Factuur MAKEN, OPSLAAN EN REGISTREREN IN SECONDEN

11
INHOUD: DIA 1 DE BESTANDEN DIA 2.1 DE AANMAAK VAN DE FACTUUR – STAP 1 EN 2 DIA 2.2 DE AANMAAK VAN DE FACTUUR - STAP 3 DIA 3.1 DE RESULTATEN – IN WORD DIA 4.1 -4.3 DE RESULTATEN IN ACCESS DIA 5.1 DE VERZONDEN FACTUREN NAAR EXCEL DIA 5.2 DE OPENSTAANDE FACTUREN NAAR EXCEL UITLEG -INSTRUCTIE/ DE FACTUUR Programma in Microsoft Office - GALENA Word-Sjablonen in 3 stappen met registratie in Access/Excel

description

Een voorbeeld van het maken van een factuur, opslaan en registreren in CLIENTDOSS

Transcript of Factuur MAKEN, OPSLAAN EN REGISTREREN IN SECONDEN

Page 1: Factuur MAKEN, OPSLAAN EN REGISTREREN IN SECONDEN

INHOUD:

DIA 1 DE BESTANDEN

DIA 2.1 DE AANMAAK VAN DE FACTUUR – STAP 1 EN 2

DIA 2.2 DE AANMAAK VAN DE FACTUUR - STAP 3

DIA 3.1 DE RESULTATEN – IN WORD

DIA 4.1 -4.3 DE RESULTATEN IN ACCESS

DIA 5.1 DE VERZONDEN FACTUREN NAAR EXCEL

DIA 5.2 DE OPENSTAANDE FACTUREN NAAR EXCEL

UITLEG -INSTRUCTIE/

DE FACTUUR

Programma in Microsoft Office - GALENA

Word-Sjablonen in 3 stappen met registratie in Access/Excel

Page 2: Factuur MAKEN, OPSLAAN EN REGISTREREN IN SECONDEN

DIA 1: DE BESTANDEN VAN GALENA: Mappen: SJABLONEN:

In de map “SJABLONEN” staan: de Word-sjablonen. Het gaat hier om de database en het bestand om de volgnummers op te hogen

• Alle facturen worden vanzelf opgeslagen in de map: “Boekhouding/facturen verzonden/jaar• De bestandsnaam wordt vanzelf opgebouwd met factuurnummer, bedrijf/naam, IDnr, omschrijving, datum en bedrag

In de bijbehorende database moeten de namen/adressen van contactpersonen zijn opgenomen.

(via het intakeformulier of formulier “nieuw contact” of rechtstreeks in de database)

Page 3: Factuur MAKEN, OPSLAAN EN REGISTREREN IN SECONDEN

DIA 2.1: De AANMAAK van de factuur- stap 1 en 2:

Met dit formulier worden de factuurgegevens ingevuld.

STAP 1: Open in “G:\GALENA ..\ “SJABLONEN” het Word-sjabloon: STAP 2: Vul de gegevens in:

•OPTIE: Als de factuur op een verzamelnota voor de verzekeringsmaatschappij vermeld moet worden, kruis je “niet verzenden” aan.

SELECTEER de geadresseerde uit de keuzelijst• de datum in

• selecteer de omschrijving• vul bedrag in• Als er is betaald: CONTANT OF

PIN• klik op OK

En klik op OKZodra de naam is geselecteerd, verschijnen de bijbehorende gegevens uit de database onderaan het scherm

Page 4: Factuur MAKEN, OPSLAAN EN REGISTREREN IN SECONDEN

STAP 3: KLIK OP “OPSLAAN” als de voorgestelde Directory en Bestandsnaam OK zijn.

DIA 2.2: DE AANMAAK van de FACTUUR - stap 3:

En KLAAR!

Op de volgende dia’s zijn de resultaten te zien.

Page 5: Factuur MAKEN, OPSLAAN EN REGISTREREN IN SECONDEN

Ingevuld is:Het polisnummerHet BSN nrDe adresseringHet factuurnummerHet klantnummerDe factuurdatumDe referentieDe omschrijvingDe behandeldatum/tijdHet bedragHet totaalContant of per pin betaaldHet betaalde bedrag en de datum van betaling

Opties: De naam van de behandelaar/therapeutBTW, bedrag excl. BTW, uiterste betaaldatum

DIA 3.1: DE RESULTATEN –de FACTUUR in Word:

Dit is een voorbeeld voor therapeuten. Er zijn vele opties mogelijk

Page 6: Factuur MAKEN, OPSLAAN EN REGISTREREN IN SECONDEN

Tab 01 – Persoonsgegevens

DIA 4.1: DE RESULTATEN –in ACCESS Cliëntendossier/tab facturen:

Zoek de naam in de keuzelijst door de eerste letters van de naam te typen.

In de map sjablonen: de database openen. Klik op

Daarna TAB 07 FACTUREN

Met een hyperlink naar de factuur in WORD

Page 7: Factuur MAKEN, OPSLAAN EN REGISTREREN IN SECONDEN

DIA 4.2: DE RESULTATEN –in ACCESS OVERZICHT VERZONDEN FACTUREN

Klik in het START MENU VAN ACCESS OP:

Klantnr factuurnr betaald door cliënt/door Verzekeringmij hyperlink naar factuur inWord

Met de knop uit het START menu -kies je voor een bepaalde periode .

Het overzicht over deze periode komt dan als Excel-bijlage in de Inbox van Outlook, zie dia 5.1.

Voor de overzichten zijn vele (lay-out)opties/vaste perioden mogelijk

Page 8: Factuur MAKEN, OPSLAAN EN REGISTREREN IN SECONDEN

DIA 4.3: DE RESULTATEN –in ACCESS OVERZICHT OPENSTAANDE FACTUREN

Klik in het START MENU VAN ACCESS OP:

Als je de factuur selecteert, verschijnen de factuurgegevens in het onderste gedeelte.

Als de factuur NIET betaald zou zijn, verschijnt hij in de keuzelijst

Voer vervolgens rechts: •de datum van betaling •en het betaalde bedragin

Als betaaldatum/bedrag is ingevuld, valt deze van de openstaande facturen lijst af.Met de knop gaat dit overzicht als Excel-bijlage naar de Inbox van Outlook, Zie ook dia 5.1.

Page 9: Factuur MAKEN, OPSLAAN EN REGISTREREN IN SECONDEN

Met de knop uit het STARTmenu van Access, wordt een factuuroverzicht over een bepaalde periode (zie ook dia 4.2)

als EXCEL-bijlage naar Outlook verzonden.

DIA 5.1: DE RESULTATEN –in EXCEL OVERZICHT VERZONDEN

FACTUREN

Het email-adres kan standaard worden vermeld.

het Excel bestand

Page 10: Factuur MAKEN, OPSLAAN EN REGISTREREN IN SECONDEN

Met de knop uit het STARTmenu van Access

gaan de OPENSTAANDE facturen als EXCEL bijlage naar Outlook

DIA 5.2: DE RESULTATEN –in EXCEL OVERZICHT

OPENSTAANDE FACTUREN

Het email-adres kan standaard worden vermeld.

verzenden

Zo ziet het Excel bestand er uit

Page 11: Factuur MAKEN, OPSLAAN EN REGISTREREN IN SECONDEN

Amsterdam en Osterwald –D

Marijke Barkey

Vragen bij voorkeur via email: [email protected]

Barkey’s Office Solutions & Secretarial Services