EEN EFFICIËNTE NETWERKBIJEENKOMST: ZO DOE JE DATSpant in gesprek over netwerkbijeenkomsten

Een efficiënte netwerkbijeenkomst: zo doe je datWe horen het nog regelmatig van onze opdrachtgevers; het is best lastig om een efficiënte netwerkbijeenkomst te orga­niseren. Niet onbelangrijk, want netwerken is een heel belangrijk doel van veel bijeenkomsten. Hoe regel je dé netwerkbijeenkomst die méér is dan een gezellig samenzijn, en waar bezoekers mensen leren kennen die iets toevoegen aan hun eigen skills en netwerk?

Bij Spant denken we mee over vormgeving en invul­ling van bijeenkomsten. We hosten regelmatig netwerkbijeenkomsten en weten een inhoudelijk programma te vertalen naar het gewenste effect. We maken effectieve én praktische plannen, waarbij we mensen aansporen om al dan niet samen met anderen kennis te delen en te ontwikkelen! Omdat we in oplossingen denken in plaats

van in problemen, delen we onze kennis graag. Welke middelen kun je bijvoorbeeld inzetten om daadwerkelijk een échte netwerkbijeenkomst te maken? Hoe zorg je ervoor dat mensen uit hun vertrouwde groepje stappen, en in contact komen met de juiste personen? In deze whitepaper laten we je kennis maken met een aantal tools die handig zijn om hiervoor in te zetten, en komen er een aantal netwerkprofessionals aan het woord. Alles om van jouw evenement een geslaagde netwerkbijeenkomst te maken!

Onze tips voor een geslaagde netwerkbijeenkomst:1 Voorkennis is key2 Ken de deelnemers en

maak ze kenbaar3 Live communicatie werkt4 Technologie als hulpmiddel5 Make it fun!

Matthijs Otto (NetworkTables), Marga Groot Zwaaftink (Commgres), Margriet de Groot (Networkapp), Erik Peekel (Aaaaha the Actor Factory), Daphne Medik (DMM communication, eBoek: dmmcommunication.nl) en Imara Holtrop (Shake On) maakten het publiceren van deze whitepaper mogelijk. Zij faciliteren verschillende tools om een optimale netwerkbijeenkomst neer te zetten.

Deelnemers

Veel mensen vinden het lastig om zo maar op iemand af te stappen. Ondanks de beste intenties zoeken mensen vaak eerst bekenden op. En als die er niet zijn, laten ze het volledig afhangen van het toeval: ze knopen bijvoorbeeld een gesprekje aan met de persoon die naast ze zit tijdens een workshop.

Uit diverse onderzoeken naar sociale netwerkstructuren blijkt echter dat het hebben van een sterk netwerk mensen niet alleen vooruit helpt in hun carrière, maar ook in hun sociale leven. Het gaat daarbij namelijk niet alleen om je eigen carrière, maar ook om die van anderen. Netwerkers helpen elkaar.

Waarom netwerken?

Social capital wordt steeds belangrijker: tegenwoordig is niet alleen wat je kunt, maar ook wie je kent enorm van belang. Marga Groot Zwaaftink is Meeting Designer en helpt mensen bij het organiseren en samenstellen van congressen. Zij weet alles van het belang van social capital en legt het graag uit:

Aan de ene kant moeten er mensen in je netwerk zitten die jij zelf snel nodig hebt of zou kunnen hebben. Aan de andere kant heb je ook mensen nodig, waar je normaal gesproken misschien minder snel mee in aanraking komt. Deze mensen denken namelijk anders dan jij, waardoor jij weer nieuwe inzichten krijgt en tot nieuwe resultaten kunt komen. Hiermee creëer je jouw social capital. Toevallige ontmoetingen kunnen heel belangrijk zijn. In sommige ontmoetingen zie je op het moment zelf misschien weinig waarde, maar achteraf kunnen ze juist van onschatbare waarde blijken. Iedereen heeft zelf namelijk ook weer een netwerk! Daarnaast, wie weet kom je bijvoorbeeld twee maanden na een congres in aanraking met een situatie, waarvoor je een specifieke persoon tóch kunt contacten. – MARGA GROOT ZWAAFTINK

‘‘

‘‘

Beide groepen mensen in je netwerk moeten groeien, maar je hebt maar beperkt tijd om te netwerken. Zorg daarom dat je ook bewust netwerkt. Iedereen maakt bewuste keuzes: het ene evenement ga je wel heen, het andere niet. Als je weet waar je blinde vlekken zitten in je netwerk, bedenk dan goed waar je deze contacten gaat vinden.

Een sterk netwerk is niet per sé een groot netwerk. De manier waarop mensen omgaan met hun netwerk heeft op veel zaken invloed: kansen op de arbeidsmarkt, succes in werk en sociaal leven. Toch heerst bij veel mensen het idee dat je een heel extravert en sociaal type moet zijn om goed te kunnen netwerken. Dit is volgens Margriet De Groot van Netwerkapp echter niet noodzakelijk.

Margriet De Groot doet promotie onderzoek naar netwerkgedrag en gamification van netwerkvaardigheden aan de Technische Universiteit Eindhoven. Netwerkgedrag dat bij je past is sterk afhankelijk van je persoonlijkheid. De Groot ontwikkelde daarom een test, de Networktrainer (www.netwerktrainer.eu), waarmee je kunt ontdekken welk netwerktype je bent. Na het maken van de test krijg je advies over hoe je effectiever om kunt gaan met je eigen netwerk. Veel mensen missen kennis over de werking en opbouw van netwerken, en missen een stok achter de deur om er actief mee om te gaan. Deze test biedt mensen inzicht en handvatten om actief aan de slag te gaan met hun eigen netwerk, op hun eigen manier.

Ik ben geen netwerker

De juiste mensen elkaar laten ontmoeten, maar ook het juiste moment faciliteren waarop mensen elkaar ontmoeten. Dát is de uitdaging voor de organisator van

een netwerkevenement. Hoe regisseer je spontane ontmoetingen? En hoe zorg je ervoor dat mensen het gevoel hebben dat de ontmoeting spontaan is?

Faciliteren van ontmoetingen

Te vaak kwamen we thuis met het gevoel dat we kansen gemist hadden. Dat de mensen die we wilden ontmoeten er wel waren, maar dat we ze niet gesproken hadden. En bovendien vonden we het moeilijk om in een grote groep mensen te ontdekken met wie je nu zou moeten praten. Het succes van een congresbezoek hing meestal af van de toevallige ontmoetingen bij de koffietafel of in workshoprondes. Dit is de reden dat wij de Netwerkapp hebben ontwikkeld. – ELMA BASSA, OPRICHTER NETWERKAPP

‘‘ ‘‘#1 Maak gebruik

van voorkennisNetwerken start eigenlijk al vóór de bijeenkomst. Vaak worden er deelnemerslijsten gecheckt om te kijken wie er aanwezig is. Maak hier gebruik van! De Netwerkapp biedt mensen de gelegenheid om, voordat een bijeenkomst start, hun vraag al te delen met alle gasten.

Ze krijgen soms antwoord uit onverwachte hoek. Op deze manier ontstaan er connecties voordat het event begint. Gasten komen warm binnen op het event en hebben vaak hun eerste afspraak al tijdens de koffie bij de ontvangst.

#2Gebruik de verkregen informatie om de deelnemers zelf te matchen. Stel bijvoorbeeld vooraf vragen in het aanmeldformulier: “waar zou je meer van willen weten?” en “waarover kan men jou alles vragen?” Maak vooraf slimme koppelingen op basis van de antwoorden. Bij aankomst ontvangt iedereen een gesloten enveloppe met daarin een briefje met de namen van een paar deelnemers met wie je bent gematcht. Op basis van de deelnemerslijst kun je vooraf al bedenken wie je met elkaar in contact wilt brengen; bij een zittend diner kun je de tafelindeling daar bijvoorbeeld op afstemmen. Met een tafelwissel kun je deelnemers een aantal keer van plek (en van gesprekspartners) laten wisselen.

Stel de juiste vragen

Een andere gebruiksvriendelijke tool die zorgt voor efficiënt netwerken voor elke doelgroep is NetworkTables.com. Door middel van deze tool kunnen deelnemers voorafgaand aan een congres of evenement bijvoorbeeld zien wie er allemaal deelneemt aan een tafel tijdens een tafeldiscussie. Vervolgens kiezen de deelnemers zelf aan welke tafel zij

zich willen aanmelden, dit bespaart je een hoop tijd. Deze tool kan gebruikt worden voor tafeldiscussies, 1­op­1­gesprekken, workshops, diners en andere sessies. Het voordeel hiervan is dat jouw deelnemers van te voren precies weten naar welke sessies ze gaan en wie ze daar gaan ontmoeten. Zij ontvangen een persoonlijk schema per mail.

Concrete voordelen NetworkTables.com:1 Deelnemers zien van te voren met wie ze bij de

sessies kunnen aansluiten, en ontmoeten daardoor de juiste mensen.

2 Events zijn waardevoller voor sponsoren als zij een discussie of 1­op­1 meeting aan een tafel hosten. Bovendien wordt vooraf al inzichtelijk wie er aan hun sessies deelneemt.

3 Achteraf kunnen digitale visitekaartjes worden uitgewisseld via de tool, wat inzicht geeft in de ROI.

Laat deelnemers kiezen

#3Live communicatie werkt verbindend Zorg voor goed gastheerschap. Match deelnemers aan elkaar, bijvoorbeeld door acteurs die als gastheer/­vrouw optreden, via Aaaaha the Actor Factory. Dit is een bureau dat door middel van live communicatie netwerken op een andere manier stimuleert. Mensen worden op speelse wijze met elkaar in contact gebracht, bijvoorbeeld door een actrice in een visitekaartjesjurk, die een levende gastenlijst vormt en deelnemers op een hartelijke manier met elkaar in gesprek brengt.

Een kleine verandering kan netwerken al stimuleren. Geef eens een andere draai aan een naambadge. Zorg ervoor dat men van elkaar weet wat ze zoeken, en wat ze doen. Werk bijvoorbeeld met trefwoorden, passies, of laat mensen hun belangrijkste vragen stellen op hun naambadge. Vermeld relevante informatie, zoals bijvoorbeeld de expertise van de deelnemer. Op deze manier kunnen mensen direct met elkaar in gesprek, waardoor de eerste relaties snel gelegd kunnen worden.

Chef­kok Joost van Spant heeft goed nagedacht over op welke manier een foodconcept bij kan dragen aan een netwerkevenement. Hiervoor heeft hij de kleurrijke Food Market bedacht, met verschillende stands vol verrassende en lekkere gerechten. Een concept wat perfect aansluit bij een netwerkevenement; kleine hapjes, makkelijk eetbaar, bijzondere smaken en sfeervolle ambiance. Mensen staan tijdens een Food Market gezellig verspreid over het plein. De kramen en het eten spreken tot de verbeelding en zetten aan tot gesprek, waardoor het makkelijker wordt om een praatje te maken tijdens het eten. Er is voor ieder wat wils en de sfeer blijft los en informeel.

#4Wees op de hoogte van de nieuwste technologieOok technologie kan je helpen bij live contact. Zo heeft Shake­on bijvoorbeeld een armband ontwikkeld, die ervoor zorgt dat contactgegevens uitgewisseld worden door het gebruik van het meest voorkomende gebaar; de handdruk. De armband herkent de beweging van het handenschudden en zorgt voor een automatische gegevensuitwisseling, waarna de gegevens direct op een mobiele app komen te staan. Op deze manier wordt niemand tijdens het netwerken gestoord door technologie. Organisatoren van evenementen kunnen alle behoeften tijdens een evenement (laten) regelen, zoals registratie, cashless payment, een event­app en het lokaliseren van de bezoekers.

Hier is natuurlijk geen eenduidig antwoord op te geven. Daphne Medik van DMM Communication­Networking for results geeft

ons graag een aantal tips om ervoor te zorgen dat er tijdens een bijeenkomst ook daadwerkelijk genetwerkt wordt.

Zorg ervoor dat er niet teveel sprekers zijn. Liever één goede spreker en verder vooral netwerktijd, dan andersom. Daarnaast doet een gemeenschappelijk gespreksonderwerp het altijd goed; overkoepelende thema’s of inspirerende sprekers zijn perfecte conversation starters tijdens het netwerken. Ook de medewerkers kunnen bijdragen aan een netwerkbijeenkomst. Als medewerkers alert zijn op gasten die zich zichtbaar oncomfortabel voelen, kunnen zij hen aanspreken en introduceren bij een andere gast waarmee hij of haar mogelijk een interessant gesprek kan voeren. Ten slotte: focus niet alleen op effectiviteit, je gasten moeten ook een leuke tijd hebben!

– DAPHNE MEDIK

#5Hoe maak je een netwerkbijeenkomst nou écht effectief?

‘‘

‘‘

Wat maakt een evenement een goede netwerkbijeenkomst?Concluderend; wat maakt een evenement een echte netwerkbijeenkomst? Welke middelen kun je inzetten, hoe zorg je ervoor dat mensen uit hun vertrouwde groepje stappen, en in contact komen met de juiste personen?

Een korte samenvatting. 1 Maak gebruik van voorkennis – Stel vooraf de juiste vragen

en maak koppelingen met de antwoorden van je gasten. 2 Weet wie er komt. Laat mensen hun eigen tafel kiezen en

zorg ervoor dat ze herkenbaar zijn.3 Live communicatie werkt verbindend­ maak hier gebruik

van. Zorg ervoor dat naambadges optimaal gebruikt worden, wees een goede gastheer/­vrouw en maak indien nodig gebruik van acteurs voor de juiste match.

4 Wees op de hoogte van de technologieën die je kunt gebruiken om netwerken gemakkelijker te maken.

5 Focus niet alleen op effectiviteit, zorg er ook voor dat je gasten een leuke dag hebben!

Welk vraagstuk speelt binnen jouw branche, jouw vakgebied? Laat het ons weten, dan brengen wij de partijen bij elkaar om tot een antwoord te komen.