Met goesting aan het werk?!

Draaiboek

voor het implementeren van het

online coachingsprogramma

1

pagina

1. Inleiding 3

2. Online coaching naar stressreductie 4

3. Inhoud 4

4. Vragen en adviezen 5

5. Wetenschappelijk onderzocht 5

6. Kostprijs 5

7. Voordelen voor de organisatie 6

8. Plan van aanpak 6

a. Creëer een draagvlak met stakeholders 7

b. Stel een projectgroep samen 7

c. Infrastructuur ICT 7

d. Extra aandacht voor medewerkers met beperkte 7

computervaardigheden

e. Communicatie 7

i. Algemene communicatie 8

ii. Individuele communicatie 8

iii. Infosessie voor medewerkers 8

iv. Continuïteit van communicatie 8

v. Communicatie naar nieuwe medewerkers 8

vi. Presentatie 8

2

Bijlagen

Bijlage 1: Inhoud voor artikel in personeelsblad, intranet 9 Bijlage 2: Inhoud voor individuele uitnodiging tot deelname

aan het online coachingsprogramma 11 Bijlage 3: Presentatie 13

3

1. Inleiding

Organisaties en bedrijven staan voor grote uitdagingen. ‘Langer en duurzaam aan de slag

blijven’, ‘werken aan het psychosociaal welzijn van de medewerkers’ maakt dat organisaties

voor de opdracht staan: hoe kan ik zo gezond mogelijk omgaan met mijn voornaamste

financieel kapitaal: de medewerkers, om hen zo lang en zo goed mogelijk aan de slag te

‘kunnen’ houden (i.p.v. te ‘moeten’ houden)?

Gezond omgaan met menselijk kapitaal kan op verschillende wijzen. Een van dé uitdagingen

om mensen gezond en wel aan boord te houden, is ze op een gezonde wijze leren omgaan

met werkdruk om alzo veerkrachtiger aan de slag te blijven en stress en burn-out zo veel

mogelijk te voorkomen. Of, indien aanwezig, er zo constructief mogelijk mee om te gaan om

de veerkracht te herwinnen.

Dat velen stressklachten en burn-outsignalen ervaren, wordt gestoffeerd door de

ziekteverzuimcijfers. Ziekte o.w.v. psychosociale klachten bekleedt de top 2 van de

ziekteverzuimredenen.

Door veranderingen in de economie is de werksituatie voor vele mensen veranderd.

We krijgen meer te maken met snelheid van veranderingen, complexe taken, snellere

aanpassingen, overload aan informatiestromen,… met als gevolg: hogere werkdruk en meer

mentale belasting. Dit heeft ook gevolgen voor onze gezondheid.

We stellen vast dat één derde van de mensen die vandaag afwezig zijn op hun werk, net

omwille van werkstressproblematiek thuis zijn. De impact van het werk op onze gezondheid

mag dus niet onderschat worden. Steeds meer mensen ervaren gevolgen van stress in

hun werksituatie. De cijfers liegen er niet om. Elk jaar kampen 19.000 werknemers met een

burn-out. Eén op 5 werknemers heeft een verhoogd risico op burn-out. Vaak komen die er

net bij diegenen van wie je het het minst verwacht: gedreven, bevlogen medewerkers en

managers. Eén op 2 vindt zijn werk mentaal te belastend met allerlei spanningsklachten als

gevolg. Eén op 3 vindt zijn werk fysiek te belastend. Steeds meer mensen zijn dan ook

langdurig ziek o.w.v. werkstress en/of burn-out. En hoe langer de ziekteperiode hoe

moeilijker de re-integratie.

De aanpak van werkstress in de organisatie is dan ook belangrijk. Niet enkel in kader van de

zorg voor het welzijn van de medewerkers, zeker ook gezien de negatieve gevolgen van

werkstress op vlak van de arbeidsprestaties, organisatiebetrokkenheid, werkplezier,

arbeidsmotivatie, collegialiteit, teamsfeer, personeelsverloop, verzuim,…

Ook de wetgeving m.b.t. preventie van psychosociale risico’s (KB 10/04/2014), waarin stress

en burn-out expliciet worden vermeld, stimuleert organisaties om preventief werk te maken

van stressbeheersing en burn-outpreventie.

4

2. Online coaching naar stressreductie

Hoewel er diverse stressbeheersingsprogramma’s worden aangeboden, vinden ze niet steeds

voldoende instroom. Stressbeheersingsprogramma’s zijn afgestemd op

per definitie gemotiveerde medewerkers die preventief willen werk maken van hun

werkstresssituatie of die ondersteunend willen werken aan het reduceren van de ervaren

werkstress. De praktijk en literatuur wijzen echter uit dat 50 tot 85% van medewerkers die

geconfronteerd worden met verhoogde stressklachten en burn-outsignalen geen verdere

stappen onderneemt om aan deze situatie te werken. Vaak zijn ze zich van hun

stressproblematiek niet bewust en/of voelen ze zich niet aangesproken door de bestaande

programma’s die afgestemd zijn op per definitie ‘gemotiveerden’ of willen ze niet graag

‘zichtbaar’ zijn in het zich laten begeleiden naar werkstressbeheersing. Om deze kloof te

dichten tussen effectieve stressklachten en er effectief iets aan doen, is online advies-op-

maat benadering (of m.a.w. online coaching) de gematchte benadering1. Bovendien levert

het aanbieden van wetenschappelijk onderbouwde gezondheidsprogramma’s een return on

investment op van 3 €per geïnvesteerde euro op vlak van gezondheid2 en 5,18 € per

geïnvesteerde euro op vlak van absenteïsmekost3.

3. Inhoud

Via wetenschappelijk gevalideerde vragenlijsten, worden medewerkers in eerste instantie

bevraagd naar hun werkbeleving. Na het invullen van deze online vragenlijst, ontvangt men

onmiddellijk feedback. Deze feedback geeft in eerste instantie de medewerker meteen zicht

op zijn actuele werkbeleving. Daaraan gekoppeld ontvangt hij eveneens adviezen op maat

van zijn persoonlijke werkbeleving. Met deze adviezen kan de betrokken medewerker gericht

aan de slag. De adviezen zijn erop gericht de medewerker meer grip te geven op de eigen

werk(stress)beleving zodanig dat stressvolle situaties in de toekomst gezonder kunnen

worden beheerst.

Na een zestal weken ontvangt hij een uitnodiging voor een tussentijdse balans. Hij vult een

vragenlijst in die peilt naar de adviezen-op-maat die hij een zestal weken voordien ontving.

Via deze tussentijdse balansmeting krijgt de betrokken medewerker zicht op zijn

veranderingsproces. Hij wordt gelijktijdig gestimuleerd om zijn persoonlijke adviezen verder

op te nemen waarbij hij concrete plannen kan opmaken.

1 Prochaska, JO., Butterworth S., Redding C., Burden, V., Perrin, N., Leo, M., Flaherty-Robb, M. Prochaska J

M. (2008) Initial efficacy of MI, TTM tailoring and HRI’s with multiple behaviors for employee health

promotion. Preventive Medicine 46:226-231.

2 Aldana S. (2001). Financial impact of health promotion programs: a comprehensive review of the literature.

American Journal of Health Promotion. 15:296-320. 3 Pelletier, K. (2005). A review and analysis of the clinical and cost-effectiveness studies of comprehensive

health promotion and disease management programs at the worksite: update VI 2000-2004. Journal of

Occupational Environmental Medicine. 47:1051-1058.

5

Een zestal weken later ontvangt hij opnieuw een uitnodiging tot bevraging. Deze bevraging

peilt andermaal op zijn algemene werkbeleving van dat ogenblik. Hij ontvangt na het invullen

van de bevraging andermaal feedback met advies-op-maat waarmee hij vervolgens weer

gericht aan de slag kan. Bij deze meting wordt ook de vergelijking opgemaakt t.o.v. de

eerste meting. Zo krijgt hij zicht op de resultaten in het veranderingsproces: in welke mate

hij vooruitgang maakt. Deze coachingsfrequentie houdt zolang aan als de deelnemer zelf

wenst. Deelname is dus onbeperkt in tijd.

4. Vragen en adviezen

De vragen peilen naar de voornaamste wetenschappelijk onderbouwde pijlers van

werkstressbeleving, zowel naar werkeisen, als energiebronnen in het werk en persoonlijke

energiebronnen.

De adviezen zijn gebaseerd op wetenschappelijke evidentie en worden geformuleerd op

maat van de persoonlijke antwoorden op bovenvermelde bevraging. De adviezen zijn m.a.w.

persoonlijk per deelnemer.

De adviezen bevatten in hoofdzaak inzichten en tips in het gezonder omgaan met situaties

die actueel een stressvolle betekenis kunnen hebben. Door het toepassen van de adviezen is

het de bedoeling dat mensen gezonder met deze situaties kunnen omgaan zodat het

omgaan niet (meer) resulteert in stressklachten of burn-outrisico.

5. Wetenschappelijk onderzocht

Deze online coaching werd in 2014 in kader van wetenschappelijk onderzoek door het Jessa

Ziekenhuis i.s.m. KU Leuven geëvalueerd. Het onderzoek toont aan dat deelnemers aan

deze online coaching significant lager scoren op stresssignalen en meer in het bijzonder op

uitputting, de voornaamste component van burn-out. M.a.w. het deelnemen aan deze online

coaching levert significante resultaten op voor risicoreductie van stress en burn-out.

Dit resultaat, samen met de return on investment van evidence based

gezondheidspromotieprogramma’s van 3.14 € tot 5.82 € zijn onbetwistbare argumenten om

het online coachingsprogramma aan te bieden aan alle medewerkers binnen uw organisatie.

6. Kostprijs

Gezien het project gerealiseerd is met financiële middelen van ESF bedraagt de kostprijs

enkel de betaling van de wetenschappelijk gevalideerde vragenlijsten (auteursrechten) en de

hosting van het webbased programma. De kostprijs bedraagt € 10 per account. M.a.w. € 10

per deelnemer die aan de online coaching deelneemt. Deelname is onbeperkt in tijd.

Voor de aankoop stel je als organisatie één beheerder aan die kan instaan voor de aankoop

van de accounts.

Als beheerder koop je een aantal accounts aan voor je organisatie. Je betaalt hiervoor € 10 per account. Een account is onbeperkt bruikbaar.

6

De aankoop werkt als volgt: je gaat naar de website: www.metgoestingaanhetwerk.be en je klikt op de knop 'Aanmelden', vervolgens doorloop je 4 stappen. Stap 1: je vult e de gegevens in van je organisatie Stap 2: je bepaalt het aantal accounts dat je wil aankopen. Stap 3: je doet de online betaling. Stap 4: je hebt nu de toegang tot het dashboard. Hierin kan je de e-mailadressen toevoegen van je medewerkers van de organisatie. Vanuit het online coachingsplatform wordt automatisch een uitnodiging verstuurd naar deze medewerkers. Ze ontvangen hun uitnodiging met daarin hun persoonlijke accountgegevens (login en wachtwoord). Ze kunnen meteen aan de slag. Het dashboard geeft je als beheerder een overzicht van de algemene resultaten van de werkbeleving van de deelnemers van je organisatie/bedrijf. Je ontvangt een algemeen overzicht. Er is geen enkele mogelijkheid dat je inzage hebt in de resultaten van individuele deelnemers. Deelnemen is volledig anoniem. Als beheerder heb je ook automatisch de mogelijkheid zelf deel te nemen aan de online coachingstool. We raden je deelname ten sterkste aan. Het is in eerste instantie een voordeel voor je persoonlijke werkbeleving. Daarnaast heb je zicht op de volledige online coachingstool en weet je ook wat je individuele medewerkers ermee kunnen en hoe ze hun veerkracht ermee kunnen versterken.

7. Voordelen voor de organisatie

Je biedt niet enkel een tool aan voor je individuele medewerkers, waarbij je op een indirecte

wijze veel kan betekenen voor je medewerkers, je krijgt als organisatie ook een totaalplaatje

van de werkbeleving binnen je organisatie.

De beheerder, de hr-manager of een hr-medewerker die bevoegd is voor de online aankoop

van de accounts krijgt ook zicht op het dashboard waarin belangrijke gegevens voor de

organisatie worden gerapporteerd zoals, hoe is het gesteld met de werkdruk, bevlogenheid,

burn-outrisico, verstandhouding met collega’s, verstandhouding met leidinggevende enz.

Belangrijke informatie die je als organisatie zicht geeft op de psychosociale werkbeleving en

een aanzet kunnen geven tot gerichte acties.

Hiervoor ga je naar www.metgoestingaanhetwerk.be en klik je op het scherm ‘aanmelden’.

8. Plan van aanpak

Hoe aan de slag gaan wanneer je in je organisatie het online coachingsprogramma wil

aanbieden aan je medewerkers.

7

a. Creëer een draagvlak met stakeholders

Wanneer je als hr-manager overtuigd bent van de voordelen van dit online

coachingsprogramma, pak je dit project best als volgt aan:

Beleg een overleg met de algemene directie en de vakbondsafvaardiging om het online

coachingsprogramma ‘Met goesting aan het werk?!’ te bespreken, samen met de voordelen

zowel voor de individuele medewerkers (focus van de vakbondsafvaardiging) als de

voordelen voor de organisatie. Zodra er een akkoord is om dit project te kunnen

implementeren in de organisatie is het belangrijk af te spreken of deelname aan dit project

binnen de werktijd wordt voorzien of niet. Gezien de vele voordelen op vlak van

stressreductie met indirecte impact op ziekteverzuim, productiviteit,…zal het

drempelverlagend werken om deelname aan het project binnen de werkuren toe te laten.

Bereik hierover als organisatie/bedrijf een consensus.

b. Stel een projectgroep samen

Zodra je een draagvlak hebt, kan je projectgroep samenstellen om tot praktische

implementatie te komen. Deze projectgroep bestaat bij voorkeur uit een directielid, één lid

van elke vakbond, een representatieve vertegenwoordiging van de leidinggevenden, een

representatieve vertegenwoordiging van de basismedewerkers, een vertegenwoordiging van

ict.

Bespreek online coachingsprogramma ‘Met goesting aan het werk?!’ met de vele voordelen,

kader het in de context van psychosociaal welzijn op het werk en kom tot afspraken rond

medewerking van leidinggevenden om het gebruik van de online coaching toe te laten

tijdens de werkuren (op voorwaarde dat dit in consensus binnen je draagvlak werd

afgesproken).

Doel is dat je via deze projectgroep een soort van leidend platform krijgt dat de

implementatie van de online coaching ‘Met goesting aan het werk?!’ binnen de organisatie

positief mee uitdraagt.

c. Infrastructuur ICT

Om de online coaching aan te bieden heb je als organisatie enkel een pc-voorziening met

internetverbinding nodig.

d. Extra aandacht voor medewerkers met beperkte computervaardigheden

Organiseer voor je medewerkers met beperkte computervaardigheden (bv. schoonmaak,

keukenpersoneel, 50+ers,…) gezamenlijke momenten waarop ze in een computerzaal of

vergaderzaal voorzien van een aantal pc’s of laptops de bevraging kunnen invullen onder

begeleiding van een hr-medewerker. Deze hr-medewerker kan hen bijstaan bij het inloggen,

het aanklikken van de antwoorden of bij overige vragen of moeilijkheden.

8

e. Communicatie

Zodra de projectgroep de praktische implementatie mee onderschrijft, zet je de

communicatie op.

Je kan medewerkers bereiken via verschillende kanalen:

i. Algemene communicatie: Via intranet, personeelsblad, leidinggevenden die het als agendapunt opnemen tijdens een

teamoverleg.

In bijlage 1 vind je een voorbeeld om het online coachingsprogramma via deze weg bekend

te maken.

ii. Individuele communicatie Je kan de individuele medewerker bereiken via een uitnodiging per e-mail of per brief.

In bijlage 2 vind je een voorbeeld van individuele uitnodiging tot deelname aan het online

coachingsprogramma.

iii. Infosessie voor medewerkers Je kan een informatiesessie voorzien waarin je het belang van het online

coachingsprogramma ‘Met goesting aan het werk?!’ toelicht en medewerkers stimuleert tot

deelname.

Als extra wordt je een uitgebreide powerpointpresentatie aangeboden die je hiervoor kan

benutten.

iv. Continuïteit van communicatie Zorg periodiek voor een verslag, getuigenis van een medewerker die zijn ervaringen wil

delen over het gebruik van de online coaching ‘Met goesting aan het werk?!’ Deel dit verslag,

deze getuigenis via je personeelsblad, intranet,…

v. Communicatie naar nieuwe medewerkers Breng bij de indienstname van nieuwe medewerkers de online coachingstool ‘Met goesting

aan het werk?!’ aan zodat nieuwe medewerkers alvast gezond en wel aan de slag kunnen

gaan en blijven.

vi. Presentatie

In bijlage bezorgen we een algemene presentatie die je kan gebruiken om het online

coachingsprogramma ‘Met goesting aan het werk?!’ toe te lichten. Je kan de presentatie

gebruiken voor je draagvlak met stakeholders, je projectgroep en/of je infosessie voor de

medewerkers of mogelijke andere fora van communicatie. Je kan de presentatie op maat

aanpassen door dia’s weg te laten of toe te voegen.

9

Bijlage 1: Inhoud voor artikel in personeelsblad, intranet,…

(Naam van de organisatie) lanceert

online coaching ‘Met goesting aan het werk?!’

(Naam van de organisatie) start op (datum) met de online coaching ‘Met goesting aan het werk?!’. Dit initiatief omvat in eerste instantie een bevraging naar je werkbeleving. Vervolgens ontvang je meteen de feedback en krijg je adviezen-op-maat van jouw werkbeleving. De feedback laat zien hoe het is gesteld met je werkbeleving. De adviezen-op-maat geven je zeer concrete inzichten en tips hoe om te gaan met je huidige werkbeleving om meer grip te krijgen op je werksituatie en alzo minder risico te lopen op stress. Het is niet steeds evident om elke dag even enthousiast naar het werk te stappen. Om steeds het

gevoel te hebben je werk goed te doen en er volle controle over te hebben. Of om energie te krijgen door je werk.... Daarom is het belangrijk je eigen motivatie te versterken en grip te krijgen op de

stress en werkdruk. Zo blijf je steeds met ‘goesting’ werken.

De online coaching ‘Met goesting aan het werk?!’ is een wetenschappelijk onderbouwd programma dat erkend is door het ESF en dat aantoont dat deelnemen aan deze online coaching je risico op

stressbeleving en burn-outrisico sterk doet dalen doordat je meer grip leert krijgen op je

werkbeleving.

Invullen op het werk De bevraging gebeurt online. Iedere medewerker krijgt de kans om de bevraging op het werk in te

vullen. (Naam van de organisatie) voorziet hiervoor voldoende PC’s (zie kadertje). Wie de bevraging

liever rustig thuis invult, kan dat ook doen. Het invullen duurt een 20-tal minuten. Deelnemen is volledig anoniem. Als organisatie hebben we totaal geen zicht over jouw deelname of over jouw

persoonlijke resultaten.

Doe zeker mee Als organisatie vinden we het belangrijk medewerkers te kunnen ondersteunen in hun welzijn op het

werk, in hun manier van omgaan met stressvolle situaties en werkdruk. Grijp zeker deze kans. Het is vooral in je eigen belang. Het is een persoonlijke weergave van je eigen werkbeleving en de factoren

die je werkgoesting doen toenemen of afnemen. De bevraging is dus zeker ook zinvol als je denkt geen stressklachten te hebben of als je motivatie oké is.

Effectieve coaching Concreet betekent dit dat je maandelijks een uitnodiging ontvangt om online een vragenlijst invullen.

Op basis hiervan krijg je persoonlijke en gerichte adviezen op maat. Deze adviezen helpen je om meer grip te krijgen op de werkbeleving of werkstress. Uit onderzoek blijkt dat deze online coaching een

10

zeer effectieve methode is om stressklachten te voorkomen, om je veerkrachtiger te maken en om

mensen met stressklachten voortijdig op te vangen en ergere problemen te voorkomen.

Waarom deelnemen? Je krijgt de tijd om de bevraging op het werk in te vullen of indien je dat verkiest thuis. Je krijgt inzicht in jezelf en de factoren die je werkgoesting doen toenemen of afnemen.

Je krijgt adviezen op maat te krijgen om beter met je stress om te gaan en je werkgoesting te

verhogen. Je deelname is volledig anoniem. (Naam van de organisatie) heeft geen zicht op antwoorden van

de deelnames.

Waar de vragenlijst invullen?

Voor personeelsgroepen die zelf geen rechtstreekse toegang hebben tot een PC, voorziet (naam van de organisatie) PC’s op volgende centrale locaties:

……

……

11

Bijlage 2: Inhoud voor individuele uitnodiging tot deelname aan het online coachingsprogramma

‘Met goesting aan het werk?!’

Ga jij elke dag even enthousiast naar het werk? Kan je het werk goed loslaten na de uren? Groeit de hoeveelheid werk je soms boven het hoofd? Kortom, hoe zit het met jou en je werk?

Iedereen krijgt wel eens te maken met stress of verhoogde werkdruk. De vraag is vooral, hoe blijf je dan je ‘werkgoesting’ behouden? Je bewust worden van je huidige werkbeleving is hiervoor alvast een

eerste stap.

Daarom bieden wij als (naam van de organisatie) aan al onze medewerkers een online coaching aan: ‘Met goesting aan het werk?!’. De online coaching ‘Met goesting aan het werk?!’ is een

wetenschappelijk onderbouwd programma dat erkend is door het ESF en dat aantoont dat deelnemen

aan deze online coaching je risico op stressbeleving en burn-outrisico sterk doet dalen doordat je meer grip leert krijgen op je werkbeleving.

Deze bevraging helpt je inzicht te krijgen in je werksituatie, werkbeleving en manier van omgaan met stress en werkdruk. Meedoen aan de bevraging kan tijdens je werktijd. Grijp dus zeker deze kans! Dit

is vooral in je eigen belang, ook al denk je weinig stress te ervaren.

Concreet: Deelnemen kan zodra je een e-mail ontvangt van … (interne contactpersoon vanuit jouw

organisatie die beheerder is voor dit programma). Vanuit www.metgoestingaanhetwerk.be krijg je dan een account met persoonlijke login en wachtwoord in je mailbox. Vanaf dat ogenblik kan je

starten. De vragenlijst invullen duurt ca. 20 minuten. Geen computer op je werkplek? Je

leidinggevende kan je vertellen waar je terecht kan. Je kan de vragenlijst ook thuis in alle privacy invullen eveneens via bovenstaande link

Deelnemen aan de online coaching is volledig anoniem. Niemand in onze organisatie heeft zicht op je deelname.

Meer informatie over het online coachingsprogramma ‘Met goesting aan het werk?!’ vind je in het personeelsblad (naam van personeelsblad) van (datum) of op het intranet (naam van je intranet)

Je kan ook contact opnemen met (naam, functie, e-mailadres, telefoonnummer van het aanspreekpunt voor deze online coaching vanuit jouw organisatie)

12

Veel succes!

Naam hr-manager of directeur P&O Naam algemeen directeur Functie Functie

13

Bijlage 3: Presentatie

(aparte bijlage)