w w w . p e r s p e c t i v i t y . o r g 1

Future Search - creëer een gedragen toekomst

> Wat is Future Search? Future Search is een unieke conferentiemethodiek, die met veel succes en in toenemende mate in alle delen van de wereld wordt toegepast. Het is een krachtige werkvorm die een organisatie zeer snel in staat stelt om haar vermogen tot actie aan te spreken en om tot een gedragen toekomstplan te komen. Future Search is doelgericht, vereist geen lezingen van experts, en stimuleert dialoog en onderling leren als de katalysator voor actie. Het doel is vaak een verstrekkend nieuw beleid of actieplan. Tijdens de Future Search bijeenkomst wordt dit geconcretiseerd nadat overeenstemming is bereikt over gedeelde waarden en doelen (commonly shared values and goals). Het vinden van gemeenschappelijke waarden en gedeelde idealen en het verkrijgen van commitment worden sterk benadrukt. Mensen bouwen aan eensgezindheid op basis van een motiverend doel en een gedeelde waardering voor het “hele systeem”. Future Search verschilt in belangrijke opzichten van top-down en bottom-up bijeenkomsten. Het is een effectieve manier om organisaties of gemeenschappen aan te sturen in dit stormachtige tijdperk van sociale, economische en technologische verandering. Het centrale doel is mensen helpen verantwoordelijkheid te nemen voor hun eigen plannen.

> Brede toepassingen De taak of het thema van de Future Search conferentie is van vitaal belang en is bij voorkeur een brandende vraag of kwestie die passie oproept bij de belanghebbenden over hun toekomst: een kwestie die de betrokkenen echt raakt. Organisaties en gemeenschappen gebruiken Future Search om: • een gedeelde visie en pragmatisch actieplan te creëren, gedragen door alle

betrokken partijen; • betrokkenheid te genereren om een bestaande visie of strategie te

implementeren; • snel actie te initiëren over complexe kwesties waaromtrent nog geen gedeelde

visie of coördinatie bestaat.

Het belangrijkste resultaat van een Future Search is dat de deelnemers ontdekt hebben waarvoor ze klaar, bereid en in staat zijn, vanuit een betekenisvolle en waarde-creërende insteek. Tijdens de conferentie worden binnen het gegeven

w w w . p e r s p e c t i v i t y . o r g 2

onderwerp thema’s geïdentificeerd, die door alle aanwezige belanghebbenden (de aandeelhouders van de toekomst) worden onderschreven. Deze gezamenlijk geïdentificeerde thema’s worden door iedereen als meest cruciaal voor verandering beschouwd. Dit kan zijn in de vorm van kaders voor beleid, suggesties voor regelgeving, raamwerken voor acties, implementatieplannen, voorstellen voor herstructureringen, of omlijstingen voor projecten. Vaak worden nieuwe vormen van samenwerking ontwikkeld die maanden of jaren voortbestaan. Future Search is met groot succes toegepast in veel verschillende landen en culturen. Honderden werkconferenties zijn gehouden in gemeenschappen en commerciële en (semi-)publieke organisaties in nagenoeg elke sector, waaronder scholen, ziekenhuizen, bedrijven, overheidsinstanties, universiteiten, gemeentes, en talloze andere organisaties. Een Future Search stelt elke groep in staat om productief werk te leveren, als de basisprincipes en de juiste technieken worden toegepast.

> Anders dan anders De Future Search bijeenkomst is gebaseerd op een eenvoudig principe: als we werkelijk een nieuwe richting willen inslaan, moeten we structuren, werkvormen en processen gebruiken die in overeenstemming zijn met dit streven. Deze ambities (die we soms “cultuurverandering” of “paradigmaverschuiving” noemen) schijnen ongrijpbaar en moeilijk in gang te zetten. Maar het is gebleken dat ze binnen twee tot drie dagen onder bepaalde condities kunnen worden ervaren en tot praktisch voordeel kunnen worden uitgewerkt. Al lang en nog steeds wordt aangenomen dat de aanwezigheid van een deskundige spreker (of panel) die vragen van aanwezigen beantwoordt, de beste manier is om een grote groep bijeen te brengen. Men gaat er dan vaak van uit dat iemand anders de kennis die we nodig hebben in pacht heeft, en dat onze eigen kennis niet voldoet om grote vraagstukken op te lossen. Ook wordt gedacht dat we instructies van anderen nodig hebben om te kunnen doen wat we doen. De realiteit wijst anders uit en Future Search zet deze aannames op hun kop. In plaats van speeches en lezingen zijn er werksessies met een breed scala aan partijen die een belang hebben bij de uitkomst van de bijeenkomst. In complexe planningskwesties zijn principiële keuzes belangrijker dan expertise en data.

> Hoe Future Search werkt Future Search is gebaseerd op een eeuw aan studie en ervaring over veranderingsprocessen in de samenleving en in organisaties. Er is wereldwijd

w w w . p e r s p e c t i v i t y . o r g 3

inmiddels meer dan 15 jaar ervaring met Future Search. De basisprincipes en technieken waarop Future Search is gebaseerd zijn: • Breng het “hele systeem” bijeen: een dwarsdoorsnede van zoveel

geïnteresseerde partijen (belanghebbenden) als praktisch mogelijk. Dit betekent meer verscheidenheid (mensen die elkaar normaliter niet treffen) en minder hiërarchie dan gebruikelijk in een werkbijeenkomst.

• Groot denken, klein handelen: beschouw zaken in een ruim perspectief. Daarmee wordt het blikveld van mensen verruimd, begripsvorming en zingeving verhoogd, en de betrokkenheid om te handelen en de schaal van potentiële actie vergroot.

• Focus op de toekomst en gedeelde waarden. Dit houdt in dat bestaande problemen en conflicten worden veeleer als informatie worden beschouwd dan als centrale actiepunten. De aandacht is gericht op het zoeken naar overeenkomsten en de wenselijke toekomst.

• Zelfsturing en verantwoordelijkheid. De deelnemers zijn binnen de gezette taken en structuren zelf verantwoordelijk voor resultaat. Dit stimuleert de onderlinge interactie en het leerproces.

> Deelnemers De deelnemers aan de Future Search zijn de belanghebbenden, die samen het “hele systeem” van de organisatie vormen. Zij zijn degenen die beschikken over de informatie of deskundigheid, over bevoegdheid, autoriteit of de (financiële) middelen. Of het zijn de mensen die de impact van de uitkomst ondergaan - ongeacht status, (des)kundigheid of stellingname. De belanghebbenden zijn niet zomaar een vertegenwoordiging, worden niet slechts geconsulteerd, maar nemen volledig deel in de Future Search. Het uiteindelijke beleidskader of actieplan wordt dan ook volledig gedragen en door allen overeengekomen. Een groep van 50-70 diverse belanghebbenden is optimaal voor een hanteerbare werkvorm - groot genoeg om veel invalshoeken te omvatten en klein genoeg om de hele groep actief in dialoog te laten zijn tijdens elke stap in het proces. Voor grotere groepen kunnen conferenties parallel of opeenvolgend worden gehouden.

w w w . p e r s p e c t i v i t y . o r g 4

> Proces en werkvorm Future Search brengt gewoonlijk ongeveer een 60-tal mensen samen met als uitgangspunt dat ze belang hebben bij de toekomst van “X” (het onderwerp van de Future Search). Het is een grote-groeps-evenement waarbij het “hele systeem” actief bijeen komt om gedurende 16 tot 18 uur (verdeeld over 2 tot 3 dagen) aan een taakgerichte agenda te werken. Ervaring heeft geleerd dat mensen zich diep aan de opdracht verbinden gedurende dat tijdsbestek, met sterk verhoogde kans op blijvend resultaat. In een aantal wisselende sessies wordt het volgende proces doorlopen: • Stap 1: Het verleden: wat heeft ons hier gebracht?

w w w . p e r s p e c t i v i t y . o r g 5

Het doel van dit werk is dat de deelnemers elkaar leren kennen; tevens dat zij gezamenlijk hun wereld, waarden en geschiedenis in kaart brengen, waarbij duidelijk wordt waar verschillen en overeenkomsten zitten. Doordat ze allemaal dezelfde dingen gaan zien kunnen ze beter te begrijpen wat er in het heden aan de hand is.

• Stap 2: Het heden: waar staan we nu? Allereerst worden zoveel mogelijk trends en ontwikkelingen in kaart gebracht die nu en morgen hun invloed zullen doen gelden op de huidige realiteit van de deelnemers. Er wordt zowel naar plaatselijke ontwikkelingen gekeken als naar ontwikkelingen die op grotere schaal spelen.

• Stap 3: Het heden: wat doen wij zelf? Vervolgens kijken de deelnemers naar wat zij zelf als belanghebbenden doen, wat zij als zinvol ervaren en waar zij last van hebben. Dit verdiept het beeld van hun huidige realiteit, richt de schijnwerpers niet alleen op de wereld buiten hen, maar plaatst hen ook als spelers op het toneel.

• Stap 4: De toekomst: waar gaan we naar toe? In deze fase onderzoeken, formuleren en beleven de deelnemers hun wenselijke toekomst. Het gemeenschappelijke hieruit wordt naar voren gehaald en gebruikt als uitgangspunt voor de laatste fase van de conferentie.

• Stap 5: Realisatie van de toekomst: eerste stappen De toekomstvisie is natuurlijk geen absoluut gegeven en zal ongetwijfeld bijgesteld worden onderweg. De waarde van de gedeelde visie is dat zij het systeem nu energie en richting geeft en voorziet van een gemeenschappelijke basis voor actieplanning. De deelnemers kiezen het aspect waaraan ze willen werken om de wenselijke toekomst te realiseren. Concrete en haalbare stappen worden bepaald om daar te komen.

De deelnemers werken afwisselend in kleine gemengde groepen, in belangengroepen en in de plenaire bijeenkomsten. Een aantal stimulerende en variërende opdrachten worden gepresenteerd om de Future Search principes tot leven te brengen en de aanwezige capaciteit in de groep tot zijn recht te laten komen. Dit maakt een Future Search tot een dynamisch en vruchtbaar evenement.

> Simpel, niet gemakkelijk Het succes van een Future Search staat of valt met een goede planningsfase. Deze hoeft niet erg lang te zijn, maar het is essentieel om zoveel mogelijk aan de hiervoor

w w w . p e r s p e c t i v i t y . o r g 6

gestelde principes en suggesties te voldoen. Het invulling geven aan deze randvoorwaarden dient zorgvuldig te gebeuren. Het proces zelf is simpel, maar niet gemakkelijk. Een Future Search kan niet jaren van inertie of conflict goedmaken. Toch verbazen veel groepen zich erover hoeveel waarden zij delen en over hoeveel zaken ze het eens kunnen worden. Veel organisaties en gemeenschappen ontdekken slagkracht waarvan zij zich niet bewust waren en ondernemen acties die ze niet voor mogelijk hielden. Na een eeuw aan westerse studies over veranderingsprocessen kennen we geen betere manier om 16 uur te besteden dan door op een goed gestructureerde manier te zoeken naar gedeelde waarden en gedragen nieuwe plannen te maken.

> Follow-up De follow-up is primair de verantwoordelijkheid van het “hele systeem”. Het is niet ongebruikelijk dat tijdens of na de Future Search conferentie aan een aantal mensen wordt gevraagd om zich beschikbaar te stellen en zorg te dragen voor enige coördinatie, rapportage en communicatie. In veel gevallen worden werkgroepen opgericht om initiatieven verder vorm te geven. In de meeste gevallen besluit de groep om na 3-6 maanden nogmaals bij elkaar te komen om de voortgang te bespreken, meer of andere belanghebbenden te betrekken, het proces te revitaliseren en verder actie te plannen.

> Hoe te beginnen Het succes van Future Search staat of valt met de planningsfase. Een goede formulering van het thema, een gedegen begrip van de werkwijze en de consequenties daarvan en vooral een gedegen definitie van het systeem (de belangengroepen en de deelnemers) is cruciaal. Er is een ruim assortiment aan informatiemateriaal over Future Search beschikbaar, van boeken tot videobanden, mocht u meer details willen weten of indrukken verkrijgen. Zie ook www.futuresearch.net voor algemene achtergronden. Deze tekst is gebaseerd op een stuk van Dr. Ir. Han Rakels (han.rakels@kirin.nl), een ervaren facilitator op het gebied van Future Search en één van de eerste Perspectivity trainers.