.

Bijdragenadministrateur

Voorbereiding• De deelnemers in een fonds worden bepaald met behulp van een selectie. Metbehulp van subselecties kunnen specifieke doelgroepen of bestaande deelnemerseen aparte brief ontvangen.

• Geregistreerden uitzonderen kan per fonds of met ’Wil nooit bijdragen’ of ’Niet in staatbij te dragen’. Geregistreerden die geen contact wensen (of mogelijk) moeten metde juiste selectiecriteria worden uitgesloten.

• Overige contacten kunnen deelnemen aan een fonds, ze moeten handmatig aanhet fonds worden toegevoegd. (Te overwegen is hen als vriend te registreren).

• Gemeenten met wijkgemeenten kunnen met (sub)fondsen per wijkgemeente en eenverzamelfonds voor de gemeente werken.

• Looplijsten worden volgens vrije gebieden gegroepeerd en daarbinnen gesorteerdafgedrukt.

• Selecteer een standaard betaalschema. Dit betaalschema kan verplicht op debrieven worden afgedrukt en wordt bij het invoeren van een nieuwe toezeggingstandaard ingevuld.

• Controleer het sjabloon voor de vooraankondiging en genereer (in elk geval vóór hetregistreren van nieuwe toezeggingen) vooraankondigingen voor de reeds bestaandedeelnemers met betaalwijze automatisch incasso.


Productie• Controleer indien nodig de selectie van het fonds en de de gekoppelde sjablonen(toezeggingsbrieven, vrije brief, e-mail) en genereer brieven/e-mails. Maak eenkeuze voor het tegelijk genereren van looplijsten en/of vrije brieven. Met behulp vansubselecties kunnen specifieke doelgroepen een aparte brief ontvangen. Bestaandedeelnemers kunnen ook de toezeggingsbrief ontvangen, of met behulp van eensubselectie een aparte brief (niet zijnde vooraankondiging) krijgen.

• Looplijsten die gelijktijdigmet de brieven worden gegenereerd kunnen in het formaatpdf (mét bladsprong) of CSV worden gemaakt.


http://lrp-oefen.pkn.nl





Bijdragenadministrateur (vervolg)

Afdrukken• Voor het afdrukken van acceptgiro’s (combola’s) dient u in het bezit te zijn vaneen juist acceptgiro-contract. Deze sluit u af met uw bank.Alvorens zelf acceptgiro’s te mogen afdrukken dient u eerst een testbestand aan temaken, zelf af te drukken en te laten goedkeuren.

• Bij de toezeggingsbrieven kan gebruik worden gemaakt van een A4/A5 vensterenve-loppe. Ook kunnen rechtstreeks vanuit het overzicht uitnodigingen direct etikettenworden afgedrukt.

Registreren• Verwerk de retour ontvangen en ondertekende toezeggingsformulieren als toezeg-ging (deelnemer) en archiveer deze voor betaalwijze automatische incasso alsmach-tiging en bewijs van vooraankondiging.

• Registreer bij betaalwijze automatische incasso de datum ondertekening van demachtiging. (machtigings-ID en -type worden automatisch gevuld).

• Met behulp van de machtiginsrapportage kan een overzicht worden gegenereerdvan aanwezige (geldige) machtigingen.

• Bij een fonds zonder betaalwijze automatische incasso is het mogelijk in één keer vooriedereen een toezegging te genereren. Maak hierbij een keuze welke gegevensmoeten worden overgenomen: voor de standaard waarden van het fonds, of historischegegevens van afgelopen jaar of laatst bekende gegeven.

Maandelijks genereren• Genereer - eventueel los en apart van elkaar - incasso’s, acceptgiro’s en SKG/iDEAL e-mails. Acceptgiro’s kunnen in de vorm van 3 per blad of brief met acceptgiroworden gegenereerd.

• Geef voor het incassobestand aan de maand en incassodatum aan. Denk omtijdige aanlevering van incassobestanden aan de bank. Het genereren van incasso-bestanden kan ook voor heel het jaar worden ingepland.

• Direct na genereren kan het incassobestand automatisch worden verwerkt totboekstuk dat op de incassodatum wordt verwerkt.

• Alle gegenereerde bestanden bevinden zich onder de verzameldocumenten. SKG/iDEAL e-mailsmoeten vanuit de verzameldocumenten worden verzonden en kunnendaar ook gecorrigeerd/opnieuw verzonden worden.




Inboeken• De ontvangsten en storneringen worden geboekt in een boekstuk. LRP kent drietypen boekstukken: handmatig, digitaal, incassorun.

• Met type handmatig voert u een ontvangst of een stornering handmatig in. Dit kanvia snelle invoer of via ‘normale’ invoer ontvangst.Bij snelle invoer wordt de ontvangst van een volledige termijnbedrag bevestigd, bij‘normale invoer’ kan de ontvangst flexibel worden toegekend aan één of meerderetoezeggingen of aan fondsen zonder toezegging.

• Met type digitaal wordt in LRP het SEPA-formaat CAMT.053 bedoeld.

– Bij het aanmaken van een digitaal boekstuk herkent LRP het type bestand.– Na inlezen worden afschriften die niet bedoeld zijn om in LRP te worden verwerktin een apart overzicht genegeerd getoond. U dient de juistheid van de hiergeplaatste afschriften te bevestigen; ook kunt u een hier getoond dagafschriftomzetten in een kandidaat transactie.

– Na inlezen staan de transacties klaar onder Kandidaat transacties, niet terzake doende transacties kunnen daar verwijderd worden waarna de gewenstetransacties kunnen worden ingeboekt.

• Direct na genereren kan een incassobestand automatisch worden verwerkt totboekstuk dat op de incassodatum wordt verwerkt.Een incassorun kan ook ‘handmatig’ worden verwerkt door deze uit een lijst te selec-teren, te impliceren en de kandidaat transacties in te boeken.

Nazorg• Voor personen met betalingsachterstand kunnen herinneringen worden aangemaakt

in de vorm van een brief met aangehechte acceptgiro, losse acceptgiro of herinnerings-e-mail. In het deelnemeroverzicht kan de betalingsachterstand worden geactualiseerdmet de knop Bereken achterstand.

• Op tabblad Herinneringen wordt herinnerd tot en met een bepaalde maand,waarbij gekeken word of op het moment van herinneren het bedrag ontvangen is datper de opgegeven maand ontvangen had moeten zijn.

• Voor geregistreerden die nog niet hebben gereageerd op de eerste toezeggingsbrief(tabblad Geregistreerden met brief zonder toezegging) kan een herinnerings-toezeggingsbrief worden gegenereerd.

• Ten behoeve van verslaglegging / controle kunnen diverse rapportages worden gege-nereerd:

– Invoerrapportage;– Recapitulatie of overzicht mutaties per boekstuk– Overzicht ontvangen / te verwachten– Machtigingsrapportage

Voor nadere uitleg over deze rapportages verwijzen we naar elders in deze handleiding.

Tabel 2: Quick Reference Guide Kerkbalans



Bij de voorbereiding van Kerkbalans moet met de volgende zaken rekening wordengehouden:

• Wie worden benaderd? Is er behoefte om verschillende ‘doelgroepen’ gedif-ferentieerd aan te schrijven?LRP: één selectie of een selectie met meerdere subselecties maken, de out-put controleren en de selectie(s) aan het fonds koppelen. Per (sub)selectieeen bijpassen brief of e-mail opstellen.

• Via welk medium wordt de potentiële deelnemer benaderd?Brief, brief met acceptgirokaart (combola), losse acceptgiro, e-mail, via eenwebsite. Afhankelijk van de keuze zal LRP verschillende output genereren.

• Welke betaalwijzen worden gebruikt?LRP kent vier betaalwijzen: acceptgiro, incasso, overig (met nadere dif-ferentiatie) en SKG / iDEAL. Alle door de (wijk)gemeente geaccepteerdebetaalwijzen moeten door de LB (eenmalig) worden vastgelegd bij de voorde (wijk)gemeente geregistreerde IBAN.In het fonds geeft de BA aan welke van deze betaalwijzen geaccepteerd zijnvoor dit specifiek fonds.

• Voor welk doel wordt geworven, op gemeenteniveau of op wijkniveau?Per actie moet in LRP een fonds worden aangemaakt. Dit kan op gemeente-niveau en op wijkgemeenteniveau.

• Op welke IBAN komen de bijdragen binnen?LRP: IBAN aan het fonds koppelen. Een fonds op wijkgemeenteniveau kangebruik maken van een IBAN die is aangemaakt op gemeenteniveau.Laat uw deelnemers vooral gebruik maken van actuele betalingskenmerken,periodieke overschrijvingen met verouderde betaalkenmerken kunnen doorLRP niet worden herkend.

• Is er behoefte aan ‘zelfstandige’ wijkgemeente fondsen en een overkoepe-lend verzamelfonds (gemeentefonds)?LRP: subfondsen en een verzamelfonds maken.



Inrichten

Bij het starten en inrichten van Kerkbalans moeten eenmalig een aantal zakengedaan worden. Enkele zaken - die onder andere met de inrichting van eenfonds te maken hebben - kunnen alleen door de lokaal beheerder (LB) uitgevoerdworden; de overige zaken kunnen door de bijdragenadministrateur (BA) uitgevoerdworden.Daarnaast moeten nog twee keuzen gemaakt worden die bepalend zijn voor deinrichting en verdere verwerking van het fonds Kerkbalans:

• zal er gebruik worden gemaakt van ‘zelfstandige’ wijkgemeente fondsen eneen overkoepelend verzamelfonds?

• is er behoefte om verschillende ‘doelgroepen’ gedifferentieerd aan te schrij-ven door gebruik te maken van een selectie met meerdere subselecties?

Zie voor meer informatie over het doel en gebruik van verzamelfonds met sub-fondsen de inleiding. Het aanmaken ervan staat beschreven in de handleidingLokaal Beheerder, paragraaf ?? ??.Zie voor meer informatie over het doel en gebruik van subselecties ten behoevevan het doelgericht aanschrijven paragraaf ?? ??.Voor een foutloze verwerking is het belangrijk jaarlijks te controleren of onder-staande zaken nog compleet en juist zijn ingericht.



LOKAAL BEHEERDER BIJDRAGENADMINISTRATEUR

fonds(en)aanwezig?

maak fonds(en) aan§?? handl. LB

fonds(en) doorde LB volledigingericht?

richt fonds(en) in§?? handl. LB

IBAN(s) voor(wijk)gemeenteingesteld?

stel IBAN(s) voor(wijk)gemeente in2.13 handl. LB

betaalwijze(n)IBAN

ingesteld?

stel betaalwijze in§2.13 handl. LB

betaalwijzeacceptgiroingesteld?

stel contracttypeacceptgiro in

§2.13 handl. LB

betaalwijzeautomatische

incasso?

controleer aanwezigheid/ juistheid incassant-ID

§2.13 handl. LB

BA(s) (evt.kerkrentmees-ter) gekoppeldaan fonds?

koppel gebrui-ker(s) aan fonds§?? handl. LB

looplijstenaanwezig voorbezorging?

richt vrije gebieden in§2.7 handl. LB

sjablonenaanwezig voorbrieven en evt.vooraankondi-

ging?

controleer (ge-meente)sjablonen§2.16 handl. LB

IBANaan fondsgekoppeld?

koppel IBAN aan fondszie §3.3.2.1

allebetaalwijzentoegestaan bij

fonds?

stel toegestane be-taalwijzen in in fonds

zie §3.3.3

betaalschema(s)aanwezig?

maak betaal-schema(s) aanzie §3.3.4.2.2

koppel betaal-schema aan fonds

zie §3.3.3

selectie(s)van personenaanwezig?

maak selectie(s) van aante schrijven personen

zie §7.1

koppel selec-tie(s) aan fondszie §3.3.5.1

ja

nee

nee

ja

nee

ja

nee

ja

nee

ja

nee

ja

nee

nee

nee

nee

ja

nee

ja

nee

ja

nee

ja

Figuur 7: Schematisch overzicht inrichting actie kerkbalans


Handleiding BA LRP 3.2 Lokaal beheerder

3.2 Lokaal beheerder

De volgende zaken moeten door de lokaal beheerder (LB) worden geregistreerden uitgevoerd (zie handleiding Lokaal Beheerder, paragraaf 2.13 Financiële basis-gegevens):

3.2.1 Financieel per (wijk)gemeente

1. IBANDe LB legt vast welke IBAN(s) per (wijk)gemeente in gebruik zijn.(zie handleiding Lokaal Beheerder, paragraaf ?? ??)

2. Betaalwijze(n)De LB legt per IBAN vast van welke betaalmethode de (wijk)gemeente kanen wenst gebruik te maken. De bij de IBAN ingevulde betaalmethodenbepalen welke mogelijkheden tot betalen ter beschikking staan binnen hetfonds en in welke volgorde deze moeten worden verwerkt.Een bij een IBAN vastgelegde betaalwijze (bijvoorbeeld ‘iDEAL’) kan in eenfonds waar deze IBAN aan gekoppeld is, uit de lijst met binnen dit fondsgebruikte betaalwijzen worden verwijderd. De in het fonds verwijderdebetaalwijze blijft wél aan de IBAN gekoppeld.(Zie handleiding Lokaal Beheerder, paragraaf ?? ??).

Contracttype acceptgiroDe LB legt vast welk acceptgiro contracttype met de bank is afgesloten. Percontracttype verschilt de (hoeveelheid) informatie die in de ‘coderegel’ vande acceptgiro wordt afgedrukt.(Zie handleiding Lokaal Beheerder, paragraaf ?? ??).

Automatische incassoBij betaalwijze automatische incasso legt de LB vast of dit in eigen beheerof door de Dienstenorganisatie wordt gedaan. In beide gevallen is een -door de bank uit te geven - incassant-ID vereist.

3.2.2 Algemeen per (wijk)gemeente

3. Als ten behoeve van actie Kerkbalans gebruik wordt gemaakt van bezorg-wijken dan is het in LRP mogelijk om zogenaamde looplijsten uit te draaien.De bezorgwijken worden in eerste instantie gedefinieerd door de LB doormiddel van vrije gebieden. De vrije gebieden kunnen in een later stadiumook door de BA worden aangemaakt. Een vrij gebied wordt samengestelduit postcodes. Zie paragraaf 7.3 Vrije gebieden.

3.2.3 Financieel per fonds

(Zie handleiding Lokaal Beheerder, paragraaf ?? ??).


3.2 Lokaal beheerder Handleiding BA LRP

Figuur 8: Overzicht fonds / actie

In verband met de grote hoeveelheid informatie die in een beperkte ruimte moetworden getoond is ervoor gekozen gebruik te maken van uitklapbare vensters.Deze worden aangegeven met behulp van een icoontje .

• Niveau: gemeente of wijkgemeente;

• Type aanschrijfnaam: persoon of pastorale eenheid;

• Financiële gegevens: grootboeknummer, afwijkingspercentage, minimumbedrag, beperkingen op digitaal boeken:

– automatisch boeken beperken tot een bepaalde maand/dag;– automatisch toekennen alleen bij geldig betalingskenmerk;

• Instellingen fonds: toegang/financieel beheer door dienstenorganisatie, se-lectie, (beperken van) sortering en toelichting

• IBAN rekening gegevens: IBAN, BIC en incassant-ID;

• Betaalwijzen: betaalwijzen en standaard betaalwijze

• Toewijzen BA(s) die met dit fonds mogen werken en kerkrentmeester (KR)(s)die het fonds mogen inzien.


Handleiding BA LRP 3.3 Bijdragenadministrateur

Voorbereiding

3.3 Bijdragenadministrateur

1. Klik op Fondsen & acties in het menu Bijdragenadministratie.

Figuur 9: Overzicht fondsen & acties

2. Selecteer het betreffende fonds en klik op Bewerken.

Figuur 10: Fonds bewerken - kerkbalans

3.3.1 Type aanschrijfnaam

In het veld Type aanschrijfnaam wordt gekozen hoe de deelnemer aangeschre-ven wordt.In geval wordt gekozen voor Aanschrijfnaam geregistreerde dan wordt deaanschrijfnaam van de geregistreerde gebruikt.Indien wordt gekozen voor PE naam dan wordt de PE naam gebruikt voor het aan-schrijven van het PE hoofd, de overige personen worden met de aanschrijfnaamvan de geregistreerde aangeschreven. De PE naam en het persoonlijk naamge-bruik van geregistreerden wordt door de ledenadministrateur (LA) beheerd.Ter voorkoming van dubbele aanschrijvingen van de partners binnen een PE ishet dan ook raadzaam om in de selectie van het fonds op te geven dat alleen hetPE hoofd moet worden geselecteerd. Eventueel extra ingesloten personen (bijv.kinderen boven 18 jaar) worden dan automatisch op hun eigen aanschrijfnaamaangeschreven.Dit veld kan ook door de LB zijn ingevuld.

3.3.2 IBAN rekening gegevens

1. Klik op het icoontje IBAN rekening gegevens voor onderstaande instel-lingen.


3.3 Bijdragenadministrateur Handleiding BA LRP

Figuur 11: Fonds bewerken - IBAN rekening gegevens

3.3.2.1 IBAN koppelen

Koppel het juiste (en door de LB bij de gemeente of wijkgemeente geregi-streerde) IBAN aan het fonds.

R Een gemeentelijke IBAN kan niet tegelijk op wijkniveau én op gemeente-niveau worden ingevoerd in LRP.

Indien meerdere IBAN’s beschikbaar zijn heeft het de voorkeur (maar is niet(!)verplicht) om per fonds een aparte IBAN te gebruiken.Het IBAN kan ook door de LB zijn ingevuld.

1. Klik op de knop naast het veld IBAN.

Figuur 12: IBAN rekening gegevens - selecteer IBAN

Zoek in de IBAN’s die zijn vastgelegd bij de (wijk)gemeente het IBAN dat moetworden gekoppeld aan het fonds, selecteer deze en klik op Selecteren.Na het invullen van het IBAN (en opslaan) worden automatisch

• de tenaamstelling;• BIC;• Incassant-ID (alleen bij automatische incasso);• gekoppelde betaalwijzen;

ingevuld bij het fonds.

R Het beheer van de IBAN’s ligt bij de LB, zie de handleiding Lokaalbeheerder, paragraaf 2.13 Financiële basisgegevens.



3.3.3 Betaalwijzen en standaard betaalwijze

Nadat een IBAN aan een fonds is gekoppeld zijn in eerste instantie alle be-taalwijzen die bij het IBAN zijn vastgelegd ook toegestaan in het fonds. Debetaalwijzen staan vermeld onder het kopje Betaalwijzen.De bijdragenadministrateur kan de betaalwijze(n) die niet gewenst zijn vooreen bepaald fonds verwijderen bij dat specifieke fonds. De betaalwijzen blijvenwel staan bij het aan het fonds gekoppelde IBAN.De betaalwijze Overig kan nader gespecificeerd worden.In het veld Standaard betaalwijze wordt de betaalwijze vastgelegd die hetmeeste voorkomt bij een toezegging voor dit type fonds. Bij het invoerenvan een toezegging wordt deze betaalwijze automatisch ingevuld, deze kanvervolgens per individuele toezegging worden aangepast.Dit veld kan ook door de LB zijn ingevuld.

R Indien een betaalwijze door de LB niet is vastgelegd bij het IBAN die aanhet betreffende fonds is gekoppeld, kan er van de betreffende betaalwijzegeen gebruik worden gemaakt!Deze betaalwijze wordt dan ook niet als mogelijke betaalwijze afgedruktop de toezeggingsbrief.

1. Klik op het icoontje Betaalwijzen.

Figuur 13: Fonds bewerken - Betaalwijzen en standaard betaalwijze

2. Klik op Toevoegen om aan het fonds nog een betaalwijze toe te voegen.

Figuur 14: Betaalwijzen en standaard betaalwijze - betaalwijze toevoegen

Deze betaalwijzen dienen door de LB echter wel aan het IBAN dat in hetfonds wordt gebruikt te zijn gekoppeld.



Indien de betaalwijze Overig aan het IBAN (dat in het fonds wordt gebruikt)is gekoppeld dan kan een nadere specificering voor de betaalwijze Overigworden gemaakt.

3. Klik op het veld Standaard betaalwijze in het venster Fonds bewerken.

4. Maak een keuze uit de beschikbare betaalwijzen:

acceptgirode deelnemer zal betalen met behulp van een EURO-acceptgiro (briefmet acceptgiro of losse acceptgiro)

automatische incassode deelnemer heeft toestemming gegeven (via eenmachtiging) om geldvan zijn/haar rekening af te schrijven door middel van automatischeincasso (Europese incasso). Van deze machtiging dient u een registratiebij te houden.

overigde deelnemer heeft aangegeven bij te dragen aan het fonds op eenandere wijze dan de hier beschreven betaalwijzen. (Bijvoorbeeld viaeen periodieke overschrijving).

SKG iDEALde deelnemer zal vanuit LRP per e-mail een uitnodiging ontvangen ombij te dragen aan het fonds. Door te klikken op een link in deze e-mailwordt de deelnemer via een website van het SKG naar de iDEAL-paginavan zijn/haar bank geleid alwaar tot betaling kan worden overgegaan.

3.3.4 Financiële gegevens

Klik op het icoontje Financiële gegevens voor onderstaande instellingen.

Figuur 15: Fonds bewerken - financiële gegevens



3.3.4.1 Grootboeknummer

Vul eventueel het grootboeknummer in waarop de bijdragen voor dit fonds in deboekhouding worden geboekt. Dit grootboeknummer is alleen van belang indiengebruik wordt gemaakt van een boekhoudpakket.Dit veld kan ook door de LB zijn ingevuld.

3.3.4.2 Standaard betaalschema

In het veld standaard betaalschema wordt vastgelegd in welke maanden stan-daard geïncasseerd gaat worden. (Dit betreft zowel automatische incasso als hetgenereren van acceptgiro’s en SKG / iDEAL e-mails).Bij het invoeren van een toezegging wordt deze standaard betaalschema overge-nomen in de toezegging.Selecteer voor het fonds het betaalschema dat het meeste voorkomt bij een toe-zegging voor dit type fonds. Indien de verwachting is dat de meeste deelnemersmaandelijks zullen betalen kies hier dan het betaalschema ‘maandelijks’. Bij hetinvoeren van een toezegging worden dan automatisch 12 betaaltermijnen (=elkemaand) aangemaakt.Indien batchgewijs toezeggingen voor de hele selectie worden gegenereerd (zieparagraaf 3.7.4 Toezeggingen automatisch genereren) dan krijgen alle toezeggin-gen van nieuwe deelnemers automatisch dit standaard betaalschema en kan ervoor gekozen worden voor bestaande deelnemers dit standaard betaalschema tehanteren.

3.3.4.2.1 Betaalschema instellen in fonds

Klik op het veld Standaard betaalschema enmaak een keuze uit de beschikbarebetaalschema’s.Indien een betaalschema nog niet is gedefinieerd in LRP dan kan dit wordentoegevoegd zoals beschreven in paragraaf 3.3.4.2.2 Betaalschema maken.

3.3.4.2.2 Betaalschema maken

1. Klik op Betaalschema’s in het menu Bijdragenadministratie.

Figuur 16: Betaalschema overzicht

2. Klik op Nieuw.



Figuur 17: Bewerk betaalschema

3. Geef het betaalschema een naam en zet een vinkje in welke maandengeïncasseerd moet worden. Selecteer één maand als er een bedrag in eenkeer geïncasseerd moet gaan worden.

4. Klik op Opslaan om het betaalschema te bewaren.

3.3.4.3 Betaalschema op toezeggingsbrief

Bij het genereren van toezeggingsbrieven kan worden opgegeven dat de betaal-termijnen uit het vorige actiejaar op de (nieuwe) toezeggingsbrief moeten wordenafgedrukt.Indien dit niet gewenst is kan door middel van het veld Betaalschema op toe-zeggingsbrief het hier geselecteerde standaard betaalschema op de nieuwetoezeggingsbrief worden afgedrukt in plaats van de oude termijnen.

3.3.4.4 Afwijkingspercentage

In het veld Afwijkingspercentage kunt u desgewenst een percentage invullen.Aan de hand van dit percentage wordt een nieuw ingevoerd toezeggingsbedraggecontroleerd.U krijgt dan bij het invoeren van de toezegging van een deelnemer een waar-schuwing indien het ingevulde bedrag meer dan het hier opgegeven percentageafwijkt van het laatst toegezegde bedrag.

R U dient dit percentage voor het eerste jaar dat een fonds wordt gedraaid op0 (nul) te laten staan, het kan pas bij opvolgende jaren worden gebruikt.

Dit veld kan ook door de LB worden ingevuld.

3.3.4.5 Minimum bedrag incasso / acceptgiro

In het veld Minimum bedrag incasso / acceptgiro kunt u desgewenst eenbedrag opgeven waaronder geen incasso’s / acceptgiro’s zullen worden gegene-reerd.Aanleidingen voor het gebruik van zo’n minimum bedrag kunnen zijn:

• de kosten die verbonden zijn aan het doen verwerken van een automatischeincasso en/of een herinnering (acceptgiro);

en/of



• het voorkomen dat LRP bij betaaltermijnen en herinneringen acceptgiro’s,incasso’s aanmaakt voor - naar uw mening - te kleine bedragen.

Mocht deze situatie zich voordoen bij het genereren van automatische incasso’sof herinneringen dan wordt hiervan melding gedaan in het log van het verzamel-document.

R Bedragen onder 50 cent worden niet verwerkt.


Beperkingen op digitaal boeken

3.3.4.6 Afsluiten vorig actiejaar

Door het boeken op een vorig actiejaar te beperken kunt u, indien gewenst,opgeven of LRP bij het verwerken van ontvangsten (matching) ontvangsten in hethuidige jaar automatisch mag toekennen aan openstaande termijnen van vorigactiejaar.

• Zet een vinkje in het veld Afsluiten vorig actiejaar en vul vervolgens eengeldige dag en maand in.

LRP zal ná deze datum niet meer automatisch ontvangsten voor dit fondstoekennen aan openstaande termijnen van oude actiejaren. Hiermee kan effectiefeen actiejaar worden ‘afgesloten’.

R Hierdoor kan het gebeuren dat een ontvangst die ná deze datum binnenkomten voor een openstaande termijn van het vorige actiejaar bedoeld was niet‘gematched’ zal worden. Deze moet dan handmatig worden toegekend.

3.3.4.7 Toekennen via betalingskenmerk

Met behulp van deze optie wordt het automatisch toekennen van ontvangstenaan openstaande termijnen voor dit fonds beperkt.

Als een vinkje is geplaatst in het veld Toekennen via bet.kenmerk zullenbij het inlezen van betalingsbestanden alleen ontvangsten met een geldigbetalingskenmerk automatisch worden toegekend aan openstaande termijnenvoor dit fonds.Tegelijk zullen ontvangsten die voor dit fonds bedoeld zijn maar niet beschikkenover een (geldig) betalingskenmerk niet automatisch worden toegekend.

Nadere toelichting:

• standaard (=zonder dit vinkje) zal LRP proberen op intelligente wijze dezeontvangsten zonder geldig betalingskenmerk alsnog toe te kennen;

• met dit vinkje (voor het beperken) zullen ontvangsten zonder geldig be-talingskenmerk met een ’rood kruis’ worden gemarkeerd. Deze moetenhandmatig worden toegekend.



Met een ‘ongeldig betalingskenmerk’ wordt bedoeld een betalingskenmerk datniet door LRP is gemaakt en en/of niet in LRP bekend is.Enkele veelvoorkomende oorzaken van een ongeldig betalingskenmerk zijn.

• bij het doen van de betaling is geen betalingskenmerk ingevuld (niet bijbetalingskenmerk noch in de omschrijving);

• foutief ingevuld betalingskenmerk;

• betalingskenmerk van ander fonds;

• betalingen vanuit (vaak oude) periodieke overschrijvingen met oude om-schrijvingen en betalingskenmerken.

R Nota bene: door LRP ontvangsten alléén op basis van betalingskenmerkautomatisch toe te laten kennen is te verwachten dat het aantal niet auto-matisch toegekende ontvangsten (‘rode kruizen’) zal toenemen.Bij een groot aantal deelnemers met betaalwijze ‘overig’ is het dan ookniet aan te raden om LRP alleen via betalingskenmerk automatisch te latentoekennen.

Zie voor meer informatie over het verwerken (‘salderend’ boeken) van ontvang-sten door LRP de inleiding van paragraaf 3.9 Ontvangsten inboeken.

Zie paragraaf 3.9.2 Digitaal dagafschrift inlezen voor meer informatie over hetinlezen en ‘matchen’ van ontvangsten.

3.3.5 Instellingen fonds

Klik op het icoontje Instellingen fonds voor onderstaande instellingen.

Figuur 18: Fonds bewerken - instellingen fonds

Een vinkje in het veld DO toegang betekent dat medewerkers van de diensten-organisatie (DO) toegang hebben tot dit fonds. Dit stelt de DO in staat uw vragenomtrent dit fonds te beantwoorden en support te verlenen. Deze instelling kanalleen door de LB worden gewijzigd.



Een vinkje in het veld Financieel beheer door DO betekent dat de gemeentehet financieel beheer van het betreffende fonds aan de DO heeft overgedragen.Het betreft hier betaalde dienstverlening.Het veld Financieel beheer door DO kan alleen door medewerkers van de DOworden gewijzigd.

3.3.5.1 Koppel aan selectie

Deelnemers bepalen via selectie

De doelgroep(en) die wordt benaderd voor het deelnemen aan Kerkbalanswordt in LRP via een enkele selectie of via een selectie met meerderesubselecties samengesteld.Door een selectie /de selecties nauwkeurig te definiëren kunt u heel preciesde gewenste verzameling(en) geregistreerden in LRP vastleggen. Eenmaalde criteria goed vastgelegd betekent dit dat u telkens weer een actueel envolledig overzicht van de gewenste geregistreerden heeft.Voor actie kerkbalans bestaan diverse landelijke standaardselecties diegekozen kunnen worden bij het aanmaken van een (eigen) selectie.Het bepalen en controleren van de in het fonds gebruikte selectie(s) is danook één van de eerste taken die door de BA moet worden uitgevoerd.

In het algemeen worden gemeenteleden jaarlijks aan het begin van het jaaraangeschreven voor Kerkbalans.Als er bij de aanschrijving wordt gewerkt met verschillende doelgroepen dieop verschillende manieren (bijvoorbeeld met verschillende brieven, e-mail)worden aangeschreven, dan moet er, naast een standaard selectie, per doel-groep een (extra) subselectie gemaakt worden. Dit is een eenmalige taak.Zolang de selectiecriteria niet wijzigen kan een selectie elke keer hergebruiktworden (zie Productie).Het maken en bewerken van een selectie staat beschreven in paragraaf 7.1Selecties.Zie voor meer informatie over het principe en het maken van een selectie metsubselecties ten behoeve van het doelgericht aanschrijven paragraaf ????.Enkele adviezen in de voorbereidingsfase:

R Controleer of het resultaat van de selectie(s) nog juist is door nogmaalshet totaaloverzicht van de selectie(s) te maken en het resultaat te ver-gelijken met voorgaand jaar. Hierbij kan een controle plaatsvinden opde aantallen en (steekproefsgewijs) op persoonsgegevens.

R Indien de toezeggingsbrieven worden rondgebracht, verdient het aan-beveling om in een vroeg stadium de selectie en de gebiedsindeling(looplijsten) te (laten) controleren.Zo komt u bijtijds problemen in deadressering en bezorging op het spoor.Het afdrukken van looplijsten gebaseerd op een fonds staat beschrevenin paragraaf Looplijst beperken.

Selectie koppelen aan fonds



1. Klik naast het veld Koppel aan selectie op de knop.

Figuur 19: Instellingen fonds - selecteer een selectie

Kies de juiste selectie en klik op Selecteer.

R Indien bij de geselecteerde selectie nog niet eerder het totaaloverzichtis gegenereerd dan verschijnt de waarschuwing: ‘Let op! Totaalover-zicht van de selectie is nog niet gemaakt’.U dient dan alsnog voor de selectie die u wilt gebruiken het totaal-overzicht te genereren. (zie paragraaf ?? ??).

R In het actiejaar kan met behulp van de knop Ververs gekoppeldeselectie de gekoppelde selectie vanuit het fonds handmatig wordenververst.

Hiermee is de selectie gekoppeld aan het fonds.Dit betekent dat geregistreerden die op enig moment binnen de criteria vande selectie vallen, (bijvoorbeeld doordat er nieuw ingekomenen zijn, geregi-streerde nu wel aan de criteria van de selectie voldoet, of door insluitingen)vanaf dat moment ook in de selectie van het fonds zichtbaar zullen worden.Het aanpassen van de selectie staat beschreven in paragraaf ?? ??.

Selectie met subselecties koppelen aan fonds

Hierna staat beschreven de procedure voor het werken met een selectie metsubselecties ten behoeve van het doelgericht aanschrijven.Indien uw (wijk)gemeente niet gedifferentieerd aanschrijft kunt u deze para-graaf overslaan en verder lezen bij 3.3.5.2.

1. Klik in het scherm Fonds bewerken naast het veld Koppel aan selectieop de knop.





R Bij deze selectie dienen wel subselecties te zijn vastgelegd.Zie voor het maken van een selectie met subselecties ten behoeve vanhet doelgericht aanschrijven paragraaf ?? ??.

2. Zet in de instellingen van het fonds een vinkje in het veld Subselecties


de tabbladen Subselecties en Personen wel in subselectie(s), niet inhoofdselectie verschijnen.

Figuur 22: Fonds - overzicht subselecties

R Controleer het overzicht onder tabblad Personen wel in subselectie(s),niet in hoofdselectie.

Figuur 23: Subselecties - personen wel in subselectie(s), niet in hoofdselectie

Als zich hierin geregistreerden bevinden dan zullen zij geen brief/e-mailontvangen. (Zie paragraaf ?? ??).Mochten zich in dit overzicht geregistreerden bevinden dan zal bij het ope-nen van een actiejaar de bijdragenadministratie hiervoor extra wordengewaarschuwd.

3. Klik onder tabblad Subselecties op de knop Nieuw om een bestaandesubselectie toe te voegen.



Figuur 24: Subselecties - selecteer selectie en sjabloon

4. Vul in het veld Volgorde de volgorde waarin de subselecties door LRPverwerkt moeten worden.

R Hoe lager het getal hoe hoger de voorrang.

5. Selecteer in het veld Selectie de gewenste subselectie.

6. Selecteer in het veld Sjabloon met vorige toezegging voor de geregi-streerden in de gekozen subselectiemet een vorige toezegging een (speciaalvoor deze subselectie gecreëerde) sjabloon Toezeggingsbrief.

7. Selecteer in het veld Sjabloon zonder vorige toezegging voor de gere-gistreerden in de gekozen subselectie zonder een vorige toezegging een(speciaal voor deze subselectie gecreëerde) sjabloon Toezeggingsbrief(initieel).

8. Selecteer in het veld Sjabloon voor vrije brief voor geregistreerden inde gekozen subselectie een (speciaal voor deze subselectie gecreëerde)sjabloon Vrije brief. Deze vrije brief kan naar geregistreerden met enzonder vorige toezeggingen worden gezonden.Geregistreerden kunnen ook via e-mail worden uitgenodigd om een on-linetoezeggingsformulier in te vullen.Dit formulier en de afhandeling ervan wordt verzorgd door het SKG(Stichting Kerkelijk Geldbeheer). Neem voor meer informatie hierom-trent contact op met het SKG.

9. Zet, indien gewenst, een vinkje in het veld E-mail om de geregistreerden inde gekozen (sub)selectie per e-mail te benaderen.Selecteer in het veld Sjabloon e-mail een (speciaal voor deze subselectiegecreëerde) e-mail sjabloon voor de Digitale toezeggingsuitnodiging.Voor een herhaalde aanschrijving kunt u kiezen voor een Sjabloon tweedee-mail of voor een Sjabloon voor brief ná e-mail.



Figuur 25: Fonds bewerken - selecteer selectie en sjabloon

Voorbeeld(zie het geschetste scenario in paragraaf ?? ??).De gemeente heeft besloten een deel van de gemeente doelgericht aante gaan schrijven. Daartoe zijn er drie selecties gemaakt:

• een standaard selectie: alle geregistreerden, lid of gastlid en PEhoofd, gecombineerdmet alle vrienden, doopleden en niet-gedooptekinderen van 21 jaar en ouder (selectie A);

• een subselectie met personen van 18 tot en met 30 jaar (de ‘jeugd’,selectie B);

• een subselectie met personen met een ontvangst over vorig actie-jaar van meer dan x euro (de zogenaamde ‘gulle gevers’, selectieC).

Idealiter vallen de subselecties ‘binnen’ de hoofdselectie. In boven-staande voorbeeld is dit niet het geval, personen tussen 18 en 20 jaaruit selectie B vallen niet binnen de criteria van selectie A, ze zijn immersjonger dan 21 jaar.De hoofdselectie is bepalend voor het uiteindelijke resultaat, dus per-sonen tussen 18 en 20 jaar zullen niet geselecteerd en daarmee nietaangeschreven worden.Een andere situatie die zich kan voordoen is een geregistreerde dietussen 21 en 30 jaar oud is en in het afgelopen actiejaar een ontvangstheeft van meer dan x euro. In dit geval valt de geregistreerde zowelbinnen selectie B en selectie C (en ook binnen selectie A).In dit geval is het veld Volgorde van belang.De gemeente heeft besloten dat vooral de ‘jeugd’ als doelgroep voorrangkrijgt door middel van een speciale brief en een extra folder. Dan is devolgorde als volgt:

• Volgorde 0, Selectie B• Volgorde 1, Selectie C

Tenslotte resteert selectie A.Dit betekent dat eerst de ‘jeugd’ (selectie B) wordt aangeschreven meteen eigen brief (ook als deze binnen de selectie ‘gulle gevers’ valt),



daarna worden van de overgebleven geregistreerden de ‘gulle ge-vers’ (selectie C) aangeschreven met een eigen brief en daarna de ‘res-terende geregistreerden’ met een standaard brief.Schematisch:

• eerst selectie B• dan selectie C - selectie B• tenslotte selectie A - (selectie B + selectie C)

Voorgaande is grafisch weergegeven bij 3.4.Hiermee is de selectie met subselecties gekoppeld aan het fonds.Dit betekent dat geregistreerden die op enig moment aan de selectie ofsubselecties worden toegevoegd, (bijvoorbeeld doordat er nieuw ingekome-nen zijn, of door insluitingen) vanaf dat moment ook in het fonds zichtbaarzullen worden.Het aanpassen van selecties staat beschreven in paragraaf ?? ??.

3.3.5.2 Sortering

De sortering in een fonds bepaalt in welke volgorde de output (acceptgiro’s,brieven, herinneringen) wordt gegenereerd.

R De sortering zoals deze is vastgelegd bij het aanmaken van de selectie(zie paragraaf ??) is niet van invloed op de volgorde van een fonds;daarvoor dient een sortering in het fonds zelf te worden vastgelegd.

Dit veld kan ook door de LB zijn ingevuld.

• Klik in het scherm Fonds bewerken onder het kopje Instellingen fondsnaast het veld Sortering op de knop.

Figuur 26: Instellingen fonds - selecteer sortering

• Selecteer de juiste sortering en klik op Selecteer.Zie voor meer informatie over sorteringen paragraaf 7.5 Sorteringen.

3.3.5.3 Sortering beperken



Gelijktijdig met het genereren van de toezeggingsbrieven kan een looplijstworden gegenereerd.Door middel van de knop Vrije gebieden ziet u of, en welke welke vrijegebieden zijn opgenomen in de sortering.Als de sortering juist is samengesteld dan wordt de looplijst gesorteerd naarvrij gebied, en binnen elk vrij gebied opnieuw gesorteerd, afgedrukt.

R Indien in de sortering niet één of meerdere vrije gebieden is/zijn opge-nomen dan zullen op de looplijst geen vrije gebieden worden afgedrukt.Ook niet als bij het afdrukken van de looplijst wordt gekozen voor deoptie om vrije gebieden af te drukken.

• Er is geen bladsprong mogelijk voor looplijsten die gelijktijdig met debrieven worden gegenereerd. Bij het genereren van een looplijst inExcel-formaat kan deze in Excel naar believen worden aangepast enbewerkt.

• Klik op de knop Sortering openen voor een overzicht van de geselecteerdevrije gebieden.Deze vrije gebieden worden ingesteld en bewaard bij de gebruikte sortering.

Figuur 27: Instellingen fonds - sortering - vrije gebieden

Zie voor meer informatie over vrije gebieden in de sortering paragraaf ????.Zie voor meer informatie over vrije gebieden paragraaf 7.3 Vrije gebieden.

3.3.5.4 Toon toegezegd bedrag vorig jaar op SKG-scherm

P De instelling Toon toegezegd bedrag vorig jaar op SKG-scherm isalleen bedoeld voor gebruikers van SKG-online.

3.3.6 Verzamelfonds

In LRP bestaan twee soorten fondsen, het ‘standaard’ fonds en een verza-melfonds met subfondsen.Bij een verzamelfonds (ook wel gemeentefonds genoemd) is sprake van eenverzameling fondsen van gelijke type waarbij het verzamelfonds op gemeente



niveau en de bijbehorende subfondsen op wijkgemeente niveau zijn aange-maakt. Het verzamelfonds toont de totalen (bedragen, deelnemers, etc.) van deeraan gekoppelde onderliggende subfondsen.Dit concept maakt het mogelijk om wijkgemeenten te autoriseren voor huneigen fonds en daarnaast de gemeente te autoriseren voor alle fondsen in hetverzamelfonds.Een tweede aspect is het mogelijk maken van (een zekere mate van) autonomiebij het inrichten van wijkfondsen, zo kunnen / mogen de selecties per wijkfondsverschillen (bijvoorbeeld de criteria, al dan niet doelgroep-gericht aanschrijvendoor gebruik te maken van subselecties).

Schematisch

verzamelfondstype A

subfonds 2type A

subfonds 1type A

subfonds 3type A

Figuur 28: Verzamelfonds en subfondsen

Het aanmaken van een verzamelfonds en subfondsen staat beschreven in dehandleiding Lokaal Beheerder, paragraaf ?? ??.

3.3.7 Geregistreerden met uitsluiting voor dit fonds

Alle ingeschreven geregistreerden van de (wijk)gemeente die te kennen hebbengegeven niet aan dit specifieke fonds deel te willen nemen staan vermeld in hetfondsoverzicht onder het tabblad Geregistreerden met uitsluiting voor ditfonds.Het maakt daarbij niets uit of deze geregistreerden voldoen aan de criteria vande selectie die aan het fonds is gekoppeld.

Figuur 29: Fonds - geregistreerden met uitsluiting voor dit fonds

Zij hebben in hun geregistreerdedossier onder het tabblad Financieel dit fondsonder de Uitsluitingen staan.



Zie voor meer informatie over uitsluiten voor deelname paragraaf 7.7.2 Uitsluitingvoor fonds.

3.3.8 Jaargegevens per fonds

Per fonds kunnen maximaal 9 jaren worden vastgelegd. Met de knop Voeg nieuwjaar toe kan een nieuw actiejaar voor het fonds worden aangemaakt.

1. Open, indien nodig, het betreffende fonds voor een overzicht van de be-schikbare actiejaren.

Figuur 30: Fonds - overzicht jaren (kerkbalans)

2. Selecteer het betreffende (niet gearchiveerde/afgesloten) jaar en klik opOpen.

Figuur 31: Fonds - actiejaar - algemeen

3. Vul onder het tabblad Algemeen de velden Startmaand en Eindmaandin, de hier ingevulde maanden bepalen gedurende welke maanden de actieloopt. In de regel loopt actie kerbalans van ‘januari’ tot en met ‘december’.

4. In het veld Gevraagd verhogings % kunt u een percentage invoerenwaarmee bij het invoeren of genereren van toezeggingen het toegezegdbedrag automatisch kan worden verhoogd ten opzichte van de toezeggingvan het voorgaande jaar.

5. Onder het kopje Instellingen genereren toezeggingsbrieven kunnenextra instellingen voor het genereren van de brieven extra worden ingesteld.

Figuur 32: Actiejaar - algemeen - genereren brieven

6. Door een vinkje te plaatsen in het veld Brief voor deelnemers wordentoezeggingsbrieven aangemaakt voor geregistreerden die in de selectie



staan en nog geen deelnemer zijn (standaard) en voor geregistreerden waarvoor het huidige actiejaar al een toezegging is ingevoerd (al deelnemer zijn)

7. Door een vinkje te plaatsen in het veld Brief geregistr. met ontvangstworden toezeggingsbrieven aangemaakt voor geregistreerden waar voor hethuidige actiejaar al wél een ontvangst is vastgelegd maar géén toezeggingis ingevoerd (niet in het overzicht Deelnemers voorkomen).

8. Onder het kopje Instelingen automatische incasso (alleen zichtbaarbij betaalwijze automatische incasso) kan in het veld Incassodag vande maand de datum worden ingevuld waarop door de bank de incassomoet worden verwerkt. Deze datum wordt getoond bij het genereren vanincassobestanden en wordt vastgelegd in het (SEPA) incassobestand.

Figuur 33: Actiejaar - algemeen - automatische incasso

LRP hanteert een termijn van 2 dagen vóór incassodatum.

R Deze datum is ook van belang voor het verzenden van eventuele voor-aankondigingen. U dient minimaal 14 werkdagen vóór deze datumde geïncasseerde te informeren omtrent het voornemen een incassouit te voeren.

9. In het veld Incasso omschrijving kunt u informatie opgeven die als tekstaan de incasso wordt toegevoegd. Deze informatie wordt bij de geïncas-seerde als informatie/omschrijving omtrent de incasso getoond.U kunt hier met maximaal 111 tekens invoeren. Om de maandtermijn op tenemen in de omschrijving voegt u #termijn# toe. (De variabele #termijn#wordt automatisch vervangen door de toepasselijke maandnaam).

10. Met de invoering van SEPA moet, bij betaalwijze automatische incasso, permachtiging (de toezegging) in LRP de datum van ondertekening van demachtiging (tot het mogen doen van een automatische incasso) wordenvastgelegd.In het veld Standaard ondertekeningsdatum machtigingen kan eendatum worden ingevuld welke bij het invoeren van de terug ontvangentoezeggingsformulieren automatisch met de hier ingevulde datum wordtgevuld.

R Indien op de betreffende IBAN 36 maanden geen (succesvolle) incassoheeft plaatsgevonden dan vervalt de machtiging.

• U kunt deze datum eventueel opnemen in de tekst van het toezeg-gingsformulier als vóóringevulde datum ondertekening.

11. Onder het kopje Instellingen acceptgiro voor dit actiejaar (alleen zicht-baar bij betaalwijze Acceptgiro) kan in het veld Onderdruk betaalwijzeAcceptgiro de betaalwijze Acceptgiro worden onderdrukt op de toezeg-gingsbrief, ook al is deze betaalwijze aanwezig in het fonds. Deze instellinghoudt verband met het uiteindelijk verdwijnen van de acceptgiro als betaal-middel.



Figuur 34: Actiejaar - algemeen - instellingen acceptgiro

12. Onder het kopje Instellingen e-mail voor dit actiejaar (alleen zichtbaarbij betaalwijze SKG/iDEAL) kan in het veld Afzender naam de naam wordeningevuld die bij de verzonden e-mails als afzender wordt getoond.

Figuur 35: Actiejaar - algemeen - instellingen e-mail

13. In het veld Afzender e-mailadres kan het e-mailadres worden ingevuldvan de afzender.Het is van belang hier een bestaand en gecontroleerd e-mailadres in tevullen omdat bij het beantwoorden van de e-mail (door de ontvanger) dee-mail naar het hier ingevulde e-mailadres wordt gezonden.

R Eventuele niet aangekomen e-mails (‘bounces’) worden ook naar ditadres gezonden. Naderhand kunnen deze e-mails gecorrigeerd enalsnog verzonden worden. (Zie hiervoor paragraaf 3.8.5 SKG/iDEALe-mails vanuit LRP verzenden.

14. In het veld Onderwerp kan het onderwerp van de e-mail worden ingevuld.

15. In het veld Test e-mailadres kan een e-mailadres worden ingevoerd ommee te testen. Alle e-mails die verzonden worden worden naar dit teste-mailadres verzonden.

R Let op: dit test e-mailadres werkt alleen maar in lrp-oefen.pkn.nl!In LRP productie worden de e-mails verzonden naar de e-mailadressenvan de geregistreerden.

16. Indien gereed, klik op Opslaan om het fonds te bewaren.



Productie

In de productiefase van Kerkbalans worden vanuit LRP de van tevoren bepaaldedoelgroepen met potentiële deelnemers benaderd een (financiële) toezegging tedoen voor het betreffende jaar.Schematisch worden de volgende stappen doorlopen:


selectie(s)(doelgroep(en))

aanwezig?

selectie(s) aanmaken/updaten /controleren

zie §7.1

juiste selectie(s)updaten/kiezen/

koppelen aan fondszie §3.3.5.1

juistebriefsjablo(o)n(en)

aanwezig?

sjablo(o)n(en) aan-maken / aanpas-sen / goedkeuren

zie §2.16 Handleiding LB

brief(ven) aan se-lectie(s) koppelen

zie §3.5

brieven (met loop-lijsten) genereren

zie §3.5

brieven (laten) afdruk-ken en verzenden

evt. looplijs-ten genereren

zie §3.6

ja

nee

nee

ja

Figuur 36: Schematisch overzicht productie kerkbalans


Handleiding BA LRP 3.4 Selectie kiezen

3.4 Selectie kiezen

Tijdens de voorbereiding is de doelgroep(en) bepaald en hiervoor zijn één ofmeerdere selecties aangemaakt. In de productiefase worden deze selectiesgeüpdatet, dat wil zeggen dat een bestaande selectie opnieuw wordt ‘gedraaid’op het actuele ledenbestand. Dit gebeurt automatisch maar kan ook handma-tig worden geïnitieerd (en gecontroleerd) met behulp van de knop Verversgekoppelde selectie.Zie voor het maken en bewerken van selecties paragraaf 7.1 Selecties.Zie voor meer informatie over het doel en gebruik van subselecties tenbehoeve van het doelgericht aanschrijven paragraaf ?? ??./selectie(s) moet(en) aan het fonds gekoppeld zijn om brieven/e-mails tekunnen genereren. Na het koppelen van de selectie(s) aan een fonds, wordende geselecteerden (uit het totaaloverzicht) van de selectie(s) getoond in hettabblad Selectie van het fonds.Als er nog geen brieven en nog geen toezeggingen zijn gegene-reerd dan zijn alle geselecteerden te vinden onder het tabbladGeregistreerden zonder brief/e-mail en zonder toezegging.Als er brieven zijn gegenereerd ‘verhuizen’ de geselecteerden naar de lijstonder het tabblad Geregistreerden mét brief zonder toezegging, dee-mails naar Geregistreerden mét e-mail zonder toezegging.Zodra een toezegging voor een geselecteerde wordt ingevoerd, ‘verhuist’de geselecteerde geregistreerde naar het tabblad Deelnemers en wordtdaarmee deelnemer aan het fonds.

Schematisch

resultaatselectie(s)

koppelenaan fondszie §3.3.5.1

geregistreerdenzonder brief/e-mail

en zonder toezegging

genereerbrieven/e-mails

zie §3.5

geregistreerdenmet brief/e-mail

zonder toezegging

registreertoezeggingen

zie §3.7deelnemers

Figuur 37: Schematisch overzicht proces selectie - deelnemers

Als er verschillende doelgroepen zijn (met ieder een eigen brief!), koppeldan de juiste selectie met subselecties aan het fonds, koppel de juiste toe-zeggingsbrieven aan de verschillende (sub)selectie(s) en genereer in één actiede brieven voor de verschillende doelgroepen.Schematisch (gebaseerd op het scenario zoals geschetst in paragraaf ?? ??).


3.5 Toezeggingsbrieven genereren en afdrukken Handleiding BA LRP

fonds

selectie A(met subselecties B en C)

(sub)selectie C(sub)selectie B ‘restant’selectie A

brief B‘initieel’

brief B

brief C‘initieel’

brief C

brief A‘initieel’

brief A

Figuur 38: Schematisch overzicht doelgericht aanschrijvendoor middel van subselecties

Een selectie kan op ieder moment geüpdatet worden. Zo is het bijvoor-beeld voor actie kerkbalans mogelijk om in december/januari de ‘bulk-mailing’ voor de actieweek aan te maken en maandelijks de selectie(s)te updaten, zodat nieuw-ingekomenen en andere personen die onder-tussen aan de selectiecriteria voor aanschrijving voldoen in het tab-blad Geregistreerden zonder brief/e-mail en zonder toezegging ver-schijnen. Voor deze groep kunnen dan ook toezeggingsbrieven gegenereerdworden.

3.5 Toezeggingsbrieven genereren en afdrukken

Als de selectie is gecontroleerd kunnen de toezeggingsbrieven en eventu-eel vrije brieven worden gegenereerd. Desgewenst kunnen tegelijk met detoezeggingsbrieven ook looplijsten worden gegenereerd.Bestaande deelnemers kunnen, door gebruik te maken van een subselectie,in dit proces met een aparte brief worden aangeschreven.Als u werkt met verschillende brieven per doelgroep is het belangrijk dat dejuiste selectie aan het fonds is gekoppeld en dat het juiste briefsjablonen zijngemaakt en gekoppeld voordat u brieven genereert.


Handleiding BA LRP 3.5 Toezeggingsbrieven genereren en afdrukken

Procedure in vogelvlucht

• selecteer het kerkbalans fonds;• kies de juiste sjablonen (toezeggingsbrieven en evt. vrije brief en/of e-mail) op hettabblad selectie(bij meerdere doelgroepen, kies de juiste sjablonen op het tabblad subselecties enselectie);

• stel bij het fonds in het actiejaar in of deelnemers ook een toezeggingsbrief moetenkrijgen;

• klik op het tabblad geregistreerden zonder brief/e-mail en zonder toezegging;• genereer de brieven/e-mails (evt. voorzien van looplijst naar pdf of xls) voor de heleselectie;

• gebruik vrije gebieden voor het sorteren per loopwijk;• onder het tabblad uitnodigingen staan de individuele brieven / e-mails; hier kunnentevens etiketten worden afgedrukt;

• onder het tabblad verzameldocumenten staan

– de samengevoegde gegenereerde pdf-bestanden klaar om af te drukken dooruzelf of een drukker;

– de e-mails klaar voor verzending, uitgevallen e-mails kunnen hier ook gecorri-geerd en opnieuw verzonden worden.


Figuur 39: Fondsen & acties

2. Selecteer het fonds en klik op Open huidig jaar, het venster Fonds -actiejaar verschijnt met de informatie van het huidig actiejaar.

3. Klik op tabblad Selectie om de toezeggingsbrieven te genereren.

Figuur 40: Fonds - actiejaar - selectie

In het overzicht onder het tabblad Geregistreerden zonder brief/e-mail en zonder toezegging staan de geregistreerden vermeld, stan-daard gefilterd op inschrijfstatus ‘Ingeschreven’, die, gebaseerd op



criteria van de gekozen selectie, in aanmerking komen voor het toezen-den van een brief / iDEAL e-mail.In dit overzicht kunnen geregistreerden voorkomen die uiteindelijk omde volgende redenen geen brief /e-mail krijgen als u bij de volgende stapop de knop Genereer brieven/e-mails voor de hele selectie klikt:

(a) Het kan voorkomen dat dit overzicht niet actueel is, u kunt de selec-tie(s) bijwerken door te klikken op de knop Ververs gekoppeldeselectie.R Tijdens het genereren van de brieven wordt de gekoppelde

selectie(s) automatisch geüpdatet; de brieven worden dus ge-genereerd aan de hand van de actuele stand van uw ledenbe-stand.

(b) Eventueel bevat het overzicht geregistreerden die in hun geregi-streerdedossier een vinkje hebben staan in de velden Niet in staatbij te dragen en/of Wil nooit bijdragen. Ook kan de geregi-streerde specifiek voor dit fonds een uitlsuiting hebben.Zie voor meer informatie over uitsluiten voor deelname paragraaf7.7.2 Uitsluiting voor fonds.

Figuur 41: Geregistreerden zonder brief/e-mail en zonder toezegging - sjablonen

4. Selecteer voor geregistreerden met een vorige toezegging het sjabloonToezeggingsbrief en voor geregistreerden zonder een vorige toezegginghet sjabloon Toezeggingsbrief (initieel).-Selecteer desgewenst voor alle geregistreerden een vrije brief.Voor geregistreerden met betaalwijze SKG/iDEAL dient hier een sjabloonvoor de e-mail te worden geselecteerd.

5. Indien diverse doelgroepen apart worden aangeschreven (en dus gebruikwordt gemaakt van een selectie met subselecties) dan dienen per doel-groep (=(sub)selectie)

• voor geregistreerden zonder een vorige toezegging een (speciaal voorde subselectie gecreëerde) sjabloon Toezeggingsbrief (initieel)

• voor geregistreerden met een vorige toezegging een (speciaal voor desubselectie gecreëerde) sjabloon Toezeggingsbrief

te worden opgegeven.Zie paragraaf 3.3.5.1 Selectie met subselecties koppelen aan fonds.

R De sjablonen worden door de LB aangemaakt en bewerkt.



6. Door een vinkje te plaatsen in het veld Toezeggingsbrieven voor selectieén deelnemers wordt ook een toezeggingsbrief (of -e-mail) gegenereerdvoor bestaande deelnemers in het betreffende actiejaar.

7. Klik op de knop Genereer brieven/e-mails voor hele selectie om vooralle geselecteerden voor dit fonds en actiejaar een toezeggingsbrief eneventueel een vrije brief te maken.

Figuur 42: Genereer brieven/e-mails. . . - toezeggingsbrief keuze

8. Maak een keuze in het veld Aanpassingen lay-out looplijst en selecteerwelke gegevens op de looplijst (maak een keuze tussen Excel of PDF) moetenworden afgedrukt.

R Let op: alléén door een keuze te maken in het veld Aanpassingen lay-out looplijst wordt automatisch samen met de brieven een looplijstgegenereerd, gebaseerd op de volgorde waarin de toezeggingsbrievenworden gegenereerd.

• Indien bij de Instellingen van het fonds de looplijst niet wordt be-perkt door middel van één of meerdere vrije gebieden dan zullen op delooplijst geen vrije gebieden worden afgedrukt (ook niet als bij het af-drukken van de looplijst wordt gekozen voor de optie om vrije gebiedenaf te drukken).


9. Maak een keuze in het veld Genereer de looplijst in het formaat tussenExcel (een CSV-bestand dat later in Excel bewerkt en afgedrukt kan worden)of PDF (kan niet verder bewerkt worden).

10. Zet een vinkje in het veld Genereer vrije brieven op basis van het ge-kozen sjabloon om tegelijk met de toezeggingsbrieven een vrije brief tegenereren, gebaseerd op de volgorde waarin de toezeggingsbrieven wordengegenereerd.Zie voor meer informatie paragraaf 2.16 Gemeentesjablonen van de hand-leiding Lokaal Beheer.Zie voor het werken met de planner paragraaf 7.6 Werken met de planner.



11. Klik op tabblad Uitnodigingen om de gegenereerde afzonderlijke brieven(inclusief eventueel aangehechte acceptgiro), SKG/iDEAL e-mails of losseacceptgiro’s per geregistreerde te kunnen inzien, afdrukken en/of verder teverwerken.

Figuur 43: Fonds - actiejaar - uitnodigingen

In dit overzicht kunnen met de knop Maak etiketten rechtstreeks etiket-ten (Universele etiketten, 70 x 42 mm (b x h), 21 (7 x 3) etiketten pervel A4) worden gegenereerd. Deze etiketten worden in volgorde van detoezeggingsbrieven (kolom PDF sortering) gemaakt.

Figuur 44: Etiketten keuze

12. Op het tabblad Verzameldocumenten staan de samengevoegde gegene-reerde pdf-bestanden.Indien bij het genereren een als overleden geregistreerd staande persoonis aangetroffen dan wordt hiervan melding gedaan in kolom Overledengeregistreerden.Indien bij het genereren een IBAN is aangetroffen die is geblokkeerd voorgebruik dan wordt hiervan melding gedaan in kolom Geblokkeerde IBAN.

Figuur 45: Fonds actiejaar - verzameldocumenten

(a) Selecteer de regel met de gegenereerde toezeggingsbrieven en klikop Inzien, het scherm Documenten voor incasseren opent. (Met‘incasseren’ wordt hier elke betaalwijze bedoeld, niet alleen automa-tische incasso)



Figuur 46: Verzameldocumenten - documenten voor incasseren

(b) Selecteer onder het tabblad Gegenereerde bestanden de naam vanhet gewenste pdf-bestand en klik op Download. Dit verzamelbestandbevat alle toezeggingsbrieven (inclusief eventueel aangehechte accept-giro’s) in pdf-formaat.R Het is ook mogelijk om meerdere bestanden tegelijk te selecteren,

deze worden dan in een zip-bestand verzameld en in één keergedownload.

Onder het kopje Vrije brieven en etiketten bevinden zich de vrijebrieven en etiketten.Sla het gewenste pdf-bestand op voor verdere verwerking, u kunt hetbestand nu zelf afdrukken of laten afdrukken.R De veiligheidsinstellingen van uw browser kunnen er de oorzaak

van zijn dat u sommige bestanden niet kunt inkijken of downloaden.U dient dan de instellingen van uw browser aan te passen.

(c) In het scherm Documenten voor incasseren staat onder het tab-blad SKG / iDEAL een overzicht van de gegenereerde (maar nog nietverzonden(!)) e-mailberichten.

Figuur 47: Documenten voor incasseren - iDEAL e-mails

R Deze e-mailberichten zijn in dit stadium van het proces nog nietverzonden!

Deze e-mails kunnen worden verzonden door te klikken op de knopE-mail verzenden waarna in het scherm Fonds - actiejaar ondertabblad Verzameldocumenten de kolom E-mail verstuurd wordtgewijzigd in ‘Ja’.

(d) Niet verzonden / bezorgde e-mails.Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen e-mails die niet kondenworden verzonden en emails die niet konden worden ‘bezorgd’.


3.6 Looplijsten genereren Handleiding BA LRP

• De e-mails die niet succesvol konden worden verzonden staanonder subtabblad Niet verzonden / mislukte e-mails waarvan-daan de mislukte e-mails kunnen worden aangepast en opnieuwverzonden.

• De e-mails die niet succesvol konden worden bezorgd (de zoge-naamde ‘bounces’: niet bestaand maar wel geldig e-mailadres,mailbox vol, etc.) worden teruggemeld aan het e-mailadres datbij de inrichting van het actiejaar onder tabblad Algemeen onderhet kopje Instellingen e-mail voor actiejaar staat vermeld inveld Afzender e-mailadres. Deze niet bezorgde e-mails staandus niet in het in het vorige punt beschreven overzicht misluktee-mails.Zie voor meer informatie over e-mailinstellingen § 3.3.8 Jaargege-vens per fonds.

(e) Wanneer gereed, klik op Sluiten om het scherm Documenten voorincasseren te sluiten.

13. Klik op Opslaan om het actiejaar bewaren.

3.6 Looplijsten genereren

Voor de bezorging en het ophalen van de toezeggingsbrieven kunnen looplijstenworden gegenereerd.Een looplijst kan worden gegenereerd:

• gelijktijdig met het genereren van de toezeggingsbrieven (zie paragraafToezeggingsbrieven genereren en afdrukken);

of

• op een later tijdstip via de functie Uitdraai (zie paragraaf Looplijst beper-ken).


Handleiding BA LRP 3.6 Looplijsten genereren

Verwerking


Bij de verwerking gaat het om:1. Het invoeren van ontvangen toezeggingen (eenmalig) (§ 3.7)

LRP heeft hiervoor de volgende procedures:

• nieuwe toezegging invoeren (en bij betaalwijze automatische incasso evt. invoe-ren / bijwerken machtiging) (§ 3.7.1);

• wijzigen bestaande toezegging (en bij betaalwijze automatische incasso evt.invoeren/ bijwerken machtiging) (§ 3.7.3).

2. Het genereren van incasso’s, acceptgiro’s en iDEAL e-mails (maandelijks)(§ 3.8).LRP heeft hiervoor de volgende procedures:

• eventueel vooraankondigingen genereren en afdrukken (§ 3.8.1);• incassobestand, acceptgiro’s en iDEAL e-mails genereren (§ 3.8.2);

- acceptgiro’s downloaden en afdrukken (§ 3.8.3);- incassobestand downloaden (§ 3.8.4);- iDEAL e-mails controleren / verzenden en evt. corrigeren (§ 3.8.5).

3. Het inboeken van de ontvangsten (herhaaldelijk) (§ 3.9)LRP heeft hiervoor de volgende procedures:

• handmatig inboeken (§ 3.9.1);- handmatig ontvangst inboeken (§ 3.9.1.1);- snelle invoer ontvangst (§ 3.9.1.2);- handmatig stornering verwerken (§ 3.9.1.3).

• digitaal dagafschrift inlezen (§ 3.9.2);• boekingen met betrekking tot incasso’s (§ 3.9.3);

- incassorun automatisch inboeken (§ 3.9.3.1);- incassorun handmatig boeken (§ 3.9.3.2);- incassoresultaat inboeken (§ 3.9.3.3).



Schematisch:

toezeggingdeelnem

er

LRP

betaalwijze

overig

betaalwijze

acceptgiro

vooraankondigenincasso

betaalwijze

incasso(PAIN)

betaalwijze

iDEAL

deelnemer

deelnemer

bankgem

eente(verzenden)

bank1

deelnemer

bank2

deelnemer

bank3

deelnemer

bank4ge-

ïncasseerde

bank5ge-

ïncasseerdebank

gemeente

(ontvangen)

inlezendig.

dagafschriften(CAM

T)

handmatig

boekendagafschriften

ontvangstbijdeelnem

er

Figuur 48: Schematisch overzicht verwerking betaalwijzen


Handleiding BA LRP 3.7 Toezeggingen registreren en verwerken

3.7 Toezeggingen registreren en verwerken

Voor het fondstype ‘herhaaldelijk vrij bedrag’ werkt LRP met toezeggin-gen. Een gemeentelid dat door middel van een toezeggingsbrief (of viaeen SKG/iDEAL e-mail) is aangeschreven voor een financiële bijdrage is pasdeelnemer aan een fonds als er een toezegging (meestal het ingevulde enondertekende toezeggingsformulier) is ontvangen en ingevoerd in LRP.Nadat de gemeenteleden zijn aangeschreven moeten jaarlijks de individueleterug ontvangen toezeggingen ingevoerd worden in LRP. Dit kan via de functie‘Invoer toezeggingen’.Als er sprake is van betaalwijze automatische incasso dan is de toezeg-ging tevens machtiging en moeten er - conform SEPA - meer gegevens(machtigings-ID en -type, datum ondertekening) worden ingevuld.Van gemeenteleden die gebruik maken van de digitale uitnodiging via SKGwordt de toezegging automatisch en zonder tussenkomst in LRP verwerkt.

R Een deelnemer kan per jaar maar één toezegging hebben; wel is hetmogelijk een bestaande toezegging te wijzigen.

3.7.1 Invoer toezeggingen

1. Klik op Fondsen & acties in het menu Bijdragenadministratie, het ven-ster Fondsen & acties verschijnt.

2. Selecteer het fonds en klik op Open huidig jaar, het vensterFonds - actiejaar verschijnt met de informatie van het huidig actiejaar.

3. Klik op tabblad Deelnemers om de (terug) ontvangen toezeggingsbrieven(en in geval van betaalwijze automatisch incasso ook de machtiging) teregistreren.

Figuur 49: Fonds - actiejaar - deelnemers

4. Klik op Invoer toezeggingen voor het invoeren van toezeggingen, hetscherm Snelle invoer toezeggingen opent.

5. Vul in het veldGeregistreerdenummer het nummer van de geregistreerdein waarvoor de toezegging wordt vastgelegd.Ook kan in het veld Achternaam begint met (een stuk van het begin van)de achternaam van de geregistreerde worden ingevuld. Andere mogelijkheidis om in het veld Achternaam partner begint met (een stuk van het beginvan) de achternaam van de partner in te vullen.


3.7 Toezeggingen registreren en verwerken Handleiding BA LRP

6. Gebruik na het invullen van de zoekgegevens de [TAB]-toets (of de muis)om het zoeken te starten.

Figuur 50: Deelnemers - snelle invoer toezeggingen

7. Selecteer de juiste naam/nummer uit de lijst.

R Als u een nieuwe toezegging probeert in te voeren voor een bestaandedeelnemer (geregistreerde waarvoor in het betreffende jaar al eentoezegging is vastgelegd) dan krijgt u een waarschuwing.In dat geval kunt u de bestaande toezegging wijzigen. (Zie paragraaf3.7.3 Toezegging wijzigen)

8. Het scherm Toezegging invoeren opent, de cursor staat al klaar in hetveld Bedrag toegezegd.

Figuur 51: Snelle invoer toezegging - geregistreerde (keuze automatische incasso)

9. Als voor de geselecteerde geregistreerde een vorige toezegging voor het be-treffende fonds in LRP is geregistreerd dan worden het Bedrag toegezegd,het betaalschema, de betaalwijze en de termijnen uit deze vorige toe-zegging automatisch overgenomen.Indien geen vorige toezegging is gevonden dan worden de standaardwaar-den van het fonds ingevuld.

10. Pas in het veld Bedrag toegezegd het vooringevulde (totaal)bedrag vande toezegging in of vul een nieuw bedrag in.

11. Selecteer, indien nodig, een ander betaalschema door middel van de knopachter dit veld. Afhankelijk van de keuze wordt de maandselectie aangepast.



12. Pas, indien nodig, de betaalwijze aan.Bij betaalwijze automatische incasso dient het toezeggingsformulier te-vens als machtiging en zijn de volgende gegevens verplicht:

• IBAN;• Machtigings-ID (wordt automatisch ingevuld);• Machtigingstype (wordt automatisch ingevuld);• Datum ondertekening;

Indien bij de algemene gegevens van het fonds eenStandaard ondertekeningsdatum machtiging is ingevuld dan wordtbij het invoeren van een nieuwe toezegging de Datum ondertekeningautomatisch gevuld met deze in het fonds ingevoerde ‘standaard onderte-keningsdatum machtiging’.

R De deelnemer met betaalwijze automatisch incasso moet van de in-casso(reeks) door middel van een vooraankondiging minimaal 14dagen vóór de eerste incasso op de hoogte worden gebracht.Zie voor meer informatie over de Europese incasso § 1.5.4 Europeseincasso.

Bij betaalwijze betaalwijze SKG/iDEAL wordt een e-mail verzonden aande deelnemer met daarin het verzoek om de openstaande termijn via iDEAL(van de bank van de deelnemer) te voldoen. De verzonden e-mail bevat denodige informatie om tot zo’n betaling over te kunnen gaan.Pas, indien gewenst, het e-mailadres voor het toezenden van het verzoektot betaling aan met behulp van de knop achter het e-mailadres. Dit gewij-zigde e-mailadres wordt ook in het dossier van de geregistreerde aangepast.Ook voor het herinneren via e-mail wordt van dit e-mailadres in de toezeg-ging gebruik gemaakt.

13. In het veld Commentaar kan desgewenst extra informatie worden vastge-legd die rechtstreeks betrekking heeft op iemands deelname/toezeggingvoor een fonds.Dit commentaar wordt getoond bij de toezegging zelf, bij het inboeken vanontvangsten (paragraaf Handmatige invoer dagafschrift) en bij het toeken-nen van bedragen (paragraaf Handmatig nieuwe ontvangsten invoeren).

14. Indien de deelnemer heeft aangegeven het toegezegde bedrag niet in regel-matige termijnen te voldoen dan kunnen onder het kopje Maandselectiede betreffende maanden waarin de deelnemer wenst bij te dragen wordenaangevinkt.

15. Pas waar nodig de andere gegevens van de toezegging aan en klik op Op-slaan.Het ingevulde bedrag van de toezegging wordt automatisch gelijkelijk ver-deeld over de aangegeven maanden. Deze termijnen en bijbehorendebedragen kunnen later nog worden aangepast zoals beschreven in para-graaf Toezegging wijzigen.Eventuele ontvangsten die al eerder zijn ingeboekt maar nog niet aan eentoezegging waren gekoppeld worden alsnog aan de nieuwe toezegginggekoppeld.



P Tip: voor écht snel invoeren hoeft u alleen maar het toetsenbord tegebruiken (dit geldt alleen als het bedrag hoeft te worden ingevuld):vul het bedrag in, druk daarna op [Tab]-toets en daarna op de [Enter]-toets.De toezegging wordt bewaard en het scherm Snelle invoer voor toe-zeggingen opent weer voor het invoeren van de volgende toezegging.

16. Klik op Sluiten om de snelle invoer te beëindigen.

3.7.2 Digitale toezegging

Naast de ‘traditionele’ manier van het genereren van toezeggingsbrieven,het bezorgen en ophalen ervan en de handmatige verwerking ervan in LRPis het ook mogelijk gebruik te maken van de digitale methode, waarbijgemeenteleden per e-mail worden uitgenodigd een toezegging te doen.In deze e-mail staat een link naar een online pagina waarop de toezeggingkan worden ingevuld. Vanuit deze pagina wordt de toezegging automatischen zonder verdere tussenkomst rechtstreeks in LRP verwerkt.Deze methode van toezeggen is veilig, snel en efficiënt.

R Om geregistreerden per e-mail uit te nodigen moet gebruik wordengemaakt van een subselectie. Zie voormeer informatie over het gebruikvan subselecties paragraaf ?? ??.

1. Digitale uitnodigingen bevinden zich in het actiejaar onder tabblad Uitnodi-gingen, subtabblad E-mail

Figuur 52: Actiejaar - uitnodigingen - e-mail

2. Het overzicht van door LRP ontvangen digitale toezeggingen staat vermeldonder menu Bijdragenadministratie, SKG / iDEAL

Figuur 53: SKG / iDEAL overzicht



3. In het overzicht Deelnemers in het actiejaar van het fonds kan met behulpvan de zoekvelden gezocht worden op digitale toezeggingen.

Figuur 54: Actiejaar - deelnemers - filter op digitale toezegging

4. In de toezegging staat in het veld Digitale toezegging vermeld of het eendigitale toezegging betreft. (Zie paragraaf 3.7.3 Toezegging wijzigen).

3.7.3 Toezegging wijzigen



3. Klik op het tabblad Deelnemers.

4. Klik op Toon zoekveld om de betreffende deelnemer te zoeken.

Figuur 55: Fonds - actiejaar - overzicht deelnemers met zoekvelden

5. Dubbelklik op de gevonden deelnemer om zijn/haar toezegging in het schermToezegging bewerken te wijzigen.



Figuur 56: Toezegging bewerken (keuze automatische incasso)

6. Onder het kopje Maandselectie kunnen de gewenste maanden met eenvinkje aan of uitgezet worden.Klik op Genereer om het toegezegde bedrag gelijkmatig over de aange-vinkte maanden te verdelen.

Figuur 57: Toezegging bewerken - termijnoverzicht

• Indien in bepaalde maanden meer of minder dan het gelijkmatig ver-deelde bedrag betaald wil worden, moeten deze maanden bewerktworden. Dubbelklik op de desbetreffende maand/termijn.

Figuur 58: Bewerk termijn



• Pas het bedrag aan en klik op Opslaan. Het totaalbedrag aan toege-zegde bedragen word bijgewerkt.

• Selecteer een andere maand (of maanden) en pas daar het toegezegdebedrag aan om uiteindelijk weer op het oorspronkelijk toegezegdebedrag uit te komen. Klik daarna niet op de knop Genereren.

7. Klik op Opslaan om de toezegging te bewaren.

RLet op de volgende zaken:

• Bij het wijzigen van (a) het (totaal)bedrag (b) de betaalwijze (c) van eentermijn van de toezegging wordt bij het opslaan van de (gewijzigde)toezegging gevraagd om een reden voor de wijziging.

Figuur 59: Motiveer wijziging toezegging

De toezeggingswijziging en de reden wordt opgeslagen en is terugte vinden in het scherm Toezegging bewerken onder het tabbladToezeggingswijzigingen.

3.7.4 Toezeggingen automatisch genereren

Toezeggingen kunnen automatisch worden gegenereerd voor geregistreer-den die geen brief hebben ontvangen.

Met de invoer van SEPA dient u ten behoeve van automatische incasso eenmachtigingenadministratie te voeren. In dat geval is de (papieren) toe-zegging tevensmachtiging en moeten er - conform SEPA - meer gegevens(machtiging-ID en -type, datum ondertekening) worden vastgelegd.

R Met de introductie van SEPA is het dan ook niet meer toegestaan (en in LRPniet meer mogelijk) in één keer voor alle geregistreerden een toezegging tegenereren als er sprake is van betaalwijze automatische incasso in hetfonds!

Het genereren van toezeggingen voor alle geselecteerden in één keer gaat alsvolgt:





3. Klik op tabblad Selectie en vervolgens op het tabblad Geregistreerdenzonder brief/e-mail en zonder toezegging.

Figuur 60: Selectie - geregistreerden zonder brief/e-mail en zonder toezegging

4. Klik op Genereer toezeggingen voor hele selectie om alle geselecteer-den deelnemer te maken, na een waarschuwing opent het venster Toezeg-gingen genereren - overnemen gegevens.

Figuur 61: Toezeggingen genereren - overnemen gegevens

In dit venster kan worden aangegeven welke gegevens uit voorgaandetoezeggingen moeten worden overgenomen bij het genereren van de nieuwetoezeggingen:

(a) Gebruik standaard gegevens van het fondsBij deze optie worden de toezeggingen gegeneerd op basis van destandaard gegevens zoals ingesteld bij het fonds.Zowel de bij het fonds ingestelde standaard termijnen als de standaardbetaalwijze worden overgenomen.

(b) Neem gegevens van vorig jaar overBij deze optie worden de gegevens van de toezeggingen van vorigejaar overgenomen. Als een geregistreerde vorig jaar geen toezegginghad dan worden de standaard gegevens zoals ingesteld bij het fondsovergenomen.



Na het zetten van een vinkje bij deze optie moet vervolgens gekozenworden welke gegevens van de toezegging van vorig jaar moetenworden overgenomen:• de termijnen;• het toegezegde bedrag;• de betaalwijze.R Het toegezegde bedrag wordt verhoogd met het gevraagd ver-

hogings % dat bij de inrichting van het fonds voor het actiejaar isopgegeven (zie paragraaf 3.3.8 Jaargegevens per fonds).

(c) Neem laatst bekende gegevens overBij deze optie worden de de gegevens van de laatst bekende toezeg-ging overgenomen. Als in het vorige - niet afgesloten - actiejaar geentoezegging is gevonden dan wordt gekeken naar de gegevens van het- niet afgesloten - actiejaar daarvoor, etc.Als voor de geregistreerde helemaal geen toezeggingen zijn gevon-den dan worden de standaard gegevens zoals ingesteld bij het fondsovergenomen.Na het zetten van een vinkje bij deze optie moet vervolgens gekozenworden welke gegevens van de laatst bekende toezegging moetenworden overgenomen:• de termijnen;• de betaalwijze;• het toegezegde bedrag.R Het bedrag wordt verhoogd met het gevraagd verhogings % dat

bij de inrichting van het fonds voor het actiejaar is opgegeven (zieparagraaf 3.3.8 Jaargegevens per fonds).

R Bij het genereren van toezeggingen voor alle geregistreerden wordenal (eerder) in het actiejaar geboekte ontvangsten in het fonds nietautomatisch gekoppeld aan de nieuw gemaakte toezeggingen. Dezeontvangsten moeten handmatig aan de betreffende toezegging wordengekoppeld.

3.7.5 Toezegging overzetten naar partner

Bij het overlijden van een deelnemer aan een fonds (zichtbaar aan het veldStatus in het deelnemeroverzicht) kan de bestaande toezegging worden over-gezet naar de partner.Onder partner wordt verstaan de partner van een in LRP geregistreerd huwe-lijk of geregistreerde partnerschap.Verder worden de volgende voorwaarden gecontroleerd:

• partner is ingeschreven bij dezelfde gemeente als de overleden deel-nemer;

• partner heeft geen eigen toezegging voor het betreffendefonds/actiejaar;

• partner heeft bij de financiële gegevens geen vinkjes staan bij de veldenNiet in staat bij te dragen of Wil nooit bijdragen;



• partner heeft bij de financiële gegevens uitsluiting voor dit specifiekefonds;

• partner heeft bij de algemene gegevens geen vinkjes staan bijWenstgeen contact of Geen contact mogelijk.

Bij het overzetten van de toezegging worden:

• de toezegging van alle niet gearchiveerde actiejaren ‘overgeheveld’naar de partner;

• de ontvangsten bij het huidig actiejaar van de toezegging ‘overgehe-veld’ naar de partner.

R Nota bene: bij de registratie van het overlijden van een deelnemer wordtde status van de deelnemer in het fonds automatisch bijgewerkt naar‘Overleden’.



3. Klik op het tabblad Deelnemers.

4. Klik op Toon zoekveld om de betreffende deelnemer te zoeken.

Figuur 62: Fonds - actiejaar - overzicht deelnemers met zoekvelden

5. Selecteer in het zoekveld Status deelnemer de waarde ‘Overleden’ en klikop Zoeken.

6. Selecteer in het overzicht de overleden geregistreerde waarvan de toezeg-ging moet worden overgezet naar de partner en klik op Bewerken.



Figuur 63: Toezegging bewerken (overleden deelnemer)

7. Bij een overleden deelnemer verschijnt de knop Zet de toezegging overnaar de partner. Klik op deze knop om de geselecteerde toezegging,inclusief ontvangsten van het huidige actiejaar, over te zetten naar devoormalig partner van de overleden deelnemer.

Figuur 64: Toezegging overzetten naar partner

8. Klik op Ga door om de toezegging daadwerkelijk over te zetten, waarnaeen verslag van het overzetten wordt getoond.



Figuur 65: Verslag overzetten toezegging naar partner

9. Beoordeel de aangepaste toezegging en breng indien nodig veranderingenaan in toegezegd bedrag, termijnen, bankrekening, manier van betalen.


Handleiding BA LRP 3.8 Incasso’s, acceptgiro’s en e-mails

3.8 Incasso’s, acceptgiro’s en SKG/iDEAL e-mails

InleidingHet genereren van incassobestanden (incasso’s), acceptgiro’s, SKG/iDEALe-mails en betaalwijze Overig is voor actie Kerkbalans een maandelijksterugkerende taak.Elke keer als u dit proces uitvoert worden voor een maand zowel incasso’s,acceptgiro’s en e-mails (en voor betaalwijze ‘overig’ een ‘termijn’) aangemaaktvoor de deelnemers die een (geldige) toezegging hebben met een nog nietbetaalde termijn voor de betreffende maand en die hebben aangegeven viaincasso, acceptgiro of iDEAL of op overige wijze te willen betalen.

U kunt er voor kiezen alle typen (bestanden, pdf’s en e-mails) in éénkeer tegelijk te genereren, of per type onafhankelijk van elkaar op eenverschillend moment.

Het genereren en verzenden van acceptgiro’s kunt u zelf plannen enuitvoeren. Acceptgiro’s kunnen worden gegenereerd als ‘3 acceptgiro’s perblad, 12 inch’ of als ‘acceptgiro met notadeel erboven, A4’ (ook wel ‘brief metacceptgiro’ of ‘combola’ genoemd).

Zie voor meer informatie over het al of niet moeten genereren van vooraan-kondigingen paragraaf 3.8.1 Vooraankondigingen genereren en afdrukken.Het genereren van incassobestanden kunt u zelf inplannen en uitvoeren. Nahet genereren van de incassobestanden kunt u de incassobatch automatisch(op de incassodatum) door LRP laten inboeken.Zie voor een schematische weergave paragraaf 3.8 Incasso’s, acceptgiro’s ene-mails.


3.8 Incasso’s, acceptgiro’s en e-mails Handleiding BA LRP

Procedure genereren / versturen van incasso’s, acceptgiro’s en SKG/iDEAL e-mails

Procedures die maandelijks moeten worden herhaald kunnen voor een heel actiejaar vooruitworden ingepland.

1. Genereer minimaal 14 dagen van tevoren vooraankondiging met vermelding incas-sotermijnen, bedragen, incassant-ID, etc. (alleen bij betaalwijze automatische incassoen indien een losse vooraankondiging vereist is (zie inleiding van deze paragraaf)).

(a) selecteer het betreffende fonds en actiejaar;(b) klik op het tabblad Vooraankondigingen;(c) selecteer het gewenste sjabloon van de vooraankondiging;(d) klik op de knop genereer, via de planner worden losse vooraankondigingen en

een verzamelbestand met vooraankondiging gegenereerd.

2. Genereer de bestanden en e-mails:

(a) selecteer het betreffende fonds en actiejaar;(b) klik op het tabblad incasso’s / acceptgiro’s / SKG / iDEAL;(c) klik op genereer,

• kies brieven met aangehechte acceptgiro’s, acceptgiro’s (3 per vel).• kies automatische incasso’s, vul de maand in, de uitvoerdatum wordtingevuld vanuit het fonds (deze incasso’s moeten wel vooraangekondigdzijn!).Kies er eventueel voor om de incassorun direct via een boekstuk op deincassodatum in te boeken.

• kies SKG / iDEAL voor het genereren van e-mails met het verzoek totbetaling via iDEAL. Deze e-mails moeten onder verzameldocumenten nogverzonden worden.

• kies betaalwijze Overig voor deelnemers die op eigen initiatief bijdragen.(d) het genereren van het incassobestand, eventueel het inboeken ervan, het pdf-

bestand met acceptgiro’s en de SKG/iDEAL e-mails wordt nu - via de planner -verzorgd.

3. Druk de acceptgiro’s af

(a) selecteer in tabblad verzameldocumenten de betreffende bestanden en klik opInzien;

(b) selecteer in het tabblad gegenereerde bestanden de regel met het pdf-bestandmet acceptgiro’s en klik op Download.

4. Verzend de SKG/iDEAL e-mails


(b) selecteer het tabblad SKG/iDEAL en klik op e-mail verzenden, de SKG/iDEALe-mails worden nu door LRP daadwerkelijk verzonden. Mislukte e-mails kunnenhier ook gecorrigeerd worden.

5. Verstuur het incassobestand naar de bank


(b) selecteer in het tabblad gegenereerde bestanden de regel met het incassobe-stand en klik op Download;

(c) sla het incassobestand op op uw computer en verwerk het in uw bankpakket.



Schematisch

toezeggingdeelnem

er

LRP

betaalwijze

overig

betaalwijze

acceptgiro

vooraankondigenincasso

betaalwijze

incasso(PAIN)

betaalwijze

iDEAL

deelnemer

deelnemer

bankgem

eente(verzenden)

bank1

deelnemer

bank2

deelnemer

bank3

deelnemer

bank4ge-

ïncasseerde

bank5ge-

ïncasseerdebank

gemeente

(ontvangen)

inlezendig.

dagafschriften(CAM

T)

handmatig

boekendagafschriften

ontvangstbijdeelnem

er

Figuur 66: Schematisch overzicht incasso’s, acceptgiro’s en e-mails genereren



3.8.1 Vooraankondigingen genereren en afdrukken

Planning verzending vooraankondigingenHet verzenden (genereren) van vooraankondigingen is een taak die één keerper actiejaar moet worden uitgevoerd voor de deelnemers voor wie betaalwijze‘automatische incasso’ is vastgelegd in de toezegging.Wanneer gebruik wordt gemaakt van de standaard toezeggingsbrief uit LRPkan de toezeggingsbrief tevens als vooraankondiging gebruikt worden en hoeftgeen aparte vooraankondiging te worden verzonden aan nieuwe deelnemers(met betaalwijze automatische incasso) voor het nieuwe actiejaar.Deelnemers (met betaalwijze automatische incasso) voor wie (in het verleden)in het nieuwe actiejaar al een toezegging is geregistreerd krijgen standaardgeen toezeggingsbrief (dit is overigens wel mogelijk). Voor hen is het dusnodig een aparte vooraankondiging te genereren.

R Dit dient dus te gebeuren voordat aan de hand van de terug ontvangentoezeggingsbrieven de nieuwe deelnemers voor het nieuwe actiejaarworden geregistreerd (maar minimaal 14 dagen voordat de eerste auto-matische incasso gaat plaatsvinden).

Wanneer de toezeggingsbrief niet als vooraankondiging kan dienen dan dientaan alle deelnemers (met betaalwijze automatische incasso) een apart voor-aankondiging te worden verzonden.

R Dit dient dus te gebeuren nadat alle nieuwe deelnemers voor het nieuweactiejaar zijn geregistreerd (maar minimaal 14 dagen voordat de eersteautomatische incasso gaat plaatsvinden).

Voor het mogen uitvoeren van een Europese incasso dient u aan twee voor-waarden te voldoen:

1. U dient (als wijkgemeente) in het bezit te zijn van een ondertekende envan een datum voorziene machtiging van de geïncasseerde.Aan de inhoud van deze machtiging zijn voorwaarden verbonden.Hiervoor kunt u het van de deelnemer (terug)ontvangen (ondertekendeen van een datum voorziene) toezeggingsformulier gebruiken. Dezemachtiging dient u in LRP te registreren, de datum ondertekening ishierbij van belang.Wanneer u gebruik maakt van een ‘eigen’ toezeggingsbrief die niet allegegevens bevat die vereist zijn om als geldige vooraankondiging tekunnen dienen dan bent u verplicht om een aparte vooraankondiging teversturen aan de deelnemers met betaalwijze automatische incasso.

2. U dient het voornemen tot het doen van een automatische incasso(reeks)van te voren aan te kondigen bij de geïncasseerde. De wijze van aan-kondiging is in principe ‘vrij’, hierbij valt te denken aan andere communi-catie met de geïncasseerde, een aankondiging in een ‘uitgave’ die bij allegemeenteleden wordt bezorgd, e-mail of zelfs SMS. De communicatiemoet echter wel aantoonbaar hebben plaatsgevonden.

(a) Deze vooraankondiging moet minimaal het te incasseren bedrag,het incassoschema en het incassant-ID bevatten. Aan de handvan deze incassant-ID kan de deelnemer (geïncasseerde) verifiërendat het daadwerkelijk uw (wijk)gemeente is die de incasso heeft



uitgevoerd en dat de incasso correct (juiste bedrag en juiste datum)heeft plaatsgevonden.

(b) Deze vooraankondigingmoet minimaal 14 dagen vóór de (eerste)incasso verzonden worden. Het is toegestaan om met de geïncas-seerden een andere (kortere) termijn af te spreken. Belangrijk iswel dat hierover (aantoonbaar) overstemming is tussen incassanten geïncasseerde.In geval van een doorlopende incasso (zoals bij actie kerkbalans)dient u minimaal één keer per jaar, voordat de eerste incassozal plaatsvinden, een vooraankondiging te sturen met daarin eenincassoschema voor het betreffende actiejaar.R Indien op de IBAN van de betreffende geïncasseerde 36 maan-

den geen (succesvolle) incasso heeft plaatsgevonden dan ver-valt de machtiging.

Zie voor een schematische weergave paragraaf 3.8 Incasso’s, acceptgiro’s ene-mails.



3. Klik op tabblad Vooraankondigingen

Figuur 67: Fonds - actiejaar - vooraankondigingen

4. Selecteer de gewenste sjabloon van een vooraankondiging en Klik op Ge-nereer, het venster Vooraankondigingen genereren opent.Zie voor het werken met de planner paragraaf 7.6 Werken met de planner.

5. Nadat de vooraankondigingen zijn gegenereerd staan onder tabblad Voor-aankondigingen de losse vooraankondigingen per geregistreerde.

6. Klik op tabblad Verzameldocumenten voor het verzameldocument metvooraankondigingen die zojuist zijn gegenereerd, klaar om afgedrukt ofverzonden te worden.

R Indien bij het genereren van de vooraankondigingen geen datum on-dertekening is aangetroffen in de toezegging bij de betaalwijze au-tomatische incasso dan wordt hier in het log melding van gemaakt. Udient dan voor de betreffende toezegging(en) de datum ondertekeningalsnog in te vullen en opnieuw vooraankondigingen te genereren.



Selecteer de regel (met de vooraankondigingen) die zojuist is aangemaakten klik op Inzien, het scherm Documenten voor incasseren opent.

7. Selecteer onder het tabblad Gegenereerde bestanden de naam van hetgewenste pdf-bestand en klik op Download.

R Het is ook mogelijk om meerdere bestanden tegelijk te selecteren, dezeworden dan in een zip-bestand verzameld en in één keer gedownload.

Sla het pdf-bestand op voor verdere verwerking, u kunt het bestand nu zelfafdrukken of laten afdrukken.

8. Klik op Opslaan om het fonds te bewaren.

3.8.2 Incassobestand, acceptgiro’s en iDEAL e-mails genereren

Met de invoering van SEPA is de Nederlandse incasso vervangen door deEuropese incasso. (Zie voor meer informatie de SEPA-inleiding paragraaf1.5.4 Europese incasso).Voordat u daadwerkelijk een incasso-opdracht mag laten uitvoeren voor deel-nemers met betaalwijze automatische incasso dient u:

• als (wijk)gemeente in het bezit te zijn van een incassant-ID.

• als (wijk)gemeente in het bezit te zijn van een ondertekende en vaneen datum (datum ondertekening) voorziene machtiging van dedeelnemer (geïncasseerde) waarmee de deelnemer u als incassant (de(wijk)gemeente) ‘toestemming’ geeft om hem/haar te incasseren. Hetterugontvangen toezeggingsformulier kan voor dit doel dienen.

R Een overzicht van alle geregistreerde machtigingen (machtigings-rapportage) is via de Financiële rapportage in te zien en af tedrukken.Zie voor meer informatie paragraaf 6.1 Machtigingsrapportage.

• de deelnemers van tevoren door middel van een vooraankondigingminimaal 14 werkdagen van tevoren (mits anders overeengekomen)te informeren over het bedrag dat u gaat incasseren en het moment(momenten, incassoschema) waarop u dat gaat doen. Het toezeggings-formulier kan voor dit doel dienen.


Bij het aanleveren van de bestanden voor de Europese incasso gelden officiëletijdlijnen: 2 werkdagen vóór de gewenste uitvoerdatum.Zie voor een schematische weergave de inleiding van paragraaf 3.8 Incasso’s,acceptgiro’s en e-mails.



Procedure genereren van incasso’s, acceptgiro’s en SKG/iDEAL e-mails

Procedure voor het genereren en versturen van incasso’s, acceptgiro’s en SKG/iDEAL e-mails.Eventueel kunnen de procedures die maandelijks moeten worden herhaald voor een heelactiejaar vooruit worden ingepland.

1. Genereer minimaal 14 dagen van tevoren vooraankondiging met vermelding incasso-termijnen, bedragen, incassant-ID, etc. (alleen bij betaalwijze automatische incassoen indien een losse vooraankondiging vereist is (zie inleiding van deze paragraaf)).

(a) selecteer het betreffende fonds en actiejaar;(b) klik op het tabblad Vooraankondigingen;(c) selecteer het gewenste sjabloon van de vooraankondiging;(d) klik op genereer, via de planner worden losse vooraankondigingen en een

verzamelbestand met vooraankondiging gegenereerd.

2. Genereer de incasso-bestanden, acceptgiro’s en iDEAL e-mails

(a) selecteer het betreffende fonds en actiejaar;(b) klik op het tabblad incasso’s / acceptgiro’s / iDEAL;(c) klik op genereer, kies brieven met aangehechte acceptgiro’s, acceptgiro’s (3

per vel)(d) kies automatische incasso’s, vul de maand in, de uitvoerdatum wordt ingevuld

vanuit het fonds (deze en alle toekomstige incasso’s van dit actiejaar moet welvooraangekondigd zijn!);Kies er eventueel voor om een incassorun direct via een boekstuk in te boeken.(Dit inboeken geschiedt op de incassodatum)

(e) het incassobestand, eventueel het inboeken ervan, het pdf-bestand met accept-giro’s en de iDEAL e-mails worden nu - via de planner - verzorgd.

3. Druk de acceptgiro’s af

(a) klik in het scherm fonds - actiejaar op het tabblad verzameldocumenten voor degegenereerde bestanden;

(b) selecteer de betreffende bestanden en klik op Inzien;(c) selecteer in het tabblad gegenereerde bestanden de regel met het pdf-bestand

met acceptgiro’s en klik op Download.U kunt het bestand nu openen en afdrukken of opslaan.

4. Verstuur het incassobestand naar de bank

(a) selecteer in het tabblad gegenereerde bestanden de regel met het incassobe-stand en klik op Download;

(b) sla het incassobestand op op uw computer;(c) u kunt dit bestand met behulp van uw bankpakket verwerken.

5. Verzend de SKG/iDEAL e-mails

(a) klik in het scherm fonds - actiejaar op het tabblad verzameldocumenten voor degegenereerde bestanden;

(b) selecteer de betreffende bestanden en klik op Inzien;(c) selecteer het tabblad SKG/iDEAL en klik op e-mail verzenden, de SKG/iDEAL

e-mails worden nu door LRP daadwerkelijk verzonden. Foutieve e-mails kunnenhier ook gecorrigeerd en opnieuw verzonden worden.





3. Klik op tabblad Incasso’s / Acceptgiro’s / iDEAL

Figuur 68: Fonds - actiejaar - Incasso’s / Acceptgiro’s / iDEAL

4. Klik op Genereer achter de opdracht Genereer incasso’s, acceptgiro’sen iDEAL e-mails.

Figuur 69: Incasso’s, acceptgiro’s en e-mails genereren

5. Maak een keuze uit hetgeen moet worden gegenereerd:

• Acceptgiro’s (3 acceptgiro’s per blad of brief met acceptgiro);Er worden alleen acceptgiro’s gegenereerd voor die deelnemers diehebben aangegeven via acceptgiro te willen bijdragen aan het fonds.

• Automatische incasso (PAIN-bestand);Er worden alleen automatische incasso’s gegenereerd voor die deelne-mers die hebben aangegeven door middel van automatische incassote willen bijdragen aan het fonds.R Indien op de IBAN van een deelnemer 36 maanden geen (succes-

volle) incasso heeft plaatsgevonden dan vervalt de machtiging enzal LRP geen incasso genereren.

– Bij het genereren van een Europese incasso moet een vooraankon-diging zijn verzonden aan de deelnemer en moet u in het bezit zijnvan een getekende machtiging van de deelnemer.

– Met alleen genereren van het incassobestand en het verzendennaar de bank zijn er in LRP nog geen ontvangsten aangemaakt bij



de geïncasseerde deelnemers. Door de ‘incassorun’ (al dan nietdirect) via een boekstuk in te lezen in LRP worden de ontvangstendaadwerkelijk - op de incassodatum - ingeboekt bij de deelnemer(s).(Dit kunt u ook voor een heel jaar inplannen waarna het genererenen inboeken automatisch gebeurt (het bijtijds aanbieden bij debank moet u wel zelf verzorgen)).

• SKG/iDEAL e-mails;Er worden alleen iDEAL e-mails gegenereerd voor die deelnemers diehebben aangegeven via SKG/iDEAL te willen bijdragen aan het fonds.R Met het genereren van de SKG / iDEAL e-mails zijn deze e-mails nog

niet daadwerkelijk door LRP verzonden. Zie voor meer informatieparagraaf 3.8.5 SKG/iDEAL e-mails vanuit LRP verzenden.

• Overig.Hierbij draagt de deelnemer zelf zorg voor het voldoen van de betaal-termijn(en).R Let op: hoewel voor betaalwijze Overig geen output wordt gege-

nereerd dient u voor een correcte verwerking van de ontvangstenook betaalwijze Overig elke maand te genereren.

Indien een bepaalde betaalwijze niet mag worden gegenereerd (omdat debetaalwijze niet is toegestaan in het fonds/het IBAN of omdat het beheerervan bijvoorbeeld bij de DO ligt) dan wordt de betreffende betaalwijze nietgetoond.

6. Klik op Ga verder.

Figuur 70: Incasso’s, acceptgiro’s en e-mails genereren - vervolg

7. Selecteer in het veld Maand de maand waarvoor ‘geïncasseerd’ gaat wor-den, kies hier de maand die u heeft ingevuld in het veld Incassomaand ophet tabblad Algemeen.In het veld Uitvoer datum evt. incasso’s staat de standaarddatum ver-meld waarop eventueel de automatische incasso moet worden uitgevoerd.Deze standaarddatum kan hier alsnog worden aangepast.

• De standaarddatum is vastgelegd in het veldIncassodag van de maand in het actiejaar onder tabblad Al-gemeen (Zie paragraaf 3.3.8 Jaargegevens per fonds).

R Het is zaak het incassobestand op tijd bij de bank aan te leveren!Zie de inleiding van deze paragraaf omtrent het tijdig aanleveren.



8. Plaats - indien gewenst - een vinkje in het veld Herhaaldelijk om hetgenereren voor een volledig actiejaar in te plannen. Vul vervolgens een Dagin de maand in waarop het genereren automatisch via de planner loopt.

9. Met het veld Incasso’s meteen inboeken in nieuw boekstuk kan deincassorun direct na genereren in een boekstuk (met als boekstuknummerde aanmaakdatum (jjjjmmdd)) worden verwerkt. De kandidaat transactiesworden daarbij op de incassodag ingeboekt.Dit proces verloopt via de planner.

10. Klik op Genereer, het (planner)scherm Incasso’s acceptgiro’s en e-mails keuze opent.Zie voor het werken met de planner paragraaf 7.6 Werken met de planner.Het incassobestand, het pdf-bestand met de acceptgiro’s (drie op een vel ofbrief met acceptgiro) of de SKG/iDEAL e-mails worden nu gegenereerd.

R Voor deelnemers waarvan de IBAN is geblokkeerd voor gebruik wordenacceptgiro’s afgedrukt zonder IBAN. Deze kan door de deelnemer zelfworden ingevuld.

• Er worden geen incasso-opdrachten, acceptgiro’s of e-mails gegene-reerd voor deelnemers waarvan de IBAN is geblokkeerd voor gebruikof voor deelnemers die in LRP als overleden staan geregistreerd.Hiervan wordt melding gemaakt in het schermDocumenten voor incasseren.

11. Als het genereren succesvol is verlopen dan staan de de gegenereerdeacceptgirobestanden, eventuele incassobestanden en e-mails klaar ondertabblad Verzameldocumenten.

Figuur 71: Fonds - actiejaar - verzameldocumenten

Selecteer de regel die zojuist is aangemaakt en klik op Inzien.



Figuur 72: Documenten voor incasseren

12. Onder het tabblad Gegenereerde bestanden staan de bestanden klaarom te downloaden voor verdere verwerking.Onder de tabbladen Bijbehorende incasso’s, Bijbehorende accept-giro’s, SKG / iDEAL en Overig staan de afzonderlijke incasso’s, accept-giro’s en iDEAL e-mails vermeld.Allen zijn nu - waar relevant - voorzien van een (a) betalingskenmerk(b) machtigings-IDDit betalingskenmerk bestaat uit 16 cijfers. De samenstelling van ditbetalingskenmerk is als volgt:

positie kenmerk1 controlegetal2-8 geregistreerdenummer geregistreerde9 laatste cijfer van het actiejaar van het fonds10-11 termijn (maandnummer)12-16 fondsnummer

13. Klik op Opslaan om het fonds te bewaren.

3.8.3 Acceptgiro’s afdrukken

De in paragraaf 3.8.2 gegenereerde acceptgiro’s kunnen nu worden afgedrukt.



3. Klik op het tabblad Verzameldocumenten. Als het genereren van in-casso’s, acceptgiro’s en SKG/iDEAL e-mails (zoals beschreven in paragraaf3.8.2) succesvol is verlopen dan staan hier de gegenereerde acceptgirobe-standen klaar.Selecteer de regel (met het acceptgirobestand) die zojuist is aangemaakten klik op Inzien, het scherm Documenten voor incasseren opent.



4. Selecteer onder het tabblad Gegenereerde bestanden de naam van hetgewenste pdf-bestand en klik op Download.


Sla het pdf-bestand op voor verdere verwerking, u kunt het bestand nu zelfafdrukken of laten afdrukken.

R Aan het zelf afdrukken zijn voorwaarden verbonden. (Voor meer infor-matie zie www.acceptgiro.nl)

Zie www.protestantsekerk.nl/lrpnetwerk voor het instellen van uw printervoor het afdrukken van drie op een vel acceptgiro’s.

3.8.4 Incassobestanden uit LRP downloaden

De in paragraaf 3.8.2 gegenereerde incassobestanden kunnen vanuit LRP ge-download worden en via uw bankpakket verder verwerkt worden.

R Denk om tijdige aanlevering van incassobestanden aan de bank.



3. Klik op het tabblad Verzameldocumenten. Als het genereren van in-casso’s, acceptgiro’s en SKG/iDEAL e-mails (zoals beschreven in paragraaf3.8.2) succesvol is verlopen dan staan hier de gegenereerde incassobestan-den klaar.Selecteer de regel (met het incassobestand) die zojuist is aangemaakt enklik op Inzien, het scherm Documenten voor incasseren opent.

4. Selecteer onder het tabblad Gegenereerde bestanden de naam van hetincassobestand en klik op Download. Sla het incassobestand op voorverdere verwerking in uw bankpakket. (Bijvoorbeeld uploaden naar uwbank).


3.8.5 SKG/iDEAL e-mails vanuit LRP verzenden

De in paragraaf 3.8.2 gegenereerde SKG/iDEAL e-mails moeten na het genererennog vanuit LRP verzonden worden.




http://www.protestantsekerk.nl/lrpnetwerk


3. Klik op het tabblad Verzameldocumenten. Als het genereren van in-casso’s, acceptgiro’s en SKG/iDEAL e-mails (zoals beschreven in paragraaf3.8.2) succesvol is verlopen dan staan hier de gegenereerde SKG/iDEALe-mails klaar.Selecteer de regel (met de e-mails) die zojuist is aangemaakt en klik opInzien, het scherm Documenten voor incasseren opent.Selecteer het tabblad SKG / iDEAL voor een overzicht van de gegenereerdee-mailberichten.


R Deze e-mailberichten zijn nog niet verzonden!

4. Klik op E-mail verzenden om deze e-mails daadwerkelijk te verzenden. Nahet verzenden van de e-mails wordt in het scherm Fonds - actiejaar ondertabblad Verzameldocumenten de kolom E-mail verstuurd gewijzigd in‘Ja’.

3.8.5.1 E-mails corrigeren/opnieuw verzenden

Het kan zijn dat e-mails wel succesvol zijn verzonden maar niet zijn aan-gekomen op het ingevulde (geldige) e-mailadres. Dit kan zijn omdat dee-mail:

• naar een geldig maar niet (meer) bestaand e-mailadres is verzonden(zogenaamde ‘bounce’);

• naar foutief/verkeerd (maar wel geldig) e-mailadres is verzonden;• niet ontvangen kon worden omdat de mailbox van de ontvanger ‘vol’is. (zogenaamde ‘bounce’).

De melding dat een e-mail die vanuit LRP is verzonden naar zo’n adres nietis aangekomen wordt (door de mailserver van de ontvangende partij) als‘niet bestelbaar’ teruggemeld naar het e-mailadres dat bij de inrichting vanhet actiejaar is ingevuld in het veld Afzender e-mailadres.(Zie paragraaf Jaargegevens per fonds voor de instellingen e-mail van hetactiejaar.)Indien de bijdragenadministrateur toegang heeft tot de e-mails die op ditadres binnenkomen dan kan deze hierop actie ondernemen. Het verkeerdee-mailadres kan worden gecorrigeerd en de betreffende e-mail kan directopnieuw worden verzonden.

5. Selecteer in het scherm Documenten voor incasseren het tabblad iDEALe-mails, subtabblad SKG/iDEAL e-mails




6. Open de verzonden e-mail die moet worden gecorrigeerd door deze teselecteren en daarna te klikken op de knop Inzien.

Figuur 75: iDEAL e-mails - verzonden e-mail inzien

7. Klik op Bewerken en opnieuw verzenden om deze e-mail aan te passen ennogmaals te verzenden.

Figuur 76: Inzien e-mail - E-mail bewerken



8. Pas het e-mailadres aan en klik op Verzenden om de aangepaste e-maildirect opnieuw te verzenden.

R Let op:– verander zo min mogelijk aan de automatisch gegenereerde tekstvan het bericht;

– plak beslist geen tekst vanuit Word, Excel of Outlook in de e-mail;– verander beslist niet een eventuele link voor het doen van eenbetaling via iDEAL!

R E-mails die niet konden worden verzonden door LRP (deze bevindenzich onder subtabblad Niet verzonden / mislukte e-mail) kunnenniet op bovenstaande manier worden gecorrigeerd.De oorzaak van het niet kunnen verzenden moet worden achterhaald,gecorrigeerd en deze e-mails moeten opnieuw gegenereerd worden.


3.9 Ontvangsten inboeken Handleiding BA LRP

3.9 Ontvangsten inboeken

Ontvangsten worden geboekt in een boekstuk. U kunt per bankafschrift ofbankbestand een nieuw boekstuk aanmaken. Geef elk boekstuk voor identifi-catie en snel terugzoeken een uniek nummer (letters zijn niet toegestaan). Alsu met meerdere ‘financiële stromen’ werkt (meerdere bankrekeningen, kas)dan zou u dit terug kunnen laten komen in de boekstuknummers.Bijvoorbeeld: u hebt kasboekingen en 3 bankrekeningen. De kas en 2 bankre-keningen boekt u handmatig, van 1 bankrekening leest u een bankbestandin. U verwerkt wekelijks. U zou dan de volgende boekstuknummering kunnengebruiken:

Bankrekening 1: boekstuk 1001 t/m 1052Bankrekening 2: boekstuk 2001 t/m 2052Bankrekening 3: boekstuk 3001 t/m 3052Kas: boekstuk 4001 t/m 4052

De eerste twee cijfer geeft de financiële stroom (bankrekening) aan, de laat-ste twee cijfers het weeknummer of gewoon een volgnummer dat niet deweeknummering volgt (als u niet elke week een boekstuk heeft).

Toekenning ontvangstenEen ontvangst van een deelnemer wordt, na identificatie (matching), toe-gekend aan de oudste openstaande termijn(en) van de toezegging van dedeelnemer voor het betreffende actiejaar van het fonds.

Figuur 77: Verwerken ontvangst over openstaande termijnen

Typen boekstukken

Handmatig Kies dit boekstuktype als u handmatig een bankafschrift of eenkasstuk gaat boeken.

Digitaal Kies dit boekstuktype als u een bankbestand wilt inlezen.LRP 3.1 is, na de invoering van SEPA, met name ingericht op verwer-king van het (nieuwe) bestandsformaat CAMT (CAMT.053). (Het CAMT-


Handleiding BA LRP 3.9 Ontvangsten inboeken

formaat is zodanig opgezet dat LRP hieruit het best alle relevante infor-matie kan inlezen voor een betrouwbare verwerking.)Het CAMT-bestand bevat voor verwerking in LRP de volgende informatie:

• overboekingen (met IBAN);• periodieke overboekingen;• IBAN-acceptgiro betalingen;• geweigerde incasso’s en storneringen n.a.v. automatische incasso;• (eventueel totaal-regel incassoresultaat, deze totaalregel wordtdoor LRP genegeerd).

Incassorun Kies dit boekstuktype voor het inboeken van de gegenereerdeincassobatch. Geweigerde opdrachten en terugboekingen (storno‘s)worden in het CAMT-bestand teruggemeld en via het type Digitaal inge-lezen. In het digitale dagafschrift kan eventueel een totaal-regel van hetincassoresultaat voorkomen, deze totaalregel wordt door LRP genegeerd.

Ontvangsten via SKG Collect (SKG/iDEAL):

Betalingen die gedaan zijn via de SKG/iDEAL betaalwijze worden doorSKG teruggemeld aan LRP voor automatische verwerking door LRP ofteruggemeld in een dagafschrift.Voor meer informatie zie de website van SKG Collect.

Handmatig inboeken storno’s:

Als u storno‘s handmatig inboekt, kiest u voor boekstuktype Handmatig.

3.9.1 Handmatige invoer dagafschrift

Ontvangsten en storneringen waarvan u alleen een (niet geautomatiseerdverwerkbaar) dagafschrift van de bank ontvangt kunnen alleen handmatig inLRP worden geboekt.

1. Klik opOntvangsten & storneringen in het menu Bijdragenadministra-tie.

Figuur 78: Ontvangsten & storneringen - boekstukken

2. klik op Nieuw.



Figuur 79: Selecteer boekstuktype

3. Selecteer het type Handmatig voor het verwerken van het dagafschrift enklik op Volgende.

Figuur 80: Boekstuk

4. Vul het boekstuknummer en de daarbij behorende datum in (zie de inlei-ding van deze paragraaf omtrent het boekstuknummer).

Er zijn nu drie mogelijkheden:

• Handmatig nieuwe ontvangsten invoeren (lees verder bij paragraaf 3.9.1.1Handmatig nieuwe ontvangsten invoeren);

• ‘Snelle invoer’ waarbij u ‘klaarstaande’ termijnbedragen kunt afvinken. Leesverder bij paragraaf 3.9.1.2 Snelle invoer ontvangsten.

• Handmatig storneringen verwerken. Lees verder bij paragraaf 3.9.1.3 Hand-matig stornering verwerken.

3.9.1.1 Handmatig nieuwe ontvangsten invoeren

1. Klik in het scherm Boekstuk op het tabblad Ontvangsten.Maak vervolgens de keuze of een ontvangst moet worden ingevoerd vooreen geregistreerde of een overig contact, klik vervolgens op de knopNieuw.



Figuur 81: Ontvangst inboeken (keuze geregistreerde)

2. Geef de ontvangst eventueel een omschrijving onder het kopje Ontvangstinformatie en maak bij het veld Type persoon een keuze uit geregi-streerde of overig contact.

3.9.1.1.1 Type deelnemer Geregistreerde

3. Zoek de geregistreerde op:

Geregistreerdenummer er wordt gezocht naar het (gedeeltelijk) inge-voerde geregistreerdenummer; er wordt gezocht vanaf het begin vanhet geregistreerdenummer.

Achternaam er wordt gezocht naar de (gedeeltelijk) ingevoerde (eigen)achternaam; er wordt gezocht gezocht met de conditie ‘achternaambegint met’. Het zoeken naar achternaam is niet hoofdlettergevoelig.

Niet ingeschrevenen er wordt gezocht naar de (gedeeltelijk) ingevoerde(eigen) achternaam; er wordt gezocht gezocht met de conditie ‘achter-naam begint met’. Verschil met bovenstaande zoekmethode is dat erwordt gezocht binnen de niet-ingeschrevenen (vertrokken, uitschrijvingloopt, uitgeschreven, overleden).

Bankrekening er wordt gezocht naar het (gedeeltelijk) ingevoerde bank-rekeningnummer (BBAN); er wordt gezocht gezocht met de conditie‘bankrekeningnummer bevat’. Het BBAN bankrekeningnummer maaktonderdeel uit van het IBAN.

Uitgebreid zoeken met behulp van deze knop kan worden gezocht op devolledige naam (bijvoorbeeld de meisjesnaam van een gehuwde part-ner), geslacht, adres, geboortedatum en woonplaats van ingeschreven



en niet-ingeschreven geregistreerden.

Figuur 82: Ontvangst inboeken - geregistreerde zoeken

R Bij het invullen van het geregistreerdenummer of de achternaam wor-den al tijdens het intypen alle corresponderende nummers/namen ineen lijst getoond. (Dit wordt ‘incremental search’ genoemd.)Afhankelijk van de hoeveelheid geregistreerden kan het enkele ogen-blikken duren voordat deze lijst verschijnt.

Indien de geregistreerde is gevonden wordt in het veld IBAN automatischhet standaard IBAN van de geregistreerde ingevuld. Daarnaast worden deoverige gegevens onder het kopje Gekoppelde geregistreerde ingevuld.Vervolg bij punt 8 van deze paragraaf.

3.9.1.1.2 Type deelnemer Overig contact

Figuur 83: Ontvangst inboeken (keuze overig contact)

4. Klik op de knop achter het veld Overig contact.

Figuur 84: Ontvangst inboeken - selecteer overig contact

5. Vul de achternaam en/of eventuele andere gegevens in en klik op Zoeken.



6. Selecteer het gewenste overig contact en klik op Selecteren.

7. In het veld IBAN wordt automatisch het standaard IBAN van het overigcontact ingevuld. Daarnaast worden de overige gegevens onder het kopjeGekoppeld overig contact ingevuld.

Deze beschrijving gaat verder met het registreren van een ontvangst vaneen geregistreerde. De werkwijze voor het registreren van een ontvangstvoor een overig contact is hetzelfde.

8. Onder het kopje Toezeggingen staan de jaren per fonds/fondsen waarvoorde geregistreerde een toezegging heeft gedaan (of is vastgelegd).

R In dit overzicht staan alleen toezeggingen voor actiejaren die niet zijngearchiveerd.

Figuur 85: Ontvangst inboeken - toezeggingen

Met de knop Beperk op jaar kunnen de toezeggingen per (niet gearchi-veerd) actiejaar worden gefilterd.

9. Selecteer de gewenste toezegging (fonds) en klik op Ken bedrag toe aantoezegging.

Figuur 86: Toezeggingen - ken bedrag toe

10. Vul het ontvangen bedrag dat voor dit fonds bedoeld is in in het veld Be-drag, leg eventueel nog een opmerking vast en klik op Opslaan om hettoegekende bedrag te bewaren.



R Zie voor meer informatie over het verwerken (‘salderend’ boeken) vanontvangsten door LRP de inleiding van deze paragraaf.

11. Onder het kopje Toegekende bedragen kan:

• een toegekend bedrag worden gewijzigd/gecorrigeerd met behulp vande knop Bewerken;

• een toegekend bedrag worden verwijderd met behulp van de knopVerwijderen;

• een ontvangst aan een (ander) fonds van de (wijk)gemeente wordentoegekend waarvoor de geregistreerde géén toezegging heeft gedaan.Om een ontvangst aan een (ander) fonds van de (wijk)gemeente toete kennen klik op Toekennen aan ander fonds.

Figuur 87: Toekennen aan ander fonds - ken bedrag toe

• Vul het bedrag in, selecteer het fonds en het gewenste actiejaar waar-aan de ontvangst wordt toegekend. Leg eventueel nog een opmerkingvast en klik op Opslaan om de ontvangst te bewaren.

12. Klik op de knop Opslaan en volgende invoeren of op de knop Opslaan& sluiten.

13. Wanneer gereed met boeken, klik in het venster Boekstuk op de knopOpslaan en totalen berekenen om het boekstuk te bewaren. Bij het be-waren wordt het totaal van het boekstuk berekend en worden de totalen vande actiejaren van de fondsen waarvoor ontvangsten zijn geboekt bijgewerkt.

3.9.1.2 Snelle invoer ontvangsten

Bij snelle invoer wordt voor een fonds / actiejaar / termijn de ontvangst beves-tigd van een (volledig) termijnbedrag dat door een persoon is overgemaaktnaar aanleiding van een verstuurde acceptgiro, een SKG/iDEAL e-mail of eengegenereerde termijn voort betaalwijze ‘overig’.Indien geen incassorun wordt ingelezen (en met de bank een incasso-contractis afgesloten waarin incasso’s individueel worden teruggemeld via het dagaf-schrift) kan ook de ontvangst een incasso worden bevestigd.Termijnen die reeds voldaan zijn worden in dit overzicht niet getoond.

R De snelle invoer verschilt van het (normaal) inboeken van een ontvangst.Bij het (normaal) inboeken kan de ontvangst direct flexibel worden toege-kend; bij de snelle invoer is de keuze voor het toekennen beperkt tot hetvolledige bedrag voor het geselecteerde fonds, actiejaar en maand. Ook



bij snelle invoer worden onvolledige en openstaande (oude) termijnenéérst ‘aangezuiverd’.

1. Klik in het scherm Boekstuk (type handmatig) op het tabblad Snelle in-voer en selecteer respectievelijk het Fonds, het (actie)jaar en de maandwaarvoor een (snelle) ontvangst moet worden ingevoerd.

Figuur 88: Boekstuk - snelle invoer

De incasso’s, acceptgiro’s, iDEAL e-mails en betaalwijze ‘overig’ van alledeelnemers voor het geselecteerde fonds voor het geselecteerde actiejaaren de geselecteerde maand komen in dit overzicht te staan.

R Alleen termijnen waarvoor een incasso, acceptgiro, iDEAL e-mail of be-taalwijze ‘overig’ is gegenereerd en waarvoor nog geen een ontvangstis geboekt worden getoond.

P Tip: met de knop Toon zoekveld kan gericht naar een geregistreerde,IBAN, betalingskenmerk, etc. gezocht worden.

2. Selecteer een of meerdere regels in dit overzicht en klik op Bevestig Ont-vangst.

3. Klik op Opslaan na de laatste bevestiging van ontvangst. U keert weerterug naar het scherm Ontvangsten & storneringen - boekstukken.


3.9.1.3 Handmatig stornering verwerken

Storneringen worden gedaan door deelnemers die de bank opdracht heb-ben gegeven de automatische incasso ongedaan te maken. Tevens kunnenstorneringen ontstaan ten gevolge van ‘afkeur’ door de bank van een incasso-opdracht.Deze verwerking zit geïntegreerd in het verwerken van de elektronische af-schriften, zie paragraaf 3.9.3.3 Incassoresultaat inboeken.

1. Klik in het scherm Boekstuk (type handmatig) op het tabblad Stornerin-gen. Bepaal of de stornering voor een geregistreerde of voor een overigcontact moet worden aangemaakt en klik op Nieuw.



Figuur 89: Boekstuk - stornering boeken

2. Vul de transactiedatum in het veld Transactiedatum.

3. Klik op de knop naast het veld Transactienummer.

Figuur 90: Stornering boeken - ontvangsten

4. Vul één of meer zoekcriteria in en klik op Zoeken.

5. Selecteer de juiste persoon en transactie en klik op Selecteren. Onderhet kopje Ontvangst wordt de informatie van de geselecteerde transactieweergegeven, het toegekende bedrag staat bij het desbetreffende fonds inhet scherm.

Figuur 91: Stornering boeken - geselecteerde ontvangst

6. Klik op de knop Opslaan om het onder het kopje Ontvangst vermeldebedrag te storneren en de stornering te bewaren.



7. Onder tabblad Mutatieoverzicht gedetailleerd wordt het overzicht vande mutaties weergegeven.

8. Wanneer gereed met boeken, klik in het venster Boekstuk op de knopOpslaan en totalen berekenen om het boekstuk te bewaren. Bij hetbewaren wordt het totaal van het boekstuk berekend en worden de totalenvan de actiejaren van de fondsen waarvoor ontvangsten/storneringen zijngeboekt bijgewerkt.

3.9.2 Digitaal dagafschrift inlezen

Onder digitaal dagafschrift wordt in LRP verstaan het ‘SEPA-formaat’ CAMT(CAMT.053).Het CAMT-bestand bevat voor verwerking in LRP informatie inzake overboekin-gen (met IBAN), periodieke overboekingen, IBAN-acceptgiro betalingen, gewei-gerde incasso’s en storneringen n.a.v. automatische incasso en eventueel eentotaal-regel incassoresultaat (deze totaalregel wordt door LRP genegeerd).

1. Klik opOntvangsten & storneringen in het menu Bijdragenadministra-tie, het scherm Ontvangsten & storneringen - boekstukken opent.

2. klik op Nieuw, het venster Selecteer boekstuktype verschijnt.

3. Selecteer het type Digitaal en klik op Volgende.

Figuur 92: Boekstuk (keuze digitaal)

4. Vul het boekstuknummer en de daarbij behorende datum in (zie de inleidingvan paragraaf 3.9 Ontvangsten inboeken omtrent het boekstuknummer).

5. Selecteer het tabblad Bestanden en klik op Nieuw onder het kopje Uploadhier uw betalingsbestanden.

Figuur 93: Boekstuk - betalingsbestand



6. Klik op de knop Upload om het betalingsbestand dat u hebt ontvangen(de maximale geaccepteerde grootte voor dit bestand is 5 MB) en dat isopgeslagen op uw computer te selecteren. Eenmaal geselecteerd verschijntde naam van het betalingsbestand in het veld Bestand en klikt u op deknop Opslaan.

7. Klik vervolgens op de knop Lees bestanden in om het betalingsbestand -via de planner - in te lezen. Eventuele meldingen tijdens het inlezen wordenweergegeven bij het inleesresultaat van het boekstuk.Zie voor het werken met de planner paragraaf 7.6 Werken met de planner.Na het inlezen zijn de gegevens van de ingelezen afschriften in te zien onderhet tabblad Afschriften.

Figuur 94: Boekstuk (digitaal) - afschriften

In dit overzicht wordt onderscheid gemaakt tussen afschriften die wel enafschriften die (waarschijnlijk) niet voor verwerking LRP bedoeld zijn.De afschriften die waarschijnlijk niet voor verwerking in LRP bedoeld zijn(criteria: debet-boeking niet ten gevolge van een stornering) worden onderde afschriften onder subtabblad Genegeerd getoond.

Figuur 95: Boekstuk (digitaal) - afschriften - genegeerd

In geval er afschriften zijn geïdentificeerd die niet voor verwerking in LRPzijn bedoeld dan moet het volgende gebeuren:

• het dagafschrift is verkeerd geïdentificeerd en is wel voor verwerkingin LRP bedoeld, selecteer dan het betreffende afschrift en klik op Kan-didaat transactie(s) maken waarna het afschrift wordt verplaatstnaar het overzicht Kandidaat transacties.

• het afschrift is daadwerkelijk niet voor verwerking in LRP bedoeld, uhoeft verder niets te doen.

8. Nadat bovenstaande acties voor alle genegeerde afschriften zijn uitgevoerdwordt met de knopMarkeer als gezien bevestigd dat de hier weergegeven



genegeerde afschriften als zodanig correct zijn geïdentificeerd.Zolang niet op de knop Markeer als gezien is geklikt krijgt dit boekstukin het overzicht boekstukken de status van (een geel uitroepteken) terindicatie dat de genegeerde afschriften nog moeten worden beoordeeld enbevestigd.De ingelezen afschriften en de handmatig verplaatste genegeerde afschrif-ten zijn omgezet in ‘kandidaat transacties’ en zijn in het tabblad Kandidaattransacties geplaatst.

9. Klik op tabblad Kandidaat transacties om het ingelezen dagafschrift tebeoordelen, te bewerken, ongeldige transacties te verwijderen en om degeldige transacties in te boeken.

Figuur 96: Boekstuk (digitaal) - kandidaat transacties

R Controleer alle tabbladen: Geregistreerden, Overige contacten enOverig.

Er kunnen drie symbolen voor de regels staan:

(een groene vink)100% match op het betalingskenmerk.

(een geel uitroepteken)Er is een logische match gevonden.Door de muis boven het gele uitroepteken te houden wordt een bood-schap getoond met de reden van het niet met 100% zekerheid kunnenmatchen. Het is belangrijk deze betalingen vóór het inboeken te con-troleren op juistheid.ofEr zijn afschriften in het boekstuk geïdentificeerd die (mogelijk) nietvoor verwerking in LRP bedoeld zijn. De juistheid van deze ‘genegeerde’boekstukken is nog niet bevestigd met de knop Markeer als gezienin het overzicht met afschriften.

(een rood kruis)Er is geen match gevonden.Door de muis boven het rode kruis te houden wordt een boodschapgetoond met de reden van het niet kunnen matchen. U dient deze nietgematchte betaling handmatig te corrigeren of te verwijderen.R Kandidaat transacties met en rood kruis bevinden zich meestal

onder het tabblad Overige.R Kandidaat transacties met een rood kruis kunnen ook ontstaan als

een fonds is ’afgesloten’ voor automatisch boeken na een bepaaldedatum. (Zie voor meer informatie paragraaf 3.3.4.5 Beperkingenop digitaal boeken).



10. Klik op de knop Inboeken om de betalingen die gekenmerkt zijn met eengroene vink en een geel uitroepteken - via de planner - in te boeken.

Figuur 97: Boekstuk (digitaal) - kandidaat transacties - inboeken

Zie voor het werken met de planner paragraaf 7.6 Werken met de planner.Klik op de mededeling ‘De betalingen zijn ingeboekt’, u kunt deze nu vin-den onder het tabblad Mutatieoverzicht gedetailleerd. Tevens kunt umet de knop Toon toekenningshistorie meer informatie vinden over de‘toekenningsbeslissingen’ van LRP.

R U dient de stap van het inboeken niet te vergeten!

Figuur 98: Boekstuk (digitaal) - mutatieoverzicht gedetailleerd

11. De kandidaat transacties die door LRP niet konden worden ingeboekt moe-ten handmatig worden verwerkt.Selecteer in het tabblad Kandidaat transacties de regel van de niet ver-werkte transactie die u wilt bewerken en klik op Bewerken.



Figuur 99: Boekstuk (digitaal) - kandidaat ontvangst

12. Selecteer indien nodig het type persoon: ‘geregistreerde’ of ‘overig con-tact’.

Optie Geregistreerde

Vul onder het kopje Zoek geregistreerde in het veldGeregistreerdenummer het nummer van de geregistreerde in waarvoor de kandidaatontvangst wordt vastgelegd. In het veld Achternaam kan de ach-ternaam van de geregistreerde worden ingevuld. In het veld Nietingeschreven kan de achternaam van een niet ingeschreven persoon(overleden of vertrokken/uitgeschreven) worden ingevuld. Laatste mo-gelijkheid is het zoeken op IBAN waarvandaan het geld is overgemaakt.R Bij het invullen van het geregistreerdenummer of de achter-

naam worden al tijdens het intypen alle corresponderende num-mers/namen in een lijst getoond. (Dit wordt ‘incremental search’genoemd.)Afhankelijk van de hoeveelheid geregistreerden kan het enkeleogenblikken duren voordat deze lijst verschijnt.

Indien de geregistreerde is gevonden wordt in het veld IBAN automa-tisch het standaard IBAN van de geregistreerde ingevuld. Daarnaastworden de overige gegevens onder het kopje Gekoppelde geregi-streerde ingevuld. Vervolg bij punt 13 van deze paragraaf.

Optie Overig contact



Figuur 100: Kandidaat ontvangst (keuze overig contact)

• Klik op de knop achter het veld Overig contact.

Figuur 101: Kandidaat ontvangst - selecteer overig contact

• Vul de achternaam en/of eventuele andere gegevens in en klik opZoeken.

• Selecteer het gewenste Overig contact en klik op Selecteren.

Deze beschrijving gaat verder met het registreren van een ontvangst vaneen geregistreerde. De werkwijze voor het registreren van een ontvangstvoor een overig contact is hetzelfde.

13. Onder het kopje Toezeggingen staat het fonds/fondsen waarvoor de gere-gistreerde een toezegging heeft gedaan of waar voor de geregistreerde eentoezegging is vastgelegd. Selecteer de gewenste toezegging (fonds) en klikop Ken bedrag toe aan toezegging.



Figuur 102: Kandidaat ontvangst - ken bedrag toe

• Vul het ontvangen bedrag dat voor dit fonds bedoeld is in in het veldBedrag en maak eventueel nog een opmerking.

• Klik in het venster Ken bedrag toe op de knop Opslaan om hettoegekende bedrag te bewaren.

De ingevoerde ontvangst wordt nu toegekend aan de oudste termijn vandit fonds waarvoor nog geen (of nog niet het volledige toegezegde) geldontvangen is.

Figuur 103: Verwerken ontvangst over openstaande termijnen

14. Onder het kopje Toegekende bedragen kan:• een toegekend bedrag worden gewijzigd/gecorrigeerd met behulp vande knop Bewerken;

• een toegekend bedrag worden verwijderd met behulp van de knopVerwijderen;

• een ontvangst aan een (ander) fonds van de (wijk)gemeente wordentoegekend waarvoor de geregistreerde géén toezegging heeft gedaan.Om een ontvangst aan een (ander) fonds van de (wijk)gemeente toete kennen klik op Toekennen aan ander fonds.



Figuur 104: Kandidaat ontvangst - ken bedrag toe

Vul het bedrag in, selecteer het fonds en het gewenste actiejaar waar-aan de ontvangst wordt toegekend. Leg eventueel nog een opmerkingvast en klik op Opslaan om de ontvangst te bewaren.

15. Klik op de knop Opslaan & sluiten, u keert terug naar het scherm Boekstuk.16. Nadat alle niet toegekende betalingen handmatig zijn toegekend staan deze nu

onder het tabblad Geregistreerden en Overige contacten en zijn voorzienvan groene vinkjes. Klik op de knop Inboeken en de betalingen die gekenmerktzijn met groene vinken worden (alsnog) - via de planner - ingeboekt. Klik na deverwerking op de mededeling ‘De betalingen zijn ingeboekt’’.

17. Wanneer gereed met boeken, klik in het venster Boekstuk op de knop Opslaanen totalen berekenen om het boekstuk te bewaren. Bij het bewaren wordt hettotaal van het boekstuk berekend en worden de totalen van de actiejaren van defondsen waarvoor ontvangsten zijn geboekt bijgewerkt.

3.9.3 Boekingen met betrekking tot incasso’s

Als u vanuit een fonds een incassobestand hebt gegenereerd en dit bestandhebt aangeboden aan uw bank worden niet direct door LRP geen ontvangstengeboekt bij de geïncasseerde.Van incasso-opdrachten wordt, afhankelijk van uw incassocontract met debank, geen of beperkte informatie in het digitale dagafschrift ontvangen. Dezesummiere ontvangstinformatie kan in LRP niet verwerkt worden tot ontvangstbij de geïncasseerde.Om de ontvangsten voortvloeiend uit een incasso toch in LRP te verwerkenmoet de (door LRP gegenereerde) incassorun in een boekstuk worden inge-boekt.

R LRP kan dit inlezen van de incassorun in een boekstuk automatischverzorgen.

Uitval (ten gevolge van ontoereikend saldo, stornering, etc.) wordt via hetdigitale dagafschrift teruggemeld en via de verwerking van dat digitale dagaf-schrift in LRP geboekt.Overige correcties kunt u verwerken via een handmatige stornering (zie hier-voor paragraaf 3.9.1.3 Handmatig stornering verwerken).

3.9.3.1 Incassorun (automatisch) inboeken



Het automatisch inlezen van de incassorun in een boekstuk en het op de incasso-datum inboeken ervan kan automatisch door LRP worden gedaan.Zie hiervoor paragraaf 3.8.2 Incasso’s, acceptgiro’s en iDEAL e-mails genereren).Hierbij wordt er in eerste instantie vanuit gegaan dat elke naar de bank gezondenincasso-opdracht ook daadwerkelijk wordt geïncasseerd.

3.9.3.2 Incassorun (handmatig) inboeken

1. Klik opOntvangsten & storneringen in het menu Bijdragenadministra-tie, het scherm Ontvangsten & storneringen - boekstukken opent.

2. klik op Nieuw, het venster Selecteer boekstuktype verschijnt.

3. Selecteer het type ‘Incassorun’ en klik op Volgende.

Figuur 105: Boekstuk (keuze incassorun)

4. Vul het boekstuknummer en de daarbij behorende datum in (zie de inleidingvan paragraaf 3.9 Ontvangsten inboeken omtrent het boekstuknummer).

5. Klik op de knop Toevoegen onder het tabblad Bestanden.

Figuur 106: Boekstuk - selecteer incasso runs

6. Vul, indien nodig, een of meerdere zoekvelden in en klik op Zoeken om degewenste incassorun te zoeken, selecteer deze en klik op Selecteren.

7. De incassorun staat klaar onder het tabblad Bestanden, klik op de knopImpliceer incassoruns om de incasso via de planner in te boeken. Zievoor het werken met de planner paragraaf 7.6 Werken met de planner.Nadat de transacties (via de planner) zijn ingelezen (en het boekstuk tus-sentijds is bewaard) worden totalen en eventuele meldingen getoond in hetscherm Boekstuk.



8. Klik op tabblad Kandidaat transacties om het ingelezen bestand te be-oordelen, te bewerken en om de geldige transacties in te boeken.

Figuur 107: Boekstuk (incassorun) - kandidaat transacties

R Controleer alle tabbladen: Geregistreerden, Overige contacten enOverig.

9. Klik op de knop Inboeken om de kandidaat transacties - via de planner - inte boeken.

Figuur 108: Boekstuk (incassorun) - kandidaat transacties - inboeken

Zie voor het werken met de planner paragraaf 7.6 Werken met de planner.Klik op de mededeling ‘De betalingen zijn ingeboekt’, u kunt deze voortaanvinden onder het tabblad Mutatieoverzicht gedetailleerd. Tevens kuntu met de knop Toon toekenningshistorie meer informatie vinden overde ‘toekenningsbeslissingen’ van LRP.

R U dient de stap van het inboeken niet te vergeten!


3.9.3.3 Incassoresultaat inboeken

Storneringen (geweigerde en geannuleerde opdrachten en terugboekingen(‘storno’) van incasso opdrachten) worden ingelezen via het digitale dagafschrift(CAMT). Zie paragraaf 3.9.2 Digitaal dagafschrift inlezen.

3.9.4 Recapitulatie boekstukken

Vanuit het overzicht Ontvangsten & storneringen - boekstukken is het mo-gelijk (rechtstreeks) een recapitulatie te genereren naar Excel of naar PDF.

1. Klik opOntvangsten & storneringen in het menu Bijdragenadministra-tie.



Figuur 109: Ontvangsten & storneringen - boekstukken

2. Selecteer één of meerdere boekstukken waarover u een recapitulatie wiltgenereren met behulp van [Ctrl] + muisklik en klik vervolgens op de knoprecapitulatie boekstuk(ken).

Figuur 110: Recapitulatie

3. Maak een keuze voor het genereren van een rapport in Excel (spreadsheet)of in pdf-formaat.


3.10 Nieuwe toezeggingsbrief genereren Handleiding BA LRP

Nazorg

Nadat u aan het begin van het jaar de gemeenteleden hebt uitgenodigd deel tenemen aan Kerkbalans, wilt u wellicht na enige tijd de personen die (nog) nietgereageerd hebben benaderen om ze te vragen alsnog te reageren. Mogelijkwilt u een lijst produceren van deze personen voor een opvolgactie.Misschien wilt u na een bepaalde tijd de personen die sinds de ‘actieweek’nieuw zijn binnengekomen alsnog voorzien van een toezeggingsformulier.Voor deze vormen van ‘nazorg’ heeft LRP een oplossing.Het genereren van herinneringen (brieven of e-mails) en het verzorgen vanfinanciële rapportages behoort ook tot de ‘nazorg’.

3.10 Nieuwe toezeggingsbrief genereren

Gedurende het actiejaar wilt u wellicht de personen die sinds de ‘actieweek’nieuw zijn binnengekomen in uw gemeente alsnog met een (toezeggings)briefuitnodigen voor Kerkbalans.



3. Klik op tabblad Selectie en vervolgens tabbladGeregistreerden zonder brief/e-mail en zonder toezegging.In dit overzicht staan vermeld de nieuw-ingekomenen en de personen dievoorheen niet voldeden aan de selectiecriteria voor het fonds en die noggeen brief hebben ontvangen en nog geen toezegging hebben gedaan.

R Dit overzicht toont alle geregistreerden die bij de aan het fonds ge-koppelde selectie behoren maar waarvoor voor dit actiejaar nog geentoezegging en geen brief aanwezig is. Het is raadzaam eerst de gekop-pelde selectie(s) handmatig te updaten om zo een actueel overzichtvan de potentiële deelnemers te krijgen.

4. Voor deze mensen kunt u een toezeggingsbrief genereren (zie paragraaf3.5 Toezeggingsbrieven genereren en afdrukken).Na het genereren van de toezeggingsbrieven worden deze geregistreerdentoegevoegd aan het tabblad Geregistreerden met brief zonder toezeg-ging.

5. Na het ontvangen van de nieuwe toezeggingen kunt u deze verder verwerkenvolgens paragraaf 3.7.1 Invoer toezeggingen.

3.11 Overzicht personen met brief zonder toezegging

Als u aan het begin van het jaar de mensen hebt benaderd voor Kerkbalans,zult u de behoefte hebben om na enige tijd de mensen die nog niet gereageerdhebben te benaderen om ze te vragen alsnog te reageren.



Handleiding BA LRP 3.11 Overzicht personen met brief zonder toezegging


3. Klik op tabblad Selectie en vervolgens op subtabbladGeregistreerden met brief zonder toezegging.

Figuur 111: Selectie - geregistreerden met brief zonder toezegging

In dit overzicht staan de personen vermeld die wel een brief hebben ont-vangen maar waarvan nog geen reactie is ontvangen/toezegging is geregi-streerd.

3.11.1 Opnieuw toezeggingsbrief genereren

1. Selecteer in de velden Sjabloon voor geregistreerden met eerderetoezegging en Sjabloon voor geregistreerden zonder eerdere toe-zegging een sjabloon om de geregistreerden te herinneren aan het feit datze nog geen toezegging voor het huidige actiejaar hebben gedaan.

2. Klik op de knop Genereer brieven/e-mails voor deze selectie om vooralle geselecteerden voor dit fonds en actiejaar een toezeggingsbrief eneventueel een vrije brief te maken. Het scherm Toezeggingsbrief keuzeopent.Zie voor meer informatie over het afdrukken van toezeggingsbrieven para-graaf 3.5 Toezeggingsbrieven genereren en afdrukken.

3.11.2 Exporteren

Deze groep kunt u ook exporteren naar een CSV-bestand (voor verdereverwerking in een spreadsheetprogramma) met behulp van de knop NaarCSV exporteren. Dit CSV-bestand kunt u gebruiken voor het maken vaneen gepersonaliseerde brief buiten LRP (mailmerge in tekstverwerker)

- Klik op de knop Exporteer deze geregistreerden naar groep om vande hier getoonde geregistreerden een groep aan te maken. Met behulpvan deze groep kunt u in LRP bijvoorbeeld weer een selectie maken (zieparagraaf ?? ??). Deze selectie zou u kunnen gebruiken om verder actie teondernemen (bijvoorbeeld een gepersonaliseerde brief in LRP)


3.11 Overzicht personen met brief zonder toezegging Handleiding BA LRP

Deze geregistreerden kunnen desgewenst worden uitgesloten voor hetbetreffende fonds, zie hiervoor paragraaf 7.7.2 Uitsluiting voor fonds.

- Indien u énkele toezeggingsbrieven wilt afdrukken dan kunt u deze het besteopnieuw handmatig afdrukken vanuit het overzicht met de oorspronkelijkgegenereerde toezeggingsbrieven. Deze vindt u in het scherm Fonds -actiejaar onder de tabbladen Uitnodigingen en eventueel tabblad Ver-zameldocumenten.


U opent het betreffende pdf-bestand door deze te selecteren en te klikkenop de knop Download, waarna de toezeggingsbrief alsnog kan wordenafgedrukt.


Handleiding BA LRP 3.12 Aanmaken herinneringen

3.12 Aanmaken herinneringen

Nadat een betaaltermijn is verstreken en voor de betreffende termijn geenontvangst is geboekt, is er sprake van een betalingsachterstand en kunnen inLRP herinneringen voor deelnemers aan het fonds gegenereerd worden.Er kan worden gekozen voor het genereren van een herinneringsbrief metaangehechte acceptgiro of voor alléén een acceptgiro (zonder brief, dezeacceptgiro’s worden 3 acceptgiro’s per blad afgedrukt). Ook is het mogelijkeen herinnerings e-mail door LRP te laten genereren en verzenden.Vooraf:

• Zorg dat u geen achterstand heeft bij het inboeken van de ontvangsten.Rlet op dat alle ontvangsten en ook de incassoruns daadwerkelijk zijningeboekt!

• Breng de betalingsachterstand in beeld in het deelnemeroverzicht metbehulp van de knop Bereken achterstand.

• Controleer de inhoud van de herinneringsbrief. Alleen de LB kan het sja-bloon voor herinneringsbrief controleren en/of aanpassen of een nieuweherinneringsbrief maken.

Een punt van aandacht is de methodiek van boeken en toekennen van ont-vangsten door LRP. Zie voor meer informatie omtrent het ‘salderend’ boekende inleiding van paragraaf 3.9 Ontvangsten inboeken.Een ander punt van aandacht is de planning van het maken van de herinne-ringen.Bij het aanmaken van de herinneringen dient u rekening te houden met dewijze waarop LRP bepaalt wie in aanmerking komt voor een herinnering.

Bepalen achterstandBij het maken van de herinneringen worden alle openstaande termijnen dievóór de maand van de aanmaakdatum van de herinneringsbrief liggen alsachterstallig beschouwd en wordt voor deze betreffende termijnen/maandeneen herinnering gegenereerd.Maakt u bijvoorbeeld op 1 september herinneringsbrieven aan, dan ‘ziet’ LRPopenstaande termijnen van de maanden tot en met augustus als achterstand.Om te voorkomen dat na-ijlende en nog onverwerkte ontvangsten abusievelijkworden herinnerd is het verstandig om de herinneringen aan het eind vande maand te genereren. Ook kunt u het genereren van herinneringen voorafinplannen met behulp van de planner en zo deze taak laten uitvoeren op delaatste dag van de maand.Als hulpmiddel bij het bepalen van de betalingsachterstanden kan in hetdeelnemersoverzicht de betalingsachterstand voor alle deelnemers aanhet fonds worden bepaald aan de hand van de huidige datum.Daarin verschilt de betalingsachterstand van het begrip Nog te ontvangenwelke wordt bepaald aan de hand van de toezegging en ontvangsten voor hethele actiejaar.

Schematisch

• betalingsachterstand = ∑ toegezegd tot vandaag - ∑ ontvangen totvandaag;

• nog te ontvangen = totaal toegezegd voor het hele actiejaar voor hetfonds - totaal ontvangen voor het actiejaar voor dit fonds


3.12 Aanmaken herinneringen Handleiding BA LRP

Herinneren tot en met een bepaalde maandOok is het mogelijk om een herinneringsbrief te genereren tot en met eenbepaald maand, waarbij door LRP gekeken word of op het moment vanherinneren (= heden) het bedrag ontvangen is dat per de opgegeven maandontvangen had moeten zijn.Voorbeeld: bij een toezegging van 120 euro over 12 maanden kunt uop 1 september herinneren tot en met juni. LRP controleert dan of hetvereiste bedrag per juni (= 60 euro) is ontvangen, rekening houdend met deontvangsten tot en met 1 september.

Bij de instellingen van het fonds (zie paragraaf 3.3.4.5 Minimum bedrag in-casso / acceptgiro) kan, indien gewenst, een bedrag opgeven waaronder geenacceptgiro’s zullen worden gegenereerd.Aanleidingen voor het gebruik van zo’n minimum bedrag kunnen zijn:

• de kosten die verbonden zijn aan het doen verwerken van een herinnering(acceptgiro);

en/of

• het voorkomen dat LRP bij herinneringen acceptgiro’s aanmaakt voor -naar uw mening - te kleine bedragen.

Mocht deze situatie zich voordoen bij het genereren van de herinneringen danwordt hiervan melding gedaan in het log van het verzameldocument.

R Nota bene: bedragen onder 50 cent worden niet verwerkt.

Procedure herinneringen

Herinneringen genereren• ga naar bijdragenadministratie, fondsen & acties, fonds, en open het huidig jaar;• bepaal eventueel de betalingsachterstand vanuit het deelnemeroverzicht;• klik op het tabblad herinneringen, selecteer de juiste sjablonen voor herinneringsbrief/ herinnerings e-mail en genereer herinneringen.

Er wordt nu een PDF-bestand aangemaakt met herinneringen en er worden herinneringse-mails klaargezet; dit gebeurt op de achtergrond via de planner.Herinneringsbrieven/acceptgiro’s afdrukken

• ga naar het tabblad verzameldocumenten (vanuit het scherm fonds - actiejaar);• klik op de regel van het betreffende bestand en op de knop inzien;• klik in het scherm documenten voor incasseren in het tabblad gegenereerde bestandenop de regel met het pdf-bestand met herinneringsbrieven/acceptgiro’s en klik opDownload.

• selecteer in het scherm documenten voor incasseren in het tabblad SKG/iDEAL deregel met e-mails en klik op e-mail verzenden. De herinnerings e-mails worden nudoor LRP daadwerkelijk verzonden.

U kunt het pdf-bestand nu openen en afdrukken of opslaan.





3. Bepaal desgewenst een actueel overzicht van de betalingsachterstand vande deelnemers in het fonds. Klik daarvoor op het tabblad Deelnemers.

Figuur 113: Fonds - actiejaar - deelnemers

4. Klik op de knop Bereken achterstanden voor het actualiseren van hetbedragen in de kolom Achterstand. In het fondsoverzicht ( Totalenactiejaar) wordt de datum in het veld Achterstanden berekend op bij-gewerkt naar de huidige datum.

R Zie de inleiding van deze paragraaf voor een toelichting op het begripbetalingsachterstand.

5. Klik op tabblad Herinneringen.

Figuur 114: Fonds - actiejaar - herinneringen

6. Selecteer in het veld Sjabloon voor herinneringsbrief de herinnerings-brief die u wilt gebruiken.Selecteer desgewenst in het veld Sjabloon voor e-mail de (door de LBaangemaakte) sjabloon voor het verzenden van een herinnerings e-mail.

R Een keuze voor een herinneringsacceptgiro (3 acceptgiro’s per blad)verschijnt na het klikken op de knop Genereer herinneringen

7. Klik op de knop Genereer herinneringen om de herinneringsbrieven, her-inneringsacceptgiro’s en herinnerings e-mails te genereren. Het vensterHerinneringsbrief opent.Ook is het mogelijk om een herinneringsbrief te genereren tot en met eenbepaald maand, waarbij door LRP gekeken word of op het moment vanherinneren (= heden) het bedrag ontvangen is dat per de opgegeven maandontvangen had moeten zijn.



Voorbeeld: bij een toezegging van 120 euro over 12 maanden kunt u op 1september herinneren tot en met juni. LRP controleert dan of het vereistebedrag per juni (= 60 euro) is ontvangen, rekening houdend met de ont-vangsten tot en met 1 september.Het herinneren tot een bepaalde maand kan worden opgeven in onderstaandvenster bij het veld Herinner t/m.

Figuur 115: Herinneringsbrief

8. Maak een keuze voor herinneringsbrieven volgens het opgegeven sjabloonof voor alleen acceptgiro’s (3 op 1 vel) en klik opGa verder.

R Deze acceptgiro’s worden niet per deelnemer gegenereerd maar 3acceptgiro’s per blad en zijn daarom alleen terug te vinden onder deverzameldocumenten.

• desgewenst kan een minimumbedrag worden ingesteld waarondergeen herinneringsacceptgiro wordt gemaakt. (Zie de inleiding van dezeparagraaf)

Het scherm Herinneringsbrief keuze opent. Zie voor het werken met deplanner paragraaf 7.6 Werken met de planner.

9. Klik, nadat de herinneringen zijn gegenereerd, op tabblad Herinneringen,hier staan de losse herinneringsbrieven per geregistreerde. Klik op tabbladVerzameldocumenten voor het verzameldocument met herinneringen diezojuist zijn gegenereerd klaar om afgedrukt of verzonden te worden.Indien hier geen herinneringen klaar staan dan waren er geen termijnenwaarvoor een herinnering gegenereerd hoefde te worden of is een (te hoog)minimumbedrag ingesteld in het fonds waaronder geen acceptgiro’s wordengegenereerd.


10. Selecteer de juiste regel en klik op Inzien.




11. Selecteer onder het tabblad Gegenereerde bestanden de naam van hetpdf-bestand met herinneringsbrieven en herinnerings acceptgiro’s en klikop Download. Sla het bestand op op uw computer om het verder te kunnenverwerken.


Op het tabblad Bijbehorende acceptgiro’s staan een overzicht van de ge-genereerde pdf-bestanden en op het tabblad Bijbehorende incasso’s degegenereerde incassobestanden. Dit zijn slechts overzichten, de bestandenzelf vindt u onder het tabblad Gegenereerde bestanden.

12. Klik op tabblad SKG / iDEAL voor een overzicht van de gegenereerde e-mailberichten.


R Deze e-mailberichten zijn nog niet verzonden!

Deze e-mails kunnen worden verzonden door te klikken op de knop E-mailverzenden. Na het verzenden van de e-mails wordt in het scherm Fonds- actiejaar onder tabblad Verzameldocumenten de kolom E-mail ver-stuurd gewijzigd in ‘Ja’.

13. Niet verzonden / bezorgde e-mails.Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen e-mails die niet konden wordenverzonden en emails die niet konden worden ‘bezorgd’.

• De e-mails die niet succesvol konden worden verzonden staan on-der subtabblad Niet verzonden / mislukte e-mails waarvandaan demislukte e-mails kunnen worden aangepast en opnieuw verzonden.



• De e-mails die niet succesvol konden worden bezorgd (de zogenaamde‘bounces’: niet bestaand maar wel geldig e-mailadres, mailbox vol, etc.)worden teruggemeld aan het e-mailadres dat bij de inrichting van hetactiejaar onder tabblad Algemeen onder het kopje Instellingen e-mail voor actiejaar staat vermeld in veld Afzender e-mailadres.Deze niet bezorgde e-mails staan dus niet in het in het vorige puntbeschreven overzicht mislukte e-mails.Zie voor meer informatie over e-mailinstellingen § 3.3.8 Jaargegevensper fonds.


Handleiding BA LRP 3.13 Archiveren/afsluiten actiejaar

3.13 Archiveren/afsluiten actiejaar

Fondsen LRP werken per actiejaar. Het oudst voorkomende actiejaar in LRP is2009 (voor geconverteerde administraties).Om de hoeveelheid te verwerken data werkbaar te houden archiveert LRP au-tomatisch 1 keer per jaar (medio het kalenderjaar) van alle fondsen het oudsteactieve actiejaar volgens de volgende regel: het actuele en het vorig actie-jaar blijven ongewijzigd beschikbaar, oudere actiejaren worden gearchiveerd /afgesloten.

Gearchiveerde/afgesloten jaren zijn herkenbaar in het overzicht actiejaren in hetfonds aan het veld Afgesloten ja/nee.



Figuur 119: Fonds bewerken - gearchiveerde actiejaren

3. Selecteer een gearchiveerd actiejaar en klik opOpen, het scherm Fonds -gearchiveerd actiejaar opent. Een gearchiveerd actiejaar kan niet wordengewijzigd.

Figuur 120: Fonds - gearchiveerd actiejaar

4. Tijdens het archiveren van een actiejaar doet LRP het volgende:

• vooraankondigingen worden verwijderd (de pdf’s blijven behoudenonder verzameldocumenten);


3.13 Archiveren/afsluiten actiejaar Handleiding BA LRP

• de selectiegegevens worden verwijderd (de achterliggende selectieblijft uiteraard wel behouden);

• de uitnodigingen worden verwijderd (verzamelbestand (pdf) met uitno-digingen blijft);

• Incasso’s/Acceptgiro’s/iDEAL worden verwijderd (de pdf’s en overigebestanden blijven behouden onder verzameldocumenten);

• Herinneringen worden verwijderd (de pdf’s blijven behouden onderverzameldocumenten);

• Ontvangsten/Storneringen worden verwijderd en geëxporteerd in 1CSV-bestand.

5. Boekstukken waarin zich ontvangsten/storneringen bevonden uit gearchi-veerde actiejaren worden herberekend. Eventuele lege boekstukken krijgeneen geel kruis en kunnen worden verwijderd.In het betreffende boekstuk staat de melding dat de ontvangsten zijn ver-plaatst naar het CSV-bestand van het gearchiveerde actiejaar.

Figuur 121: Boekstuk met ontvangsten gearchiveerde actiejaren

6. Van een gearchiveerd actiejaar worden de volgende gegevens bewaard:

• deelnemers, met de daarbij behorende financiële kengetallen;• verzameldocumenten, behorend bij het actiejaar;• ontvangsten/storneringen, in de vorm van een CSV-download metdaarin alle relevante gegevens *;

• statistische gegevens.

* In een niet gearchiveerd actiejaar kan naast de standaard financiëleexport ook een financiële export worden gegenereerd die qua kolom-indeling aansluit bij de CSV-download van ontvangsten /storneringenin een wél gearchiveerd actiejaar. Op die manier kunnen financiëlegegevens over langere periode met elkaar worden vergeleken.


Handleiding BA LRP 3.14 Financiële rapportages

3.14 Financiële rapportages

Zie paragraaf 6 Financiële rapportages.


Handleiding BA LRP

4 Fonds eenmalig vast bedrag (Solidariteitskas)

4.0 Inleiding

In deze paragraaf beschrijven we de procedure voor een financiële actie / fondswaarbij in één termijn per jaar een vast bedrag wordt betaald. De actie Solidari-teitskas is hier een belangrijk voorbeeld van.Voor het gemak spreken we in deze paragraaf over ‘Solidariteitskas’ waar elkefinanciële actie / elk fonds met één termijn en een vast bedrag wordt bedoeld.

Via actie ‘Solidariteitskas’ kunt u uw gemeenteleden vragen om hun bijdragevoor de Solidariteitskas. Gemeenten worden per belijdend lid aangeslagenvoor AC 5,00 per jaar. Veel gemeenten schrijven naast belijdende leden ookdoopleden ouder dan 21 aan en vragen AC 10 i.p.v. AC 5. Daarmee wordt ge-compenseerd voor degenen die niet bijdragen. Als er minder wordt opgehaalddan moet worden afgedragen, komt dat ten laste van de eigen middelen vande gemeente. Wat méér wordt opgehaald, komt ten goede ervan.

Tevens gaan we er in deze paragraaf van uit dat we het Huidig jaar bewerken.De hier beschreven werkwijze is echter van toepassing op elk (actie)jaar.De jaarcyclus van de actie Solidariteitskas bevat de volgende handelingen enacties:

Voorbereiding

Productie

Verwerking

Nazorg

Figuur 122: Jaarcyclus solidariteitskas






Financieel• Controleer of alle IBAN’s nog actueel zijn. IBAN, BIC, (verkorte) tenaamstelling, etc.• Controleer betaalwijzen/contracten.• Kies het juiste contracttype acceptgiro, voor het zelf afdrukken heeft u een C-contractnodig (daar zijn voorwaarden aan verbonden).

• Indien automatische incasso wordt gebruikt, dan zijn de incassant-ID,machtigings-ID, -type en datum ondertekening verplicht.

• Na het koppelen van een IBAN aan het fonds zijn alle betaalwijzen van de IBAN be-schikbaar in het fonds. De bijdragenadministrateur (BA) kan (ongebruikte) betaalwijzenuit het fonds te verwijderen.

Sjablonen• De brieven worden als gemeentesjablonen door de lokaal beheerder (LB) gemaakten aangepast.

– brieven en vrije brieven;– vooraankondiging.

• Via een vooraankondiging (met vermelding incassotermijnen, bedragen, incassant-ID, etc.) informeert u deelnemers met betaalwijze automatische incasso (ten minste14 dagen van tevoren) dat incasso gaat plaatsvinden.

Fondsen• De LB maakt een fonds aan van het type eenmalig vast bedrag. Hierbij kan eenlandelijke fonds als voorbeeld worden geselecteerd.



Overige• De LB maakt vrije gebieden aan. De looplijsten worden volgens vrije gebiedengegroepeerd en daarbinnen gesorteerd afgedrukt.

• Kies een sortering uit de standaardsorteringen, maak indien gewenst een eigen sor-tering aan. (De sortering van het fonds heeft voorrang boven de sortering van deselectie)








Voorbereiding• De deelnemers in een fonds worden bepaald met behulp van een selectie.• Geregistreerden uitzonderen kan per fonds of met ’Wil nooit bijdragen’ of ’Niet in staatbij te dragen’. Geregistreerden die geen contact wensen (of mogelijk) moeten metde juiste selectiecriteria worden uitgesloten.


• Gemeenten met wijkgemeenten kunnen met (sub)fondsen per wijkgemeente en eenverzamelfonds voor de gemeente werken.

• Eventuele looplijsten worden volgens vrije gebieden gegroepeerd en daarbinnengesorteerd afgedrukt.


Productie• Controleer indien nodig de selectie van het fonds en de de gekoppelde sjablonen(brieven, vrije brief, e-mail) en genereer brieven/e-mails. Maak een keuze voor hettegelijk genereren van looplijsten en/of vrije brieven.

• Looplijsten die gelijktijdigmet de brieven worden gegenereerd kunnen in het formaatpdf (zonder bladsprong) of CSV worden gemaakt.


• Bij de brieven kan gebruik worden gemaakt van een A4/A5 vensterenveloppe.Ook kunnen rechtstreeks vanuit het overzicht uitnodigingen direct etiketten wordenafgedrukt.

RegistrerenBij een fonds van het type ‘solidariteitskas’ wordt niet gewerkt met ‘traditionele’toezeggingsbrieven.

• Registreer bij betaalwijze automatische incasso de datum ondertekening van demachtiging. (machtigings-ID en -type worden automatisch gevuld)

• Met behulp van de machtiginsrapportage kan een overzicht worden gegenereerdvan aanwezige (geldige) machtigingen.

• Bij een fonds zonder betaalwijze automatische incasso is het mogelijk in één keer vooriedereen een toezegging te genereren. Maak hierbij een keuze welke gegevensmoeten worden overgenomen: de standaard waarden van het fonds, of historischegegevens van afgelopen jaar of laatst bekende gegeven.Bij een fonds met betaalwijze automatische incasso is het niet mogelijk in één keervoor iedereen een toezegging te genereren.






Maandelijks genereren• Genereer - eventueel los en apart van elkaar - incasso’s, acceptgiro’s en SKG/iDEAL e-mails te worden gegenereerd. Acceptgiro’s kunnen in de vorm van 3 perblad of brief met acceptgiro worden gegenereerd.

• Geef voor het incassobestand aan de maand en incassodatum aan. Denk omtijdige aanlevering van incassobestanden aan de bank. Het genereren van incasso-bestanden kan ook voor heel het jaar worden ingepland.

• Direct na genereren kan het incassobestand automatisch worden verwerkt totboekstuk dat op de incassodatum wordt verwerkt.

• Alle gegenereerde bestanden bevinden zich onder de verzameldocumenten. SKG/iDEAL e-mailsmoeten vanuit de verzameldocumenten worden verzonden en kunnendaar ook gecorrigeerd/opnieuw verzonden worden.






• Direct na genereren kan een incassobestand automatisch worden verwerkt totboekstuk dat op de incassodatum wordt verwerkt.Een incassorun kan ook ‘handmatig’ worden verwerkt door deze uit een lijst te selec-teren, te impliceren en de kandidaat transacties in te boeken.




Nazorg• Voor personen met betalingsachterstand kunnen herinneringen worden aangemaakt

in de vorm van een brief met aangehechte acceptgiro, losse acceptgiro of herinnerings-e-mail. In het deelnemeroverzicht kan de betalingsachterstand worden geactualiseerdmet de knop Bereken achterstand.

• Op tabblad Herinneringen kan op twee manieren worden herinnerd:1. alle openstaande termijnen tot en met vorige maand worden herinnerd.2. openstaande termijnen tot en met een bepaalde maand worden herinnerd,waarbij gekeken word of op het moment van herinneren het bedrag ontvangen is datper de opgegeven maand ontvangen had moeten zijn.

• Gedurende het actiejaar kunnen voor een fonds nieuwe brieven/acceptgiro’s wor-den gegenereerd voor nieuw ingekomenen en geregistreerden die sinds het beginvan het actiejaar aan de selectiecriteria voldoen.

• Ten behoeve van de verslaglegging kunnen diverse rapportages worden gegenereerd:

– Invoerrapportage;– Recapitulatie of overzicht mutaties per boekstuk– Overzicht ontvangen / te verwachten– Machtigingsrapportage


Tabel 3: Quick Reference Guide Solidariteitskas

Bij de voorbereiding van Solidariteitskas moet met de volgende zaken rekeningworden gehouden:

• Wie worden benaderd?LRP: selectie maken, de output controleren en de selectie aan het fondskoppelen.

• Via welk medium wordt de potentiële deelnemer benaderd?Brief, brief met acceptgirokaart (combola), acceptgiro, e-mail, via een web-site. Afhankelijk van de keuze zal LRP verschillende output genereren.

• Welke betaalwijzen worden gebruikt?LRP kent vier betaalwijzen: acceptgiro, incasso, overig (met nadere dif-ferentiatie) en SKG / iDEAL. De door de (wijk)gemeente geaccepteerdebetaalwijzen moeten door de LB (eenmalig) bij de (in het fonds) gebruikteIBAN worden vastgelegd.In het fonds geeft de BA aan welke van deze betaalwijzen geaccepteerd zijnvoor dit specifiek fonds.

• Voor welk doel wordt geworven? In sommige gemeenten worden meerderefinanciële acties (tegelijk) gehouden. Per actie moet in LRP een fonds wordenaangemaakt.

• Op welke IBAN komen de bijdragen binnen?LRP: IBAN aan het fonds koppelen.

• Wordt de financiële actie op gemeenteniveau of op wijkniveau gehouden?LRP: gemeente- of wijkgemeenteniveau kiezen bij het fonds.



Inrichten

Bij het starten en inrichten van Solidariteitskas moeten eenmalig een aantalzaken ingericht te worden. Enkele zaken - die onder andere met de inrichtingvan een fonds te maken hebben - kunnen alleen door de lokaal beheerder (LB)uitgevoerd worden; de overige zaken kunnen door de bijdragenadministrateur(BA) uitgevoerd worden.Voor een foutloze verwerking is het belangrijk jaarlijks te controleren of onder-staande zaken nog compleet en juist zijn ingericht.




fondsaanwezig?

maak fonds aan§?? handl. LB

fonds doorde LB volledigingericht?

richt fonds in§?? handl. LB


stel IBAN(s) voor(wijk)gemeente in§2.13 handl. LB

betaalwijze(n)IBAN

ingesteld?




§2.13 handl. LB

betaalwijzeautomatische

incasso?

controleer aanwezigheid/ juistheid incassant-ID

§2.13 handl. LB





sjablonenaanwezig voorbrieven en evt.vooraankondi-

ging?





fonds?


zie §4.3.3

betaalschema(s)aanwezig?

maak betaal-schema(s) aanzie §3.3.4.2.2

koppel betaal-schema aan fonds

zie §4.3.3

selectie vanpersonenaanwezig?

maak selectie van aante schrijven personen

zie §7.1

koppel selec-tie aan fondszie §4.3.5.1

ja

nee

nee

ja

nee

ja

nee

ja

nee

ja

nee

ja

nee

nee

nee

nee

ja

nee

ja

nee

ja

ja

nee

ja

Figuur 123: Schematisch overzicht inrichting solidariteitskas




De volgende zaken moeten door de lokaal beheerder (LB) worden geregistreerden uitgevoerd (zie handleiding Lokaal Beheerder, paragraaf 2.13 Financiële basis-gegevens):







3. Als ten behoeve van actie Solidariteitskas gebruik wordt gemaakt van be-zorgwijken dan is het in LRP mogelijk om zogenaamde looplijsten uit tedraaien.De bezorgwijken worden in eerste instantie gedefinieerd door de LB doormiddel van vrije gebieden. De vrije gebieden kunnen in een later stadiumook door de BA worden aangemaakt. Een vrij gebied wordt samengestelduit postcodes. Zie paragraaf 7.3 Vrije gebieden.


(Zie voor een uitvoeriger beschrijving de handleiding Lokaal Beheerder, paragraaf?? ??).



• Aanmaken van het juiste (type) fonds;voor Solidariteitskas een fonds van het type Eenmalig incasseren opbasis van vast bedrag



• Financiële gegevens: grootboeknummer, afwijkingspercentage, minimumbedrag, boeken beperken tot een bepaalde maand/dag;



• Betaalwijzen: betaalwijzen en standaard betaalwijze;




Voorbereiding



Figuur 124: Overzicht fondsen & acties


Figuur 125: Fonds bewerken - solidariteitskas













Figuur 127: IBAN rekening gegevens - selecteer IBAN

Zoek in de IBAN’s die zijn vastgelegd bij de (wijk)gemeente het IBAN datmoet worden gekoppeld aan het fonds, selecteer deze met de muis en klikop Selecteren.Na het invullen van het IBAN (en opslaan) worden automatisch



R Het beheer van de IBAN’s ligt bij de LB, zie de handleiding Lokaalbeheerder, paragraaf 2.13 Financiële basisgegevens.




Nadat een IBAN aan een fonds is gekoppeld zijn in eerste instantie alle be-taalwijzen die bij het IBAN zijn vastgelegd ook toegestaan in het fonds. Debetaalwijzen staan vermeld onder het kopje Betaalwijzen.De bijdragenadministrateur kan de betaalwijze(n) die niet gewenst zijn vooreen bepaald fonds verwijderen bij dat specifieke fonds. De betaalwijzen blijvenwel staan bij het aan het fonds gekoppelde IBAN.De betaalwijze Overig kan nader gespecificeerd worden.In het veld Standaard betaalwijze wordt de betaalwijze vastgelegd die hetmeeste voorkomt voor dit type fonds. Bij het genereren van de (brieven / e-mails en) toezeggingen wordt deze betaalwijze automatisch ingevuld, dezekan vervolgens per individuele deelnemer worden aangepast.Dit veld kan ook door de LB zijn ingevuld.

R Indien een betaalwijze door de LB niet is vastgelegd bij het IBAN dieaan het betreffende fonds is gekoppeld, kan er van de betreffendebetaalwijze geen gebruik worden gemaakt!


Figuur 128: Fonds bewerken - betaalwijzen en standaard betaalwijze

2. Klik op de knop Toevoegen om aan het fonds nog een betaalwijze toe tevoegen.

Figuur 129: Betaalwijzen en standaard betaalwijze - betaalwijze toevoegen

Deze betaalwijzen dienen door de LB echter wel aan het IBAN dat in hetfonds wordt gebruikt te zijn gekoppeld.Indien de betaalwijze Overig aan het IBAN (dat in het fonds wordt gebruikt)



is gekoppeld dan kan een nadere specificering voor de betaalwijze Overigworden gemaakt.




automatische incassode deelnemer heeft toestemming gegeven (via eenmachtiging) om geldvan zijn/haar rekening af te schrijven door middel van automatischeincasso (Europese incasso). Van deze machtiging dient u een registratiebij te houden.





Figuur 130: Fonds bewerken - financiële gegevens





4.3.4.2 Standaard betaalschema

In het veld standaard betaalschema wordt vastgelegd in welke maanden stan-daard geïncasseerd gaat worden. (Dit betreft zowel automatische incasso als hetgenereren van acceptgiro’s en SKG / iDEAL e-mails).Selecteer voor het fonds het betaalschema dat het meeste gewenst is bij dit typefonds.

Betaalschema instellen in fonds

Klik op het veld Standaard betaalschema enmaak een keuze uit de beschikbarebetaalschema’s.Indien een betaalschema nog niet is gedefinieerd in LRP dan kan dit wordentoegevoegd zoals beschreven in paragraaf 3.3.4.2.2 Betaalschema maken.


In het veld Minimum bedrag incasso / acceptgiro kan een bedrag wordenopgeven waaronder geen incasso’s / acceptgiro’s zullen worden gegenereerd.Aanleidingen voor het gebruik van zo’n minimum bedrag kunnen zijn:


en/of







Door het boeken op een vorig actiejaar te beperken kunt u, indien gewenst,opgeven of LRP bij het verwerken van ontvangsten (matching) ontvangsten inhet huidige jaar automatisch mag boeken in vorig actiejaar.




LRP zal ná deze datum niet meer automatisch ontvangsten voor dit fonds boekenin oude actiejaren. Hiermee kan effectief een actiejaar worden ‘afgesloten’.

R Hierdoor kan het gebeuren dat een ontvangst die ná deze datum binnenkomten voor het vorige actiejaar bedoeld was niet ‘gematched’ zal worden. Dezemoet dan handmatig worden toegekend.


Met behulp van deze optie wordt het automatisch boeken op dit fonds beperkt.

Als een vinkje is geplaatst in het veld Toekennen via bet.kenmerk zullenbij het inlezen van betalingsbestanden alleen ontvangsten met een geldigbetalingskenmerk automatisch worden geboekt op dit fonds.Tegelijk zullen ontvangsten die voor dit fonds bedoeld zijn maar niet beschikkenover een (geldig) betalingskenmerk niet automatisch worden toegekend.

Nadere toelichting:


















In het algemeen worden gemeenteleden eenmaal per jaar aangeschreven voorSolidariteitskas. De doelgroep die wordt benaderd voor het deelnemen aanSolidariteitskas wordt in LRP via een selectie samengesteld.Door een selectie nauwkeurig te definiëren kunt u heel precies de gewensteverzameling geregistreerden in LRP vastleggen. Eenmaal de criteria goedvastgelegd betekent dit dat u telkens weer een actueel en volledig overzicht vande gewenste geregistreerden heeft.Voor actie Solidariteitskas bestaat een landelijke standaardselectie die gekozenkan worden bij het aanmaken van de selectie.Het bepalen en controleren van de in het fonds gebruikte selectie is een van deeerste taken die door de BA moet worden uitgevoerd.

Het maken en bewerken van een selectie staat beschreven in paragraaf 7.1Selecties.Enkele adviezen in de voorbereidingsfase:

R Controleer of het resultaat van de selectie(s) nog juist is door nogmaals hettotaaloverzicht van de selectie(s) te maken en het resultaat te vergelijkenmet voorgaand jaar. Hierbij kan een controle plaatsvinden op de aantallenen (steekproefsgewijs) op persoonsgegevens.

R indien de papieren output van actie Solidariteitskas wordt rondgebrachtdan verdient het aanbeveling om in een vroeg stadium de selectie en degebiedsindeling (looplijsten) te (laten) controleren (mogelijk is dit al gebeurdvoor de actie Kerkbalans). Zo komt u bijtijds problemen in de adressering



en bezorging op het spoor.Het afdrukken van looplijsten gebaseerd op een selectie staat beschrevenin paragraaf Looplijst beperken.


1. Klik in het scherm Fonds bewerken onder het kopje onder het kopjeInstellingen fonds naast het veld Koppel aan selectie op de knop.





Hiermee is de selectie gekoppeld aan het fonds.Dit betekent dat geregistreerden die op enig moment binnen de criteria vande selectie vallen, (bijvoorbeeld doordat er nieuw ingekomenen zijn, geregi-streerde nu wel aan de criteria van de selectie voldoet, of door insluitingen)vanaf dat moment ook in de selectie van het fonds zichtbaar zullen worden.Het aanpassen van de selectie staat beschreven in paragraaf ?? ??.

4.3.5.2 Sortering




• Klik naast het veld Sortering op de knop.



Figuur 133: Instellingen fond - selecteer sortering

• Selecteer de juiste sortering en klik op Selecteer.

Zie voor meer informatie over sorteringen paragraaf 7.5 Sorteringen.


Gelijktijdig met het genereren van de toezeggingsbrieven kan een looplijstworden gegenereerd. Door middel van het veld Beperk sortering wordende adressen op de looplijst beperkt tot één of meer vrije gebieden. (Alleenadressen die zich binnen de vrije gebieden bevinden worden afgedrukt).De adressen worden tevens gesorteerd naar vrij gebied, en binnen elk vrijgebied opnieuw gesorteerd, afgedrukt.

R Indien de looplijst niet wordt beperkt door middel van één of meerderevrije gebieden dan zullen op de looplijst geen vrije gebieden wordenafgedrukt. Ook niet als bij het afdrukken van de looplijst wordt gekozenvoor de optie om vrije gebieden af te drukken.


• Klik op de knop Selecteer vrije gebieden (alleen zichtbaar als het veldBeperk sortering is aangevinkt) voor een overzicht van de geselecteerdebeperkende vrije gebieden.

Figuur 134: Instellingen fonds - huidige gebiedsselectie

• Klik op de knop Voeg gebieden toe aan selectie om vrije gebieden toete voegen aan dit overzicht van beperkende vrije gebieden. (Met de knopWeghalen kunnen vrije gebieden uit dit overzicht worden verwijderd).



Figuur 135: Voeg gebieden toe aan selectie - selecteer vrij gebied

• Zoek het gewenste vrije gebied (één of meerdere) en klik op Selecterenom het/de vrije gebied(en) toe te voegen aan het overzicht met beperkendevrije gebieden. (Zie figuur 134: Instellingen fonds - huidige gebiedsselectie).

Zie voor meer informatie over vrije gebieden paragraaf 7.3 Vrije gebieden.


Geregistreerden kunnen te kennen geven niet te kunnen of niet te willen bijdragen.Dit wordt geregistreerd door in het geregistreerdedossier onder het tabbladFinancieel een vinkje te plaatsen in de velden Niet in staat bij te dragenen/of Wil nooit bijdragen.Geregistreerden die te kennen hebben gegeven niet aan dit specifieke fondsdeel te willen nemen staan vermeld in het fondsoverzicht onder het tabbladGeregistreerden met uitsluiting voor dit fonds. Zij hebben in hun geregi-streerdedossier onder het tabblad Financieel dit fonds onder de Uitsluitingenstaan. In dit geval krijgt de geregistreerde geen brief/e-mail, ook al voldoet degeregistreerde aan de overige criteria van de selectie.Zie voor meer informatie over uitsluiten voor deelname paragraaf 7.7.2 Uitsluitingvoor fonds.



1. Open indien nodig het betreffende fonds voor een overzicht van de beschik-bare jaren.



Figuur 136: Fonds - overzicht jaren - solidariteitskas

2. Selecteer het betreffende jaar en klik op Open.

Figuur 137: Fonds - actiejaar - algemeen

3. Vul onder het tabblad Algemeen het bedrag in in dat gevraagd wordt voordeze actie in het veld Vast bedrag.

R Indien het vaste bedrag 0,00 is kunnen door dit type fonds (eenmaligvast bedrag) geen acceptgiro’s of incasso’s worden gegenereerd!Voor het genereren van acceptgiro’s zonder een bedrag (bijvoorbeeldvoor een vrijwillige bijdrage) dient u een fonds van het type ‘eenmaligvrij bedrag’ te gebruiken.

R Let op dat u bij de Financiële gegevens in het veld Minimum be-drag incasso/acceptgiro geen hoger bedrag heeft ingevuld dan hetVast bedrag van het actiejaar.In dat geval zullen er geen acceptgiro’s of incasso’s worden aange-maakt!

4. Door een vinkje te plaatsen in het veld Toezeggingsbrieven voor selectieén deelnemers worden toezeggingsbrieven aangemaakt voor geregistreer-den met en zonder eerdere toezeggingen:

• geregistreerden die in de selectie staan en nog geen deelnemer zijn(standaard)



• geregistreerden waar voor het huidige actiejaar al een ’toezegging’ isingevoerd (al deelnemer zijn)

Zie voor nadere toelichting bij het fonds van het type kerkbalans paragraaf6 Toezeggingsbrieven genereren en afdrukken.

5. Door een vinkje te plaatsen in het veld Toezeggingsbrief voor geregi-streerden mét ontvangst zonder toezegging worden toezeggingsbrie-ven aangemaakt voor geregistreerden (met en zonder eerdere toezeggingen)waar voor het huidige actiejaar al wél een ontvangst is vastgelegd maargéén toezegging is ingevoerd (geen deelnemer zijn).

6. Vul onder het kopje Instelingen automatische incasso (alleen zichtbaarbij betaalwijze automatische incasso) het veld Incasso maand in, dit is demaand waarvoor een termijn wordt aangemaakt in de ‘toezegging’.

7. In het veld Incassodag van de maand wordt, bij betaalwijze automatischeincasso, de datum ingevuld waarop door de bank de incasso moet wordenverwerkt. Deze datum wordt getoond bij het genereren van incassobestan-den en wordt vastgelegd in het (SEPA) incassobestand.

Voor een tijdige verwerking dient u een uiterste aanlevertijd van 2 werkdagenaan te houden.

R Deze datum is ook van belang voor het verzenden van eventuele voor-aankondigingen. U dient minimaal 14 werkdagen vóór deze datumde geïncasseerde te informeren omtrent het voornemen een incassouit te voeren.

8. In het veld Incasso omschrijving kunt u informatie opgeven die als tekstaan de incasso wordt toegevoegd. Deze informatie wordt bij de geïncas-seerde als informatie/omschrijving omtrent de incasso getoond.U kunt hier met maximaal 111 tekens invoeren. Om de maandtermijn op tenemen in de omschrijving voegt u #termijn# toe. (De variabele #termijn#wordt automatisch vervangen door de toepasselijke maandnaam).

9. Met de invoering van SEPA moet, bij betaalwijze automatische incasso, permachtiging (de toezegging) in LRP de datum van ondertekening van demachtiging (tot het mogen doen van een automatische incasso) wordenvastgelegd.In het veld Standaard ondertekeningsdatum machtigingen kan eendatum worden ingevuld welke bij het invoeren van de machtiging met dehier ingevulde datum wordt gevuld.



11. In het veld Afzender e-mailadres kan het e-mailadres worden ingevuldvan de afzender.Het is van belang hier een bestaand en gecontroleerd e-mailadres in te



vullen omdat bij het beantwoorden van de e-mail (door de ontvanger) dee-mail naar het hier ingevulde e-mailadres wordt gezonden.

R Eventuele niet aangekomen e-mails (‘bounces’) worden ook naar ditadres gezonden. Naderhand kunnen deze e-mails gecorrigeerd enalsnog verzonden worden. (Zie hiervoor paragraaf 3.8.5 SKG/iDEALe-mails vanuit LRP verzenden).




14. Indien gereed, klik op de knop Opslaan om het fonds te bewaren.



Productie

Specifiek voor dit type fonds waarbij wordt gewerkt met een eenmalig, vast bedragis er geen sprake van ‘traditionele’ toezeggingsbrieven waarin een geregistreerdewordt gevraagd om op te geven of, en in hoeveel termijnen de geregistreerdewenst deel te nemen.In de productiefase van Solidariteitskas wordt de van tevoren bepaalde doelgroepdeelnemer gemaakt in het betreffende fonds door middel van het genereren vaneen ’toezegging’ in combinatie met brief (met acceptgiro kaart (combola)) en/ofiDEAl e-mail.Ook is het mogelijk om voor de doelgroep in een keer een ‘toezegging’ te ge-nereren (zonder het genereren van een brief) waarna alsnog losse acceptgiro’s(3 acceptgiro´s per blad), iDEAL e-mails en eventueel incassobestanden kunnenworden gegenereerd.

R In de beschrijving hierna wordt met de term brief een brief met aange-hechte acceptgiro (combola) bedoeld.

Schematisch worden de volgende stappen doorlopen:


selectie(doelgroep)aanwezig?

selectie(s) aanmaken/updaten/controleren

zie §7.1

juiste selectie up-daten/kiezen/


brieven of 3acceptgiro´sper blad

genereren?

toezeggingen genererenvoor hele selectie

zie punt 12

juistebriefsjabloonaanwezig?

sjabloon aanmaken /aanpassen / goedkeurenzie §2.16 handleiding LB

brieven genereren,afdrukken en verzenden

zie §4.5

acceptgiro’s (3 perblad) genereren,

afdrukken en verzendenzie punt 12

looplijsten genererenzie §4.6

ja

nee

3 per blad

brieven

nee

ja

Figuur 138: Schematisch overzicht productie solidariteitskas


4.4 Selectie kiezen Handleiding BA LRP

4.4 Selectie kiezen

Tijdens de voorbereiding is de doelgroep bepaald en hiervoor is een selectieaangemaakt. In de productiefase wordt deze selectie geüpdatet, dat wil zeggendat een bestaande selectie opnieuw wordt ‘gedraaid’ op het actuele ledenbe-stand. Dit gebeurt automatisch maar kan ook handmatig worden geïnitieerd (engecontroleerd) met behulp van de knop Ververs gekoppelde selectie.(Zie voor het maken en bewerken van selecties paragraaf 7.1 Selecties).De selectie moet aan het fonds gekoppeld zijn om brieven en toezeggingen te kun-nen genereren. Na het koppelen van de selectie aan een fonds, worden de geselec-teerden (uit het totaaloverzicht) van de selectie getoond in het tabblad Selectie,subtabblad Geregistreerden zonder brief/e-mail en zonder toezeggingvan het fonds.

4.5 Brieven / toezeggingen / acceptgiro’s genereren en afdrukken

Als de selectie gecontroleerd en up-to-date is (gemaakt) kunnen de brieven(eventueel met aangehechte acceptgiro) en e-mails worden gegenereerd.


• selecteer het solidariteitskas fonds;• kies de juiste sjablonen op het tabblad selectie, subtabblad seregistreerden zonderbrief en zonder toezegging;

• genereer ’toezeggingen’ en tegelijk brieven (met acceptgiro’s) en/of e-mails, of gene-reer eerst ’toezeggingen’ en later losse acceptgiro’s, e-mails en eventueel incassobe-standen;

• onder het tabblad verzameldocumenten staan de gegenereerde bestanden en e-mails;deze kunt u openen en afdrukken of opslaan, de e-mails kunnen hiervandaan wordenverzonden en gecorrigeerd.




3. Klik op tabblad Selectie om de brieven (en toezeggingen) of direct alleentoezeggingen te genereren.


Handleiding BA LRP 4.5 Brieven / toezeggingen genereren en afdrukken


In het overzicht onder het tabblad Geregistreerden zonder brief/e-mail en zonder toezegging staan de geregistreerden vermeld, stan-daard gefilterd op inschrijfstatus ‘Ingeschreven’, die, gebaseerd opcriteria van de gekozen selectie, in aanmerking komen voor het toezen-den van een brief / iDEAL e-mail.In dit overzicht kunnen geregistreerden voorkomen die uiteindelijk omde volgende redenen geen brief /e-mail krijgen als u bij de volgende stapop de knop Genereer brieven/e-mails voor de hele selectie klikt:




Er zijn nu twee mogelijkheden voor het het genereren van deelnemers:

(a) Door het genereren van een brieven (en tegelijk toezeggingen) voorde hele selectie;

(b) Door het genereren van (alleen) toezeggingen voor de hele selectie,waarna bijvoorbeeld losse acceptgiro’s (3 acceptgiro’s per blad) kunnenworden gegenereerd. (zie nummer 12).

4.5.0.1 Genereren brieven (en tegelijk toezeggingen)

4. Selecteer onder het tabblad Selectie in het veld Sjabloon het gewenstesjabloon voor het genereren van de brief met acceptgiro.


4.5 Brieven / toezeggingen genereren en afdrukken Handleiding BA LRP

R De sjablonen worden door de LB aangemaakt en bewerkt.

5. Selecteer tabblad Geregistreerden zonder brief/e-mail en zonder toe-zegging

6. Klik op de knop Genereer brieven/e-mails en toezeggingen voor heleselectie om voor alle geselecteerden een brief met acceptgiro te genererenen een toezegging aan te maken.



(a) Gebruik standaard gegevens van het fondsBij deze optie worden de toezeggingen gegeneerd op basis van destandaard gegevens zoals ingesteld bij het fonds. Hierbij wordt geenrekening gehouden met toezeggingen van voorgaande jaren.Zowel de bij het fonds ingestelde incassomaand als de standaard be-taalwijze worden overgenomen.

(b) Neem gegevens van vorig jaar overBij deze optie worden de gegevens van de toezeggingen van vorigejaar overgenomen. Als een geregistreerde vorig jaar geen deelnemerwas dan worden de standaard gegevens zoals ingesteld bij het fondsovergenomen.Na het zetten van een vinkje bij deze optie moet vervolgens gekozenworden welke gegevens van de toezegging van vorig jaar moetenworden overgenomen:• de termijn;• het toegezegde bedrag;• de betaalwijze.

(c) Neem laatst bekende gegevens overBij deze optie worden de de gegevens van de laatst bekende toezeg-ging overgenomen. Als in het vorige - niet afgesloten - actiejaar geentoezegging is gevonden dan wordt gekeken naar de gegevens van het- niet afgesloten - actiejaar daarvoor, etc.



Als voor de geregistreerde helemaal geen toezeggingen zijn gevon-den dan worden de standaard gegevens zoals ingesteld bij het fondsovergenomen.Na het zetten van een vinkje bij deze optie moet vervolgens gekozenworden welke gegevens van de laatst bekende toezegging moetenworden overgenomen:• de termijn;• het toegezegde bedrag;• de betaalwijze.

R Bij het genereren van toezeggingen voor alle geregistreerden wordenal (eerder) geboekte ontvangsten in het fonds niet automatisch gekop-peld aan de nieuw gemaakte toezeggingen. Deze ontvangsten moetenhandmatig aan de betreffende toezegging worden gekoppeld.

7. Klik op de knop Ga verder.

Figuur 142: Toezeggingsbrief keuze

8. Maak een keuze in het veld Aanpassingen lay-out looplijst en selecteerwelke gegevens op de looplijst (PDF) moeten worden afgedrukt.

R N.B. Alleen door een keuze te maken in het veld Aanpassingen lay-out looplijst wordt automatisch samen met de brieven een looplijstgegenereerd, gebaseerd op de volgorde waarin de toezeggingsbrievenworden gegenereerd.

• Indien bij de Instellingen van het fonds de looplijst niet wordt be-perkt door middel van één of meerdere vrije gebieden dan zullen op delooplijst geen vrije gebieden worden afgedrukt (ook niet als bij het af-drukken van de looplijst wordt gekozen voor de optie om vrije gebiedenaf te drukken).


9. Zet een vinkje in het veld Genereer vrije brieven op basis van het ge-kozen sjabloon om tegelijk met de toezeggingsbrieven een vrije brief tegenereren, gebaseerd op de volgorde waarin de toezeggingsbrieven worden



gegenereerd.Zie voor meer informatie paragraaf 2.16 Gemeentesjablonen van de hand-leiding Lokaal Beheer.Zie voor het werken met de planner paragraaf 7.6 Werken met de planner.

10. Klik op tabblad Uitnodigingen om de gegenereerde afzonderlijke brievenin pdf-formaat per geregistreerde te kunnen inzien, afdrukken en/of verderte verwerken.In dit overzicht kunnen met de knop Maak etiketten rechtstreeks etiket-ten (Universele etiketten, 70 x 37 mm (b x h), 21 (7 x 3) etiketten pervel A4) worden gegenereerd. Deze etiketten worden in volgorde van detoezeggingsbrieven (kolom PDF sortering) gemaakt.


11. Op het tabblad Verzameldocumenten staan alle brieven vermeld.

Figuur 144: Overzicht verzameldocumenten

(a) Selecteer de regel met de gegenereerde brieven en klik op Inzien.


(b) Dubbelklik in het tabblad Gegenereerde bestanden op de naam vanhet bestand om het te downloaden (of gebruik de knop Download). Dit



verzamelbestand bevat alle brieven (inclusief eventueel aangehechteacceptgiro’s) in pdf-formaat. Sla het verzamelbestand op om het verderte verwerken. Dit verzamelbestand kunt u zelf afdrukken of latenafdrukken.R Het is ook mogelijk om meerdere bestanden tegelijk te selecteren,

deze worden dan in een zip-bestand verzameld en in één keergedownload.

R De veiligheidsinstellingen van uw browser kunnen er de oorzaakvan zijn dat u sommige bestanden niet kunt inkijken of downloaden.U dient dan de instellingen van uw browser aan te passen.

(c) In het scherm Documenten voor incasseren staat onder het tab-blad Bijbehorende acceptgiro’s een lijst met de gegenereerde pdf-bestanden en onder het tabblad Bijbehorende incasso’s een lijst metde gegenereerde incassobestanden. Dit zijn slechts overzichten, debestanden zelf vindt u onder het tabblad Gegenereerde bestanden.

(d) In het scherm Documenten voor incasseren staat onder het tabbladSKG / iDEAL een overzicht van de gegenereerde e-mailberichten.


R Deze e-mailberichten zijn nog niet verzonden!Deze e-mails kunnen worden verzonden door te klikken op de knopE-mail verzenden. Na het verzenden van de e-mails wordt in hetscherm Fonds - actiejaar onder tabblad Verzameldocumenten dekolom E-mail verstuurd gewijzigd in ‘Ja’.

(e) Zie paragraaf 3.8.5.1 (E-mails corrigeren/opnieuw verzenden) voor hetcorrigeren en opnieuw verzenden van e-mails.

(f) Wanneer gereed klik op de knop Sluiten om het scherm Documentenvoor incasseren te sluiten.

4.5.0.2 Genereren toezeggingen voor de hele selectie

(Dit is het vervolg van nummer 3)

12. Selecteer in het scherm Fonds - actiejaar tabblad Selectie en vervolgenstabblad Geregistreerden zonder brief/e-mail en zonder toezegging.

13. Klip op de knop Genereer toezeggingen voor hele selectie om alle ge-selecteerden deelnemer te maken (door een toezegging aan te maken).(Alvorens deze functie wordt uitgevoerd worden nog enkele controles uitge-voerd.)





(a) Gebruik standaard gegevens van het fondsBij deze optie worden de toezeggingen gegeneerd op basis van destandaard gegevens zoals ingesteld bij het fonds. Hierbij wordt geenrekening gehouden met toezeggingen van voorgaande jaren.Zowel de bij het fonds ingestelde incassomaand als de standaard be-taalwijze worden overgenomen.

(b) Neem gegevens van vorig jaar overBij deze optie worden de gegevens van de toezeggingen van vorigejaar overgenomen. Als een geregistreerde vorig jaar geen deelnemerwas dan worden de standaard gegevens zoals ingesteld bij het fondsovergenomen.Na het zetten van een vinkje bij deze optie moet vervolgens gekozenworden welke gegevens van de toezegging van vorig jaar moetenworden overgenomen:• de termijn;• het toegezegde bedrag;• de betaalwijze.

(c) Neem laatst bekende gegevens overBij deze optie worden de de gegevens van de laatst bekende toezeg-ging overgenomen. Als in het vorige - niet afgesloten - actiejaar geentoezegging is gevonden dan wordt gekeken naar de gegevens van het- niet afgesloten - actiejaar daarvoor, etc.Als voor de geregistreerde helemaal geen toezeggingen zijn gevon-den dan worden de standaard gegevens zoals ingesteld bij het fondsovergenomen.Na het zetten van een vinkje bij deze optie moet vervolgens gekozenworden welke gegevens van de laatst bekende toezegging moetenworden overgenomen:• de termijn;• het toegezegde bedrag;



• de betaalwijze.

R Bij het genereren van toezeggingen voor alle geregistreerden wordenal (eerder) geboekte ontvangsten in het fonds niet automatisch gekop-peld aan de nieuw gemaakte toezeggingen. Deze ontvangsten moetenhandmatig aan de betreffende toezegging worden gekoppeld.

14. Klik op de knop Ga verder, het scherm Toezeggingen genereren opent.Zie voor het werken met de planner paragraaf 7.6 Werken met de planner.

15. Klik op tabbladDeelnemers voor een overzicht van alle deelnemers (zonderbrief maar met toezegging). Deze geregistreerden hebben dus geen brief ofacceptgiro ontvangen.Geregistreerden die een vinkje hebben in het veld Niet in staat bij tedragen of Wil nooit bijdragen worden geen deelnemer gemaakt.

Figuur 148: Deelnemers

4.5.0.3 Genereren acceptgiro’s na genereren toezeggingen

16. Selecteer tabblad Incasso’s /Acceptgiro’s / iDEAL.

Figuur 149: Fonds - actiejaar - incasso’s / acceptgiro’s / iDEAL





18. Selecteer optie Acceptgiro’s (3 per blad) en klik op Ga verder.


19. Selecteer in het veld Maand de maand waarvoor ‘geïncasseerd’ gaat wor-den, kies hier de maand die u heeft ingevuld in het veld Incassomaand ophet tabblad Algemeen.In het veld Uitvoer datum evt. incasso’s wordt de datum opgegevenwaarop de eventuele automatische incasso moet worden uitgevoerd. Dezestandaarddatum kan hier alsnog worden aangepast.

• De standaarddatum is vastgelegd in het veldIncassodag van de maand in het actiejaar onder tabblad Al-gemeen (Zie paragraaf 3.3.8 Jaargegevens per fonds).

R Het is zaak het incassobestand op tijd bij de bank aan te leveren!Zie de inleiding van deze paragraaf omtrent het tijdig aanleveren.

20. Klik op Genereer, het (planner)scherm Incasso’s acceptgiro’s en e-mails keuze opent.Zie voor het werken met de planner paragraaf 7.6 Werken met de planner.Het pdf-bestand met de acceptgiro’s (3 acceptgiro’s per blad) wordt nugegenereerd.

21. Onder het tabblad Incasso’s /Acceptgiro’s / iDEAL staan acceptgiro’s ver-meld onder het tabblad acceptgiro’s. Tevens vindt u hier het betalings-kenmerk.



22. Klik op tabblad Verzameldocumenten, als het genereren succesvol isverlopen dan staat hier een vermelding van de gegenereerde acceptgirobe-standen, eventuele incassobestanden en e-mails klaar.


23. Selecteer de regel die zojuist is aangemaakt en klik op Inzien.


24. Dubbelklik in het tabblad Gegenereerde bestanden op de naam vanhet bestand om het te downloaden (of gebruik de knop Download). Ditverzamelbestand bevat alle acceptgiro’s (3 acceptgiro’s per blad) in pdf-formaat. Sla het verzamelbestand op om het verder te verwerken. Ditverzamelbestand kunt u zelf afdrukken of laten afdrukken.



R De veiligheidsinstellingen van uw browser kunnen er de oorzaak vanzijn dat u sommige bestanden niet kunt inkijken of downloaden. U dientdan de instellingen van uw browser aan te passen.

25. Onder het tabblad Bijbehorende acceptgiro’s staat een een lijst met degegenereerde acceptgiro’s. Dit is slechts een overzicht, de acceptgiro’s zelfvindt u onder het tabblad Gegenereerde bestanden.

26. Wanneer gereed klik op de knop Sluiten om het scherm Documentenvoor incasseren te sluiten.

27. Klik op de knop Opslaan om het actiejaar bewaren.





Voor de bezorging van de toezeggingsbrieven kunnen looplijsten worden gegene-reerd.Het afdrukken van looplijsten gebaseerd op een fonds staat beschreven in para-graaf Looplijst beperken.



Verwerking

Bij de actie Solidariteitskas wordt niet gewerkt met ‘traditionele’ toezeggings-brieven waarin een geregistreerde wordt gevraagd om op te geven of, enin hoeveel termijnen de geregistreerde wenst deel te nemen aan de actieSolidariteitskas. De brieven die vanuit de Solidariteitskas worden verzondenbevatten slechts vrije tekst en een aangehechte acceptgiro. Ook is het moge-lijk vanuit een fonds van het type Solidariteitskas alleen losse acceptgiro’s (3acceptgiro’s per blad) te genereren of SKG iDEAL e-mails.Bij de verwerking (van de reacties) van een fonds van het type Solidariteitskasgaat het om:

• - na het aannmaken van de ’toezeggingen’ - genereren van automatischeincassobestanden;

• boeken van een ontvangsten;

• verwerken van een verzoek om niet meer te worden benaderd (zie in deindex bij het lemma ‘Fonds, uitsluiting voor fonds’).

Het genereren van losse acceptgiro’s direct na het genereren van toezeggin-gen verloopt conform procedure 4.5.0.3 Genereren acceptgiro’s na genererentoezeggingen.Het (gewoon) genereren van acceptgiro’s, automatische incassos’s en SKG/iDEALe-mails verloopt (mutatis mutandis) conform procedure 3.8 Incasso’s, acceptgiro’sen e-mails.Ten behoeve van het uitvoeren van een automatische incasso voor dit type fondsdient u wel ondertekende machtigingen te hebben geregistreerd. Tevens dient deautomatische incasso van te voren te worden aangekondigd, dit kan door middelvan een vooraankondiging.


Het inboeken van ontvangsten is voor alle typen fondsen hetzelfde. Uitzonderingis dat bij dit fondstype (eenmalig vast bedrag) sprake is van één termijn in plaatsvan meerdere termijnen.Zie voor meer informatie paragraaf 3.9 Ontvangsten inboeken.


Het archiveren/afsluiten van een actiejaar is voor alle typen fondsen hetzelfde.Uitzondering is dat bij dit fondstype (eenmalig vast bedrag) sprake is van ééntermijn in plaats van meerdere termijnen.Zie voor meer informatie paragraaf 3.13 Archiveren/afsluiten actiejaar.

Nazorg

Nadat u de gemeenteleden hebt uitgenodigd deel te nemen aan Solidariteits-kas, wilt u wellicht na enige tijd de personen die (nog) niet hebben bijgedragenbenaderen om ze te vragen alsnog een bijdrage te doen. Mogelijk wilt u eenlijst produceren van deze personen voor een opvolgactie.


4.8 Archiveren/afsluiten actiejaar Handleiding BA LRP

Het genereren van herinneringen (brieven of e-mails) en het verzorgen vanfinanciële rapportages behoort ook tot de ‘nazorg’.

4.9.1 Overzicht personen zonder bijdrage

Voor het genereren van een overzicht van deelnemers en hun bijdrage aan hetfonds/actiejaar kunt u het overzichtDeelnemers van dit fonds/actiejaar gebruikenwaarin de ontvangsten per deelnemer staan vermeld. Dit overzicht kunt u naarCSV exporteren en in een spreadsheetprogramma filteren en verder bewerken.

4.9.2 Aanmaken herinneringen

Het verwerken van betalingsachterstanden voor dit fondstype (eenmalig vastbedrag) is gelijk aan het de verwerking van betalingsachterstanden voor een fondsvan het type kerkbalans. Bijzonderheid bij een fonds van het type ‘Solidariteitskas’(eenmalig vast bedrag) is dat er sprake is van één termijn in plaats van meerderetermijnen.Zie paragraaf 3.12 Aanmaken herinneringen.

4.9.3 Financiële rapportages



Handleiding BA LRP

5 Fonds eenmalig vrij bedrag (Eindejaarscollecte)

5.0 Inleiding

In deze paragraaf beschrijven we de procedure voor een financiële actie / fondswaarbij eenmalig per jaar een vrij bedrag kan worden betaald.De acties Eindejaarscollecte en Paascollecte zijn hier voorbeelden. Maar ookVerjaardagsfonds enWijkkasactie vallen in deze categorie. Voor het gemakspreken we in deze paragraaf over ‘Eindejaarscollecte’ waar elke financiële actie/ elk fonds met één termijn en een vrij bedrag wordt bedoeld.Tevens gaan we er in deze paragraaf van uit dat we het Huidig jaar bewerken.De hier beschreven werkwijze is echter van toepassing op elk (actie)jaar.De jaarcyclus van de actie Eindejaarscollecte bevat de volgende handelingen enacties:

Voorbereiding

Productie

Verwerking

Nazorg

Figuur 154: Jaarcyclus eindejaarscollecte






Financieel• Controleer of alle IBAN’s nog actueel zijn. IBAN, BIC, (verkorte) tenaamstelling, etc.• Controleer betaalwijzen/contracten.• Kies het juiste contracttype acceptgiro, voor het zelf afdrukken heeft u een C-contractnodig (daar zijn voorwaarden aan verbonden).

• Na het koppelen van een IBAN aan het fonds zijn alle betaalwijzen van de IBANbeschikbaar in het fonds. De bijdragenadministrateur (BA) kan één of meerdere(ongebruikte) betaalwijzen uit het fonds te verwijderen. Voor dit type fonds (éénmaligvrij bedrag) is betaalwijze automatische incasso niet toegestaan.

Sjablonen• De brieven die worden gebruikt bij het fonds worden als gemeentesjablonen doorde lokaal beheerder (LB) gemaakt en aangepast.De volgende sjablonen kunnen van toepassing zijn: brief (met acceptgiro) en vrijebrief (niet gangbaar);

Fondsen• De LB maakt een fonds aan van het type eenmalig vrij bedrag. Hierbij kan eenlandelijke fonds als voorbeeld worden geselecteerd.



Overige• De LB maakt vrije gebieden aan. Eventuele looplijsten worden volgens vrije gebiedengegroepeerd en daarbinnen gesorteerd afgedrukt.

• Kies een sortering uit de standaardsorteringen, maak indien gewenst een eigen sor-tering aan. (De sortering van het fonds heeft voorrang boven de sortering van deselectie).








Voorbereiding• De deelnemers in een fonds worden bepaald met behulp van een selectie.• Geregistreerden uitzonderen kan per fonds of met ’Wil nooit bijdragen’ of ’Niet in staatbij te dragen’. Geregistreerden die geen contact wensen (of mogelijk) moeten metde juiste selectiecriteria worden uitgesloten.


• Gemeenten met wijkgemeenten kunnen met (sub)fondsen per wijkgemeente en eenverzamelfonds voor de gemeente te werken.

• Eventuele Looplijsten worden volgens vrije gebieden gegroepeerd en daarbinnengesorteerd afgedrukt.


Productie• Controleer indien nodig de selectie van het fonds en de eventueel gekoppelde sja-blonen en genereer ’toezeggingen’ en daarna losse accepetgiro’s of brieven. Maakdaarbij een keuze voor het tegelijk genereren van looplijsten en vrije brieven.

• Looplijsten die gelijktijdigmet de brieven worden gegenereerd kunnen in het formaatpdf (zonder bladsprong) of CSV worden gemaakt.


• Bij de brieven kan gebruik worden gemaakt van een A4/A5 vensterenveloppe.Ook kunnen rechtstreeks vanuit het overzicht uitnodigingen direct etiketten wordenafgedrukt.

RegistrerenBij een fonds van het type ‘eindejaarscollecte’ wordt niet gewerkt met ‘traditionele’toezeggingsbrieven.

• Genereer in één keer voor iedereen een ‘toezegging’.Maak hierbij een keuze welke gegevens moeten worden overgenomen: gangbaar isde standaard waarden van het fonds, of historische gegevens van afgelopen jaar ofde laatst bekende gegeven.






Maandelijks genereren• Genereer acceptgiro’s (3 per vel of brief met acceptgiro).• Alle gegenereerde bestanden bevinden zich onder de verzameldocumenten.






Nazorg• Gedurende het actiejaar kunnen voor een fonds nieuwe acceptgiro’s worden gege-nereerd voor nieuw ingekomenen en geregistreerden die sinds het begin van hetactiejaar aan de selectiecriteria voldoen. De procedure hiervoor is identiek aan destandaardprocedure voor het genereren van brieven/acceptgiro’s.

• Ten behoeve van de verslaglegging kunnen diverse rapportages worden gegenereerd:

– Recapitulatie of overzicht mutaties per boekstuk– Overzicht ontvangen / te verwachten


Tabel 4: Quick Reference Guide Eindjaarscollecte



Bij de voorbereiding van de Eindejaarscollecte moet met de volgende zakenrekening worden gehouden:

• Wie worden benaderd? Is er behoefte om verschillende ’doelgroepen’ gedif-ferentieerd aan te schrijven?LRP: één selectie of een selectie met meerdere subselecties maken, de out-put controleren en de selectie(s) aan het fonds koppelen. Per (sub)selectieeen bijpassen brief opstellen.(Dit is niet gebruikelijk voor een fonds van het type eenmalig vrij bedrag).

• Via welk medium wordt de potentiële deelnemer benaderd?Brief met acceptgirokaart (combola), acceptgiro of e-mail. Afhankelijk vande keuze zal LRP verschillende output genereren.

• Welke betaalwijzen worden gebruikt?LRP kent vier betaalwijzen: acceptgiro, incasso, overig en SKG / iDEAL. Alledoor de (wijk)gemeente geaccepteerde betaalwijzen moeten door de LB(eenmalig) worden vastgelegd bij de voor de (wijk)gemeente geregistreerdeIBAN. In het fonds geeft de BA aan welke van deze betaalwijzen geaccep-teerd zijn voor dit specifiek fonds.Voor de eindejaarscollecte is het gebruik van de acceptgiro gangbaar; be-taalwijze automatische incasso kan niet gebruikt worden (het gaat immersom een vrij bedrag zonder toezegging).

• Voor welk doel wordt geworven, op gemeenteniveau of op wijkniveau?Per actie moet in LRP een fonds worden aangemaakt. Dit kan op gemeente-niveau en op wijkgemeenteniveau.

• Op welke IBAN komen de bijdragen binnen?LRP: IBAN aan het fonds koppelen. Een fonds op wijkgemeenteniveau kangebruik maken van een IBAN die is aangemaakt op gemeenteniveau.

• Is er behoefte aan ‘zelfstandige’ wijkgemeente fondsen en een overkoepe-lend verzamelfonds (gemeentefonds)?LRP: subfondsen en een verzamelfonds maken.



Inrichten

Bij het starten en inrichten van het Eindejaarscollecte-fonds moeten eenmaligeen aantal zaken ingericht te worden. Enkele zaken - die onder andere metde inrichting van een fonds te maken hebben - kunnen alleen door de lokaalbeheerder (LB) uitgevoerd worden; de overige zaken kunnen door de bijdra-genadministrateur (BA) uitgevoerd worden.Voor een foutloze verwerking is het belangrijk jaarlijks te controleren of onder-staande zaken nog compleet en juist zijn ingericht.


fondsaanwezig?

maak fonds aan§?? handl. LB

fonds doorde LB volledigingericht?

richt fonds in§?? handl. LB


stel IBAN(s) voor(wijk)gemeente in§2.13 handl. LB

betaalwijze(n)IBAN

ingesteld?




§2.13 handl. LB





sjablonenaanwezig voor

brieven?





fonds?


zie §5.3.3

selectievan personenaanwezig?

maak selectie van aante schrijven personen

zie §7.1

koppel selec-tie aan fondszie §5.3.5.1

ja

nee

nee

ja

nee

ja

nee

ja

nee

ja

nee

nee

nee

nee

ja

nee

ja

nee

ja

Figuur 155: Schematisch overzicht inrichting Eindejaarscollecte




De volgende zaken moeten door de lokaal beheerder (LB) worden geregistreerd enuitgevoerd (zie voor een uitvoerige beschrijving de handleiding Lokaal Beheerder,paragraaf 2.13 Financiële basisgegevens):







3. Als ten behoeve van de Eindejaarscollecte gebruik wordt gemaakt vanbezorgwijken dan is het in LRP mogelijk om zogenaamde looplijsten uit tedraaien.De bezorgwijken worden in eerste instantie gedefinieerd door de LB doormiddel van vrije gebieden. De vrije gebieden kunnen in een later stadiumook door de BA worden aangemaakt. Een vrij gebied wordt samengestelduit postcodes. Zie paragraaf 7.3 Vrije gebieden.


(Zie voor een uitvoerige beschrijving de handleiding Lokaal Beheerder, paragraaf?? ??).



• Aanmaken van het juiste (type) fonds;voor Eindejaarscollecte een fonds van het type Eenmalig incasseren opbasis van vrij bedrag



• Financiële gegevens: grootboeknummer, minimum bedrag, boeken beper-ken tot een bepaalde maand/dag;



• Betaalwijzen: betaalwijzen en standaard betaalwijze;




Voorbereiding



Figuur 156: overzicht fondsen & acties


Figuur 157: Fonds bewerken - eindejaarscollecte













Figuur 159: Selecteer IBAN

Zoek in de IBAN’s die zijn vastgelegd bij de (wijk)gemeente het IBAN dat moetworden gekoppeld aan het fonds, selecteer deze en klik op Selecteren.Na het invullen van het IBAN (en opslaan) worden automatisch



R Het beheer van de IBAN’s ligt bij de LB.




Nadat een IBAN aan een fonds is gekoppeld zijn in eerste instantie alle betaal-wijzen die bij het IBAN zijn vastgelegd ook toegestaan in het fonds.De bijdragenadministrateur kan de betaalwijze(n) die niet gewenst zijn vooreen bepaald fonds verwijderen bij dat specifieke fonds. De betaalwijzen blijvenwel staan bij het aan het fonds gekoppelde IBAN.De betaalwijze Overig kan nader gespecificeerd worden.In het veld Standaard betaalwijze wordt de betaalwijze vastgelegd die hetmeeste voorkomt bij een toezegging voor dit type fonds. Bij het invoerenvan een toezegging wordt deze betaalwijze automatisch ingevuld, deze kanvervolgens per individuele toezegging worden aangepast.Dit veld kan ook door de LB zijn ingevuld.

R Indien een betaalwijze door de LB niet is vastgelegd bij het IBAN die aanhet betreffende fonds is gekoppeld, kan er van de betreffende betaalwijzegeen gebruik worden gemaakt!

R Voor dit type fonds (éénmalig vrij bedrag) is betaalwijze automatischeincasso niet toegestaan.


Figuur 160: Betaalwijzen en standaard betaalwijze

2. Klik op de knop Toevoegen om aan het fonds nog een betaalwijze toe tevoegen.

Figuur 161: Betaalwijze toevoegen

Deze betaalwijzen dienen door de LB echter wel aan het IBAN dat in hetfonds wordt gebruikt te zijn gekoppeld.Indien de betaalwijze Overig aan het IBAN (dat in het fonds wordt gebruikt)is gekoppeld dan kan een nadere specificering voor de betaalwijze Overigworden gemaakt.






automatische incassoVoor dit type fonds (éénmalig vrij bedrag) is betaalwijze automatischeincasso niet toegestaan.





Figuur 162: Financiële gegevens - eindejaarscollecte






In het veld Minimum bedrag incasso / acceptgiro kan een bedrag wordenopgeven waaronder geen incasso’s / acceptgiro’s zullen worden gegenereerd.Aanleidingen voor het gebruik van zo’n minimum bedrag kunnen zijn:


en/of







Door het boeken op een vorig actiejaar te beperken kunt u, indien gewenst,opgeven of LRP bij het verwerken van ontvangsten (matching) ontvangsten inhet huidige jaar automatisch mag boeken in vorig actiejaar.


LRP zal ná deze datum niet meer automatisch ontvangsten voor dit fonds boekenin oude actiejaren. Hiermee kan effectief een actiejaar worden ‘afgesloten’.

R Hierdoor kan het gebeuren dat een ontvangst die ná deze datum binnenkomten voor het vorige actiejaar bedoeld was niet ‘gematched’ zal worden. Dezemoet dan handmatig worden toegekend.


Met behulp van deze optie wordt het automatisch boeken op dit fonds beperkt.

Als een vinkje is geplaatst in het veld Toekennen via bet.kenmerk zullenbij het inlezen van betalingsbestanden alleen ontvangsten met een geldigbetalingskenmerk automatisch worden geboekt op dit fonds.Tegelijk zullen ontvangsten die voor dit fonds bedoeld zijn maar niet beschikkenover een (geldig) betalingskenmerk niet automatisch worden toegekend.

Nadere toelichting:















Figuur 163: Instellingen fonds - eindejaarscollecte





In het algemeen worden gemeenteleden aan het einde van het jaar benaderdvoor actie Eindejaarscollecte.De doelgroep die wordt benaderd voor het deelnemen aan de Eindejaarscol-lecte wordt in LRP via een selectie samengesteld.Door een selectie nauwkeurig te definiëren kunt u heel precies de gewensteverzameling geregistreerden in LRP vastleggen. Eenmaal de criteria goedvastgelegd betekent dit dat u telkens weer een actueel en volledig overzichtvan de gewenste geregistreerden heeft.Het bepalen en controleren van de in het fonds gebruikte selectie is een vande eerste taken die door de BA moet worden uitgevoerd.Het maken en bewerken van een selectie staat beschreven in paragraaf 7.1Selecties.Enkele adviezen in de voorbereidingsfase:

R Controleer of het resultaat van de selectie(s) nog juist is door nogmaalshet totaaloverzicht van de selectie(s) te maken en het resultaat te ver-gelijken met voorgaand jaar. Hierbij kan een controle plaatsvinden opde aantallen en (steekproefsgewijs) op persoonsgegevens.

R indien de papieren output van actie Eindejaarscollecte wordt rondge-bracht dan verdient het aanbeveling om in een vroeg stadium de selectieen de gebiedsindeling (looplijsten) te (laten) controleren (mogelijk is dital gebeurd voor de actie Kerkbalans). Zo komt u bijtijds problemen in deadressering en bezorging op het spoor.Het afdrukken van looplijsten gebaseerd op een selectie staat beschrevenin paragraaf Looplijst beperken.


1. Klik naast het veld Koppel aan selectie op de knop.

Figuur 164: Selecteer een selectie






Hiermee is de selectie gekoppeld aan het fonds.Dit betekent dat geregistreerden die op enig moment aan de selectie wor-den toegevoegd, (bijvoorbeeld doordat er nieuw ingekomenen zijn, of doorinsluitingen) vanaf dat moment ook in de selectie van het fonds zichtbaarzullen worden.Het aanpassen van de selectie staat beschreven in paragraaf ?? ??.

5.3.5.2 Sortering




• Klik naast het veld Sortering op de knop.

Figuur 165: Selecteer sortering

• Selecteer de juiste sortering en klik op Selecteer.Zie voor meer informatie over sorteringen paragraaf 7.5 Sorteringen.


Gelijktijdig met het genereren van de toezeggingsbrieven kan een looplijstworden gegenereerd. Door middel van het veld Beperk sortering wordende adressen op de looplijst beperkt tot één of meer vrije gebieden. (Alleenadressen die zich binnen de vrije gebieden bevinden worden afgedrukt).De adressen worden tevens gesorteerd naar vrij gebied, en binnen elk vrijgebied opnieuw gesorteerd, afgedrukt.

R Indien de looplijst niet wordt beperkt door middel van één of meerderevrije gebieden dan zullen op de looplijst geen vrije gebieden wordenafgedrukt. Ook niet als bij het afdrukken van de looplijst wordt gekozenvoor de optie om vrije gebieden af te drukken.




• Klik op de knop Selecteer vrije gebieden (alleen zichtbaar als het veldBeperk sortering is aangevinkt) voor een overzicht van de geselecteerdebeperkende vrije gebieden.

Figuur 166: Huidige gebiedsselectie

• Klik op de knop Voeg gebieden toe aan selectie om vrije gebieden toete voegen aan dit overzicht van beperkende vrije gebieden. (Met de knopWeghalen kunnen vrije gebieden uit dit overzicht worden verwijderd).

Figuur 167: Selecteer vrij gebied

• Zoek het gewenste vrije gebied (één of meerdere) en klik op Selecterenom het/de vrije gebied(en) toe te voegen aan het overzicht met beperkendevrije gebieden. (Zie figuur 5.3.5.3: Sortering beperken).

Zie voor meer informatie over vrije gebieden paragraaf 7.3 Vrije gebieden.


Geregistreerden kunnen te kennen geven niet te kunnen of niet te willen bijdragen.Dit wordt geregistreerd door in het geregistreerdedossier onder het tabbladFinancieel een vinkje te plaatsen in de velden Niet in staat bij te dragenen/of Wil nooit bijdragen.Geregistreerden die te kennen hebben gegeven niet aan dit specifieke fondsdeel te willen nemen staan vermeld in het fondsoverzicht onder het tabblad



Geregistreerden met uitsluiting voor dit fonds. Zij hebben in hun geregi-streerdedossier onder het tabblad Financieel dit fonds onder de Uitsluitingenstaan. In dit geval krijgt de geregistreerde geen brief/e-mail, ook al voldoet degeregistreerde aan de overige criteria van de selectie.Zie voor meer informatie over uitsluiten voor deelname paragraaf 7.7.2 Uitsluitingvoor fonds.



1. Open indien nodig het betreffende fonds voor een overzicht van de beschik-bare jaren.

Figuur 168: Fonds bewerken - jaren

2. Selecteer het betreffende (niet afgesloten) jaar en klik op Open.

Figuur 169: Fonds - actiejaar


4. In het veld Afzender e-mailadres kan het e-mailadres worden ingevuldvan de afzender.Het is van belang hier een bestaand en gecontroleerd e-mailadres in te



vullen omdat bij het beantwoorden van de e-mail (door de ontvanger) dee-mail naar het hier ingevulde e-mailadres wordt gezonden.

R Eventuele niet aangekomen e-mails (‘bounces’) worden ook naar ditadres gezonden. Naderhand kunnen deze e-mails gecorrigeerd enalsnog verzonden worden. (Zie hiervoor paragraaf 3.8.5 SKG/iDEALe-mails vanuit LRP verzenden).




7. Indien gereed, klik op de knop Opslaan om het fonds te bewaren.


5.4 Selectie kiezen Handleiding BA LRP

Productie

In de productiefase van de Eindejaarscollecte wordt vanuit LRP de van tevoren be-paalde doelgroep met potentiële deelnemers benaderd een eenmalige (financiële)bijdrage (vrij bedrag) te doen voor het betreffende jaar.Afhankelijk van de gewenste vorm en het doel van het fonds kan er wordengekozen om de deelnemers te benaderen met

1. alleen een acceptgiro (3 acceptgiro’s per blad);

2. brief met acceptgiro kaart (combola);

3. SKG/iDEAL e-mail. (niet gangbaar)

In het geval er wordt gekozen voor een brief met acceptgiro kaart (combola) danis de werkwijze analoog aan een fonds van het type Solidariteitskas met dienverstande dat er sprake is van een vrij bedrag in plaats van een vast bedrag (metals resultaat een ‘nultoezegging’). Ook is het ongebruikelijk een herinneringsbriefte sturen.Onderstaande beschrijving is gebaseerd op de werkwijze voor het verzenden vanalleen acceptgiro’s (3 acceptgiro’s per blad) met een vrij bedrag.Schematisch worden de volgende stappen doorlopen:

BIJDRAGENADMINISTRATEUR

selectie(doelgroep)aanwezig?

selectie(s) aanma-ken/controleren

zie §7.1

juiste selectie up-daten/kiezen/


toezeggingen gene-reren en acceptgiro’s

genereren en afdrukkenzie §4.5

looplijsten genererenzie §4.6

ja

nee

5.4 Selectie kiezen

Tijdens de voorbereiding is de doelgroep bepaald en hiervoor is een selectieaangemaakt. In de productiefase wordt deze selectie geüpdatet, dat wil zeggendat een bestaande selectie opnieuw wordt ‘gedraaid’ op het actuele ledenbestand.Dit gebeurt automatisch maar kan ook handmatig worden geïnitieerd (en gecon-troleerd). Voor het updaten van een selectie volstaat het om het totaaloverzicht


Handleiding BA LRP 5.5 Acceptgiro’s/toezeggingen genereren en afdrukken

opnieuw te genereren.(Zie voor het maken en bewerken van selecties paragraaf 7.1 Selecties).De selectie moet aan het fonds gekoppeld zijn om toezeggingen en acceptgiro’s(3 acceptgiro’s per blad) te kunnen genereren. Na het koppelen van een selectieaan een fonds, worden de geselecteerden (uit het totaaloverzicht) van de selectiegetoond in het tabblad Selectie van het fonds.Als er nog geen toezeggingen zijn gegenereerd dan zijn alle geselecteerden tevinden onder het tabblad Geregistreerden zonder brief/e-mail en zondertoezegging.Als er toezeggingen zijn gegenereerd met de knop Genereer toezeggingenvoor hele selectie dan worden alle geselecteerden deelnemer en zijn dan terugte vinden onder tabblad Deelnemers.

5.5 Acceptgiro’s/toezeggingen genereren en afdrukken

Als de selectie up-to-date is (gemaakt) kunnen de toezeggingen en acceptgiro’sworden gegenereerd.

R Specifiek voor dit type fonds waarbij wordt gewerkt met een eenmalig,vrij bedrag worden na elkaar maar in één actie zowel toezeggingen alsacceptgiro’s (3 acceptgiro’s per blad) gegenereerd! De betaalwijze wordtstandaard ingesteld op hetgeen is vastgelegd in het fonds in het veldStandaard betaalwijze. (In dit geval Acceptgiro).


• selecteer het eindejaarscollecte-fonds en open het huidige jaar;• kies tabblad selectie, subtabblad zonder brief/e-mail en zonder toezegging en genereereerst ’toezeggingen voor hele selectie’;

• kies tabblad incasso’s/acceptgiro’s/iDEAL en genereer acceptgiro’s (3 acceptgiro’s op1 vel);

• onder het tabblad verzameldocumenten staan de gegenereerde bestanden (accept-giro’s).




3. Klik op tabblad Selectie en vervolgens tabblad Zonder brief/e-mail enzonder toezegging om de toezeggingen te genereren.


5.5 Acceptgiro’s/toezeggingen genereren en afdrukken Handleiding BA LRP


In het overzicht onder het tabblad Zonder brief/e-mail en zondertoezegging staan de geregistreerden vermeld, standaard gefilterd opinschrijfstatus ‘Ingeschreven’, die, gebaseerd op criteria van de ge-kozen selectie, in aanmerking komen voor het toezenden van een brief.In dit overzicht kunnen geregistreerden voorkomen die uiteindelijk omde volgende redenen geen brief krijgen als u bij de volgende stap op deknop Genereer brieven/e-mails voor de hele selectie klikt:




4. Klik op de knop Genereer toezeggingen voor hele selectie om allegeselecteerden deelnemer te maken (door een toezegging aan te maken).


Handleiding BA LRP 5.5 Acceptgiro’s/toezeggingen genereren en afdrukken


In dit venster kan worden aangegeven welke gegevens uit voorgaandetoezeggingen moeten worden overgenomen bij het genereren van denieuwe toezeggingen. In dit voorbeeld nemen we de standaard gegevensvan het fonds over.

Bij deze optie worden de toezeggingen gegeneerd op basis van de stan-daard gegevens zoals ingesteld bij het fonds. Hierbij wordt geen rekeninggehouden met toezeggingen van voorgaande actiejaren.Zowel de bij het fonds ingestelde standaard termijn als de standaard betaal-wijze worden overgenomen.Voor een beschrijving van alle mogelijkheden van overnemen zie paragraaf4.5.0.2 Genereren toezeggingen voor de hele selectie.

5. Klik op de knop Ga verder, het scherm Toezeggingen genereren opent.Zie voor het werken met de planner paragraaf 7.6 Werken met de planner.

6. Klik op tabbladDeelnemers voor een overzicht van alle deelnemers (zonderbrief maar met toezegging). Deze geregistreerden hebben dus geen brief ofacceptgiro ontvangen.Geregistreerden die een vinkje hebben in het veld Niet in staat bij tedragen of Wil nooit bijdragen worden geen deelnemer gemaakt.

7. Selecteer tabblad Incasso’s /Acceptgiro’s / iDEAL

Figuur 173: Fonds - actiejaar - incasso’s / acceptgiro’s / iDEAL



5.5 Acceptgiro’s/toezeggingen genereren en afdrukken Handleiding BA LRP


9. Selecteer optie Acceptgiro’s (3 per blad) en klik op Ga verder.


10. Selecteer in het veld Maand de maand waarvoor ‘geïncasseerd’ gaat wor-den, kies hier de maand die u heeft ingevuld in het veld Incassomaand ophet tabblad Algemeen.

11. Klik op Genereer, het (planner)scherm Incasso’s acceptgiro’s en e-mails keuze opent.Zie voor het werken met de planner paragraaf 7.6 Werken met de planner.Het pdf-bestand met de acceptgiro’s (3 acceptgiro’s per blad) wordt nugegenereerd.

12. Onder het tabblad Incasso’s /Acceptgiro’s / iDEAL staan acceptgiro’s ver-meld onder het tabblad acceptgiro’s. Tevens vindt u hier het betalings-kenmerk.

13. Klik op tabblad Verzameldocumenten, als het genereren succesvol isverlopen dan staat hier een vermelding van de gegenereerde acceptgirobe-standen.



Handleiding BA LRP 5.6 Looplijsten genereren

Selecteer de regel die zojuist is aangemaakt en klik op Inzien.


14. Dubbelklik in het tabblad Gegenereerde bestanden op de naam vanhet bestand om het te downloaden (of gebruik de knop Download). Ditverzamelbestand bevat alle acceptgiro’s (3 acceptgiro’s per blad) in pdf-formaat. Sla het verzamelbestand op om het verder te verwerken. Ditverzamelbestand kunt u zelf afdrukken of laten afdrukken.



R De veiligheidsinstellingen van uw browser kunnen er de oorzaak vanzijn dat u sommige bestanden niet kunt inkijken of downloaden. U dientdan de instellingen van uw browser aan te passen.

15. Onder het tabblad Bijbehorende acceptgiro’s staat een een lijst met degegenereerde acceptgiro’s. Dit is slechts een overzicht, de acceptgiro’s zelfvindt u onder het tabblad Gegenereerde bestanden.

16. Wanneer gereed klik op de knop Sluiten om het scherm Documentenvoor incasseren te sluiten.

17. Klik op de knop Opslaan om het actiejaar bewaren.


Voor de bezorging van de toezeggingsbrieven kunnen looplijsten worden gegene-reerd.Het afdrukken van looplijsten gebaseerd op een fonds staat beschreven in para-graaf Looplijst beperken.




Verwerking

Inleiding

Bij de actie Eindejaarscollecte wordt niet gewerkt met ‘traditionele’ toezeg-gingsbrieven waarin een geregistreerde wordt gevraagd om op te geven of,en in hoeveel termijnen de geregistreerde wenst deel te nemen aan de actieSolidariteitskas.Bij de verwerking (van de reacties) van een fonds van het type Eindejaars-collecte gaat het om het boeken van een ontvangst of het verwerken vaneen verzoek om niet meer te worden benaderd (zie in de index bij het lemma‘Fonds, uitsluiting voor fonds’).

Het genereren van acceptgiro’s en SKG/iDEAL e-mails verloopt (mutatis mutandis)conform procedure 3.8 Incasso’s, acceptgiro’s en e-mails.Het is niet toegestaan om voor een fonds van het type eenmalig vrij bedragautomatische incasso uit te voeren.


Het inboeken van ontvangsten is voor alle typen fondsen hetzelfde. Uitzonderingis dat bij dit fondstype (eenmalig vrij bedrag) sprake is van één termijn in plaatsvan meerdere termijnen en van een vrij bedrag in plaats van een vast bedrag.Zie voor meer informatie paragraaf 3.9 Ontvangsten inboeken.


Het inboeken van ontvangsten is voor alle typen fondsen hetzelfde. Uitzonderingis dat bij dit fondstype (eenmalig vrij bedrag) sprake is van één termijn in plaatsvan meerdere termijnen en van een vrij bedrag in plaats van een vast bedrag.Zie voor meer informatie paragraaf 3.13 Archiveren/afsluiten actiejaar.

5.9 Verjaardagsfonds

Hierna staat in vogelvlucht de procedure rondom een verjaardagsfonds beschre-ven.Bij het verjaardagsfonds is sprake van een financiële actie rondom de verjaardagvan gemeenteleden. Het gaat om een verzoek tot betaling van een vrij bedrag inéén termijn. Specifiek voor het verjaardagsfonds is de selectie op ‘verjaardag’.


Handleiding BA LRP 5.9 Verjaardagsfonds

Verkorte beschrijving Verjaardagsfonds

1. Richt een fonds Verjaardagfonds in (eenmalig):

• de LB maakt dit fonds aan van het type eenmalig met vrij bedrag• de LB vult minimaal de vereiste gegevens in (o.a. IBAN en gewenste betaalwijzen)in en kent een gebruiker (BA) toe;

• de BA opent in het overzicht fondsen het betreffende fonds;• controleer de vaste fondsgegevens;• corrigeer eventueel het IBAN, de toegestane en standaard betaalwijze, koppel,indien nodig, een selectie, sortering en beperkende vrije gebieden.

2. Maak een selectie van de personen die deze week jarig zijn (eenmalig)(resultaat: selectie met naam Dezeweekjarig / Dezemaandjarig):

• ga naar het overzicht selecties en klik op Nieuw;• vul de diverse velden en selectiecriteria in; specifiek voor deze selectie zijn:

– sorteren op ‘Verjaardag’;– selectiecriterium Burgerlijk, Verjaardag kiezen voor ‘In deze week’ of ‘Indeze maand’.

3. Verwerking (wekelijks /maandelijks):Selecteer de personen die deze week /maand jarig zijn:

• ga naar het overzicht selecties en open de hierboven gecreëerde selectie ‘Deze-weekjarig’ / ‘Dezemaandjarig’;

• klik in het tabblad Totaaloverzicht op de knop Genereer overzicht, controleer opjuistheid.

4. Genereer toezeggingen voor deze personen:

• de BA opent in het overzicht fondsen het huidig jaar van het betreffende fonds;• kies in het tabblad Algemeen in het veld Incassomaand voor de maand waarindeze week /maand valt;

• klik in het tabblad Selectie op de knop Genereer toezeggingen voor hele selectie.

5. Genereer acceptgiro’s voor deze personen:

• klik in het tabblad Incasso’s / Acceptgiro’s / iDEAL op de knop Genereer, kies eenbrief met acceptgiro of 3 acceptgiro’s op een vel;

• kies de maand die u heeft ingevuld onder het tabblad Algemeen bij Incasso-maand;

• klik op de knop Genereer.

6. Print de acceptgiro’s:

• ga naar het tabblad Verzameldocumenten;• open het verzameldocument dat zojuist is aangemaakt met de knop Inzien;• download in het tabblad Gegenereerde bestanden het pdf-bestand dat zojuist isaangemaakt;

• u kunt het pdf-bestand zelf afdrukken of laten afdrukken.Herhaal stap 3 t/m 6 elke week /maand

Tabel 5: Quick Reference Guide Verjaardagsfonds


5.10 Financiële rapportages Handleiding BA LRP

5.10 Financiële rapportages



Handleiding BA LRP

6 Financiële rapportages

In LRP zijn een aantal standaard rapportages voorhanden met betrekking totfondsen:

1. een rapport van de aanwezige machtigingen voor het mogen uitvoerenvan automatische incasso (machtiginsrapportage).

2. een rapport met een overzicht wat een bepaalde gebruiker over een be-paalde periode heeft ingevoerd aan toezeggingen (zie 6.2 Invoerrapportage);

3. rapporten met betrekking tot de ingevoerde ontvangsten (zie 6.3 Rapporta-ges);

4. exports van financiële gegevens op fonds-niveau.

6.1 Machtigingsrapportage

1. Klik op Rapportage in het menu Bijdragenadministratie, het schermFinanciële rapportage opent.

2. Kies in het veld Type rapport ‘Machtigings rapportage’

Figuur 178: Machtigings rapportage

• Vul in het veld Jaar het gewenste (actie)jaar in.• Klik in het veld Niveau en maak een keuze tussen gemeente en wijk-gemeente.

3. Onder het kopje Beperk rapportage tot de volgende fondsen: (stan-daard geen beperking) kunt u de fondsen toevoegen (en weghalen) waar-voor u een rapportage wenst. Als u hier geen fonds opgeeft worden allefondsen gerapporteerd.

• Klik op de knop Toevoegen.

Figuur 179: Selecteer financiële actie


6.2 Invoerrapportage Handleiding BA LRP

• Selecteer één of meerdere fondsen en klik vervolgens op de knopSelecteren.

4. Klik op de knop Genereer rapport.

Figuur 180: Machtigings rapportage

6.2 Invoerrapportage

1. Klik op Invoerrapportage in het menu Bijdragenadministratie.

Figuur 181: Invoerrapportage - toezeggingen

2. Vul één of meer zoekcriteria in.

3. Klik op de knop Naar CSV exporteren.

4. Open het CSV-bestand of sla dit op.

6.3 Rapportages

1. Klik op Rapportage in het menu Bijdragenadministratie.

Figuur 182: Financiële rapportage

2. Selecteer in het veldWijkgemeente de gewenste wijkgemeente.

3. Klik in het veld Type document en maak een keuze voor het genererenvan een overzicht in pdf-formaat, of voor exporteren naar een CSV-bestand.

4. Klik in het veld Type rapport en maak een keuze:


Handleiding BA LRP 6.3 Rapportages

Machtigingsrapportage(a) Zie voor de ‘Machtigingsrapportage’ paragraaf 6.1 Machtigingsrappor-

tage.

Overzicht mutaties per boekstuk(b) Bij de keuze voor ‘Overzicht mutaties per boekstuk’ verschijnt het kopje

Vul het bereik van de op te nemen boekstuknummers in.Vul de boekstuknummers in waarvoor u een recapitulatie wilt hebben.

Recapitulatie per boekstuk(c) Vanuit het overzicht Ontvangsten & storneringen - boekstukken

is het mogelijk (rechtstreeks) een recapitulatie te genereren naar Excelof naar PDF.Zie voor meer informatie paragraaf 3.9.4 Recapitulatie boekstukken.

Overzicht ontvangen/te verwachten(d) Bij de keuze voor ‘Overzicht ontvangen/te verwachten’ verschijnt het

kopje Vul de overige afhankelijkheden in. Tevens wordt het veldWijkgemeente geplaatst onder dit kopje.

Figuur 183: Financiële rapportage

• Vul in het veld Jaar het gewenste (actie)jaar in.• Klik in het veld Niveau en maak een keuze tussen gemeente enwijkgemeente.

(e) Onder het kopje Beperk rapportage tot de volgende fondsen:(standaard geen beperking) kunt u de fondsen toevoegen (en weg-halen) waarvoor u een rapportage wenst. Als u hier geen fonds opgeeftworden alle fondsen gerapporteerd.• Klik op de knop Toevoegen.

Figuur 184: Selecteer financiële actie• Selecteer één of meerdere fondsen en klik vervolgens op de knopSelecteren.

5. Klik op de knopGenereer rapport. Er wordt nu - afhankelijk van de keuze inhet veld Type document - via de planner een PDF-bestand of CSV-bestandaangemaakt.


6.4 Export financiële gegevens Handleiding BA LRP

6. Klik op de het tabblad Bewaarde rapportages voor een overzicht vaneerder gemaakte financiële rapportages.

Figuur 185: Bewaarde rapportages

De financiële rapporten die in dit overzicht staan kunnen met behulp vande knop Download / open naar uw computer worden gedownload.

6.4 Export financiële gegevens

Ten behoeve van de export bestaat de mogelijkheid de standaard financiëlerapportages te exporteren naar een CSV-bestand voor verdere verwerking in eenspreadsheetprogramma. Zie paragraaf 6.3 Rapportages.Ten behoeve van ad-hoc financiële rapportages met behulp van een spreadsheet-programma e.d. kan gebruik worden gemaakt van de overzichten:

• Selectie (geregistreerden met brief zonder toezegging)

• Deelnemers (volledige financiële gegevens voor alle deelnemers, inclusiefbetalingsachterstand)

• Ontvangsten / Storneringen (volledige financiële gegevens voor het fonds)



Deelnemers

3. Klik op tabblad Deelnemers.

Figuur 186: Deelnemers

In dit overzicht staan (alleen maar) de deelnemers aan het fonds vermeldmet onder andere de volgende gegevens:


Handleiding BA LRP 6.4 Export financiële gegevens

• eigenaarswijk• aantal termijnen• bedrag toegezegd• bedrag ontvangen• bedrag nog te ontvangen• betalingsachterstand

Ontvangsten / Storneringen

4. Klik op tabblad Ontvangsten / Storneringen.

Figuur 187: Fonds - actiejaar - Ontvangsten/storneringen

In dit overzicht staan de daadwerkelijke ontvangsten en storneringen voorhet geselecteerde fonds.Hier staan dus ook de ontvangsten zónder toezegging (spontane bijdragen)vermeld. Deze zijn te herkennen aan het feit dat er in de kolom ‘Nog teontvangen’ niets is ingevuld.Van dit overzicht kunt u het volgende gebruiken:

• bedrag ontvangen (evt. in combinatie met eigenaarswijk)R gelieve het bedrag ‘Nog te ontvangen’ niet te gebruiken!

De waarde die hier staat is het totaal nog te ontvangen voor de betref-fende geregistreerde, dit bedrag wordt voor elke ontvangst herhaalden is beslist niet bedoeld om te sommeren.


Handleiding BA LRP

7 Algemene procedures

7.1 Selecties



https://lrp-doc.pkn.nl/selecties/selectie-financieel

7.2 Overzichten Handleiding BA LRP

7.2 Overzichten

7.2.1 Inleiding

Door middel van overzichten kunnen snel bepaalde veelgebruikte ’selecties’worden gemaakt. Ook selecties die als moeilijke en complex werden ervarenkunnen nu eenvoudig worden gerealiseerd.Het gaat hierbij om de volgende overzichten:

• verjaardagen;

• jubilea;

• gedenkdagen;

• nieuw ingekomenen;

• overledenen;

• bezoeken per PE.

ROverzichten kunnen, in tegenstelling tot selecties, niet worden bewaard.

7.2.2 Verjaardagen

1. Klik op Verjaardagen in het menu Overzichten.

Figuur 188: Overzicht verjaardagen

2. Door middel van de tijdelijk instellingen kan het resultaat van dit overzichtnaar wens worden aangepast.Klik op Maak overzicht om het overzicht te genereren.


Handleiding BA LRP 7.2 Overzichten

Figuur 189: Overzicht verjaardagen - tijdelijke instellingen

Met behulp van de knoppen Naar CSV en Naar CSV - uitgebreidkunnen de geregistreerden die in dit overzicht staan naar een CSV-bestandworden geëxporteerd voor verder verwerking in een spreadsheetprogrammae.d.RBij deze export worden meer (extra) gegevens geëxporteerd dan kunnenworden getoond!RHet overzicht verjaardagen vervangt de huidige selecties op dit punt.U kunt de huidige selecties nog gebruiken totdat deze worden vervangendoor de nieuwe selectiefunctionaliteit.

7.2.3 Jubilea

1. Klik op Jubilea in het menu Overzichten.



Figuur 190: Overzicht jubilea


Figuur 191: Overzicht jubilea - tijdelijke instellingen

Met behulp van de knoppen Naar CSV en Naar CSV - uitgebreidkunnen de geregistreerden die in dit overzicht staan naar een CSV-bestandworden geëxporteerd voor verder verwerking in een spreadsheetprogrammae.d.RBij deze export worden meer (extra) gegevens geëxporteerd dan kunnenworden getoond!RHet overzicht jubilea vervangt de huidige selecties op dit punt. U kuntde huidige selecties nog gebruiken totdat deze worden vervangen door denieuwe selectiefunctionaliteit.



7.2.4 Gedenkdagen

Onder gedenkdagen verstaan we de gedenkdagen van het overlijden vande partner van de geregistreerde.

1. Klik op Gedenkdagen in het menu Overzichten.

Figuur 192: Overzicht gedenkdagen overlijden partner


Figuur 193: Overzicht gedenkdagen - tijdelijke instellingen



Met behulp van de knop Naar CSV exporteren kunnen de geregistreer-den die in dit overzicht staan naar een CSV-bestand worden geëxporteerdvoor verder verwerking in een spreadsheetprogramma e.d.RBij deze export worden meer (extra) gegevens geëxporteerd dan kunnenworden getoond!

7.2.5 Nieuw ingekomenen

Onder nieuw ingekomenen verstaan we geregistreerden die in de opgege-ven periode ingeschreven zijn bij uw (wijk)gemeente.Uit dit overzicht worden gefilterd:

• personen die, nadat zij uit uw (wijk)gemeente zijn vertrokken, binnentwee maanden weer opnieuw in dezelfde (wijk)gemeente zijn ingeschre-ven (eventueel als voorkeurslid);

• personen die nieuw zijn ingeschreven met een leeftijd van 0 jaar (kinde-ren).

1. Klik op Nieuw ingekomenen in het menu Overzichten.

Figuur 194: Overzicht nieuw ingekomenen




Figuur 195: Overzicht nieuw ingekomenen - tijdelijke instellingen


7.2.6 Overledenen

Onder overledenen verstaan we geregistreerden die in de opgegeven periodezijn overleden.Uit dit overzicht worden gefilterd de personen die vóór het overlijden al warenvertrokken of uitgeschreven uit uw (wijk)gemeente.

1. Klik op Overledenen in het menu Overzichten.

Figuur 196: Overzicht overledenen




Figuur 197: Overzicht overledenen - tijdelijke instellingen



Handleiding BA LRP 7.3 Vrije gebieden

7.3 Vrije gebieden



https://lrp-doc.pkn.nl/bijdragenadministratie/vrije-gebieden

7.4 Groepen Handleiding BA LRP

7.4 Groepen

Een groep is een statische verzameling geregistreerden. Een groep wordtbijvoorbeeld gemaakt als een verzameling geregistreerden niet via een se-lectie kan worden gemaakt. Een groepsindeling kan een speciale ‘doelgroep’zijn, bijvoorbeeld ouderlingen, deelnemers aan een kerkelijke activiteit (bv.catechese, leerhuis).

R Belangrijk: gezien het statische karakter van een groep is het gebruik vaneen groep niet aan te raden indien de samenstelling van de verzamelingdynamisch is (uitschrijvingen en overlijden!) en altijd up-to-date moetzijn.In zo’n geval is het beter om gebruik te maken van een gegevensver-zameling die altijd up-to-date is, zoals een selectie of een vrij gebied(geografisch)!

Een groep kan worden gemaakt

• door het één voor één toevoegen van geregistreerden aan een groep;

• op basis van een selectie. Eenmaal een selectie gecreëerd kan dezeeenvoudig rechtstreeks worden geëxporteerd naar een groep;

• door een Excel bestand met geregistreerden in LRP te importeren.

Het beheer over groepen waarvan de eigenaar in LRP niet meer als gebruikeris geregistreerd ligt bij de lokaal beheerder (LB).De LB kan:

• groepen die niet schrijfbaar zijn weer schrijfbaar maken,

• groepen die niet leesbaar zijn verwijderen.

De lokaal beheerder kan niet rechtstreeks in de groepen kijken.

7.4.1 Geregistreerden toevoegen

1. Open Groepen in het menu Dienstverlening, het venster Groepen ver-schijnt.

Figuur 198: Overzicht groepen

R Belangrijk: in dit overzicht staan alle groepen voor de gemeente ver-meld. In de groepen worden alleen de geregistreerden getoond dievallen binnen de autorisatie van de gebruiker.Dit betekent dat een groep meer geregistreerden kan bevatten danaan de gebruiker getoond wordt. Een en ander wordt bepaald door deautorisatie zoals door de lokaal beheerder is aangebracht.

2. Klik op de knop Nieuw, het venster Groep toevoegen verschijnt.


Handleiding BA LRP 7.4 Groepen

Figuur 199: Groep toevoegen

3. Geef een Naam en omschrijving, de naam van de gemeente is reeds inge-vuld, selecteer indien nodig (en gewenst) de wijkgemeente.

R De naam van de groep dient uniek te zijn, gelieve geen verschillendegroepen met dezelfde naam op te voeren.

P Tip: vermeld indien mogelijk in de Omschrijving van een groep naastde omschrijving ook voor welk doel deze gemaakt is en waar de groepgebruikt wordt.

4. Door middel van het veld Groep schrijven kan worden vastgelegd of debetreffende groep door iemand anders dan uzelf mag worden aangepast ofherbepaald. Andere gebruikers (behalve de lokaal beheerder) kunnen degeregistreerden in de groep echter wel zien.

5. Door middel van het veld Groep niet leesbaar kan worden vastgelegdof de betreffende groep voor iemand anders dan uzelf zichtbaar is in hetoverzicht met groepen. Andere gebruikers zien de groep niet en kunnen deinhoud niet zien. (De groep is daardoor dan ook door niemand anders tegebruiken in selecties!)

6. Klik op de knop Geregistreerde toevoegen. Lees ook de opmerking bijpunt 1, een geregistreerde kan al lid zijn van een groep maar, gebaseerdop de autorisatie van de gebruiker, niet getoond worden.Het venster Selecteer geregistreerde opent.

R Belangrijk: in dit overzicht staan alleen geregistreerden die vallenbinnen de autorisatie van de gebruiker.



Figuur 200: Selecteer geregistreerde

7. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon die in de groep moet wordenopgenomen en klik op Zoeken.

8. Klik op de naam van gezochte geregistreerde(n) en klik op Toevoegen aangroep. Met de knop Alles selecteren kunnen alle gevonden geregistreer-den in een keer geselecteerd worden worden.Het venster Selecteer geregistreerde sluit, de geregistreerden zijn nutoegevoegd aan de groep.

9. Klik op de knop Opslaan indien het samenstellen van de groep gereed is.

Met de knop Geregistreerde verwijderen uit groep kunnen één of meerderegeregistreerden uit de groep worden verwijderd.

Met de knop Geregistreerden herbepalen worden de uitgeschreven en overle-den geregistreerden uit de groep verwijderd. Hierna is deze groep weer helemaalup-to-date.

R Let op: het herbepalen van een groep kan niet ongedaan worden gemaakt.

7.4.2 Selectie exporteren naar groep

Het maken van een selectie in LRP staat beschreven in paragraaf ?? ??.Als de betreffende selectie met de juiste criteria is samengesteld kan deze - nate zijn gegenereerd met behulp van de knop Exporteer alle geregistreerdennaar Groep - rechtstreeks naar een groep worden geëxporteerd.Deze groep bevindt zich daarna in het overzicht groepen en kan nu als een‘gewone’ groep worden bewerkt.

7.4.3 Geregistreerden importeren

LRP kan een groep creëren uit een willekeurige lijst met geregistreerdenummers(Deze geregistreerdenummers moeten wél voorkomen voor uw (wijk)gemeentein LRP).Deze lijst kan worden gemaakt in Excel, een ander spreadsheetprogramma of inelk willekeurig ander programma; zolang er in de lijst maar geregistreedenummersvoorkomen.


Handleiding BA LRP 7.4 Groepen

Bij het inlezen negeert LRP alle niét numerieke tekens, dit betekent:geregistreerdenummers mogen:

• naast elkaar staan, al dan niet met een willekeur scheidingsteken tussen degeregistreerdenummers;

• onder elkaar staan, al dan niet met een willekeur scheidingsteken tussende geregistreerdenummers;

• onder elkaar staan met extra tekst.

De geregistreerdenummers mogen geen scheidingsteken voor duizendtallen ofdecimalen bevatten!Zie voor een voorbeeld hieronder.

1. Open Groepen in het menu Dienstverlening, het venster Groepen ver-schijnt.

Figuur 201: Overzicht groepen

2. Klik op de knop Importeer Groep.

Figuur 202: Groep importeren

3. Vul de gewenste naam in voor de groep in het veld Groepsnaam.

R De naam van de groep dient uniek te zijn, gelieve geen verschillendegroepen met dezelfde naam op te voeren.

4. Kopieer de geregistreerdenummers uit uw spreadsheet en plak ze in hetveld Gereg.nrs.



5. Klik vervolgens op de knop Zoek personen.Aan de hand van de gevonden geregistreerdenummers worden de bijbeho-rende geregistreerden in LRP opgezocht en geplaatst in deze groep.

P Tip: vermeld na het opslaan van de groep in de Omschrijving extrainformatie die voor u relevant is, bijvoorbeeld voor welk doel deze groepgemaakt is en waar deze gebruikt wordt.

7.4.4 Groep bewerken en verwijderen

In het overzicht groepen kunnen de getoonde groepen met behulp van de knoppenBewerken en Verwijderen respectievelijk worden bewerkt en verwijderd.

R Belangrijk: het verwijderen van een groep kan elders in LRP gevolgen heb-ben!!Zo kan een groep gebruikt worden in een selectie of gebruikt worden in eenuitdraai. Vermeld dan ook altijd in de omschrijving van een groep voorwelk doel deze gemaakt is en waar de groep gebruikt wordt. De veldenDatum aangemaakt en Gewijzigd zijn daarbij een indicatie hoe actueelde groep is.


Handleiding BA LRP 7.5 Sorteringen

7.5 Sorteringen



https://lrp-doc.pkn.nl/bijdragenadministratie/sorteringen

7.6 Werken met de planner Handleiding BA LRP

7.6 Werken met de planner

1. Open Planner in het menu Dienstverlening, het scherm Planner opent.

Figuur 203: Planner - ingeplande taken

2. In het tabblad Ingepland staan de opdrachten die nog uitgevoerd moetenworden.Met de knop Bewerken kan de datum en tijd van het uitvoeren van eenbestaande opdracht worden aangepast.

Figuur 204: Bewerk taak

3. In het tabbladWachtrij staan de opdrachten die uitgevoerd worden maarnog wachten tot er servercapaciteit beschikbaar is om de taak uit te kunnenvoeren.

4. In het tabblad Loopt staan de opdrachten die op dit moment uitgevoerdworden.

5. In het tabblad Afgerond staan de opdrachten die gereed zijn en de bijbe-horende bestanden die gedownload kunnen worden om afgedrukt (pdf) ofverwerkt te worden.Klik op de knop Resultaat downloaden.

Figuur 205: Planner - afgeronde taken

Afhankelijk van de opdracht verschijnt een dialoogvenster om een pdf-bestand te openen/af te drukken of een nieuw venster Selecteer bestandom te downloaden.Selecteer in dit venster Selecteer bestand om te downloaden het ge-wenste bestand en klik op Download om het pdf-bestand te openen/af tedrukken of om een bestand op te slaan voor latere verwerking.


Handleiding BA LRP 7.6 Werken met de planner

6. In het tabblad Afgebroken staan de afgebroken / mislukte opdrachtendie vanwege een technische reden afgebroken zijn. Ook staan hier deopdrachten die geen resultaat hebben opgeleverd.

R Het scherm Planner verschijnt ook indien bij het starten van een uitdraaigekozen wordt voor de optieDirect uitvoeren en naar planner overzichtgaan.

Figuur 206: Uitdraai keuze

of Inplannen

Figuur 207: Bewerk taak


7.7 Geregistreerden Handleiding BA LRP

7.7 Geregistreerden

Voor de bijdragenadministrateur (BA) is in het geregistreerdedossier met namehet tabblad Financieel van belang.

7.7.1 Niet in staat / wil niet bijdragen

Geregistreerden kunnen te kennen geven niet te kunnen, of niet te willenbijdragen.Dit wordt geregistreerd door in het geregistreerdedossier onder het tabbladFinancieel een vinkje te plaatsen in de velden Niet in staat bij te dragenen/of Wil nooit bijdragen.

Figuur 208: Geregistreerde - financieel - niet in staat / wil nooit bijdragen

1. Is één van deze twee velden of beide velden aangevinkt dan wordt degeregistreerde geen deelnemer gemaakt bij hetGenereren toezeggingenvoor de hele selectie.

2. Is één van deze twee velden of beide velden aangevinkt dan krijgt degeregistreerde geen brief/e-mail, ook al voldoet de geregistreerde aan decriteria van de selectie die bij het fonds wordt gebruikt.

P Tip: het verdient aanbeveling om in de selectie(s) van het fonds in decriteria op te geven geregistreerden met deze vinkjes uit te sluiten.

7.7.2 Uitsluiting voor fonds

Geregistreerden kunnen te kennen geven niet aan een specifiek fonds deelte willen nemen.Dit wordt geregistreerd door in het geregistreerdedossier onder het tab-blad Financieel het betreffende fonds op te nemen in het overzicht ondersubtabblad Uitsluitingen.


Handleiding BA LRP 7.7 Geregistreerden

Figuur 209: Geregistreerde - financieel - uitlsuitingen

1. klik op Nieuw, het venster Uitsluiting van deelname aan specifiekfonds verschijnt. Voer de gemeente, eventueel wijkgemeente en het be-treffende fonds in.

Figuur 210: Financieel - uitsluiting van deelname aan specifiek fonds

2. Er zal voor de geregistreerde geen brief/e-mail worden gemaakt voor hetfonds (fondsen) die in dit overzicht staan vermeld, ook al voldoet de geregi-streerde aan de criteria van de selectie die bij het fonds wordt gebruikt.

R het heeft geen zin in dit overzicht een fonds op te nemen als in develden Niet in staat bij te dragen en/of Wil nooit bijdragen eenvinkje is geplaatst.

Voor meer informatie omtrent het raadplegen van geregistreerden verwijzenwe u naar de handleiding Ledenadministratie LRP , paragraaf 2.6 Bewerken /raadplegen geregistreerdedossier.


7.8 Overige contacten Handleiding BA LRP

7.8 Overige contacten

Overige contacten worden in LRP vastgelegd indien sprake is van een buiten-kerkelijke relatie met de gemeente. Dit kunnen organisaties, leveranciers enandere personen zijn waarvan de gegevens beschikbaar moeten zijn.

Wanneer ’Overig contact’Om de diverse doelgroepen in uw gemeente zo zuiver mogelijk te kunnenonderscheiden, is het belangrijk om een goede afweging te maken: registrerenin LRP als Vriend of als Overig contact.De kerkordelijke definitie van Vriend kan helpen bij het maken van de juistekeuze: vrienden zijn degenen die ‘blijk geven van verbondenheid met degemeente’ en op hun verzoek als zodanig zijn opgenomen in de registratievan uw (wijk)gemeente. (Ord. 2-2)De kerkenraad bepaalt de praktische invulling van het ‘blijk geven vanverbondenheid’: deelname aan bepaalde kerkelijke kringen of activiteiten, hetmet enige regelmaat bezoeken van de eredienst, etc.Als iemand buiten de door de kerkenraad ingevulde definitie valt, dan is ersprake van een overig contact. Dit geldt ook in bij ‘niet-natuurlijke personen’,zoals de leeszaal, de RK-parochie, de huisartsenpost, een leverancier.

We adviseren ook om kerkblad-abonnees die buiten de grenzen van uwgemeente wonen, die geen voorkeurlid zijn en waarvan het enige contact metuw gemeente het kerkblad is, te registreren als ‘Overig contact’.

Een overig contact kan in een groep en daarmee in een selectie wordengebruikt.Een overige contact kan deelnemen in een fonds of abonnee zijn en kandaarmee ook worden afgedrukt op een looplijst die is gebaseerd op een fonds.Een overig contact kan worden vastgelegd bij een gemeente of wijkgemeente.

R Overige contacten die tijdens het verwijderen niet verwijderd kondenworden omdat ze deelnemer zijn aan een financiële actie (fonds) staanvermeld onder subtabblad Inactieve overige contacten.

R In februari 2019 kunt u vrienden die eigenlijk overig contact zijn, metéén druk op de knop overzetten naar de nieuwe overige contacten.

7.8.1 Overig contact opvoeren

1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie.

2. Klik op het tabblad Overige contacten en vervolgens op het subtabbladOverige contacten.Onder subtabblad Inactieve overige contacten staan de overige contac-ten die tijdens het verwijderen niet verwijderd konden worden omdat zedeelnemer zijn aan een financiële actie (fonds).Onder de subtabbladen met de aanduiding (oud) staan de niet geconver-teerde overige contacten, die moeten nog worden omgezet naar de nieuwestandaard van overige contacten. Deze subtabbladen worden uitgefaseerdin het voorjaar van 2019.


Handleiding BA LRP 7.8 Overige contacten

Figuur 211: Gemeenteoverzicht - overige contacten

3. Klik op de knop Nieuw om een nieuw contact te registreren.

Figuur 212: Overige contact

4. Vul alle beschikbare gegevens in. Enkele punten van aandacht:

• Bij de registratie van een overig contact controleert LRP of er al eengeregistreerde woont op hetzelfde adres. U kunt dan annuleren envoorkomt daarmee ongewenste dubbele registratie;



Figuur 213: Overig contact - Personen op dit adres

• op overige contacten is zijn geen SILA-mutaties van toepassing, ookworden zij niet geëxporteerd naar Scipio;

• in een publieke notitieveld kunt u vrije tekst opnemen; deze tekst kuntu via een selectie exporteren;

• Indien u het overig contact wilt opnemen in een looplijst of een vrijgebied dan dient u het volledige adres inclusief de postcode in te vullen.

5. Wanneer gereed klik op de knop Opslaan.

7.8.2 Overig contact wijzigen


2. Klik op het tabblad Overige contacten.

3. Klik op de knop Toon zoekveld, vul de naam van het gezochte overigcontact in en klik op Zoeken. Dubbelklik op de naam van een overig contactdat gewijzigd moet worden, het venster Overig contact opent.

4. Wijzig de velden of controleer of de velden goed zijn ingevuld of vul eventueelontbrekende gegevens in.

5. Wanneer gereed klik op de knop Opslaan.

7.8.3 Overig contact verwijderen


2. Klik op het tabblad Overige contacten.

3. Klik op de knop Toon zoekveld, vul de naam van het gezochte overigcontact in en klik op Zoeken. Selecteer het te verwijderen overig contacten klik op Verwijderen.

4. Indien een overig contact gekoppeld is aan een fonds/actiejaar of aan eengebruiker dan kan dat overig contact niet verwijderd worden.In dat geval wordt het overig contact inactief gemaakt en wordt het nietmeer getoond onder subtabblad Overige contacten maar onder subtab-blad Inactieve overige contacten.


Handleiding BA LRP 7.8 Overige contacten

Figuur 214: Overige contacten - inactieve overige contacten

5. Onder subtabblad Inactieve overige contacten kan een inactief overigcontact weer worden geheractiveerd met de knop Maak actief.

7.8.4 Overig contact converteren

Naast het handmatig opvoeren van een nieuw overig contact kunt u ook dereeds bestaande overige contacten omzetten (converteren) naar de nieuwe.

R Let op: Eind maart 2019 verdwijnen de oude overige contacten.We adviseren u de (oude) overige contacten zo snel mogelijk, maaruiterlijk in februari 2019, te converteren.


2. Klik op het tabblad Overige contacten (oud).

Figuur 215: Overige contacten - Overige contacten (oud)

U kunt de oude overige contacten op twee verschillende manieren converteren:A. individueel;

B. collectief.A. Overige contacten individueel converteren.

1. Klik op de knop Toon zoekveld, vul de naam van het gezochte overigcontact in en klik op Zoeken. Markeer de betreffende overig contact en klikop de knop Converteren.

2. Als op het adres van de overig contact al iemand is ingeschreven dan volgteen waarschuwing.U kunt dan kiezen voor toch converteren, annuleren of de oude overigecontact verwijderen.



3. Als de conversie is gelukt verschijnt een scherm waarin u de gegevens vanhet overig contact nog kunt aanpassen en bewaren.

B. Overige contacten collectief converteren.

R Let op: Als u alle oude overige contacten collectief wilt converteren advi-seren we u dit eerst op lrp-oefen.pkn.nl uit te proberen. (bij grote aantallenkan de conversie enige tijd duren).

1. Klik op de knop Alle converteren.

2. De overige contacten worden per 50 tegelijk geconverteerd, dit kan enigetijd in beslag kan nemen.Klik vervolgens op Doorgaan.

3. Na afloop staan de overige contacten die niet konden worden geconver-teerd nog onder tabblad (oud). Deze dient u handmatig één voor één teconverteren. (De oorzaak kunt u zien door het overig contact te openen).

R De overige contacten die onder tabblad (oud) overblijven staan daaromdat de postcode-huisnummer combinatie ook bij een geregistreerde(of een ander overig contact) is aangetroffen.Het is ongewenst om dezelfde persoon zowel als geregistreerde én alsoverig contact in dezelfde (wijk)gemeente op te nemen.U kunt ervoor kiezen om het oude overig contact te verwijderen ófalsnog te converteren. Zie bij A.

4. Overige contacten zonder (volledige) adresgegevens zijn geconverteerdmet de aanmerking adres onbekend. In de meeste situaties is het nietzinvol om een overig contact zonder adres op te nemen.


Handleiding BA LRP 7.9 Pastorale eenheden

7.9 Pastorale eenheden

Voor meer informatie omtrent het raadplegen van pastorale eenheden verwijzenwe u naar de handleiding Ledenadministratie LRP, paragraaf 2.15 Beheren vaneen pastorale eenheid.

7.10 Ambten & kerkelijke functies

Voor meer informatie omtrent het raadplegen van ambten & kerkelijke func-ties verwijzen we u naar de handleiding Ledenadministratie LRP, paragraaf 2.19Ambten en kerkelijke functies.


7.11 Raadplegen kerkelijk register Handleiding BA LRP

7.11 Raadplegen kerkelijk register

In het kerkelijk register zijn de volgende gegevens op te zoeken:

• wijkgemeente;

• gemeente;

• classis.

Per (wijk)gemeente kunnen ook worden ingezien:

• algemene gegevens;

• gemeenten (via classis)

• ontvangstgemeenten (via classis)

• bestuurlijke informatie;

• wijkgemeenten (via gemeente);

• locaties;

• classis (via gemeente);

• ambten en functies. (alleen ambten en functies waarbij is aangegevendat deze in het Kerkelijk Register mogen worden getoond)

1. Open Kerkelijk register in het menu Ledenadministratie.

Figuur 216: Kerkelijk register - wijkgemeenten

2. Bepaal of gezocht moet worden onder Wijkgemeenten, Gemeenten ofClasses.

3. Wijkgemeenten

(a) Vul één of meer van de zoekvelden in en klik op Zoeken.(b) Klik op de regel van de juiste wijkgemeente en klik op Inzien.

Het scherm Wijkgemeente opent en toont de algemene gegevensvan de wijkgemeente: tenaamstelling, gemeentenummer, correspon-dentieadres en telefoonnummer en e-mailadres


Handleiding BA LRP 7.11 Raadplegen kerkelijk register

Figuur 217: Wijkgemeente

(c) In het onderste gedeelte van het venster wordt onder de tabbladenmeer informatie over de wijkgemeente getoond• bestuurlijke gegevens: wijkkerkenraad, wijkraad van kerkrentmees-ters, wijkraad van diakenen;

• locaties: (kerk)gebouwen en zalen;• ambten en functies. (alleen ambten en functies waarbij is aange-geven dat deze in het Kerkelijk Register mogen worden getoond)

4. Gemeenten

(a) Vul één of meer van de zoekvelden in en klik op Zoeken.(b) Klik op de regel van de juiste gemeente en klik op Inzien.

Het scherm Gemeente opent en toont de algemene gegevens van degemeente: tenaamstelling, gemeentenummer, (correspondentie)adres,telefoonnummer en e-mailadres.

Figuur 218: Gemeente

(c) In het onderste gedeelte van het venster wordt onder de tabbladenmeer informatie over de gemeente getoond• bestuurlijke gegevens: algemene kerkenraad, college van kerk-rentmeesters, college van diakenen;

• wijkgemeenten;• locaties;• classis;


7.11 Raadplegen kerkelijk register Handleiding BA LRP

• ambten en functies (alleen ambten en functies waarbij is aangege-ven dat deze in het Kerkelijk Register mogen worden getoond).

5. Classes

(a) Vul één of meer van de zoekvelden in en klik op Zoeken.(b) Klik op de regel van de juiste gemeente en klik op Inzien.

Het scherm Classis opent en toont de algemene gegevens van de clas-sis: classisnummer, regio, aanschrijfnaam en formele tenaamstelling,telefoonnummer en e-maildres.

Figuur 219: Classis

(c) in het onderste gedeelte van het venster wordt onder de tabbladenmeer informatie van de classis getoond• algemene gegevens;• (ontvangst)gemeenten;


Handleiding BA LRP

8 Afdrukken met LRP

Inleiding

Vanuit LRP kunnen diverse documenten en overzichten worden gegenereerd.Er zijn documenten die centraal zijn vastgelegd in LRP, deze zijn voorgedefini-eerd en zijn slechts beperkt aan te passen.Naast deze centraal vastgelegde documenten kent LRP ook de zogenaamdegemeentesjablonen.Een voorbeeld van een gemeentesjabloon is de vrije brief waarmee hetmogelijk is een eigen brief te schrijven en deze vervolgens te combineren meteen selectie of een enkele persoon, zodat de NAW-gegevens en eventueelandere gegevens uit LRP in de brief worden afgedrukt. Hetzelfde is mogelijkmet etiketten met vrije velden.Naast de vrije brieven en etiketten kunnen - ten behoeve van de bijdrageadmi-nistratie - ook eigen toezeggingsbrieven en herinneringsbrieven (en e-mails)worden gemaakt.De gemeentesjablonen worden door de lokaal beheerder (LB) gemaakt enaangepast. (Zie handleiding Lokaal Beheerder, paragraaf 2.16 Gemeentesja-blonen).

Afdrukken uitbesteden

Wanneer u veel printwerk heeft of als u andere redenen heeft om het printwerkuit te besteden, dan kunt u terecht bij de orderdesk van het LRP-team vande Dienstenorganisatie. U kunt daar uw wensen kenbaar maken en u krijgtnadere informatie over de uitvoeringsmogelijkheden, de levertijd en de daarbijbehorende kosten.

Afdrukken van acceptgiro‘s

Wanneer u zelf zogenaamde OLA’s (Optisch Leesbare Acceptgiro’s) wilt af-drukken, of wilt laten afdrukken, dient u zich er van te vergewissen dat deafdruk aan de vastgestelde eisen voor wat betreft kwaliteit en indeling voldoet.Het machinaal kunnen lezen van de OLA’s is bij onnauwkeurig afdrukken nietmogelijk; dat resulteert in vertragingen en het berekenen van bijkomendekosten. (Ook kunnen, als dit vaker voorkomt, de OLA’s voor die betreffendebank/girorekening worden geweigerd). De afdrukkende partij en Equens moe-ten een samenwerkingscontract afgesloten hebben waarmee de afdrukkwali-teit verzekerd is.Voor meer informatie zie www.equens.com

8.1 Mutatielijst

1. Open Mutatielijst in het menu Dienstverlening.


8.2 Persoonskaart Handleiding BA LRP

Figuur 220: Mutatielijst

2. Selecteer eventueel een wijkgemeente, het type document (PDF of CSV) enover welke periode de lijst moet worden gegenereerd en klik vervolgend opde knop Genereer document.

8.2 Persoonskaart

1. Klik op (Wijk-) Gemeente(n) in het menu Ledenadministratie, hetscherm Gemeenteoverzicht opent.In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente teworden geselecteerd onder het tabbladWijkgemeenten; klik vervolgensop de knop Bewerken, het schermWijkgemeentedossier opent.

2. Klik op het tabblad Geregistreerden en klik op de knop Toon zoekveld.

3. Vul één ofmeer zoekcriteria in van de persoon waarvoor eenpersoonskaartmoet worden afgedrukt en klik op de knop Bewerken.

4. Klik in het geregistreerdedossier op de knop Afdrukken persoonskaart,een pdf wordt gegenereerd.

8.3 Pe-kaart

1. Open Pastorale Eenheden in het menu Ledenadministratie.

2. Vul één of meer zoekcriteria in van de pastorale eenheid waarvoor eenPE-kaart moet worden afgedrukt en klik op de knop Bewerken.

3. Klik in het geregistreerdedossier op de knop Afdrukken PE-kaart, een pdfwordt gegenereerd.

8.4 Formulier nieuw-ingekomen




Handleiding BA LRP 8.5 Uitschrijfformulier

3. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon waarvoor een formuliernieuw-ingekomen moet worden afgedrukt en klik op de knop Bewerken.

4. Klik in het geregistreerdedossier op de knop Afdrukken formulier nieuw-ingekomen, een pdf wordt gegenereerd.

8.5 Uitschrijfformulier



3. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon waarvoor een uitschrijffor-mulier moet worden afgedrukt en klik op de knop Bewerken.

4. Klik in het geregistreerdedossier op de knop Afdrukken uitschrijfformu-lier en vervolgens op Druk af, een pdf wordt gegenereerd.

8.6 Uitdraai via selectie

1. Open Selecties in het menu Dienstverlening.

Figuur 221: Selecties

2. Zie de online Handleiding Selecties voor nadere uitleg over de selecties.

3. Onder het kopjes Resultaat en Uitdraai staan de verschillende vormenvan uitdraai vermeld.


https://lrp-doc.pkn.nl/selecties/selectie-standaard

https://lrp-doc.pkn.nl/selecties/selectie-standaard#resultaat-insluiten-groepen

https://lrp-doc.pkn.nl/selecties/selectie-standaard#uitdraai

8.7 Looplijst Handleiding BA LRP

8.7 Looplijst

Figuur 222: Uitdraai documenten - looplijst

De looplijst kan de volgende zaken afdrukken naar pdf of exporteren naar CSV:• één of meerdere groepen;

• één of meerdere vrije gebieden.De geregistreerden die uit bovenstaande groepen en/of vrije gebieden komenkunnen verder beperkt worden met behulp van:

• een bestaande selectie;

• een bestaande groep (zelf);

• een bestaand fonds (alleen bijdragenadministrateur).Omgekeerd is echter ook mogelijk: de geselecteerden uit een selectie of dedeelnemers aan een fonds kunnen verder beperkt worden met behulp van eengroep of vrij gebied.

Figuur 223: Looplijst - beperken tot groepen / vrije gebieden232 ver. 4.0, augustus 2019

Handleiding BA LRP 8.7 Looplijst

Concreet kunnen op deze manier abonnees of deelnemers aan een fondsbeperkt worden door een bezorgwijk (vrij gebied) of groep voor bijvoorbeeldde bezorging brieven, kerkbladen en dergelijke.

8.7.1 Aanpassen lay-out

Het is mogelijk om de lay-out door middel van de vinkjes Verberg geboorte-datum en Verberg geregistreerdenummer, wijk en sectie enigszins aan tepassen aan de wens en het beoogde doel van de looplijst.Standaard worden op de looplijst de geboortedatum (t.b.v. een verjaardagsfonds)en het geregistreerdenummer, de wijkgemeente en de sectie van de geregi-streerde afgedrukt.

Figuur 224: Looplijst - aanpassen lay-out

• Door een vinkje te plaatsen in het veld Verberg geboortedatum wordt degeboortedatum niet afgedrukt op de looplijst.

• Door een vinkje te plaatsen in het veld Verberg geregistreerdenummer,wijk en sectie worden het geregistreerdenummer, de wijk en de sectie nietafgedrukt op de looplijst.

8.7.2 Mutaties op basis van vorige uitdraai

Standaard worden in de looplijst alle personen (geregistreerden en overige con-tacten) opgenomen die deelnemen in het geselecteerde fonds en actiejaar of diein de geselecteerde selectie voorkomen.Het is ook mogelijk om een aanvulling op een (oorspronkelijke) looplijst te gene-reren waarin alleen die personen (geregistreerden en overige contacten) staanvan wie de gegevens gewijzigd zijn sinds de vorige keer dat de looplijst isafgedrukt.In concreto betekent dit dat alleen de personen worden afgedrukt die sinds devorige keer dat de looplijst is afgedrukt:

• geen deelnemer meer zijn voor het betreffende fonds en actiejaar of dieniet meer in de betreffende selectie voorkomen (status afgemeld);

• nieuwe deelnemer zijn voor het betreffende fonds en actiejaar of voor heteerst voorkomen in de betreffende selectie (status nieuw);

• waarvan het adres is gewijzigd (status gewijzigd).

Door een vinkje te plaatsen in het veld Mutatie looplijst op basis van vorigeuitdraai worden alleen de mutaties afgedrukt sinds de vorige keer dat de looplijstis afgedrukt.

De reden waarom de betreffende persoon wordt afgedrukt staat vermeld in dekolom Status (zie hierboven).



8.7.3 Looplijst beperken

1. SelectieSchematisch

Figuur 225: Looplijst beperken tot selectie

1 Selecteer Looplijst in het veld Type uitdraai en selecteer in het veldType document of een pdf-bestand of csv-bestand moet worden ge-genereerd.

2 Selecteer met de knop Toevoegen onder het kopje Groep(en) één ofmeerdere groepen.

Figuur 226: Looplijst selecteren groepen

3 Selecteer eventueel met de knop Toevoegen onder het kopje Vrijegebied(en) één of meerdere vrije gebieden.

Figuur 227: Looplijst selecteren vrije gebieden

4 De geregistreerden uit bovenstaande groepen en/of vrije gebiedenworden uiteindelijk beperkt met behulp van een selectie.

Figuur 228: Beperken tot selectie

Maak een keuze uit de beschikbare selecties in het veld Selectie.5 Maak tenslotte een keuze uit de beschikbare sorteringen in het veldSortering.R Het veld sortering is verplicht!


Handleiding BA LRP 8.7 Looplijst

2. GroepSchematisch

Figuur 229: Looplijst beperken tot vrij gebied


2 Selecteer met de knop Toevoegen onder het kopje Groep(en) één ofmeerdere groepen.


3 Selecteer eventueel met de knop Toevoegen onder het kopje Vrijegebied(en) één of meerdere vrije gebieden.


4 Selecteer de blanco(!) regel in het veld Beperken tot.

Figuur 232: Beperken tot selectie

5 Maak tenslotte een keuze uit de beschikbare sorteringen in het veldSortering.R Het veld sortering is verplicht!

3. Fonds



Schematisch

Figuur 233: Looplijst fonds beperken tot vrij gebied


2 Selecteer Fonds in het veld Beperken tot onder het kopje Type uit-draai.

Figuur 234: Fondsgegevens

Maak vervolgens een keuze uit de beschikbare fondsen in het veldFonds en maak een keuze uit de beschikbare jaren in het veld Actie-jaar.

3 Door het zetten van een vinkje in het veld Overige contacten mee-nemen worden ook de overige contacten op de looplijst afgedrukt.R let op: indien overige contacten worden afgedrukt dienen deze wel

met een volledig adres met postcode te zijn vastgelegd!4 De deelnemers aan het bovenstaande fonds kunnen verder beperktworden met behulp van een groep(en) en/of vrij(e) gebied(en).Selecteer met de knop Toevoegen onder het kopje Groep(en) één ofmeerdere groepen.


5 Selecteer met de knop Toevoegen onder het kopje Vrije gebied(en)één of meerdere vrije gebieden.


Handleiding BA LRP 8.8 Genereer document


6 Maak tenslotte een keuze uit de beschikbare sorteringen in het veldSortering.R Het veld sortering is verplicht!R In de looplijst staan alleen de deelnemers (geregistreerden en

eventueel overige contacten) van een fonds vermeld!

8.8 Genereer document

1. Klik op de knop Genereer document.

Figuur 237: Uitdraai keuze

2. Klik op de knop Direct uitvoeren en verder gaan om het genereren vande uitdraai als een taak op de achtergrond uit te laten voeren. Het resultaatis terug te vinden onder de planner, zie verder de instructie bij paragraaf7.6 Werken met de planner punt 2.

3. Klik op de knop Direct uitvoeren en naar planner overzicht gaan alsde documenten direct nodig zijn. Zie verder de instructie bij paragraaf 7.6Werken met de planner punt 2.

4. Klik op de knop Inplannen als de documenten pas op een bepaalde datumen tijdstip nodig zijn. De geselecteerde uitdraai inclusief de eraan tengrondslag liggende selectie, groep, vrij gebied e.d. wordt op het opgegevenmoment gegenereerd en afgedrukt naar pdf. Zie verder de instructie bijparagraaf 7.6 Werken met de planner punt 2.


8.8 Genereer document Handleiding BA LRP

Lijst met afkortingen

BA bijdragenadministratie

BA bijdragenadministrateur

BIC Bank Identifier Code

DO dienstenorganisatie

IBAN International Bank Account Number

IO institutionele ondersteuning

KR kerkrentmeester

LA ledenadministratie

LA ledenadministrateur

LB lokaal beheerder

PW pastoraal medewerker

WBP Wet Bescherming Persoonsgegevens


Handleiding BA LRP Lĳst van figuren

Lĳst van figuren1 Verzamelfonds en subfondsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222 Schematisch overzicht fonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243 Loginvenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274 Autheticatiesleutel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275 Sleutel synchroniseren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296 Jaarcyclus actie kerkbalans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317 Schematisch overzicht inrichting actie kerkbalans . . . . . . . . . . 388 Overzicht fonds / actie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409 Overzicht fondsen & acties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4110 Fonds bewerken - kerkbalans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4111 Fonds bewerken - IBAN rekening gegevens . . . . . . . . . . . . . . 4212 IBAN rekening gegevens - selecteer IBAN . . . . . . . . . . . . . . . 4213 Fonds bewerken - Betaalwijzen en standaard betaalwijze . . . . . . 4314 Betaalwijzen en standaard betaalwijze - betaalwijze toevoegen . . . 4315 Fonds bewerken - financiële gegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . 4416 Betaalschema overzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4517 Bewerk betaalschema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4618 Fonds bewerken - instellingen fonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4819 Instellingen fonds - selecteer een selectie . . . . . . . . . . . . . . . 5020 Instellingen fonds - selecteer een selectie . . . . . . . . . . . . . . . 5021 Fonds bewerken - instellingen fonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5122 Fonds - overzicht subselecties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5123 Subselecties - personen wel in subselectie(s), niet in hoofdselectie . 5124 Subselecties - selecteer selectie en sjabloon . . . . . . . . . . . . . 5225 Fonds bewerken - selecteer selectie en sjabloon . . . . . . . . . . . 5326 Instellingen fonds - selecteer sortering . . . . . . . . . . . . . . . . . 5427 Instellingen fonds - sortering - vrije gebieden . . . . . . . . . . . . . 5528 Verzamelfonds en subfondsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5629 Fonds - geregistreerden met uitsluiting voor dit fonds . . . . . . . . 5630 Fonds - overzicht jaren (kerkbalans) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5731 Fonds - actiejaar - algemeen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5732 Actiejaar - algemeen - genereren brieven . . . . . . . . . . . . . . . 5733 Actiejaar - algemeen - automatische incasso . . . . . . . . . . . . . 5834 Actiejaar - algemeen - instellingen acceptgiro . . . . . . . . . . . . . 5935 Actiejaar - algemeen - instellingen e-mail . . . . . . . . . . . . . . . 5936 Schematisch overzicht productie kerkbalans . . . . . . . . . . . . . 6037 Schematisch overzicht proces selectie - deelnemers . . . . . . . . . 6138 Schematisch overzicht doelgericht aanschrijven door middel van

subselecties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6239 Fondsen & acties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6340 Fonds - actiejaar - selectie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6341 Geregistreerden zonder brief/e-mail en zonder toezegging - sjablonen 6442 Genereer brieven/e-mails. . . - toezeggingsbrief keuze . . . . . . . . 6543 Fonds - actiejaar - uitnodigingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6644 Etiketten keuze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6645 Fonds actiejaar - verzameldocumenten . . . . . . . . . . . . . . . . 6646 Verzameldocumenten - documenten voor incasseren . . . . . . . . 6747 Documenten voor incasseren - iDEAL e-mails . . . . . . . . . . . . . 6748 Schematisch overzicht verwerking betaalwijzen . . . . . . . . . . . 7049 Fonds - actiejaar - deelnemers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71


Lĳst van figuren Handleiding BA LRP

50 Deelnemers - snelle invoer toezeggingen . . . . . . . . . . . . . . . 7251 Snelle invoer toezegging - geregistreerde (keuze automatische

incasso) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7252 Actiejaar - uitnodigingen - e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7453 SKG / iDEAL overzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7454 Actiejaar - deelnemers - filter op digitale toezegging . . . . . . . . . 7555 Fonds - actiejaar - overzicht deelnemers met zoekvelden . . . . . . 7556 Toezegging bewerken (keuze automatische incasso) . . . . . . . . . 7657 Toezegging bewerken - termijnoverzicht . . . . . . . . . . . . . . . . 7658 Bewerk termijn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7659 Motiveer wijziging toezegging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7760 Selectie - geregistreerden zonder brief/e-mail en zonder toezegging 7861 Toezeggingen genereren - overnemen gegevens . . . . . . . . . . . 7862 Fonds - actiejaar - overzicht deelnemers met zoekvelden . . . . . . 8063 Toezegging bewerken (overleden deelnemer) . . . . . . . . . . . . 8164 Toezegging overzetten naar partner . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8165 Verslag overzetten toezegging naar partner . . . . . . . . . . . . . 8266 Schematisch overzicht incasso’s, acceptgiro’s en e-mails genereren 8567 Fonds - actiejaar - vooraankondigingen . . . . . . . . . . . . . . . . 8768 Fonds - actiejaar - Incasso’s / Acceptgiro’s / iDEAL . . . . . . . . . . 9069 Incasso’s, acceptgiro’s en e-mails genereren . . . . . . . . . . . . . 9070 Incasso’s, acceptgiro’s en e-mails genereren - vervolg . . . . . . . . 9171 Fonds - actiejaar - verzameldocumenten . . . . . . . . . . . . . . . 9272 Documenten voor incasseren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9373 Documenten voor incasseren - iDEAL e-mails . . . . . . . . . . . . . 9574 Documenten voor incasseren - iDEAL e-mails . . . . . . . . . . . . . 9675 iDEAL e-mails - verzonden e-mail inzien . . . . . . . . . . . . . . . . 9676 Inzien e-mail - E-mail bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9677 Verwerken ontvangst over openstaande termijnen . . . . . . . . . . 9878 Ontvangsten & storneringen - boekstukken . . . . . . . . . . . . . . 9979 Selecteer boekstuktype . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10080 Boekstuk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10081 Ontvangst inboeken (keuze geregistreerde) . . . . . . . . . . . . . . 10182 Ontvangst inboeken - geregistreerde zoeken . . . . . . . . . . . . . 10283 Ontvangst inboeken (keuze overig contact) . . . . . . . . . . . . . . 10284 Ontvangst inboeken - selecteer overig contact . . . . . . . . . . . . 10285 Ontvangst inboeken - toezeggingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10386 Toezeggingen - ken bedrag toe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10387 Toekennen aan ander fonds - ken bedrag toe . . . . . . . . . . . . . 10488 Boekstuk - snelle invoer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10589 Boekstuk - stornering boeken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10690 Stornering boeken - ontvangsten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10691 Stornering boeken - geselecteerde ontvangst . . . . . . . . . . . . . 10692 Boekstuk (keuze digitaal) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10793 Boekstuk - betalingsbestand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10794 Boekstuk (digitaal) - afschriften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10895 Boekstuk (digitaal) - afschriften - genegeerd . . . . . . . . . . . . . 10896 Boekstuk (digitaal) - kandidaat transacties . . . . . . . . . . . . . . 10997 Boekstuk (digitaal) - kandidaat transacties - inboeken . . . . . . . . 11098 Boekstuk (digitaal) - mutatieoverzicht gedetailleerd . . . . . . . . . 11099 Boekstuk (digitaal) - kandidaat ontvangst . . . . . . . . . . . . . . . 111


Handleiding BA LRP Lĳst van figuren

100 Kandidaat ontvangst (keuze overig contact) . . . . . . . . . . . . . 112101 Kandidaat ontvangst - selecteer overig contact . . . . . . . . . . . . 112102 Kandidaat ontvangst - ken bedrag toe . . . . . . . . . . . . . . . . . 113103 Verwerken ontvangst over openstaande termijnen . . . . . . . . . . 113104 Kandidaat ontvangst - ken bedrag toe . . . . . . . . . . . . . . . . . 114105 Boekstuk (keuze incassorun) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115106 Boekstuk - selecteer incasso runs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115107 Boekstuk (incassorun) - kandidaat transacties . . . . . . . . . . . . 116108 Boekstuk (incassorun) - kandidaat transacties - inboeken . . . . . . 116109 Ontvangsten & storneringen - boekstukken . . . . . . . . . . . . . . 117110 Recapitulatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117111 Selectie - geregistreerden met brief zonder toezegging . . . . . . . 119112 Fonds - actiejaar - uitnodigingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120113 Fonds - actiejaar - deelnemers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123114 Fonds - actiejaar - herinneringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123115 Herinneringsbrief . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124116 Fonds - actiejaar - verzameldocumenten . . . . . . . . . . . . . . . 124117 Documenten voor incasseren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125118 Documenten voor incasseren - iDEAL e-mails . . . . . . . . . . . . . 125119 Fonds bewerken - gearchiveerde actiejaren . . . . . . . . . . . . . . 127120 Fonds - gearchiveerd actiejaar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127121 Boekstuk met ontvangsten gearchiveerde actiejaren . . . . . . . . 128122 Jaarcyclus solidariteitskas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131123 Schematisch overzicht inrichting solidariteitskas . . . . . . . . . . . 137124 Overzicht fondsen & acties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140125 Fonds bewerken - solidariteitskas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140126 Fonds bewerken - IBAN rekening gegevens . . . . . . . . . . . . . . 141127 IBAN rekening gegevens - selecteer IBAN . . . . . . . . . . . . . . . 141128 Fonds bewerken - betaalwijzen en standaard betaalwijze . . . . . . 142129 Betaalwijzen en standaard betaalwijze - betaalwijze toevoegen . . . 142130 Fonds bewerken - financiële gegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . 143131 Fonds bewerken - instellingen fonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146132 Instellingen fonds - selecteer een selectie . . . . . . . . . . . . . . . 147133 Instellingen fond - selecteer sortering . . . . . . . . . . . . . . . . . 148134 Instellingen fonds - huidige gebiedsselectie . . . . . . . . . . . . . . 148135 Voeg gebieden toe aan selectie - selecteer vrij gebied . . . . . . . . 149136 Fonds - overzicht jaren - solidariteitskas . . . . . . . . . . . . . . . . 150137 Fonds - actiejaar - algemeen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150138 Schematisch overzicht productie solidariteitskas . . . . . . . . . . . 153139 Fondsen & acties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154140 Fonds - actiejaar - selectie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155141 Toezeggingen genereren - overnemen gegevens . . . . . . . . . . . 156142 Toezeggingsbrief keuze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157143 Fonds - actiejaar - uitnodigingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158144 Overzicht verzameldocumenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158145 Documenten voor incasseren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158146 Documenten voor incasseren - iDEAL e-mails . . . . . . . . . . . . . 159147 Toezeggingen genereren - overnemen gegevens . . . . . . . . . . . 160148 Deelnemers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161149 Fonds - actiejaar - incasso’s / acceptgiro’s / iDEAL . . . . . . . . . . 161150 Incasso’s, acceptgiro’s en e-mails genereren . . . . . . . . . . . . . 162


Lĳst van figuren Handleiding BA LRP

151 Incasso’s, acceptgiro’s en e-mails genereren - vervolg . . . . . . . . 162152 Fonds - actiejaar - verzameldocumenten . . . . . . . . . . . . . . . 163153 Documenten voor incasseren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163154 Jaarcyclus eindejaarscollecte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167155 Schematisch overzicht inrichting Eindejaarscollecte . . . . . . . . . 172156 overzicht fondsen & acties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175157 Fonds bewerken - eindejaarscollecte . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175158 Fonds bewerken - IBAN rekening gegevens . . . . . . . . . . . . . . 176159 Selecteer IBAN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176160 Betaalwijzen en standaard betaalwijze . . . . . . . . . . . . . . . . . 177161 Betaalwijze toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177162 Financiële gegevens - eindejaarscollecte . . . . . . . . . . . . . . . 178163 Instellingen fonds - eindejaarscollecte . . . . . . . . . . . . . . . . . 180164 Selecteer een selectie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181165 Selecteer sortering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182166 Huidige gebiedsselectie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183167 Selecteer vrij gebied . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183168 Fonds bewerken - jaren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184169 Fonds - actiejaar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184170 Fondsen & acties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187171 Fonds - actiejaar - selectie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188172 Toezeggingen genereren - overnemen gegevens . . . . . . . . . . . 189173 Fonds - actiejaar - incasso’s / acceptgiro’s / iDEAL . . . . . . . . . . 189174 Incasso’s, acceptgiro’s en e-mails genereren . . . . . . . . . . . . . 190175 Incasso’s, acceptgiro’s en e-mails genereren - vervolg . . . . . . . . 190176 Fonds - actiejaar - verzameldocumenten . . . . . . . . . . . . . . . 190177 Documenten voor incasseren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191178 Machtigings rapportage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195179 Selecteer financiële actie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195180 Machtigings rapportage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196181 Invoerrapportage - toezeggingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196182 Financiële rapportage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196183 Financiële rapportage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197184 Selecteer financiële actie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197185 Bewaarde rapportages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198186 Deelnemers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198187 Fonds - actiejaar - Ontvangsten/storneringen . . . . . . . . . . . . . 199188 Overzicht verjaardagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202189 Overzicht verjaardagen - tijdelijke instellingen . . . . . . . . . . . . 203190 Overzicht jubilea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204191 Overzicht jubilea - tijdelijke instellingen . . . . . . . . . . . . . . . . 204192 Overzicht gedenkdagen overlijden partner . . . . . . . . . . . . . . 205193 Overzicht gedenkdagen - tijdelijke instellingen . . . . . . . . . . . . 205194 Overzicht nieuw ingekomenen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206195 Overzicht nieuw ingekomenen - tijdelijke instellingen . . . . . . . . 207196 Overzicht overledenen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207197 Overzicht overledenen - tijdelijke instellingen . . . . . . . . . . . . . 208198 Overzicht groepen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210199 Groep toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211200 Groep - selecteer geregistreerde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212201 Overzicht groepen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213


Handleiding BA LRP Lĳst van tabellen

202 Groep importeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213203 Planner - ingeplande taken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216204 Planner - bewerk taak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216205 Planner - afgeronde taken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216206 Planner - uitdraai keuze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217207 Planner - bewerk taak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217208 Geregistreerde - financieel - niet in staat / wil nooit bijdragen . . . . 218209 Geregistreerde - financieel - uitlsuitingen . . . . . . . . . . . . . . . 219210 Financieel - uitsluiting van deelname aan specifiek fonds . . . . . . 219211 Gemeenteoverzicht - overige contacten . . . . . . . . . . . . . . . . 221212 Overige contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221213 Overig contact - Personen op dit adres . . . . . . . . . . . . . . . . . 222214 Overige contacten - inactieve overige contacten . . . . . . . . . . . 223215 Overige contacten - Overige contacten (oud) . . . . . . . . . . . . . 223216 Kerkelijk register - wijkgemeenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226217 Kerkelijk register - wijkgemeente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227218 Kerkelijk register - gemeente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227219 Kerkelijk register - classis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228220 Mutatielijst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230221 Selecties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231222 Uitdraai documenten - looplijst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232223 Looplijst - beperken tot groepen / vrije gebieden . . . . . . . . . . . 232224 Looplijst - aanpassen lay-out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233225 Looplijst beperken tot selectie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234226 Looplijst selecteren groepen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234227 Looplijst selecteren vrije gebieden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234228 Beperken tot selectie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234229 Looplijst beperken tot vrij gebied . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235230 Looplijst selecteren groepen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235231 Looplijst selecteren vrije gebieden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235232 Beperken tot selectie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235233 Looplijst fonds beperken tot vrij gebied . . . . . . . . . . . . . . . . 236234 Fondsgegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236235 Looplijst selecteren groepen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236236 Looplijst selecteren vrije gebieden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237237 Planner - uitdraai keuze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

Lĳst van tabellen1 Aanlever- en verwerkingstijden automatische incasso . . . . . . . . 192 Quick Reference Guide Kerkbalans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353 Quick Reference Guide Solidariteitskas . . . . . . . . . . . . . . . . 1354 Quick Reference Guide Eindjaarscollecte . . . . . . . . . . . . . . . 1705 Quick Reference Guide Verjaardagsfonds . . . . . . . . . . . . . . . 193


Handleiding BA LRP Index

IndexAAanlevering, 18Acceptgiro, 39, 138, 173Acceptgiro contracttype, 39, 138, 173Acceptgiro onderdrukken

kerkbalans, zie Fonds, KerkbalansAcceptgiro’s

afdrukkenkerkbalans, zie Fonds, Kerkba-lans

generereneindejaarscollecte, zie Fonds,Eindejaarscollecte

kerkbalans, zie Fonds, Kerkba-lans

solidariteitskas, zie Fonds, Soli-dariteitskas

inplannenkerkbalans, zie Fonds, Kerkba-lans

Acceptgiro’s (3 acceptgiro’s per blad)genererenkerkbalans, zie Fonds, Kerkba-lans

Acceptgiro’s (combola)genererenkerkbalans, zie Fonds, Kerkba-lans

Acceptgiro‘s afdrukken, 229Afdrukken

acceptgiro‘s, 229Dienstenorganisatie, 229formulier nieuw-ingekomen, 230Gezinskaart, 230mutatielijst, 229PE-kaart, 230persoonskaart, 230uitbesteden, 229uitschrijfformulier, 231

Afdrukken met LRP, zie UitdraaiAfkortingen, 238Afsluiten actiejaar, zie Fonds, archive-

ren actiejaarAmbten & kerkelijke functies, zie hand-

leiding handleiding ledenad-ministratie

Archiveren actiejaar, zie Fonds, archi-veren actiejaar

Authenticatie, 15Authenticatiesleutel, 27Automatische incasso, 39, 138, 173

incassant-ID, 39, 138, 173machtiging, 39, 138, 173

BBA, 4, 21, 32, 51, 132, 168BA, 21, 22, 25, 32, 33, 36, 37, 39, 40,

49, 95, 132, 135, 136, 138,139, 146, 168, 172--174, 181,193, 218

Bank Identifier Code, 17Bankrekening, 39, 138, 173Beschikbaarheid, 15Betaalschema, 45, 144

kerkbalans, zie Fonds, Kerkbalanssolidariteitskas, zie Fonds, Solida-

riteitskasBetaalschema maken, 45Betaalwijze, 39, 44, 138, 143, 173,

178Betaalwijze acceptgiro onderdrukken

kerkbalans, zie Fonds, KerkbalansBetaalwijzen

eindejaarscollecte, zie Fonds, Ein-dejaarscollecte


riteitskasBetalingsachterstand berekenen Kerk-

balans, zie Fonds, KerkbalansBetalingsachterstand Kerkbalans, zie

Fonds, KerkbalansBetalingskenmerk, 93, 162, 190Beveiliging, 15Bezorgwijk, 39, 138, 173BIC, 17BIC, 17Boeken beperken, zie Fonds, Kerkba-

lans, zie Fonds, Solidariteits-kas, zie Fonds, Eindejaarscol-lecte

Boeken op vorig actiejaar beperken,zie Fonds, Kerkbalans, zieFonds, Solidariteitskas, zieFonds, Eindejaarscollecte

Boekstuk


Index Handleiding BA LRP

digitaal dagafschrift inlezen, 107genegeerde afschriften, 108handmatig inboeken, 99recapitulatie, 116toekenningsbeslissingen, 108

Brief, zie UitdraaiBrowser, 27

Edge, 27Firefox, 27Google Chrome, 27Microsoft Edge, 27

Browser cache, zie InloggenBrowser geschiedenis, zie Inloggen

CCache browser, zie InloggenCAMT

inlezen, 107Computervredebreuk, 15Contracttype acceptgiro, 39, 138, 173

DDagafschrift

digitaal dagafschrift inlezen, 107handmatig inboeken, 99

Dashboard, 30Deelnemer

invoerkerkbalans, zie Fonds, Kerkba-lans

Deelnemers koppelenEindejaarscollectes, zie Fonds,

Eindejaarscollectekerkbalans, zie Fonds, Kerkbalanssolidariteitskas, zie Fonds, Solida-

riteitskasDienstenorganisatie (DO), 14Digitaal dagafschrift

inlezen, 107Digitaal dagafschrift inlezen

genegeerde afschriften, 108toekenningsbeslissingen, 108

Digitale toezegging, zie Fonds, Kerk-balans

kerkbalans, zie Fonds, KerkbalansDO, zie DienstenorganisatieDO, 14, 15, 48, 49DO toegang, 48Doelgericht aanschrijven, 37, 49, 51,

53, 61Doelgroep, 36, 49, 53, 61

EEindejaarscollecte, 167

acceptgiro’safdrukken, 187genereren, 187

afsluiten actiejaar, zie Eindejaars-collecte, archiveren actiejaar

archiveren actiejaar, 192betaalwijzen, 176boeken beperken, 179boeken op vorig actiejaar beper-

ken, 179deelnemers koppelen, 180financiële rapportages, zie Finan-

ciële rapportagesgeregistreerden met uitsluiting

voor dit fonds, 183grootboeknummer, 178IBAN koppelen, 176inleiding, 167inrichten, 172algemeen per (wijk)gemeente,173

financieel per (wijk)gemeente,173

financieel per fonds, 173lokaal beheerder, 173

jaar toevoegen, 184jaargegevens, 184looplijst genereren, 191minimum bedrag incasso / accept-

giro, 178ontvangsten inboeken, 192productie, 186selectie, 186sortering, 182standaard betaalwijze, 176toekennen alleen via geldig beta-

lingskenmerk, 179type aanschrijfnaam, 175verwerking, 192voorbereiding, 175

Etiket, zie UitdraaiEurobetaling, 17Europese incasso, 17, 39, 138, 173Europese overschrijving, 17

FFinanciële rapportages, 195

export financiële gegevens, 198Invoerrapportage, 196Machtigingsrapportage, 195



Rapportage, 196Financieel beheer door DO, 49Fonds, 21

acceptgiro contracttype, 39, 138,173

afsluiten actiejaar, zie Fonds, ar-chiveren actiejaar

archiveren actiejaar, 127, 165,192

automatische incasso, 39, 138,173

bankrekening, 39, 138, 173betaalwijze, 39, 138, 173bezorgwijk, 39, 138, 173contracttype acceptgiro, 39, 138,

173definitie, 21eenmalig vast bedrag, 131eenmalig vrij bedrag, 167eindejaarscollecte, 167acceptgiro’s afdrukken, 187acceptgiro’s genereren, 187afsluiten actiejaar, zie Fonds,eindejaarscollecte, archive-ren actiejaar

archiveren actiejaar, 192betaalwijzen, 176boeken beperken, 179boeken op vorig actiejaar beper-ken, 179

deelnemers koppelen, 180geregistreerden met uitsluitingvoor dit fonds, 183

grootboeknummer, 178IBAN koppelen, 176inleiding, 167inrichten, 172jaar toevoegen, 184jaargegevens, 184looplijst genereren, 191minimum bedrag incasso / ac-ceptgiro, 178

ontvangsten inboeken, 192productie, 186selectie, 186sortering, 182standaard betaalwijze, 176toekennen alleen via geldig be-talingskenmerk, 179

type aanschrijfnaam, 175verwerking, 192

voorbereiding, 175Europese incasso, 39, 138, 173financiële rapportages, zie Finan-

ciële rapportagesgemeentefonds, 22Huidig jaar, 31, 131, 167IBAN, 39, 138, 173inrichtenacceptgiro contracttype, 39,138, 173

automatische incasso, 39, 138,173

bankrekening, 39, 138, 173betaalwijze, 39, 138, 173bezorgwijk, 39, 138, 173contracttype acceptgiro, 39,138, 173

Europese incasso, 39, 138, 173IBAN, 39, 138, 173vrij gebied, 39, 138, 173

kerkbalans, 31acceptgiro onderdrukken, 57acceptgiro’s (3 acceptgiro’s perblad) genereren, 88

acceptgiro’s (combola) genere-ren, 88

acceptgiro’s afdrukken, 93acceptgiro’s genereren, 88acceptgiro’s inplannen, 88afsluiten actiejaar, zie Fonds,kerkbalans, archiveren actie-jaar

afwijkingspercentage, 46archiveren actiejaar, 127betaalschema, 45betaalwijzen, 43betalingsachterstand, 121betalingsachterstand bereke-nen, 121

boeken beperken, 47boeken op vorig actiejaar beper-ken, 47

CAMT inlezen, 107dagafschrift invoeren, 99deelnemers koppelen, 49digitaal dagafschrift inlezen,107

digitale toezegging, 74genegeerde afschriften, 108geregistreerden met uitsluitingvoor dit fonds, 56



grootboeknummer, 45handmatige invoer dagafschrift,99

herinneringen, 121herinnerings-e-mail, 121herinneringsacceptgiro, 121herinneringsbrief, 121IBAN koppelen, 42incassobatch genereren, 88incassobatch inplannen, 88incassobatch meteen inboeken,88

incassobestand downloaden, 94incassobestand genereren, 88incassobestand uitvoerdatum,88

incassodag van de maand, 57incassoresultaat inboeken, 116incassorun (automatisch) inboe-ken, 114

incassorun (handmatig) inboe-ken, 115

incassorun genereren, 88incassorun inplannen, 88incassorun meteen inboeken,88

inleiding, 31inrichten, 37invoer dagafschrift, 99invoer deelnemers, 71invoer toezeggingen, 71jaar toevoegen, 57jaargegevens, 57looplijst genereren, 68machtiging, 86machtigingenadministratie, 77minimum bedrag incasso / ac-ceptgiro, 46

nazorg en rapportages, 118nieuwe toezeggingsbrieven ge-nereren, 118

ontvangsten handmatig invoe-reren, 99

ontvangsten inboeken, 98ontvangsten inlezen, 107ontvangsten snel invoeren, 104PAIN-bestand downloaden, 94PAIN-bestand genereren, 88personen met brief zonder toe-zegging, 118

productie, 60

recapitulatie, 116selectie, 61SKG/iDEAL e-mails corrigeren,95

SKG/iDEAL e-mails genereren,88

SKG/iDEAL e-mails opnieuw ver-zenden, 95

SKG/iDEAL e-mails verzenden,94

snelle invoer ontvangsten, 104sortering, 54standaard betaalschema, 45standaard betaalwijze, 43standaard ondertekeningsda-tum machtiging, 57

stornering verwerken, 105subfonds, 55toekennen alleen via geldig be-talingskenmerk, 47

toekenningsbeslissingen, 108toezegging overzetten naarpartner, 79

toezegging wijzigen, 75toezeggingen automatisch ge-nereren, 77

toezeggingen genereren, 62toezeggingsbrief voor selectieen deelnemers, 57

toezeggingsbrieven genereren,62

type aanschrijfnaam, 41verhogings %, 57verwerking, 69verzamelfonds, 55vooraankondigingen genererenen afdrukken, 86

voorbereiding, 41vrije brief genereren, 62

kerkelijke bijdrage, 31machtigingenadministratie, 77meerdere termijnen vrij bedrag,

31paascollecte, 167personen wel in subselectie(s),

niet in hoofdselectie, 51soldariteitskaspersonen zonder bijdrage, 166

solidariteitskas, 131acceptgiro’s genereren, 154afsluiten actiejaar, zie Fonds, so-



lidariteitskas, archiveren ac-tiejaar

archiveren actiejaar, 165betaalschema, 144betaalwijzen, 141boeken beperken, 144boeken op vorig actiejaar beper-ken, 144

brieven afdrukken, 154brieven genereren, 154deelnemers koppelen, 146geregistreerden met uitsluitingvoor dit fonds, 149

grootboeknummer, 143herinneringen, 166herinnerings-e-mail, 166herinneringsacceptgiro, 166herinneringsbrief, 166IBAN koppelen, 141incassodag van de maand, 149inleiding, 131inrichten, 136jaar toevoegen, 149jaargegevens, 149looplijst genereren, 164minimum bedrag incasso / ac-ceptgiro, 144

nazorg en rapportages, 165ontvangsten inboeken, 165productie, 153selectie, 154sortering, 147standaard betaalschema, 144standaard betaalwijze, 141standaard ondertekeningsda-tum machtiging, 149

toekennen alleen via geldig be-talingskenmerk, 145

toezeggingen genereren, 154toezeggingsbrief voor selectieen deelnemers, 149

type aanschrijfnaam, 140verwerking, 165voorbereiding, 140

subfonds, 22uitsluiting voor fonds, 218verjaardagsfonds, 167, 192verzamelfonds, 22vrij gebied, 39, 138, 173VVB, 31wijkfonds, 22

wijkkas, 167Formulier nieuw-ingekomen, zie Af-

drukken

GGedenkdagen, zie ook Overzichten,

gedenkdagenGemeentefonds, zie FondsGenegeerde afschriften, zie Ontvang-

sten inboeken, Digitaal af-schrift inlezen

Geregistreerdefinancieel, 218niet in staat bij te dragen, 218uitsluiting voor fonds, 218wil nooit bijdragen, 218

Geregistreerdenherbepalen, 212raadplegen, zie handleiding hand-

leiding ledenadministratieGeregistreerden met uitsluiting voor

dit fonds, zie Fonds, Kerkba-lans, zie Fonds, Solidariteits-kas, zie Fonds, Eindejaarscol-lecte

Gezinskaart, zie AfdrukkenGezinskaarten, zie UitdraaiGroep, 210

bewerken, 214geregistreerdenherbepalen, 212importeren vanuit Excel, 212toevoegen, 210

selectie exporteren naar eengroep, 212

verwijderen, 214Groepen, zie Groep

HHandmatig inboeken

boekstuk, 99dagafschrift, 99ontvangsten, 99

Helpdesk, 16Herinneringen Kerkbalans, zie Fonds,

KerkbalansHerinneringen Solidariteitskas, zie

Fonds, SolidariteitskasHerinnerings-e-mail Kerkbalans, zie

Fonds, KerkbalansHerinnerings-e-mail Solidariteitskas,

zie Fonds, Solidariteitskas



Herinneringsacceptgiro Kerkbalans,zie Fonds, Kerkbalans

Herinneringsacceptgiro Solidariteits-kas, zie Fonds, Solidariteits-kas

Herinneringsbrief Kerkbalans, zieFonds, Kerkbalans

Herinneringsbrief Solidariteitskas, zieFonds, Solidariteitskas

Huidig jaar, zie Fonds,huidig jaar, zieFonds, huidig jaar, zie Fonds,huidig jaar

IIBAN, 17, 39, 138, 173

samenstelling, 17IBAN, 17IBAN koppelen

Eindejaarscollecte, zie Fonds, Ein-dejaarscollecte


riteitskasIBAN-acceptgiro, 39, 138, 173Inbraak, 15Incasso, 39, 138, 173

aanlevering, 18machtiging, 18

Incasso omschrijvingeindejaarscollecte, zie Fonds, Ein-

dejaarscollectekerkbalans, zie Fonds, Kerkbalanssolidariteitskas, zie Fonds, Solida-

riteitskasIncassobatch

genererenkerkbalans, zie Fonds, Kerkba-lans

Incassobestanddownloadenkerkbalans, zie Fonds, Kerkba-lans


uitvoerdatumkerkbalans, zie Fonds, Kerkba-lans

Incassodag van de maandeindejaarscollecte, zie Fonds, Ein-

dejaarscollectekerkbalans, zie Fonds, Kerkbalans

solidariteitskas, zie Fonds, Solida-riteitskas

Incassoresultaat inboekenkerkbalans, zie Fonds, Kerkbalans

Incassorungenererenkerkbalans, zie Fonds, Kerkba-lans

Incassorun (automatisch) inboeken,114

kerkbalans, 114Incassorun (handmatig) inboeken,

115kerkbalans, 115

Incassorun inplannengenererenkerkbalans, zie Fonds, Kerkba-lans

Incassorun meteen inboekengenererenkerkbalans, zie Fonds, Kerkba-lans

Ingekomenen, zie ook Overzichten,nieuw ingekomenen

Inleiding, 13Inlezen

CAMT, 107Digitaal dagafschrift, 107

Inloggen, 27browsergeschiedenis, 28cache, 28problemen bij het, 28synchroniseren, 28wachtwoord wijzigen, 27

InrichtenEindejaarscollecte, zie Fonds, Ein-


riteitskasInschrijven

overig contact, zie Overig contactInstitutionele Ondersteuning (IO), 14International Bank Account Number,

17Invoer deelnemer

kerkbalans, zie Fonds, KerkbalansInvoer toezeggingen

kerkbalans, zie Fonds, KerkbalansInvoerrapportage

financiële rapportages, 196



IO, 14, 15

JJaar toevoegen



riteitskasJaargegevens



riteitskasJubilea, zie ook Overzichten, jubilea

KKerkbalans, 31

acceptgiro’safdrukken, 93genereren, 88inplannen, 88

acceptgiro’s (3 acceptgiro’s perblad)

genereren, 88acceptgiro’s (combola)genereren, 88

afsluiten actiejaar, zie Kerkbalans,archiveren actiejaar

afwijkingspercentage, 46archiveren actiejaar, 127betaalschema, 45betaalwijzen, 43betalingsachterstand, 121betalingsachterstand berekenen,

121boeken beperken, 47boeken op vorig actiejaar beper-

ken, 47CAMT inlezen, 107dagafschrift invoeren, 99deelnameinvoer, 71

deelnemers koppelen, 49digitaal dagafschrift inlezen, 107digitale toezegging, 74doelgericht aanschrijven, 37, 49,

51, 61financiële rapportages, zie Finan-

ciële rapportagesgenegeerde afschriften, 108

geregistreerden met uitsluitingvoor dit fonds, 56

grootboeknummer, 45handmatige invoer dagafschrift,

99herinneringen, 121herinnerings-e-mail, 121herinneringsacceptgiro, 121herinneringsbrief, 121IBAN koppelen, 42incassobatchgenereren, 88

incassobestanddownloaden, 94genereren, 88uitvoerdatum, 88

incassodag van de maand, 57incassoresultaat inboeken, 116incassorungenereren, 88inplannen, 88meteen inboeken, 88

incassorun (automatisch) inboe-ken, 114

incassorun (handmatig) inboeken,115

inleiding, 31inrichten, 37algemeen per (wijk)gemeente,39



invoer dagafschrift, 99jaar toevoegen, 57jaargegevens, 57looplijst genereren, 68machtiging, 86minimum bedrag incasso / accept-

giro, 46nazorg en rapportages, 118nieuwe toezeggingsbrieven gene-

reren, 118ontvangsten handmatige invoe-

ren, 99ontvangsten inboeken, 98ontvangsten inlezen, 107ontvangsten snel invoeren, 104PAIN-bestanddownloaden, 94



genereren, 88personen met brief zonder toezeg-

ging, 118exporteren, 119opnieuw toezeggingsbrief gene-reren, 119

productie, 60recapitulatie, 116selectie, 61SKG/iDEAL e-mailsgenereren, 88

SKG/iDEAL e-mails corrigeren, 95SKG/iDEAL e-mails opnieuw ver-

zenden, 95SKG/iDEAL e-mails verzenden, 94snelle invoer ontvangsten, 104sortering, 54standaard betaalschema, 45standaard betaalwijze, 43standaard ondertekeningsdatum

machtiging, 57stornering verwerken, 105subfonds, 55toekennen alleen via geldig beta-

lingskenmerk, 47toekenningsbeslissingen, 108toezeggingenautomatisch genereren, 77genereren, 62invoer, 71overzetten naar partner, 79wijzigen, 75

toezeggingsbrief voor selectie endeelnemers, 57

toezeggingsbrievengenereren, 62

type aanschrijfnaam, 41verhogings %, 57verwerking, 69verzamelfonds, 55vooraankondigingen genereren

en afdrukken, 86voorbereiding, 41vrije brievengenereren, 62

Kerkelijk register, 226algemene informatie, 226bestuurlijke informatie, 226classis, 226gebouwen, 226gemeente, 226

geregistreerde, 226kerkelijke functies, 226locaties, 226ontvangstgemeente, 226overige adressen, 226wijkgemeente, 226zalen, 226

Kerkrentmeester, 25KR, 25, 40, 139, 174

LLA, 4LA, 41, 140, 175LB, 4, 21, 22, 25, 27, 28, 32, 33, 36,

37, 39, 41--43, 45--48, 54, 64,121, 123, 132, 135, 136, 138,140--142, 144, 147, 156, 168,172, 173, 175--179, 182, 193,210, 229

Ledendesk, 16Lijst van figuren en tabellen, 239Lokaal beheerder

fondseindejaarscollecte inrichten,173

kerkbalans inrichten, 39solidariteitskas inrichten, 138

Looplijst, zie UitdraaiLooplijst genereren



riteitskasLRP-oefen, 15LRP-team, 16

ledendesk, 16orderdesk, 16

LRPnetwerk, 16

MMachtiging, 17, 18

kerkbalans, zie Fonds, KerkbalansMachtiging, standaard onderteke-

ningsdatumkerkbalans, zie Fonds, Kerkbalanssolidariteitskas, zie Fonds, Solida-

riteitskasMachtigingenadministratie, 77Machtigings-ID, 73, 93Machtigingsrapportage

financiële rapportages, 195



Machtigingstype, 73Meldingen, 30Minimum bedrag incasso / acceptgiro

kerkbalans, zie Fonds, Kerkbalans,zie Fonds, Eindejaarscollecte

solidariteitskas, zie Fonds, Solida-riteitskas

Mutatielijst, zie Afdrukken

NNazorg en rapportages


riteitskasNiet in staat bij te dragen, zie Gere-

gistreerde, niet in staat bij tedragen

Nieuw ingekomenen, zie ook Overzich-ten, nieuw ingekomenen

Nieuw-ingekomen formulieren, zie Uit-draai

OOLA, 229Ontvangsten

digitaal dagafschrift inlezen, 107handmatig inboeken, 99

Ontvangsten inboekendigitaal afschrift inlezen, 108Eindejaarscollecte, zie Fonds, Ein-

dejaarscollectegenegeerde afschriften, 108kerkbalans, zie Fonds, Kerkbalanssolidariteitskas, zie Fonds, Solida-

riteitskastoekenningsbeslissingen, 108

Ontvangsten snel invoerenkerkbalans, zie Fonds, Kerkbalans

Orderdesk, 16Ouderling-kerkrentmeester, 25Overig contact, 220

opvoeren, 220Overig contacten

converteren, 223inactief maken, 222nieuw opvoeren, 220verwijderen, 222wijzigen, 222

Overledenen, zie ook Overzichten,overledenen

Overzichten, zie Overzichten, 202gedenkdagen, 205

jubilea, 203nieuw ingekomenen, 206overledenen, 207verjaardagen, 202

PPaascollecte, 167PAIN-bestand

downloadenkerkbalans, zie Fonds, Kerkba-lans


Pastorale eenheden, zie handleidinghandleiding ledenadministra-tie

PE-kaart, zie AfdrukkenPersonen met brief zonder toezegging,

zie Fonds, Kerkbalansexporteren, zie Fonds, Kerkbalansopnieuw toezeggingsbrief genere-

ren, zie Fonds, KerkbalansPersonen wel in subselectie(s), niet in

hoofdselectie, 51Personen zonder bijdrage, zie Fonds,

SoldariteitskasPersoonskaart, zie AfdrukkenPersoonskaarten, zie UitdraaiPlanner, 216Productie



riteitskasPW, 4

RRaadplegen kerkelijk register, 226Rapportage

financiële rapportages, 196Rapportages, 195Recapitulatie boekstuk(ken), 116

SSCT, 17Selectie, 201

Eindejaarscollecte, zie Fonds, Ein-dejaarscolecte

exporteren naar groep, 212kerkbalans, zie Fonds, Kerkbalans



koppelen aan fonds, 49solidariteitskas, zie Fonds, Solida-

riteitskassubselecties koppelen aan fonds,

50uitdraai, 231

Selecties, zie SelectieSEPA, 17

BIC, 17Europese incasso, 17Europese overschrijving, 17IBAN, 17incasso, 17machtiging, 17, 18vooraankondiging, 17

SEPA Credit Transfer (SCT), 17SEPA overschrijving, 17Single Euro Payments Area, 17SKG, 23, 36, 44, 52, 135, 143, 178

iDEAL, 23, 36, 44, 135, 143, 178online toezeggingsformulier, 52

SKG/iDEAL e-mailscorrigerenkerkbalans, zie Fonds, Kerkba-lans


opnieuw verzendenkerkbalans, zie Fonds, Kerkba-lans

verzendenkerkbalans, zie Fonds, Kerkba-lans

Snelle invoer ontvangstenkerkbalans, zie Fonds, Kerkbalans

Soldariteitskasfinanciële rapportages, zie Finan-

ciële rapportagespersonen zonder bijdrage, 166

Solidariteitskas, 131acceptgiro’sgenereren, 154

afsluiten actiejaar, zie Solidari-teitskas, archiveren actiejaar

archiveren actiejaar, 165betaalschema, 144betaalwijzen, 141boeken beperken, 144boeken op vorig actiejaar beper-

ken, 144

brievenafdrukken, 154genereren, 154

deelnemers koppelen, 146geregistreerden met uitsluiting

voor dit fonds, 149grootboeknummer, 143herinneringen, 166herinnerings-e-mail, 166herinneringsacceptgiro, 166herinneringsbrief, 166IBAN koppelen, 141incassodag van de maand, 149inleiding, 131inrichten, 136algemeen per (wijk)gemeente,138



jaar toevoegen, 149jaargegevens, 149looplijst genereren, 164minimum bedrag incasso / accept-

giro, 144nazorg en rapportages, 165ontvangsten inboeken, 165productie, 153selectie, 154sortering, 147standaard betaalschema, 144standaard betaalwijze, 141standaard ondertekeningsdatum

machtiging, 149toekennen alleen via geldig beta-

lingskenmerk, 145toezeggingengenereren, 154

toezeggingsbrief voor selectie endeelnemers, 149

type aanschrijfnaam, 140verwerking, 165voorbereiding, 140

Sortering, 215Sorteringen, zie Sortering, 215Standaard betaalschema


riteitskasStandaard betaalwijze





riteitskasStandaard ondertekeningsdatum

machtigingkerkbalans, zie Fonds, Kerkbalanssolidariteitskas, zie Fonds, Solida-

riteitskasStichting Kerkelijk Geldbeheer, zie

SKGStornering

kerkbalans, zie Fonds, KerkbalansSubfonds, zie Fonds, zie Fonds, Kerk-

balansSubselecties

personen wel in subselectie(s),niet in hoofdselectie, 51

Support, 16Synchroniseren, zie Inloggen

TTerugboekrecht, 19Toekennen alleen via geldig betalings-

kenmerk, zie Fonds, Kerkba-lans, zie Fonds, Solidariteits-kas, zie Fonds, Eindejaarscol-lecte

Toekenningsbeslissingen, zie Ont-vangsten inboeken, Digitaalafschrift inlezen

Toezegginginvoerkerkbalans, zie Fonds, Kerkba-lans

overzetten naar partnerkerkbalans, zie Fonds, Kerkba-lans

wijzigenkerkbalans, zie Fonds, Kerkba-lans

Toezeggingenautomatisch genererenkerkbalans, zie Fonds, Kerkba-lans

genererensolidariteitskas, zie Fonds, Soli-dariteitskas

genereren en afdrukkenkerkbalans, zie Fonds, Kerkba-lans

Toezeggingsbrief voor selectie endeelnemers


riteitskasToezeggingsbrieven

genererensolidariteitskas, zie Fonds, Soli-dariteitskas


nieuwe genererenkerkbalans, zie Fonds, Kerkba-lans

UUitbesteden afdrukken, 229Uitdraai, zie Selectie, 231

brief, 231etiket, 231genereer document, 237gezinskaarten, 231looplijst, 231, 232CSV, 232fonds, 235geboortedatum onderdrukken,233

geregistreerdenummer, wijk ensectie onderdrukken, 233

groep, 235lay-out aanpassen, 233mutaties op basis van vorigelooplijst, 233

pdf, 232selectie, 234

nieuw-ingekomen formulieren,231

persoonskaarten, 231Uitschrijfformulier, zie AfdrukkenUitschrijven

uitschrijfformulier, 231Uitsluiting voor fonds, zie Gere-

gistreerde, uitsluiting voorfonds

VVerhogings %

kerkbalans, zie Fonds, KerkbalansVerjaardagen, zie ook Overzichten,

verjaardagenVerjaardagsfonds, 167, 192



VerwerkingEindejaarscollecte, zie Fonds, Ein-


riteitskasVerzamelfonds, zie Fonds, zie Fonds,

KerkbalansVooraankondiging, 17


VoorbereidingEindejaarscollecte, zie Fonds, Ein-


riteitskasVrij gebied, 209Vrije brieven


VVB, 31

WWachtwoord, 27

nieuw aanvragen, 27resetten, 27wijzigen, 27

WBP, 15Werken met de planner, 216Wet Bescherming Persoonsgegevens

(WBP), 15Wijkfonds, zie FondsWijkkas, 167Wil nooit bijdragen, zie Geregi-

streerde, wil nooit bijdragen

ZZoeken in kerkelijk register, 226


Handleiding LRP - Bijdragenadministratie · DevolgendehandleidingenzijnbeschikbaarvoorLRP4:...

Documents

Transcript of Handleiding LRP - Bijdragenadministratie · DevolgendehandleidingenzijnbeschikbaarvoorLRP4:...