LRP BIJDRAGEN release 2.1

LRPBIJDRAGEN

release 2.1

Koos Willemse

Deze instructie behandelt het onderwerp BIJDRAGEN

Zet het programma op DIAVOORSTELLING en klik op uw keuze:

Stoppen

Vooraf

Fonds

Abonnement

Financiële rapportage

Looplijsten

Begin

STOP

VOORAF

ABONNEMENT

START

FONDS

RAPPORTAGE

LOOPLIJST

LRPVOORAF

door zie module

Bankrekeningen vastleggen LB Fondsen

Aanmaken fonds/abonnement LB Fondsen

Koppelen fonds/abonnement aan gebruiker LB Fondsen

Aanmaken benodigde gemeentesjablonen LB Algemeen

Aanmaken vrije gebieden t.b.v looplijsten LB of BA of LA Selecties

Aanmaken eigen betaalschema’s (zonodig) BA

Selectie deelnemers BA SelectiesBETAALSCHEMA

MAKEN

VOORAF

EINDE VOORAF

Stoppen

Vooraf

Fonds

Abonnement


Looplijsten

Begin

STOP

VOORAF

ABONNEMENT

START

FONDS

RAPPORTAGE

LOOPLIJST

LRPFONDS

FONDS

Stoppen

Fonds meerdere termijnen vrij bedrag (bijv. Kerkbalans)

Fonds eenmalig vast bedrag (bijv. Solidariteitskas)

Fonds eenmalig vrij bedrag (bijv. Eindejaarscollecte)

Begin

FONDStermijnen; vrij bedrag

FONDSeenmalig; vrij bedrag

FONDSeenmalig; vast bedrag

STOP

START

NB: Voor gebruik van verzamelfondsen en subselecties zie de handleiding

LRPFONDS MEERDERE TERMIJNEN, VRIJ BEDRAG

VOORBEELD KERKBALANS

FONDS MEERDERE TERMIJNEN VRIJ BEDRAGVOORBEELD KERKBALANS

Stoppen

Voorbereiding

Productie

Verwerking

Nazorg

Begin

VOORBEREIDING

STOP

START

PRODUCTIE

VERWERKING

NAZORG

KERKBALANS VOORBEREIDING

completeren fondsgegevens

controleer de velden en/of vul ze aan; koppel de selectie en kies een sortering

NB kies het betaalschema en de standaard betaalwijze die in uw gemeente het meest voorkomt (per individu zijn deze gegevens nog te wijzigen)

voorbeeld:

EINDE VOORBEREIDING KERKBALANS

Stoppen

Voorbereiding

Productie

Verwerking

Nazorg

Begin

VOORBEREIDING

STOP

START

PRODUCTIE

VERWERKING

NAZORG

selectie updaten

brieven en looplijsten genereren, (laten) afdrukken

brieven verzenden

KERKBALANS PRODUCTIE

SCHEMATISCH

update selectie - NB niet strikt nodig: bij het genereren van de toezeggingsbrieven, wordt de selectie automatisch geactualiseerd (ook kan dit m.b.v. een knop binnen het fonds gedaan worden)

open fonds

zet hier het vinkje en

Om looplijsten tegelijk met de brieven aan te maken

selecteer de gewenste vrije gebieden

controleer de gegevens in de witte velden; zo nodig: verbeter ze en/of vul ze aan

onder tabblad staan de geselecteerden

zij hebben nog geen brief gehad en nog niets toegezegd voor dit jaar:

NB: dit zijn degenen die aan de selectiecriteria voldoen; o.a. ook degenen die voor dit specifieke fonds niet mogen worden aangeschreven staan hier bij; voor hen worden echter geen brieven gegenereerd

vul beide sjablonen voor de brieven (aangemaakt door de LB) in

NB ook als maar één van beide wordt gebruikt moeten beide vakken gevuld zijn

via is de (totaal)selectie opnieuw te genereren

proces verloopt via de planner; (zie ook uitdraai in module geregistreerden)

voor de resulterende looplijsten zie verderop

De knop maakt toezeggingen aan voor alle geselecteerden, maar maakt snelle invoer van de werkelijke toezegging onmogelijk;denk dus goed na voordat u deze gebruikt.

Bij gebruik: kies wat er overgenomen moet worden en

hier staan alleen degenen voor wie geen brief is aangemaakt (het is mogelijk dat u hiervoor eerst op verversen moet klikken) hier staan degenen die voor dit specifieke fonds niet mogen worden aangeschreven (degenen die niet willen/kunnen betalen zijn al in de selectie uitgesloten)

dit is de lijst van mensen voor wie een brief is aangemaakt

de afzonderlijke brieven staan onder het tabbladen zijn in te zien

sorteringsvolg-orde van de toezeggings-formulieren

onder staat het gegenereerde bestand

de toezeggingsbrieven kunt u downloaden en (laten) printen en versturen

Merk op

de looplijsten zijn te vinden via

selecteer toezeggingsbrieven en dubbelklik

download de looplijst, print die en knip die in de juiste stukken

NB op de looplijst staan de persoonsnamen, ook als op het toezeggings-formulier de PE-naam staat

EINDE PRODUCTIE KERKBALANS

Stoppen

Voorbereiding

Productie

Verwerking

Nazorg

Begin

VOORBEREIDING

STOP

START

PRODUCTIE

VERWERKING

NAZORG

toezeggingen invoeren

incasso’s en acceptgiro’s genereren en verzenden

inboeken ontvangsten

SCHEMATISCH

KERKBALANS VERWERKING

KERKBALANS VERWERKING

Stoppen

Invoer toezeggingen

Toezegging wijzigen

Controle op de invoer toezeggingen

Incasso’s en acceptgiro’s genereren

Inboeken ontvangsten

Begin

TOEZEGGING INVOEREN

ONTVANGSTEN

STOP

START

TOEZEGGING WIJZIGEN

TOEZEGGING CONTROLE

INCASSOACCEPTGIRO

geselecteerden zijn nog geen deelnemer (dat wordt men pas na een toezegging!)

toezeggingen

INVOER TOEZEGGINGEN

gebruik barcodelezer om Geregistreerdenummer in te lezen of type nummer in

invoeren 1349 geeft:

vul bedrag in

controleer betaalschema, betaalwijze en sla op

terug in dit scherm kan de volgende toezegging worden ingevoerdbijvoorbeeld 1375

hier zijn betaalschema en betaalmaanden handmatig aangepast

voer op deze wijze alle toezeggingen in

bij invoer van iemand die al een toezegging heeft

wanneer alles is ingevoerd

toezeggingen zijn ook in te voeren via

de volgende stappen zijn als bij snelle invoer

resultaat

de deelnemers staan niet meer bij

het totaal toegezegde bedrag is in het jaaroverzicht te vinden

EINDE INVOER TOEZEGGINGEN

Stoppen

Invoer toezeggingen

Toezegging wijzigen




Begin

TOEZEGGING INVOEREN

ONTVANGSTEN

STOP

START

TOEZEGGING WIJZIGEN

TOEZEGGING CONTROLE

INCASSOACCEPTGIRO

selecteer de toezegging en kies

TOEZEGGING WIJZIGEN

pas de gegevens aan klik op om het termijnoverzicht aan te passen en sla op

bij aanpassing van het bedrag wordt een motivatie gevraagd

deze motivatie is terug te vinden onder de tab

EINDE TOEZEGGING WIJZIGEN

Stoppen

Invoer toezeggingen

Toezegging wijzigen




Begin

TOEZEGGING INVOEREN

ONTVANGSTEN

STOP

START

TOEZEGGING WIJZIGEN

TOEZEGGING CONTROLE

INCASSOACCEPTGIRO

CONTROLE OP INVOER TOEZEGGINGEN

vul de velden in

totaal moet kloppen met de door de betreffende persoon ingevoerde toezeggingen

EINDE CONTROLE OP INVOER TOEZEGGINGEN

Stoppen

Invoer toezeggingen

Toezegging wijzigen




Begin

TOEZEGGING INVOEREN

ONTVANGSTEN

STOP

START

TOEZEGGING WIJZIGEN

TOEZEGGING CONTROLE

INCASSOACCEPTGIRO

INCASSO’S EN ACCEPTGIRO’S GENEREREN

tabblad

maak een keuze

dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

Onder staan degenen die deze maand per incasso betalen

Onder staan de personen voor wie een acceptgiro is aangemaakt Omdat Acceptgiro is gekozen als één van de betaalwijzen, staan hier ook voor januari de namen van de geregistreerden met bedrag € 0,00 (daarvoor zijn doorgaans onderaan het toezeggingsformulier acceptgiro’s aangemaakt)

Onder degenen die deze maand op een andere manier zullen betalen

Onder staan de namen van hen die deze maand via deze betaalwijze zullen betalen

de aangemaakte documenten zijn te vinden onder

download het acceptgirobestand, print of laat printen; download het clieop bestand en stuur dit naar de bank

EINDE INCASSO’S EN ACCEPTGIRO’S GENEREREN

Stoppen

Invoer toezeggingen

Toezegging wijzigen




Begin

TOEZEGGING INVOEREN

ONTVANGSTEN

STOP

START

TOEZEGGING WIJZIGEN

TOEZEGGING CONTROLE

INCASSOACCEPTGIRO

INVOER ONTVANGSTEN

Incasso’s

Acceptgiro’s en Overig (handmatig)

Inlezen dagafschriften

Stornering

HANDMATIG

MT940/GMU

STORNERING

INCASSO’S

INBOEKEN ONTVANGSTEN (INCASSORUNS)

In het voorgaande is door LRP wel een incasso-bestand aangemaakt, maar deze incasso’s zijn nog niet als ontvangst bij de leden geboekt; dat gebeurt hier

vul boekstuknummer in

en kies

Selecteer het juiste bestand

de incassoruns zijn nu geïmpliceerd / ingelezen in LRP maar zijn nog niet ingeboekt vandaar het waarschuwingsteken voor het boekstuk!ingeboekte incassoruns zijn herkenbaar aan

Selecteer het boekstuk met het waarschuwingsteken en klik op

beoordeel de transacties onder alle tabbladen

boek de transacties in!


nu zijn de incasso’s ingeboekt (geen kandidaat transacties meer)

transactienummer; belangrijk bij storneringen

bij het fonds zelf zijn de ontvangsten onmiddellijk te zien

overzichten kunnen ook op verschillende plaatsen binnen het jaar worden gevonden en geëxporteerd naar Excel

EINDE INBOEKEN INCASSO’S

Incasso’s



Stornering

HANDMATIG

MT940/GMU

STORNERING

INCASSO’S

INBOEKEN ONTVANGSTEN (ACCEPTGIRO’S EN OVERIGE BETALINGEN, HANDMATIG)

er wordt een lijst getoond van alle personen die toezegden voor een fonds/jaar/in een bepaalde maand een bepaald bedrag te geven; is dit bedrag ontvangen, dan is hier de ontvangst SNEL in te voeren.

vul boekstuknummer, fonds, jaar en maand in

selecteer de binnengekomen posten en

de bedragen zijn ingeboekt

de ontvangsten staan onder

alle mutaties staan onder

sla op

het is ook mogelijk om na invullen van boekstuknummer, direct naar te gaan

kies

vul Reg. nr. (of ander kenmerk) in

of kies uitgebreid zoeken

selecteer de toezegging en

of

selecteer de maand, vul het bedrag in en sla op

Bij het (normaal) inboeken kan de ontvangst direct worden toegekend, evt met een bedrag dat afwijkt van de toezegging.

Bij de snelle invoer is de keuze voor het toekennen beperkttot het volledige bedrag voor het geselecteerde fonds, actiejaar en maand;

In beide gevallen worden onvolledige en openstaande (oude) termijnen éérst ‘aangezuiverd’.

EINDE INBOEKEN ONTVANGSTEN (ACCEPTGIRO’S EN OVERIGE BETALINGEN, HANDMATIG)

Incasso’s



Stornering

HANDMATIG

MT940/GMU

STORNERING

INCASSO’S

INBOEKEN ONTVANGSTEN (VIA ELECTRONISCHE DAGAFSCHRIFTEN)

Als de dagafschriften electronisch door de bank worden aangeleverd (MT940 of GMU) kunnen die als volgt worden ingelezen

de ingelezen gegevens zijn te zien onder

ga naar om de ingelezen gegevens te beoordelen

100% match op betalingskenmerk – kan ingeboekt worden

logische match gevonden – controleren

geen logische match – handmatig matchen of verwijderen.

mogelijkheden:

kijk ook onder de tabbladen en

staan er transacties in de lijst die niet moeten worden ingeboekt, verwijder die

controleer de transacties met corrigeer die zo nodig

door de muisknop boven de waarschuwingsdriehoek te houden, wordt de reden van de waarschuwing getoond; door de transactie te selecteren en te kiezen, kan de betaling handmatig worden verwerkt

via worden de kandidaattransacties met een groen vinkje (en met een gele waarschuwing) daadwerkelijk ingeboekt

resultaat (zo nodig scherm verversen)

de gematchte transacties zijn ingeboekt

muis boven

mogelijkheid: er is wel een toezegging, maar het bedrag komt niet overeen

Het bedrag wordt toegekend aan het eerste bedrag dat openstaat!

deze post kan worden ingeboekt

mogelijkheid: deze persoon heeft geen toezegging gedaan en is dus geen deelnemer

kies fonds en jaarvul bedrag in en sla op

verwerk zo alle kandidaat transacties en vergeet niet in te boeken onder is een overzicht te vinden

(uitgesplitst voor geregistreerden en Overige contacten

Incasso’s



Stornering

HANDMATIG

MT940/GMU

STORNERING

INCASSO’S

EINDE INBOEKEN ONTVANGSTEN VIA ELECTRONISCHE DAGAFSCHRIFTEN

INBOEKEN STORNERINGEN

Heeft u bij het invoeren van ontvangsten een fout gemaakt of heeft een gemeentelid een geïncasseerd bedrag laten terugboeken door de bank, dan gebruikt u voor correcties in LRP de functie storneren.

vul het boekstuknummer in ga naar en klik op

vul hier het transactienummer in van de boeking die gestorneerd moet worden en kies

vul de transactiedatum in

is dit de juiste transactie, selecteer die

na opslaan is de stornering geboekt

RESULTATEN

De resultaten van het fonds zijn direct zichtbaar

meer gedetailleerd, met de mogelijkheid om te actualiseren

de totale transactielijst staat onder de tab

EINDE KERKBALANS VERWERKING

Stoppen

Voorbereiding

Productie

Verwerking

Nazorg

Begin

VOORBEREIDING

STOP

START

PRODUCTIE

VERWERKING

NAZORG

Herinneringsbrieven

Aanschrijven nieuw ingekomenen

HERINNERINGS-BRIEVEN

KERKBALANS NAZORG

NIEUW INGEKOMENEN

HERINNERINGSBRIEVEN

Vooraf:• Zorg dat u geen achterstand heeft bij het inboeken van de ontvangsten; let op dat alle ontvangsten en ook de incassoruns daadwerkelijk zijn ingeboekt!• Breng de betalingsachterstand in beeld in het deelnemer- overzicht met behulp van de knop Bereken achterstand.• Controleer de inhoud van de herinneringsbrief. Laat de LB

zo nodig de inhoud wijzigen of een nieuwe brief maken.• Het is verstandig om de herinneringen aan het eind van de maand te genereren.

ga naar en

de datum waarop dit voor het laatst is gedaan de achterstand

kies het juiste sjabloon en de brieven

ga naar

het proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

verstuur de brieven

maak een keuze

bij keuze voor alleen acceptgiro’s

let op kies hierbij de juiste instelling voor de printer: 3 acceptgiro’s onder elkaar is 12 inch!

EINDE HERINNERINGSBRIEVEN

Stoppen

Aanschrijven nieuw ingekomenen

Begin

STOP

START

NIEUW INGEKOMENEN

AANSCHRIJVEN NIEUW INGEKOMENEN

Brieven voor nieuw ingekomenen die in de loop van het jaar moeten worden aangeschreven, kunnen worden aangemaakt volgens het schema

selectie updaten

brieven genereren, (laten) afdrukken en verzenden

Updaten van de selectie:

Open de selectie

Ga naar het tabblad

Klik op

zodra de selectie is geüpdated staat de naam van de nieuw ingekomene onder de tab van het fonds

er kan nu een toezeggingsbrief worden gegenereerd;de verdere procedure verloopt net zo als bij de normale kerkbalansaanschrijving

EINDE FONDS MEERDERE TERMIJNEN VRIJ BEDRAGVOORBEELD KERKBALANS

Stoppen

Vooraf

Fonds

Abonnement


Looplijsten

Begin

STOP

VOORAF

ABONNEMENT

START

FONDS

RAPPORTAGE

LOOPLIJST

LRPFONDS EENMALIG, VAST BEDRAGVOORBEELD SOLIDARITEITSKAS

FONDS EENMALIG VAST BEDRAGVOORBEELD SOLIDARITEITSKAS

Stoppen

Voorbereiding

Productie

Verwerking

Nazorg

Begin

VOORBEREIDING

STOP

START

PRODUCTIE

VERWERKING

NAZORG

SOLIDARITEITSKAS VOORBEREIDING



voorbeeld:

als er looplijsten gemaakt moeten worden, vink dan aan

en

EINDE SOLIDARITEITSKAS VOORBEREIDING

Stoppen

Voorbereiding

Productie

Verwerking

Nazorg

Begin

VOORBEREIDING

STOP

START

PRODUCTIE

VERWERKING

NAZORG

selectie updaten

SOLIDARITEITSKAS PRODUCTIE

SCHEMATISCH

brieven/acceptgiro’s genereren, (laten) afdrukken

en (laten) verzenden


open fonds

controleer de gegevens in de witte velden; zo nodig: verbeter ze en/of vul ze aankies de incassomaand en vul het bedrag in

onder tabblad staan de geselecteerden te verversen via

zij hebben nog geen brief gehadNB: dit zijn degenen die aan de selectiecriteria voldoen; o.a. ook degenen die voor dit fonds niet mogen worden aangeschreven staan hier bij; voor hen worden echter geen brieven gegenereerd

nu zijn er twee mogelijkheden:

A)B)

dit proces verloopt via de planner (zie ook uitdraai in module geregistreerden)

mogelijkheid A)

geen looplijst nodig? laat leeg

mogelijkheid A)


mogelijkheid A)

selecteer het resultaat en dubbelklik

download de looplijst

mogelijkheid A)

NB op de looplijst staan de persoonsnamen, ook als op het toezeggingsformulier de PE-naam staat

alle behalve degenen die niet voor dit specifieke fonds mogen worden aangeschreven, komen met de toezegging te staan onder

mogelijkheid A)

om acceptgiro’s aan te maken: ga naar een sjabloon hoeft niet te worden ingevuld,

mogelijkheid A)


kies voor Acceptgiro’s (3 op 1 vel)

mogelijkheid A)

vul maand in


giro’s downloaden, (laten) printen en versturen Merk op

mogelijkheid A)

onder de overige tabbladen staan overzichten van de gegenereerde bestanden (niet de bestanden zelf; die staan onder het eerste tabblad!)

mogelijkheid A)

B)

vul het juiste sjabloon in (aangemaakt door de LB)


B)

is leeg omdat er meteen een toezegging is aangemaakt hier staan degenen die voor dit specifieke fonds niet mogen worden aangeschreven (degenen die niet willen/kunnen betalen zijn al in de selectie uitgesloten)

B)


B)


brieven downloaden, (laten) printen en versturen Merk op

B)


B)

de deelnemers staan onder het tabblad

B)

EINDE SOLIDARITEITSKAS PRODUCTIE

Stoppen

Voorbereiding

Productie

Verwerking

Nazorg

Begin

VOORBEREIDING

STOP

START

PRODUCTIE

VERWERKING

NAZORG



Stornering

HANDMATIG

MT940/GMU

STORNERING

SOLIDARITEITSKAS VERWERKING

inboeken ontvangstenSCHEMATISCH

INBOEKEN ONTVANGSTEN (ACCEPTGIRO’S EN OVERIGE BETALINGEN, HANDMATIG)

vul boekstuknummer, fonds, jaar en maand in

selecteer de binnengekomen posten en

de bedragen zijn ingeboekt

alle mutaties staan onder

de ontvangsten staan onder

het is ook mogelijk om na invullen van boekstuknummer, direct naar te gaan

kies

vul Reg. nr. (of ander kenmerk) in

of kies uitgebreid zoeken

selecteer de toezegging en

vul bedrag in en sla op

of

Bij het (normaal) inboeken kan de ontvangst direct worden toegekend, evt met een bedrag dat afwijkt van de toezegging.

Bij de snelle invoer is de keuze voor het toekennen beperkttot het volledige bedrag voor het geselecteerde fonds, actiejaar en maand;

In beide gevallen worden onvolledige en openstaande (oude) termijnen éérst ‘aangezuiverd’.



Stornering

HANDMATIG

MT940/GMU

STORNERING

EINDE INBOEKEN ONTVANGSTEN HANDMATIG

Als de dagafschriften electronisch door de bank worden aangeleverd (MT940 of GMU) kunnen die als volgt worden ingelezen


100% match op betalingskenmerk – kan ingeboekt worden

logische match gevonden – controleren

geen logische match – handmatig matchen of verwijderen.

mogelijkheden:

ga naar om de ingelezen gegevens te beoordelen

kijk ook onder de tabbladen en

staan er transacties in de lijst die niet moeten worden ingeboekt, verwijder die

controleer de transacties met corrigeer die zo nodig

door de muisknop boven de waarschuwingsdriehoek te houden, wordt de reden van de waarschuwing getoond;

door de transactie te selecteren en te kiezen, kan de betaling handmatig worden verwerkt

klopt dit, dan opslaan anders toekennen aan ander fonds

via worden de kandidaattransacties met een groen vinkje (en met een gele waarschuwing) daadwerkelijk ingeboekt



Stornering

HANDMATIG

MT940/GMU

STORNERING

EINDE INLEZEN DAGAFSCHRIFTEN

INBOEKEN STORNERINGEN

(of bewerk oud boekstuk)

vul het boekstuknummer in ga naar en klik op

vul hier het transactienummer in van de boeking die gestorneerd moet worden en kies

vul de transactiedatum in

is dit de juiste transactie, selecteer die

na opslaan is de stornering geboekt

EINDE SOLIDARITEITSKAS VERWERKING

Stoppen

Voorbereiding

Productie

Verwerking

Nazorg

Begin

VOORBEREIDING

STOP

START

PRODUCTIE

VERWERKING

NAZORG

HERINNERINGSBRIEVEN

Vooraf:• Zorg dat u geen achterstand heeft bij het inboeken van de ontvangsten; let op dat alle ontvangsten en ook de incassoruns daadwerkelijk zijn ingeboekt!• Breng de betalingsachterstand in beeld in het deelnemer- overzicht met behulp van de knop Bereken achterstand.• Controleer de inhoud van de herinneringsbrief. Laat de LB

zo nodig de inhoud wijzigen of een nieuwe brief maken.• Het is verstandig om de herinneringen aan het eind van de maand te genereren.

SOLIDARITEITSKAS NAZORG

ga naar en

de datum waarop dit voor het laatst is gedaan de achterstand

kies het juiste sjabloon en de brieven

ga naar

het proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

verstuur de brieven

maak een keuze

bij keuze voor alleen acceptgiro’s

let op kies hierbij de juiste instelling voor de printer: 3 acceptgiro’s onder elkaar is 12 inch!

EINDE FONDS EENMALIG, VAST BEDRAGVOORBEELD SOLIDARITEITSKAS

Stoppen

Vooraf

Fonds

Abonnement


Looplijsten

Begin

STOP

VOORAF

ABONNEMENT

START

FONDS

RAPPORTAGE

LOOPLIJST

LRPFONDS EENMALIG, VRIJ BEDRAG

VOORBEELD EINDEJAARSCOLLECTE

FONDS EENMALIG VRIJ BEDRAGVOORBEELD EINDEJAARSCOLLECTE

Stoppen

Voorbereiding

Productie

Verwerking

Begin

VOORBEREIDING

STOP

START

PRODUCTIE

VERWERKING

EINDEJAARSCOLLECTE VOORBEREIDING



voorbeeld:

als er looplijsten gemaakt moeten worden, vink dan aan

en

EINDE EINDEJAARSCOLLECTE VOORBEREIDING

Stoppen

Voorbereiding

Productie

Verwerking

Begin

VOORBEREIDING

STOP

START

PRODUCTIE

VERWERKING

selectie updaten

brieven/acceptgiro’s genereren, (laten) afdrukken

en (laten) verzenden

EINDEJAARSCOLLECTE PRODUCTIE

SCHEMATISCH


open fonds

controleer de gegevens in de witte velden; zo nodig: verbeter ze en/of vul ze aankies de incassomaand

er kan gekozen worden voor twee opties:

A) brief met al of niet een acceptgiro

B) alleen acceptgiro’s

onder tabblad staan de geselecteerden te verversen via

zij hebben nog geen brief gehadNB: dit zijn degenen die aan de selectiecriteria voldoen; o.a. ook degenen die voor dit fonds niet mogen worden aangeschreven staan hier bij; voor hen worden echter geen brieven gegenereerd


kies het juiste sjabloon (aangemaakt door de LB)

hier staan alleen degenen voor wie geen brief is aangemaakt (het is mogelijk dat u hiervoor eerst op verversen moet klikken) hier staan degenen die voor dit specifieke fonds niet mogen worden aangeschreven (degenen die niet willen/kunnen betalen zijn al in de selectie uitgesloten)


dit is de lijst van mensen voor wie een brief is aangemaakt



de toezeggingsbrieven kunt u downloaden en (laten) printen en versturen


Merk op

De knop maakt betalingskenmerken aan voor alle geselecteerden, belangrijk voor het automatisch matchen van elektronische ontvangsten. Vink ALLEEN bovenste vakje aan!


degenen die niet voor dit specifieke fonds mogen worden aangeschreven, komen onder


de anderen komen met een nul-toezegging te staan onder


om acceptgiro’s aan te maken: ga naar een sjabloon hoeft niet te worden ingevuld,

kies voor Acceptgiro’s (3 op 1 vel)



vul maand in



giro’s downloaden, (laten) printen en versturen Merk op

EINDE EINDEJAARSCOLLECTE PRODUCTIE

Stoppen

Voorbereiding

Productie

Verwerking

Begin

VOORBEREIDING

STOP

START

PRODUCTIE

VERWERKING

inboeken ontvangstenSCHEMATISCH

EINDEJAARSCOLLECTE VERWERKING



Stornering

HANDMATIG

MT940/GMU

STORNERING

INBOEKEN ONTVANGSTEN (HANDMATIG)

vul boekstuknummer en evt. datum in

ga naar tabblad

hier kan ook voor Overig contact gekozen worden

voer Reg. nr., achternaam of ander zoekcriterium in

hier kan worden gezocht op de volledige naam (bijvoorbeeld de meisjesnaam van een gehuwde partner), geslacht, adres, geboortedatum en woonplaats.

kies het correcte fonds en

vul bedrag in en sla op

of

wanneer de persoon geen toezegging voor een fonds heeft gedaan kies dan

kies fonds, jaar, vul bedrag in en sla op

vergeet niet daarna nogmaals op te slaan!

EINDE HANDMATIG INBOEKEN ONTVANGSTEN



Stornering

HANDMATIG

MT940/GMU

STORNERING

vul boekstuknummer in, kies

er zijn geen toezeggingen gedaan dus zijn er ook geen definitieve toekenningen onder

selecteer de kandidaat transactie en kies

selecteer het juiste fonds (Eindejaarscollecte) en ken bedrag toe

klik open vervolgens op

bewerk op die manier alle kandidaat transacties

vergeet niet onder de tabbladen en te kijken!


boek tenslotte alle kandidaat transacties in m.b.v. de knop

onder staat een overzicht van de ontvangsten in dit boekstuk

EINDE INLEZEN DAGAFSCHRIFTEN



Stornering

HANDMATIG

MT940/GMU

STORNERING

STORNERINGEN

vul boekstuknummer in, ga naar , kies

vul te storneren transactinummer in en kies

selecteer transactie

met opslaan is de stornering geboekt

EINDE FONDS EENMALIG, VRIJ BEDRAGVOORBEELD EINDEJAARSCOLLECTE

Stoppen

Vooraf

Fonds

Abonnement


Looplijsten

Begin

STOP

VOORAF

ABONNEMENT

START

FONDS

RAPPORTAGE

LOOPLIJST

LRPABONNEMENT

ABONNEMENT

Stoppen

Controle abonnement

Abonnees invoeren

Wijziging abonnement

Opzegging abonnement

Verlenging abonnement

Acceptgiro’s en incasso’s genereren


Herinneringsbrieven

Begin

CONTROLE

STOP

START

INVOEREN ABB.

WIJZIGING

OPZEGGING

VERLENGING

ONTVANGSTEN

HERINNERINGEN

GIRO/INCASSO

CONTROLE ABONNEMENT

controleer de velden en/of vul ze aan

NB kies het betaalschema en de standaard betaalwijze die in uw gemeente het meest voorkomt (per individu zijn deze gegevens nog te wijzigen)

EINDE CONTROLE ABONNEMENT

Stoppen

Controle abonnement

Abonnees invoeren






Herinneringsbrieven

Begin

CONTROLE

STOP

START

INVOEREN ABB.

WIJZIGING

OPZEGGING

VERLENGING

ONTVANGSTEN

HERINNERINGEN

GIRO/INCASSO

Bij een nieuw abonnement moet een grote hoeveelheid abonnees worden ingevoerd; voor de Geregistreerden kan dit op basis van een selectie.NB de optie ‘op basis van een fonds’ is voornamelijk van belang als bij de conversie een fonds is gemaakt van de bestaande abonnementen; zie hiervoor de handleiding.

Bedenk vooraf of er (grotere) groepen zijn die een ander betaalschema, een andere betaalwijze of een ander abonnementsbedrag hebben; maak hiervan aparte groepen.NB de Geregistreerden in deze groepen moeten ook deel uitmaken van de selectie.

Abonnementen van Overige contacten moeten handmatig worden ingebracht

Als voorbeeld nemen we een selectie van alle PE-hoofden, waarbij degenen die geen contact wensen of niet willen betalen zijn uitgesloten; ook is er een groep met afwijkende betaalwijze en afwijkend bedrag aangemaakt

ABONNEES INVOEREN

ABONNEES INVOEREN

Abonnees invoeren

groepsgewijs

handmatig (één voor éen) HANDMATIG

GROEP

ABONNEES GROEPSGEWIJS INVOEREN

kies selectie;kies onder de juiste koppeling de groep

voorbeeld:selectie groep met afwijkend betaalschema groepen met afwijkend bedrag

de abonnementen zijn nu aangemaakt met de juiste bedragen, betaalwijzen en betaalschema’s

voorbeeld: overige contact invoeren (Geregistreerde invoeren gaat analoog)

ABONNEE HANDMATIG INVOEREN

zoek en selecteer Overig contact

kies type deelnemer

vul zo nodig bedrag, betaalschema, betaalwijze en betaalmaand(en) en bamkrekeningnummer in en sla op

mogelijkheid!NB: vul de juiste ‘Datum vanaf’ in!

EINDE ABONNEES INVOEREN

Stoppen

Controle abonnement

Abonnees invoeren






Herinneringsbrieven

Begin

CONTROLE

STOP

START

INVOEREN ABB.

WIJZIGING

OPZEGGING

VERLENGING

ONTVANGSTEN

HERINNERINGEN

GIRO/INCASSO

WIJZIGING ABONNEMENT NB de wijzigingen gaan pas het jaar daarop in!

kies Geregistreerden of Overige contacten en zoek abonnee (eventueel via ); klik op

selecteer het jaar en klik weer op

pas de gegevens aan en sla op

EINDE WIJZIGING ABONNEMENT

Stoppen

Controle abonnement

Abonnees invoeren






Herinneringsbrieven

Begin

CONTROLE

STOP

START

INVOEREN ABB.

WIJZIGING

OPZEGGING

VERLENGING

ONTVANGSTEN

HERINNERINGEN

GIRO/INCASSO

OPZEGGING ABONNEMENT

kies Geregistreerden of Overige contacten en zoek abonnee (eventueel via ); klik op

vul datum in

in het nu volgende scherm kan dan nog de toezegging worden aangepast

sla op

LRP plaatst overleden abonnees niet meer op de looplijst; ook wordt de aanmaak van acceptgiro’s onderdrukt. De bijdragenadministrateur bepaalt op basis van de ontvangen (mutatie)melding van overlijden of het abonnement moet worden overgezet naar een achterblijvende persoon in de PE

EINDE OPZEGGING ABONNEMENT

Stoppen

Controle abonnement

Abonnees invoeren






Herinneringsbrieven

Begin

CONTROLE

STOP

START

INVOEREN ABB.

WIJZIGING

OPZEGGING

VERLENGING

ONTVANGSTEN

HERINNERINGEN

GIRO/INCASSO

VERLENGING ABONNEMENT

ga naar tabblad

kies wat gewenst wordt


EINDE VERLENGING ABONNEMENT

Stoppen

Controle abonnement

Abonnees invoeren






Herinneringsbrieven

Begin

CONTROLE

STOP

START

INVOEREN ABB.

WIJZIGING

OPZEGGING

VERLENGING

ONTVANGSTEN

HERINNERINGEN

GIRO/INCASSO

ACCEPTGIRO’S EN INCASSO’S GENEREREN

ga naar tabblad

selecteer jaar en open

ga naar tabblad


vul de maand in

onder tabblad staan de gegenereerde bestanden

selecteer en

download deze, stuur het clieop-bestand naar de bank en print de acceptgiro’s of laat die printen en verstuur ze

EINDE ACCEPTGIRO’S EN INCASSO’S GENEREREN

Stoppen

Controle abonnement

Abonnees invoeren






Herinneringsbrieven

Begin

CONTROLE

STOP

START

INVOEREN ABB.

WIJZIGING

OPZEGGING

VERLENGING

ONTVANGSTEN

HERINNERINGEN

GIRO/INCASSO

INBOEKEN ONTVANGSTEN (INCASSO’S)

vul boekstuknummer in en kies

INBOEKEN ONTVANGSTEN (ACCEPTGIRO’S)

vul boekstuknummer, fonds jaar en maand in van de binnengekomen (acceptgiro) betalingenen sla op

EINDE INBOEKEN ONTVANGSTEN

Stoppen

Controle abonnement

Abonnees invoeren






Herinneringsbrieven

Begin

CONTROLE

STOP

START

INVOEREN ABB.

WIJZIGING

OPZEGGING

VERLENGING

ONTVANGSTEN

HERINNERINGEN

GIRO/INCASSO

Vooraf:• Zorg dat u geen achterstand heeft bij het inboeken van de ontvangsten; let op dat alle ontvangsten en ook de incassoruns daadwerkelijk zijn ingeboekt!

• Controleer de inhoud van de herinneringsbrief. Laat de LB zo

nodig de inhoud wijzigen of een nieuwe brief maken.• Het is verstandig om de herinneringen aan het eind van de maand te genereren.

HERINNERINGSBRIEVEN

kies de juiste sjabloon, genereer de brieven,

download het resultaat, (laat) printen en verstuur


Stoppen

Vooraf

Fonds

Abonnement


Looplijsten

Begin

STOP

VOORAF

ABONNEMENT

START

FONDS

RAPPORTAGE

LOOPLIJST

EINDE ABONNEMENT

LRPFINANCIËLE RAPPORTAGE

Vul alleen een wijkgemeente in als fonds/abonnement op wijkgemeenteniveau is aangemaakt!

RAPPORTAGE

kies het type rapport

kies het type document

vul de gewenste boekstuknummers in

het genereren van het rapport verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

Gemeente: Protestantse gemeente te Alkmaar - 95450000Overzicht: MutatieoverzichtAanmaakdatum: 11/08/12Boekstuknummers: 1006 t/m 1010

Runnummer: 0Boekstuknummer: 1006Datum: 09/aug/12KB

2012690,67Totaalbedrag: 690,67


2012-125,00Totaalbedrag: -125,00





resultaat Recapitulatie per boekstuk

resultaat Overzicht mutaties per boekstuk

voeg het fonds toe

PAS OP: toevoegen van meerdere fondsen geeft geen uitgesplitste bedragen per fonds, maar een totaalresultaat!

resultaat Overzicht ontvangen/te verwachten

Stoppen

Vooraf

Fonds

Abonnement


Looplijsten

Begin

STOP

VOORAF

ABONNEMENT

START

FONDS

RAPPORTAGE

LOOPLIJST

EINDE FINANCIËLE RAPPORTAGE

LRPLOOPLIJSTEN

LOOPLIJSTEN

TIP: het is verstandig om de looplijsten voor acties vooraf te laten controleren door de pastorale werkers van de wijk/sectie

• geef naam en eventueel omschrijving• vul zo nodig wijkgemeente en sectie in• kies als type uitdraai: looplijst

• kies het documenttype: pdf of Excel

• kies Lijst op basis van persoon• vink aan: verberg geboortedatum• kies of geregistreerdenummer, wijk en sectie op de lijst moeten komen

bepaal of de basis een fonds, abonnement of selectie moet zijn

in geval van fonds• kies fonds • kies actiejaar • bepaal of de overige contacten moeten worden meegenomen• kies sortering

in geval van selectie• kies selectie• kies sortering

in geval van abonnement• kies abonnement • kies actiejaar • bepaal of de overige contacten moeten worden meegenomen• kies sortering

selecteer groep(en) en/of vrij(e) gebied(en) via de knop

tenminste één groep of vrij gebied is verplicht!

LET OP: de knop selecteert alle gebieden in het vensterdaarna moet deze selectie met de knop overgebracht worden naar het volledig scherm

slaat het schema op voor later gebruik

maakt het document aan en slaat het schema op voor hergebruik

maakt het document aan maar slaat het schema niet op

sluit het schema en slaat niets op

tenslotte is er nog de keuze tussen

het genereren van de looplijst verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

looplijsten in pdf hebben een bladsprong bij elk vrij gebied, in Excel worden de lijsten zonder bladsprong gegenereerd

één van de pagina’s uit de looplijstnaam vrij gebied

bewaarde uitdraaien kunnen opnieuw gebruikt worden en/of bewerkt worden via de knop

Vrije gebieden en groepen worden bij het genereren van looplijsten automatisch herbepaald

EINDE BIJDRAGEN

Stoppen

Vooraf

Fonds

Abonnement


Looplijsten

Begin

STOP

VOORAF

ABONNEMENT

START

FONDS

RAPPORTAGE

LOOPLIJST

LRPBETAALSCHEMA MAKEN

BETAALSCHEMA MAKEN

geef naam en vink de maand(en) aan en sla op

Stoppen

Terug naar VOORAF

Begin

EINDE BETAALSCHEMA MAKEN

VOORAF

STOP

START

LRP BIJDRAGEN release 2.1

Documents

Transcript of LRP BIJDRAGEN release 2.1