De samenwerkingsscan

een praktische ICT benchmarking voor lokale besturen

Bart BeutenSr. Strategy Consultant

V-ICT-OR SHOPT-IT - 26 APRIL 2012

CONTEXT

VERA, steunpunt informatica

• Transitie van productenleverancier naar steunpunt• Bovenlokale focus• Ondersteuning en onafhankelijke consultancy• Schaalvergroting• Innovatie• Samenwerking

ICT bij lokale besturen

• Weinig aandacht voor strategisch belang ICT• Groeiende afhankelijkheid van de roadmap van

externe partijen voor de eigen dienstverlening• Diverse methodes, ervaringen en inzichten• Beperkte (investerings)kracht en versnippering

beschikbare middelen• Te weinig aangepaste organisaties• Belang en uitgavelast ICT neemt toe

VIRTUELE CENTRUMSTEDEN

Regionale samenwerking

• Virtuele clustering naar schaal +100.000 inwoners• Open voor alle lokale besturen• Duurzame en structurele samenwerking• Betrokkenheid van beleid, organisatie en informatica• Tweetraps samenwerking• VERA faciliteert, begeleidt, ondersteunt en adviseert

Doelstellingen

• Efficiëntie dienstverlening: meer voor hetzelfde of hetzelfde voor minder

• Effectiviteit dienstverlening: gerichter werken en strategisch vermogen verhogen

• Professionaliteit dienstverlening: competenties aanscherpen, specialisaties ontwikkelen

• Kwaliteit dienstverlening: kwetsbaarheden wegwerken en innovatiekracht bedrijfsvoering verhogen

Stand van zaken

Draaiboek

• Ondertekening protocol• Samenwerkingsscan• Charter en mission statement• Strategisch plan• Identificatie projecten• Uitvoering en evaluatie

SAMENWERKINGSSCAN

Doelstellingen

InventarisatieBenchmarkingReflectieDetectie

8 domeinen in kaart gebracht

• Beleid• Organisatie• Financieel• Veiligheid• Hardware• Netwerk• Bureautica• Software

FOCUSVRAAGSTELLING

Beleid

InformaticaOrganisatie

Werkwijze

• Interviews (beleidsmakers, secretaris, IT’er)• Elektronische vragenlijsten• Verwerking gegevens en vergelijkende analyse:

benchmarking en identificatie opportuniteiten voor samenwerking

• Eindrapportering aan samenwerkingsverband• Individueel rapport met concrete verbeteradviezen

Demo

• Korte presentatie elektronische vragenlijsten

BELANGRIJKSTE RESULTATEN

Steekproef

• April 2012: 28 besturen– 10 gemeentebesturen– 18 OCMW’s

• Na de zomer: +/- 50 besturen+ 18 gemeentebesturen+ 5 OCMW’s

ICT staf (O45% - G66%)

Series10 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

92.3076923076923

75.8333333333333

69.166666666666767.6923076923077

60

52.5

50.416666666666648.3333333333333

40.416666666666634.75

33.7532.083333333333331.666666666666731.6666666666667

24.583333333333323

17.777777777777817.0833333333333

8585

7777

71

565353

52

48

Verbeterpunten

• Optrekken ICT ondersteuning• Voorzien aparte functie met duidelijke opdracht• Ondersteuning voor ICT verantwoordelijke (opleiding)

(cf. zelf aanpassingen uitvoeren op server, backup)• Meer aandacht en ruimte voor strategische en

organisatie-ondersteunende rol van ICT

ICT maturiteit (O47% - G47%)

Series10 10 20 30 40 50 60 70 80

7263

6260

60

53

4747

4644

4341

4040

3935

31

20

5956.5

52.061855670103151.5

51.030927835051648.2142857142857

47

43.298969072165

31.547619047619

28.5714285714286

Verbeterpunten

• ICT, een onderwerp van intern overleg (bijv. MAT)• ICT competenties van medewerkers versterken• Uitbreiden procesmatig werken• Aandacht voor veranderingsmanagement• Versterken beleidsvisie, -vorming en –planning• Integrale aanpak ICT vraagstukken

ICT beheer (O51% - G55%)

Series10 10 20 30 40 50 60 70 80 90

7974

7264

62

61

53

5049

4544

4241

383838

3634

62.7737226277372

61.528662420382260.9150326797385

60.127388535031956.3398692810457

55.766423357664253.8562091503268

51.6339869281046

48.3687943262411

42.1656050955414

Verbeterpunten

• Verder professionaliseren van ICT beheer door kennisdeling, opleiding, voldoende tijd vrijmaken,…

• Contractbeheer: in relatie met leveranciers voldoende aansturing, controle en opvolging opnemen

• Efficiëntiewinsten door centraliseren, uniformiseren en standaardiseren van ICT processen

• Versterken risicobeheer: noodplan, documentatie, procedures,…

ICT aankoopbeleid (O57% - G63%)

Series10 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

88.8888888888888

83.333333333333383.3333333333333

77.7777777777777

69.4444444444445

63.8888888888889

44.736842105263144.7368421052631

42.1052631578947

34.2105263157895

84

81

747171

64

6161

5858

474747

45

4242

3934

Verbeterpunten

• Grondige kosten-baten analyse vermijdt ‘domme’ aankopen (te duur, niet nodig, geen draagvlak,…)

• Aankoopproces gebeurt idealiter in wisselwerking tussen inhoudelijke diensten, IT’er, secretaris (MAT) met centrale sturing

• Goede onderhandelingskracht = goede voorwaarden• Kennis van marktspelers en hun prijzen en sturing

door management versterkt onderhandelingskracht

ICT veiligheid (O62% - G50%)

Series10 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

9391

8882

80

7269

67

60

57

5453

5150

47

363636

76.1904761904761

64.285714285714361.9047619047619

59.5238095238095

54

4442.8571428571428

3432

28.5714285714286

Verbeterpunten

• Niet alle besturen hebben een wachtwoord policy• Niet alle besturen hebben een afmeld policy• Veiligheidsplan is een ‘levend’ instrument• Backup procedures (testen restores!) optimaliseren• Relatie met al dan niet Daas (thin clients)

ICT infrastructuur (O45% - G58%)

Series10 10 20 30 40 50 60 70 80 90

85.7142857142857

80

72.9166666666667

70.8333333333333

66.0714285714285

58.333333333333358.3333333333333

50

39.285714285714335.416666666666635.416666666666635.4166666666666

28.571428571428625

22.916666666666721

17.857142857142914.5833333333333

86

75

71

68

6461

50

43

3232

Verbeterpunten

• Professionaliseren hosting• Netwerkredundantie• Investeren in organisatie ondersteunende software• Kortere cyclus vernieuwing pc’s (ca. 5 jaar)• Minder printers• Als ICT verantwoordelijke met beperkte kennis acties

moet doen op de server, is dit een risico

GLOBALE EVALUATIE (O49% - G56%)

Series10 10 20 30 40 50 60 70 80 90

8172

67

60

55

4949494948

43404040

3936

3229

70.9802937828581

61.1749699879952

57.168201830610655.537679792111555.4133206081628

54.14737504835454.1127724326013

52.579929122168549.473721024227849.3755333511212

ICT uitgaven (O80.000€ – G240.000€)

Series10 50000 100000 150000 200000 250000 300000 350000 400000 450000

399,232321,848

282,883273,099

231,752201,121

192,243188,992

167,951156,339

109407.964472438105651.3979033104513.83089555103030.9148931

99266.263903356292.6317434454666.203429

49099.304225648238.4389516547775.397903346609.603429

38174.397903337325.33342935844.40441365

31126.3189516528307.2848931

22281.9589516522220.82

Per werkpost (O2.524€ - G3.365€)

Series10 1000 2000 3000 4000 5000 6000

5492.65684332857

4905.38524129512

3838.765476120193779.833179033

3678.606332565873190.59212523469

3168.88720883491

2571.66354105909

2100.76145781923

919.566917358572

5,467

4,020

3,185

2,8622,815

2,6412,594

2,386

2,0271,964

1,9301,8571,854

1,4341,244

1,1321,058

993

Per inwoner (O4,8€ – G13,8€)

Series10 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20

17.717.117.1

15.214.9

13.212.3

11.09.9

9.6

15.24733716873

7.381441549230177.36914741088451

6.704686333903825.71284391566517

5.07870712270654.68458288934067

4.170500656213374.0323648360938

3.851714996389283.44956254582331

3.32608567358763.17227058210864

3.002422277054882.97262669606801

1.970298941539641.94857533464364

1.75755912362572

Conclusie

• Over het algemeen: onderfinanciering van ICT• Genoeg voor het operationeel laten werken• Niet genoeg voor tijdige vernieuwing, anticiperen op

calamiteiten, organisatie-ondersteunende aanpak, enz.

• Samenwerking tussen gemeente en OCMW, biedt (economische) schaalvoordelen, maar kan pas slagen onder bepaalde randvoorwaarden