Een goed personeelsdossier | 0

Een goed personeelsdossier | 1

Eerste druk: | augustus 2014

Ontwerp en opmaak: | The People Company Woensdrecht

Tekstbewerking: | Jos van Calsteren

Uitgever: | Jos van Calsteren, The People Company Woensdrecht

© 2014 Jos van Calsteren / The People Company Woensdrecht

Behoudens uitzondering door de wet gesteld, mag zonder schriftelijke toestemming van de

rechthebbende(n) op het auteursrecht, c.q. de uitgever van deze uitgave door de rechthebbende(n)

gemachtigd namens hem (hen) op te treden, niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of

openbaar worden gemaakt doormiddel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins hetgeen ook van

toepassing is op de gehele of gedeeltelijke bewerking.

De uitgever is met uitsluiting van ieder ander gerechtigd de door derden verschuldigde vergoedingen

voor kopiëren, als bedoeld in art. 17 lid 2. Auteurswet 1912 en in het KB van 20 juni 1974 (Stb. 351)

ex artikel 16b., te innen en/of daartoe in en buiten rechte op te treden.

Een goed personeelsdossier | 2

E-book

Een goed

personeelsdossier

Hoe doe je dat?

Een goed personeelsdossier | 3

Inhoudsopgave

Inleiding ...................................................................................................... 4

Doelen van het personeelsdossier ................................................................... 5

Een personeelsdossier heeft meerdere doelen: .............................................. 5

Personeelsdossier op papier of elektronisch? .................................................... 6

Het papieren personeelsdossier ...................................................................... 6

Wat moet er in het papieren personeelsdossier? ............................................ 6

Voorblad personeelsdossier. ........................................................................ 7

Het elektronische personeelsdossier ................................................................ 8

Wat moet er in het elektronische personeelsdossier? ...................................... 8

Bestandsformaat. ....................................................................................... 8

Omgaan met personeelsdossiers ..................................................................... 8

Hoe lang moet je stukken bewaren? ............................................................. 8

Waar moeten papieren personeelsdossiers bewaard worden? .......................... 9

Scheiding personeelszaken en salarisadministratie. ........................................ 9

Hoe moeten elektronische personeelsdossiers opgeslagen worden? .................. 9

Documenten uit het personeelsdossier halen. ............................................... 10

Bijlage: voorbeeld van een Voorblad Personeelsdossier .................................... 11

Een goed personeelsdossier | 4

Inleiding

Het personeelsdossier is de basis van uw personeelsadministratie, daarmee

vertel ik u waarschijnlijk niets nieuws. Het personeelsdossier is op een

aantal punten afwijkend van andere dossiers zoals projectdossiers en

financiële dossiers en verdient daarom een eigen handleiding.

In de praktijk van het MKB blijkt er niet altijd even efficiënt en correct

omgesprongen te worden met personeelsdossiers. Logisch, meestal is het

de oprichter van het bedrijf die bij het aannemen van zijn eerste werknemer

zou moeten beginnen met het eerste personeelsdossier. En meestal zijn

oprichters van groeiende bedrijven vooral goed in hun vak, en dat is

meestal niet administratie of archivering. Overigens geldt dat vaak ook voor

personeelsmedewerkers. Die zijn liever met mensen bezig dan met papier.

Toch is het goed bijhouden van personeelsdossiers een absolute noodzaak.

Als naslagwerk voor de medewerker, voor personeelszaken en voor de

leidinggevenden. Maar zeker ook indien de gang naar de rechter gemaakt

moet worden, en dat hoeft heus niet alleen voor een ontslag te zijn. Een

goed personeelsdossier voorkomt discussies met uw personeel, beperkt uw

risico’s en vermijdt “verborgen personeelskosten”. Om maar niet te spreken

van naheffingen van de belastingdienst of loonsancties van het UWV.

In dit E-book vindt u een praktische handleiding voor uw personeelsdossiers

waar u zeker uw voordeel mee kunt doen. Voor vragen en suggesties kunt u

zich uiteraard tot mij richten: jos@thepeoplecompany.nl of 06-50598271.

Om uw actuele praktische kennis op personeelsgebied up-to-date te houden

kunt u regelmatig mijn website www.josvancalsteren.nl bezoeken, en, als u

dat niet al heeft gedaan, uzelf abonneren op mijn maandelijkse nieuwsbrief.

Veel succes!

Ossendrecht, augustus 2014

Jos van Calsteren

NB. Ik gebruik in mijn teksten omwille van de leesbaarheid alleen de mannelijke

persoonsvorm. Maar daar bedoel ik natuurlijk ook vrouwen mee.

Een goed personeelsdossier | 5

Doelen van het personeelsdossier

Een personeelsdossier heeft meerdere doelen:

Het is een naslagwerk voor personeelszaken: “wat hadden we hier nu

precies over afgesproken bij zijn aanname”, “hoe is de

salarisprogressie van deze medewerker tot nu toe geweest”, “wat zijn

nu precies zijn pensioenaanspraken” enz.

Het is een naslagwerk voor de leidinggevende en de directie: “is hij

hier nooit eerder op aangesproken”, “hoe heeft mijn voorganger hem

beoordeeld op dit punt”.

Soms ook wil de accountant of de belastingdienst in het

personeelsdossier kijken, bijvoorbeeld naar de kopie van het

identiteitsbewijs. Bij langdurige ziekte moet u misschien aan het UWV

aantonen dat u aan alle vereisten van de Wet Poortwachter heeft

voldaan.

Een zeer belangrijk maar soms vergeten doel van het

personeelsdossier is dat het de belangrijkste bron van informatie is bij

rechtszaken tegen de werknemer. Daar wil je natuurlijk niet teveel bij

stil staan op het moment dat je iemand aanneemt, maar het is toch

nodig daar meteen al rekening mee te houden. Achteraf een dossier

opbouwen kost enorm veel extra tijd, is bijna nooit volledig en

daardoor vaak eenzijdig. Overigens zijn er meer rechtszaken tegen

werknemers dan alleen ontslagzaken, denk bijv. ook aan door een

werknemer veroorzaakte schade, loonvorderingen of

pensioenaanspraken.

Een goed personeelsdossier | 6

Personeelsdossier op papier of elektronisch?

Veel bedrijven hebben tegenwoordig voor elke

medewerker twee personeelsdossiers: één op

papier en één elektronisch. Als u goede

faciliteiten heeft voor het scannen van

documenten is een elektronisch dossier erg

handig, zeker als meerdere mensen er inzage in

moeten hebben. Ik behandel ze hieronder beide.

Het papieren personeelsdossier

Wat moet er in het papieren personeelsdossier?

een kopie van een identiteitsbewijs waaruit de nationaliteit van de

werknemer blijkt. Dus geen rijbewijs. U moet de kopie zelf maken

vanaf het origineel en op de kopie schrijven: “Door mij persoonlijk

gekopieerd vanaf het origineel op datum….” gevolgd door uw naam en

handtekening. U wordt overigens geacht de echtheid van een

identiteitsbewijs aan de hand van de echtheidskenmerken te kunnen

controleren, zie deze link.

de sollicitatiebrief, het CV, kopieën van diploma’s van de belangrijkste

opleidingen (liefst door u zelf gemaakt vanaf het origineel) en de

gespreksverslagen van de sollicitatiegesprekken. Reden: liegen tijdens

sollicitatie of valse diploma’s laten zien kan reden voor ontslag zijn,

maar dan moet u dat wel aan kunnen tonen.

de aanstellingsbrief, ook wel bevestiging dienstverband genoemd. In

een goede tekenprocedure voor de arbeidsovereenkomst met nieuw

aangenomen personeel heeft deze brief een belangrijke plaats. In een

volgend e-book meer hierover.

de getekende arbeidsovereenkomst.

alle eerdere getekende arbeidsovereenkomsten (o.a. vanwege

eventuele pensioenaanspraken)

alle correspondentie met betrekking tot de pensioenregeling, zeker

wijzigingen daarin. Communiceer wijzigingen in de pensioenregeling

dus niet alleen mondeling of per email maar altijd (ook) per gewone

brief.

Een goed personeelsdossier | 7

alle andere overeenkomsten met de werknemer. Bijvoorbeeld over

auto van de zaak, een variabele beloning of bonusregeling, eigen

aansprakelijkheid voor veroorzaakte schade enz. Alleen de laatste en

de voorlaatste versie van deze overeenkomsten bewaren is genoeg.

het door de werknemer getekende functieprofiel of functie-

beschrijving. Het is handig om in de arbeidsovereenkomst alleen de

functienaam te vermelden, en de functie goed te omschrijven in een

apart functieprofiel. Dit functieprofiel wordt dan elk jaar geüpdate of

in elk geval bekrachtigd. Zodoende ligt altijd vast welke taken de

werknemer in elk geval behoort te doen en wat zijn bevoegdheden en

verantwoordelijkheden zijn.

door de werknemer “voor gezien” getekende originele formulieren van

beoordelings- en functioneringsgesprekken.

Als de leidinggevende gedurende het jaar aantekeningen maakt

specifiek over een medewerker die hij/zij voor de beoordeling gebruikt

(aanbevolen!), dan ook een kopie daarvan.

Gespreksverslagen van correctiegesprekken, waarschuwings-

gesprekken enz. En uiteraard de na een waarschuwingsgesprek

aangetekend verstuurde waarschuwingsbrief, met het door de

werknemer getekende ontvangstbewijs (zgn. HVO: Handtekening Voor

Ontvangst). Zo hoeft u bij disfunctioneren geen “dossieropbouw” te

gaan doen, het dossier is er dan altijd.

Voorblad personeelsdossier.

Het is handig om als eerste pagina van het personeelsdossier een

voorblad/inhoudsopgave op te nemen waarop de vaste onderdelen van het

dossier vermeld zijn. Hierop dan bij elk onderdeel de datum noteren van het

document wat in het dossier gedaan wordt. Voor functieprofielen en

beoordelingsformulieren dus ruimte houden voor veel datums! Achterin dit

E-book treft u een voorbeeld van een Voorblad personeelsdossier aan.

Een goed personeelsdossier | 8

Het elektronische personeelsdossier

Wat moet er in het elektronische

personeelsdossier?

Heeft u de mogelijkheid van elektronische

personeelsdossiers, dan is het simpel: sla gewoon

alles wat met een medewerker te maken heeft erin

op. Dus correspondentie (emails!),

gespreksverslagen, declaraties, salarismutaties,

salarisstroken en alles wat hierboven genoemd is bij het papieren dossier.

Bestandsformaat.

Gebruik voor de documenten in het elektronische personeelsdossier een

bestandsformaat dat over vele jaren ook nog steeds geopend kan worden,

bijv. PDF. Voor uw email, database, tekstverwerking of spreadsheet

gebruikt u over 5 of 10 jaar misschien wel hele andere software dan u nu

doet en dan is het maar de vraag of die nieuwe software uw oude

documenten nog kan openen. De laatste jaren speelde dit vooral bij email.

Omgaan met personeelsdossiers

Hoe lang moet je stukken bewaren?

In tegenstelling tot andere dossiers waar vaak een bewaartermijn van 5 of 7

jaar voor geldt, is het verstandig om personeelsdossiers te bewaren tot

minimaal een jaar na het overlijden van de medewerker. Dat is niet

wettelijk vastgelegd, maar voor het eigen bedrijfsbelang. Het zal niet de

eerste keer zijn dat de erfgenamen van een overleden medewerker

aanspraak proberen te maken op vermeende pensioenrechten.

Een goed personeelsdossier | 9

Waar moeten papieren

personeelsdossiers bewaard worden?

Op één centrale plaats in het bedrijf. Meestal

is dat op de personeelsafdeling of bij de

directie. Personeelsdossiers horen in een

afgesloten kast in een kamer die buiten

kantooruren ook op slot gaat. Zorg dat ook de

schoonmakers er niet bij kunnen!

Leidinggevenden hebben vaak kopieën van sommige documenten (bijv.

beoordelingen) die ook in het personeelsdossier zitten. Zie erop toe dat ook

deze goed in een kast achter slot zitten.

U bent er wettelijk (Wet op de Privacy) verantwoordelijk voor dat de privacy

van de werknemer deugdelijk gewaarborgd wordt.

Scheiding personeelszaken en salarisadministratie.

Wat grotere bedrijven laten hun salarisadministratie vaak niet door de

afdeling Personeelszaken doen maar door de afdeling Administratie of

Boekhouding. Daar is zeker iets voor te zeggen, de aard van het werk past

er beter en men heeft er meer kennis van belastingen e.d. Ook vanuit

oogpunt van functiescheiding heeft een scheiding tussen het initiëren en het

uitvoeren van betalingen de voorkeur. In dat geval is het handig of nodig

om salarisdossiers apart te houden van personeelsdossiers. Zorg dan wel

dat uw personeelsmedewerker(s) gemakkelijk toegang hebben tot de

salarisdossiers. Omgekeerd is meestal minder nodig.

Hoe moeten elektronische personeelsdossiers opgeslagen worden?

Zorg dat de toegang tot de elektronische personeelsdossiers goed

afgeschermd is, het gaat immers om vertrouwelijke informatie. Denk daarbij

ook aan uw ICT-personeel, vaak vergt het extra maatregelen om zaken voor

hen af te schermen. De beste optie is vaak om de bestanden te versleutelen

(“encrypten”) en de ontsleutelcode (vaak in de vorm van een zgn. token)

alleen aan de personeelsmedewerkers te geven. Is er maar één

personeelsmedewerker dan heeft meestal de directeur ook de

ontsleutelcode. In HR-informatiesystemen is vrijwel altijd de mogelijkheid

van een elektronisch personeelsdossier aanwezig. Maar voordat u dat gaat

gebruiken is het goed met uw leverancier te bespreken hoe de beveiliging

geregeld is en wie van zijn medewerkers er bij kunnen.

Een goed personeelsdossier | 10

Documenten uit het personeelsdossier halen.

Haal nooit zomaar documenten voor langere tijd uit het dossier. Doe er dan

in elk geval een A4-tje voor in de plaats met daarop wie op welke datum

welk document heeft meegenomen, en noteer de datum waarop de

betreffende persoon het document terug zal brengen in uw agenda. Ook als

dat de directeur is. Een kopie van het document maken werkt ook, maar

vraag ook dan de kopie op een afgesproken datum terug en vernietig deze.

Ga bij elektronische personeelsdossiers geen bestanden mailen o.i.d. maar

maak zelf een afdruk en behandel deze als de papieren kopie (terugvragen

dus!). Elk document in een personeelsdossier is immers per definitie

vertrouwelijk.

Een goed personeelsdossier | 11

Bijlage: voorbeeld van een Voorblad Personeelsdossier

Personeelsdossier van <naam medewerker>VERTROUWELIJK!

Documentnaam Datum van

document

Documentnaam Datum van

document

Gewaarmerkte kopie van

identiteitsbewijs

Curriculum vitae

Sollicitatiebrief Verslag eerste

sollicitatiegesprek

Verslag tweede

sollicitatiegesprek

Verslag arbeidsvoor-

waardengesprek

Aanstellingsbrief (getekend

door medewerker)

Pensioenreglement

(getekend voor ontvangst)

Kopie van diploma Kopie van diploma

Kopie van diploma Kopie van diploma

Arbeidsovereenkomst Arbeidsovereenkomst

Arbeidsovereenkomst Arbeidsovereenkomst

Arbeidsovereenkomst Arbeidsovereenkomst

Arbeidsovereenkomst Arbeidsovereenkomst

Overeenkomst auto van de

zaak (incl. leaseovereenk.)

Overeenkomst auto van de

zaak (incl. leaseovereenk.)

Overeenkomst variabele

beloning

Overeenkomst variabele

beloning

Studieovereenkomst Studieovereenkomst

Studieovereenkomst Studieovereenkomst

Verslag correctiegesprek Verslag correctiegesprek

Verslag

waarschuwingsgesprek

Verslag

waarschuwingsgesprek

Brief waarschuwings-

gesprek met HVO

Brief waarschuwings-

gesprek met HVO

Getekend formulier

beoordelingsgesprek

Getekend formulier

beoordelingsgesprek

Getekend formulier

functioneringsgesprek

Getekend formulier

functioneringsgesprek

Getekend functieprofiel Getekend functieprofiel

Getekend formulier

beoordelingsgesprek

Getekend formulier

beoordelingsgesprek

Getekend formulier

functioneringsgesprek

Getekend formulier

functioneringsgesprek

Getekend functieprofiel Getekend functieprofiel

Getekend formulier

beoordelingsgesprek

Getekend formulier

beoordelingsgesprek

Getekend formulier

functioneringsgesprek

Getekend formulier

functioneringsgesprek

Getekend functieprofiel Getekend functieprofiel

Getekend formulier

beoordelingsgesprek

Getekend formulier

beoordelingsgesprek

Getekend formulier

functioneringsgesprek

Getekend formulier

functioneringsgesprek

Getekend functieprofiel Getekend functieprofiel

Datums met potlood invullen!