WelkomSEPA bijeenkomsten maart-april 2013

Henk van Loenen, gemeenteadviseur LRP

Henk Jansen, gemeenteadviseur LRP

Kees Hommersom, gemeenteadviseur LRP

Bertil Prins, accountmanager SKG

Rob Scheffer, accountmanager SKG

Ad van Toorn, accountmanager SKG

Definities

SEPA = Single Euro Payments Area • Betalen wordt overal gelijk

IBAN = International Bank Account Number• Alle rekeningnummers in Europa veranderen

Programma:14.00 uur Welkom

14.05 uur SEPA/LRP

14.50 uur Pauze

15.05 uur SEPA/SKG

15.35 uur Vragen

16.05 uur Afsluiting16.05 – 16.20 uur Splitsing LRP/SKGt.b.v. gemeente specifieke vragen

Programma:19.30 uur Welkom

19.35 uur SEPA/LRP

20.20 uur Pauze

20.35 uur SEPA/SKG

21.05 uur Vragen

21.35 uur Afsluiting21.35 – 21.50 uur Splitsing LRP/SKGt.b.v. gemeente specifieke vragen

Te behandelen onderwerpen:• Algemene info

• SEPA /LRP- Registratie bankrekeningnummers- Gevolgen IBAN en acceptgiro- Bankcontracten- Mandaten- Toezeggingsformulieren- Registreren- Aanmaken incasso’s- Verwerken- Storneren

• SEPA/Bankzaken (SKG)

SEPA: Achtergrond en doel(SEPA: Single Euro Payments Area)

• De huidige betaalwijze met uw rekeningnummer komt te vervallen

• Met SEPA wordt het mogelijk om op een eenvoudige wijze binnen de EU te betalen en incasseren

• Lagere kosten en sneller betalingsverkeer

• Uniforme regelgeving

• Bescherming consument

Het betalingsverkeer verandert

Wat betekent SEPA voor u?

•De DO zal u zoveel mogelijk ontzorgen, maar ook u zult in actie moeten komen

o Controles moeten worden uitgevoerdo Werkwijzen moeten worden aangepasto Contracten moeten worden vernieuwdo Gemeenteleden zullen moeten worden

geïnformeerd

Wat moet er vóór de zomer gebeuren?SEPA wordt in heel Europa per 1 -2-2014 ingevoerd. Voorkerken is dat geen handige datum, omdat de Actie Kerkbalans dannog loopt. In overleg met het LRP-team (Leden RegistratieProtestantse Kerk) is daarom besloten om als Protestantse Kerkeen eigen SEPA-deadline aan te houden: 1-7-2013.

Als we zorgen dat we op die datum SEPA-proof zijn, alsgemeenten en landelijke kerk, dan kunnen we in het najaar zonderproblemen de brieven met acceptgiro’s voor bijvoorbeeld lokaledoelen, de Solidariteitskas en de Actie Kerkbalans 2014 voorbereiden.

Langer rekeningnummer• Iedereen krijgt een langer rekeningnummer• Uiterlijk per 1-2-2014• U hoeft hier zelf niets voor te doen• Iedereen krijgt vanzelf een nieuw pasje

Voorbeelden

SHO: NL08 INGB 0000 0005 55

Hartstichting: NL06 INGB 0000 0003 00

Greenpeace: NL31 INGB 0000 0000 44

Kerk in Actie: NL62 INGB 0000 0004 56

Vernieuwde bankafschriften• Bankafschriften worden langer en groter:

meer tekens te verwerken• Ook digitale afschriften binnen

telebankieren veranderen

Nu:

Straks:

Machtigingskaarten en acceptgiro’sMachtigingskaarten krijgen ander uiterlijk

• Ook regels rond bewaren veranderen

Acceptgiro wordt IBAN-acceptgiro• Oude niet meer bruikbaar na 1-2-2014• Ander uiterlijk, maar niet ingrijpend• IBAN-acceptgiro blijft bestaan tot 1-1-2019

Machtigen via internet

•Andere regels• Vinkje volstaat niet meer• E-mandaat op termijn• Fysieke handtekening donateur nodig

(op papier, tot komst E-mandaat)

•iDEAL wordt automatisch aangepast

Nieuwe regels voor machtigingen

Incassant moet vooraf melden dat geld wordt geïncasseerd

Dit geldt ook voor doorlopende machtigingen• Minimaal één keer per jaar verplicht laten weten

wanneer wordt geïncasseerd

‘Witte lijsten’ en ‘zwarte lijsten’

• Ter bescherming van de rekeninghouder gaan de banken een ‘witte lijst’ en een ‘zwarte lijst’ hanteren

• Wit = veilig• Zwart = blokkeren

• Wij willen op de witte lijst worden geplaatst!

SEPA en LRP

Registratie bankrekeningnummers (1)

• Rekeningnummer wordt IBAN-nummer Maximaal (EU) 34 tekens, (NL) 18 tekens

NL56FVLB0699315077

• Elke bank een identificatiecode (bic) van 8 tot 11 tekens

Registratie bankrekeningnummers (2)

•Invoervelden bic:• KSO menu financieel; fonds/abonnement bewerken• Geregistreerdendossier; tabblad financieel-overzicht-

rekeningnummers

•Invoerveld IBAN komt bij alle huidige bankrekeningnummervelden

Registratie bankrekeningnummers (3)

• Het huidige invoerveld van het bankrekening- nummer wordt eerst afgegrijsd en verwijderd

per 1-2-2014

• Bankrekeningnummers worden geconverteerd naar IBAN en bic

• Hoe IBAN-rekeningnummers in overzichten wordt getoond wordt nog uitgezocht

Registratie bankrekeningnummers (4)

• In februari 2013 is een conversie aangeleverd bij ibanservice.nl

• Er was een gemiddelde uitval van 4%

• N.a.v. van de test-conversie zal de daadwerkelijke conversie zo dicht mogelijk tegen de release aan zitten

IBAN en acceptgiro (1)

• Huidige acceptgiro wordt IBAN-acceptgiro

• Servicebureaus kunnen per 1-3-2013 hun S-contract vernieuwen

• Gemeenten moeten tussen 1-5-2013 en 1-7-2013 hun A/S contract verlengen

• Gemeenten moeten tussen 1-5-2013 en 1-7-2013 hun C-contract vernieuwen

IBAN en acceptgiro (2)

• Incassant wordt op acceptgiro vermeld

• Sjabloon voor acceptgiro’s en combola’s worden aangepast

• Vanaf 1-5-2013 kan er een testbestand met IBAN-acceptgiro’s worden ingediend bij Currence/ING door BA

IBAN en acceptgiro (3)

• Vanaf 1-7-2013 alleen IBAN-acceptgiro’s vanuit LRP

• De tenaamstelling op de souche wordt anders geprogrammeerd i.v.m. lengte IBAN

Bankcontracten (1)

• Bestaande incassocontracten moeten

worden vernieuwd

• Verwinfo bestanden vervallen dit wordt Camt.053, Camt.054 of MT940 / GMU2

• Voorwaarden algemene incassocontracten (B-to-C, Bedrijf naar Consument)

Bankcontracten (2)

• Elke rechtspersoon krijgt één Incassanten-ID

• Contracten worden afgesloten per rechtspersoon

• Per bankinstelling krijgt de rechtspersoon één contract

• De voorwaarden worden per bankrekening vastgelegd, bijv.:

₋ Verantwoording acceptgiro’s en/of incassoverwerking door het LRP-Team

Registratie van bankcontracten in LRP (1)

• In KSO financieel

• Per rekeningnummer is te zien bij welke rechtspersoon dit rekeningnummer hoort (diaconie of gemeente) met de daaraan gekoppelde voorwaarden

• Rekeningnummers kunnen maar één keer worden ingevoerd in LRP i.v.m. contract

Registratie van bankcontracten in LRP (2)

• Het incassanten-ID wordt getoond in KSO

menu financieel per rechtspersoon; i.v.m. de werking van fondsen/abonnementen en sjablonen

• De lokaalbeheerder is verantwoordelijk voor het onderhouden van de contractgegevens

Mandaat (1)

• Voor automatische incasso is een getekend mandaat vereist

• Iedere financiële actie met incasso heeft een eigen mandaat nodig

• Het mandaat is voorzien van een uniek machtigings-ID. van max. 35 cijfers

• De datum van ondertekening mandaat moet worden geregistreerd

Mandaat (2)

• Een incasso moet minimaal 14 dagen en maximaal 1 jaar van te voren worden aangekondigd

• Het lid moet geïnformeerd worden over: Incassanten-ID; Bedrag; Machtiging-ID en de incassodatum

• Machtiging via digitale toezeggingen komt pas in 2016 beschikbaar

• Bestaande doorlopende machtiging mogen worden verlengd (vanaf 1-11-2009)

Mandaat (3)

• In het fonds komt er op jaarbasis een functie om vooraankondigingen te versturen voor bestaande deelnemers

• Er komt een export van mandaten met

referenties

Toezeggingsformulier (1)

• Toezeggingsformulier wordt mandaat • Toezeggingsformulier wordt

vooraankondiging• Er komt een extra sjabloon voor

vooraankondiging doorlopende toezegging• Het machtigings-ID per mandaat bestaat uit

geregistreerdenummer; actienummer; jaar• De tekst eisen uit mandaat komen op het

toezeggingsformulier

Toezeggingsformulier (2)

• IBAN komt op toezeggingsformulier• Er komt een mogelijkheid om de incasso-datum

te registreren bij het fonds of abonnement₋ Incassodatum komt op toezeggingsformulier

• Betaalwijze kan worden geregistreerd per fonds/abonnement

• Gewenste datum van ondertekening kan worden vastgelegd bij fonds/abonnement

Registreren van de toezegging (1)

• Per toezeggingstermijn wordt een unieke

referentiecode gecreëerd • Deze referentiecode is end-to-end en bevat

maximaal 35 tekens • Automatische incasso zonder mandaat is

niet mogelijk• Datum ondertekening moet worden

geregistreerd

Registreren van de toezegging (2)

• Bij toezeggingen worden de volgende

gegevens vastgelegd:- Machtiging-ID - IBAN van de donateur- Datum ondertekening- Transactiesoort (herhalend of eenmalig)- Referentiecode per

machtigingstermijn

Registreren van de toezegging (3)

• Het machtigings-ID wordt automatisch

gevuld a.d.h.v. de registratie bij uitnodiging

• Het incassoreferentienummer bestaat uit geregistreerdennr.; fonds/abonnementsnr.; jaar en incassotermijn

• Het incassoreferentienummer wordt automatisch ingevuld

Registreren van de toezegging (4)

•Genereer toezegging voor hele selectie:₋ Niet mogelijk bij:

₋ herhaaldelijk fondstype₋ betaalwijze AI₋ laatste toezegging

₋ Wel mogelijk bij:₋ eenmalig fondstype, maar resulteert in

vooraankondigingen. De gemeente is zelf verantwoordelijk om deze te verzenden

•Gegenereerde vooraankondigingen mogen niet worden verwijderd

Verwerking betaalopdrachten bij de bank

• Bestandsindeling van Clieop03 naar

Pain008 (XML)

• Aanlevertermijn 5 of 6 werkdagen: one-off en first

• 2 of 3 werkdagen: recurrent en final

Aanmaken van betaalopdrachten in LRP (1)

• Er worden geen incassoopdrachten met het kenmerk FINAL aangemaakt

• In het Pain bestand wordt minimaal meegenomen:Machtiging-ID | Incassanten-ID | referentiecode | IBAN | datum machtiging | Incassotype

• Gemeenten in eigen beheer zijn zelf verantwoordelijk voor tijdige aanlevering

Aanmaken van betaalopdrachten in LRP (2)

• Er komt een aparte functionaliteit voor het genereren van acceptgiro’s, incasso’s en

SKG iDeal in het fonds op jaarbasis• Er wordt één incassobestand gegenereerd

bestaande uit incassodatum -2 en incassodatum -6

• De incassodatum uit fonds/abonnement wordt overgenomen in het incassobestand

• Incasso’s worden gelijk ingelezen als ontvangen

Verwerken ontvangstinformatie (1)

• Ontvangstverwerking kan op basis van

verschillende bestandtypen:- Ontvangst op AC op Campt. 054 of MT940

- Ontvangst Dagafschrift op nieuwe Mt940, GMU2 of CAMT.053- Storno’s en Fail op AI via Pain.002

• Verwinfo komt geheel te vervallen

Verwerken ontvangstinformatie (2)

• De huidige 5 typen ontvangsten worden

teruggebracht naar 3 typen (Batchbetalingen, digitale dagafschriften en handmatig)

• Er is een duale periode tot 1 februari 2014• Dubbel inlezen van bestanden is niet mogelijk• Incassoreferentie wordt als eerste

matchingscriteria opgenomen

Storneren

• Standaard storno termijn van 56 dagen

blijft bestaan

• Zonder mandaat mag gemeentelid binnen 13 maanden storneren

• Wijziging aan mandaat blijft een recurrent incasso type voor de volgende opdracht

)

IBAN acceptgiro

Machtigingen

Belangrijke LRP data voor gemeenten

• Februari-maart, ₋ Corrigeren uitval bankrekeningnummers

• Mei-juni, - C- en AS contracten aanpassen- Goedkeuring testbestand verkrijgen (indien

eigenbeheer)

• 1 juli, ₋ alleen nog maar IBAN-acceptgiro’s te printen

• Oktober-december, ₋ vooraankondiging doorlopende incasso’s

Aan de slag!

Deel informatie met alle mogelijke belanghebbenden in uw gemeente!• Het college van kerkrentmeesters• De diaconie• De ZWO-commissie• De redactie van het kerkblad• De webmaster• Overig …

Reserveer tijd en budget• Veranderingen in financiële systemen

kosten geld en tijd• Informeer uw gemeenteleden tijdig over

de veranderingen waar zij mee te maken krijgen

• Kerkbalans 2014 wordt helemaal SEPA!

Informeer, informeer, informeer!Enkele mogelijkheden:

• Artikel in het kerkblad• Presentatie op een gemeente-avond• Persoonlijke voorlichting• Sticker met nieuwe rekeningnummers plaatselijke gemeente

voor op overschrijvingsformulieren• SEPA-folder • Er komt voor de zomer een SEPA-filmpje met uitleg die u op

uw website kunt plaatsen• Wat u verder maar kunt bedenken…

Doe alvast wat u kunt• Nieuwe rekeningnummer snel op alle

uitingen

• Duidelijke informatie op uw website

• Neem contact op met uw bank: zij helpen!

• Inventariseer uw voorraad: wat ligt er nog?

Belangrijke aandachtspunten (1)• Er komt een nieuwe acceptgirokaart• Vanaf 1-7-2013 kunt u vanuit LRP alleen nog maar

IBAN-acceptgiro’s printen• Het voordeel daarvan is: LRP is per 1-7-2013 SEPA-

proof• Informeer vóór 1 juli bij uw bank (of SKG) of uw

acceptgirocontract vernieuwd moet worden (C of A/S)• Vernieuw bij uw bank uw incasso-contract voor 1-1-

2014

Belangrijke aandachtspunten (2)• De procedure voor het incasseren van

toezeggingen zal belangrijke wijzigingen ondergaan

• U bent verplicht uw incassogevers minimaal één keer per jaar van tevoren te informeren over:₋ datum van incasso₋ welk bedrag u gaat incasseren

De Protestantse Kerk helpt!• Website

• www.pkn.nl/sepa

• www.kerkinactie.nl/sepa

• Folder SEPA

• Hand-out, www.pkn.nl/lrpnetwerk/Actueel/downloads/presentaties

• Vragen: sepa@pkn.nl

Meedenken met ontwikkeling?

Vacatures GPL!

Bereikbaarheid:E-mail: gpl@pkn.nl

Info:Website: www.gpl-lrp.nl

Pauze