“ Het ontmoeten van Astrid Bryan was een geweldige ervaring,

Astrid weet waar ze mee bezig is ! “

Dyor Events

Zaakvoerder Jo De Coninck

Facebook profiel

Werken in de evenementenwereld is een geweldige job, doch komt er veel bij kijken om een feest tot een geslaagde avond te brengen.

Bij deze heb ik dan ook besloten om een online magazine te starten waar jij nuttige tips en het verloop van Dyor events kan volgen.

Hopelijk kan ik je hiermee vooruithelpen en natuurlijk ben ik steeds bereid tot dialoog om je met onze diensten te ondersteunen.

Goede relaties zijn onontbeerlijk in onze sector, alsook gezien worden op de juiste evenementen.

Zo heeft Dyor Events ook niet stil gestaan de voorbij maanden en heeft de samenwerking met Sai Simone zijn vruchten opgeleverd.

Onze hostesses waren dan ook op tal van VIP evenementen aanwezig, de keuze om deze stap te zetten was vlug gemaakt en met

succes.

Uiteraard is onze personeelsafdeling van kelners en koks niet afgenomen, integendeel we hebben zelfs enkele nieuwe gezichten

mogen verwelkomen. Het vinden van de juiste en professionele mensen maakt dat ik minder kopzorgen heb en ik weet dat het werk

gedaan is zoals het hoort ! Dit maakt ook dat Dyor Events een graag geziene partner is op evenementen.

Uiteraard blijven onze andere partners ook een belangrijke rol spelen, bij het plannen van een evenement is het zeker aan te raden om

met de juiste partners goede afspraken te maken. Prijsafspraken en leveringstermijnen moeten gerespecteerd worden zodat je niet voor

onaangename verrassingen komt te staan.

Ben je al fan van onze fan page ? Zo niet meld je vandaag nog aan .....

Bent U al fan van onze Fan page Dyor Events ?

- Exclusief verslag van Jo De Coninck met Astrid Bryan op het topevenement van Wagram Luxury Knokke.

- Jo De Coninck op het filmfestival De Cannes en Venetië ( Fotospecial )

- Wat kan Dyor Events en partners voor uw bedrijf betekenen.

- 20 tips om van jullie evenementen een succes te maken

Bent U al fan van onze Fan page Dyor Events ?

Exclusief verslag van Jo De Coninck met Astrid Bryan op het topevenement van Wagram Luxury Knokke.

Kun je mij iets vertellen over de verloop van de avond ?

Ja hoor, Wagram Luxury had een geweldige avond georganiseerd voor enkele uit genodigden, Astrid was hierbij

ingeschakeld om haar styling advies te geven. Zoals het van een diva verwacht wordt deed ze haar naam alle eer aan.

Al reeds van bij haar aankomst stonden alle ogen op haar gericht en Astrid wist daar perfect op in te spelen.

Alles verliep zeer rustig en iedereen kreeg de tijd om met haar een praatje te maken. Zij zou normaal twee uurtjes

aanwezig zijn, maar dit is wat uitgelopen, ze zat er blijkbaar niet mee in en je zag haar ook genieten van al het moois dat

Wagram Luxury te bieden had.

Wat was je eerste indruk van Astrid ?

Een mooie meid die zeer open en sociaal overkomt, zeker geen hoogvlieger.

Natuurlijk heeft ze haar eigen manier van humor die we kennen van op televisie, iets wat ook eigen is aan haar.

Zo maakte ze al vlug enkele grapjes, wat iedereen aan het lachen bracht en meteen de sfeer maakte van deze avond.

Hoe zou je haar omschrijven als carrière vrouw ?

Velen zullen dit misschien niet weten, maar Astrid is zeer actief bezig in verschillende artistieke vakken.

Al reeds van haar 17 jaar in de modewereld, toen reisde zij al naar Parijs, Milaan en Londen en kocht daar collecties aan

voor bekende winkels in Antwerpen. In mei 2012 lanceerde zij haar eigen collectie die in minder dan twee uur was

uitverkocht, zij heeft hier blijkbaar een neusje voor. Maar hier bleef het niet bij, Ze schreef samen met producer Peter Rafelson enkele liedjes: You Know I Would, Slip Away en Sympathy for the Devil. En we kennen haar ook uit tal van televisie opnames, een bezige bij zullen we maar zeggen.

Hebben jullie plannen om samen te werken in de toekomst ?

Wie weet in de toekomst, maar dit is zeker niet voor direct, hiervoor hebben we het momenteel beiden te druk.

Al zou ik niet nee zeggen moest er een mooi voorstel op tafel liggen.

Zijn jullie nu vrienden geworden ?

Om te zeggen dat we nu vrienden zijn daarvoor was de tijd wat te kort, maar ik kan zeggen dat het wel klikte en hopelijk

zien we elkaar terug op één of ander evenement.

Jo De Coninck op het filmfestival De Cannes en Venetië

Op locatie gaan om ervaringen op te doen is een leuke meevaller in ons beroep, zo heb ik de mogelijkheid gekregen om

op enkele topevenementen aanwezig te zijn. Zeg nu zelf, wat zou jij er van vinden om even tussen de groten der aarde

te wandelen. Ik was namelijk uitgenodigd om aanwezig te zijn op enkele filmfestivals waar ik dan ook mijn ogen de kost

heb gegeven.

Wat kan Dyor Events en partners voor uw bedrijf betekenen.

Met de eindejaarsfeesten in aantocht zullen verschillende bedrijven hun klanten en personeel nog eens in de watten

willen leggen. Dyor Events en partners weten hier perfect mee om te gaan en zorgen dan ook jaarlijks voor een

geweldige afsluiter van het jaar.

Zo is er voor ieders wat wil en voor ieder budget wel een aangepast feest.

Dyor Events en partners verzorgen dan ook ieder feest van a tot z, met aangepaste catering en een top bediening.

Wens je toch je feest zelf te organiseren maar mis je nog enkele contacten zoals de catering of logistiek, is dit geen

probleem. Zelfs hier kan Dyor Events je bijstaan en je enorm veel tijd besparen in uw zoektocht, zeg nu zelf tijd is nog

steeds een belangrijke factor in een onderneming ( time is money, nietwaar... ).

https://www.facebook.com/dyor.events/app_106878476015645

Dyor Events heeft een aantal tips voor je, om van jullie evenement een succes te maken!

De datum is bekend, de locatie is bevestigd en de DJ of artiest is geboekt.

1 Uitnodigingen

Uitnodigen is een spel van verleiden; u moet de genodigden overtuigen van de onmisbaarheid van hun aanwezigheid.

De overtuigingskracht zit 'm in de juiste emotionele en rationele argumenten. U kunt uw argumenten echter pas

verwoorden en vertalen naar vorm, kleur, stijl en dergelijke als u de genodigden kent. Maak daarom een profiel van de

groep die u voor uw feest of evenement wilt uitnodigen. Een groep vertegenwoordigers moet u immers anders

benaderen dan een groep directeuren van multinationals. U moet elke groep uiteraard met weer andere argumenten

verleiden.

2 Drukwerk

Elk feest of evenement gaat altijd gepaard met een grote hoeveelheid drukwerk. Dat begint al met de uitnodigingen,

maar denk ook aan tafelkaartjes, badges en bedrukte kleding. Qua promotie & beleving dient u rekening te houden met

de doelgroep, de boodschap, het moment & de uitstraling. Voorbereidingen voor drukwerk kunt u al in een vroeg stadium

in gang zetten. Aan de hand van idee tot en met uitvoering dan stap tot stap uitwerken.

3 Budgettering

Het is niet gemakkelijk om een feest of evenement te begroten. Voor een realistische begroting zult u vanaf het begin de

taken, bevoegdheden, (kosten) procedures en rapportages met de betrokkenen goed moeten afspreken en deze ook na

moeten komen. Als u consequent vanaf de eerste bespreking in de notulen een apart hoofdstuk besteed aan budget en

kostenbewaking houdt u overzicht van de uitgaven en kunt u op tijd bijsturen.

4 Zorg ervoor dat je een winst- en verliesrekening voor het evenement bijhoud en deze up-to-date houdt. Op deze

manier kan je je focussen op de kosten en weet je of jouw evenement zal eindigen in de zwarte of de rode cijfers. Rood

mag dan misschien een sexy kleur zijn, maar zwart betaalt de rekeningen en houdt je in de business. Soms moet je

concluderen dat het niet zo gaat als dat je gehoopt had. Het is beter om dan je verlies te nemen en er op tijd mee te

stoppen.

5 Verkoop kaarten in de voorverkoop. Vertrouw er niet op dat iedereen komt, ondanks dat ze dat beloven. Geef de

kaarten in de voorverkoop een voordelige prijs en maak de prijs van de kaarten aan de deur iets hoger. Op deze manier

beloon je de mensen die hun kaart in de voorverkoop kopen en weet je welke inkomsten je gegarandeerd hebt. Ieder

kaartje dat er dan aan de deur verkocht wordt is een extra bonus.

6 Houd het simpel en staar je niet blind op creativiteit, denk aan de basis; wie / waar / wanneer / hoeveel en heel

belangrijk: waar koop ik tickets? Zorg ervoor dat deze info op al het (online) promotiemateriaal duidelijk gecommuniceerd

wordt.

7 Datum en tijdstip van het evenementHet vast stellen van datum, duur en tijdstip van een feest of evenement is van cruciaal belang voor het slagen er van. De

aanwezigheid van de gasten bepaalt immers het succes van uw feest of evenement. De genoemde gegevens hangen

dan ook vooral samen met de doelgroep die uw wilt uitnodigen. Verwacht niet van een voornamelijk mannelijke groep

gasten dat zij uw personeelsfeest bezoeken als het WK-voetbal die avond wordt uitgezonden, dat een directeur van een

bedrijf vier dagen met uw op stap gaat of dat uw gasten op een doordeweekse filedag precies om 17.30 uur in hartje

Brussel zullen zijn. Bij het vaststellen van het tijdstip van het evenement moet u niet alleen rekening houden met de

doelgroep, maar ook met factoren als vervoer naar de feestlocatie en het parkeren. Plan een evenement liever nooit

rond of net na de spits. Daar komt bij dat een feest of bedrijfsevenement dat direct na werktijd begint, in de regel niet zo

druk wordt bezocht. Het tijdstip waarop het evenement eindigt, wordt mede bepaald door de afstanden die uw gasten

daarna nog moeten afleggen.

Zie bij het vaststellen van het tijdstip de volgende zaken niet over het hoofd:

• opbouwtijd

• aanvoertijd

• proefdraaien

• repetitietijd

8 Promoot je evenement, je hoeft niet eens een eigen website te hebben om mensen te vertellen over je evenement.

Maak een Facebook fan pagina aan en verkoop tickets direct vanaf de fan pagina. Tag de geboekte artiest op

Facebook / Twitter en link naar het evenement. Op deze manier bereik je de fans van de desbetreffende artiest en

daarmee je doelgroep.

9 Het promoten van je evenement op (gratis) online evenementen agenda’s is een geweldige manier om je evenement

meer bekendheid te geven en zodoende de voorverkoop van je tickets te stimuleren. Ook is het goed om vermeld te

worden op de website van de locatie waar het evenement wordt gehouden en op de websites van de geboekte

artiesten.

10 Maak gebruik / misbruik van je vrienden, zorg ervoor dat ze je willen helpen met het evenement. Dit kan in de vorm

een gratis optreden, fotograferen op het evenement of een vriend die het artwork voor zijn of haar rekening wil nemen. In

ruil daarvoor kan je hen een aantal gastenlijst plekken of drankmunten aanbieden.

11 Neem (bijvoorbeeld tijdens de soundcheck) de tijd om jezelf te introduceren en om met de medewerkers van de

locatie en andere betrokken partijen te praten. Het is verbazingwekkend hoeveel mensen deze kleine moeite vergeten.

Het zal absoluut bijdragen aan het soepel laten verlopen van het evenement, daarnaast zal het je ook helpen bij

toekomstige evenementen en de verbreding van je sociale netwerk.

12 Entertainment

Ga niet alleen op uw eigen smaak en ideeën af wanneer u komt te staan voor keuzes als het soort entertainment,

artiesten & shows, welke band of zanger, welke muziekstijl, of invulling van een cultureel programma onderdeel. Stel een

commissie samen waarin ook de doorsnee gast is vertegenwoordigd en ga met deze mensen rond de tafel zitten voor

overleg. Staart u zich niet blind op het opnemen van bekende artiesten in uw programma terwijl het beschikbare budget

u daar helemaal geen ruimte voor biedt. Pleegt de bekende artiest een onevenredig grote aanslag op het totale budget,

kies dan voor een goedkoper alternatief. Een lagere gage betekent niet automatisch minder kwaliteit. Het is vaak de

bekendheid die de prijs tot enorme hoogten opjaagt.

13 Vervoer gasten

Vraag uw gasten bij het responderen ook welk vervoermiddel zij gebruiken om naar uw feest of evenement te komen. Op

die manier kunt u de benodigde parkeerplaatsen inschatten. Ga na of genoeg mensen gebruik maken van het openbaar

vervoer en overweeg vervolgens om een bus in te zetten die de gasten van het stadion naar de locatie rijdt. Vooral bij

internationale evenementen is dit van belang omdat internationale gasten vaak gebruik maken van het vliegtuig. U kunt

voor hen vervolgens een taxiservice regelen. Door vooraf te vragen naar de wijze van transport van uw gasten kunt u

hier tijdig op inspelen.

14 Goed plannen is erg belangrijk op de dag van het evenement. Houdt hierbij rekening met bijvoorbeeld gastenlijst

bevestigingen, de soundcheck, deurverkoop, aftershow, etc.. Zorg ervoor dat je je planning ruim en flexibel opzet, voor

het geval als er onverwachte dingen plaatsvinden.

15 Catering

De rol van catering is in veel gevallen een prominente. Er zijn zelfs maatwerk evenementen waarbij de cateraar een

hoofdrol vervuld, zoals bij galadiners of themafeesten. Soms ook zal het alleen gaan om een bijrol. Maar welke plek de

catering bij uw evenement ook inneemt, zonder twijfel zal deze een stempel drukken op het geheel. Daarom is het

belangrijk dat het niveau, de samenstelling en de kwaliteit van het culinaire onderdeel passen bij de uitstraling van uw

evenement. Besteed ook hier voldoende aandacht aan. Serveert u bonbons of een gebakje bij de thee of koffie? Vraag

de cateraar of de patissier naar de mogelijkheden van het verwerken van uw bedrijfslogo in de lekkernijen.

16 Decor

Een gastvrije omgeving voor een evenement staat of valt met een passend decor. En of dit decor nu gewoon een goede

locatie is of dat de locatie in zijn geheel wordt gedecoreerd, dat maakt eigenlijk niet uit. Bijna elk evenement is in

meerdere of mindere mate aan gekleed. Niet vreemd, want het decor waarbinnen een evenement plaatsvindt, is vaak

essentieel voor de manier waarop het evenement beleefd en onthouden wordt. Een personeelsfeest of in de

bedrijfskantine met TL verlichting, versierd met ballonnen en voorzien van dezelfde tafels en stoelen waar tijdens de

lunch van gebruik wordt gemaakt, zal weinig indruk op de gasten maken en dus snel vergeten worden. Bedenk bij de

invulling van het decor altijd dat het dient ter ondersteuning van het gehele evenement of feest. Decor moet bovendien

aansluiten bij de doelstelling van uw evenement.

17 Programma

Elk feest en evenement kent een paar hoogtepunten. Daar omheen dient u het programma af te stemmen. Zorg er wel

voor dat er een goede verdeling is: dus begin nooit met een veelbelovende, spannende opening als er geen vervolg op

komt. In veel gevallen is het aan te raden de meest saaie items aan het begin van de avond of dag te doen en dan de

spanning op te bouwen. Belangrijk is dat er voldoende pauzes zijn en dat er genoeg tijd is om rustig te eten. Kortom, het

is een kunst de juiste mix te vinden van informatie, workshops & activiteiten, entertainment en ontspanning.

18. Beperk jezelf niet tot één taak op het evenement, zorg dat je vrij bent om het grote geheel te zien en bij te springen

daar waar nodig - of het nu is om te helpen bij de deur, bij de gastenlijst of flessen water brengen naar het podium, zorg

dat je hier niet meer dan 15 minuten aan besteed. Vergeet niet te genieten, maar zorg dat je niet té dronken wordt!

19 Verzamel klantgegevens uit de online kaartverkoop. Trakteer je kaartkopers na afloop van het evenement op

exclusieve content zoals foto en video materiaal of een early bird actie voor het volgende evenement. Op deze manier

bouw je aan een community en creëer je een vaste achterban.

20 Verzekeringen

Als u alle kosten van een evenement optelt, komt u tot een behoorlijk bedrag. De ramp is dan ook niet te overzien als

door bijvoorbeeld brand, vandalisme of ziekte, een evenement niet door kan gaan. Gelukkig heeft Bis Majeur prima

evenementen verzekeringen waarmee uw bedrijf zich financieel kan indekken.

Het organiseren van een evenement is niet iets dat u er 'zomaar even' bij doet. Omdat het organiseren van feesten

en evenementen voor velen geen dagelijkse kost is, is het handig om een houvast te hebben.

Afronden

Zoals je merkt heb ik je even willen meenemen in een wereld van glitter en amusement ...Ik hoop hierbij dat ik je iets heb kunnen bijbrengen en dat je dit vooruit zal helpen in de toekomst.

Natuurlijk kan je altijd bij mij terecht voor vragen in verband met een evenement of feest dat je wil plannen. Ik zal je hier dan ook zoveel mogelijk bij ondersteunen in de mate van het mogelijke natuurlijk.

Je kan steeds met mij contact opnemen via de volgende kanalen• Mijn Facebook profiel https://www.facebook.com/jo.deconinck.3

• Email : dyor1@telenet.be

• Telefoon : 0495/ 37.18.14 (Mobiel)

Met vriendelijke groeten

Jo De Coninck