Draaiboek EasyEventdownload.microsoft.com › download › 8 › 3 › 2 ›...

Draaiboek EasyEventStap-voor-stap naar een geslaagd evenement voor de kleinzakelijke markt

�

Samen met Microsoft naar een geslaagd evenement voor de kleinzakelijke markt

Een evenement is een uitstekend instrument voor het tot stand brengen en onderhouden van waardevolle en winst-

gevende klantrelaties. Tijdens een evenement laat u uw (potentiële) klanten zelf de voordelen van producten en

oplossingen ervaren en kunt u in ontspannen sfeer laten zien wat u aan kennis en ervaring in huis heeft. Jammer genoeg

schrikken veel partners als u terug voor het organiseren van een evenement, omdat ze denken dat het veel werk is.

In dit draaiboek laten we u zien dat het organiseren van een evenement eenvoudiger is dan u denkt. Stapsgewijs leiden we

u door de voorbereidingen, de uitvoer en de nafase. Daarbij kunt u gebruikmaken van de vele campagne- en marketing-

materialen die u online kunt vinden. En met behulp van de checklist kunt u erop vertrouwen dat u zelfs de kleinste details

onder controle heeft. Ga dus gauw aan de slag en profiteer van een verdiepte relatie met uw klanten.

Voorwoord

�

Deel 1 - Waarom een evenement goed is voor uw omzet

Negen vragen vooraf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Verkoop meer software, hardware en services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

De voordelen van een evenement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Een evenement op maat voor de doelgroep . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Uw evenement en de rol van Microsoft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

En dan: aan de slag! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Deel 2 - Organiseer stap-voor-stap een evenement

Een evenement in drie fases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Actielijst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

8 weken van tevoren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12




1 week van tevoren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Dag van het evenement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

1 dag na het evenement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Checklist locatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Handige adressen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Inhoud

Deel 1

Waarom een evenement goed is voor uw omzet

�

�

Negen vragen vooraf

Beantwoord de volgende vragen:

• Heeft u vaak te weinig tijd om uw klanten te informeren over nieuwe ontwikkelingen en producten van Microsoft?

• Wilt u vaker contactmomenten met uw klanten?

• Wilt u bij uw bestaande klanten meer omzet maken?

• Bent u op zoek naar een manier om in contact te komen met nieuwe klanten?

• Heeft u de ervaring dat klanten eerder kopen als ze zien wat ze krijgen dan met een folder of direct marketing?

• Wilt u met beperkt budget marketingactiviteiten ontplooien die toch veel impact hebben?

• Vindt u het lastig te bepalen hoe een evenement eruit moet zien?

• Denkt u dat het organiseren van een evenement erg veel tijd kost?

• Vindt u het lastig om technische thema’s te laten aansluiten bij de belevingswereld van uw klanten?

Heeft u een of meer keer ‘ja’ geantwoord? Lees dan snel verder en organiseer met EasyEvent een boeiend evenement voor

uw klanten.

�

In Nederland zijn meer dan 600.000 kleinzakelijke ondernemingen actief. Net als elk ander bedrijf willen die succesvol

zakendoen. De omvangrijke groep biedt u dan ook uitgelezen kansen voor de verkoop van meer software, hardware en

services. Als specialist op de kleinzakelijke markt kent u als geen ander hun specifieke uitdagingen op het gebied van

efficiency, mobiliteit, financieel inzicht, marketing en sales. Kleinzakelijke ondernemers willen onbezorgd kunnen

ondernemen, in een IT-omgeving die garant staat voor stabiliteit, veiligheid en back-up.

Met de producten van Microsoft kunt u een essentiële bijdrage leveren aan de vervulling van die behoefte. Maar hoe

brengt u uw expertise en oplossingen effectief onder de aandacht? Onze ervaring is dat ondernemers het best zijn te

overtuigen als zij kunnen zien en ervaren. Haak daarom aan bij een van de marketingcampagnes van Microsoft en

organiseer een evenement in uw eigen omgeving. U zult zien dat het directe contact met uw klanten kan leiden tot

winstgevende relaties.

Verkoop meer software, hardware en services

De voordelen van een evenement • U heeft face-to-face contact met uw klanten • U onderhoudt de relatie met bestaande klanten • U legt nieuwe contacten • U wekt vertrouwen • U informeert klanten over nieuwe producten en ontwikkelingen van Microsoft • Een evenement is een logische stap in het (ver)koopproces • Zien is kopen

�

Een belangrijke voorwaarde voor het slagen van een evenement is een thema dat aansluit bij de doelgroep. Zo zal de

aandacht van een kleinschalig cateringbedrijf al gauw verflauwen bij een uitgebreide verhandeling over gecompliceerde

netwerksoftware. Maar als u hen concreet informeert over de specifieke mogelijkheden van 2007 Office system op het gebied

van klanten accountbeheer en marketing, zullen ze er zeker meer over willen horen.

Als u eenmaal een thema heeft gekozen kunt u daarbij passende klanten uit uw adressenbestand selecteren. U kunt het

ook andersom doen: als u weet op welke doelgroep u zich wilt richten kunt u uitzoeken welk thema goed aansluit bij hun

zakelijke wensen en eisen. Ga er eventueel over in gesprek met bestaande klanten. Ten slotte deze tip: groot is niet altijd

beter. Liever tien goed gekwalificeerde bezoekers dan 100 vaag geïnteresseerden.

Een evenement op maat voor de doelgroep

“Toen mijn klant tijdens de workshop zelf zag wat hij allemaal wilde, was zijn keuze voor een Small Business pc snel genomen.”

�

Als partner heeft u bij Microsoft een streepje voor. We waarderen uw inspanningen bij de verkoop van onze producten

zeer. Om dat kracht bij te zetten en uw verkoopactiviteiten te ondersteunen, ontwikkelen we continu campagnes die de

vertaalslag maken van nieuwe producten en concepten naar herkenbare en aansprekende thema’s. Binnen die thema’s

bieden we u diverse marketing- en salesmaterialen, die u kunt vinden via onze website www.microsoft.nl/partner.

Omdat we uit ervaring weten dat een lokaal evenement een krachtig marketinghulpmiddel kan zijn, bieden we u nu ook

kant-en-klaar pakketten om die eenvoudig te organiseren. Toegespitst op actuele campagnes en inclusief PowerPoint-

presentaties, sjablonen voor uitnodigingen en webcontent. Via de Microsoft Marketing Factory (www.microsoft.nl/mar-

ketingfactory) kunt u bovendien allerlei extra’s bestellen om uw evenement aantrekkelijk aan te kleden. Elk jaar gaan er

diverse nieuwe campagnes lopen; de specifieke materialen zijn per campagne aangepast aan de boodschap en uitstraling.

Uw evenement en de rol van Microsoft

“Ik was bij mijn klanten vooral bekend als leverancier van software. Via het evenement heb ik laten zien dat ik veel meer in huis heb en dat ik ook complete oplossingen kan leveren.”

�

Het organiseren van een evenement levert u een verdiepte en winstgevende relatie met uw klanten op. Het face-to-face

contact maakt dat u vertrouwen wekt. En als uw klanten zelf ervaren welke mogelijkheden uw oplossingen op basis van

Microsoft-producten hen bieden, zal dat makkelijker leiden tot de verkoop van meer software, hardware en services.

In het tweede deel van dit draaiboek leest u alles wat u moet weten bij het organiseren van een evenement.

De verschillende stappen zijn gerangschikt in een overzichtelijke tijdbalk. U ziet dus in één oogopslag welke activiteiten

u wanneer dient uit te voeren. Dankzij EasyEvent kunt u zonder zorgen aan de slag.

Bedenk tijdens het traject vooral ook hoe leuk een evenement kan zijn. We wensen u veel succes en uitstekende

verkoopresultaten!

En dan: aan de slag!

“Even kort samengevat: ik heb die ene ochtend betere zaken gedaan dan de hele maand ervoor bij elkaar.”

10

Deel 2

Organiseer stap-voor-stap een evenement

10

11

Voor optimaal rendement moeten we een evenement eigenlijk splitsen in drie fases: vóór het evenement, het evenement

zelf en na het evenement:

1. Vóór het evenement

Een gedegen voorbereiding is uiteraard van groot belang. Dankzij EasyEvent voert u die probleemloos uit.

Stap 1: Bepaal wie (doelgroep) en wat (doelstelling) u wilt bereiken. Mogelijke doelgroepen zijn installed base

(uw bestaande klantenkring) en new business (potentiële klanten). Een doelstelling kan zijn het creëren van een

contactmoment, naamsbekendheid, maar ook nieuwe sales leads.

Stap 2: Kies een thema. Zoals u eerder heeft kunnen lezen is dat essentieel. Het thema bepaalt voor een belangrijk deel

of mensen wel of niet komen. Kies het daarom met zorg. Luister naar signalen onder uw klanten, volg actuele

ontwikkelingen en haak vooral aan bij actuele campagnes van Microsoft.

Stap 3: De praktische voorbereiding, zoals het reserveren van een geschikte locatie, het versturen van de uitnodigingen

en het vergaren van voldoende kennis en informatie. Volg daarbij de de actielijst van de volgende pagina’s en

maak zoveel mogelijk gebruik van de materialen die u uit EasyEvent haalt.

Bedenk bij alle drie de stappen: liever kleinschalig en goed dan een grootschalige chaos.

2. Het evenement zelf

De grote dag is aangebroken. U bent al eerder op de locatie aanwezig om u ervan te verzekeren dat alles gereed is voor

de komst van uw gasten. Er is een duidelijk programma en de presentaties, sprekers en demo’s zijn er klaar voor. U heeft

voor alle deelnemers voldoende informatiemateriaal, pennen en papier klaargelegd. Er staat thee en koffie met wat

lekkers. Zorg dat u kunt doen wat u moet doen. Als u met klanten of prospects wil spreken, laat de praktische organisatie

dan aan een van uw medewerkers over. Biedt elke deelnemer persoonlijke aandacht en maak bij het afscheid concrete

vervolgafspraken.

3. Na het evenement

Nu het evenement geweest is, begint het echte werk. Een van uw doelen was immers het genereren van sales leads.

Als mensen komen, is dat een signaal dat ze bereid zijn tot kopen. Grijp het evenement aan om bestaande contacten

nieuw leven in te blazen en nieuwe contacten tot klanten uit te bouwen. Stuur alle deelnemers een brief om hen (en de

sprekers) te bedanken voor hun bijdrage. Kondig in die brief ook aan dat u hen binnenkort zult bellen om een vervolg-

afspraak te maken – als u dat al niet tijdens het evenement zelf had gedaan. Een aantal deelnemers zal onverhoopt niet

komen. Benader hen alsnog, bijvoorbeeld door hen een brief met een informatiepakket te sturen. Gebruik het evenement

ook als een kapstok voor nieuws: zet foto’s en een verslag op uw website, zet een item in uw nieuwsbrief en stuur een

persbericht rond. Dit is de periode waarin u uw inspanningen kunt verzilveren.

Aan de slag

1�

Actielijst - 8 weken tevoren

In deze periode legt u het fundament en bepaalt u thema, doelgroep, tijd en locatie. Neem daarvoor de tijd en doe

voldoende onderzoek. Overleg ook met uw medewerkers, dat zorgt vaak voor verrassende inzichten.

q Stel een lijst op van mogelijke genodigden: bestaande relaties, nieuwe klanten, mix, directeuren/eigenaren of juist

IT-personeel.

q Bepaal het onderwerp op basis van campagne, doelgroep en ‘compelling need’: het onderwerp moet belangrijk

genoeg zijn om naar het evenement te komen.

q Bepaal de meest geschikte datum en tijd; houdt rekening met voetbalwedstrijden, feestdagen, schoolvakanties,

beurzen en congressen.

q Stel het (concept)programma samen. Denk daarbij ook aan voldoende pauzes en eventueel een lunch of borrel.

Juist op dat soort informele momenten kunt u de basis voor verkoop leggen. (afb. 01 Agenda)

q Maak een planning met behulp van de planningstool (excel). Als u daarin de datum van het evenement invult, heeft

u een up-to-date planning. Die is gedurende het traject uw leidraad bij de praktische invulling.

q Schat het aantal deelnemers in.

q Reserveer een locatie.

TIP

Hoe kiest u een locatie?

Waar een evenement zich afspeelt is van invloed op de beslissing van de genodigden om zich aan te melden.

De aantrekkelijkheid van een locatie straalt af op uw evenement. Daarnaast kunt u veel hebben aan goede faciliteiten

en service ter plaatse. Houdt bij het kiezen van een locatie in ieder geval rekening met de volgende factoren:

• Toegankelijkheid • Omvang

• Bereikbaarheid • Mogelijkheden buiten/binnen

• Parkeergelegenheid • Faciliteiten

• Uitstraling • Mogelijkheden opstelling tafels/stoelen

• Catering • Benodigde aankleding

8 weken tevoren 6 weken tevoren 5 weken tevoren 4 weken tevoren 1 week tevorendag van

het evenementdag na

het evenement

[invoegen naam evenement]

[invoegen specifieke campagnecontent; boodschap 25 woorden]

[invoegen datum]

Programma[invoegen tijd] Welkom

[invoegen tijd] [nvoegen agendapunt][invoegen spreker][invoegen korte omschrijving]

Pauze



[invoegen tijd] Afsluiting

Insert your Microsoft Gold or Certified Partner logo or Small Business

Specialist wordmark here.

[Invoegen sPecIfIeke cAmPAgneheAdIng]

Portions © 2007 microsoft corporation. All rights reserved.[Insert Your corporate Legal/Trademark disclaimer here.]All other trademarks are property of their respective owners.

[InvoegensPecIfIeke cAmPAgne-heAdIng]

Afb. 01 Agenda

1�


De uitvoering van praktische zaken. Maak een interne taakverdeling voor de voorbereiding en de dag zelf. Denk aan een

host/hostess, spreker(s), techniek. Probeer taken te verdelen en te delegeren.

q Zet op de homepage van uw website een banner die doorklikt naar een speciale landingspagina. (Afb. 02 Banner)

q Gebruik de webcontent uit EasyEvent om een landingspagina voor uw website te maken. Daarin staat

het evenement met onderwerp, datum, locatie en mogelijkheid tot (digitaal) aanmelden. (Afb. 03 Landingspagina)

q Neem het evenement op in uw (digitale) nieuwsbrief, met een link naar uw speciale landingspagina.

q Meld uw evenement aan bij Microsoft. We plaatsen het dan op www.microsoft.nl/ondernemers.

Maandelijks bezoeken meer dan 500.000 Nederlandse ondernemers deze website.

q Stel met het sjabloon een uitnodiging en aanmeldingsformulier samen. Dat kan een e-mail zijn, maar ook een brief. Verstuur

de uitnodiging vier tot zes weken tevoren. Nodig gasten die u per se wilt hebben persoonlijk uit. (Afb. 04 Uitnodiging)

q Regel interne en externe sprekers. Kies mensen die iets relevants te vertellen hebben. De komst van een (in de

branche) bekende spreker kan mensen over de streep trekken.

q Maak of bestel relatiegeschenken. Voor de hand liggen pennen, blocnotes en mappen, maar denk ook aan een cadeau

dat iets zegt over uw onderneming (Microsoft Marketing Factory of de plaatselijke copyshop).

TIP

Een uitnodiging om te komen

Een uitnodiging is voor (potentiële) klanten de eerste kennismaking met uw evenement. Die dient er daarom

fantastisch uit te zien. De voorbeeldteksten en sjablonen in EasyEvent zijn wat dat betreft een prima basis. Maak een

onderscheid tussen uw bestaande klantenkring en new business. Uw bestaande klanten kennen u al en

zijn als het goed is tevreden over wat u te bieden heeft. Stuur hen bij voorkeur een uitnodiging in uw eigen huisstijl.

U kunt de teksten en logo’s uit EasyEvent eenvoudig overnemen met behulp van copy-paste. Als uw klanten de

uitnodiging ontvangen, zullen zij die niet gauw ongelezen wegleggen.

In alle gevallen dient de kwaliteit van het papier en het printwerk goed te zijn. Laat de uitnodigingen eventueel

printen bij de plaatselijke copyshop. Dat is een geringe investering voor uitstekend resultaat.


het evenementdag na

het evenement

Afb. 02 Banner

Afb. 03 Landingspagina

Kom naar ons evenement en ontdek wat [invoegen specifieke content] úw onderneming kan bieden.

Geachte [invoegen klantnaam]:

[invoegen specifieke campagnecontent; probleemstelling]

Zoals u al eerder heeft ervaren zijn we bij [invoegen bedrijfsnaam partner] gespecialiseerd in oplossingen voor de kleinzakelijke markt. We kennen als geen ander de specifieke uitdagingen waar uw onderneming vandaag de dag voor staat. Op [invoegen datum] organiseren we in [invoegen locatie] een boeiend evenement over [invoegen specifieke campagnecontent; benefit]. Dit onderwerp is juist voor uw onderneming erg interesant.

[invoegen specifieke campagnecontent; opsomming benefits]

Uiteraard zullen we tijdens het event dieper ingaan op de specifieke situatie van elke deelnemer. Er is ons alles aan gelegen om u een informatieve en nuttige [invoegen dagdeel] te bezorgen. Meld u aan via de bijgevoegde antwoordkaart of ga naar [invoegen url partner].

Met vriendelijke groet,

[invoegen naam]

[invoegen functie] [invoegen bedrijfsnaam]



[InvOEGEn spEcIfIEkEcaMpaGnEhEaDInG]

portions © 2007 Microsoft corporation. all rights reserved.[Insert Your corporate Legal/Trademark Disclaimer here.]all other trademarks are property of their respective owners.

[InvOEGEnspEcIfIEkEcaMpaGnE-hEaDInG]

Afb. 04 Uitnodiging

1�


Naast de praktische zaken regelt u in deze periode ook dat u en uw medewerkers zoveel mogelijk inhoudelijke kennis

vergaren over het onderwerp van uw evenement.

q Bestudeer campagnemateriaal (presentaties, video’s, demo’s).

q Bestel decor om de locatie aan te kleden, zoals banieren en een scherm. Denk ook aan een achterwand voor

sprekers. (Microsoft Marketing Factory). (Afb. 05 Achterwand)

q Bezoek de locatie en maak afspraken over faciliteiten: parkeren, garderobe, receptie, tafel-/stoelenopstelling,

catering. Spreek af wie uw contactpersoon is. Zie ook aparte checklist.

q Huur/reserveer een beamer, scherm en geluidsapparatuur. Op veel locaties is dergelijke apparatuur voor een

meerprijs te huur.

q Vraag iemand om foto’s te maken. Leuk om na het event op uw website te zetten of mee te sturen met een

persbericht. Ook video-opnamen zijn leuk en terugkijken van de beelden kan bovendien leerzaam zijn voor uzelf.

Voor alle met (#) gemerkte activiteiten vindt u voorbeelden of zelfs uitgewerkte elementen in het EasyEvent van

deze campagne.

TIP

Een interessante presentatie

Binnen alle lopende campagnes van Microsoft zijn diverse materialen beschikbaar, die u kunt gebruiken binnen

uw presentatie. Neem de tijd om deze te bestuderen en er een keuze uit te maken. Een boeiende presentatie is

afwisselend. In EasyEvent vindt u een PowerPoint-presentatie en datasheets, en vaak ook flash-filmpjes en demo’s. Zelf

een (interactieve) demo samenstellen kan ook; voor de aanbevolen inhoud van een demo vindt u

aanwijzingen in EasyEvent. Deelnemers aan een evenement vinden het vaak leuk om actief deel te nemen. Geef hen

voldoende ruimte om vragen te stellen over de aangeboden stof. Of draai het om: laat hen een opdracht uitvoeren.

Bijvoorbeeld om de huidige situatie in kaart te brengen of al hun wensen en eisen op een rij te zetten.


het evenementdag na

het evenement

Afb. 05 Achterwand

1�


Deze periode benut u om actief deelnemers voor uw evenement te werven. Persoonlijk contact levert vaak meer op.

Bel de genodigden daarom na en spoor ze aan zich aan te melden.

q Bel de genodigden een week na de uitnodiging na met behulp van het belscript. (Afb. 06 Belscript)

q Stuur mensen die zich hebben aangemeld binnen een week een bevestigingsbrief. (Afb. 07 Bevestigingsbrief)

q Stuur een persbericht aan relevante media.

TIP

Aandacht in de media

Een lokaal evenement zal niet snel de landelijke dagbladen halen, maar kan voor de lokale pers of een vakblad wél

interessant zijn. Misschien heeft u in uw netwerk contacten die actief zijn bij de plaatselijke krant. Benader hen om

hen te polsen over een artikeltje over uw evenement. U kunt ook een persbericht rondsturen. Daarin zet u informatie

over uw bedrijf, het event en de waarde ervan voor de kleinzakelijke markt. Gebruik bijvoorbeeld de tekst uit

het nieuwsbriefitem. Een goed persbericht is maximaal één A4. Zet in de inleiding wie u bent en wat u gaat doen.

In het middenstuk gaat u dieper op de inhoud in en noemt u bijvoorbeeld de sprekers. En aan het eind vat u het

geheel nog kort samen. Denk aan het vermelden van een contactpersoon en mobiel nummer.


het evenementdag na

het evenement

Voor

bere

idin

gSt

rate

gie

Belscript voor het persoonlijk nabellen van deelnemers.De uitnodiging is verstuurd en nu?

Wat wilt u bereiken? Zoveel mogelijk deelnemers aan uw evenement, met als uiteindelijk doel de verkoop van software, hardware en services en een verbeterde relatie met uw klanten.

Wat is uw boodschap? Deelname aan ons evenement kan bijdragen aan de groei van uw bedrijf.

Wie wilt u bereiken Kleinzakelijke markt, zowel installed base (uw bestaande klantenkring) als new business.Zorg dat u weet tegen wie u praat. Kijk van bestaande klanten de accountgeschiedenis na. Van nieuwe, potentiële klanten weet u in ieder geval een aantal essentiële gegevens zoals grootte en core business.[invoegen specifieke campagnecontent; doelgroep]

Wat biedt u? [invoegen boodschap specifieke campagne]

Hulpbronnen Zorg dat u weet waar u het over heeft. Verdiep u voldoende in het onderwerp van uw evenement; maak daarbij gebruik van de campagnematerialen van Microsoft. Bestudeer in ieder geval de volgende campagnematerialen:- [invoegen specifieke materialen campagne]

Triggers Bestudeer de volgende ergernissen van kleinzakelijke klanten en luister ernaar tijdens het gesprek. Dit zijn voor u goede aanknopingspunten om de voordelen van het evenement onder de aandacht te brengen.- [invoegen specifieke campagnecontent; ergernissen]

Doe

l

Afb. 06 Belscript

Ontdek wat [invoegen specifieke content] úw onderneming kan bieden.

Geachte [invoegen klantnaam]:

Hartelijk dank voor uw aanmelding voor ons evenement over [invoegen specifieke campagnecontent; onderwerp]. Dat vindt plaats op:

[invoegen datum en begin- en eindtijd][invoegen locatie]

Tijdens het evenement zullen we aan de hand van een aantal punten demonstreren hoe [invoegen specifieke campagnecontent; onderwerp] kan bijdragen aan zakelijke groei. Wellicht kunt u in voorbereiding op het evenement vast nadenken over de plaats die [invoegen specifieke campagnecontent; probleemstelling] binnen uw onderneming innemen.

We zien uw komst graag tegemoet.


[invoegen naam],[invoegen functie] [invoegen bedrijfsnaam]



[InvoeGen specIfIeke caMpaGneHeaDInG]

portions © 2007 Microsoft corporation. all rights reserved.[Insert Your corporate Legal/Trademark Disclaimer Here.]all other trademarks are property of their respective owners.

[InvoeGenspecIfIeke caMpaGne-HeaDInG]

Afb. 07 Bevestigingsbrief

1�

Actielijst - 1 week tevoren

U weet nu definitief wie zich hebben aangemeld. Verdiep u in hun ondernemingen, zodat u tijdens het evenement uw

betrokkenheid kunt tonen.

q Stel een deelnemerslijst samen en print deze voor alle deelnemers uit. (Afb. 08 Deelnemerslijst)

q Stel informatiepakketten samen met bijvoorbeeld hand-outs van uw presentatie(s), productsheets en demo-cd’s.

q Pas eventueel afspraken met de locatie aan naar het definitieve aantal deelnemers (tafelopstelling, catering).

q Stuur tussen de drie en vijf dagen voor het evenement een herinnerings-e-mail naar de deelnemers.

Voeg een routebeschrijving naar de locatie bij. (Afb. 09 Herinnerings-e-mail)

q Maak naambadges en –bordjes. (Afb. 10 Naambadge)

q Regel bloemen voor eventuele sprekers.

TIP

Om later nog eens na te lezen

U zult de deelnemers tijdens het evenement een keur aan informatie bieden. Natuurlijk zullen zij die niet in één

keer onthouden. De nieuwe informatie biedt hen bovendien stof tot nadenken en overwegen. Om hen de mogelijk-

heid te bieden om alles nog eens rustig na te lezen, geeft u de deelnemers een informatiepakket mee.

Daarin kunnen ze alle informatie nog eens rustig nalezen. Nog mooier is het als er in het pakket ruimte is om tijdens

het evenement aantekeningen te maken. Hand-outs van uw presentatie zijn daarvoor een goede optie. Leg op elke

tafel schrijfmateriaal. Als u die voorziet van uw eigen bedrijfslogo, is dat ook nog eens mooie reclame!


het evenementdag na

het evenement

<<naam>><<bedrijfsnaam>>

Afb. 10 Naambadge

[invoegen naam evenement][invoegen datum][invoegen locatie]

Deelnemers

[invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf][invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf][invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf][invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf][invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf][invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf][invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf][invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf][invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf][invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf][invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf][invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf][invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf][invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf][invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf][invoegen naam] [invoegen functie] [invoegen bedrijf]



[Invoegen specIfIeke campagneheadIng]

portions © 2007 microsoft corporation. all rights reserved.[Insert Your corporate Legal/Trademark disclaimer here.]all other trademarks are property of their respective owners.

[InvoegenspecIfIeke campagne-headIng]

Afb. 08 Deelnemerslijst Afb. 09 Herinnerings-e-mail

1�

Actielijst - dag van het evenement

Het is zover. Zorg dat u goed uitgerust aan deze dag begint en neem voldoende tijd om de locatie te prepareren.

Uw gasten moeten zich direct welkom voelen en daar hoort een goede catering bij.

q Richt de locatie in:

- Leg deelnemerslijst, naambadges en/of –bordjes, programma’s, notitieblokken en pennen, en

evaluatieformulieren klaar (Afb. 11 Evaluatieformulier).

- Test van tevoren uw notebook, projectiescherm en beamer.

- Leg informatiepakketten (hand-outs, product sheets, demo-cd’s) en relatiegeschenk(en) klaar.

q Zorg voor duidelijke bewegwijzering naar de locatie, buiten en binnen.

q Wijs één persoon aan die de leiding heeft over het evenement.

q Spreek met de catering af op welke momenten ze met drankjes en hapjes komen.

q Biedt de mogelijkheid een vervolgafspraak te maken. Alle informatie die u tijdens dit evenement over een klant

te weten komt, noteert u in de prospectlijst. (Afb. 12 Prospectlijst)

TIP

De eigenaar van het evenement

Als niet helemaal duidelijk is wie de leiding heeft over het evenement, kan het een rommeltje worden. Wijs dus

een ‘eigenaar’ aan, iemand die de verantwoordelijkheid op zich neemt. Laat hem of haar vooral ook de tijd in de

gaten houden en het programma zo goed mogelijk volgen. Laat eventuele uiloop niet ten koste gaan van pauzes,

kort dan liever ter plekke de programma-onderdelen in of sla een onderdeel over. Pauzes zijn van belang om de

aandacht niet te laten verslappen en om mensen in de gelegenheid te stellen om te bellen, naar de wc te gaan,

te roken of te netwerken.


het evenementdag na

het evenement

Evaluatie evenement [invoegen specifieke campagnecontent; onderwerp]

We stellen het op prijs als u de onderstaande vragen wilt beantwoorden. Uw antwoorden gebruiken we bij het organiseren van een volgend evenement.

[invoegen specifieke campagneheading]

Wat vond u van het evenement in het algemeen?

Hoe beoordeelt u het evenement inhoudelijk?

Welk cijfer geeft u het evenement?

Hoe beoordeelt u de tijdsduur van het evenement?

Wat vond u van de spreker [invoegen spreker]

Zijn er onderwerpen waar [invoegen spreker] naar uw mening dieper op in had moeten gaan?



q uitstekendq goedq voldoendeq matig


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10



q ja, namelijk ...q nee



Afb. 11 Evaluatieformulier

Ingevuld door:

Aanvullende contactgegevens:

Informatie over organisatie

Branche:

Aantal medewerkers:

Aantal pc’s:

...:

Opportunity:

Urgentie

1:

2:

3:

ProsPect

Ruimte voor visitekaartje

Afb. 12 Prospectlijst

1�

Actielijst - dag na het evenement

Na het evenement is het tijd om de vruchten te plukken. Nu is alles nog vers, bij u én bij de deelnemers. Wacht daarom

niet, maar ga direct over tot actie.

q Vul alle prospectlijsten volledig in. Het is de basis voor uw vervolgacties.

q Vul het evaluatieformulier voor partners in en stuur dit aan Microsoft. Met de feedback van u en uw collega’s kan

Microsoft het EasyEvent continu verbeteren. (Afb. 13 Evaluatieformulier voor partners)

q Plaats de post-evenement banner op de website, met een link naar de landingspagina voor het evenement. (Afb. 14 Banner)

q Vervang de tekst op uw landingspagina voor het evenement door een verslag van de bijeenkomst,

presentatiemateriaal en foto’s.

q Stuur een “Jammer dat we u gemist hebben” brief met informatiepakket aan mensen die zich hebben

aangemeld, maar niet zijn gekomen (Afb. 15 No show brief)

q Stuur een dankmail naar alle deelnemers. (Afb. 16 Bedank-e-mail)

q Neem de deelnemers op in uw CRM-systeem.

TIP

Verzilver uw kansen

Een evenement is pas echt geslaagd als het u concrete resultaten oplevert. Het beste moment om een vervolg-

afspraak te maken is tijdens het evenement of er vlak na. Bel in dat laatste geval alle deelnemers persoonlijk na en

maak zo’n afspraak. Dat hoeft u niet de volgende dag al te doen – de informatie mag best even bezinken – maar

doe het wel in de week erna. Als het goed is weet u door het evenement ongeveer wat de wensen en eisen van de

betreffende klant zijn. Bereid u daarop voor en speel erop in door passend materiaal mee te nemen naar de

afspraak. Profiteer van uw kennis!


het evenementdag na

het evenement

Evaluatie evenement [invoegen specifieke campagnecontent; onderwerp]

We stellen het op prijs als u de onderstaande vragen wilt beantwoorden. Uw antwoorden gebruiken we bij het organiseren van een volgend evenement.

[invoegen specifieke campagneheading]

Wat vond u van het evenement in het algemeen?

Hoe beoordeelt u het evenement inhoudelijk?

Welk cijfer geeft u het evenement?

Hoe beoordeelt u de tijdsduur van het evenement?







1 2 3 4 5 6 7 8 9 10






Afb. 13 Evaluatieformulier voor partners

Afb. 14 Banner

Informatiepakket [invoegen specifieke campagnecontent; onderwerp]

Geachte [invoegen klantnaam],

Op [invoegen datum] organiseerden we een evenement rond [invoegen specifieke campagnecontent; onderwerp]. Helaas hebben we u tijdens het evenement gemist. Omdat u zich eerder wel had aangemeld, gaan we ervan uit dat u wel belangstelling voor het onderwerp heeft.

Tijdens het evenement kwamen er boeiende onderwerpen aan de orde. Die willen we u niet onthouden. Bijgaand vindt u dan ook een informatiepakket met de highlights. We komen graag een keer bij u langs om met u te bespreken wat [invoegen specifieke campagnecontent; onderwerp] voor úw onderneming kan betekenen.

Binnenkort bellen we u op voor een afspraak.


[invoegen naam][invoegen functie] [invoegen bedrijfsnaam]



[InvOeGen specIfIeke caMpaGneHeaDInG]

portions © 2007 Microsoft corporation. all rights reserved.[Insert Your corporate Legal/Trademark Disclaimer Here.]all other trademarks are property of their respective owners.

[InvOeGenspecIfIeke caMpaGne-HeaDInG]

Afb. 15 No show brief Afb. 16 Bedank-e-mail

1�

q Bewegwijzering (buiten en binnen)

q Bereikbaarheid

q Parkeergelegenheid

q Ontvangst / receptie

q Garderobe

q Opstelling

q Aankleding

q Planten

q Banners, schermen

q Catering

q Audiovisuele apparatuur

q Deelnemerslijst

q Naambadges en –bordjes

q Notitieblokken en pennen

q Relatiegeschenk(en)

q Evaluatieformulieren

q Programma

q Informatiepakketten (hand-outs, product sheets, demo-cd’s)

Checklist locatie

!

Draaiboek EasyEventdownload.microsoft.com › download › 8 › 3 › 2 ›...

Documents

Transcript of Draaiboek EasyEventdownload.microsoft.com › download › 8 › 3 › 2 ›...