Grip op planning van personeel en middelen - Leo van der Steen en Mirjam Boerboom - HO-link 2015

Grip op planning van personeel en middelen

HO-link conferentie 2015

Grip op het planproces bij de HAN

Introductie

Selectie inzetplanningsysteem

Grip op het planproces

– Waar willen we grip op hebben

– Hoe doen we dat nu / hoe gaan we dat doen

– Hoe helpt Xedule


Selectie inzetplanningsysteem

Startpunt

– werkend (inzet)beheersysteem, volledig gebruikt door één

faculteit; deels gebruikt door een andere faculteit

Aanleiding

– verouderde zelfontwikkelde software

– huidige functionaliteit onvoldoende (voor merendeel van

faculteiten)

– inefficiënte aanpalende processen


Project Inzetplanning en Budgetmonitoring

Scope – organisatie

studenten medewerkers org.eenh. opleidingen

Faculteit Economie en

Management 8.500 600 4 16

Faculteit Gezondheid, Gedrag en

Maatschappij

12.500 1000 5 23

Faculteit Educatie 4.000 300 2 14

Faculteit Techniek 6.000 500 6 20

HAN Master Programma 1.000 60 1 18

HAN Servicebedrijf 700 8

TOTAAL 32.000 3.160 26 91

selectie en implementatie fase 1

implementatie fase 2


Scope - processen


Selectie & realisatie


voorbereiding meervoudig

onderhands

aanbesteden

Europees aanbesteden

Implementatie en realisatie

• Opstellen

Programma van

Eisen en Wensen

• Marktinventarisatie

• Inkoopprocedure

vaststellen

• pre-selectie

leveranciers tbv

presentatie en

deelname RFP

• inkoopplan CvB

• Voorbereiding

• Openbare

aanbesteding

• Selectie Xedule

• Proof of Concept 1

• Contractering

• Ontwikkelen &

testen

• Inrichten

• Pilot

• Proof of Concept 2

Stand van zaken

Proof of Concept 1

Export naar Untis

Pilot bij instituut Sport en Bewegen

Xedule is ingericht voor FEM en FGGM

Proof of Concept 2, budgetmonitoring functionaliteit

Afronden en testen HR import

Vernieuwing doorbelasting loonkosten medewerkers

Gebruikers trainen en Xedule vullen


Hoe bereik je GRIP met jaarplanning

Tijdige, volledige en correcte input

Juiste volgorde van processtappen

Lean: In één keer goed


Input:

Processtappen

Werkverdeling

Tijdige, volledige en correcte input gebruiken:

Actueel curriculum vastleggen en controleren

door onderwijsteam.

Dagelijks import van medewerker gegevens uit

HR systeem (NAW, WTF, Verloven,

Kostenplaats)

Vastleggen en controleren van

beschikbaarheden door medewerker.

Actuele faciliteitencatalogus


Juiste volgorde van processtappen:


prognose

student-

aantallen

stage en

deeltijd

planning

vakantie

planning

maken

lessen-

tabel

bepalen

niet-onderwijs

taken

budgetteren

en

formeren

verdelen

van het

werk

februari mei

1. Eerst plannen van volumes!

2. Lessen en taken pas verdelen als je weet dat

budget en formatie toereikend zijn.

Lean: In één keer goed

Niet controleren aan einde van de keten (pas net voor de zomer als er na veel werk een concept rooster is)

Maar direct controleren op valide combinaties bij

iedere planstap:

– Niet meer uren inzet dan er capaciteit is bij team en

medewerker

– Voldoende overlap beschikbaarheden (docent, klas en les)

– Juiste expertise docent voor vak

Fouten vroegtijdig signaleren en direct oplossen


Huidige situatie

Inzetdatabase: plannings- en verantwoordings-

tool

Ondersteuning van het planningsproces is

beperkt

Verantwoording werkt goed, mits database

TIJDIG, correct en volledig is gevuld


Hoe gaat het in de praktijk?

Planner maakt een inschatting van

lokalenbezetting

Planner combineert docenten, lessen en klassen

Planner kent expertises van medewerkers

Relatief veel opmerkingen bij roosterinfo


Gaan we erop vooruit met Xedule?

Xedule ondersteunt het planningsproces beter

Verantwoording gaat net zo goed werken


Xedule ondersteunt planningsproces beter

Analyse van geplande bezetting van lokalen



Beschikbaarheid van docenten, klassen en

lessen



Expertises van docenten en lessen



Roosterinformatie kan zeer gedetailleerd



Contacttijd per student



Inzicht in budgetuitputting (eerder)


Aandachtspunten

Draagvlak

Aanpalende processen

Coherente inrichting

Competenties van de projectgroepleden

Tijd


Vervolgstappen

Uitrollen andere faculteiten en instituten:

– Educatie (lerarenopleidingen vo, Pabo)

– Techniek

Opstart pilot roosteren met Xedule

Automatisering doorbelasting met inzetgegevens

uit Xedule


Grip op planning van personeel en middelen - Leo van der Steen en Mirjam Boerboom - HO-link 2015

Education

Transcript of Grip op planning van personeel en middelen - Leo van der Steen en Mirjam Boerboom - HO-link 2015