Easy Distribution“ Het hybride model voor digitalefactuurverwerking”

Webinar eFacturatie

Drs. M. (Martin) van Esschoten

Donderdag 2 juli

13.00 – 14.00 uur

2

Agenda

• ICreative bv• Wat is eFacturatie• Regelgeving eFacturatie• Verkoopfacturen versturen• Inkoopfacturen ontvangen

– Formaten– Distributievormen– Hybride oplossing

• Efficiënter verwerken van ontvangeninkoopfacturen

3

ICreative bv

• Opgericht in 2001• Kernactiviteit: Budget-to-Pay solutions• Gerenommeerd

– Basware– Kofax– Value Added Solutions

• Klanten in profit en non-profit; zoals Sogeti, AkzoNobel, Ministerie LNV, UWV, Endemol en KPMG

• Ons succes– klantwens centraal;– pragmatische werkwijze; – proces- en materiedeskundig personeel;– bewezen oplossingen.

4

eFacturatie

• eFacturatie: een papierloos proces rondom het versturenén ontvangen van facturen– Digitaal versturen van Verkoopfacturen– Digitaal ontvangen van Inkoopfacturen

• Voordelen digitaal versturen– Kosten en milieu besparend (papier/porto en manuele

handelingen);– geen vertraging door post;– meer zekerheid over verzenden/aankomst dan papieren

facturen.

• Manieren:– 1 op 1 (e-mail of FTP)– Portaal (versturen of ophalen)– Hubs (‘vertaal’ service) o.a. Basware BT en TNT elektronisch

zakendoen

5

Regelgeving eFacturatie

• Ministerie Economische Zaken, project eFacturatie overheid:– Marco Pastors, ambassadeur– UBL 2.0 als standaard

• Ministerie Financiën– Minister Jan Kees de Jager– Geen digitale handtekening– PDF, Word, XML, CSV = origineel– Site: http://www.belastingdienst.nl/belastingconsulent/nieuwsbrief/nieuwsberichten/2009-02-24-09_efactureren.html

6

Regelgeving eFacturatie

7

Verkoopfacturen digitaal versturen

• Daadwerkelijk versturen:– Standaard ERP functionaliteit (vaak 1 bestandsformaat);– diverse gespecialiseerde tools zoals Streamserve;– versturen via Hubs– volledig uitbesteden.

• Uitdagingen:– Bijhouden extra masterdata (hoe een bepaalde leverancier

zijn/haar factuur wenst te ontvangen).

• Nabije toekomst:– ICreative Tool die extra masterdata kan managen indien ERP

dit niet ondersteund;– Automatisch versturen, afhankelijk van wensen debiteur;– Hybride (1:1, als ook via externe hubs);– Ook geschikt voor intercompany facturen;– Publicatie op Verkoopfacturen portaal.

8

Inkoopfacturen digitaal ontvangen

• Voordelen digitaal ontvangen– Reductie manuele handelingen– Meeste voordelen indien ook digitaal verwerken

• Digitale formaten– PDF– CSV– Word– XML

• Standaard van de leverancier• Standaard van de afnemer• UBL 2.0• XML-hr• Etc.

• Distributie– Ontvangen via een Hub (Basware BT, TNT Elektronisch zakendoen

etc.)– Ftp– Ophalen van een Portaal– Of……

9

Factuur per e-mail

10

Nadeel: verschillende processencontroleren• Papier• Hub• E-mailadressen• FTP• Portals….

• Verschillende formaten

• Waar gaat dit heen?• En hoe kunt u de kosten in de hand houden?

11

Onze oplossing

• Easy Distribution; Ed• Ed Ontvangt; oplossing die de verschillende

distributiekanalen kan monitoren– Leest e-mailadressen uit; bijv: facturen@uwbedrijf.nl– Haalt automatisch facturen van FTP-sites en/of HUBS– Vertaalt alles naar één formaat!

• XML, CSV (standaarden)• PDF OCR-engine

– Oftewel een hybride model

• De cliënt valideert bovendien of de facturen voldoen aan opgestelde criteria

• Directe koppeling met de ERP applicatie of factuur verwerkingsapplicatie

• Implementatie 1-3 dagen, afhankelijk van de wensen

12

Ed Ontvangt: Procesoverzicht

post Fastscan / Kofax

Hub en/of FTP

e-mail (1:1 connectie)

terugkoppeling

Fact

ure

nle

vera

nci

ers

Ed ontvangt

xml

csv

txt

pdf

1

formaat

+

afbeelding

12

Dashboard

13

Efficiënter verwerken van ontvangeninkoopfacturen• Voordelen digitale verwerking:

– Hogere productiviteit– Hogere kwaliteit– Procesbeheersing

• Eigenschappen– Scannen papieren facturen– Inlezen digitale facturen– Coderen kostenfacturen– Matchen orders– Routeren naar budgethouders– Integratie ERP– Rapportage

14

Digitaal verwerken

AP• Coderen

• Matchen

• Routeren

• Proces bewaken

• Boeken

Budgethouder• Codering Δ

• Controleren

• Goedkeuren

• Persoonlijk Archief

ED(Digitalefacturen)

o.a. XML/XBRL/

UBL2.0

én

PDF

Admin / Monitor / KPI

Expense Portal

SCANNEN• Fastscan

• Kofax

• Scansys

• TNT Scanpost

• Uitbesteden

ERP

OM

CM

Auto flow

Order masterdata

Grootboek schemaBoekenMasterdata

Budget Control

Actueel beeld van

beschikbaar budget

boekingen

15

Scannen van inkoopfacturen

Een voorbeeld van de schermindeling van Kofax waarbij, indien van toepasssing, de gegevens direct kunnen worden aangepast/ingevuld.

16

Automatisch matchen orders

De module is eenvoudig in te zetten en is tevens in eigen beheer. U kunt bijvoorbeelddiverse toleranties zelf beheren voor verschillende leveranciers/companies voor het automatisch matchen van ordergerelateerde facturen. Daarbij kunt ook actiesdefinieren in geval van een match of mis-match

17

Coderen van kostenfacturen

-Boeken van een kostenfactuur kan onder andere met behulp van een‘bookingtemplate’ en vervolgens automatisch worden verstuurd naar de betreffende budgethouder(s) via de Autoflow.-Indien een ordernummer is ingevuld, kunnen de orderregels direct opgeroepen worden.

18

Budgethouder kan facturencontroleren

19

Integratie

• Ervaring met:– AccountView– Afas– Axapta– Baan– Coda– Exact– SAP– Navision– Oracle– Et cetera.

20

Rapportage

21

Implementatie

• Doorlooptijd van 2-3 maanden is reëel.• Scheppen van de juiste verwachtingen is “Key”.• Definitiestudie, technische implementatie, functionele

configuratie, testen, finetunning, training en oplevering.

• Alle klanten van ICreative zijn een referentie!

22

Wrap-up

• Regelgeving is voor Nederland positief gewijzigd

• Diverse leveranciers die e-mail/PDF willen versturen

• Ed Ontvangt is de hybride oplossing voor het automatisch inlezen van facturen– per e-mail– ftp– eventueel externe hubs

• Verder digitaal verwerken van inkoopfacturen mogelijk voor het automatisch matchen met orders/contracten en het automatisch routeren naar budgethouders

• Integratie met ERP omgeving

• Uitgebreide rapportages en proces monitoring

23

Easy DistributionOptimale e-facturatie!

www.icreative.nl

Vragen/meer info?

Kevin Verlangenkverlangen@icreative.nl