Van factuur tot boeking met ExactBarry van der Meij

Agenda

• Hoe worden facturen nu verwerkt?• Waarom veranderen?• Exact, Readsoft en Nobel• Proces binnenkomende facturen• Demonstratie• Vraag & Antwoord

• Nog steeds veelal handmatige boekingen

• Interne distributie• Eigen registers en referentielijsten

Hoe werken we nu?

Wat is de status van een factuur?

Mag deze factuur al betaald worden?

De budgethouder is niet op kantoor….

Wie heeft die factuur goedgekeurd?

Waarom veranderen?

• E-Invoicing in opkomst• Toename informatiebehoefte• Verschijningsvorm van documenten

verandert• Time to market, focus op cash

Exact, Nobel en Readsoft

• Jarenlang partnership– Exact als ERP– Readsoft als “scen” oplossing– Nobel als development partner

Readsoft• ReadSoft Invoices: één platform als verzamelpunt voor

alle ontvangen facturen ongeacht het formaat: papier of elektronisch

• Zodoende maakt u gebruik van één applicatie voor het automatiseren en digitaliseren van uw document gerelateerde processen

“scennen” met readsoft• Separatie

• Scheiden van documenten a.d.h.v herkenning of pagina scheiding.

• Classificatie• Herkennen van documenttypen

• Overeenkomsten• Content• Andere methoden (barcode, industrie, e.a.)

• Extractie• Herkennen va document specifieke gegevens o.b.v. Business regels

• Nakijken van resultaten

Readsoft – het proces

PapierEmailFaxEDI

Collect Transform Deliver

Collect; Vanuit meerdere bronnen en formatenTransform; Automatisering geeft minder kosten, meer snelheid en betere efficiency. Deliver; naar achter liggende systemen

Medewerker Kantoor

Exact GlobeSynergyAnder ERP

Factuur tot betaling

BetaalAutomatisch vanuit Exact Globe

AutoriseerGoedkeuren via web Opvolgend / gelijktijdig Via APP

Lever afAls Boeking in Exact

ClassificatieOp basis van masker Juiste gegevens

Ontvangst factuurbericht (papier / e-mail / EDI)Separeer Scan Archiveer

Factuur goedkeuren via app

Factuur verrijking

Demonstratie

Voordelen• Vermindering aantal fysieke handelingen

• Transparantie: volledig inzicht in factuurstroom door uitgebreide rapportagemogelijkheden

• Centraal archief

• Snellere afhandeling factuurproces

• Plaats- en tijdonafhankelijk fiatteren door webapplicatie

• Kosten reeds inzichtelijk in cashflow voor fiattering